Как отправить юридические документы по почте
При решении юридических вопросов, люди нередко сталкиваются с необходимостью уведомлять государственные органы, организации или граждан о намерении решить конфликтную ситуацию. Существует несколько способов довести информацию до адресата:
— отправка документов простым письмом
Такой способ отправки самый простой и дешевый. Его стоит использовать, когда отправка письма не является срочной, а само письмо не представляет особой ценности. Для отправки такого письма вам понадобится только почтовый конверт. В данном случае письмо направленное адресату не вручается ему под расписку, а просто опускается в почтовый ящик.
— отправка документов заказным письмом с уведомлением;
Отправка письма таким способом более функциональная. Под уведомлением понимается отрывная часть письма, которая вручается Вам, после доставки письма адресату. На уведомлении ставится отметка о дате вручения письма адресату, а так же, его личная подпись.
— отправка документов ценным письмом с описью вложения
Данный способ отправки писем является самым дорогим и необходим, при отправке документов в государственные органы, урегулировании какого-либо сора в досудебном порядке и отправке документов в организацию и при отправке документов в суд. Список всех отправляемых документов отражается в специальной «описи». Пример такой описи можно скачать в сети интернет или же взять готовый бланк в отделении почты. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых заверяется печатью почты и остается у Вас. Таким образом, Вы получаете официальный документ подтверждающий отправку конкретных документов конкретному получателю.
— отправка документов посредством курьерской службы
Такой способ отправки документации стоит использовать, если вы нуждаетесь в срочной передаче документов адресату. В настоящее время существует множество служб, занимающихся курьерскими услугами (DHL, Pony Express, EMS Russian Post и так далее). Курьерские службы гарантируют доставку документов адресату в течение 1-2 дней. Лицо, получившее документы ставит свою подпись в специальном бланке, который после доставки возвращается Вам.
Таким образом, в зависимости от имеющихся у Вас целей и задач, можно подобрать наиболее оптимальный способ отправки документации. Тем не менее, рекомендуем Вам направлять любую корреспонденцию заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Стоимость отправки такого письма не велика, вернувшееся уведомление Вы, в случае необходимости, сможете предъявить как доказательство сотрудникам полиции и иным лицам, а опись вложения подтвердит факт отправки конкретного перечня документов.
Для отправки такого письма Вам необходимо будет прийти в ближайшее отделение Почты России и приобрести конверт. Уведомление о вручении письма и опись вложения выдается в любом почтовом отделении бесплатно.
Как правильно отправлять документы по почте?
Отправляя документ простым письмом в обычном конверте (опустив его в синий ящик Почты России), следует помнить, что в случае пропажи письма ответственность за это почта нести не будет. Такие письма не регистрируются.
Чтобы отправить документ по почте с гарантией его доставки адресату, можно использовать регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо, вплоть до его передачи адресату.
Какой вид отправления выбрать?
Если вам нужно отправить документ, который требует гарантированной доставки, то его отправляют заказным письмом. Ценные документы (дипломы, сертификаты, журналы, ценные бумаги и др.) пересылаются ценными письмами (письма с объявленной ценностью). В этом случае отправителю выдается квитанция, а от адресата берется расписка о получении.
Как ускорить доставку?
Если вы хотите, чтобы ваше письмо дошло до адресата быстрее, нужно соблюдать простые правила:
– всегда указывать почтовый индекс адресата. Неотъемлемая часть адресных данных – почтовый индекс. Индекс адресата заполняется чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого. Письма сортируются с помощью автоматов, считывающих индекс. При отсутствии индекса письмо откладывается и сортируется вручную, а на это уходит много времени.
– простые письма также желательно отправлять с почты, а не с удаленных уличных почтовых ящиков. Выемка корреспонденции из ящиков может осуществляться 1-2 раза в сутки. То есть велика вероятность, что письмо пролежит там до следующего дня.
– отправлять письма с Главпочтамта всегда выгоднее (по времени доставки), поскольку в любом случае все письма из районных почтовых отделений идут на Главпочтамт для последующей сортировки (за исключением пересылки внутри зоны отделения).
Как отследить отправленный документ?
При отправлении заказного или ценного письма на руки выдается квитанция (в виде чека). В чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления, есть номер. На каждом этапе пересылки информация почтового идентификатора заносится в единую систему учёта и контроля, благодаря чему возможно отследить прохождение вашего почтового отправления через Интернет.
Отправка документов по почте. Как подать документы по почте? (чек-лист, инструкция).
Затрудняетесь или никогда не отправляли документы по почте? В инструкции мы поможем Вам разобраться и понять «Как отправить документы по почте?».Это самый простой способ доказать направление документов, сэкономить время и силы. Отправка ценным письмом с описью вложения будет безусловным доказательством направления документов.
- Распечатайте документ и все приложения к документу;
- Подпишите каждый документ, требующий подписания. Подпись обычно ставится в конце последней страницы;
Приложения обозначают так:
- Зайдите на сайт почты России по ссылке, заполните опись письма;
Опишите документы направляемые ценным письмом, даже те, которые описаны в разделе «Приложение». Ценность можно указать минимальную. Образец заполнения описи:
- Нажмите «Скачать бланк» и распечатайте бланк;
- Если текст не влезает в поля на сайте , скачайте бланк и уже потом заполните и распечатайте его;
- Идите в ближайшее отделение почты с пакетом документов и заполненной описью;
- Отправьте документы заказным, ценным письмом с описью вложения;
- Сохраните квитанцию и Ваш экземпляр описи, оригиналы понадобятся Вам в будущем.Есть вопросы? Обсудить статью можно с социальных сетях FACEBOOK или ВКОНТАКТЕ.
Как отправить документ по почте?
Наверное, каждый человек в своей жизни не раз сталкивался с необходимостью отправить документ по почте. Сейчас это не проблема. Курьерские и почтовые службы сегодня есть в каждом городе. Они работают на разных условиях и предоставляют целый комплекс услуг, способных здорово облегчить нам жизнь. Однако, многие предпочитают по-прежнему пользоваться услугами Почты России, так как это, как минимум, дешевле.
Данная статья содержит информацию о том, как отправить документ по почте (Почта России), при этом гарантировать и максимально ускорить доставку письменной почтовой корреспонденции.
Как гарантировать доставку?
Отправляя документ простым письмом в обычном конверте (опустив его в синий ящик Почты России) следует помнить, что в случае пропажи письма, ответственность за это почта нести не будет. Такие письма не регистрируются. Хотя, вероятность потери письма в процессе сортировки в почтовых отделениях и сортировочных центрах и во время транспортировки практически нулевая, однако, в случае неправильного заполнения адреса или индекса адресата вероятность того, что письмо затеряется, существенно выше. К тому же, такие письма часто теряются вне зоны ответственности почтового ведомства (например, в почтовом ящике в подъезде получателя), поэтому, в таких случаях почта претензии не принимает.
Чтобы отправить документ по почте с гарантией его доставки адресату можно использовать регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо, вплоть до его передачи адресату.
Стоимость их доставки выше, но каждому отправлению присваивается уникальный номер, который указывается в выдаваемой отправителю квитанции, по которому и можно контролировать прохождение письма по маршруту доставки.
Какой вид отправления выбрать?
Простыми письмами называются почтовые отправления, принимаемые без выдачи отправителям квитанций, и доставляемые адресатам без расписки. К таким отправлениям можно отнести частную переписку, поздравительные открытки, различного рода извещения и т. д. Письмо просто запечатывается в конверт, на конверте пишется адрес, наклеиваются марки, после чего письмо отправляется в почтовый ящик. Плохо, что дальнейшую судьбу письма отследить практически невозможно. Оно, скорее всего, дойдет до адресата, но, если пропадет, то искать его никто не будет. Поэтому, простыми письмами отправляются документы, потеря которых не грозит катастрофой, и которые при необходимости можно восстановить.
Если вам нужно отправить документ, который требует гарантированной доставки, то его отправляют заказным письмом. Ценные документы (дипломы, сертификаты, журналы, ценные бумаги и др.) пересылаются ценными письмами (письма с объявленной ценностью). В этом случае отправителю выдается квитанция, а от адресата берется расписка о получении.
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении (простое или заказное) и с описью вложения. Они тоже регистрируются, как и заказные. Особенность в том, что к этим письмам при отправке крепится специальный купон. На одной стороне купона будет написан адрес отправителя, на другой – адрес, фамилия адресата и короткая опись содержимого конверта. Спустя несколько дней этот купон вернется с подписью адресата и будет являться серьезным доказательством того, что письмо было доставлено.
Как ускорить доставку?
Если вы хотите, чтобы ваше письмо дошло до адресата быстрее, нужно соблюдать простые правила:
- Всегда указывать почтовый индекс адресата. Неотъемлемая часть адресных данных — почтовый индекс. Индекс адресата заполняется чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого. Письма сортируются с помощью автоматов, считывающих индекс. При отсутствии индекса письмо откладывается и сортируется вручную, а на это уходит много времени.
- Простые письма также желательно отправлять с почты, а не с удаленных уличных почтовых ящиков. Выемка корреспонденции из ящиков может осуществляться 1-2 раза в сутки. То есть, велика вероятность, что письмо пролежит там до следующего дня.
