Как ввести электронную почту пример: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Содержание

Основные параметры учетной записи POP в Outlook для Mac

Outlook 2016 для Mac Еще…Меньше

Инструкции по настройке начальной учетной записи или добавлению дополнительных учетных записей в поле Outlook 2016 для Mac Учетные записи см. в статье Добавление учетной записи электронной почты в Outlook.

Используйте сведения, приведенные в таблице ниже, чтобы понять или изменить параметры учетной записи электронной почты POP.


Описание учетной записи	Подпись учетной записи в Outlook. Вы можете присвоить учетной записи любое удобное название.
Полное имя	Таким образом ваше имя отображается в поле От отправляемых сообщений электронной почты.
Адрес электронной почты	Необходимо ввести полный адрес электронной почты (пример: [email protected]).
Имя пользователя	В зависимости от поставщика услуг электронной почты обычно это полный адрес электронной почты или часть адреса до символа @.
Пароль	Пароль для вашей учетной записи электронной почты. Обычно он вводится с учетом регистра.
Сервер входящей почты	Сервер входящей почты для учетной записи POP также может называться POP-сервером или POP3. Например, если поставщик электронной почты example.com, сервер входящей почты, скорее всего, pop3.example.com.
Переопределить порт по умолчанию	Чтобы иметь возможность изменить номер порта, следующий за адресом сервера, установите этот флажок.
Использовать SSL для подключения (рекомендуется)	Secure Sockets Layer (SSL) — это технология шифрования, с помощью которой можно дополнительно защитить учетную запись.
Сервер исходящей почты	Этот сервер отправляет ваши сообщения. Его другое название — SMTP-сервер. Например, если поставщик услуг электронной почты example.com, сервер исходящей почты, скорее всего, smtp.example.com.
Переопределить порт по умолчанию	Чтобы иметь возможность изменить номер порта, следующий за адресом сервера, установите этот флажок.
Использовать SSL для подключения (рекомендуется)	Secure Sockets Layer (SSL) — это технология шифрования, с помощью которой можно дополнительно защитить учетную запись.
Дополнительные параметры	Нажмите кнопку Дополнительные параметры, чтобы задать проверку подлинности для сервера исходящей почты или настроить неполный домен.

Электронная подпись письма: 13 лучших примеров

В любой области цифровых технологий 🖥️ все возвращается к тому, что мы часто используем одни и те же средства коммуникации. Особенно часто речь заходит об электронной почте. Правильно ли мы ее используем? Думаю, да, но как насчет

электронная подпись письму? Это тема дня. Я собираюсь показать вам 13 примеров оригинальных подписей к электронным письмам, которые выделяются из толпы.

Давайте, не стесняйтесь. В этой статье наши шаблоны подписей электронной почты бесплатны, вы можете использовать их бесконечно.

Возможно, вам интересно, что мы увидим в этой статье? Не волнуйтесь, вот список:

Что такое почтовая подпись 📩.
Знаменитые 13 примеров (которые вы можете использовать повторно в качестве бонуса).
Как ее настроить.
Как создать профессиональную почтовую подпись?
Инструменты для создания подписи, которая выделяется.

Что такое подпись электронная подпись?

Подпись электронной почты – это блок текста или изображение, которое автоматически добавляется в конце сообщения электронной почты, которое вы собираетесь отправить. Обычно она включает ваше имя, контактную информацию и, возможно, логотип или другие графические элементы. Некоторые люди используют подпись, чтобы включить в нее цитату, личный девиз или другую информацию о себе 🥳.

Чтобы создать подпись для своих писем, вам нужно зайти в настройки почтового клиента или почтового веб-сервиса. Там вы найдете опцию создания новой подписи или редактирования существующей. Создав подпись, вы можете выбрать автоматическое добавление ее во все ваши сообщения или вручную вставить ее в определенные сообщения, если это необходимо.

Когда вы отправляете электронное письмо, будь то клиенту, сотруднику или будущему партнеру, люди должны сразу понять, кто вы, благодаря вашей подписи.

13 примеров подписи к электронная подпись

Чтобы вам было проще, я сгруппирую почтовые подписи по категориям и профессиям 😉.

Почтовая подпись: генеральный директор

Вы можете быть главой транснациональной корпорации 🤑 или владельцем небольшого интернет-магазина одежды, это не имеет значения, вы можете выделиться благодаря своей электронной подписи, используя уникальный визуальный и профессиональный стиль.

#1 Подпись без фотографии

Не обязательно помещать лицо в подпись электронной почты, вы можете просто поместить логотип вашей компании. Однако вы должны разместить всю информацию, связанную с вашим признанием. Я покажу вам пример.

Это очень простая подпись. Вы можете узнать имя и фамилию человека, его должность, компанию, а также адрес компании.

#2 Подпись электронной почты с фотографией

На модели, которую я вам сейчас представляю, есть фотография человека, который отправляет письмо. Полезно, если ваш адресат уже знаком с вами. Это позволит ему мгновенно узнать отправителя сообщения.

#3 Элегантная подпись

Вам не нужна ни картинка, ни слишком много элементов в подписи к письму, но вы хотите, чтобы она выглядела хорошо? Я подготовил для вас небольшой пример ✅.

Подпись электронной почты: продавцы

Когда вы работаете продавцом, вам нужно выделяться среди своих коллег (вы хотите получить комиссионные раньше Жан-Ми 💰 ). И поэтому хорошо, если вас узнают по вашей подписи к электронной почте.

#4 Минимализм

Иногда нет необходимости в чрезмерно сложных визуальных эффектах. Вы можете быть проще и при этом иметь под рукой необходимые элементы. Я покажу вам, как сделать простую подпись для продавца (но вы можете использовать ее и для другой работы).

#5 Вставить баннер

Чтобы подчеркнуть свой бизнес, вы можете включить в свою подпись баннер, который позволит вашему клиенту или получателю понять, что вы продаете.

#6 Добавить GIF

Почему бы не сделать вашу подпись к электронной почте немного более живой 🫀? Ну, у нас есть решение, и оно заключается в том, чтобы поместить в нее небольшой GIF. Я не говорю о чем-то большом, все равно необходимо, чтобы ваше письмо могло загрузиться и не перегружало получателя.

#7 Сохраняйте одинаковую цветовую палитру

Все ваше общение основано на визуальном восприятии, и вы хотите, чтобы люди узнавали вас с первого взгляда 👀? Вы также можете продолжить эту линию с вашей подписью.

#8 Будьте проще

Не обязательно добавлять визуальные эффекты или особые графические стили, когда вы создаете свою подпись. Вы можете сделать ее простой, добавив только информацию, необходимую для узнаваемости.

Электронная подпись почты : Фриланс

#9 Социальные сети в доказательство

Не обязательно указывать номер телефона 📱 или адрес электронной почты (технически, если адресат получил ваше письмо, у него есть ваш адрес), но вы можете указать свои социальные сети. Это особенно полезно, если вы занимаетесь искусством (фотограф, дизайнер, пекарь), но вы также можете разместить ссылку на свой профиль LinkedIn.

#10 Подпись, в которой собрана вся информация

В этом примере вы можете добавить :

Фото.
Веб-сайт.
Социальные сети.
Номер телефона.

#11 Добавить ценностное предложение

Для того чтобы ваш клиент понял, что вы можете ему предложить, вы можете добавить ценностное предложение в свою подпись к электронному письму.

Подпись к электронному письму: HR

#12 с CTA

Когда вы работаете в отделе кадров, может быть интересно добавить небольшую кнопку, ведущую к вашим предложениям о работе. Затем мы добавим CTA.

Электронная подпись почты для компаний

#13 Настройте подпись электронной почты для всей компании

Когда вам не нужно узнавать конкретного человека в компании, вы можете настроить подпись электронной почты для всех сотрудников. При этом определяется только компания.

Как получить интересующий вас шаблон Электронная подпись почты

Вы видели различные подписи электронной почты на моих примерах. Если вы заинтересованы в том, чтобы получить их, чтобы вы могли их модифицировать, мы вам их предоставим 🎁. Вот шаблоны, которые вы можете использовать повторно и изменять по своему усмотрению. Возможно, вы не знакомы с Canva, и в таком случае я покажу вам, как взять дизайн. Когда вы нажмете на ссылку, которой я с вами поделилась, у вас появится окно, как показано ниже 👇.

Далее мы будем действовать по шагам:

Нажмите “Использовать шаблон”. Вы найдете 13 шаблонов, доступных на двух разных языках.

Выберите понравившийся вам шаблон и измените его по желанию.
Затем нажмите на “Поделиться” в правом верхнем углу, а затем на “Загрузить”.

Выберите нужный формат (Png, если это изображение, GIF, если шаблон имеет GIF).
Введите номер страницы, которую вы хотите загрузить.

Затем нажмите на “Готово”.

Как настроить Электронная подпись почты?

В зависимости от почтового клиента, которым вы пользуетесь, могут быть некоторые тонкости в настройках. Но не паникуйте, я объясню вам, как действовать в зависимости от того, чем вы пользуетесь.

Microsoft Outlook

Настроить подпись электронной почты в Outlook очень просто ✅, просто выполните следующие шаги:

Откройте Microsoft Outlook.
Перейдите к пункту “Сообщение” в главном меню и выберите “Подпись”.
Нажмите “Новый”, чтобы создать новую подпись.
Вы сможете назвать ее тем именем, которое вам нужно.
Когда вы нажмете на “Редактировать подпись”, вы сможете составить ту подпись, которую хотите.
Когда вы будете удовлетворены, вам останется только нажать на “Ок”.

Теперь ваша подпись создана и будет автоматически добавляться в конце всех отправляемых вами сообщений. Вы также можете установить разные подписи для разных учетных записей электронной почты, если у вас их несколько.

Gmail

В Gmail все так же просто, как и в Outlook, и я расскажу вам, как это сделать:

Мы оставляем Gmail.
Затем вам нужно будет нажать на шестеренка значок в правом верхнем углу окна, чтобы получить доступ к настройкам вашей учетной записи.

Нажмите на “Все настройки”.
Найдите раздел “Подпись”, там мы “Создадим” подпись.

Назовите свою подпись.
Введите текст подписи в текстовое поле. Вы можете использовать простой текст или добавить ссылки, изображения или графику.
Когда все будет готово, нажмите “Сохранить изменения”

Почта Yahoo

Как и в других почтовых клиентах, в Yahoo Mail очень легко настроить подпись. Вот как это сделать:

Открываем Yahoo Mail.
Затем нажимаем на “Настройки” в правом верхнем углу страницы.
Затем выбираем “Другие настройки” ⚙️.
Затем нажимаем на “Запись почты”.
Вам нужно активировать кнопку, чтобы вставить подпись.
Введите свой текст и сохраните.

Почта Apple

Вот шаги для создания подписи в Apple Mail:

Как обычно, откройте приложение “Почта”.
Затем выберите “Параметры”> “Подпись”.
Выберите адрес электронной почты, к которому вы хотите привязать подпись.
Назовите свою подпись ✒️.
Введите текст, а затем закройте приложение для сохранения.

Thunderbird

Если ваш почтовый клиент – Thunderbird (созданный Mozilla

), вот процедура создания собственной подписи:

Откройте Thunderbird 🕊️ и нажмите на меню “Инструменты” > ” Настройки учетной записи“.
Выберите учетную запись, к которой вы будете привязывать свою подпись.
Введите свой текст в поле “Текст подписи”.
И можете закрывать, ваша подпись появится в вашем сообщении.

Конечно, вы также можете добавить изображение, просто зайдите в меню “Вставка”>Изображение, выберите изображение и нажмите “Ок”.

Как сделать электронную подпись профессиональный

Вы можете создать стандартную подпись для всех этих писем, но вы также можете создать профессиональную подпись. Я объясню вам лучшие методы.

Размер и формат

Существуют некоторые правила, которые мы должны соблюдать при создании электронного письма. Думая о своем собеседнике, вы должны помнить, что подпись не должна превышать нескольких строк, рискуя стать громоздкой для получателя. Следует обратить внимание на формат под штрафом, чтобы ваша подпись была больше, чем основной текст.

Тогда мы будем использовать читабельный шрифт соответствующего размера (если он будет крошечным и мы не сможем разглядеть написанное, то не сможем узнать, кто пишет сообщение). С другой стороны, использование слишком крупного шрифта может заставить вас выглядеть агрессивно или непрофессионально. Конечно, мы также обращаем внимание на цвет, который мы будем использовать. Никакого слишком броского фона или текста под страхом нападения на бедные глаза 👀 получателя.

Поэтому лучше придерживаться трезвых и профессиональных цветов, вот что рекомендуется. В случае если вы хотите добавить в подпись изображение, выбираем его желательно хорошего качества и следим за тем, чтобы оно корректно отображалось. Если есть возможность, можно сделать подпись отзывчивой, чтобы подумать о получателе, который проверяет электронную почту на телефоне 📱. Следуя этим советам, вы сможете создать профессиональную и легко читаемую подпись для вашего адресата.

Советы по созданию подписи электронной почты

Вот несколько советов по созданию профессиональной подписи электронной почты:

Убедитесь, что она короткая и лаконичная. Ваша подпись не должна быть слишком длинной и должна быстро читаться 👍.
Вы должны включить важную контактную информацию. Следует указать ваше имя, должность, компанию и контактную информацию (телефон, адрес электронной почты, веб-сайт).
Добавьте изображение компании или изображение логотипа, если он есть. Это добавит профессиональный штрих и поможет получателю лучше запомнить вас.

Уделите внимание оформлению и презентации. Лучше всего использовать разборчивый шрифт и соответствующие размеры, а также убедиться, что ваша подпись правильно выровнена.
Избегайте включения в подпись слишком большого количества информации.
Проверьте свою подпись, прежде чем использовать ее. Вы можете отправить свою собственную подпись, чтобы проверить, все ли отображается правильно и хорошо ли она читается.

Инструменты для создания Электронная подпись почты

Вы не хотите использовать то, что предлагают вам ваши почтовые клиенты? Нет проблем, вы также можете создать все с нуля, поскольку, напоминаю, вы можете вставить изображение в качестве подписи в электронное письмо. Если вы хотите иметь стильную подпись, воспользуйтесь этими инструментами. Я представляю вам только бесплатные инструменты, чтобы вам не пришлось разоряться на почтовую подпись. Первый инструмент, который я хочу вам показать, – это Canva.

Бесплатная подпись для электронной почты

Canva

Нам очень нравится этот небольшой инструмент, который позволяет создавать великолепные визуальные образы. Здесь у нас, строго говоря, нет генератора, но есть возможность создать оригинальный визуальный образ, который будет выделяться благодаря множеству возможностей для создания. Есть множество дизайнов, которые вы можете использовать и изменять по своему усмотрению.

Создатель подписей

Signature maker – это бесплатный инструмент, который вы можете использовать для создания своей подписи. Использовать его проще простого. Вы заходите на сайт и начинаете создавать свою подпись, заполняя следующие поля:

Имя и фамилия.
Ваша должность.
Ваш адрес электронной почты.
Название вашей компании.
Номер вашего телефона.
Название вашего веб-сайта.
Адрес.
Фотография.

Конечно, не обязательно заполнять все.

LeadFuze

Этот небольшой инструмент совершенно бесплатен и очень прост 😁 в использовании. Когда вы попадете на страницу, вам будет предложено заполнить такую информацию, как:

Имя.
Фамилия.
Название вашей работы.
Компания, в которой вы работаете.
Ваш номер телефона.
Номер телефона компании.
Ваш адрес.
Ваш электронный адрес.
Веб-сайт.
Ваш логотип.

Конечно, вам не обязательно заполнять все, но вы получите простую подпись с возможностью скопировать ее в HTML.

WiseStamp

WiseStamp, как и другие его собратья, поможет вам создать подпись. Она очень проста в использовании, вам просто нужно заполнить различные поля.

Заключение

Ну, вот и все, мы разобрались в вопросе подписи электронной почты 📩. Чтобы облегчить вам задачу, мы подытожим то, что мы рассмотрели в этой статье. Мы рассмотрели, что такое подпись электронной почты и для чего она используется, я привел 13 примеров подписи электронной почты, которые вы можете использовать повторно. Мы увидели, как настроить почтовую подпись в зависимости от почтового клиента, советы по созданию подписи, а также различные инструменты, помогающие ее создать.

Часто задаваемые вопросы статьи

Добавление подписи электронной почты в конце сообщения – это уверенность в том, что получатель узнает вас.

Из каких элементов состоит хорошая подпись электронной почты?

Хорошая электронная подпись обычно включает в себя следующие элементы:

Полное имя
Титул или занимаемая должность
Название компании или организации
Адресэлектронной почты
Номер телефона (необязательно)
Физический адрес (необязательно)
Ссылки на профессиональные социальные сети (необязательно)

Как создать бесплатную подпись электронной почты?

Существует несколько способов создать подпись для электронной почты бесплатно, вот несколько простых вариантов:

Онлайн-генераторы: Существует множество онлайн-генераторов подписей, которые позволяют создать подпись из заранее определенных шаблонов. Все, что вам нужно сделать, это ввести свою информацию и настроить подпись, добавив изображения, логотипы, ссылки и т. д.
Текстовый редактор: Вы также можете использовать текстовый редактор для создания подписи. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию, отформатировать текст и добавить изображения или логотипы (если вы знаете, как это сделать).
Программа графического дизайна, например, Canva, предлагает варианты создания эстетически привлекательных и профессиональных подписей.
Возможности вашего почтового клиента: Некоторые почтовые клиенты, такие как Outlook и Gmail, имеют встроенные функции для создания и управления подписями. Все, что вам нужно сделать, – это выполнить шаги по настройке для создания подписи.

Мы рассказали обо всем, теперь вы знаете все, что нужно знать о подписи электронной почты 🚀.

Как написать официальное электронное письмо [ШАБЛОНЫ]

Отправка официального электронного письма — одна из тех вещей, которые мы откладываем.

Почему? Потому что это может быть немного неудобно.

Но если вы обращаетесь к кому-то, кого вы не знаете, лучше всего использовать официальные электронные письма. Это поможет вам произвести хорошее первое впечатление и выглядеть профессионально, а не слишком небрежно.

Ниже мы рассмотрим различные способы улучшить ваши официальные электронные письма. Мы охватываем формат электронной почты, включая строки темы, знаки препинания, электронные приветствия и подписи, а также готовые формальные шаблоны электронной почты для различных ситуаций, которые вы можете скопировать и использовать уже сегодня.

Ускорьте получение результатов Сохраните и измерьте свои формальные шаблоны электронной почты

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, отправленное кому-то либо 1) плохо знающему вас, либо 2) находящемуся у власти.

Официальные электронные письма требуют правильного формата, языка и тональности. Они служат четкой цели и доносят сообщение профессионально и вежливо.

Давайте рассмотрим некоторые важные элементы для написания официальных писем.

Используйте формальный английский язык

Официальные электронные письма должны быть написаны на формальном английском языке. Это означает включение полных предложений, союзов и переходных слов. В неформальном письме есть фрагменты и запятые. Неформальные сообщения редко содержат союзы или переходные слова.

Это важно в продажах, потому что вы хотите, чтобы вас воспринимали как профессионала и умного человека.

Пунктуация, форма абзаца, приветствия и подписи также варьируются от формального до неформального общения.

Вот рисунок, показывающий полный список различий:

Используйте правильную заглавную букву

Правильный стиль использования заглавной буквы в вашем приветствии — это регистр предложений.

Вот худшие нарушители для официальных приветствий по электронной почте:

«Доброе утро» → должно быть «Доброе утро»

«Добрый день» → должно быть «Добрый день»

«Для кого это может касаться» → должно быть «Кого это может касаться» правило: имена собственные (то есть имена людей, мисс/мистер + фамилия или должность).

Напишите официальную строку темы

При написании официальных электронных писем ваша тема должна быть четкой, краткой и точной.

Опишите суть письма от одного до пяти слов. На самом деле, наше исследование показывает, что такая длина дает более высокие показатели открытия и ответов.

Мораль этой истории: переходите к делу и не тратьте время зря.

Завершайте приветствие двоеточием

Когда вы пишете официальное электронное письмо, приветствие должно заканчиваться двоеточием, а не запятой.

При отправке профессионального электронного письма двоеточие меняет тон сообщения с самого начала. В продажах это может помочь вам сразу оценить внимание получателя.

