Что это такое бизнес кейс: Бизнес-кейс проекта – что это и как использовать

Чем полезен бизнес-кейс и как его написать

Рассказываем, что такое кейс, какую пользу он приносит бизнесу и что обязательно должно быть в кейсе.

Слово «кейс», берет название от английского «case study», что означает «описание конкретной ситуации или случая». Чаще всего, кейс строится на реальных событиях и решает конкретную проблему.

Что такое кейс?

Кейс — инструмент маркетинга, который работает на любой стадии продаж. Он может начинаться с обзора продукта и переходить в увлекательную историю — таким образом продвигая клиента по воронке продаж. 

Кейс помогает:

• увеличить спрос на услуги, 
• повысить доверие аудитории, 
• укрепить репутацию.

Кейс отражает проблему, с которой нужно разобраться. Если вы хотите рассказать о продукте или услуге, кейс должен ответить на возникающие по нему вопросы. 

Рассказывая о себе, вы решаете проблемы своей целевой аудитории. Говорите о том, как услуга или продукт может решить задачу. Кейс показывает людям, как можно решить их проблему с помощью определенных технологий. Например, в кейсах Platrum мы рассказываем, как инструменты помогают автоматизировать управление бизнесом. Или вот еще один пример: кейс ресторана рассказывает о том, как было организовано выездное мероприятие на 1000 человек.

Почему кейсы важны и как они помогают в продажах

Когда аудитории близки кейсы компаний или клиентов — это помогает ассоциировать себя с тем, кто решил похожую проблему. 

Создавать подобные кейсы помогают интервью с тем, кто уже пользуется продуктом или услугой компании. Кейс может рассказать, как выйти на новый рынок, сэкономить деньги и время, или увеличить производство. Это всего несколько примеров того, о чем можно составить интервью и весь кейс.

Из чего состоит кейс?

• Основной упор делается на решении конкретной проблемы. По этой причине кейсы так популярны в бизнесе. Благодаря им легко проследить решение проблемы от начала и до конца. В кейсе описываются все шаги, которые привели к желаемому результату. Пример: «во дворе дома номер шесть не было детской площадки. При этом запрос жильцов дома на установку площадки был высоким, а площадь двора позволяла ее разместить. Сначала мы осмотрели место для площадки на соответствие законодательной базе и собрали все нужные подписи. Затем наши инженеры разработали проект детской площадки. Этот план мы показали администрации. После этого…»
• Для наглядности добавляют графические материалы, фотографии, схемы и таблицы. Это может быть: фото процесса и результата, или инфографика, отображающая статистику. Сюда подойдет все, что поможет раскрыть суть кейса с визуальной стороны. 
• Неотъемлемая часть — описание проблемы, которая была решена. Если вернуться к примеру с детской площадкой, то часть такого кейса может выглядеть так: жители дома номер шесть два года пытались добиться установки детской площадки. После того, как их прошлая управляющая компания выявила нарушения провела демонтаж старой детской площадки, новую так и не поставили. Все это время детям приходилось идти играть на площадку соседней улице, а их родителям пытаться добиться действий УК. ..»

В каких случаях пишут кейсы:

• При анализе текущей ситуации в компании, продукте или бизнес-партнерстве. В этом случае кейс помогает понять, что было сделано эффективно и что стоит применить в будущем.
• Кейс может служить отчетом о проделанной работе при завершении крупного проекта или заключении удачной сделки. Это покажет читателям успешность компании и профессионализм команды.
• В случае провала, создание кейса тоже бывает полезным, для того, чтобы проанализировать неверные действия и показать свою честность потенциальным покупателям.

Виды кейсов

Каждый вид кейса отличается своей подачей. Некоторые из распространённых видов:

• Статьи, короткие заметки. Например, короткие посты или емейл-рассылки. Если получается лонгрид, то составьте текст так, чтобы его было не утомительно читать. Либо разбейте текст на части и публикуйте его с интервалами.

• Полноценные презентации. Здесь визуальная часть выводится на первый план: графики, диаграммы, таблицы и т. п. Для оформления таких презентаций часто приглашают профессионалов, которые помогают проанализировать кейс и составить грамотную презентацию.

• Видео. Приглашают команду по видеопродакшену и следуют их плану. Так же как и в предыдущих вариантах заранее собирается анализ кейса.

Примеры использования кейсов:

• Готовые бизнес-кейсы компаний малого предпринимательства и стартапов могут помочь быстро решить проблему привлечения инвестиций. Если вы хотите привлечь инвестиции в свой бизнес, то нужно сделать его интересным для инвесторов и рассказать о нем, используя грамотную презентацию.
• Кейсы решенных проблем демонстрируют успех компании.
• Привлечение дополнительной аудитории к продукту, бизнесу или вашим партнерам.
• Обучение персонала или читателя через кейс решенной проблемы.

Также читайте:

Что такое кейсы в бизнесе, для чего, как решать – этапы решения

Сегодня методика бизнес кейсов применяется повсеместно. Она эффективна, как при рекрутинге персонала, так и при обучении кадров. Перед человеком ставится определенная проблемная задача, которую он должен решить. С одной он должен использовать свои знания и навыки, отражающие компетенцию, с другой – подходить к ситуации креативно и искать неординарный подход.

Кейсы в бизнесе – что это такое, каковы особенности?

