Как правильно распределить свое время: 10 простых советов
Всем привет! С вами Екатерина Калмыкова. Наверняка, вы со мной согласитесь, что самое ценное у нас — это наше время. Мы очень часто тратим его понапрасну, не понимая, что его не так уж и много.
Отвлекаясь на посторонние дела, мы теряем свое время, а потом удивляемся тому, что ничего не успеваем. Стараемся выполнить все поставленные цели, начинаем работать в условиях «многозадачности», разрываемся между запланированными делами. Как следствие, появляется раздражительность, нервные срывы, переутомляемость. Вам знакомо такое состояние?
На мой взгляд, люди, которые умеют правильно распределять время, могут по праву считаться успешными. В современном мире довольно-таки тяжело совмещать работу, учебу, уход за детьми и личную жизнь. Я, как любая женщина, тоже мечтаю совмещать все сферы жизни, чтобы времени хватало на все. Поэтому задалась изучением тайм-менеджмента и уже в написала на эту тему несколько статьей.
Вот небольшая подборка:
Планирование времени: основные принципы и методики
Как все успевать по дому, если работаешь: советы домохозяйки-бизнесвуман
Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком
Как стать организованным и все успевать: практические рекомендации
Если и вы желаете научиться эффективно управлять своим временем, а свободное время проводить с пользой и не чувствовать себя «загнанной лошадкой», то читайте дальше. Я поделюсь некоторыми советами как правильно распределить свое время.
Содержание статьи:
- 1 Время планируй, да сам не плошай
- 2 Дела и обязанности идут рука об руку
- 3 Анализ и отдых как две стороны одной медали
- 4 Зовем на помощь технику и порядок
Время планируй, да сам не плошай
Итак, как распределить время, чтобы все успеть? Самый результативный метод — это составление списка дел, которые необходимо выполнить.
Следует распределить дела, которые нужно делать в первую очередь и во вторую. Будет хорошо, если вы будете важные и не важные дела отмечать, например, разными цветами. Об этом я подробно писала в статье «Четкая расстановка приоритетов как главный фактор успешности». Также можно при планировании попробовать использовать матрицу Эйзенхауэра.
Однозначно вам будет приятнее планировать свое время, если вы заведете красивую записную книгу или ежедневник.
Совет №1: как рационально использовать свое время? Не стоит загружать свой ежедневник выдуманными делами.
Если вам предстоит свободный день или час, то подумайте: «Как распределить время?». Но не нужно стараться успеть выполнить все дела хаотичными урывками. Как говорится, всё и сразу. Такое освободившееся время лучше провести с пользой для себя, например, насладиться походом в спа или времяпровождением с подругой.
Совет №2: как продуктивно использовать свое время? Старайтесь каждую минуту использовать с пользой для себя.
Если пока не получается грамотно распределять свое время, т о попробуйте разделить дела по группам:
- первая группа — дела с первым приоритетом, важные дела;
- вторая группа — важные дела, которые могут подождать;
- третья группа — дела, которые нужно делать срочно, но они неприоритетные;
- четвертая группа — второстепенные и не срочные дела.
Как можно увидеть, сначала следует выполнить дела из первой и второй групп, затем из третьей группы и только потом, если у вас останется время, приступайте за дела из четвертой группы. Как научиться распределять свое время? Конечно, это не делается с первого раза, но практика творит чудеса. Научившись составлять группы дел, расставлять приоритеты задачам и выполнять их последовательно, то вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. И вы сразу поймете, что правильно распределяете свое время.
Очень важно более рационально использовать свое время, чтобы обрести успешную жизнь. Важную роль здесь играет сила воли.
Будь ты школьник, студент или блогер, ты должен научиться противостоять всему, что «сжирает» твое время, так называемые поглотители времени. Как правило, это социальные сети. Инстаграм, Вконтакте, Facebook – все это тратит ваше время попусту, если вы не используете их, как рабочий инструмент.
Конечно, очень интересно посмотреть, что выложила Маша, Даша или Петя. Но, проанализировав, сколько времени у вас занимает чтение ленты, вы точно ужаснетесь. Да, я тут на днях провела хронометраж. Мне просто стало жаль потерянных часов. А ведь время уходит в никуда, хотя можно было его потратить на что-то полезное. Поэтому так важно уметь грамотно распределять свое время.
Совет №3: сокращайте время, проводимое в социальных сетях и вы удивитесь, сколько свободного времени у вас есть.
Для блогера вопрос с социальными сетями может быть неактуален, потому что они являются его инструментом. Но неопытные блогеры тоже поначалу могут скатиться в простое чтение ленты.
Следите за этим!
