Как оформить емейл: Правила оформления рассылок для отправки через UniSender

Как отправить e-mail?

Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.

1. Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
2. Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
3. В поле «Кому» введите адрес.
4. В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
5. Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
6. Когда закончите, кликните на «Отправить».

Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков

Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.

Тренды оформления email-рассылок » Email базы и программы

Не смотря на то, что почтовый маркетинг существует уже десятки лет, он по прежнему остается актуальной тенденцией интернет-маркетинга в 2020 году и востребованным способом продвижения услуг в онлайне. Метод показывает хорошую отдачу при минимальных затратах и может посоревноваться в эффективности с разработкой B2B-сайтов (бизнес для бизнеса) или созданием красивых лендинг пейдж (лендингов).

Email-маркетинг подходит практически для всех ниш и продуктов, но тут важно понимать, что он будет привлекать клиентов и приносить вам продажи только при должном подходе. Во-первых, вы должны тщательно продумывать стратегию продвижения, а во-вторых, не просто использовать в оформлении 2-3 красивые почтовые иконки, а четко следовать современным трендам дизайна email рассылки. О них мы сегодня и поговорим.

ГИПЕР-ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ

Поначалу это может показаться странным, однако гипер-персонализация (а не та обычная, к которой мы привыкли) имеет непосредственное отношение ко всем аспектам электронной почты, включая и ее дизайн.

Здесь речь идет не о простой сегментации базы подписчиков, что применяется сейчас. Имеются в виду email-рассылки, которые будут интересны каждому пользователю из вашей клиентской базы, и которые будут служить определенной цели – не стандартной/глобальной, а персонализированной (важной для конкретного человека).

Гипер-персонализации можно достичь, используя машинное обучение и AI технологию, позволяющие выявлять определенные закономерности при просмотре информации. Это позволяет компьютеру дифференцировать данные и научиться прогнозировать поведение юзеров, а также давать рекомендации для достижения лучших результатов.

Например, если в прошедшем году адаптивный дизайн оказался эффективным для ведения email-рассылки, а какой-то конкретный человек редко просматривал письма, оформленные в пастельных цветах, то анализ этой информации и последующее внедрение определенных мер позволит добиться высоких показателей эффективности (KPI) для этой аудитории.

Задача гипер-персонализации улучшать восприятие рассылки клиентами, что в конечном итоге побудит их к взаимодействию с вашим продуктом или услугой.

ИНТЕРАКТИВНОСТЬ EMAIL-РАССЫЛКИ

Это один из лучших способов привлечь внимание. А чем больше внимания привлечет ваше письмо, тем более эффективными будут ваши усилия по оптимизации конверсии (CRO – conversion rate optimization). Электронная рассылка обязательно(!) должна обращать на себя внимание – лишь в этом случае она поможет пользователям взаимодействовать с вашим брендом, побудит их к дальнейшим действиям, в том числе нажатию активных кнопок.

В ходе работы вы можете пробовать использовать множество интерактивных элементов. Среди них обязательно найдется один, который будет максимально удачно соответствовать вашей целевой аудитории. Например, слайдеры эффективнее, если вы хотите представить более трех продуктов, в то время как эффект стертых или переворачивающихся карточек повышают вовлеченность юзеров при рекламе кодов скидок и акционных предложений.

Есть целый ряд других методик, но самое главное, о чем надо помнить – интерактивные email-рассылки помогают повысить уровень вовлеченности, так как в этом случае «находить» нужный контент гораздо интереснее, чем просто читать об этом в тексте. Только не переусердствуйте, иначе это запутает клиента и отвлечет его внимание.

ВО ВСЕМ НУЖНО ЗНАТЬ МЕРУ

Не следует добавлять слишком много контента. Правильный объем информации поможет сделать так, чтобы пользователи остались довольны тем, что нашли, и были готовы к взаимодействию с вашим продуктом или услугой. Используйте небольшие запоминающимися фрагменты контента, как что-то важное и интересное.

В конечном счете после привлечения начального внимания вам нужно придумать что-то запоминающееся, с чем ваш потенциальный клиент захочет (и не забудет) взаимодействовать. Небольшие видеоролики, интересные факты, маленькие фрагменты инфографики — вам пригодится только то, что будет достаточно компактным и хорошо запоминающимся.

Например, те же флип-карты (переворачивающиеся) полностью соответствуют пожеланиям, описанным выше — они идеально подходят для разделения контента на две части, помогая при этом уменьшить объем выводимой информации, выглядят привлекательными и запоминающимися.

ШЕРИНГ В СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ И ФИДБЕК

Социальные сервисы и медиа-платформы предоставляют отличные возможности для взаимодействия. Но не без грамотного почтового маркетинга достигнуть намеченной цели все равно не получится. У вас может быть отличное оформления аккаунтов в соц.сетях, креативная идея для работы с авторитетными инфлюенсерами, но при слабых стратегиях email-маркетинга, это не сыграет большой роли.

Размещайте в почте кнопки перехода/шеринга из соцсетей совместно с разными небольшими фразами или популярными цитатами чуть больших размеров. Главное — применяйте легко усваиваемые фрагменты текста.

Вы также можете добавлять свои уникальные кнопки, например, для совершения покупок, отправки сообщения и так далее. Просто убедитесь, что итоговый информационный блок не перегружен контентом (дабы не запутывать пользователя и отвлекать его от нужного действия).

Поскольку e-mail-маркетинг – это нечто большее, чем просто рекламные рассылки и отправка чеков по электронной почте, вы можете создать эффективную кампанию, которая поможет активизировать обратную связь с клиентами. Такая связь взаимовыгодна для обеих сторон.

С одной стороны заказчик напрямую получит больше полезной инфы о потребностях клиентов, чем даст любая AI-платформа. С другой — вы сформируете впечатление о бренде, которому не безразличны пользовательские нужды. Например, в электронном сообщении можно попросить добавлять специальный хэштег и дать ссылку на адрес службы тех.поддержки.

Уже сейчас существуют приемы для побуждения клиентов к обратной связи, которые будут в трендах оформления email-рассылок в 2020 году — это использование таких интерактивных элементов, как чекбоксы или квизы.

Независимо от того, связано ли это с индексом NPS (Net Promoter Score – определение приверженности клиентов товару или компании) либо с обычной обратной связью, касающейся пожеланий клиентов относительно ваших услуг, интерактивные квизы (опросники) – отличный способ сделать запоминающуюся электронную рассылку.

ЖИРНЫЕ ШРИФТЫ, ЭМОДЗИ В СТРОКЕ ТЕМЫ СООБЩЕНИЯ, ПРИГЛУШЕННЫЕ ЦВЕТА

Эти приемы активно используются и сейчас, однако они станут еще более популярными в предстоящем 2020 году. Давайте начнем со смайликов в строке темы e-mail:

Если в вашем личном почтовом ящике окажется такое сообщение, вам наверняка захочется его открыть. Эмодзи – это то, что делает e-mail более живым, они эквивалентны цветному оформлению текста, помогающему передать тональность послания. Кроме того, по сообщению Experian, добавление эмодзи в строке темы на 56% увеличивает показатели Open Rate (процент открытых писем).

А теперь перейдем к шрифтам. В дизайн возвращается минимализм, поэтому ожидается, что будут широко использоваться жирные шрифты – простые и спокойные, позволяющие небольшому сообщению оставаться достаточно заметным.

Netflix удачно совмещает все тренды дизайна рассылок — интерактивную GIF графику, краткие текстовые блоки, не слишком жирные шрифты, максимально простые фразы и кнопку-ссылку на трейлер. В этом примере есть вся необходимая информация по сериалу, компания не «заморачивается» насчет лишних подробностей, таких, например, как краткий анонс сериала, поскольку в любом случае он будет упомянут в трейлере.

Что касается цветовой гаммы, то ожидается, что популярными станут приглушенные оттенки. Насыщенные цвета уже уходят в прошлое, поэтому широко будут применяться более мягкие и темные варианты, которые визуально легче воспринимаются.

9 шагов к организации вашего почтового ящика сегодня

Это ужасное чувство, когда включаешь смартфон или входишь в свой рабочий компьютер и видишь неизбежное: полный почтовый ящик. Электронные письма от коллег, которым нужны ответы сейчас, руководителей, которым нужны ответы вчера, различные рекламные объявления, спам и фотографии вашего друга на рыбалке.

Что вы делаете с этим натиском входящей электронной почты, чтобы он не подавлял? Попробуйте эти девять шагов, чтобы организовать свой почтовый ящик таким образом:

1.Организация — это ежедневная задача.

Сделайте это частью своей повседневной жизни, например, обед, перерыв на кофе, ежедневное собрание по продажам или отчет о доходах. Это то, что вы планируете, а не то, что вы можете втиснуть в последнюю минуту.

2. Придерживайтесь гибкой файловой системы.

Ваша онлайн-файловая система состоит из папок, которые вы создаете в своей почтовой системе. Ваша бумажная файловая система состоит из файлов, которые подвешены в металлическом или деревянном шкафу. Что бы вы ни выбрали, это должна быть система, способная расти вместе с вашими потребностями.

Запланируйте еженедельный или ежемесячный обзор этих файлов; устраните те, которые больше не нужны. Перемещайте документы из одного файла в другой и объединяйте файлы.

4. Используйте систему FAST.

Прочитав его, решите, следует ли отправить его в архив, передать кому-либо, сохранить (или отсканировать) для дальнейшего использования или выбросить в корзину.

5. Настройте спам-фильтр.

Если ваши документы приходят по электронной почте, настройте фильтр спама или нежелательной почты, чтобы удалить нежелательные и массовые электронные письма от рекламодателей, маркетологов и других лиц, которые расточают время.

6. Друзья не позволяют друзьям отправлять что-либо на рабочие адреса электронной почты.

Насколько бы для вас ни значили последние милые детские фотографии вашей подруги, не давайте ей свой рабочий адрес электронной почты. При этом ее электронная почта связывается с вашей, и именно тогда ваш почтовый ящик заполняется нежелательными купонами на подгузники и статьями о грудном вскармливании.

7. Не сообщайте рабочий адрес электронной почты.

Соблюдайте осторожность при публикации профессионального профиля. Если ваш профиль LinkedIn является общедоступным, все в нем (включая ваш рабочий адрес электронной почты) является общедоступным.Это хорошо для ваших деловых контактов, чтобы найти вас, но плохо для тех, кто из социальных сетей ищет случайные связи, чтобы повысить свой профиль.

8. Не проверяйте свой почтовый ящик «в панике».

Проверять почту каждые пять минут контрпродуктивно. Установите таймер в своей электронной почте или используйте часы, чтобы напоминать вам проверять каждые 30 минут. Это сохраняет входящую работу в порядке, одновременно выполняя другие задачи.

9. Работайте со своим почтовым ящиком в первую очередь и в последнюю очередь.

Очистите почтовый ящик как первое и последнее задание дня. Он расчищает путь для повседневных дел, помогает подготовить список дел на завтра и дает чувство выполненного долга на обоих концах дня.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

12 советов по организации электронной почты, чтобы вернуть себе контроль над почтовым ящиком

Мой почтовый ящик всегда опрятен. Но я не всегда был таким организованным — сначала мне нужно было научиться управлять своей электронной почтой.Следующие 12 советов по организации электронной почты помогут вам контролировать свой почтовый ящик.

1.

Если вы похожи на меня, вы любите задачи, которые кажутся работой, но на самом деле не так.

Раньше я чувствовал себя подавленным новыми и большими проектами и делал все, что мог, чтобы их избежать.

Мне нужно было чувствовать, что я работаю, но я просто не мог заставить себя заняться своими первоочередными задачами. Я потратил часы на ненужную долгосрочную стратегию, дизайн / кодирование электронных таблиц и низкоприоритетные коммуникации.

Этот совет может показаться ересью, но лучший способ перестать откладывать на потом — просто сделать перерыв.

Сыграйте в видеоигру. Сходите на прогулку или прокатитесь. Займитесь йогой. Смотреть видео. Сходите за покупками в интернет (возможно, за подарками).

Все эти действия более продуктивны, чем делать вид, будто работаю. Более того, они создают эмоциональную энергию, а не сжигают ее на ненужных ложных рабочих задачах.

Не все черно-белое, но так должно быть: работаешь, когда работаешь, и играешь, когда играешь.Не тратьте время на то, чтобы возиться с несрочными электронными письмами, если вам нужно ответить на важное. Примите тот факт, что вам никогда не удастся сделать все, и расставьте приоритеты в электронной почте (см. Совет № 5).

Если вы навязчиво проверяете свою электронную почту, забудьте все, что я только что сказал. Вам не нужно делать электронную почту приоритетом; вам нужно сдерживаться.

Не каждое электронное письмо заслуживает ответа, а многие вообще не нужно читать (см. № 6).

Возьмите свое время под контроль и отпустите чувство вины «обязательно проверять электронную почту…». Скажите важным людям в вашей работе, семье и общественной жизни, чтобы они написали вам, если у них есть срочная информация, которой можно поделиться.

Отвечайте на электронные письма только тогда, когда это соответствует вашему графику. Это может помочь выделить часть вашего дня специально для электронных писем, а затем игнорировать ваш почтовый ящик до конца дня.

Для большинства из нас будет достаточно трех учетных записей электронной почты.(Не создавайте забавных, а ненужных фальшивок, создавая десятки учетных записей электронной почты и подпапок).

Рабочий почтовый ящик

Защитите этот аккаунт от отвлекающих факторов любой ценой. Не делитесь этим с друзьями и семьей. Не подписывайтесь на информационные бюллетени и массовые рассылки, связанные с карьерой, через эту учетную запись (вместо этого используйте свою учетную запись в социальной сети).

Когда вы открываете свою рабочую учетную запись электронной почты, вы должны видеть только электронную почту, адресованную непосредственно вам. Держите это однообразным, скупым и нацеленным на вашу высокоприоритетную работу (см. №5).

Учетная запись электронной почты семьи и друзей

Предоставьте своим ближайшим друзьям и членам семьи доступ к специальной учетной записи только для них. Вы не хотите, чтобы вас отвлекали семейные драмы и предстоящие светские мероприятия, когда вы находитесь в зоне и быстро работаете.

Сообщайте этот адрес электронной почты школам / воспитателям ваших детей для получения обновлений и уведомлений — у них есть ваш номер телефона на случай чрезвычайных ситуаций, верно?

Социальная / массовая рассылка электронной почты

Защитите свои другие учетные записи от сообщений типа «читаю, но не отвечаю», создав массовую учетную запись для всего остального.

Раздайте этот адрес гуру карьеры / воспитания, информационным бюллетеням, подпискам, загрузкам электронных книг и т. Д. Убедитесь, что все уведомления с сайтов социальных сетей идут на этот адрес (или просто отключите их).

Проверяйте свою рабочую электронную почту на работе. Проверяйте свою электронную почту после работы (или в перерывах).

Сообщите своей семье и друзьям, что им нужно отправлять текстовые сообщения, если они хотят немедленного ответа. Проверяйте свою учетную запись массовой рассылки, когда вам нужно что-нибудь почитать ночью или в дороге.

Ваше внимание — ваш главный актив. Не позволяйте ничему отвлекать вас от часов максимальной продуктивности.

Эксперты говорят, что мы проводим только 5% своего рабочего времени в состоянии потока ценных бумаг, в котором рождаются наши лучшие работы и самые горячие идеи.

Помните, что ведение отдельных учетных записей электронной почты бесполезно, если предупреждения появляются в браузере, на рабочем столе и на телефоне. Потратьте немного времени, чтобы укротить эти соблазны — немного покопавшись в своих настройках и предпочтениях, можно создать много душевного покоя и тишины.

Вы можете спросить себя, «Но как я могу получить свою электронную почту? У меня есть только рабочий аккаунт, и он всегда переполнен! »

Не все электронные письма одинаковы. Отсортируйте свой почтовый ящик, сортируя сообщения по папкам — быстро!

Я почти не стал добавлять этот пункт, потому что я из тех людей, которые могут тратить время на создание бесконечных и элегантных вложенных систем папок. Однако простая система флажков / звезд может помочь вам избавиться от отвлекающих факторов.

Apple Mail

Нажмите значок флага в верхней части экрана. Например, вы можете выбрать зеленые флажки для писем «не сейчас, а до конца дня» и синие флажки для писем «только для чтения». Заархивируйте эти сообщения, которые будут сохранены в специальной «отмеченной» области для облегчения доступа.

Gmail

Используйте «специальные звездочки» для управления сообщениями электронной почты, щелкнув пустую звездочку справа от имени отправителя. Продолжайте нажимать — Google будет предлагать каждую из различных специальных звезд, которые вы присвоили категориям.

Это самый простой вариант для одних и самый сложный для других.

Надеюсь, вы не подписались ни на какие списки адресов электронной почты с вашими рабочими / семейными адресами электронной почты. Если да, перенесите их в свою социальную / массовую учетную запись (или просто удалите).

Просматривая свой социальный / массовый почтовый ящик в поисках чего-нибудь почитать, не проходите мимо неинтересных материалов. Удалите их из своей жизни.

Найдите минутку, чтобы отказаться от подписки и продолжить свою жизнь. Если контент-провайдер не поддерживает ваш интерес и заставляет вас волноваться, читая его статьи, просто перережьте шнур.

Отказ от подписки также может занять много времени, поэтому помните, что профилактика лучше любого лечения — не подписывайтесь, если вы не уверены, что хотите, чтобы это было в вашем почтовом ящике.

Если вы собираете такие мелочи, как подписки на блоги, календари событий, купоны и рекламные акции, помните, что вы можете в Google все это в любое время.Не будьте скопом — откажитесь от подписки, очистите свой почтовый ящик и проясните свой разум!

Вы все еще думаете: «А как насчет всех этих электронных сообщений о событиях?»

В зависимости от вашего образа жизни, вы можете быть завалены электронными сообщениями о мероприятиях (и бесконечными групповыми ответами) о рабочих встречах, игровых свиданиях и общественных мероприятиях. Если это так, противодействуйте проблеме у источника, а не у принимающей стороны.

Будьте тверды со своими коллегами, друзьями и членами семьи.Используйте Календарь Google, чтобы отслеживать все свои мероприятия и удалять электронные письма с приглашениями, как только они появятся в вашем календаре.

Если вы специально не дежурите в определенные часы, отключитесь от работы, удалив со своего телефона рабочий адрес электронной почты.

Дайте себе время вдали от ежедневной суеты, чтобы поразмыслить над своими лучшими идеями и провести свободное время.

Вам нужно время для общения и мечтаний, чтобы нажать на «кнопку перезагрузки» вашего мозга; когда вы вернетесь к компьютеру, вы будете свежи и готовы отвечать на сообщения с умом и изяществом.

И наоборот, снимите личные и массовые учетные записи со своего рабочего компьютера. Используйте свой телефон, чтобы общаться с друзьями и семьей во время перерывов.

Благодаря полному разделению учетных записей электронной почты (и устройств) у вас не возникнет соблазна отвечать на личные электронные письма на работе.

Чем меньше отвлекающих факторов и возможностей искусственной работы, тем меньше вы будете вынуждены проверять электронную почту каждые 10 минут. Сделайте вдох, сделайте глоток кофе и погрузитесь в свою первоочередную работу с апломбом!

Важное редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Вы можете тратить время и силы, пытаясь решить, что делать. Это подпадает под категорию фальшивой работы, которую я описал в совете №1.

Многие профессионалы используют матрицу Эйзенхауэра для быстрого определения приоритетов задач и решений. Сравнивая различные электронные письма (и пытаясь решить, с чем работать в первую очередь), спросите себя:

• Это срочно?
• Это важно?

Будьте осторожны. Многие люди создают ложное ощущение срочности в заголовках писем.Если кто-то заявляет о срочности, но не подкрепляет это фактами, отложите это письмо для дальнейшего изучения (или не делайте этого).

Целью сортировки писем является выявление тех писем, которые, как вы знаете, являются срочными, а не тех, у которых есть самые драматичные заголовки.

Точно так же люди хотят чувствовать себя важными, поэтому они приводят веские доводы в пользу своих любимых проектов. Читая электронные письма, вы должны смотреть шире и принимать трудные решения.

Ставьте клиентов на первое место, на второе — на начальников, на третье — на сотрудников.

Ставьте близкую семью выше дальних. Послушайте своих лучших друзей, но не тратьте время, отвечая на неуместные сообщения от случайных знакомых.

Вооружившись своим скептицизмом, используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить свои электронные письма на четыре категории:

Срочно и важно

Решайте эти проблемы сразу же, но после того, как отсортируете оставшуюся часть электронной почты.(Внизу списка всегда может быть еще более срочное и важное письмо.)

Срочно и неважно

Делегат. Перешлите эти электронные письма кому-нибудь из вашей команды. Эти вопросы могут не стоить вашего времени и внимания, но могут дать возможность людям на более низких уровнях вашей организации проявить себя. Дайте кому-нибудь шанс решить небольшую проблему и заслужить ваше доверие.

Несрочные и важные

Отметьте (или пометьте) эти сообщения.Вы не хотите их забывать, но они не требуют немедленного внимания. Возьмите за привычку анализировать и решать эти проблемы до конца дня (или другого подходящего ежедневного этапа).

Несрочные и неважные

Удалите эти сообщения. Пусть отправители знают, чтобы они не засоряли ваш почтовый ящик вещами, которые они могут решить сами или просто проигнорировать.

После определения приоритетов и категорий вашего компьютера / телефона в вашем почтовом ящике останется небольшой набор писем.(Вы должны были удалить, пометить / пометить и делегировать / перенаправить всех остальных.)

Взгляните на этот список. Вместо того, чтобы обратиться к первому, что привлекло ваше внимание, вы (надеюсь) нашли время, чтобы получить полную картину.

Вы отложили все сообщения, кроме самых срочных / важных. На этом этапе вы действительно можете читать электронные письма в своем почтовом ящике.

Сканируйте каждое электронное письмо всего за 30 секунд. Получите дополнительную информацию о проблеме.

Тогда двигайтесь дальше — пока вы не слишком увлеклись.Просмотрите все соответствующие электронные письма, прежде чем отвечать на них.

Наконец (если что-то буквально не горит), обратите внимание на те электронные письма, на которые вы можете ответить как можно быстрее. Вам будет лучше вычеркнуть несколько простых ответов из своего списка, чем составить 20-минутный ответ на сложный вопрос.

Все эти вопросы срочные, правда?

Так что сначала разберитесь с самыми легкими, обретите уверенность в себе и решайте самые сложные в последнюю очередь.

Просто позаботьтесь обо всех до того, как закончится запланированное на день время электронной почты.

Если вы так сильно отстали, что буквально нет надежды, возможно, вам придется объявить о банкротстве по электронной почте.

Архивируйте все сообщения (да, все). Отправьте сообщение всем членам вашей семьи, друзьям и коллегам о том, что вы начинаете заново.

Скажите им, чтобы они отправляли все электронные письма, требующие ответов, и надейтесь на лучшее.Обещай, что никогда, никогда не позволишь этому повториться.

Когда ваш почтовый ящик полностью чист, а в кармане — новое обязательство перед другими, используйте методы, описанные в этой статье, чтобы не сбиться с курса.

Используйте легкое чувство стыда, связанное с банкротством электронной почты, себе на пользу. Расскажите всем, с кем вы встречаетесь, о том, как эта техника сработала для вас, и как вы гордитесь тем, что каждый день достигаете нулевого уровня входящих писем.

Переосмыслив это бедствие как успех, вы с большей вероятностью будете придерживаться нового режима ежедневной чистки почтовых ящиков.

Несмотря ни на что, говорите себе, что вы должны просматривать все свои электронные письма каждый день.

Будьте безжалостны во время ежедневной переписки по расписанию. Отслеживайте свои сообщения, как ветеран медсестры скорой помощи.

Перед тем как ответить на срочное сообщение, отметьте его и продолжайте. Возможно, на следующей странице вас ждет еще более важное сообщение. Просматривайте заголовки сообщений с молниеносной скоростью и разбивайте свои электронные письма на несколько простых категорий (сейчас, сегодня, завтра, на этой неделе и т. Д.).

Как только вы приручите свой почтовый ящик, поздравьте себя.

Выбирайте самые важные сообщения и задачи, не отвлекайтесь и копайтесь.

Как организовать свой почтовый ящик для входящих сообщений

Эмили Хакелинг Контент-маркетинг в передней части

26 февраля 2021 г. • 10 минут чтения

От папок и тегов до задач и текущих дел существует множество способов организовать свой почтовый ящик. Мы рассмотрим лучшие из них.

Независимо от того, где вы находитесь в спектре организации, как координаторы по цвету, так и дружелюбные люди могут согласиться с тем, что непослушный почтовый ящик — это стресс.К счастью, существует множество способов упорядочить почтовый ящик электронной почты, чтобы сделать его более управляемым. Мы расскажем вам о методах, которые используют занятые люди для очистки своих почтовых ящиков для более разумного рабочего дня, включая тактику для всех распространенных почтовых программ — Gmail, Outlook и Front.

1. Метод папки ожидания

2. Метод автоматизации

3. Метод, основанный на времени

4. Метод сообщений к задачам

5. Автоматически архивировать электронные письма, которые вам не нужны

7. групповые электронные письма

8. Метод OHIO

9. Трехмерные организации электронной почты

10. Философия нулевого почтового ящика

1.Метод папки ожидания

Этот метод предельно прост. Если вы в основном используете платформу управления проектами, такую ​​как Asana или Basecamp , и интегрировали ее со своим почтовым ящиком, этот метод позаботится обо всех тех разрозненных электронных письмах, которые не вписываются ни в один проект. Создайте папку под названием Ожидание. Когда приходит электронное письмо, если оно не входит в вашу систему управления проектами и вам не нужно отвечать сразу, сохраните его в папке ожидания.Этот метод также хорошо подходит для тех, кто проводит много времени в почтовом ящике и кому нужно немедленно отвечать на множество сообщений — он позволяет быстро сортировать сообщения.

Адам Виклифф, вице-президент по технологиям в Resolve Software Development, рекомендует использовать функцию повтора сигнала, которая хорошо сочетается с этим методом. Он говорит: «Мне нравится использовать отложенный сигнал, чтобы поддерживать нулевой уровень входящих сообщений. Я откладываю электронные письма с личными проектами, чтобы вернуться к ним вечером, и бывают случаи, когда я откладываю письма с низким приоритетом, пиная банку в сторону, пока, наконец, не доберусь до них.”Вы можете отложить электронные письма в Outlook, Gmail и Front.

2. Метод автоматизации

Почему бы вам не сделать часть организационной работы в вашем почтовом ящике? Независимо от того, используете ли вы Outlook, Gmail или Front, есть способы автоматизировать действия в почтовом ящике, чтобы он оставался немного чище, и вам не приходилось постоянно его перебирать.

Использование лицевой панели

Правила — один из лучших способов организовать свой почтовый ящик. Правила Front позволяют автоматизировать цепочки событий на основе триггеров, таких как ключевое слово, тема, отправитель, время суток и т. Д.

Скажем, например, вы являетесь менеджером по работе с клиентами, обрабатывающим много сообщений от нескольких клиентов. Вы можете настроить правило во Front для автоматического упорядочивания почтового ящика по клиентам, чтобы вы могли легко видеть все свои сообщения от каждого из них. С помощью этого метода вы создадите серию тегов, которые вы прикрепите к своему почтовому ящику — по одному для каждого клиента. Затем настройте правило для своего контакта в каждой компании-клиенте, чтобы каждое электронное письмо, полученное от клиента, сразу же попадало в соответствующий закрепленный тег.Тогда вы можете стать действительно крутым. Если один клиент является VIP, вы можете автоматически пометить его как имя клиента, а также пометить его как VIP, чтобы его было легко увидеть в вашем почтовом ящике, а затем инициировать оповещение в Slack, чтобы вы получили уведомление как можно скорее. И это не обязательно должны быть электронные письма клиентов.

Возможно, вы сделаете тег Newsletters и автоматически переместите туда все свои электронные информационные бюллетени. Или «Вдохновение», куда попадают все идеи, которые вы хотите сохранить на потом. Или, может быть, когда вы получите электронное письмо, содержащее «API» в теле, вы захотите отправить его своему коллеге, который обрабатывает все запросы, связанные с API.Или вы можете отправить автоответчик, если тема сообщения содержит определенные сильные слова. Варианты практически безграничны.

Использование Gmail

Вы можете создавать фильтры для отправки электронной почты на ярлык, а также для архивирования, удаления, пометки или автоматической пересылки электронной почты. Вы не можете инициировать выполнение правил из этих действий; скорее, они представляют собой разовые простые средства автоматизации.

Использование Outlook

Вы можете создать правила в Outlook для автоматического перемещения электронных писем или автоматического ответа на них, или вы можете использовать быстрые действия для управления небольшими частями рабочего процесса.Быстрые шаги не запускаются автоматически; вам все еще нужно отсортировать их. Вы можете сохранить Быстрый шаг и выбрать его, чтобы применить к электронному письму действия, например, переместить его в папку, добавить к нему ярлыки или отправить его товарищу по команде.

3. Метод, основанный на времени

Если вы живете и умираете по списку дел, этот метод идеально подходит для вас. Создайте пять новых папок или настраиваемых ярлыков для соответствующих писем, упорядоченных по времени, в течение которого вам нужно разобраться с сообщениями, которые они будут содержать. Когда приходит сообщение, поместите его в конкретную папку в зависимости от того, когда вам нужно с ним что-то предпринять.Например:

• Входящие — сюда приходят все новые электронные письма до их сортировки

• Сегодня — электронные письма, над которыми нужно работать немедленно

• На этой неделе — электронные письма, которые следует адресовать на этой неделе, но не срочно

• В этом месяце — электронные письма с низким приоритетом, которые могут ждать

• FYI — вещи, на которые вы должны ссылаться в какой-то момент, но не должны предпринимать никаких действий в какое-либо конкретное время

С помощью этого метода , вы точно знаете, над чем вам нужно работать прямо сейчас, и уверены, что не потеряете электронные письма, над которыми вам нужно будет работать позже.Однако, если вы имеете дело с большим количеством электронных писем, эта система может не обеспечить достаточной гибкости. Если это вы, продолжайте читать!

4. Метод сообщений к задачам

Папки и теги — не единственные инструменты, которые есть в вашей электронной почте и наборе инструментов для управления временем. Крейг Пристли, операционный менеджер Hewn Group, поделился с нами методом ниндзя, который он использует, чтобы выполнять свои бесчисленные обязанности.

Список задач Gmail

Этот метод использует преимущества функциональности задач Gmail, но вы можете преобразовать базовый рабочий процесс в любую комбинацию инструментов электронной почты и задач, если вы можете связать их вместе.Для начала создайте отдельный список задач для каждой из ваших основных «корзин» — возможно, список задач для каждого клиента или каждого уровня приоритета сообщения. Затем, когда вы открываете электронное письмо, вы можете нажать «Добавить в задачи» и поместить его в правильный список задач. Таким образом, списки задач похожи на теги или папки, поскольку вы можете организовать электронную почту, используя любой из методов, которые вы использовали бы для организации папки электронной почты или системы тегов. Но есть три существенных преимущества использования списков задач над папками или тегами.

Во-первых, вы можете назначить конкретную дату / время для каждой задачи и получить напоминание о наступлении срока выполнения (и отсортировать по сроку выполнения).Крейг делится: «Это особенно полезно для отслеживания сообщений, которые я отправлял клиентам или коллегам, но не получил ответа. Нет ничего хуже, чем отправить кому-то сообщение, а затем забыть связаться с ним до тех пор, пока вы не обнаружите это сообщение через несколько недель или месяцев в своем ящике «Отправленные».

Во-вторых, вы можете добавлять подзадачи к любой задаче, чтобы получить детальную иерархию задач.

Наконец, вы можете использовать списки задач в сочетании с тегами, что дает вам еще больший контроль над тем, как вы организуете свою электронную почту.Крейг говорит: «Этот метод позволяет мне быстро добраться до нулевого почтового ящика, сразу найти любое письмо, которое мне нужно, и получать напоминания об электронных письмах в то время, когда мне нужно с ними разбираться».

Список задач Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете создать список задач, привязанный к вашему адресу электронной почты. Это несрочные электронные письма, о которых вы все равно захотите позаботиться до определенного срока. Вы просто хотите перетащить электронное письмо в список задач, затем выбрать дату для напоминания, и все готово.Когда приблизятся ваше время и дата, оно появится как напоминание о встрече, чтобы вы не забыли обработать его.

Список задач Front

Front может изначально использоваться как список дел без какого-либо расширения. Сегодня многие люди используют его таким образом, и вы можете настроить его несколькими способами. Для первого варианта ваш почтовый ящик — это список дел, и все, что вам нужно сделать, это воспользоваться кнопкой отложенного сигнала. Ударьте, когда вам не нужно что-то видеть или вы хотите поработать над чем-то в определенное время.Затем обрабатывайте свои электронные письма, когда они будут возвращаться к вам в течение дня, как вы и планировали.

Второй вариант — создать теги в папке входящих сообщений на передней панели и закрепить их. Затем вы можете ссылаться на теги в нужное время, и вы не будете беспокоиться о том, что ничего не пропустите в своем списке дел.

Наконец, вы можете отправить внутреннее обсуждение самому себе, чтобы добавить что-нибудь в свой почтовый ящик в качестве напоминания. Это похоже на виртуальную заметку, которую можно организовать вместе с остальной частью вашего почтового ящика.

5.Автоматически архивировать электронные письма, которые вам не нужны.

Архивирование вместо корзины — всегда хорошая идея. Это не дает вам потерять рассудок, когда дело доходит до непрочитанных писем и от пропуска важных писем. Он защищает от нежелательной почты. И что самое лучшее? Если вам действительно действительно нужно одно из тех электронных писем, которые вы архивируете (а это не так), вы все равно можете найти его позже. Душевное спокойствие в лучшем виде.

Автоматическое архивирование в Front

Если вы используете Front, вы можете установить простое правило для автоматического архивирования сообщений по отправителю, теме, ключевому слову в теле, времени суток и т. Д.Это отлично подходит для таких вещей, как уведомления Dropbox Paper или уведомления Google Doc. Возможно, уведомления инструмента управления проектами, если вы их используете, или просто электронные письма, которые вам не нужны.

Автоматическое архивирование в Gmail

В Gmail вы можете установить фильтр для перемещения писем в папку «Архив», если они относятся к определенному типу и категории, например, к рекламным письмам.

Автоархивирование в Outlook

Вы можете создать правило Outlook для архивации чего-либо с именем, условием и действием.Вы также можете использовать AutoArchive, который возвращает и архивирует старые сообщения в зависимости от выбранного вами периода времени.

6. Общий почтовый ящик для групповых писем

Это кардинально меняет правила игры. Команда Estes Forwarding Worldwide сократила объем электронной почты на 80%, переключив учетные записи электронной почты из списков рассылки, которые отправляли электронную почту всем, в общие почтовые ящики для групповой электронной почты. Это означает, что каждый может получить доступ к электронной почте и получить контекст из важного сообщения, но они не засоряют ваш личный почтовый ящик и не загромождают ваш собственный список дел.Это популярно для команд, у которых есть групповые адреса, такие как [email protected], [email protected], [email protected] и т. Д.

7. Метод OHIO

Нет, не состояние. OHIO означает «справиться с этим только один раз». Все, что вам нужно сделать, это установить временной блок или сеанс в своем календаре, специально предназначенный для ответа на электронную почту, просмотреть список писем и либо 1) ответить, 2) удалить или заархивировать 3) отложить его на потом или поместить в свой инструмент управления задачами. Никаких значительных тегов или организации не требуется.

8. 4D организации электронной почты

Это не для всех, но для некоторых это отлично работает. Метод 4D управления электронной почтой дает вам четыре варианта обработки электронной почты: удалить, сделать, делегировать или отложить . Если вы думаете о своей электронной почте таким образом, вам не потребуется особая организация в конце дня. Вы стремитесь отсортировать сообщения электронной почты таким образом, чтобы они не накапливались, и вы точно знаете, что требует вашего внимания.

9.Философия Inbox Zero

Кому-то это нравится, а кому-то не нравится. Но достижение Inbox Zero действительно здорово. Это не значит, что вы зацикливаетесь на мышлении, основанном на электронной почте, это скорее способ думать о своем времени. Первоначальный создатель Мерлин Манн изобрел его, чтобы больше заботиться о вашем душевном состоянии при освобождении от почтового ящика, чем для того, чтобы приковать вас наручниками к почтовому ящику. Стремитесь сократить количество писем до нуля в конце дня, а затем, даже если вы этого не сделаете, отключитесь. Нет необходимости постоянно его проверять — особенно если вы находитесь вне дома, в очереди в продуктовый магазин и на самом деле ничего не можете сделать с проверяемыми электронными письмами.

Организуйте свой почтовый ящик так, чтобы он работал на вас.

Нет двух людей с одинаковыми обязанностями или потребностями, когда дело касается электронной почты, поэтому не существует идеального метода для всех. Но каждый из этих четырех методов организации электронной почты обеспечивает эффективную отправную точку, которую вы можете настроить и использовать, чтобы держать свой почтовый ящик под контролем.

Написано Эмили Хакелинг Content Marketing at Front

Первоначально опубликовано: 22 февраля 2021 г.

Как организовать свой Gmail — полное руководство

Это момент в профессиональной карьере каждого, который требует празднования.

Нет, это не продвижение по службе и не большая презентация для исполнительной команды — хотя это тоже хорошо.

Это момент, когда ваша учетная запись Gmail достигает нулевого уровня почтового ящика, бизнес-феномена, когда ваш почтовый ящик остается пустым или почти пустым, насколько это возможно.

Узнайте, как использовать Gmail в максимальной степени.

Конечно, вы можете просто заархивировать все свои сообщения ( не рекомендуется ) и начать с нуля, но без надлежащих советов по организации Gmail ваш почтовый ящик будет переполнен новыми и непрочитанными сообщениями, прежде чем вы об этом узнаете.

Сколько писем вы получите в день?

Согласно отчету исследовательской компании технологического рынка, к 2018 году средний работник будет отправлять или получать 140 деловых писем ежедневно. В типичный восьмичасовой рабочий день это более 17 писем в час или одно электронное письмо почти каждые четыре минуты.

Считайте любые личные или нежелательные электронные письма, которые также могут попасть в ваш рабочий аккаунт, и это число может легко превысить 200 электронных писем каждый день.Представьте себе, насколько продуктивнее вы могли бы стать, если бы вам не приходилось тратить время на просеивание всех этих писем, чтобы определить, какие из них наиболее важны и требуют немедленного ответа.

Это может показаться невыполнимой задачей и может потребоваться некоторое время для точной настройки, но упорядочение вашей учетной записи Gmail поможет вам снизить стресс и лучше управлять своим временем и приоритетами.

Вот пять простых советов по организации Gmail , которые вы можете использовать, чтобы достичь нулевого почтового ящика и повысить продуктивность на рабочем месте.

Первым шагом к организации Gmail является выбор предпочтительного макета .

Когда вы откроете свой почтовый ящик, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Настройки». Затем в верхней части окна настроек щелкните вкладку «Входящие».Отсюда Gmail предоставляет вам пять вариантов макета для вашего почтового ящика.

• По умолчанию: Это стандартный формат, который упорядочивает ваш Gmail по дате получения электронного письма. В этом представлении вы можете выбрать различные категории, в которые помещаются ваши электронные письма. Они отображаются в виде вкладок в верхней части экрана и могут помочь определить, какие из ваших писем могут быть более важными.
• Важное первое: В этом представлении Gmail пытается предсказать, какие электронные письма для вас наиболее важны (отмечены желтым маркером), и отображает эти сообщения в верхнем ящике входящих.Менее важные сообщения отображаются в нижнем ящике входящих в нижней части экрана.
• Сначала непрочитанные: Этот режим просмотра аналогичен параметру «Важное первое», однако верхний почтовый ящик содержит сообщения, которые вы еще не открывали, а нижний — все остальное.
• Помечено первым: В режиме просмотра «Помечено первым» также разделен почтовый ящик на два поля и отображаются только те сообщения электронной почты, которые вы пометили в виде сверху. Все остальное отображается во втором представлении ниже.
• Приоритетные входящие: Это похоже на комбинацию всех представлений. Gmail использует прогнозный анализ, чтобы определить, с какими электронными письмами вы, скорее всего, будете взаимодействовать, исходя из прошлых действий. Затем он помещает эти электронные письма в вид сверху.

Подбор макета , который подойдет вам, поможет вам упорядочить Gmail.

В представлении Gmail по умолчанию просто отображаются отправитель, строка темы и небольшой фрагмент текста предварительного просмотра до того, как в строке закончится место.В большинстве случаев вам нужно будет открыть письмо, чтобы определить, действительно ли это то, что стоит прочитать.

Вы можете сэкономить время и организовать свой Gmail, добавив панель предварительного просмотра . Щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся списке. Затем выберите «Лаборатория» на появившихся вкладках. Прокрутите вниз до «Панели предварительного просмотра» и нажмите «Включить». Сохраните изменения, и тогда у вас будет возможность предварительно просмотреть каждое полученное письмо.

В левой части вашего почтового ящика вы увидите список из ярлыков , к которым вы можете добавлять электронные письма, чтобы упорядочить ваш почтовый ящик.Но знаете ли вы, что и в этой области можно создавать собственные метки?

Если вы выберете сообщение или несколько сообщений, вы можете нажать на кнопку в верхней части папки входящих сообщений, которая выглядит как торговый тег. Это позволяет вам назначать эти сообщения предопределенным ярлыкам , которые Gmail использует для упорядочивания вашего почтового ящика.

Вы также можете создавать собственные ярлыки в этой области, выбрав «Создать». У вас даже есть возможность вкладывать метки в другие метки, аналогично созданию подпапок при сохранении файлов на жестком диске.

У вас даже есть возможность цветного кодирования ваших этикеток, чтобы различать приоритет. Например, вы можете выбрать красный цвет для метки VIP, на которую вы архивируете все сообщения от своего начальника.

Как только вы создадите ярлык, вы заметите, что он добавляет папку в список слева от вашего почтового ящика и добавляет название ярлыка рядом со строкой темы. Теперь, когда вы заархивируете это сообщение, оно будет перемещено в конкретную папку .

Настройте параметры, чтобы упростить организацию папок Gmail и поддерживать чистоту почтового ящика.

После создания пользовательских меток вы можете применить фильтры к сообщениям, чтобы отправлять определенные электронные письма прямо в их папки и не допускать их попадания в общий почтовый ящик.

Например, если вы знаете, что каждую пятницу вы будете получать информационный бюллетень по внутренним коммуникациям, который у вас действительно нет времени читать, вы можете использовать фильтры для отправки этого сообщения в конкретную папку , где вы можете проверить его — или удалите — позже.

После выбора электронной почты или писем, которые вы хотите отфильтровать, нажмите кнопку «Еще» в верхней части папки «Входящие» и выберите «Фильтровать подобные сообщения» в раскрывающемся меню. Здесь вы можете выбрать фильтрацию сообщений по отправителю, теме, ключевым словам и прикрепленным файлам, среди прочего. После выбора критериев вы нажимаете «Создать фильтр с этим поиском» и выбираете действие, которое вы хотите, чтобы этот фильтр выполнял, например, назначение для настраиваемой папки или метки и пропуск входящей почты.По завершении нажмите «Создать фильтр».

Важно отметить, что вы также можете выбрать, чтобы этот фильтр применялся к всем беседам , которые соответствуют критериям, поэтому вам не нужно создавать отдельные фильтры для каждого из них.

Теперь, когда вы организовали свой почтовый ящик Gmail для автоматической архивации определенных писем в пользовательские папки, вы действительно можете очистить свой почтовый ящик, архивируя сообщения одновременно с отправкой ответов.

Чтобы активировать эту функцию, щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Прокрутите вниз и выберите «Показать кнопку« Отправить и архивировать »в ответе». Сохраните изменения.

Теперь, когда вы отвечаете на сообщение, у вас есть два варианта отправки. Один — это традиционная отправка, а другой отправляет сообщение и автоматически отправляет цепочку электронной почты в архив всей почты. Если вы присвоили сообщению метку, вместо этого оно перейдет в эту конкретную папку. Если кто-то ответит на ваше электронное письмо, беседа автоматически вернется в ваш почтовый ящик.

Включение этой функции — это быстрый и эффективный способ убрать беспорядок в вашем почтовом ящике и сохранить порядок в Gmail.

Inbox Zero не станет неуловимой мечтой, если вы последуете этим простым советам по организации Gmail.

Но, как и любые ярлыки, вам нужно найти систему, которая подойдет вам. Если один из этих методов затрудняет поиск сообщений в архиве или отслеживание важных разговоров, попробуйте что-нибудь другое. ВНИМАНИЕ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! «Как только вы найдете процедуры, которые имеют смысл для вашей повседневной жизни, ваш почтовый ящик станет хорошо смазанной машиной.

Большинство людей понимают, как использовать основы своего почтового ящика Gmail , но как насчет подробных советов и приемов, которые могут сделать вашу жизнь проще, вашу работу более эффективной, а ваше взаимодействие — более успешным? Мы собрали одиннадцать приемов, которые существуют как в Gmail, так и с помощью внешних расширений Google Chrome, которые покажут вам, как лучше использовать Gmail.Эти уловки позволят улучшить свой почтовый ящик, сэкономить время и масштабировать свой бизнес . Нажмите на фото ниже, чтобы узнать, как пользоваться Gmail.

Как организовать электронную почту | Эксперт по заказу

У вас проблемы с организацией электронной почты?

Ищете несколько советов о том, как организовать электронную почту и поддерживать порядок?

Электронная почта — чрезвычайно важная часть нашего цифрового мира.

Более того, не похоже, что он уйдет в ближайшее время!

Еще одна причина научиться систематизировать сообщения и поддерживать порядок и порядок.

Хотя функция поиска вашего почтового клиента для поиска информации всегда удобна, есть кое-что в том, чтобы иметь визуальные папки в вашем почтовом ящике.

Это позволяет вам легко увидеть, где находятся сообщения в вашей учетной записи, и понять, сколько электронных писем у вас есть в вашей учетной записи.

В этом посте я предлагаю пять умных указателей, которые помогут вам организовать электронную почту.

Вы можете применить эти организационные советы к своим рабочим, учебным или личным учетным записям электронной почты.

Имейте в виду, что это всего лишь один из способов организации электронной почты.

Существует бесчисленное множество способов упорядочить сообщения электронной почты и папки «Входящие».

Но что важнее всего, так это то, что вы найдете метод, который соответствует вашим потребностям и привычкам.

Попробуйте один метод и посмотрите, как он пойдет.Вы всегда можете обновить или отредактировать метод организации позже.

Самое главное, чтобы вы начали все организовывать уже сегодня!

Выберите одну учетную запись электронной почты для проекта своей организации.

Хорошо, значит, вы хотите упорядочить все свои учетные записи электронной почты. Хотя вам, возможно, не терпится пойти и засучить рукава, неплохо было бы начать работу в своей организации с одной учетной записи электронной почты.

Почему это? Ну, для начала, нужно с чего-то начать.Нет смысла делить свое время и силы между несколькими разными аккаунтами.

Более того, организация сообщений в одной учетной записи позволяет вам проверить, что работает, а что нет, в соответствии с вашими потребностями.

И это, безусловно, гораздо более разумный подход, чем внесение множества изменений во все ваши учетные записи.

Итак, не забудьте выбрать одну учетную запись электронной почты для организации… и придерживаться ее. Вы можете организовать другие свои учетные записи позже!

Подумайте о ваших организационных потребностях.

Организация электронных писем по определенным папкам — это то же самое, что упорядочивание документов по манильским папкам. Как и в случае с любой хорошей файловой системой, вы захотите иметь возможность легко и легко находить информацию.

Помните, вы не просто помещаете свои электронные письма в какую-то старую папку и позволяете им оставаться там.

Вы хотите организовать свои папки таким образом, чтобы вы могли прочитать имя папки и найти нужное сообщение (я) внутри папки.

При этом стоит подумать о своих личных предпочтениях, когда дело касается файлов.

На каком уровне организации вам удобнее всего сортировать и систематизировать электронную почту?

Вы хотите иметь общие папки электронной почты или предпочитаете подробные папки электронной почты?

Здесь чрезвычайно важно быть честным с самим собой. Вы хотите создать организационную структуру электронной почты, которая не только будет работать для ваших нужд, но и будет вам действительно нравиться.

Некоторым людям может потребоваться несколько папок электронной почты, охватывающих многие общие темы, чтобы они могли быстро сортировать электронные письма и иметь базовую структуру заполнения.

Другие могут захотеть иметь несколько папок электронной почты, охватывающих определенные темы, чтобы они действительно могли конкретизировать свои файлы.

И еще у других может быть тип гибридной системы, где у них есть несколько общих тематических папок и более подробные подпапки под ними.

Найдите минутку, чтобы подумать о своих организационных потребностях и предпочтениях.

Вы бы предпочли рассортировать электронные письма по нескольким папкам или по нескольким папкам? Выбор полностью за вами.

Проведите мозговой штурм по нескольким папкам электронной почты.

Теперь, когда вы определили, на каком уровне организации вы хотите работать, вы можете начать мозговой штурм потенциальных папок электронной почты для ваших нужд.

Чтобы начать процесс, вам нужно потратить немного времени, чтобы быстро просмотреть электронные письма в своем почтовом ящике. Не открывайте электронные письма и не читайте сообщения намеренно; просто получите представление о типах писем, которые вы получаете.

Вы делаете это, чтобы лучше понять, какие электронные письма вы получаете на регулярной основе, будь то ежедневные, еженедельные или ежемесячные.

Не стесняйтесь записывать любые идеи для папки электронной почты, которые приходят в голову.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам задуматься о различных типах почтовых папок:

• Над какими проектами или заданиями вы сейчас работаете на работе или в школе?
• Какие проекты или задания вы начинаете планировать или недавно выполнили на работе или в школе?
• Получаете ли вы обновления, уведомления или сообщения от определенных компаний, организаций или отдельных лиц?
• Получаете ли вы повторяющуюся финансовую информацию, такую ​​как счета-фактуры, квитанции, выписки или обновления?
• Являетесь ли вы членом разных групп, команд, ассоциаций или объединений?
• Вы работаете над какими-то конкретными целями или достижениями?

Создайте структуру папок электронной почты.

После мозгового штурма нескольких разных папок электронной почты пора создать структуру папок электронной почты, которая будет соответствовать вашим потребностям.

Как мы обсуждали ранее, это полностью зависит от вас, будете ли вы использовать широкий подход, детальный подход или их уникальный гибрид.

Ниже вы найдете несколько различных примеров папок электронной почты для работы, учебы и дома.

Я дал как широкую, так и подробную структуру папок для каждой ситуации.

Опять же, это всего лишь предложения.Не стесняйтесь создавать свои собственные структуры папок электронной почты по своему желанию!

Система широких рабочих папок электронной почты

Проекты и задания — Любые прошлые, текущие или текущие рабочие проекты или задания. Это включает в себя все, что является «основой» вашей работы, будь то обработка информации, ответы на запросы, написание, редактирование и т. Д.

Personal — личные или годовые обзоры, сбережения 401K или сбережения работодателя, информация о заработной плате или заработной плате, налоговая информация, страхование жизни, сбережения на пригородных поездках, гибкие счета расходов, медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения, информация для входа в приложения и программы

Информация о компании — Объявления компании, информационные бюллетени и объявления для персонала, праздничные дни или закрытие офиса, общие объявления компании

Подробная система рабочих папок электронной почты

Проект / задание A — Все позиции, относящиеся к данному конкретному проекту / заданию

Проект / задание B — Все позиции, относящиеся к данному конкретному проекту / заданию

Проект / задание C — Все позиции, относящиеся к данному конкретному проекту / заданию

Проект / задание D — Все позиции, относящиеся к данному конкретному проекту / заданию

Объявления компании

Информационные бюллетени и объявления для сотрудников

Персональные обзоры

Информация о заработной плате

Сберегательный счет работодателя

Страхование здоровья и жизни

Широкая школьная система папок электронной почты

Школа — Все, что связано с вашей учебой, включая курсы или классы, школьные уведомления, информацию о кампусе, медицинские записи, записи столовой, уведомления и квитанции о финансовой помощи, условия работы

Личный — электронные письма от друзей, родственников и близких вам людей, купоны на покупки, информационные бюллетени или подписки, счета и квитанции, личные налоги

Внеклассная — Информация о спорте, клубах, мероприятиях или волонтерских группах

Подробная система школьных папок электронной почты

Курс / класс A — Все предметы, относящиеся к этому конкретному курсу / классу

Курс / класс B — Все предметы, относящиеся к этому конкретному курсу / классу

Курс / класс C — Все предметы, относящиеся к этому конкретному курсу / классу

Курс / Класс D — Все предметы, относящиеся к этому конкретному курсу / классу

Уведомления школ

Информация о кампусе

Медицинская карта

Записи в столовой

Финансовая помощь

Рабочий кабинет

Друзья и семья

Купоны, информационные бюллетени, подписки

Счета

Квитанции

Налоги

School Club A — Все предметы, относящиеся к данному конкретному школьному клубу

School Club B — Все предметы, относящиеся к данному конкретному школьному клубу

Группа добровольцев A — Все предметы, относящиеся к данной конкретной группе добровольцев

Широкая система личных папок электронной почты

Домашнее хозяйство — Все, что связано с финансами домашнего хозяйства, включая счета, платежи, квитанции и налоги, гарантии, лицензии, страхование, пенсионные счета

Личный — электронные письма от друзей, семьи и других близких вам людей

Купоны и информационные бюллетени — Купоны магазина, информационные бюллетени и подписки

Подробная система личных папок электронной почты

Компания A кредитной карты — Все, что связано с компанией A кредитной карты

Компания кредитной карты B — Все, что связано с компанией B кредитной картой

Счет за воду

Счет за электричество

Счет за газ

Счет за сотовый телефон

Налог на недвижимость

Страхование домовладельца или арендатора

Автострахование

Пенсионные счета

Налоги с физических лиц

Семья

Друзья

Волонтерская группа

Торговые предложения или купоны на продажу

Настроить папки в вашей учетной записи электронной почты.

После того, как вы определились с папками электронной почты, следующим шагом будет настройка папок в вашей учетной записи электронной почты.

Большинство почтовых клиентов позволяют создавать папки для сообщений электронной почты. Для получения конкретных инструкций о том, как настроить папки электронной почты в вашем конкретном почтовом клиенте, выполните поиск в своей любимой поисковой системе.

Следующим шагом будет сортировка писем по соответствующим папкам. Вы можете сделать это вручную (что, очевидно, более утомительно), или вы можете изучить, как быстро отсортировать большие объемы писем в своем почтовом ящике.

Некоторые почтовые клиенты предлагают вам способы автоматической сортировки и файловых сообщений сразу после их поступления по адресу электронной почты, отправителю или в соответствии с правилом, которое вы установили в своем почтовом ящике.

Опять же, вы захотите провести общий поиск в предпочитаемой вами поисковой системе для любых ярлыков учетной записи почтового клиента или инструкций, когда дело доходит до сортировки сообщений электронной почты.

Наконец, не забудьте запланировать время в своем календаре или выделить время каждый день для работы над организацией электронной почты.

Организация электронной почты не всегда является одноэтапным процессом. Уделите столько времени, сколько вам нужно, в течение следующих нескольких дней или недель, чтобы упорядочить элементы в соответствующих папках.

Как насчет вас? Что вы считаете самым сложным в организации электронной почты? Как вы в настоящее время организуете электронную почту? Какие из вышеперечисленных советов вы планируете использовать в ближайшем будущем? Присоединяйтесь к разговору и оставьте комментарий ниже!

10 простых способов управления почтовым ящиком «Входящие»

Между сортировкой спама, составлением правильных ответов и отслеживанием сообщений, требующих последующей обработки, отслеживание сообщений в папке «Входящие» может казаться работой само по себе.Вот почему мы выбрали мозги профессионалов, которые разгадывали секрет эффективных, организованных почтовых ящиков, несмотря на получение сотен электронных писем в день. Потому что наличие системы может помочь вам завоевать даже самый непослушный почтовый ящик.

1. Сохраняйте в почтовом ящике только электронные письма, требующие немедленных действий.

Нулевой ящик для входящих сообщений может быть слишком высокой целью, но, безжалостно подходя к вопросу о том, какие сообщения занимают место в вашем почтовом ящике, вы можете подобраться довольно близко.

«В большинстве случаев в моем почтовом ящике меньше 25 сообщений.Это сделано намеренно. Я хочу иметь возможность открыть свой почтовый ящик и сразу увидеть, что является наиболее срочным и требует ответа », — говорит Ли Энн Ньюман, старший менеджер программы в международной правительственной консалтинговой фирме. «Эта привычка побуждает меня очень своевременно принимать меры».

Ньюман нередко получает в течение нескольких часов более 100 электронных писем, многие из которых являются срочными и связаны с руководителями высокого уровня. В 2008 году у нее была возможность начать с нуля, когда ее компания во время приобретения перешла на новую систему электронной почты.«Это было похоже на генеральную уборку моего почтового ящика. И с тех пор я просто не могу работать с почтовым ящиком, переполненным неотвеченными электронными письмами », — говорит она.

2. Создайте «папку ожидания» для ожидающих действий сообщений электронной почты

Итак, куда же отправляются электронные письма, если не в ваш почтовый ящик? Создайте «папку ожидания» для электронных писем, требующих действий от кого-то еще, прежде чем вы сможете ответить. «Это огромная экономия времени», — говорит Дарси Миллер, эксперт по рабочим местам и основатель Pin and Pivot, на которого в течение многих лет приходилось отправлять более 150 электронных писем в день.«Таким образом, эти электронные письма не засоряют ваш почтовый ящик, и это отличное место, где можно смотреть каждый день или неделю, чтобы напоминать вам о том, какие проекты еще не завершены».

Она усвоила этот трюк на собственном горьком опыте, когда в течение первого года своей первой работы она не могла найти нужное вложение электронной почты. «Я потратила полдня на поиски этого письма среди тысяч писем, которые были в моем почтовом ящике в то время», — говорит она. «Я поклялся, что с этого момента я возьму под контроль свой почтовый ящик!»

3.Сделайте подпапки или ярлыки вашим новым BFF

По всем направлениям знатоки почтовых ящиков рекомендуют создавать легко декодируемые подпапки или систему ярлыков. Нейт Мастерсон, генеральный директор Maple Holistics, оценивает, что в некоторые дни он получает до 250 писем, поэтому организация имеет первостепенное значение. «Электронные ярлыки — ваш друг», — советует он. «Используйте их для группировки важных цепочек писем, чтобы, когда вам нужно было что-то посмотреть для справки, вы могли легко это сделать».

Ньюман говорит, что ее ярлыки включают темы, по которым у других могут возникнуть вопросы, поддержку для принятых ею решений и справочные материалы для будущих бизнес-нужд.«У меня есть десятки подпапок и сотни электронных писем, заархивированных в них для справки», — говорит она. «Я могу найти то, что мне нужно, в считанные секунды после запроса, потому что я знаю, где это хранится и как быстро найти».

4. Установка правил или фильтров для папки «Входящие»

Многие поставщики услуг электронной почты позволяют вам настраивать правила или фильтры для папки «Входящие», которые будут действовать за вас и могут помочь вам быстро классифицировать электронные письма, не истощая мозговые ресурсы.

Чтобы оставаться в курсе 150 электронных писем, которые доходят до нее каждый день, Рейчел Нил, генеральный директор Carex Consulting Group, пользуется функциями правил Outlook.«У меня есть правила, которые помещают электронные письма в разные папки, цветовой код и расставляют приоритеты в зависимости от отправителя», — говорит она. Затем, в конце дня, она быстро сканирует все, что могла пропустить. «Правила помогают убедиться, что я постоянно отслеживаю и блокирую шум. Это помогает мне свести к минимуму беспорядок ».

5. Используйте свой календарь для отслеживания писем, требующих доработки

Поскольку для некоторых писем может потребоваться нечто большее, чем простой ответ, Ньюман рекомендует добавить их в календарь.«Если я получаю электронное письмо, которое требует не только немедленного ответа, но и каких-то последующих действий, я перемещаю электронное письмо в назначенную подпапку и помещаю напоминание в свой календарь, которое включает местоположение папки и дату, когда последующие действия будут требуется », — говорит она.

Она использует Microsoft Outlook, который позволяет получить доступ к календарю Outlook, но вы также можете сделать это в Gmail. Просто нажмите кнопку «Еще» на панели инструментов и выберите «Создать мероприятие».

6. Не позволяйте нежелательной почте скучать в вашем почтовом ящике

Чувствуете, что играете в крота с рекламными рассылками? Быстро нажмите кнопку отказа от подписки.Дэвис Сикснанс, генеральный директор и основатель Printful, использует правило трех ударов для рекламных писем и информационных бюллетеней. В третий раз, когда он удаляет информационный бюллетень или рекламное письмо от определенного отправителя, он отписывается от списка.

7. Создавайте шаблоны для ваших ответов

Настройка разных ответов для каждого электронного письма может занять уйму времени. Если вы обнаружите, что отправляете один и тот же тип электронной почты снова и снова, вам может быть полезно сохранить в черновиках несколько стандартных ответов, которые вы можете легко использовать повторно.

Бетси Фейн, президент профессиональной организационной компании Clutterbusters, часто задает вопросы, на которые можно ответить с помощью закрытых и загруженных ответов. «У меня есть заранее написанные электронные письма, которые я могу настроить, которые я отправляю на электронные письма, которые спрашивают об одном и том же, например,« расскажите мне о своих услугах »или« как мне назначить встречу? »»

Если вы этого не сделаете » не хотите делать это вручную, попробуйте плагин MixMax Gmail или войдите в свои настройки и включите стандартные ответы. (Нажмите на шестеренку в верхнем правом углу папки «Входящие», выберите «Настройки» из раскрывающегося списка, выберите вкладку «Дополнительно» и нажмите «Включить» рядом с «Шаблонные ответы».») Это позволит вам сохранять шаблоны ответов.

8. Установите временные блоки для проверки электронной почты — и придерживайтесь их

Вы, вероятно, не оставите свое расписание открытым для встреч с неопределенным временем и продолжительностью круглосуточно, так зачем же давать электронной почте свободу действий, чтобы она вторгалась в ваш день?

«Я не оставляю электронную почту открытой весь день; Я устанавливаю определенное время в течение дня, чтобы просматривать каждое электронное письмо и вдумчиво отвечать, архивировать или сохранять на потом. Таким образом, я не выполняю несколько задач одновременно и могу быстрее обрабатывать все свои электронные письма, потому что на самом деле я сосредоточен на текущей задаче », — говорит Дэвид Митрофф, бизнес-консультант.«Я рекомендую людям начинать с трех разных получасовых блоков в день, чтобы читать и отвечать на свои электронные письма, а оставшуюся часть дня держать свой почтовый ящик закрытым и оттуда при необходимости корректировать».

В дополнение к использованию блокировки по времени, чтобы оставаться в курсе ежедневных электронных писем, Джастин Лавелль, директор по коммуникациям BeenVerified, рекомендует выделять время один раз в неделю для обслуживания почтового ящика. «Каждую неделю выбирайте время для хранения входящих сообщений. Берегите время, как любую другую важную встречу, и будьте организованы », — предлагает он.«Удалите ненужное, заархивируйте весь список и расставьте приоритеты в списке дел».

9. Отключить уведомления по электронной почте

Даже если вы смирились с тем, что проверяете электронную почту только в заранее определенных блоках, песня сирены в уведомлении вашего почтового ящика может оказаться слишком большим искушением, чтобы сопротивляться. В таком случае решение простое: отключите уведомления. «Если вы работаете по временным рамкам, вы никогда не просидите больше пары часов, не увидев свои электронные письма», — говорит Миллер.«Отключите уведомления, так как они будут отвлекать вас от того, над чем вы сейчас работаете за своим столом».

Вы можете привлечь к себе внимание, используя функцию паузы в папке «Входящие» Boomerang. Сикснанс позволяет электронной почте приходить только два раза в день в определенное время, когда он может уделить им свое внимание.

10. Выполняйте бессмысленные задачи электронной почты во время простоя

Убедитесь, что учетные записи электронной почты эффективно синхронизируются с вашим телефоном, и используйте моменты простоя для быстрой очистки папки входящих сообщений.«Многие сообщения, которые я получаю, не требуют прямых действий», — говорит Бен Тейлор, основатель HomeworkingClub.com. «Спам можно удалять, другие вещи можно хранить в архиве, и вы можете справиться со многими из них, пока стоите в двухминутной очереди в супермаркет».

Outlook: упорядочивание элементов — страницы справки — информационные технологии

Outlook: расположение элементов

В Microsoft Outlook вы можете расположить элементы в папке «Входящие» и в папках так, чтобы сообщения электронной почты, которые вы хотите видеть, были более доступными.Outlook дает вам возможность сортировать элементы в каждой папке по определенным критериям, например, когда они были отправлены, кем они были отправлены или насколько они велики. По умолчанию все элементы в вашем почтовом ящике и папках отсортированы по дате, а самые свежие элементы находятся наверху.

Если вы измените способ сортировки элементов в одной папке в Outlook, это не повлияет на организацию других папок. Например, если вы измените сортировку «Отправленные» по размеру, папка «Входящие» все равно будет упорядочена по дате.

1. Перейдите к нужной папке на панели навигации.
2. Щелкните панель с надписью «Упорядочить по» на панели просмотра непосредственно под панелью поиска и непосредственно над списком сообщений.
3. Выберите критерии, по которым вы хотите отсортировать элементы. Список сообщений автоматически переупорядочит элементы по выбранным критериям.

Outlook предлагает множество различных вариантов размещения элементов:

• Дата: Сортировка элементов по дате их отправки или получения
• От: Сортировка товаров в алфавитном порядке по отправителю
• Кому: Сортировка элементов в алфавитном порядке в зависимости от того, кому они были отправлены на номер
.
• Категории: Сортировка элементов по цветным категориям, которые вы назначаете им в Outlook
• Отметить дату начала и дату выполнения: Сортировка элементов в зависимости от того, помечены они или нет, в порядке наступления срока (если есть)
• Размер: Сортировка товаров по размеру файла
• Тема: Сортировка элементов в алфавитном порядке по строке темы
• Тип: Сортировка товаров по типу, т.е.е. сообщения, задачи и встречи
• Вложение: Сортировка элементов по тому, есть ли у них прикрепленные файлы
• Учетная запись: Сортировка элементов, с какой учетной записи они были отправлены или получены в
• Важность: Сортировка элементов по степени важности

Вы также можете расположить элементы следующим образом:

• Показать как беседы: Показывает электронные письма с одинаковой темой в кластере, чтобы вы могли просматривать всю цепочку писем в одном месте
• Показать в группах: Показывает электронные письма, которые соответствуют тем же критериям поиска, что и группа, т.