База данных в excel пример: Создание базы данных в Excel

Содержание

Создание базы данных в Excel

42561 08.09.2016 Скачать пример

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т. п.)
автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание

Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи"). Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям.

В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model)

в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6.

Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы

Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Создание базы данных в Excel

Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.

Создание базы данных в Excel рассмотрим на примере рабочей таблицы для учета движений по кассе небольшого предприятия. На протяжении последних 9 лет эта база данных была у меня основной, заполняемой ежедневно. Кроме нее я использовал свои базы данных в Excel для хранения информации о наемных работниках, для начисления заработной платы и расчета налогов и взносов, учета результатов инвентаризаций и другие. Настоящие базы данных представляют из себя систему взаимосвязанных таблиц с программным ядром для отбора и отображения информации, а базы данных в Excel обычно состоят из одной таблицы — набора данных.

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки — записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек …» и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.

Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид — Закрепить области — Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».

Создание раскрывающихся списков

Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче — «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.

Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.

Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы — Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные — Проверка данных — Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.

Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.

Внешний вид базы данных в Excel

Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.

Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.

Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.

Скачать пример базы данных в Excel

В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».

Скачать архив с файлом базы данных

Как создать базу данных в Excel (с шаблонами и примерами)

12 сентября 2022 г.

Макс. 5 минут на чтение вещи самостоятельно в начале. Маркетинг, стратегия бренда, общение с клиентами — список можно продолжить! Но есть одна вещь, которую вы должны масштабировать: управление данными.

Базы данных предназначены не только для крупных компаний с сотнями или тысячами клиентов и продуктов. Это для тех, кто хочет перевести ручную работу на автопилот, чтобы отслеживать, извлекать и защищать все типы информации.

Если вы используете Excel в качестве временного инструмента для импорта и экспорта работы, попробуйте ClickUp! У вас будет бесплатный доступ к действенным отчетам, записям об изменениях и мощным интеграциям — без технической головной боли.

Создайте идеальную базу данных без кода в ClickUp

Как создать базу данных в Excel (с шаблонами и примерами)

Как создать базу данных в Excel

Если вы боролись с созданием или обслуживанием базы данных, вы можете почувствовать каждый день — это первый день, потому что отслеживание — это трудоемкая задача в Excel.

Итак, давайте узнаем, как создать базу данных в Excel, чтобы обойти сложности и перейти к хорошему: взаимодействию с нашими данными!

В этом руководстве мы используем Microsoft Word для Mac версии 16.54 для демонстрации базы данных управления клиентами. Упомянутые функции могут выглядеть иначе, если вы используете другую платформу или версию.

Шаг 1. Настройка структуры электронных таблиц

Откройте электронную таблицу Excel, поместите курсор в ячейку A1 и введите название своей базы данных.

Перейдите к следующей строке и слева направо используйте клавишу Tab для перемещения по пустой базе данных, чтобы добавить заголовки столбцов. Не стесняйтесь использовать этот список в качестве вдохновения для вашей электронной таблицы:

Имя клиента
Контактное лицо
Электронная почта
Уровень здоровья (раскрывающийся список)
Уровень поддержки (раскрывающийся список)
Уровень взаимодействия (раскрывающийся список)
7
7 Last Touchpoint
Оценка NPS

Создано в Microsoft Excel

Вернитесь к заголовку базы данных и выделите первую строку до последнего столбца таблицы. С Вкладка Главная на панели инструментов меню нажмите Объединить и центрировать .

Создано в Microsoft Excel

Шаг 2: Добавьте или импортируйте данные

У вас есть возможность вручную ввести данные или импортировать данные из существующей базы данных, используя вкладку «Внешние данные». Имейте в виду, что у вас будет поле базы данных для определенных столбцов. Вот еще один список для вдохновения:

Имя клиента
Контактное лицо
Электронная почта
Уровень здоровья (раскрывающийся список: AT RICH RISK , Среднее , Очень Good )
Уровень поддержки (выпадение: Gold , Silver )
Уровень взаимодействия (выброс ,
. Средний , Низкий )
Последняя точка взаимодействия
Оценка NPS

Создано в Microsoft Excel
Массовое редактирование в Excel может быть пугающим, поэтому выполняйте эту часть медленно!
Шаг 3.
Преобразуйте данные в таблицу
Теперь давайте преобразуем ваши данные в таблицу модели данных!
Щелкните внутри любой ячейки с данными (избегайте пустых строк) и на панели инструментов меню выберите вкладку Вставка > Таблица . Будут выбраны все строки и столбцы с вашими данными. Мы не хотим, чтобы заголовок был включен в таблицу, поэтому мы должны вручную выделить таблицу без заголовка. Затем нажмите OK .
Создано в Microsoft Excel
Шаг 4. Отформатируйте таблицу
Из Таблица Вкладка на панели инструментов меню, выберите любой дизайн таблицы в соответствии с вашими предпочтениями. Знание того, где будет отображаться ваша таблица, поможет вам принять решение. Взгляд на электронную таблицу на большом экране в конференц-зале, а не на 16-дюймовом ноутбуке, полностью меняет опыт человека с данными!
Создано в Microsoft Excel
Шаг 5: Сохраните электронную таблицу базы данных
Наконец, сохраните свою электронную таблицу, потому что вам придется возвращаться и вручную редактировать базу данных несколько раз в день или неделю, добавляя самую свежую информацию. Настройте Future You на успех, чтобы не рисковать начинать все сначала!
Перейдите к файлу > Сохранить Как > Назовите базу данных > щелкните Сохранить .
Создано в Microsoft Excel
Бесплатные шаблоны баз данных
Ознакомьтесь с этими готовыми шаблонами, чтобы быстро приступить к созданию базы данных!
1. Шаблон успеха клиента от ClickUp
Отслеживание последних действий клиента, контактов, обновлений учетной записи и рисков в ClickUp
2. Шаблон инвентарного списка Excel
с помощью шаблонов Excel
Скачать этот шаблон
3. Шаблон инвентаризации склада Excel
с помощью шаблонов Excel
Загрузить этот шаблон
4. Шаблон контактных листов Excel
с помощью шаблонов Excel
Загрузить этот шаблон
. Временная шкала проекта в Excel
Как создать календарь в Excel
Как создать диаграмму Ганта в Excel
Как создать доску Канбан в Excel
Как создать диаграмму Burndown в Excel
Как создать блок-схему в Excel
Как создать организационную диаграмму в Excel
Как построить диаграмму в Excel
Как создать информационную панель KPI в Excel
Как создать базу данных с помощью табличного представления ClickUp
Если вы находитесь в положении, когда вы будете использовать базу данных ежедневно — это означает, что это важный инструмент для выполнения вашей работы — Excel не будет поддерживать ваш рост в долгосрочной перспективе.
Excel не является программным обеспечением базы данных, созданным для современного рабочего места. Рабочие всегда в пути и в первую очередь мобильны. Рабочий процесс Excel отнимает время, которое должно быть потрачено на установление клиентских подключений и сосредоточение внимания на рутинных задачах.
Если вам нужно решение для управления проектами и клиентами под одной крышей, попробуйте ClickUp!

В ClickUp легко создать простую, но мощную базу данных. Импортируйте свою работу практически из любого места с помощью бесплатной функции импорта Excel и CSV от ClickUp. Или наоборот! После создания базы данных в ClickUp вы можете экспортировать ее в виде файла Excel или CSV.
Расчеты имени базы данных и столбца включены в экспорт из ClickUp
Является ли сквозная безопасность непреложным условием для вашего инструмента базы данных? То же самое для ClickUp!
В ClickUp действует одна из самых строгих политик в нашей отрасли, которая гарантирует, что ваши данные никогда не попадут в руки третьих лиц. Если у вас есть секретный вопрос или проблема, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать нас в любое время!
Использование табличного представления в ClickUp похоже на использование электронной таблицы Excel, только:
Возможности организации данных безграничны с помощью настраиваемых полей ClickUp
Расширенные параметры фильтрации упрощают поиск данных и деятельность
Задачи в ClickUp позволяют планировать, организовывать и совместно работать над любым проектом
Встроенные или сторонние интеграции в ClickUp объединяют ваши любимые инструменты вместе
Параметры форматирования требуют меньшего количества кликов, чтобы просматривать только те данные, которые вам нужны прямо сейчас
Выберите то, что вы хотите видеть, и скройте то, чего вы не хотите видеть в ClickUp
. Имеется обширная библиотека бесплатных шаблонов Sales и CRM ClickUp, которые вы можете использовать в цифровой песочнице с примерами данных, если вы хотите увидеть потенциал ClickUp или получить несколько идей базы данных для ваших собственных.
Мы надеемся, что вы чувствуете себя более комфортно в процессе создания базы данных. У вас есть другие варианты, кроме Excel, чтобы приблизить ваш бизнес к вашим целям.
Как создать базу данных в Excel
У каждого бизнеса есть задачи, но не каждый генеральный директор является математическим гением. Вот почему владельцы малого бизнеса часто передают свой бухгалтерский учет на аутсорсинг или доверяют его своему бухгалтеру.
Однако существует множество других способов обработки данных для повышения эффективности операций. Кроме того, вы, вероятно, не хотите постоянно обращаться к кому-то за помощью.
Вот где пригодятся базовые знания баз данных Excel.
Excel — это один из тех инструментов, которые почти у каждого есть на рабочем столе, и вы можете пользоваться его преимуществами, не будучи мастером чисел.
Базы данных Excel обеспечивают простой способ анализа данных (например, количества продаж и прогнозов), просмотра различных расчетов и сравнения различных наборов данных. Конечно, есть расширенные формулы и функции, если вы погрузитесь глубже и потратите время на то, чтобы стать профессионалом. Но для многих владельцев бизнеса просто знание того, как создать базу данных в Excel, даст им много возможностей.
Давайте пошагово рассмотрим использование Excel для создания базы данных.
1. Создайте электронную таблицу данных
Начните с открытия нового листа Excel.
Лист Excel состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, причем каждая строка представляет собой отдельную строку данных. Столбцы обозначаются буквами, а строки — цифрами.
В первой строке должны отображаться имена для каждого столбца. Щелкните ячейку в первой строке и начните вводить текст, чтобы вставить имена заголовков. Кнопка Tab — это быстрый способ навигации по таблице; каждый раз, когда вы нажимаете кнопку Tab, вы будете переходить к следующему столбцу в строке. Когда вы дойдете до конца строки, курсор переместится на первый столбец следующей строки и так далее.
2. Добавить или импортировать данные
Вы можете добавлять данные двумя способами: вводя их вручную или импортируя данные из других файлов, таких как текстовые или CSV-файлы.
Чтобы добавить данные вручную, щелкните ячейку и начните печатать. Чтобы вставить новую строку или столбец, перейдите на вкладку Home и найдите раздел Cells . Там вы найдете стрелку раскрывающегося списка Вставить . Нажав на стрелку, вы можете выбрать элемент, который хотите вставить (например, столбец, строку и т. д.).
Чтобы импортировать данные из внешних источников, щелкните вкладку Данные , перейдите в раздел Получение/преобразование данных и выберите источник назначения. Для успешного импорта данных необходимо убедиться, что данные имеют правильное форматирование, а форматирование зависит от типа исходного файла.
3. Преобразование ваших данных в таблицу
Чтобы получить функциональность базы данных, вы должны преобразовать данные в таблицу.
Щелкните мышью на любой ячейке введенных данных, а затем щелкните Вставка > Таблица. Появится всплывающее окно, показывающее поля данных, которые необходимо включить в таблицу. В таблицу автоматически будут включены все строки и столбцы блока. Важно не оставлять пустых строк в вашем блоке данных — они действуют как «разрывы» и указывают программному обеспечению, что они не являются частью таблицы.
Если в диалоговом окне отображаются правильные поля и заголовки в порядке, нажмите OK.
Помните, что любые пустые строки равны , а не , автоматически интегрируется в таблицу. Чтобы включить новые введенные данные в таблицу, наведите указатель мыши на маленький треугольник в правом нижнем углу текущей таблицы и перетащите границу таблицы вниз, чтобы включить новые строки данных.
4. Настроить дизайн таблицы и присвоить имя
Есть несколько вариантов оформления таблицы, но не стоит тратить на это много времени. Цель игры — сделать ваш стол легко видимым.
Щелкните вкладку Design в главном меню. Измените цвета таблицы, щелкнув одну из предустановленных цветовых тем. В дизайне таблицы по умолчанию строки с полосами, то есть каждая вторая строка имеет фоновую заливку. Многим пользователям нравится этот стиль, так как он упрощает просмотр данных. Снимите флажок Banded Rows коробка, если вы предпочитаете чистый белый стол.
В крайней левой части панели инструментов Design можно изменить имя таблицы. Дайте ему конкретное имя, которое легко идентифицировать. Это поможет позже, когда вы будете работать со многими базами данных Excel.
5. Взаимодействуйте с данными
После того, как ваша таблица настроена, пришло время начать взаимодействовать с ней и получать необходимые сведения. Несколько формул предопределены в программе Excel, в том числе Среднее, Подсчет, и Сумма, и другие.
Щелкните ячейку в основании любого столбца данных, с которым вы хотите работать. В ячейке отображается нажимаемая стрелка, которая открывает раскрывающееся меню доступных формул. Выберите формулу, и расчет автоматически появится в ячейке.
В приведенном ниже примере мы рассчитываем среднее количество проданных единиц. Формула Среднее является опцией в раскрывающемся меню.
Среднее количество проданных единиц рассчитывается и отображается в ячейке.
Существует множество способов использования Excel для выполнения расчетов и получения полезных данных для принятия решений. Теперь, когда вы создали базу данных в Excel, вы можете изучить все доступные функции и функции.
Выход за рамки Excel: работа с таблицами Jotform
Несмотря на то, что Excel является давним фаворитом для обработки чисел, такие инструменты, как таблицы Jotform, могут дать вам гораздо больше, чем электронные таблицы. Jotform Tables предоставляет полное рабочее пространство для управления, отслеживания и обработки данных, а также интеграции их в рабочие процессы и совместную работу для более плавной работы.