Как написать электронный адрес: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Содержание

Как Написать Email на Aнглийском Языке (11 Cоветов)

Несмотря на популярность текстовых сообщений и социальных сетей, электронная почта (email) остается наиболее распространенной формой письменного общения в деловом мире. Мы уже писали ранее как составлять официальные (формальные) письма. Большинство из упомянутой статьи верно и для написания email.

1. Как читать адрес email

Наверное, всем известно, что электронные адреса пишутся латинскими буквами, регистр букв не имеет значения и есть еще несколько правил, которые каждый почтовый сервер вам объяснит при открытии нового электронного адреса. Для делового этикета будет очень полезно использовать в адресе почты имя и фамилию адресата или название отдела вашей организации.

Возьмем к примеру некий вымышленный адрес: [email protected]. Ясно, что человека, который вам пишет с этого адреса, зовут Том Смит. Как по-английски произносится адрес электронной почты?

Значок: «@» произносится «at»
Точка перед ru, com, org, net…. , а также после имени tom читается — «dot»
Нижнее подчеркивание — «underscore»
Таким образом, наш вымышленный адрес [email protected] будет читаться: tom dot smith at mail dot ru [tɑm dɑt smɪθ æt meɪl dɑt ˈɑrˈju]

2. Всегда заполняйте строку темы

Причем пишите там то, что важно знать адресату, например: Meeting next week (Встреча на следующей неделе) или Save up to $100 with our spring savings (Сэкономьте 100 долларов с нашими весенними скидками). Избегайте писать фразы, типа: «Важно» или «Всем прочитать обязательно!» и т.д.

3. Изложите основную мысль во вступительном предложении

Большинство читателей не дочитают письмо до конца, если в начале будет ненужная им информация, поэтому сразу после приветствия изложите суть. Пример:

Dear Elena Petrova,

It’s been 3 weeks since I last sent out a newsletter. My apologies, but I have been busy working on my new course in linking sounds at Britlish.com, as well as teaching students online. Nevertheless, I’ve made 3 new video English lessons for you: Faggot, Chock-a-Block, and The Lion’s Share. I hope you enjoy them, and I hope to have more new lessons for you soon.

With very best wishes,

Richard
British English Teacher

4. Никогда не начинайте сообщение с местоимения this

Например: ~~This needs to be done by 14:00.~~ (Это должно быть сделано к 14 часам). Всегда конкретно указывайте то, о чем вы пишете.

5. Не используйте только ПРОПИСНЫЕ или только строчные буквы

Если, конечно, это не крик о помощи и не ваша поэтическая задумка.

6. Избегайте аббревиатуры и сокращений

Нельзя, даже если очень хочется, вставлять что-то типа: ROFLOL — rolling on the floor laughing out loud (катаюсь по полу громко смеясь). Вдруг вашему читателю захочется узнать WUWT — what’s up with that (с чем это связано), а вы окажетесь не знакомы с подобной аббревиатурой.

7. Будьте кратким

Если ваше сообщение растягивается более, чем на 2-3 коротких абзаца, подумайте, можно ли его сократить или составить вложение.

8. Не забывайте писать «спасибо» и «пожалуйста»

Мы не говорим здесь о том, что «спасибо» и «пожалуйста» можно употреблять и с сарказмом: «Спасибо, что поняли, почему мы отменили встречу» — это придирчиво и мелочно. Это не вежливо.

9. Добавьте блок подписи с соответствующей контактной информацией

В большинстве случаев достаточно вашего имени, делового адреса и номера телефона. Вам не нужно загромождать блок подписи умными цитатами и красивыми картинками.

10. Отредактируйте email, прежде чем отправить

Вы можете быть слишком заняты, чтобы досконально перепроверять каждый email перед отправкой. Однако, если вы пропустите ошибки, то ваш читатель может подумать, что вы безответственный и неграмотный работник.

11. Незамедлительно отвечайте на серьезные сообщения

Если вам требуется более 24 часов для сбора информации или принятия решения, отправьте короткий ответ, объясняющий задержку.

Очень подробно на тему написания email на английском языке можно почитать на сайте British Council.

Как написать электронное письмо на английском языке: 18 советов по написанию электронной почты для офиса (с примерами электронных писем)

Райан Ситцман Последнее обновление: 9 апреля 2023 г.

Электронная почта была чрезвычайно важна для Интернета на протяжении десятилетий, так как большинство людей читают и отправляют электронные письма почти каждый день.

Вот почему способность писать сильные и четкие электронные письма на английском языке является действительно важным навыком, помимо того факта, что это так. Это может помочь вам найти работу, завести друзей, поступить в университет и многое другое.

