График реализации проекта в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel
Сетевой график – это таблица, предназначенная для составления плана проекта и контроля за его выполнением. Для её профессионального построения существуют специализированные приложения, например MS Project. Но для небольших предприятий и тем более личных хозяйственных нужд нет смысла покупать специализированное программное обеспечение и тратить море времени на обучение тонкостям работы в нем. С построением сетевого графика вполне успешно справляется табличный процессор Excel, который установлен у большинства пользователей. Давайте выясним, как выполнить в этой программе указанную выше задачу.
Построить сетевой график в Экселе можно при помощи диаграммы Ганта. Имея необходимые знания можно составить таблицу любой сложности, начиная от графика дежурства сторожей и заканчивая сложными многоуровневыми проектами. Взглянем на алгоритм выполнения данной задачи, составив простой сетевой график.
Этап 1: построение структуры таблицы
На этом создание заготовки таблицы можно считать оконченным.
Этап 2: создание шкалы времени
Теперь нужно создать основную часть нашего сетевого графика – шкалу времени. Она будет представлять собой набор столбцов, каждый из которых соответствует одному периоду проекта. Чаще всего один период равен одному дню, но бывают случаи, когда величину периода исчисляют в неделях, месяцах, кварталах и даже годах.
В нашем примере используем вариант, когда один период равен одному дню. Сделаем шкалу времени на 30 дней.
Этап 3: заполнение данными
Этап 4: Условное форматирование
На следующем этапе работы с сетевым графиком нам предстоит залить цветом те ячейки сетки, которые соответствуют промежутку периода выполнения конкретного мероприятия. Сделать это можно будет посредством условного форматирования.
На этом создание сетевого графика можно считать оконченным.
В процессе
График работ в excel
Поиск решения MS EXCEL (5.3). График занятости. Распределение по сменам
Смотрите также количество значений он чтобы Excel распознал отобразить линейным графиком отображения разных типов в Excel.«Заливка» времени, а вторая«Стили» не является обязательным и заполняем колонку передвигаемся в раздел
Задача
пункт когда величину периода сдвигая границы его выполнения данной задачи, требование к числуРабочие распределяются по сменам. будет содержать; их как подписи с маркерами; данных. Построим объемнуюБыстрый способ правильного. В группе — на первыйПосле этого откроется
Создание модели
для всех мероприятий.«Название мероприятия»«Выравнивание»«Прогрессия…»
исчисляют в неделях, элементов. составив простой сетевой рабочих в каждый Каждая смена длится
в ячейке E4 формула: данных на графике.показатели возраста будут отображаться круговую диаграмму, гистограмму, построения графика математической«Цвета фона» элемент столбца даты список. В нем
Затем выделяем все ячейкинаименованиями задач, которые. В области
. месяцах, кварталах иПеремещаемся во вкладку окна график.
день недели, равно 1 неделю, в =E2/E1; Если же этого
НайденноеРешение
только как подписи поверхностную, линейчатую. линейной функции. Особенностипредставлены различные варианты начала мероприятия. Знак следует выбрать вариант нашей таблицы, кроме
планируется выполнить в«Ориентация»Происходит активация окна даже годах. форматированияПрежде всего, нужно составить 25. которой 5 рабочихв ячейке E5 формула: не сделать, то для данных, аКомбинированные диаграммы в Excel выбора графиков для
excel2.ru>
Создание сетевого графика в Microsoft Excel
закраски. Отмечаем тот доллара («Создать правило» шапки и сетки ходе реализации проекта.устанавливаем значение«Прогрессия»В нашем примере используем«Шрифт» структуру таблицы. ОнаСледующим шагом по дней и 2 =1-E4. при создании графического не как значения и способы их графического представления разного цвет, которым желаем,$. с датами. Клацаем А в следующей«90 градусов». В группе вариант, когда один
. В блоке настроек будет представлять собой совершенствованию модели может выходных. Необходимо обеспечить,Для всех значений таблицы
Процедура построения сетевого графика
представления буде добавлен графика. построения. типа данных. чтобы выделялись ячейки) установлен специально, чтобыПроисходит запуск окна, в по иконке колонке вносим фамилии, либо передвигаем курсором«Расположение» период равен одному«Начертание»
Этап 1: построение структуры таблицы
каркас сетевого графика. стать распределение этих определенное количество рабочих задайте формат ячеек еще один рядОбратите внимание на форматыКак можно комбинироватьАвтоматическое создание графиков и дней, соответствующих периоду координаты формулы, у котором требуется сформировать«Формат» ответственных лиц, которые элементдолжно быть отмечено дню. Сделаем шкалу
- устанавливаем флажок около Типичными элементами сетевого 25 рабочих по каждый день недели. такой же, как
- данных на график.
