В чём польза планирования и как правильно распределять свои задачи
Сергей Капличный
Любые жизненные перемены и любые великие дела начинаются с тщательного планирования. Ведь с планом проще рассчитать свои силы и принять стратегически важное решение. То же самое касается вашей профессиональной и личной жизни — чтобы оставаться гибким, успевать качественно выполнять свою работу и вовремя отдыхать, вам необходимо научиться составлять план.
Если вы не верите в силу планирования или не знаете, как правильно распределить свои задачи, вам помогут советы из книги «От срочного к важному».
Бизнес-гуру Джим Рон говорил: «Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Его мысль продолжил известный консультант Брайан Трейси: «Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда».
Слова этих великих людей подтверждает практическая польза планирования:
• Вы ничего не забываете. Записывая и структурируя план задач, вы освобождаете мозг от необходимости запоминать.
• Вы успеваете больше в более короткий срок. Планируя свой день, вы учитесь грамотно распределять время на выполнение заданий.
• Вы используете активный, а не реактивный способ действия. Когда вы вовремя берётесь за выполнение задачи, у вас появляется возможность сконцентрироваться, сгруппировать похожие задания и быстро с ними расправиться.
• Вы принимаете лучшие решения. Планирование учит правильно оценивать задания и результаты их выполнения.
• Вы лучше восстанавливаетесь после прерываний. Если вас отвлекли во время рабочего дня, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились.
Итак, чтобы изменить свою личную и профессиональную жизнь, вам достаточно купить ежедневник или скачать приложение на свой смартфон и составить план на месяц, неделю и день.
Если вас отвлекли во время работы, благодаря плану, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились. Источник.
План на месяц
Планирование на месяц отлично подходит для обдумывания задач, которые помогут вам достигнуть успеха в будущем. Подумайте, чего бы вы хотели добиться и каким вы видите себя через месяц. Выпишите эти задачи в свой календарь и продумайте способы достижения поставленных целей.
Например, вы хотите подтянуть тело и сбросить два килограмма или вам хочется вовремя сдать отчёт. Это отличные цели, которые вполне реально выполнить за один месяц. Теперь настало время более точного планирования.
План на неделю
Наметьте контрольные точки для каждой своей цели, которые вы сможете выполнить за семь дней. Например, пройти четыре тренировки и замерить своё тело. Или завершить первую главу отчёта и проконсультироваться с коллегами насчёт качества проделанной работы.
Такой подход даст понимание — лучше разбить задачу на шаги и делать в течение недели, иначе вы не успеете добыть информацию у других людей и вовремя зафиксировать промежуточный результат. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.
Ключ к успешному планированию — составление списка до проверки электронной почты. Лучше послушайте музыку. Источник.
План на день
При планировании на день учитывайте краткосрочные задания, решения мелких проблем и выполнение обязанностей. Убедитесь, что вы также включили в них задачи, которые приведут вас к достижению вашей цели. Вы можете составить план вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. План на день даст вам контроль над продуктивностью.
Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.
Сформируйте привычку планировать
Люди часто говорят, что им не хватает времени на планирование. Однако, уделив всего пять минут, вы сделаете эффективным остаток дня. Ведь стресс и нехватка времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем.
Сделайте планирование регулярной частью своего дня. Источник.
Сделайте планирование своей привычкой, регулярной частью дня. Записывая все задания в отдельном блокноте, вы оградите себя от прокрастинации и сосредоточитесь на качестве. Каждое выполненное задание продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь.
По материалам книги «От срочного к важному».
Как распределить деньги, чтобы на все хватало. 12 советов -Блог TAM.BY
До получки еще неделя, а у вас совсем нет денег и вы не понимаете, куда их потратили? Это сигнал, что вы распоряжаетесь финансами неправильно. Редакция TAM.BY рассказывает, как можно управлять своими доходами.
Правильно разделите деньги. Попробуйте правило 50/30/20. Оно гласит, что 50% ежемесячного дохода должны уходить на необходимые траты: аренду или ипотеку, питание, плату за коммуналку, транспорт и прочие важные вещи. 20% нужно в начале каждого месяца откладывать. На оставшиеся 30% можно развлекаться — сходить на шопинг, в ресторан, салон красоты.
Конечно, проценты могут отличаться: у кого-то только на аренду квартиры уходит половина заработка. Но стремитесь к тому, чтобы 20% удавалось откладывать ежемесячно.
Создайте резервный фонд. 10% из тех средств, что вы отложили, пойдут на создание «подушки безопасности». В идеале она должна быть такой, чтобы в экстренной ситуации (увольнение, болезнь) вы могли до 6 месяцев поддерживать тот уровень жизни, который был раньше. Эти деньги нельзя тратить, чтобы поехать в отпуск или купить кому-то подарок. Единственная ситуация, в которой их можно использовать — случилось что-то действительно серьезное.
Поставьте четкие финансовые цели. Пропишите, на что вы откладываете деньги, обозначив временные рамки. Например, вы хотите улететь в отпуск в Италию, купить ноутбук или сделать ремонт. Определите, во сколько это обойдется и когда вы планируете достигнуть результата. Если не поставить конкретные ориентиры, велика вероятность, что вы будете брать деньги из заначки на текущие траты.
Ежедневно ведите учет доходов и расходов. Вносите информацию обо всех тратах в специальное приложение или записывайте в блокнот. В конце месяца вы определите основных «похитителей» финансов и поймете, от чего сможете отказаться.
Не тратьте больше, если ваши доходы выросли. Многие люди, когда их зарплата растет, стремятся вознаградить себя и покупают больше вещей, чем раньше, и эти вещи, как правило, более дорогие. «Разве я этого не заслужил?» — рассуждают они. Ловушка в том, что они остаются на том же месте, чем и раньше: вроде и зарабатывают больше, а под конец месяца на счетах по нулям.
Составьте список покупок и поешьте, прежде чем идти в магазин. Это поможет избежать импульсивных приобретений и не поддаваться на акционные предложения. Пользуйтесь скидками, если это реально выгодно. Например, вариант 1+1=3 имеет смысл, если вы покупаете вещи втроем. Иначе вы приобретаете, пусть и со скидкой, две лишние вещи, которые вам не нужны.
Разрешите себе мелкие траты. Чаще всего речь идет о спонтанных покупках, которые наносят урон бюджету, потому что вы их не замечаете. Идея в том, чтобы официально разрешить себе лишние траты и внести их в план. Тогда они станут частью вашего контролируемого бюджета.
Пересмотрите принципы питания. Экономить на продуктах вряд ли стоит — подгнившие овощи пользы не принесут. Но проанализировать, что вы чаще всего покупаете, следует. Выделите товары, от которых вы готовы отказаться (например, чипсы и газировка) и те, на которые согласны потратиться (хорошее мясо или качественный кофе). Подумайте, какие продукты можно заменить на более дешевые аналоги. Возможно, вы покупаете этот шоколад только из-за раскрученного бренда, а не из-за фантастического вкуса. Отдавайте предпочтение сезонным овощам и фруктам и приобретайте меньше полуфабрикатов.
Экономьте на коммунальных платежах. Установите счетчики воды и электроэнергии, выключайте воду, когда чистите зубы, используйте энергосберегающие лампочки.
Регулярно посещайте врачей. Не пренебрегайте профилактическими визитами — лучше один раз сходить к стоматологу сегодня, чем лечить сложные заболевания и тратить огромные деньги завтра.
Не ходите на шопинг в подавленном состоянии. Иногда радовать себя покупками можно и нужно, но не в том случае, если вы приобретаете вещи, а потом ими не пользуетесь. Чтобы не покупать ненужную одежду, попробуйте сфотографироваться в примерочной и уйти из магазина. Туда вы вернетесь завтра, предварительно обдумав, нужна ли обновка.
Избавьтесь от кредитов и будьте аккуратны с картами рассрочки. Если вы ответственный человек и контролируете свои траты, карты рассрочки могут выручить, когда нужно экстренно купить что-то дорогое. Но следует помнить, что за просрочку платежей по карте придется платить большие проценты, и правильно оценить свои силы.
Как правильно распределять свое время и все успевать делать
Дата публикации
. Опубликовано в Образ жизни
Не хватает времени? Ни чего не успеваете? Вот несколько советов, как провести свой день с пользой и чтобы дела не откладывались в долгий ящик, а вы получали требуемый результат.
Дисциплина и только дисциплина вам поможет. В армии все основано на дисциплине и там, планировать время получается лучшего всего. Почему? Да потому что, именно в армии все идет по разработанному графику. Вот и вы оставьте точный график выполнения работ и выполняйте строго по нему.
Одной из первостепенных задач, чтобы все успеть – вовремя проснуться. Это дает преимущество, вы выигрываете время на день предстоящий. Ведь если проснетесь в обеденное время, вы банально можете не успеть сделать все свои запланированные дела. Не зря во всем известной поговорке говорится «Кто рано встает тому бог подает».
Для начала составить список дел, удерживающих пальму первенства в приоритете. Установить порядок выполнения дел на день, а лучше на всю неделю. Выполняйте первыми самые важные и необходимые дела. Старайтесь совмещать, выполняя несколько одновременно. Некоторые можно растянуть на несколько дней, если эти дела трудоемкие и требуют много времени. По крайней мере, вы их начнете, а закончить при правильном подходе всегда сможете. Но не стоит оставлять их на последний момент. Отказывайтесь от тех дел, которые бесполезны или могут подождать. Научитесь говорить «Нет!!!» таким делам.
Забудьте про «воришек времени». Компьютер и телевизор тратят просто уйму времени, которое вы можете потратить на выполнение своих дел. В крайнем случае, выделите на «форумы», «игры» и социальные сети какой-то небольшой промежуток времени. Сидя за компьютером или смотря телевизор домашние дела не сделаются сами собой.
Для стимула выполнения плана чаще поощряйте себя отдыхом. Конечно же, куда без него. Хотя бы один день в неделю выделяйте на отдых. Например, воскресенье. Иначе вы начнете думать, что жизнь проходит зря. Прогулка в парке, выезд на «шашлыки», компьютерные и спортивные игры, все это поможет вам развеяться и не чувствовать себя нужным. Поход в кино, театр, ресторан или кафе неплохой повод сблизиться с семьей и близкими друзьями.
Если не пользуетесь часами, то можете купить модные женские часы от Best Time, чтобы с большей радостью их носить и всегда помнить о времени.
Попробуйте следовать плану в течении двух трех недель и вы увидите, что это станет привычкой. Время будет находиться на все. У вас будет куча свободного времени, и вы сможете потратить его на хобби и увлечения. Вы почувствуете себя повелителем жизни, нужным людям. А ведь счастье заключается именно в этом.
Светлана, www.vitamarg.com
Изображения взяты на shutterstock.com
советы, как все успевать и не тратить время впустую
Автор: Олег Мальцев
Краткое содержание статьи:
Наука о том, как распределить время, крайне важна в современном мире. Только обладая базовыми навыками тайм-менеджменте, вы сможете чувствовать себя уверенно и получать удовлетворение от прожитого дня. Существует множество книг и теорий о том, как все успевать, но самое главное побороть свою лень и начать действовать.
Как правильно распределять время, чтобы все успевать?
В современном, невероятно быстром жизненном темпе очень важно все успевать и при этом исключить ухудшение качества проделанной работы.
Так, сегодня обычный человек обязан:
- Выполнять свои рабочие обязанности с высокой скоростью и повышенной самоотдачей;
- Заниматься бытовыми семейными проблемами;
- Не забывать о родственниках и знакомых;
- Уделять время детям и своим вторым половинкам.
И помимо этого еще и найти время для себя любимого. Все это усугубляется большими расстояниями и пробками. Для того чтобы ваша жизнь не превратилась в сплошную череду разочарований от того, что вы никуда не успели, воспользуйтесь следующими советами:
- Определите для себя самые важные и глобальные цели. В повседневной суете выберете время и спокойно обдумайте чего вы хотите от этой жизни, расставьте приоритеты и все это изложите на бумаге;
- Отрегулируйте распорядок своего дня. Важно знать, что на нормальный сон человеку нужно около восьми часов. Если вы любите понежиться в кровати дольше, то это и есть ваш ресурс времени, а если меньше, то недостаток сна отбирает у вас часть сил на выполнение необходимых задач;
- Заведите ежедневник, в который вы будете записывать планы на ближайшую неделю. Здесь важно не переборщить с планами. Выбирайте самые значимые, их точно будет не более пяти на день. Выполнив задуманное, вы будете с гордостью их вычеркивать;
- Глобальные дела, которые для вас кажутся невыполнимыми или крайне сложными делайте постепенно. Каждый день делайте что-то в направлении достижения желаемого результата, тогда вы и не заметите как справились со сложной задачей;
- Откажитесь от пустого времяпрепровождения в интернете или телефоне – это самый опасный поглотитель вашего временного ресурса.
