Как правильно вести емайл: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как правильно выбрать подрядчика для ведения email-маркетинга

Кесарю — кесарево, бизнесу — бизнесовое. Это я к тому, что каждый должен заниматься своим делом. Владельцы бизнеса и директора делегируют задачи и отдают некоторые процессы на аутсорс. Маркетинг и продвижение — именно такой процесс. 

Даже если у вас в штате есть маркетолог, он не будет лично писать тексты рассылок и продумывать воронки продающих писем. Да и другие digital-задачи не под силу выполнять одному человеку. А значит, нужно найти надежного подрядчика для этих целей.

Маркетинг на аутсорсе: как организовать

В основном бизнес практикует два варианта:

1. В штате есть маркетолог, который самостоятельно ищет подрядчика, дает задачи агентству или фрилансеру и лично курирует их работу. За это он отвечает перед руководством и получает зарплату. Пожалуй, это самая распространенная схема: проще найти грамотного специалиста-маркетолога и поручить ему фронт работ, чем вникать в это все самому. Если такой специалист изучит ваш бизнес изнутри и будет лично заинтересован в успехе продвижения — считайте, вам повезло.
2. Маркетолога нет, и подрядчика ищет руководство или назначенное лицо из числа сотрудников. А дальше зависит от задач: 

• Если задачи постоянные (например, разработать сайт и затем поддерживать его, запустить и вести email-маркетинг), лучше полностью передать маркетинг в руки надежного агентства. Специалисты сами нанимают подрядчиков, общаются с ними и следят за выполнением сроков и ТЗ. А бизнес умывает руки и занимается своими делами.
• Если же задач немного и они разовые (написать одно письмо для рассылки, сделать логотип, установить виджет на сайт), можно самостоятельно отследить процесс и принять работу. Но здесь есть два минуса. Во-первых, время: сначала найти исполнителя, затем все ему объяснить, потом проверить и внести правки… Это долго.

Во-вторых, предприниматели не всегда разбираются в маркетинге и могут ошибиться в выборе подрядчика.

Да и не должны разбираться, если честно: их задача — вести и развивать бизнес. Поэтому лучше все же использовать первую схему и, если нет штатного маркетолога, полностью отдать маркетинг на аутсорс.

В любом случае подрядчика искать нужно, и искать хорошего. От его профессионализма зависит многое: привлечение новых клиентов и повышение лояльности старых, укрепление репутации бренда и, конечно, повышение продаж и увеличение прибыли компании. 

Где искать подрядчика на емейл маркетинг

Приведу несколько площадок и каналов, где можно найти агентство или фрилансера.

Сарафанное радио

Популярный способ поиска подрядчиков. Из плюсов: раз ваши коллеги, партнеры, друзья рекомендуют, значит, и вам скорее всего сделают хорошо. Из минусов: если вы и ваши рекомендатели далеки от маркетинга, сложно бывает оценить, насколько это хорошо.

Соцсети, Telegram-каналы

Ищите подрядчиков в профессиональных сообществах и каналах маркетологов и профильных специалистов.

Там можно разместить вакансию или задачу и ждать откликов специалистов.

Вот так это работает. Если отмеченный человек заинтересуется, то напишет заказчику лично

Из плюсов: сообщества и каналы, как правило, очень активные, вам поступят и прямые отклики, и рекомендации специалистов. 

Из минусов: откликов будет много, и не все из них целевые. Скорее всего, вам напишут и те, кто не подходит по требованиям, и люди из совершенно далекой сферы. Придется изучать каждый отклик и отбраковывать лишнее.

Биржи и сайты фриланса

Используйте этот канал, только если вам нужна разовая задача. На постоянный аутсорс лучше искать агентство, а они на биржах не сидят.

Пример предложений подрядчиков на бирже фриланса

Из плюсов: низкие расценки. Можно найти специалиста за копейки.

Из минусов: дешевые же расценки. За малые деньги сложно найти настоящего профессионала. Как правило, такие ребята быстро уходят с бирж в свободное плавание.  

Конечно, бывают исключения, и на бирже можно найти адекватного исполнителя. Для этого выбирайте фрилансеров с высоким рейтингом (это значит, как минимум у него есть опыт), изучайте их портфолио. И, как бы ни был велик соблазн, не назначайте слишком низкую цену. Качество дороже.

Тендерные площадки

Ищите специальные тендерные площадки для digital-задач. В Рунете самая крупная и популярная такая площадка — Workspace. Суть проста: вы регистрируетесь, описываете подробно свою задачу и публикуете тендер. Агентства видят его в ленте, изучают и, если хотят принять участие в тендере, присылают вам отклик. Вам остается изучить предложения и выбрать лучшего подрядчика.

Свежие тендеры на Workspace. На них уже откликаются потенциальные подрядчики

Из плюсов: в тендерах, как правило, участвуют только агентства, а не фрилансеры. Если правильно организовать тендер и назначить адекватную цену, предложений будет достаточно: в базе Workspace, например, зарегистрированы более 16 000 digital-агентств различных специализаций.

А еще на тендерных площадках большой процент целевых откликов: в основном на задачу откликаются не все подряд, а только агентства, обладающие необходимыми компетенциями и опытом. Это экономит заказчику время и силы на отбор кандидатов. Выбирать лучших из лучших проще, чем разгребать горы разномастных предложений. 

По каким критериям оценивать подрядчика

И самое главное: как понять, что подрядчику можно доверять? По каким признакам можно это понять еще до заключения договора?

Безопасность

Самое главное: на сайте, в соцсетях или профиле подрядчика на площадке должны быть:

• название, если агентство;
• имя и фамилия, если фрилансер;
• контакты и способы связи.

Желательны реальные фото человека, команды, офиса как доказательства того, что подрядчики не мошенники. Фотографии, как и названия, легко пробить в поисковике.  

Опыт работы

Понятно, что все когда-то были новичками, но у тех специалистов, которые много лет на рынке, как правило, и качество работ лучше, и портфолио разнообразнее, и отзывов от клиентов больше. Как ни крути, рынок выдавливает случайных людей и непрофессионалов, и если агентство или фрилансер смогли удержаться на плаву хотя бы несколько лет — значит, они чего-то стоят.

Специализация  

Конечно, существуют универсальные солдаты, которые и цепочку емейлов напишут, и контекстную рекламу запустят, и блог с нуля создадут. Но я бы советовала выбирать подрядчика, которые специализируется на чем-то одном: например, наше агентство — на емейл-рассылках.

Идеально, если подрядчик не просто умеет выполнять нужные вам задачи, но и делает это комплексно. Не просто рассылает письма по базе, а ведет полноценный емейл-маркетинг.

Портфолио и кейсы

Чтобы убедиться в компетентности подрядчика, посмотрите, КАК и ЧТО он делает и к КАКИМ результатам это приводит. Первое поможет увидеть портфолио, второе — кейсы. 

В портфолио обычно указываются разнотипные работы, чтобы заказчик смог увидеть все многообразие опыта подрядчика. Например, если рассылки — то триггерные, маркетинговые, транзакционные, RSS-рассылки, push уведомления, рассылки по email и соцсетям. Также неплохо, если приведены примеры работ для разных ниш бизнеса: одежды, продуктов, медицины, спорта и т.д.  

Кейсы — не просто примеры, а рассказы о том, что конкретно было сделано для клиента и что получилось в итоге. Например, запустили серию рассылок, работали 3 месяца, в итоге количество входящих лидов увеличилось в 5 раз. Вот данные статистики, вот скриншоты с доказательствами, смотрите сами.    

Стоимость услуг

Как я уже говорила, слишком низкие цены — не есть хорошо. Это значит, подрядчик либо демпингует, либо не знает цен (совсем зеленый новичок). И первый, и второй случаи настораживают. Если исполнитель демпингует — скорее всего, дела у него идут плоховато и он отчаянно снижает цены, чтобы получить хоть какой-то заказ.

Или, как вариант, заманивает клиентов низкими ценами и потом ведет их на потоке. Конечно, об индивидуальном подходе тут можно забыть: быстрее, быстрее, конвейер идет, деньги капают.  

Социальные доказательства

Это то, как работу подрядчика оценивает общество: есть ли у него награды и достижения, победы в тендерах, места в специализированных digital-рейтингах и, конечно, отзывы клиентов.

Чем больше социальных доказательств, тем лучше. 

На тендерной площадке Workspace социальные доказательства собраны в профиле подрядчика. Отзывы могут оставлять только те, кто реально работал с агентством

Отлаженные бизнес-процессы

Грамотный подрядчик всегда четко знает, что и в какой последовательности он будет делать. Спросите его, как будет строиться работа и отчетность, каковы будут этапы сотрудничества, кто в команде за что отвечает, и услышите четкий алгоритм действий. У надежного подрядчика также наготове образцы документов (коммерческое предложение, бриф, договор), которые по первому требованию высылаются заказчику.

Персонализация клиента

Обратите также внимание, говорит ли подрядчик шаблонными фразами (сделаем быстро и качественно, увеличим поток лидов и т. д.) или вникает в ваш бизнес и предлагает конкретику. Например, ваша задача — запустить цепочку писем для продвижения нового продукта.

Хороший подрядчик обязательно выяснит детали про сам продукт, его особенности и сезонность, про вашу целевую аудиторию, про аналогичные продукты конкурентов и только потом предложит идеи и варианты писем.   

Теперь вы знаете, как отдать маркетинг на аутсорс, где искать надежного подрядчика для этих целей и по каким критериям его выбирать. Удачи в развитии бизнеса!

Контент-план для email-рассылки – как его правильно составить

Контент-план — важная часть стратегии email-маркетинга и способ систематизировать работу, чтобы регулярно выпускать качественные рассылки и добиваться результата.

Рассказываем, как работать с контент-планом и на что обратить внимание, чтобы он стал удобным и функциональным инструментом для всей команды.

Зачем нужен контент-план в email-маркетинге

Контент-план помогает:

• определить график: какие письма и в какие дни вы будете отправлять подписчикам
• придерживаться целей — планируя темы, последовательность и типы писем заблаговременно, легче готовить контент в соответствии со стратегией email-маркетинга
• избежать ситуации, когда нужно отправить письмо, но неизвестно, что в нем писать

Чаще всего контент-план составляют на одну-две недели. Если у компании есть долгосрочные маркетинговые цели, план акций и мероприятий, выстроены воронки продаж, то широкими мазками общий медиаплан можно составить на полгода-год вперед.

Что должно быть в контент-плане?

Чтобы контент-план экономил время и помогал регулярно делать эффективные рассылки, лучше делать его максимально подробным. При этом стоит сосредоточиться на целях каждого выпуска, сегментах и болях целевой аудитории, которые он закрывает. Даты отправки могут быть гибкими, а время — разным для каждого получателя. Например, сервис рассылок Sendsay определяет оптимальное время для каждого подписчика и автоматически отправляет письма в соответствие с этими данными.

А вот обязательные составляющие контент-плана:

• Темы и содержание — сформулируйте название, и краткими тезисами опишите, что должно быть в каждом письме. Распределите темы по датам, но учитывайте, что что-то может сместиться из-за важного и незапланированного инфоповода.
• Цель каждого письма — какую пользу оно принесет бизнесу и какие действия мы ожидаем от получателей. Например, планируем рассылку с анонсом черной пятницы — ожидаем получить продажи.
• Рубрики — они добавят больше информации о том, каким должно быть письмо. Например, рубрика «Подборка» предполагает обзор нескольких однотипных элементов — курортов, товаров, книг.
• Сегменты — списки подписчиков, по которым вы будете рассылать каждое письмо. Это поможет ориентироваться на конкретную целевую аудиторию при написании и не запутаться при выпуске в сервисе email-рассылок. Например, в Sendsay выбор сегментов для письма — первый этап создания новой рассылки.

Выбираем сегменты для рассылки в Sendsay

• Боли и потребности целевой аудитории — прописывайте их для каждого письма при формировании контент-плана, чтобы учитывать в текстах рассылок. Так вы сможете готовить письма, которые будут нацелены на конкретные сегменты.
• Тип письма — так же, как и рубрика, помогает выбрать верный формат. Контентные, рекламные и триггерные рассылки на одну и ту же тему будут отличаться.
• Маркетинговая информация — акции, продукты, мероприятия, которые нужно прорекламировать или нативно вписать в письмо. Эта информация в контент-плане поможет авторам и редакторам сразу планировать структуру и содержание письма с учетом рекламных планов компании.

