Как через электронную почту отправить документ через сканер – Считаются ли действительными документы, отправленные через интернет в сканированном варианте?

Содержание

Обзор функции “Сканировать и отправить по электронной почте”

Выбрав функцию “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты), можно сканировать черно-белые или цветные документы и отправлять их с устройства непосредственно по адресу электронной почты. Можно выбрать формат PDF или TIFF для черно-белых документов либо формат PDF или JPEG для цветных документов.

Примечание

Порядок работы с функцией “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты)

1

Поместите документ лицевой стороной вверх в устройство АПД или лицевой стороной вниз на стекло сканера.

2Нажмите (Сканирование).
3С помощью или выберите Скан. в e-mail.

Нажмите клавишу OK.

4С помощью или выберите 2стор. (Д) край, 2стор. (К) край или Односторонний.

Нажмите клавишу OK.

5С помощью или выберите Поменять устан..

Нажмите клавишу OK.

Если не требуется менять качество, с помощью или выберите Ввести адрес.Нажмите клавишу OK, а затем перейдите к шагу 9.
6
С помощью или выберите Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д, Серый 300 т/д, Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200x100 т/д.

Нажмите клавишу OK.

При выборе Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д или Серый 300 т/д переходите к шагу 7.При выборе Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200x100 т/д переходите к шагу 8.
7С помощью или выберите PDF, Secure PDF, JPEG или XPS. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9.
8С помощью или выберите PDF, Secure PDF или TIFF. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9.
9

На ЖКД выводится запрос на ввод адреса. Введите адрес электронной почты получателя с помощью цифровой панели или используйте номер набора одним нажатием либо номер быстрого набора. Нажмите клавишу Старт. Устройство начнет процесс сканирования.

Примечание

Можно выбрать только клавишу набора одним нажатием или номер быстрого набора, для которого в профиле сканирования зарегистрирован адрес электронной почты.

Как отправить документы по электронной почте?

Файлы на вашем компьютере могут быть прикреплены к электронному письму и отправляться друзьям одним нажатием кнопки – все, от деловых документов до праздничных снимков

В этом руководстве будет показано, как прикрепить документ к электронной почте с помощью Gmail. Однако вы найдете эту информацию, относящуюся к большинству учетных записей электронной почты.

Вам понадобиться:

  • учетная запись электронной почты, настроенная и готовая отправить и получить электронную почту
  • документ, сохраненный на вашем компьютере.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы отправить документ по электронной почте

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 2: Нажмите «Написать» . Кроме того, вы можете ответить на полученное вами электронное письмо, дважды щелкнув по нему в списке полученных писем, а затем выполните те же действия.

Шаг 3: Как только ваше новое электронное письмо будет открыто, введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому». Затем поставьте заголовок для своей электронной почты в поле «Тема» и введите свое сообщение.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 5: Просмотрите папки Windows, пока не достигнете документа, который вы хотите прикрепить к своей электронной почте. Выделите это, щелкнув по нему, а затем нажмите « Открыть» . Это добавит документ в качестве приложения к вашей электронной почте.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки  и повторите шаги 4 и 5.

Шаг 8. Когда вы будете готовы отправить свое письмо, нажмите «Отправить».

Mail.ru

Сразу после того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, вам необходимо совершить следующие действия:

  • В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием «Написать письмо»

.

  • После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле «Кому» необходимо указать электронный адрес получателя.

  • Вторая строка под названием «Тема» предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель, взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Он не должен быть большим, одного слова будет достаточно. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием «прикрепить файл». Как и в случае с gmail, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.

  • После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по «открыть». После небольшой загрузки файл будет загружен. В отличие от gmail почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл — тем больше вам придется ждать пока он загрузится.

  • Если все готово, необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу страницы.

Яндекс

  • Кликаем по клавише «написать» в правом верхнем углу почтового ящика.

  • В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению кликаем на иконку скрепки внизу формы, выбираем необходимый файл, один раз нажав на левую кнопку мыши. В размере файлы вы не ограничены.

Вот и все! Как перенести ватсап на другой телефон сохранив переписку андроид вы можете узнать из нашей статьи.

 

Как отсканировать и отправить документ по электронной почте - Вокруг-Дом

Сканирование и отправка личных или деловых документов в виде вложений электронной почты позволяет сэкономить время и деньги, поскольку вам не нужно беспокоиться о печатных или почтовых расходах. Хотя выбор правильного формата файла важен, процесс не сложен, и процедуры сканирования обычно одинаковы, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональный принтер. То же самое верно для прикрепления отсканированного документа к электронному письму, так как процедуры вложения, как правило, одинаковы в большинстве почтовых программ.

Выберите тип файла

Большинство сканеров позволяют выбирать между файлами PDF и JPEG. Файл PDF - лучший выбор для сканирования документов, которые содержат текстовую или векторную графику, которая содержит точки, линии, формы и кривые. Использование этого формата также позволяет объединять документы с более чем одной страницей в один файл. Формат файла JPEG является хорошим выбором для фотографий, поскольку он позволяет сжимать данные изображения и уменьшать размер большого файла.

Сканирование документа

Протрите стекло сканера чистой мягкой тканью. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера. Выровняйте его с помощью направляющих маркеров по периметру стекла, а затем опустите крышку. Выберите «Сканирование» в меню принтера, выберите компьютер, на который вы хотите сканировать документ, выберите тип файла и запустите сканирование. В качестве альтернативного способа откройте программное обеспечение, которое вы установили во время установки, и отсканируйте документ со своего компьютера.

Сохраните и переименуйте отсканированный файл

Когда сканирование завершится, Windows Explorer или Мои документы откроются автоматически. Сканирование, которое вы только что завершили, будет последним в списке. Откройте и просмотрите документ, чтобы убедиться, что он отсканирован правильно, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Переименуйте файл из его текущего имени, такого как Scan0001.jpg, во что-то более наглядное, например, «Список телефонов компании», и сохраните файл в удобном месте.

Прикрепить документ к электронной почте

Есть два способа прикрепить документ к электронному письму. В первом методе щелкните правой кнопкой мыши имя файла из его текущего местоположения. В появившемся всплывающем меню выберите «Отправить», а затем «Получатель почты». Откроется новое сообщение с уже прикрепленным документом. Второй способ - открыть вашу почтовую программу и написать новое сообщение. Когда вы закончите, нажмите кнопку «прикрепить файл» в верхней части окна сообщения. Перейдите к месту, где вы сохраняете файл документа, выберите его и нажмите «вставить». Файл будет прикреплен без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны, и вы сможете отправить электронное письмо.

12 способов отсканировать документы при помощи телефона

Теги: evernote, Google Drive, android, CamScanner, Office Lens, Adobe Fill and Sign DC, SkanApp, iOS, Photomyne, ABBYY TextGrabber, ABBYY FineScanner, Mobile Doc Scanner 3 + OCR, ScanBee, Smart PDF Scanner

Если раньше, чтобы отсканировать документы, нужно было приобрести сканер или того хуже — пойти на работу и отсканировать там, то теперь это можно сделать при помощи смартфона. Качество сканирования и распознавания текста мобильными устройствами значительно выросли за последние несколько лет. И сегодня я хочу предложить на выбор несколько программ для сканирования документов.

Evernote (Android, iOS)

Начну с программы, которой я лично пользуюсь каждый день. Evernote — это огромная база данных, в которой можно хранить практически любую информацию. Это очень удобно и можно быстро найти нужный документ, фото, заметки или файл. Поэтому логично сканировать документы именно этой программой.

Отсканированный Evernote документ

В последней версии Evernote есть две опции для сканирования. Первая — сканирование «в фоне». Для этого достаточно просто сделать фотографию документа, так же, как вы обычно фотографируете еду, котиков или себя. Наутро Evernote предложит сохранить распознанную версию документа.

Второй вариант — сделать фотографию камерой Evernote. Для этого нужно навести камеру на документ, и программа автоматически сфотографирует нужную область.

Установить Evernote

Google Drive (Android, iOS)

Google Drive — облачное хранилище от Google. Как и в Evernote, здесь вы можете легко находить документы, а следовательно их так же удобно хранить и в этом сервисе.

Для того чтобы сделать скан, откройте приложение, нажмите на «плюсик» и выберите пункт «Скан»:

Сканируе

Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса

От переводчика: представляем вашему вниманию перевод статьи Ваутера Кулевейна (

Wouter Koelewijn), сооснователя широко известной по всему миру компании Xerox, а также генерального директора Y Soft Scanning Division. Автор, будучи прямым сторонником упрощения сканирования на многофункциональных устройствах, объясняет, как устаревшие процессы работы с документами вредят бизнесу. Оригинал статьи читайте на сайте AIIM.

