Как написать письмо и отправить на электронную почту – Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Содержание

Как отправить электронную почту | Kadrof.ru

Как отправить электронную почту

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

  1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
  2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
  3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected] Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
  4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
  5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

  1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
  4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
  5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
  6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
  7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

  1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
  4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

  • Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
  • Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
  • Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
  • Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
  • Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
  • При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
  • Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
  • В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
  • В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
  • Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Полезные статьи:

Рекомендуем

Что такое CRM-система? Обзор бесплатных и платных CRM систем

Что делать, чтобы выполнять работу вовремя и никогда не срывать сроки? Можно по старинке использовать ежедневник, а можно – более удобные и ...

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?

Мы часто страдаем от нехватки времени и перегрузок на работе. Бесплатная программа, сделанная в Excel, поможет вам планировать рабочее время и ...

Как отправить электронное письмо | Просто и Понятно

В интернете заводят личную электронную почту. Её используют для регистрации на сайтах, отправки и получения писем. В сети, как и в жизни, каждому почтовому ящику присваивается свой уникальный адрес. В жизни это улица, дом и номер квартиры. А в интернете — придуманное вами имя (логин), специальный знак @ (в народе называется собакой) и дальше адрес самого почтового клиента (доменное имя).

Примеры адресов: [email protected]    •     [email protected]    •     [email protected]

из чего состоит электронный адрес

любой электронный адрес строится по схеме: [email protected]

Что нужно для того, чтоб отправить письмо

  1. Завести свою почту и знать свой почтовый адрес, чтоб делиться им в реальной жизни.
  2. Знать электронный адрес получателя.
  3. Зайти на свою почту и нажать кнопку «Новое письмо»

1. Как узнать адрес своей почты

Итак, вы создали себе почту, у одного из гигантов почтовых сервисов, например, на yandex.ru, mail.ru, rambler.ru или в google.com. Ваш почтовый адрес — это то имя, которое придумали при регистрации, символ собаки @ и далее адрес той почты, на которой зарегистрировались. Если не помните свой логин, подсмотреть его можно в верхней части сайта. Обычно располагается  справа. Адрес пишут либо сразу, либо прячут его за кликом на вашу фотографию.

login yandex, kak uznat imya

Адрес почты в Яндексе

 

2. Узнать электронный адрес получателя

Тут достаточно спросить электронный адрес/ящик/e-mail/мэйл/мыло/электронку/почту. Это нужно, чтоб знать куда в интернете отправлять письмо.

Случалось, что люди по незнанию пытались отправить электронное письмо на реальный адрес друга. То есть указывали город и улицу.

Так не работает. Электронное письмо приходит только на электронную почту.

 

 3. Найти кнопку «написать письмо»

С этим не должно быть сложностей. Главное действие любой почты — отправка писем. Кнопка будет выделена. Обычно располагается сверху, либо на боковых панелях. А дальше всё интуитивно просто.

kak napisat pismo yandex,

Кнопка написать письмо

Как написать письмо. Пример Яндекс почты

1. Заходим на сайт yandex.ru, заходим под своим именем и паролем

2. Нажимаем кнопку «написать»

3. в открывшейся странице вводим адрес получателя. Вводим заголовок письма, пишем текст. Над полем, где печатаем сообщение — плашка с кнопками разными. Они для редактирования текста: сделать жирным или курсивом.

3.1 Прикрепляем файлы по желанию.

4. жмем кнопку «отправить»

 

Почта по умолчанию сохраняет все, что вы пишете. Если случайно закроете вкладку или оборвётся интернет — ничего страшного, текст сохранился в черновиках.

Делитесь знаниями с друзьями!

Как написать и отправить электронное письмо с сайта mail.ru?

Всем привет! Электронная почта является неотъемлемым атрибутом современного интернет-пространства. В одной из прошлых статей я рассказывал, как зарегистрироваться на некоторых бесплатных сервисах электронной почты – об этом можно почитать здесь. В данной статье вы узнаете, как написать и отправить электронное письмо с сайта mail.ru.

