Как придумать удачную тему письма: примеры, советы, приёмы
64% пользователей говорят, что именно тема влияет на то, откроют они письмо или нет. А значит, этому элементу нужно уделять особое внимание. В статье мы расскажем, как придумать удачную тему письма и какие существуют основные правила и подходы к её формированию.
Длина
На практике мы часто сталкиваемся с тем, что клиент просит тему подлиннее или удивляется предложенным коротким вариантам. Но следует помнить, что люди очень бегло сканируют свои почтовые ящики. Так что чем яснее и лаконичнее будет ваша тема, тем лучше. Также учитывайте, что порядка 34% писем открываются с мобильного, на относительно небольшом экране. А значит, чем короче тема, тем больше вероятность, что она полностью отобразится на экране смартфона.
Примеры тем, которые не отображаются полностью на мобильном
GetResponse, например, выяснили, что оптимальная длина для темы — до 90 символов. Они также связывают это с популярностью мобильных.
А согласно исследованиям Yesware, оптимальное количество слов в теме — до 5. При большем количестве Open Rate снижается. Yesware считают, что удачная тема письма должна быть лаконичной и ясной. При этом темы должны быть настолько короткими, чтобы их можно было прочитать на мобильных.
На собственном опыте мы тоже замечали, что короткие ёмкие темы получают более высокий Open Rate. Например, мы делали письмо с темой «Короче». По сравнению со средней открываемостью наших писем его Open Rate был выше на 6%.
Персонализация
Покажите пользователю, что вы знаете о нём немного больше, чем просто емейл-адрес. Используйте в качестве персонализации в теме, например, имя или местоположение. Но так как этот приём достаточно заезженный, не стоит его использовать в каждой теме. Иначе это может вызвать раздражение. Персонализируйте тему, только если это действительно личное письмо, например поздравление с днём рождения или письмо с какими-то личными данными.
Также учитывайте особенности вашей целевой аудитории.
Если это преимущественно молодёжь, то обращение просто по имени будет скорее всего уместно. Но если же вашей ЦА «далеко за» — добавляйте к имени отчество.
Тот же GetResponse в своём последнем отчёте выяснил, что персонализированные сообщения открывают лучше, но всего на 0,5%. И хоть разница небольшая, она всё-таки есть, так что почему бы не использовать эту возможность для увеличения OR и не создать удачную тему письма? Просто помните, что персонализированная тема — это ещё не всё. В большей степени должно быть персонализировано само сообщение вашего письма — делайте его действительно интересным и актуальным для пользователя. О том, как этого достичь, можете прочитать в этой статье.
Как выглядит удачная тема письма
Позаботьтесь о том, чтобы тема письма была привлекательной. Это можно сделать следующими способами:
Используйте цифры. Они сделают тему чёткой и ясной, а также помогут сформировать у подписчика правильные ожидания. Вы можете говорить о сумме скидки, о цене или о выгоде, выраженной в цифрах, о длине видео, количестве страниц в методичке или советов, которые вы даёте в письме, — о чём угодно.
Главное, чтобы цифра была привлекательной: скидка и выгода как можно больше, цена как можно ниже, видео — короче, а страниц в методичке и советов — столько, сколько действительно легко осилить за один присест. Скажем, 10 страниц и 5 советов, на наш взгляд, вполне достаточно.
Вызывайте любопытство. Не говорите напрямую, о чём вы расскажете в письме, а создайте интригу. Любопытство заставит подписчика открыть письмо, чтобы получить дополнительную информацию.
Интрига — отличный вариант удачной темы письма. Как доказательство, у нашего письма с темой «Осталось 2 месяца» Open Rate был на 8% выше среднего.
Пощекочите нервы. Можно пойти ещё дальше и даже немного припугнуть пользователя. Этот метод прекрасно применяют зарубежные политологи. Он показал отличные результаты в предвыборной кампании Барака Обамы — некоторые сообщения на первый взгляд заставляли усомниться, что это действительно настоящая рассылка, но в итоге статистика показала однозначный результат: такая техника работает.
Задайте вопрос в теме письма. Вопросы также могут вовлечь подписчика и увеличить ваш OR. Особенно если вы знаете, что этот вопрос действительно релевантный для ваших подписчиков и сможет их зацепить. Например, фраза «Вы придёте?» — удачная тема письма с анонсом вебинара или распродажи.
С помощью вопроса вы можете опять же просто вызвать любопытство:
Провоцируйте чувство срочности. Используйте темы, которые сообщают, что количество товара ограничено или что акция продлится совсем недолго. Покажите выгоду предложения и позаботьтесь, чтобы пользователь её не упустил.