Что учесть при составлении контент-плана

Прорабатывая контент-план, держите в фокусе:

• Цели и задачи бизнеса. Рассылки нужны не для того, чтобы они просто были. Это инструмент, который помогает достигать целей и решать задачи бизнеса. Если в этом квартале KPI ― получить дополнительно 10% прибыли, то логично запустить триггерные рассылки, например, о брошенной корзине. А вот тратить ресурсы на развлекательный контент может быть сейчас ни к чему.
• Особенности целевой аудитории. Помимо пола, возраста, географии стоит обращать внимание на проблемы и потребности, интересы, срок принятия решения о покупке, этап в воронке продаж, на котором находится конкретный сегмент. Отталкиваясь от этого, продумывают темы, содержание, форматы и даже CTA-элементы.
• Типы писем, которые должны быть в рассылке. Это зависит от целей и обычно прописывается в стратегии. Подробнее о том, какие бывают письма и как использовать их в бизнесе читайте в нашем гиде по видам email-рассылок.
• Статистику предыдущих рассылок, если она есть. Поможет определить удачные и неудачные темы, рубрики, форматы, время и дни недели, чтобы сделать следующие выпуски более эффективными.

В статистике Sendsay можно посмотреть распределение по времени открытий, кликов по ссылкам и ошибок

Где брать темы

Регулярно генерировать идеи для рассылки непросто. Когда вы только ее запускаете, тем может быть много — только успевай записывать. Но со временем запас иссякает, кажется, что все уже было. Вот несколько источников, откуда можно черпать темы практически бесконечно.

Инфоповоды — сезонные события, новости компании и сферы, общие для страны и мира явления. Планируя выпуски на месяц, в первую очередь соберите все известные инфоповоды. Подумайте, какие из них и как стоит обыграть в рассылках, чтобы подписчики открывали письма, переходили на сайт, оставляли заявки и покупали.

Проблемы и потребности целевой аудитории в контексте сферы деятельности компании. Эта информация, наверняка, есть в разделе стратегии email-маркетинга с анализом ЦА. Отдельные боли аудитории можно выносить в темы писем и строить весь выпуск вокруг них. Или писать об акциях и других инфоповодах в контексте этих проблем и потребностей.

Будни сотрудников. На интересную тему для email-рассылки могут натолкнуть созвоны и переписки с клиентами, необычные случаи из практики, трудности и вообще все, с чем ваша компания сталкивается каждый день. Главное — увидеть потенциальную идею, ведь письмо, которое привлечет внимание подписчиков и принесет пользу бизнесу порой может родиться из сущей мелочи.

Яндекс.Вордстат. Статистику запросов в поиске широко используют, подбирая темы для публикаций в блоге. Так почему бы не применить тот же инструмент в email-маркетинге? Конечно, частотность запросов никак не повлияет на количество просмотров и трафик из электронной почты. Однако с помощью Яндекс.Вордстат и Google Trends можно найти популярные темы и актуальные вопросы, а значит — сделать письма, которые привлекут внимание и заинтересуют подписчиков.

Опросы целевой аудитории. О том, что интересно подписчикам, лучше всего узнать у них самих. Опрос можно внедрить прямо в письмо с помощью технологии AMP, оформить его на странице сайта или в Google Forms, а в рассылку добавить ссылку и CTA.

Используя закрытые вопросы со списками тем на выбор, вы получите больше откликов, но ограничите подписчиков своими вариантами. На открытый вопрос ответов будет меньше, но так вы можете получить идеи, о которых даже не задумывались.

Инструменты для контент-планирования

Электронные таблицы. Универсальный инструмент планирования в интернет-маркетинге. Здесь есть два варианта — Excel и Google Таблицы. Последние предпочтительнее, потому что поддерживают совместную работу в реальном времени.

Простой вариант контент-плана для email-рассылки в Google Таблицах

Таск-менеджеры. Вариантов много — «Битрикс24», Asana, Todoist, Trello. Отличаются функциями и стоимостью. Например, Trello позволяет создать карточку под каждую тему и прописать в ней всю необходимую информацию. Также можно просматривать контент-план в формате календаря и канбан-доски. В первом варианте вы можете отслеживать даты выпуска писем, во втором — разбить процесс работы над рассылками на этапы и передвигать по ним карточки. На каждом этапе можно подключать нужных сотрудников — копирайтера, дизайнера, верстальщика, редактора.

С помощью меток в Trello можно прописывать сегменты и типы писем

Сервисы для хранения и организации информации — WikiWorks, Evernote, Notion. Последний позволяет хранить информацию в самых разных видах и форматах — текстовых заметках, таблицах, канбан-досках, to-do списках, базах данных. Внутри можно построить свою систему и вести всю работу по рассылкам. То есть, не только составить контент-план, но и писать сами письма, хранить редполитику и другие документы, упаковывать редакционный процесс в канбан-доску и ставить задачи сотрудникам. Правда, на создание такой системы с нуля потребуется время, потому что Notion — по сути чистый лист, на котором вы собираете нужные элементы из отдельных деталей конструктора.

Пример контент-плана для разных площадок в Notion. Для рассылок он может выглядеть примерно также с небольшими изменениями

Чек-лист для составления контент-плана email-рассылки

1. Проанализируйте цели и задачи, сформулированные в стратегии email-маркетинга.
2. Проанализируйте сегменты целевой аудитории — их потребности, проблемы, возражения.
3. Определитесь с частотой рассылки.
4. Продумайте рубрики и типы писем, которые нужно включить в контент-план.
5. Сформулируйте пул тем и направлений, которые можно освещать в рассылках.
6. Соберите и проанализируйте инфоповоды и маркетинговые планы компании.
7. Исходя из интересов целевой аудитории, целей рассылки и инфоповодов, которые обязательно нужно осветить, сформулируйте темы и определите их порядок.
8. Распределите темы по датам и времени отправки.
9. Распишите подробную информацию по каждой теме — содержание, рубрика, тип, цель, сегменты, акции, продукты и события, которые нужно упомянуть.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

6 эффективных способов управлять несколькими учетными записями электронной почты и снова полюбить электронную почту | by Pleexy Team

Нравится вам это или нет, электронная почта никуда не денется. Фактически, в настоящее время в мире насчитывается более 3,9 миллиарда пользователей электронной почты, и каждый день отправляется 293 миллиарда электронных писем.

Поскольку электронная почта становится неотъемлемой частью нашей жизни, одной учетной записи электронной почты иногда недостаточно для обработки различных типов корреспонденции в нашей повседневной жизни.

Хотя наличие нескольких учетных записей электронной почты считается эффективной практикой управления электронной почтой, обычно это быстро выходит из-под контроля. В конце концов, достаточно напряжно пытаться оставаться в курсе одного почтового ящика, не говоря уже о том, чтобы просматривать несколько писем каждый день.

К счастью, есть много способов управлять несколькими учетными записями электронной почты без ущерба для вашей производительности, но сначала давайте кратко рассмотрим различные причины, по которым лучше иметь более одного электронного письма.

Наиболее распространенной причиной создания нескольких учетных записей электронной почты является отделение личных разговоров от рабочих .

Использование одного адреса электронной почты для деловых и личных вопросов может работать, если вам нужно иметь дело с несколькими электронными письмами в день. Но по мере того, как ваш список контактов растет, а количество непрочитанных писем увеличивается с 16 до 160, потребность в отдельной папке «Входящие» становится решающей.

Допустим, вы ведете более одного бизнеса, проекта или клиента. В этом случае вы можете создать отдельный адрес электронной почты для каждого типа работы. Например, если вы писатель-фрилансер и к тому же владеете интернет-магазином, было бы целесообразно иметь две разные учетные записи электронной почты, чтобы не путать одну с другой.

Если вы часто подписываетесь на онлайн-форумы, информационные бюллетени, бесплатные электронные книги или отраслевые отчеты, рекомендуется иметь для этой цели дополнительный адрес электронной почты, чтобы защитите свою личность и защитите свой личный почтовый ящик от спама .

Имея несколько учетных записей электронной почты, гораздо проще сосредоточиться на одной области ответственности за раз. Конечно, вы не хотите тратить больше времени на сортировку электронных писем, чем на выполнение реальной работы.

Независимо от того, хотите ли вы избавиться от входящей почты или просто найти способ более эффективно управлять своей электронной почтой, мы надеемся, что эти советы помогут вам стать на шаг ближе к своей цели.

1. Используйте одну учетную запись электронной почты для одной цели

Сначала просмотрите все учетные записи электронной почты, которые у вас есть в настоящее время, и определите, какие категории сообщений электронной почты вы обычно получаете. Некоторые из них как-то пересекаются? Получаете ли вы два очень разных типа электронных писем в один почтовый ящик?

Например, если вы руководитель проекта и работаете над несколькими проектами с разными командами, вы, скорее всего, обнаружите, что ваши сообщения перемешаны в любом порядке. Вы можете попробовать настроить фильтры сортировки, но вам все равно придется пробираться через все из них, переключаясь между разными контекстами.

С другой стороны, если у вас есть одна учетная запись электронной почты для подписки на информационный бюллетень, а другая — для получения специальных предложений, некоторые из этих писем обязательно превратятся в спам. Возможно, было бы неплохо объединить их и направить эти разные сообщения в один почтовый ящик электронной почты.

Учитывая ваши индивидуальные потребности и рабочий процесс, старайтесь иметь по одной учетной записи электронной почты для каждой цели.

Если есть смысл, создайте отдельное электронное письмо для каждого проекта, которым вы управляете. Таким образом, всякий раз, когда вы начинаете проверять свою электронную почту в течение дня, вы можете расслабиться в определенном состоянии ума, зная, какие электронные письма вы будете просматривать.

2. Используйте почтовый клиент для настольного компьютера

Использование почтового клиента для настольного компьютера — отличный способ управлять несколькими учетными записями электронной почты в одном месте.

Настольный почтовый клиент — это приложение, установленное на вашем ПК, которое обычно предлагает больше функций, чем система веб-почты, например, откладывание уведомлений или планирование сообщений.

Существует множество настольных почтовых клиентов, включая Microsoft Outlook, Thunderbird и Mailbird. Убедитесь, что вы выбрали приложение, которое позволяет добавлять более одной учетной записи, и вы сможете быстро переключаться с одной учетной записи на другую.

Единственным недостатком является то, что вы можете получить доступ к своему почтовому клиенту только с компьютера, на котором он установлен, поэтому, если вы предпочитаете использовать разные компьютеры, вам придется входить в свою электронную почту из Интернета.

3. Внесите полезные электронные письма в свой список дел

Поскольку электронная почта является основной формой делового общения, неудивительно, что многие из наших задач находятся в нашем почтовом ящике.

Напрашивается вопрос: следует ли использовать электронную почту в качестве списка дел?

Хотя это может показаться более эффективным способом, важно отметить, что электронная почта охватывает лишь часть всего, что вам нужно делать на работе и в жизни . Есть и другие задачи, которые не приходят из электронной почты и могут управляться только в специальном диспетчере задач.

Используя Pleexy, вы можете синхронизировать несколько учетных записей Outlook с предпочитаемым вами диспетчером задач: Todoist или Microsoft To Do. Всякий раз, когда вы получаете электронное письмо, требующее дальнейших действий, все, что вам нужно сделать, это пометить сообщение в Outlook, и оно мгновенно появится в указанной папке в вашем диспетчере задач.

Вы также можете скопировать существующие электронные письма, отмеченные флажками отслеживания, просто выбрав папку Outlook, в которой они находятся. Вы можете синхронизировать сроки выполнения, приоритет и завершение или удалить электронное письмо или задачу с любой стороны интеграции. Pleexy мгновенно синхронизирует изменения с одной стороны на другую.

4. Настройте папки и фильтры для категоризации сообщений электронной почты

Папки помогают ограничить количество хранимых сообщений электронной почты, делая вашу папку «Входящие» более управляемой. Организуйте свои электронные письма в папки так же, как файлы, сохраненные на вашем компьютере.

Когда приходит новое электронное письмо, сохраняйте его в папке, которой оно принадлежит. Если он бесполезен, удалите его. Чем меньше писем у вас в папке «Входящие», тем проще будет найти то, что вам может понадобиться позже.

Категории, которые вы применяете к своим папкам, зависят от ваших потребностей и предпочтений. Для более совершенной системы управления электронной почтой вы можете создать родительских папок и подпапок для таких вещей, как приглашения на встречи, объявления компании, напоминания об обучении и многое другое.

Чтобы автоматизировать процесс помещения писем в соответствующую папку, настройте автоматические фильтры . Фильтры — это набор правил, которые классифицируют ваши электронные письма на основе отправителя, строк темы или определенных ключевых слов. Лучшие провайдеры электронной почты имеют встроенную поддержку этой функции.

5. Запланируйте проверку электронной почты

Электронная почта вызывает привыкание. Самое сложное в проверке почтовых ящиков с несколькими учетными записями электронной почты — это невозможность остановиться после того, как вы начали, что истощает ваш умственный центр и высасывает все продуктивные часы из вашего дня.

Чтобы освободить место для глубокой работы, постарайтесь сократить время, которое вы тратите на просмотр электронной почты.

Выделите несколько периодов времени для ответа на электронные письма в течение дня. Просто убедитесь, что ограничивает количество времени для каждого сеанса. Просмотрите каждую учетную запись электронной почты по очереди и расставьте приоритеты для самых важных сообщений в первую очередь.

6. Свяжите несколько учетных записей Gmail вместе

Gmail — это самая популярная на сегодняшний день служба электронной почты с более чем 1 миллиардом активных пользователей в месяц по всему миру. Поэтому можно с уверенностью предположить, что у вас есть одна или несколько учетных записей Gmail.

Если у вас есть одна учетная запись Gmail, которую вы проверяете чаще, чем другие, вы можете использовать ее в качестве основной учетной записи, которая будет получать все сообщения со всех ваших других учетных записей.

Когда вы свяжете все свои учетные записи Gmail вместе, вы сможете управлять всеми своими сообщениями из одного места и отправлять электронные письма из любой учетной записи. Это должно сэкономить вам массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на вход и выход или на переключение между различными учетными записями, которые вы используете. В этой статье более подробно объясняется, как.

То, что вы решили настроить несколько учетных записей электронной почты, чтобы навести порядок в своей цифровой жизни, не означает, что вы должны терпеть воздействие перегрузки электронной почтой.

Мы надеемся, что эти советы помогут вам более эффективно управлять электронной почтой и значительно повысить производительность. Потратьте время на разработку системы управления электронной почтой, которая будет работать на вас, и вы сможете легко контролировать все свои почтовые ящики.

Pleexy — это самый простой способ управлять всеми вашими задачами, где бы они ни находились, в одном месте. Перенесите все свои задачи из электронных писем, заметок и инструментов для совместной работы в свой список дел, и мы будем обновлять ваши задачи во всех ваших приложениях. Зарегистрируйтесь сегодня бесплатно!

19 лучших способов управлять своим почтовым ящиком

Поддержание порядка в почтовом ящике Gmail позволит вам сосредоточиться на самых важных задачах, высвободит драгоценное время, уменьшит предполагаемую рабочую нагрузку и избавит вас от ненужного стресса, вызванного перегруженным почтовым ящиком.

В этом руководстве вы найдете советы по организации Gmail , которые каждый член нашей команды использует, чтобы выполнять более важную работу быстрее. Мы рассмотрим простых и доступных методов , которые помогут вам получить желанный почтовый ящик 0 и покажут вам лучшие способы управления и организации электронной почты в Gmail, начиная с сегодняшнего дня.

Чтобы сделать все как можно более понятным для вас, мы разделили это руководство на 4 общих меры, которые вы можете предпринять, чтобы организовать свой почтовый ящик Gmail.

1. Уменьшите количество писем в папке «Входящие»
2. Визуально организуйте папку «Входящие»
3. Организуйте папку «Входящие» по приоритету
4. Автоматические меры по организации папки «Входящие»

Если в папке «Входящие» слишком много писем, вы можете чувствовать себя перегруженными и, как следствие, снижать свою продуктивность. Вот почему сокращение количества писем в папке «Входящие» — это первый шаг, который вам нужно сделать, чтобы навести порядок в папке «Входящие». Меньше электронной почты в целом упрощает управление и организацию. Кроме того, обычно это самый большой шаг, который вы можете сделать для достижения нулевого почтового ящика.

Представьте себе, что вы входите в свою учетную запись только для того, чтобы увидеть тег «20 000+» в папке «Входящие». Или когда вам нужно прокрутить до определенного электронного письма, но счетчик электронной почты Gmail показывает, что у вас есть более 200 000 электронных писем для обработки в папке «Входящие»? Но даже если ваш почтовый ящик не заполнен до краев, вам все равно следует начать с того, чтобы избавиться от всех возможных электронных писем.

Вот все, что вы можете сделать, чтобы уменьшить количество писем в папке «Входящие», начиная с этого момента.

I) Не используйте электронную почту для простого обмена сообщениями — вместо этого используйте приложения для обмена сообщениями

Многие люди совершают ошибку, отправляя текстовые сообщения по электронной почте вместо того, чтобы использовать для этой цели приложение для обмена сообщениями. Реальность такова, что электронная почта была разработана не для того, чтобы служить средством коммуникации для немедленного обмена идеями.

Электронная почта предназначена для передачи всеобъемлющей, подробной и структурированной информации, требующей документации для последующего использования и ссылки.

Электронная почта может быть наиболее полезной для вас при следующих условиях:

• Предоставление направленной, значимой и своевременной информации
• Предоставление подробных обновлений статуса
• Обеспечение наличия официальной записи общения
• Обмен подробными данными и информацией

Когда вы решите использовать свою службу электронной почты для передачи сообщения, которое лучше было бы отправить с помощью текстового сообщения, приложения для обмена сообщениями или видеовстречи, вы в конечном итоге забиваете свой почтовый ящик без уважительной причины.

Мы общаемся больше, чем думаем, а небольшие и частые сообщения могут превращаться в длинные потоки. Они, как правило, теряют связь с первым электронным письмом, с которого все началось, что делает невозможным поиск конкретного сообщения, которое вы ищете, глубоко в ветке.

Не используйте электронную почту для следующих типов связи:

• Небольшие обновления в одно предложение
• Сообщения, не требующие документации для этого лучше подойдет)
• Короткие вопросы в рамках текущего сотрудничества (документируйте по электронной почте любую важную веху)
• Ежедневное общение с членами команды

Если вы можете сделать это лучше без использования электронной почты, перенесите этот тип связи на другие каналы. К счастью, в Gmail есть решения для общения, не связанные с электронной почтой.

Частные пользователи Gmail могут использовать: 

• Hangouts Conversations — для общения, которое включает в себя множество коротких обновлений

Пользователи Gmail для бизнеса (G Suite/Google Workspace) могут использовать:

• Чат Gmail — для общения с большим количеством небольших обновлений
• Пространства Gmail — для общения с несколькими людьми одновременно на конкретная тема
• Gmail Meet – для видеосвязи (иногда это лучший способ передать сообщение)

Средства обмена сообщениями от других поставщиков :

Если вы не хотите использовать эти опции или они недоступны для вас по какой-то причине, вы всегда можете использовать другие приложения для обмена сообщениями и видео от других поставщиков.

• Приложения для обмена текстовыми сообщениями – Messenger, Whatsapp, Telegram
• Приложения для видеоконференций – Zoom, Skype, Slack

II) Архивировать сообщения

Если вы уже некоторое время используете свою учетную запись Gmail, наступает момент, когда вы больше не будете часто возвращаться к определенным старым электронным письмам. На данный момент нет смысла продолжать заполнять папку «Входящие» этими электронными письмами. Однако вы не хотите удалять их на всякий случай, если они потребуются в будущем.

Архивирование электронных писем сохраняет их за пределами папки «Входящие» в исходном состоянии, в котором они были получены. Эти электронные письма не потеряны, а просто скрыты, вы можете обращаться к ним при необходимости.

Как использовать функцию архивирования для

организации папки «Входящие» Gmail :

Шаг 1. Архивируйте сообщения

Войдите в свою учетную запись Gmail и найдите письмо, которое хотите заархивировать. Вы можете использовать функцию расширенного поиска, чтобы получить электронное письмо на основе различных критериев, таких как электронные письма с определенными словами или отправленные определенным человеком.

Ниже приведены результаты вышеуказанного поиска

Шаг 2: Выберите электронные письма для архивирования

После того, как вы нашли нужные электронные письма, выберите их.

Шаг 3: Нажмите кнопку «Архивировать»

Архивировать выбранные электронные письма — несложный процесс. Просто нажмите кнопку «Архив», показанную вверху:

III)

Отписаться от любого списка рассылки, который вы не читаете регулярно

Когда вы подписываетесь на множество списков рассылки, вы можете ожидать, что ваша папка «Входящие» пострадает от последствий. Все эти информационные бюллетени будут жаждать доли вашего внимания и будут отправлять вам как можно больше писем. В свою очередь, ваш почтовый ящик заполняется электронными письмами, которые вам, вероятно, не нужны. К счастью, в Gmail отписаться от рассылки так же просто, как подписаться.

Отписаться от списка адресов электронной почты:

Шаг 1: Откройте сообщение, о котором идет речь

Шаг 2: Выберите опцию «Отписаться»

Опция «Отписаться» обычно находится сразу после адреса электронной почты. Иногда вы также можете найти его, прокрутив письмо до конца.

Шаг 3: Подтвердить отмену подписки

Когда вы нажмете «Отписаться», откроется всплывающее окно, требующее подтверждения действия.

Предоставьте требуемое подтверждение. После этого у вас будет возможность переместить письмо на ярлык спама.

IV)

Удаление сообщений

Когда вы удаляете электронное письмо в Gmail, вы освобождаете его из папки «Входящие». Он попадает в корзину, где находится в течение 30 дней, после чего полностью удаляется.

Выполните следующие действия, чтобы выполнить операцию удаления:

Шаг 1. Найдите сообщение или сообщения, которые вы хотите удалить

Шаг 3: Нажмите кнопку удаления

Удаленные электронные письма покинут папку «Входящие» и попадут в папку «Корзина». Это мощная опция для управления учетными записями Gmail, особенно если вы знаете, как использовать Advanced

V)

Блокировать спамеров

Спам-письма — это огромная неудача в ваших усилиях по поддержанию чистоты папки «Входящие». Хотя вы не можете запретить кому-либо отправлять вам спам по электронной почте, вы можете предотвратить его попадание в папку «Входящие». В Gmail есть ярлык «Спам», куда перемещаются такие электронные письма. Такой инструмент, как «Отправить в спам», может помочь вам эффективно блокировать спамеров.

Как сообщить о нежелательных сообщениях:

Шаг 1. Щелкните правой кнопкой мыши письмо, которое вы хотите переместить на ярлык спама.

Шаг 2. Выберите Переместить в спам и Отменить подписку

Любое письмо из этого конкретного письма всегда будет попадать в папку «Спам». Помните, что использование функции «Отправить в спам» является одним из наиболее эффективных способов управления спамом в Gmail

VI)

Настройка уведомлений на рабочем столе для новых сообщений электронной почты

Иногда в папке «Входящие» много непрочитанных писем, потому что вы недостаточно часто их проверяете. Когда вы включаете уведомления на рабочем столе для новых электронных писем, вы увеличиваете свои шансы всегда видеть новые электронные письма. Таким образом, вы сможете прочитать его и действовать как можно скорее, что сделает ваш процесс более продуктивным.

Выполните следующие действия, чтобы включить уведомления о новых письмах на рабочем столе и получить более эффективный способ управления Gmail .

Включите уведомления о новых письмах на рабочем столе:

Шаг 1. Убедитесь, что уведомления Google Chrome включены

• Нажмите клавишу Windows (Windows 10) и выполните поиск «Уведомления и настройки действий».
• Включите уведомления Google Chrome, как показано на изображении выше.

Нажмите клавишу Windows (Windows 10) и выполните поиск «Настройки уведомлений и действий».

Шаг 2. Вернитесь в свою учетную запись Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите настройки

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» внизу этой страницы после включения уведомлений на рабочем столе.

Шаг 3. На вкладке «Общие» перейдите к разделу «Уведомления на рабочем столе».

Включите параметр «Новые почтовые уведомления».

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» внизу этой страницы после включения уведомлений на рабочем столе.

VII)

Отвечайте на сообщения электронной почты быстрее с помощью шаблонов ответов

Шаблоны ответов в Gmail, ранее известные как готовые ответы, представляют собой электронные письма, которые вы пишете заранее и которые помогут вам быстро отвечать на электронные письма в кратчайшие сроки.

Этот метод повышает производительность, потому что вам больше не нужно тратить много времени на ответы на часто получаемые электронные письма. Вы можете создать столько шаблонов Gmail, сколько захотите, и они очень просты в использовании!

Как создать шаблоны ответов:

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите настройки

Шаг 2. Перейдите на вкладку «Дополнительно», найдите «Шаблоны» и нажмите «Включить»

Нажмите кнопку «Сохранить» внизу страницы.

Шаг 3: Создайте новое письмо

Шаг 4: Нажмите на пунктирную линию > Шаблоны > Сохранить как черновик

Шаг 5: Задайте имя шаблона и сохраните -используйте этот шаблон столько раз, сколько захотите. Просто нажмите на кнопку ответа, затем нажмите на из трех точек > Шаблоны > Вставить шаблон . Какой блестящий подход к организации Gmail!

IIX)

Цепочка сообщений электронной почты

Цепочка сообщений Gmail необходима для того, чтобы все связанные электронные письма попадали по одному и тому же пути, если они имеют схожую тему. Этот подход к организации вашего Gmail помогает вам быстро получать сообщения в беседе, следуя определенному порядку.

Цепочка сообщений электронной почты — это ключевой способ организации электронной почты в Gmail и сохранения продуктивности. Многопоточность Gmail – это параметр по умолчанию. Если она не включена, вы можете включить потоковую передачу Gmail, выполнив следующие действия:

Как включить многопоточность Gmail

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите настройки

Шаг 2. Перейдите к биту просмотра беседы вкладка Общие.

Шаг 3: Подтвердите, что просмотр беседы включен

Как объяснялось, этот параметр указывает, что сообщения электронной почты одной темы будут группироваться. После включения нажмите кнопку «Сохранить» внизу, и все готово.

IX)

Показывать количество непрочитанных сообщений на значке вкладки браузера (оставаться поверх нулевого почтового ящика)

Возможность видеть количество непрочитанных сообщений на значке вкладки браузера помогает вам оставаться продуктивным. Вам не нужно изо всех сил пытаться физически получить доступ к своей электронной почте, чтобы определить, пришло ли новое письмо. Просто проверьте счетчик, и все готово!


Как активировать счетчик электронной почты Gmail на вкладке Chrome:

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите настройки

Шаг 2: Щелкните вкладку «Дополнительно»

Шаг 3: прокрутите до раздела «Значок непрочитанного сообщения» отображаться на вкладке Gmail всякий раз, когда в вашей учетной записи Inbox есть непрочитанные электронные письма.

2.

Визуальная организация папки «Входящие»

Никто не может недооценивать силу визуальных эффектов в том, что касается продуктивности. Например, если вы делаете для Gmail , вы можете закодировать их цветом, чтобы узнать, какой цвет представляет определенный тип электронной почты. Человеческий разум запрограммирован на сильное пристрастие к визуальным образам. Это объясняет, почему этот метод для почтовой организации Google всегда работает

I)

Используйте метки для цветовой координации

Никто не может недооценивать силу визуальных эффектов в том, что касается сохранения продуктивности. Например, если вы делаете ярлыки для Gmail , вы можете закодировать их цветом, чтобы узнать, какой цвет представляет определенный тип электронной почты. Человеческий разум запрограммирован на сильное пристрастие к визуальным образам. Это объясняет, почему этот метод для Организация почты Google работает всегда

Вот как вы можете раскрасить свои метки:

Шаг 1: Нажмите на линию из трех точек рядом с меткой и выберите «Цвет метки»

Шаг 2: Выберите желаемый цвет для вашей этикетки

Помните, что вы можете настроить цвет, если вы не получите то, что ищете. Ваши возможности того, что вы можете делать с ярлыками, становятся безграничными при использовании диспетчера ярлыков для Gmail 9.0012

II) Выберите плотность папки «Входящие»

Плотность папки «Входящие» позволяет определить количество информации и пробелов, отображаемых в папке «Входящие». При работе на маленьком экране может потребоваться удалить лишние поля и сократить пустое пространство. Это помогает вам работать продуктивнее, потому что вы можете просматривать больше папки «Входящие» на экране и сократить требуемую прокрутку.

Вы можете выбрать один из трех вариантов плотности. Чтобы открыть их, сначала нажмите на шестеренку настроек:

3 варианта плотности, которые вы можете выбрать: 

Чтобы отобразить параметры, сначала нажмите на шестеренку настроек:

По умолчанию — умеренное пустое пространство между элементами экрана в папке «Входящие»

Удобный — Имеет немного меньше пробелов между элементами экрана

Компактный – Значительно сокращает пробелы, чтобы отображать больше писем на экране

Выбрать раздельный макет папки «Входящие» (правая папка «Входящие», нижняя папка «Входящие», несколько почтовых ящиков)

Возможность настраивать макет Gmail во многом влияет на вашу производительность, поскольку вы получаете возможность использовать интерфейс Gmail, который заставляет вас чувствовать себя максимально продуктивно. Что делает разделенная папка «Входящие», так это то, что она позволяет вам выбирать, как вы хотите видеть свои электронные письма в папке «Входящие».

Как изменить макет папки «Входящие»:

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Gmail, нажмите значок шестеренки

Шаг 2. Прокрутите вверх до раздела «Область чтения»

Шаг 3. Выберите желаемое представление

Справа от папки «Входящие» — при нажатии на сообщение электронной почты оно отображается справа

III) Отметить как важное

Шаг 1. Откройте папку «Входящие» и укажите сообщение электронной почты, которое вы хотите сохранить как важное

Шаг 2. Нажмите значок  label, который является четвертым ярлыком в вашем почтовом ящике.

IV)

Отметьте важные сообщения

Вы можете пометить самые важные электронные письма в папке «Входящие» звездочкой, чтобы их было очень легко найти позже. Эта опция работает так же, как и опция «Важно», за исключением того, что в этом случае вы фокусируетесь именно на наиболее важных электронных письмах.

Например, вы можете не пропустить некоторые важные уведомления, касающиеся операции с вашим банковским счетом. У каждого есть свои личные предпочтения в отношении того, к каким электронным письмам они добавляют звезду.

Как назначать звездочки сообщениям Gmail:

Шаг 1: Откройте папку «Входящие» и укажите адрес электронной почты, который вы хотите добавить звездочкой

Шаг 2: Нажмите на значок звездочки в правой части электронная почта
С психологической точки зрения, когда вы получаете электронное письмо со звездочкой, вы знаете, что должны немедленно его проверить. Таким образом, вы никогда не пропустите важные электронные письма.

3.

Упорядочить папку «Входящие» по приоритету

Упорядочить папку «Входящие» с учетом приоритета означает настроить папку «Входящие» таким образом, чтобы важные сообщения всегда находились вверху, четко отделенные от всего остального. Алгоритм Google предназначен для оценки вашего поведения в электронной почте, чтобы определить важные сообщения. Он учитывает людей, с которыми вы часто общаетесь, ключевые слова в ваших сообщениях и сообщения, которые вы часто открываете. Вот посмотрите на различные вещи, которые вы можете сделать, чтобы упорядочить папку «Входящие» по приоритету.

I)

Решите, какие сообщения будут приходить первыми

Gmail дает вам возможность управлять сообщениями, которые всегда будут отображаться в верхней части папки «Входящие». По умолчанию самые новые электронные письма отображаются вверху. Однако вы можете изменить ситуацию, указав, какой тип электронных писем будет первым.

вокруг, установив, какой тип электронных писем будет первым.

Шаг 1: Войдите в свою учетную запись электронной почты и щелкните значок шестеренки

Шаг 2: Прокрутите вверх до раздела с надписью «Тип входящих»

Шаг 3: Выберите тип, который вы хотели бы использовать:

• Важный первый
• Unroad First
• с первым
• Приоритет в блоке

Как создание приоритета

. параметры для определения того, какой контент будет первым в папке «Входящие», вы можете настроить его в соответствии со своими конкретными потребностями. Настраиваемая папка «Входящие» повышает вашу продуктивность, поскольку вы можете усовершенствовать ее до такой степени, что сможете работать быстрее, чем раньше.

Шаг 1: Войдите в свою учетную запись электронной почты и щелкните значок шестеренки

Шаг 2: Прокрутите вниз, пока не дойдете до раздела с надписью «Тип папки «Входящие»» и выберите «Настроить» в разделе «Приоритетная папка».

Шаг 3: Отредактируйте приведенный ниже раздел в соответствии с вашими потребностями и нажмите кнопку «Сохранить изменения». Щелкните значок раскрывающегося списка рядом с «Тип папки «Входящие», чтобы выбрать папку «Входящие», которую вы хотите настроить.

II)

Отложить несрочные электронные письма на более позднее время

Есть некоторые электронные письма, которые вы можете удобно проверить на более позднее время или даже по дате. Откладывая эти электронные письма, вы можете сосредоточиться на своей работе без лишних помех.

Как отложить электронные письма в Gmail:

Шаг 1: Войдите в свою учетную запись электронной почты, укажите адрес электронной почты, который вы хотите отключить

Шаг 2: Найдите значок часов в дальнем правом углу электронная почта

Шаг 3: Нажмите на значок часов, чтобы выбрать дату и время

Вы не будете получать уведомления с этого письма до указанной даты.

III) Разговор

Вы можете отключить звук разговоров в Gmail, чтобы не видеть новые сообщения в папке «Входящие». Эти электронные письма остаются в вашей учетной записи, и вы можете искать их при необходимости. Однако они больше не отвлекают вас от другой важной работы.

Как отключить разговоры Gmail:

Шаг 1. Откройте учетную запись электронной почты, которую вы хотите отключить

Шаг 2. Нажмите на трехпунктирную линию вверху

Шаг 3. Выберите «Отключить звук»

11. для организации папки «Входящие» Gmail

Поскольку вы создаете учетную запись Gmail для организации , вам также необходимо автоматически организовать папку «Входящие».

I)

Создание правил фильтрации Gmail

Когда вы управлять фильтрами в Gmail , вы можете применять автоматические меры для контроля за тем, как выглядит ваш почтовый ящик. Например, вы можете установить правило для фильтрации электронных писем, связанных с определенной темой. Это помогает вам оставаться продуктивным, потому что электронные письма перенаправляются на правильные ярлыки, когда они попадают в папку «Входящие».

Как создавать фильтры в Gmail 

Шаг 2. Чтобы отфильтровать электронные письма, связанные с определенным отправителем, введите его адрес в разделе «От». Обратите внимание, что вы можете использовать разные критерии фильтрации.

Шаг 3: Нажмите «Создать фильтр»

Шаг 4: Создайте метку и определите детали фильтрации

На следующей странице у вас есть возможность определить различные условия для условий фильтра. Вы можете пропустить папку «Входящие», применить к ней метку, переслать и т. д.

Закончив определение, нажмите «Создать фильтр», чтобы завершить процесс создания фильтра.

II) Управление ярлыками/папками Gmail

Вы можете изучить возможности Gmail, чтобы управлять ярлыками по своему усмотрению. Например, вы можете применять цвета меток, создавать вложенные метки, удалять метки и переименовывать метки. Эта гибкость позволяет вам настраивать этикетки, пока они не будут соответствовать вашим индивидуальным потребностям.

Нажмите на ссылку, чтобы узнать больше о возможностях управления ярлыками для Gmail.

III) Сортировка писем в Gmail

Использование опции сортировки писем в Gmail поможет вам найти любое электронное письмо, которое вы ищете, при условии, что оно соответствует критериям сортировки.