Договор гпх и командировка: Командировка по договору ГПХ | Современный предприниматель

Командировка по договору ГПХ | Современный предприниматель

Возможна ли командировка по договору ГПХ? Ответ на данный вопрос надо искать в положениях Трудового и Гражданского кодексов. В ст. 166 ТК РФ говорится, что служебные поездки можно оформлять в отношении наемных работников на основании внутреннего распоряжения руководителя. Командировка признается таковой только в случае, если ежедневное выполнение трудовых функций не предусматривает постоянное нахождение человека в пути. Целью служебных поездок становится выполнение поручений нанимателя не на основном месте работы, а в территориальном отдалении от него.

Оплачиваются ли командировки по договору ГПХ

Заключение с физическим лицом соглашения гражданско-правового характера предполагает, что человек будет выполнять оговоренное контрактом задание, получать за это материальное вознаграждение, но после завершения работы над проектом сотрудничество считается оконченным. Физические лица, оформленные по договору ГПХ, не являются штатными сотрудниками, взаимоотношения с ними не попадают в сферу влияния норм трудового законодательства.

Таким образом, командировка по договору гражданско-правового характера в привычном формате невозможна – заказчик не имеет права направлять такого исполнителя в служебные поездки, так как не выступает по отношению к нему работодателем. Но это не означает, что рабочие поездки физического лица в рамках соглашений ГПХ не реализуются или расходы по ним не подлежат возмещению. Предприятие может компенсировать гражданину издержки — затраты на транспорт, проживание, питание и связанные с поездкой сборы (п. 2 ст. 709 ГК РФ), но суточные при этом не начисляются и не платятся.

Как оформить служебные поездки в рамках договора ГПХ

«Командировка» в договоре ГПХ может быть выделена в отдельную статью затрат, то есть в соглашении указывается, что физическое лицо будет совершать поездки в рабочих целях и расходы по ним будут возмещены отдельно от расчетов по оплате работ/услуг. Для выплаты компенсации в таком случае заказчику потребуются документальные подтверждения обоснованности затрат – билеты, посадочные талоны, чеки из гостиниц и пр.

Другой вариант, когда служебные поездки в договоре ГПХ отдельно не оговариваются, а сумма вознаграждения фиксированная, при этом она рассчитана на оплату не только работы исполнителя, но и на погашение сопутствующих затрат (в т.ч. при поездке).

Еще один вариант организации командировки по договору ГПХ – билеты покупает работодатель без участия исполнителя работ/услуг. Работодатель также может сам оплатить, например, проживание в гостинице.

При вынесении затрат на рабочие поездки в отдельную группу издержек их сумму надо отражать в учете на расходных счетах в корреспонденции со счетом 76. При выплате компенсации расходов исполнителю счет 76 дебетуется с одновременным уменьшением остатка по денежным счетам (50 или 51).

Если затраты на поездку заложены в общую сумму по договору, они отдельно в учетных регистрах не показываются.

В последнем случае, когда работодатель самостоятельно производит оплату билетов на транспорт и счетов за проживание для физлица, работающего по ГПХ-договору, проводки формируются с участием счета 60.

Командировка по договору ГПХ – НДФЛ и страховые отчисления

В зависимости от выбранного способа расчета с физическим лицом, оказывающим услуги по соглашению ГПХ, транспортные затраты могут участвовать в формировании налоговой базы или исключаться из нее, составляя основу для применения профессионального вычета. Отдельная схема отражения в налоговом учете доходно-расходных операций по договорам ГПХ предусмотрена в отношении физических лиц со статусом ИП. Для таких исполнителей работ заказчик не является налоговым агентом, поэтому не несет ответственность за полноту и своевременность уплаты подоходного налога и страховых взносов.

Если физическое лицо не является частным предпринимателем, удержанием и перечислением в бюджет НДФЛ занимается заказчик (налоговый агент). Как правильно отражается в налоговом учете командировка по договору гражданско-правового характера в 2019 году:

• Если транспортные расходы являются частью общей суммы вознаграждения по договору, НДФЛ и взносы начисляются со всей суммы выплаты в пользу физического лица.