- ячеек:
- разные типы диаграмм:
- диаграмм в Excel.
- выполнения конкретной задачи.
- которых стоит данный
правило. В областина ленте, к будут отвечать за
- «Надпись» значение времени на 30 параметра графика являются колонки, сменам в зависимости
- Определить минимальное количество на рисунке. И нам быв столбце A каждая способы создания смешанныхПримеры быстрого автоматизированного Например, выберем зеленый символ, не изменялись, выбора типа правила которой мы уже выполнение работы повверх. Клацаем по«По строкам» дней.«Полужирный» в которых указывается от их предпочтений рабочих. Расчет будемПерейдите курсором на ячейку пришлось его удалить.
- ячейка содержит число диаграмм средствами офисной создания диаграмм и цвет. После того, а оставались абсолютными. отмечаем пункт, который ранее обращались, жмем конкретному мероприятию. кнопке, так как мыПереходим к правой границе. Это нужно сделать, порядковый номер конкретной (о распределении рабочих проводить с помощью E4 и выберите
- Или же перед и текст (так программы. Пошаговая инструкция графиков для таблиц как оттенок отразился И вы для подразумевает использование формулы в открывшемся спискеПосле этого следует заполнить«OK»
- будем заполнять шапку, заготовки нашей таблицы. чтобы наименования столбцов задачи, её наименование, согласно их предпочтений надстройки Поиск решения. инструмент: «Вставка»-«Диаграммы»-«Гистограмма»-«Нормированная гистограмма созданием нужно было-бы как эти значения построения с картинками. с данными. Особенности в поле своего случая должны
для обозначения форматируемых по позиции колонку
Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п. Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение. Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся. Файл для скачиванияВерсия 1.01 (описываемая в статье)Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)Функционал
Желаю приятного использования 🙂Читайте также: |
План-факт анализ в Excel | TutorExcel.Ru
Сравнение плана и факта достаточно частая задача в бизнес-среде.
Рассмотрим различные виды план-факт анализа в Excel и способы их создания.
Наиболее популярными видами сравнения являются таблицы и диаграммы.
Таблицы удобно использовать, если сравнение между планом и фактом происходит по различным показателям, например, данные по продажам различных товаров компании, P&L, CF и т.д.
Диаграммы удобнее для визуализации план-факта конкретного показателя, например, месячная динамика продаж конкретного товара.
Таблица план-факт
Стандартная план-факт таблица состоит из нескольких блоков: в левой части — название показателя, в центре — данные с планом и фактом, в правой — отклонение (в абсолютных величинах, в процентах).
Для лучшей визуализации дополнительно можно окрашивать ячейку или шрифт текста с отклонением, например, в красный и зеленый цвета.
Диаграмма план-факт
Предположим, что для план-факт графика у нас имеются помесячные данные по продажам (фактические и планируемые), а также отклонение между фактом и планом:
Разберем 2 различных варианта построения план-факт диаграмм.
Вариант 1. Добавление дополнительного ряда в виде гистограммы
Выделяем диапазон ячеек A1:M4 и добавляем стандартный график с маркерами (на панели вкладок выбираем Вставка -> График -> График с маркерами):
На графике отобразились 3 ряда — Факт, План и Отклонение, при этом ряд с отклонением получился существенно ниже первых двух за счет эффекта масштаба.