Дела и обязанности идут рука об руку
Совет №4: как эффективно использовать рабочее время? Помните, что у вас есть дела и обязанности. Они отличаются и нужно их уметь различать.
Обязанности на работе — это то, за что вы получаете деньги. Дела могут быть лишь косвенно связаны с работой, а могут касаться другой сферы в вашей жизни. Многие женщины стремятся казаться всё успевающими и начинают работать в режиме многозадачности. Я была такой же 🙂
В результате выполнения нескольких дел сразу они делают их либо наполовину, либо некачественно, либо невнимательно и могут упустить важные детали. Как следствие, вы на одно дело затрачиваете куда больше времени, чем оно того стоит.
Совет №5: как правильно использовать рабочее время? Решайте одну задачу за раз, не распыляясь на несколько дел сразу.
Делая сто дел, вы не покажете себя с лучшей стороны. Скорее всего, вы забудете что-то важное и это не понравится начальству.
Делайте только одно дело, вы сделаете это качественнее и быстрее, а значит у вас появится больше времени на все остальное.
Богатые используют время рационально. Особое применение своему таланту они находят в работе, умея полностью погружаться в задачу. У многих имеются множество мелких дел.
Хорошо, если они так или иначе связаны с основной задачей, вы сможете переключаться между делами, не отходя мыслями от главного дела. Будет отлично, если мелкие дела будут носить механический характер, так можно будет не отвлекаться на посторонние вещи.
Анализ и отдых как две стороны одной медали
Совет №6: проводите анализ своего времени, как рабочего, так и личного.
Рационально использовать рабочее время поможет анализ своего времени. Вам нужно понять, что у вас занимает много времени и сократить это. Например, если много времени у вас занимает общение с коллегами на нерабочие темы, постарайтесь сократить разговоры и ограничится только обсуждением новостей за обедом.
То же самое касается и распределения личного времени. Если у вас много времени уходит на просмотр телевизора, постарайтесь сократить время до 30 минут в день. Не готовьте перед телевизором и не работайте перед ним. Он постоянно будет отвлекать ваше внимание. Наверняка, вы знаете, что и кушать, смотря его, тоже не рекомендуют, поскольку можно съесть гораздо больше своей порции 🙂
Помните, что вы не можете сделать все дела за один день и заработать все деньги в мире.
Совет №7: отдыхайте.
Включите в свой распорядок сон и отдых минимум 8 часов в сутки. Восьмичасовой сон — основа хорошего самочувствия и свежей головы. Если есть возможность поспать подольше — прекрасно. Дайте себе немножко поваляться в постели, не неся ответственность ни за что.
С новыми силами вы сможете совершить куда больше, чем с кругами под глазами.
Зовем на помощь технику и порядок
Вам будет проще уследить за всем, если у вас будет хороший пунктуальный помощник, а именно — смартфон.
В современных телефонах установлены программы, которые напоминают о встречах, звонках, походах в магазинах и т. д. Используйте эту прекрасную возможность, чтобы бесплатный ассистент напоминал вам о важных делах.
Совет №8: используйте таймер.
Таймер на телефоне также призван помочь занятым людям. Установите таймер на один час и постарайтесь за это время сделать хотя бы три мелких дела или одно большое. Таймер можно использовать для занятий спортом, чтения умных книг по мотивации и для саморазвития и т. д.
Совет №9: наведите и обязательно поддерживайте порядок на рабочем месте.
Вы любитель творческого беспорядка? Задумайтесь, сколько времени у вас занимает поиск нужных бумаг, папок, книжек. Если процесс занимает больше 3 минут, пора навести порядок на рабочем столе и внутри него. Процесс поиска необходимых вещей должен занимать максимум три минуты.
Совет №10: изучите вот этот классный курс.
Если вам до сих пор непонятно, как рационально использовать свое время, рекомендуем обратиться за помощью именно к этому курсу. В нем пойдет речь о способах управления собственным и чужим временем. Главное, почему я советую его, это то, что методика опробована самим автором и она принесла ему более чем щедрые плоды.
Из курса вы получите знания, которых нет в учебниках, в университетских пособиях, на интернет-ресурсах. Уникальная информация собрана на одном диске и ждет еще одного счастливчика. Тем, кто решится на обучение предстоит узнать море интересного из сферы тайм-менеджмента. Раскроются секреты, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать все дома, как монетизировать свое нахождение перед компьютером, как рационально использовать свободное время и многое другое.
Решились? Тогда не медлите. Приобретайте курс, узнавайте секрет успеха и становитесь самым успешным человеком!
***
Друзья, на этом я заканчиваю наш разговор. Уверена, если вы прислушаетесь и примите мои советы к сведению, то научитесь рационально и эффективно управлять своим рабочим и свободным временем, ведь как правильно распределить свое время вы уже знаете.
Тайм-менеджмент, действительно, интересная наука. Поэтому к этой теме я еще ни раз вернусь.
Подписывайтесь на получение анонсов статей блога, на наш Youtube-канал, добавляйтесь в друзья в любой соц.сети и не забывайте делиться информацией с друзьями.
С вами была Екатерина Калмыкова
До новых встреч
Как правильно распределять свое рабочее время
Фриланс — это не только возможность самому выстраивать себе график и работать, когда удобно. Это еще и самодисциплина, умение сосредоточиться на рабочих задачах и выполнять заказы в срок. Чтобы качественно и продуктивно работать, фрилансер должен уметь правильно распределять свое рабочее время. Этому посвящена отдельная наука, которая называется “тайм-менеджмент”.
Определите время своей наибольшей активности
Есть люди-жаворонки, а есть люди-совы. Первые просыпаются в шесть утра и готовы трудиться до полудня. Потом их запал ослабевает, и к вечеру жаворонки становятся сонными, ни о какой работе речь уже не идет.
Совы — наоборот, предпочитают работать по вечерам и до глубокой ночи. А утром им тяжело просыпаться, такие люди медленно раскачиваются и до середины дня не способны к продуктивной работе.
Определите свой тип, и уже от него распределяйте задачи. Работу над проектами планируйте на время своей максимальной активности. Домашние дела и отдых отложите на то время, когда вы не способны сосредоточиться на серьезной работе.
Создайте для себя рабочее пространство
Работа дома — это и преимущество фриланса, и одновременно недостаток. Если вы лежите на диване с ноутбуком на коленях, то непременно будете отвлекаться. Читать новости в соцсетях, проверять почту, отвечать на сообщения. Потом захочется включить фоном телевизор или пойти пить чай. В результате день идет к концу, а работа не выполнена.
Организуйте себе рабочий угол. Это можно сделать даже в небольшой квартире. Поставьте стол, на котором должны быть только ноутбук, бумага и карандаш. Если вам не нужен интернет для работы — отключите его.
Отложите телефон подальше, спрячьте пульт от телевизора. Работайте.
Попросите домашних не отвлекать вас во время работы. Объясните, что вы обязательно уделите им внимание — но когда сделаете все, что было запланировано на день.
Заведите себе планировщик задач
Работать легче, когда перед глазами есть четкий план и сроки выполнения задач. В качестве планировщика может выступить что угодно:
- расчерченный лист бумаги;
- заметки в смартфоне;
- приложения-планнеры.
Главное, чтобы вам было удобно его использовать. Для каждой задачи прописывайте время, которое уйдет на ее выполнение. Объемные проекты разбивайте на этапы, и тоже прописывайте сроки.
Составляйте планы на день, на месяц и на год. Когда задачи прописаны вперед, их удобнее перемещать и корректировать сроки выполнения.
Выполненные задачи сразу вычеркивайте из планировщика. В конце рабочего дня проанализируйте, что вы успели сделать в срок, а что не получилось.
Подумайте, как можно скорректировать ваш план.
Установите дедлайн сами себе
Выполнять задачи проще, если вы сами установите себе временной промежуток для них. Например, вам нужно написать текст на одну страницу. На это вы всегда тратите 60 минут. Установите себе таймер на один час и работайте над текстом. Старайтесь не отвлекаться на посторонние дела, чтобы закончить задачу в срок. После выполнения работы отдохните 10 минут.
Распределите так все задачи, запланированные на день. Периоды определяйте для себя сами. Вам может быть удобно работать по 30 минут, а потом отдыхать 15 минут. Или заниматься делами два часа подряд, а потом устроить получасовой перерыв.
Придерживайтесь установленного графика. Поначалу будет сложно не отвлекаться на другие дела и вопросы. Но со временем вы привыкнете к установленному режиму и работа пойдет гораздо продуктивнее.
Определите для себя приоритетность задач
Есть правило, что важные задачи нужно выполнять в первую очередь.
Но необязательно слепо следовать этому правилу. Если вам удобнее сначала выполнить мелкие дела, а затем приступить к главному проекту — так и делайте.
Загляните в свой план на день, и пронумеруйте пункты в такой очередности, в какой вам удобно их выполнить. Ну а дальше делайте все задачи по порядку. Если пунктов много, сгруппируйте их по важности. Оцените, сколько времени вы потратите на то, чтобы разобраться с каждой из этих групп. Если поймете, что ваш рабочий день продолжается меньше, чем вам понадобится времени — отложите те дела, которые можно отложить.
Сделайте уборку на рабочем месте
На вашем столе все должно лежать так, чтобы нужную вещь вы нашли сразу. Разложите документы и важные бумаги по папкам, подпишите каждую из них. Канцелярские принадлежности поставьте в органайзер или стакан. Книги расставьте на полке. Если на вашем столе беспорядок, то вы тратите свое рабочее время на поиск нужной вещи.
Вознаграждайте себя
Работа всегда приятнее, если ее чем-то вознаграждают.
Речь сейчас не о финансовом вознаграждении за выполнение заказа. Порадуйте себя сами. Выполнили весь список задач, запланированный на день — закажите вкусную пиццу, сходите на прогулку или посмотрите любимый фильм. Успешно справились с крупным проектом — сходите в ресторан, или устройте себе выходной день безделья.
Не забывайте про отдых
Даже если вы работоспособный человек, и очень увлечены своими проектами — вам нужен отдых. В ежедневном расписании обязательно должно быть место для домашних дел, общения с близкими или просмотра сериала.
Не выкраивайте время для работы из ночного сна или приема пищи. Голодный и сонный человек плохо работает. В итоге вы все равно не сможете выполнить свои задачи, но при этом еще и будете себя плохо чувствовать.
Давайте подведем итоги. Фрилансер должен уметь распределять свое время на работу и отдых. Для этого нужно определить периоды лучшей работоспособности в течение дня, и составить план задач с очередностью их выполнения.
Разместить резюме Добавить вакансию
Как лучше распределять свое время для достижения успеха
Planview.com
Ваш путь к гибкости бизнеса
Эффективное распределение времени не обязательно означает уделять больше времени, речь идет о том, чтобы наилучшим образом использовать уже отпущенное время к чему-то и часто может быть разницей между успехом и неудачей в проекте.
Применение навыков тайм-менеджмента влияет на все аспекты проекта, включая:
- Оценка использования ресурсов
- Планирование результатов и соблюдение сроков
- Порядок задач и выбор критического пути
- Координация с подрядчиками
- Создание точного графика проекта
- Прогнозирование надлежащего распределения времени для задач и членов команды
Конечно, это одно нужно говорить о важности отличных навыков тайм-менеджмента, и совсем другое — иметь или развивать их. К счастью для современных менеджеров проектов, теперь есть гораздо больше возможностей для сопоставления и анализа эффективности использования времени в своих проектах и меньше полагаться на интуицию.
Если вы хотите начать улучшать свои собственные способности распределения времени, вот несколько хороших мест для начала.
Используйте методологию, которая работает
Чтобы правильно распределить время, необходимо иметь план того, как оно будет измеряться и как будут делегироваться задачи. Существует множество распространенных техник, начиная от относительно простого метода «помодоро» (т. е. делать все порциями по 25 минут с последующим пятиминутным перерывом) до «168» часов Лауры Вандеркам, более теоретического подхода, который фокусируется на идеальном подходе. что у нас действительно есть все необходимое время, чтобы делать все, что мы действительно хотим.
Разделение задач и расписаний вашей команды на систему также может быть таким же простым, как и самостоятельная отчетность, но для менеджера проекта важно уметь оценивать и анализировать распределение времени, чтобы выяснить, что работает, а что нет. ‘t и где прогрессивные изменения могут быть сделаны.
Будьте последовательны
После того, как вы решили, как будет оцениваться распределение времени, важно придерживаться его и оставаться последовательным на протяжении всего проекта. Маловероятно, что какая-либо конкретная система будет катастрофически неэффективной, но то, что определенно снизит шансы на успех и усилит путаницу, — это попытки каждую неделю менять что-то новое.
Повысьте гибкость своего бизнеса с помощью программного обеспечения для управления проектами Planview AdaptiveWork
Ознакомьтесь с продуктом
Повысьте гибкость системы
Гибкость — это один из навыков тайм-менеджмента, но о нем мало говорят. Если вы не работаете исключительно с машинами, важно помнить, что людей нельзя просто переключать с одной задачи или режима на другую. Эти когнитивные сдвиги требуют времени, которое следует планировать.
Проверьте свою точность и учитесь на ошибках
Как уже упоминалось, одним из больших преимуществ современного программного обеспечения для управления проектами является тот факт, что практически все данные, созданные в рамках вашего проекта, включая распределение времени, могут быть собраны вместе в одном точка и анализируется.
Это позволяет менеджерам проектов получать реальное представление о том, что происходит в их проекте, и насколько эффективны их навыки тайм-менеджмента.
Являясь одним из мировых лидеров в области программного обеспечения для управления проектами, обеспечивающего стабильный успех, Planview AdaptiveWork может быть уверен в улучшении приложений для управления временем, где бы они ни применялись. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, как мы можем помочь вывести ваши навыки тайм-менеджмента на новый уровень.
Автор: Team AdaptiveWork
Как разумно распределять время
Ханна Морган
- 0
- Более
Мы не можем управлять временем, но мы можем управлять тем, как мы его используем. Вот как мудро распределять свое время во время поиска работы и не только.
Не знаю, как у вас, а в сутках просто не хватает часов, чтобы сделать все, что я хочу и должен сделать!
Время — драгоценный товар, и мы с тобой тратим его впустую. Давайте серьезно возьмем под контроль то, как мы тратим свое время!
Если вы говорите: «Нет, не я, у меня есть система», то я вам завидую! Но большинству из нас не удается разумно распределить свое время.
Я не бездельник, и ты тоже. На полу в моей спальне стоит переполненная корзина с чистой одеждой, которая гложет меня уже два дня. Затем есть раковина, заполненная посудой, и чистая посудомоечная машина, которую нужно разгрузить. И давайте не будем забывать электронные письма, на которые я должен отвечать, проекты для работы, которые наполовину завершены, и множество других «задач», которые я ношу в своей голове и где-то записываю на клочках бумаги! Что-то из этого звучит знакомо?
Прокрастинация
Это я! Я королева прокрастинации. Я жду до последней минуты, чтобы сделать все.
Было бы не так плохо, если бы я не беспокоился о сроках, но я волнуюсь, и это вызывает стресс. Но у меня есть секрет, которым я пользуюсь. Вы хотите услышать это? Во-первых, я хочу поблагодарить всех людей, которые помогают мне в этом, знают они об этом или нет!
Я сотрудничаю с людьми, которые являются делателями. Я намеренно ищу и общаюсь с людьми, которые не откладывают дела на потом. После того, как я признался им в своей проблеме с прокрастинацией, я заручился их помощью, чтобы призвать меня к ответу. Я делюсь с ними сроками родов и знаю, что, сделав это, я не могу их подвести.
Кто возлагает на вас ответственность за то, что вы делаете? Нет оправдания тому, почему вы не можете найти ответственного партнера. Нуль. Если вы медлите, найдите его сегодня!
Over Commit
Я подписываюсь на слишком много вещей — на мероприятия и волонтерские проекты, которые в то время кажутся отличными. Я делаю это, потому что хочу помочь, и в некоторых случаях мне льстит, что кто-то попросил меня о помощи.
Тем не менее, большинство обязательств, которые я беру на себя, «интересны», но не имеют решающего значения для моей цели и миссии. Да, они обычно доставляют мне удовольствие, но в конце я обычно чувствую, что они не были лучшим использованием моего времени, что, конечно, вызывает больше стресса.
Волшебная формула — просто сказать НЕТ. Это сложно. Но в конце дня вам нужно чувствовать, что вы использовали свое время хорошо, без чувства вины. Если вам трудно сказать «нет», вы можете сказать что-то вроде: «Я бы хотел, но не могу. Вы не думали спросить Бетти Сью? Она может быть отличным источником».
Оправдания
Я придумываю оправдания, чтобы оправдать то, что я трачу свое время на легкомысленные проекты или занимаю слишком много времени, чтобы что-то делать. Но я знаю правду. Я потратил впустую свое время, и если я не создам механизм, я сделаю это снова.
Получите контроль и разумно распределите свое время
Будьте реалистом
Если ваш список дел состоит из 100 пунктов, вы никогда не справитесь с ним.
Будь реальным. Если вы регулярно не можете выполнить все пункты в своем списке дел, либо у вас их слишком много, либо задача слишком велика. Разбивайте большие задачи на более мелкие.
Работайте небольшими порциями за раз
Установите таймер и работайте с интервалами в 45-60 минут. Выбери задачу, которую хочешь выполнить, и вперед! Это должно держать вас в фокусе. Вознаградите себя 5-10-минутным перерывом и повторите! Слышали ли вы о технике помидора?
Использование календаря
Использование блоков времени в календаре для каждой задачи. Если вы не заблокируете его, угадайте, что? Возникают другие «чрезвычайные ситуации», которые отнимают ваше время, и в конце дня вы часто задаетесь вопросом… куда делся день! Структурируйте свою неделю
Приручите зверя электронной почты
Больше всего времени тратит электронная почта. Нет абсолютно никакой причины, по которой вам нужно проверять это все время. Специалисты советуют проверять его два раза в день.