 

Чтобы повысить производительность, снизить издержки и сократить риск человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования документов: после сканирования они отправляются по электронной почте на личный почтовый ящик сотрудника, а затем вручную доставляются в конечный пункт назначения. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Ключевой момент «оцифровки» бизнес-процессов в любой компании – это уход от обычного сканера и электронной почты.

Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

●   Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.

●   Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

●   Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

●   Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

 

Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

Что такое автоматизация процессов обработки документов?

Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

Отсканируй и забудь

В отличие от обычного процесса сканирования, электронный документооборот позволяет пользователю отсканировать документ и больше ни о чем не беспокоиться. Благодаря заранее предопределенному процессу, по нажатию одной кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о деталях, о которых уже позаботилась система.

Сравните это с простым сканированием и отправкой по электронной почте. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки в запутанной системе меню. И это приходиться делать каждый раз, когда вы сканируете. Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит (возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме (и снова – засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать человеческий фактор.

Мало, кто сомневается в том, что обычное сканирование с отправкой по электронной почте является устаревшим, неэффективным процессом с высоким риском человеческой ошибки. Электронный документооборот устраняет эти проблемы. Для любой компании, стремящейся повысить эффективность за счет автоматизации бизнес-процессов, важно избавиться от устаревшего сканирования в электронную почту.

Печать, копия, сканирование, факс - Почта России

Многие граждане посещают Почту Российской Федерации не только для того, чтобы отправить, или получить письмо, посылку, денежный перевод и другие отправления. Российская почта является организацией, которая предоставляет не только услуги почтового характера. В данной статье мы рассмотрим, какие еще услуги могут получать граждане в отделениях почты.

Почта России предоставляет гражданам возможность печати, сканирования и копирования различных документов. Также через российскую почту гражданин может отправить документы по факсу. Не у каждого человека дома или на работе имеется возможность распечатать, или отсканировать нужный документ.

Таким лицами приходиться обращаться в специализированные организации, которые предоставляют такие услуги. Например, в салоны печати, в фотосалоны и др. Немногие знают о том, что отправить факсом документ можно прямо в отделении почты. Также в почтовом отделении гражданин может произвести печать, сканирование или копирование документации.

Для того чтобы получать данную услугу, гражданин должен дождаться своей очереди. После чего он должен сообщить работнику почтового отделения о своем желании распечатать, или отсканировать документы, либо же отправить сообщение факсимильного характера.

Если в данном почтовом отделении такие услуги предоставляются, то работник почты окажет такую услугу. Не все почтовые отделения занимаются предоставлением услуг, связанных с документацией, но все же их большинство.


Для того чтобы распечатать документацию, гражданин должен переместить ее на электронный носитель. Распечатка производиться только с него. Очень удобно пользоваться флеш-картами. Нужно передать ее работнику почтового отделения и указать, какой документ необходимо распечатать. Далее сотрудник почты распечатает и отдаст документы.

Некоторые почтовые отделения имеют электронное оборудование, которым могут пользоваться граждане самостоятельно. В таких отделениях граждан может использовать специальные программы, которые предназначены для того чтобы обрабатывать текст или фотографии.

Помимо распечатки и сканирования документов, гражданин может распечатывать и сканировать изображения и фотографии. Делать это можно как в цветном виде, так и в черно-белом.

Данная услуга является не бесплатной. Именно поэтому перед посещением почтового отделения, гражданину нужно взять с собой деньги. Услуги являются недорогими, поэтому их сможет себе позволить любой клиент российской почты.

Цена услуги зависит от ее вида, а также от количества страниц в документе. Чем больше нужно отсканировать, или распечатать страниц, тем больше будет стоимость услуги. Также черно-белая печать является дешевле, чем цветная.

Если гражданину необходимо провести обработку, распечатку, сканирование документов, не нужно посещать специальные организации. Достаточно зайти в ближайшее почтовое отделение и получить эту услугу там. Многие посещают почту для получения других услуг, за одно, можно и распечатать документы.

Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь

в службу поддержки Почты России

8-800-2005-888

Как настроить принтер что бы он отправлял документы со скана на почту??

так как бы в документации на принтер описано а так это делается через админку принтера

Лови ссылку на документацию, на русском языке. Там всё есть. <a rel="nofollow" href="http://so-kar.ru/DOCS/M2030DN/ECOSYS M2030dn_...Rev.01_" target="_blank">http://so-kar.ru/DOCS/M2030DN/ECOSYS M2030dn_...Rev.01_</a>(RU).pdf

Прежде всего, для отправки сканов с Kyocera по электронной почте необходимо настроить параметры SMTP сервера. Сам аппарат выступает в роли почтового клиента. (Т. е надо прописать и адрес отправителя-Ваш почтовый ящик. Аппарат как бы сканирует в Вашу почту и с нее отправляет по адресам из адресной книги а не просто перекидывает со сканера на Вашу почту) В WEB-интерфейсе который называется Kyocera Command Center (KCC), делаем вход в систему по присвоенному ip адресу (пароль по умолчанию: admin00 или admin admin ). В меню «Дополниетльно — SMTP — Общие» убеждаемся, что Протокол SMTP включен. Вводим имя или IP-адрес своего почтового сервера в поле «Имя сервера SMTP», Протокол аутентификации: Вкл, Аутентифицировать как: Другой. Вводим имя пользователя и пароль для авторизации на сервере SMTP. Проверяем авторизацию на сервере кнопкой «Тест». В разделе «Параметры электронной почты» поправляем разрешенный размер сообщения и вводим адрес отправителя. Текст, введенный в поле «Сигнатура» будет отображаться в теле письма (само изображение будет во вложении). Подтверждаем изменения кнопкой «Передать». Адресатов для отправки можно ввести в Адресную книгу самого устройства в меню «Основные — Адресная книга — Контакты». Ссылка «Добавить контакт» открывает формуляр нового контакта. Достаточно ввести Имя (можно кириллицей) и адрес электронной почты.

Для KYOCERA 2030DN мне помогло только это, именно по этому точно описать нет возможности Но по аналогии с другими (суть та же) -1.Настройка параметров сканирования в почту через Command Сenter 1.1 Заходим в Command Center под администратором (Admin - Admin) используя IP адрес аппарата сейчас это 192.... 1.2 Через пункт меню– АДРЕСНАЯ КНИГА – АДРЕСНАЯ КНИГА АППАРАТА создаем пользователя, через которого будем сканировать на почту – например, имя пользователя – (ВАША ПОЧТА) -([email protected]) 1.5 Включаем протокол SMTP (этот также можно сделать в меню СИСТЕМА на самом аппарате) 1.6 Порт для mail.ru – 465. При необходимости его открытость можно проверить командой TELNET. 1.7 В поле Имя Сервера SMTP вводим IP адрес 217.69.139.160 - для MAIL.RU (или другой актуальный адрес для MAIL.RU) Указываем свой логин и пароль на Мейле-почте SMTP security указываем как SSL / TLS ВАЖНО !!!Поле Имя пользователя для регистрации : должно совпадать с полем Адрес отправителя (иначе может возникнуть ошибка 3101) это должно быть имя вашего почтового адреса 1.8 Переходим и настраиваем параметры безопасности NETWORK SECURITY SETTINGS - SSL 1.11 Нажимаем на ТЕСТ и потом если всё ОК на ПЕРЕДАТЬ (SUBMIT). 1.12 Приступаем к сканированию – на аппарате нажимаем кнопку ПЕРЕДАТЬ - E-MAIL и потом – АДРЕСНАЯ КНИГА 1.13 Выбираем пользователя [email protected] нажимаем ОК, ОК 1.14 Закладываем в аппарат оригиналы для сканирования, нажимаем СТАРТ 1.15 На компьютере открываем почтовую программу и находим файл, посланный от имени вашей учетной записи в mail.ru <img src="//otvet.imgsmail.ru/download/28560662_52d7d2a09e18da5fc42492af6e0cb8f4_120x120.jpg" data-hsrc="//otvet.imgsmail.ru/download/28560662_52d7d2a09e18da5fc42492af6e0cb8f4_800.jpg" ><img src="//otvet.imgsmail.ru/download/28560662_894abbca2d46b7745a209807b9e7b089_120x120.jpg" data-hsrc="//otvet.imgsmail.ru/download/28560662_894abbca2d46b7745a209807b9e7b089_800.jpg" >

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *