Психолог дала советы, как продуктивно работать на удаленке
Пандемия коронавируса вносит серьезные изменения в привычный уклад жизни людей по всему миру. Закрываются на карантин школы, университеты, кинотеатры и торгово-развлекательные центры, а многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный режим работы.
Российский портал по поиску работы Superjob даже запустил новый сервис по переходу на удаленку в период угрозы распространения коронавируса. В организации рассказали: больше всего компании обеспокоены тем, как избежать потерь в качестве работы сотрудников при переходе на удаленный режим работы.
Корреспондент Федерального агентства новостей обратился к психологу, доценту кафедры социальной психологии СПбГУ Татьяне Яничевой с вопросом: как заставить себя работать из дома? Специалист дала несколько советов по организации рабочего графика на удаленке.
Разделяй и властвуй
Татьяна Яничева отметила: переход на удаленку для россиян сложен, потому что пока это все еще не самый распространенный формат работы в нашей стране. Однако ситуация с коронавирусом, возможно, подтолкнет его развитие в России.
Работать удаленно труднее, чем в офисе с точки зрения самоорганизации. И здесь важно, насколько человек способен контролировать, регулировать и организовывать себя сам. На работе за него это сделано правилами, нормами и распорядком. Более того, дисциплинирует и присутствие коллег рядом. А вот в случае с удаленкой контроль в руках самого сотрудника. Помочь может составление графика: какое время — для работы, а какое — для домашних дел.
«Прежде всего это стоит рассматривать как тренировку организации себя. Важно организовать свой день таким образом, чтобы отделить домашнее от рабочего», — отметила Татьяна Яничева.
Планирование для сов и жаворонков
Работа из дома дает возможность прислушаться к своим биологическим часам и скорректировать рабочий график.
«Можно немного дать себе слабину: предположим, рабочий день начинается в 09.00, а ты сова. Но тогда нужно четко понимать: если начнешь работать в 11.00 то закончишь уже не в 18.00, а в 20.00. Вплоть до того, что можно будильник поставить, чтобы раньше времени не прерываться», — сказала Татьяна Яничева.
Стоит также проанализировать свой день и понять, какое время — самое продуктивное для работы.
«Перерывы, которые возможны в рабочее время — 10-15 минут, — почему бы их себе не давать. Но нужно четко следить, чтобы они не растягивались на очень долгое время», — подчеркнула Татьяна Яничева.
Не откладывайте работу на потом
Чего точно не стоит делать — лукавить и идти на сделку с совестью.
«Я же сделаю», «Все равно мне это надо к завтрашнему утру отправить», «У меня вся ночь впереди, а сейчас я лучше займусь домашними делами», — вот этого не надо делать. Менять день с ночью — это плохая история. Откладывание на потом не очень годится», — подчеркнула Яничева.
Поставьте перед собой четкие задачи
«Это непросто. Если совсем не получается, то, если есть такая возможность, можно обратиться к родным и знакомым, чтобы был некий внешний контроль», — добавила психолог.
Договоритесь с домочадцами
Организовать свое рабочее место следует так, чтобы другие члены семьи не отвлекали вас.
«Очень важная история: договориться со всеми домашними, чтобы они помогали тебе. По возможности, это должно быть некое помещение, куда «я прошу не заходить, меня не тревожить, не предлагать мне попить чайку, передохнуть и прочее», — предложила Татьяна Яничева.
А если есть дети?
Тем, у кого есть дети, гораздо сложнее организовать работу из дома. Особенно если учесть, что многие школьники сейчас или на каникулах, или учатся дистанционно, а значит тоже находятся дома. Психолог советует родителям договариваться с детьми и пытаться извлечь максимум пользы из сложившейся ситуации для всех членов семьи.
«Можно со школьником договориться: «Ты сделаешь свою работу, я сделаю свою работу». Подросток, конечно, не поведется на такую игру, но ребенку — ученику младших классов можно предложить: «Давай мы друг друга будем контролировать и проверять. Я буду смотреть, чтобы ты не отвлекался, а ты посмотри, чтобы я не отвлекалась», — предложила Татьяна Яничева.
Отдельная история — совсем маленькие дети. Если есть близкие, которые могут взять заботу о малыше на себя в ваше рабочее время, не стоит стесняться просить их о помощи.
«Если есть кто-то, кто может взять ребенка на себя — здорово. Сказать: «Я бы не хотел, чтобы эта ситуация использовалась так, что, раз я дома, то и все сейчас на мне», — посоветовала психолог.
Специалист предостерегла: если пытаться делать все одновременно — совмещать домашние заботы с профессиональными задачами — усталости будет еще больше, чем просто в конце рабочего дня. Но при этом не стоит забывать, что работа на удаленке — шанс физически проводить больше времени с детьми. Правда, и здесь нужно определить для себя четкие интервалы: когда вы занимаетесь ребенком, а когда — работой.
«Пытаться это сделать одновременно: «Ты у меня на коленках порисуй, а я в это время как раз отчет подведу», — малопродуктивная история. Для ребенка, может, и не вредная, но для работы точно не полезная», — предупредила Татьяна Яничева.
В случае, если рядом нет людей, которые помогли бы вам заботиться о ребенке, или если речь идет о совсем маленьких детях, с которыми нет возможности договориться, стоит планировать свой рабочий график, учитывая режим дня малыша.
Как оформить сотрудника на удалёнку
Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).
Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.
Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.
На практике заключают разные договоры:
- Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
- Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
- Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).
Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.
«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.
О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?
Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.
Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.
Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:
- Такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- Дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
- Если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.
У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.
Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.
«Даже если использование интернета происходит всего один час в неделю, а остальное время работа не связана с интернетом, все равно можно заключать трудовой договор о дистанционной работе», — объясняет Вячеслав Филиппов, эксперт по трудовому праву. По его словам, договоры о дистанционной работе часто заключают, например, с региональными торговыми представителями, хотя у них большую часть рабочего дня занимают разъезды по клиентам.По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:
Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.
Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.
Возможны два варианта:
- Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
- Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.
Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.
Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.
На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:
- Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.
Или:
- Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).
Или:
- Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.
Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.
Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.
Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).
Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.
Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.
Это не подпись в обычном понимании, а особая технология защищенной передачи, упрощенно говоря, «зашифрованных» файлов и их расшифровки. Такая подпись должна быть и у вас, и у сотрудника. Заказать ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре (список есть здесь).Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.
В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.
Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.
Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.
«Судебная практика допускает обмен кадровыми документами по интернету без электронной подписи, если это было заранее письменно оговорено», — объясняет Анна Иванова. Поэтому стоит сразу прописать такой порядок обмена кадровыми документами в договоре. Правда, на сам договор этот способ не распространяется — в любом случае нужен или бумажный оригинал договора с настоящими подписями, или электронный документ с электронной подписью (напоминаем, во втором случае сотруднику надо отправить еще и бумажный оригинал).Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.
«Зачастую работодатели добросовестно высылают работнику значимые документы, но забывают сделать их опись. Потом в суде работник заявляет о том, что получил от работодателя чистый лист бумаги, а работодатель никак не может доказать, что это был, например, приказ об увольнении», — говорит она.Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.
Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).
Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.
Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство
Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.
Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.
Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.
Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная. Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль. Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.
На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона. Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда. Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.
Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим
Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:
- Бухгалтерия
- Обслуживание клиентов
- Маркетинг и реклама
- Разработка и сопровождение веб-сайта
- Графическое редактирование
- Ввод данных
- Написание контента
- Дизайн продукта
- Управление поставками
- Расчет заработной платы
- Разработка программного обеспечения
Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.
Совет! Начните с малого
Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.
Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.
Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.
Полезные советы при поиске удаленного сотрудника
- Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
- Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
- Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
- Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
- Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.
Ищите подходящих людей
Базовые требования к удаленному сотруднику:
- Релевантный опыт
- Мотивация, заинтересованность в удаленной работе
Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.
Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.
На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.
В чем сложность управления удаленными сотрудниками?
Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:
- Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
- Традиционные методы контроля качества продукта не работают
- Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
- Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
- Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.
В чем сложности для подчиненного?
Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:
- Интеграция в компанию
Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.
- Профессиональное продвижение в организации
Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.
- Баланс работы / жизни
Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег. Например, когда офис уже закрыт. Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.
Как управлять удаленной командой
Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.
Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.
Будьте на связи
Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей. Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.
Долой микроменеджмент
Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.
Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.
«Обрастайте» контактами
Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.
Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.
Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.
На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.
Правила дистанционного сотрудничества
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.
Связь
- Как и когда отвечать на электронные письма?
- Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
- Критичное время отклика для членов глобальной команды?
Гибкость рабочего графика
- Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
- Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?
Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?
Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?
Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.
Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.
Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.
Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.
Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества
Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.
