Как правильно распределять свое время: Как правильно распределить время что бы все успевать

Как правильно распределить время что бы все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Скачать ЛидерТаск

Оценить

Как правильно распределить свое время так, чтобы все успевать

Ритм жизни современного человека очень активный. Мы хотим многое успевать, качественно выполнять задачи и при этом оставаться энергичными и полными сил. Именно поэтому умение распределять время правильно в течение дня очень нужный и полезный навык, который стоит освоить каждому.

В этой статье поговорим о том, как правильно распределять свое время, чтобы успевать выполнять максимальное количество важных дел.

Содержание

• Как распределять время правильно, чтобы все успевать
• Основы грамотного тайм-менеджмента
• Как распределять рабочее время правильно
• Советы по планированию дня
• Как найти время для отдыха?
• Заключение

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает?  Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию. Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела.

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

• Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове.  Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
• Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
• Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
• Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале.  Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней.

Как распределять рабочее время правильно

При планировании вашего рабочего времени вам могут быть полезны следующие советы

• Заведите ежедневник (бумажный или электронный). Записывайте туда ваши ежедневные задачи и обязанности. И не забывайте расставлять для них приоритеты.
• Когда находитесь на работе, старайтесь выполнять трудовые обязанности и концентрироваться на них. Для общения с коллегами на нерабочие темы лучше выделять определенное время, когда основная работа уже выполнена.
• Если этого не требуют ваши трудовые обязанности, постарайтесь отказаться от использования мобильного телефона и Интернета, которые являются основными похитителями времени.
• Дела, которые не очень нравятся, лучше всего делать утром. В теории тайм-менеджмента это называется «есть лягушек».
• Учитесь говорить «нет». В первую очередь, выполняйте свои обязанности. А потом, если будет свободное время, можете выполнить небольшую просьбу коллеги.
• Долой многозадачность. Не беритесь одновременно за выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время.Старайтесь выполнять дела по очереди.
• Следите за своими биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

Советы по планированию дня

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

• Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
• Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
• Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
• Поддерживайте порядок.  Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль. Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
• Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны. Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
• Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
• Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
• Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Как найти время для отдыха?

В ежедневные планы обязательно необходимо включать время для качественного отдыха.

• Планировать свое свободное время нужно заранее, чтобы провести его с максимальной пользой и качественно отдохнуть.
• Старайтесь отдыхать активно. Займитесь спортом, бегом, катайтесь на велосипеде или просто погуляйте в парке на свежем воздухе. Можно слушать музыку, читать, ходить в театр или кино. Проводите даже свободное время с пользой.
• Во время отдыха отложите все дела и мысли о проблемах и задачах. Старайтесь не думать о работе. Посвятите это время себе или родным, выполнению любимых занятий.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел.

И родные не будут ощущать вашу постоянную занятость. А ваш организм будет готов к новым свершениям.

Когда вы будете знать, как правильно распределять свое время и отдых, с легкостью сможете справляться с важными задачами, быстрее решать проблемы. Успеете отдохнуть и позаниматься любимыми делами, посвятить время родным.

Заключение

Основное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов, а также обязательное планирование обязанностей и отдыха. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать.

А для ответа на вопрос «Как научиться распределять время, чтобы все успевать?» существует простой совет: время нужно распределять осознанно. Не жить беспорядочно и хаотично, а ценить каждую минуту времени и искать способы, как и на что его правильно потратить. Тогда ваша жизнь будет выстраиваться по новой схеме и каждый день станет успешным, насыщенным и будет приносить радость!

15 способов распределения времени для повышения продуктивности

Обычно, когда вы вычеркиваете один пункт из списка дел, появляются еще два. Поэтому вот 15 техник распределения времени, которые помогут вам не отставать от расписания.

Говорят, что тот, кто сумеет овладеть временем, станет всемогущим.

Если подумать, в этом есть доля правды, потому что люди способны на великие дела, пока у них есть время для их достижения.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессионалом, предпринимателем или просто хотите максимально эффективно использовать свой день, эффективное управление временем необходимо.

Если вы стремитесь к совершенству и хотите повысить свою продуктивность, мы подготовили для вас 15 техник распределения времени:

1. Техника Помидора
2. Пакетирование задач
3. Поедание лягушки
4. Золотые часы
900 13 Матрица Эйзенхауэра
5. Правило 80/20
6. Автоматизируйте свои задачи
7. Планируйте свой день
8. Составляйте списки дел
9. Приоритизируйте задачи
10. Устраните отвлекающие факторы способ
11. Следите за своим временем (используйте приложения для отслеживания времени)
12. Определите MIT (наиболее важные задачи)
13. Не выполняйте многозадачность (потеря производительности)

Эти советы могут не научить вас управлять временем, но они могут приблизить вас к цель.

Как управлять временем?

Существует множество различных стратегий тайм-менеджмента, которые можно легко применять в повседневной деятельности, чтобы снизить уровень стресса.

Все зависит от ваших целей и самодисциплины, потому что вы можете хорошо планировать, но вы также должны придерживаться составленного вами графика, чтобы быть продуктивным.

Таким образом, вы должны быть реалистами и составлять выполнимые графики.

Я понимаю, что вы стремитесь все успеть за один день, но даже машинам нужен отдых, иначе они перегреваются.

Вам придется поэкспериментировать с множеством различных методов, приемов и систем, пока вы не найдете наиболее подходящий для вас.

1. Техника Помидора

Тоггл говорит, что эта техника может решить ваши проблемы, если вы заметили, что ваши коллеги или сотрудники легко отвлекаются.

Все, что вам нужно сделать, это убедить их установить таймер.

Этот метод более равномерно распределяет вашу рабочую нагрузку в течение дня и помогает вам сосредоточиться на задаче.

• Возьмите свой список дел
• Выберите задачу, которую хотите выполнить
• Установите таймер на 25-минутный блок (он же Помидор).
• Не работайте в режиме многозадачности и не прерывайте рабочий процесс мелкими отвлекающими факторами. Работайте исключительно над задачей по своему выбору.
• Когда время истекло, вы заслужили 5-минутный перерыв.
• После 4 циклов Pomodoros сделайте более длительный перерыв – около 20 минут.

2. Пакетирование задач

Если вы постоянно работаете в режиме многозадачности, но понимаете, что в конце дня не выполнили полностью ни одно из своих дел, метод пакетирования задач может быть для вас правильным. .

Возьмите свой список дел и набор маркеров и приступайте к работе.

Цель состоит в том, чтобы найти в вашем списке несколько похожих задач, которые можно было бы выполнить одновременно.

С помощью различных маркеров вы сможете группировать действия по категориям на основе их сходства.

Возможно, вы привыкли решать срочные дела в первую очередь, и это может немного изменить порядок, но на самом деле это сделает вас более продуктивным, чем раньше, если вы склонны легко сбиваться с пути.

💡 Профессиональный совет

Организация встреч часто требует времени и ресурсов. К счастью, есть инструмент, который поможет вам более эффективно управлять своим временем.

3. Поедание лягушки

Вы изо всех сил пытаетесь выполнить более сложные и неприятные задания? Вы любитель откладывать дела на потом?

Опять же, возьмите своего старого доброго друга — список дел и глоток смелости, и выполните худшее задание , которое вы видите в списке.

Эта техника вдохновлена ​​Марком Твеном, который однажды сказал, что если работа человека состоит в том, чтобы есть лягушку, то первое, что он должен сделать утром, это съесть эту лягушку. Возможно, он мог бы использовать более приятный пример, чтобы проиллюстрировать свое сообщение.

В любом случае, идея в том, что человек должен заниматься в первую очередь самыми неприятными задачами дня. Потом становится только лучше.

4. Золотые часы

Невозможно всегда оставаться мотивированным. На человека постоянно влияют другие обстоятельства, настроения, чувства и мысли.

Поэтому не судите себя строго, если вам не хватает внимания или мотивации.

Эта деятельность по тайм-менеджменту очень похожа на циркадный ритм с той лишь разницей, что вы можете заниматься ею в личных целях, а не для создания идеальной команды.

Заведите журнал, в котором будете документировать свои рабочие дни. Постарайтесь сохранить его в течение недели или около того.

Опишите, как проходит ваш день и когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, чтобы найти закономерность. Это поможет вам определить ваши золотых часа .

Теперь вы будете знать, когда браться за более энергоемкие дела.

5. Матрица Эйзенхауэра

Эта стратегия распределения времени связана с чувством дезориентации, когда у вас куча работы и вы не знаете, с чего начать.

• Возьмите чистый лист бумаги и разделите его на четыре равных квадранта.
• Вверху пометьте два столбца «Срочно» и «Не срочно».
• Назовите строки «Важно» и «Не важно».
• Распределите задачи по назначенным им категориям.
• Когда вы их все заказали, следуйте этой системе:
• Срочно и важно: сначала нужно сделать.
• Срочно и не важно: следующий на очереди.
• Не срочно и важно: разработайте план действий.
• Не срочно и не важно: зачем вообще беспокоиться? Сотрите их.

Это прекрасно само по себе, но также может быть дополнением к любой другой технике расстановки приоритетов.

6. Правило 80/20

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, представляет собой метод распределения времени, который предполагает, что наши повседневные задачи делятся на 2 части – жизненно важные и тривиальные.

Жизненно важные задачи занимают 20% нашего списка дел, а тривиальные, более простые задачи — 80%.

Важно понять это правило, поскольку оно применимо ко всему в нашей жизни. Включая управление нашим бизнесом.

💡Совет профессионала

Определите самые важные задачи на день и сосредоточьте на них свое время. Это поможет вам быть более продуктивным и эффективным. Правило 80/20 можно применять ко всему в вашей жизни, но оно особенно полезно, если вы ведете бизнес 90–104.

Перед тем, как приступить к работе, всегда спрашивайте себя: «Эта задача входит в 20 % основных задач или в 80 % последних?»

Правило для этого таково: не поддавайтесь искушению сначала разобраться с мелочами.

7. Автоматизируйте свои задачи

Держу пари, вам надоело заниматься повторяющимися ручными задачами, которые машина может легко сделать за вас. Все, что вам нужно, это правильное программное обеспечение или набор инструментов.

Процесс автоматизации может снизить эксплуатационные расходы, повысить надежность и дать вам больше времени, которое вы можете потратить на что-то более важное.

Различные платформы могут предложить вам лучшие инструменты автоматизации.

Вы можете спросить, что можно автоматизировать?

• Маркетинг, а точнее – сообщения в социальных сетях.
• Административные задачи, такие как планирование встреч и сортировка электронной почты.
• Финансы и бухгалтерский учет – управление счетами-фактурами и расчет налога с продаж.

8. Планируйте свой день

Если вы планируете свой день заранее, вы будете гораздо более организованным. Это факты.

Вы можете подумать, что систематизируете то, чем занимаетесь в течение дня или сразу после пробуждения, однако чаще всего это не так.

Вы можете проснуться и не чувствовать себя в настроении что-либо делать, поэтому у вас должно быть четкое представление о том, что произошло накануне.

Самодисциплина тоже играет огромную роль, ведь если вы ведете собственный бизнес, то у вас нет начальника, который бы говорил вам, что вы ДОЛЖНЫ делать.

Вам придется мотивировать себя и никогда не слушать внутренний голос, который пытается убедить вас, что прокрастинация — это хороший вариант.

9. Составляйте списки дел

Списки дел — это лучший инструмент для распределения времени, поскольку они дают вам четкое представление о том, что вам осталось сделать.

Если вы не запишете все задачи или забудете обновить уже существующий список, вы можете что-то забыть.

День предпринимателя беспокойный, не полагайтесь на свою хорошую память.

Когда вы изложите все на бумаге, вы также сможете обдумать свои задачи и объединить некоторые из них.

Не будем забывать о чувстве самоудовлетворения, когда вы что-то вычеркиваете из списка, что может мотивировать и вдохновить вас сделать еще одно.

10. Приоритизируйте задачи

Я уже упоминал правило 80/20. Это иллюстрация соотношения неважных и важных действий.

Чтобы быть эффективным, вы должны расставлять приоритеты и выполнять важные задачи в первую очередь.

Они могут занять больше времени; их может быть труднее решить. Однако, в конце концов, они будут намного полезнее по сравнению с остальными.

Если вы привыкнете заниматься тривиальными делами, то всегда будете откладывать самые насущные дела на потом, что в профессиональном мире категорически запрещено.

Кроме того, выполнение более незначительных задач может оставить у вас ложное ощущение, что ваш день был плодотворным, что не так.

11. Устранение отвлекающих факторов

Есть поговорка, что мы строим планы, чтобы жизнь (или судьба) могла их отменить. Рассматривайте отвлекающие факторы как маленькие попытки жизни сбить вас с дороги.

Конечно, если это что-то действительно важное, вам следует разобраться с этим как можно скорее.

Но не тратьте слишком много времени, обращая внимание на то, что не навредит вам или не поможет.

Распределение времени не является точной наукой, и вы всегда должны помнить, что случаются неожиданные вещи, которые могут вас задержать.

Постарайтесь быть готовым, и что бы ни случилось, не теряйте концентрацию на своих целях.

12. Метод «блокировки времени» Илона Маска

Какой метод распределения времени использует Илон Маск? Это так просто и в то же время так эффективно.

• Разделите весь свой день на 5-минутные интервалы.
• Расставьте задачи на день и подумайте, сколько времени займет каждая из них.
• Назначьте задачи на определенные временные интервалы в вашем календаре.
• Выполняйте эти задачи точно так, как это указано в вашем календаре. Не затягивайте и не выполняйте многозадачность.
• Один временной интервал = одно действие.

Этот метод объединит ваш список дел с вашим календарем и поможет вам избежать прокрастинации.

13. Отслеживайте свое время

Когда вы отслеживаете свое время, вы знаете, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи. Это может очень помочь вам, когда вы планируете свой следующий день.

У вас будет четкое представление о том, требует ли задача много времени, и вы сможете лучше структурировать графики и соблюдать сроки.

Вы также будете осознавать количество времени, затрачиваемого на неважные дела, и либо сократите его, либо перейдете к следующему делу.

Вам будет легче заметить, что вы застряли.

14. Определить MIT

Как я уже несколько раз повторял в этой статье, любой предприниматель должен уметь отличать самые важные задачи от тех, которые могут немного подождать.

Но как это сделать?

Что из них самое важное?

Все, что может повлиять на ваш доход, следует рассматривать как критическое и решать как можно скорее.

Неважно, положительное это или отрицательное влияние, сделайте это первым!

Обычно у вас должно быть одно или два таких неотложных дела в день. Они, как правило, более сложные и трудоемкие, поэтому никогда не позволяйте им накапливаться!

15. Не многозадачность

Многозадачность — главный враг методов распределения времени по разным причинам.

• Вы легко отвлекаетесь.
• Вы начинаете делать разные вещи одновременно, и они остаются незавершенными.
• Вы не следуете четкому плану и можете запутаться.
• Перегруженность работой также является ключевым недостатком.
• Даже если вам удастся выполнить все, качество исполнения будет не таким хорошим, как если бы вы сосредоточились на чем-то одном.

В общем, я настоятельно не рекомендую вам заниматься этим делом, даже если у вас осталось мало времени.

Лучше извиниться, объясниться и сделать как следует с опозданием, чем делать из задачи лажу.

Комбинируйте различные методы распределения времени, чтобы получить от дня максимум удовольствия

Я надеюсь, что нам удалось предоставить вам лучшее руководство по тайм-менеджменту, и вы сможете начать день более уверенно, чем когда-либо. .

Не забывайте, что вы можете использовать разные стратегии распределения времени для разных ситуаций, а также можете комбинировать несколько из них, чтобы быть максимально эффективными.

Экспериментируйте, пробуйте разные вещи и смотрите, что работает именно для вас.

В конце концов, у настоящего мастера времени есть много трюков в рукаве.

ПС. Не забывайте старый добрый рабочий лист тайм-менеджмента. Час планирования сэкономит вам часы работы.

Распределение времени: 7 методов повышения производительности

Нам всем хотелось бы иметь больше времени. Время делать то, что мы любим, время расслабиться и зарядиться энергией, время провести с семьей и друзьями. Но правда в том, что время — драгоценный товар, и мы должны использовать его с умом, если хотим получить от жизни максимум.

Хорошая новость заключается в том, что, внеся несколько простых изменений в то, как мы используем свое время, мы можем значительно повысить свою производительность и улучшить общее качество жизни. В Quidlo мы поделимся семью методами распределения времени, которые помогут вам максимально эффективно использовать свое время.

Содержание

Зачем выделять время?

В сутках 24 часа. Но в зависимости от того, как вы проводите эти часы, может показаться, что они пролетают или тянутся вечно. Надежная система распределения работы — это способ взять под контроль свое время, чтобы вы могли использовать его более эффективно — речь идет об обдуманности и создании графика, который работает для вас.

Распределяя время, вы можете:

• Расставить приоритеты в своем времени и знать, что для вас важно
• Делайте больше за меньшее время (из-за явления, известного как закон Паркинсона)
• Снижайте стресс и тревогу, связанные с управлением временем
• Создавайте лучший баланс между работой и личной жизнью
• Соблюдайте профессиональные стандарты, когда речь идет о сроках, связанных с работой

1. Внедрите систему учета рабочего времени

Если вы хотите эффективно распределять свое время, вам необходимо знать куда уходит ваше время . И лучший способ сделать это в современную эпоху — отслеживать свое время с помощью приложения для учета рабочего времени.

👉 Связанный: 9 Преимущества отслеживания времени

С помощью программного обеспечения для распределения времени, такого как Quidlo, вы можете точно видеть, сколько времени вы тратите на каждую задачу, поэтому вы можете определить действия, которые тратят время, и внести соответствующие коррективы.

Вот несколько отличных функций, позволяющих планировать прогулку в парке по планированию времени:

• Кнопочный счетчик времени — Просто нажмите кнопку, чтобы начать регистрацию времени, необходимого для выполнения задач. Вы можете пометить любой проект, добавить заметки и прикрепить теги, чтобы упорядочить и отфильтровать свои задачи. Таким образом, вы получите общее представление о том, сколько времени на самом деле занимают действия, чтобы в будущем вы могли делать более точные оценки времени.
• Получите обзор затраченного времени — Quidlo предоставляет настраиваемые отчеты об общем времени, затраченном на задачи (в том числе разными коллегами), которыми вы можете поделиться со своей командой. Используя его, вы можете с первого взгляда визуализировать общее распределение времени в вашей компании, исследовать узкие места и использовать возможности для экономии времени.
• Будьте в курсе графиков проектов – Вы можете отслеживать прогресс вашей команды (и вас) в проектах, чтобы определить, были ли точны оценки времени и насколько продуктивно все работают. Если проект отстает, вы можете быстро определить причину и предпринять шаги, чтобы вернуть его в нужное русло. Это также может помочь вам установить важные буферные периоды для крупномасштабных проектов.

👉 Новичок в учете времени? 5 советов о том, как внедрить решение для учета рабочего времени в вашей команде.

Хорошо, теперь давайте посмотрим на определение ваших приоритетов и планирование вашей работы.

2. Знайте свои приоритеты — Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает вам различать срочные и важные задачи. Он назван в честь бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был известен своими навыками эффективного тайм-менеджмента.

Матрица Эйнзенхауэра

Вот как это работает. Вы делите свои задачи на четыре квадранта:

1. Срочные и важные (задачи, которые нужно сделать немедленно)
2. Важные, но не срочные (задачи, которые важны, но могут подождать)
3. Срочные, но не важные (задачи срочные, но не важные для ваших целей)
4. Несрочные и неважные (задачи, которые можно безопасно удалить из списка дел)

время и энергия. Вы должны стремиться тратить большую часть своего времени на задачи в первом квадранте и очень мало времени на задачи в четвертом квадранте.

3. Блокировка времени: поймите, когда вы наиболее продуктивны

Блокировка времени предполагает выделение определенных блоков времени (когда вы наиболее продуктивны) для определенных задач. Например, вы можете выделять два часа каждое утро понедельника на работу над проектом, который должен быть сдан в конце недели.

Отчет Udemy фактически показал, что 3 из 4 работников (70%) признаются, что отвлекаются на работе из-за того, что происходит так много дел одновременно. Вот почему блокировка времени — эффективный способ повысить продуктивность, потому что она помогает вам сосредоточиться на 9 задачах.0347 по одной задаче за раз. Когда вы знаете, что у вас есть определенное количество времени для выполнения задачи, вы с меньшей вероятностью будете отвлекаться или отвлекаться.

Кроме того, блокировка времени может помочь вам лучше использовать свое время, группируя похожие задачи вместе. Например, если вам нужно сделать несколько телефонных звонков, имеет смысл сделать их все сразу, а не распределять их в течение дня.

Чтобы блокировка времени работала на вас, важно реально оценивать, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи (опять же, это можно упростить с помощью приложения для отслеживания времени). Также важно предусмотреть некоторую гибкость в вашем расписании, чтобы вы могли приспособиться к непредвиденным задачам или задержкам.

4. Избегайте выгорания с помощью Техники Помидора

Техника Помидора основана на идее, что если вы разбиваете работу и распределяете рабочее время на управляемые части, вам легче оставаться сосредоточенным и избежать выгорания.

Вот как это работает:

1. Вы выбираете задачу для работы.
2. Установите таймер на 25 минут (или на то, что вам подходит) и начинайте работать (посмотрите: лучшие приложения-помодоро).
3. Как только таймер сработает, сделайте пятиминутный перерыв (или, как вам удобно).
4. Повторите этот процесс четыре раза (известный как «помодор»), затем сделайте более длительный перерыв (15-20 минут) перед тем, как приступить к следующему помидору.

Ключ к тому, чтобы эта техника работала, — быть строгим к себе. Как только таймер сработает, вам нужно прекратить работу и сделать перерыв, даже если вы чем-то заняты. Это поможет научить ваш мозг концентрироваться на короткие промежутки времени и избежать эмоционального выгорания.

5. Спросите: что движет иглой? (Правило Парето – также известное как Правило 80/20)

Вы когда-нибудь слышали поговорку: 80 % ваших результатов зависят от 20 % ваших усилий?

Другими словами, большая часть ваших результатов связана с небольшой частью вашей работы. Это означает, что вам нужно сосредоточиться на задачах, которые на самом деле будут двигать иглу, а не зацикливаться на занятой работе.

Чтобы применить правило Парето к тайм-менеджменту, начните с составления списка всех задач, которые вам нужно выполнить. Затем расставьте приоритеты этих задач по их важности и расчетному времени выполнения. Когда у вас будет список, начните с задачи, которая окажет наибольшее влияние, и двигайтесь вниз.

Принцип Парето

Имейте в виду, что правило Парето должно быть ориентиром, а не жестким правилом. В некоторых случаях имеет смысл сначала выполнить менее важную задачу, если она требует времени или есть вероятность, что она вообще не будет выполнена.

В то время как матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты в отношении времени в целом, в то время как правило Парето помогает расставить приоритеты во времени для конкретной цели.

6. Решайте самые сложные задачи лицом к лицу (техника «съешь лягушку»)

Техника «съесть лягушку» заключается в том, чтобы первым делом с утра избавиться от самых важных (и, как правило, наименее желательных) задач.

Идея заключается в том, что если вы начнете свой день с решения самых сложных задач, остаток дня будет легким по сравнению с ним. И, что еще лучше, вы получите удовлетворение от осознания того, что вы уже достигли своих самых важных целей на день.

Чтобы «съесть лягушку», начните с составления списка всех дел, которые вам нужно сделать сегодня, а затем расставьте их по степени важности. Затем начните с самой важной задачи и работайте над ней, пока она не будет выполнена, прежде чем переходить к следующей задаче в вашем списке.

Конечно, эта техника работает только в том случае, если вы действительно способны придерживаться ее и не поддаваться искушению откладывать дела на потом. Если вы обнаружите, что испытываете затруднения, попробуйте установить для себя таймер и работать над задачей в течение определенного периода времени (скажем, 25 минут), прежде чем сделать пятиминутный перерыв.

7. Скажите «нет» трате времени (но иногда говорите «да»)

В вашей жизни всегда будут траты времени — будь то просмотр социальных сетей, чтение новостей или просмотр телевизора. И хотя нет ничего плохого в том, чтобы время от времени делать перерыв, важно помнить, сколько времени вы на самом деле тратите на эти занятия.

Хорошим эмпирическим правилом является правило 50/10: на каждые 50 минут, которые вы тратите на работу, тратьте 10 минут на то, что не связано с работой. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, оставляя себе время для отдыха. .

Итак, если вы обнаружите, что тратите больше времени, чем хотелось бы, на трату времени, попробуйте установить для себя ограничение. Например, вы можете позволить себе проверять социальные сети в течение 15 минут утром и 15 минут вечером.

По истечении лимита времени закройте все приложения и сосредоточьтесь на чем-то другом.

Известные люди, которые распределяют время (+ чему вы можете у них научиться)

• Правило 5 минут Илона Маска: Это уловка миллиардера-предпринимателя по блокировке времени – Маск планирует свой день с шагом в пять минут или ‘ временные блоки», и каждый блок назначается определенной задаче или действию. Например, он отвечал на просроченные электронные письма, ел или проводил рабочие встречи, используя этот метод блокировки времени.
• Стратегия Уоррена Баффета из двух списков: Всемирно известный инвестор и генеральный директор Berkshire Hathaway владеет методом тайм-менеджмента, который он использует уже несколько десятилетий. Каждый день он начинает с составления списка наиболее важных задач, которые ему необходимо выполнить, а затем составляет второй список того, что он хотел бы сделать, если бы у него было время. Затем он сосредотачивается на задачах из первого списка и переходит только ко второму списку 9. 0347 только если он все выполнил на первом.
• Деймонд Джон Два зайца с одним камнем Образ жизни : Знаменитый инвестор аквариума с акулами говорит, что любит максимально использовать свое время, когда это возможно — если это означает, что нужно писать электронные письма в самолете (а не в офисе), он делает это. Если это означает запись подкаста во время прогулки, он так и делает. Джон говорит, что время — это самое ценное, что есть у человека, и его нужно использовать с умом.
• Эффективность игры Джека Гроетцингера против самого себя: У сооснователя SeatGeek, одной из крупнейших в мире систем поиска билетов, на выполнение всех задач выделено приблизительное количество минут. Он использует программное обеспечение, чтобы записывать, когда он начинает и заканчивает каждый элемент. Каждый день он ставит перед собой задачу выполнить работу раньше, чем предполагалось, и он фактически производит расчеты (количество фактических минут, деленное на ожидаемые минуты), чтобы оценить свою реальную эффективность работы.

Распределение времени в бизнесе

Распределение времени в бизнес-контексте важно по нескольким причинам.

• Позволяет предприятиям сосредоточиться на наиболее важных задачах и приоритетах. Выделяя время на конкретные задачи, предприятия могут гарантировать, что они максимально эффективно используют свое время и ресурсы.
• Во-вторых, распределение времени может помочь предприятиям оценить свою эффективность и производительность. Отслеживая время, затрачиваемое на различные задачи, предприятия могут выявлять узкие места, видеть, какие действия более или менее продуктивны, и вносить изменения по мере необходимости.t

Как повысить эффективность распределения времени

Хорошо, теперь, когда мы рассмотрели все способы распределения времени и определения приоритетов задач, пришло время отточить наши навыки тайм-менеджмента, научившись сводить к минимуму отвлекающие факторы. Вот несколько советов:

• Это поможет вам следить за сроками, встречами и другими важными датами. Например, вы можете использовать Quidlo для назначения ролей пользователей и задач
  на основе проекта, чтобы вы знали, кто над чем работает и как продвигаются дела.
• Установите для себя ограничения по времени. Как мы упоминали ранее, ограничения по времени могут помочь вам оставаться сосредоточенным и избегать потери времени.
• Победите прокрастинацию: Прокрастинация — враг тайм-менеджмента. Если вы обнаружите, что откладываете задачи, попробуйте использовать технику помидора, устанавливая сроки или разбивая задачи на более мелкие шаги.
• Устранение отвлекающих факторов: это может означать выключение телефона, закрытие приложений социальных сетей (или использование интеллектуального блокировщика новостных лент) или работа в тихой обстановке.
• Делайте перерывы: Дело в том, что вам нужны перерывы. Ваш мозг отвлекается, когда он устает, поэтому важно уделять время отдыху, чтобы вы могли восстановить силы и переориентироваться. Но убедитесь, что они короткие (5-10 минут) и продуктивные (используйте это время, чтобы потянуться, выпить воды или прогуляться).