Как прописать вдоговор что клиент не против рассылки по электронке: Как правильно получить согласие на рассылку по email

Содержание

Информационное письмо: что это такое и как составить

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Пример бумажного информационного письма об изменении цен. Источник

Пример электронного информационного письма о новых тарифных планах

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.
Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

новые реквизиты;
изменение статуса организации;
смена руководителя или обслуживающего менеджера;
обновление прайса;
изменения в условиях работы;
увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
вступление в силу закона или приказа;
проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.
Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.
Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору. Такое письмо напоминает адресату:

об оплате задолженности;
о списании средств по подписке;
о предоставлении документов;
о товарах, оставленных в корзине;
о сроках начала или завершения проекта;
о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Напоминание об оплате курса

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

поступила оплата;
товар отгружен или получен;

начались работы;
получены документы;
достигнуто согласие на условия сделки.

Подтверждение сотрудничества. Источник

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Подтверждение о получении заявки

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Заявление Netflix о приостановке работы. Источник

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

анонс концерта или фильма;
новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Рекламно-информационная рассылка с анонсом концертов

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Информационные письма нужно составлять в деловом стиле, однако не забывайте писать просто и понятно. Старайтесь избегать сложных терминов и конструкций. Важно помнить, что читать письмо будет человек.

Информационное письмо также можно сверстать в красивом дизайне. Как минимум, добавить логотип, плашку для реквизитов. Так письмо будет выглядеть привлекательней и добавит несколько дополнительных баллов к образу надежной компании.

Мария Гудкова

Head of marketing в digital-агентстве i-Media

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
даты и регистрационного номера документа;
данных адресата;
подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер.

Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.

В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли

Что предусмотреть об электронной переписке в договоре с контрагентом, чтобы она не обернулась боком

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами. В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

Переписку по электронной почте стороны чаще всего используют для установления конкретных обстоятельств дела и доказывания факта направления юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др. ).

Существует обширная судебная практика, в соответствии с которой суды не принимают ссылку стороны на электронную переписку, если в договоре не было отдельного оговорено её использование, а противоположная сторона оспаривает получение по электронной почте юридически значимого сообщения.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Вместе с тем, при отсутствии в договоре условия об электронной переписке между сторонами в суде можно сослаться на практику предшествующих спору взаимоотношений сторон. Если стороны договора регулярно взаимодействовали с помощью электронной почты по поводу заключения договора, обменивались документами и др., суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) — ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) — ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Отдельно следует отметить, что при разработке контракта не стоит включать в него условие об обязательном направлении оригиналов в письменной форме, поскольку при наличии подобного условия юридически значимые сроки (например, сроки рассмотрения заявки и др.) будут считаться судом с даты направления или получения оригинала документа, а не отправки сообщения по электронной почте.

Кроме того, суды признают переписку по электронной почте в качестве доказательства по делу, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25).

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;
принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;
если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;
адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

В качестве элемента достоверности переписки по электронной почте, на который может обратить внимание суд, выступает наличие полномочий лиц на отправление (получение) сведений, составляющих предмет переписки. Поэтому в договоре также необходимо определять круг уполномоченных на ведение электронной переписки лиц.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.

Не отправляйте контракты своим клиентам без объяснения причин по электронной почте

В последнее время я заметил, что слишком много владельцев бизнеса отправляют контракты своим клиентам с шаблонным электронным письмом, в котором, по сути, говорится: «Вот ваш контракт, пожалуйста, подпишите и поставьте дату внизу. » Хотя я знаю, что вы, скорее всего, просто хотите, чтобы ваши клиенты быстро получили контракты, и предполагаете, что они прочитают его, прежде чем подписать пунктирную линию, это НЕ лучший способ отправить ваши контракты, и, поверьте мне, они не будет читать мелкий шрифт, как вы предполагали. Вместо шаблона электронной почты, который у вас есть в автоматизированной системе CRM, я хочу, чтобы вы создали новый шаблон электронной почты, персонализированный с учетом вашей деловой практики и политик и подробно объясняющий вашим клиентам наиболее важные пункты вашего контракта.

Объяснение пунктов вашего контракта по электронной почте до подписания вашими клиентами служит дополнительным доказательством того, что они знали о вашей бизнес-политике

Вот почему это важно с юридической точки зрения: это дает вашим клиентам информацию о пунктах, на которые им необходимо обратить особое внимание, и служит «доказательством» того, что вы действительно проинформировали их об этой бизнес-политике до подписания. Вы хотите вести себя так, как будто вы сидите за столом напротив вашего клиента и просматриваете контракт перед подписанием. Подумайте, как они делали это в старые времена, когда еще не было Интернета. Если вы хотели подписать контракт, вам нужно было встретиться лично, просмотреть его построчно, изменить его по мере необходимости или разъяснить вашему клиенту, что означает каждый пункт, а затем подписать лично. Такая ситуация была неоценима в общем юридическом процессе бронирования клиента, потому что она дала вам и вашим клиентам возможность полностью «пообщаться мнениями». И, с юридической точки зрения, «собрание мнений» является критическим элементом наличия действительного контракта.

Таким образом, для того, чтобы иметь такое же «совещание умов» при отправке вашим клиентам их контракта по электронной почте, вы должны быть очень конкретными, когда вы впервые отправляете им свой контракт. Я предлагаю выбрать 4-6 наиболее важных пунктов вашего контракта и объяснить их с точки зрения непрофессионала (т. е. вашими СОБСТВЕННЫМИ словами), что означает этот пункт. Таким образом, вы даете им понять, что им нужно дополнительно ознакомиться с этими пунктами, и это почти всегда побуждает ваших клиентов фактически читать слова в вашем контракте, а не просто прокручивать его до конца и подписывать.

Кроме того, это служит доказательством того, что ваш клиент знал об этом конкретном пункте, если позже возникнет юридическое фиаско, связанное с этой ситуацией. Скажем, ваши клиенты сейчас хотят перенести мероприятие, и они хотят, чтобы вы сделали это бесплатно, и ожидают, что вы сделаете это без проблем в течение 3 недель после даты мероприятия. Однако в соответствии с пунктом вашего контракта в нем указано, что ваш гонорар не подлежит возврату И передаче, и что любое изменение графика после подписания контракта лишает аванса и влечет за собой дополнительные сборы. Если вы не только включили этот пункт в свой контракт, но и указали им на этот пункт до их подписания (и у вас есть это в письменной форме через это электронное письмо, о котором мы говорим), у вас есть двойное доказательство того, что они согласились с этой политикой! Это хорошая новость для вас, поскольку мы надеемся легко решить проблему между вами, и отличное доказательство в поддержку вашего аргумента в суде, если он зайдет так далеко.

Язык шаблона электронной почты

Вот шаблон электронной почты, который вы можете скопировать и вставить при создании собственного шаблона электронной почты для отправки контракта своим клиентам:

«Привет X,

4

Большое спасибо за общение со мной [через Facetime/по телефону/на прошлой неделе в кафе]. Я очень рад работать с вами! Чтобы официально забронировать дату в моем календаре, все, что вам нужно сделать, это заплатить авансовый платеж и подписать контракт, прикрепленный к этому письму. После того, как вы откроете контракт и просмотрите его, пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы. Я буду более чем счастлив присоединиться к вам и обсудить это с вами, если вам потребуются дополнительные разъяснения.
Вот несколько конкретных пунктов, с которыми я хотел бы, чтобы вы внимательно ознакомились в договоре, чтобы убедиться, что мы согласны с моими услугами и бизнес-политикой:
Пункт 2 — Сборы и удержание [затем объясните своими словами, что такое ваша политика и почему]
Пункт 4 — Отмена и изменение графика [затем объясните здесь своими словами, каковы ваши правила и почему]
Пункт 7 – Доставка изображений и онлайн-галереи [затем объясните своими словами, каковы ваши правила и почему]
Пункт 9 — Разрешение модели [затем объясните здесь своими словами, что такое ваша политика и почему. .. и, возможно, объясните им, если им потребуются какие-либо изменения из соображений конфиденциальности, чтобы связаться с вами перед подписанием]
Наконец, обратите внимание, что крайний срок для подписания этого контракта [введите дату]. Если он не будет подписан, я опубликую дату мероприятия, и указанная цена не может быть гарантирована.
С нетерпением жду начала!
Best,
[Введите свое имя] «
Этот пост в блоге не является заменой юридической консультации. Каждая ситуация отличается и зависит от фактов. Правильный законной анализ необходим. в зависимости от вашего местонахождения и контракта Проконсультируйтесь с юристом в вашем родном штате для консультации относительно вашего контракта или конкретной правовой ситуации
См. наш полный отказ от ответственности здесь.0005
Последние записи в блоге
Не публикуйте свой сайт без ЭТОГО!
Подробнее →
Искусственный интеллект: руководство для владельцев малого бизнеса по легальному использованию ИИ
Подробнее →
Должны ли организаторы свадеб подписывать от имени своих клиентов?
Читать дальше →
Как написать дополнительное электронное письмо после отсутствия ответа от клиента
Клиенты могут не отвечать по целому ряду причин. Прежде чем вы предполагаете худшее, позвольте мне быть вашим голосом разума. Есть несколько сценариев, которые могут разыгрываться, и они обычно имеют к ним больше отношения, чем к вам — это не личное, это бизнес. Часто улучшение каналов связи между вами и клиентом может быть таким же простым, как понимание того, откуда исходит другой человек, и адаптация вашей стратегии, чтобы помочь ему.
Вне зависимости от ситуации написать ответное электронное письмо после отсутствия ответа от клиента — настоящее искусство. Давайте разберем эти ситуации вместе, чтобы посмотреть, что вы можете сделать для каждого типа клиентов. Затем мы можем углубиться в то, что делает последующее электронное письмо для них хорошим.
Почему ваш клиент не отвечает?
Они не уважают вас
Давайте уберем это с дороги с самого начала. Да, в редких случаях клиенты могут не удосужиться ответить вам, потому что они не ценят то, что вы предлагаете. Эти типы клиентов особенно разочаровывают, потому что успех любого проекта зависит от взаимного сотрудничества, и по какой-то причине они решили не обращать внимания на ваш вклад и допустить, чтобы проект пострадал. Может быть, их заставили работать с вами, и они недовольны этим. Может быть, ты выглядишь как тот кошмарный сосед по комнате, который был у них в колледже. почему в данном случае не так важно — есть много причин, по которым один человек может не понравиться другому, и непрофессионально позволять этому мешать бизнесу. К счастью, обычно это не типичный неотзывчивый клиент.
Что делать: Покажите им свою ценность. Вам не будет нравиться каждый человек, с которым вы работаете на протяжении всей своей карьеры. Вместо того, чтобы отвечать на их отношение взаимной неприязнью, сделайте шаг вперед. Если вы видите статью, которая может заинтересовать их или у них есть новая идея относительно их проекта, не бойтесь отправить ее им. Докажите, что вы мыслитель.
Они наняли кого-то другого
Некоторые люди не любят конфликтов. Возможно, вы один из этих людей, и для вас имеет смысл избегать этого любой ценой. Для тех из вас, кто считает, что каждый должен знать правду, какой бы суровой она ни была, такое поведение может показаться невнимательным. К какому бы лагерю вы ни относились, вы можете согласиться с тем, что сообщить кому-то, что он решил работать со своими конкурентами над проектом, — это сложно написать электронное письмо. Они не хотят, чтобы вы расстраивались из-за них, поэтому, возможно, они надеются, что вы поняли намек.
Что делать: Дай им выход. Пока они не скажут вам, вы не можете знать наверняка, что они ушли с кем-то другим, но после того, как их безразличие сохраняется, эта возможность становится все более и более реальной. Сообщите им, что если они решат пойти в другом направлении с проектом, никаких обид не будет. На самом деле было бы разумно сказать им, что вы хотели бы работать с ними в будущем, если представится такая возможность.
Проект провалился
Это может быть столь же разочаровывающим, как потеря работы в пользу кого-то другого, но, по крайней мере, вы не испытываете дополнительной боли, зная, что ваши конкуренты обналичивают зарплату, которая должна была быть вашей. Может быть, когда проект провалился, вы ускользнули от их мыслей вместе с ним, или, может быть, они слишком расстроены и плачут в ванну с мороженым, чтобы отвечать на ваши электронные письма.
Что делать: Такие вещи случаются. Не слишком зацикливайтесь на этом. Потеря проекта, независимо от причины, досадна, но это не означает, что отношения с этим клиентом закончились. Дайте им понять, что независимо от того, что случилось с проектом, вы будете рады работать с ними в будущем.
Им не нравится электронная почта
Со всеми технологиями, которые окружают нас каждый день, трудно поверить, что есть еще люди, которые не присоединились к побеждающей стороне. Для этих людей обсуждение деталей по электронной почте кажется чуждым и неудобным. Они предпочитают обсуждать такие вещи, как дизайнерские предложения или деньги, лицом к лицу или, по крайней мере, по телефону. Они могут просто ждать вашей следующей встречи с ними, чтобы ответить на ваши вопросы и углубиться в мельчайшие детали.
Что делать: Если электронная почта просто не работает, не форсируйте ее. Возьми трубку. На самом деле, запланируйте время для звонка, которое есть как в вашем, так и в их расписании. Идеальное последующее электронное письмо не поможет каждому неотвечающему клиенту, особенно когда проблема заключается не в содержании электронного письма, а в самом электронном письме.
Они нерешительны
Решения трудны, ребята. Когда клиенты начинают чувствовать, что каждое деловое решение может их решить или разрушить, мелочи становятся большим делом. Внезапно кажется, что сделать выбор не значит выбрать все остальные варианты, поэтому они думают об этом. К сожалению, нерешительность может сильно затормозить ход проекта, особенно когда приближаются сроки.
Что делать: Внесите ясность. Возможно, вы полагали, что они поняли ваш вопрос лучше, чем на самом деле, или, может быть, до сих пор неясно, в чем преимущества каждого варианта для них. Всегда предоставляйте максимально возможную информацию вашему клиенту. Каждое последующее электронное письмо должно быть больше, чем регистрация; это должно добавить ценность. Также может помочь задавать только один вопрос за раз. Задавать слишком много вопросов сразу может быть ошеломляющим и снизить вероятность получения ответа на любой из ваших вопросов. Сохраняйте простоту и лаконичность.
Они заняты
Вы можете предположить, что клиент тратит на проект столько же времени, сколько и вы, но это, скорее всего, не так. Это занятые люди, которых тянут в сотни разных направлений. Возможно, вы потратили все утро на проработку деталей прорывной идеи, которая пришла вам в голову накануне вечером, а между тем до обеда они разрешили три разных кризиса, которые не имели никакого отношения к проекту, для которого вас наняли. Дело в том, что их приоритеты не всегда совпадают с вашими. Иногда электронные письма теряются в куче в папке «Входящие» или ждут подходящего времени для ответа. Скорее всего, это то, что происходит с вашим неотзывчивым клиентом.
Что делать: Пока не отказывайтесь от них. На 90% писем, на которые были получены ответы, отвечают в первый же день, после чего скорость ответов резко падает. Если ваша электронная почта затерялась в хаосе почтового ящика вашего клиента, не ждите, пока он наткнется на нее — действуйте.
Не всегда легко понять, почему ваш клиент не отвечает. По этой причине разумной идеей будет иметь в своем репертуаре не только обычное последующее электронное письмо. Есть множество клиентов для планирования. Конечно, у вас всегда должна быть надежная общая электронная почта для тех моментов, когда вы просто не уверены, что происходит.
Ваш общий
Привет [Клиент],
Я не получил от вас ответа по [проекту/возможности], поэтому я предполагаю, что вы выбрали другое направление или ваши приоритеты изменились.
Дайте мне знать, если мы сможем быть вам полезны в будущем.
С уважением,
[Подпись]
Это письмо полезно по ряду причин. Он охватывает ряд сценариев написания дополнительного электронного письма после отсутствия ответа от клиента, в том числе, если клиент решил нанять кого-то еще или если проект провалился. Это также побуждает к ответу клиента, который мучается в своей нерешительности или просто был так занят, что вы упустили из виду. Он также сохраняет линию связи открытой, предлагая потенциал будущих партнерских отношений. В отсутствие дополнительной информации это безопасное электронное письмо, которое попадает во все нужные точки.
Будьте немного настойчивее
Предположим, ситуация более чувствительна ко времени. Возможно, ваш клиент какое-то время не отвечает, и вам нужно немедленно получить его одобрение. Возможность того, что они передумали, становится все более реальной, и вам так или иначе нужен ответ по проекту.
Привет [Клиент],
Пишу, чтобы продолжить наш последний разговор. Мой босс попросил меня обновить вашу учетную запись. Я сказал ему, что у меня его нет.
Не уверен, что есть смысл продолжать разговор. Что имеет смысл в качестве следующего шага, если таковой имеется?
С уважением,
[Подпись]
В этом последующем электронном письме используется более настойчивый подход. Он передает не только то, что вы хотели бы получить ответ, но и ваш босс тоже. Это также говорит о вашей неуверенности в ситуации. Возможно, у них сложилось впечатление, что вам не нужен их вклад на этом текущем этапе или что они уже дали вам достаточно информации, чтобы двигаться дальше. Какой бы ни была причина, это разбудит их.
Последующий телефонный звонок
Теперь электронное письмо для клиента, который не любит электронную почту. Последующие электронные письма не всегда должны следовать за электронным письмом. Они могут следить за личной встречей или телефонным звонком.
Привет [Клиент],
Я только что звонил, чтобы [объяснить вашу цель].
В своем голосовом сообщении я упомянул, что попытаюсь снова связаться с вами [дата и время], но не стесняйтесь обращаться ко мне в любое удобное для вас время по [номер телефона] или присылайте мне любые вопросы по электронной почте.
С уважением,
[Ваше имя]
При создании хорошего последующего письма после отсутствия ответа от клиента вы должны убедиться, что они знают, как вы будете общаться с ними дальше, чтобы они могли ожидать этого и подготовиться к нему. . Вы также должны напомнить им, что вы готовы помочь им в случае необходимости. Ваша доступность так же важна, как и их.
Добавленная стоимость
Вы хотите поддерживать постоянный контакт со своим клиентом. Помните, я говорил ранее о том, что общение всегда приносит пользу, особенно с неотвечающим клиентом? Электронное письмо, подобное этому, может помочь держать вас в авангарде их мыслей и дать им понять, что они в авангарде ваших.
Привет [Клиент],
Я увидел эту [статью/видео/и т. д.] и подумал, что она может иметь отношение к вашему проекту. Дайте мне знать, если вы найдете это полезным или у вас появятся новые идеи, которыми вы хотите поделиться со мной.
Надеюсь получить от вас ответ!
[Подпись]
Ответ на запрос
Иногда для получения ответа от клиента может потребоваться более одного электронного письма, но будьте гибкими. Если клиент все еще хочет вашего партнерства в своем проекте, он ответит. При этом не позволяйте им забыть о вас.
Привет [Имя],
Я знаю, как ты, должно быть, занят управлением своей командой. Я надеюсь, что ресурс, о котором я отправил вам [опишите, что вы отправили в предыдущем письме], был полезен, и что вы можете поделиться им с остальной частью вашей команды. Вот еще раз [вставьте сюда гиперссылку] на случай, если она затерялась при переводе.
У вас есть время для звонка [дата и время] или [дата и время]?
Дайте мне знать, что лучше всего подходит для вас, или если у вас есть какие-либо конфликты с тем временем. С удовольствием подстроюсь под ваш график.
[Подпись]
Предъявите ультиматум
Если ваш клиент постоянно не отвечает, возможно, его нужно подтолкнуть. Вам нужно некоторое закрытие; быть единственным участником разговора становится одиноко, и наступает момент, когда вам нужно взглянуть правде в глаза.
[Имя],
Мы находимся в процессе закрытия файлов за месяц. Обычно, когда я не получил ответа от кого-то, это означает, что он либо очень занят, либо не заинтересован.
Если вам это не интересно, могу ли я закрыть ваш файл?
Если вы все еще заинтересованы, что вы порекомендуете в качестве следующего шага?
Спасибо за помощь.
[Подпись]
Перерезание пуповины
Иногда дойдет до того, что вам придется положить конец этим односторонним отношениям. После длинной цепочки неотвеченных писем становится ясно, что они преследуют вас. Возможно, вы помните хорошие времена и хотите верить, что у этого партнерства есть будущее. Три месяца назад это казалось союзом, заключенным на небесах, но медовый месяц уже давно закончился. На этом этапе вы должны составить электронное письмо, которое позволит вам выйти из отношений с достоинством. Вот несколько примеров окончательного ответа по электронной почте после отсутствия ответа от клиента.
Если у вас еще есть надежда:
Привет [клиент],
Я пытался связаться с вами несколько раз, чтобы поговорить о [проекте], но не получил ответа, что говорит мне об одной из трех вещей:
1) Вы пошли в другом направлении, и я должен перестать вас беспокоить.
2) Вы все еще заинтересованы, но еще не успели ответить мне.
3) Вы упали и не можете подняться, и в таком случае дайте мне знать, и я позову кого-нибудь, чтобы помочь вам….
Пожалуйста, дайте мне знать, какой именно, а то я начинаю волноваться!
Спасибо,
[Подпись]
Последнее прощание:
Тема: Прощание
Привет [Клиент],
Я не получил от тебя ответа с момента нашего последнего разговора. Мы провели много времени вместе, и я надеюсь, что дал вам несколько хороших идей для вашего [проекта].
Похоже, вы выбрали другое направление или это уже не является для вас приоритетом. Желаю вам удачи на любом пути, который вы выбрали для своего бизнеса.
Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас будет возможность стать партнером в будущем.
Спасибо,
[Подпись]
Всякий раз, когда вы, наконец, превращаете своего потенциального клиента в клиента, вы думаете, что представили большую гору — и это так, — но впереди еще долгий путь. Теперь вам нужно, чтобы эти отношения неуклонно двигались вперед. Ваш бизнес зависит от того, будут ли они продолжать консультироваться с вами и отвечать на ваши запросы, что еще больше разочаровывает неотвечающих клиентов. Умение написать последующее сообщение после отсутствия ответа от клиентов может быть бесценным навыком, который поможет вернуть ваши партнерские отношения и проекты в нужное русло.
Автоматическая электронная почта
Теперь все вышеперечисленные электронные письма отлично работают при поиске или во время проекта.