Если вы впервые пишете электронное письмо на английском языке, ознакомьтесь с этим руководством для начинающих, а если нет, продолжайте читать этот пост, чтобы получить полезные советы о написании электронной почты и культуре электронной почты (что нужно и что нельзя делать).

Вы освоитесь с форматом написания электронной почты на английском языке и увидите полные образцы различных типов электронных писем, написанных на английском языке.

Содержимое

Общие советы о том, как написать электронное письмо на английском языке
- 1. Убедитесь, что электронная почта необходима
- 2. Используйте отдельные рабочие и личные адреса электронной почты
- 3. Будьте ясны, кратки и вежливы
- 4. Не пишите электронные письма, когда вы злы
- 5. Используйте короткие предложения
- 6. Не пересылайте электронные письма и не отвечайте на все
- 7. Используйте проверку орфографии
- 8. Следите за подписями
- 9. Попросите носителя языка проверить вашу электронную почту, если это возможно
- 10. Прочитайте письмо лично перед отправкой
- 11. Перепроверьте адреса электронной почты всех получателей
Советы по написанию электронных писем на английском языке с сильной структурой
- 12. Используйте строку темы
- 13. Начните с соответствующего приветствия
- 14. Обратите внимание на пунктуацию
- 15. Подумайте, куда поместить «светскую беседу»
- 16. Начинайте с конца
- 17. Ставить пробелы между абзацами
- 18. Используйте подходящее закрытие
Пример распространенных типов электронных писем на английском языке
- Личная электронная почта: представление о себе в первый раз
- - Общие правила для личных писем на английском языке:
  - Пример личного электронного письма:
- Полуофициальные электронные письма: письмо с просьбой о встрече или встрече
- - Общие правила для полуофициальных электронных писем на английском языке:
  - Пример полуофициального электронного письма:
- Официальные электронные письма: сообщение о проблеме с продуктом
- - Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:
  - Пример официального электронного письма:

Скачать: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можно взять куда угодно. Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Общие советы о том, как написать электронное письмо на английском языке

1. Убедитесь, что электронная почта необходима

Как и большинство советов по написанию электронных писем в этом разделе, это может показаться очевидным. Но иногда мы забываем очевидные вещи.

Итак, спросите себя: «Есть ли лучший или более быстрый способ справиться с этой ситуацией?» Многие люди получают десятки или даже сотни электронных писем в день, поэтому убедитесь, что электронная почта — это самый быстрый, понятный и эффективный способ общения в вашей ситуации.

Например, если вы пишете коллеге или другу, которого часто видите, вы, вероятно, можете просто поговорить с ним или с ней лично. Вы также можете отправить текстовое сообщение или позвонить по телефону.

Если вы решили, что электронная почта является лучшим вариантом, проверьте следующие советы, прежде чем нажимать «Отправить».

2. Используйте отдельные рабочие и личные адреса электронной почты

Это может относиться не ко всем, но если вы можете это сделать, это может помочь вам во многих отношениях.

Многие задания автоматически дают вам адрес электронной почты, который вы должны использовать. Если это так, то проблема решена. Используйте рабочий адрес электронной почты для работы и свой личный адрес электронной почты для личных сообщений электронной почты.

Если у вас есть рабочий адрес электронной почты, это может сделать электронное письмо более профессиональным. Это хорошо, если вы пишете официальное электронное письмо, но может быть не так приятно, если вы пишете другу. Вот почему наличие двух может быть полезным.

Кроме того, если у вас есть отдельные учетные записи, это может помочь вам сбалансировать личную и профессиональную жизнь.

3. Будьте ясны, кратки и вежливы

Опять же, многие люди получают так много писем каждый день. Если ваше электронное письмо сбивает с толку, раздражает или очень длинно, получатель может не ответить сразу. В конце концов они могут забыть ответить или даже просто удалить его.

Поэтому обязательно переходите к делу быстро, но не грубо.

Относитесь к электронному письму так же, как к эссе, только намного короче, и вы, вероятно, получите хорошие результаты. В эссе вы должны ввести тему, объяснить различные моменты, а затем завершить тему.

Честно говоря, мне самому трудно это сделать. Я не (обычно) груб в электронной почте, но у меня есть проблемы с «краткой» частью. Поэтому, когда я заканчиваю писать электронное письмо, я проверяю его и пытаюсь удалить около 20% контента, так как он, вероятно, был ненужным.

4. Не пишите электронные письма, когда вы злы

Может возникнуть соблазн написать злобное электронное письмо, когда вы чем-то расстроены или злы. Но оно того не стоит.

Если вы злитесь, подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем писать электронное письмо. Лучше подождать день, чем потерять работу или разрушить дружбу из-за того, что ты сказал какую-то глупость, когда был зол.

5. Используйте короткие предложения

Как и №3, это проблема, которая есть и у меня самого. Мне нравится писать длинные сложные предложения, но часто они очень запутывают читателя. Это особенно верно, если читатель не является носителем английского языка.

Я преподаю английский язык в Коста-Рике, и в испанском, кажется, более распространены очень длинные предложения с большим количеством запятых. Это очень сбивает с толку, особенно если перевести эти идеи на английский язык.

Совет: пишите короткие предложения. В английском языке неплохо, если вы пишете короткие и четкие предложения. Некоторые авторы, такие как Эрнест Хемингуэй, известны этим. (Есть даже онлайн-инструмент под названием Hemingway App, который может помочь вам писать как он!)

Если вы умеете писать по-английски, вы можете использовать более длинные и сложные предложения. Но опять же, если вам очень удобно писать на английском, то вам, вероятно, не нужны эти советы по написанию писем!

6.

Не пересылайте электронные письма и не отвечайте на все

Опция «Переслать» в электронной почте — это благословение (хорошая вещь) и проклятие (плохая вещь). Может быть хорошо быстро передать важную информацию новому человеку. Однако это также может раздражать получателя, если оно используется неправильно. (То же самое относится и к опции «Ответить всем».)

Если вам нужно переслать электронное письмо, внимательно проверьте, какую информацию вы пересылаете. В некоторых случаях это может быть личным, конфиденциальным или просто чрезмерным (ненужным). Если да, то вырежьте эти части.

Кроме того, некоторые почтовые программы отфильтровывают электронные письма, помеченные «Fwd» в начале строки темы, и могут даже помещать их в спам-фильтр или отказываться их доставлять.

И если вы нажмете «Ответить всем», внимательно посмотрите на всех получателей, которые получат ваше электронное письмо. Некоторым людям может не понадобиться видеть ваше сообщение. Неприятно получать электронные письма на темы, которые не имеют к вам отношения.

7. Используйте средство проверки орфографии

В большинстве почтовых программ есть этот параметр, поэтому обязательно используйте его перед отправкой электронного письма.

Или, если ваша программа электронной почты не поддерживает проверку английской орфографии, вы можете добавить в браузер расширение, например Grammarly , и использовать его в любое время, когда пишете что-либо.

Чтобы получить самую точную версию Grammarly, вам нужно убедиться, что у вас есть Grammarly Premium , которая выделяет и предлагает исправления для более сложных английских проблем,

8. Следите за подписями

Многие люди ставят «крутые» или «забавные» подписи внизу электронных писем. Они часто содержат контактную информацию, например адреса электронной почты или номера телефонов. Это может быть полезно, но если ваши электронные письма будут переадресованы (см. № 5), эта информация может попасть к людям, которых вы не знаете, или даже к людям, которым вы не хотели бы знать эту информацию.

Кроме того, если вы отправляете несколько электронных писем туда и обратно с другим человеком, они могут каждый раз включать вашу подпись, и цепочка писем становится все длиннее и длиннее. Поэтому подумайте о том, чтобы не включать свою подпись в некоторые электронные письма.

Или, если вам нужна подпись электронной почты, постарайтесь сделать ее максимально простой, не включая вашу личную информацию.

9. Попросите носителя языка проверить вашу электронную почту, если это возможно

Если вы знаете носителей языка или у вас есть друзья, которые очень хорошо говорят по-английски, вы можете попросить их просмотреть ваше письмо перед отправкой. Это особенно верно, если речь идет о чем-то важном.

Если вы посещаете урок английского языка, вы даже можете попросить своего учителя просмотреть электронное письмо — просто попросите вежливо и скажите «пожалуйста»!

10. Прочтите письмо лично перед отправкой

Не всегда возможно найти носителя языка, чтобы проверить вашу электронную почту.

В этих случаях все же полезно самостоятельно прочитать электронную почту. Это также может помочь вашему английскому языку.

Попробуйте прочитать текст письма вслух. Во-первых, это поможет вам поработать над произношением, что всегда приятно. Во-вторых, это может помочь вам увидеть и услышать грамматические ошибки.

Это также поможет вам понять, как «распространяется» ваша электронная почта. Если оно слишком длинное или сложное для чтения вслух, возможно, вам следует сделать его короче и четче.

11. Перепроверьте адреса электронной почты всех получателей

Как я уже говорил, я живу в Коста-Рике. Люди здесь часто имеют ту же фамилию, что и многие другие люди. Это в основном как «Смит» или «Джонсон» в США, но примерно в 10 раз хуже.

У меня даже было несколько учеников одновременно , у которых были одинаковые имя и фамилия. И я по ошибке отправил электронные письма людям с очень похожими именами.

Так что просто дважды проверьте эти адреса электронной почты, чтобы быть в безопасности.

Советы по написанию электронных писем на английском языке с сильной структурой

После того, как вы выполнили общие советы по написанию электронной почты в предыдущем разделе, вам нужно написать электронное письмо. Итак, как вы это делаете?

Существует определенная структура и формат написания электронных писем на английском языке, показанные в следующих советах.

12. Используйте строку темы

Удивительно, как много людей этого не делают. Будьте точны и в теме письма.

Например, не пишите просто «Вопрос». Вместо этого сформулируйте его более конкретно, например, «Вопрос о расписании встречи в пятницу». Таким образом, получатель сразу узнает, о чем ваше письмо, еще до того, как откроет его.

13. Начните с соответствующего приветствия

Наиболее вежливо начать с приветствия. Если вы хорошо знаете человека и это неформальное электронное письмо, вы можете просто сказать «Привет, [имя]».

Вы также можете использовать «Привет [Имя]» или «Здравствуйте [Имя]», чтобы быть немного менее случайным.

Если вы не знаете имени человека (например, если вы пишете в службу поддержки клиентов), вы можете использовать «Кому это может касаться».

Обратите внимание, что после приветствия обычно следует ставить запятую. Согласно многим сайтам, таким как Business Writing , вы должны использовать запятую после приветствия в личных электронных письмах и письмах и использовать двоеточие после приветствия в деловых или официальных электронных письмах / письмах.

Но на самом деле запятая, наверное, всегда подойдет, если вы не можете вспомнить правило.

14. Обратите внимание на пунктуацию

Начинайте каждое предложение с заглавной буквы. Обязательно ставьте точки или другие соответствующие знаки препинания в конце каждого предложения.

Это небольшая деталь, но она действительно может помочь произвести положительное впечатление.

15. Подумайте, куда поместить «светскую беседу»

Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, вы можете включить в него немного «светской беседы». Это может быть что-то вроде расспросов о семье человека, общем друге или общем занятии. Но где и как это включить?

Лично я предпочитаю включать эту информацию после «деловой» части электронного письма. Если я прошу об одолжении, я предпочитаю сначала попросить, а потом начать светскую беседу.

Другие люди или культуры могут предпочесть сначала светскую беседу, поэтому вы можете скорректировать ее, если хорошо знаете личность читателя.

16. Начинайте с конца

Когда вы пишете, сосредоточьтесь на цели и цели вашего электронного письма. Если вы задаете вопрос, это должно быть основной темой вашего электронного письма. Если вам нужна услуга, то должно быть очень ясно, какая услуга вам нужна и как именно читатель может вам помочь.

Представьте, что вы получатель: вы бы сразу поняли, что вам нужно сделать в ответ на письмо?

17. Ставить пробелы между абзацами

Если вы этого не сделаете, вы получите гигантский блок текста. Просто дважды нажмите клавишу «Return/Enter» между абзацами. Читается намного легче и менее запутанно.

18. Используйте подходящее закрытие

Вы можете найти несколько примеров ниже, но убедитесь, что это прощание соответствует цели вашего электронного письма. Другими словами, не подписывайте электронное письмо фразой «С любовью, Райан», если вы пишете своему начальнику.

Точно так же не подписывайте «С уважением, Райан Ситцман», если вы пишете своей бабушке, чтобы поблагодарить ее за подарок на день рождения, который она вам подарила. (И, конечно же, не подписывайте свои электронные письма как «Райан Ситцман», если это не ваше имя! И если это ваше имя, дайте мне знать. Я хотел бы создать Клуб Райана Сицманса!)

Теперь давайте применим все эти советы на практике!

Пример распространенных типов электронных писем на английском языке

Одно примечание, прежде чем мы продолжим это руководство о том, как написать электронное письмо на английском языке: как я упоминал в первом разделе, если вы пишете очень важное электронное письмо, например, если вы подаете заявление в университет или вам нужно отправить соболезнование (выразить сочувствие) после чьей-то смерти — тогда вам обязательно нужно попросить носителя языка прочитать ваше письмо и помочь вам.

Личная электронная почта: представление о себе в первый раз

Многие люди по-прежнему пишут официальные деловые электронные письма, но в наши дни не так много причин писать личные электронные письма. Большая часть нашего общения осуществляется через онлайн-чаты, приложения, тексты или другие методы. Но все еще бывают ситуации, когда учащемуся, изучающему английский язык, может потребоваться написать личное электронное письмо на английском языке.

Общие правила личных писем на английском языке:

Вежливость: Вам не нужно использовать формальный язык, но вы должны выглядеть вежливо и дружелюбно. Из-за этого, если вы делаете какие-либо просьбы, обязательно делайте их вежливыми.

Вместо того, чтобы сказать «Напишите мне», например, попробуйте что-то вроде «Если у вас есть возможность, я хотел бы услышать от вас ответ» или даже «Пожалуйста, напишите мне, когда у вас будет возможность».

Приветствия: Для приветствий обычно используется «Уважаемый [Имя]».

Закрытие: Чтобы попрощаться, используйте что-то вроде «Спасибо», «До скорой встречи!» или даже короткое предложение вроде «Я очень жду встречи с вами лично». Обязательно напишите/введите свое имя, даже если оно будет включено в вашу подпись.

Обыденность: В письмах такого типа вы, вероятно, сможете добавить больше шуток или неформальных комментариев. Тем не менее, по-прежнему следите за тоном письма, особенно если вы плохо знаете получателя.

Пример личного электронного письма:

Для этого примера давайте представим, что вы собираетесь поехать в США, Канаду или другую англоязычную страну. Когда вы доберетесь туда, вы остановитесь в принимающей семье. Итак, организация подобрала вам семью, и вам нужно представиться перед личной встречей.

Вот что вы можете отправить:

Дорогая семья Смитов,

Здравствуйте, меня зовут Джон. Сегодня я получил письмо-подтверждение от обменной организации. В нем говорилось, что я останусь у вас на два месяца позже в этом году. Я хотел представиться, чтобы вы могли узнать обо мне немного больше.

Мне 18 лет. Я люблю слушать рок-музыку, играть в баскетбол и читать комиксы. В этом году я закончу среднюю школу и надеюсь поступить в колледж в следующем году. Я никогда не выезжал за пределы своей страны, поэтому встреча с вами и посещение вашей страны будет для меня захватывающим, новым опытом!

Я также хотел бы узнать о вас больше, поэтому, если у вас есть возможность, напишите ответ на этот адрес электронной почты. Если у вас есть какие-либо вопросы ко мне, я буду рад ответить на них.

Еще раз спасибо, что согласились принять меня — я очень рад познакомиться с вами лично!

Джон

Полуофициальные электронные письма: Письмо с просьбой о встрече или встрече

Это очень распространенный тип электронной почты, особенно если вы изучаете английский язык. Возможно, вам придется написать своему учителю, чтобы попросить о встрече с ним или с ней.

Общие правила для полуофициальных писем на английском языке:

Длина: Опять же, будьте краткими. Возможно, вам придется обменяться несколькими электронными письмами, особенно когда вы пытаетесь найти удобное время для многих людей. Поэтому делайте их короткими и четкими.

Уважение: Помните, что вы просите об одолжении у получателя, поэтому будьте уважительны и не требовательны.

Приветствия: Используйте формальные или полуформальные приветствия. Вы по-прежнему можете использовать «Уважаемый _____», но вместо имени получателя используйте его титул (мистер, миссис, мисс, доктор, профессор и т. д.) и фамилию.

Закрытие: В зависимости от цели вы, вероятно, можете использовать полуофициальное прощание, например, «Спасибо», «Надеюсь услышать вас в ближайшее время» или «Заранее спасибо». Если это кто-то, с кем вы уже разговаривали лично, вы можете использовать что-то менее формальное, например: «Хороших выходных».

Ясность: Если вы запрашиваете конкретный день, этот день/дата и время должны быть очень четкими. Попробуйте дать несколько вариантов. Таким образом, если ваш лучший вариант не сработает, у получателя будут другие даты и время на выбор.

Пример полуофициального электронного письма:

Уважаемый профессор Смит,

Мне очень понравился ваш курс «Введение в письмо», и я хотел продолжить его, пройдя курс «Расширенный курс письма» в следующем семестре. Я хотел бы встретиться с вами, чтобы задать несколько вопросов о курсе, а также получить дополнительную информацию о стипендии для иностранных студентов.

Можно ли будет встретиться с вами в вашем офисе на следующей неделе? Я доступен в обычные рабочие часы в понедельник и среду (с 14:00 до 17:00), но если вы заняты в эти дни, я также могу встретиться в любое время во вторник или в пятницу после обеда. Пожалуйста, дайте мне знать, какой день и время будут наиболее удобными для вас.

Большое спасибо за ваше время и помощь!

Джон Джонсон

Официальные электронные письма: сообщение о проблеме с продуктом

К сожалению, мне приходится довольно часто писать такие письма. Я говорю «к сожалению», потому что неприятно иметь проблемы с продуктом. Иногда может быть сложно общаться с представителями службы поддержки клиентов компании. Но четкое, вежливое электронное письмо должно помочь вам быстрее решить ваши проблемы.

Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:

Вежливость: Еще раз, будьте очень вежливы. Помните, что если кто-то работает в службе поддержки клиентов, он, вероятно, получает много писем с жалобами каждый день. Так что запаситесь терпением и состраданием. Другой человек тоже человек.

Официальность: Избегайте шуток, использования сленговых выражений или высказываний, которые кажутся неформальными.

Ясность: Включите все необходимые детали.

Запросы: Укажите результат или ответ, который вы хотите или ожидаете. Это также называется «действующим» письмом. Например, если ваш продукт сломался, вы можете запросить замену или возврат средств. Так что точно сформулируйте, что вы просите.

Приветствия: Для приветствий обычно используется фраза «Для кого это может касаться», поскольку вы, вероятно, не знаете имени человека, который получит электронное письмо. Но если вы знаете имя, вы можете использовать «Уважаемый [Должность] [Фамилия]», как в примере с полуофициальным электронным письмом.

Если эти кажутся слишком формальными , вы можете попробовать что-то вроде «Доброе утро/день/вечер». Это может заставить вас выглядеть дружелюбно и сделать получателя более восприимчивым к вашей жалобе или вопросам.

Закрытие: Для прощания лучше всего просто сказать «С уважением». Но если это менее официальная компания или вы уже взаимодействовали с ними, вы также можете сказать что-то вроде благодарности.

Образцы: Помимо того, что вы можете попросить носителя языка проверить вашу электронную почту, рекомендуется поискать шаблоны или образцы того типа писем, которые вы пишете. В Интернете есть много разных примеров, и вы, вероятно, сможете найти те, которые помогут вам в вашей ситуации.

Пример официального электронного письма:

Кого это может касаться,

Я недавно купил тостер в вашей компании, но, к сожалению, нагревательный элемент работает неправильно.

Для справки, номер модели TOS-577, я купил ее 1 мая 2016 года в магазине Toaster Emporium в Нью-Йорке. Я вернул тостер в магазин, но мне сказали, что я должен связаться с вами, потому что эта модель снята с производства. Из-за этого они не могли предложить возврат или обмен.

Я могу понять позицию магазина тостеров, но тостер не должен был так быстро ломаться. На него по-прежнему распространяется годовая гарантия вашей компании, поэтому я хотел бы обменять тостер на рабочую модель. Если это невозможно, я хотел бы получить возмещение. Пожалуйста, дайте мне знать, какие шаги мне нужно предпринять, чтобы это произошло.

Большое спасибо за помощь в этой ситуации.

С уважением,
Джон Джонсон

Итак, вот оно! Если вы будете помнить об этих советах, когда пишете электронные письма на английском языке, вы можете стать экспертом по электронной почте.

Райан Ситцман

A Ryan Sitzman le encantan los idiomas de siempre. Le gusta viajar, beber cafe y pasar tiempo con su familia. Conócele más o contacta con él en su sitio web Sitzman ABC.

« 15 отличных советов по быстрому и легкому изучению английского языка

Основы английских прилагательных: 7 ключевых типов прилагательных, которые нужно знать »

Как написать официальное электронное письмо организации: пошаговое руководство

Во-первых, начните с «Эй!» Просто шучу. Прочтите несколько советов, как сделать официальные электронные письма профессиональными, но не неуклюжими.

Написание официального электронного письма может показаться немного неловким и скучным. Там нет «ха-ха» и, вероятно, нет смайликов — нет GIF вашей любимой цитаты Майкла Скотта. Это может показаться жестким.

Вот почему важно придерживаться заданной структуры. Если вы знаете, как составить текст электронного письма и использовать соответствующее приветствие, вы можете превратить процесс написания официального электронного письма в быстрый и простой.

Ниже мы рассмотрим, как выглядит официальное электронное письмо, и пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы начать писать официальные электронные письма любой организации. Будь то работа, которую вы пытаетесь получить, работа с новыми клиентами или любое другое официальное электронное письмо, приведенная ниже структура может помочь вам войти в дверь и получить ответ, который вы ищете.

Из чего состоит надежное официальное электронное письмо?

Подсказка в названии. Официальное электронное письмо — это электронное письмо, в котором используется формальный язык, введение и подписи по сравнению с другими электронными письмами. Его структура также отличается, потому что он должен соответствовать формальным стандартам письма. Да, верно — никаких запятых , никаких фрагментов предложений и никаких неформальных формальностей.

Официальные электронные письма также имеют определенную структуру и способ доставки. Пунктуация более профессиональна, приветствия традиционны и короче. Итак, когда обычно используются эти электронные письма?

Вы можете использовать официальные электронные письма для всех типов ситуаций, пытаетесь ли вы заключить контракт с новым клиентом, ответить на жалобу или связаться с официальным лицом или генеральным директором. В официальных электронных письмах (особенно для тех из нас, кто застрял во времени) хорошо то, что независимо от того, кому вы их отправляете, все официальные электронные письма имеют одинаковую базовую структуру.

Разрушение структуры официального электронного письма

Неофициальные электронные письма, как правило, более беззаботны. У них нет определенной структуры, они могут быть длинными или короткими, забавными или серьезными, с GIF-файлами или смайликами. Официальные письма? Не так много. Очевидно.

Формальная структура электронной почты почти так же важна, как приветствие, которое вы используете, или то, как вы выходите из него. Поскольку официальные электронные письма должны быть относительно короткими, вам нужно правильно указать только четыре элемента:

Строка темы: Она должна быть короткой и конкретной. Все, что больше десяти слов, вероятно, слишком много!
Приветствие: Всегда указывайте имя получателя и подходящее приветствие. Уберите «Привет» и замените его на «Привет» или «Дорогой».
Тело: Как и любое другое электронное письмо, официальное электронное письмо состоит из текста. Этот раздел короткий, использует правильную грамматику, не содержит фрагментов предложений и содержит только один вопрос.
Подпись: Ваша подпись должна быть такой же официальной, как и само письмо. Также важно, чтобы вы использовали свое имя и фамилию и указали название своей компании, если электронное письмо отправляется от их имени.

5 шагов к написанию официального электронного письма в организацию

1. Напишите строку темы, которая привлечет внимание человека

Начните писать официальное электронное письмо сверху — с его темы. Мы уже говорили о том, чтобы сократить количество слов до 10 или меньше. Но сколько слов является правильным количеством? Согласно данным Marketo , строки темы, содержащие не более семи слов, в среднем открываются чаще.

Поскольку у вас так мало места для ошибок при написании темы письма, лучше спланировать, что вы собираетесь сказать. При написании темы письма подумайте о:

Ваш получатель: Вы отправляете электронное письмо владельцу компании? Генеральный директор? Начальник отдела продаж? Знание того, к какому почтовому ящику вы стремитесь, поможет вам в обмене сообщениями и таргетинге.
Ваша связь: Как вы собираетесь привлечь их внимание? Подумайте о чем-то, что может заинтересовать их. Если у вас запланирована встреча, сообщите об этом. Если у вас был получатель на демо, включите его. Если вы используете холодную электронную почту, упомяните проблему, которую вы можете помочь решить.
Ваше доверие: Это большой . Не спамьте почтовый ящик получателя темами, которые пытаются заставить его открыть ваше письмо. Если у вас нет запланированной встречи, не притворяйтесь, что это так. Если это первое электронное письмо, которое вы отправили, не пишите, что вы отслеживаете более раннее электронное письмо, просто чтобы его открыли.

Вот несколько примеров тем, которые можно использовать в начале официального электронного письма:

Как (название компании) решает (проблему?)
Приятно видеть вас на (мероприятии)
Относительно демонстрационного звонка на этой неделе
После встречи на прошлой неделе
Встреча RE: демонстрация продукта
О вашем интервью с (название компании)

2. Начните с правильного тона

Это всегда трудно переключиться на официальный тон электронной почты, особенно если вы не пишите их так часто.

Теперь официальные электронные письма не должны быть жесткими. Но они должны быть профессиональными и соответствовать характеру вашего сообщения и вашей аудитории.

Это называется приветствием электронной почты, которое представляет собой шикарный способ сказать, как вы сначала здороваетесь с получателем.

Как пишет бизнес-тренер Барбара Пахтер в своей книге Основы делового этикета , приветствие задаст тон всему письму, поэтому она предлагает отказаться от неформальных выражений вроде «Привет» или «Привет, ребята».

«Непринужденный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она.

«Привет — это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте, и Йо тоже не подходит.

«Вместо этого используйте привет или привет».

Она также советует не сокращать чье-либо имя. Если вы пишете электронное письмо кому-то по имени Джозеф, не думайте, что он будет согласен, если вы назовете его Джо. HubSpot Мэг Пратер говорит, что вам также следует избегать напыщенных приветствий, таких как «Уважаемый господин или госпожа».

«Его следует избегать по нескольким причинам: во-первых, в современном цифровом мире становится проще, чем когда-либо, узнать, кому вы отправляете электронное письмо», — говорит она.

«Во-вторых, это приветствие может не отражать пол получателя.

«И в-третьих, это расплывчато и немного лениво».

Вместо этого используйте эти приветствия, чтобы начать официальное электронное письмо:

Уважаемый (их имя)
Кого это может касаться (хотя мы рекомендуем провести небольшое исследование, чтобы найти имя человека, с которым вы хотите связаться!)

9 0017
Привет (имя)
Привет (имя)
Привет (имя)
Доброе утро (имя)
Добрый вечер (его имя)

3. Сделайте один ключевой момент

Данные показывают , что у вас есть целых семь секунд, чтобы привлечь внимание получателя, как только он откроет ваше письмо, так что не теряйте его. Это означает, что вам нужно избавиться от лишнего — вот некоторые слов и фраз, которые нужно исключить из ваших электронных писем .

Пропустите «Надеюсь, у вас были прекрасные выходные» или «Надеюсь, у вас все хорошо», потому что они не только тратят время, но и не соответствуют тому, как должно выглядеть официальное электронное письмо. Вместо этого сразу переходите к тому, что вы хотите, чтобы читатель знал.

Harvard Business Review (HBR) называет это стратегией BLUF; напишите свой практический результат, чтобы получатель мог быстро ответить на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. Kabir Sehgal из HBR говорит, что стратегия работает, потому что читатель может быстро и легко понять смысл письма.

«Читатель не обязательно хочет знать всю предысторию, которая привела к решению», — говорит он.

«Он или она, вероятно, хочет знать, «как это электронное письмо влияет на меня?» и BLUF должен каждый раз отвечать на этот вопрос».

Вот пример того, как эта стратегия работает в реальной жизни в официальном электронном письме о встрече:

Видите, как быстро это происходит? Формальный основной текст, подобный этому, работает, потому что он сразу переходит к делу и сообщает получателю только важную информацию. Помните, что такие электронные письма не о вас, а о вашем получателе.

4. Закройте его так же, как и начали — официально

Подпишите его, отражая тон письма — официально и вежливо.

Вы всегда должны указывать свои первые и фамилии при подписании официального электронного письма, а также свою компанию и свою должность. Если у вас есть должность, укажите ее:

Доктор Джейн Доу, или
Доктор Доу, или
Джейн Доу

Дон Не просто напишите Джейн.

Простой способ убедиться, что вы отметили все галочки, — это приложить электронную визитную карточку в конце каждого отправляемого вами электронного письма. Используя такой инструмент, как Front, вы можете создавайте формальные подписи , которые автоматически добавляются в конец каждого отправляемого вами электронного письма. Все, что вам нужно сделать, это создать свою подпись на панели инструментов, сохранить ее, и она будет отображаться в каждом отправляемом вами электронном письме!

5. Соберите все части вместе, чтобы создать идеальное официальное электронное письмо

Все, что осталось сделать, это собрать воедино все шаги и написать электронное письмо. Допустим, вы отправляете электронное письмо генеральному директору организации по поводу демонстрационной встречи. Ваше официальное электронное письмо должно выглядеть примерно так:

Лучшая часть? Формальные электронные письма следуют жесткому процессу, который не сильно меняется, независимо от того, какова цель или кому вы их отправляете. Вы можете использовать шаблоны сообщений, чтобы сэкономить время. Шаблон сообщения — это причудливый термин для шаблона электронной почты, поэтому вместо того, чтобы писать официальные электронные письма с нуля, вы можете использовать шаблон, чтобы сэкономить время.

Ниже показано, как легко создавать, использовать и редактировать шаблоны сообщений в Front .

Официальные электронные письма не должны быть бессмысленными

Написание официальных электронных писем не должно быть скучным и не должно отнимать время. Первый шаг — понять, что формальные электронные письма писать довольно просто. Все, что вам нужно сделать, это написать четкую строку темы, включить официальное приветствие и перейти к погоне за тем, почему вы отправляете электронное письмо в первую очередь. Никаких глупостей.

Если вы будете следовать этим шагам, использовать правильную грамматику и отказаться от неформального подшучивания, у вас останется надежное официальное электронное письмо, которое вы сможете отправить всем, от новых клиентов до генеральных директоров. И как только вы создадите идеальное официальное электронное письмо, вы можете сохранить его в качестве шаблона, чтобы каждый раз, когда вы отправляете его, вы были уверены, что оно отвечает всем требованиям.