Как отправить электронное письмо?

Для того, чтобы получить доступ к сервису электронной почты, вам сначала нужно авторизоваться. Для этого перейдите на сайт https://mail.ru и в полях логин и пароль введите данные, которые вы указывали при регистрации. После чего нажмите на кнопку Войти.

Форма ввода логина и пароля

Форма ввода логина и пароля

После этого вы попадете в интерфейс электронной почты, где от своего имени сможете писать электронные письма. Чтобы написать письмо нужно выполнить несколько несложных шагов:

  1. Нажмите на кнопку «Написать письмо» в верхнем левом углу страницы.
Кнопка для создания нового письма

Кнопка для создания нового письма

  1. Откроется страница с полями для ввода. Здесь вам нужно будет ввести электронную почту адресата, тему письма, прикрепить файлы и набрать основное сообщение. Тему письма указывайте такую, чтобы адресат понимал, о чем письмо и позже с легкостью мог его найти.
Страница создания нового электронного письма

Страница создания нового электронного письма

  1. Чтобы отправить электронное письмо адресату, нужно нажать на кнопку Отправить.
Кнопка отправки электронного письма

Кнопка отправки электронного письма

Интерфейс главного поля ввода

Рассмотрим главное поле ввода, куда вводится основной текст письма. В верхней части данного поля находятся кнопки, которые позволяют произвести форматирование текста, как и в любом текстовом редакторе. Единственное отличие – минимальный набор функций. Ниже представлены основные функции для работы с текстом:

Панель форматирования текста электронного письма

Панель форматирования текста электронного письма

Перечислю их по порядку:

  1. выделение текста жирным;
  2. выделения текста курсивом;
  3. выделение текста подчеркиванием;
  4. изменение цвета текста;
  5. выделение текста фоном другого цвета;
  6. изменение размера текста и стиля шрифта;
  7. выравнивание текста;
  8. изменение размера отступа в тексте;
  9. вставка нумерованного или маркированного списка;
  10. вставка смайликов из стандартного набора;
  11. кнопки отмены и повтора действия;
  12. кнопка запуска проверки орфографии;
  13. кнопка автоматического перевода текста на другой язык.

Также есть дополнительные функции, которые открываются по нажатию на слово «

Еще»:

  • вставка горизонтальной линии;
  • вставка ссылки;
  • зачеркнутый текст;
  • автоматическая транслитерация текста;
  • запуск виртуальной клавиатуры;
  • кнопка очистки оформления текста.
Дополнительные кнопки

Дополнительные функции

Как прикрепить файлы к письму?

Нередко люди пользуются электронной почтой для отправки различных файлов: текстовых документов, фотографий, архивов, музыкальных записей. Практически любой файл можно оправить по электронной почте, кроме объемных и исполняемых файлов. Максимально допустимый общий размер файлов для отправки в одном письме может достигать 20 Мб. При большем объеме письмо просто не отправится. Для объемных файлов можно использовать облачное хранилище, а исполняемые файлы можно заархивировать и отправить в таком виде.

Чтобы прикрепить файлы к электронному письму на mail.ru, нужно выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Нажмите на кнопку «Прикрепить файл».
Кнопка прикрепления файлов

Кнопка прикрепления файлов

  1. Откроется Проводник, с помощью которого вам нужно найти файлы для отправки. Пусть это будет Рабочий стол. Выделите нужный файл (1) левой клавишей мыши и нажмите на кнопку «Открыть» (2). Чтобы выделить несколько файлов, достаточно удерживать клавишу Ctrl на клавиатуре и кликать левой кнопкой мыши по нужным файлам.
Прикрепление файла к электронному письму

Прикрепление файла к электронному письму

  1. Загрузка файла может занять некоторое время, все зависит от размера файла и ширины вашего интернет-канала. После загрузки вы увидите все прикрепленные к письму файлы под кнопкой «Прикрепить файл».
Прикрепленный файл

Прикрепленный файл

Когда все файлы загрузятся, можно отправлять письмо адресату. Если вы не до конца разобрались с тем, как отправить электронное письмо, тогда задавайте свой вопрос в комментариях ниже. С удовольствием на них отвечу.

