Как создать выпадающий – Как сделать выпадающий список в Excel? Инструкция и видеоурок — MS Office Excel — Работа на компьютере: инструкции и советы — Образование, воспитание и обучение

Содержание

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

  1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
  2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
  3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» - «Диспетчер имен» - «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  5. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
     
    Dim lReply As Long
     
        If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
        If Target.Address = "$C$2" Then
         If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
           If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
              lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                             Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
              If lReply = vbYes Then
                  Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
              End If
           End If
         End If
    End Sub
     
  6. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  7. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» - «Код» - «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
  4. Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

    1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
    2. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
                  Target.Offset(0, 1) = Target
              Else
                  Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    3. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
    4. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
                  Target.Offset(1, 0) = Target
              Else
                  Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
              End If
              Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub
       
    5. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

    6. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
          On Error Resume Next
          If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
              Application.EnableEvents = False
              newVal = Target
              Application.Undo
              oldval = Target
              If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
                  Target = Target & "," & newVal
              Else
                  Target = newVal
              End If
              If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
              Application.EnableEvents = True
          End If
      End Sub

    Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

    Выпадающий список с поиском

    1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
    2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
    3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
    4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

    Скачать пример выпадающего списка

    При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Создание раскрывающегося списка - Служба поддержки Office

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Раскрывающийся список со значениями "Высокий", "Средний" и "Низкий"

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

  1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

  2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

  3. На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

    Меню "Данные" на панели инструментов Excel с выбранной кнопкой "Проверка данных"

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

  4. Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт

    Список.

  5. Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

    Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

  6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть Кнопка "Развернуть" в диалоговом окне "Проверка данных" , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

    Советы: 

    • Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

    • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

    • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке

      Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

  1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

  2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

  3. На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

  4. На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

  5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

    Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

    Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

  6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

  7. Установите флажок Список допустимых значений

  8. Откройте вкладку Сообщение для ввода.

    • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  9. Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

    • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

  10. Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть - смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов - дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

dropdown1.gif

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше - выберите в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define), если Excel 2007 или новее - откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные - Проверка (Data - Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

dropdown2.gif

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

dropdown3.gif

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта - элемента управления "поле со списком" с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях - панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид - Панели инструментов - Формы (View - Toolbars - Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис - Параметры Excel - флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button - Excel Options - Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам - Поле со списком:
    dropdown4.gif
    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник - будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону - выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой - укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка - сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию - 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

dropdown6.gif

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX "Поле со списком" из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

dropdown7.gif

Механизм добавления тот же - выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях - режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и - режиме ввода, когда единственное, что можно - выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

dropdown8.gif

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

dropdown9.gif

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange - диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell - связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows - количество отображаемых строк
  • Font - шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor - цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

dropdown10.gif

 

Итоговая сравнительная таблица всех способов

  Способ 1. Примитивный Способ 2. Стандартный Способ 3. Элемент управления Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность низкая средняя высокая высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. нет нет нет да
Количество отображаемых строк всегда 8 всегда 8 любое любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам нет нет нет да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС нет нет да нет
Возможность создания связанных выпадающих списков нет да нет нет

Ссылки по теме:

Как сделать выпадающий список в Excel

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».

Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»). У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».

Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.


Оценить статью: Загрузка... Поделиться новостью в соцсетях

 

Об авторе: Олег Каминский

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации". Создатель портала comp-profi.com. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

5 способов сделать выпадающий список в Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных в Excel является возможность использовать для ввода данных выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц Excel, мы также рассмотрим.

Зачем нужны списки в Excel?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся данные. К примеру, это могут быть фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам это грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же данные – это просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся.

Мы будем использовать перечень заранее определённых значений, из которых при вводе необходимо выбрать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их при помощи мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка данных, которые мы вставили в таблицу Excel, теперь уже не нужна.

1 - Самый быстрый способ.

Как проще всего вставить выпадающий список в ячейку Excel? Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню "Выбрать из раскрывающегося списка" (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужную ячейку и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

простой способ организации выпадающего списка в эксель

2 - Как вставить выпадающий список в ячейку при помощи меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере сделаем это в диапазоне G2:G7.

Выделите ячейки таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из этого заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка данных (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов - в нашем случае это G2:G7. Рекомендуется также использовать при этом абсолютные ссылки (используйте для их установки клавишу F4).

заполнить выпадающий список через меню

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку при вводе и сообщение об ошибке, если автоматически выбранное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

выпадающий список в Excel из именованного диапазона

К примеру, ячейкам I2:I13, содержащим названия месяцев, можно присвоить наименование "месяцы". Затем это имя можно ввести в поле "Источник".

использование именованного диапазона

Кроме того, и источник данных в виде диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать их, а просто определить возможные варианты прямо в поле "Источник". К примеру, записать там -

Да,Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления - Часы и регион - Форматы - Дополнительно - Числа.)

Способ 3 - Используем элемент управления.

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта – элемента управления "Поле со списком" с последующей привязкой его к данным на листе Excel. А выбранная позиция будет вставлена в ячейку Excel. Для этого:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если этой вкладки не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры Excel – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Excel Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в Excel 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).
элемент управления выпадающий список Excel

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт "Формат объекта". Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле "Связь с ячейкой" укажем, куда именно поместить результат. Важно помнить, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

элемент управления выпадающий список Excel

Чтобы все же вставить не номер, а нужное слово целиком, используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет выбрать из диапазона значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

4 - Используем элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже - из раздела "Элементы ActiveX".

раскрывающийся список при помощи элемента ActiveX

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена выбранная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено при развертывании перечня. По умолчанию - 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу выбранное значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС - отпадает. Думаю, это гораздо удобнее.