  При этом исполнитель работ может обратиться к нанимателю с письменным заявлением на применение профессионального вычета в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ в сумме фактически понесенных им обоснованных расходов. Транспортные издержки и затраты на проживание в рабочей поездке должны быть документально подтверждены. При выполнении всех условий, из базы налогообложения по НДФЛ стоимость билетов и проживания будет вычтена.

• Когда транспортные расходы учитываются отдельно от общей суммы вознаграждения, такие выплаты в пользу физического лица приравниваются к его облагаемым доходам, но при наличии документальных подтверждений обоснованности расходов и заявления физлица также можно применить профессиональный налоговый вычет.

• При оплате расходов напрямую работодателем применение профвычета по затратам на поездку невозможно — налог удерживается с суммы вознаграждения, уплаченной по договору, а также с оплаты проезда и проживания, считающейся доходом исполнителя в натуральной форме (письмо Минфина от 21.

  07.2017 № 03-03-06/1/46709).

Страховые отчисления осуществляются от суммы вознаграждения физическому лицу за выполненные им работы (оказанные услуги). Если человек получает компенсацию по подтвержденным затратам, обусловленным рабочей необходимостью, с этих сумм страховые взносы не начисляются (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Такое мнение озвучил и Минфин РФ в своем письме от 21.08.2017 № 03-15-06/53442.

Командировочные расходы по гражданско-правовому договору

Вопрос:

Работник принят в организацию по гражданско-правовому договору. Был отправлен в командировку, представил чеки на такси, проживание в гостинице. Дополнительным соглашением к ГПД предполагается предусмотреть возмещение организацией работнику командировочных расходов (проезд и проживание) и выплата суточных (питание).

Возможно, ли возместить ему расходы: суточные, услуги такси, проживание, если с ним заключен договор ГПД? Необходимо ли удержать с сумм компенсаций НДФЛ, начислять страховые взносы? Компенсацию можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль?

Ответ:

Организация вправе возместить расходы работника по ГПД. Компенсация по ГПД включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ, при этом может быть применен профессиональный налоговый вычет. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается. Расходы на выплату компенсации можно учесть в расходах по налогу на прибыль либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ, либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Соответственно, командировочные — это те расходы, которые имеют место в рамках трудовых отношений. В данном случае расходы физического лица не признаются командировочными. Как правило, сумма, выплачиваемая по гражданско-правовому договору, включает компенсацию издержек физического лица и вознаграждение (п.1 ст. 781, ст. 783, п.2 ст. 709 ГК РФ).

Компенсация расходов в данной ситуации будет расцениваться как часть вознаграждения, получаемое физическим лицом в рамках гражданско-правовых отношений. Вознаграждение, получаемое за выполненную работу, оказанную услугу в рамках ГПД облагается НДФЛ (п.6 ст. 208, п.1 ст. 210 НК РФ). Налоговая база может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов, в частности физические лица получающие доходы по ГПД имеют право на профессиональный вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ (услуг) по договору (п. 3 ст. 210, п.2 ст. 221 НК РФ). Страховыми взносами компенсация расходов физического лица в рамках ГПД не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учитывая то, что компенсация расходов исполнителю на проезд и проживание по гражданско-правовому договору не относится к командировочным расходам, учитывать их на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.

Расходы на выплату компенсации можно учесть либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ как расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Порядок компенсации таких расходов, в частности список подтверждающих документов, необходимо прописать в договоре.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Филиппины — Деловые поездки

Деловая таможня

Бизнес-среда на Филиппинах очень персонализирована. Деловые вопросы обычно решаются лицом к лицу, и филиппинцы часто предпочитают атмосферу спокойствия и сдержанности, избегают конфронтации и, как правило, предлагают вежливый ответ в сочетании с улыбкой, а не откровенно негативный отзыв об идеях другой стороны. «Да» может означать несколько вещей, но не всегда утвердительно.

