Клиентская база в excel: Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Как собрать и вести клиентскую базу? — OKOCRM

Просто так хранить данные о клиентах не имеет смысла. Информация нужна, чтобы систематизировать работу с покупателями и так увеличить продажи. Рассказываем, как правильно собрать и вести клиентскую базу.

Зачем вести клиентскую базу

Для повторных продаж. Это главный стимул собирать данные клиентов. Человеку, который уже покупал, проще продать повторно. Для этого нужно знать, куда стучать с предложением и что именно предлагать. А клиентская база поможет делать массовые рассылки с индивидуальными предложениями.

Для роста лояльности к бренду. Если у нас есть даты рождения клиентов — поздравляем их с праздником и дарим персональную скидку. По email-адресам создаем рассылку с полезными материалами и создаем образ профессионалов в глазах клиента. На номера телефонов отправляем предложения о подарках и акциях — стучим в личку.

Для допродаж. Допустим, юристы покупают у нас курс повышения квалификации по банкротству. Им же можно дополнительно продать книгу по этой теме или услуги консалтинга для на аутсорсе. Пример из другой сферы — у отеля в центре Сочи есть постоянные клиенты, которые ежегодно приезжают сюда отдыхать. Предлагаем им заказать трансфер из аэропорта до гостиницы, а еще спа, чтобы отдохнуть после перелета.

Чтобы напомнить о себе. Клиент может о нас забыть. А рассылки на почту, в мессенджерах, социальных сетях или на телефон о нас напомнят. Обычно так делают магазины одежды, обуви, посуды или подарков. Но стратегия работает для всех.

Чтобы выстроить стратегию продаж. Маркетологи берут данные о клиентах из базы, составляют портреты целевой аудитории, пылесосят интересы клиентов и их потребности. Любые такие данные полезны для продвижения бизнеса.

Какие данные нужно собирать

Интернет-магазину одежды нужно знать как минимум имя, телефон и почту клиента, а также историю покупок. Компаниям со сложным и дорогим продуктом нужно изучать потребности клиентов — собирать данные из социальных сетей и факты о образовании, увлечениях, доходах. Короче: для каждого бизнеса свой набор данных. Чем их больше, тем лучше.

Минимальный набор данных — информация, без которой мы не продадим товар или услугу:

• магазины — имя клиента, телефон и электронный адрес, история покупок
• компания, предоставляющая услуги — имя, телефон, электронный адрес, дополнительные данные (например, для автосервиса — марка авто)

Расширенный набор данных — информация, которая поможет лучше понимать клиентов:

• социальные данные — возраст, семейное положение, дети, хобби и т.п.
• поведенческие данные — что ищет в поисковых системах, чем интересуется в социальных сетях, сколько времени проводит на сайте или какие разделы интернет-магазина чаще посещает

Набор данных зависит от специфики бизнеса и целей. Например, автосервис может собирать данные о поисковых запросах, чтобы знать, какие услуги предлагать клиентам.

Петя привозил свою Ауди на СТО, чтобы заменить салонные фильтры.

Остался доволен сервисом, оставил свои данные. На сайте СТО Петя несколько раз искал информацию о том, как понять, что на форсунках появился нагар. В автосервисе отследили и увидели интерес Пети. Маркетолог отправляет ему на почту письмо с приглашением на бесплатную диагностику, где мастера оценят состояние форсунок и клапанов, хона и цилиндров.

Петя доверяет этому автосервису и получает актуальное предложение. Приезжает на диагностику, а дальше по ситуации: мужчина доволен бесплатной проверкой автомобиля и знает, что у ребят можно ремонтироваться. Или же он сразу оставляет автомобиль для промывки форсунок. В любом случае, компания постоянного клиента.

Пример простой клиентской базы в экселе. Кроме контактов, компания собирает данные про уровень доходов и род деятельности клиентов.

Как собирать данные о клиентах

Вариантов не много. Опрашиваем клиентов лично или через каналы связи — сайт, соцсети, мессенджеры и по телефону.

Не стоит покупать готовую базу клиентов. Там могут быть устаревшие контактные данные, «пустые» номера телефонов или люди, которым не нужны ваши предложения. А еще за покупку и использование базы можно попасть на штраф.

Анкетирование

Проще всего попросить клиента заполнить анкету. Такой способ подходит для онлайн, и для офлайн бизнеса, но у каждой сферы свои особенности.

Анкетирование при личной встрече. На кассе магазина, при заселении в отель или в банке можно самому опросить клиента и сохранить его данные. Здесь важна скорость, чтобы быстро заполнить карточку клиента. Для этого идеально подходят CRM-системы и даже их мобильные версии. Кстати, в Okocrm можно быстро вносить данные о клиенте, а система сама подгрузит их в базу.

Анкетирование проводят на выставках и конференциях. Компании собирают данные о заинтересованных людях и собирают из них базу. А потом точечно прогревают, чтобы сделать из них постоянных клиентов.

Онлайн-анкетирование. Собирать данные можно с Oko-форм или специальных сервисов. Oko-формы — это как гугл-формы, только данные из них попадают прямо в CRM-систему. Их легко настроить, кастомизировать дизайн и прислать человеку в личку или разместить на сайте. Чтобы стимулировать людей на заполнение анкеты, можно пообещать небольшой бонус. Например, чек-лист или 100 бонусных баллов в программе лояльности.

Чем меньше вопросов в анкете, тем лучше. Желательно задать 5-6 вопросов, иначе есть риск, что опросник не заполнят.

Пример анкеты в Oko-формах для участников турнира кулачных боев.

Сбор данных в интернете

Раздел «Контакты». Создайте на сайте раздел с контактными данными — попросите клиентов указать телефон, мессенджеры, почту, а возможно и адрес. Просто так люди вряд ли поделится персональными данными. Это сработает, например, на случай оформления заказа или доставки.