Сохранить

Похожее

Как отправить письмо по электронной почте Майл.ру

Как написать сообщение в MailRu

Казалось бы, что может быть сложного в процессе отправления письма. Но в то же время у многих пользователей возникает вопрос о том, как это сделать. В данной статье мы приведем инструкцию, где подробно расскажем, как написать сообщение, используя сервис Mail.ru.

Создаем сообщение в Mail.ru

  1. Чтобы начать переписываться, первым делом нужно войти в свой аккаунт на официальном сайте Маил.ру.

    Mail.ru Вход в аккаунт

  2. Затем на странице, которая откроется, слева найдите кнопку «Написать письмо». Кликните на нее.

    Mail.ru Написать письмо

  3. В окне, которое появится, вы можете создать новое сообщение. Для этого впишите в первое поле адрес человека, с которым вы хотите связаться, затем укажите тему переписки и в последнем поле напишите текст письма. Когда вы заполните все поля, кликните на кнопку «Отправить».

    Mail.ru Написание и отправление сообщения

Готово! Вот так вот просто, в три шага, можно отправить письмо, используя почтовый сервис Маил.ру. Теперь вы сможете общаться с друзьями и коллегами, переписываясь со своего почтового ящика.

Mail.ru Написание и отправление сообщенияМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Mail.ru Написание и отправление сообщенияОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

образец. Как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

как вести деловую переписку по электронной почте

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

примеры деловой переписки

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

этикет деловой переписки по электронной почте

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

ведение деловой переписки по электронной почте

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

основы деловой переписки по электронной почте

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

примеры деловой переписки

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

правила деловой переписки по электронной почте

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма - это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта - это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего - это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись - это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

руководство для «чайников» / Pechkin.com corporate blog / Habr

В нашем блоге мы много пишем о создании email-рассылок и работе с электронной почтой. В современном мире люди получают множество писем, а у некоторых даже есть несколько почтовых ящиков. Все это усложняет процесс их администрирования, что вынуждает искать пути решения проблемы. Не так давно мы рассказывали о том, как инженер из США упорядочивал свои письма с помощью нейронной сети (1, 2), а сегодня речь пойдет об автоматизации отправки писем для разных почтовых ящиков.

Редактор издания Motherboard Майкл Берн (Michael Byrne) написал материал о том, как отправлять электронные письма для различных почтовых ящиков с помощью Python. Мы представляем вашему вниманию адаптированный перевод этой заметки.

Берн пишет, что у него есть целых пять электронных ящиков: один личный, два университетских и два рабочих. Есть ещё и шестой, который он иногда использует, когда нужно быстро где-то зарегистрироваться. Немалая часть жизни журналиста состоит из быстрого просмотра и сортировки электронных писем, их удаления, добавления в избранное, и даже чтения этих писем и ответа на них. Берн говорит, что даже не хочет задумываться о том, сколько на все это уходит времени каждый день.

Журналист признается, что однажды в шутку подумал, что ему надо нанять помощника для управления своей электронной почтой. Это, в свою очередь, привело к размышлениям о том, какие указания такому сотруднику надо было бы давать: «Если в письме есть то-то и то-то, сделай одно, или если вот это так, сделай кое-что другое». Это был бы определённый набор правил, применённый к письмам.

Но когда я вижу словосочетание «набор правил», я сразу думаю о написании компьютерных программ. Пролистывая свои письма, я понимаю, что было бы разумно воплотить моего помощника в компьютерном коде.

Тем не менее, чтобы сделать это, необходимо каким-то образом связать электронные ящики с программой для чтения писем. Это делается довольно просто. На самом деле, электронные письма – это набор текстовых протоколов для передачи информации между сетями; как и весь остальной интернет, в общем. Всё это лишь несколько уровней протоколов. То, как мы представляем себе электронную почту, отображает лишь ее интерфейс.

Даже если вы не хотите создавать сортирующую письма программу, управлять электронными письмами как набором данных довольно интересно. Берн решил использовать для решения задачи Python, так как этот язык действительно хорош для лёгкого и интуитивного создания подобных вещей, и подходит даже для не-программистов. Последующие инструкции частично основаны на главе про автоматизацию электронной почты из книги Эла Свейгарта (Al Sweigart) «Automate the Boring Stuff with Python», которую журналист очень рекомендую и как введение в программирование, и как справочное руководство для тех, кто хочет повеселиться с автоматизацией. Эта книга доступна бесплатно под лицензией Creative Commons на automatetheboringstuff.com.

Для начала потребуется скачать Python (если он еще не установлен). Также потребуется любой простой текстовый редактор. Отлично подойдет Sublime Text — его можно скачать здесь. ST не бесплатный, но в тестовом режиме им можно пользоваться бесконечно, хоть иногда и будет появляться предложение о покупке. Но своих денег он стоит.

Python можно использовать в двух режимах. Первый – это командный интерпретатор, где пользователь вводит команды или сниппеты на Python в консоль, и они сразу же выполняются (например, print(«Hello, World!»)). Второй режим – это скрипты на Python. По сути, это просто набор команд на Python в одном или нескольких файлах, которые могут быть вызваны одновременно из консоли. Фактически, эти файлы – это программы: иногда маленькие и простые (как то, что мы рассмотрим дальше), они могут разрастаться до больших проектов.

Если вы только что скачали Python, вам нужно сделать ещё две вещи перед тем, как начать. Первое: прочтите краткое руководство про написание «Hello, World!» на Python. Второе: уделите пять минут прочтению руководства по использованию модулей в Python. Установка и импорт расширений Python производятся предельно просто.

Итак, начнём.
0) Протоколы для получения почты: краткое руководство

Существуют три основных протокола для работы с электронной почтой. Самый старый из них называется POP (Post Office Protocol). Его суть в том, что программное обеспечение для работы с электронной почтой (не браузер) подключается к удалённому серверу, скачивает письма на компьютер пользователя, и они становятся доступны без подключения к интернету. Это было хорошей идеей в те времена, когда к интернету подключались нечасто, и было нормальным не иметь выхода в Сеть, но в настоящее время такого почти не бывает.

Текущим стандартом доступа к электронным ящикам является протокол IMAP (Internet Message Access Protocol). Он намного быстрее и больше соответствует тому, как интернет используется в наши дни. Он позволяет нескольким пользователям подключаться к одному ящику и поддерживает их соединение в течение всей сессии.
Веб-браузеры получают доступ к электронной почте с помощью дополнительного протокола – HTTP, но в основе лежат всё те же POP и IMAP.

В основном для получения писем с сервера используются POP (актуальная версия POP3) и IMAP. Но для того чтобы отправить письмо, нужен другой протокол – SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Всё потому, что нельзя просто отправить письмо получателю. Его нужно отправить на сервер, с которого получатель это письмо скачает, используя IMAP и POP3.

1) Подключение SMTP-модуля Python

Для начала нам нужен подходящий модуль Python. Smtplib поставляется вместе с Python, поэтому не нужно предпринимать дополнительных действий, достаточно просто ввести эту строку в консоль:
import smtplib

Для получения справки по модулю (и чтобы удостовериться, что он подключился), можно использовать функцию help:
help(smtplib)

Следует отметить, что эта функция работает с любым модулем.
2) Подключение к серверу электронной почты

Прежде всего, нужно создать объект smtplib, который можно рассматривать как некий портал, дающий доступ к подключению и различным инструментам работы с ним из модуля smtplib.