Используйте короткие предложения

В ваших официальных электронных письмах никогда не должно быть запятых.

Соединение запятой происходит, когда два полных предложения соединяются запятой.

Вывод : Запятые неверны в английской грамматике. Они принадлежат текстовым сообщениям и другим неофициальным разговорам.

Использование коротких предложений в электронной почте является лучшей стратегией продаж, поскольку вы хотите, чтобы потенциальные клиенты поняли ваше предложение как можно быстрее. Будьте кратки и лаконичны.

Используйте правильную пунктуацию

Всякий раз, когда фраза или предложение заключены в кавычки, конечный знак препинания должен ставиться перед конечным кавычком.

Это относится к запятым, которые продолжают предложения, и точкам, которые их заканчивают.

Исключениями из этого правила являются следующие типы пунктуации: точки с запятой, двоеточия и тире. Эти должны выходить за пределы кавычек (с вопросительными знаками немного сложнее).

Официальные электронные письма должны быть прямыми и убедительными

Мы, американцы, гордимся своей откровенностью.

Но не всегда.

Сколько раз вы ловили себя на том, что пишете такие фразы, как «Я пишу»?

Это окольный способ настройки вашего запроса. Это очень в директ.

Вы не можете позволить себе быть застенчивым, когда у всего вашего письма есть семь секунд, чтобы привлечь их внимание.

Я пишу, чтобы сообщить вам, что пора перестать использовать эту фразу.

Другие примеры фраз, которых следует избегать:

«Я хотел спросить вас»
«Я хотел, чтобы вы это знали»
«Я обращаюсь к»
«Причина моего письма в том, что»
«Целью этого письма является»

Давай, прыгай прямо к тому, к чему ты клонишь.

И вот почему:

Каждая фраза становится очевидной в последующем тексте. Это делает вас излишним там, где ваш обмен сообщениями наиболее важен: ваша первая строка .
Непрямость не меняет того факта, что вы просите или заявляете что-то неудобное. Во всяком случае, это показывает нерешительность покинуть зону комфорта.
Электронное письмо не о вас. Это о том, что важно для вашего получателя. Начните с них.

Что делать вместо этого:

Начните свой черновик с «Я пишу», чтобы ускорить процесс письма. Когда вы закончите, вернитесь и удалите эту фразу. В большинстве случаев у вас все равно будет полное предложение без него. Если нет, внесите небольшое редактирование, чтобы превратить то, что у вас есть, в законченное предложение.

Завершить официальной подписью

Ваша электронная подпись должна содержать всю контактную информацию, чтобы получатель знал, где с вами можно связаться.

Вот пример официальной электронной подписи:

Имя
Позиция | Название компании
Телефон
Веб-сайт

Избавьтесь от догадокУзнавайте, когда получатели читают ваши электронные письма, нажимают на ссылки и просматривают вложения

Теперь давайте рассмотрим некоторые шаблоны электронных писем, которые включают в себя необходимые элементы формального формата электронной почты.

1. Формальный шаблон электронной почты для отправки запроса

Вариант строки темы A: Важно – Требуется действие: {!Тема}
Вариант строки темы B: Пожалуйста, прочтите: требует вашего внимания
Доброе утро, {!all/team/person}:
{!Укажите здесь соответствующий контекст}.
{!Ссылка для дальнейшего ознакомления}
Моя просьба к вам: {!формальная просьба одним предложением}.
{!Элемент действия 1}
{!Элемент действия 2}
Дополнительная информация по {!topic}…
Что включает:
{!1 предложение, обобщающее контекст}.
Это важно, потому что :
-{!WIIFY — точка 1}.
-{!WIIFY — точка 2}.
-{!WIIFY — точка 3}.
Спасибо за помощь!

Захватите линию подписи и советы о том, как закончить электронное письмо здесь. Потому что каждый раз писать «лучший» или «спасибо» — это упущенная возможность.

А вот аналогичный пример профессионального электронного письма, который поможет вам приступить к заполнению шаблона:

2. Шаблон электронного письма для холодной работы

Строка темы: Статьи для вашего дома на работу
Привет {!Имя}:
Последние несколько звонков, которые я получил от таких компаний, как ваша, которые {!конкретная статистика о компании-получателе} привели меня к исследованию {!темы, которая может быть для них болевой точкой}.
Я думал, вы оцените эти статьи. Я думаю, что они отлично справились с решением {!болевой точки}:
.
{!Ссылка на контент 1} – {!Описание контента 1}
{!Ссылка на контент 2} – {!Описание контента 2}
{!Ссылка на контент 3} – {!Описание контента 3}
Если это нашло отклик у вас, давайте выделим 15 минут, чтобы узнать, может ли {!Ваша компания} помочь {!предложенное решение для решения болевой точки}.
Есть ли день или время, когда вы обычно работаете лучше всего?

3. Шаблон электронной почты для предоставления официального обновления

Строка темы : {!Тема} | {!Кого/что это затрагивает}
Привет {!все/команда/человек}:
С удовольствием сообщаю, что {!изменения и люди/цель, на которые они влияют}.
{!Лицо или тема 1}
[Кто/Почему/Что/Где/Когда. Расскажите здесь историю о том, как произошло это изменение.]
{!Лицо или тема 2}
[Кто/Почему/Что/Где/Когда. Расскажите здесь историю о том, как произошло это изменение.]
[Последнее предложение повторяет изменения и то, как они влияют на читателей.] Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне в {!action}.

А вот пример шаблона выше в реальной жизни. В этом деловом письме сообщается об акциях нашей команды по работе с клиентами:

Совет: Всегда указывайте свой номер телефона и контактную информацию в подписи электронной почты. Для вдохновения вот 9профессиональные примеры электронной подписи.

Устали переписывать электронные письма? Сохраните наиболее эффективные электронные письма в виде шаблонов

4. Официальный шаблон электронного письма для извинений

Строка темы : {!основная область проблемы}
Здравствуйте {!Имя клиента},
{!Мы/имя команды} обнаружили проблему с {!what} {!when}.
Что это значит:
{!Негативное влияние на пользователей}.
{!Обратите внимание, чтобы пользователи не пострадали}
Что произошло:
Как только наша команда определила проблему, она была рассмотрена и устранена {!в тот же день}.
Что вы можете сделать:
{!Примечание}.
От имени {!название команды или компании} приносим извинения за причиненные вам неудобства. Я могу заверить вас, что мы анализируем, как возникла эта проблема, и способы полностью предотвратить ее повторение в будущем.
Благодарим вас за терпение,

5. Шаблон электронного письма для увольнения

Кого это может касаться:
Обратите внимание, что с немедленным вступлением в силу мы закрыли вашу учетную запись в {!Company} по {!причине}.
Мы сожалеем о том, что вынуждены предпринять это действие, но после наших обсуждений с вами {!Дата и время} относительно {!Противоправных действий} мы не заметили никаких изменений в {!типе использования}.
То, как вы используете наш сервис, ставит под угрозу {!Вещь 1}, а также {!Вещь 2}.
С уважением,

Хотя сообщение очень прямолинейное, вы должны быть в такой ситуации для юридических целей, ясности для получателя и окончательности. Такие формулировки, как «прекращение действия» и «вступает в силу немедленно», показывают, что это решение не допускает компромиссов.

Подсказка : Если ранее были нарушения или случаи, когда вы давали предупреждения, обязательно укажите их.

6. Шаблон отслеживания событий

Строка темы: Приятно познакомиться на {!Event}
Привет {!Имя}:
Было приятно познакомиться с вами на {!Случаю, где вы встретились}. Мне понравилось узнавать больше о {!Что-то обсуждалось}.
Мне очень интересно узнать больше о вашей роли {!Название должности} в {!Название компании}, как {!Причина, почему вы заинтересованы}.
Если у вас есть время в ближайшие недели, давайте {!Последующие действия}.
Обычно я свободен в {!Days of the week}, подходит ли вам это?
Ждём вас на связи!

7. Шаблон официального письма об увольнении

Уважаемый {!Имя},
Пожалуйста, примите это сообщение как официальное уведомление о том, что я увольняюсь с должности {!Название компании} с {!Дата}.
Я хотел бы поблагодарить вас за все замечательные возможности, которые мне предоставились в {!Company Name}, и за все, чему вы научили меня на этом пути.
В течение последних двух недель, пожалуйста, дайте мне знать, что я могу сделать, чтобы сделать этот переход как можно более плавным.
Желаю вам и {!Company Name} дальнейших успехов, и я с нетерпением жду возможности оставаться на связи.
С уважением,

8. Шаблон электронной почты с официальной жалобой

Здравствуйте {!Имя},
Я обращаюсь к вам по поводу {!Жалобы} {!Date}.
{!Причина жалобы.}
Я глубоко разочарован результатом и надеюсь, что проблема будет решена. Пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу {!Контактная информация} с подходящим решением и дальнейшими действиями.
Спасибо,

9. Шаблон письма с официальной благодарностью (интервью)

Уважаемый {!Имя},
Большое спасибо, что нашли время в своем плотном графике, чтобы встретиться со мной вчера, чтобы обсудить {!Position}. Было приятно узнать больше о {!Role}, {!Company} и команде.
Мне особенно понравилось узнавать о {!Конкретных точках}, и я был в восторге от {!Возможности}.
Наше обращение только повысило мой интерес к этой должности, и я был бы рад использовать свои {!обсуждаемые навыки} для достижения {!Целей} для {!Компании}.
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вам нужна дополнительная информация или у вас есть вопросы.
Я с нетерпением жду вашего ответа,

10. Шаблон электронного сообщения с официальным объявлением

Уважаемая команда,
Я очень рад представить вам {!Name} нашего нового {!Имя должности}!
{!Name} будет работать над {!Tasks/Projects} для {!Team name}.
Не стесняйтесь обращаться к {!Name} по адресу {!Contact Information} и говорить привет!
Best,

Yesware может помочь вашей команде лучше управлять электронной почтой с помощью шаблонов электронной почты, которые находятся в вашем почтовом ящике.

С помощью шаблонов электронной почты вы можете сохранять самые эффективные электронные письма в библиотеке шаблонов, которая находится в папке «Входящие». Вы можете персонализировать эти шаблоны за считанные секунды с помощью опций «заполните поля» или «выпадающего списка».

Вы также можете отправлять персонализированные шаблоны сразу нескольким пользователям с помощью кампаний.

Более того, Yesware отслеживает все отправленные электронные письма, поэтому вы всегда будете в курсе того, что работает/не работает в ваших официальных электронных письмах.

Попробуйте Yesware бесплатно уже сегодня!

Это руководство было обновлено 18 мая 2022 г.

Официальное электронное письмо: формат, примеры и окончание не волнуйся! Зная основы формального написания электронных писем, вы можете создать фантастическое электронное письмо, которое обязательно наберет

wow всякий, кто его прочитает.
Время написать письмо, pxels.
Официальный формат электронной почты
Формат формальное электронное письмо похоже на формат неофициального электронного письма, главное отличие состоит в том, что в официальных электронных письмах используется более формальный язык и фразы. Как и обычное электронное письмо, написанное другу, официальное электронное письмо обычно включает:
Строку темы
Официальное приветствие электронной почты
Основной текст электронной почты
Официальное окончание электронной почты
Подпись
Изучив каждый из этих компонентов по отдельности в контексте официального электронного письма будет очень легко создать идеальное сообщение!
Официальное электронное письмо: строка темы
Строка темы — это просто заголовок вашего электронного письма. Хотя эта часть электронного письма может показаться очень маленькой, она чрезвычайно важна, поскольку это первое, что видит получатель при получении электронного письма. Чем привлекательнее будет ваша тема, тем больше шансов, что получатель прочтет ваше письмо и быстрее ответит.
Новое сообщение электронной почты с пустой строкой темы, StudySmarter.
Строка темы должна быть четкой, лаконичной и должна в 5-8 словах точно сообщать читателю, о чем письмо. Например:
1. Заинтересованность в должности редактора
2. Мое отсутствие на занятии сегодня: 08.01.22
3. Возможное рекомендательное письмо
4. Заявка на получение стипендии
5. Повестка собрания на эту неделю: 08/ 21/22
Каждый из этих примеров краток, по существу и рассказывает получателю об электронной почте. Всегда пишите тему в специально отведенном для этого поле, так как она отделена от тела письма и ее легко забыть!
Иногда вам может потребоваться немедленно связаться с кем-то, например, если у вас внезапно возникли чрезвычайные семейные обстоятельства и вам нужно сообщить своему работодателю, что вас не будет на работе. В такой ситуации может быть полезно начать строку темы с «[Срочно]», а затем указать, в чем проблема. Например, строка темы в этой ситуации может быть такой: [ Срочно] Чрезвычайное отсутствие семьи .
Не помещайте адрес электронной почты получателя в строку получателя (строка над строкой темы), пока не будете готовы отправить письмо. Таким образом, вы случайно не отправите электронное письмо незаконченным. Сюда входят строки Cc и Bcc.
Официальное приветствие по электронной почте
Написание официального приветствия по электронной почте важно, потому что оно выражает уважение человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Некоторые официальные приветствия по электронной почте включают:
Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор [Фамилия],
Привет,
Кого это может касаться:
Здравствуйте [имя получателя],
Важно выбрать приветствие по электронной почте, которое соответствует обстоятельствам вашего электронного письма. Например, если вы пишете официальное электронное письмо своей тете Джоан, было бы уместно использовать приветствие «Здравствуйте, тетя Джоан…». И наоборот, если бы вы писали потенциальному работодателю и спрашивали о работе, вы бы использовали более профессиональное приветствие, например «Уважаемый мистер Доу…».
Чаще всего за приветствием следует запятая. Однако также уместно использовать двоеточие в очень формальных ситуациях. Как правило, если приветствие носит уважительный характер, оно приемлемо.
Если вы не знаете, кто получает электронное письмо, «Кому оно может касаться» и «Приветствия» являются подходящими формальными приветствиями. Однако, если возможно, всегда лучше попытаться выяснить, кому именно вы отправляете электронное письмо, и обращаться к ним по имени.
Официальная электронная почта: Основной текст электронной почты
Основной текст электронной почты — это основной раздел вашего электронного письма. Этот раздел обычно посвящен одной или двум темам с целью изложения и обоснования того, о чем вы пишете. Как правило, вы должны начинать свой основной текст электронной почты с объяснения, почему вы пишете электронное письмо.
Важно четко указать цель вашего электронного письма, чтобы получатель мог понять, почему вы отправляете электронное письмо, и ему было легче помочь вам. Некоторые способы сообщить о своей цели могут включать:
Я пишу, чтобы узнать о…
Я пишу в связи с…
Если вы никогда раньше не разговаривали с теми, кому вы отправляете электронное письмо, вы должны кратко представиться, прежде чем излагать свою цель. Пример может выглядеть так:
Уважаемый мистер Скотт,
Меня зовут Джейн Доу, и я учусь в старшей школе ABC High School. Я пишу, потому что я прочитал много ваших статей в газете XYZ, и мне было интересно, могу ли я взять у вас интервью для эссе, которое я пишу для своего курса «Введение в журналистику».
В этом примере Джейн представляется и объясняет, почему она пишет ему по электронной почте, четкими и простыми словами.
Старайтесь писать по электронной почте лаконично. Имейте в виду, что люди хотят быстро читать свои электронные письма. Не включайте дополнительные детали, если они не нужны. Например, если вы писали работодателю электронное письмо о больничном, вам может не понадобиться вдаваться во все подробности о вашей болезни.
Лучше написать «Сегодня я очень плохо себя чувствую и не могу выйти на работу» вместо «Я очень плохо себя чувствую, у меня высокая температура, заложен нос и озноб, поэтому я не смогу ходить на работу». Ваша основная цель — донести свое сообщение. Так что делай это быстро!
Всегда приятно начинать электронное письмо со строки «спасибо», если вы отвечаете на официальное электронное письмо. Примером строки «спасибо» является «Спасибо, что ответили мне» или «Спасибо за быстрый ответ». Какие еще строки могут быть полезны при ответе на официальное электронное письмо?
Официальное окончание электронного письма
Официальное окончание электронного письма служит разделом для запроса конкретного действия и выражения благодарности человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Часто бывает полезно сбалансировать свою просьбу вежливым предложением или фразой. Некоторые вежливые фразы, которые вы можете использовать:
Спасибо за ваше внимание, и я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь, дайте мне знать.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время!
Спасибо за отзыв!
Как и в официальном приветствии по электронной почте, то, как вы пишете официальное окончание электронного письма, зависит от обстоятельств. Например, в приведенном выше примере Джейн Доу спрашивает мистера Скотта, может ли она взять у него интервью для своего эссе «Введение в журналистику». У Джейн Доу, вероятно, есть конкретный срок сдачи своего эссе, и ей может понадобиться ответ мистера Скотта к определенной дате, чтобы она могла его закончить. В этом случае она могла бы закончить свое официальное письмо так:
Пожалуйста, дайте мне знать до 12 ноября, если вы хотите пройти собеседование. Если у вас есть какие-либо вопросы, я буду рад ответить на них. Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду услышать от вас в ближайшее время!
С уважением,
Джейн Доу
Это прекрасное официальное окончание электронного письма, потому что Джейн Доу излагает свою просьбу и выражает благодарность за то время, которое мистер Скотт может выделить в своем расписании, чтобы прочитать ее письмо и ответить на него.
Официальная электронная подпись
Как и в случае с официальным приветствием по электронной почте, выбор правильной официальной подписи по электронной почте важен, потому что это придает вашему сообщению уважительный тон. Некоторые вежливые формальные подписи по электронной почте включают в себя:
СЧАСТВЕННО,
, с уважением,
Еще раз,
С уважением,
Лучшие счеты,
Лучший,
Ваши действительно,
2
2, когда вы признаны. всегда должен начинать новый абзац для вашей подписи и дополнительный абзац для вашего имени. В официальных электронных письмах лучше всего подписывать свое имя и фамилию. Если вы пишете от имени организации, укажите ее название под своим. Вот пример правильного оформления подписи:
Спасибо за ваше время, и я надеюсь поговорить с вами об этом подробнее в ближайшее время.
С уважением,
Джейн Доу
Газета средней школы XYZ
Официальное электронное письмо: полезные советы перед отправкой электронного письма
Поздравляем! Вы почти готовы отправить электронное письмо, но перед этим просмотрите этот контрольный список, чтобы убедиться, что ваше электронное письмо идеально.
Отправьте отличное электронное письмо со своего телефона, pexels.
Проверьте свою электронную почту. Всегда проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой!
Убедитесь, что вы отправляете электронное письмо с соответствующего адреса. Вы хотите, чтобы ваш адрес электронной почты был профессиональным, обычно в формате: имя. фамилия@xyz.com. Вы не хотите отправлять официальное электронное письмо с адреса вроде «[email protected]».
Дважды проверьте адрес электронной почты получателя, должность и имя. После всей этой работы вы не захотите отправить свое сообщение не тому человеку! Вы также не хотите неправильно писать их имена или обращаться к ним по неправильному титулу (например, Доктор . Джон Доу против мистера Джона Доу).
Используйте профессиональные шрифты! Придерживайтесь шрифтов, таких как Arial или Times New Roman. Если вы сомневаетесь, просто используйте шрифт по умолчанию платформы электронной почты.
Не забудьте прикрепить файлы! Если вы отправляете свое резюме или газетную статью, не забудьте прикрепить ее к своему электронному письму, особенно если вы упомянули ее в основном тексте!
Добавьте получателей копии или скрытой копии! Если вы хотите, чтобы ваша электронная почта была отправлена нескольким людям, не забывайте о функции электронной почты Cc и Bcc. Обе строки Cc и Bcc отправляют копию вашего электронного письма дополнительным людям. Если вы напишите адрес электронной почты человека в строке копии (Копия), адрес этого человека будет показан всем получателям электронной почты. Если вы пишете электронное письмо в строке скрытой копии (Bcc), электронная почта человека скрыта от всех получателей электронной почты.
Если вы проверили свою электронную почту, пришло время отправить!
Примеры официальных электронных писем
Вот несколько коротких формальных примеров электронных писем, которые вы можете использовать в качестве вдохновения для своих собственных сообщений!
Пример официального электронного письма с запросом о вакансии StudySmarter.
Пример официального электронного письма, отправленного профессору StudySmarter.
Официальная электронная почта — ключевая информация
Тон официальной электронной почты всегда профессиональный и вежливый.