Форма обратной связи. Предложите ввести имя, телефон и почту, если человек хочет задать вопрос или запросить обратный звонок. Такую форму обычно размещают на сайте.

Чат-бот. В Телеграм и ВК можно настроить чат-бота, который будет задавать вопросы клиентам. Скажем, при первом обращении предложит познакомится. Если настроить сценарии, ответы будут автоматически попадать в CRM-систему.

Социальные сети. Если вы общаетесь с клиентами в соцсетях, для сбора данных подойдут комментарии и сообщения. Например, вы можете уточнять необходимую информацию в переписке и вручную заполнять карточку. А если подключить соцсети к OkoCRM, переписка автоматически попадет в клиентскую карточку.

Пример простой формы обратной связи. Если человек хочет связаться, неизбежно оставит контактные данные.

Где вести базу: CRM vs Таблицы

MS Excel

Самый простой вариант. Заводишь табличку и собираешь данные в ней.

Плюсы

• бесплатно
• легко освоить

Минусы

• сложно работать нескольким пользователям одновременно
• невозможно проверить дубли клиентов
• можно допустить ошибку, вбивая данные вручную, например, неправильно указать номер телефона и потерять клиента
• нельзя хранить данные о телефонных разговорах, сложно хранить переписку с клиентами
• данные могут украсть — например, недобросовестные сотрудники

В Excel считать скидки, группировать базу и анализировать финансы придется вручную или с помощью формул.

Google Таблицы

Хранить информацию о клиентах можно и в Таблицах Гугл. Такой способ подойдет, если у вас до 100 клиентов. Если больше — устанете ковыряться в таблицах.

Плюсы

• бесплатно
• легко освоить

Минусы

• данные легко украсть
• невозможно проверить дубли клиентов
• нет аналитики — отследить работу каждого менеджера
• работа с данными не автоматизирована, все нужно делать вручную — сегментировать, отслеживать статус заказа, считать средний чек по клиенту
• нельзя хранить данные о телефонных разговорах, сложно добавлять переписку с клиентами

В Таблицах нужно вручную сортировать клиентов и отмечать статус заказа.

CRM

Тут работать проще всего. CRM-система сама создает карточки клиентов и подгружает новые данные уже при первом контакте. База в CRM — не просто место хранения, а инструмент для анализа данных и использования в продажах.

Вот как это работает в OkoCRM.

Плюсы

• защита от дублей
• автоматическая загрузка данных из форм на сайте
• анализ финансовых показателей и работы менеджеров
• отслеживание пути клиента по воронке продаж
• защита данных от копирования — базу нельзя украть
• хранение переписки и записей разговоров с клиентами

Минус: платное использование — от 380 ₽ за 1 пользователя в месяц.

В разделе «Контакты» вынесена основная информация о клиентах. Каждая строка — отдельная карточка.

В самой карточке — все возможные данные, которые удалось получить о клиенте. От переписки и звонков, до личных предпочтений, о которых менеджер сделает пометку.

Функции	Excel	Google Таблицы	OkoCRM
Совместная работа с документом	✖	✅✅✅✅✅	✅✅✅✅✅
Защита информации	✅✅✅	✅✅✅	✅✅✅✅✅
Защита от дублей	✖	✖	✅✅✅✅✅
Анализ данных	✅✅	✅✅	✅✅✅✅✅
Хранение переписок с клиентами	✅	✅	✅✅✅✅✅

Как группировать клиентов

Сегментация базы — это объединение клиентов в группы по общим признакам. Сегментация поможет выбрать стратегию продаж для конкретной категории покупателей. Это повысит результаты рекламной активности и поможет сделать предложение персональным — под интересы конкретной группы.

Группировать базу можно по нескольким критериям. Вот 3 основных.

По «температуре»

Холодные клиенты. Те, кто не покупал наш товар или услугу. Люди могли интересоваться нами, но на сделку еще не решились.

Теплые клиенты. Готовы принять наше предложение совсем скоро. Обычно это люди, с которыми было уже несколько касаний. Например, они посмотрели наш сайт, положили товар в корзину и заказали обратный звонок менеджера.

Горячие клиенты. Те, кто покупают у нас. Они с большей долей вероятности готовы к новой сделке.

По поведению

Лояльные. Это постоянные покупатели. Группу лояльных клиентов лучше прогревать индивидуально. Им можно предлагать специальные условия, бонусы и выгодные скидки — потому что эти люди приносят деньги чаще. Они — основа выручки.

Любители скидок. Есть категория клиентов, которые покупают, когда видят скидку. Их нужно выделить в отдельную группу и делать рассылки с привлекательными предложениями. Отследить такое покупательское поведение проще с фильтрами CRM-системы.

Импульсивные. Делают покупки по наитию. Обычно это люди, у которых «горит» — продукт нужен здесь и сейчас. Их можно подтолкнуть к покупке, если попасть в их проблемы или «боли».

Рассудительные. Люди, которые принимают решение о покупке взвешенно. Они могут неделю изучать сайт, сравнивать цены у конкурентов, искать в интернете отзывы. Убедить их сложнее всего. Рабочий способ — наглядная демонстрация преимуществ использования. Покажите, как работает ваш продукт на деле, а в рассылках сделайте упор на практичность.

По основным характеристикам

1. Пол
2. Возраст
3. Место проживания
4. Семейное положение

В таблицах сложно сегментировать клиентов, ведь один и тот же человек может быть сразу в нескольких группах. Но в CRM-системах это сделать легко.

Федор — «горячий» клиент, который часто покупает у нас в периоды распродаж. Он получает рассылку для горячих клиентов и делает заказ, а через две недели получает рассылку со скидками и снова готов покупать.