5 - Автозаполнение выпадающего списка в Excel 2010-2013

Задача: Создать в ячейке Excel перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в этот диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. При этом никакие формулы и настройки корректировать не нужно.

Вот как это автозаполнение может выглядеть на простом примере:

автозаполнение раскрывающегося списка

Способ 1. Укажите заведомо большой источник данных.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка данных (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source).  Зарезервируем здесь набор данных с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. При этом обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе "Игнорировать пустые ячейки". Тогда ваш "резерв" из пустых значений не будет вам мешать.

резервируем данные для списка

Это самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться...

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Используем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

именованный диапазон и раскрывающийся список

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень этот может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись в этом перечне включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле "Имя", находящееся левее строки формул. После этого создадим с ячейке С2 перечень значений. В качестве источника данных для него укажем выражение

=имя

Недостатком этого способа является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня - они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень после этого можно отсортировать, чтобы удобно было ими пользоваться.

расширяем именованный диапазон

Главный недостаток здесь заключается в том, что используемый нами диапазон - статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые данные.

Способ 3. Использование "умной" таблицы.

Начиная с 2007 года таблица для Excel - это не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите данные с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать это таблицей. Существует специальное форматирование, после чего этот диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при добавлении и удалении данных.

Любой набор ячеек в Excel может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их при помощи мыши. Затем преобразуйте в таблицу при помощи меню Главная - Форматировать как таблицу (Home - Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас расположено название столбца. Это будет "шапка" вашей таблицы. Внешний вид ее можете выбрать любой: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше не влияет.

Как уже было сказано выше, "умная" таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее данных. Если в строку ниже нее вписать какие-то данные, то она тут же присоединит к себе эту строку. Таким образом, новые данные можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 "кокос", и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление перечня используемых данных можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца "умной" таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник данных. Проблема заключается в том, что Excel в качестве источника данных не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в ячейках на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле "Источник" она почему-то не работает.

Чтобы использовать "умную таблицу" как источник данных для нашего списка, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку Excel.

автоматически пополняемый список

Формула источника данных теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ("Таблица5[Продукт]")

Таблица5 - это имя, автоматически присвоенное при создании "умной таблицы". У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить это стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе этой книги.

"Продукт" - название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все это выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в ячейки таблицы Excel.

А вот еще полезная для вас информация:

автоматически пополняемый список Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? - Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,… использование формул для выпадающего списка Создаем выпадающий список в Excel при помощи формул - Задача: Создать выпадающий список в Excel таким образом, чтобы в него автоматически попадали все новые значения. Сделаем это при помощи формул, чтобы этот способ можно было использовать не только в…

Как в экселе сделать выпадающий список

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

  1. Сперва необходимо создать список данных, который будет  источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

    Создание набора данных для списка

  2. В окне «Создание имени» задайте имя для вашего списка (это имя дальше будет использоваться в формуле подстановки). Имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.

    Введите имя для набора данных

  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько ячеек), в которых планируется создать выпадающий список. Во вкладке «ДАННЫЕ» вверху документа нажмите на «Проверка данных».

    Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

  4. В окне проверка вводимых значение в качестве типа данных задайте «Список». В строке «Источник:» введите знак равно и имя для ранее созданного списка. Данная формула позволит ввести значения только из списка, т.е. произведет проверку введенного значения и предложит варианты. Эти варианты и будут выпадающим списком.

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

  1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
  2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
  3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

  1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
  2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
  3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться "3 способа как в экселе сделать выпадающий список"

Как сделать выпадающий список в Эксель

У пользователей, которые довольно часто работают в Excel и ведут этой программе свои базы данных, наверняка нередко возникает потребность выбрать значение ячейки из заранее определенно перечня.

К примеру, у нас есть перечень наименований товаров, и наша задача – заполнить каждую ячейку определенного столбца таблицы, используя данный список. Для этого нужно создать список всех наименований, а затем реализовать возможность их выбора в нужных ячейках. Такое решение избавит от необходимости писать (копировать) одно и то же название вручную много раз, а также спасет от опечаток и прочих возможных ошибок, особенно, когда речь идет о больших таблицах.

Реализовать так называемый выпадающий список можно несколькими методами, которые мы и рассмотрим ниже.

Выпадающий список через контекстное меню

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

  1. Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.Выпадающий список через контекстное меню
  2. Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.Выпадающий список через контекстное меню
  3. На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с  условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.Выпадающий список через контекстное меню
  4. Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.Выпадающий список через контекстное меню
  5. На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.Выпадающий список через контекстное меню
  6. Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.Выпадающий список через контекстное меню

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

  1. В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.Создание списка с применением инструментов разработчика
  2. В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.Создание списка с применением инструментов разработчика
  3. Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.Создание списка с применением инструментов разработчика
  4. Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.Создание списка с применением инструментов разработчика
  5. Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.Создание списка с применением инструментов разработчика
  6. Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.Создание списка с применением инструментов разработчика
  7. В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом  через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик. Создание списка с применением инструментов разработчика
  8. Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.Создание списка с применением инструментов разработчика
  9. В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.Создание списка с применением инструментов разработчика
  10. Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор  на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.Создание списка с применением инструментов разработчика

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

  1. Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.Связанный список
  2. Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.Связанный список
  3. Задаем ему имя, например, “Питание”.Связанный список
  4. Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.Связанный списокТаким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
  5. После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”). Связанный список
  6. В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).Связанный список
  7. Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.Связанный список
  8. Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.Связанный список

Заключение

Благодаря выпадающим спискам можно значительно облегчить ведение баз данных в Microsoft Excel. Несмотря на кажущуюся сложность в выполнении данной задачи, на деле все оказывается куда проще. Главное – строго следовать очередности описанных выше действий, в зависимости от выбранного метода, и тогда все непременно получится.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о