Отправка электронных документов — Диадок
Начните обмениваться документами в Диадоке
Подключиться
Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.
В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.
Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру.
Чаще всего электронными бывают:
- счета-фактуры;
- акты приемки-сдачи работ или услуг;
- универсальные передаточные и корректировочные документы;
- товарные накладные.
Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.
С электронным документооборотом (ЭДО):
- снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива;
- поиск нужных файлов станет проще и быстрее;
- рутинные действия с документацией будут автоматизированы;
- сотрудники освободятся для других задач;
- уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.
ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты.
- ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
- ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».
Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ. Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.
Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат. В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи. Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.
В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:
- Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
- Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.
Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение. После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице.
Также важно провести обучение сотрудников и принять правовую базу внутри компании. Это потребуется для структуризации нововведений для руководства и сотрудников предприятия. Рекомендовано разработать:
- приказ о внедрении системы электронного документооборота;
- положение о переходе на ЭДО.
При переводе в электронный вид первичных учетных документов следует прописать использование ЭДО и в учетной политике организации.
Поможем получить КЭП и начать обмен электронными документами в Диадоке
Подключиться
ЭДО упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами. Прежде при запросе от налоговой инспекции или подготовке отчетности приходилось поднимать бумажные архивы, искать нужные документы, запрашивать у контрагентов недостающие и восстанавливать утраченные. Это занимало много времени и создавало дополнительные сложности.
Система электронного документооборота ускоряет и упрощает эти процессы:
- документы хранятся в единой информационной системе;
- поиск с помощью фильтров, тегов, ключевых слов происходит быстро;
- в цифровом архиве документы не теряются и сохраняют неизменный вид.
ФНС принимает через интернет и оригиналы электронных документов, и печатные копии со штампом электронной подписи. В Диадоке можно быстро найти и выгрузить на компьютер требуемые договоры, акты и накладные, чтобы затем отправить их в ответ на запрос налоговой.
Направить документы на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей, крестьянских фермерских хозяйств и юридических лиц тоже можно онлайн. Есть три способа подать их без посещения налогового органа.
Первый — через сервис ФНС России «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Для этого необходимо:
- заполнить специальное заявление;
- подготовить транспортный контейнер, то есть комплект документов и электронной подписи, объединенные в один файл;
- направить сформированный транспортный контейнер в налоговый орган.
Также отправить документы можно через портал государственных услуг или нотариуса, который заверит их электронной подписью и направит в налоговую. Как только регистрация будет подтверждена, документы с соответствующей информацией придут заявителю на указанную электронную почту.
Электронные документы можно представлять и в суд. Арбитражным кодексом РФ разрешена подача исковых заявлений, жалоб, иных документов в электронном виде. Представить можно и электронные, и отсканированные бумажные документы.
Процесс регулируется требованиями, которые в 2017 году были установлены Порядком подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде. С ними можно ознакомиться в статье. В частности, в правилах оговорено, что электронная подпись, которой визируются документы, должна быть отсоединенной. Именно такая ЭП используется в Диадоке, так что пользователи сервиса могут найти и выгрузить из архива нужные документы и представить их в суд.
Также оператор электронного документооборота может выступить третьей — независимой стороной в судебном разбирательстве.
Для отправки документа через систему ЭДО Диадок юрлицу или индивидуальному предпринимателю потребуется выполнить несколько действий:
- перейти в раздел «Документы»;
- нажать на кнопку «+ Новый документ»;
- загрузить нужные файлы с компьютера, отправить их из 1С или перейти в редактор для формирования документа;
- выбрать получателя и отметить, нужна ли ответная подпись;
- нажать на «Подписать и отправить».
Документы можно направить и напрямую партнеру, поставщику или клиенту. Для этого нужно зайти в раздел «Контрагенты», выбрать из списка адресата и нажать на значок перед графой «ИНН». Там также можно загрузить документ с ПК, выгрузить из 1С или создать в редакторе.
Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:
- поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате;
- выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний;
- надежное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода;
- сверка взаиморасчетов;
- подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации;
- высокий уровень защиты и конфиденциальности данных;
- возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга;
- круглосуточная техподдержка.
Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.
Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.
Пользователи Диадока отправили более 700 млн документов за 10 лет. Попробуйте и вы возможности ЭДО
Оставить заявку
Чтобы отправить контрагенту доверенность в сервисе ЭДО, следуйте инструкции, которую мы описали в статье: в разделе «Документы» кликните на «+ Новый документ». Затем укажите реквизиты контрагента, выберите тип документа «Доверенность», нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Для отправки документа через систему ЭДО Контур.Диадок выполните четыре простых шага:
- Авторизуйтесь и перейдите в раздел «Документы».
- Нажмите на «+ Новый документ», загрузите файл или перейдите в редактор для создания прямо в сервисе.
- Выберите получателя и отметьте, нужна ли ответная подпись.
- Нажмите на «Подписать и отправить».
Отправить документ по ЭДО можно, только если у вас есть квалифицированная электронная подпись.
Выше в статье мы прикрепили видео и добавили подробную инструкцию со скриншотами.
Оператор электронного документооборота (ЭДО) — организация, предоставляющая сервис для легального обмена документами с использованием электронной подписи. Бывают операторы обмена счетами-фактурами между хозяйствующими субъектами и операторы налоговой отчетности. Они входят в Реестр ФНС, список всех операторов можно найти по ссылке.
При отправке через ЭДО договор должен соответствовать законодательству, а у подписанта должно быть право на заключение таких видов сделок. В остальном договор отправляют как любой другой документ. Пошаговая инструкция выше в тексте статьи.
УПД для отправки можно создать непосредственно в сервисе ЭДО Контур.Диадок. Перейдите в редактор, заполните необходимые поля, подпишите и отправьте нажатием одной кнопкой. Также файл можно загрузить в формате XML, он должен соответствовать требованиям Приказа ФНС № 820.
Подробно описали в инструкции.
Отправка электронных документов — Диадок
Начните обмениваться документами в Диадоке
Подключиться
Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.
В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.
Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру. При визировании другими ЭП документы равнозначны бумажным после заключения сторонами отдельного соглашения.
Чаще всего электронными бывают:
- счета-фактуры;
- акты приемки-сдачи работ или услуг;
- универсальные передаточные и корректировочные документы;
- товарные накладные.
Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.
С электронным документооборотом (ЭДО):
- снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива;
- поиск нужных файлов станет проще и быстрее;
- рутинные действия с документацией будут автоматизированы;
- сотрудники освободятся для других задач;
- уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.
ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты. В их числе:
- ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
- ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».
Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ. Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.
Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат. В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи. Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.
В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:
- Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
- Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.
Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение. После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице. Один из них — отправка приглашений по электронной почте.
Также важно провести обучение сотрудников и принять правовую базу внутри компании. Это потребуется для структуризации нововведений для руководства и сотрудников предприятия. Рекомендовано разработать:
- приказ о внедрении системы электронного документооборота;
- положение о переходе на ЭДО.
При переводе в электронный вид первичных учетных документов следует прописать использование ЭДО и в учетной политике организации.
Поможем получить КЭП и начать обмен электронными документами в Диадоке
Подключиться
ЭДО упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами. Прежде при запросе от налоговой инспекции или подготовке отчетности приходилось поднимать бумажные архивы, искать нужные документы, запрашивать у контрагентов недостающие и восстанавливать утраченные. Это занимало много времени и создавало дополнительные сложности.
Система электронного документооборота ускоряет и упрощает эти процессы:
- документы хранятся в единой информационной системе;
- поиск с помощью фильтров, тегов, ключевых слов происходит быстро;
- в цифровом архиве документы не теряются и сохраняют неизменный вид.
ФНС принимает через интернет и оригиналы электронных документов, и печатные копии со штампом электронной подписи. В Диадоке можно быстро найти и выгрузить на компьютер требуемые договоры, акты и накладные, чтобы затем отправить их в ответ на запрос налоговой.
Направить документы на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей, крестьянских фермерских хозяйств и юридических лиц тоже можно онлайн. Есть три способа подать их без посещения налогового органа.
Первый — через сервис ФНС России «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Для этого необходимо:
- заполнить специальное заявление;
- подготовить транспортный контейнер, то есть комплект документов и электронной подписи, объединенные в один файл;
- направить сформированный транспортный контейнер в налоговый орган.
Также отправить документы можно через портал государственных услуг или нотариуса, который заверит их электронной подписью и направит в налоговую. Как только регистрация будет подтверждена, документы с соответствующей информацией придут заявителю на указанную электронную почту.
Электронные документы можно представлять и в суд. Арбитражным кодексом РФ разрешена подача исковых заявлений, жалоб, иных документов в электронном виде. Представить можно и электронные, и отсканированные бумажные документы.
Процесс регулируется требованиями, которые в 2017 году были установлены Порядком подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде. С ними можно ознакомиться в статье. В частности, в правилах оговорено, что электронная подпись, которой визируются документы, должна быть отсоединенной. Именно такая ЭП используется в Диадоке, так что пользователи сервиса могут найти и выгрузить из архива нужные документы и представить их в суд.
Также оператор электронного документооборота может выступить третьей — независимой стороной в судебном разбирательстве. В этом случае он представляет в суд ряд документов. Например, подтверждения провайдера отправки счетов-фактур, сертификаты электронной подписи и другие.
Для отправки документа через систему ЭДО Диадок юрлицу или индивидуальному предпринимателю потребуется выполнить несколько действий:
- перейти в раздел «Документы»;
- нажать на кнопку «+ Новый документ»;
- загрузить нужные файлы с компьютера, отправить их из 1С или перейти в редактор для формирования документа;
- выбрать получателя и отметить, нужна ли ответная подпись;
- нажать на «Подписать и отправить».
Документы можно направить и напрямую партнеру, поставщику или клиенту. Для этого нужно зайти в раздел «Контрагенты», выбрать из списка адресата и нажать на значок перед графой «ИНН». Там также можно загрузить документ с ПК, выгрузить из 1С или создать в редакторе.
com/embed/0Mh_Kh5a1bQ»>Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:
- поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате;
- выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний;
- надежное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода;
- сверка взаиморасчетов;
- подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации;
- высокий уровень защиты и конфиденциальности данных;
- возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга;
- круглосуточная техподдержка.
Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.
Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.
Пользователи Диадока отправили более 700 млн документов за 10 лет. Попробуйте и вы возможности ЭДО
Оставить заявку
Чтобы отправить контрагенту доверенность в сервисе ЭДО, следуйте инструкции, которую мы описали в статье: в разделе «Документы» кликните на «+ Новый документ». Затем укажите реквизиты контрагента, выберите тип документа «Доверенность», нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Для отправки документа через систему ЭДО Контур.Диадок выполните четыре простых шага:
- Авторизуйтесь и перейдите в раздел «Документы».
- Нажмите на «+ Новый документ», загрузите файл или перейдите в редактор для создания прямо в сервисе.
- Выберите получателя и отметьте, нужна ли ответная подпись.
- Нажмите на «Подписать и отправить».
Отправить документ по ЭДО можно, только если у вас есть квалифицированная электронная подпись.
Выше в статье мы прикрепили видео и добавили подробную инструкцию со скриншотами.
Оператор электронного документооборота (ЭДО) — организация, предоставляющая сервис для легального обмена документами с использованием электронной подписи. Бывают операторы обмена счетами-фактурами между хозяйствующими субъектами и операторы налоговой отчетности. Они входят в Реестр ФНС, список всех операторов можно найти по ссылке.
При отправке через ЭДО договор должен соответствовать законодательству, а у подписанта должно быть право на заключение таких видов сделок. В остальном договор отправляют как любой другой документ. Пошаговая инструкция выше в тексте статьи.
УПД для отправки можно создать непосредственно в сервисе ЭДО Контур.Диадок. Перейдите в редактор, заполните необходимые поля, подпишите и отправьте нажатием одной кнопкой. Также файл можно загрузить в формате XML, он должен соответствовать требованиям Приказа ФНС № 820.
Подробно описали в инструкции.
Как настроить отправку и получение электронных документов — Business Central
Редактировать Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронная почта- Статья
В качестве альтернативы электронной почте в виде вложенных файлов вы можете отправлять и получать деловые документы в электронном виде. Под электронным документом подразумевается файл, соответствующий стандарту, представляющий деловой документ, такой как счет от поставщика, который можно получить и преобразовать в счет покупки в Business Central. Обмен электронными документами между двумя торговыми партнерами осуществляется внешним поставщиком услуг обмена документами. Универсальная версия Business Central поддерживает отправку и получение электронных счетов и кредит-нот в формате PEPPOL, поддерживаемом крупнейшими поставщиками услуг обмена документами. Крупный поставщик услуг обмена документами предварительно настроен и готов к настройке для вашей компании.
Из файлов PDF или изображений, представляющих входящие документы, вы можете использовать внешнюю службу OCR (оптическое распознавание символов) для создания электронных документов, которые затем можно преобразовать в записи документов в Business Central, например, для электронных документов PEPPOL. Например, когда вы получаете счет в формате PDF от своего поставщика, вы можете отправить его в службу OCR со страницы Входящие документы . Через несколько секунд вы получите файл обратно в виде электронного счета, который можно преобразовать в счет покупки для поставщика. Если вы отправляете файл в службу OCR по электронной почте, то новая запись входящего документа создается автоматически, когда вы получаете электронный документ обратно.
Формат электронного документа PEPPOL предварительно сконфигурирован, чтобы вы могли отправлять электронные счета и кредитовые авизо в формате PEPPOL. Во-первых, вы должны настроить различные основные данные, такие как информация о компании, клиенты, товары и единицы измерения. Они используются для идентификации деловых партнеров и элементов при преобразовании данных в полях Business Central в элементы исходящего файла документа. Наконец, вы должны выбрать формат в формате электронного документа 9.0020 для каждого клиента, которому вы будете отправлять электронные документы PEPPOL. Дополнительные сведения см. в разделе Отправка электронных документов.
Определения обмена данными PEPPOL — Invoice и PEPPOL — Credit Memo предварительно настроены, чтобы вы могли получать электронные счета и кредитовые авизо в формате PEPPOL. Во-первых, необходимо настроить различные основные данные, такие как информация о компании, поставщики, товары и единицы измерения. Они используются для идентификации деловых партнеров и элементов при преобразовании данных в элементах входящего файла документа в поля в Business Central. Наконец, вы должны выбрать определение обмена данными на Входящие документы Страница для каждого входящего электронного документа, который вы хотите преобразовать в документ покупки в Business Central.
Определение обмена данными OCR — Invoice предварительно настроено, чтобы вы могли получать электронные документы, созданные службой OCR. Чтобы получить, например, счет в виде электронного документа OCR, вы устанавливаете основную дату, а затем обрабатываете документ так же, как при получении электронного документа PEPPOL. Дополнительные сведения см. в разделе Использование OCR для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.
Предварительно настроенные службы обмена документами и оптического распознавания символов должны быть включены перед отправкой или получением. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка службы обмена документами.
Тема содержит следующие процедуры:
- Настройка компании для отправки и получения электронных документов
- Настройка проводки НДС для отправки и получения электронных документов
- Для настройки стран/регионов для отправки и получения электронных документов
- Для настройки пунктов отправки и получения электронных документов
- Для настройки единиц измерения отправки и получения электронных документов
- Для настройки клиентов на отправку электронных документов
- Для выбора формата электронного документа PEPPOL для отправки электронного документа
- Для настройки поставщиков для получения электронных документов
- Для выбора определения обмена данными PEPPOL — Invoice для получения электронных документов
- Чтобы настроить учетную запись ГК для использования в новых строках счета-фактуры на покупку для неидентифицируемых товаров и товаров, не являющихся товарами
Чтобы настроить компанию для отправки и получения электронных документов
В поле Поиск введите Информация о компании , а затем выберите соответствующую ссылку.
На экспресс-вкладке Общие заполните поля, как описано в следующей таблице.
Поле Описание ГЛН Укажите свою компанию. Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение в этом поле используется для заполнения элемента EndPointID в узле AccountingSupplierParty в файле. Номер основан на стандарте GS1, соответствующем ISO 6523.
Регистрационный номер НДС Укажите регистрационный номер плательщика НДС вашей компании. Центр ответственности Если в вашей компании создан центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны/региона заполнено.
Настройка учета НДС для отправки и получения электронных документов
В поле Поиск введите Настройка учета НДС , а затем выберите соответствующую ссылку.
Для каждой строки настройки проводки НДС, которую вы будете использовать для электронных документов, заполните поле, как описано в следующей таблице.
Поле Описание Налоговая категория Укажите категорию НДС. Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение в этом поле используется для заполнения элемента TaxApplied в узле AccountingSupplierParty в файле. Номер основан на стандарте UNCL5305.
Для настройки стран/регионов для отправки и получения электронных документов
В поле Search введите Country/Regions , а затем выберите соответствующую ссылку.
Для каждой страны/региона, с которыми вы будете обмениваться электронными документами, заполните поле, как описано в следующей таблице.
Поле Описание Схема НДС Укажите национальный орган, который выдает регистрационный номер плательщика НДС для страны/региона в связи с отправкой электронных документов. Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение в этом поле используется для заполнения атрибута SchemeID для элемента EndPointID как в узле AccountingSupplierParty , так и в узле AccountingCustomerParty в файле.
Поле Схема НДС используется только в том случае, если поле GLN на странице Информация о компании не заполнено. Примечание: Значение в 9Поле 0019 Code на странице Country/Regions должно соответствовать стандарту ISO 3166-1: Alpha2.
Настройка элементов для отправки и получения электронных документов
В поле Поиск введите Элементы , а затем выберите соответствующую ссылку.
Для каждого товара, который вы покупаете или продаете с помощью электронных документов, заполните поле, как описано в следующей таблице.
Поле Описание GTIN Идентифицирует элемент в связи с отправкой и получением электронных документов. Для формата PEPPOL это поле используется следующим образом: Если элемент StandardItemIdentification/ID имеет атрибут SchemeID , установленный на GTIN , то элемент сопоставляется с полем GTIN в карточке товара.
Настройка единиц измерения для отправки и получения электронных документов
В поле Поиск введите Единицы измерения , а затем выберите соответствующую ссылку.
Для каждой единицы измерения, которую вы будете использовать для позиций в электронных документах, заполните поле, как описано в следующей таблице.
Поле Описание Код международного стандарта Укажите код единицы измерения, выраженный в соответствии со стандартом UNECERec20, в связи с отправкой электронных документов. Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение в этом поле используется для заполнения атрибута unitCode элемента InvoicedQuantity в узле InvoiceLine . Примечание: Если поле Единица измерения в строке продаж пусто, по умолчанию вставляется стандартное значение UNECERe20 для «Штука» (H87). Для получения дополнительной информации и списка действующих кодов единиц измерения см. Рекомендацию № 20 — Единицы измерения, используемые в международной торговле.
Настройка клиентов для отправки электронных документов
В поле Search введите Customers , а затем выберите соответствующую ссылку.
Для каждого клиента, которому вы будете отправлять электронные документы, заполните поля, как описано в следующей таблице.
Поле Описание ГЛН Идентифицировать клиента. Например, при отправке электронных счетов в формате PEPPOL значение в этом поле используется для заполнения элемента EndPointID в узле AccountingCustomerParty в файле. Номер основан на стандарте GS1, который соответствует ISO 6523.
Если поле GLN пусто, используется значение в поле Регистрационный номер НДС .
Регистрационный номер плательщика НДС Укажите регистрационный номер плательщика НДС клиента. Совет: В поддерживаемых локализованных версиях нажмите кнопку DrillDown, чтобы использовать веб-службу, которая проверяет, существует ли номер в национальном реестре компаний. Центр ответственности Если для клиента настроен центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны/региона заполнено. Вы можете настроить для каждого клиента предпочтительный метод отправки деловых документов, чтобы вам не приходилось выбирать вариант отправки каждый раз, когда вы отправляете документ клиенту. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.
Чтобы выбрать формат электронного документа PEPPOL для отправки электронных документов
В поле Поиск введите Профили отправки документов , а затем выберите соответствующую ссылку.
Откройте существующий профиль отправки документов или создайте новый. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.
На странице Профиль отправки документов выберите Электронный формат , выберите строку для PEPPOL, а затем выберите OK .
В поле Электронный документ выберите Да (через службу обмена документами) .
Примечание
Business Central автоматически определяет, является ли документ счетом-фактурой или кредит-нотой, и соответствующим образом применяет формат PEPPOL.
Чтобы этот профиль отправки документов применялся ко всем клиентам, установите флажок По умолчанию на Общие Экспресс-вкладка. Чтобы применить его только к определенным клиентам, заполните поле Профиль отправки документов в соответствующих карточках клиентов. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.
Теперь вы можете отправить электронный документ, содержащий преобразованные данные. Дополнительные сведения см. в разделе Отправка электронных документов.
Настройка поставщиков для приема электронных документов
В поле Поиск введите Vendors , а затем выберите связанную ссылку.
Для каждого поставщика, от которого вы будете получать электронные документы, заполните поля, как описано в следующей таблице.
Поле Описание ГЛН Определите поставщика. Например, когда вы получаете электронные счета в формате PEPPOL, значение в этом поле используется для заполнения EndPointID в узле AccountingSupplierParty в файле. Номер основан на стандарте GS1, который соответствует ISO 6523.
Если поле GLN пусто, используется значение в поле Регистрационный номер НДС .
Регистрационный номер НДС Укажите регистрационный номер плательщика НДС поставщика. Совет: В поддерживаемых локализованных версиях нажмите кнопку DrillDown, чтобы использовать веб-службу, которая проверяет, существует ли номер в национальном реестре компаний. Центр ответственности Если для поставщика настроен центр ответственности, убедитесь, что поле Код страны/региона заполнено.
Чтобы выбрать определение обмена данными счета-фактуры PEPPOL для получения электронных документов
В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите соответствующую ссылку.
В строке электронного документа, который вы хотите получить и конвертировать, выберите Обмен данными Введите поле и выберите PEPPOLINVOICE .
Если документ для получения является кредит-нотой, выберите PEPPOLCREDITMEMO .
Теперь вы можете получить электронный документ, запустив процесс преобразования данных на странице Входящие документы . Дополнительные сведения см. в разделе Получение и преобразование электронных документов.
Чтобы настроить счет ГК для использования в новых строках счета-фактуры на покупку для неидентифицируемых товаров и товаров, не являющихся товарами
В поле Поиск введите Настройка покупок и кредиторской задолженности , а затем выберите соответствующую ссылку.
На экспресс-вкладке Учетные записи по умолчанию заполните поле, как описано в следующей таблице.
Поле Описание Счет ГК для нетоварных строк Указывает основной счет, который автоматически вставляется в строки покупки, созданные из электронных документов, когда строка входящего документа не содержит идентифицируемый элемент. Любая строка входящего документа, не имеющая GTIN или номера товара поставщика, будет преобразована в строку покупки типа 9.0019 Счет ГК , а поле № в строке покупки будет содержать счет, выбранный в поле Счет ГК для строк , не относящихся к товарам. Если оставить поле Счет ГК для строк, не относящихся к товарам , пустым, а во входящем документе есть строки без идентифицируемых товаров, то документ покупки не будет создан. В сообщении об ошибке вам будет предложено заполнить поле Главной учетной записи для строк, не связанных с товарами, , прежде чем вы сможете выполнить задачу.
См. также
Электронный обмен данными
Выставление счетов на продажу
Запись покупок
Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь
Обратная связь
Просмотреть все отзывы о странице
Три способа безопасного электронного обмена документами
Центр практического управления, этики и безопасности
Вы отправляете и получаете документы с клиентами в электронном виде. Много документов. Вы обдумали, что содержится в документе, например важную, привилегированную и конфиденциальную информацию, и как ее защитить. Какие рабочие процессы для безопасной отправки/получения документов сочетают простоту использования для вас и вашего клиента с адекватной безопасностью? Вам не обязательно нужны какие-либо новые технологии, просто эффективно используйте то, что у вас есть.
Что ты защищаешь?
При отправке, получении или обмене документами с клиентами и другими сторонами учитывайте, какая информация содержится в документе. Конфиденциальность имеет первостепенное значение. Содержит ли документ конфиденциальные данные, защищенные законами или правилами, такими как PII, здоровье, финансы или операции с недвижимостью? Как вы обеспечите защиту данных, их отправку нужному лицу и доступ только для указанных сторон?
Конфиденциальность
Правила профессионального поведения NC были обновлены, чтобы отразить изменения, внесенные в Типовые правила ABA для Правила 1. 6 (Конфиденциальность). В комментарии 19 Правила проиллюстрирован перечень факторов для оценки необходимых усилий по защите информации. Эти факторы помогают определить, что влекут за собой разумные усилия по защите конфиденциальной информации. Они включают (но не ограничиваются):
- конфиденциальность информации;
- вероятность раскрытия информации, если не используются дополнительные меры безопасности;
- стоимость использования дополнительных мер безопасности;
- трудности реализации мер безопасности;
- , а также степень, в которой меры предосторожности отрицательно сказываются на способности юриста представлять интересы клиентов (например, делая устройство или важную часть программного обеспечения чрезмерно сложными в использовании).
В комментарии к Правилу далее говорится: «Клиент может потребовать от адвоката принятия специальных мер безопасности, не требуемых настоящим Правилом, или может дать информированное согласие на отказ от мер безопасности, которые в противном случае требовались бы настоящим Правилом».
Комментарий 20 к NC RPC 1.6 фокусируется на передаче сообщений клиентам с упором на принятие разумных мер предосторожности для предотвращения попадания информации в руки непреднамеренных получателей. Хотя вы не обязаны использовать специальные методы безопасности, «если метод связи позволяет разумно ожидать конфиденциальности», в Комментарии отмечается, что «особые обстоятельства, однако, могут требовать особых мер предосторожности».
Дополнительные соображения с этической точки зрения изложены в официальном заключении ABA 477R «Обеспечение передачи защищенной информации о клиентах». Мнение Техасской коллегии адвокатов 648 о шифровании электронной почты содержит конкретные сценарии, которые следует учитывать при определении разумных шагов для защиты конфиденциальной и конфиденциальной информации при электронной передаче документов и информации.
Отправка документов по электронной почте
Маловероятно и нежелательно отправлять строго конфиденциальную или конфиденциальную информацию в теле сообщения электронной почты. Если вы это сделаете, само электронное письмо должно быть зашифровано. Однако более вероятно, что вложения к электронному письму содержат информацию, требующую дополнительной защиты. Будь то документ WordPerfect, документ Word или PDF-файл, созданный с помощью такого продукта, как Adobe Acrobat, вы можете добавить пароль, который требуется перед открытием документа. Хотя это не идеальная защита, в большинстве случаев она не позволит получить доступ к содержимому документа без пароля. Вы не должны отправлять пароль к документу по электронной почте, будь то в теле письма с вложением или в отдельном электронном письме. Вместо этого рассмотрите возможность установки уникального, длинного и надежного пароля для документов с клиентом в начале представления. Вы можете хранить пароли в безопасном хранилище приложения для управления паролями для безопасного хранения или хранить их в электронной таблице, защищенной паролем.
Онлайн-хранилище документов
Независимо от того, использует ли ваша фирма Dropbox для бизнеса, OneDrive для бизнеса, Google Workspace (например, G-Suite), Box, ShareFile или одну из многих других, большинство онлайн-систем хранения позволяют обмениваться файлами и папками с внешними сторонами. Отправка электронного письма с несколькими вложениями неуклюжа и может создать проблемы с контролем версий, а также усложнить для клиента добавление дополнительной защиты, если у него нет платных инструментов, которые включают защиту паролем для документов. Отправка ссылки на файл или папку для доступа клиента через созданный им логин также избавляет вас от необходимости управлять паролями. Большинство онлайн-хранилищ для бизнеса имеют различные средства защиты, которые вы можете настроить при обмене файлами: только чтение, пароль, срок действия, аутентификация и многое другое. В некоторых случаях наиболее строгие меры безопасности потребуют от клиента бесплатного создания учетной записи на платформе для доступа к файлам.
Клиентские порталы
Если вы используете приложение для управления практикой SaaS (программное обеспечение как услуга или облачное хранилище) или систему управления документами, у вас может быть возможность создать клиентский портал. Клиент создает имя пользователя и пароль (бесплатно) для доступа не только к файлам, которые вы разместили для них на портале, но и может загружать файлы.