Отследить поведение Федора и сравнить его с другими клиентами в таблицах сложно. А в CRM этот процесс можно автоматизировать.

Как обезопасить базу

Если кто-то из сотрудников продаст или сольет собранные данные конкурентам, клиентов могут увести. Поэтому за безопасностью надо следить.

В таблицах. Скопировать информацию из таблицы или вообще удалить данные проще простого. Поэтому лучше вести базу самому — какого-то функционала для защиты данных от копирования в таблицах нет.

В CRM-системах. В OkoCRM администратор может управлять уровнем правами доступа к данным клиентах, ограничивать часть функций. Менеджеры смогут делать только то, что им разрешено. Ни скопировать, ни удалить данные не получится без разрешения администратора.

А еще серверы OkoCRM защищены от взлома и находятся в России. Внешние факторы не повлияют на ведение базы данных. Система регулярно делает резервное копирование. Даже если администратор случайно удалит карточку клиента, ее можно будет восстановить.

В OkoCRM очень гибкие настройки прав доступа. По каждой роли можно задать свои значения.

Ведение клиентской базы. На что обратить внимание?

Бизнес не может быть успешным без клиентов. Одним из сложных аспектов начала нового бизнеса, является их привлечение. Трудности возникают из-за отсутствия проверенного послужного списка и рекомендаций. Чтобы создать клиентскую базу, сначала вам придется составить план по привлечению и удержанию клиентов, а затем разработать маркетинговую стратегию для ее расширения.

В первые месяцы или даже полгода привлекать клиентов всегда сложно: работа идет медленно, вы изучаете конкурентов, выстраиваете бизнес-процессы, изучаете новые сервисы, чтобы упростить жизнь своим клиентам. В этой суматохе не трудно забыть о том, что нужно уделить внимание уже тем, кто приобрел у вас услуги или продукт. Например, необходимо предупредить клиента, что у него заканчивается подписка и предложить ему индивидуальные условия, разослать дайджест интересных материалов, опубликованных на сайте или рассказать о новинке в вашем ассортименте.

По мере роста конкуренции сохранить клиентскую базу становится все сложнее, как и привлечь новых клиентов. Не только молодым компаниям или стартапам приходится трудно в поиске и удержании клиентов. В условиях нестабильной экономики у крупных компаний и холдингов также растут издержки, приходится сокращать штат персонала, и в этот период очень важно поддерживать клиентскую базу, чтобы покупатели оставались лояльными к бренду. Для владельца бизнеса важно найти способы расширить свою клиентскую базу, конкурируя не только ценами, а предлагая удобный сервис постоянным покупателям. В этом посте мы расскажем, как сохранить и расширить существующую клиентскую базу.

1. Что такое клиентская база

Это люди, которые неоднократно покупали продукцию вашей компании и продолжают пользоваться вашими услугами. Это ваши постоянные клиенты, которые приносят вам наибольшую финансовую и репутационную ценность. Они чаще всего покупают ваши продукты и полагаются на вашу компанию в достижении своих целей. Важно знать свою аудиторию и понимать потребности ваших клиентов, это поможет выделиться вам среди конкурентов.

Клиентская база — это не только постоянные клиенты и партнеры, которые давно с вами, это те, кто только начал с вами сотрудничать и заключил первый договор или присматривается к долгосрочному сотрудничеству. Относитесь к ним бережно, не забывайте предупреждать об изменениях, рассказывать о новых продуктах, персонализируйте ваши услуги, чтобы повысить их лояльность. Помогайте вашим клиентам, это поможет вашей команде построить с ними продуктивные отношения.

Еще важной частью вашей клиентской базы являются потенциальные клиенты, которые еще ничего у вас не купили, но только заинтересовались вашим продуктом. Если при первом контакте такой клиент еще созрел на покупку, или по каким-то причинам отложил ее на неопределенный срок, перезвоните ему через месяц, два, три, в жизни его компании могли за это время произойти значительные перемены, и у вас есть возможность заключить с ними сделку даже через такой длительный срок. Обзванивайте периодически потенциальных клиентов, так вы сможете лучше изучить свою аудиторию, повысить конверсию и удержать клиентов. Также это поможет расширить базу постоянных клиентов.

2. Для чего нужно вести клиентскую базу

Клиентская база — это святой Грааль для любой компании. Она играет важную роль в расширении бренда, узнаваемости и в прибыльности компании. Ведение клиентской базы поможет удержать и повысить лояльность клиентов к вам. А стратегия, ориентированная на удержание клиентов — одна из самых эффективных маркетинговых стратегий для бизнеса.

Ведение клиентской базы помогает лучше узнать вашу аудиторию покупателей, узнать о жизни ваших клиентов и даже конкурентов. Это повышает доверие и лояльность к вам. Люди знают, что ими интересуются и дорожат, а лояльные клиенты тратят не только больше денег, но и обращаются к вам чаще.

Тщательно и подробно заполняйте клиентскую базу, заполняйте комментарии, записывайте потребности клиентов и что вам удалось сделать, чтобы закрыть эту проблему. Не ленитесь записывать итоги каждого взаимодействия с клиентом и давать обратную связь по поставленным задачам. Возвращение клиентов является ключом к успеху, росту бизнеса и приводит к снижению затрат. Люди редко дают рекомендации относительно посредственных услуг, поэтому убедитесь, что ваш бизнес выделяется среди конкурентов.

3. В чём вести клиентскую базу: ежедневники, Excel, CRM

От того насколько корректно заполнена клиентская база зависят, продажи, лояльность клиентов и дальнейшая прибыль компании. Вы можете вести записи в разных программах, например, создавать таблицы в Excel или в Word, заносить туда данные и обмениваться файлами с коллегами. Но тщательно продумайте регламент, чтобы каждый из вас ежедневно заполнял таблицы о проделанной работе. Когда у вас небольшая команда из 4–5 человек или вы только начали свой путь, такие решения вам подойдут. Но когда ваша компания состоит из нескольких отделов, — технический отдел, отдел продаж, отдел внедрения, бухгалтерия, — задумайтесь об автоматизированной программе для ведения клиентской базы.

К примеру, в вашей компании только в отделе продаж 5 человек, и каждый из сотрудников занимается продвижением продукта. В процессе работы каждый из менеджеров ведет записи своих наработок в блокноте либо в органайзере, или в Excel файле, которые они могут хранить в самых разных местах. В этом нет ничего фатального на первый взгляд, однако у вас отсутствует возможность контроля менеджеров и их работы. Такой подход к ведению клиентской базы неэффективен.

Если один из сотрудников заболеет или уволиться, никто не сможет его заменить, поскольку не знает ни контактов клиентов, с которыми он работает, ни плана его работ. Из-за этого могут сорваться весьма выгодные сделки, и репутация компании пострадает. Мы сами сталкивались с этим, и поэтому стали разрабатывать решения, помогающие автоматизировать бизнес. Эффективность работы может значительно возрасти, если вести единую клиентскую базу с помощью CRM-системы «Управление отделом продаж», которая контролирует работу менеджеров, напоминает им о том, что надо перезвонить клиенту, а также помогает анализировать ваши бизнес-процессы.

4. Ведение клиентской базы в 1С помогает управлять отделом продаж

Типовые программы автоматизации бизнеса 1С:Предприятие 8 или 1С:Управление торговлей 11 удобны для хранения информации о клиентах. Например, в программе есть справочник «Контрагенты», в который можно занести полную информацию о клиенте: ФИО контактного лица, адрес, телефоны, адрес электронной почты, комментарии, дополнительные контакты и так далее. Руководитель компании всегда может проверить насколько добросовестно сотрудники заполняют данные клиентов и проконтролировать заполнение информации.

Качественное заполнение клиентской базы, способствует ее расширению, повышению клиентского сервиса, а вслед за этим обязательно последует увеличение выручки компании. Вести клиентскую базу в 1С помогает наша CRM-система «Управление отделом продаж», которая позволяет хранить, систематизировать и управлять данными о постоянных и даже потенциальных клиентах. Функционал CRM модуля одинаковый для всех продуктов 1С — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и другие программы. Модуль устанавливается в виде расширения и не вызывает проблем с обновлением основной платформы.

Принципиальная схема Модуля «Управление отделом продаж» от ALEXROVICH

CRM-система помогает собирать подробную информацию о клиенте: его предпочтения, заказы, сделки, помогает развивать и поддерживать отношения с клиентами. Ведение клиентской базы — это одна из задач CRM-системы «Управление отделом продаж». CRM способствует эффективной и продуктивной работе менеджеров и помогает повысить конверсию на каждом этапе сделки от первого касания до успешного завершения. Вы сможете проанализировать текущую маркетинговую стратегию и при необходимости скорректировать, создавая для вашей целевой аудитории персонализированные маркетинговые кампании, которые влияют на покупательское поведение.

Важной функцией в CRM-системе является устранение одна из значимых проблем, которая может привести к репутационным потерям — дублирования записей. Дубликаты возникает при ошибочном вводе данных вручную или опечатке, либо во время импорта данных или интеграции с другим программным обеспечением. Это может привести к увеличению расходов, а кроме того, негативно повлиять на качество обслуживания клиентов, поскольку ваши клиенты могут получать избыточные сообщения. Модуль «Управление отделом продаж» автоматически идентифицирует дубли в системе по имени, фамилии или номеру телефона — менеджеру не нужно предотвращать появление дубликатов данных путем ручного сравнения деталей.

Преимущества ведения клиентской базы в CRM «Управление отделом продаж» от

ALEXROVICH:

• Вся информация о клиентах хранится в одном месте.
• Руководитель может ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение.
• Легкий и быстрый доступ к клиентской базе, и возможность ее проанализировать.
• Владелец бизнеса может без труда проверить качество ведения клиентской базы.
• Автоматические напоминания менеджерам по сделкам и задачам.
• 1С позволяет разграничить доступ для сотрудников: менеджер будет видеть только тех, с кем он работает.
• В программе можно установить напоминания о звонках «забытым» клиентам.
• Позволяет настроить отправку сигналов руководителю отдела продаж при снижении показателей работы отдела.

5. Как работать с клиентской базой после продажи

На протяжении всего пути от первого контакта до покупки, клиент тесно взаимодействует с компанией для достижения цели. Между получением заявки на сайте и отправкой опроса качества по электронной почте после успешного завершения сделки, обычно много разнообразных шагов. Основываясь только на своем чутье вам будет сложно общаться с клиентами — важно изучать, как построить крепкие, перспективные партнерские отношения.

Почему это важно? После продажи общение с клиентом кажется простым: вы предлагаете услугу, а клиент покупает ее. Но здесь кроется много нюансов, и этот путь более сложный, чем может показаться на первый взгляд. Большинство ваших клиентов ожидают от вас качественного обслуживания, персонализированного общения и справедливых цен.

Если вы не общаетесь со своими клиентами и не напоминаете им о себе, то рано или поздно они уйдут от вас к конкуренту. Подумайте о том, как вы могли бы предупредить проблемы клиентов, но не решать их постфактум, когда уже сроки горят, да и вообще хочется, чтобы проблема не возникала. Подходите к обслуживанию клиентов как к вакцинации, которая защитит организм от вируса и может повлиять на здоровье в будущем. Не дожидайтесь наступления болезни и когда клиент обратиться к вам самостоятельно.

Стимулируйте ваших клиентов возвращаться к вам. Стимулы могут включать скидку на продукты или услуги, подарочные сертификаты или предложите скидочный купон за привлечение нового покупателя. Этот призыв к действию поможет вам отслеживать эффективность вашей маркетинговой кампании. Ориентируйтесь на определенную группу клиентов или географическую область в почтовой рассылке с описанием нового продукта или услуги. Отправляйте опросы, где просите обратную связь об оказанных услугах. Узнавайте в таких опросах, чего вашим клиентам не хватает.

Рассылка опросов и анкет

Обратная связь с потребителями имеет важное значение для улучшения клиентского сервиса. Одна из самых больших ошибок, которые совершают компании, заключается в предположении, что они знают, чего хотят и в чем нуждаются их клиенты. Это невозможно без опросов. Лучший способ понять ваших клиентов — просто спросить, как они себя чувствуют.

Анкеты могут помочь вам получить информацию от клиентов о том, как улучшить ваш бизнес. Задавайте вопросы, чтобы получить представление о том, как быть более активными с будущими клиентами: «Что бы вы хотели, чтобы мы изменили?», «Как мы могли бы улучшить ваш опыт работы с нами?» и прочее.

Еженедельная рассылка статей

Есть и другие способы оставаться в контакте с вашими клиентами, помимо рекомендации продуктов и услуг. Дайджест с полезными статьями — отличный способ сделать это. Так вы будете держать клиентов на связи и предоставлять им ценную информацию. Рассылка может содержать новости отрасли, экспертные статьи или частный опыт, сообщения в блогах, события и многое другое. Так вы расскажете о повторяющихся проблемах, с которыми сталкиваются клиенты, и одновременно представите решения, которые будут закрывать их потребности. Обеспечьте поддержку своим клиентам, предупредите возможные ошибки в будущем.

Программа лояльности

Клиентам требуется много времени, чтобы посвятить себя компании, поэтому вы должны гордиться собой за приобретение каждого пожизненного клиента. Тем не менее, не забываете показывать постоянным клиентам, насколько вы благодарны за их преданность и доверие к вашему бизнесу.

Персонализированная программа лояльности — это отличный способ выразить признательность, поскольку вы вознаграждаете клиентов за постоянное сотрудничество с вами. Проработайте специальные предложения и скидки, которые улучшат и дополнят опыт ваших клиентов.

Заключение

Постоянные клиенты уже не требуют больших затрат на рекламу, но им важно взаимодействие и, чтобы вы четко решали поставленные задачи. Независимо от того, является ли их проблема важной или незначительной, помните, что ваши клиенты хотят решить ее и поэтому обратились к вам. Ваша задача облегчить их путь к достижению цели. Внедрение CRM-системы повысит производительность, эффективность и результативность ваших продаж, а клиентская база данных всегда будет в актуальном состоянии. Оставьте заявку, мы вас проконсультируем о нашей CRM «Управление отделом продаж».

---

CRM «Управление отделом продаж» от ALEXROVICH

Как создать CRM в Excel

Итак, ваш бизнес начинает перерастать существующую организационную систему. Это может произойти в мгновение ока.

Внезапно к вам поступает больше лидов, чем может обработать ваша система заметок. Важная информация начинает просачиваться, и от этого страдают ваши клиенты.

Знакомо? Тогда вы готовы к обновлению.

Использование CRM на основе Excel может стать простым решением растущей проблемы в вашем бизнесе. В этой статье вы узнаете, как именно использовать Excel в качестве инструмента CRM и действительно ли это решение нужно вашему бизнесу.

Давайте углубимся в:

• Как определить, подходит ли вам простая CRM в Excel
• Как использовать Excel в качестве CRM за 4 простых шага
• Советы по эффективному использованию электронной таблицы Excel CRM

Показать Как создать CRM в Excel, мы будем использовать наш собственный шаблон электронной таблицы CRM. Загрузите его бесплатно прямо сейчас:

Как определить, подходит ли вам простая CRM в Excel

Вы готовы выбрать лучшее решение для отслеживания данных о лидах и информации о клиентах. Но подходит ли Excel CRM для вашего бизнеса? Или нужно что-то более мощное?

Да, можно создать CRM в Excel, но это не заменит реальную сделку. Итак, проверьте этот список, чтобы узнать, можете ли вы использовать Excel в качестве CRM:

• У вас очень мало потенциальных клиентов в вашей воронке продаж в любой момент времени
• У вас очень простой процесс продаж
• Вы Если у вас отдел продаж из одного человека или индивидуальный предприниматель с небольшой клиентской базой
• Вам нужен способ хранения контактов и отслеживания доходов, но у вас нет бюджета на настоящую CRM

Все еще на заборе? Почему бы не протестировать оба варианта?

Загрузите бесплатный шаблон Excel CRM прямо сейчас и сравните его с реальной CRM, подписавшись на бесплатную 14-дневную пробную версию Close (мы даже не попросим вашу кредитную карту!).

ПОПРОБУЙТЕ ЗАКРЫТЬ БЕСПЛАТНО →

Плюсы использования Excel в качестве CRM для продаж

Почему вам следует рассмотреть возможность использования Excel в качестве базы данных CRM? Вот 4 преимущества, которые она может вам дать:

• Это бесплатно: Наиболее очевидным преимуществом электронной таблицы CRM в Excel является то, что вы можете начать работу с 0 долларов, и это бесплатно навсегда.
• Вы увидите данные о клиентах и ​​потенциальных клиентах в одном четком представлении: Благодаря удобному списку потенциальных клиентов и клиентов в электронной таблице у вас будет одно место для просмотра всех важных данных.
• Позволяет вам сосредоточиться на текущих сделках: Возможность быстрой фильтрации и организации базы данных Excel CRM позволяет вам быстро сосредоточиться на нужных сделках (вместо просеивания бумаг на вашем столе), при условии, что вы имеете дело с с небольшим объемом потенциальных клиентов и может легко помнить все относящиеся к делу факты.
• Быстро и легко внедрить и начать использовать: Поскольку Excel является стандартным бизнес-инструментом, почти каждый знает, как его использовать. Это означает, что вы можете быстро настроить его и приступить к работе без задержек на обучение или внедрение.

Минусы использования Excel в качестве CRM для продаж

Извините за плохие новости, но у программного обеспечения CRM на основе Excel есть ряд ограничений. Вот некоторые минусы, которые вам нужно серьезно рассмотреть:

• Ограниченное пространство для заметок: Отслеживание прямых взаимодействий с потенциальными клиентами и клиентами важно для поддержания хороших отношений. К сожалению, CRM в Excel просто не дает вам инструментов или места, необходимого для ведения хороших заметок.
• Добавляет время к вашему рабочему дню с ручным вводом данных: Вам нужно будет вручную вводить каждое взаимодействие, интерес, адрес электронной почты и т. д., если вы работаете с одним мужчиной (или женщиной), это может быть хорошо. , но как только вы вырастите команду, это может стать все более непрактичным. Мы слишком много раз видели команды с раздутыми, непоследовательными электронными таблицами, заполненными неверными данными, и почти всегда терялись сделки, которые можно было бы легко выиграть с помощью лучшей организационной системы.
• Отсутствие прямой интеграции с другими инструментами продаж: Excel нельзя связать с другими инструментами, которые вы используете для своего бизнеса, а это означает, что вы не можете создать автоматизацию, которую может дать вам настоящая CRM.
• Негде хранить контракты, предложения, электронные письма или другие важные документы: Это означает, что вам просто нужно помнить, где эти вещи (удачи!).

Вы думаете, что Excel не подходит для хранения данных о ваших клиентах? Испытайте реальную CRM с бесплатной пробной версией Close — вы получите автоматическую синхронизацию электронной почты, интегрированные функции SMS и звонков, а также простую отчетность по доступной цене.

Вы занимаетесь недвижимостью? Ознакомьтесь с нашим тщательно подобранным списком лучших CRM в сфере недвижимости.

Как использовать Excel в качестве CRM за 4 простых шага

Готовы приступить к созданию базы данных CRM в Excel? Вот как это сделать за 4 быстрых шага:

Псс… хотите сделать это в Google Sheets? Ознакомьтесь с нашим руководством по использованию Google Таблиц в качестве CRM.

Шаг 1. Загрузите наш бесплатный шаблон CRM Excel

Первым шагом для создания системы CRM в Excel является загрузка готового шаблона, готового к использованию:

Нажмите «Загрузить», затем проверьте свою электронную почту на наличие ссылки для скачивания.

После того, как вы загрузили и открыли шаблон, вас встретит простой набор инструкций по его настройке для вашего отдела продаж:

Шаг 2. На листе

Возможности удалите образцы данных и добавьте свои собственный

Затем перейдите к листу Opportunities внизу:

На этом листе вы увидите несколько уже настроенных примеров данных:

Вы можете удалить пример информации, которая включена, и начать введите свои собственные перспективы и клиентов.

В этой электронной таблице есть 17 полей, настроенных для вас, чтобы заполнить информацию о клиентах, включая:

• Название компании
• Дата создана
• ЦЕСЕЛИ
• Статус возможностей
• .
• Адрес
• Основное контактное лицо
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Профиль LinkedIn
• Примечания

Добавьте как можно больше информации о каждом из ваших потенциальных клиентов и лидов (это поможет вам в отслеживании потенциальных клиентов в будущем) .

Шаг 3. Определите собственный процесс продаж и этапы возможностей

Этот шаблон CRM Excel можно настроить в соответствии с вашим собственным процессом продаж. На следующем шаге мы покажем вам, как настроить электронную таблицу в соответствии с вашими потребностями, но сначала вам нужно убедиться, что у вас есть четкий, структурированный процесс, которому может следовать ваша команда по продажам.

Итак, прежде всего, потратьте некоторое время на то, чтобы точно записать этапы вашего текущего процесса продаж. Затем проверьте, можно ли как-то улучшить или упростить этот процесс.

В загружаемом шаблоне у вас есть 7 предварительных стадий возможностей:

• Квалифицированные
• Последующее окно
• Демо
• Переговоры
• Won
• Потерянные
• Unqualdied

. статусы возможностей:

• Открыто
• Закрыто
• Выиграно

После того, как вы определили свой процесс продаж, вы можете увидеть, соответствует ли он предварительно заданным параметрам в шаблоне. Если нет, выполните следующий шаг, чтобы настроить это программное обеспечение Excel CRM.

Шаг 4. Измените статус возможности и этапы возможности на листе

Настройки

Сначала щелкните правой кнопкой мыши вкладки в нижней части CRM Excel. В появившемся списке параметров выберите «Показать»:

. Откроется окно, в котором вы можете выбрать, какие вкладки вы хотите отобразить в электронной таблице. Выберите «Настройки», затем нажмите «ОК».

Как только вы нажмете на нее, вы сможете увидеть вкладку Настройки вместе с другими внизу. Здесь вы найдете готовые этапы и статусы возможностей:

Наконец, вы можете настроить эти списки, чтобы они соответствовали вашему собственному уникальному процессу продаж. Все, что вы добавите, будет автоматически доступно для добавления на лист возможностей.

И все! За эти четыре простых шага вы узнали, как создать простую CRM в Excel.

Советы по эффективному использованию электронной таблицы CRM в Excel

После того, как вы создадите собственную CRM в Excel, вам потребуется хорошо управлять ею, чтобы оставаться продуктивным и поддерживать процесс продаж в рабочем состоянии.

Вот четыре быстрых совета, которые помогут поддерживать электронную таблицу CRM Excel в идеальном состоянии.

1. Очищайте данные в листе CRM Excel через равные промежутки времени

Хотя использование электронной таблицы — это шаг вперед по сравнению с хранением данных о клиентах на бумаге, мы все знаем, как легко выйти из-под контроля базы данных Excel.

Вот почему абсолютно необходимо, чтобы вы ежемесячно или ежеквартально устанавливали регулярное время для просмотра данных на листе Excel и очистки любой устаревшей информации.

Вы можете начать с просмотра различных этапов возможностей и проверки лидов на каждом этапе. Является ли эта информация точной? Были ли какие-либо из этих сделок изменены на этапы или закрыты? Вы также можете отсортировать закрытые или потерянные возможности и удалить их из базы данных. Таким образом, они не будут загромождать вашу электронную таблицу.

Регулярно очищая данные в электронной таблице, вы обеспечите себе аккуратную, обновляемую базу данных с информацией о клиентах и ​​потенциальных клиентах.

Совет от профессионала: Утопаете в информации о клиентах и ​​лидах? Попробуйте создать две отдельные базы данных Excel CRM — одну для платящих клиентов, а другую — для потенциальных клиентов, которые все еще находятся в процессе продаж.

2. Каждую неделю назначайте время для проверки панели управления продажами

В нашей электронной таблице Excel для CRM вы найдете готовую панель мониторинга, которую можно использовать для отслеживания состояния вашего процесса продаж.

Не реже одного раза в неделю рекомендуется открывать эту информационную панель и проверять текущую ситуацию с продажами. Используйте информацию здесь, чтобы увидеть, как ваши лиды распределяются по вашей воронке продаж, и определить, где лиды застревают или выпадают из процесса продаж.

Также взгляните на закрытые сделки — сколько из них были неквалифицированными лидами? Если у вас большое количество неквалифицированных потенциальных клиентов, вы можете обновить процесс квалификации.

Наконец, проверяя свои открытые возможности и предполагаемый размер сделки, вы можете более точно прогнозировать предстоящие продажи.

3. Назначьте кого-нибудь ответственным за электронную таблицу

Если в вашей команде есть несколько человек, которые совместно используют и используют одну и ту же таблицу CRM Excel, вы должны назначить одного человека ответственным за ведение данных внутри. Этот человек может связаться с остальной частью команды, чтобы убедиться, что они регулярно обновляют информацию по мере необходимости.

Это неприятная работа, но важно убедиться, что данные в вашей электронной таблице точны и актуальны.

4. Узнайте, когда пора перейти на настоящую CRM

После того, как вы научитесь создавать CRM в Excel, вы сможете использовать ее в качестве немедленного решения для организации данных о клиентах в одном месте.

Но электронную таблицу нельзя масштабировать вместе с вашим бизнесом.

При использовании этой электронной таблицы для консолидации данных о лидах и клиентах следите за предупреждающими знаками о том, что пора перейти на специальную CRM-систему.

Вот несколько признаков того, что ваш бизнес готов к внедрению настоящей CRM:

• Данные о клиентах и ​​лидах регулярно теряются
• Ввод данных вручную отнимает часы вашей напряженной недели
• Ваша команда по продажам растет, и у вас нет возможности делиться с ними важными документами
• Вы не можете эффективно назначать задачи другим людям в вашей команде по продажам
• Кажется, что ваш цикл продаж становится все длиннее и длиннее
• Вы не можете четко видеть, как ваши торговые представители взаимодействуют с клиентами и лидами

Когда вы начинаете видеть эти предупреждающие знаки, пришло время подумать о переходе на встроенную CRM для эффективности и может помочь вашей команде быть более продуктивной.

Когда вы будете готовы повысить уровень продаж, мы будем рядом с вами.

Вам нравится Excel CRM, потому что его легко настроить и быстро начать работу. Но теперь вы тратите на это больше времени, чем экономите.

Простота использования важна, но не менее важны производительность и точные данные о клиентах. Вот почему отделы продаж по всему миру влюбились в Close.

Close — это широко распространенная и высокопроизводительная CRM, созданная для того, чтобы экономить время отделов продаж, не мешая им. Это больше, чем просто место для хранения данных — это универсальная CRM со встроенными функциями звонков, двусторонней синхронизацией электронной почты, удобным просмотром конвейера и эффективной автоматизацией.

Если вы индивидуальный предприниматель или просто тестируете почву в своих усилиях по продажам, электронная таблица может быть хорошим выбором, и в этом случае вам следует загрузить наш (бесплатный) готовый к использованию шаблон Excel CRM.

А если вы готовы попробовать CRM, которая может помочь вам масштабировать свои результаты, не масштабируя свои усилия?

Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию сегодня!

ПОПРОБУЙТЕ ЗАКРЫТЬ БЕСПЛАТНО →

Сохранить книгу как шаблон

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Больше…Меньше

Если вы часто используете один и тот же макет или данные в книге, сохраните их как шаблон, чтобы использовать шаблон для создания дополнительных книг, а не начинать с нуля.

Вы можете использовать один из своих собственных шаблонов для создания новой книги или один из множества готовых шаблонов, которые можно загрузить из Microsoft Office Online.

Сохранить книгу как шаблон

1. Если вы впервые сохраняете книгу в шаблон, начните с установки местоположения личных шаблонов по умолчанию :

   org/ItemList»>

   1. Щелкните Файл > Параметры .

   2. Нажмите Сохранить , а затем под Сохраните рабочие книги , введите путь к расположению личных шаблонов в поле Расположение личных шаблонов по умолчанию .

      Обычно это путь: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates.

   3. Щелкните OK .

      После установки этого параметра все пользовательские шаблоны, которые вы сохраняете в папке «Мои шаблоны», автоматически отображаются в разделе Личный на странице Новый ( Файл > Новый ).

2. Откройте книгу, которую хотите использовать в качестве шаблона.

3. Щелкните Файл > Экспорт .

4. В разделе Экспорт щелкните Изменить тип файла .

5. В поле Типы файлов рабочей книги дважды щелкните Шаблон .

6. org/ListItem»>

   В поле Имя файла введите имя, которое вы хотите использовать для шаблона.

7. Щелкните Сохранить и закройте шаблон.

Создание книги на основе шаблона

Используя созданный выше шаблон, вы можете создать новую книгу. В этом разделе рассказывается, как это сделать.

Примечание.  Кроме того, вы можете просматривать различные онлайн-шаблоны в Excel и использовать их вместо них. Дополнительные сведения см. в разделе Загрузка бесплатных готовых шаблонов.

1. Нажмите Файл > Новый .

2. Щелкните Личный .

3. Дважды щелкните только что созданный шаблон.

   Excel создает новую книгу на основе вашего шаблона.

Сохранение книги как шаблона

1. Откройте книгу, которую вы хотите использовать в качестве шаблона.

2. org/ListItem»>

   Щелкните Файл , а затем щелкните Сохранить как.

3. В поле Имя файла введите имя, которое вы хотите использовать для шаблона.

4. В поле Сохранить как тип щелкните Шаблон Excel или щелкните Шаблон Excel с поддержкой макросов , если рабочая книга содержит макросы, которые вы хотите сделать доступными в шаблоне.

5. Нажмите Сохранить .

   Шаблон автоматически помещается в папку «Шаблоны», чтобы гарантировать, что он будет доступен, когда вы захотите использовать его для создания новой книги.

Совет:  Вы можете скопировать любую книгу Excel в папку «Шаблоны», после чего использовать книгу в качестве шаблона, не сохраняя ее в формате файла шаблона (.xltx или .xltm). В Windows Vista папка Templates обычно находится в папке C:\Users\<ваше имя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. В Microsoft Windows XP папка Templates обычно находится в папке C:\Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\Microsoft\Templates.

Использование шаблона для создания новой книги

1. Щелкните Файл , а затем щелкните Новый .

2. org/ListItem»>

   В разделе Доступные шаблоны выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы создать книгу на основе недавно использовавшегося шаблона, щелкните Последние шаблоны , а затем дважды щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

   • Чтобы создать книгу на основе установленного шаблона, щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, который хотите использовать.

   • Чтобы основать книгу на основе созданного вами шаблона, щелкните Мои шаблоны , а затем на вкладке Личные шаблоны дважды щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

   • Чтобы создать книгу на основе другой книги, щелкните Создать из существующей , а затем дважды щелкните книгу, которую хотите использовать.

Совет:  При подключении к Интернету вы также можете получить доступ к шаблонам, доступным на сайте Office.com. В разделе Шаблоны Office.Com щелкните категорию шаблона, а затем в этой категории дважды щелкните шаблон, который требуется загрузить. Если шаблон, который вы хотите загрузить, был предоставлен членом сообщества Microsoft Office.com, вы должны нажать Я принимаю , чтобы принять Лицензионное соглашение для условий использования шаблонов сообщества, прежде чем вы сможете загрузить этот шаблон.

Сохранить книгу как шаблон

org/ItemList»>

1. Откройте книгу, которую вы хотите использовать в качестве шаблона.

2. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить как .

3. В поле Имя файла введите имя, которое вы хотите использовать для шаблона.

4. В поле Сохранить как тип щелкните Шаблон Excel или щелкните Шаблон Excel с поддержкой макросов , если рабочая книга содержит макросы, которые вы хотите сделать доступными в шаблоне.

5. Нажмите Сохранить .

   Шаблон автоматически помещается в папку «Шаблоны», чтобы гарантировать, что он будет доступен, когда вы захотите использовать его для создания новой книги.

Совет:  Вы можете скопировать любую книгу Excel в папку «Шаблоны», после чего использовать книгу в качестве шаблона, не сохраняя ее в формате файла шаблона (.xltx или .xltm). В Windows Vista папка Templates обычно находится в папке C:\Users\<ваше имя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. В Microsoft Windows XP папка Templates обычно находится в папке C:\Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\Microsoft\Templates.

Использование шаблона для создания новой книги

org/ItemList»>

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Создать .

2. В разделе Шаблоны выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы создать книгу на основе недавно использованного шаблона, щелкните Пустой и недавний , а затем в разделе Недавно использованные шаблоны дважды щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

   • Чтобы создать книгу на основе установленного шаблона, щелкните Установленные шаблоны , а затем в разделе Установленные шаблоны дважды щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

   • Чтобы создать книгу на основе созданного вами шаблона, щелкните Мои шаблоны , а затем на вкладке Мои шаблоны дважды щелкните шаблон, который вы хотите использовать.

   • Чтобы создать книгу на основе другой книги, щелкните Создать из существующей , а затем дважды щелкните книгу, которую хотите использовать.

Совет:  При подключении к Интернету вы также можете получить доступ к шаблонам, доступным в Office Online. В разделе Microsoft Office Online щелкните категорию шаблона, а затем в этой категории дважды щелкните шаблон, который требуется загрузить.