- Система управления удаленными командами (Trello)
Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.
- Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)
Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.
- Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)
Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.
Кому подходит «удаленка» и в каких сферах ее проще найти | GeekBrains
Удаленная работа в IT глазами сотрудника и руководителя.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1809/og_cover_image/f1660d801646151b33dbfd32cb9b3fab
Сергей Кручинин сам работал дистанционно, а сейчас из офиса GeekBrains руководит удаленными специалистами — деканами факультетов GeekUniversity.
— Где сейчас актуальна удаленка, если говорить об IT и Digital?
— Сначала давай определимся, что мы называем удаленной работой. Многие под этим подразумевают в том числе фриланс. Но я так называю только постоянное дистанционное сотрудничество с одним заказчиком. Обычно постоянных работников ищут не среди фрилансеров, а на сайтах HeadHunter и «МойКруг». С удаленщиком заключают либо трудовой договор (для оформления в штат), либо договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Теперь о том, где сейчас востребованы удаленщики. Прежде всего это техническая поддержка, телемаркетинг и продажи. В этих сферах есть стандартные процессы и легко формализовать задачи. Преподавание на образовательных онлайн-площадках, кстати, тоже хороший пример.
С программистами ситуация чуть сложнее, но впервые о возможности работать удаленно я услышал именно от программиста. На тот момент я был менеджером проектов и один разработчик из моей команды ушел. Спрашиваю: «Ты куда?» — «Меня позвали удаленно работать в Москву». Он остался в родном городе и решал задачи, которые приходили из столичного офиса.
— А в чем сложность удаленки для программистов?
— Дистанционно сотрудничать надо уметь: работодатель должен быть готов наладить этот процесс и его контролировать, а сотрудник — организовать себя и свое время. Если обе стороны действительно заинтересованы, задача посильная. Но у многих с этим проблемы.
В офисе руководитель всегда может подойти к человеку, похлопать по плечу и сказать: «Вот есть у нас задача сложная, которую никто не хочет решать, а решить надо бы». При удаленном общении все не так. Если заказчик не работал с удаленными сотрудниками или имеет негативный опыт (например, с фрилансерами), он может опасаться, выйдет ли вообще работник на связь. При неправильном подборе команды такой риск действительно есть.
— Сотрудники тоже наверняка не всегда могут создать себе рабочую обстановку.
— Это точно. Нередки проблемы со стороны семьи: «Вынеси мусор!», «Погуляй с ребенком!», «Сходи в магазин». И не всегда объяснишь, что у тебя рабочий день с 9:00 до 18:00. А с другой стороны, когда ты дома на диване, в комфорте и уюте, как тут не отвлечься и не полайкать фоточки в Instagram?
Поэтому надо, во-первых, уметь договариваться с близкими. Можно даже вешать на двери своей комнаты табличку «Не входить! Идет работа!». Во-вторых, самодисциплину надо развивать. Никто не будет тебя контролировать и пинать.
Есть программы для отслеживания рабочих столов — правда, по-моему, это полная дребедень. Если за сотрудником приходится следить, зачем вообще тратить на него средства и время? Проще нанять того, кто действительно заинтересован.
Успешная команда всегда состоит из людей, которые любят и хотят работать. Когда ты дисциплинирован и мотивирован, за тобой не надо бегать — достаточно убедиться, что ты правильно понял задачу и не испытываешь серьезных трудностей. А дальше начальник смотрит результаты и дает обратную связь.
В разработке и вообще в IT много коллективной работы, и если возникает сложность, она не только у тебя — у всей команды. Делиться проблемами тоже надо уметь, чтобы как можно раньше с ними справляться и не получить осложнений.
— Что самое трудное для руководителя удаленной команды?
— Коммуникация. Наладить ее — всегда вызов. Для разработчика умение взаимодействовать с другими и быстро понимать задачу — один из ключевых личностных навыков. Далеко не у всех развиты soft skills. И руководитель должен постоянно работать над тем, чтобы исключить недопонимание.
Допустим, человек умеет и хочет работать, берет задачу и сам ищет решение. Казалось бы, все идеально. НО! Работник ни в коем случае не должен ничего додумывать за коллег, с чьим кодом он работает, за начальство или заказчика. Он должен вовремя задавать вопросы и сообщать о проблемах.
«Грех чтения мыслей», как я это называю, — самый тяжкий в командной разработке. Людям трудно договариваться друг с другом, а удаленно — еще сложнее. Не все умеют обсуждать трудности.
Допустим, сотрудник что-то недопонял и движется не в том направлении. Дни уходят, а выполненное все равно придется переделывать. Если руководитель вовремя не спросит, что происходит, о проблеме он узнает ближе к дедлайну. То есть даже мотивированных и увлеченных специалистов надо уметь направлять.
Еще надо помнить, что мотивировать людей можно не только деньгами. Интересные задачи дают реализоваться. Хороший начальник нанимает специалистов опытнее себя, и нельзя запрещать им пробовать новое. Если ты сам все знаешь и можешь, зачем ты их приглашал?
Возможность работать в команде профи — тоже стимул. Нужно отмечать вклад каждого в проект, не скупиться на похвалу. Когда уходят или выгорают хорошие мотивированные сотрудники — это ответственность руководителя.
— Как работает удаленная команда?
— Я расскажу, но детали зависят от специальности: для сотрудников техподдержки легко составить регламент, для программистов — сложнее. Хотя и здесь многое можно и нужно формализовать.
У команды должен быть чат, где все приветствуют друг друга «по приходе» на работу и переговариваются в течение дня. Особенно это актуально, если удаленные сотрудники на полной ставке и на линейных должностях. Руководитель сразу видит, кто на месте. Стартаперы любят совещаться в Slack (есть у него и бесплатный аналог — RocketChat) или даже в Telegram.
Бывает, что постоянное присутствие сотрудника на месте критично, бывает — важнее результат и, если человек выполнил некую норму, он может быть свободен. В любом случае, когда сотрудник хочет в рабочее время уйти, он должен предупредить коллег и договориться, кто его подменит. Потому что задачи простаивают, а при невыстроенных коммуникациях вопросы на удаленке могут решаться медленно.
Обязательно должен быть таск-трекер — это актуально и для программистов, и для других специальностей. Техподдержка использует системы HelpDesk. Телемаркетинг и продажи — CRM.
— Удаленщики неизбежно оторваны от офисной жизни. Как с этим быть?
— Нужно на планерках в мессенджере рассказывать все важные новости компании, узнавать, как идут дела у каждого сотрудника, координировать работу.
Руководителю приходится решать множество вопросов. Например, непонятно, как удаленно скрам проводить. Scrum — методология, придуманная специально для разработчиков и ориентированная на офис. Это ежедневные встречи по 15 минут, на которых все стоят, чтобы не затягивать общение и не превращать синхронизацию задач в совещание. Такая встреча дает срез активности: каждый проговаривает, что он сделал и планирует сделать. Не с целью отчитаться начальству, но чтобы команда была в курсе и могла синхронизироваться.
Надо понимать, что разработчики обычно зависят друг от друга — нельзя приняться за задачу, пока не решена предыдущая. Но скрам изначально был заточен под живое общение, когда нужно быстро что-то показать, на пробковой (магнитной, маркерной) доске передвинуть стикер (например, из колонки «В работе» в Code review). Как это организовать в удаленной команде?
Конечно, есть онлайн-сервисы и другие инструменты для совместной работы:
- Google Docs и Draw.io для создания и редактирования документов;
- Trello, Favro, Asana, Redbooth — для распределения и контроля задач;
- Slack, Mattemost, Rocketchat, Zulip или даже старые добрые Telegram и Skype — для общения команды.
Но не все готовы работать в таком формате. И в живую-то руководить не всегда просто.
— А можно пример: как это организовано у вас?
— У нас деканы факультетов GeekUniversity работают удаленно, а я координирую этот процесс из офиса. Есть и регламенты, и каналы связи. Раз в неделю проводим собрания на площадке Clickmeeting.com. Некоторые компании используют webinar.ru. Но надо понимать, что вебинар — это «полудвусторонняя» связь. Один говорит — остальные пишут в чате. Либо «ведущий» приглашает одного-двух людей в эфир, но не всех. Когда надо провести голосовое совещание со множеством участников, поможет Skype или Google Hangouts.
Если какие-то вещи постоянно меняются и их трудно расписать по пунктам, мы все решаем через общение — созваниваемся регулярно. Тех, кто живет в Москве и Подмосковье, приглашаем в офис. Деканы могут прийти и пообщаться с коллегами по любым рабочим вопросам. Бывают у нас и смешанные совещания: часть коллектива в переговорке, часть — в скайпе.
На собраниях выясняем, какие сложности возникли и как мы с ними будем справляться. Участникам команды важно услышать обратную связь, запланировать новые задачи. Я всегда говорю, что скрам — это не про стоять, скрам — это про прозрачность. Он помогает диагностировать проблемы и распределять усилия. Если сотрудник просигналил о сложности, мы ее отдельно с ним обсудим в течение рабочего дня.
— Ты выше упомянул системных администраторов. Они тоже могут работать дистанционно? А как же они оборудование подключают и настраивают?
— Большинство сисадминов работают в каком-то смысле удаленно: они не присутствуют в дата-центре, где стоят серверы, а обращаются к ним из офиса. Центр обработки данных — это обычно закрытая территория, куда редко приходят посторонние. Там пропускной режим, поддерживается микроклимат. Для обслуживания есть инженеры, которые могут оборудование перезагрузить, поменять жесткий диск или блок питания.
Сисадмины удаленно подключаются по SSH или VNC к нужному серверу и настраивают его. Без разницы, подключится админ из офиса или из дома. Так что эту работу легко перевести на удаленку.
Конечно, речь не идет о техническом обслуживании офиса — тут нужно лично присутствовать без вариантов. Еще не изобрели роботов, позволяющих в режиме телеприсутствия настраивать и заменять оборудование. Услуг по удаленной уборке тоже пока нет.
— GeekBrains — это образовательная онлайн-площадка. То есть студенты учатся дистанционно. После этого проще работать в том же режиме?
— У нас в учебном плане есть проекты командной разработки. Люди учатся взаимодействовать и делить ответственность внутри распределенного коллектива. Они постигают азы гибкой методологии и пробуют координировать усилия.
Сам учебный процесс требует самодисциплины, умения правильно распоряжаться своими силами и временем. Чтобы с нуля стать специалистом, востребованным в топовых компаниях, надо не только слушать преподавателей, но много практиковаться. Не всем это легко дается. Но наши преподаватели умеют заинтересовать, увлечь, плюс всегда готовы подсказать, если ты ошибся или «застрял» в решении задачи.
Мы стараемся работать с теми, кто умеет найти подход к новичкам — людям, которые раньше близко не сталкивались с программированием.
То есть у нас «упрощенная версия» дистанционной работы, но и здесь без волевых качеств не обойтись.
— Даже в студенческих проектах кто-то берет на себя роль руководителя, кто-то — сотрудника…
— Я всегда говорю: не думайте, что путь от исполнителя до руководителя такой уж длинный. Сегодня-завтра ты «мидл», а через некоторое время тебе поручат двух «джуниоров» и ты будешь руководить. Поэтому навыки управленческие надо развивать всем.
— Кому ты рекомендовал бы удаленную работу, а кому — нет?
— Удаленная работа — для тех, кто любит решать отдельные задачи. Еще она подходит для творческих специальностей — при условии, что сотрудник умеет себя организовать. Но если вы хотите разобраться, как все устроено в компании, надо ходить в офис. Или если чувствуете, что дома слишком расслабитесь. Офис помогает быть «в тонусе», позволяет общаться и заводить новые контакты. Но принципиально ваш подход к делу он изменить не может.
В конечном итоге главное — насколько вам удается сохранять мотивацию и интерес к профессии. Качество работы, сделанной только за деньги, и той, что выполнена увлеченно, сильно отличается. Какие условия вас больше стимулируют, такие и выбирайте. Потому что «выгореть» можно где угодно.
Я встречал специалистов высокого класса, которые ради возможности работать удаленно согласны даже на сравнительно небольшую зарплату. Причем за ними не надо бегать с микроменеджментом — они не нуждаются в пинках — все делают ответственно, с самоотдачей. На таких людях удаленная работа и держится.
Если рядом с домом подходящей работы нет, преимущества удаленки очевидны. Вместо того чтобы проводить два часа в дороге, ты можешь потратить их на работу, чтение по специальности или просто на отдых.
— У многих возникают утопические картинки: сидишь под пальмой с ноутбуком…
— Нет, я считаю, что работу и отдых надо четко разграничивать. Иначе ни того, ни другого толком не получится. Если хочешь трудиться удаленно, ни пальма, ни кресло-груша не помогут, а будут мешать. Нужно организовать себе рабочее место, чтобы ничего не отвлекало.
Это очень важный момент: когда человек на удаленке перестает видеть, где работа, а где отдых, он может быстро «выгореть». Все превращается в работу. И тогда начинает тянуть в офис — «отдохнуть», как бы парадоксально это ни звучало.
— Но если человек фанатик, он сначала в офисе ведь день, потом по дороге с работы про себя разбирает, что ему не удалось. А по приезде домой включает компьютер и пытается доделать, чтобы все-таки получилось.
— Когда человек так увлечен, это здорово, главное — не забывать про сон и восстановление. Я сам с трудом переключаюсь с работы на отдых и знаю, как это важно. А если ты еще и на удаленке и хочется много всего сделать, можно быстро сбить себе режим так, что день с ночью перепутаешь. Это плохо для здоровья и сказывается на производительности. Фиксированный рабочий день — это ориентир, по которому ты понимаешь, когда пора остановиться. Поэтому даже при работе из дома надо составлять себе график и его придерживаться.
— Что будет происходить с удаленкой на рынке труда в ближайшие несколько лет?
— Мой прогноз оптимистичен. Уже сегодня для удаленщиков есть вакансии по всем представленным в GeekBrains направлениям. Дизайнеры, маркетологи, SMM- и SEO-специалисты эту нишу хорошо освоили. Появляются варианты «частично удаленной» работы. Например, Mail.Ru Group и «Яндекс» в объявлениях на hh.ru предлагают гибкий график и возможность по согласованию с руководителем в отдельные дни работать из дома.
Думаю, в ближайшем будущем мы увидим рост числа вакансий — станет больше дистанционной работы для программистов, тестировщиков, системных администраторов.
— Почему? Чем удаленщик выгоден работодателю?
— Здесь три момента. Во-первых, нет ограничений в плане географии — легче выбрать специалиста с нужными навыками и не приходится никого переманивать с мест проживания. Не все еще согласятся! Я когда-то не был готов к переезду и отклонял весьма интересные вакансии только потому, что они не удаленные.
Во-вторых, удаленщик с опытом и приличным резюме — это с большой долей вероятности собранный и дисциплинированный человек.
И наконец, не надо тратиться на лишние рабочие места и их обслуживание в офисе. Все это актуально как для больших компаний, так и для стартапов.
— Сергей, спасибо! Я лично очень надеюсь, что оптимистичный прогноз подтвердится. Чем меньше территориальных ограничений, тем легче хорошему специалисту найти своего работодателя. Подождем комментариев и узнаем, остались ли вопросы у читателей.
как эффективно выстроить свою работу дома?
В связи со сложившейся ситуацией с коронавирусом многие компании переводят своих сотрудников на удаленную работу. Такие меры предпринимаются для безопасности работников, однако не все из них готовы к этим нововведениям. Корреспондент «МИР 24» собрал мнения экспертов из разных областей и выяснил, как организовать свой рабочий день дома, выработать самодисциплину и найти положительные стороны.
Как развить самодисциплину?
Как рассказывает эксперт-консультант по работе с удаленными сотрудниками Евгения Тудалецкая-Попова, важный момент заключается в том, что офисный сотрудник и дистанционный – это разный психотип людей. Несмотря на то, что людей переводят на работу из дома, у них включается более осознанное восприятие текущей ситуации, поэтому для начала надо перестроиться. Это будет не так просто, ведь временно закрываются детские сады и школы. Получается, что человек вынужден работать не просто дома в комфортных условиях, но и отвлекаться на семью.
«Первое, что надо сделать – это организовать свое рабочее место. Далее провести обязательную беседу со своими домашними, обговорить правила взаимодействия. Необходимо сделать внутренний настрой, что ты действительно работаешь, не смешивая быт и семью», – комментирует Евгения Тудалецкая-Попова.
Основатель и СЕО маркетплейса детских лагерей KidsCampsFinder Ярослав Савин считает, что наиболее сложно организовывать удаленную работу семейным людям с детьми.
«Для них папа/мама/муж/жена дома означает, что они дома, а не на работе. Первое, что должны осознать ваши домочадцы – что вы работаете. При правильной организации сотрудник на удаленке может быть даже эффективнее, чем он был в офисе. Если вы создали эффективную команду, нацеленную на результат, она будет добиваться его, как в офисе, так и на удаленной работе», – говорит эксперт.
В свою очередь, директор по внешним связям в Восточной Европе и Средней Азии координационного центра RIPE NCC Максим Буртиков рассказывает, что каждый второй фрилансер на форуме жалуется, что от работы постоянно что-то отвлекает.
«Хотите сохранить рабочее время – придется прокачать рабочую дисциплину. Для начала – понять, что вы не в отпуске. Просто ваше рабочее время временно переехало. Это удобно – как минимум, вы под защитой от вируса, да еще и нет необходимости тратить время на дорогу до офиса и домой. Второе – обязательно составляйте рабочий план и ставьте отметки о состоянии дел. Без контрольных точек очень сложно не увязнуть в рутине и пропустить что-то важное. Третье – если у вас маленькие дети, которые постоянно отвлекают, используйте хитрость – закрывайтесь в «кабинете», делая вид, что ушли на работу. Этот прием поможет сохранить настрой и адаптироваться к новым реалиям. Не забывайте про бонусы и награды для себя. Запланировали – выполнили – сделали регламентированный перерыв. Это ваши 15 минут – делайте в это время все, что угодно. Ленитесь, потягивайтесь, смотрите любимый сериал. Но только в установленный временной промежуток. Не можете уследить по часам – заводите будильник», – советует эксперт.
Плюсы удаленной работы
Из плюсов удаленной работы Евгения Тудалецкая-Попова выделяет в первую очередь мобильность. Но сейчас в сложившейся ситуации это осознанный подход к безопасности, к своему здоровью.
При этом Ярослав Савин считает, что на удаленке можно сфокусироваться на работе без отвлечения другими сотрудниками.
«Многие исследования доказывают, что современные сотрудники гораздо креативнее и позитивнее мыслят на удаленке. Не ощущая офисного стресса и не сравнивая свои достижения с работой коллег, они в полной мере могут раскрыть себя. Кто-то, привыкнув к такому режиму, и вовсе отказывается возвращаться в офис. Здесь все зависит от человека – если работодателю нравится результат работы удаленного сотрудника, не обязательно заставлять его сидеть в кабинете. К тому же, можно периодически приезжать на встречи», –отмечает директор по глобальному развитию Rakuten Viber Анна Знаменская.
Минусы удаленной работы
Конечно, в таком формате работы не обойтись и без минусов. Как считает Евгения Тудалецкая-Попова, такая работа не подходит людям, привыкшим работать в социуме.
По словам Анна Знаменской, исследование Global Evolving Workforce, проведенное еще в 2014 году, показало, что обратная сторона удаленной работы – это присутствие дома супруги/супруга, детей, родителей и домашних животных, которые могут отвлекать. 20% сотрудников признались, что, работая из дома, они меньше двигаются, а 38% – что они регулярно перекусывают.
Почему некоторые работодатели все еще не перешли на режим удаленной работы?
Однако не все компании перешли на режим удаленной работы, несмотря на угрозу заражения коронавирусом. Мы решили узнать, почему они этого не сделали. Так, по словами Евгении Тудалецкой-Поповой, для некоторых работодателей переход на дистанционную форму работы вызовет больше стресса, чем мысль о заболевании коронавирусом.
«Люди имеют разное мнение на этот счет. Многие работодатели думают, что если они видят сотрудников – они их контролируют. У них возникает много вопросов с охраной труда, юридических вопросов. Крупным структурам, несмотря на их масштабы, гораздо проще перевести людей на удаленку. У них выстроен правильный менджмент внутри компании. А вот малый и средний бизнес часто использует примитивные способы работы. Однако это реальная возможность улучшить свои компетенции с точки зрения управленческих процедур. Можно на эту ситуацию посмотреть положительно – у многих работодателей спадает пелена визуального контроля», – рассказывает эксперт.
Ярослав Савин причиной отказа от удаленной работы считает, что в первую очередь, многие работодатели создали такую рабочую атмосферу, в которой не могут доверять своим сотрудникам. Поэтому опасаются, что те не будут работать, если перевести их на удаленку.
Опыт и советы от работодателей
Многие работодатели, которые перешли на подобный формат работы, решили также поделиться своим опытом.
«С этой недели все наши сотрудники полностью перешли на удаленный режим. Несмотря на то, что мы интернет-компания и удаленная работа для нас это норма, два офисных дня в неделю были обязательны для всех. Мы пробовали разные форматы, но поняли, что эффективность сильно снижается, когда сотрудники совсем не посещают офис», – делится сооснователь сервиса аренды вещей Next2U Екатерина Крайванова.
Екатерина Крайванова рассказала, что нужно делать, чтобы не терять фокус и рабочий настрой.
«У нас введено несколько правил. Мы ставим все задачи на неделю в облачной программе для управления проектами Trello. Они прозрачны для руководителей и коллег по направлению, имеют дедлайны. Регулярно проводим совещания по скайпу. Один-два раза в неделю руководители направлений общаются с отделом. Один раз в две недели общее собрание, где каждый рассказывает о результатах своей работы за пять минут. Чтобы не терять эффективность, мы рекомендуем сотрудникам делать за раз одну задачу, не отвлекаться на звонки и мессенджеры во время работы над ней. И обязательно делать перерывы по пять-десять минут между большими задачами, это помогает избежать перегруза», –говорит эксперт.
Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева отмечает, что как показывает практика, этот формат подходит далеко не всем: удаленная работа требует высокого уровня самоорганизации и дисциплины. Такой формат работы также требует от начальства хороших управленческих навыков.
«Качество работы с удаленными сотрудниками зависит от хороших управленческих навыков руководителя. Ему потребуется предельно точно и подробно ставить задание, назначать контрольные точки его согласования и приемки. Минус в том, что это может занимать больше времени, чем при взаимодействии с находящимися в офисе сотрудниками. Еще один момент – синхронизировать работу команды удаленных сотрудников. Потребуется наладить каналы связи, создать групповые чаты, проводить скайп-конференции для упрощения взаимодействия. Это, во-первых, позволит связать людей едиными требованиями, дедлайнами. А во-вторых, объединить их «командным духом», информационным полем, которые в совместной работе рождаются естественно, а при удаленной работе – с помощью руководителя-координатора», – объясняет Наталья Сторожева.
Президент Русско-Азиатского Союза промышленников и предпринимателей Виталий Манкевич отмечает, что для того, чтобы не растерять координацию между сотрудниками, нужно всегда выставлять жесткие дедлайны, а в течение дня созваниваться с подчиненными и спрашивать, какие есть невыполненные задачи, и консультировать по насущным вопросам. По окончании дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе.
«Нашим сотрудникам мы также советуем не работать лежа с компьютером, а наоборот садиться за стол: во-первых, мозг будет воспринимать пространство как имитацию офиса, а во-вторых, вы сможете легче настроиться на рабочий лад. Если задач не так много, лучше всего выжать максимум из сидения дома. Вспомните, сколько книг вы покупали, но так и не прочли. Многим в обычном режиме не хватает времени для образования, и карантин – отличный повод, чтобы пройти онлайн-курсы», – подчеркивает эксперт.
Мнение психолога
«Если работать дома не получается, попытайтесь понять, что мешает вашей работе, – советует психолог, исполнитель сервиса YouDo Эльнара Мустафина. – Если это посторонний шум, то используйте звукоизолирующие наушники. Если вы дома не одни, договоритесь со своей половинкой о том, чтобы по очереди проводить время с ребенком. Если у вас дети школьного возраста, открыто поговорите с ними и объясните, что ситуация поменялась, и что ваше присутствие дома не означает, что можно больше играть. Обозначьте, что совместное времяпрепровождение наступает после определенного времени».
Психолог также советует придумать для себя систему награждения, к примеру, если выполнили пункты на 100%, то полагается самое желанное, если же на 90%, то менее желанное, а если на 70%, то награда не достанется вовсе. Это поможет вам испытывать удовлетворение от выполненных задач и сохранить мотивацию для новых.
«В первую очередь, чтобы грамотно выстроить домашнюю работу, нужно уделить внимание графику. Осознание того факта, что вы в любом случае не опоздаете на работу, может привести к тому, что вы будете позже засыпать, а это уже приведет к сбою биоритмов. Постарайтесь просыпаться и засыпать в определенное время. Если на работе вы постоянно передвигались, постарайтесь делать это и дома: выполняйте физические упражнения, чтобы не потерять форму», – продолжает эксперт.
Также важно не потерять обратную связь по рабочим процессам. Вас больше не контролируют, но это может стать проблемой. Поэтому обговорите дни, когда вы будете отчитываться о проделанной работе и просить обратной связи. Если же вы – начальство, то постарайтесь не терять контакт со своими работниками и будьте на связи в рабочее время.