- Отправлять письма с Главпочтамта всегда выгоднее (по времени доставки), поскольку в любом случае все письма с районных почтовых отделений идут на главпочтамт для последующей сортировки (за исключением пересылки внутри зоны отделения).
Как отследить отправленный документ?
При отправлении заказного или ценного письма на руки выдается квитанция (в виде чека). В чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления, есть номер, например, вида: 3000002201123 8, где 300000 — индекс почтового отделения, 22 — служебный номер, 01123 — номер квитанции, 8 — контрольное число. На каждом этапе пересылки информация почтового идентификатора заносится в единую систему учёта и контроля, благодаря чему возможно отследить прохождение вашего почтового отправления через Интернет.
Итак, как отправить документ по почте — решать вам!
Удачи!
Читайте также:
Как правильно написать заявление
Как безопасно переслать документы за границу
Насколько безопасна отправка документов почтой? Абсолютно безопасна, если подойти к вопросу ответственно. Современные почтовые службы позволяют отправлять ценные грузы в любые страны, и при этом дают возможность отследить трек во время всего пути.
Как отправить документы по почте
Естественно, если вы положите паспорт в обычный бумажный конверт с маркой и решите сэкономить, отправив его обычным письмом, нет никакой гарантии, что оно дойдет до адресата. Единственный верный выход – воспользоваться услугами международных курьерских служб, либо отправить ценным письмом через главную почтовую службу вашей страны.
Важно помнить некоторые особенности:
-
официально оригиналы многих документов нельзя отправлять в другую страну, но многие компании берутся за транспортировку того же паспорта, как ценного груз;
-
рекомендуется пользоваться международными транспортными компаниями, такими как DHL, EMS, UPS, PONY EXPRESS или FedEx. Лучше переплатить за доставку, но быть уверенным, что документы точно дойдут, а проследить посылку можно будет без проблем в любой момент;
-
банковские карты можно отправлять только вместе с выпиской из банка о том, что на карте нет средств или она заблокирована;
Обязательно уточните все детали в офисе выбранной службы – многие страны имеют свои особенности законодательства, которые касаются отправления документов. Обязательно проводите поиск почтовых отправлений – так вы точно будете знать, что документы не застряли на границе и не потерялись в пути.
Паспорт – не документ
Как бы странно это ни звучало, вы не сможете отправить паспорт как документ, поскольку курьерские службы понимают под документами только бумагу форматом А4.
Если отправление вообще примут, на таможне паспорт отправиться назад. Доходит до абсурда – если в файл с отправляемыми документами положить фотокарточку или визитку и это заметит сотрудник таможни – документы не пропустят и попросят переоформить как груз. Не А4 – не документ.
Отправить паспорт за границу можно только как груз, причем нужно оформить инвойс с указанием всех необходимых данных. Большинство почтовых служб готовы взять на себя помощь в оформлении необходимых документов, чем мы советуем не пренебрегать, если вы не сильны в английском и впервые отправляете документы в другую страну.
Получить паспорт, отправленный из другого государства, может только его владелец или, в крайнем случае, родственник с той же фамилией. С кредитными картами ситуация аналогичная – забрать ее сможет только тот, на кого она оформлялась.
Есть вероятность, что вы сможете отправить паспорт, положив его между документами, но тут стоит помнить: отправлению предстоит пройти минимум две таможни – где-нибудь, да заметят вашу хитрость. Не стоит так рисковать, особенно если документы нужно отправить срочно.
Как отследить посылку по трек-номеру
Чтобы точно знать, что документы будут доставлены в целости и сохранности, необходимо отслеживать отправление.
Отслеживание почтовых отправлений доступно для любого зарегистрированного груза: неважно, ждете вы товар из интернет-магазина или пересылаете важные документы. В любом случае, вам доступно два вида отслеживания:
Разница между ними состоит в том, что в первом случае вы можете только отследить трек данной службы, а во втором – контролировать доставку сразу нескольких отправлений, независимо от того, какая служба отвечает за груз в данный момент.
Второй способ предпочтительнее, если вы отправляете документы или любой груз в другую страну. Очень часто при пересечении границы за посылку уже отвечает местная почта – вы просто не сможете отследить посылку на сайте вашей службы.
Хотите знать, где находится ваша посылка? Воспользуйтесь бесплатным сервисом Posylka.net – так вы сможете отслеживать до 30 грузов одновременно, получая уведомления об изменениях их местоположения.
Отслеживание посылок необходимо каждому, кто хочет точно знать, что отправление придет вовремя и не потеряется в пути.
Несколько способов, как правильно отправлять юридические документы по почте
Если возникла необходимость отправки юридических документов почтовым способом, необходимо знать порядок осуществления этой процедуры.
Зачастую, люди, решая вопросы юридического характера, нуждаются в уведомлении гос.органов, различных организаций и других структур.
Рассмотрим основные способы донесения информации до адресата:
- Как вариант, можно отправить документацию стандартным письмом. Этот метод, как известно, наиболее простой и доступный по стоимости. Способ подойдет в тех случаях, когда срочность доставки письма не имеет значения, а само отправление не представляет особенной ценности. Чтобы отправить такое письмо, необходимо приобрести почтовый конверт. Этот способ не предусматривает личное вручение письма адресату и не будет вручено ему под расписку.
- Также можно воспользоваться услугой отправления заказным письмом с уведомлением. Данная опция более функциональная, поскольку уведомление получит и адресат, и отправитель. Это очень удобно, поскольку Вы будете сразу знать, что Ваше отправление дошло по адресу.
- Ценное письмо плюс опись вложения. Такой метод по стоимости наиболее дорогой. Им пользуются в тех случаях, когда нужно отправить документацию в государственные службы. Отправка документации в суд также осуществляется таким способом. Перечень отправляемых документов фиксируется в так называемой описи. Пример ее составления можно найти в интернете или получить готовый специальный бланк в почтовом отделении. Опись нужно составить в 2 экземплярах, первый, удостоверенный почтовым штампом, останется у Вас. вы получаете официальное подтверждение того, что отправили конкретную документацию определенному адресату.
- Отправка курьерской службой – весьма популярный способ быстро и надежно передать документы получателю. На сегодняшний день функционирует достаточно большое количество служб, которые предоставляют качественные услуги и гарантируют оперативную доставку отправлений.
Оптимальный способ доставки выбирает сам отправитель, все зависит от поставленных целей и задач. Но важную документацию рекомендуется отправлять заказным письмом желательно с предварительно составленной описью, чтобы в случае чего Вы имели на руках доказательство того, что документы были отправлены. Чтобы отправить такой тип письма, необходимо купить конверт в почтовом отделении или службе курьерской доставки. Правильно заполнив конверт, написав опись, Вы передаете его оператору. Обязательно сохраните чек, в нем содержится специальный номер, по которому в режиме онлайн Вы сможете отследить отправление.
Как отправить документы почтой?
20 Апреля 2018 Команда Налог 24 Декларация 3-НДФЛ 627
Как заполнить опись для почтового отправления?Как узнать доставлены ли документы в налоговую?
С какого момента отсчитывать срок проверки документов?
Налоговый Кодекс предусматривает возможность сдать налоговую декларацию без посещения налогового органа – декларацию 3-НДФЛ и подтверждающие документы можно отправить по почте (данный способ предусмотрен п. 4 ст. 80 НК РФ). Отправлять документы нужно обязательно ценным письмом с описью вложения.
Как заполнить опись для почтового отправления?
Перед отправкой письма Вам необходимо составить опись вложения, то есть перечислить все документы, которые Вы отправляете в налоговую инспекцию. Опись составляется в 2х экземплярах: один будет отправлен в налоговый орган вместе с Вашими документами, а другой – останется у Вас, как подтверждение отправки документов (на описи почтовый сотрудник поставит отметку о принятии с датой отправления).
Бланк описи Вы можете получить в почтовом отделении, либо на сайте Почты России. Заполнить опись можно отруки, либо в электронном виде, а затем распечатать. Вам просто нужно перечислить все отправляемые документы, указать их количество и ценность (мы рекомендуем для всех документов указывать ценность 1 рубль).
Обратите внимание: вкладывать опись в конверт сразу не нужно, Вы просто отдаете её сотруднику почты вместе с незапечатанным письмом. После этого сотрудник почтового отделения поставит отметку на описи, один экземпляр вложит в конверт, а другой отдаст Вам.
Как узнать доставлены ли документы в налоговую?
Отследить свое отправление Вы можете с помощью почтового идентификатора на сайте Почты России. Этот идентификатор будет указан на чеке, который Вам выдадут в почтовом отделении при отправке письма.
Также Вы можете отправить письмо с уведомлением о вручении. В этом случае Вам вернутся уведомление о том, что письмо доставлено получателю. Однако, на практике уведомления часто приходят с большой задержкой, либо не приходят вообще (при этом само письмо доставлено адресату).
С какого момента отсчитывать срок проверки документов?
Существует мнение, что при отправке документов почтой срок камеральной проверки (3 месяца) нужно отсчитывать с момента получения документов налоговой инспекцией. Однако, это не так – срок проверки отсчитывается с момента сдачи документов в налоговый орган. При этом в данном случае дата сдачи документов – это дата отправки их почтой. Эта дата будет указана на Вашем экземпляре описи.