В 2013 году Mylife проводили исследование и выяснили, что 56% интернет-пользователей испытывают синдром упущенной выгоды — боятся пропустить что-то важное для них. Это также говорит о том, что люди активно реагируют на темы, провоцирующие чувство срочности.
Но с такими темами нужно быть осторожным. Тенденция использовать слова вроде «сейчас», «быстро», «успей» сходит на нет. Чувствуется общая усталость пользователей от подобных формулировок.
Возникает ощущение «желтизны», давления и требования немедленных действий. Инбокс перенасыщен этим. Уже необязательно быть как Шайа ЛаБаф и кричать «Do it!». Используйте более спокойные заголовки, но тем не менее стимулирующие к действию.
Помните, что важно знать меру и не врать. Если акция ограничена, значит, она действительно будет длиться 1–2 дня. Иначе пользователь поймёт, что такие предложения не являются чем-то особенным, и не поверит вам, прямо как в той истории про мальчика, постоянно кричавшего: «Волки, волки!»
Примеры тем, вызывающих чувство срочности
Расскажите, что внутри. Если у вас в письме спрятан неординарный полезный контент — инфографика, методичка, видео и т. д., — сообщите об этом в теме. Это обозначит ценность сообщения. Используйте для этого соответствующие маркеры формата.
Например, в октябре 2019 года мы рассылали письмо с инфографикой, в теме которого прямо обозначили формат контента:
По итогу OR этого письма был выше на 5% по сравнению с нашим средним показателем по рассылкам.
Get Response выяснили, что определённые слова также могут увеличить ваш Open Rate:
Помните, что с фразами «бесплатно», «даром» и т. д. нужно быть аккуратными, т. к. такие слова могут стать причиной проблем с доставляемостью. Если вы будете постоянно использовать их в своих темах, почтовые сервисы начнут помечать такие письма как спам и подпортят вашу репутацию.
Добавьте друга-авторитета. Мнения известных личностей и экспертов всегда в цене. Если вы, например, брали интервью у такого человека, сообщите об этом в теме письма. Можно даже вставлять цитаты.
Этот метод прекрасно работает в узкоспециализированных темах — веб-разработка, юриспруденция, наука и т. п. Если ваши пользователи заинтересованы в получении полезной и качественной информации, эксперты их привлекут.
Авторитетом также могут выступать и бренды. Если вы сотрудничаете с известными брендами, напишите об этом в теме письма.
А ещё есть звёзды эстрады и телевидения. Говорят, они тоже кому-то интересны — так пусть завлекают своим именем с первых строк.
Введите подписчика в круг избранных. Для электронной коммерции прекрасно работают «клубы», «уровни» и прочие «членства покупателей». Мы все обожаем причислять себя к специальным сообществам. Как только человек увидит, что он особенный, рука сама потянется посмотреть, насколько сильно его ценят и что же такое интересное предлагают, что же он заслужил на этот раз. Не зря же он так старался и не покупал вещи и продукты в соседнем ТЦ.
Признавайте ошибки. В жизни и работе бывает всякое, и от ошибок никто не застрахован. Поэтому, если неприятная ситуация всё же произошла, напишите об этом сразу в теме. Так вы убьёте двух зайцев. Во-первых, всем интересно почитать о чужих неудачах, так уж мы устроены. А во-вторых, это повышает доверие, т. к. наглядно демонстрирует, что где-то там сидят обычные люди, которые тоже могут ошибаться, которые не будут что-то скрывать и готовы искать пути решения досадных ситуаций.
Подробнее обо всех тонкостях создания писем с извинениями читайте в этой статье.
В ней вы найдёте реальные примеры и узнаете, что из них можно почерпнуть.
Сделайте всю работу за подписчика. Удачная тема письма должна сообщать пользователю, что вы уже обо всём позаботились, всё придумали и организовали и чуть ли не есть за него будете. Конечно, не стоит писать, что «эти 3 шага изменят вашу жизнь…». Вы же не Тони Роббинс. И ваша ЦА, скорее всего, не с паблика «Типичный Миллиардер» — так что не будем вселять в людей излишнюю надежду.
Но обозначив сразу, что внутри письма пользователя ждёт информация, которая позволит сократить время, силы и средства, вы определённо вызовете интерес серьёзной публики.
Помогая таким образом своим подписчикам и оказывая невидимую заботу, вы повышаете их лояльность к вам — люди будут ждать новых советов в будущих рассылках, будут открывать и читать их.
Добавьте знакомые фразы, инфоповоды, юмор. В качестве разнообразия отлично работают известные каждому фразы из многих культурных сфер — песен, фильмов, книг и т.
д. Их можно легко адаптировать под инфоповоды и под вашу деятельность. Они не будут раздражать, поскольку в большинстве своём ассоциируются с чем-то приятным.
А для более прогрессивных есть инфоповоды и мемы — вот уж где действительно можно проявить свой креатив и показать молодняку, кто тут шарит. С мемными фразочками любое событие становится интереснее, главное, следить за актуальностью, чтобы не произвести обратного эффекта.
Вспоминается, например, сет про котов и Наташу — которые то рубль роняли, то доставали хозяйку на самоизоляции, — а также всемирная борьба с нехваткой туалетной бумаги.
Пишите темы с юмором и самоиронией. Это всегда приветствуется и заставляет улыбнуться 🙂
Используйте эмодзи 🙂 и каомодзи ( ´(ｴ)ˋ ) в теме. Любой современный язык постоянно модернизируется. В 2015 году словом года стало эмодзи «😂». Если что-то популярно, то этим надо пользоваться.
Согласно исследованию GetResponse, эмодзи в теме письма используют лишь 4% компаний и в относительных показателях их OR на 3% выше:
В 2018 году мы вместе с «Четырьмя лапами» тоже тестировали использование эмодзи в темах емейлов.
По итогу разница между OR писем с эмодзи и без них была слишком мала, чтобы говорить об их однозначной эффективности. А значит, на наш взгляд, эмодзи нужно использовать скорее для души, нежели для увеличения опен рейта.
Помните, что чрезмерное использование смайликов сделает письмо похожим на спам.
Несколько советов:
- Используйте эмодзи, которые подходят по смыслу к теме вашего емейла и к вашей деятельности.
- Если вы «серьёзная компания», которой «не до улыбочек», то для вас есть целый раздел эмодзи с офисными пиктограммами. Например, дополните тему письма с ежемесячной статистикой эмодзи в виде графика 📈, а тему предстоящего мероприятия пином 📌.
- Используйте эмодзи вместо слов, чтобы сделать тему более компактной. Интересный приём — составлять простые мини-истории. Кстати, в этом вам поможет Яндекс.Переводчик на эмодзи. Но не переборщите 😉
У эмодзи есть одна особенность: на разных почтовиках они могут отображаться по-разному. Избежать этого поможет альтернативный, более экзотический вариант, — каомодзи.
Это японский эквивалент наших «двоеточий, тире и скобочек».
Мы не оставили такое явление в стороне и протестировали его в темах своих писем. Но наличие этих смайлов никак не повлияло на наш OR. Видимо, люди мало знакомы с этими символами, они непривычны и непонятны для них.
Давайте без этого…
Добавлю пару слов о том, что не работает в темах писем, не нравится почтовикам или просто «не принято в приличном обществе». Вы, конечно, можете рискнуть, но не советуем.
- Писать капслоком. Просто «Не кричи на меня!!!». И поаккуратнее с восклицательными знаками — на пользу они не пойдут. Перебор с эмоциональными знаками препинания всегда бросается в глаза и придаёт словам угрожающий оттенок.
- Использовать сетевые аббревиатуры и выражения вроде LOL, ASAP и прочих — оставьте это для общения на форумах и в личных сообщениях. Они специфичны и могут быть не всем понятны, ЕВПОЧЯ.
- Использовать цифры для сокращения и экономии места — хорошо! Использовать цифры без пояснений — плохо.
- Слово «бесплатно» не нравится спам-фильтрам, а слово «помогите» не нравится людям. Старайтесь не раздражать ни тех, ни других.
Оформление
Оформляйте ваши темы оригинально. Например, используйте нестандартный шрифт. В прошлом году мы тестировали, что лучше заходит нашим подписчикам: темы на английском, написанные оригинальным шрифтом, или обычные стандартные темы. Выяснилось, что первые дают OR на 9% выше.
Прехедер
Используйте прехедер в качестве дополнения к теме письма. Пользователи на 7% лучше открывают письма с темами, которые дополнены качественными прехедерами, чем те, у которых прехедер вообще не прописан и вместо него автоматически подтягивается любая информация из письма.
Подробнее о том, как следует прописывать прехедер и какие фичи для этого существуют, мы рассказывали в этой статье. В ней мы также говорили, что можно пойти другим путём и сделать так, чтобы прехедер был вообще пустым. Это позволит выделиться на фоне других писем в инбоксе.
Летом 2019 года мы протестировали эту идею, и наши предположения подтвердились. OR наших писем с пустым прехедером выше на 2% по сравнению с письмами с обычными прехедерами. Поэтому теперь в своих письмах мы всегда делаем прехедеры пустыми.
После того как вы всё придумали, обсудили с коллегами и залили письмо в платформу, не забудьте отправить себе тест, чтобы не получалось таких неловких моментов:
Хотя, если такое вдруг произойдёт, скажите, что это постирония, в 2020 году за это пока не штрафуют 😉
Не полагайтесь на случай — обязательно тестируйте способы и подходы к формированию удачной темы письма. Так вы поймёте, какой подход будет уместен именно для вашей ЦА.
The End.
Примеры Email рассылок, Email-Competitors — коллекция рассылок
Email-копирайтинг за 9 шагов
базовая прокачка текстов писем
Фрирайтинг
как метод развития креативности
Customer journey map
как составить путь клиента
Нейромаркетинг
как побудить подписчиков к действию.
часть 2
Виджеты на сайте
как усилить их эффект с помощью триггеров
Аудит письма
отмечаем ошибки, показываем находки
25 тем писем со словом «подарок»
анализируем и учимся
Привлекаем внимание подписчиков
с помощью motion design
Нейромаркетинг
как побудить подписчиков к действию
Особенности и примеры рассылок для FMCG-отрасли
не такие как все
Библиотека email-маркетолога
книги, которые помогут в работе над рассылками
Триггерные письма
на что обращать внимание при подготовке
Email-маркетинг в B2B:
Запускаем с нуля на практике
3 упражнения на креативность
которые помогут найти нестандартные идеи для рассылок
Почему вам нужен фидбэк
от жюри Конкурса ECAwards
Как запустить спецпроект в digital
Инфографика: подскажем, как эффектно выделиться среди рекламного шума конкурентов
Креативы в email-кампаниях
Чек-лист по созданию
Маскоты в email-рассылках
Кто такие и зачем нужны
Поле «имя отправителя» в письмах
Какие варианты бывают и как написать правильно
Как быстро придумать крутую тему письма
Покажем на примере промописем со скидками
JTBD как быстрый и эффективный метод исследования аудитории
Рассказываем как подход Jobs To Be Done применим к исследованию аудитории в email-маркетинге
Типографика в рассылках
Рассказываем и показываем, как использовать вместо картинок текст
Email-маркетинг сети «Петрович»
Провели анализ email-коммуникаций
Правильные транзакционные письма
На что стоит обратить внимание при создании
Инфографика: как создавать классные идеи для писем
Инфографика: 9 шагов на пути к эффективному email
Топ-4 лучших писем лета 2020
Подборка лучших писем из победителей Конкурса писем Email-Competitors Awards за лето 2020
Инструкция: как написать крутой кейс
Как написать крутой кейс, чтобы впечатлить клиентов, руководство и жюри Рейтинга кейсов Email-Competitors Awards
Чек-лист: проверьте эффективность ваших welcome-писем
8 пунктов, которые помогут улучшить ваши welcome-письма
Как подготовить письмо для темной темы — инфорграфика
Инфографика: что учесть, чтобы письмо было красивым в темной и светлой теме
Пример AMP-письма с пазлом и промокодом
Как сделано AMP-письмо — придумали и сверстали в Inbox Marketing для Email-Competitors
Письмо DECATHLON — пример для подражания
Разбор письма DECATHLON
Письмо о карте с кэшбеком УБРиР
Разбор письма Уральского банка
Email-Competitors Awards — народное голосование, первые заявки июня 2020
Первые письма на июньский конкурс, Email-Competitors Awards, июнь 2020
Email-Competitors Awards — народное голосование, креатив
Три письма из номинации «Лучший креатив», Email-Competitors Awards, май 2020
Email-Competitors Awards — народное голосование, копирайтинг
Три письма из номинации «Лучший копирайтинг», Email-Competitors Awards, май 2020
Подборка товаров от «Литрес»
Блоки по диагонали — специально, чтобы кнопки «не слиплись»
Разбор письма: «киберпонедельник» в Wildberries
Хорошие скидки и отличный котик, но есть и проблемы
Нескучная подборка товаров в письме H&M
Необычная структура и визуалы вместо слов
У аптек нет времени на раскачку писем
Удачные и неудачные примеры писем аптечной тематики
Практика email-маркетинга в недвижимости
Как продавать недвижимость через email-маркетинг
Примеры Email рассылок ко дню космонавтики
Подборка космических писем для вдохновения
Что прислать подписчикам в январе
Мертвый сезон? Не, не слышали!
Серии писем на Хэллоуин
которые сложно забыть
Примеры писем на Черную пятницу
Лучшее из коллекции
Письма в стиле Instagram
тренды в Email-маркетинге
Киберпонедельник: свежие примеры рассылок
Более 5000 писем в коллекции
5 типичных ошибок Email-маркетолога
Поможем их избежать
5 граблей Email-маркетолога
При создании письма о распродаже
Анализ тем писем
Создавайте работающие темы, ищите новые идеи для своих тем писем
Геймификация в письмах
Классные примеры применения игровой механики в рассылках: квесты, ребусы, загадки и игры с подписчиками.
Тренды в дизайне писем 2018 vol.1
Подборка трендов этого года, только лучшие примеры для вас
Меньше слов в Email
тренды в Email-маркетинге
Как часто присылать присьма
Чтобы не попасть в клуб надоевших рассылок
10 быстрых способов создания и использования
В этой статье представлены десять замечательных функций, о которых вы, возможно, не знали, но которые могут сэкономить вам огромное количество времени при работе с рутинными электронными письмами.
Если большую часть вашего онлайн-общения составляют повторяющиеся электронные письма, было бы естественно, если бы вы стремились оптимизировать эту часть своей работы. Ответ с помощью шаблона может быть отличной альтернативой составлению электронных писем с нуля в утомительном пошаговом режиме.
- Шаблоны Outlook
- Шаблоны электронной почты в веб-приложении Outlook.com
- Быстрые детали и автотекст
- Быстрые шаги
- Черновики Outlook как шаблоны
- Шаблоны подписей Outlook
- Автозамена
- Канцелярские товары
- Пользовательские формы
- Общие шаблоны электронной почты
Шаблоны Outlook
Шаблоны электронной почты в Outlook похожи на шаблоны документов в Word или шаблоны листов в Excel.
По умолчанию все шаблоны Outlook сохраняются в указанной ниже папке. Это не следует менять, иначе вы не сможете открыть свой шаблон из Outlook.
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Преимущества :
- Простота создания и сохранения.
- Поля адреса (Кому, Копия и СК), строка темы и даже учетная запись отправителя могут быть предварительно определены.
- Шаблоны сообщений могут содержать вложения, графику и форматирование, например шрифты, цвета фона и т. д.
д.Недостатки : неудобно в использовании — чтобы открыть шаблон, нужно довольно глубоко копаться в меню.
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2010
Углубленный учебник : Как создавать и использовать шаблоны электронной почты Outlook
Шаблоны электронной почты в веб-приложении Outlook.com
В веб-приложении Outlook.com также есть шаблоны электронной почты. По сравнению с файлами .oft в настольной версии для их открытия не требуется множество щелчков меню. Однако возможности здесь не столь обширны — шаблон может содержать небольшие изображения и базовое форматирование, но невозможно предустановить поля электронной почты или прикрепить файлы.
Как и многие другие полезные функции, эта скрыта от непосредственного просмотра. Чтобы использовать его, вам нужно сделать следующее:
В правом нижнем углу окна Новое сообщение нажмите кнопку с многоточием (…), а затем щелкните Мои шаблоны .
Появится панель Мои шаблоны с несколькими образцами по умолчанию, готовыми к использованию. Чтобы создать свой собственный, нажмите кнопку + Шаблон и введите заголовок и текст шаблона в соответствующие поля. Или вы можете набрать и отформатировать текст в окне сообщения, а затем скопировать/вставить — все форматирование сохранится.
Чтобы вставить шаблон в сообщение электронной почты, просто щелкните его имя на панели.
Преимущества : простой и интуитивно понятный
Недостатки : ограниченные возможности
Поддерживаемые версии : Веб-приложение Outlook.com
Quick Parts и AutoText
Quick Parts сообщение электронной почты, встречу, контакт, приглашение на собрание и задачу. Помимо текста, они также могут включать графику, таблицы и пользовательское форматирование. В то время как шаблоны .oft предназначены для создания полного сообщения, быстрые части представляют собой небольшие строительные блоки.
Quick Parts — это современная замена AutoText в Outlook 2003 и более ранних версиях. В последних версиях доступны оба типа. Единственная разница между ними заключается в том, что предметы находятся в разных галереях. Во всем остальном Quick Parts и AutoText практически одинаковы.
Чтобы создать новый элемент, введите текст сообщения, выберите его и нажмите Вставка вкладка > Quick Parts > Сохранить выбранное в галерее Quick Part .
Чтобы отправить быструю часть в электронное письмо, выберите нужную из галереи.
Или вы можете ввести имя быстрой части в сообщении (не обязательно полное имя, а только его уникальную часть) и нажать F3. В Outlook 2016 и более поздних версиях, когда вы начинаете вводить имя, появляется всплывающее предложение, и вы можете просто нажать клавишу Enter, чтобы ввести весь текст.
Quick Parts находятся в файле NormalEmail.dotm , который хранится здесь:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
До создайте резервную копию ваших быстрых частей, скопируйте этот файл в место для сохранения.
Чтобы экспортировать на другой компьютер, вставьте его в папку Templates на другом компьютере.
Преимущества : очень просто и понятно
Недостатки :
- Поиск отсутствует. Если у вас есть несколько произведений в галерее, может возникнуть проблема с поиском нужного.
- Редактировать содержимое быстрой части нельзя — можно только заменить на новое.
- Невозможно добавить вложения.
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2007
Подробное руководство : Экспресс-части Outlook и автотекст
Шаблоны электронной почты Quick Steps
Quick Steps — это ярлыки, позволяющие выполнять несколько действий с помощью одной команды. Одним из таких действий может быть ответ по шаблону или создание нового письма на основе шаблона. Помимо текста сообщения, вы можете предварительно заполнить «Кому», «Копия», «Скрытая копия» и «Тема», установить флаг последующих действий и важность.
Чтобы создать шаблон быстрого действия, щелкните Создать новый в поле Быстрые действия на вкладке Главная , а затем выберите одно из следующих действий: Новое сообщение , Ответить , Ответить всем или Вперед . В окне Edit введите текст вашего шаблона в соответствующее поле, настройте любые другие параметры, которые вы считаете подходящими, и дайте вашему шаблону описательное имя. При необходимости назначьте одну из предопределенных клавиш быстрого доступа.
Вот пример шаблона ответа Outlook :
После установки новый быстрый шаг сразу же появится в галерее. Просто нажмите на нее или нажмите назначенную комбинацию клавиш, и все действия будут выполнены сразу.
Преимущества :
- Можно создавать различные шаблоны для новых писем, ответов и пересылок.
- Можно предварительно настроить не только текст сообщения, но и почти все поля электронной почты.
- Несколько действий могут быть выполнены с одним и тем же быстрым шагом, например. ответ на сообщение с шаблоном и перемещение исходного сообщения в другую папку.
- Может быть быстро запущен с помощью сочетания клавиш.
Недостатки : шаблон электронной почты может быть только текстовым.
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2010
Полное руководство : Быстрые действия с Outlook
Черновики Outlook как шаблоны
Преимущество этого метода в том, что вы можете создать повторно используемый черновик шаблона электронной почты точно так же, как вы это обычно делаете: введите текст в теле сообщения, заполните поля электронной почты, прикрепите файлы, вставьте изображения, примените желаемое форматирование, и т. д. Когда ваше сообщение будет готово, не отправляйте его. Вместо этого нажмите кнопку Сохранить или нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить сообщение в папку Черновики . Если у вас слишком много элементов в папке Черновики , вы можете сохранить свои шаблоны в отдельных подпапках или назначить им категории.
В следующий раз, когда вы захотите отправить кому-то конкретное сообщение, перейдите в папку Черновики и откройте это сообщение. Главное, что вы не отправляете черновик, а пересылаете его! При пересылке черновика Outlook создает его копию, сохраняя исходное сообщение для будущего использования. Кроме того, информация заголовка не добавляется над текстом черновика, как это обычно делается при пересылке входящего электронного письма. Строка темы также не будет начинаться с префикса «FW:».
Вам может быть интересно, как переслать черновик в Outlook? Гораздо проще, чем вы думаете 🙂
- Откройте черновик сообщения двойным щелчком.
- Поместите курсор в любое поле электронной почты, а не в тело письма, и нажмите Ctrl + F. Кроме того, вы можете добавить кнопку Переслать на панель быстрого доступа и щелкнуть ее.
Преимущества : очень удобно создавать, редактировать и систематизировать.
Недостатки
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2000
Дополнительная информация : Использование черновиков Outlook в качестве шаблонов электронной почты
Подпись — это традиционный элемент письменного общения, и большинство пользователей Outlook автоматически добавляют подпись по умолчанию к своим сообщениям электронной почты. Но ничто не мешает вам иметь более одной подписи и включать информацию, отличную от стандартных контактных данных.
Вы можете создать подпись как целый шаблон письма и вставить его в сообщение буквально в пару кликов ( вкладка Сообщение > Подпись ).
Внимание! Помимо текста сообщения, не забудьте включить свои стандартные данные в каждую подпись, которую вы создаете. Когда вы выбираете другую подпись для определенного сообщения, подпись по умолчанию автоматически удаляется.
Преимущества : очень быстрый и удобный в использовании
Недостатки : вы можете добавлять информацию только в тело сообщения, но не можете предопределять поля электронной почты.
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2000
Подробное руководство : Создание и использование подписей Outlook вы мгновенно вставляете определенный текст с помощью назначенного ключевого слова или кода. Вы можете думать об этом как об упрощенной версии AutoText или Quick Parts.
Вот как это работает: вы назначаете ключевое слово некоторому тексту, который может быть любой длины (конечно, в разумных пределах) и форматироваться по вашему выбору. В сообщении вы вводите ключевое слово, нажимаете клавишу Enter или пробел, и ключевое слово мгновенно заменяется вашим текстом.
Чтобы открыть диалоговое окно Автозамена , перейдите на вкладку Файл > Параметры > 4 >
Кнопка4 Параметры
3 Автозамена.
Чтобы настроить новую запись, выполните следующие действия:
- В поле Заменить введите ключевое слово , которое является своего рода ярлыком, запускающим замену. Просто не используйте для этого какое-либо настоящее слово — вы не хотите, чтобы ключевое слово было заменено более длинным текстом, когда вам действительно нужно это слово. Неплохо будет добавить к ключевому слову какой-нибудь специальный символ. Например, вы можете использовать #warn , !warn или [warn] для Важное предупреждение!
- В поле With введите текст шаблона .
- Когда закончите, нажмите Добавить .
Совет. Если вы хотите, чтобы форматировал текст , как на скриншоте ниже, то сначала введите замещающий текст в сообщении, выберите его, а затем откройте диалоговое окно автозамены. Текст вашего шаблона будет автоматически добавлен в поле С . Чтобы сохранить форматирование, убедитесь, что Отформатированный текст Выбран переключатель и нажмите Добавить .
А теперь наберите #warn в теле сообщения, нажмите Enter и вуаля:
Преимущества : одноразовая настройка
Недостатки : количество текстовых шаблонов ограничено ярлыков, которые вы можете запомнить.
Поддерживаемые версии : Outlook 365 — 2010
Функция Канцелярские товары в Microsoft Outlook используется для создания персонализированных электронных писем в формате HTML с вашим собственным фоном, шрифтами, цветами и т. д. Вместо или в дополнение к различным элементам дизайна , вы также можете включить текст, и он будет автоматически вставлен в сообщение, когда вы выберете канцелярский файл.
Вы начинаете с создания нового сообщения, разработки его макета и ввода текста шаблона. Нет смысла определять тему или любые другие поля электронной почты, потому что при использовании канцелярских принадлежностей эта информация будет отображаться в верхней части тела сообщения.
Когда будете готовы, сохраните свое сообщение ( Файл > Сохранить как ) в виде HTML-файла в папке Stationery здесь:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
После сохранения вы можете выбрать канцелярские принадлежности следующим образом: Вкладка «Главная » > Новые элементы > Сообщение электронной почты с использованием > Дополнительные канцелярские принадлежности . Недавно использованные файлы канцелярских принадлежностей появятся непосредственно в меню Сообщение электронной почты с использованием :
Вы также можете выбрать определенные канцелярские принадлежности в качестве темы по умолчанию для всех новых сообщений, которые вы создаете.
Вот пример того, как может выглядеть шаблон почтового сообщения Outlook:
Преимущества : множество вариантов форматирования благодаря поддержке HTML
Недостатки : количество кликов для сохранения и доступа к канцелярским файлам намного больше, чем действительно необходимо — эта техника предназначена для профессионалов. Разработка пользовательской формы намного сложнее, чем любой другой метод, обсуждаемый в этом руководстве, и может потребовать навыков программирования VBA. Для начала включите вкладку Developer в Outlook. Затем нажмите Создайте форму , выберите одну из стандартных форм в качестве основы для пользовательской формы, добавьте поля, элементы управления и, возможно, код, задайте атрибуты и опубликуйте форму. Звучит загадочно и неясно? Действительно, потребуется время, чтобы разобраться в этом.
Преимущества : очень мощная функция с большим количеством опций
Недостатки : крутая кривая обучения0031
Хотите верьте, хотите нет, но это решение понравится как новичкам, так и гуру. Новички оценят простоту — начало работы с общими шаблонами электронной почты достаточно интуитивно понятно, чтобы сразу приступить к работе. Эксперты Outlook могут использовать многие расширенные функции, такие как создание персонализированных ответов с помощью макросов, настройка предопределенных, заполняемых и раскрывающихся полей, извлечение информации из наборов данных и многое другое.
В отличие от встроенных функций, общие шаблоны электронной почты переносят все функции прямо в окно сообщения! Теперь вы можете создавать, редактировать и использовать свои шаблоны в любой момент, не переключаясь между вкладками и не копаясь в меню.
Чтобы создать новый шаблон, просто выберите в сообщении желаемое содержимое (текст, изображения, ссылки и т. д.) и нажмите Новый шаблон.
Чтобы вставить шаблон в сообщение, щелкните значок Вставить или дважды щелкните имя шаблона.
Преимущества :
- Быстро и удобно создавать.
- Вставка в сообщение одним щелчком мыши.
- Используйте лично или поделитесь с вашей командой.
- Добавить заполняемые текстовые поля и раскрывающиеся списки.
- Заполните поля электронной почты, вставьте изображения и прикрепите файлы автоматически.
- Применение базового форматирования в встроенном редакторе для создания сложных дизайнов с использованием HTML.
- Ссылка на папку Черновики и использование любых ваших черновиков Outlook в качестве шаблонов электронной почты.
- Используйте ярлыки для быстрых ответов.
- Доступ к вашим шаблонам с любого устройства, будь то Windows, Mac или Outlook Online.
Недостатки : вы можете протестировать и сообщить нам 🙂
Поддерживаемые версии : Outlook для Microsoft 365, Outlook 2021–2016 Windows и Mac, Outlook в Интернете
Как получить : Выберите свой план подписки или загрузите бесплатную версию из Microsoft AppSource.
Вот как создать шаблон электронной почты в Outlook. Надеемся, наш урок поможет вам выбрать понравившуюся технику. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!
Вас также может заинтересовать
Как создать шаблон электронной почты в Outlook, чтобы сэкономить время
- Вы можете легко создать шаблон электронной почты в Outlook, создав новое электронное письмо и открыв меню шаблонов.
- Вы можете создать несколько шаблонов, к которым можно будет получить доступ позже в той же области, где они были созданы.
- Посетите библиотеку технических справочников Business Insider, чтобы узнать больше.
Шаблоны электронной почты могут стать спасением, если вы обнаружите, что у вас много повторяющихся задач на работе. Если вы являетесь пользователем Outlook, процесс создания и использования этих шаблонов будет быстрым и простым.
Просто имейте в виду, что вы можете создать только основную копию — всю остальную информацию, такую как предполагаемый получатель (или получатели), вложения и строку темы, все равно нужно будет добавить вручную после того, как вы настроите шаблон.
Имея это в виду, вот как создать шаблон электронной почты в Outlook.
Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:
Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)
Lenovo IdeaPad 130 (от 469,99 долларов США в Walmart)
Как создать шаблон электронной почты в Outlook
1. Откройте Outlook и при необходимости войдите в свою учетную запись.
2. Нажмите «Новое сообщение» в верхнем левом углу экрана.
Нажмите «Новое сообщение». Девон Дельфино/Business Insider3. Нажмите на три точки в нижнем меню нового письма.
Нажмите на три точки. Девон Дельфино/Business Insider 4. Выберите «Шаблоны».
5. Нажмите «+ Шаблон».
Нажмите «+ Шаблон». Девон Дельфино/Business Insider6. Добавьте свой заголовок и создайте основной текст для своего шаблона.
Назовите свой шаблон. Девон Дельфино/Business Insider 7. Нажмите «Сохранить».
После этого вы сможете получить доступ к своему шаблону каждый раз, когда будете создавать новое электронное письмо, щелкнув эти три точки, выбрав «Шаблоны», а затем выбрав нужный шаблон.
Как пересылать электронные письма из Outlook в другую учетную запись, создав «правило», которое делает это автоматически
Как добавить подпись в Microsoft Outlook двумя различными способами
Как использовать скрытую копию в Microsoft Outlook для отправки писем в частном порядке нескольким людям
Как настроить учетную запись электронной почты Outlook на iPhone в приложении Почта
Как удалить учетную запись Outlook двумя способами
Девон Дельфино
Девон Дельфино — независимый журналист из Бруклина, специализирующийся на личных финансах, культуре, политике и идентичности.