Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать | GeekBrains
Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png
Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.
Правила планирования времени
Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:
- Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
- Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
- Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
- Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
- Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.
Как правильно организовать рабочий день
Метод Франческо Чирилло
Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.
Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.
Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.
Метод Дэвида Аллена
Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.
Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.
Метод Айви Ли
Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.
Метод Райдера Кэрролла
Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.
Метод Тима Ферриса
Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!
При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.
Метод Марка Твена
Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.
Метод Бенджамина Франклина
Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».
Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.
Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:
- Глобальная цель.
- План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
- План на ближайшие 3–5 лет.
- Планы на год и месяц.
- Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.
Метод Стивена Кови
Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:
- Быть инициативным, искать возможности.
- Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
- Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
- Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
- Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
- Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
- Понимать, что предпринимать сначала.
Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.
Тайм-менеджмент для детей. 10 советов, которые вы можете дать подростку
Лиана Хазиахметова
Правильное отношение к важным вещам нужно закладывать с детства. Если ребенок понимает, как распределять время на задачи, когда отдыхать, как доводить начатое до конца, то во взрослой жизни ему будет проще реализовать свой потенциал и добиться желаемого. Ниже — советы, которые помогут подростку постичь азы тайм-менеджмента.
Планировать заранее
Один из главных навыков в учебе —планирование. Если ребенок не владеет им, то будет плохо справляться с заданиями, не сможет укладываться в сроки и утратит уверенность в себе. Ученик, который понимает, когда нужно приступить к работе, более ответственен и быстрее добьется успеха.
Как научить ребенка учиться
Приучите ребенка вести списки в блокноте или приложении. Это процесс можно организовать, например, так: в один файл записываете все задачи и планы, в том числе «домашку», подготовку к экзаменам, поездки, семейные походы и так далее. Затем в блокноте эти задачи разбиваются по дням. Такой метод позволяет не держать важное в голове и при этом иметь представление, к какому сроку и что нужно сделать.
Буферные зоны
Заряжен на 100%
При ежедневном планировании обязательно оставляйте значительный запас между задачами, никогда не планируйте их впритык, даже если кажется, что ребенок успеет прийти со школы, пообедать и приступить к урокам в течение часа. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу, сборы и так далее. Мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время, а любая задержка приводит к смещению всего расписания.
Если расписание постоянно придется корректировать по ходу дня, то ребенок быстро разочаруется. Зачем оно нужно, если метод не работает? Оставляйте время про запас, чтобы не сбиваться с графика.
Порядок
Просто космос
Сколько времени можно потратить зря, перебирая кипы бумаг в поисках нужной! Чтобы этого избежать, необходимо привести всё в систему и постепенно ее совершенствовать. Помогите подростку организовать пространство на столе, в учебниках и в ноутбуке. Складывайте конспекты и заметки в папки (используя разделители для выделения конкретных тем). Маркируйте темы цветом, используя, например, разноцветные разделители или наклейки. А также держите рабочий стол в порядке, чтобы хаос не отвлекал от учебы.
Начинать с самой сложной задачи
Психология человека такова, что он лучше возьмется за легкую задачу, а тяжелую оставит на потом. Кажется, что такой подход помогает «раскачаться», но получается, что к самой важной задаче (как правило, это и есть самая сложная) ребенок приступает уставшим. Неразумно тратить силы на ерунду, а к важному относиться по остаточному принципу. Как приступить к делу с энтузиазмом, читайте ниже.
Разбивать большие задачи на маленькие
Можно не просто на маленькие, а на крошечные. Вот как мог бы выглядеть список задач для подготовки к экзамену: открыть учебник → прочитать главу → ответить на вопросы → решить примеры из тетради.
Разбивка задания на более мелкие части упрощает соблюдение сроков. Из книги «Как научить ребенка учиться»
Если ребенок прочитает строчку «подготовиться к экзамену», то перед его глазами пронесется куча учебников, конспектов, примеров. Конечно, энтузиазма у него поубавится. А вот «открыть учебник» — это простое действие, к которому легко приступить.
Напоминалки
Школьникам следует установить в телефоне или на компьютере напоминания о ключевых датах и сроках. Выбирайте вариант, который удобен не вам, а подростку. Одному подойдет распечатка расписания для планирования занятий, а другому — мобильник с напоминанием о важных датах и времени.
Обратный отсчет
Школьникам нужно научиться планировать работу с конца, от срока сдачи. Основываясь на опыте выполнения предыдущих заданий, они в состоянии прикинуть время, необходимое для каждого этапа. Понятно, что эти расчеты приблизительны, но всё же это лучше, чем полагаться на авось. Нужно записать все этапы работы в обратном порядке и для каждого указать примерные сроки выполнения.
Обратный отсчет в планировании
Нужно предусмотреть запас времени между завершением задания и сроком сдачи на случай непредвиденных обстоятельств, например болезни (буферные зоны нужны не только в ежедневном планировании).
Повторение
Полезная привычка — каждую неделю и каждый месяц повторять пройденный материал. Ученики, которые не жалеют на это времени в течение года, оказываются в выигрыше. Им требуется меньше времени на подготовку к экзаменам.
Выделить время на повторение сложно. Всегда есть более срочные задачи, поэтому нужно заранее планировать время для этого. Например, в субботу выделить часа два на повторение пройденного материала. Бывает, что достаточно пробежаться глазами по темам. Иногда приходит понимание, что какая-то тема буквально вылетела из головы, и ее нужно просмотреть более подробно.
Нет отвлекающим факторам
Приучите ребенка следовать правилу: во время работы он не должен отвлекаться. Ученику необходимо сосредоточиться на предмете. Помехи мешают мозгу обрабатывать информацию — в результате ее сложнее усвоить и труднее потом вспомнить. Чтобы не отвлекаться во время занятий, нужно как минимум отключить электронные устройства и сосредоточиться на поставленной цели.
Сохранять внимание на протяжении нескольких часов очень сложно, поэтому необходимы перерывы, во время которых подросток сможет ответить на сообщение или позвонить.
Вечерний обзор
Учите детей анализировать прошедший день. Каждый вечер можно посвятить 5–7 минут тому, чтобы оценить прошедший день, посмотреть календарь на следующий, актуализировать его, сделать то же самое со списком задач и настроиться на завтрашние дела. В конце выходных можно посвятить этому 10–15 минут.
Это очень простая практика, которая делает человека намного продуктивнее и снижает долю хаоса в жизни. А чем меньше хаоса, тем меньше энергии тратится вхолостую.
По материалам книг «Как научить ребенка учиться», «Заряжен на 100%», «Просто космос»
Обложка поста: unsplash.com
7 советов как распределить свое время и все успевать
Содержание статьи
Люди в недалеком прошлом точно так же, как и мы сейчас, ходили на работу, занимались домашними делами, воспитывали детей, встречались с друзьями. В их распоряжении не было такого количества бытовой техники, какое есть сейчас. Времени у них хватало на все, а у нас большой дефицит данного ресурса. Кто этому даст объяснение? Но все же вернемся к нашему вопросу. Как найти время на все и не упустить мельчайшие детали.
Как распределить свое время и все успевать
Данный вопрос рано или поздно встает перед каждым современным человеком. Рассмотрим 7 советов, которые помогут вам все успевать.
Делегируйте маловажные дела
Их могут сделать и без вашего участия. Проще попросить кого-то сделать что-то, чем заниматься этим самому. Наши близкие и друзья очень хорошо усвоили это. Часто они пытаются перебросить на нас свои проблемы, а мы по доброте душевной с этим соглашаемся, даже в ущерб своему здоровью и психическому состоянию.
Это не значит, что нужно полностью отказаться от помощи другим. Нет, но делать это нужно не в ущерб своим интересам. Есть дела, без выполнения которых нам просто не обойтись. Их можно делать не одному, а выполнять, чередуясь с кем-то. Тогда в вашем графике найдется время, чтобы полностью его посвятить решению своих первоочередных задач.
Интересуйтесь новым идеями
В будущем на выполнение аналогичных заданий вы затратите меньшее количество времени. Но это вовсе не значит, что нужно хвататься за все и охватить необъятное. Есть дела, которые можно и нужно доверить специалистам.
Ну не может один человек отлично справляться со всем, у всех нас есть сильные и слабые стороны. Те вопросы, в которых мы не очень сильны, все же лучше доверить профессионалам, что позволит нам не потратить драгоценное время на исправление своих ошибок.
Планируйте
Составьте список дел, от выполнения которых вам не отвертеться, или тех, выполнение которых вы все время откладываете на потом.
Теперь нужно четко расставить приоритеты этого списка, определить степень важности дел: сложные и важные, важные, но не срочные, мелкие и неважные.
После того как степень важности определена, составьте четкий график работы на каждое дело, то есть в какие дни и сколько времени вы выделяете на выполнение конкретного пункта своего списка.