В данном случае функция, возвращающая необходимый объект, принимает два параметра или аргумента. Первый аргумент содержит доменное имя, то есть адрес электронной почты, начинающийся с «smtp», как показано ниже. Второй аргумент – это номер порта, к которому будет осуществляться подключение на сервере электронной почты. Он почти всегда принимает значение 587 в соответствии со стандартом шифрования TLS. Очень редко встречаются сервисы, использующие порт 465.

Итак, нужно написать следующее:

smtpObj = smtplib.SMTP('smtp.gmail.com', 587)

Получается, что переменная smtpObj является объектом типа SMTP. В этом можно убедиться, если ввести имя переменной в консоль и подтвердить ввод. На экране появятся адрес её ячейки памяти и тип (при условии, что вы ввели предыдущую команду правильно). Переменную smtpObj можно назвать, как угодно, лишь бы это было допустимое в Python имя переменной.
3) Шифрование

Следующее, что нужно сделать для установления соединения, это «сказать» SMTP-объекту, что сообщение должно быть зашифровано. Для этого следует ввести в консоль эту строку и нажать Enter:
smtpObj.starttls()

Вот что мы сделали: мы сообщили Gmail, что хотим, чтобы наше соединение шифровалось с помощью протокола TLS (Transport Layer Security), который на сегодняшний день является стандартом для интернет-коммуникаций. Сам по себе TLS не является криптографическим алгоритмом, он скорее сообщает, что необходимо использовать шифрование или соединение не должно быть установлено.

В ответ вы должны получить подтверждение:

2.0.0 Ready to start TLS 

Важный момент — если пропустить этот шаг и сразу перейти к авторизации, то на экране появятся сообщения об ошибках. Всё потому, что Gmail применяет шифрование с использованием протокола HTTPS, то есть всё тот же НТТР, «обёрнутый» в дополнительный TLS-протокол.
5) Авторизация

Для того чтобы авторизоваться, нужно всего лишь написать
smtpObj.login('[email protected]','just123kidding')

На данном этапе пароль от электронной почты, так сказать, улетает в неизвестность, что довольно опасно. Это не проблема на локальном компьютере, но если вы действительно автоматизируете работу с электронной почтой с помощью скрипта на Python, то нужно проявить осторожность и дважды подумать, прежде чем публиковать код скрипта где-либо или загружать файл с ним на сторонние площадки.
5) Отправка сообщения

Плюс использования сред с командным интерпретатором заключается в том, что даже при отсутствии какой-либо информации — например, описания отправки письма — можно спросить об этом сам интерпретатор. Для этого нужно просто ввести следующую команду:
help(smtpObj)

Немного поскроллив страницу можно увидеть нужный метод:

Интерпретатор даже выведет пример его использования:

Заметьте, что в примере выше отсутствует команда авторизации. Это связано с тем, что программа подключалась к компьютеру пользователя, а не к удалённому серверу электронной почты. Для нашего случая напишем следующее:

smtpObj.sendmail("[email protected]","[email protected]","go to bed!")

Сработало!

6) Завершение соединения

Для завершения соединения достаточно использовать такую команду:
smtpObj.quit()

Естественно, отправка сообщений – это всего лишь малая часть того, что можно делать с электронной почтой с помощью Python. Берн советует продолжить обучение с книгой Свейгарта, чтобы узнать, как работать с электронной почтой, используя IMAP.
Предупреждаю: кода будет всё так же немного. К утру вы сможете делать с вашей почтой всё, что захотите с помощью скриптов на Python.

И, конечно, нужно понимать, что такая автоматизация должна быть использована лишь для облегчения работы с электронной почтой, а не для заваливания людей ненужным спамом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *