Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс
Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам.
Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
Иван Павлов,
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом.
Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Обратиться в ФНС России | ФНС России
Ознакомьтесь, пожалуйста, с порядком направления на рассмотрение в Федеральную налоговую службу обращений граждан и организаций в электронном виде.
Данный сервис предназначен для направления в Федеральную налоговую службу в электронном виде:
- обращений в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- запросов о предоставлении информации в соответствии с Федеральным законом
от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
Если вопросы касаются конкретных ситуаций взаимодействия налогоплательщика с территориальными налоговыми органами, рекомендуем обращаться непосредственно в Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации (подведомственные ИФНС России).
При заполнении полей в регистрационной форме обращения необходимо указать свою фамилию, имя и отчество (при наличии), адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, а также изложить суть обращения. В случае отсутствия указанных обязательных реквизитов обращение может быть оставлено без ответа.
В случае обжалования решения регистрирующего органа о государственной регистрации, об отказе в государственной регистрации, внесенных в реестр записей, исключения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей из реестров, в соответствии с нормами Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», обращение (жалоба) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
В этом случае необходимо прикрепить файл с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Несоблюдение указанного требования Закона № 129-ФЗ повлечет оставление такого обращения (жалобы) без рассмотрения.
На адрес электронной почты, указанный в поле «E-mail», поступит уведомление о дате регистрации обращения и входящем регистрационном номере, а также телефоны, по которым можно узнать о прохождении обращения в налоговом органе.
Поступившие обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения его автор уведомляется по электронной почте.
При необходимости обращения направляются по принадлежности в соответствующие территориальные органы Федеральной налоговой службы либо в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
Ответ автору обращения, подлежащего рассмотрению в налоговых органах, направляется на адрес электронной почты, указанный в поле «E-mail», в электронной форме в виде визуализированного файла (файла в формате PDF/A, содержащего регистрационный номер и дату регистрации, а также штамп электронной подписи должностного лица, подписавшего документ) либо файла в формате PDF, содержащего сканированный образ бумажного оригинала.
Просим Вас с пониманием отнестись к указанным требованиям законодательства, внимательно заполнить все поля в регистрационной форме обращения и четко формулировать суть проблемы. Это значительно ускорит рассмотрение Вашего обращения по существу.
Информация о персональных данных граждан, направивших запрос в электронном виде, хранится и обрабатывается в соответствии с требованиями российского законодательства о персональных данных.
Если Вы не имеете возможности направить запрос по электронной почте в соответствии с предъявленными требованиями, Вы можете направить обращение в Федеральную налоговую службу следующими способами:
— по почте
— привезти письмо лично
При себе лучше иметь копию письма – Вам поставят отметку о его приеме.
Для прохода в здание вам необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.
— обратиться в Общественную приемную
В соответствии с п. 2 ст. 13 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» при личном обращении гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
— обратиться по телефону Контакт-центра – 8 (800) 222-22-22
Гражданину предоставляется информация:
- о почтовых адресах и режиме работы ФНС России и территориальных налоговых органах;
- о порядке проведения личного приёма заявителей в приёмной ФНС России;
- о порядке и сроках рассмотрения обращений и запросов заявителей;
- о регистрационном номере поступившего обращения или запроса заявителя и о том, в какое соответствующее структурное подразделение ФНС России или территориальный налоговый орган оно направлено на рассмотрение;
- почтовые адреса и справочные телефоны структурных подразделений ФНС России и территориальных налоговых органов, обеспечивающих рассмотрение обращений и запросов заявителей;
- иная информация, не требующая осуществления мероприятий по ее сбору, обобщению или анализу.
— отправить письмо по факсу
Всю информацию о месте расположения, телефонах справочных служб и факса управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, инспекций ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекций ФНС России межрайонного уровня Вы найдете в рубрике «Контакты и обращения».
Как написать эффективное электронное письмо с подтверждением оплаты регистрации. | by Regpack
Чтение: 8 мин.·
19 декабря 2015 г.Написание эффективных электронных писем заявителям и зарегистрировавшимся после того, как они произвели платеж или завершили платежи по программе, имеет решающее значение как для информирования ваших пользователей, так и для снижения количества обращений в службу поддержки.
Это устраняет путаницу, когда ваши кандидаты платят онлайн, подтверждает действие, которое они только что сделали, и, наконец, что наиболее важно для вас, снижает количество звонков в службу поддержки и электронных писем, которые вам понадобятся для обработки сопутствующих платежей.
Есть пять основных аспектов хорошего письма с подтверждением платежа:
- Подтверждение действия. Дух.
- Предоставление регистранту или заявителю обновленной информации об остатке на их счете (что также служит дополнительным подтверждением успешного выполнения действия).
- Предоставление владельцу регистрации или заявителю обновленной информации об их заказе, в том числе о том, что они уже заплатили и что еще не выплачено.
- Информация о том, как владелец регистрации или заявитель может просмотреть информацию в Интернете (чтобы им не нужно было связываться с вами, чтобы выяснить это).
- Контактная информация для вашего отдела платежей, если у регистранта или заявителя есть какие-либо вопросы, и если они хотят запросить возмещение по какой-либо причине.
Ниже приведен пример электронного письма, которое многие наши клиенты используют для отправки электронных писем с подтверждением оплаты. Как видите, в электронном письме реализованы все пять предложений, которые мы изложили выше. Электронная почта, конечно же, автоматизирована, поэтому информация о пользователях и платежные данные автоматически вводятся в текст (это означает, что вам нужно делать на одну операцию меньше, и это еще одна причина, по которой программное обеспечение для автоматической онлайн-регистрации стоит на вес золота!)
Пример ОТЛИЧНОГО подтверждения платежа Электронная почта:
Тема: Спасибо за оплату Название программы $350
Дорогой Джо,
90 004 Спасибо за регистрацию Название программы ! Мы получили ваш платеж на 350 долларов США, который вы отправили , дата .
Платеж авторизован и одобрен.
Это ваш текущий заказ:
Имя Цена Статус Внутренний рейс 450 долларов Оплаченный сбор за подачу заявки–> Плата за подачу заявки 100 долларов США Оплаченный взнос за программу–> Плата за программу 2410 долларов США Осталось
9 0004 Общий заказ: 2960 долларов США. Обратите внимание, что товары считаются оплаченными только тогда, когда они оплачены полностью. При наличии остатка стоимость товара будет представлена как «непогашенная».Это ваша история платежей:
Метод Trans ID Дата Сумма Статус 44768 Наличные Вт, 6 ноября 2012 г. 100 долл. США утверждено 54044 Чек Пт, 1 марта 2013 г. одобрено 100 долл. США 65619 Грант Ср, 22 мая 2013 г. 1000 долларов США одобрено 74305 Кредитная карта Вт , 23 июля 2013 г. одобрено 1155 долларов 76175 Возврат четверг, 8 августа 2013 г. Возврат -100 долларов 87694 Кредитная карта понедельник, 16 декабря 2013 г.
одобрено 350 долларов
Ваш текущий баланс: 355 долларов
Если вы хотите закрыть свой баланс теперь, пожалуйста, войдите в свою учетную запись через наше программное обеспечение для онлайн-регистрации в www.yourwebsite.com/register и произведите оплату.
Крайний срок для окончательного платежа: 10 января 2014 !
Пожалуйста, не пропустите дату. Вы также можете просмотреть в своей учетной записи текущий баланс, перейдя в «Мои платежи» на главной странице учетной записи. Электронная почта, которую вы использовали для регистрации: clientname @gmail.com Если вы не помните свой пароль, воспользуйтесь опцией «забыли пароль» на странице входа. Система отправит вам электронное письмо с инструкциями по сбросу пароля.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотите поболтать, не стесняйтесь ответить на это письмо
Нас ждет увлекательная программа впереди!
С уважением,
Ваша замечательная команда разработчиков! (111) 111–1111 экз.
222 [email protected]
В этом письме много чего происходит, поэтому мы хотим выделить наиболее важные разделы, чтобы вы знали, что действительно важно включить в ваши собственные электронные письма .
1. Четкое подтверждение только что выполненного действия.
Вы заметите, что самая первая строка электронного письма (иногда единственная часть, которую читатель прочитает полностью, и та часть, которая будет отображаться, даже если он не полностью откроет электронное письмо) подтверждает, что платеж был только что произведен и что это прошло. Когда они совершают платеж в Интернете, они, вероятно, сразу же пойдут и проверят свою электронную почту, чтобы получить подтверждение (поскольку большинство интернет-магазинов и платежи работают таким образом). Предоставление им этой информации в ясной и подробной форме полезно и приветствуется.
2. Обзор их учетной записи и платежной активности
Самое замечательное в автоматических электронных письмах заключается в том, что вы можете включать так много подробностей в электронные письма своим кандидатам и зарегистрированным без хлопот и времени, которые обычно требуются для копирования и вставки той же информации в каждое электронное письмо.
Это электронное письмо содержит подробный список, если читателю будет интересно, их прошлую историю платежей, а также любой непогашенный остаток.
Все люди разные, поэтому предоставление людям ссылки для посещения их онлайн-профиля и просмотра их активности — это здорово, но также и включение ее для них прямо в каждое электронное письмо действительно выходит за рамки. Если это электронное письмо окажется последним платежом для закрытия баланса их учетной записи, читателю просто нужно нажать «распечатать», и он получит свой полный счет и историю платежей, которые он может сохранить для своих собственных записей.
Благодаря встроенной платежной системе и автоматизированной системе связи этот шаг не займет у вас много времени, но сделает ваше общение безупречным, оперативным и профессиональным. Кроме того, включив заказанные продукты, они могут легко убедиться, что они зарегистрированы в правильных программах, и исправить любые ошибки в своей учетной записи, если они существуют.
Это также послужит для вас способом увеличить продажи, поскольку, если они, возможно, хотели купить продукт и забыли, они сразу увидят, что его нет в их корзине. По сути, всем нравится знать, где они находятся, и информация, представленная здесь, достигает этого.
3. Важные ссылки: дополнительные возможности.
Ваша электронная почта, как и в нашем примере выше, всегда должна содержать легкодоступные ссылки на следующее:
- Их учетная запись в Интернете и страница панели инструментов (в частности, страница, на которой они могут совершить платеж и просмотреть свою учетную запись)
- Ваша электронная почта адрес
- Ваш веб-сайт
- Ваши основные страницы в социальных сетях (Facebook, Twitter и т. д.)
В качестве примера этого электронного письма у этого получателя есть задолженность по платежу, поэтому предоставьте ему ссылку для быстрого и легкого совершения платежа в Интернете. это лучший способ гарантировать, что читатель совершит платеж вовремя, без необходимости отслеживать его по электронной почте, телефону и т.
д. Надеемся, что вашего электронного письма и подтверждающих платежных документов, доступных на их панели управления, достаточно, чтобы побудить заявителя совершить окончательный платеж. самостоятельно. Но на всякий случай, в том числе легко видимые электронные письма или номера телефонов, по которым они могут связаться с вами напрямую, если у них возникнут проблемы или общий вопрос об оплате, имеет большое значение в отделе обслуживания клиентов.
Никому не нравится искать и искать контактную информацию, поэтому убедитесь, что она находится прямо там, чтобы, если они хотят позвонить вам, они были в хорошем настроении, потому что было так легко найти ваш номер, а не плохой потому что они только что потратили 20 минут на то, чтобы найти, как вам позвонить! Всегда предполагайте, что люди не читают вашу электронную почту от начала до конца, поэтому упростите им поиск и понимание этой информации. Вот как выглядит «хорошее» или эффективное платежное письмо. Итак…
Если у вас есть пользователь, который только что совершил платеж, НЕ отправляйте ему электронное письмо с благодарностью.
Очевидно, что это лучше, чем ничего, но, скорее всего, будет отправлено ответное электронное письмо с просьбой подтвердить, каков их баланс и что именно они заказали (согласно нашим данным, это будет сделано в 63% случаев!)
ПЛОХОЙ пример электронного письма с подтверждением платежа:
Привет!
Спасибо за регистрацию в названии программы! Мы получили ваш заказ, и ваш платеж был подтвержден. Не могу дождаться, чтобы повеселиться на солнце этим летом!
Лучший,
Команда программы
Что здесь не так?
Электронное письмо подтверждает, что платеж, сделанный пользователем, только что прошел и проблем не возникло. Также упоминается название программы. Хотя он отмечает эти поля, он не сообщает владельцу регистрации, есть ли у него непогашенный остаток или все ли они оплачены. Он даже не показывает сумму, которую они заплатили, поэтому, если они совершают несколько платежей, они снова и снова будут получать одно и то же электронное письмо и не будут знать, подтверждает ли это последний платеж!
Он также не дает им никакой дополнительной информации о предыдущих платежах или за что они платят (т.
е. разбивку программ и других продуктов, которые они заказали или на которые зарегистрировались). И он не предоставляет ссылок для проверки их онлайн-аккаунта или на ваш сайт! По сути, это только одна вещь в нашем списке вещей, которые должно включать ваше электронное письмо: подтверждение действия. И делает это очень плохо.
Тема здесь — недостаток информации и неиспользование автоматизированной системы электронной почты в полной мере. Когда вы сомневаетесь, меньше не значит больше, когда дело доходит до платежных электронных писем. Многие люди будут использовать это электронное письмо в качестве формы квитанции, распечатать или сохранить для своих личных записей. Наличие истории платежей, подтверждение того, что их последний платеж был одобрен, и сообщение об окончательном балансе, когда это применимо, чтобы они могли произвести окончательный платеж на свой счет, являются КЛЮЧЕВЫМИ для своевременного получения оплаты и поддержания продуктивной линии связи с вашими кандидатами.
Преимущество автоматизации и отличных электронных писем в том, что они экономят ваше время в долгосрочной перспективе.
Если ваш заявитель получил эти *плохие* электронные письма, первое, что они, вероятно, сделают, это нажмут «Ответить» и завалят вас кучей вопросов, на которые можно было бы ответить в лучше структурированном электронном письме (как мы сказали, согласно данным, которые мы собираем в Regpack это удивительные 63% (!!!), это много писем, на которые нужно ответить, и много времени). Большинство людей ответили бы: «Я должен еще денег?», «Когда я должен?» и «как я могу заплатить?» Или, что еще хуже, они вообще не ответят, потому что будут считать, что заплатили полностью, и вы потратите свое время ближе к концу регистрации, пытаясь заставить всех оплатить свой полный баланс. Включив эту информацию в свои электронные письма, большинство людей поймут, что от них ожидается, и выполнят любые дальнейшие действия, которые вам требуются.
Конечно, у вас все еще будут люди, которые захотят проверить информацию или задать дополнительные вопросы, но это нормально.
Независимо от того, насколько автоматизирован ваш процесс регистрации или подачи заявок, ВСЕГДА будет меньшинство заявителей, которым нужно держать руки немного больше, чем остальным. Освободив свое время для сообразительных людей, которые в противном случае (с хорошим электронным письмом) позаботились бы обо всем сами, теперь у вас есть время уделить внимание более нуждающемуся владельцу регистрации. Беспроигрышный вариант для всех (Кто получил отсылку к «Офису»!?!)
Счастливого выставления счета!
**
Практическое руководство: Напишите электронное письмо с подтверждением платежа от Асафа Дараша
Первоначально опубликовано по адресу www.regpacks.com .
Шаблон письма: Спасибо за регистрацию на мероприятие
Используйте этот шаблон электронного письма , чтобы поблагодарить потенциальных кандидатов на работу за регистрацию на мероприятии сообщества талантов , такие как открытые дни карьеры.
Создание такого мероприятия действительно может помочь вам создать кадровый резерв высокого качества для трудно заполняемых вакансий. Отправка благодарственного письма кандидатам, которые планируют посетить мероприятия вашей компании, обеспечит им отличный опыт.
Что означает благодарность за регистрацию в электронной почте для кандидатов?
Благодарим за регистрацию на рассылку кандидатов по электронной почте, которую работодатель отправляет кандидатам после того, как они зарегистрируются на мероприятие компании.
Зачем нужно отправлять благодарность за регистрацию по электронной почте своим кандидатам?
Отправка электронных писем с благодарностью кандидатам, которые планируют посетить мероприятия вашей компании, доставит большое удовольствие кандидатам. Это также отличный способ заинтересовать ваших потенциальных кандидатов и заинтересовать их предстоящим мероприятием!
Благодарим за регистрацию в шаблоне сообщения электронной почты о мероприятии
Строка темы: Спасибо за регистрацию
Уважаемый [ Имя_кандидата ],
Благодарю вас за регистрацию на [ event_name ], которое состоится [ data ] в [ location ].
Мы отправим вам напоминание за день до мероприятия.
Пожалуйста, не стесняйтесь поделиться событием, так как наша цель — собрать как можно больше талантов.
Еще раз спасибо и хорошего остатка дня,
[ Ваше имя ]
[ Подпись ]
Как использовать эту благодарность за регистрацию в шаблоне электронной почты мероприятия?
Этот настраиваемый шаблон благодарности за регистрацию в электронном письме о мероприятии поможет вам поблагодарить ваших потенциальных кандидатов и повысить их качество обслуживания.
Настройте его так, чтобы он отражал культуру вашей компании и стиль мероприятий вашей компании.
Нужны дополнительные бесплатные ресурсы отдела кадров, такие как эта благодарность за регистрацию в шаблоне электронной почты для мероприятия?
Ознакомьтесь с нашей библиотекой бесплатных шаблонов отдела кадров.Используете ли вы современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете возможность.
