Как правильно планировать свое время чтобы все успевать – Тайм-менеджмент для детей. Как научить планировать время? | Материнство

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом. Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, сотрудник центра молодежных исследований НИУ ВШЭ – Спб, специалист по профессиональной ориентации.

Написано статей

Как планировать свой день, чтобы успевать всё и даже больше?

Прочитано: 4 615

О! На эту тему уже поломано немало копий. И каждый «спец» дает свои алгоритмы продуктивного дня или же предлагает сразу столько схем, что и выбрать-то невозможно. Мы пойдем другим путем и будем разбирать системы эффективного планирования постепенно. В этой статье рассмотрим, как планировать свой день предлагает А. Парабеллум – блоки и метод «оригами».

Как научиться планировать свой день?

Очень просто: начав его планировать!

Найти оптимальный вариант для формирования собственного дня редко кому удается сразу. Почему?

1. Каждый тип личности и особенности характера требуют особого подхода. С визуалами лучше срабатывает система блоков, дигиталы – любят повременную точность, а аудиалы нередко выбирают таймеры.
2. Любая привычка требует времени для внедрения. Поэтому есть и откаты в планировании, и отказ от ежедневных списков, и новые возвраты, и поиски решений.
3. Польза планов ощущается не сразу. Сначала приходит понимание, как правильно планировать свой день, а уж потом осознается эффект от проделанной работы.
4. Кому-то подходят симбиотические варианты, когда на основе многих схем создается уникальная «своя», более всего соответствующая потребностям и целям человека.

Для стимула и в качестве систематизированного опыта предлагаю посмотреть, как планируют свой день успешные люди – на примере А. Парабеллума. Не уверена, что это его постоянный вариант, но именно о такой схеме он рассказывал на одной встрече формата «бизнес-кафе».

Планирование от Парабеллума: блок-схема и «оригами»

Для себя внешний вид плана ведущего коуч-тренера нашей страны я назвала «оригами». Есть ли у него какое-то официальное название – сказать не могут. Поэтому пусть остается «оригами»: четко, понятно и отражает суть метода.

Парабеллум чаще всего рассказывает о двух приемах планирования:

• блоками – фокусными, буферными, коммуникативными и для отдыха;
• «оригами» – компактный вариант ежедневного плана для деловых людей.

Блок схемы для планирования

В этом методе нет поминутного контроля над делами, но есть перечень дел в «теле» каждого временного отрезка.

Всего рекомендуют использовать 4 блока, которые объединяют в себе однотипные и схожие дела!

Буферный – рабочая или домашняя рутина. Те задачи, которые фигурируют в списках дел постоянно и, собственно, формируют весь день. Допускать «победы» буферных блоков над остальными нельзя, поэтому важно ограничивать их: временем и объемом дел.

Один блок не более 3-4 часов, заполняемость каждого – до 60% временного объема.

Приоритетность дел:

• Имеющие четкие границы времени для выполнения.
• Наиболее важные по любому критерию задачи.
• Эмоционально-сложные дела.
• Мелкие вопросы.

 

Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Без отвлечений и внешних воздействий.

В идеале проводить это время наедине с собой – с выключенными мессенджерами, без телефона и даже без интернета. В условиях изолированного мозгового штурма рождаются лучшие идеи.

Коммуникативный блок – все виды общения. Это звонки, письма, совещания, встречи – все мелкие задачи, которые отвлекают нас, если не объединить их в один блок.

Для коммуникаций лучше всего отводить время утром и вечером – это наиболее продуктивно. Сколько выделять? Сказать сложно, так как зависит от интенсивности и качества общения – от получаса до полутора.

Совет для фрилансеров, которым мессенджеры нужны постоянно. Советую ставить коммуникативный блок короткими получасовыми промежутками – примерно 3-4 в день. Этого вполне хватает для решения даже срочных вопросов.

Отдых или замедление — 4 блок. Сейчас стало модным использовать слово «замедление». Оно подразумевает, что мы «носимся-носимся», «думаем-думаем», «решаем-решаем», а потом раз и отключили гонку.

Расслабились.

Отдохнули.

Планировать время на отдых важно и нужно, поэтому исключать эти блоки из недельного плана ни в коем случае нельзя.

Как планировать свой день – пример блок схемы стандартного рабочего офисного дня:

План-оригами от А. Парабеллума

Возможно, такую схему использует и кто-то еще. Но я ее встречала единожды и только на тренинге Андрея Парабеллума. Для меня это настоящий лайфхак из серии «советы успешных людей: как  планировать свой день».

Описываю схему:

1. Берется лист бумаги формата А4 самой обычной офисной бумаги. Его дважды сворачиваем пополам. Получаем естественные блоки по одной четвертой – формат А6.
2. Отводим каждому блоку свой перечень дел. Выбор немного иной, чем в предыдущей схеме, так как участков для списков дел получается больше.

 

Удобно использовать списки «позвонить», «написать», «купить», «чтение», «отдых», а также стандартный формат блок-схемы. Получается блок-схема с расшифровкой и дополнительные дела для неожиданно высвободившегося времени

3. Выполняем дела по блок схеме и дополнительные из списка.

 

Пример: буферный блок закончился на полчаса раньше планируемого? Смотрим перечни дополнительных дел. Выбираем оптимальную задачу на текущий момент. В идеале значимое по матрице Эйзенхауера. Делаем. В нужный момент переходим к следующему блоку по плану.

Вот пока что два варианта. Они помогут понять, как начать планировать свой день. С чего можно начать. Но вариантов составления собственного распорядка дня множество. Постепенно разберу их все.

До встречи на сайте!

Как планировать свой день, чтобы все успевать

Всем привет! Сегодня будем говорить о планировании дня. Зачем оно нужно, как правильно это делать, и какие результаты можно добиться, уделяя планированию всего лишь 5 минут в день.

Мир совершенствуется, появляются новые технологии, придумываются все новые занятия, появляются все больше и больше возможностей, люди ставят перед собой новые цели, а вот время для реализации всего этого оказывается все меньше и меньше. Несмотря на множество гаджетов, которые помогают нам сделать то, что мы задумывали, например, календари, будильники, напоминалки, приложения для телефонов и компьютером, порой мы не видим очевидное. Для эффективного и продуктивного выполнения всего задуманного нам необходимо планирование рабочего дня. Именно это поможет нам воплотить в жизнь наши мечты, задумки, все успеть и ничего не забыть.

Как правильно планировать свой день?

По сути, речь идет не только о работе, а о нас как личности. Необходимо спланировать не только часы, когда мы выполняем задания работодателя или домашние дела, но и нужно выделять время для себя, для своего здоровья, для семьи и увлечений. Если мы будем полностью уделять время только работе, что от нас останется, что мы будем из себя представлять? Загнанную лошадь с мешками под глазами? Я уже говорила про то, что люди не пользуются простым и легким способом успеть все и не обидеть себя – это планирование. Все успешные люди пользуются этим инструментом тайм – менеджмента, добиваются успехов и ставят перед собой все новые цели. Я расскажу, как правильно планировать свой рабочий день, чтобы он стал для вас продуктивным, и вы смогли выполнить все задуманное.

Планированием рабочего дня следует заниматься с вечера. Почему? А вам знакома фраза “Сегодня начинается вчера”. Эта высказывание четко определяет один из принципов планирования. Конечно, начать день с составления списка дел не плохо, тогда же вы бодры, с чистыми мыслями. Но все-таки утром стоит только корректировать, что-то менять, что то добавлять или удалять. Возьмите за привычку, каждый день после проведенного дня планировать свой следующий день. Это будет вашим вечерним ритуалом.

Как составить расписание дел на день?

1. Возьмите ручку с листочком и напишите список задач, которые вы планируете выполнить следующим днем. Очень важно не нагружать себя сполна, смотрите реально на ситуацию, помните, что вы не робот и сразу всех дел не переделать. Уделяйте внимание всем сферам своей жизни. Помимо рабочего расписания, обязательно включите планы в сфере отдыха (поход в кино, чтение, прогулка), здоровья (тренажерный зал, пробежка), хобби, семейного время, саморазвития. Тем самым, вы заботитесь о себе, что очень важно осознавать.
2. Следующий шаг, который вам нужно сделать, это проставить время, которое требуется для выполнения поставленных задач. Пишите примерное время, но старайтесь все-таки укладываться в реальные рамки.
3. Затем расставьте приоритеты. Определите и запишите самые важные и срочные дела, которые необходимо сделать в течение дня, потом важные и не срочные, потом срочные необязательные, потом не срочные необязательные. Для чего это нужно? Во-первых, для того, чтобы решить самые обязательные задачи. Во-вторых, чтобы на их выполнение хватило время. Например, у вас список дел состоит из 20 задач,  каждому из них необходимо уделить по часу. Двадцать часов в сутки на реализацию планов выделить просто невозможно. Продумайте, какие дела можно оставить и перенести на следующий день, а какие не могут ждать. Если возможно, какие-либо задачи поручите другому человеку.
4. Привяжите каждое дело ко времени суток, то есть, в какие часы вы будете выполнять поставленные задачи. Старайтесь сделать их как можно раньше, если это возможно, тогда у вас останется дополнительное время, которое вы можете потратить на свое усмотрение. Если между важными, срочными делами образовался длительный промежуток времени, используйте его максимально продуктивно и заполните его выполнением не срочных важных дел.
5. Когда расписание дел будет готово, можно приступать к выполнению намеченных целей. В течение дня старайтесь не отвлекаться на посторонние и не запланированные действия. По мере выполнения задач обязательно сверяйте свои действия, чтобы не приняться за ненужные дела. Для удобной работы вычеркивайте задачи, которые вы успешно сделайте, ставьте галочки, обводите в кружочки, в общем, делайте понятные вам обозначения.
6. В конце дня обязательно проанализируйте свой день. Отметьте, какие задачи сделаны успешно, какие будут перенесены на следующий день, а какие стоит убрать навсегда из вашего расписания.
7. И последнее, награждайте себя за эффективно проделанную работу. Как вы будете это делать, зависит от ваших желаний и возможностей. Любая приятная мелочь способна с подвигнуть вас на свершения новых задач.

Уделяйте всего 5 минут каждый день на планирование дня, и вы с каждым разом будете все ближе к своей конечной цели. Планирование, как инструмент тайм – менеджмента, привел к успеху огромное количество людей. И вы достойны большего. Все в ваших руках!

Попробуйте прямо сейчас написать примерный список дел на следующий день и вы уже скоро оцените преимущество планирования задач, оцените продуктивность и эффективность прошедшего дня.

Тайм-менеджмент: как научиться планировать свой день

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные?

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив

трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждый из нас способен сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем»), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы

делимся секретами планирования дня. Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата, удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что

тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни.

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них —

синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик»).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, можно изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным.

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и… ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного. Можете, конечно, утром ради спортивного интереса прочитать гороскоп на сегодня и под впечатлением переиначить все планы, но стоит и оно того, решать вам. Готовьте свой новый день с предыдущего вечера, а лучше за неделю для большей эффективности.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает. // charla.ru

Подборка записей в тему:

Как все успевать | Блог 4brain

Валяться на диване, смотреть телек, щелкать орешки, плевать в потолок и при этом быть счастливым, успешным, обеспеченным и довольным жизнью – такое могут позволить себе разве что герои мультфильмов, но не более. Бешеный темп жизни, куча дел и обязанностей, ответственность, учеба, работа – вот с чем ежедневно приходится сталкиваться современному человеку, тем более тому, кто хочет достигать новых высот и лучших результатов.

Именно поэтому разговор о том, как все успевать, будет очень кстати. Эта статья будет полезна и студенту и менеджеру, и маме с детьми и фрилансеру, и грузчику на складе и бизнесмену, и даже тому, кто еще учится в школе. Все, о чем вы узнаете, поможет вам привести в порядок свои дела и личную жизнь, перестать быть белкой в колесе бесконечных авралов и дедлайнов, научиться выстраивать свой день и даже свою жизнь так, чтобы в ней находилось время на все, а вы при этом чувствовали себя полными сил и энергии. Давайте начнем!

Вообще, вопрос о том, как успевать все сделать, достаточно объемный. Отвечая на него, можно сказать немало интересного. Но мы ограничимся тремя основными разделами:

• Первый раздел будет посвящен личному тайм-менеджменту
• Второй раздел – распорядку дня
• Третий раздел – полезным лайфкахам для повседневного применения

Лирические вступления тут уже излишни, поэтому сразу приступаем к делу.

Личный тайм-менеджмент

Как мы все уже давно знаем, время – это самый ценный ресурс, который у нас есть (помимо здоровья, конечно). Но мы не можем обратить время обратно, отчего его ценность увеличивается в разы.

Любой человек имеет полное право распределять свое время не только так, как ему хочется, но и так, чтобы от этого была практическая польза. Однако одни люди успевают делать все важные дела и еще оставлять время на отдых и развлечения, а другие и не успевают ничего, и расслабиться себе позволить не могут. Почему, ведь у всех в сутках 24 часа, а в часах по 60 минут?!

А ответ до банальности прост – люди, которые ничего не успевают, совершенно не умеют (или не хотят) управлять своим временем. В прямом смысле, конечно же, временем управлять не удастся, но научиться использовать его рационально (и управлять им именно в этом смысле) может каждый. Для этого даже существует специальная дисциплина – тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это учет и планирование времени. В нашем случае (раз мы говорим о личном времени) это учет и планирование нашего личного драгоценного временного ресурса. Благодаря им мы можем с удивительной легкостью структурировать свое рабочее и нерабочее время. Но еще большее волшебство тайм-менеджмента состоит в том, что работать можно не «где-то там», а конкретно сейчас – выстраивая дела на дни и недели в правильном порядке.

Многие считают, что управление временем – это прерогатива управленцев или руководителей, но это вовсе не так. Оно полезно и доступно к освоению не только на работе, но и дома. Молодой маме тайм-менеджмент поможет успевать следить за ребенком и держать себя в прекрасной форме (по сути, это касается людей с детьми вообще), студенту он позволит успевать готовиться к сессии без ущерба для встреч с друзьями и романтических свиданий, ученику в школе он даст возможность и уроки успевать делать и в футбол во дворе гонять.

Говоря проще, управление временем принесет пользу любому человеку, кто хочет привести в порядок учебу, работу, жизнь и даже отношения с окружающими людьми; кто желает стать более эффективным, работоспособным и успешным.

Если вы хотите знать, как все успевать, вам нужно уяснить главный принцип тайм-менеджмента. Согласно ему, время нужно измерять не в минутах и часах, а в событиях и действиях. Именно такое оригинальное восприятие времени даст вам ощущение наполненности жизни и понимание того, как жить с пользой для себя.

Возьмите за правило тратить свое время и свои силы на то, что вам нужно на самом деле: то, что приводит к успехам, продвигает к цели, расширяет границы. Также мы советуем овладеть тремя полезными навыками:

Помимо этого, настоятельно рекомендуем пройти наш бесплатный курс «Тайм-менеджмент: управление временем», чтобы овладеть этим искусством в деталях.

Ну и в завершение – вот что думает по поводу того, как все успевать, американский мотивационный спикер, гуру тайм-менеджмента и эксперт по саморазвитию Брайан Трейси.

Распорядок дня

Планирование дня является первым шагом к успешному управлению временем. Вы не найдете ни одного выдающегося человека, бизнес-тренера или успешного общественного деятеля, который не планировал бы свой день.

Если вы уже сейчас создаете хотя бы какое-никакое расписание на грядущий день, это похвально. Но ваша задача научиться мастерски составлять распорядок своего дня, причем делать это семь дней в неделю. И это вовсе на значит, что отныне вы станете «рабом ежедневника». На самом деле вы избавитесь от многозадачности, прокрастинации, бессмысленных и ни к чему не приводящих дел.

Дела, задачи, встречи, планы и цели, естественно, желательно фиксировать на бумаге или, следуя трендам современности, в планировщике своего любимого гаджета. Делая записи и постоянно к ним обращаясь, вы всегда будете держать свои заботы в пределе досягаемости внимания, и ни о чем не забудете. К тому же оставшиеся невыполненными дела могут стать незавершенными гештальтами – тем, что не будет давать вам покоя, пока вы этого не сделаете.

Другой важный момент в создании распорядка дня – это распределение дел на более и менее важные. В этом вам очень поможет матрица Эйзенхауэра, которая пригодится и в школе, и в институте, и в работе, и в личной жизни. Не забывайте также записывать время, когда нужно выполнить ту или иную задачу. Вы перестанете думать, как успевать все сделать, ведь вы просто будете делать все по порядку и в свое время.

И еще несколько советов, которые помогут вам придерживаться плана:

• Пробуйте начинать и заканчивать каждый день в одно и то же время (почитайте о правильном режиме дня). Раньше встанете – продуктивнее начнете свой день и больше успеете, ляжете спать в 4 утра – проспите до обеда или не выспитесь. Что лучше? Конечно, первое. А если приучите свой организм к режиму эффективного человека (есть даже режим гения), он отблагодарит вас бодростью и энергией, а сами вы будете в состоянии свернуть горы!
• Помните: порядок дома – порядок в голове, порядок на рабочем месте – порядок в делах. Старайтесь держать в порядке абсолютно все: свое жилище, автомобиль, одежду, рабочее пространство. Во-первых, когда все вещи на своих местах, их легко найти, во-вторых, окружив себя порядком, вы станете автоматически приводить в систему все, с чем имеете дело, а это позволит лучше разбираться в тех же делах. И, в-третьих, наведение порядка – это своеобразная медитация: прибираясь, вы стабилизируете свое психическое состояние и упорядочиваете мысли.
• Избавьтесь от максимально возможного количества отвлекающих факторов. Телевизор, соцсети, телефонные разговоры попусту – это хорошо и помогает развеяться, но всему должна быть мера. Прежде чем в очередной раз уделить время какой-то чепухе, подумайте: стоит ли оно того? Неужели вам это действительно нужно? Быть может, есть дела поважнее и поинтереснее?
• Формируйте правильные привычки. Привычки – это действия, доведенные до автоматизма. Вы уже знаете, как это работает – просто задумайтесь о том, что делаете автоматически и постоянно: стучите пальцами по столу, грызете ручку, курите и т.д. Попытайтесь «поймать себя», т.е. увидеть то, что вы совершаете бессознательно, но что не приносит вам пользы, и замените это полезными привычками. Для начала можете научиться ежедневно делать эти шесть вещей.

И снова мы не можем не поделиться с вами полезностями – найдите немножко времени, и почитайте хотя бы часть этих статей (а лучше – все):

Полезные привычки важны и на работе, и в школе, и в семье, и в обществе, и в бизнесе. Так что не теряйте времени и осваивайте новые навыки, которые сделают вас и вашу жизнь лучше, научат, как все успевать и становиться счастливым.

Ну и, раз уж мы заговорили о навыках, самое время перейти к лайфхакам для людей, которые хотят научиться управлять своим временем. По большому счету в них нет ничего такого уж особенного, но, как вы наверняка и сами не раз замечали, даже самые банальные вещи могут «переключить тумблер», если они преподнесены доходчиво и грамотно.

Лайфхаки для повышения продуктивности

Далеко не всегда причиной нехватки времени является неумение этим временем управлять. Очень часто у человека просто-напросто не хватает сил на выполнение всего задуманного. Пусть у вас потрясающая мотивация, пусть вы полны энтузиазма, пусть ваш день расписан по минутам – но какое это имеет значение, если ваша голова уже ничего не варит, когда мозг отказывается служить вам верой и правдой?

Столько всего уже было сказано о том, что жизнь современного человека – это нескончаемые потоки информации, множество событий, доканывающие стрессы. Мы не будем вдаваться в пространные размышления, а просто подведем итог: наша работоспособность стремится к нулю под воздействием все этих факторов. И чтобы быть в состоянии вообще жить, нужно держать себя и свое здоровье в порядке.

Вы, наверное, знаете, что, например, немного шоколада способствует поднятию настроения, повышению жизненного тонуса, улучшению мозговой активности. Так вот, съесть шоколадку – это уже лайфхак – хитрость, позволяющая стать более эффективным. Но мы не станем настаивать на шоколаде, а приведем несколько других советов.

Делайте перерывы

Думая о том, как все успевать, многие люди начинают трудиться, не покладая рук. Но это в корне неправильно, ведь мозг (да и организм вообще) переутомляется и работоспособность снижается. Поэтому, работая в течение дня, обязательно делайте перерывы. Выделяйте чуток времени на отдых, чтобы дать мозгу отдохнуть, восстановиться и вернуться в нормальное состояние. Пренебрежение отдыхом может свалить с ног кого угодно, и даже привести к серьезным заболеваниям. Не забывайте об этом.

Отдыхайте продуктивно

Логическое продолжение предыдущего пункта: проводите свой досуг так, чтобы мысли о работе отходили на задний план. Знаете поговорку: «приходя на работу, оставляйте домашние проблемы дома»? Точно так и здесь: в нерабочее время отключитесь от рабочих забот. Смотрите кино, слушайте музыку, играйте с ребенком, гуляйте, занимайтесь хозяйством, но только оставьте работу в покое – никуда она не убежит. В противном случае вы не сможете отдохнуть даже за две недели отпуска, т.к. мозг просто не расслабится, а значит, и вы сами не отдохнете.

Спите достаточно

И снова об отдыхе – спите столько, сколько положено – примерно 7-8 часов в сутки. Это время является оптимальным для полноценного отдыха и восстановления сил. Конечно, той же молодой маме с детьми, студенту перед сессией или вечно занятому бизнесмену может быть проблематично это делать, но «красота требует жертв». Как успевать все сделать – нормально спать. Ко всему прочему, утро, как говорится, вечера мудренее, и, проснувшись, вы сможете посмотреть на все со свежей головой, в том числе и понять, когда и что лучше делать в этот день.

Правильно питайтесь

Еще одна составляющая образа жизни продуктивного человека, которому на все всегда хватает времени, – это правильное питание. В организм должно поступать необходимое количество витаминов, минералов и микроэлементов, обеспечивающих его стабильную жизнедеятельность. Мозг «любит» картофель, бобовые, орехи, сахар и крахмал в допустимых нормах (вообще, у нас есть статья «Продукты для мозга» и даже целый курс «Правильное питание»). Здесь же скажем, что не стоит злоупотреблять пищей – переедать, а питаться можно разными способами, и если вам очень интересно, почитайте об альтернативных концепциях питания. Обеспечив свой организм всеми нужными ресурсами, вы сможете сохранять бодрость и активность в течение всего дня, и как все успевать для вас перестанет быть проблемой.

Дышите и смотрите

Чтобы улучшить работу мозга и, соответственно, стать более продуктивным и все-успевающим человеком, можно посоветовать время от времени прибегать к ароматерапии и цветотерапии. В первом случае вы просто покупаете себе арома-лампу и несколько видов эфирных масел, стимулирующих мозговую активность и интеллектуальную деятельность, например, масла эвкалипта, лимона, базилика, лаванды, жасмина, розмарина или перечной мяты. Во втором случае рекомендуется в течение дня несколько минут смотреть на определенный цвет: красный помогает взбодриться, оранжевый стимулирует выработку гормонов радости, желтый повышает работоспособность и настойчивость, зеленый придает оптимизма, голубой активизирует мыслительные процессы, синий лечит зависимости, а фиолетовый положительно сказывается на мыслях и эмоциях.

Работайте физически

Если уж хотите находить время на все, то включите в это «все» и физическую активность – неотъемлемую составляющую жизни любого продуктивного человека. Нельзя все время работать головой, и иногда нужно работать и руками. Да что там руками – ногами, плечами и вообще всем телом. Зарядка утром, тренировка вечером, монтажные работы по выходным, футбол, хоккей, бокс, теннис – любая физическая активность пойдет на пользу. Она улучшает кровообращение и обмен веществ, восстанавливает старые нейронные связи и создает новые, разминает суставы и предотвращает скопление в организме солей и других вредных веществ, в том числе и токсинов. А в рабочее время можно заниматься йогой для лица или делать себе массаж головы.

Читайте книги

Уделяйте ежедневно немного времени чтению полезных и интересных книг. Лучше всего отводить себе минимум 30 минут на это занятие. Во время чтения человек отвлекается, отдыхает, повышает работоспособность своего мозга. Если еще лучше хотите разобраться в том, как все успевать, можете найти (купить или скачать) книги на эту тему. В дополнение чтение способствует лучшей концентрации, развитию воображения, аналитического и образного мышления, расширению кругозора, саморазвитию и личностному росту. Выделить полчаса на книгу совсем несложно, а если включите это в список своих дел, в нем появится еще одно выполненное задание, и вы будете снова довольны собой.

Отсекайте лишнее

Выше мы почти все время говорили о полезном, в том числе и о полезных привычках, но очень мало сказали о вредных. Исправляемся. Вредные привычки, особенно те, что вызывают зависимость, не только зачастую пагубно сказываются на здоровье, но и отнимают львиную долю времени. Из-за этого уменьшается объем работы, которую мы могли бы сделать, снижается работоспособность, происходит расфокусирование внимания. Одно цепляется за другое, и вместо выполнения какого-то важного дела, мы идем в курилку, бежим к кофейному аппарату, втихаря жуем булочку. Не хотите вредить здоровью и в то же время делать больше – завязывайте с вредными привычками и уделяйте больше времени полезным.

Рассчитывайте силы

Чтобы больше успевать, не пытайтесь объять необъятное, т.е. не берите на себя столько дел, сколько выполнить вам не под силу, иначе перед вами окажется Эверест из задач, на который вы никогда не взберетесь даже с помощью сотни шерпов. Любой рабочий процесс также должен быть оптимизирован: следуйте плану, не отвлекайтесь, пусть все, что нужно, всегда будет в доступе. Ищите возможность сокращать время на выполнение несложных заданий и совершение привычных действий. Остерегайтесь накопления невыполненных задач – делайте все во время, не откладывайте на потом. Если необходимо, не стесняйтесь, не стыдитесь и не бойтесь просить о помощи. Подспорье хорошо практически в любом деле. По возможности делегируйте полномочия.

Используйте гаджеты

Современные мобильные устройства существуют отнюдь не для того, чтобы лишь листать Instagram, делать селфи и играть во «Фруктового ниндзю». В ноутбуках, планшетах, смартфонах, айфонах есть множество функций, призванных служить на пользу человека. Многофункциональные календари, планировщики задач, напоминалки, будильники, электронные читалки и т.д. Есть и масса классных приложений, позволяющих решить задачу, как успевать сделать все. Среди них можно выделить Clear, Rescue Time, Wunderlist, Clara, Workflow, Trello, Timely, Pocket и другие. Так что не превращайте свой гаджет в средство для «залипания», лучше сделайте его помощником, ведь он и студенту поможет в обучении, и школьнику на уроках, и человеку с детьми и т.д. Просто поразмышляйте, как можно использовать тот же смартфон с умом, и вам в голову придет куча идей.

Вознаграждайте себя

Мотивация – это двигатель, но иногда человек истощен от того, что его действия не дают обратной связи. Ну что такое каждый день зачеркивать дела в своем списке? Что такое незначительный шажок к цели, которую вы решили реализовать лишь через год? Бесконечные дела могут высосать из вас всю энергию, если вы не будете видеть прогресса. Чтобы мотивировать себя, когда чувствуете, что мотивация пропадает, вознаграждайте себя. Делайте себе небольшие подарки. Выполнили пораньше все дела на день – сходите в кино, «без косяков» отработали неделю и все успели – отправьтесь в магазин и купите себе новую крутую куртку или ботинки, которые давно хотели, сдали сессию – езжайте покататься на сноуборде! Придумать можно, что угодно – было бы желание. Главное – это понимать, ради чего вы вообще что-то делаете. Ищите то, что вас вдохновляет, и стремитесь к этому. Любая работа может приносить радость и удовольствие, если знать, как зажечь себя, чтобы продолжать двигаться.

На самом деле не столько важно, как все успевать, сколько то, ради чего это делать. Ваши собственные цели – вот ваша мотивация. Любыми способами напоминайте себе, к чему вы хотите прийти, в чем смысл вашей жизни, для чего вы готовы вставать в шесть утра и, сломя голову, бежать учиться, работать, действовать, достигать. Научитесь отказываться от всего ненужного и обязательно, обязательно оценивайте каждый свой день. Только вы можете помочь себе научиться делать все, что вам нужно. Мы просто показываем один из путей, а идти по нему или нет, решать только вам.

И в заключение посмотрите этот интересный и очень легкий видеоролик о повышении личной продуктивности.

Как планировать день: 5 главных техник

Каждый из нас занимается планированием своего дня, даже если вы не составляете для этого специальный список или не используете приложение. Набор определенных дел, которые нужно выполнить, мы часто воплощаем в жизнь в хаотичном порядке, от чего страдает эффективность. Ведь бывало такое, что в конце дня вы падали от бессилия, а потом осознавали, что толком не сделали ничего важного? Если да, то стоит пересмотреть своей подход и выбрать для планирования одну из этих эффективных техник. 

Читайте также: 5 приложений, которые помогут стать более организованной

 

 Техники планирования дня: 

1. Три главных дела

Большой список дел подходит не всем, потому что из-за огромного количества дел сложно выделить главные цели на день. Даже с психологической точки зрения большой список будет отпугивать, а сконцентрироваться на важном и второстепенном станет непросто. Выход из ситуации есть: попробуйте не писать обычный список, в который вы включаете и мелкие дела, и большие. Выделите среди всех пунктов три главных и выпишите их в отдельную колонку. Мелкие дела, о которых также нельзя забыть, выносите в отдельную колонку или пишите на другой стороне страницы. То, что не успели выполнить в течение дня, не бойтесь без зазрения совести переносить на следующий рабочий день. Главное — три основных дела, которые нужно выполнить в первую очередь. 

Читайте также: Приложения для тех, кто постоянно отвлекается от работы

2. ABC планирование

Расставлять дела в списке на день нужно не в хаотичном порядке, а по приоритетности выполнения и важности. Планировать лучше на бумаге и записывать все дела подряд. Следующий шаг — расставление приоритетности. Буквой А помечайте самые важные дела (примерно 15% от всего списка), которые стоит выполнить в первую очередь. В — важные дела, о которых нельзя забыть, но их невыполнение не приведет ни к чему плохому. В эту категорию можно отнести проверку почты, звонок или встречу, которую можно без проблем перенести на другое время. Категория С — дела наименьшей важности, которые могут составлять большую часть списка, но на самом деле их можно без сожалений удалять или поручать выполнить другим. Именно на такие дела мы каждый день тратим много времени, теряя эффективность. 

Чтобы метод полностью работал, в первую очередь стоит всегда браться за дела из категории А и не приступать к другим пунктам из списка, пока самое важное не будут выполнено. 

3. Метод Бенджамина Франклина

Метод планирования Бенджамина Франклина глобальный и может подойти не всем, но его эффективность политический деятель доказал на своем примере. Подход, который сейчас называют «пирамидой Франклина», был придуман им в 20 лет. Франклин следовал своему методу на протяжении всей жизни и подходил к планированию очень серьезно. 

• Суть подхода состоит в том, что нужно выделить для себя жизненные ценности. Франклин называл их добродетелями. Моральные ориентиры для каждого будут индивидуальны, но их нужно придерживаться на протяжении всей жизни.
• Второй этап — постановка глобальной цели. Чего вы хотите добиться, в зависимости от сферы, в которой работаете? Какой вершины планируете достичь к тому или иному возрасту? Эти вопросы помогут конкретизировать цели и вам станет понятно, как лучше организовывать свой год, месяц, день. 
• Следующий пункт в «пирамиде Франклина» — генеральный план. В него нужно внести конкретные действия, которые нужны для достижения глобальной цели. Вы буквально прописываете свои шаги: устроиться на работу в компанию N, записаться на курсы английского и тому подобное. 
• Четвертый пункт в пирамиде — долгосрочный план, в который входят цели на ближайшие 3-5 лет. 
• Пятый пункт — краткосрочный план. Это цели на ближайший год и месяц.
• Шестой пункт — план на неделю и день.

Каждая ступень пирамиды зависит от предыдущей. Из маленьких шагов вырисовывается большая цель, но для ее достижения нужно прописать все детали. 

Читайте также: Как правильно спланировать свою неделю

4. Планирование по методу Парето

Принцип Парето очень простой: 20% усилий и времени дают 80% результата. Как часто вы делали что-то большое, выкладывались, отдавали много сил и энергии, а в итоге результат получался незначительным? Возможно, все дело было в подходе и неправильном распределении времени. Принцип Парето придумал экономист Вильфредо Парето в 1897 году, но этот метод легко можно применять во всех сферах жизни, а не только в работе менеджера или экономиста. Метод Парето означает, что нужно сконцентрироваться только на важных делах, которые в итоге могут принести значимый результат. 

Читайте также: Вдохновляющие цитаты успешных женщин: о неудачах, мотивации и деньгах

5. Техника Pomodoro

В исполнении техники Pomodoro поможет обычный таймер. На выполнение определенной задачи отводится отрезок времени в 25 минут, после этого нужно сделать перерыв на пять минут, а потом снова приступать к работе. Каждый отрезок — один «помидор». На протяжении 25 минут нужно максимально выкладываться и качественно выполнять задачу. Перерывы нужны для того, чтобы после активной работы восстановить силы и отвлечься. Этот метод придумал студент Франческо Чирилло, который не мог сосредоточиться на учебе и постоянно отвлекался. 

Что учесть при планировании:

• свой стиль жизни и повседневную рутину. Особенно если у вас ненормированный график дня, у вас работа, которая требует чуть ли не круглосуточной отдачи. Метод планирования стоит подбирать исходя из своего стиля жизни и работы;
• непредвиденные ситуации. Например, болезнь, поручение начальства, которое нужно выполнить срочно, перенесенную встречу и т.д. Если план на день не удается выполнить полностью или даже частично из-за таких ситуаций, переносите их на следующий. Не вините себя за подобное, в это нет вашей вины.

 

Главные принципы планирования:

• выберите для себя один метод планирования, исходя из своего графика и стиля жизни. Не бойтесь менять подход и выбирать другую технику, если вам что-то не подошло. Также можно ее видоизменять, добавляя или убирая несколько пунктов;
• постоянная фиксация. Чтобы наглядно видеть список того, что вы выполнили, а что еще предстоит сделать, заведите блокнот или скачайте специальное приложение для планирования. Не стоит полагаться исключительно на свою память, она часто подводит.
• четкость и краткость. Не превращайте список дел на мемуары или школьное сочинение. Пишите пункты максимально кратко, а лучше всего — тезисно. 
• самое неприятное выполняйте в начале дня. Не откладывайте то, что не хотите делать. Такие «лягушки» стоит выполнять быстро и желательно в самом начале рабочего дня, чтобы избавиться от неприятных пунктов и переходить к другим делам из списка. 
• не откладывайте дела-двухминутки. Что-то мелкое, на что вы не потратите больше двух минут, стоит выполнять сразу. Не накапливайте подобное, но если есть возможность делегировать дело или вычеркнуть его из списка, то смело это делайте. 

Какие техники для планирования подходят вам?

Источник фото: unsplash.com

Понравилась статья? Оцените: Загрузка…

Как планировать свой день, чтобы все успевать — ТОП-5 советов

Лучший способ никогда не прийти к цели – это двигаться вперёд без плана. Ведь на случайные действия, приходят случайные результаты. Но как планировать свой день? И как следовать распорядку дня в течение месяцев и лет, пока цели не будут достигнуты? Расскажем об этом дальше.

Содержание статьи

Как эффективно планировать день и не уставать

Давайте разберёмся с целями: какую пользу вы хотите получить от плана? Наверняка следующее: выполнять как можно большее количество задач; стабильно, а не под настроение, двигаться к целям; не валиться с ног в конце дня, а чувствовать себя победителем – словно вы совершили подвиг. В точку? Пройдёмся по каждому из этих пунктов, чтобы вы поняли, как хорошо распланировать день.

Первый час после пробуждения – занимайтесь полезными делами

Замечали ли вы иногда, что утром с постели не хочется вставать, но как только мы разогнались к концу дня – уже не хочется ложиться в ту саму кровать: “Вот бы ещё что-нибудь интересное сделать”. Хочется ещё “пожить”.

Для того чтобы это ощущение быстрее “разбудить” – делайте что-то полезное с самого начала дня. Резко подрывайтесь с кровати, а не лежите, когда уже открыли глаза. Через час вы будете благодарны за то, что заставили себя это сделать.
Вот пример, что можно делать дальше: встали, сделали зарядку, быстро забежали в ванную, сделали все дела и уселись за чтением обучающей статьи, книги, за просмотром видео или подкаста по важным темам.

Целый час выполняйте полезные задачи – никаких соцсетей, проверки почты, смешных видео на Ютубе или сериалов. Утро – задаёт весь день. Поэтому лучше заняться полезными делами. Сделав так, подключитесь к внутреннему потоку – будете полны энергии весь день.

Ставьте в начало дня самые важные задачи

Выполнять важные задачи – часто больно, тяжело, вызывает стресс. Именно поэтому сразу же беремся на них. Страшно и трудно обычно до того момента, пока не взялись за дело. Когда влились в процесс – страха и трудностей нет. Остаётся только мысль: “Какой шаг мне сделать дальше?”. Это как есть в школьной столовой: сначала съедаем всё невкусное, а затем вкусное.

Соблюдайте баланс мыслительных и физических нагрузок

Каждый день в расписании должны быть задачи, которые требуют физической активности, и задачи, задействующие мышление. Зачем? Вот пример: если вы 8 часов проводите в офисе, то работаете продуктивно от 2 до 6 часов. Просто потому, что невозможно заставить себя заниматься однотипными задачами дольше. Как правильно поступать?

Чередуйте дела: запланировали 2 часа работы за компьютером (задействуете голову), а затем, например, 30-минутную уборку в комнате (задействуете тело). Недаром ведь в школе уроки длились 45 минут – просто невозможно долго оставаться на 100% сфокусированными.

Если работаете в офисе, тогда 2 часа сфокусировано работайте, а потом минут 30 бесцельно бродите по зданию с какими-нибудь документами. Главное – выполняйте такое же количество задач, как и раньше, чтобы вас не уволили. От этого выиграете как вы сами, так и работодатель: его бизнес не будет терять прибыль из-за вас, а вы останетесь энергичными.

Как выполнять 100% запланированных дел – каждый день

Запланировать дела на день – обычно не проблема. Трудности возникают тогда, когда нужно изо дня в день выполнять задачи. Как планировать свой день, чтобы всё успевать? Вот несколько советов, благодаря которым вы не потеряете эффективность через неделю, месяц или даже год.

Учитывайте человеческий фактор

Люди бывают двух типов:

• Те, кто легко работает в любом настроении.
• Те, кому обязательно нужно хорошее расположение духа – иначе ну никак нельзя себя заставить сделать что-то.

Плюсы есть и у тех, и у других. Люди из первой группы – могут стабильно двигаться к целям, независимо ни от чего. Люди из второй – иногда могут бездельничать, но если их “прёт” – тогда делают в несколько раз больше, чем обычно.

Для того чтобы дела выполнялись – нужно понимать, к какому типу вы относитесь. Протестируйте: поживите несколько дней по строгому плану, а потом несколько дней составляйте планы под настроение.

Не стоит недооценивать то, что все мы разные. Если вы не можете работать утром, но вечером просто разрывает от энергии – используйте это. Если вам нравится работать по воскресеньям, когда все отдыхают – вперёд. Главное, чтобы ожидаемые результаты на неделю вперёд совпадали с реальными.

Используйте графические элементы

Один интересный способ мотивировать себя выполнить все дела – это добавить графический элемент (круг, квадрат, треугольник – что больше нравится) возле списка задач. И как только выполнили задачу, закрашивать или заштриховывать часть рисунка. Например, сделали 10% от плана – закрасили 10% рисунка.

Этот круг или квадрат обычно сильно мозолит глаза и не даёт сидеть без дела. Особенно, когда осталась маленькая часть, которую нужно закрасить, а совесть не позволяет просто так это сделать. Это лучше всего работает – на перфекционистах.

Как увеличить число часов в сутках

Вы поняли, зачем нужен распорядок, как научиться планировать свой день и выполнять все задачи. Но можно зайти ещё дальше – увеличить количество часов в сутках.

Конечно, мы не будем ломать законы физики или чего бы там ни было ещё – просто научимся быть эффективными. Сделаем так, чтобы работа занимала намного меньше времени, чем она занимает сейчас. При этом без ущерба количеству и качеству выполненных задач.

Ускорьтесь

Есть правило – “Закон Паркинсона”, которое гласит, что задача съедает столько времени, сколько на неё выделено.

Если даёте себе на мелкие задачи много времени – их выполнение станет настолько проблемным, что займёт всё это время. Если же сократите срок в 2 раза – тоже справитесь, но станет намного проще.

Начните выполнять дела в 2 раза быстрее. Каждый на это способен. Но тут есть одно уточнение: выполняйте задачи в 2 раза быстрее, но при этом не увеличивайте их количество. Сделали всё за 4 часа вместо 8 – отлично. Не нужно работать в таком бешеном режиме по 8 часов в день – это неэффективно в долгосрочной перспективе (не протяните так месяц и уж тем более год). Займитесь в освободившееся время чем-нибудь другим. Работа не должна съедать полдня.

Выключите телефон.

Для того чтобы сфокусироваться – нам нужно 10-15 минут. А если каждый раз отвлекаться, когда захотелось посмотреть сообщения в соцсетях или ответить на звонок, то мы даже 1 час эффективно не проработаем. Потратим 90% времени на “настройку” себя.

Хотите, чтобы из ниоткуда появилось больше времени и задачи выполнялись быстрее сами собой? Уберите телефон как можно дальше. Забудьте о нём во время работы. Когда перестанете обрывать “поток” – начнёте делать всё в несколько раз быстрее, причём затрачивая меньше психологических и эмоциональных усилий.

Каждый способен жить по расписанию

Последнее, о чём хотелось бы сказать – это то, что каждый способен жить по расписанию. Если вам трудно придерживаться плана, значит вы что-то делаете не так. Не нужно мучить себя, не обязательно работать по 12 часов, чтобы всё успевать – просто перечитайте ещё раз статью и выполните все рекомендации.

На этом все! Пишите в комментариях, планируете ли вы свой день. И подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы всегда быть в курсе полезных статей.

Читайте также: