Как правильно научиться распределять свое время: Как все успевать и распределять время: 5 правил успешных людей

Содержание

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

20 699 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.

Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».

Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;

найти нужные инструменты;
потратить время собственно на починку;
снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Шаблон готовой матрицы сильно облегчает процесс распределения задач и планирования.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать.

Не перепутайте 🙂

основы, правила, таблица, примеры, книги

Быть хозяином своего собственного времени – великая наука. Люди, освоившие ее, могут заранее планировать свои дни, недели, определять для себя приоритетные цели и задачи. Такие мужчины и женщины способны успевать больше за одну и ту же единицу времени. Девизом профессионального тайм-менеджера считается лозунг: «Работай меньше, успевай больше!» Что же нужно сделать для того, чтобы научиться качественно и грамотно распределять свое время?

Оглавление

Тайм менеджмент – основы, что это такое

Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.

Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.

Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем

Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности. Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.

Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:

Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
Необходимо составлять список дел. Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.
Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы. Все остальное стоит выполнять по мере важности.

Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.

Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно. В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.

Правила контроля своего времени

Важную роль в тайм-менеджменте играет биологический ритм. У каждого человека он индивидуальный и особенный. Причем важно не только «жаворонком» или «совой» является конкретный объект, но и на какое время суток приходится пик его активности. Наблюдая за своей работоспособностью, можно выявить эти факторы, используя их в дальнейшем в свою пользу. Таким же образом можно определить идеальное время для приема пищи, обучения, отдыха.

Существует такое понятие, как «убийцы времени». Когда человек идет на поводу у своих слабостей или у окружающих, позволяя создавать внутренние помехи. Это значительно тормозит процесс, не давая двигаться вперед. Самыми явными «убийцами времени» признаны:

неадекватная оценка соотношения объема работы и сроков выполнения;
неумение отказать окружающим и во всем быть полезным;
привычки оставлять дела на потом или хвататься за все сразу;
излишняя медлительность и природная рассеянность;
отсутствие привычки планировать и записывать;
нежелание слышать и слушать оппонента/начальство/коллег.

Для того чтобы научиться основам тайм-менеджмента, нужно придерживаться ряда правил. Исключений и поблажек быть не должно. Добиться успеха и научиться контролировать время можно только в случае, если задачи будут поставлены четко и правильно. Придерживаясь конкретного плана, нужно уметь грамотно мотивировать себя.

Таблица

Примеры тайм менеджмента

Питер Друкер когда-то сказал: «Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим». В наше время это становится максимально ясным и неопровержимым.

Для того чтобы стать властелином своего времени и своей жизни, нужно не только анализировать свои ошибки, но и пользоваться чужим опытом. Наиболее успешные образцы использования тайм-менеджмента можно найти в таких примерах, как:

матрица Эйзенхауэра;
принцип Парето;
метод АБВГД;
Mind maps;
пирамида Франклина;
«сначала съешьте лягушку».

Специалистами самых разных направлений разработано немало подходов к решению проблемы нехватки времени, нерационального его распределения. Можно выделить три основных типа тайм-менеджмента:

Личный (персональный). В данное понятие входит личностное развитие человека, возможности и умения распределить свое время, грамотно организовать свой день.
Профессиональный. Адаптация в коллективе, умение распределить свое время и рабочие ресурсы для плодотворного выполнения поставленных задач.
Социальный. Позволяет регламентировать и грамотно распределять время группы людей, контролировать их межличностные отношения.

Иногда не стоит стремиться к многозадачности. Для некоторых людей это тяжелый труд, результатом которого не становится что-то хорошее. Если заранее ясно, что распыляться тяжело, стоит сосредоточиться на одной задаче, распределив остальные между коллегами или занявшись ими позже.

Для мам: повышение эффективности использования времени

Есть категория женщин, грамотное планирование времени для которых является жизненно важным. Это мамы, имеющие одного, двух, а то и более детей. Если мама не будет эффективно использовать свое время, она превратится в истеричную, неухоженную даму. В итоге рядом с ней будет находиться неприятно – не только мужу, но и ее детям.

Для того чтобы все успевать, быть идеальной женой и мамой, стоит придерживаться некоторых принципов тайм-менеджмента:

Четко планировать/структурировать все повседневные дела.
Правильно расставлять приоритеты в доме и в семье.
Экономить время при помощи современного технического прогресса.
Пользоваться интернет-ресурсами для совершения заказов и покупок.
Основывать свои дела и потребности на рациональной многозадачности.
Не бояться просить помощи у родных, близких, а порой и посторонних людей.

В первую очередь мама должна любить себя. Именно с ее радостной, счастливой улыбки начинается рай для всех остальных домочадцев. Важно не только планировать каждый свой день, но и заранее создать предпосылки для счастливого материнства. Стоит составить расписание, избавиться от всего лишнего и делегировать свои обязанности.

Книги о времени и о том, как им управлять

Многие книги по тайм-менеджменту стоит прочитать не для того, чтобы быть экспертами в данной области. Такие знания нужны, чтобы выйти из зоны комфорта, научиться контролировать свое время.

Авторы известных трудов чаще всего являются действующими бизнес-тренерами и тайм-менеджерами. Наиболее популярны:

«Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности» Бр. Трейси.
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена.
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского.
«Тайм-менеджмент по помидору» Штаффана Нётерберга.
«Тайм-менеджмент. Искусство планирования» Джулии Моргенстерн.

Почти все авторы пишут консультации и советы, исходя из собственного опыта. Они описывают различные технологии и приемы, позволяющие повысить личную эффективность, научиться распределять свом временные ресурсы.

Экстремальный тайм менеджмент

Понятие раскрывают в своей книге А. Толкачев и Н. Мрочковский. Интересный формат по типу «роман из реальной жизни» дает прочувствовать всю жизнь главного героя. Это типичный неудачник со своими проблемами и полным застоем в жизни. Причем обвиняет в своих неурядицах главный герой всех окружающих, но только не себя.

Полной противоположностью является наставник главного героя, жизнь которого играет всеми яркими красками. Основа истории – колесо жизни, каждый сектор которого представляет собой отдельную сферу интересов.

Обычная жизненная история пестрит множеством советов, приемов, важных мыслей. С их помощью читатель может найти ответы на свои вопросы, определить, что именно нужно делать, чтобы сдвинуться с места.

Брайан Трейси

Многие труды этого тайм-менеджера, эксперта мирового уровня по личностному развитию, стали настоящими бестселлерами. Люди, стремящиеся изменить свою жизнь к лучшему, давно пользуются бесценными советами Брайана Трейси. Его выражения разбирают на цитаты, а меткими афоризмами пользуются в разных сферах бизнеса и жизни.

Родился Брайан в бедной семье. Не получив практически никакого образования, мальчик отслужил матросом на судне 8 лет. За это время он смог закалить силу воли, повысить коммуникационные качества, выучить несколько языков.

В 22 года парень сошел на берег и устроился агентом по продажам. Через год его признали лучшим сотрудником фирмы, вице-президентом которой Брайан становится в 25 лет. Занявшись своим образованием, молодой человек меняет род деятельности. Он заканчивает университет, постоянно шлифуя знания и собирая материалы для тренингов. Перед тем как основать свою собственную фирму, Трейси проработал на руководящих должностях в 22 различных компаниях. Уже в то время мужчина начал писать книги. Сейчас филиалы компании BrianTracy International, специализирующейся на маркетинговых стратегиях, курировании бизнеса, тренингах, расположены в 31 стране.

Глеб Архангельский

Этот молодой симпатичный человек является кандидатом экономических наук, возглавляет кафедру тайм-менеджмента финансово-промышленной академии в Москве. Генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский разработал собственную школу, в которой учат управлять временем.

Опытный тайм-менеджер считает, что время – тот ресурс, который в отличие от денег, восполнить невозможно. Поэтому это самое дорогое, что у нас есть и чем нужно грамотно распоряжаться.

Тренинги по тайм менеджменту

В этом направлении организовывается большое количество занятий, постоянно проводятся семинары и тренинги. Опытные коучи и бизнес-тренеры стремятся поделиться своими знаниями, научить людей правильно расходовать свое рабочее и свободное время.

Современные тренинги основываются на грамотной подаче информации. Они состоят из различных комплексов упражнений, ролевых сцен, креативных заданий. После таких курсов люди становятся успешными не только в своей профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет совершенствоваться и развиваться.

Лучшие советы по тайм-менеджменту для студентов колледжа

перейти к содержанию

Поскольку в сутках 24 часа и 7 дней в неделю, время ограничено. Таким образом, время — это товар и ресурс, который стоит использовать по максимуму, особенно когда вы учитесь в колледже. В этой статье мы собираемся поделиться некоторыми из лучших советов по тайм-менеджменту для студентов колледжа, чтобы они почувствовали, что у вас больше времени или, по крайней мере, достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите сделать.

Источник: Unsplash

Что такое управление временем?

Управление временем относится к способности эффективно использовать время. Несмотря на то, что время ограничено, тайм-менеджмент может заставить вас чувствовать, что в день его больше, в зависимости от того, как вы структурируете свое расписание.

Поскольку тайм-менеджмент считается навыком, его можно освоить и укрепить. Вот почему мы делимся тем, как управлять временем в колледже.

Источник: UNSPLASH

Советы по управлению временем для студентов

Имея все это, давайте посмотрим на некоторые из этих советов по управлению временем для студентов.

Ставьте перед собой цели

Возможно, один из самых важных шагов на пути к эффективному управлению своим временем — это прежде всего знать, на что вы его тратите. Ставя цели и определяя пожиратели времени, вы помогаете себе оставаться на более эффективном пути.

Чтобы поставить цели, посмотрите, на что вы тратите свое время. Например, если вы используете приложение «Экранное время» на iPhone, вы можете узнать, сколько времени и как вы тратите на телефон. Если вы заметили, что тратите 5 часов в день на приложения для социальных сетей, вы можете вместо этого поставить цель сократить это время до 2. Таким образом, вы освободите 3 часа своего дня для других занятий.

Обратите внимание на сроки

Когда вы учитесь в колледже, вы будете посещать несколько занятий одновременно. В каждом классе у вас будут задания и тесты с разными сроками выполнения. Хотя это может стать ошеломляющим, это не обязательно должно быть так, когда вы практикуете тайм-менеджмент. Одна вещь, которую вы можете сделать, — это заранее записать все свои сроки на четкой диаграмме, в календаре или даже на листе бумаги. Таким образом, вы можете запланировать время учебы и время для работы над заданиями в соответствии с тем, что должно быть выполнено в первую очередь.

Начните с небольших задач / Разбейте большие задачи

Когда у вас есть длинный список дел, вы можете почувствовать себя побежденным, просто взглянув на него. Вместо этого вы можете написать его в том порядке, который будет работать в вашу пользу. Чтобы объяснить, рассмотрите возможность размещения всех мелких и низкоуровневых задач в начале списка дел на день. Выполняя эти маленькие и многочисленные задачи, вы набираете обороты и уже входите в день с чувством выполненного долга. Затем, если у вас есть большие задачи или поручения, на выполнение которых потребуется несколько часов или дней, разбейте их на более мелкие части. Это поможет вам оставаться мотивированным, а не смотреть на задачу, не зная, с чего начать, потому что размер задачи может вызвать страх. По сути, вы делаете задачи управляемыми, а не позволяете им захватить контроль над вашим разумом.

Создайте расписание

Одна из главных рекомендаций, которую вы найдете, изучая тайм-менеджмент, – это использовать расписание в своих интересах. Вы можете настроить расписание с помощью цифровых инструментов, таких как телефоны или компьютеры, с помощью приложения календаря. Или вы даже можете сделать это вручную, записав свое расписание в планировщике. В зависимости от степени детализации вы можете разбить дни на блоки часов или даже минут. Прежде чем составить расписание, запишите аспекты, которые вы хотите включить, например, общественная деятельность, часы лекций, время учебы, время приготовления пищи, время на физические упражнения, время, проведенное с семьей, и т. д.

Если вы посещаете онлайн-колледж, у вас будет более гибкий график посещения занятий (если лекции предварительно записаны). Это может упростить планирование, потому что оно полностью находится под вашим контролем.

Используйте контрольные списки

Еженедельный контрольный список также может помочь лучше управлять своим временем, когда вы учитесь в колледже. Вот как это может работать: в начале каждой недели записывайте задания и проекты, предстоящие на этой неделе. Вы даже можете пометить их цветом в зависимости от темы. Вы можете ввести этот контрольный список (список) пунктов в свое расписание. Возвращаясь к контрольному списку, вы убедитесь, что ни один пункт не забыт или упущен из виду.

Используйте перерывы с умом

Важным аспектом тайм-менеджмента является то, как вы решите использовать перерывы. Помимо преднамеренных перерывов, чтобы ничего не делать и перезарядиться, перерывы, которые уже есть в вашем расписании, могут служить «дополнительным» временем. Например, вы можете выполнять задания, используя время между занятиями. Скажем, вам нужно в продуктовый магазин на неделю. У вас есть час между двумя лекциями. Это может быть прекрасное время, чтобы вычеркнуть покупку продуктов из вашего списка дел. Когда вы начнете эффективно использовать перерывы для выполнения задач, вы заметите, что у вас появляется ощущение, что вы выделили больше времени на то, что хотите, а не на то, что должны делать.

Использование технологий

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, технологии — ваш друг! Существует множество приложений для тайм-менеджмента, которые вы можете скачать, чтобы помочь вам добиться цели. Вот некоторые из лучших приложений для тайм-менеджмента на выбор. Кроме того, даже простые и существующие инструменты, такие как таймеры и календари на вашем портативном устройстве, могут использоваться для управления временем, как уже обсуждалось.

Запросить помощь

С точки зрения тайм-менеджмента, обращение за помощью часто происходит в форме делегирования. Например, если вы живете с соседями по комнате, подумайте о том, чтобы разработать график уборки, в котором все будут работать по очереди. Таким образом, вы можете высвободить часть своего времени, чтобы сосредоточиться на учебе (или общественной деятельности).

Вознаграждайте себя

Независимо от того, сколько шагов вы сделаете на своем пути тайм-менеджмента, найдите время (без каламбура), чтобы вознаградить себя. Ваши награды должны совпадать с поставленными вами целями тайм-менеджмента. Итак, как только вы достигнете своих целей, у вас будет что-то, чего можно ожидать (награда).

Заключительные мысли

Следуя некоторым или всем вышеупомянутым лучшим советам по тайм-менеджменту для студентов колледжа, вы можете обнаружить, что чувствуете, что у вас больше времени в день. Идея организации времени может раскрепостить вас, поскольку вы будете более продуктивны. В свою очередь, у вас будет больше времени на то, что вы хотите сделать, потому что вам удалось сделать то, что нужно.

Управление согласием

Как управлять временем: Советы по эффективному управлению временем

Как эффективно управлять временем и тем самым повышать производительность :

Быстрые ссылки:
Тайм-менеджмент для снижения стресса о том, как управлять временем
Советы от эксперта

Независимо от того, сколько работы мы вкладываем в продуктивность, почему-то всегда кажется, что дел так много, а времени в сутках всегда не хватает. Но почему? Это потому, что действительно так много нужно сделать? Или мы недостаточно эффективно управляем временем?

В этой статье мы углубимся в то, как управлять своим временем, потому что управление временем — это управление жизнью. Чем больше мы контролируем свое время, тем больше мы контролируем свою жизнь. Но прежде чем мы перейдем к практическим аспектам, давайте обсудим, почему тайм-менеджмент так важен.

Тайм-менеджмент для снижения стресса

Когда мы берем под контроль свое время, мы посылаем сигнал себе и окружающим, что мы уважаем свое время и себя, и тем самым уменьшаем тревогу. Мы чувствуем себя на месте водителя, а не реагируем на то, что в нас бросают. Чем больше мы управляем своей жизнью, тем менее хаотичными мы себя чувствуем, что ставит нас на первое место, а не цепляется за соломинку, что может заставить нас чувствовать себя беспомощными. Чем меньше у нас стресса, тем мы продуктивнее.

Тайм-менеджмент при работе из дома

При работе из дома или удаленно еще важнее эффективно управлять временем, иначе это может привести к выгоранию, а также к неэффективности. Границы между работой и личным чрезвычайно размыты при работе из дома. Прошли те времена, когда вы уходили из офиса в 17:00, а работа заканчивалась до 9:00 следующего дня. Если мы не возьмем под контроль свое время, то можем закончить тем, что всегда работаем, что вредно для здоровья и, в конечном счете, не приводит к лучшей работе.

Тайм-менеджмент — это управление жизнью

Существуют различные способы управления временем дома, например:

Разделите офисное пространство и личное пространство и не работайте в личном пространстве. Это может быть занавеска, барьер или даже линия вдоль комнаты
Закрывайте ноутбук и телефон на час в течение дня и отправляйтесь на прогулку
Соблюдайте строгие правила работы во время еды (не не делайте этого)

Установите четкое ограничение времени на ночь и время начала утром, когда, если только это не чрезвычайная ситуация, вы не будете пересекать эту линию
Самое главное: Сообщите обо всем этом всем в доме, чтобы каждый из вас мог привлечь другого к ответственности

Передовые методы управления временем

Давайте рассмотрим некоторые передовые методы управления своим временем. эффективно.

#1 Эффективное управление временем:

Создайте систему, которой вам нравится пользоваться и смотреть на нее

Лучший способ эффективно управлять временем — это создать системы, которые работают на вас и заставляют вас чувствовать себя хорошо каждый раз, когда вы смотрите на них. Если вам нравятся «старомодные» ручка и бумага, поместите на них свой список дел. Если вам нравятся приложения или вы хотите, чтобы все было в вашем календаре, это нормально. Важно то, что вам должна нравиться ваша система, чтобы вы могли взаимодействовать с ней, а не убегать от нее. Если вам не нравится система, которую вы используете, вы будете сопротивляться открытию и использованию ее, что будет работать против вашей продуктивности.

Совет: У нас есть статья, которая поможет вам решить, использовать ли бумагу или телефон для своих списков дел.

#2 Передовая практика тайм-менеджмента: будьте реалистами

Одно дело — хотеть все сделать, и совсем другое — быть реалистом в отношении того, что вы можете сделать, и в какие сроки вы можете это сделать. Эффективное управление временем означает управление ожиданиями реально . ⏰ Один из способов сделать это — взять поставленную задачу и выяснить, сколько часов потребуется на ее выполнение. Затем разбейте часы на день, выполняя немного работы каждый день, пока задача не будет завершена.

Например, если у вас есть большой проект, на выполнение которого, по вашему мнению, уйдет около десяти часов, посмотрите в свой календарь и решите, когда вы реально можете посвятить эти часы. Сможете ли вы заниматься по два часа каждое утро в течение следующих пяти дней? Можете ли вы заниматься по часу в течение десяти дней или по три часа в течение трех недель? Будьте реалистичны, а затем посвятите себя тому, что вы решили сделать.

Совет: Как повысить продуктивность с помощью девяти ежедневных ритуалов или Как оставаться продуктивным, когда вы устали

#3 Как управлять временем: работайте, когда вы работаете лучше всего

Недостаточно иметь список дел, вы должны выкраивать время в течение дня, чтобы сосредоточиться на этом списке, в то время, которое имеет смысл для поставленная задача.

Например, если у вас есть проект, который требует большой концентрации, и вы в лучшей форме по утрам, выделите утром время для этого проекта. Даже если это всего три часа, 90 166 работайте над вещами, когда вы в лучшей форме, чтобы работать над ними .

Не добавляйте дело в список дел в расчете на то, что вы когда-нибудь до него доберетесь.

#4 Эффективное управление временем: имейте «список незавершенных дел»

В течение дня всегда есть перерывы от более интенсивной работы, и когда такие перерывы случаются, один из лучших способов повысить производительность — заполнить это время несколькими более легкие дела в списке дел. Некоторые люди называют это «списком наполнителей». Это вещи, которые нужно сделать, но, возможно, для них не нужны часы или тихое место. Может быть, это отправка нескольких текстовых сообщений, ответы на электронные письма или звонки, которые вы откладывали.

Подумайте обо всех 15-20-минутных отрезках времени, которые у вас есть в течение дня. Если вы добавите это, есть по крайней мере 1-2 часа, когда вы можете перелопатить массу вещей.

Читать дальше: 19 советов для повышения производительности

#5 Как эффективно управлять временем: разбить его на части

Отчасти причина, по которой у нас нет эффективного тайм-менеджмента, заключается в том, что мы часто не хотим выполнять задачу, которая кажется слишком пугающим, поэтому мы надеемся, что он исчезнет, или отложим его, или включим в список как целый проект, но так и не доберемся до него. Это приводит к прокрастинации, и эксперты говорят нам, что прокрастинация более эмоциональна, чем логична.

Прокрастинация — это не проблема управления временем, это проблема управления эмоциями.
Тим Пичил, адъюнкт-профессор психологии Карлтонского университета и блогер Psychology Today

Мы откладываем на потом, когда перегружены или обеспокоены, и один из способов борьбы с этим — разбить все на маленькие шаги и спросить себя: что происходит? следующий шаг? Когда мы делаем что-то шаг за шагом, это помогает двигаться вперед и предпринимать действия, которые в конечном итоге придают импульс и ослабляют чувство страха и беспокойства.

Совет: Вы уже пробовали личную доску Канбан для повышения производительности?

Читайте дальше: Как быть самым продуктивным человеком, которого вы знаете

Советы от экспертов о том, как более эффективно управлять временем

Эксперты в области тайм-менеджмента, такие как Робби Слотер, эксперт по рабочим процессам и производительности, выступающий на темы, связанные с личной и корпоративной продуктивностью эффективности, скажем, проблема, с которой большинство из нас сталкивается, пытаясь повысить производительность, заключается в том, что мы слишком много внимания уделяем времени и задачам и недостаточно — отношениям и влиянию . Тайм-менеджмент — это не только логистика, но и уверенность в том, что мы эмоционально в порядке, поэтому Робби говорит, что мы должны запланировать что-то позитивное в нашем еженедельном расписании, чтобы нам было чего ждать с нетерпением.

Читайте дальше: 4 способа повысить ценность своей жизни, ценя свое время захват»
Это означает, что у вас должно быть все в одном месте! Когда вы что-то не записываете, это давит на ваш разум, а умственный груз создает нагрузку, которая снижает продуктивность.

Сосредоточьтесь на задаче, а не на эмоциональной энергии задачи, чтобы лучше управлять своим временем никогда не так плохо, как кажется. Не беспокойтесь о энергии, необходимой для выполнения задачи, но сосредоточьтесь на самой задаче и на ее выполнении.

Выработайте привычку обрабатывать вещи в своей жизни
Как часто вы забываете чистить зубы? Наверное, не так часто. Привыкните к действиям, которые обрабатывают информацию, сделайте это рутиной, чтобы вам не приходилось напоминать себе, что делать, когда у вас есть что-то, что нужно запомнить. Если вы знаете, что каждый раз, когда у вас есть задача, вы пишете ее в своем приложении или на листе бумаги, то это создает на одну вещь меньше для вас, чтобы помнить. Сделайте вашу систему рутиной.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент одновременно практичен и эмоционален, а это означает, что мы должны держать под контролем свое психическое и эмоциональное здоровье.