В знак уважения и признания определенных социальных иерархий филиппинцы обычно обращаются к людям по их профессиональным титулам (адвокат, врач, инженер). После первоначального знакомства большинство деловых контактов настаивают на использовании более неформального подхода, включая использование псевдонимов. Имея дело с высокопоставленными правительственными и военными чиновниками, лучше всего обращаться к ним по их официальным титулам.

Совещания не всегда начинаются вовремя, поэтому допускайте задержки из-за пробок, ненастной погоды, предыдущих мероприятий или изменений в последнюю минуту. Если филиппинский клиент опаздывает на встречу, его помощник или человек, как правило, лично звонят или сообщают, если они уже в пути.

Раздача визитных карточек (желательно с указанием вашей должности или должности) является стандартной практикой. Однако способ обмена картами, как правило, относительно неформальный по сравнению с другими азиатскими культурами. Государственные контакты/государственные учреждения обычно используют учетные записи Gmail или Yahoo в качестве основного или дополнительного рабочего адреса электронной почты.

Английский язык является официальным деловым языком, включая переписку, контракты и другие документы. Тем не менее, филиппинцы обычно слышат «таглиш» (сочетание тагальского, регионального диалекта, на котором в основном основан филиппинский язык, и английского, или переключение между двумя языками) во время неформальных разговоров.

Язык тела и жесты рук (поднятая бровь, легкая улыбка или почесывание головы) являются неотъемлемой частью того, как филиппинцы выражают себя. Приложения для обмена сообщениями в социальных сетях, такие как WhatsApp и Viber, сейчас популярны для общения и установления контактов с деловыми контактами и клиентами. Текстовые сообщения или отправка коротких, часто сокращенных сообщений через мобильные телефоны — еще один способ делового общения. Не удивляйтесь, если посреди встречи кто-то вдруг достанет свой мобильный телефон, чтобы ответить на звонок или отправить сообщение.

Деловые обеды и ужины обычно договариваются по телефону и подтверждаются секретарем или помощником. Обычно платит лицо, направляющее приглашение. Филиппинцы, как правило, неохотно отвечают на RSVP, и часто требуются дополнительные телефонные звонки.

Будучи преимущественно католической страной, Филиппины соблюдают Великий пост, и все коммерческие и деловые учреждения закрыты в Страстной четверг и Страстную пятницу. Филиппины празднуют один из, если не самый продолжительный рождественский сезон в мире, и начиная с недели с 15 декабря и до конца года офисные мероприятия, как правило, сворачиваются, уступая место праздничным вечеринкам.

Обычная деловая одежда – костюм-двойка или местный «баронг тагалог» (легкая рубашка с короткими или длинными рукавами, обычно льняная, которую носят без галстука). Женщинам подходят легкие брючные костюмы или платья. Приглашения на ужин могут быть официальными или деловыми, поэтому лучше согласовать их с хозяином.

Консультации по поездкам

Консультации Государственного департамента по поездкам на Филиппины, включая информацию о поездках в связи с COVID-19, можно найти по этой ссылке: Филиппины  

Визовые требования

Граждане США, направляющиеся на Филиппины в деловых и туристических целях, могут въезжать на Филиппины без визы на срок не более тридцати (30) дней при условии, что у них есть действительные билеты на обратный путь в порт отправления или следующий порт назначения и их паспорта действительны в течение как минимум шести (6) месяцев сверх предполагаемого периода пребывания. Отведенные тридцать (30) дней не могут быть продлены сразу в порту въезда.

Граждане США, желающие остаться на срок более тридцати (30) дней, должны обратиться в офисы иммиграционного бюро или вспомогательные офисы. Заявитель должен оплатить соответствующие иммиграционные сборы после обеспечения их продления.

Информацию о сборах за продление срока пребывания и других иммиграционных сборах можно найти на веб-сайте Иммиграционного бюро.

Американским компаниям, которым требуются поездки иностранных бизнесменов в Соединенные Штаты, рекомендуется проводить оценку безопасности в рамках межведомственного процесса. Заявителям на получение визы следует посетить следующую ссылку: Визовый веб-сайт Государственного департамента.

Валюта

Филиппинское песо — местная валюта на Филиппинах. Код валюты для песо — PHP.

Пункты обмена валюты/пункты обмена валюты можно найти в коммерческих центрах по всей стране. Основные кредитные карты и дебетовые карты широко принимаются в большинстве заведений. Банки обычно открыты с 9:00 до 16:00 с понедельника по пятницу. Некоторые банки с отделениями, расположенными внутри торговых центров, открыты по выходным. Круглосуточные банкоматы легко найти в мегаполисах.

Телекоммуникации/Электроника

На Филиппинах есть три оператора мобильной связи. Услуги мобильной связи на Филиппинах доступны по цене в среднем 0,15 доллара за минуту звонка, а стоимость SMS или текстового сообщения составляет 0,02 доллара. При доступных тарифах филиппинцы предпочитают отправлять текстовые сообщения по телефону, поскольку мобильный сигнал может быть слабым из-за отсутствия сотовых сайтов. Услуги широкополосного доступа доступны дома и в офисе, и абоненты должны рассчитывать на тарифы, аналогичные тарифам в США  

Электрические розетки на Филиппинах используют напряжение 220 вольт. Это совместимо с большинством электронных гаджетов, которые допускают 110-220 вольт.

Транспорт

Многие крупные международные авиалинии регулярно летают между Манилой и США. Как правило, эти рейсы непрямые, с остановками или промежуточными остановками до прибытия в пункт назначения (например, Delta Airlines летит из Манилы в США через Инчхон; United летит из Манилы в США через Гуам). Philippine Airlines имеет прямые рейсы в США

На Филиппинах можно относительно легко добраться до большинства частей страны по суше, воздуху или морю. Для наземных путешествий качество дорожной сети весьма разнообразно. Расстояния, которые можно преодолеть быстро в Соединенных Штатах, обычно занимают больше времени на Филиппинах из-за плохого качества дорог и заторов. Разветвленная сеть дорог связывает большую часть архипелага.

Для тех, кто впервые посещает крупные городские города, такие как Метро Манила, использование аккредитованных гостиничных такси с помощью персонала отеля является более надежным, чем использование такси со счетчиком на улице. При использовании такси со счетчиком попросите водителя включить счетчик при входе, чтобы избежать переплаты. Гостиничные такси взимают фиксированную плату за проезд в указанные места. Лучше всего спросить у персонала отеля или у местного делового партнера, сколько времени потребуется, чтобы добраться до пункта назначения, учитывая такие факторы, как условия движения в часы пик и альтернативные маршруты. Если вы берете обычное такси, было бы полезно знать типичную стоимость проезда на такси, чтобы избежать переплаты. Многие таксопарки теперь предлагают услуги.

Возможна аренда автомобиля с водителем/шофером или без него, стоимость зависит от продолжительности использования, типа автомобиля и маршрута. Американские франшизы, такие как Avis, Hertz и Budget, работают на Филиппинах и принимают международные водительские права на срок до 60–90 дней.

Транспортные услуги транспортной сети, такие как Grab, также доступны в крупных городах, таких как Метро Манила, Метро Себу и Давао.

Автобусы, надземный железнодорожный транспорт, такой как легкорельсовый транспорт (LRT) и метрополитен (MRT), а также «джипни» курсируют по основным и второстепенным маршрутам в Метро Манила и обслуживают общественность, совершающую поездки на работу. Они не рекомендуются для деловых путешественников в Маниле. UV Express, разновидность маршрутного такси, также является альтернативным видом общественного транспорта. В большинстве провинций и крупных городов за пределами Манилы автобусы, джипни и трехколесные велосипеды являются более типичными видами наземного транспорта. Переполненность является обычным явлением.

На Филиппинах расположено более 70 аэропортов, включая четыре крупных международных аэропорта: международный аэропорт Ниной Акино (NAIA) в Маниле, международный аэропорт Кларк в Пампанге, международный аэропорт Мактан-Себу (MCIA) и международный аэропорт Давао. Основной международный шлюз страны, NAIA, в настоящее время управляет четырьмя терминалами в Маниле, один из которых используется исключительно флагманским авиаперевозчиком Philippine Airlines для внутренних и международных рейсов.

Пассажиры должны быть в аэропорту не менее чем за два часа до вылета для внутренних рейсов и за три часа для международных рейсов (особенно на рейсах в США). Терминальные сборы взимаются с вылетающих пассажиров в некоторых внутренних и международных аэропортах. Задержки являются обычным явлением из-за загруженности аэропорта или погодных условий.

Морской транспорт является основным каналом для перевозки товаров и людей. Междуостровные суда или паромы обслуживают основные островные маршруты. Будучи архипелагом, Филиппины имеют более 1000 портов, около десятка из которых являются крупными международными портами, выполняющими функции грузовых и/или пассажирских терминалов. Путешествие на лодке или пароме, как правило, занимает больше времени и менее удобно, чем путешествие по воздуху, но на Филиппинах есть районы, куда можно добраться только с помощью этого вида транспорта. Накатные суда (RO-RO), перевозящие пассажиров и грузы, также доступны для обслуживания поездок между островами и торговли. Паромный транспорт в последние годы сталкивался с серьезными авариями со значительным числом погибших.

Язык

Филиппинский/тагальский язык является официальным национальным языком, хотя на Филиппинах говорят более чем на 100 языках и диалектах. Английский язык широко распространен и является основным языком делового общения.

Часто можно услышать, как филиппинцы используют смесь английских и филиппинских/тагальских слов или фраз, известную как «таглиш» в своих повседневных разговорах. В провинциях, где филиппинский язык не является лингва-франка, начальное обучение ведется на местных языках.

Здравоохранение

Больницы, расположенные в крупных городах, современны и хорошо оборудованы для удовлетворения общих медицинских потребностей деловых путешественников. Пять больниц, все из которых расположены в национальном столичном регионе, аккредитованы Объединенной международной комиссией (JCI). В этих больницах работает отличный медицинский персонал, они оснащены по последнему слову медицинской техники.

В большинстве местных аптек есть стандартные лекарства, включая витамины, лекарства, отпускаемые без рецепта, и средства первой помощи по ценам, эквивалентным ценам в США

Уровень санитарии на Филиппинах ниже, чем в США, поскольку перенаселенность создает нагрузку на водоснабжение, канализацию, вывоз мусора, уборку улиц и коммунальные услуги.

Американцам не рекомендуется пить неочищенную воду. Напитки в бутылках недороги, их много и они безопасны. Лед под подозрением. Не рекомендуется покупать продукты у уличных торговцев.

Филиппины по-прежнему подвержены инфекционным заболеваниям, таким как лептоспироз, лихорадка денге, менингококкемия и туберкулез. Текущая ситуация с коронавирусом подчеркивает риски и подчеркивает необходимость повышения готовности на местном, национальном и международном уровнях к будущим пандемиям. Новые патогены будут продолжать появляться и распространяться по регионам и бросать вызов общественному здравоохранению, что приведет к мрачным последствиям и бремени для здоровья. Они уже вызывают бесчисленное множество заболеваний и смертей, нарушая торговлю и негативно сказываясь на экономике. Несколько социальных детерминант способствуют возникновению новых инфекционных заболеваний и возрождению контролируемых или искорененных инфекционных заболеваний в нашей стране. Этими способствующими факторами являются, а именно:

1. Демографические факторы, такие как распределение и плотность населения,
2. Международные поездки/туризм и увеличение числа OFW,
3. Социально-экономические факторы,
4. Факторы окружающей среды.

Последнее включает в себя уязвимость Филиппин к стихийным бедствиям, антропогенным экологическим изменениям и урбанизации, которая ползет и разрушает места обитания животных.

Обновления состояния здоровья и оповещения о заболеваниях доступны на веб-сайте Департамента здравоохранения Филиппин. Дополнительная информация и последние обновления о COVID-19ситуации в стране доступны по следующим ссылкам Министерства здравоохранения:

1. Пресс-релизы Министерства здравоохранения
2. Устройство отслеживания COVID-19 Министерства здравоохранения
3. Официальная страница Министерства здравоохранения в Facebook
4. DOH Healthy Pilipinas Страница Facebook

Список рекомендуемых прививок при поездке на Филиппины можно найти на веб-сайте Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC).

Местное время, рабочее время и праздничные дни

Стандартное филиппинское время на 8 часов опережает всемирное координированное время/среднее время по Гринвичу (UTC/GMT) и на 12 часов опережает стандартное восточное время США (EST). На Филиппинах не соблюдается летнее время.

Государственные учреждения США на Филиппинах открыты с 7:30 до 16:30. Большинство частных офисов и офисов GPH открыты с 8:00 до 17:00. или с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу. Некоторые частные компании открыты по субботам с 9:00 до 12:00.

Все офисы отмечают следующие государственные праздники: 1 января: Новый год; Пасхальные праздники: с марта по апрель Великий четверг и Страстная пятница; 9 апреля: День Батаана и Коррехидора и День героизма; 1 мая: День труда; 12 июня: День независимости Филиппин; 21 августа: День Ниноя Акино; 27 августа: День национальных героев; 1 ноября: День всех святых; 30 ноября: День Бонифачо; 25 декабря: Рождество; 30 декабря: День Ризала; Ид аль-Фитр, Курбан-Байрам; и Китайский Новый год. 24 июня, День Манилы, отмечается только в городе Манила, а 19 августа, День Кесона, отмечается только в Кесон-Сити. Особые праздничные дни, такие как День выборов и День революции EDSA, могут быть объявлены Президентом и отмечаются по всей стране.

Посольство США на Филиппинах отмечает следующие государственные праздники США: Новый год, День Мартина Лютера Кинга, День президентов, День памяти, День 19 июня, День независимости, День труда, День Колумба, День ветеранов, День благодарения и Рождество. День.

Полный список филиппинских праздников на 2022 год можно найти на веб-сайте правительства: Праздники | Официальный вестник Республики Филиппины

Временный ввоз материалов и личных вещей

Все прибывающие путешественники должны заполнить форму таможенной декларации о багаже ​​(CBDF), которая будет представлена ​​сотруднику таможни в зоне прибытия для оформления. Прибывающие пассажиры обязаны декларировать все перевозимые или привозимые товары с указанием количества и стоимости.

Деловой человек, несущий в руках персональный портативный компьютер, не обязан вносить денежный залог после того, как продемонстрирует, что этот предмет является личной вещью и не является новым. Ноутбуки, считающиеся торговыми инструментами, могут пройти таможенную очистку без необходимой документации, такой как удостоверение личности. В соответствии с действующими правилами допускается только один ноутбук на одного путешественника.

Особенности — глобальное соответствие требованиям и рискам для краткосрочных деловых поездок

Повышенное внимание налоговых и иммиграционных органов к растущей мобильной рабочей силе побуждает компании выдвигать на первый план соблюдение требований в отношении краткосрочных деловых поездок (STBT) и риски. Компаниям необходимо определить наилучшие методы управления деловыми поездками. Это ни в коем случае не мелкомасштабный проект. Анализ включает в себя тип поездки, ведение бизнеса, рабочие дни, а также иммиграционное и налоговое законодательство каждой из стран. Возможно, самой большой проблемой для большинства компаний является определение наилучшего механизма идентификации факта поездки.

Краткосрочные командировки влияют не только на фонд заработной платы, но и на корпоративные поездки, глобальную мобильность/иммиграцию и корпоративный налог. Формирование деловых партнерских отношений и определение решений и инструментов, которые принесут пользу во всех областях, будут иметь важное значение для успеха управления соответствием требованиям и рисками.

Определение и установление партнерских отношений

Установление деловых партнерских отношений — это первый шаг в организации деловых поездок. Определите партнеров, которые заинтересованы в соблюдении компанией налоговых и иммиграционных правил в этой сфере и близки к процессу.

Если у вас есть агентство по командировочным расходам, которое организует поездки ваших сотрудников, вы можете проконсультироваться с группой, которая занимается отношениями с поставщиками. В большинстве организаций с этим справляются корпоративные поездки. При необходимости он может запросить любые улучшения отчетов, полученных от этих поставщиков, и объяснить, как использовать отчеты.

Глобальная мобильность/иммиграция — это ключевые группы, с которыми вы хотели бы установить отношения. В некоторых организациях это могут быть отдельные группы, и в этом случае вы должны связаться со всеми соответствующими заинтересованными сторонами. Эти люди обычно первыми контактируют с членами команды, которые путешествуют. Они могут дать представление о типе деловой поездки (часто путешествующий, командировка, нерегулярная поездка), а также сведения о визе (если применимо), полученной путешественником.

Налоговая служба часто сталкивается с проверками налоговых органов в отношении путешественников и их присутствия в стране. Аудиты увеличиваются в отношении постоянных представительств (PE) в принимающих юрисдикциях из-за необходимости для стран собирать доходы для финансирования дефицита бюджета. Также может быть подвержен налог на добавленную стоимость. Знание корпоративного налога о рисках полезно для разработки стратегии, обеспечивающей соответствие компании налоговым и иммиграционным властям.

После того, как вы установите партнерские отношения, создайте форумы для обсуждения рисков и совместной работы над разработкой стратегии управления рисками, связанными с деловыми поездками, и соблюдением нормативных требований.

Выявление и управление рисками

Риски, связанные с краткосрочными деловыми поездками, растут, и все больше налоговых и иммиграционных органов принимают меры. Риски существуют во всех сферах бизнеса. Важно понимать риски и определять их отдельное значение.

Как показано на рис. 1, компании рискуют получить санкции и штрафы или даже судебное преследование за непредставление отчетов о доходах и налогах принимающим странам и несоблюдение иммиграционных требований. Китай, Сингапур и Индия создали каналы обмена информацией между иммиграционными и налоговыми органами.

Индия недавно приняла закон, требующий от всех компаний-нерезидентов раскрывать информацию об иностранных гражданах (включая STBT), работающих в Индии, а в Сингапуре работодатели обязаны подавать документы для STBT, превышающих 60 дней в течение года, в течение двух месяцев после отъезда. Налогово-таможенная служба Ее Величества (HMRC), налоговая служба Великобритании и Канады также уделяют больше внимания деловым путешественникам. В 2015–2016 налоговом году Великобритания добавила упрощенный порядок подачи документов для поездок между странами, не входящими в DTA (страны, не заключившие соглашение об избежании двойного налогообложения с Великобританией) и Великобританией; и Канада приняла положение об освобождении от обязательств по удержанию заработной платы для отвечающих требованиям деловых путешественников.

Постоянное представительство также является серьезной проблемой, когда юридические лица не учреждаются в странах, в которых работник ведет бизнес. Это создает для компании подверженность затратам, понесенным сотрудниками, а также косвенным налогам, включая налог на товары и услуги, налог на добавленную стоимость, налог с продаж и использование, а также таможенные пошлины.

Форум деловых партнеров/заинтересованные стороны должны оценить риски и разработать контрольный список соответствия в качестве основы для определения дорожной карты для управления контингентом деловых путешественников. Кроме того, полезно консультироваться с профильными экспертами в области налогообложения, занятости и иммиграции как внутри страны, так и за ее пределами.

Компоненты, необходимые для оценки рисков, будут включать определение источника данных и получение данных об объеме поездок, частоте, пунктах назначения, нормативном руководстве по налогообложению нерезидентов и соглашениям об избежании двойного налогообложения, а также соглашениям об итогах (социальное обеспечение). Собрав их, компания может оценить соблюдение требований и подверженность рискам и разработать стратегический план/экономическое обоснование, включающее новые правила деловых поездок.

Составление контрольных списков перед поездкой также может быть полезным для оценки риска. Это можно сделать с помощью анкеты, которую сотрудники заполняют перед поездкой. Он определяет количество дней, пункт назначения, тип деловой активности и т. д. или создает процесс утверждения поездок, включающих эту информацию. Это позволяет вам оценить страны с высоким уровнем риска перед поездкой и позволяет иммиграционной службе рассмотреть любые потенциальные проблемы с визой.

Управление данными

Вы установили партнерские отношения и определили риски, но теперь перед вами стоит самая большая проблема: как идентифицировать путешественников и отслеживать поездки. Различные поставщики предлагают инструменты для управления поездками и мобильные приложения. Некоторые из предлагаемых приложений представлены на рис. 2, но вам также следует проконсультироваться с текущими поставщиками, работающими с вашей организацией, а также с вашей внутренней технической группой для выбора вариантов.

Проанализируйте все варианты, чтобы определить соотношение цены и качества, и выберите инструмент, который наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса. Важно понимать, какие инструменты могут предложить. Вы хотите автоматизированное отслеживание, основанное на существующих записях о поездках? Другими словами, вы ищете инструмент, связанный с текущей системой командировок и/или расходов, или такой, который требует от сотрудников ввода данных в веб-приложение или мобильное приложение?

Запросите демонстрацию продуктов и проверьте их интеграцию с существующими инструментами и устройствами, чтобы помочь в процессе принятия решений.

Определение стратегии

Вы установили деловые партнерства, определили риски и определили инструмент для отслеживания и отчетности. Теперь пришло время определить стратегию и установить политику. Ключевые элементы стратегии должны включать сотрудничество с глобальной мобильностью в отношении продолжительности пребывания путешественников, разработку политики и определение дорожной карты для реализации.

Обычно командировка может длиться до шести месяцев, но в зависимости от вида выполняемой работы и визовых требований может считаться краткосрочной командировкой. Поймите характер поездки и помните о триггерах для налогооблагаемого присутствия. В большинстве стран любое пребывание более 183 дней приводит к налоговому резидентству. Однако страны, не заключившие соглашения об избежании двойного налогообложения, могут инициировать налоговое присутствие в течение 90 или менее дней или даже в течение одного дня. Некоторые страны используют формулу кумулятивного пребывания для расчета дней. Это означает, что вы должны знать о частых путешественниках.

Имея это в виду, настройте рабочий процесс отчетности с глобальной мобильностью, чтобы получать уведомления о сотрудниках, отправленных на шесть месяцев или меньше для оценки потенциальных отчетов о командировках. Корпоративный налог должен предоставить список мест, в которых ваша компания создала постоянное представительство, чтобы вы могли оценить, едет ли сотрудник в страну, подверженную риску.

Поскольку глобальные деловые поездки сложны, многие компании применяют подход поэтапного внедрения. Потенциальные этапы могут включать в себя выявление стран с самым высоким риском несоблюдения требований и придание им приоритета, а затем развертывание или внедрение в зависимости от регионов мира. Метод должен основываться на масштабе вашей организации, количестве сотрудников и любых тенденциях, которые вы видите в деловых поездках.

Последнее замечание по стратегии и важный элемент, о котором следует помнить, — это коммуникация. Когда вы разрабатываете политики и начинаете отслеживать и создавать отчеты, вам необходимо общаться с сотрудниками, объявляя о новых политиках в уведомлениях о предупреждениях и / или через представителей отдела кадров, которые имеют прямой контакт.

Путь вперед

Глобальная мобильность будет по-прежнему оставаться проблемой, поскольку тенденция к использованию мобильных сотрудников растет, а налоговые органы и иммиграционные органы совместно работают над выявлением потенциальных нарушений.