В данном видео Томас Франк расскажет о трехшаговой модели грамотного планирования своего времени и правильной расстановке приоритетов:
Основы грамотного тайм–менеджмента
Существует множество теорий тайм-менеджмента. Однако все их объединяют по сути одни и те же мысли: все успевает не тот, кто постоянно без сна и отдыха идет в своей мечте, а тот, кто грамотно расставляет приоритеты и планирует все заранее.
Одним из хороших методов науки управления временем является матрица Эйзенхауэра. Она выглядит как большой квадрат, разделенный на четыре поменьше:
- Первый квадрат – это важные и срочные дела;
- Второй – важные, но не срочные;
- Третий, который находится под первым – это не важные, но при этом срочные задачи;
- Четвертый включает в себя не важные и не срочные задачи.
Итак, посвятив немного времени планированию, вы разобьете спутанный комок ваших задач на день, неделю, месяц или год, на указанные квадраты в матрице. Таким образом, вам станет предельно понятно, чему необходимо уделить время сразу же, что можно оставить на потом, а что следует исключить из списка своих дел на совсем.
Основные принципы матрицы Эйзенхауэра:
- В первом квадрате должны содержаться дела, невыполнение которых повлечет за собой прямые негативные последствия для вас. Специалисты утверждают, что в идеале в этом квадрате должно быть пусто, так как это говорит о том, что вы грамотно используете свое время и не допускаете горящих ситуаций;
- Все основные повседневные задачи, как правило, содержатся во втором квадрате. Это то, что для вас важно: занятия спортом, правильное питание и другое, но не срочно, то есть за невыполнением этих дел не последует конкретных неприятностей;
- В третий входят задачи, которые отвлекают вас от движения к основной цели, но при этом их надо выполнять и как можно быстрее. Начиная от мытья посуды, заканчивая не нужным походом в гости;
- Среди дел, записанных в четвертый квадрат следует провести тщательную ревизию на предмет их выполнения вообще. Если отказаться совсем от них вы не можете, то оставьте на тот случай, когда все остальные задачи будут выполнены.
Как правильно распределять рабочее время?
Научившись правильно распределять время в личной жизни, вы с легкостью станете применять те же способы и на работе с небольшими поправками:
- Придя на работу будьте сосредоточены именно на своих трудовых обязанностях. Отложите все чаепития и разговоры по душам с коллегой. Используйте утро максимально эффективно;
- Откажитесь от использования интернета и мобильного телефона, если это не противоречит вашим трудовым обязанностям. Так как это и есть основные поглотители времени;
- Наведите порядок на столе и вокруг вас, так вы будете знать где и что вовремя можно взять и посмотреть, в голове будет порядок;
- Заведите ежедневник. Вписывайте туда свои ежедневные обязанности и задачи, поставленные на планерке и присваивайте им приоритеты;
- Утром лучше всего заняться делом, которое вы долго откладывали или которое вам не по душе;
- Не стоит браться за одновременное выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время;
- Имея свой ворох планов не нужно помогать коллегам с их делами. В этом случае лучше один раз грамотно научиться отказывать;
- При возможности разделяйте дела на те, которые вам необходимо сделать самому и те, которые вы можете перепоручить подчиненным или коллегам.
Помните, что ближе к вечеру ваша энергия иссякает и на выполнение задачи затрачивается гораздо больший ресурс. Поэтому планируйте рабочий день грамотно.
Советы: как распланировать свой день
Если вы всегда опаздываете, ловите недовольные взгляды начальства, а еще хуже получаете открытые замечания, не попадаете к парикмахеру в назначенное время и в итоге остаетесь без прически, то вам следует прислушаться к следующим советам:
- Заведите ежедневник;
- Планируйте свой день заранее, например, накануне вечером или утром за завтраком;
- В ежедневник записывайте дела в развернутом подробном виде. Если в списке ваших задач на сегодня стоит поход в супермаркет, сразу укажите, что вам там необходимо приобрести;
- Просыпайтесь рано – тогда у вас будет больше возможности сделать все задуманное. Но помните, что это не должно быть в ущерб восьмичасовому сну. Лучше лечь пораньше накануне;
- Дела, которые можно сделать за пять минут, не оставляйте на потом;
- Выбирайте в приоритет то, что принесет вам наибольший результат;
- В день должно быть не более пяти важных задач;
- Оставляйте время для непредвиденных ситуаций;
- Подумайте, как облегчить или делегировать некоторые задачи. Например, попросите супруга сходить в магазин за продуктами, а дочь – помыть посуду.
Так вы сможете держать распорядок своего дня под контролем и к вечеру с удовольствием поделиться с родными итогами своих плодотворных трудов.
Как найти время для отдыха?
Для того, чтобы качественно справляться со всеми задачами, человеку необходимо качественно отдыхать. Имея сокращенное количество времени:
- Планируйте свой отдых заранее. Однако не стоит говорить родным, что на прогулку в парке с ними у вас всего пол часа, это может их обидеть;
- Отложите в сторону все проблемы и вопросы, даже если они срочные и важные. Посвятите это время семье и отдыху;
- Выбирайте активный отдых, прогулки, спорт, чтение. Так за короткое время вы получите наибольшее количество эмоций.
При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел, и семья не почувствует вашей постоянной занятости и сосредоточения на решении нескончаемых проблем. А ваш организм, в свою очередь будет готов к новым свершениям.
Таким образом, зная, как распределить время, вы с легкостью справитесь со всеми проблемами, глобальными задачами и успеете прилично отдохнуть с родными. Самое главное помнить, что вы человек, а не машина по разрешению сложных вопросов.
Видео: как научиться не тратить время впустую?
В этом ролике Виталий Родионов расскажет, как правильно научиться эффективно и распределять время в течение дня, чтобы повысить продуктивность:
Как грамотно распределять свой личный доход?
Как известно, деньги, как и время, являются ресурсом. Поэтому важно ими правильно распоряжаться. Большинство людей делать это не умеют. Они живут от зарплаты до зарплаты, делают покупки как Бог на душу положит, тратя все заработанное до копейки и ничего не откладывая. В результате, оставшись за несколько дней до получки без денег, они вынуждены залезать в долги. И так каждый месяц.
Чтобы этого не происходило, нужно планировать свои расходы, т. е. правильно распределять деньги для достижения поставленных целей. Для этого каждый месяц следует составлять семейный (личный) бюджет.
Чтобы его составить, вы должны знать, на что вы тратите заработанные деньги. Для этого следует хотя бы в течение одного месяца вести учет расходов, внося данные о них на основании сохраненных чеков в таблицу Excel или в специальную компьютерную программу (приложение для смартфона) (к примеру, MoneyWiz).
В конце месяца вы будете точно знать, куда уходят ваши деньги. Вполне вероятно, что вы даже найдете, на чем можно сэкономить, например сократив такие необязательные траты, как расходы на питание вне дома (питание в кафе и ресторанах).
Теперь, зная, сколько в месяц вы тратите на питание, жилье, мобильную связь, средства бытовой химии, развлечения и т. д., вы сможете правильно оценить свои расходы на следующий месяц.
При этом у вас может возникнуть вопрос: в каком размере следует выделять средства на те или иные расходы, т. е. какой должна быть структура ваших расходов? Ведь, возможно, с точки зрения управления личными финансами вы неправильно распределяете свой доход.
Существуют несколько вариантов распределения дохода. В частности, Наполеон Хилл, известный американский писатель, автор бестселлера «Думай и богатей», в своей книге «16 законов успеха» пишет о том, что ежемесячный доход следует распределять следующий образом:
- Положить в банк – 20%;
- На жизнь (питание, одежду, жилье) – 50%;
- На образование – 10%;
- На отдых (развлечения) – 10%;
- На страхование жизни – 10%.
При этом он отмечает, что среднестатистический американец распоряжается своим доходом иначе:
- Кладет в банк – ничего;
- На жизнь (питание, одежду, жилье) – 60%;
- На образование – 0%;
- На отдых (развлечения) – 35%;
- На страхование жизни – 5%.
Харв Экер, американский бизнесмен и мотивационный спикер, в своей книге «Думай как миллионер» дает другую модель управления личными финансами. Он советует распределять доход следующим образом:
- На счет финансовой независимости – 10%;
- На развлекательный счет – 10%;
- На счет долгосрочных сбережений для расходов – 10%;
- На образовательный счет – 10%;
- На счет повседневных расходов – 50%;
- На благотворительный счет – 10%.
Как видим, эти модели практически не отличаются друг от друга, и, с учетом того, что они были разработаны признанными экспертами в области личностного роста и управления личными финансами, их может взять на вооружение каждый человек.
Таким образом, на развлечения целесообразно расходовать 10% от зарплаты (ежемесячного дохода). Скорее всего, вы тратите больше.
На жизнь (питание, одежду, жилье) следует отводить не больше половины зарплаты (ежемесячного дохода). Если вы тратите 50% от своего дохода только на аренду квартиры, вы живете не по средствам, так как слишком много платите за жилье. Вы должны тратить на аренду жилья не более 25% от своего дохода. Вам нужно переехать в другую квартиру, аренда которой вам будет обходиться дешевле, т. е., возможно, в другой, более отдаленный от центра, менее престижный район, или же снимать жилье в складчину. Иначе у вас ничего не будет оставаться на сбережения.
На образование, на обучение следует направлять десятую часть от дохода (зарплаты). Многие люди, окончив школу и высшее (среднее специальное) учебное заведение, не тратят на приобретение новых знаний и навыков ни копейки. В лучшем случае проходят курсы повышения квалификации один раз в несколько лет. Но это не правильно. Нужно постоянно учиться, ведь за счет новых знаний и навыков вы сможете стать лучшим специалистом в своей сфере, а лучшие всегда зарабатывают больше остальных. Намного больше. Таким образом, траты на обучение не являются расходами. Это инвестиции.
Также часть дохода нужно откладывать, формируя резерв для будущих расходов (например, на отпуск, на крупные покупки) и делая инвестиции (акции, облигации, бизнес и т. д.), которые будут приносить вам доход.
Таким образом, грамотно распределяя свой доход, вы будете быстрее достигать поставленных материальных целей и больше зарабатывать.
Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел :: SYL.ru
Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.
В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение – вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.
На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах – важности и срочности.
Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.
Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:
- Срочные и важные.
- Не срочные, но важные.
- Не важные, но срочные.
- Не важные и не срочные.
По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.
Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.
Важные и срочные дела
Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.
Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.
Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.
Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.
Важные, но не срочные
Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.
Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, – одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел – оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.
Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они – залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.
Не важные, но срочные дела
Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.
Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.
У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.
Не срочные и не важные дела
Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.
Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.
Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.
Как работать с матрицей
Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.
Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени – день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.
Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, – собственная матрица Эйзенхауэра.
Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.
При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.
Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.
Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.
Как распределять клиентов в онлайн-чате между разными отделами
Когда менеджерских отделов в компании становится больше одного — начинаются проблемы. Как ими управлять, стимулировать, контролировать и распределять клиентов между ними так, чтобы те не терялись?
С первыми вопросами мы не поможем, а вот для распределения обращений между менеджерами и отделами сделали специальный функционал в МультиЧате Callibri. О нем эта статья.
Как не мотать клиента от менеджера к менеджеру, как давать лучший пользовательский опыт с первого сообщения, как распределять пользователей по операторам с учетом страниц, геолокации и при этом не сойти с ума от уведомлений? Все просто, следите за руками.
Есть автосалон «Чешка»
Он продает новые автомобили Skoda и Tatra, а еще б/у модели, которые сдали через Trade-in. В «Чешке» есть несколько менеджерских отделов:
- одни продают новые Skoda,
- другие — новые Tatra,
- третьи занимаются продажей б/у моделей,
- и есть сервисный центр — те, кто принимает заявки на ремонт по гарантии.
Посмотрим на структуру сайта:
Задача
Распределить обращения между отделами так, чтобы клиенты сразу попадали к нужному менеджеру.
На старте все сообщения из чата и соцсетей валятся в общую ленту. Менеджеры начинают диалог, выясняют, какой вопрос у клиента, и дальше начинается карусель: этого в б/у, этого в сервис, а этот за новой Skoda пришел. Получается колоссальная трата времени:
- для клиента: он вынужден ждать, пока менеджеры передадут его друг другу,
- для менеджера: он тратит время на обращения не в свой отдел.
Нам нужно, чтобы:
- пользователь видел в чате только релевантные его интересам отделы,
- менеджеры получали только релевантные их отделу обращения,
- диалог можно было быстро перебросить на нужный отдел или сотрудника,
- операторы видели только нужное и не терялись в обилии уведомлений.
Разумеется, можно вывести в чат огромный список отделов, но это бесчеловечный подход. Это значит, что компании важнее структурировать работу внутри, чем учесть интересы клиента. Более того, это может снизить конверсию обращений в чат. Поэтому надо настроить его так, чтобы доступных пользователю групп было не больше трех, а в идеале вообще одна.
Настраиваем распределение в МультиЧате
По умолчанию в МультиЧате Callibri группы отключены. В этом случае все операторы, находящиеся онлайн, получают все обращения — так же, как на старте в нашем примере.
Алгоритм настройки простой:
- Создаем группу операторов в основных настройках чата.
Мы рекомендуем просто дублировать все менеджерские отделы, которые готовы обслуживать клиентов онлайн. - Добавляем в нее всех работающих в отделе сотрудников.
- Указываем, с какими регионами группа будет работать.
- Указываем, на каких страницах группа будет работать.
- Решаем, допустить ли эту группу до работы с обращениями из соцсетей и мессенджеров.
- По тому же принципу создаем остальные группы.
Важно: к сожалению, возможности распределять обращения из социальных сетей по географическому признаку нет. Поэтому надо определить, какой отдел будет отвечать за эти обращения. Совет: лучше поручить это самому многочисленному и боевому отделу. В нашем примере это «Skoda Новые».
Теперь посмотрим, процесс настройки выглядит в реальности, на примере отдела «Skoda Новые».
Переходим к вкладке «Регионы». Здесь можно указать, по каким гео-признакам работает группа. Например, мы можем показывать эту группу только для пользователей из Москвы и Московской области:
Переходим к настройке страниц:
Сохраняем группу операторов и переключаем слайдер в левом верхнем углу в положение «Включена». Готово, группа настроена и уже видна на сайте.
Что видит клиент
Теперь МультиЧат анализирует каждого посетителя сайта следующим образом:
- Ищет группы, чьи ГЕО-настройки соответствуют IP пользователя.
- Ищет группы, чьи настройки URL соответствуют странице, на которой находится пользователь.
- Смотрит, есть онлайн ли кто-то из оставшихся групп.
- Показывает все подходящие группы.
Та-дам, пользователь видит все группы, которые подходят его интересам:
Что видит оператор
У каждого оператора МультиЧата Callibri в интерфейсе диалогов есть 3 таба:
- Мои.
- Чужие.
- Архив.
Кликните на изображение, чтобы подробнее изучить интерфейс
МОИ — здесь находятся диалоги с которыми менеджеру надо работать. Если конкретно, то:
- диалоги, в которых этот оператор указан ответственным,
- диалоги, которые относятся к группе оператора, но ответственный еще не назначен. Такие диалоги выделены голубым цветом, менеджеры должны разобрать их.
ЧУЖИЕ — здесь находятся диалоги, на которые оператору лучше не обращать внимания:
- диалоги, где ответственный — другой сотрудник,
- диалоги, которые относятся к группам, в которые менеджер не включен, но ответственный еще не назначен. Также выделены голубым.
АРХИВ — тут находятся все закрытые диалоги.
Внутри диалога всегда отображается детальная информация, какую группу посетитель выбрал. Если произошла какая-то ошибка, любой диалог можно перевести. Для этого в два клика меняется ответственный. Ответственным можно выбрать как конкретного сотрудника (видно, онлайн ли он), либо целую группу (в этом случае диалог увидят все участники группы).
Итог
Если вам написанное выше показалось сложным, поздравляю! Это значит, что у вас еще нет кучи отделов и фразы из серии «кросс-функциональные коммуникации смежных отделов» не вызывают приступ паники, а кажутся вычурным нагромождением букв.
Уверен, что все остальные оценят удобство, простоту и изящность решения. Кстати, если ваш бизнес устроен еще сложнее, например, на сайте работают менеджеры из разных регионов, это позволит сильно упростить работу.
Все предложения жду в комментариях. Мы делаем сервисы не чтобы их просто делать, а чтобы ваша работа была проще и эффективнее. Поэтому рассказывайте, каких именно возможностей и в каких случаях не хватает вам?