Бизнес кейс – это конкретная бизнес проблема, взятая из реальной жизни, требующая оригинального подхода в ее решении. Лучшими формами реализации является игра и групповое обсуждение. Допустима и индивидуальная работа, но она чаще используется как собеседование с кандидатом или проверка конкретных знаний специалиста.

В большинстве случаев формируется группа из нескольких человек. Предпочтительно, чтобы они были разных специальностей, темпераментов и взглядов. Участники должны тщательно изучить проблему, определить ее причины, сформулировать несколько путей решения, применимых для конкретного случая.

История понятия

Метод кейса был придуман в двадцатые годы прошлого века в Гарварде. Само понятие пошло от английского слова казус, что сейчас применяется в России, характеризующее сложную ситуацию, проблему, решение которой не однозначно.

Студенты должны были в ходе дискуссии предлагать варианты развития событий, которые позволили бы разрешить задачу. Придуманные в ходе учебы техники впоследствии использовались бывшими студентами и в деловой жизни.

В рамках дискуссии люди могли проявлять все свои скрытые таланты, развивали мастерство общения, учились одновременно перерабатывать большой поток информации и структурировать ее.

Появление в России

В конце девяностых годов, после внедрения капиталистических идей в России появляется и методика бизнес кейсов. До начала 2000-х в основном используются готовые техники, переведенные на русский язык.

Постепенно происходит формирование и внутренних школ. Зарождение началось с появления кейс-клубов в ведущих ВУЗах страны. Первооткрывателями стали:

• НИУ ВШЭ;
• МГИМО;
• РЭУ имени Г. В. Плеханова.

Постепенно волну подхватили почти все университеты и институты. Метод начинает использовать преподавателями естественных наук. Сегодня почти все дисциплины в большей или меньшей степени применяют кейсы.

Цели

Цели бизнес кейса основаны на формировании креативного подхода к решению задач, а также на разработке нестандартных моделей поведения в кризисный момент. Учащиеся, задействованные в кейс-клубах, получают следующее:

1. Обретают навыки тайм-менеджмента, коммуникации и публичных выступлений.
2. Обучаются взаимодействию с другими и работе в группе.

Компании, привлекающие специалистов по бизнес кейсу, на выходе получают обширный объем информации, применять который могут поэтапно или сразу. Например, при выпуске нового продукта они вправе использовать множество техник, которые не были бы придуманы без создания фокус группы и разработки маркетинговых стратегий.

Разновидности кейсов

Разновидностей кейсов множество, так как они основаны на конкретных примерах. Периодически встречаются случаи, когда перед учащимися ставят выдуманную ситуацию, но, во-первых, такие примеры, как правило, не правдоподобны, а, во-вторых, они не несут в себе практической пользы.

Кейсы различают по тематике, то есть типу проблемы и ее сферы:

• маркетинговые – методики продвижения и рекламы;
• консалтинговые;
• управление персоналом и другие.

Одним из ярких примеров кейса в обыденной жизни является диагностика заболевания и формирование методов лечения.

Форма представления информации допустима, как устная, так и письменная. Первая чаще применяется при собеседовании. Также на решение конкретных задач предоставляется лимитированное время. Это дает возможность не отвлекаться и сфокусироваться на деле.

Практическое применение

Бизнес кейс решает сразу несколько важных задач:

1. Разработка работающих технологий выхода из кризисных ситуаций.
2. Подбор кадров – специалистов способных действовать в сложный период и находить решения.
3. Подготовка персонала – развитие навыков и умений людей, раскрытие их потенциала, путем погружения в рабочий процесс.

Успешность реализации кейса зависит от трех составляющих:

• наличие проблемной ситуации, что предполагает наличие множества вариантов развития событий;
• достаточный объем базовых сведений, на основании которого производится анализ и диагностика;
• вовлеченность группы и в том числе заинтересованных лиц.

Основа бизнес кейса – ситуационный анализ, то есть умение быстро перерабатывать поток информации. Притом, зачастую к ряду данных вернуться невозможно. Сама идея зародилась в США, но наибольшее развитие получила после слияния методов и техник западных и восточных специалистов.

Как написать кейс для бизнеса – инструкция

Для того, чтобы заинтересовать современного потребителя не достаточно создать уникальный качественный продукт или услугу. Важно правильно преподнести товар потенциальным клиентам. Для разработки методики целесообразно использовать концепцию кейса.

О том, как решать бизнес кейсы будет описано ниже. Здесь отметим основные правила и шаги, которые предпринимаются для анализа и фиксации сведений.

Описание цели

В первую очередь необходимо определить цель, зачем будет проводиться то или иное исследование. Какие результаты планируется получить в результате. Условно структуру кейса можно представить следующим образом:

• клиент – кто, те люди, на которых ориентирован продукт, что им интересно, чем они занимаются;
• проблема – что нужно решить, какие есть пути удовлетворения потребности;
• решение – какие были использованы ресурсы, кто принимал участие в разработке идей;
• результат – удалось ли удовлетворить запрос клиента.

Рекомендуется перед началом работы систематизировать всю исходную информацию и составить примерный план. Это не только позволит сократить время, но и даст шанс не упустить важные детали.

Выбор клиента

Подбор кандидата – важный этап, так как он должен отражать общий срез всех потребителей. На основании полученных от него данных будет строиться вся работа. Желательно, чтобы он соответствовал следующим критериям:

• информирован о товаре или услуге;
• обладает сведениями о конкурентах, он поможет использовать их слабые стороны;
• хорошая репутация и известное имя.

Чем более успешный человек примет участие в исследовании, тем лучше. Так как к известному лицу у населения, то есть у потенциальных потребителей больше доверия.

Кейс интервью

Перед проведением исследования важно определить с клиентом сроки. Дело в том, что зачастую процесс затягивается именно из-за отсутствия временных рамок. Также важно указать ожидания, что вы предполагаете получить от него, и что он сможет благодаря этому поиметь.

В качестве методов информирования могут быть сообщения, отправленные по электронной почте или телефонные звонки. Смс сообщения в последнее время стали менее эффективными, чем, например, рассылка в месенджерах или социальных сетях.

Процедура кейс интервью должна быть следующей:

1. Получение согласия от клиента на участие в исследовании.
2. Проведение анкетирования – позволит задать шаблон будущей беседы.
3. Непосредственное проведение интервью. Его продолжительность допустима в пределах получаса или часа. Вопросы должны быть связаны с продуктом.
4. Отправка ответов клиенту для утверждения их достоверности.
5. Формирование результата.

В результате бизнес кейса проекта, который создается, руководство компании может спланировать действия. Рекомендуется включить и этап моделирования. Это позволит сократить издержки и наиболее выгодно реализовать план. Если перед участниками не ставится цель экономии ресурсов, то они будут применить все возможные источники.

Составление структуры и плана

При составлении структуры допустим креативный подход, она не должна носить унифицированную форму. В большинстве случаев используют следующий план:

1. Вступительная часть – краткое увлекающее описание кейса.
2. Вводная информация – сведения о компании, ее деятельности, структуре, особенностях, преимуществах.
3. Либо предыстория кризиса и описание появившейся проблемы, либо формирование задачи, например, вывод нового продукта на рынок.
4. Поиск путей решения – подробное описание того, как проводилось исследование, к каким выводам удалось прийти.
5. Результаты – наиболее логичные и верные пути, также здесь указывается перечень всех возможных вариантов.
6. Резюме –  итоги и предложения.

Структура может изменяться в зависимости от конкретной задачи, а также от специфики деятельности компании.

Объем

Объем кейса зависит от конкретной ситуации. В стандартной форме он не должен превышать десяти страниц. В материале должна присутствовать самая важная информация, без лишних слов и ненужных данных. При необходимости стоит сделать ссылки на конкретные документы или ресурсы, содержащие информацию. Например, ссылая на закон, не надо его включать в кейс, достаточно указать номер нормативного акта и дату его вступления в силу.

Визуализация

Сухой текст, даже насыщенный информацией, не так нагляден, как графическое изображение данных. Рекомендуется везде, где это возможно включить таблицы, картинки, графики разных видов. Во-первых, это очень показательно, во-вторых, не требуется вчитываться в текст, чтобы увидеть параметры.

Факты

Недопустимо искажение информации. Многие специалисты предлагают осуществлять проверку не только полученных материалов, но и исходных данных. Любая неточность в сведения может привести и к серьезным финансовым потерям, и к судебным процессам, если были искажены слова интервьюируемого.

Цифры

Там где можно представить цифры, стоит это делать. Размытые фразы не дают толковой информации. Например, количество звонков возросло, стоит заменить на рост входящих вызовов составил 15% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Но если речь идет об увеличении более, чем на 100%, то тут лучше заменить на разы, так как это звучит сильнее. Но главное применять точные и конкретные формулировки.

Для чего решать кейсы?

Решение кейсов – это интересная и увлекательная работа. Только эта методика дает возможность полностью раскрыть свой потенциал, найти экстраординарное решение задачи. Рассмотрим основные преимущества использования метода.

Решение бизнес кейсов предполагает наличие процедуры, несмотря на то, что она не носит формальный характер, многолетние исследования показали, что это лучшая последовательность шагов.

Практическая направленность

Для кейса всегда подбираются задачи из реального прошлого или настоящего. Следовательно, в игровой форме, с привлечением разных людей можно найти такое решение, которое не пришло в голову руководству и аналитическому отделу компании.

Одним из примеров является появление у касс в магазинах витрин с небольшими недорогими товарами. Однажды встал вопрос о том, что низкий процент граждан приобретает шоколадки, приходя в супермаркет. Групповой анализ показал, что процент продаж можно поднять, если поместить их в место, где клиент задержится больше минуты и обратит на них внимание.

Интерактивный формат

Одним из преимуществ кейсов является то, что формирование идей происходит не всегда в формальной обстановке. Когда люди раскрепощены, они более открыты и готовы предлагать неожиданные идеи.

Интерактивный формат предоставляет возможность найти таких решений, которые не получить сформулировать при стандартном подходе. Стоит использовать различные видео, аудио и изображения, искать новые ресурсы, людей.

Совершенствование навыков

Исследования показали, что люди, задействованные в разработке бизнес кейсов, обладают более совершенными навыками. Они лучше переносят стрессовые ситуации, даже в условиях кризиса не паникуют и предлагают варианты выхода из него.

Если есть желание отточить определенные умения и повысить компетенцию, стоит присоединиться к группе кейс специалистов, лучшим выбором будет либо студенческий клуб, либо корпоративное сообщество.

Командная работа

Индивидуальные навыки человека, даже на самом высоком уровне, не могут конкурировать с командой посредственных специалистов. Главный секрет большинства крупных корпораций – именно в небольшой группе, создающей основные идеи.

Быть командным игроком не всегда просто, требуется время, чтобы научиться взаимодействию, слушанию и принятию взглядов других. Никогда не будет единого мнения относительно конкретного вопроса, но если в коллективе есть согласие, консенсус будет найден.

Этапы решения кейсов проектов

Для того, чтобы действия были максимально результативными рекомендуется следовать определенным этапам решения. В первую очередь человек должен получить знания относительно компании или рынка, для которых будет происходить анализ. Уточняя, что такое бизнес кейс, скажем, что это пошаговая система действий, разработанная на основе сведений о компании, ее положении на рынке, поставленных целей. В связи с этим полученные результаты не могут носить универсальный характер, хотя и применимы в ряде других случаев. Сегодня целые научные группы занимаются унификацией кейсов, но по-прежнему, лучший способ – анализ отдельной проблемы и поиски решений для нее.

Исследование ситуации

Данный шаг предполагает всестороннее изучение области исследования. Грамотный специалист помимо изучения самого объекта уделит время на обзор:

• существующих конкурентов;
• общего положения рынка;
• предпочтений клиентов.

Конечно, большая часть времени будет посвящена анализу исходных данных о самом предприятии.

Сбор и анализ недостающей информации

Если входящей информации не достаточно для получения полной картины, при наличии возможности, целесообразно дополнительно изучить материалы. Например, есть задача – повысить объем продаж определенного продукта. Руководство предоставило много документации, но среди нее нет результатов последних проведенных рекламных компаний, а это критически важные сведения.

Осмысление вариантов решения проблемы

Далее в индивидуальной или групповой форме начинается выработка решений. Особенность процесса является то, что фиксируются даже самые неадекватные варианты. Идея в том, что чем больше идей, тем больше выбор. Также иногда несколько не самых лучших вариантов в комбинации представляют собой гениальную идею. И если бы не было командного сотрудничества, создать ее не удалось.

После изложения всех возможных и невозможных вариантов, надо выделить те, которые кажутся наиболее сильными и ресурсными. Каждый из них рассматривается индивидуально. Вновь вступает групповая работа, когда особенности и детали каждого варианта формируют картину.

Выработка наилучшего результата

Среди всех полученных данных выбирается либо один, либо несколько кейсов, которые внедряются в работу. Всегда лучше иметь запасные варианты. Специальный человек структурируют всю оставшуюся информацию. Несмотря на то, что какие-то идеи не нашли своего применения сразу, они могут быть востребованы на плече некоторого времени.

Выработка результата также предполагает максимально подробное рассмотрение, выявление всех сильных и слабых сторон, формирование списка ответственных лиц и моделирование.

Подводные камни бизнес кейсов

У всего есть свои сильные и слабые стороны. Вые было описано множество преимуществ бизнес кейсов, но нельзя не упомянуть и о некоторых недостатках метода. Их важно учитывать, как при планировании исследования, так и при внедрении результатов в практику:

1. Изменчивость рынка – все исследования в основном строятся на материалах, отражающих прошлое компании, но не ее сегодня и тем более будущее. Важно понимать, что с развитием технологий, чтобы оставаться в топе, надо не просто следовать за инновациями, но и опережать их.
2. Субъективный фактор – специалисты люди, у них могут свои предпочтения и антипатии. Не факт, что они отражают мнение большинства.
3. Квалификация участников – важно, чтобы лица, осуществляющие разработку, были как минимум компетентны в отрасли.

Методика бизнес кейсов – один из вариантов выбора стратегий и решений. Не стоит забывать и о классических формах поиска ответа.

Реальные примеры

Рассмотрим несколько примеров бизнес кейсов в кратком содержании

Ситуация 1. Собеседование.

Многие компании сегодня ждут от своих сотрудников не только точного следования инструкции, но и умения решать ситуации, выходящие за рамки стандартных. Например, при найме человека на должность водителя, могут спросить, как он поступит, если он попадет в ДТП при перевозке, или если кто-то сломает груз.

От его ответа на данные вопросы будет многое зависеть. Если он запаникует или начнет сваливать ответственность на третьих лиц, то его вряд ли примут. Целесообразно, сообщить начальству о сложившейся ситуации и начать решать вопрос по мере возможностей.

Ситуация 2. Открытие филиала.

Компания планирует расширение и ей надо продумать где, когда и как лучше открыть дополнительный офис. Для этого привлекается группа кейс специалистов, которые должны изучить текущее положение фирмы, ее основных клиентов, изучить доступные варианты расширения, продумать к чему, можно приурочить открытие и тому подобное. На выходе они представляют руководству несколько вариантов.

Бизнес кейсы – это варианты решения поставленных задач, вызовов и проблем. Притом, привлекается группа людей, которые только в командном взаимодействии готовы предложить стоящие способы решения. Участие в такого рода проектах, дает человеку возможность повысить свои навыки в коммуникации, неординарном подходе и командной игре. Говоря о том, что такое кейсы в бизнесе, стоит уточнить, что это реальнее практические варианты выхода из сложных ситуаций. Их допустимо применять как для конкретного случая, так и для аналогичных проблем.

Руководство для начинающих по написанию бизнес-кейса [2023] • Asana

Почти каждый проект должен быть одобрен — будь то простое одобрение от вашей команды или поддержка заинтересованного лица. Возможно, вы знакомы с использованием плана проекта или устава проекта, чтобы предложить новую инициативу и получить зеленый свет для проекта. Но если предлагаемый вами проект представляет собой значительные инвестиции в бизнес, вам может потребоваться разработать экономическое обоснование.

Если вы никогда не писали бизнес-обоснование, мы здесь, чтобы помочь. Имея несколько ресурсов и немного планирования, вы можете написать экономическое обоснование, которое поможет вам получить ресурсы и поддержку, необходимые для успешного управления проектом.

Что такое экономическое обоснование?

Экономическое обоснование — это документ, объясняющий ценность или преимущества, которые получит ваша компания, если вы будете осуществлять значительные инвестиции в бизнес или инициативу. Эта инициатива может быть чем угодно: от сообщения о запуске нового продукта или функции, предложения увеличить расходы на текущую инициативу или значительных инвестиций в новое агентство или подрядчика — и это лишь некоторые из них. Убедительное экономическое обоснование обрисует в общих чертах ожидаемые выгоды от этого важного инвестиционного решения. Ключевые заинтересованные стороны будут использовать предоставленное вами экономическое обоснование, чтобы определить, следует ли продвигать инициативу.

Если вы никогда не создавали экономическое обоснование, оно может показаться похожим на другую документацию по раннему планированию проекта. Вот как это выглядит:

Разница между бизнес-обоснованием и бизнес-планом

бизнес-обоснование  – это предложение новой стратегии или крупной инициативы. В нем должны быть изложены потребности бизнеса и выгоды, которые ваша компания получит от использования этой возможности.

Бизнес-план , с другой стороны, представляет собой план совершенно нового бизнеса. Как правило, вы составляете бизнес-план, чтобы наметить свою бизнес-стратегию, свою миссию и видение, а также то, как вы планируете этого добиться. Может быть случай, когда вы создаете бизнес-план для уже существующего бизнеса, но вы делаете это только в том случае, если пытаетесь направить свой бизнес в совершенно новое русло.

Создайте шаблон инициации проекта

Экономическое обоснование и резюме

Резюме — это обзор важного документа, который охватывает все основные факты и детали, о которых заинтересованные стороны проекта должны знать, если они не имеют время, чтобы прочитать весь документ. На самом деле, последним шагом в написании бизнес-кейса будет составление резюме со всеми важными деталями высокого уровня, которые должны знать ваши заинтересованные стороны.

Прочитайте: Как написать резюме с примерами

Бизнес-кейс по сравнению с уставом проекта

Если вам нужно создать презентацию для вашего проекта, но вам не нужно полное бизнес-обоснование, вам может понадобиться устав проекта. Подобно бизнес-кейсу, устав проекта описывает ключевые детали инициативы. В частности, устав проекта будет охватывать три основных элемента вашего проекта: цели проекта, объем проекта и ключевые заинтересованные стороны проекта. Затем ваша управленческая команда будет использовать устав проекта для утверждения дальнейшего развития проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

Вам нужно экономическое обоснование?

Не каждый проект нуждается в экономическом обосновании или даже в уставе проекта. Планируйте создание бизнес-кейса только для инициатив или инвестиций, которые потребуют значительных бизнес-ресурсов. Если вы работаете над небольшой инициативой, рассмотрите возможность создания устава проекта, чтобы представить идею проекта соответствующим заинтересованным сторонам.

Даже если вам не нужно представлять свой проект каким-либо заинтересованным сторонам, вы должны быть готовы ответить на основные вопросы о предлагаемом проекте, например:

• Какова цель этого проекта?

• Почему мы работаем над этим проектом?

• Как этот проект связан с целями и задачами организации?

• Какие показатели мы будем использовать для измерения успеха проекта?

• Кто работает над этим проектом?

• Когда этот проект будет завершен?

5 шагов для создания и подачи бизнес-кейса

Ваше экономическое обоснование должно включать не только ключевые факты и цифры, но и рассказ о том, почему осуществление той или иной инвестиции или инициативы является хорошей идеей для вашего бизнеса. Если вы сомневаетесь, избегайте жаргона и будьте кратки, но всегда фокусируйтесь на передаче ценности проекта. Если вы впервые создаете бизнес-кейс, не волнуйтесь. Выполните эти пять шагов, чтобы создать прочный.

1. Соберите исходные данные

Вам не нужно самостоятельно писать экономическое обоснование. Вместо этого убедитесь, что соответствующие члены команды и заинтересованные стороны вносят свой вклад в соответствующие разделы. Например, ИТ-группа должна участвовать в принятии любых решений по инструментам и срокам, а финансовая группа должна анализировать все разделы бюджета и управления рисками. Если вы создаете бизнес-кейс, чтобы предложить новую инициативу, линейку продуктов или образ клиента, обязательно проконсультируйтесь с экспертами в данной области.

2. Планируйте составление бизнес-обоснования не по порядку

Некоторые из первых пунктов вашего бизнес-обоснования, например резюме, должны быть написаны в последнюю очередь, когда у вас есть все ресурсы и информация для составления информированное предложение. В вашем резюме будут представлены все ваши выводы и даны рекомендации для бизнеса, основанные на множестве факторов. Собрав сначала все эти детали, такие как цель проекта, финансовая информация и риски проекта, вы можете убедиться, что в вашем резюме есть вся необходимая информация.

3. Поэтапно формируйте экономическое обоснование

Экономическое обоснование описывает значительные инвестиции для вашей компании. Точно так же простое написание бизнес-кейса требует значительных затрат времени. Не каждая инициатива подходит для вашего бизнеса, поэтому убедитесь, что вы проверяете свою работу с заинтересованными сторонами на ходу. Вы не хотите тратить часы и недели на этот документ только для того, чтобы он сразу же был отвергнут исполнительными заинтересованными сторонами.

Подумайте о том, чтобы сделать «мягкий запуск» с изложением вашего экономического обоснования вашему спонсору проекта или заинтересованному лицу, с которым у вас хорошие отношения, чтобы подтвердить, что вам следует продолжать эту инициативу. Затем, когда вы создаете различные разделы своего бизнес-кейса, сверяйтесь со своими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что нарушителей условий сделки нет.

4. Уточните документ

При создании разделов бизнес-кейса вам может потребоваться вернуться и уточнить другие разделы. Например, после того, как вы закончили анализ затрат и выгод с вашей финансовой командой, убедитесь, что вы обновили все риски проекта, связанные с бюджетом.

Прежде чем представить свое экономическое обоснование, проведите окончательное прочтение с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы найти любые разделы, которые можно уточнить. На этом этапе вы также захотите написать резюме, которое будет в верхней части документа. В зависимости от объема вашего бизнес-кейса, ваше резюме должно занимать от одной до двух страниц.

Прочтите: Как провести конкурентный анализ (с примерами)

5. Представьте бизнес-обоснование

Последний шаг — реальное представление вашего бизнес-обоснования. Начните с краткой презентации, которая отвечает на вопросы «что», «почему» и «как» вашего предложения. Воспринимайте эту презентацию как шанс объяснить текущую потребность бизнеса, то, как ваше предложение отвечает этой потребности и каковы преимущества для бизнеса. Обязательно устраните любые риски или опасения, которые, по вашему мнению, могут возникнуть у вашей аудитории.

Не просматривайте бизнес-кейс страницу за страницей. Вместо этого поделитесь документом с заинтересованными сторонами перед презентацией, чтобы у них была возможность прочитать его заранее. Затем, после презентации, снова поделитесь документом, чтобы заинтересованные стороны могли углубиться в детали.

Создайте шаблон запуска проекта

Контрольный список бизнес-обоснований

Начните с причин

Первый раздел бизнес-обоснования — это ваш шанс привести убедительные аргументы в отношении нового проекта. Убедитесь, что вы составили аргумент, который соответствует интересам и потребностям вашей аудитории. Несмотря на то, что это первый раздел вашего бизнес-кейса, он должен быть последним, который вы пишете. Помимо включения традиционных элементов резюме, убедитесь, что вы ответили:

• Какую бизнес-проблему решает ваш проект?  Это ваш шанс объяснить, почему ваш проект важен и почему заинтересованные стороны должны рассмотреть возможность использования этой возможности.

• Какова ваша бизнес-цель ?  Что происходит в конце успешного проекта? Как вы будете измерять успех и что означает успешный проект для вашего бизнеса?

• Как это экономическое обоснование вписывается в общий план бизнес-стратегии вашей компании?  Убедитесь, что предлагаемое вами экономическое обоснование связано с важными целями компании. Инициатива, предложенная в вашем экономическом обосновании, должна приблизить иглу к заявлению о видении вашей компании.

Общие финансовые показатели и окупаемость инвестиций

На этом этапе вашего бизнес-кейса вы должны изложить основные принципы проектного финансирования. Не рассчитывайте создать этот раздел самостоятельно — вам следует подготовить его в сотрудничестве с финансовым отделом вашей компании. В частности, этот раздел должен отвечать:

• Сколько будет стоить этот проект?  Даже если эта инициатива является совершенно новой для вашей компании, проведите небольшое исследование, чтобы оценить стоимость проекта.

• Сколько стоит каждый отдельный компонент проекта?  Помимо оценки общей стоимости, разбейте затраты по различным проектам. Например, у вас могут быть проектные расходы на новые инструменты и ресурсы, ресурсы для конкурентной разведки, агентские расходы и т. д.

• Какова ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI)?  Вы говорили о расходах — теперь расскажите о том, какую выгоду получит ваша компания от этой инициативы. Обязательно объясните, как вы рассчитали рентабельность инвестиций.

• Как этот проект повлияет на денежный поток?  Денежный поток — это сумма денег, переводимая в ваш бизнес и из него. Значительные инвестиции будут стоить больших денег, поэтому они негативно повлияют на денежный поток, но вы также должны ожидать высокую рентабельность инвестиций, которая положительно повлияет на денежный поток.

• Что такое анализ чувствительности?  Анализ чувствительности — это сводка того, насколько неопределенны ваши цифры. Будет множество переменных, которые повлияют на ваше экономическое обоснование. Обязательно объясните, что это за переменные и как они могут повлиять на ваши прогнозы.

Предварительный просмотр сведений о проекте

В вашем бизнес-плане предлагается новая инициатива. Помимо финансовых рисков, потратьте некоторое время на предварительный просмотр деталей проекта. Например, ваше экономическое обоснование должно включать:

• Ваши  цели проекта  и  ключевые результаты проекта .  Что произойдет в конце проекта? Что вы ожидаете создать или предоставить после завершения проекта?

• Ваш  план проекта .  План проекта — это схема ключевых элементов, которые необходимо выполнить вашей команде для успешного достижения целей проекта.

•   Объем проекта .  Каковы границы вашего проекта? К каким конкретным целям, результатам и срокам вы будете стремиться?

• Список соответствующих  заинтересованных сторон проекта .  Кто является важными заинтересованными сторонами проекта и ключевыми лицами, принимающими решения в этой работе? Сюда могут входить члены проектной группы, которые будут работать над этой инициативой, исполнительные заинтересованные стороны, которые будут спонсировать проект, и любые внешние заинтересованные стороны, которые могут быть вовлечены.

• Общая  дорожная карта проекта  в виде диаграммы Ганта.  На этом этапе процесса вам не нужно указывать подробный график проекта, но вы должны наметить общее представление о том, когда каждый этап проекта будет происходить по отношению к другим. Для этого создайте дорожную карту проекта в программе, подобной диаграмме Ганта. Не забудьте также включить в дорожную карту любые важные вехи проекта.

• Любые важные зависимости проекта.  Есть ли что-нибудь, что может помешать запуску этого проекта? Эта работа зависит от какой-либо другой работы, которая в настоящее время находится в стадии разработки?

Обсудить риски проекта

После того, как вы определили финансовые последствия и важные детали проекта, убедитесь, что вы включили все потенциальные риски проекта. Если вы еще этого не сделали, создайте план управления рисками проекта для своего бизнес-кейса. Управление рисками проекта — это не процесс устранения риска, а выявление, анализ и упреждающее реагирование на любые потенциальные риски проекта. Четкое определение каждого риска проекта и того, как этот риск может повлиять на ваш проект, поможет вам и команде проекта лучше всего управлять этими рисками и избегать их.

В разделе риска вашего бизнес-кейса включите:

• Анализ рисков любых потенциальных рисков проекта.  Какой риск? Насколько вероятно, что это произойдет? Каков уровень приоритета этого риска?

• Какие предположения вы делаете, если таковые имеются.  В управлении рисками проекта предположения — это все, что, по вашему мнению, будет верным в отношении проекта, но эти детали не являются гарантированными фактами. Основание проектных решений на предположении может подвергнуть ваш проект риску. Убедитесь, что вы утвердили каждое предположение проекта, чтобы не поставить под угрозу успех проекта.

• Любые сопоставимые альтернативы на рынке.  Если вы пишете экономическое обоснование для продвижения нового продукта или направления на рынок, оцените все, что уже существует. Может ли альтернатива повлиять на вашу финансовую оценку или успех проекта?

Разработайте план действий

В заключительном разделе вашего экономического обоснования наметьте, как вы превратите это экономическое обоснование в действенный проект. Этот раздел должен отвечать на такие вопросы, как:

• Как будут приниматься решения?  Кто отвечает за проект? Кто спонсор проекта? Если вы еще этого не сделали, попробуйте создать диаграмму RACI, чтобы обозначить обязанности по проекту.

• Как будет измеряться и сообщаться о прогрессе?  Не все участники проекта должны быть уведомлены о каждом изменении проекта. Обрисуйте ключевые части плана коммуникаций вашего проекта, а также то, как вы будете сообщать об обновлениях статуса проекта.

• Что делать дальше?  Если руководство утвердит это экономическое обоснование, какие следующие шаги вы предпримете, чтобы претворить его в жизнь?

Воплотите свое экономическое обоснование в жизнь

Вы создали надежное экономическое обоснование, и оно было ратифицировано — поздравляем! Следующим шагом является воплощение вашего бизнес-кейса в жизнь. Инициировать крупномасштабные изменения может быть пугающе, и реализация вашего бизнес-кейса не является исключением.

Если вы еще этого не сделали, убедитесь, что у вас есть инструмент управления проектами для управления и организации вашей новой инициативы. Благодаря центральному источнику достоверной информации, позволяющему отслеживать, кто и когда что делает, обмениваться обновлениями статуса и держать участников проекта в курсе событий, вы можете превратить отличный бизнес-кейс в успешный проект.

Создание шаблона запуска проекта

Что такое экономическое обоснование

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему компания или исполнительное руководство решают посвятить себя конкретному проекту? В конце концов, этот тип инвестиций касается не только денег, но времени и усилий. Принимая такое решение, многие считают, что бизнес-план определяет общие цели и стратегии. Но что такое бизнес-кейс и как он вписывается в эту картину?

Бизнес-кейс подробно описывает конкретную проблему и рассказывает, как ее решить. Этот документ лежит в основе любого проекта и убеждает ключевых лиц, принимающих решения, в достоинствах конкретного курса действий, показывая им воздействие, затраты и выгоды. Итак, давайте посмотрим, как работает бизнес-кейс!

Что такое экономическое обоснование в управлении проектами?

В начале каждого проекта мы сталкиваемся с печально известным вопросом «почему?»

Почему наша организация должна начать новый проект? Что мы ожидаем получить и каковы связанные с этим затраты? Бизнес-кейс — это документ, который пытается дать такие ответы. В нем определяются различные аспекты и аргументируется, почему проект будет выгоден, а также связанные с ним риски и затраты.

Короче говоря, экономическое обоснование объяснит преимущества, которые получит ваша компания, если лица, принимающие решения, решат осуществить значительные инвестиции в бизнес. Этот документ по управлению проектом покажет вашим заинтересованным сторонам, клиентам или клиентам, что проект, который вы представляете, является разумным выбором.

Какое экономическое обоснование связано с проектом?

Вам нужно экономическое обоснование, чтобы убедить лиц, принимающих решения, принять идею проекта. Этот документ также поможет вашей компании определить приоритетность проектов, которые соответствуют общим целям вашего бизнеса.

Кроме того, вы можете сравнивать разные идеи по одним и тем же критериям. Это обеспечивает прозрачность и равные условия для будущих проектов. Если ваша организация решит продолжить проект, кейс проекта поможет вам управлять объемом на начальном этапе.

Когда проект завершен, экономическое обоснование может помочь вам оценить, насколько хорошо компания выполнила планирование и реализацию проекта.

Бизнес-обоснование и бизнес-план

Хотя эти два термина взаимозаменяемы, они имеют разные концепции.

Экономическое обоснование исследует потенциальную рыночную возможность на уровне продукта. Эту рыночную возможность можно охарактеризовать как значительную, долгосрочную и прибыльную. Бизнес-кейсы будут оценивать, должна ли организация производить продукт или предлагать услугу, которая попытается решить рыночную проблему.

Кроме того, экономическое обоснование предлагает всеобъемлющую стратегию или новую инициативу. В нем описываются преимущества для бизнеса, которые ваша компания получит, если воспользуется возможностью для бизнеса.

Шпаргалка по прибыльности бизнеса

С другой стороны, бизнес-план исследует потенциальные возможности для бизнеса на уровне компании. Бизнес-возможность в данном случае — это пустота, которую компания пытается заполнить, предлагая конкретный продукт целевому рынку.

Кроме того, бизнес-план может наметить совершенно новый бизнес. Как правило, вы создаете бизнес-план, чтобы определить свое видение, миссию, бизнес-стратегию и то, как вы этого добьетесь.

Экономическое обоснование в сравнении с Уставом проекта

Устав проекта — это документ, четко определяющий объем проекта на более высоком уровне. В нем четко указывается, что необходимо сделать, и устанавливается график, время и бюджет проекта. Устав проекта — это документ, который назначает руководителя проекта и утверждает проект.

Это дает проекту зеленый свет, и это первый документ, который вы создадите при запуске проекта.

Экономическое обоснование объясняет, какое влияние проект окажет на бизнес. Мы не просто так называем это бизнес-кейсом. Мы представляем разные сценарии: когда проект будет завершен и его результаты. Не все проекты будут выполнимы, поэтому вам придется подготовить множество бизнес-кейсов и запустить проект только для некоторых из них.

Какова цель бизнес-кейса?

Основной целью экономического обоснования является обоснование инвестиций. Это облегчает принятие инвестиционных решений на уровне проекта. Этот документ обобщает риски, преимущества и затраты и помогает организации решить, следует ли финансировать проект или отказаться от него.

Организация сможет принять взвешенное решение, основанное на реальных фактах. По сравнению с PMP, бизнес-кейс должен быть более подробным и написан с точки зрения бизнеса.

Компоненты экономического обоснования

Экономическое обоснование состоит из четырех компонентов:

• Затраты: На этом этапе затраты будут неизбежно высокими, так как вы еще не завершили детальную работу, необходимую для расчета базовых затрат. Недостаточно информации для принятия эффективного инвестиционного решения.
• Выгоды: Они определяют рентабельность инвестиций, и эта часть важна, поскольку вы будете использовать ее для оценки затрат и определения обоснованности экономического обоснования.
• Риски: Опять же, риски в бизнес-кейсе будут довольно высокими и будут связаны с реализацией проекта. Тем не менее, риски помогут вам принять правильное решение.
• Сроки: Они определяют, когда начнутся выгоды и будут использоваться как часть рентабельности проекта.

Не забывайте, что с помощью программного обеспечения для управления проектами ActiveCollab вы можете успешно создать экономическое обоснование и воплотить идею в жизнь.

Структура бизнес-кейса

Структура бизнес-кейса обычно выглядит следующим образом:

• Определите проблему: Проекты разрабатываются с определенной целью, будь то решение проблемы или создание бизнес-возможности. Ваш первый шаг — выяснить проблему, описать ее, выяснить, откуда она взялась, а затем установить временные рамки для ее решения.
• Альтернативные решения: Откуда вы знаете, что проект, за который вы беретесь, является наилучшим возможным решением? Естественно, вы этого не сделаете; вот почему вам нужна альтернатива для каждого решения и его преимущества.
• Предложите лучшее решение: Установите критерии и, возможно, выберите механизм оценки, который поможет вам выбрать лучшее решение. Какой бы подход вы ни применяли, лучшее решение вашей проблемы будет очевидным.
• Подход к реализации: Итак, вы нашли проблему или возможность; как вы до него доберетесь? Также вам необходимо убедить заинтересованное лицо в том, что вы правы и нашли лучшее решение для достижения целей компании.

Презентация бизнес-кейса

Презентация бизнес-кейса — это набор вопросов, используемых для определения всех областей, требующих внимания для принятия обоснованного решения: двигаться вперед или выйти из проекта.