Поэтому сделаем ряд «Отклонение» гистограммой (нажимаем правой кнопкой мыши на ряд, выбираем Изменить тип диаграммы -> Гистограмма -> Гистограмма с группировкой) и перенесем его на вспомогательную ось (снова выбираем ряд, нажимаем правую кнопку и выбираем Формат ряда данных -> Параметры ряда -> По вспомогательной оси)
Теперь приведем в порядок внешний вид план-факт диаграммы — скроем вспомогательную ось, установим минимальные и максимальные значение для основной и вспомогательной оси:
Добавляя подпись данных к рядам получаем окончательный вид план-факт графика:
Вариант 2. Полосы повышения-понижения
Еще одним вариантом план-факт анализа является диаграмма с использованием свойств полосы повышения-понижения.
Повторяем действия из первого примера, выделяем диапазон ячеек A1:M3 (без отклонения) и строим график с маркерами:
Во вкладке Конструктор (Excel 2013 и старше) или Макет (Excel 2007-2010) добавляем Полосы повышения-понижения:
Между линией факта и плана появились прямоугольные полосы (полосы повышения-понижения), которые показывают изменение между линиями.
При этом в зависимости от знака отклонения они окрашиваются в разные цвета (в данном примере, если факт больше плана, то в черный и наоборот, если факт меньше плана, то в белый).
Изменим цвет полосы повышения на зеленый, а полосы понижения на красный, а также сделаем их полупрозрачными, чтобы полосы не наезжали на линии графика (нажимаем правой кнопкой мыши на полосу и выбираем Формат полос повышения/понижения):
Подробно ознакомиться с шаблонами диаграмм из разобранных примеров — скачать пример.
Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!
Поделиться с друзьями:
Поиск по сайту:
План-график
План-график проекта
План-график проекта представляет собой структурированную последовательность работ, которые необходимо выполнить в процессе реализации Проекта. Для просмотра План-графика Проекта необходимо перейти в модуль Проекты, выбрать в реестре интересующий проект и по клику на его наименовании перейти в просмотр данных выбранного Проекта. Выберите вкладку «План-график» в верхнем меню.
Окно План-графика проекта разделено вертикальной линией на две области: слева расположен перечень задач Проекта, а справа — диаграмма Ганта, показывающая в графическом виде длительность и последовательность задач на календарной шкале. Граница разделения между двумя этими областями может сдвигаться по усмотрению вправо или влево (для перемещения подведите указатель мыши к вертикальному разделителю, и когда он сменит свой вид на двунаправленную стрелку, нажмите левую клавишу мыши и переместите вертикальный разделитель в нужную сторону).
Масштаб диаграммы Ганта в правой части экрана подбирается автоматически исходя из имеющихся данных о длительности Проекта для оптимального просмотра на любом экране, однако Вы можете изменить предложенный масштаб на другой путем выбора соответсвующего режима по кнопкам вверху (доступны Дневной, Недельный и Месячный масштаб).
Добавление новой задачи
Перечень работ проекта редактируется в левой половине экрана. Возможности по редактированию план-графика доступны только Руководителю проекта и администратору модуля Проекты. Остальные сотрудники имеют доступ только на просмотр.
Создать новую задачу можно в конце списка задач, либо в любом месте.
Для создания новой задачи в конце списка поместите курсор в последнюю строку столбца «Задачи«, введите наименование новой задачи и нажмите Enter для сохранения. Если наименование задачи превышает ширину столбца, после ввода и сохранения текст заголовка задачи автоматически разобьется на несколько строк. Ширину столбца с заголовками задач можно расширить при необходимости, для этого подведите указатель мыши к правой границе столбца «Задачи«, и, когда он сменит свой вид на двунаправленную стрелку, нажмите левую клавишу мыши и переместите вертикальный разделитель вправо.
Для создания новой задачи в середине списка поместите курсор на любую строку, ниже которой планирует добавить задачу. Нажмите на кнопку 
в шапке таблицы проекта. Ниже выделенной бледно-розовым цветом строки добавится новая того же уровня СДР, что и выделенная. Введите название новой задачи и нажмите Enter для сохранения.
После создания новой задачи к ней автоматически добавятся сведения о ее порядковом номере (первый столбец «СДР» — структурная декомпозиция работ), длительность устанавливается в 1 день, а датой начала и окончания задачи указывается текущая дата (сегодня). Для редактирования любых данных по Задаче необходимо кликнуть в соответствующее поле и ввести новые данные по вашему усмотрению:
| СДР | Порядковый номер задачи, определяется автоматически исходя из позиции данной задачи в списке и уровня ее иерархии (вложенности). Вручную не редактируется. | |
| Задача | Поле для ввода наименования задачи. | |
| Длит. (Длительность) | Длительность выполнения задачи в календарных днях. Вы можете ввести любое количество календарных дней, требуемых для исполнения данной задачи. | |
| Начало | Дата начала работ по задаче. По умолчанию ставится текущая дата, но вы можете поменять ее на произвольную. В случае, если у задачи указан предшественник (предыдущая задача), то дата начала автоматически устанавливается на следующий календарный день после даты окончания предшествующей задачи. | |
| Конец | Дата окончания работ по задаче. По умолчанию рассчитывается исходя из даты начала и указанной длительности работ, но Вы можете прямо указать требуемую дату окончания, в таком случае длительность задачи будет пересчитана из расчета количества календарных дней между датами начала и окончания задачи. | |
| % | Процент исполнения задачи. Вводится вручную исполнителем или Руководителем проекта. | |
| Пред. (Предшественник) | Поле для указания предшествующей задачи (то есть задачи, от выполнения которой зависит начало работ). Для указания предшествующей задачи начните вводить в это поле код СДР или заголовок задачи, которую хотите указать предшественником, и после срабатывания автоподбора выберите в выпадающем списке нужную задачу. На диаграмме Ганта эта связь отображается стрелкой, связывающей задачу-предшественник и последующую задачу. Необязательное поле. | |
| Ответственный | Поле для указания исполнителя по задаче. Начните ввод ФИО нужного сотрудника (любого из списка сотрудников вашей организации), и при срабатывании автоподбора выберите в выпадающем списке нужного человека. | |
| Отчёт | Функция для указания отчета о выполнении задачи. Могут добавляться комментарии от исполнителей и Руководителя проекта (в хронологическом порядке), с возможностью прикрепления файлов. Если к отчету прикреплены файлы, то появляется значок  |
Все данные сохраняются после их ввода при нажатии Enter или переходе к другой ячейке таблицы. При этом все связанные задачи, их длительность и взаимосвязи пересчитываются и актуализируются (на очень больших и развернутых проектах это может занять некоторое время).
По мере добавления в список новых задач на диаграмме Ганта будут автоматически формироваться отрезки согласно установленных сроков начала и окончания добавляемых задач. При редактировании сроков, длительности или связей между задачами на диаграмме Ганта соответствующие изменения будут происходить также автоматически.
Структурирование задач проекта
Для перемещения задачи вверх или вниз по списку или создания подзадач необходимо кликнуть мышью на строке задачи (при этом вся строка выделится желтой фоновой подсветкой) и в вверху в меню «Управление структурой проекта» нажать на соответствующую кнопку:
Обратите внимение, что при добавлении к задаче одной или нескольких подзадач, ее отображение на диаграмме Ганта меняется на серую горизонтальную скобку, при этом часть данных этой задачи блокируются от ручных изменений и заполняются автоматически, исходя из данных вложенных подзадач:
| Длительность | При наличии подзадач, у материнской задачи данное поле блокируется от изменений, а длительность определяется автоматически исходя из длительности и сроков реализации всех подзадач. | |
| Начало | При наличии подзадач, у материнской задачи данное поле блокируется от изменений, а датой начала материнской задачи указывается дата начала самой ранней из всех ее подзадач. | |
| Конец | При наличии подзадач, у материнской задачи данное поле блокируется от изменений, а датой окончания материнской задачи указывается дата окончания самой поздней из всех ее подзадач. | |
| % | При наличии подзадач, у материнской задачи данное поле блокируется от изменений, а процент исполнения рассчитывается автоматически исходя из степени исполнения всех подзадач (учитывается длительность и % исполнения всех подзадач). |
Перечень подзадач можно сворачивать или разворачивать по усмотрению, для этого служат соответствующие кнопки, расположенные слева от номера задачи (кода СДР):
Копирование и экпорт проекта в Excel
Руководитель проекта или администратор модуля Проекты может создать копию проекта либо выгрузить план-график/бюджет в Excel (формат *.xlsx). Кнопки копирования и выгрузки находятся на панели настройки план-графика.
 |
Кнопка экспорта проекта в Excel (формат файла .xlsx).
|
|
При открытии Excel-файла нажмите кнопку «Разрешить редактирование» (если у вас настроен защищенный просмотр). Иначе диаграмма Ганта не будет отображаться.
|
||
 |
Кнопка копирования проекта. Свойства копирования проекта:
|
|
Автоматизированный план-график производства работ. — ОРБИТА-СОЮЗ
Согласно общим условиям заключения и выполнения договоров подряда в капитальном строительстве обязательными приложениями к договору являются календарный график выполнения работ, перечень работ и форма которого являются примерными и определяются, исходя из конкретных условий договора и по договоренности сторон.
Календарный график выполнения работ конкретизирует обязательства Подрядчика относительно состава, объемов, последовательности, сроков выполнения работ.
Ответственным за подготовку графика обычно является Подрядчик. В случае заключения Заказчиком многостороннего договора (с несколькими Подрядчиками) согласование графиков выполнения работ, подготовленных отдельными Подрядчиками, осуществляется Заказчиком.
В случае внесения изменений в условия договора, в план-график производства работ при необходимости вносятся изменения. При изменении сроков строительства не по вине Подрядчика, календарный график выполнения работ может уточняться. Если по вине Подрядчика, Заказчик может требовать от него не только внесение изменений в график, но и представление информации о мерах, направленных на завершение строительства объекта в установленные договором сроки.
Невыполнение Подрядчиком графика дает основания Заказчику реализовать свои права по привлечению к ответственности Подрядчика в соответствии с условиями договора и действующего законодательства.
Прилагаемый файл EXCEL автоматически строит графический календарный план-график производства работ в сфере систем безопасности по этапам работ в зависимости от настроек даты ее начала и окончания, длительности или задержки конкретных ее этапов.
Для построения графика достаточно изменить эти параметры в соответствующих ячейках листа.
Количество этапов в календарном план-графике может быть любым, для этого достаточно расскопировать в листе последнюю строку списка этапов работ в соответствии с количеством этих этапов, а затем присвоить им соответствующие наименования.
На втором листе файла EXCEL необходимо ввести список праздников в соответствии с производственным календарем на текущий годовой период, который опубликован на странице «Производственный календарь» нашего сайта.
Данный файл сгенерирован в сметной программе XLinkSE, которая строит соответствующие планы-графики производства работ по данному шаблону.
Скачать:
1. Автоматизированный план-график производства работ >>> Пожалуйста Войдите или Зарегистрируйтесь для доступа к этому контенту
2. Еще один вариант план-графика в EXCEL — Пожалуйста Войдите или Зарегистрируйтесь для доступа к этому контенту
Как сделать таблицу графика работы в excel?
Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.
Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.
Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.
Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция
Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:
- Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
- Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
- Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
- Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
- В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.
1. Выделите область ячеек для создания таблицы
Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.
2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа
На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.
3. Выберите диапазон ячеек
В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.
4. Таблица готова. Заполняйте данными!
Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.
Форматирование таблицы в Excel
Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:
Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.
Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:
- Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
- Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
- Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
- Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
- Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
- Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
- Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.
Как добавить строку или столбец в таблице Excel
Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:
- Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
- Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.
Как отсортировать таблицу в Excel
Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.
Как отфильтровать данные в таблице Excel
Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:
- “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
- “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
- “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
- В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.
Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.
Как посчитать сумму в таблице Excel
Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:
В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:
Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.
В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.
Как в Excel закрепить шапку таблицы
Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.
Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:
- Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
- Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
- Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:
Как перевернуть таблицу в Excel
Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:
На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:
- Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
- Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
- В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
- Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.
В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!
Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.
В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.
План обучения будет прост:
- сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
- затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.
Ручной режим
Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.
- Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.
- Выделите любое количество строк и столбцов.
- После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».
- Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.
Теперь можете приступать к заполнению данных.
Существует и другой способ ручного рисования таблицы.
- Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».
- Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.
- Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.
Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.
Автоматический режим
Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.
- Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.
Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.
- Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.
- Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.
- Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.
- Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.
Дальше можете делать, что душе угодно.
Сводная таблица
Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.
- Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.
- Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.
- Сразу после этого у вас появится новое окно.
- Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.
- Затем нажимаем на кнопку «OK».
- В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.
- На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.
Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.
Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.
- В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».
Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.
Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.
Рекомендуемые сводные таблицы
Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.
Работает это очень просто.
- Первым делом выделяем нужную нам информацию.
- После этого выбираем соответствующий пункт меню.
- В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.
- Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.
- В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.
Готовые шаблоны в Excel 2016
Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.
При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:
- открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
- создать новую пустую книгу;
- посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
- выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
- продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
- войти под своей учетной записью Microsoft.
Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.
Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.
Нажимаем на кнопку «Создать».
В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.
Оформление
Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.
Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.
Создание заголовка
В качестве примера будем использовать простую таблицу.
- Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».
- Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».
- Далее пишем любой заголовок.
Изменение высоты элементов
Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.
В результате этого высота строки будет больше.
Выравнивание текста
Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.
Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.
Теперь заголовок смотрится куда лучше.
Изменение стиля
Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.
Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.
Эффект будет очень красивым.
Как вставить новую строку или столбец
Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».
Вы можете добавить:
- ячейки;
- строки;
- столбцы;
- целый лист.
Удаление элементов
Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.
Заливка ячеек
Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.
Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.
Формат элементов
При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».
В результате этого вы сумеете:
- вручную или автоматически изменить высоту строк;
- вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
- скрыть или отобразить ячейки;
- переименовать лист;
- изменить цвет ярлыка;
- защитить лист;
- блокировать элемент;
- указать формат ячеек.
Формат содержимого
Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:
Благодаря этому инструменту можно:
- изменить формат отображаемых данных;
- указать выравнивание;
- выбрать любой шрифт;
- изменить границы таблицы;
- «поиграть» с заливкой;
- установить защиту.
Использование формул в таблицах
Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.
Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.
Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.
Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.
- Для начала подготовим поле для экспериментов.
- Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.
- Введите там следующую команду.
=C3*D3
- Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.
- В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.
Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.
Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.
- Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».
- В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.
Использование графики
Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.
Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».
- Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».
- Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).
Экспорт в Word
Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.
- Выделите область данных.
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
- Откройте документ
- Теперь используем кнопки Ctrl+V.
- Итог будет следующим.
Онлайн-сервисы
Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».
Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.
Способы печати
Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.
Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.
- Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.
- Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.
В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».
- Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.
Увеличить пространство при печати можно следующим образом.
- Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.
- После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.
Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.
- Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.
Отличие версий продукции Майкрософт
Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.
Пример рабочей области Excel 2003.
В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».
Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.
Сейчас же для них отведена целая вкладка.
Ограничения и возможности разных версий
На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.
Пример самых основных параметров.
Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.
Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.
Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.
Видеоинструкция
Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.
Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.
Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.
Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.
Файл для скачивания
Версия 1.01 (описываемая в статье)
Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)
Функционал
Встроенный универсальный календарь.
Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.
Выделение праздников.
Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.
Выбор смены из справочника.
Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.
Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.
Смены автоматически выделяются цветом.
Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.
Подсчёт смен и часов по человеку.
Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.
Учёт рабочего времени за день.
За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).
Подсчёт количества сотрудников по часам суток.
Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.
Два внеочередных выходных.
Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.
Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.
При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!
Желаю приятного использования 🙂
Читайте также:
Разбор создания универсального табеля рабочего времени
Шаблон для ведения проекта
Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами