План как делать – ❶ Как сделать план 🚩 Как планировать свой день? Советы как правильно сделать план 🚩 Дизайн квартиры

Содержание

Как выполнить план на год: алгоритм успеха от читателей Лайфхакера

Я прочитал все ваши комментарии. Практически каждый совет я обсудил там же, в комментариях, с автором совета. И это было важно, так как не с первого комментария было понятно, что же предлагал человек. Например, таким человеком был Alex Epov. Он действительно давал очень полезные советы с достаточно яркими примерами из жизни. Также хотелось бы отметить советы от одного из наших авторов. Это Юрий Паламарчук. Итак, к чему же мы пришли.

Ваши подсказки и советы

Каждый из ваших советов я записал на листочке бумаги в виде ключевых слов. Можете не думать, что советов так мало. На каждом листке бумаги по два совета, плюс с другой стороны ещё два совета. В своей статье-выводе я постараюсь затронуть каждый. И в итоге это должно привести к алгоритму, который позволит выполнять все поставленные перед собой задачи. А также воплощать свои мечты. Ведь мечта остаётся мечтой до тех пор, пока вы не превращаете её в задачу или цель.

Какими должны быть ваши цели

Перед тем как выполнять цели, нужно над ними поработать. Огромной ошибкой может оказаться этап составления целей на год. Вы можете поставить перед собой неправильные цели. Цели, которые нужны не вам, а вашим коллегам, друзьям, семье. Но вовсе не вам.

Первое требование к вашим целям: это должны быть те цели, которые хотите поставить перед собой именно вы. Представьте себя в тот момент, когда вы достигли своей цели. Как вам ощущения? Что вам это принесло? Если вы довольны результатом, то да, эта цель действительно заслуживает стать пунктом в вашем списке задач на год.

Очень неплохую аналогию привёл один из читателей. Представьте, что вы наркоман. А ваша цель ― это доза. Нет, я ни в коем случае не пропагандирую. А теперь представьте, что у вас ломка.

У наркомана есть цель. Каждая клетка его организма помнит об этой цели и жаждет её. И когда начинается ломка, доза становится единственной целью наркомана в жизни. Он не сидит на месте, он проявляет невероятные чудеса изобретательности. И таки находит 3–4 тысячи долларов в месяц на дозу. Это в 5–6 раз больше средней зарплаты жителя Украины.

Чудеса? Просто у одного есть цель, которая всегда перед глазами и ни минуты на месте спокойно сидеть не даёт. И есть конкретный образ, что будет, если он не добьётся цели. А у второго — размытый образ желаемого и размытый образ того, что будет, если цель не будет достигнута.

И второе требование к вашим целям: они должны быть SMART. Или, по-нашему, вы должны использовать принцип ВОДКИ. Мы очень подробно писали о этом методе. Суть этого метода заключается в том, чтобы ваши цели соответствовали пяти параметрам.

Цели должны быть:

  • важными и вдохновляющими;
  • ограниченными по времени;
  • дерзкими, но достижимыми;
  • конкретными;
  • измеряемыми.

У кого-то могут возникнуть проблемы с целями. Если вы не можете найти цель, то наша статья вам поможет найти цель всей вашей жизни всего за полчаса.

Работа над планом

Итак, вы определились с тем, какие у вас должны быть цели. И создали свой большой план. Теперь давайте сделаем его более практичным. Обязательно стоит разбить большие задачи на более мелкие. А те, в свою очередь, на ещё более мелкие. Таким образом, у вас должны получиться чёткие, лёгкие и выполнимые задачи.

Ещё одним важным аспектом является время выполнения задачи или достижения цели. Например, у вас в плане на год стоит «Изучить английский до уровня C1». Это не означает, что вы должны достичь этой цели именно к концу года. Вам нужно выполнить её за как можно меньший отрезок времени.

Ваши цели в течение года могут меняться. Что-то может терять актуальность. Что-то может перестать быть важным для вас. А может, судьба-злодейка вмешается в ваши планы. Поэтому нужно постоянно актуализировать свои цели.

Справедливости ради стоит отметить, что не всем по душе длинные списки целей. Некоторые считают, что лучше делать короткий список. Как правильно ― решать вам. Можно попробовать сначала один вариант, затем другой.

Выполняем план

Следующий этап — это выполнение целей. И тут возникает проблема с мотивацией. Чтобы выполнять задачи, вы должны действительно хотеть этого. Вы хотите достичь цели. Вы уже представляли ваши ощущения, когда вы добьётесь своего. И это было круто! Вам осталось всего лишь сделать пару шагов навстречу мечте.

Получайте удовольствие от процесса. Вам должно быть действительно приятно делать то, что приблизит вас к вашей мечте. И, когда вам будет сложно, вы можете повторять, как мантру, важнейшую фразу вашей жизни: «Я всё смогу, я всего добьюсь, я получу то, чего я хочу». А может, у вас другая фраза?

Главное, не начинайте расстраиваться и ныть. Вы же не слабак. Вы не должны ныть, вы должны впахивать! Или, как сказал наш читатель, «не ныть, а фигачить!».

Практическая сторона выполнения плана

Немного о практической стороне выполнения задач. Очень многим людям пришлась по душе система Pomodoro. Если кратко, то вам нужно определённый отрезок времени посвящать исключительно задаче. Не отвлекаясь абсолютно ни на что. Для этого нужно использовать таймер.

Очень важным аспектом для выполнения задач является обстановка. Многие совершенно не могут заниматься делами в той же комнате, в которой они спят. Некоторые очень продуктивно работают в кафе. Например, Хемингуэй снимал комнату в гостинице для того, чтобы творить в спокойной обстановке.

Предлагаю в комментариях к этой статье написать свой план (если он не очень секретный) и потом отчитаться о выполнении. Это, кстати, тоже может положительно повлиять на выполнение плана.

Как начать проект: планирование на бумаге

Автор: Ленди Кранц (Lendy Krantz)

Примечание: Это статья написана для сотрудников компаний и стартаперов, которые любят использовать для планирования бумагу и все наброски делать вручную, прежде чем перейти к электронному виду.

Так много уже было написано по менеджменту проектов. От «6 Сигм» (Six Sigma) до «Гибкой методологии разработки» (Agile Methodologies) существует столько здравых и конкретных точек зрения на то, как формулировать цели и работать над их достижением. Каждая из них полезна, но я обнаружила, что основательные и простые вводно-ознакомительные версии найти не так легко. Трудно понять, с чего начать.

Здесь я поделюсь своей системой, которой я пользуюсь последние 10 лет, работая над исследованием и разработками по изменениям в менеджменте компаний IBM и WeWork. Эта статья – практическое руководство по созданию основ проекта с использованием креативной, содержательной и, что наиболее важно, полезной структуры.

Проектом может стать что угодно, практически все. Как правило, проект состоит из нескольких связанных между собой задач, и, когда он сделан, вы получаете нечто значимое – то, чего у вас не было ранее. Установка стеллажей в кухне – это проект. Забивание гвоздя – нет. Установка стеллажей – проект, потому что, когда она завершена, вы можете наслаждаться видом расставленных на них книг, почувствовать, что благодаря этому жить стало лучше (конечно, зависит, от планировки вашей кухни). У проекта есть цель и результативные изменения.

Проект – это серия действий, которые в совокупности улучшают какие-то аспекты жизни конкретной аудитории.

Не планируйте проект, если вы не собираетесь улучшить что-то, или это никому не принесет никаких изменений. Это не будет проектом. Это будет пустая возня. Не теряйте свое время на вещи, которые ничего не изменят.

Найдите вескую причину, почему проект важен, и у вас будет цель. Это будет мотивировать и фокусировать вас и тех, кто работает с вами, помогая четко видеть, кто что делает и почему это так важно.

ШАГ 1: СФОРМУЛИРУЙТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ

Чего вы хотите достичь?

Сформулируйте цель. Это фундамент, на котором будет строиться всё, ваша путеводная звезда, ваш мотив, ваша история. Не относитесь к этому легкомысленно, но постарайтесь быть изобретательными. Это будет ваше творение, которым вы будете гордиться. Когда у вас появится цель, вы будете готовы подумать о  графике ее исполнения.

Можно воспользоваться конструктором целей на SmartProgress, но в этот раз мы будем составлять его на бумаге.

ШАГ 2: СОЗДАЙТЕ ГРАФИК

В соответствии с поставленной целью, наиболее важной частью запуска проекта является планирование того, когда должна выполняться работа и какие факторы влияют на эту работу. График становится инструментом коммуникации.

Возьмите 5 листков бумаги

Возьмите 4 листка бумаги А4 и один большой лист плакатного размера. Я начну с гигантского листа, чтобы объяснить последующие шаги. Мне ужасно нравится чертить всякие линии и что-то черкать. Я люблю рисовать что-то, на мой взгляд, беспорядочное, но которое затем обретает простую ясную форму и помогает людям работать. Создайте и вы себе нечто подобное и гибкое.

Теперь составьте список ограничений

Ограничения – это роскошь. Серьезно. Артисты, такие, как Твайла Тарп, описывают важность ограничений. Чем их у вас больше, тем лучше вы будете развиваться и учиться. Это правда: они помогут вам выполнить задачу. Начните со списка всех внешних факторов, которые вас сдерживают и/или принуждают выполнить работу (к примеру, мы арендовали место для проведения мероприятий 15 ноября или у нас есть только 200 долларов) на одном из листов бумаги А4. Пишите все, что бы это ни было. Не бойтесь ошибаться и черкать здесь. Никто не увидит этого, и оно не обязательно должно войти в ваш план. По крайней мере, пока.

Потратьте 15–30 минут на анализ написанного. Скорее всего, вы заметите 3 категории:

  • Ключевые моменты – этапы прогресса / основные сроки.
  • Требования – то, что надо вашей аудитории (требования отвечают на вопрос: что есть в реальности и что должно получиться в конце проекта?)
  • От чего (кого) зависит – факторы, которые влияют на вашу работу, будь то организационные, финансовые или др.

Теперь, давайте рассмотрим их по отдельности, пока вы составляете свой график.

Распишите ключевые моменты/дедлайны (сроки)

Начертите сетку-таблицу на большом листе бумаги. Сверху обозначьте время, разбив его на недельные отрезки, начиная с сегодняшнего дня в клетке слева и продолжая вправо вплоть до 3-х месяцев. На картинке можно увидеть, что я распланировала только 2 месяца. Если ваш проект рассчитан на более длительный срок, я бы посоветовала сосредоточить внимание на том, что надо сделать в первые 2-3 месяца и обозначить это как первую цель. Вернитесь на шаг назад и отредактируйте, если надо. Я говорю: 2-3 месяца – потому, что на больший срок трудно планировать. Слишком много изменений.

Теперь начните заполнять ограничения из своего списка, которые соответствуют ключевым моментам / срокам и впишите в верхний ряд своей таблицы. Оставьте нижнюю часть пока пустой и отложите в сторону список ограничений. Когда вы впишете подходящие по теме ограничения, начните добавлять другие сроки (даты), которые вы могли пропустить ранее. Если ваш проект затрагивает какое-то крупное мероприятие, убедитесь, что вы нарисовали его на большом листе. Если вам надо встретиться с разными группами людей в какую-то из недель, впишите это тоже здесь. Теперь подумайте о том, что надо сделать, чтобы уложиться в каждый из этих сроков. Еще рано составлять список конкретных дел, пока что это выглядит примерно так: «Ага, нам надо 6 недель, чтобы получить разрешение на XYZ для проведения этого мероприятия». Для этого примера вы напишете: «получить разрешение» за 6 недель до даты мероприятия. Вы добавляете пункты в список дел с привязкой к срокам.

По мере того, как вы это делаете, вы, вероятно, почувствуете некоторую тревогу, не зная, сколько времени займет то или иное, но вы знаете, что сделать это надо в любом случае. Или, возможно, вы с трудом будете представлять себе все, что должно произойти – это ничего. Запишите, что знаете. Сделайте самые смелые предположения, но помните, что, как правило, все требует гораздо больше времени, чем вы думали. Мое «золотое правило» – прикинуть сроки по максимуму и потом добавить еще 30% сверху. Так, если я планирую выполнить что-то за 3 недели, я реально даю себе срок – 4.

Теперь вернитесь на шаг назад и проверьте заполненные ячейки. Не получилось ли слишком много дел одновременно? Не слишком ли много вы напланировали в следующие 2–3 недели? Не многовато ли ключевых моментов для одного лишь аспекта в вашем проекте? Это нормально. Зафиксируйте эти замечания на чистом листе А4. Это ваши выводы из того, что вы уже знаете, и краткий обзор того, как выявить, чего вы не знаете.

Сделайте паузу и передохните. Обычно написание всего этого очень утомляет, потому что вы начинаете осознавать весь объем предстоящей работы и глубину всего, чего вы не знаете. Это часть процесса, если вы все делаете правильно. Скушайте немного зефира. Прогуляйтесь. Навестите друга. Вернитесь к остальному попозже.

Следующим шагом мы будем заполнять пробелы и упорядочивать все это.

Напишите список требований в форме микро-целей

Теперь, когда вырисовывается первоначальный смысл – что будет происходить и когда – вернитесь к своему списку ограничений и сосредоточьтесь на требованиях. Что нужно людям, для которых вы делаете работу? Что поможет решить их проблемы? На эти вопросы лучше всего ответить в форме повествования. Возьмите ваш первоначальный список и воспользуйтесь другим листком бумаги, где вы пишете такие вещи, как: «клиенту нужна коммуникационная стратегия», а затем: «клиенту нужна оценка того, как его коммуникации проходят сегодня». В рамках того, что нужно вашему клиенту, есть целая серия более мелких вопросов. Составьте список. По сути, вы берете первоначальный список ограничений и разбиваете его на серию микро-целей, которые отвечают требованиям вашей целевой аудитории. Ваши требования – это  то, как все должно быть, а микро-цели – это то, что вы будете делать для выполнения этих требований. Поскольку вы уже создали график, запишите эти микро-цели, пока не думая о временных рамках.

И если вы хотите сделать все на высшем уровне и в срок, просто пока остановитесь, не перегружайте свой мозг. Не все сразу. Вот сейчас наступил момент написания списка дел. Вы составляете его, ориентируясь на конкретную аудиторию, которую обслуживает ваш проект. Принимая во внимание пример про стеллажи на моей кухне, целевой аудиторией вашего проекта можете оказаться вы сами.

Теперь, когда вы написали микро-цели и необходимые для их выполнения задачи, вернитесь на шаг назад и снова просмотрите ячейки. Отметьте микро-цели, которые связаны между собой. Обратите внимание на то, как микро-цели пересекаются с требованиями аудитории. Выясните, где микро-цели не были полностью удовлетворены. Отредактируйте свои микро-цели и задачи, чтобы они лучше соответствовали требованиям.

Теперь вернитесь к графику, где вы работали над ключевыми моментами. Впишите требования и микро-цели в левую колонку графика. Каждое требование должно иметь свою строку. Добавьте мелкие задачи в ячейки с требованиями. На этом этапе сильно не загружайтесь терминологией (т.е. «задачи» вместо «микро-цели»). Я использую разнообразие языка, чтобы помочь вам посмотреть на все под разным углом и тщательнее проработать то, что должно произойти. Если вы одолеете эту часть – будет здорово. Тем не менее, если у вас появились задачи, которые не относятся к требованию, спросите себя, а действительно ли их нужно выполнять. Опять же, не занимайтесь пустой возней. Пустая возня имеет обыкновение проникать во все и притворяться важной проектной работой.

На этом этапе, вы, возможно, почувствуете, что все наконец срастается,  и вы уже начинаете видеть план проекта.

Это прекрасный момент. Скушайте еще немного зефира и поздравьте себя.

Напишите список «От чего/кого зависит»

Когда вы посмотрите на готовый план, задайте себе 3 вопроса:

  • Кто еще должен быть задействован помимо меня?
  • Что еще нужно, чтобы начать действовать?
  • На кого еще может оказать влияние наша работа?

Это может быть совсем просто, например:  «Мне надо еще раз проверить ту неделю с 27-го октября, чтобы убедиться, что у нас не слишком много заседаний». Или: «Мне нужно выяснить, кто еще нужен команде, чтобы руководить дизайном и отвечать за бюджет». То, от чего или кого «зависит»,  и вы начинаете четко понимать и следовать рамкам, срокам, месту и  ответственности.

Запишите все (и всех), от чего что-то зависит.

Соберите все в кучу

Теперь, когда вы порешали все эти вопросы – отредактируйте ключевые моменты и требования и добавьте в таблицу всё и всех, от чего/кого что-то зависит. Последние, скорее всего, войдут в список дел (т.е., например: «спросить у Дейва, как получить разрешение»). Постарайтесь вписать их так, чтобы они точно соответствовали нужным требованиям и ключевым моментам.

ШАГ 3: СОЗДАЙТЕ УСТАВ ПРОЕКТА + ПРОЕКТНЫЙ ПЛАН

Создайте Устав Проекта

Устав проекта – это оболочка для проектного плана. Поскольку вы будете использовать план гораздо чаще, вам понадобится еще устав, чтобы определить некоторые другие компоненты проекта, например: кто еще будет задействован. В уставе вы отточите и простроите всю проделанную вами предварительную работу.

Я рекомендую взять за основу Гугл.Таблицы и написать ваш устав на одной странице, а план проекта на другой. Я составила «рыбу» (шаблон)

Устав Проекта: (название)

Устав проекта обобщает «Кто», «Что» и — главное — «Зачем нужен этот проект»

ЧТО

 

 

 

Цель проекта

Какую проблему он решает?

Показатели результативности

Какие показатели отражают, успешный проект или нет?

КТО

 

 

 

Основная команда

Кто в основной команде? Какую роль они играют?

Расширенный вариант команды+ акционеры

Кого консультирует команда/ кто в расширенном варианте команды? Кто больше всего заинтересован в успехе проекта?

Используя свой рукописный график как черновик, начните отвечать на следующие вопросы в своем шаблоне Устава:

  • Какова цель проекта? Какую проблему он решает?
  • Кто больше всего заинтересован в успехе этого проекта?
  • Какие показатели могут отразить, успешен проект или нет?
  • Кто в основной команде? Какие роли они играют?
  • Кого консультирует команда/ кто в расширенном варианте команды?

Если отвечать на все эти вопросы кажется вам слишком трудным и даже  невозможным – ничего страшного. Начните с того, что знаете. В большинстве проектов ответы на эти вопросы меняются. По идее, ответы и должны меняться, если вы действительно учитесь и прислушиваетесь по ходу дела.

Создайте План Проекта

План Проекта: (название)

 

 

 

 

Цель проекта

 

 

 

 

Расшифруйте цель

Неделя 1

Неделя 2

Неделя 3

Неделя 4

Пн-Пт

Пн-Пт

Пн-Пт

Пн-Пт

Ключевые моменты

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите требование 1

 

 

 

 

добавьте микро-цели

 

 

 

 

Впишите требование 2

 

 

 

 

добавьте микро-цели

Впишите, что должно произойти в эту неделю

 

 

 

Впишите требование 3

 

 

 

 

добавьте микро-цели

 

 

 

Впишите, что должно произойти в эту неделю

 

 

 

 

 

и т.д.

 

 

 

 

 

С табличкой Устава на одной странице – начните воплощать свой рукописный план в цифровом виде на второй. Сделайте его гибким. Выберите макет, поддающийся изменениям, когда вам будет нужно. Сделайте его таким, чтоб вам было приятно смотреть, и чтобы другим тоже было приятно смотреть. Можете опять воспользоваться моим шаблоном, или просто поглядывайте в него для примера.

До этого момента вы работали в одиночку. Вы заложили основу работы команды. Но, как я уже говорила ранее, у вас нет полной информации, поэтому самое время ее получить. Запланируйте две встречи с основными участниками команды.

На первом собрании изложите все, что вы вывели на экран, и обсудите это с ними, начиная с цели и ограничений, затем ключевые моменты, требования и то, от чего/кого всё зависит. Вам надо услышать их замечания, поправки. Вам нужны их дополнения, свежий взгляд, чтобы отточить цель. Это тот момент, когда вливаются члены вашей команды и/или акционеры и клиенты. Люди любят критиковать и исправлять. Чем больше они втягиваются в это, тем более вы выигрываете. Не потому что коллектив более прав, чем один человек, но людям свойственно оставить свой след, чтобы почувствовать свою причастность к чему-то. Важно, чтобы всё, что вы показываете, было достаточно гладко, тогда люди увидят, что вы создали прочную основу для них, вокруг которой всё будет затем крутиться, но все же достаточно шероховато, чтобы они поняли, что могут внести свои изменения. Делайте подробные заметки и углубляйте вопросы, которые они поднимают. Поощряйте их давать полные ответы, вовлекайте их в обсуждение.

Цели установлены, микро-задачи прописаны. Принимайтесь за реализацию!
Удачи в вашем проекте!

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов...

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

  • Как согласуется проект с целями компании?
  • Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
  • Каким образом будет измеряться успех?
  • Какими ресурсами вы располагаете?
  • Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

  • Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
  • Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
  • Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

  • Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
  • Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
  • Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
  • Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности всех участников.
  • Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
  • И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

b_58f0bcd2dc32b.jpg

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

b_58f0bcedcdf4b.jpg

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

b_58f0bd27b21fb.jpg

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

b_58f0bda0442b0.jpg5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

b_58f0bded2d00d.jpg

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как составить план на неделю. Моя система планирования + шаблон

Как составить план на неделю. Моя система планирования

План — важная составляющая успеха. Каждый успешный человек планирует свои день, неделю, месяц, год. Но до сих пор, большинство людей думает, что планирование не работает или им не подходит. Они творческие люди, живущие на вдохновении. И я не был исключением.

К планированию я подходил долго, пробуя множество разных способов. Но ни один мне не подходил. И каждый раз, я бросал и думал, что это не моё. Но в глубине души я понимал, что даже с неподходящей мне системой, моя эффективность увеличивалась в несколько раз. В итоге, перепробовав десятки методов, я придумал свой, который мне подходит.

Читайте также: Долгосрочное планирование. Как планировать будущее?

Зачем планировать?

1. Развивает самодисциплину

Самодисциплина — это способность заставить себя действовать независимо от вашего желания. Если делать дела, записанные в план, вы постепенно привыкаете выполнять задачи из плана. И каждый раз, вам становится всё легче и легче приступить и закончить.

2. Упрощает процесс

По сути, план — это инструкция по выполнения какого-то действия. А по инструкции действовать намного проще, чем на ходу решать, как и что делать. Конечно, это не значит, что не надо совсем доверяться только плану. Иногда ситуация может полностью измениться, тогда стоит поменять свой план.

3. Повышает эффективность

Конечно же, упрощая выполнение задач, мы уменьшаем время на выполнение задачи. Тем самым, повышаем эффективность.

4. Свободное время

Планирование помогает найти время на семью, хобби и отдых, которого нам так не хватает.

5. Порядок в делах

Планирование наводит порядок в делах. Помогает поставить приоритеты, и правильно распределять ресурсы.

6. Освобождение мозга

Пока дело не записано на листок бумаги или в заметки телефона, мозгу требуется энергия, чтобы не забыть его.

План на неделю: 7 шагов планирования

7 шагов планирования7 шагов планирования

1. Цель и план на неделю

Во-первых, на каждую неделю я ставлю себе цели по каждой сфере своей жизни или проекту. Помогает сориентироваться в создании плана и понять куда двигаться дальше. Свои недельные цели я делаю на основе более долгосрочных планов.

2. Список дел

Отталкиваясь от своих целей, я выписываю список всех дел, которые необходимо выполнить на этой неделе. Кроме ежедневных и еженедельных дел.

3. Расстановка приоритета

Сам по себе список дел не несет никакой пользы. Мозг автоматически выбирает самое простую работу из такого списка и мы так не успеваем приступить к самой главной задаче.

Поэтому далее нужно расставить приоритеты важности каждого дела. Тут можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или простым методом ABC. Так как, у меня минимум задач из первого квадрата, то я предпочитаю пользоваться вторым методом.

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Метод ABC. Расставляем рядом с каждой задачей букву по важности, где A — самые важные, С — не важные. Вы так же можете добавить еще букву D (делегировать) и E (вычеркнуть), если у вас есть возможность делегировать или не уверены в необходимости некоторых дел.

4. После, переносим дела в дни недели.

В первую очередь выписываю задачи с буквой A. Равномерно распределяю по дням. Далее с B и C. Главное не ставить слишком много дел в один день. Если вы никогда не делали по 10 дел за сутки, то не стоит ставить и сейчас. Чтобы не добавить много задач в свой план, я пользуюсь методом 1-3-5. Одно главное дело на день (А), 3 важных (А или B), 5 бытовых ©. Так же, главную задача на день я помечаю, чтобы не забыть начать день с неё. Вы можете сделать это любым удобным способом. Например, выделить цветным маркером, написать другим цветом или большим размером.

Так же, можно добавить к каждой букве цифры, для более точного приоритета (A-1, A-2, A-3 и так далее).

5. Отдых

Обязательно я делаю хотя бы один день без рабочих планов. Но так же вношу в расписание все дела связанные с отдыхом, чтобы не забывать отдыхать и наслаждаться жизнью.

6. Ежедневные дела

Отдельно я выписываю все ежедневные дела и привычки. Делаю небольшую таблицу, где я помечаю, выполнил я или нет. То же самое я делаю с еженедельными делами.

7. Коррекция

Не всегда знаешь что произойдет дальше, поэтому при необходимости я корректирую план под новые задачи и нужды. И делаю это, обязательно, с вечера, за день до того, как мне нужно выполнить задачу.

В итоге, выходит полный план на неделю. Где задачи расставлены по дням и приоритетам, есть таблица, в которой легко наблюдать за ежедневными делами и привычкам, и учетен отдых и развлечение.

Восьмой шаг

Когда план на неделю готов и наступил день выполнения, то я начинаю с верхнего пункта, который мы пометили как А, и как главную задача на день.

Так же вы можете скачать готовый шаблон для планирования недели:

чек-лист план на неделю

У вас остались вопросы? Вы можете задать их в комментариях, написать мне на почту или в директ в инстаграм.

Подписывайтесь на мои обновления и другие социальные сети.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как разработать эффективный план действий

Многие люди недооценивают важность составления планов на все случаи жизни. Пресловутый экспромт, который зачастую является следствием лени, кажется им намного более интересным, чем бумажка, на которой написано, что и как нужно делать.

Но ограниченный взгляд на план — не редкость. Кажется, будто он ограничивает свободу и делает жизнь пресной. Так ли это? Большинство лидеров и просто успешных людей четко планируют свои дни. Можно ли назвать их рабами времени, если обычный человек живет, не утруждая себя составлением списков?

Прежде, чем мы приведем советы о том, как разработать план действий, давайте выясним, зачем он вообще нужен.

Зачем нужен план действий?

Многие люди бесцельно идут по жизни, не имея четкого плана действий, а затем удивляются, куда уходит время и почему они не могут достичь своих целей. Есть несколько причин, по которым вам нужен четкий и понятный план.

Он поможет расставить приоритеты

Если вы не умеете или не хотите расставлять приоритеты, ваш начальник, друзья или близкие сделают это за вас. Именно поэтому план действий так важен: он покажет, на что нужно выделить время в первую очередь.

Он играет роль фильтра, который помогает отсеивать ненужное

Каждый день вы получаете десятки запросов от разных людей или оказываетесь в обстоятельствах, требующих однозначных ответов. Если сказать «да», это приведет к тому, что на другие дела просто не хватит времени. План действий станет своеобразным фильтром, который моментально позволит отсеивать то, что не стоит затраченных усилий.

Он поможет поддержать баланс

Как часто вы, занимаясь привычными делами изо дня в день, понимали, что слишком мало времени уделяете важным сферам своей жизни? Как часто невнимательное отношение к здоровью приводило к тому, что приходилось вкладывать в него значительные суммы денег? План действий (пусть даже на месяц) позволит заранее решить, каким областям и когда нужно выделить время.

Следуя плану, вы всегда будете знать, когда на этой неделе уже запланирован поход в спортзал.

Он позволит уделять больше времени саморазвитию

Саморазвитие — один из приоритетов современного человека. Благодаря ему можно научиться общаться с людьми, повышать когнитивные навыки, улучшать творческое и критическое мышление. Все это даст новые возможности или, говоря финансовым языком, принесет дополнительный доход.

Если вы не планируете время для саморазвития, то старайтесь делать это хотя бы иногда. Больше читайте и осмысливайте, не останавливайтесь в своем росте.

Он помогает смотреть в будущее

Для многих будущее кажется темным и туманным, но лишь потому, что они не знают, где окажутся через несколько месяцев. План действий покажет если не конечный пункт прибытия, то хотя бы укажет правильное направление.

Он снижает уровень стресса

Не секрет, что стресс и напряжение чаще всего возникают, когда человек испытывает давление времени. Когда он работает, то переживает, что останется без отдыха, а когда отдыхает, то грызет себя мыслями о том, что мог бы работать.

Четкий план действий покажет, когда нужно работать, а когда отдыхать. Просто взглянув на него, можно успокоиться и перестать беспокоиться. Все под контролем.

Он избавит от сожалений

Вы часто жалеете о том, что жизнь идет не в ту сторону? Если это так, то это лишь потому, что не продумали, на что конкретно нужно выделять свое время.

Когда вы четко знаете, что делаете и почему, то избавляетесь от сожалений. Главное — знать, что вы все делаете правильно и прилагаете максимум усилий.

С планом действий жизнь не будет скучной, как может показаться. Она не станет предсказуемой, а лишь управляемой. Проведите над собой эксперимент, составьте план при помощи наших советов и попробуйте придерживаться его на протяжении нескольких месяцев.

Но не стоит приступать к написанию плана действий без подготовительного этапа. Чем серьезнее вы отнесетесь к нему, тем лучше будут результаты.

Подготовительный этап

У каждого человека есть цели, даже если они не записаны на бумаге, а план действий не составлен. В этом случае мы обычно надеемся на авось и на свою смекалку. Однако оказывается, что этого мало: нужно научиться не отвлекаться, заниматься одним делом за раз и много работать. Все это кажется таким людям скучным и не требующим внимания.

Амбициозные люди также ставят цели, но при этом знают, что чем она выше, тем важнее становится составление плана действий. Если для того, чтобы пойти в магазин и купить лампочку, особо планировать не нужно, то для глобальных вещей это обязательно.

Зачем нужен подготовительный этап? Разве не эффективнее просто записать список целей на месяц и записать пошаговую инструкцию для каждой из них? Иногда это и в самом деле выход, но если мы хотим добиться больших успехов, то нужно провести серьезную предварительную работу: узнать многое о себе и своей психике, выявить свои ценности, прояснить цели и многое другое. Просто сесть и за пару минут написать план на коленке — это не вариант. Такой подход может только усугубить ситуацию.

Давайте попробуем начать с небольшой цели и составить план действий по ней. Чего бы вам хотелось достичь, скажем, в течение месяца? Когда ответ найден, задайте себе следующие вопросы:

  • Могу ли я начать работу над своей целью прямо сейчас? Как?
  • Могу ли я работать над ней как в краткосрочной (неделя), так и в долгосрочной (месяц) перспективе?
  • Эта цель находится полностью под моим контролем?
  • Какие факторы находятся под моим контролем?
  • Какие факторы вне моего контроля?
  • Что я должен сделать, чтобы взять их под свой контроль?
  • Могут ли мне помочь другие люди?
  • Что я могу предложить им взамен за их помощь?
  • Как я узнаю, что двигаюсь к своей цели в правильном направлении?
  • Как я буду измерять свой прогресс?
  • Как я узнаю, что достиг своей цели?

Помните, что это лишь подготовительный этап, наброски, которые необходимы для того, чтобы через некоторое время составить эффективный план действий.

План — это нечто измеримое, что дает вам направление. И это именно то, что дают эти вопросы. Без них есть большая вероятность, что вы споткнетесь о первое же препятствие и потеряете всю мотивацию.

Да, с планом все тоже может пойти не так. На пути обязательно встретятся проблемы и неудачи. Поэтому он должен быть гибким. Это значит, что каждый шаг потенциально должен иметь альтернативный вариант. На самом деле, не имеет значения, что именно вы делаете, если это имеет смысл в данный момент. Поэтому если сейчас не получается дозвониться нужному человеку, вы занимаетесь другими делами, имеющими отношение к главной цели.

План должен соответствовать вашим личным стандартам, ценностям и убеждениям. Нет смысла создавать план, в который вы не верите.

Важно напоминать себе о том, что любой план действий требует от вас чего-то. Например, чтобы вы приносили определенные жертвы, вкладывали усилия, отказывались от праздного времяпровождения, меняли привычки и шаблоны мышления другого. Это стоит учитывать заранее.

К примеру, если хотите составить план действий по саморазвитию, то необходимо, чтобы опыт, навыки и знания сочетались с действиями, которые вы будете предпринимать. Пожалуй, нет особого смысла читать статьи о том, как пройти собеседование на работу своей мечты, если пока что для нее нет соответствующих навыков. Вместо этого лучше изучить критическое, логическое и творческое мышление, чтобы заложить хорошую базу. Двигайтесь постепенно, не создавайте разрывов в знаниях.

Как разработать эффективный план действий

После того, как подготовительный этап завершен, осталось сделать еще несколько шагов, прежде чем вы создадите свой план действий.

Проясните свои цели

Вы уже выбрали одну небольшую цель и задали ряд вопросов, чтобы выяснить, с какими трудностями можете столкнуться и как их преодолевать.

Теперь пришло время записать все свои цели на год. Не спешите и выделите столько времени, сколько потребуется. Необязательно записывать самые мелкие, выберите 4-5 самых важных.

Ваша цель должна полностью гармонировать с вашей личностью: убеждениями, ценностями, образом жизни.

Но как можно точно понять, нужна ли вам конкретная цель? Конечно, при помощи правильных вопросов:

  • Какой цели я бы хотел достичь?
  • Каковы мои приоритеты и ценности в жизни?
  • Подходит ли эта цель моей личности?
  • Соответствует ли она моему нынешнему образу жизни?
  • Мой нынешний образ будет соответствовать цели или мешать ей?
  • Соответствует ли эта цель моим личным стандартам?
  • Противоречит ли эта цель другим моим целям?
  • Согласуется ли она с моими ожиданиями?
  • Является ли цель реальной и достижимой? Есть ли у меня сомнения по этому поводу?
  • Согласуется ли она с целью моей жизни?
  • Является ли она конгруэнтной человеку, которым я стремлюсь стать?

Некоторые люди тратят массу времени на достижение цели, которая им совсем не подходит. Они получают ненужные специальности, изучают язык, на котором не планируют разговаривать и занимаются делами, в которые не верят. Лучше учиться на их, а не на собственном опыте, потому что жизнь безжалостно проходит.

Выясните, какой результат и какие инструменты вам нужны

Прояснить цели — это первый шаг, но теперь нужно выяснить, какого результата вы хотите достичь.

Итак, у вас есть цель. Она находится на вершине высокой горы и покрыта густым туманом. Пока что нет никакого понимания, как туда добраться. Можно прямо сейчас рвануть вверх, но у вас нет необходимых ресурсов и инструментов. Такой подход может быть чрезвычайно опасным. Один ложный шаг заставит всю работу пойти насмарку.

Чтобы получить четкое понимание об этой «горе», нужно выполнить три задания.

Задание первое: визуализация будущего

Это известная методика, благодаря которой вы воображаете, что уже достигли своей цели. Чем больше деталей, тем лучше: что вы чувствуете, как это выглядит, как пахнет, как ощущается и какой вкус? Нужно поверить всеми фибрами души, что вы только что достигли цели и находитесь в победном состоянии.

Чтобы помочь себе переместиться в будущее и поверить в него, ответьте на следующие вопросы:

  • Какой цели я достиг?
  • Где я?
  • Кто находится рядом?
  • Что я вижу и слышу?
  • О чем я думаю?
  • Что чувствую?
  • Что конкретно делаю?
  • Как я поступаю?

Это приятно, потому что вам не нужно пока что забивать себе голову тем, как именно вы достигли этой цели и какие трудности преодолели. Наслаждайтесь этим состоянием и позвольте эмоциям поглотить себя.

Задание второе: обратный процесс

Обратный процесс позволит разработать надежный план действия, который поможет прийти к победе и достичь цели.

Сделайте шаг назад и спросите себя:

  • Каким был последний шаг, который я сделал, прежде чем достиг этой цели?
  • Что конкретно я сделал и о чем думал, когда совершал этот шаг?
  • Использовал ли я какие-либо ресурсы и инструменты для этого?
  • Почему я сделал именно этот шаг?
  • Столкнулся ли я с какими-то проблемами, когда предпринимал этот шаг? Если да, то с какими именно?

Сделайте еще один шаг назад. Спросите себя:

  • Каким был мой предпоследний шаг?
  • Каким был шаг, который я предпринял до предпоследнего? (третий с конца)
  • Каким был четвертый с конца шаг?

Продолжайте в том же духе, пока не доберетесь до настоящего момента. Почему этот прием работает? Вы не просто были на вершине, но и развеяли туман, который ее окружает. Вы психологически подготовились к длительному путешествию и пережили некоторые важные эмоции. Из абстрактной цель превратилась во вполне реальную и достижимую.

Задание третье: процесс экологического анализа

Это термин из области коучинга, который используется для проверки вероятных последствий при изменении. Другими словами, вы должны выяснить, какой эффект будет иметь в вашей жизни достижение этой цели.

По мере выполнения этого задания учитывайте как положительные, так и отрицательные результаты достижения цели. Думайте также о времени и усилиях, которые могут потребоваться и как это повлияет на другие области жизни.

Спросите себя:

  • На каких людях отразятся результаты того, что я достигну своей цели?
  • Могут ли они пострадать?
  • Чем я должен пожертвовать, чтобы достичь цели?
  • Каким количеством времени я буду вынужден пожертвовать? Какими ресурсами? Какими усилиями?
  • Как достижение цели повлияет на роли, которые я выполняю в своей жизни? На мои другие цели? На приоритеты?
  • Какие корректировки в свою жизнь я буду вынужден внести?
  • Каковы будут негативные и позитивные последствия?
  • Учитывая все мои ответы, я правда хочу достичь этой цели?

В некоторых случаях вы и правда можете решить, что овчинка не стоит выделки, а количество жертв и затраченного времени — это слишком много.

Определите свои ограничения

У всех из нас есть ограничения в виде времени, усилий, энергии, денег, знаний, опыта и многого другого. Важно их выявить и признаться себе в этом. Например, часто люди считают, что в сутках 48 часов, а потом внезапно выясняется, что 24, а еще и спать нужно.

Спросите себя:

  • Каковы ограничения в виде времени, которое я могу выделить на достижение своей цели?
  • Каких знаний и опыта мне не хватает?
  • Насколько я мотивирован? Насколько дисциплинирован?
  • Хватит ли мне денег, чтобы довести дело до конца?
  • Какие еще ограничения существуют?

Помните, что лучший план — реалистичный. И чем честнее будут ответы, тем более эффективным он окажется.

Однако умные люди умеют обходить ограничения. Они осведомлены о них, но при этом ищут шансы достичь своих целей иными способами. Спросите себя:

  • Как я могу преодолеть эти ограничения?
  • Как я могу получить необходимые знания?
  • Где я могу находить мотивацию и вдохновение?
  • Как я могу улучшить свою физическую и психическую выносливость?
  • Как я могу получить дополнительные несколько часов?
  • Как я могу снизить свои расходы?
  • Где я могу получить деньги, необходимые для достижения цели?
  • Как я могу использовать свое время с максимальной эффективностью?
  • Какие люди могут помочь мне?

Чем больше времени вы уделите этим вопросам, тем сильнее уверитесь: выход есть всегда. Стоит только немного напрячь свою голову, как выясняется, что мир полон возможностей, а почти любое ограничение можно сделать своим преимуществом.

Сформируйте новое мировоззрение

До и после достижения большой цели, вы — это разные личности. Хотите того или нет, но вы будете меняться в процессе. Тот, кто не захочет этого, бросит дело на половине пути и отступит. Поэтому изменение мировоззрения обязательно.

Для того, чтобы неустанно следовать своему плану действий, нужно культивировать в себе рабочее настроение, дисциплину, терпение, гибкость, настойчивость и многое другое.

Например, дисциплина нужна, чтобы придерживаться плана, несмотря ни на что. Терпение —  чтобы продолжать работать при отсутствии результатов. Гибкость — чтобы изменить свой курс при возникновении непредвиденных обстоятельств. Настойчивость — чтобы продолжать экспериментировать, если предыдущие попытки были неудачными.

Кроме этого, вам нужно верить в себя, несмотря на то, что в плане этого пункта, скорее всего, не будет. Поэтому помните о том, что уверенность в себе — это топливо, которое поможет двигаться вперед в сложнейших ситуациях.

Создайте план

Можно начинать! Выделите 4-5 самых важных целей, выясните, на какой период они распространяются, и для каждой из них составьте пошаговый план действий.

Получайте обратную связь

Даже если все идет как по маслу, постоянно отслеживайте прогресс и задавайте себе вопрос: «Как можно сделать еще лучше?».

Вот еще вопросы, которые не повредит себе задавать в процессе планирования:

  • Какие решения я принял и какие действия совершил на прошлой неделе?
  • Какие результаты я получил?
  • Были ли у меня достижения? В чем именно?
  • Совершал ли я ошибки? Почему?
  • За прошлую неделю я стал ближе к своей цели?
  • Нужно ли мне внести некоторые коррективы?
  • Какие возможности я упустил? Можно ли это исправить?
  • Какие уроки я вынес?

Если что-то не работает, не впадайте в отчаяние, а задавайте правильные вопросы, которые помогут быть продуктивным. Обратная связь позволит достичь цели в несколько раз быстрее.

Желаем вам удачи!

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов: