Как вести емейл правильно: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как правильно вести e-mail переписку с деловыми партнерами

Лет 5-7 назад многие пророчили смерть e-mail переписке. Говорили, что мессенджеры и социальные сети полностью вытеснят их с рынка. Время шло, количество мессенджеров росло, а e-mail так и остался неотъемлемой частью нашей жизни. Хотя, лично я для личных нужд действительно больше пользуюсь другими средствами связи, но в деловой жизни не представляю свою работу без E-mail. И тому есть несколько причин:
во-первых, для общения по e-mail не обязательно, чтоб оба пользователя были в сети. Прочитать и ответить можно в любое удобное для вас время, в том числе и в офф-лайне, предварительно загрузив сообщения в свой телефон, например;
во-вторых, размер письма не лимитирован, и в него можно прикреплять любое количество файлов. А сервисы, типа gmail, mail.ru и mail.yandex делают работу с почтой простой и удобной;

в-третьих, письма хранятся неограниченное количество времени, удобный поиск, фильтр и сортировка;
и так далее. Думаю, каждый еще сможет дописать по несколько пунктов.
И несмотря на то, что переписка по e-mail существует уже несколько десятков лет, многие до сих пор не придерживаются простых (я бы сказал очевидных правил) ведения деловой переписки. В этой статье обозначу основные правила e-mail письма, разбив их условно на внешние атрибуты и содержание.
 

Внешний вид e-mail письма

От кого.

Первое, что мы видим в письме – это кто именно нам его написал. Это первый внутренний фильтр, на основе которого мы принимаем решение – читать ли письмо, или сразу в корзину. Тут правила просты – письмо должно быть от конкретного человека. Вроде все просто, но часто получаю письма от «Рыжей бестии» или какого-то «Могучего эльфа». Согласитесь, если вы ждете коммерческое предложение на несколько десятков тысяч, то такой отправитель вызовет очень много вопросов. Хочу обратить внимание, что даже если вы представляете кампании, то в поле «от кого» должно быть именно имя, а не название фирмы. Кампанию в качестве имени используют те, у кого имени нет (различные боты, например). Иногда так делают (например информация о балансе, или новостная рассылка). Но если мы говорим именно о переписке, то только имя.
 

Тема письма.

Итак, письмо пришло от Василия Иванова, вроде бы серьезный человек. Пока удалять не будем. На что смотрим дальше? Правильно, на тему. Тема письма должна быть краткой, но в то же время раскрывающая суть. Никаких «Привет», или « Письмо от меня». Ну, или чем я часто страдаю «11111». Если провести аналогию, это «title» вашего письма. Например «Коммерческое предложение по полиграфии», или «Варианты макетов календаря».
При одноразовом ответе на письмо можно просто сделать «Re: Варианты макета календаря». Если же переписка затягивается, то у каждого следующего витка должна быть своя тема. Иначе может быть ситуация или такая: «Re: Re:Re:Re:Re:Re:Re: вариант макета». Или

Как видно, в такой ситуации быстро найти нужное письмо не получится, придется открывать каждое. Вариант решения подобной проблемы было бы «Уточненные тарифы», «Окончательный вариант тарифов». И кстати, крайне желательно было бы указать о каких именно тарифах идет речь (кампания и/или услуга).
 

Начало письма (вступление)

Нельзя сразу бить в лоб. Сперва нужно поздороваться. Раньше писали что-то типа «доброго времени суток», или «добрый ночер» (смесь вечера и ночи, т.к. интернетом пользовались в основном после захода солнца). Это связано с тем, что мы не знаем, когда именно пользователь будет читать наше письмо.
Тем ни менее, получать такие письма не очень приятно, если честно. Я рекомендую указывать то время, в которое вы пишите. Если утром – то утро, если вечером – то вечер. Или используйте стандартное «Добрый день». Не очень нравится «Здравствуйте», как-то не звучит.
Если вы знаете, к кому обращаетесь, обязательно используйте имя. Добрый день, Дмитрий.
 

Заключение.

В конце письма обязательно поблагодарите читателя за внимание и еще раз представьтесь. В этот раз полностью: фамилия имя, кампания, ваша должность, отдел, сайт и как связаться конкретно с вами (не просто корпоративный телефон, а ваш внутренний номер). Это важно.
 

Содержание e-mail письма

Стиль и форма письма.

Как я уже писал в самом начале, размер письма не ограничен. Тем ни менее, это не значит, что в него следует включать все подряд с множеством лирических отступлений. Кратко и по делу. Если вопросов несколько – разбивайте их на пункты. Удобней будет при ответе, ничего не потеряется.
Пару раз было так, что мне отправляли письма с пустым содержанием, но прикрепленным файлом, в котором и было само письмо. Так делать не стоит. Во-первых очень высок шанс, что такое письмо попадет в спам. Во-вторых, читать с устройств такие письма очень неудобно. Да и зачем?
При ответе на письмо нужно сохранять его структуру. Если были пункты, то отвечать на каждый пункт (или упомянуть, почему на него решили не отвечать).
При написании самого письма используйте стандартное форматирование: переносы на строки, абзацы, отступы.
 

Сохраняйте историю переписки.

Ну тут вроде как понятно. Причем многие прямо в письме и пишут – не удаляйте историю переписки. Но есть одно НО. Порой, переписка затягивается и каждое письмо тянет за собой огромный кусок предыдущих переписок. Так тоже делать не стоит. Если переписка действительно длительная, то она, скорее всего, затрагивает несколько больших и слабо связанных с собой тем. Разделяйте их, ведите параллельные ветки переписки по разным темам, даже если это один и тот же человек.
 
У нас чаще всего так – с одним человеком мы переписываемся по совершенно разным вопросам с одной и той же темой и историей. Просто нам лень создавать новое письмо, придумывать тему. Ведь проще нажать кнопочку «ответить». Это проще на первый взгляд. В дальнейшем, если придется работать с этой перепиской, найти что-нибудь будет крайне сложно. Учтите это.
 

Продуманность и структура письма.

Встречали ли вы такой стиль переписки:
Привет
Как ты?
Слушай, тут такое дело…
Можешь помочь?
Мне не срочно, но все же…
И все это пятью отдельными сообщениями. Лично меня подобный стиль сильно раздражает. Так вот в E-mail письме такого быть не должно. Сядьте, подумайте, накидайте план в голове (или на бумаге, если письмо большое), и после этого начинайте писать. Затем прочтите его, подумайте, ничего ли не забыли, и только тогда отправляйте.
Лично я, если пишу большие письма, сперва набираю, затем занимаюсь другим делом. И если за это время ничего нового не вспомнил – отправляю. Помогает избежать 3-4 писем подряд с фразами: «А еще забыл…», «И вот еще что…».
Может показаться, что это мелочь. Но на самом деле нет, это важно.
 
Ну вот и все основные правила ведения деловой e-mail переписки. Надеюсь, соблюдение этих простых советов облегчит и вам и вашим собеседникам жизнь. Если есть идеи, что можно дополнить – пишите.

11 мая 2016

Как сделать рассылку по email правильно

Email-рассылка – эффективный инструмент интернет-маркетинга при условии грамотного использования.

Почтовая рассылка может стать эффективным маркетинговым инструментом, если ее использовать правильно. Она повышает продажи, привлекает новых подписчиков и увеличивает лояльность старых клиентов. Под рассылкой понимают несколько писем, которые рассказывают о компании, ее новостях, акциях, интересных событиях. Такие письма превращают читателя в клиента. Люди, далекие от интернет-маркетинга, уверены, что сделать массовую рассылку легко: достаточно купить адресную базу и отправлять получателям письма. Однако в такой схеме есть несколько «подводных камней»: письма будут помечены почтовой службой как спам, покупные адреса могут быть недействительны, а ваши предложения – не интересны получателям, поскольку целевая аудитория выбрана неправильно. Результата такая рассылка не даст, а время и деньги будут потрачены. Давайте разберемся, как сделать массовую рассылку по email с нуля, как писать письма, чтобы они интересовали подписчиков. Мы разработали пошаговую инструкцию для новичков, следуя которой вы сделаете рассылку эффективной.

Перед тем как сделать рассылку по email, необходимо собрать базу подписчиков – сделать это можно через социальные сети, сайт вашего магазина или компании. Так вы сможете быть уверены, что подписчики – это ваша целевая аудитория, которой интересны ваши товары или услуги.

Второй шаг – это создание шаблона рассылки. Сделайте это самостоятельно или закажите в DashaMail. На основе шаблона пишутся письма – они должны быть привлекательны с точки зрения подписчика, вызывать желание купить ваш товар или услугу. Письма можно писать самостоятельно или заказывать у профессиональных копирайтеров.

Заготовку – шаблон и текст – следует правильно оформить, после чего создать рассылку и отправить ее при помощи почтовых сервисов, например, DashaMail.

Начинать подготовку к рассылке следует со сбора адресной базы. Собирать адреса необходимо деликатно, не навязываясь клиентам. Чрезмерная активность только навредит: люди не захотят подписываться на рассылку, могут написать негативные комментарии о вашей компании, что навредит ее репутации. Собирать адреса для рассылки можно разными способами.

Даже после получения базы подписчиков не стоит расслабляться. Некоторые данные в базе могут устареть, подписчики могут отказаться от рассылки. Именно поэтому стоит заранее продумать способы расширения адресной базы.

Как эффективно нарастить базу email подписчиков?

• Сделайте письма интересными, чтобы подписчики рассказывали о них коллегам или друзьям.
• Используйте бонусы, скидки и специальные предложения для подписчиков, но делайте это в меру.
• Разработайте страницу для рассылки или лендинг – расскажите, какие выгоды подписчики получат от вашей рассылки, вызовите в них желание читать ваши письма.

Стратегия email-рассылок

Перед началом работы над рассылкой следует продумать маркетинговую стратегию. Она даст отправную и финишную точку, поможет осознать, с чего необходимо начинать, какой результат требуется в конце.

Сформулируйте цель – она должна быть четкой и понятной. Это первый этап, без которого написание писем или составление шаблона не имеют смысла. Целью может быть привлечение на сайт новых клиентов, увеличение конверсии, повышение объема продаж, увеличение цены среднего чека. Цель должна быть достижимой, реальной, однозначной, учитывать текущие показатели.

Чтобы разработать стратегию, проанализируйте конкурентов. Подпишитесь на рассылку двух-четырех магазинов, которые работают в той же сфере. Просмотрите, когда и как они рассылают письма – время, дата, периодичность. Проанализируйте темы писем, стиль изложения. Оцените рассылку с позиции подписчика – что вас заинтересовало, что не понравилось. 

Если у вас нет конкурентов в регионе, проанализируйте рассылки зарубежных коллег – в них можно найти интересные приемы и маркетинговые ходы. Адаптируйте их под своих подписчиков. Еще один совет – проанализируйте «фишки», которые используют компании из смежных сфер: их можно адаптировать, создав необычный стиль писем.

После постановки цели и анализа конкурентов определите целевую аудиторию вашей рассылки. Изучите, что интересно клиентам, какие у них жизненные приоритеты, особенности, способ жизни. Это поможет создать «цепляющий» контент, который привлечет внимание и заинтересует подписчиков.

Существует несколько видов рассылки. Стоит заранее выбрать два-три вида, чтобы периодически комбинировать письма. Это позволит поддерживать интерес подписчиков к вашей рассылке.

• Рекламное письмо – содержит торговое предложение. Это могут быть подборки акционных, новых, сезонных или популярных товаров, персональные предложения и приглашения на закрытые распродажи. Общий объем рекламы – не более 20% писем, иначе подписчики просто откажутся от раздражающей рассылки. Такие письма могут содержать подборку товаров по интересам, информацию о новинках в магазине, данные о том, что подписчик искал, просматривал, добавлял в корзину, но не купил. Рекламные письма должны быть информативными, но короткими.
• Полезные письма – это обучающий, информационный контент. Такие письма могут отвечать на часто задаваемые вопросы, они помогают решить проблемы подписчиков. Можно рассылать подборки лайфхаков, полезных советов, которые актуальны для вашей целевой аудитории.
• Анонс – письмо, которое рассказывает о скидках, акциях, распродажах или специальных предложениях. Оно должно вызывать положительные эмоции, пробуждать у читателя желание стать участником. Нарисуйте привлекательную картинку, опишите выгоды. Добавьте информационную составляющую – условия покупок, описание товаров. Обязательные элементы анонса – ссылка на сайт и призыв к действию.

Пропишите в стратегии организационные и технические вопросы: периодичность писем, настройка рассылки, разработка контента, анализ результатов.

Как сделать массовую рассылку email – написание писем

Письма, которые вы отправляете подписчикам, не должны быть слишком длинными – читатели потеряют интерес, не будут дочитывать до конца. Слишком короткие письма, похожие на записки, – другая крайность. Такие тексты не доносят смысл и раздражают призывами к действию. Попробуйте присылать письма разной длины – так вы сможете определить, какие из них находят максимальный отклик у читателей. Сначала изложите важную информацию, а потом немного ее разбавьте.

Чтобы письма были интересными, необходимо продумать структуру и придерживаться правил написания. Давайте разберемся со структурой электронного письма.

Правильная структура письма

Заголовок, или тема письма

Отображается после имени и адреса отправителя. Заголовок обычно читают, поэтому он должен быть выразительным, интересным. Избегайте слов вроде «реклама», «купи», «выигрыш», «жми». Чаще всего открывают письма с длинными заголовками: 80-90 символов, на втором месте – короткие темы, до 10 символов. В заголовке можно указать имя получателя – вероятность открытия увеличится до 50%. Допустимы эмодзи, но употребляйте их умеренно. Тема обязательно должна соответствовать контенту.

Прехедер

Этот элемент отображается после заголовка. Он уточняет тему, убеждает открыть письмо. В блочных редакторах прехедер задается так же, как и тема. Максимальная длина прехедера – 32 знака, если символов больше, они не будут видны.

Шапка

В шапке письма используют логотипы, фотографии, баннеры. Изображения в шапке видны сразу после открытия email, они отображаются в верхней части письма. Можно использовать в шапке фото с персонализированным приветствием – это расположит подписчика, создаст эффект общения со знакомым. Баннер можно сделать в блочном редакторе или заказать дизайнеру.

Тело

Основная часть письма, примерный шаблон которой выглядит так:

• приветствие;
• подведение читателя к теме;
• УТП;
• работа с возражениями.

Заранее выберите главное действующее лицо письма. Это может быть сотрудник, руководитель магазина или компании, выдуманный персонаж. Вымышленные герои эффективны для продвижения развлекательных сайтов, магазинов детских товаров, обучающих курсов. Если главный герой – сотрудник, используйте его имя, а не просто называйте должность.

Тело письма можно писать по принципу «от основного к деталям», но периодически стоит менять пункты местами. Призыв к действию можно продублировать несколько раз. Добавьте в тело кликабельное изображение, кнопку, ссылку на сайт или товар. Так вы учтете предпочтения максимального количества подписчиков.

Подведите читателя к теме, описав выгоды, которые он получит от вашего сайта/товара/услуги. Для этого необходимо знать «боли» и проблемы целевой аудитории. Продавая курсы для молодых мам, сделайте упор на гармоничном детском развитии. Если вы описываете курсы тайм-менеджмента, расскажите, как читатель научится организовывать время, перестанет метаться в попытках все успеть.

 Футер, или подвал

Важная часть письма, которая должна окончательно убедить читателя, заинтересовать и побудить к выполнению конкретных действий. В футере должны быть такие элементы:

• кнопка или ссылка для отписки – это нужно, чтобы ваша рассылка не попала в спам;
• предложение, которое подтверждает согласие подписчика на получение писем от вас;
• контакты для обратной связи, включая ссылки на сайт, сообщества или страницы в социальных сетях;
• призыв к действию;
• кнопки «Поделиться» для мессенджеров, соцсетей;
• ссылки на мобильные приложения, категории товаров;
• подпись и фото отправителя – это покажет подписчику, что письма присылает живой человек.

Подвал позволяет красиво завершить письмо, попрощаться с читателем, побудить его выполнить целевое действие. Информация должна быть упорядоченной, структурированной, полезной получателю. Обязательно проверьте ссылки и кнопки – они должны быть кликабельными, вести на нужную страницу. Оцените футер с позиции читателя: вызывает ли он желание перейти на сайт, заказать услугу или товар?

Как сделать автоматическую email рассылку

Используя сервисы email-рассылок, вы сможете создавать красивые письма без специфических знаний – для этого не нужно писать HTML-коды. Разобраться, как сделать автоматическую рассылку по email, можно быстро.

Если контент качественный, информативный и полезный для подписчиков, письма, которые рассылает сервис, попадают в папку «Входящие», почтовые агенты не отмечают их как спам. Еще одно преимущество таких сервисов – возможность просмотреть статистику, проанализировать эффективность. На основе анализа можно откорректировать стратегию рассылки.

В сервисе DashaMail предусмотрены такие возможности для пользователей:

• создание рассылок разных типов: транзакционных, триггерных, маркетинговых;
• есть встроенный редактор писем;
• можно использовать готовые шаблоны, которые разработали дизайнеры;
• встроенный валидатор, который проверяет базы адресов;
• отправка писем быстрая, она учитывает геолокацию, можно выбрать время, когда подписчики получат email;
• в сервисе есть статистические и аналитические инструменты;
• тестировать рассылку можно гештальт- и сплит-инструментами;
• тарифы дифференцированы, они учитывают потребности разных магазинов и компаний;
• техническая поддержка работает круглосуточно, поэтому можно быстро получить помощь или ответ на вопрос;
• пользователи могут обратиться в базу знаний, в которой собрана основная информация.

Дизайнеры DashaMail могут создать шаблоны для писем, разработать стратегию рассылки. Есть бесплатный тестовый период: работать в сервисе можно до двух недель. В тестовом режиме открыты все функции, кроме валидатора адресов.

Способы продать товар с помощью электронных писем

Почтовая рассылка должна продвигать сайт, продавать товар или услугу. Для этого можно использовать различные решения, использовать способы, которые применяют авторы успешных и интересных рассылок. Максим Ильяхов применяет в письмах энциклопедический, игровой метод, продажи.

• Энциклопедический – серия писем выдержана в стиле познавательного журнала. Подписчики узнают ответы на важные вопросы, информация подается в публицистическом стиле. Важно не перегрузить письма данными, дозировать информацию. Такая рассылка делает отправителя экспертом в глазах целевой аудитории.
• Игровой – подразумевает рассылку серии писем игрового характера. Главное действующее лицо – вымышленный герой. Он рассказывает читателям истории, делится опытом и впечатлениями. Такие письма мягко подводят получателя к выполнению действия.
• Продажа – реклама не должна быть агрессивной: такие письма зачастую отправляются в спам. Делайте продающие письма интересными и дозируйте объем явной рекламы.

Каких ошибок нужно избегать 

1. Не забивайте ящики подписчиков рекламой, не злоупотребляйте партнерскими ссылками.
2. Старайтесь заинтересовать читателя – не пишите скучные предложения или устаревшие новости.
3. Письма необходимо присылать регулярно – не реже двух раз в месяц, чтобы подписчики не забыли о вас.
4. Если вы присылаете 2-5 писем каждый день, вы утомляете читателя, поэтому рассылка может попасть в спам.
5. Не отправляйте письма вручную: сервисы автоматической рассылки соберут статистику, которую можно обработать аналитическими инструментами.
6. Готовое письмо проверьте на разных устройствах: все его элементы должны правильно отображаться.

Анализ

Рассылки и письма необходимо анализировать, для этого их делят по категориям. Персональные письма анализируют еженедельно, рассылки – не реже одного раза в месяц. В сервисе DashaMail можно взять параметры для аналитики.

Оценивайте такие показатели:

• доставку – желательно, чтобы до адресатов доходило 99% отправленных писем;
• прочтение – коэффициент открытых писем: чтобы повысить его, измените тему;
• отписки – количество отписавшихся;
• кликабельность – количество кликов в соотношении общего количества писем, норма – около 15%.

Вывод

Для эффективности рассылки письма должны быть полезными. Если подписчики получают приятное общение, рассылка поможет достигнуть запланированной цели.

email-маркетинг email-рассылка

Поделитесь статьёй со своими друзьями:

Даша Савицкая

2019-09-27

Поставьте оценку

Загрузка…

Подпишись на рассылку новостей

Только полезная и актуальная информация без спама

Написание email на английском: полезные фразы

В современном деловом мире написание email на английском является частью повседневной рутинной работы для сотрудников международных компаний.

Но знать, как грамотно написать email на английском должен каждый – это касается не только знания английской грамматики, но и лексики, которую используют в написании писем на английском.

Кто знает, возможно, завтра вам предложат работу в иностранном агентстве или компании. Нужно быть готовым!

Примечание: опытного репетитора по бизнес-английскому можно найти здесь.

Перейдем к теме. Прежде всего, я расскажу о том, какие полезные фразы можно и нужно использовать при написании электронного письма на английском.

Please find attached

Довольно часто нам приходится прикреплять к письму важные файлы: документы или изображения.

Так вот чтобы уведомить получателя о прикреплении этих файлов к сообщению, используйте фразу Please find attached

.

Слово «attachment» означает «вложение, прикрепление чего-либо». Например:

• Please find attached my resume.
• Please find attached photos from the conference.

Как правило, эта фраза пишется в завершительной части письма.

Статья в тему:
15 часто используемых sms-сокращений в английском языке

I have forwarded

Когда вам нужно переслать сообщение или файл другим получателям, используйте фразу I have forwarded (something to someone).

Глагол «forward» синоним слова «resend» и означает «пересылать». К примеру:

• I’ve forwarded Bill’s resume to you.
• I’m forwarding John’s email to you.

Зачастую мы пересылаем файлы или письма знакомым нам людям, поэтому допускается сокращение I’ve и I’m. В деловых письмах таких сокращений стоит избегать и писать полностью – I have и I am.

Статья в тему:
10 интересных английских глаголов с предлогами

I’ve cc’ed

Странное на первый взгляд сокращение cc’d/cc’ed/copied на самом деле расшифровывается как Carbon Copy и означает «поставить кого-то в копию получения писем».

Если вам нужно уведомить о том, что вы поставили в копию людей, которым будет полезно увидеть какие-то письма, используйте фразу I have cc’ed (somebody).

Деловые и занятые люди предпочитают краткость и лаконичность в электронных письмах, поэтому такого рода сокращения в английском языке пользуются популярностью.

Например:

• I’ve cc’ed Lisa on this email.
• I’ve copied Jim on these emails.

Существует хорошее выражение: to keep someone in the loop.

Дословно «держать кого-то в петле», то есть «держать кого-то в курсе дел». Это так к слову и вам на заметку.

Статья в тему:
11 сленговых выражений и идиом английского языка, используемых в рабочей обстановке

For further details

Вежливо завершить ваш email на английском поможет фраза For further details, которая означает «более подробно» или «для более подробной информации».

Например:

• For further details contact us any time.
• For further details write to our HR-manager.

Еще одна очень распространенная фраза, которой завершают email:

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me, которая переводится как «Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне».

Получился не дословный перевод, но суть передала. Глагол «hesitate» означает «колебаться, стесняться, не решаться».

Статья в тему:
10 часто используемых фразовых глаголов в английском языке

I look forward to

Если вы ожидаете ответа на ваше письмо – воспользуйтесь фразой I look forward to your reply/hearing from you, что означает I am waiting for your reply.

Соответственно, эти фразы следует писать в конце емейла.

В завершение о написании email на английском

Помните, что для грамотного написания емейла на английском, стоит использовать определенные фразы вступления и окончания.

К примеру, для завершения письма можно использовать следующие английские фразы:

• Regards,
• Sincerely yours,
• Yours truly,
• Kind regards,
• Yours faithfully, (если письмо адресовано отделу, группе получателей)

Если пишете коллеге или другу:

• Best wishes,
• Warm wishes,
• Best regards,

+ ваше имя (и должность) с абзаца.

Не забывайте, что при написании электронного письма, а особенно делового, следует писать кратко, по делу и в соответствующем стиле.

Перечитывайте ваш email по несколько раз перед отправкой – не допускайте грамматических ошибок и опечаток.

Написание писем на английском языке, как и устное общение, показывает ваш уровень образованности и знания деловой этики.

Успехов!

Как вести электронную переписку, писать письма по e-mail

Ведение деловой переписки по электронной почте: правила и этикет, конфиденциальность и оформление, повышение эффективности и пошаговая инструкция по составлению официального письма, полезные советы и неудобные факты про e-mail.

Выходные прошли и пора снова включаться в трудовые будни. Сегодня хочу рассмотреть

важную тему, которая актуальна сейчас для меня, как никогда. Раньше особо не задумывалась о том, как важно уметь правильно составить деловое электронное письмо, чтобы не обидеть собеседника, заинтересовать, расположить к себе.

Тем, кто постоянно общается по электронной почте, достаточно одного короткого послания, чтобы составить о вас свое мнение.

«Грамотная речь, знание элементарных ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА, уважение к собеседнику в виде своевременного ответа – это уже немало!»

Чтобы произвести хорошее впечатление, нужно совсем чуть-чуть постараться. А вот исправить ситуацию и мнение о вас человека, получившего неграмотное непонятное письмо в ответ на важный вопрос, будет гораздо труднее.

Тот, кто сидит по другую сторону монитора, не видит лично вас.

Не поддастся обаянию, не поймет, что вы просто спешили и написали полную белиберду, находу одевая ребенка или летя на пары. В электронном письме вы – это буквы и переданный ими смысл, поэтому нужно сделать так, чтобы послание способствовало налаживанию коммуникации.

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

«Для меня ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – это постоянная связь с очень широким кругом людей»

Раньше не было столь распространено общение в социальных сетях, вайбере или вотсапе, поэтому отправка и получение сообщений по e-mail часто были единственной возможностью обмениваться новостями, вести переговоры, пересылать фото и т.д.

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются.

Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

«Невообразимо, но в соцсети можно даже ИНТЕРВЬЮ брать!»

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

«С другой же стороны, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ прочно вошли в нашу жизнь…»

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т. д.

3. Внимание к деловым интересам оппонента

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

1. Четко и грамотно оформлять поле «Тема/ Subject» — для экономии времени адресата и возможности мгновенно оценить содержание письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более конкретизированным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

3. Точность адресации – поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». Тут есть нюансы:

• если имя получателя стоит в поле «Кому» — отправитель ждет ответа;
• если в поле «Кому» указано несколько адресатов – отправитель ждет ответа от каждого;
• если имя находится в поле «Копия» — отправитель хочет поставить в известность адресата о сути вопроса, но ответа не ждет. Переписка не ведется, а если есть желание вмешаться, так и пишут: «Позвольте присоединиться к обсуждению…», «Позвольте высказать свое мнение…» и т.д.;
• если имя получатель стоит в поле «Скрытая копия», о нем не узнает никто из вовлеченных в переписку, но он увидит все письма

4. Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

• объем письма должен укладываться в один экран;
• максимальный объем вложений не превышает 3МГб, файлы для пересылки лучше форматировать в rar или Zip;
• язык сообщения должен быть максимально понятен и прост – минимум непонятных сокращений, сленга, англицизмов и аббревиатур, которые могут ввести получателя в заблуждение или вызвать недоумение, вопросы и т. д.;
• при ответе на предыдущие письма ответ нужно писать вверху, чтобы получатель не прокручивал всю переписку;
• не стоит писать новое письмо в ответ на предыдущее – лучше воспользоваться кнопкой «ответ», что сохранит переписку и сделает комфортным просмотр информации;
• недопустимо выделять информацию ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
• ссылки в письме выделяются традиционным синим;
• количество цветов текста не должно превышать 2-3, лучше – без цветового выделения;
• враги официальной переписки – восклицательные знаки.

5. Подпись и контактная информация – в блоке, привязанном к окончанию каждого письма, указывают: имя и фамилию, указание должности (если актуально), контакты (телефон, e-mail, адрес сайта, аккаунты в соц. сетях и все, что облегчит обратную связь)

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

7. О наличии вложений в письме принято сообщать («прайс прикреплен к письму», «фото в приложении» и т.д.)

Советы по написанию электронного делового письма

1. Письмо начинают всегда с приветствия – формального и адресного. Современная практика позволяет обращаться без отчества, но на «Вы» и все равно формально (вместо «Добрый день, Анастасия Витальевна!» допустимо «Здравствуйте, Анастасия!»). Можно вставить небольшой уместный комплимент («ознакомившись с Вашими великолепными работами…» и т.д.)

2. Если получатель просил прислать ему письмо, об этом стоит упомянуть

3. С адресатом общаются на его языке – не стоит сыпать терминами, обращаясь к непрофессионалу и писать коллеге «ну, вы поняли, о чем я». Все мысли и предложения, идеи излагаются предельно ясно, лаконично и понятно

4. Недопустимо использование транслита, кроме редких ситуаций, когда нужно срочно отправить письмо с мобильного, к примеру

5. Деловые письма должны быть короткими, емкими, информативными, выдержанными – указывать точную информацию, конкретные данные, не добавлять «воды» и писать только по делу

6. Если в письме нужно рассмотреть несколько вопросов, каждый из них можно пронумеровать и разделить пустой строкой. Структурированность письма даст возможность «не потерять» ни одной детали, все обсудить и не допустить недоразумений

7. На просьбы дают подробный ответ – не «Ок» или «Хорошо», а «Хорошо, работа будет выполнена в указанные сроки, о выполнении извещу и т.д.»

8. После того, как письмо составлено, его обязательно нужно вычитать: убрать лишнее, исправить ошибки, исключить недоговоренности и непонятные фразы

9. Если в письме вмещена важная информация, его стоит отметить специальным флажком

10. Перед отправкой письма стоит удостовериться в хорошем соединении (да, и так бывает: письмо вроде отправлено, ждешь ответа, а оно не «ушло»), нажать на соответствующую кнопку и подождать сообщения, что «письмо отправлено», лишь потом закрывать страницу

11. Адрес получателя вставлять стоит лишь после составления текста письма, добавления вложений, тщательной проверки, чтобы случайно не «ушло» недописанное или неоткорректированное послание

Полезная информация: несколько важных принципов

• При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: [email protected].
• Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т.д.
• Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
• Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание  должно предполагать лишь одно целевое действие.

• Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
• Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
• При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
• Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
• Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.

• Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
• Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
• В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
• Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

• Не приветствуется отправка делового письма в праздничные и выходные дни, до обеда понедельника и после обеда пятницы.
• Отправляясь в отпуск, можно настроить в почтовой программе автоответ при отсутствии, где будет указана информация касательно того, куда обращаться, когда будет получен ответ, почему получатель не отвечает и т.д. (в зависимости от ситуации).
• И в качестве завершающего пункта могу посоветовать просмотреть полученные от компаний или людей электронные письма и проанализировать, что в них раздражает, что не понравилось, по какой причине перехотелось отвечать или ответ был отправлен в последнюю очередь и т. д. А потом сделать выводы и не повторять аналогичных ошибок.

7 неудобных фактов об электронной почте:

1) Неравноценные по содержанию и форме письма – это нехорошо. Если вы пишете много и по делу, а вам отвечают односложно; если вы составляете письмо исключительно грамотно и красиво, а отвечают чуть ли не сленгом, а также другие ситуации должны заставить задуматься и проанализировать такую переписку, сделать выводы.

2) Общение с теми, кто родился и вырос до эры Интернета, будет трудным. Речь идет о людях, которые не очень хорошо умеют пользоваться всеми возможностями сети и переписка с ними требует особого внимания к содержанию и форме. Максимально просто и доступно, без большого количества приложений и непонятных аббревиатур, электронное письмо в таком случае должно стать поводом, чтобы получить контакты и связаться по телефону, назначить личную встречу, где удастся более эффективно построить коммуникацию.

3) Фразы-роботы дают обратный эффект. Нужно очень осторожно использовать избитые «вежливые выражения», которые часто воспринимаются как спам и полное отсутствие индивидуального обращения.

4) Правильное использование знаков препинания точно передаст смысл. Знаки восклицания в деловой переписке не актуальны вообще, остальные нужно расставлять верно.

5) Шутки лучше оставить личному общению. Иначе есть риск потерять клиента или обидеть партнера и даже не заметить этого – далеко не все оригинальные фразы и метафоры без искажения воспринимаются в электронной переписке.

6) Если вам не отвечают – скорее всего, вам не хотят отвечать или нет такой возможности. О входящем письме обычно сигнализирует компьютер или телефон, папку спама все регулярно проверяют. Вероятность, что письмо действительно потерялось – ничтожна. Что забыли или не заметили – велика, но это и есть показатель отношения получателя к отправителю письма. Если письмо важное – достаточно напомнить о нем через день, справившись, не потерялся ли мейл. Забрасывать вопросительными месиджами точно не стоит, как бы сильно ни обижал игнор.

7) Вернуть отправленное письмо не удастся. И если вы отправили всем участникам разговора то, что предназначалось кому-то одному или переслали всю переписку с конфиденциальными данными либо случайно написали письмо не тому адресату с неприятным или непристойным содержанием – вернуть ничего не удастся.

Поэтому всегда проверяйте, что и кому отправляете, тщательно перечитывайте и не жмите на все кнопки подряд. Если же катастрофа случилась – в зависимости от ситуации можно попробовать все исправить последующим письмом с объяснениями и извинениями. Но бывают случаи, когда все это бесполезно, поэтому лучше не допускать таких неприятностей.

---

А как вы пишете официальные письма? Или не приходилось? Пользуетесь электронной почтой часто для решения деловых вопросов или только для развлечений, получения рассылок и извещений? Обмен советами и опытом приветствуется в комментариях;) L

YOU MAY ALSO LIKE

• INTERVIEW ELLE MAGAZINE – Интервью ELLE: Генеральный директор «СТС Медиа» Юлиана Слащева
• TWITTER – Краткость – сестра… таланта?
• LEARNING ENGLISH – Изучение иностранных языков
• WOMAN in the World – О красоте, умиротворении, гармонии и счастье

Полное руководство по email-маркетингу

Публикуем для Вас перевод статьи Кристины Перриконе (Hubspot) «Полное руководство по Email-маркетингу».

Первое маркетинговое электронное письмо было отправлено в 1978 году и принесло продаж на 13 миллионов долларов США. С этого началось использование канала маркетинга, который и по сей день остается одним из самых популярных. Несмотря на наличие новых и более интерактивных каналов, таких как социальные сети и чаты, электронная почта продолжает оставаться эффективным способом формирования собственной аудитории и неотъемлемой частью эффективных стратегий inbound-маркетинга.

Электронная почта все еще жива и остается одним из немногих каналов маркетинга, которые можно использовать для установления надежных связей с теми, от кого зависит выживание нашего бизнеса.

Email-маркетинг – не спам и не личное письмо от давнего коллеги. Это нечто среднее. Клиенты неохотно предоставляют свои данные, и email-маркетинг, при правильном использовании, может служить инструментом как для налаживания отношений, так и для стимулирования продаж.

Электронную почту следует использовать для развития уже имеющихся отношений с подписчиками и потенциальными клиентами, предоставляя им ценную, актуальную информацию, которая поможет им в решении задач, стоящих перед ними, достижении целей.

Да, email-маркетинг — это не только про вас и ваши продукты. Это в первую очередь про ваших клиентов.