Каждой категории сложности можно присвоить свой цвет: на цветных стикерах сделать «напоминалочки», которые можно разместить у себя перед глазами, на мониторе компьютера или на зеркале.
Не рассеивайте внимание
Выполняйте все последовательно и основательно. Начали одно дело, обязательно доведите его до конца. Не мечитесь между основным делом и еще двумя-тремя. Потому что, выполняя несколько дел одновременно, вы можете не справиться с поставленной основной задачей в срок, и к тому же может пострадать качество.
Избавляйтесь от ненужных дел
Представьте себе чемодан, наполненный доверху вещами. Чтобы вместить в него какую-то новую вещь, нужно выложить из него другую, менее нужную. Так и с делами: все ненужные, которые не приведут к каким-либо положительным результатам, убирайте от себя. Это сэкономит вам время и избавит от лишней, порой рутинной работы.
Найдите мотивацию
Это может быть что угодно. Вы можете побаловать себя каким-то материальным вознаграждением после окончания важного дела, а если оно было материально вознаграждено, то купленный себе подарок будет к тому же обоснован.
Но не обязательно мотивация должна быть материальна. Вы можете потешить свое самолюбие тем, что, выполнив трудную работу, станете мудрее, сильнее, подниметесь на высший профессиональный уровень, достигнете вершины мастерства в своей отрасли.
Возьмите ответственность
Еще очень интересный ход для того, чтобы стимулировать себя выполнить работу в срок – принять на себя ответственность за ее выполнение перед другим человеком.
Расскажите своему близкому другу о необходимости выполнить важную работу и о времени, которое вам выделили на исполнение данного дела. Попросите его, чтобы он периодически названивал вам и интересовался тем, каковы ваши успехи на данном поприще, к тому же пообещайте, что если не выполните работу в срок, то должны будете исполнить любое, даже самое каверзное желание друга. Это подстегнет вас все сделать в срок.
Как научиться правильно распределять время 🚩 Работа над собой
Инструкция
Постарайтесь расслабиться и составьте список дел, которые вам необходимо завершить. Отсортируйте их по степени важности и срочности — это поможет расставить приоритеты. Во время планирования грамотно оценивайте свои силы и возможности. Концентрируйтесь только на том, что действительно важно.
Решите, на что будет лучше потратить свободное от учебы или работы время. Помните, что абсолютно все вы успеть не сможете, даже при сильном старании. Чем-то придется пожертвовать. Подумайте, что можно было бы сократить. Например, вы ежедневно тратите по утрам полчаса на социальные сети. Возможно, вместо этого вы могли бы поспать на полчаса больше или прочитать интересную книгу.
Научитесь говорить «нет». Может быть, вы слишком часто работаете сверхурочно и выполняете то, что не входит в ваши обязанности. Если есть возможность отказаться – сделайте это. Ведь потраченное время уже не вернуть.
Идите к своей цели. Если вы решили закончить проект по работе до конца дня, занимайтесь им и не отвлекайтесь по мелочам. Вы удивитесь своей скорости и работоспособности, когда уберете все отвлекающие факторы.
Материализуйте свои желания. Прекратите мечтать и жаловаться и начните действовать. Не бойтесь ставить высокие цели и продолжайте идти к своей мечте, пусть медленно, но верно. Думайте о том, чего вы действительно хотите достигнуть.
Отложите все второстепенные задачи. Не поддавайтесь постоянно возникающим соблазнам и научитесь себя мотивировать. Время вас ждать не будет.
Всегда учитывайте свою активность в течение дня. Ориентируйтесь только на себя и свое здоровье. Планируйте дела с учетом индивидуальной производительности. К примеру, кому-то легче работается утром, а кому-то после обеда.
Попробуйте работать с интервалами. Каждые 45 или 60 минут делайте 10-минутный перерыв. Ставьте цель закончить определенную задачу за отведенное время.
Отдыхайте, когда требуется. Определите длительность отдыха исходя из своих потребностей. Отводите на обед не менее 15 минут, не стоит пренебрегать спокойным приемом пищи. Грамотно спланированные перекуры будут восприниматься организмом как награда за проделанную работу. Не укорачивайте время на сон — это ни к чему хорошему не приведет.
Следите за своими достижениями и не забывайте обновлять свой ежедневник. Пользуйтесь современными технологиями для составления планов на день. А после выполнения поставленных задач вы обязательно почувствуете облегчение.