Если вы будете помнить это золотое правило, подписчик не только прочтет ваше письмо, но и с нетерпением будет ждать следующего.

Давайте подробнее рассмотрим, почему email-маркетинг продолжает оставаться одним из наиболее важных элементов маркетинговых стратегий, и как его можно использовать ответственно и эффективно.

Эффективность email-маркетинга

В мире насчитывается 3.8 миллиардов пользователей электронной почты. Поэтому, если вы хотите установить контакт со своими клиентами, электронная почта – идеальный способ связи. В среднем, email-маркетинг приносит $38 на каждый вложенный доллар, то есть окупаемость такой инвестиции составляет 3800%.

Вот некоторые статистические данные, которые демонстрируют, насколько эффективным может быть email-маркетинг:

• Две трети клиентов совершают покупки после получения маркетинговых рассылок
• Менее 20% лидов, попадающих в обработку сейлз-менеджерам являются квалифицированными. Это значит, что оставшиеся 80% необходимо «разогревать» с помощью емейлов и качественного контента
• Привлечение клиентов с помощью электронных рассылок в 40 раз эффективнее, чем посредством Facebook и Twitter вместе взятых (McKinsey — ссылка).
• Возможно, самым главным доводом в пользу использования email-маркетинга является то, что этим каналом владеете вы сами. При условии соблюдения законодательства, никто не может указывать вам, как, когда и по какому поводу вы будете отправлять им письма.

Если только у вас есть ресурсы, свободное время и деньги для личного контакта с каждым из потенциальных клиентов, нет лучшего маркетингового инструмента, чем электронная почта.

Варианты использования email-маркетинга

Электронные рассылки можно (и нужно) использовать для разных целей:

• Налаживание отношений. Вовлекайте людей с помощью персонифицированных сообщений.
• Узнаваемость бренда. Сделайте так, чтобы ваша компания и ваши услуги первыми приходили на ум потенциальным клиентам, когда те готовы сделать свой выбор.
• Продвижение контента. Используйте электронную почту, чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов к интересному сообщению в блоге или полезному материалу.
• Получение новых потенциальных клиентов. Убедите ваших подписчиков предоставить свои персональные данные в обмен на материалы (видео, брошюра, электронная книга, онлайн-курс), который они сочтут ценным для себя.
• Товарный маркетинг. Продвигайте свои товары и услуги.
• Обучение потенциальных клиентов. Порадуйте своих клиентов полезным контентом, который поможет им в решении их задач.

С чего начать email-маркетинг

Прежде чем рассмотреть широкие возможности email-маркетинга, давайте разберем несколько важных моментов, которые помогут начать выстраивать правильную маркетинговую кампанию.

Создание стратегии email-маркетинга

Каждый из ваших клиентов получает в среднем 121 письмо в день. Поэтому, если вы не уделите должного внимания разработке стратегии, ваши письма просто затеряются в переполненных папках «Входящие» или, что еще хуже, будут отправлены в папку «Спам».

Но можно научиться выстраивать эффективную стратегию рассылки и отправлять письма только тем людям, которые действительно хотят их читать. Для этого всего лишь нужно иметь план (с разбивкой на несколько ключевых этапов).

Читайте также: Что такое инбаунд-маркетинг? Обзор Hubspot CRM

При создании собственной стратегии email-маркетинга можно ориентироваться на приведенные ниже пять этапов, некоторые из которых мы впоследствии разберем подробнее.

1. Определите свою аудиторию

Эффективная рассылка – это релевантная рассылка. Как в любых других маркетинговых активностях, следует начать с определения профиля потребителя, понять, чего он хочет, и создать email-кампанию с учетом потребностей вашей аудитории.

2. Установите цели

Прежде чем определить цели своей кампании, соберите информацию. Изучите усредненную статистику почтовых рассылок для вашей сферы деятельности и используйте ее в качестве ориентира при постановке целей.

 

 

 

 

3. Предоставьте людям возможность подписаться или зарегистрироваться

Для рассылки нужны люди, верно? Список рассылки – это группа пользователей, которые дали вам разрешение присылать актуальный для них контент. Чтобы создать такой список, нужно предоставить потенциальным клиентам несколько способов регистрации на получение от вас писем.

Не отчаивайтесь, если сначала в вашем списке будет всего несколько человек. На его создание потребуется время. Цените каждого подписчика и потенциального клиента в отдельности, и вы увидите, как список начнет органично расти.

4. Выберите тип email-кампании

Email-кампании бывают разные, выбрать конкретный подход непросто. Сделать еженедельную рассылку? Нужно ли отправлять уведомления об обновлениях в продукте? Какими статьями из блога стоит поделиться?

Это мучительные вопросы для любого маркетолога. Ответ на них всегда субъективен. Можно начать с тестирования разных типов email-кампаний, а затем определиться, что лучше всего подходит для вашей аудитории. Следует также организовать отдельные списки для разных типов рассылки, чтобы ваши существующие и потенциальные клиенты могли регистрироваться только на те письма, которые для них актуальны.

5. Составьте расписание

Определитесь, как часто вы планируете выходить на связь с клиентами из своего списка. Проинформируйте об этом аудиторию заранее, чтобы они знали, чего ожидать. Соблюдайте расписание, это вызовет доверие и позволит клиентам не забывать о вас.

6. Измеряйте результаты

Это не должно быть сюрпризом. Как маркетологи, мы измеряем все. Щепетильно относясь к каждому важному параметру, вы сможете вносить в свои рассылки небольшие изменения для улучшения результатов. Чуть ниже мы коснемся конкретных KPI, которые используются для мониторинга (можете сразу перейти к ним).

Создайте список рассылки

Теперь самое интересное – как набрать список рассылки потенциальных клиентов, которые готовы получать от вас емейлы.

Существует множество креативных способов это сделать (покупка списка не относится к их числу). Тактически, задача формирования списка сводится к двум ключевым элементам, которые, работая в тесной связи, позволяют увеличить число подписчиков. Это лид-магниты и формы подписки.

Лид-магниты

Лид-магнит – это то, что притягивает в ваш список потенциальных клиентов. Как правило, он создается в виде бесплатного предложения, которое может иметь разные форматы, должно быть ценным для клиентов и раздается бесплатно в обмен на предоставление адреса электронной почты.

Но есть одна проблема. Сегодня люди всеми силами стараются защитить свои персональные данные. Не стоит ожидать, что вы сможете получить адрес электронной почты, не предоставив взамен чего-то ценного.

Нужен лид-магнит, который актуален, полезен и облегчает клиентам жизнь.

Наиболее распространенные типы лид-магнитов:

• Электронная книга
• Брошюра
• Инфографика
• Отчет или исследование
• Чеклист
• Шаблон
• Вебинар или онлайн-курс
• Видео

Если у вас недостаточно ресурсов, можно создать лид-магнит, на основании уже имеющегося контента (например сделайте pdf-брошюру или электронную книгу из ваших готовых статей в блоге).

Как создать отличный лид-магнит

Помните, что лид-магнит должен быт актуальным для потенциальных клиентов. Вот несколько рекомендаций, которые позволят создать ценный актив для вашего будущего списка:

1. Сделайте так, чтобы ваше предложение можно было использовать на практике для решения какой-либо проблемы.

Предоставьте практическую информацию, которая помогает решить проблему, и предложите реальный способ решения задачи.

2. Сделайте использование актива максимально простым.

Лид-магнит должен иметь цифровой формат – PDF-документ, веб-страница, видео и т. п. Сделайте так, чтобы потенциальный клиент мог легко получить и использовать его.

3. Создавайте предложение с учетом будущего контента.

Нет ничего хуже, чем оставить свой емейл на интересное предложение и разочароваться в последующем контенте. Убедитесь, что ваше предложение соответствует тому уровню, на котором вы дальше будете взаимодействовать с клиентом, иначе вы рискуете потерять доверие.

4. Относитесь к лид-магниту, как к промежуточному этапу для перехода к платному решению.

Идея списка рассылки состоит в том, чтобы подвести подписчиков к платному предложению. Бесплатный контент предлагается, чтобы продемонстрировать ценность, которую предоставляет ваша компания. В конечном итоге, такие бесплатные предложения должны приводить к покупке товаров и услуг.

5. Создавайте предложения, соответствующие каждому этапу пути покупателя.

Каждый новый потенциальный клиент находится на определенном этапе пути, и вы должны знать, на каком именно. С самого начала применяйте сегментацию списка, предлагая для каждого этапа пути покупателя свой вариант контента.

Как создать привлекательную форму регистрации

Форма регистрации нужна для сбора данных потенциального клиента и добавления их в список. Это шлюз между вашими будущими контактами и тем невероятным активом, который вы для них создали.

Создайте привлекательный дизайн и захватывающий заголовок

Форма должна быть снабжена фирменной символикой, выделяться на странице и побуждать людей регистрироваться. Предложение должно возбуждать в читателях интерес.

Материал должен иметь прямое отношение к предложению.

Ваша задача – побудить людей указать свои данные, но это не означает обмануть их. Вся информация, содержащаяся в форме, должна быть правдивым представлением предложения.

Форма должна быть простой.

Это ваш первый контакт с потенциальным клиентом. Не стоит отпугивать его длинной формой со множеством полей. Запрашивайте только наиболее важную информацию. Имени и адреса электронной почты для начала будет достаточно.

Сделайте форму регистрации с подтверждением.

На первый взгляд, просить пользователей дважды подписываться на рассылку – контрпродуктивно. Но исследование уровня открываемости писем свидетельствует, что в 2.7 раза больше клиентов предпочитают получить письмо для регистрации с подтверждением, чем письмо приветствия.

Убедитесь, что процесс работает.

Прежде чем запустить процесс, взгляните на него глазами клиента. Убедитесь, что форма работает правильно, страница благодарности на месте, а ваше предложение доставляется так, как вы обещаете. Сделайте так, чтобы первое впечатление было профессиональным и позитивным.

Передовые методы email-маркетинга

Если все прошло хорошо, то у вас уже есть жизнеспособный список подписчиков и потенциальных клиентов, которые ждут от вас сообщений. Но начинать рассылку пока нельзя, если вы не хотите, чтобы она оказалась в папке спама или, того хуже, заблокированной.

Вот несколько важных моментов, которые следует учесть, прежде чем приступить к рассылке по списку, который вы с таким трудом создавали.

Советы по улучшению email-маркетинга

Хотя вы вряд ли станете долго раздумывать над форматом или темой письма к другу, электронная рассылка требует более тщательного подхода. Здесь важно все — от времени отправки письма до устройств, на которых его можно будет открыть.

Цель каждого вашего письма – привлечение дополнительных клиентов. Поэтому над созданием маркетингового письма придется поработать больше, чем над любым другим.

Рассмотрим основные элементы успешного маркетингового письма.

Тема. Пишите четким, практичным, увлекательным языком, ориентированным на конкретного читателя и соответствующим основному тексту письма.

Материал. Основной текст письма должен соответствовать вашему голосу и касаться только одной темы.

Изображения. Выбирайте изображения, которые оптимизированы под все устройства, притягивают взгляд и имеют отношение к теме.

Призыв к действию. Ваш призыв к действию должен подводить к соответствующему предложению и выделяться на фоне остального текста.

Время. Исследование уровней реагирования на выборке из 20 миллионов писем показывают, что самое лучшее время для рассылки – вторник, 11 утра по восточному времени США.

Отзывчивость. 55% писем открывается на мобильных устройствах. Поэтому рассылка должна быть оптимизирована как под такие, так под и другие устройства.

Персонификация. Каждое письмо пишите так, будто вы собираетесь отправить его другу. Будьте приветливы и обращайтесь к своему читателю, как к знакомому.

Сегментация рассылки

Под сегментацией понимается разбивка общего списка адресов на подкатегории в соответствии с уникальными характеристиками, интересами и предпочтениями подписчиков.

Следует помнить, что подписчики – это люди. Старайтесь относиться к ним соответственно, то есть не делайте стандартных массовых рассылок.

Выше мы уже кратко говорили о сегментации. Это достаточно важный аспект, которого стоит коснуться еще раз. Не учитывая его, вы рискуете рассылать не тот контент и не тем людям и потерять подписчиков.

Зачем нужна сегментация списка?

Люди, которые подписываются на вашу рассылку, находятся на разных уровнях готовности к переходу в разряд клиентов (что является конечной целью всего этого мероприятия).

Отправив купон со скидкой на ваш продукт подписчикам, которые даже не могут сформулировать свою проблему, вы, скорее всего, потеряете их, потому что пропустили этап создания доверия и развития отношений.

Каждое письмо, отправленное подписчикам, должно быть адресовано человеку, с которым вы хотите наладить связь, а не стаду потенциальных клиентов, которых вы пытаетесь загнать в общее стойло.

Чем подробнее сегментация списка, тем крепче будет доверие между вами и вашими потенциальными клиентами, и тем проще будет впоследствии обратить их в покупателей.

К тому же сегментированные рассылки приносят 58% всего дохода.

Как провести сегментацию списка

Первым этапом сегментации является создание отдельных лид-магнитов и форм регистрации для каждого этапа пути покупателя. Таким образом, ваши контакты окажутся автоматически разделенными на несколько отдельных списков.

Кроме того, платформы email-маркетинга позволяют проводить сегментацию списка по контактным данным и поведению. Это дает возможность отсылать правильные письма правильным людям.

Разбивать список можно по следующим критериям:

• Географическое местоположение
• Этап жизненного цикла
• Осведомленность, соображения, стадия принятия решения
• Сфера деятельности
• Взаимодействие с вашим брендом в прошлом
• Язык
• Профессия

На самом деле, можно сегментировать список по любому критерию. Главное, чтобы рассылка для каждой подгруппы была уникальной.

Персонификация

Когда вы знаете, кому направляете письма и что является важным для этих людей, сделать рассылку персонифицированной намного легче.

Вы, конечно же, будете обращаться к сотням людей одновременно, но вашим потенциальным клиентам знать об этом не обязательно.

В качестве дополнительного аргумента можно привести следующий факт: персонифицированные письма открывают на 26% чаще, чем другие, и коэффициент откликов по ним выше – 14%.

Вы собрали все эти уникальные данные. Платформа email-маркетинга позволяет использовать токены персонификации. Не может быть никаких отговорок, чтобы рассылать типовые письма, которые не дают возможности потенциальному клиенту почувствовать себя особенным.

Вот несколько способов персонифицировать рассылку:

• Добавьте поле имени в строку темы и/или приветствие
• По возможности включайте информацию, относящуюся к конкретному региону
• Отправляйте контент, который важен для текущего жизненного цикла человека
• Письма должны касаться только последнего взаимодействия человека с вашим брендом
• Пишите о существенных и/или личных событиях, например о государственных праздниках или днях рождения
• Завершайте письма личной подписью человека (а не компании)
• Призыв к действию должен вести к предложению, которое читатель сочтет полезным

Автоматизация

Автоматизация запускает сегментацию списка в работу. После создания конкретных подгрупп можно автоматически отправлять письма, отличающиеся высокой степенью направленности. Для этого существует несколько методов.

1. Автореспондеры

Автореспондеры — это серия электронных писем, отправка которых автоматически запускается определенным действием, например скачиванием электронной книги

Составляйте письма с учетом рассмотренных выше рекомендаций, чтобы они были полезны и интересны для читателей. Определитесь, через какие промежутки времени будут отправляться письма; это могут быть несколько дней, недель или месяцев.

Преимуществом использования автоответчиков является то, что, один раз настроив, про них можно забыть. Все пользователи, включенные в список автореспондера, будут получать каждое новое письмо, которое вы добавите к серии.

2. Workflow

Workflow – это дальнейшее развитие идеи автореспондера. Его можно представить в виде дерева с ветвями типа «да/нет», которые выполняют определенные действия на основании заданных критериев.

Потоки операций содержат два ключевых компонента:

1. Критерий отбора – действие, определяющее допуск пользователя к потоку операций;

2. Цель, достигнув которую пользователь завершает процесс (например у вас может быть Workflow — для рассылки писем клиентам, которые записались на free trial, целью в этом случае может быть подписка на платную версию, если пользователь достигает этой цели, он выбывает из данного Workflow).

Workflow используют продвинутые инструменты, которые позволяют узнать, когда пользователь открыл письмо или скачал предложение, и на основании такого поведения запускают последовательность действий. То есть, в зависимости от того, что сделает пользователь, может быть отправлена серия писем или даже изменена стадия жизненного цикла потенциального клиента (например, с просто Lead на Marketing Qualified Lead).

 

 

Главным отличием от автореспондеров является то, что Workflow содержат элементы логики. Они могут изменять заданную автоматическую последовательность исходя из того, что потенциальный клиент сочтет полезным. Например, если новый подписчик получит письмо приветствия, а в качестве следующего шага задана отправка письма с предложением, которое он уже нашел и скачал с вашего сайта, программа узнает об этом и подстроится под ситуацию. В случае автореспонедров, пользователь получает определенный набор писем через заданные промежутки времени, независимо от своих действий.

Почему это важно? Рассылка правильных писем в неподходящее время катастрофически скажется на ваших доходах. Компании, которые рассылают письма на основании этапов жизненного цикла, получают на 20% больший доход.

Как обойти спам-фильтры

На создание и доведение до совершенства электронной рассылки, а также приведение ее в соответствие с требованиями законодательства, тратится время. И меньше всего вам хотелось бы, чтобы письмо попало в папку «Спам».

Не попасть в спам важно, потому что:

• Это негативно сказывается на общем уровне доставки.
• Ваши контакты могут пропустить все ваши письма.
• Вы не сможете точно определить эффективность своего email-маркетинга.
• Ваш анализ будет необъективным.

Избежать попадания в спам можно следующими способами:

Включение в белый список.

Белый список – прямая противоположность черному. Он содержит перечень разрешенных отправителей, которым открыт доступ к папке «Входящие» подписчика. Самый простой способ сделать это – попросить нового подписчика добавить ваш адрес электронной почты в адресную книгу. Снабдите письмо приветствия соответствующей инструкцией.

Правильное написание текста.

Не пишите текст заглавными буквами и не ставьте несколько восклицательных знаков подряд. Избегайте употребления слов, по которым письмо может быть отправлено в спам, например «подписаться», «нажмите внизу» или «заказать». Все эти элементы легко отлавливаются интернет-провайдерами.

Использование надежной службы электронной почты.

От репутации вашей службы электронной почты зависит уровень доставляемости, поэтому старайтесь пользоваться услугами известных, устоявшихся компаний.

Использование подтверждения подписки.

После того, как человек зарегистрируется для вхождения в ваш список рассылки, отправьте ему письмо с просьбой подтвердить регистрацию. Это позволит вам быть уверенным, что новый подписчик действительно заинтересован в получении от вас писем и будет проявлять более активное участие.

Анализ результатов email-маркетинга

Мы, маркетологи, любим все анализировать. Это помогает улучшить качество принимаемых решений и показать другим сотрудникам компании важность нашей работы.

Рассмотрим наилучшие способы анализа эффективности кампаний email-маркетинга.

A/B-тестирование

Не все списки рассылки создаются одинаковыми. Некоторым людям нравится персонализация, другие сочтут ее навязчивой. Некоторым нравятся яркие, броские кнопки побуждения к действию, другим — более спокойные.

Невозможно узнать, кто попал в ваш список, не опробовав разные варианты. Помочь в этом может А/В-тестирование.

А/В-тестирование, или сплит-тестирование, позволяет увидеть, какое письмо лучше всего работает в случае вашей аудитории. Для этого результаты письма А сравниваются с результатами письма В.

Вот пошаговая инструкция для А/В-тестирования писем:

1. Выберите для тестирования одну переменную, например строку темы, призыв к действию или изображения.
2. Создайте два варианта письма – один с переменной, другой без нее.
3. Задайте на некоторое время одновременную рассылку писем.
4. Проанализируйте результаты и оставьте только версию с лучшими показателями.
5. Повторите процесс тестирования для другой переменной.

Большинство поставщиков служб электронной почты встраивают функцию А/В-тестирования в свое ПО, что позволяет легко сравнивать результаты.

КПЭ email-маркетинга

Существует четыре ключевых показателя, на которые следует обращать внимание при оценке эффективности кампании email-маркетинга.

1. Доставляемость – отражает процент писем, которые попадают в почтовый ящик целевого получателя.
2. Открываемость – процент людей, открывших письмо после того, как оно попало в их почтовый ящик.
3. Коэффициент откликов (CTR) – процент людей, которые кликнули на призыве к действию (CTA).
4. Отписавшиеся – отражает количество людей, отписавшихся от рассылки после получения от вас письма.

Как улучшить результаты почтовой рассылки

На КПЭ влияют разные факторы. Чтобы понять, какие изменения в письмах дают наибольший эффект, необходимо экспериментировать и анализировать.

Если вы не получаете желаемого результата, попробуйте поиграть со следующими переменными, чтобы улучшить эффективность рассылки:

Доставляемость

• Применяйте передовые методы обхода спам-фильтров.
• Удалите неактивных подписчиков из списка рассылки, оставив только тех, кто вовлечен в процесс.
• Посмотрите, с каких адресов происходит жесткий возврат писем, и удалите их из своего списка.

Открываемость

• Попробуйте разные стили речи в поле темы, чтобы побудить людей кликнуть на вашем письме.
• Измените день и время рассылки, чтобы найти наилучший вариант.

Коэффициент переходов по ссылке (CTR)

• Пересмотрите еще раз свое предложение, чтобы убедиться, что оно несет ценность для людей из вашего сегментированного списка.
• Перепишите основной текст так, чтобы читателю было четко понятно, что нужно сделать.
• Сравните разные варианты призыва к действию, например графический и текстовый формат, жирный и обычный шрифт.

Отписавшиеся

• В том, что незаинтересованные лица сами удаляются из вашего списка, есть и положительный момент.
• Оцените, согласуется ли отправленное письмо с вашим брендом.
• Не используйте «исчезающую приманку», когда обещают одно, а предоставляют другое.
• Прежде чем предлагать дополнительные продажи, убедитесь, что ваши письма несут ценность для целевой аудитории.

Шаблон отчета по email-маркетингу

Полученные данные окажутся бесполезными, если вы не сумеете придать им упорядоченный вид.

Отчет по email-маркетингу представляет собой электронную таблицу, в которую записываются все результаты. Полученные КПЭ можно анализировать и принимать меры для улучшения показателей.

Вот как следует организовать отчет:

Показатели

• Общее количество разосланных писем
• Количество доставленных писем
• Процент доставляемости
• Процент отказов
• Процент открываемости
• Коэффициент откликов
• Процент отписавшихся

Данные

• Поле темы
• Длина основного текста письма
• Предложение
• Призыв к действию (текст или графика)
• Сегмент списка

Вопросы, которые нужно задать себе

• Повысился ли процент доставляемости по сравнению с предыдущими периодами?
• Каково соотношение CTR и процента открываемости?
• Процент отписавшихся соответствует тому же показателю для других рассылок?
• Заметили ли вы, что определенное поле темы дает лучшие результаты, чем другие?
• Влияет ли длина письма на коэффициент откликов?
• Может ли другой стиль призыва улучшить результаты?
• Было ли предложение подходящим для данного сегмента списка?

Email-маркетинг для разных индустрий

Правила email-маркетинга зависят от сферы деятельности и целевой аудитории. Ниже приведены некоторые тенденции email-маркетинга для компаний, работающих в сфере B2B, B2C, электронной коммерции и недвижимости. Они помогут задать правильное направление вашей маркетинговой стратегии.

Статистика email-маркетинга для В2В

• Письма, активируемые по действию, работают в 3 раза лучше, чем «подпитывающие» письма или «капельная» кампания
• 86% профессионалов считают электронную почту предпочтительным каналом связи
• 60% маркетологов считают, что email-маркетинг приносит положительную окупаемость вложенных средств
• Коэффициент откликов для рассылок В2В на 47% выше, чем для В2С
• Использование эмодзи в поле темы для 56% брендов приводило к увеличению открываемости

Статистика email-маркетинга для В2С

• 78% потребителей отписывались от рассылок из-за того, что бренды присылали слишком много писем
• Более 90% потребителей проверяют почту ежедневно
• Наличие видео увеличивает коэффициент откликов на 64. 8%
• Те, кто подписан на рассылки, делятся социальным контентом в 3 раза чаще, чем другие

Статистика email-маркетинга для электронной коммерции

• 66% потребителей делали покупки в результате маркетинговых рассылок
• Письма приветствия приносят на 320% больше дохода, чем рекламные письма
• 86% потребителей хотели бы получать рекламные письма от брендов, на которые подписаны, хотя бы раз в месяц
• На сегментированные рассылки приходится 56% дохода компаний

Статистика email-маркетинга для сферы недвижимости

• 63% компаний, работающих в сфере недвижимости, используют email-маркетинг
• Большинство (53%) компаний, работающих в сфере недвижимости, привлекают подписчиков через свои сайты
• Компании, которые ведут блог, получают от рассылок вдвое больше трафика, чем те, которые не ведут
• 40% компаний, работающих в сфере недвижимости, применяют сегментацию списков

Лучшие сервисы email-маркетинга

Компании email-маркетинга

Теперь, когда вы полностью понимаете, что такое email-маркетинг, необходимо выбрать компанию, которая предлагает все, что вам потребуется для создания собственной качественной кампании email-маркетинга. Следует выбирать поставщика службы электронной почты (ESP), который обладает следующим:

• Платформа для управления информацией о клиентах (CRM-платформа) с возможностью сегментирования
• Хорошая репутация среди интернет-провайдеров
• Положительная репутация в качестве поставщика службы электронной почты
• Простота создания форм, целевых страниц и призывов к действию
• Автоматизация
• Простые возможности для соблюдения правил, применяемых к электронным рассылкам
• Возможность проводить сплит-тесты рассылок
• Встроенные инструменты анализа
• Скачиваемые отчеты

 

Шаблоны email-ов

Шаблоны позволяют не заниматься самостоятельно дизайном, кодированием и настройкой внешнего вида своих рассылок. Если вы, будучи искусным маркетологом, не обладаете навыками дизайна и разработки, шаблоны сэкономят вам уйму времени.

Выбирайте шаблоны с подтвержденной эффективностью. Качественные шаблоны можно найти у ESP-провайдеров, которые тестируют тысячи разных вариантов. Поэтому работайте только с профессионалами.

Существует множество правил рассылки маркетинговых писем, но самое важное звучит так: не забывайте, что ваши подписчики – люди.

Если это правило всегда будет у вас на первом месте при создании автоответчика, лид-магнита или темы письма, вы сможете достичь всех целей, которые преследуете, проводя кампанию email-марккетинга.

Подписчики хотят слышать вас и общаться с вами. Станьте для них настоящим источником информации, и они будут с нетерпением ждать от вас писем, как от лучшего друга.

Ссылка на оригинал статьи — https://blog.hubspot.com/marketing/email-marketing-guide

Читайте также: Полное руководство по рекламе в LinkedIn

Как правильно оформить футер email. Учимся оформлять футер письма

Содержимое письма, его стилизация и подача – это, несомненно, одни из самых важных частей рассылки, но далеко не все, о которых нужно помнить. Еще один значимый раздел письма – футер. В нем содержится второстепенная, но при этом важная информация для пользователей: кнопка отписки от рассылки или контактные данные.

Как выглядит футер письма, что он в себе хранит и как его оформить – обо всем этом поговорим в сегодняшней статье.

Что такое футер и зачем он нужен

Футер (от англ. footer – подвал) – это самая нижняя часть письма, где хранятся такие элементы, как ссылки на социальные сети, юридическая информация, контакты и прочее. Один из важнейших атрибутов – кнопка отписки, которая была принята на законодательном уровне для обладателей официального сертификата соответствия GDPR. Он предполагает то, что каждый пользователь вправе отписаться от рассылки максимально просто, без каких-либо усилий.

Также футер играет немаловажную часть в оформлении письма. Если его убрать, то письмо может показаться незаконченным и обрывистым. Это негативно скажется на восприятии контента пользователями и эффективности всей рассылки.

Как сделать свое письмо законченным и информативным – разберемся на примерах далее.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Оформляем футер – 10 рекомендаций

Все зависит от вашей ниши и самой рассылки. Главное – помнить, что должна присутствовать кнопка «Отписаться», а остальное уже на ваш выбор.

Причина рассылки

О важности кнопки для отказа от рассылки мы уже говорили, но как сделать так, чтобы пользователь не уходил от вас? Интересный и запоминающийся контент – все, что нужно для лояльных клиентов. Но как еще можно удержать пользователя? Просто расскажите ему, почему вы отправили это письмо рядом с кнопкой рассылки.

Например, это может выглядеть так: «Вы получили эту рассылку, так как подписались на нее на сайте …. Вы можете отписаться от рассылки по ссылке».

Сценарий: пользователь открыл свою почту и увидел новое письмо, которое показалось ему спамом или просто неинтересным. Он сразу же идет в футер и ищет кнопку для отписки, где также читает о том, что эта рассылка с важного для него источника. В итоге пользователь не отписывается от рассылки и, вероятно, начинает изучать письмо.

А вот как делать точно нельзя:

В данном случае отписаться крайне сложно. Представьте, что вам предлагают отказаться от рассылки через личный кабинет, а доступы к нему вы давно потеряли. Пойдете ли вы его искать? Скорее всего, нет. Более вероятно, что письмо уйдет в папку со спамом, а тот, кто его отправлял, получит негативное взаимодействие с пользователем. В результате снизится как рейтинг доверия пользователя, так и рейтинг среди провайдеров.

Юридическая информация

Юридическая информация – это реквизиты компании, например: название компании, номер телефона, адрес почты, политика конфиденциальности и прочее. Дополнительно к этому можно добавить иконки социальных сетей.

Вот как это было реализовано в одном из писем Avon:

Контакты

Даже если на вашем сайте есть отдельная страница с контактами, не будет лишним добавить эту же информацию в футер. Это особенно полезно в тех случаях, когда вы продаете товары и делаете на основе этого рассылки. Также хорошим тоном будет разместить ссылку на обратную связь, чтобы клиенты могли быстро с вами связаться, если возникнут какие-либо вопросы.

Вот один из таких примеров:

Официальное приложение

Если у вас есть свое приложение, то расскажите об этом в письме. Главное – оформить все в понятном для пользователя виде. Например, вот так:

Обратите внимание на то, как сделан акцент на приложениях – их хочется скачать и посмотреть начинку. Чтобы усилить воздействие, можно добавить приятный бонус для скачивания приложения, например, «Загрузите приложение в Google Play или App Store и получите скидку на покупку».

Адрес, время работы, карта проезда

Если ваш интернет-магазин подразумевает получение товаров офлайн либо у вас есть отдельный магазин в городе, то расскажите об этом внизу письма. Добавьте карту и покажите, как проще всего добраться до места назначения. Укажите график работы и напишите, что будете рады видеть всех клиентов в своем магазине.

Пример футера у Domino’s:

Социальные доказательства

Социальные доказательства – это способ убедить пользователя, что с вами можно сотрудничать и вы окажете услугу на профессиональном уровне. В этом вам помогут отзывы настоящих клиентов, многочисленные награды, премии, сертификаты, грамоты и прочее. Все это внушит доверие и увеличит стоимость чека.

Просьба оставить отзыв

Отзывы вам помогут не только в том, чтобы показать свою экспертность, но и дадут обратную связь. Ее вы можете получить через рассылку писем, разместив предложение оставить отзыв внизу письма. Другой вариант – попросить подписчика порекомендовать вас своим друзьям или коллегам через социальные сети.

Вот как это реализовали в рассылке ЕдимДома:

Ссылки/иконки соцсети

Чтобы начать разговаривать с аудиторией на одном языке – просто расскажите о тех местах, где вы есть. Если вы активно ведете социальные сети, обязательно добавьте кнопки соцсетей. Так вы увеличите аудиторию и в других каналах коммуникации.

Один из примеров:

Ценности и философия компании

Если вы хотите, чтобы пользователи лучше понимали, чем занимается ваша компания и какие цели преследует, расскажите подробнее об этом в футере. Необязательно писать массив текста, иногда достаточно краткого, но емкого девиза с логотипом.

Фото автора рассылки

Если ваша рассылка имеет формат журналистской колонки, где вы делитесь своими мыслями или экспертными знаниями, то неплохо бы разместить в футере профиль автора с фотографией, чтобы персонально познакомиться с аудиторией.

И последний общий совет, которого можно придерживаться во всех случаях – это благодарность. Всем будет приятно услышать теплые слова даже в рассылке. Выделите для этого несколько строчек внизу письма, и в дальнейшем ваша связь с клиентами улучшится.

Дополнительные рекомендации

Старайтесь придерживаться нижеуказанных рекомендаций, чтобы сделать футер эффективным местом: 

• Футер письма – это заключение, которое не должно терять общего стиля, но при этом его следует отделять от основной части. Это может быть блок другого цвета либо просто разделенный линией контент.

• Ссылки на социальные сети, разделы сайта и прочее – все это должно вести в нужное место. Обязательно проверьте, чтобы все указанные адреса существовали и были написаны без ошибок.
• Старайтесь придерживаться минимализма – не стоит размещать в футере все, о чем мы говорили выше. Подвал на то и подвал – в нем следует размещать информацию в сжатом и удобном формате.
• Не добавляйте в футер крупные картинки или емкие иконки – все это может замедлить скорость загрузки письма.

И вот еще примеры того, как делать нужно и чего лучше избегать:

Хорошо оформленный футер с понятной информацией

Неоправданно большой футер, в котором сложно что-либо понять

Заключение

Футер письма – это важный элемент, без которого не обойтись ни в одной рассылке. Он выполняет две функции: лаконично завершает письмо и подает второстепенную информацию в удобном формате.

Важно помнить о кнопке для отписки, а все остальное – на ваше усмотрение. Вы можете придерживаться рекомендаций выше либо вносить что-то свое. Главное, чтобы контент в письме был понятным и хорошо оформленным.

7 Основные рекомендации и советы по управлению электронной почтой

Управление электронной почтой — это трудоемкая задача.

Знаете ли вы, что средний профессионал получает 121 электронное письмо каждый день?

Для большинства работающих людей до 28% их рабочей недели тратится просто на чтение и ответы на электронные письма.

Неудивительно, что нас постоянно перегружают электронными письмами, и в результате мы становимся менее продуктивными на работе.

Но так быть не должно.

Если вы сможете структурировать и организовать работу с электронной почтой , жизнь станет проще.

У вас появится больше времени для себя, и вы сможете выполнять более эффективную работу.

Давайте рассмотрим некоторые проверенные тактики и стратегии управления электронной почтой.

Загрузите этот пост, введя свой адрес электронной почты ниже

Не волнуйтесь, мы не спамим.

1. Выделите время для электронной почты в своем календаре

Так же, как вы выделяете время для себя, выделите структурированное время для электронной почты в своем расписании.

Это важно сделать, потому что средний работник проверяет свою электронную почту почти 74 раза в день!

МНОГО времени, энергии и усилий израсходовал на то, что не обязательно требует такой большой умственной активности.

Но вот в чем дело: электронные письма могут показаться не такими навязчивыми, как телефонные звонки, но в конечном итоге они создают гораздо больше стресса.

Как работающие профессионалы, мы часто беспокоимся о них, постоянно проверяем почту и в конечном итоге теряем фокус на вещах, которые действительно важны.

Итак, это подводит нас к самой фундаментальной стратегии: каждый день выделять фиксированное время для работы с электронной почтой.

Вы можете сделать это за один раз или запланировать блоки времени в течение дня только для электронной почты.

В идеале избегайте многозадачности при проверке электронной почты. Это потому, что когда вы сводите к минимуму отвлекающие факторы и остаетесь сосредоточенным, становится легче пройти через все.

Тим Феррис обсуждает отличный лайфхак для шаблонов электронных писем в своем бестселлере «4-часовая рабочая неделя: 9»0003

«Из-за большой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю электронную почту и отвечаю на нее два раза в день в 12:00 по восточному времени [или в вашем часовом поясе] и в 16:00 по восточному времени. Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что она срочная), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону XXX-XXX-XXXX».

Выводы здесь довольно простые, но глубокие.

Во-первых, электронные письма могут подождать. Во-вторых, если это очень срочно, НЕ отправляйте электронное письмо. Вместо этого возьмите трубку.

2. Создание ярлыков, папок и категорий

Одним из способов упростить управление электронной почтой является организация. Это включает в себя настройку ярлыков, папок и категорий.

Имейте в виду, что не существует стандартного правила, применимого к созданию категорий.

Это полностью зависит от человека, электронных писем, которые он получает , и от того, как лучше всего разделить свои сообщения.

Например, сотруднику финансового отдела может понадобиться несколько папок. Один для счетов-фактур, один для возмещения расходов и так далее.

Сотрудник отдела маркетинга может иметь такие папки, как входящие, гостевые запросы, реклама и т. д.

Ключевым моментом является расстановка приоритетов, группировка и сортировка электронных писем по категориям.

Самым большим преимуществом такой организации электронной почты является то, что становится очень легко находить определенные электронные письма всего за несколько кликов.

Помимо создания основных папок, вы также можете настроить родительские категории и создать под ними подкатегории.

Чтобы сделать это, например, в Gmail, перейдите в папку «Входящие» и посмотрите на меню левой боковой панели полностью.

На вкладке «Категории» вы найдете «управление ярлыками». Нажмите здесь «создать новый ярлык».

Каждая создаваемая вами этикетка представляет собой папку. Так что дайте ему подходящее (удобное для поиска) имя.

Gmail также позволяет назначать ярлыкам разные цвета.

3. Коснитесь один раз

Принцип однократного касания основан на быстром принятии решений при обработке электронных писем.

Этот метод также известен как метод Only Handle It Once (OHIO).

Идея здесь в том, что повторное посещение электронной почты снова и снова является пустой тратой времени.  

Итак, вы прикасаетесь к нему один раз, выполняете какие-либо действия, отправляете его в архив и затем переходите к следующему письму.

Принцип «прикоснись один раз» может показаться простым, но ему может быть немного трудно следовать, когда дело доходит до электронной почты, потому что мы склонны откладывать ответы на электронные письма.

Но такое мышление важно, так как большинство из нас каждый день имеют дело с большими объемами электронной почты.

Это не позволит вам постоянно отвлекаться на мысли о неотвеченных электронных письмах, которые могут резко снизить вашу производительность.

4. Следуйте правилу одной минуты

Правило одной минуты поможет вам лучше управлять электронной почтой и временем.

Вот что это значит: если вам нужно всего минуту, чтобы ответить на электронное письмо, сделайте это немедленно.

Таким образом, вы не сидите на электронных письмах, которые можно мгновенно отреагировать и удалить. Это также быстрее очищает папку «Входящие».

Разновидностью этого правила является правило двух минут, введенное Дэвидом Алленом, автором книги «Как привести дела в порядок» .

Концепция остается прежней: если ответ на письмо занимает всего 2 минуты, сделайте это прямо сейчас.

5. Читать сверху вниз, писать снизу вверх

Атиш Давда, генеральный директор EquityZen, предлагает уникальный способ просмотра входящих сообщений.

Читать письма по темам в обратном хронологическом порядке и отвечайте на них в хронологическом порядке.

Согласно Атиш Давда:

«Этот хитрый хак использует тот факт, что некоторые люди немедленно отвечают на электронные письма, иногда запуская «теннисный матч» по электронной почте, съедая тот час, который вы выделили для обработки всей своей почты, и оставляя вас чувствовать себя позади. Если вы отвечаете на электронные письма в хронологическом порядке, вы с меньшей вероятностью застрянете на пересылаемых электронных письмах и с большей вероятностью останетесь на правильном пути».

6. Когда отправлять электронные письма

Есть известная поговорка: Если вы хотите получать меньше писем, отправляйте меньше писем.

Когда дело доходит до их отправки, это будет зависеть от характера вашей работы.

Это потому, что есть определенные функции, где сотрудники выполняют большую часть своей повседневной работы с электронной почтой.

Те, кто работает с клиентами, например, должны регулярно связываться с существующими клиентами. И обычно электронная почта является предпочтительным каналом для этого.

В такой роли убедитесь, что ваши сообщения четкие и четкие.

Один из способов, с помощью которого вы можете отправлять меньше сообщений электронной почты, — выбрать, какие разговоры вы хотите вести по электронной почте, а какие — по телефону.

Если вы просто информируете клиента об обновлении, подойдет электронная почта.

Но если вы хотите связаться с клиентом и узнать, что он думает об использовании вашего продукта или услуги, сделайте это по телефону. В противном случае это может привести к большому количеству переписки по электронной почте.

Для таких функций, как «Продажи» и «Генерация лидов» (команды, рассылающие электронные письма массово), вам необходимо подтвердить, правильно ли доставляются ваши электронные письма.

Если ваши электронные письма попадают в папку со спамом или часто возвращаются , есть вероятность, что ваш домен будет заблокирован.

Вот почему использование инструмента для проверки адресов электронной почты может быть полезным.

Таким образом, вы можете быть уверены, что отправляете электронное письмо нужному человеку и что ваше время и энергия не тратятся впустую.

7. Преобразование групповых учетных записей электронной почты в общие почтовые ящики

Большинство компаний имеют групповые учетные записи электронной почты, такие как [email protected] и [email protected].

Они облегчают людям со стороны знакомство с вашим брендом.

Но вот в чем дело: групповые электронные письма могут быть такими же раздражающими и подавляющими, как и группы в WhatsApp.

На такие учетные записи электронной почты поступает постоянный поток входящих сообщений , что усугубляется тем фактом, что нет простого способа назначать электронные письма отдельным лицам и отслеживать эти задачи.

Вы должны иметь возможность оптимизировать электронные письма, поступающие в групповые почтовые ящики, и организовать рабочие процессы, чтобы было меньше беспорядка, и каждый член команды четко понимал, над каким электронным письмом ему нужно работать.

Вот где может пригодиться система продажи билетов по электронной почте, такая как Hiver.

Это поможет вам управлять общими почтовыми ящиками службы поддержки клиентов прямо из вашего почтового ящика Gmail.

Вы можете легко назначать электронные письма в качестве задач любому члену вашей команды одним щелчком мыши — без переадресации.

Вы также можете обмениваться внутренними сообщениями без написания дополнительных электронных писем.

Резюме

Стандартного подхода к управлению электронной почтой не существует, поэтому важно отметить, что не все эти стратегии вам подойдут.

Возможно, вам придется поэкспериментировать, чтобы понять, какие советы эффективны для вас.

Стремитесь к структурированности управления электронной почтой, и вы начнете видеть результаты на протяжении всего рабочего процесса.

Независимо от того, какой подход вы выберете, постоянство имеет ключевое значение, если ваша цель состоит в том, чтобы поддерживать чистоту и организованность почтового ящика.

Этот пост был написан Ганеш Мукундан , контент-маркетологом Hiver , который любит все, что связано с клиентским опытом и обслуживанием клиентов.

Ганеш обожает рассказывать восхитительные истории клиентов, исследовать тенденции CX и погружаться в такие концепции, как VoC и картирование пути клиента.

В свободное от работы время Ганеш любит читать рэп, играть в футбол и смотреть скандинавские телешоу.

Эффективное управление электронной почтой — обучение тайм-менеджменту от Mind Tools

© iStockphoto
code6d

Почувствуйте себя более расслабленным, когда вы эффективно управляете своей электронной почтой.

Понедельник, утро. Когда Линда садится за свой стол, она испытывает знакомое ощущение тяжести в животе… Она не боится предстоящего дня — она боится своей электронной почты!

Линда руководит большой командой и ежедневно получает не менее 50 электронных писем. Чтение всей этой почты и ответы на нее занимают много времени, и большая часть ее работы отходит на второй план по сравнению с этой повседневной работой. В результате она, как известно, отстает от проектов и начала задерживаться, просто чтобы наверстать упущенное.

При правильном использовании электронная почта является невероятно полезным средством коммуникации. Но, как и Линда, многие из нас чувствуют себя перегруженными количеством писем, которые мы получаем и на которые нужно ответить.

Однако существуют способы управления электронной почтой, которые сделают вашу работу более продуктивной. В этой статье мы рассмотрим стратегии для этого, чтобы вы могли приступить к реальной работе.

Примечание:

Имейте в виду, что эти стратегии могут не работать для всех. Поэтому руководствуйтесь собственным здравым смыслом, когда думаете о том, как управлять своей электронной почтой.

Проверка электронной почты

Регулярная проверка электронной почты в течение дня может быть эффективным способом поддержания приемлемого уровня почтового ящика.

Однако постоянное прерывание и отвлечение внимания, возникающие из-за многозадачности, могут резко снизить вашу производительность и нарушить вашу способность входить в состояние потока при работе над важными проектами.

Одна из стратегий, которую вы можете использовать, — проверять электронную почту только в установленные часы в течение дня. Например, вы можете решить, что будете проверять электронную почту только утром, перед обедом и в конце дня.

Здесь полезно настроить программное обеспечение электронной почты на «получение» сообщений только в определенное время, чтобы вас не отвлекали входящие сообщения. Если вы не можете этого сделать, по крайней мере, убедитесь, что вы отключили звуковые и визуальные оповещения.

Вы также можете зарезервировать время, чтобы прочитать и ответить на электронную почту после долгого периода целенаправленной работы или в то время дня, когда ваша энергия и креативность находятся на самом низком уровне (это означает, что вы можете выполнять более важную работу в другое время) . Наша статья «Это утренняя задача?» поможет вам определить, когда вы чувствуете себя наименее энергичным, чтобы вы могли правильно планировать время.

Если вы обеспокоены тем, что ваши коллеги, начальник или клиенты будут раздражены или смущены тем, что вы не отвечаете на их электронные письма быстро, объясните, что вы проверяете электронную почту только в определенное время, и что они могут позвонить вам или использовать мгновенный сообщения, если вопрос действительно срочный.

Примечание:

Очевидно, что на некоторых должностях вам придется регулярно проверять электронную почту, особенно если ваша компания использует электронную почту в качестве основного средства связи. Как и во всех этих стратегиях, используйте свое суждение, основанное на ваших обстоятельствах.

Чтение электронной почты

Когда вы читаете электронную почту, вы можете потратить часы, если не используете это время разумно.

Во-первых, попробуйте использовать «Правило двух минут» (концепция Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок»), когда вы читаете почту. позаботьтесь об этом прямо сейчас, даже если это не является приоритетом. Идея, стоящая за этим, заключается в том, что если действие занимает менее двух минут, чтение и сохранение задачи «на потом» занимает больше времени, чем просто выполнение задачи сейчас.

Для сообщений электронной почты, чтение или ответ на которые займет более двух минут, запланируйте время в своем календаре или добавьте это как действие в свой список дел, чтобы сделать это позже. Большинство почтовых программ позволяют выделять, помечать или помечать сообщения, требующие ответа, поэтому используйте эту удобную функцию всякий раз, когда это возможно.

Совет:

Многие из нас также получают множество внутренних уведомлений. Это те электронные письма «FYI» из корпоративного офиса или от членов команды, которые хотят держать нас «в курсе». Если вы видите свое имя в поле «Копия» вместо поля «Кому», скорее всего, это электронное письмо для справки. Подумайте о том, чтобы поместить его в папку «Для чтения» и займитесь этим, когда у вас будет время.

Организация электронной почты

Можете ли вы представить себе почтовый ящик, в котором ничего нет? Звучит почти слишком хорошо, чтобы быть правдой!

Хотя абсолютно пустой почтовый ящик (также называемый «нулевым почтовым ящиком») может показаться нереальным для многих из нас, очистка основного почтового ящика может сделать нас более организованными и помочь избавиться от стресса.

Во-первых, настройте простую файловую систему, чтобы управлять своей почтой.

Вы можете использовать широкие категории под названиями «Требования к действию», «Ожидание», «Справочник» и «Архивы». Если вы можете следить за своими папками, особенно с папками «Действие» и «Ожидание», вы можете использовать их в качестве неофициального списка дел на день.

Если четыре категории кажутся вам слишком простыми, вы можете настроить более подробную систему. Например, вы можете создать папку для каждого проекта, над которым вы работаете, или установить папку для каждого из ваших клиентов или торговых представителей.

Преимущество создания определенных папок для обработки электронной почты заключается в том, что это упрощает поиск прошлой почты: вместо того, чтобы просматривать всю систему электронной почты, вы можете просто выполнять поиск в этой конкретной папке.

Использование правил

Большинство почтовых программ, таких как Outlook и Gmail, позволяют вам установить «Правила», которые сортируют электронную почту в определенную папку, как только она приходит.

Например, вы можете получать несколько электронных писем в день, уведомляющих вас о распродажах что ваша компания сделала. Вы хотите получать их, потому что хотите видеть, что происходит, но не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик.

Здесь вы можете установить правило в своей почтовой программе, которое перемещает электронные письма, например, с «Уведомление о продаже:» в строке темы сразу в папку «Продажи сделаны» сразу после их поступления. Это означает, что вы не нужно вручную заполнять эти электронные письма и позволяет хранить все электронные письма о продажах в одной папке.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получите бонусную рабочую тетрадь Тайм-менеджмент , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Неосновная электронная почта

Если вы регулярно получаете электронные письма, такие как информационные бюллетени, блоги и ленты статей, вы можете перенаправить их на другой адрес электронной почты или использовать правила, чтобы они мгновенно доставлялись в определенную папку.

Это поможет очистить ваш основной почтовый ящик, и они будут в одном месте, готовые к прочтению в удобное время.

Совет:

Вы можете сделать мир лучше для своих коллег, начальника и клиентов, когда вы пишете эффективные электронные письма. Это не только убережет их от стресса и разочарования, но и поможет сэкономить огромное количество времени — ваше и их — благодаря кратким и релевантным электронным письмам.

Хорошие привычки в команде

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, чтобы ограничить количество электронной почты, которую вам нужно обработать, — это поощрять людей отправлять вам меньше писем.

Например, если некоторые члены команды регулярно отправляют вам длинные и затянутые электронные письма, сообщите им об этом. Мягко, но твердо скажите им, что из-за того, что у вас много времени, вы были бы признательны за электронные письма не длиннее абзаца или двух. Все, что длиннее этого, требует телефонного звонка. Кроме того, они могут зайти к вам в офис для обсуждения.

Кроме того, продвигайте хорошие стратегии электронной почты и коммуникации в своей организации — поощряйте людей использовать стратегии, описанные в этой статье, а также в наших статьях «Написание эффективной электронной почты» и «Использование мгновенных сообщений».

Ключевые моменты

Большинство из нас чувствует себя перегруженным электронной почтой. Хотя это отличный инструмент для общения, люди часто злоупотребляют им. Когда вы эффективно управляете им, вы можете значительно повысить свою производительность.

Чтобы получить контроль над своим почтовым ящиком, начните с проверки и обработки электронной почты только в определенное время в течение дня. Если вы обеспокоены задержкой ответа, сообщите людям, что вы не проверяете свою электронную почту постоянно.

Кроме того, старайтесь, чтобы ваш почтовый ящик был максимально чистым. Организуйте почту с помощью таких папок, как «Действие», «Ожидание» и «Архивы». А когда вы проверяете почту, используйте правило двух минут — немедленно обрабатывайте все электронные письма, которые вы можете прочитать и на которые вы можете ответить в течение двух минут или меньше.

Вы также можете уменьшить объем входящей почты, попросив людей отправлять вам меньше писем и поддерживая эффективные стратегии электронной почты и коммуникаций в своей организации.

14 советов по управлению электронной почтой, которые помогут поддерживать порядок в папке «Входящие» в 2022 году

1.

Регулярно проверяйте электронную почту

Вы один из тех людей, которые дрожат от отвращения при виде уведомления по электронной почте? Часто ли вы ловите себя на том, что откладываете чтение новых писем настолько долго, насколько это возможно, не рискуя потерять работу, друзей или супруга? Ты не одинок. Бесчисленное количество людей, таких же, как вы, каждый день совершают самый тяжкий грех управления электронной почтой: они не проверяют свою электронную почту регулярно.

Как сказал бы вам каждый профессиональный персональный менеджер электронной почты, очень важно выработать привычку проверять электронную почту каждый день, в идеале в одно и то же время. Почему? Потому что это сводит к минимуму вероятность того, что ваши электронные письма накапливаются и в конечном итоге достигают точки, когда больше невозможно прочитать и ответить на каждое непрочитанное письмо, не взяв выходной.

Рекомендуем проверять электронную почту не менее двух раз в день: рано утром и в конце дня. Также рекомендуется использовать свой смартфон, чтобы отвечать на новые электронные письма в течение дня, когда у вас есть несколько минут свободного времени.

2. Организуйте свою электронную почту с помощью ярлыков и папок

Современные почтовые клиенты и службы предоставляют вам целый арсенал удобных программных инструментов для управления электронной почтой, и вы должны максимально использовать их преимущества.

Создайте папки для каждой категории получаемых сообщений электронной почты и используйте интеллектуальные фильтры для перемещения новых сообщений электронной почты в подходящие для вас папки. Расставьте приоритеты для папок и всегда проверяйте самые важные, прежде чем переходить к тем, которые вы считаете менее важными.

Иногда темы не дают достаточно информации, чтобы сразу понять, о чем электронные письма, но визуальные метки всегда делают это. Если ваш почтовый клиент позволяет раскрашивать электронные письма в зависимости от отправителя, категории или, например, приоритета, обязательно используйте эту функцию.

3. Минимизируйте количество отправляемых электронных писем

Есть один простой способ получать меньше электронных писем: сведите к минимуму количество отправляемых электронных писем. Как и следовало ожидать, чем меньше писем вы отправляете другим людям, тем меньше ответов вы, вероятно, получите. Как только вы начнете думать об этом, вы можете быть удивлены тем, сколько электронных писем, которые вы отправляете, ненужны. О некоторых вещах вообще не нужно говорить, а о других лучше говорить лично, так как потребуются десятки и десятки ответов, чтобы сказать то, что можно сказать во время минутного обсуждения.

4. Используйте функцию повтора

Многие современные почтовые клиенты и службы позволяют откладывать сообщения электронной почты. Например, вот как Gmail описывает эту функцию: «Откладывайте электронные письма и напоминания, чтобы временно удалить их из папки «Входящие», пока они вам не понадобятся. Ваше электронное письмо или напоминание вернутся в верхнюю часть папки «Входящие», когда вы этого захотите, будь то завтра, на следующей неделе или когда вы вернетесь домой».

Откладывать каждое открытое электронное письмо, на которое у вас нет времени ответить или иным образом обработать, намного лучше, чем просто оставлять его открытым в папке «Входящие». Что обычно происходит, когда люди не используют функцию повтора, так это то, что они теряют представление о том, на какие электронные письма они уже ответили, а какие все еще требуют их внимания, и неизбежно тратят время на возврат. Просто следите за тем, чтобы случайно не отложить электронное письмо, так как вы можете пропустить важный срок и разозлить кого-то на себя.

Вот как вы можете отложить письмо в Gmail:

1. Зайдите в свою учетную запись Gmail.
2. Наведите указатель мыши на письмо, которое хотите отложить.
3. Справа щелкните значок повтора (он выглядит как часы).
4. Выберите более поздний день и время, чтобы получить электронное письмо.

Все отложенные электронные письма автоматически перемещаются в папку «Отложенные», доступ к которой можно получить из меню или путем поиска в: отложено.

5. Настройка нескольких почтовых ящиков

Ряд авторитетных провайдеров электронной почты предлагают свои услуги бесплатно. Некоторые сосредоточены на функциях и удобстве, другие пытаются привлечь пользователей неограниченным пространством для хранения, а некоторые ориентированы на конфиденциальность, предлагая надежное сквозное шифрование и надежную двухфакторную аутентификацию. Таким образом, на самом деле нет причин иметь только один почтовый ящик для всего. Управление электронной почтой становится намного проще, когда вы можете использовать один почтовый ящик для работы, другой для личных дел, а третий, например, для покупок и онлайн-сервисов.

Имея несколько почтовых ящиков, довольно легко потерять новые электронные письма, но здесь на помощь приходят почтовые клиенты, такие как Microsoft Outlook или Mailbird. Хороший почтовый клиент позволяет объединить несколько почтовых ящиков в один унифицированный почтовый ящик, поэтому вы можете просматривать все свои электронные письма в одном месте и обрабатывать их более эффективно.

6. Архивируйте электронные письма перед их удалением

Иногда вы задаетесь вопросом, следует ли вам удалить электронное письмо или оставить его в папке «Входящие» подольше? Вместо того, чтобы тратить свое время, пытаясь решить, что вам следует делать, заархивируйте его и возвращайтесь к нему в будущем. Когда вы архивируете электронное письмо, вы удаляете его из папки «Входящие», не удаляя его. Архивные электронные письма остаются полностью доступными для поиска, поэтому вы можете легко найти их с помощью простого поискового запроса.

Вы можете хранить электронные письма в архиве столько, сколько захотите, но мы настоятельно рекомендуем не допускать их слишком большого скопления. Если вы не открывали архивное письмо в течение последнего месяца, можно с уверенностью сказать, что вы можете удалить его без каких-либо негативных последствий. Если вы решите оставить некоторые заархивированные электронные письма в долгосрочном хранилище, назначьте им четкую метку, чтобы вы могли легко отличить их от заархивированных электронных писем, чья принадлежность еще не определена.

7. Настройте электронную почту на телефоне

Вместо того, чтобы смотреть забавные видео, ожидая в очереди или застряв в пробке, почему бы не управлять своей электронной почтой? Сегодня существует множество отличных мобильных почтовых клиентов, в том числе Gmail и Apple Mail, которые предустановлены на телефоны Android и iOS соответственно.

Хотя мобильные почтовые клиенты могут не предлагать те же расширенные функции, что и настольные почтовые клиенты, они невероятно удобны и всегда доступны, позволяя вам читать и отвечать на сообщения электронной почты в любом месте и в любое время.

Просто убедитесь, что ваш телефон надежно защищен, потому что большинство воров, не колеблясь, украдут не только ваш телефон, но и вашу личную информацию и доступ к вашим онлайн-аккаунтам. По крайней мере, активируйте блокировку экрана, чтобы вас попросили ввести пароль или какую-либо другую форму аутентификации для разблокировки устройства.

8. Рассмотрите метод Огайо

Метод Огайо расшифровывается как «Обрабатывать только один раз». Это простой способ повысить эффективность управления электронной почтой. Основная предпосылка метода заключается в том, что вы должны иметь дело с каждым электронным письмом, которое входит в ваш почтовый ящик только один раз. Вместо того, чтобы щелкнуть уведомление по электронной почте только для того, чтобы просмотреть сообщение, чтобы вернуться к тому же электронному письму позже, чтобы внимательно прочитать его, а затем вернуться к нему еще раз, чтобы, наконец, ответить на него, метод Огайо требует, чтобы вы обработали его только один раз и полностью .

Когда пользователи электронной почты впервые пробуют метод Огайо, они часто чувствуют себя менее продуктивными, чем раньше, потому что им приходится отвечать на электронные письма, на которые они еще не готовы ответить только потому, что не смогли устоять перед искушением открыть их. Однако со временем метод Огайо заставляет их работать с электронной почтой только в определенное время дня, что делает их более сосредоточенными и продуктивными.

9. Используйте службу облачного хранилища для обмена большими вложениями

Gmail позволяет своим пользователям получать файлы размером до 50 МБ, в то время как Outlook ограничивает размер вложений до 20 МБ. Неудивительно, что так много пользователей электронной почты заканчивают доступное пространство для хранения электронной почты гораздо раньше, чем они могли бы ожидать. Поскольку ограничения на вложения будут только увеличиваться, рекомендуется вместо этого привыкнуть к обмену большими файлами с помощью облачных хранилищ.

Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox и другие службы облачного хранения позволяют своим пользователям обмениваться файлами неограниченного размера в виде ссылок, а также обеспечивают гораздо лучшие механизмы контроля доступа, чем вложения электронной почты. Например, вы можете отменить доступ к общему файлу через некоторое время, посмотреть, кто его скачал, и многое другое. Большинство служб облачного хранения предлагают бесплатный план, поэтому вы можете начать работу с ними, не платя ни единого доллара, и обновиться только тогда, когда у вас закончится место для хранения.

10. Создавайте шаблоны электронной почты для экономии времени

Вероятно, есть несколько сообщений, которые вы отправляете снова и снова. Вы можете сэкономить много времени, создав шаблоны электронной почты или готовые ответы, как их называет Gmail.

Чтобы создать готовый ответ в Gmail:

1. Зайдите в свою учетную запись Gmail.
2. Перейти к настройкам.
3. Выберите вкладку «Лаборатории» в верхней строке меню.
4. Включить шаблоны ответов.
5. Составьте новое сообщение и сохраните его на потом, а не отправляйте.

Теперь вы сможете выбрать сообщение, щелкнув стрелку в левом нижнем углу окна создания сообщения.

Если вы используете почтовый клиент или службу, которая не имеет встроенной поддержки шаблонов электронной почты, такой как Gmail, вы все равно можете сэкономить время при написании электронных писем с помощью приложения для расширения текста, которое позволяет вам определять короткие сокращения, которые автоматически расширяться по мере ввода. Один из самых популярных расширителей текста, используемый профессионалами во многих отраслях, называется TextExpander, и вы можете попробовать его бесплатно.

11. Время от времени очищайте свой почтовый ящик

Один из самых важных советов по управлению электронной почтой — время от времени очищайте свой почтовый ящик с помощью Clean Email, сложного, но простого в использовании средства очистки входящих сообщений, которое организует для вас все ваши электронные письма, группируя их в удобные для просмотра пакеты. Clean Email предоставляет вам несколько вариантов очистки групп писем. Например, вы можете удалять их, архивировать, маркировать, отмечать электронные письма как прочитанные или непрочитанные, добавлять и удалять звезды и многое другое.

Вы можете бесплатно попробовать Clean Email, чтобы узнать, что она может сделать для вас. Чтобы использовать его, просто войдите со своим адресом электронной почты и позвольте ему делать то, что он делает лучше всего. Поскольку чистая электронная почта никогда не затрагивает фактическое содержание ваших электронных писем — только заголовки электронных писем, — также нет причин беспокоиться о вашей конфиденциальности и безопасности.

12. Отказ от подписки на рекламные электронные письма

В дополнение к представлению вашего почтового ящика для удобного просмотра пакетов и возможности удалять, перемещать, архивировать или иным образом управлять сотнями и тысячами электронных писем одновременно, Чистая электронная почта также может отписать вас от рекламные электронные письма, такие как информационные бюллетени и списки рассылки.

Чтобы отписаться от рекламных писем с помощью Clean Email:

1. Просканируйте свой почтовый ящик.
2. Проверьте список всех ваших подписок.
3. Нажмите «Отменить подписку» или «Оставить в папке «Входящие».

Чистая электронная почта может отменять подписку даже на рекламные электронные письма, которые не содержат опции отказа от подписки, поэтому она может помочь вам избавиться даже от самых надоедливых информационных бюллетеней и списков рассылки.

13. Воспользуйтесь преимуществами фильтров электронной почты

Фильтры электронной почты — это в основном автоматизированные действия, которые выполняются при соблюдении определенных условий. Есть много полезных вещей, которые вы можете сделать с помощью фильтров электронной почты. Например, вы можете использовать фильтры электронной почты для автоматической классификации электронных писем по теме, отправителю или размеру; пометить определенные электронные письма как прочитанные или важные; автоматически удалять или архивировать маркетинговые электронные письма; автоматически очищать папку со спамом; и многое другое.

Несмотря на то, что это один из самых полезных инструментов управления электронной почтой, большинство людей никогда не пользуются фильтрами электронной почты, потому что такие почтовые службы, как Gmail и Outlook, не очень удобны в использовании. К счастью, вы можете легко автоматизировать управление электронной почтой с помощью функции автоматической очистки Clean Email, которую вы можете рассматривать как более доступную и мощную альтернативу фильтрам электронной почты.

Правила автоматической очистки можно создать одним щелчком мыши по параметру «Автоочистка» при применении действий в «Очистить электронную почту», и вы можете удобно управлять всеми своими правилами автоматической очистки на вкладке «Автоматическая очистка».

14. Не зацикливайтесь на Inbox Zero

Даже нам нравится проповедовать мантру Inbox Zero, популярного подхода к управлению электронной почтой, целью которого является всегда поддерживать пустой почтовый ящик. Проблема с Inbox Zero заключается в том, что он может быстро превратиться из одной из самых полезных передовых практик управления электронной почтой в огромную трату времени и энергии.

Часто просто нецелесообразно или невозможно поддерживать полностью пустой почтовый ящик. При правильном использовании меток и других визуальных инструментов управления электронной почтой вы можете хранить тысячи прочитанных писем в папке «Входящие», не отвлекаясь на них. Вот почему мы рекомендуем вам не зацикливаться на Inbox Zero и рассматривать его только как один из многих эффективных подходов, а не как строгое правило, которому вы должны следовать.

4 совета, как лучше управлять своей электронной почтой

Подпишитесь на Entrepreneur за 5 долларов

Подписывайся

Автор Жаклин Уитмор

Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.

Электронная почта — чрезвычайно полезный инструмент общения в бизнесе. Менее навязчивый, чем телефонный звонок, электронная почта удобна и быстра. Это позволяет предпринимателям вести свой бизнес практически из любого места.

Вы можете общаться с клиентами и заказчиками, связываться с сотрудниками и назначать важные встречи из своего офиса или в пути.

Но при неправильном использовании электронная почта может снизить производительность. Согласно исследованию, опубликованному в 2012 году Глобальным институтом McKinsey, в среднем более четверти рабочего дня тратится на ответы и чтение электронных писем. Его исследование показало, что электронная почта является вторым наиболее трудоемким занятием для сотрудников после «задач, специфичных для ролей».

Бизнес-лидеры, генеральные директора и менеджеры часто получают сотни, если не тысячи электронных писем в день. Чтение каждого сообщения и ответ на него может стать тратой времени и энергии.

Загроможденный почтовый ящик, наполненный старыми, неоткрытыми или неважными сообщениями, не только расстроит вас. Это помешает вам максимально использовать свое время и отвлечет вас от других обязательств.

Вот четыре стратегии, которые помогут лучше управлять электронной почтой и свести количество сообщений в папке «Входящие» к минимуму.

Связанный: 7 способов детоксикации вашего почтового ящика

1. Выделите время, чтобы прочитать электронную почту и ответить на нее.

Не оставляйте программу электронной почты открытой на весь день. Предупреждения и звуковые сигналы от входящих сообщений могут прервать ваш рабочий процесс и лишить вас внимания.

Вместо этого запланируйте определенные периоды времени в течение дня для проверки электронной почты. Вы даже можете попробовать отметить свой календарь и установить доступность на «занят».

При необходимости выключите мобильный телефон и закройте дверь офиса, чтобы вас не отвлекали члены семьи (если вы работаете из дома) или сотрудники.

Создайте ответ по электронной почте, подобный этому, процитированному Тимом Ферриссом в Четырехчасовая рабочая неделя :

«Из-за высокой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю и отвечаю на электронную почту два раза в день в 12:00 по восточному времени [или ваш часовой пояс] и 16:00 по восточноевропейскому времени.

Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что она срочная), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону 555-555-5555».

Количество времени, необходимое для просмотра электронной почты и ответа, зависит от того, как часто вы проверяете сообщения и сколько вы обычно получаете. Некоторые предприниматели считают более эффективным посвящать 10 минут каждый час электронной почте. Другие предпочитают проверять электронную почту только два или три раза в день.

Связано: Как лучше писать электронные письма (инфографика)

2. Немедленно примите меры.

Принятие быстрых решений и выполнение немедленных действий помогут контролировать вашу электронную почту. Идея в том, чтобы не откладывать на завтра то, что можно сделать прямо сейчас.

Когда вы проверяете свои сообщения, просматривайте папку «Входящие» на наличие писем, которые можно немедленно удалить, таких как спам или рекламные сообщения. Затем выберите сообщения, не требующие ответа, и удалите или заархивируйте их. Сократив количество сообщений в папке «Входящие», вы сможете лучше оценить, какие из них являются наиболее важными.

Не оставляйте важные электронные письма в папке «Входящие» в течение нескольких дней. Если вы не в отпуске, ответьте в течение 48 часов. Ответьте отправителю, как только прочитаете его или ее сообщение.

Если вы не можете ответить немедленно, сообщите отправителю, что вы получили сообщение и скоро свяжетесь с ним. Установите крайний срок и следите за ним.

3. Организуйте папку «Входящие» с ярлыками, папками и категориями.

Хотя большинство электронных писем можно удалить, вы, скорее всего, захотите сохранить сообщения, связанные с ключевыми аспектами вашего бизнеса. Переписка между клиентами, коллегами и сотрудниками может помочь прояснить любые недопонимания. Большинство почтовых программ позволяют пользователям помечать сообщения определенными ярлыками или категориями.

Расставляйте приоритеты, группируйте, сортируйте и храните сообщения, чтобы поддерживать порядок в папке «Входящие». Чем лучше ваша файловая система, тем проще будет найти конкретные электронные письма, когда они вам понадобятся. Создайте родительские категории для широких тем, таких как следующие: клиенты, проекты и финансы.

Затем используйте подкатегории для файлов электронной почты, связанных с конкретными клиентами или проектами. Прежде чем отправлять сообщение, убедитесь, что строка темы удобна для поиска. Если оно не точно описывает содержание электронного письма, отредактируйте строку темы до того, как оно будет классифицировано и отправлено в архив.

4. Отказаться от нежелательных рекламных писем.

Информационные бюллетени и рекламные объявления могут переполнить ваш почтовый ящик и похоронить важные сообщения. Очистите беспорядок.

Откажитесь от получения сообщений от определенных отправителей, если вы больше не хотите получать их письма или у вас нет времени их читать. Чтобы сделать процесс отказа от подписки быстрым и безболезненным, найдите в папке «Входящие» слово «отписаться». Просмотрите результаты поиска и определите, чьи электронные письма вы бы продолжали приветствовать, и без каких писем вы бы предпочли жить.

Связанный: Сделайте почтовый ящик более компактным с помощью этих 3 советов Fit

• Этот основатель уволился со своей «тюремной» преподавательской работы в течение 2 месяцев. Теперь он и его сестра помогают другим учителям уйти из класса и обрести финансовую свободу.

• Если вы сосредоточитесь на проблемах, вы обнаружите только новые проблемы. Вот как сосредоточиться на решениях.

• Как помочь вашему ребенку из поколения Z добиться успеха

• Этот основатель, которому грозит более 15 лет тюрьмы, превратил свою работу в мощный личный бренд и бизнес. Теперь Он отдает по-крупному.

• 6 способов сделать так, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя счастливыми и получали поддержку

• Как определить, подходит ли вам франчайзинг

• Apple задает этот неприятный вопрос на собеседовании как секретный способ оценить кандидата

Новости бизнеса

3 способа подготовиться к большому переводу богатства

Дун Ройзен

27 сент. 2022 г.

Новости бизнеса

Суд постановил, что продуктовый магазин «уничтожит» запас шоколадных кроликов

Эмили Релла

30 сент. 2022 г.

Начало бизнеса

Эти специалисты по выбору сайта для франчайзинга могут помочь вам найти идеальное место для недвижимости

Джефф Читэм

2 октября 2022 г.

Читать далее

11 советов по более эффективному управлению электронной почтой

Электронная почта может заставить нас чувствовать, что мы боремся за то, чтобы держать голову над водой. Страницы вашего почтового ящика длинные? Вы начинаете каждый день читать электронную почту, думая, что ответите на самые важные сообщения, только чтобы посмотреть и понять, что прошел час, а вы до сих пор ничего не сделали? Вам не хватает места для электронной почты каждые несколько дней? Ощущается ли электронная почта мультипликатором или убийцей продуктивности?

Требуется всего несколько простых приемов, чтобы более эффективно работать с электронной почтой и не чувствовать себя отягощенным ею. Некоторые из этих советов основаны на функциях, имеющихся в большинстве почтовых программ, но другие представляют собой способы изменения ваших собственных привычек, чтобы небольшие повседневные взаимодействия с электронной почтой помогали вам в управлении ею.

Думайте об этом, как о чистке зубов. Есть разница между ежедневной гигиеной полости рта и походом к стоматологу, но вы должны делать и то, и другое. Вы должны чистить зубы два раза в день и использовать зубную нить один раз в день, и эти привычки чрезвычайно важны для здоровых зубов. Каждые полгода следует также посещать стоматолога для более тщательной чистки, рентгена и других профилактических мероприятий. Ежедневная гигиена предотвращает накопление более серьезных проблем. Визиты к дантисту помогут вам обнаружить и исправить нарастающие проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.

Конечно, даже с зубами что-то может пойти не так. Несчастный случай может вывести их из строя, или ваши гены могут повлиять на них, точно так же, как новый проект или смена работы могут внезапно вызвать взрыв электронной почты. Как бы то ни было, это не означает, что вы должны перестать регулярно пользоваться зубной нитью или посещать стоматолога или каждый день очищать свою электронную почту. Если у вас возникла непредвиденная проблема, вам все равно нужно следовать хорошим привычкам, чтобы держать все под контролем.

Когда вы измените способ взаимодействия с электронной почтой в краткосрочной перспективе — когда и как вы ее проверяете, как часто вы удаляете сообщения и т. д., — это сделает вашу жизнь проще в долгосрочной перспективе.

Вот несколько советов, как сделать электронную почту менее обременительной. Позвольте мне предупредить вас, что эти советы основаны на здравом смысле и не являются панацеей, а это значит, что они не взорвут ваш мозг и не станут мгновенной сенсацией. Но ни зубной нитью.

1. Удалить сначала

Первое, что нужно сделать, когда вы открываете папку «Входящие», — это просмотреть, что можно удалить. Посмотрите на строку темы и отправителя. Это мусор? Это рекламное письмо, которое вы никогда не прочтете? Является ли это уведомлением от вашего коллеги, в строке темы которого говорится, что они будут отсутствовать сегодня, и почти нет шансов, что какая-либо дополнительная информация в теле электронного письма будет иметь отношение к вам? Если да, то выкинь.

Все сообщения, которые вы определили как неважные, должны быть выбраны и перемещены в корзину скопом. Если вы не торопитесь в определенное утро, вы можете даже попытаться определить одного или двух постоянных емейлеров, от которых можно отписаться.

Почему важно сделать этот шаг первым? Когда вы сразу же удаляете нерелевантные сообщения, вы облегчаете просмотр оставшихся сообщений. Когда вы увидите оставшиеся сообщения, вы сможете быстрее отсортировать важные. Если вы сможете идентифицировать хотя бы пять или десять процентов вашей ежедневной входящей почты как «вероятно не требующую действий», чтобы вы могли быстро удалить ее, вы будете в гораздо лучшей форме, чтобы начать свой день продуктивно.

Я терпеть не могу маркетинговые электронные письма или подтверждения доставки, а тем более напоминания от моего банка об оплате счета по моей кредитной карте, когда она уже настроена для автоматической оплаты. (Грр.) Все эти сообщения загромождали бы мой почтовый ящик и затрудняли бы обнаружение важных электронных писем, за исключением того, что у меня есть стратегия для работы с ними.

Я использую отдельный адрес электронной почты для всех этих маловажных сообщений.

Есть несколько способов сделать это. Вы можете полностью настроить новую учетную запись электронной почты для этой цели, как я это делаю, или вы можете создать адрес-псевдоним, используя свою текущую учетную запись. Большинство провайдеров электронной почты позволяют вам это сделать. Затем вы создаете правило или фильтр в своей учетной записи электронной почты, чтобы все сообщения, отправляемые на псевдоним, пропускали папку «Входящие» и попадали в другую папку. Назовите это «Входящие 2», «Низкая важность» или как хотите.

Одним из преимуществ использования отдельного адреса электронной почты для этой цели является то, что вы храните эту не совсем нежелательную почту, которую иногда называют серой почтой, отдельно от важной почты. Кроме того, если компания продает ваш адрес электронной почты другому списку рассылки, любые новые и нежелательные маркетинговые сообщения также не попадут в ваш основной почтовый ящик. Третье преимущество заключается в том, что вы не отвлекаетесь на эти сообщения, учитывая, что вам нужно войти в другую программу электронной почты или перейти к другому почтовому ящику, чтобы получить к ним доступ.

3. Короткая запись

При написании электронных писем говорите, что имеете в виду, будьте ясны и кратки. Почему? Краткий текст помогает людям, прочитавшим ваше сообщение, добраться до сути и более эффективно обработать свою электронную почту. Они могут уловить ваш тон и ответить тем же, что облегчит вам жизнь.

В некоторых ситуациях требуются полные предложения и формальный язык, но фрагменты могут быть чрезвычайно эффективными в электронной почте. Используйте их, когда это имеет смысл. Полиция грамматики не станет тебя преследовать. Конечно, иногда вам нужно быть очень подробным и использовать преимущество бумажного следа электронной почты — есть запись обо всем. Однако в целом по умолчанию следует использовать краткий, ясный и простой язык.

Не все умеют быть краткими, и это может показаться кратким. Чтобы не показаться недружелюбным, вы можете добавить смайлик или восклицательный знак. Или просто сообщите людям, что вы стараетесь быть лаконичным в электронной почте, и они не должны принимать это на свой счет.

4. Используйте группы или списки рассылки

Если вы повторно отправляете сообщение одной и той же группе людей, настройте группу или псевдоним электронной почты. В Outlook это называется списком рассылки. В Gmail перейдите в раздел «Контакты» (contacts.google.com), выберите людей, которых хотите добавить в группу, и щелкните значок ярлыка. Дайте вашей группе имя. После сохранения вы можете ввести это имя, чтобы автоматически составить сообщение для всех в группе.

Использование групп не только экономит время, избавляя от необходимости вводить имя каждого человека при отправке сообщения группе, но и настраивает вас на тактику простого удаления, как я объясню чуть позже.

5. Создание шаблонов или готовых ответов

Если есть сообщение, которое вы отправляете снова и снова, не пишите его каждый раз с нуля. Повторно используйте то, что вы уже написали, создав шаблон или готовый ответ, как это называет Gmail.

Вот несколько примеров сообщений, которые люди часто отправляют:

• Спасибо за обращение, но мне это не интересно,
• Подтверждение получения. Спасибо и, пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-то еще с моей стороны, и
• Похоже, это работа для нашего юридического отдела. Лучшее контактное лицо…

Когда у вас настроено несколько шаблонов, вы можете отвечать на сообщения, которые обычно занимают ненужное время, даже не задумываясь об этом, что позволяет вам заняться более важной работой.

6. Повторное использование строк темы

Повторное использование отправленных сообщений с помощью шаблонов и готовых ответов повышает вашу эффективность за счет минимизации написания. Повторное использование строк темы позволяет проще и быстрее удалять или архивировать старые сообщения. Я объясню, как дальше.

7.

Сортировка по удалению

Ограничения данных могут подкрасться к любому, даже к высокоорганизованным людям. Чтобы освободить место, нужно массово удалять ненужные сообщения. Это своего рода рутинная работа, о которой вы можете думать, как о походе к стоматологу. Вам не обязательно делать это каждый день, но если делать это периодически и регулярно, это поможет предотвратить более серьезные проблемы. Я считаю, что три метода удаления особенно полезны.

Во-первых, отсортируйте отправленную почту по размеру файла или вложению и выбросьте самые большие, которые вам не нужны. Причина, по которой я сосредотачиваюсь на отправленных сообщениях, заключается в том, что если я отправил вложение, есть большая вероятность, что я владею файлом, и поэтому у меня есть еще одна копия, сохраненная где-то еще.

Второй способ — сортировать отправленную почту по строке темы и искать сообщения, которые вы отправляете на регулярной основе. Если вы отправляете еженедельное сообщение с темой «Чистка холодильника сегодня в 16:00», вы можете быстро просмотреть, выбрать и удалить их все сразу.

В-третьих, отсортируйте сообщения по получателям. Вероятно, у вас есть несколько коллег, друзей или группы людей, которым вы часто пишете по электронной почте. Вполне вероятно, что многие из сообщений, отправленных между вами и ими, не очень важны. Если они вам больше никогда не понадобятся, выберите сразу несколько сообщений и удалите их сразу.

Получение оповещения на экране о каждом входящем сообщении невероятно мешает и отвлекает. Я предполагаю, что подавляющему большинству работников было бы лучше, если бы оповещения по электронной почте были полностью отключены. Помогает только в самых редких случаях. Итак, отключите уведомления.

Точно так же закройте приложение электронной почты или его вкладку в браузере, если вам нужно выполнять высококонцентрированную работу в течение как минимум 30 минут. Мне больно писать этот совет, зная, что почти никто ему не последует. На самом деле очень немногие люди делают это, но я хотел бы убедить больше людей попробовать. Представьте, насколько проще будет найти поток, если вас не будет отвлекать электронная почта.

Рекомендовано нашими редакторами

4 способа борьбы с перегрузкой электронной почты в офисе

Стремление к нулевой электронной почте

Вспомните, когда вы в последний раз работали в автономном режиме, будь то в самолете без Wi-Fi или когда ваш интернет не работал. Или, может быть, вы работали в часовом поясе, где у вас не так много других коллег, и поэтому у вас не было перерывов в работе с электронной почтой в течение длительного отрезка дня. Закрывая электронную почту, вы приближаетесь к воспроизведению того опыта, когда вас не прерывают, но при этом сохраняете возможность доступа к другой онлайн-информации по мере необходимости.

В связи с предыдущим советом, скажем, вы не будете закрывать окно электронной почты, потому что боитесь, что кто-то попытается связаться с вами по срочному вопросу, и вы его пропустите. Обходной путь? Настройте сообщение об отсутствии на работе или автоответчик, в котором говорится: «Если это очень срочный вопрос, пожалуйста, напишите/позвоните/отправьте сообщение мне на…» и сообщите свой номер телефона, идентификатор Slack или предпочтительную линию связи. коммуникация.

Неудаленная электронная почта часто является нереализованным добрым намерением. Знайте, когда отпустить. Не цепляйтесь за сообщения, если вы, скорее всего, ничего с ними не сделаете. Оставлять неважные сообщения в папке «Входящие» крайне непродуктивно, отвлекает и лишь напоминает вам о том, что вы хотели бы сделать в идеальном мире, но не можете.

Они не делают вам никаких одолжений, находясь в вашем почтовом ящике.

Если удаление сообщений кажется сложным, вместо этого переместите их в новую папку. Назовите эту папку «Ожидание» или «Благие намерения». Важно удалить их из папки «Входящие». Подождите несколько месяцев. Посмотрите, сколько вы когда-либо откопали или ответили. Если ответ равен нулю, возможно, стоит подумать об их удалении.

11. Периодически очищайте корзину

Периодически очищайте корзину. Удаление мусора освобождает место. В большинстве почтовых программ, включая Outlook, есть функция автоматической очистки корзины при выходе из приложения. Если вы никогда не забываете сбрасывать мусор, я рекомендую включить эту функцию.

Большинству людей, вероятно, не нужно очищать корзину чаще, чем раз в месяц или раз в квартал. Существует опасность слишком частого удаления корзины, так как корзина — это место, куда вы отправляетесь, чтобы спасти электронные письма, которые, как вы думали, вам не нужны, но оказывается, что они вам нужны. Я спас много сообщений из корзины, обычно в тот же день, когда я их туда положил.

Как тянуть за аварийный шнур

Теперь, если вы отчаянно нуждаетесь в чистоте своего почтового ящика, вот последний трюк, который вы можете попробовать:

1. Создайте новую папку. Назовите его Старый почтовый ящик или Почта до июля 2019 года (или текущий месяц и год).

2. Выберите все в своем почтовом ящике. Переместите все это в новую папку.

Вуаля. У вас нулевой почтовый ящик, и вам даже не пришлось выбрасывать ни одного сообщения.

Никто не ожидает, что вы за одну ночь наведете порядок в хаотичном почтовом ящике. Адаптируйте несколько положительных привычек постепенно. Выполните несколько периодических действий, таких как очистка корзины или массовое удаление отправленной почты, чтобы почувствовать прогресс.

Получите наши лучшие истории!

Подпишитесь на What’s New Now , чтобы каждое утро получать наши главные новости на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Спасибо за регистрацию!

Ваша подписка подтверждена. Следите за своим почтовым ящиком!

Подпишитесь на другие информационные бюллетени

23 Рекомендации и советы по управлению электронной почтой | Блог

Узнайте, как порадовать своих клиентов Попробуйте Hiver Free

Сколько времени вы тратите на работу с электронной почтой каждый день? Я уверен, что это число находится в « часов », а не в « минут ».

Средний профессионал получает 121 электронное письмо каждый день. Конечно, очень легко потерять контроль над своим почтовым ящиком, когда вам приходится иметь дело с таким количеством писем.

Для большинства из нас чтение электронной почты и ответы на электронные письма отнимают до 28 процентов нашей рабочей недели. Электронная почта постоянно представляет угрозу для нашей жизни!

В то же время мы изо всех сил пытаемся справиться с обсессивно-компульсивным расстройством электронной почты — подсознательная потребность проверять ваш почтовый ящик каждые тридцать минут или около того. Стресс, связанный с управлением электронной почтой, реален.

Но хорошо то, что существует множество практичных и проверенных способов помочь вам справиться с потоком электронных писем, которые вы получаете каждый день.

Давайте перейдем непосредственно к советам по управлению электронной почтой.

В среднем работник проверяет электронную почту 74 раза в день ( ОКР, о котором мы только что говорили, ).

Несмотря на то, что электронная почта кажется менее навязчивой, чем телефонный звонок, она может вызвать гораздо больший стресс. Вы часто заканчиваете тем, что беспокоитесь об этом весь день, не предпринимая реальных действий. Это, безусловно, источник беспокойства.

Первый способ решить эту проблему — ежедневно выделять фиксированное время для работы с электронной почтой. Если оставить электронную почту открытой на весь день, уведомления, оповещения и звуковые сигналы будут прерывать рабочий процесс и мешать сосредоточиться.

Запланируйте определенные периоды времени только для электронной почты. И избавиться от них как можно быстрее. Кроме того, пока вы делаете это, убедитесь, что вы не многозадачны. Если необходимо, выключите свой мобильный телефон или избегайте мира, чтобы сделать это в полной тишине.

В результате вы почувствуете себя воином и избавитесь от всех забот.

Тим Феррис упомянул в своем бестселлере «Четырехчасовая рабочая неделя» отличный лайфхак, создав следующий шаблон электронной почты: 12:00 по восточному времени [или ваш часовой пояс] и 16:00 по восточному времени.

Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что она срочная), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону XXX-XXX-XXXX».

Даже если вы работаете на руководящей должности и получаете срочные электронные письма, вы все равно можете использовать эту стратегию. Помните, что если это что-то срочное, люди всегда могут связаться с вами по телефону. По сути, это первый и самый важный шаг в организации электронной почты.

2. Нажмите кнопку «удалить»

Как бы банально это ни звучало, нажатие кнопки «Удалить» оказывает терапевтическое действие. Это всегда те электронные письма, которые целую вечность лежат без присмотра в вашем почтовом ящике.

Отправитель, вероятно, уже забыл об этом или устал от вас. Нет никакого смысла отвечать на любой из них (не то, чтобы у вас было время). Так что отпустите свою вину и стремление ответить на них однажды .

Будьте предельно честны с собой, мыслите практично и удаляйте то, что вам не нужно или что вы не хотите делать. Удалите столько, сколько сможете. Неистовствовать! Попрощайтесь со всеми теми вещами, которые вы не собираетесь пропустить.

Пока вы занимаетесь удалением, не забудьте «сообщить о спаме» обо всем, что кажется незнакомым или навязанным.

Для сообщений, которые вы еще не готовы удалить, заархивируйте их. Вероятность того, что они вам больше никогда не понадобятся, вероятно, очень высока, но если вы это сделаете, вы вздохнете с облегчением.

Просто запишите, если вы используете Gmail, все удаленные сообщения остаются в Корзине в течение 30 дней. По истечении этого времени электронные письма удаляются без возможности восстановления.

3. Ярлыки, папки и категории на помощь

Не существует универсального правила, применимого к созданию категорий. Каждый человек индивидуален и реагирует в соответствии со своими личными предпочтениями. Это действительно о том, чтобы выяснить, что лучше всего работает для вас.

Например, человеку из отдела операций, который ходит на собрания раз в месяц, может понадобиться только одна папка для собраний, в то время как сотруднику отдела продаж, который каждый день отправляется на несколько совещаний, будет полезно иметь несколько папок.

Приоритизация, группировка, фильтрация и Сортировка сообщений электронной почты по категориям для создания упорядоченного почтового ящика. Чем более совершенным будет этот процесс, тем легче будет найти важные и конкретные электронные письма в момент необходимости. Вы также можете создавать родительские категории и подкатегории для различных проектов или клиентов для повышения удобства работы. На работе вы можете создавать категории для таких вещей, как объявления компании, совместная работа в команде и многое другое.

Вот как вы можете сделать это в Gmail — зайдите в папку «Входящие» и просмотрите меню левой боковой панели в полном объеме. Вы увидите «управление ярлыками» на вкладке «Категории». Нажмите «Создать новый ярлык» под ним.

Каждая этикетка — это папка, и вы можете присвоить ей соответствующее имя. Убедитесь, что вы используете слова, удобные для поиска, для описания содержания электронного письма, чтобы его можно было легко найти и найти.

Если вы используете Gmail, вы также можете назначать ярлыкам разные цвета.

4. Отказаться от подписки или «массово отказаться от подписки»

Много раз мне попадались рекламные электронные письма, которые мне никогда не были нужны. Мы редко осознаем, когда случайно пропускаем «галочку» для рекламной подписки по электронной почте при регистрации на каком-либо веб-сайте.

Будьте осторожны с тем, на что вы подписываетесь, и подписывайтесь только на те электронные письма, которые вы действительно хотите видеть в своем почтовом ящике. Обратите внимание на шаблоны, например, когда вы архивируете или удаляете одни и те же подписки на регулярной основе. Пожалуй, пора от них отписаться.

Вы также можете поднять планку выше и массово отказаться от подписки, если количество подписок слишком велико для вас, чтобы сделать это вручную. Unroll.me — отличный способ добиться этого. Это поможет вам увидеть мгновенный список всех ваших электронных писем о подписке и легко отказаться от подписки на все, что вам не нужно. Я даже не могу вам передать, сколько ясности это внесло не только в мой почтовый ящик, но и в мою жизнь. Он принадлежит Rakuten Intelligence и может использоваться бесплатно.

Clean Email — еще один отличный инструмент, который поможет вам отказаться от подписки на все нежелательные информационные бюллетени. Функция Unsubscriber показывает все ваши подписки в одном месте, что упрощает выбор информационных бюллетеней, которые вы больше не хотите получать. Вы можете либо отказаться от получения информационного бюллетеня, либо отправить его в папку Read Later , что означает, что вы не будете видеть эти электронные письма в своем почтовом ящике, но сможете легко получить к ним доступ из отдельной папки, когда это необходимо.

Услуга предоставляется по модели подписки и имеет бесплатную пробную версию для очистки до 1000 электронных писем. И если вам интересно, Clean Email — это решение, ориентированное на конфиденциальность. Он не собирает и не продает какие-либо данные электронной почты пользователей третьим лицам. Он анализирует только заголовки электронной почты и другие метаданные, сохраняя конфиденциальность вашей личной информации.

Клянусь этим простым трюком. Эти фильтры позаботятся о том, что вы хотели бы сделать с любой входящей электронной почтой вручную, будь то отправка ее в соответствующую папку или сброс в корзину (так приятно).

В Gmail легко настроить фильтры.

• Откройте папку «Входящие» и нажмите стрелку вниз справа от поля «Поиск».
• Введите критерии поиска в доступные поля, такие как отправители электронной почты, получатели, тема, ключевые слова, вложения и сведения о чате и т. д.
• Нажмите на опцию «Создать фильтр с этим поиском» в правом нижнем углу и выберите, что вы хотите сделать с этими электронными письмами.

6. ​​Несколько почтовых ящиков на помощь

Наряду с основным почтовым ящиком вы можете создавать в нем мини-почтовые ящики в соответствии с разделами, типами электронной почты, клиентами или темами. Это отличный способ упорядочить те сотни электронных писем, которые беспорядочно накапливаются в вашем основном почтовом ящике в течение недель, месяцев и лет.

Вот как это можно сделать в Gmail:

• Нажмите в правом верхнем углу основного почтового ящика Gmail.
• Выберите «Настройки» в раскрывающемся списке.
• Нажмите «Лаборатории» в навигации и найдите «несколько входящих» в строке поиска. Убедитесь, что вы сохранили изменения.
• Когда вы закончите, вернитесь в «Настройки», и вы сможете увидеть новую вкладку в крайнем правом углу под названием «Несколько почтовых ящиков». Нажмите на нее и заполните данные.

Эта функция также помогает выбрать максимальное количество писем, которые могут одновременно появляться в папке «Входящие». Это отличный способ упорядочить свой почтовый ящик и свести его к нулю.

Мы все являемся частью групповых электронных писем, которые могут раздражать так же, как и группы WhatsApp. Сообщения продолжают появляться одно за другим, которые могут относиться или не относиться к каждому отдельному человеку, отмеченному в группе. Возможно, для работы с этим письмом нужны только два сотрудника, но каким-то образом двенадцать других должны их прочитать.

Должен быть способ организовать такие электронные письма, чтобы эффективно контролировать рабочий процесс вашей команды. Используйте инструмент для совместной работы по электронной почте, который действует как альтернатива таким проблемам.

Например, Hiver позволяет управлять общими почтовыми ящиками, такими как поддержка, продажи или информация , прямо из почтового ящика Gmail .

Вы можете легко назначать задачи любому члену вашей команды без пересылки электронной почты. Это также позволяет вам общаться внутри компании без необходимости писать электронные письма. Обе эти вещи означают, что у вас будет меньше беспорядка в электронной почте.

8. Применяйте правило 80/20

Принцип 80/20 применим практически ко всем аспектам нашей жизни, включая управление электронной почтой. Также известный как «принцип Парето» или «закон малого числа», он гласит, что 80 % следствий в ситуации происходят из 20 % причин.

Чтобы также эффективно управлять электронной почтой, мы должны сосредоточиться только на 20 % входных данных, которые приводят к 80 % результатов.

Другими словами, фокус должен быть смещен на 20% электронных писем, из которых мы извлекаем наибольшую ценность. Это могут быть электронные письма от лучших клиентов, электронные письма, связанные с недавними проектами, которые помогут вам добиться прорыва в работе, возможности для выступлений, приглашения на семинары и т. д. . Остальные 80% не важны и в основном хлам.

20% электронных писем требуют немедленного внимания и ответа. Им нужно уделять наибольшее внимание. Следуйте правилу двух минут для этих писем: если это занимает меньше двух минут, сделайте это сейчас.

Что касается оставшихся 80%, найдите время, чтобы ответить или следуйте любым из приведенных здесь советов, чтобы лучше управлять ими (или выбросить их).

9. Приостановите свой почтовый ящик

Если вы перегружены количеством электронных писем в данный момент и не хотите с ними разбираться в данный момент, вы можете контролировать время их отправки или получения.

Boomerang — это простой инструмент, который действует как личный секретарь и напоминает вам, если вы не получили ответа от кого-то. Это также помогает вам извлекать сообщения из папки «Входящие» до тех пор, пока они вам действительно не понадобятся. Вы также можете написать электронное письмо, находясь в дороге, и оно будет доставлено именно тогда, когда вы хотите, чтобы оно было в папке «Входящие».

Вы можете запретить получение писем в свой почтовый ящик столько времени, сколько захотите, и из любого источника. Boomerang также предоставляет множество других функций, таких как планирование электронных писем, настройка автоответов или скрытие электронных писем, пока вы не захотите их увидеть. В бесплатном плане вы получаете 10 бесплатных кредитов сообщений.

10. Прикоснись один раз

Как следует из названия, принцип «прикоснись один раз» основан на немедленном принятии решения. Его также называют методом Only Handle It Once (OHIO) .

Возвращаясь к одному и тому же электронному письму снова и снова, вы теряете много времени. Таким образом, вы касаетесь его один раз, выполняете все необходимые действия, закрываете его и переходите к следующему приоритету.

Принцип «прикоснись один раз» может показаться простым, но когда дело доходит до электронной почты, ему может быть немного трудно следовать. Потому что у нас есть склонность откладывать ответы на электронные письма, и эта мысль надолго затаилась в наших умах.

Но сохранять такой настрой очень важно, тем более, что каждый из нас имеет дело с огромным объемом электронной почты. Это не позволит вам постоянно отвлекаться на мысли о неотвеченных электронных письмах, которые могут значительно снизить вашу производительность. Тщательно подбирайте слова, чтобы не оставалось места для двусмысленности или неправильного толкования.

Очевидно, будут электронные письма, требующие хорошо продуманного и оформленного ответа. Спонтанность в таких случаях не работает. Для электронных писем, на которые у вас нет времени сразу, отметьте их и возвращайтесь к ним раз в неделю в свободное время.

Пометка писем напомнит вам, что вам нужно вернуться к чему-то, что требует вашего внимания. Вы можете отсортировать эти электронные письма таким образом, чтобы они отображались вверху. Вы также можете пометить электронные письма как непрочитанные, чтобы вы могли отвечать на электронные письма, которые требуют больше всего времени.

Эффективный способ сделать это — выделить определенное время в начале выходных, скажем, в пятницу, чтобы сделать все за один раз. Создание такого запланированного окна для ответов также поможет вам вернуться к более чистому почтовому ящику в понедельник и начать все заново.

Срочные новости: социальные сети отвлекают! Я знаю, вы это уже знаете, но социальные сети способны проникнуть в вашу голову даже несмотря на самые сильные ограничения.

Вам действительно не обязательно знать, кто прокомментировал какую фотографию на Facebook или кто недавно ретвитнул ваш мем, по крайней мере, не сразу.

Каждая мелочь, происходящая в вашей ленте социальных сетей, проникает в ваш почтовый ящик и приводит к появлению тысяч непрочитанных писем.

Если вы в настоящее время получаете электронные письма из социальных сетей, вы должны знать о катастрофе, которую они могут создать в вашем почтовом ящике. Войдите в свою учетную запись и деактивировать все уведомления по электронной почте.

Это избавит ваш почтовый ящик от тысяч писем каждый месяц. Вам нужно сделать то же самое для любых других уведомлений приложений электронной почты.

Если вы обнаружите, что печатаете одно и то же сообщение снова и снова, вы можете создать свои собственные шаблоны для похожих ответов.

Создавайте различные категории в зависимости от типов ответов, которые вы отправляете, и вы можете настроить их соответствующим образом для различных ответов. Это поможет вам сэкономить много времени, которое в противном случае потребовалось бы для написания письма с нуля.

Многие компании и частные лица используют этот код при обращении к ним. Они создают стандартный набор ответов для развертывания, добавляя к нему лишь немного персонализации.

Вам может понравиться: Как создать шаблоны Gmail за 60 секунд

Если вы отмечены в групповых электронных письмах (например, во всех тех письмах о днях рождения, которые вы получаете в папке «Входящие» вашей компании), на работе или в школе, обязательно создайте фильтр чтобы назначить его определенной папке.

Эти электронные письма обычно не очень важны или срочны, поэтому лучше их не отображать в основном почтовом ящике. Поверьте мне, проверка этих электронных писем — последний из ваших приоритетов.

15. Запланируйте время для очистки папки «Входящие»

В течение недели ваш почтовый ящик может быть загроможден большим количеством писем. Поэтому обязательно выделяйте несколько минут каждый день, чтобы очистить свой почтовый ящик.

Если вы не запланируете конкретное время, задача очистки часто задерживается. Вы можете установить напоминание в календаре, чтобы уведомить себя о задаче.

16. Инвестируйте в инструменты

Я не могу не подчеркнуть, насколько выгодно и необходимо инвестировать в хорошие инструменты электронной почты. Это лично мне очень помогло в организации вещей и лучшем управлении электронной почтой. Вот несколько инструментов, которые я бы порекомендовал:

Boomerang

Мы упоминали этот инструмент ранее в нашем посте. Помимо помощи в планировании электронных писем, Boomerang помогает вам удалять те электронные письма, которые не требуют вашего внимания или вы ожидаете продолжения.

Sortd

Sortd — еще один отличный инструмент для пользователей Gmail. Он служит нескольким целям, от продаж до командной работы. Самое приятное то, что он работает прямо из вашего почтового ящика Gmail. По сути, это позволяет вам создавать корзины, в которые вы можете перетаскивать электронные письма, что-то вроде Trello.

Sortd также поможет вам отслеживать ваши электронные письма и сотрудничать в команде. Для начала вы можете использовать бесплатный план Sortd.

EmailAnalytics

EmailAnalytics – еще один важный инструмент для управления электронной почтой. Он визуализирует вашу электронную почту (или вашу команду), показывая вам такие вещи, как количество писем, которые вы отправляете и получаете каждый день, кто ваши основные отправители и получатели, а также как быстро вы отвечаете на электронные письма в среднем.

У него есть бесплатная пробная версия и платные планы, начиная всего с 5 долларов в месяц.

Streak

Streak — еще один мощный инструмент для управления Gmail. Некоторые функции включают разделение потоков, отправку позже, слияние почты, отслеживание просмотров и многое другое. Вы можете начать использовать профессиональный план за 49 $ в месяц.

Вы также можете создавать потрясающие рабочие процессы, используя Zapier и его поддержку API.

17. Используйте сочетания клавиш

Сочетания клавиш Gmail лично помогли мне оставаться продуктивным. Я знаю, что вначале может быть трудно запомнить эти ярлыки, но поверьте мне, как только вы освоите их, ваша продуктивность работы с электронной почтой поднимется на новый уровень.

Чтобы включить ярлыки, вам просто нужно перейти к настройкам в правом верхнем углу Gmail. На вкладке «Общие» вы найдете сочетания клавиш, просто включите их и нажмите кнопку «Сохранить».

Вот небольшой список моих любимых сочетаний клавиш:

C. Клавиша C открывает новое окно создания сообщения.

D — клавиша D открывает окно создания сообщения на новой вкладке.

S – в представлении «Входящие» клавиша S позволяет пометить электронное письмо, повторное нажатие клавиши S снимает пометку с письма.

N & P – Клавиша N & P позволяет прокручивать беседу в цепочке. Когда вам нужно расширить разговор, просто нажмите клавишу ввода.

Совет для профессионалов. Создайте заметку для ярлыков электронной почты и приклейте ее на свое рабочее место. Это поможет вам учиться быстрее.

18. Читать сверху вниз, писать снизу вверх

Вот небольшой лайфхак, который я украл у Атиша Давды, генерального директора EquityZen. Он советует потреблять электронные письма по темам в обратном хронологическом порядке и отвечать на них в хронологическом порядке. Это было очень полезно для меня.

Атиш Давда далее говорит:

Этот хитрый хак использует тот факт, что некоторые люди немедленно отвечают на электронные письма, иногда запуская «теннисный матч» по электронной почте, съедая тот час, который вы отвели для обработки всей своей почты, и оставляя ты чувствуешь себя позади.

Лично я терпеть не могу получать электронные письма с подтверждением заказа или напоминания о кредитной карте на моей рабочей электронной почте. Эти электронные письма только загромождают мой почтовый ящик и затрудняют поиск важных писем.

Следовательно, я использую другой адрес электронной почты для всех этих писем низкой важности. Вы можете использовать это двумя способами — либо создав другой адрес электронной почты, либо создав адрес-псевдоним, используя свою текущую учетную запись.

20. Отключите уведомления

Я рекомендую вам отключить уведомления по электронной почте, если вы включили их в своем браузере, мобильном телефоне или почтовом клиенте. Согласно исследованию Калифорнийского университета: «После того, как уведомление заставило нас переключаться между задачами, нам может потребоваться около 23 минут, чтобы вернуться к текущей задаче».

Поэтому лучше отключить уведомления по электронной почте.

21. Немедленно примите меры

Быстрые действия с электронными письмами действительно помогут контролировать вашу почту. Вся идея состоит в том, чтобы не откладывать задачу, а выполнить ее тогда и там. Будь то ответ по электронной почте, пересылка электронной почты или удаление, обязательно действуйте в этот момент. Чем быстрее действие, тем лучше.

Я знаю, довольно сложно сделать это привычкой, но как только вы это сделаете, ваша жизнь станет намного проще.

22. Следуйте правилу одной минуты

Если для ответа на электронное письмо требуется одна минута, ответьте на него немедленно. Требуется больше усилий, если вы оставите электронное письмо сидящим и постоянно будете получать напоминания о том, что вам нужно ответить. Этот лайфхак поможет вам быстро очистить большие куски электронной почты.

23. Избегайте чрезмерной подписки на информационные бюллетени или обновления

Я знаю, как соблазнительно подписаться на информационные бюллетени, которые, по вашему мнению, могут быть полезными. Но по моему личному опыту, большинство этих информационных бюллетеней остаются непрочитанными. Поэтому, прежде чем подписаться на рассылку новостей, подумайте дважды.

При регистрации в любом инструменте иногда спрашивают, хотите ли вы получать уведомления об обновлениях, обязательно снимите этот флажок.