Делегирование полномочий: как правильно передавать задачи
Содержание
Часто руководители не могут доверить задачи подчиненным. Тогда результаты работы ограничены возможностями одного человека. Эффективный руководитель должен заниматься вопросами управления и развития, а регулярную работу передать сотрудникам.
Что такое делегирование на практике
Каждая компания держится на руководителях, которые берут на себя ответственность за результаты и развитие бизнеса. Чтобы организация росла и расширялась, им нужно выполнять все больше новых задач и проектов. И наступает момент, когда все время руководителя заполнено, а он продолжает набирать задачи, потому что видит новые перспективы.
Тем временем запущенные проекты, которые поддерживает руководитель, превращаются в рутинные повторяющиеся действия. Чтобы заняться новыми направлениями, нужно отделить от себя эти регулярные действия, передать их другим сотрудникам и наладить систему контроля. А самому работать над новыми гипотезами, тестировать их и находить более эффективные способы выполнения работы.
В чем состоит суть делегирования? Делегирование от лат. «delegare» означает «передать», «доверить». Это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Делегирование полномочий используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя. Оно актуально как в небольших, так и в крупных компаниях.
Например, руководитель крупной компании управляет двумя филиалами, а владелец предлагает ему открыть новый филиал — выбрать помещение, оборудовать его, нанять сотрудников и запустить рекламную кампанию на новую локацию. Он может заняться открытием филиала, продолжая выполнять текущие обязанности, но тогда запуск может затянуться на месяцы, а руководитель может просто «выгореть». Избежать этих проблем можно при помощи делегирования текущих функций, тогда:
- У руководителя освободится время для решения новых задач
- Повторяющиеся процессы будут выполняться быстрее и качественней
- У сотрудников появится возможность проявить свои профессиональные качества и раскрыть способности, получая задачи повышенной сложности
Это и есть основные преимущества и принципы делегирования.
На первый взгляд все просто — поручил задачу и занялся другими делами, но часто руководители не решаются на делегирование.
Читайте по теме. Как ускорить согласование решений в нестандартных ситуациях с помощью ЗРС или законченной работы сотрудников.
Почему люди не делегируют: 3 популярные причины
По статистике только 10% руководителей эффективно тратят свое время. Остальные — выполняют действия, которые могли бы поручить другим. Почему?
Я сделаю лучше
Обычно руководители лучше подчиненных разбираются в вопросах, которые необходимы для качественного выполнения задачи. Если сотрудники плохо выполнят работу, руководителю придется ее исправлять или переделывать. Проще сразу все сделать самому.
Нет времени на наставничество
Даже если в компании есть сотрудник, которому можно поручить задачу, нужно потратить время, чтобы детально описать все критерии и способы выполнения задачи. Нельзя просто прийти и сказать «Теперь ты отвечаешь за маркетинг».
Человека нужно подготовить — дать инструкцию и наставления. Быстрее сделать самому.
Обученный сотрудник может уйти
Руководитель может потратить время на обучение сотрудника и передачу обязанностей, а тот уйдет из компании. Придется брать нового человека и заново обучать его.
Эти сложности могут стать препятствием к делегированию и поводом для конфликтов в коллективе. Как их обойти?
Обучение как способ делегирования полномочий
Повторяющиеся процессы постоянно забирают время у руководителей. Например, каждую неделю руководитель тратит два часа на составление отчетов. Чтобы освободить время, нужно передать эту обязанность — корректно описать инструкцию как правильно составлять отчет, донести ее сотрудникам и выстроить систему контроля за их работой. Разрабатывать инструкцию дольше, чем самостоятельно выполнить задачу, но в длинной перспективе это позволит освободить больше времени.
Чтобы разработать инструкции, нужно собрать знания, структурировать их по должностям и разместить онлайн-курсы на платформе.
Что дают такие инструкции:
Правильное описание технологии
Руководитель собирает и структурирует знания, чтобы передать свою экспертность. В результате сотрудник получает к изучению последовательный алгоритм с деталями, которые руководитель мог бы упустить при устном общении.
Пример курса для должности «Начальник смены на производстве»:
Постоянный доступ к материалам
Материал всегда перед глазами сотрудника, поэтому он не упустит важный этап технологии. Если сотрудник с первого раза не запомнил важную информацию или запомнил, а потом забыл, он может в любой момент вернуться к материалам.
Контроль качества обучения
Руководитель может проконтролировать, что сотрудник ознакомился с материалами и правильно их понял. Чтобы проверить понимание, на платформе есть возможность создавать проверочные упражнения и тесты. Если сотрудник неправильно отвечает и демонстрирует поверхностное понимание материала, руководитель может вмешаться и произвести коррекцию.
Обратная связь помогает минимизировать количество ошибок сотрудников и отклонений от желаемого результата.
Как руководитель может откорректировать знания сотрудника:
Экономия времени
Если обученный сотрудник уволится и на его место придет другой, руководителю не придется заново повторять всю информацию и тратить личное время на обучение. Он может за два клика назначить сотрудника на готовую учебную программу, и тот приступит к изучению.
Распространение новых технологий
Материал можно в любой момент дополнить или изменить. Например, руководитель отдела продаж хочет дать менеджерам новый скрипт. Тогда он добавляет текст скрипта на платформу. И даже если сотрудники уже ознакомились со всем материалом, платформа вернет их на обновленный урок и покажет, какие появились изменения. Таким образом, можно быстро распространять новые знания и быть уверенным, что все сотрудники обладают актуальной информацией по выполнению той или иной работы.
Как выглядят новые блоки информации:
Платформа Unicraft сегодня помогает тысячам руководителей правильно делегировать обязанности подчиненным.
Алгоритм успешного делегирования полномочий
Как правильно делегировать? Изучите алгоритм делегирования, чтобы узнать правила и этапы правильной передачи задач.
1 — Выберите задачу
Выпишите все свои функции и определите, какие из них можно делегировать.
Какие задачи можно делегировать:
- Рутинная работа, которая не требует особых навыков, но нужна усидчивость. Например, руководитель каждое утро проверяет объем остатков товара на складе и заказывает товар, который заканчивается
- Аналитическая работа — поиск и структурирование информации. Например, анализ конкурентов и составление отчетов
- Узкоспециализированная деятельность, которая требует специальных знаний. Например, бухгалтерия, реклама, контент, программирование, продажи
А нельзя делегировать функции, с которыми может справиться только руководство:
- Стратегическое планирование — например, постановка целей по масштабированию бизнеса
- Задачи с повышенной ответственностью — например, когда главный врач делегирует своему помощнику операцию клиента на мозг, где ценой ошибки может стать человеческая жизнь
- Работа с людьми — увольнение и прием других сотрудников, поощрения и наказания подчиненных, контроль за работой
2 — Выберите исполнителя
Выберите человека, которому можно делегировать обязанности.
Для этого нужно хорошо знать своих сотрудников. Уровень задания должен соответствовать уровню сотрудника. Достаточно ли у выбранного специалиста навыков и свободного времени, чтобы выполнить задачу качественно? Если навыков недостаточно, нужно обучить его до необходимого уровня или нанять нового человека, компетенций которого будет достаточно.
3 — Объясните суть задачи
Люди могут найти решение почти для любой проблемы, но им нужно знать правила игры.
Джон Стрелеки
Понимает ли человек, каких результатов от него ожидают и как он будет выполнять задание? Чтобы ничего не упустить, лучше ставить задачи в письменном виде. Для этого можно воспользоваться гугл-документами или планировщиком задач. Что важно донести:
- Цели задачи
- Зону ответственности сотрудника
- Желаемый результат работы
- Дедлайн и условия задания
В отдельной статье мы подробно описали эти этапы постановки задачи.
Пример корректно поставленной задачи:
Каждую неделю мы проводим вебинар, на котором продаем основной продукт.
Твоя задача — разрабатывать презентации для вебинаров. Это важная часть вебинара, поэтому доверяю ее именно тебе. Презентация должна быть готова за 2 дня до вебинара. Если она не будет готова в срок, мы не сможем донести часть важной информации до клиентов, и количество продаж будет меньше ожидаемого.
Опишите алгоритм и принцип выполнения задачи в виде отдельной инструкции. Например, как делать презентацию, чтобы она была интересной и продающей.
4 — Установите испытательный срок
Когда вы передали функцию, нужно проверить, как человек справляется с ней. Можно дать тестовое задание или контролировать работу уже в процессе выполнения задачи. Обязательно давайте обратную связь — указывайте на ошибки и подсказывайте, как сделать лучше.
Например, руководитель утвердил, какие изменения нужно сделать в продукте и поручил сотруднику их выполнить. Это задание с высокой ответственностью, поэтому на первом этапе руководитель ставит испытательный срок, контролирует действия сотрудника и дает обратную связь.
Примеры вопросов:
Со временем сотрудник станет способен организовать процесс самостоятельно.
Совет. Когда вы делегировали человеку задачу, не пытайтесь забрать у него ответственность, контролируя каждый его шаг или выполняя работу за него. Может произойти обратное делегирование — подчиненный перестанет чувствовать ответственность за эту функцию и начнет «спихивать» свою работу на руководителя.
5 — Оцените результаты работы
Спустя некоторое время важно оценить результаты работы сотрудника. Для этого нужны четкие критерии оценки. Можно отслеживать количественные показатели, например, количество новых клиентов или заработанных денег. Если результаты работы нельзя оценить в цифрах, можно использовать качественные методы — провести оценку 360 градусов или тестирование.
Ошибки в делегировании: опыт экспертов
Чего важно избегать при делегировании задач:
Делегировать в обход других руководителей
Не передавайте задачу человеку, который не является напрямую вашим подчиненным, например, сотруднику из другого отдела.
Нужно согласовать эту функцию с его непосредственным руководителем. После чего объяснить задание сотруднику лично, т.к. посредник может ненамеренно исказить информацию.
Делегировать «на ходу»
Часто необходимость делегировать появляется, когда у руководителя уже «сгорели все сроки». Тогда он дает задачу первому встречному сотруднику и не успевает подготовить инструкцию для ее выполнения. В результате сотрудник допускает много ошибок, и итоговый результат получается очень посредственным. Плюс из-за срочности сбивается приоритет других задач. Может получиться, что более важные вопросы откладываются на потом. Старайтесь делегировать задачи заранее.
Делегировать непосильные задачи
Нужно адекватно оценивать возможности сотрудника. Чтобы передавать сложные задачи с большой ответственностью, в компании должны быть квалифицированные специалисты, которые не хуже или лучше руководителя разбираются в этом вопросе. Например, если вам нужно делегировать задачи по маркетингу и продажам, передавайте их экспертам в этих сферах, чтобы улучшить результаты бизнеса.
Или создавайте подробные инструкции, чтобы передать свою экспертность другим сотрудникам.
Вывод. Разработка инструкций — основной способ успешного делегирования полномочий. Опишите технологии и алгоритмы работы самостоятельно или делегируйте эту задачу методологам компании Unicraft, чтобы освободить свое время для других проектов.
Как делегировать правильно? — Карьера на vc.ru
Что такое делегирование и зачем оно нужно? Как нужно делегировать, чтобы добиться большей эффективности работы компании? Об этом вы узнаете в нашей статье.
8767 просмотров
Что такое делегирование?
Делегирование от лат. delegare, “передача”, “перекладывание” — это передача руководителем части своих функций подчиненным для достижения конкретных целей.
Хороший руководитель должен быть хорошим организатором: грамотно распределять обязанности между сотрудниками, чтобы и они выполняли работу качественно и в срок, и чтобы сам руководитель успевал решать свои задачи.
Если распределение обязанностей не помогло и на решение всех вопросов не хватает времени — руководитель не умеет правильно делегировать. Правильное использование времени и профессиональных навыков сотрудников способно творить чудеса: компании достигают высоких результатов, что приводит к росту доходов.
Делегирование — обычная практика как в крупных, так и в небольших компаниях. Например, начинающие предприниматели всем занимаются самостоятельно и спустя некоторое время сталкиваются с тем, что задач становится больше, времени меньше и, как результат, эффективность компании падает. Предприниматели начинают нанимать сотрудников и передавать им обязанности. Благодаря этому у них появляется больше времени на решение других важных вопросов.
Какие задачи решает делегирование?
- освобождает время руководителя для решения более глобальных задач
- повышает эффективность сотрудников
- мотивирует сотрудников
- раскрывает способности сотрудников
Главные ошибки делегирования
- отсутствие делегирования
- делегирование не напрямую, а через другого сотрудника
- делегирование не тех задач (нельзя передавать функции руководителя, срочные и слишком сложные задачи)
- неправильный выбор исполнителя
- поспешная передача обязанности (сначала руководитель должен разобраться в ней самостоятельно)
- постановка задачи с опозданием (если сдавать план через час делегировать не имеет смысла)
- отсутствие цели делегирования
- делегирования без конкретных сроков
Составляющие процесса делегирования
- определение функций, которые будут переданы сотрудникам (нужно выписать все свои задачи и отметить, какие являются рутинными, а какие требуют особого внимания в связи с их важностью)
- выбор исполнителя (сотрудник должен быть готов к выполнению более важных задач, он должен обладать подходящими навыками и лидерскими качествами.
- передача задачи (для того, чтобы замотивировать сотрудника и не вызвать у него негатив, нужно пригласить его к себе для обстоятельного разговора. Грамотное составленное тз со сроками, задачами, контрольными точками исполнения; разъяснение всех деталей; предложение помочь — помогут свести к минимуму непонимание и увеличат шанс на выполнение задачи качественно и в срок)
- контроль выполнения задач (ответственность за исполнение делегированных задач лежит на руководителе. Поэтому ему нужно постоянно следить за тем, как с ней справляется сотрудник. При этом важно соблюдать баланс в контроле: слишком частая отчетность может привести к нервному срыву сотрудника, а редкая — к потере контроля и получении на выходе некачественного результата)
Принципы эффективного делегирования от Брайана Трейси:
Принцип №1
Сопоставляйте сложность работы с навыками, способностями и уровнем мотивации человека, которому вы намерены ее поручить.
Принцип №2
Делегируйте постепенно, развивая в сотруднике достаточную степень уверенности в себе.
Принцип №3
Делегируйте всю задачу целиком, чтобы сотрудник ощущал 100% ответственность за порученное дело — от начала до конца. Ответственность пробуждает уверенность, компетентность и самоуважение.
Принцип №4
Помогите сотрудникам понять, каких результатов вы от них ожидаете, время от времени напоминайте им, ради чего они работают.
Принцип №5
Делегируйте полномочия, подключая подчиненных к обсуждениям. Между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы существует прямая зависимость.
Принцип №6
Делегируйте задачи соразмерно уровню ответственности. При масштабной задаче расскажите сотрудникам, к кому в случае необходимости они могут обратиться за помощью. Ответственные также должны понимать, какими бюджетами и ресурсами они располагают.
Принцип №7
Делегировав задачу, оставьте исполнителя в покое. Не пытайтесь забрать у него ответственность.
Как эффективно делегировать полномочия: 9 советов для менеджеров
Делегирование — жизненно важный управленческий навык. Но для некоторых это труднее всего реализовать на практике.
Есть несколько причин, по которым менеджеры могут уклоняться от делегирования работы. Они могут:
- Думать, что объяснение задачи займет больше времени, чем ее выполнение самим
- Хотите чувствовать себя незаменимым в своей команде, будучи хранителем конкретных знаний
- Получайте удовольствие от выполнения определенных проектов, поэтому лучше не переназначать их
- Чувствовать себя виноватым из-за добавления работы в список дел другого сотрудника
- Отсутствие уверенности или доверия к тому, кому нужно передать проект
- Верить, что только они могут делать работу правильно
Какой бы ни была причина, важно продолжать оттачивать мастерство, так как отказ от делегирования может иметь негативные последствия. Вы не только перегрузите свой график и расставите неправильные задачи по приоритетам, но и ваши сотрудники упустят ценные возможности для обучения и роста.
Бесплатная электронная книга: Как стать более эффективным лидером
Получите доступ к бесплатной электронной книге уже сегодня.
Что такое делегирование и почему оно важно?
Делегирование относится к передаче ответственности за конкретные задачи от одного лица к другому.
С точки зрения управления, делегирование происходит, когда менеджер назначает определенные задачи своим сотрудникам. Делегируя эти задачи членам команды, менеджеры высвобождают время, чтобы сосредоточиться на более важных мероприятиях, а также обеспечивают большую самостоятельность сотрудников.
Согласно исследованию Гэллапа, руководители, которые успешно делегируют полномочия, получают на 33% больше доходов. Эти руководители знают, что они не могут добиться всего в одиночку, и направляют свою команду на решение задач, которые, как они уверены, они выполнят, — в свою очередь расширяя возможности сотрудников, повышая моральный дух и повышая производительность.
При этом руководители высвобождают свое время, чтобы сосредоточиться на действиях, которые принесут наибольшую отдачу и рост компании.
Вот девять способов более эффективно делегировать полномочия, чтобы развивать высокоэффективные команды.
9 Советы по делегированию для менеджеров
1. Знайте, что делегировать
Не каждую задачу можно делегировать. Например, обзоры производительности или любые кадровые вопросы должны решаться вами. В конце концов, найм подходящих специалистов и знание сильных и слабых сторон каждого сотрудника в конечном итоге поможет вам лучше распределять результаты и передавать ответственность соответствующим членам команды.
Однако некоторые другие повседневные дела не требуют вашего контроля. Есть ли задача, которую вы регулярно выполняете, несмотря на то, что знаете, что ваш коллега лучше подготовлен для ее выполнения? Поможет ли передача проекта другим сотрудникам укрепить их карьеру? Если есть кто-то, кто мог бы сделать работу лучше, или вы думаете, что это может быть обучающим моментом, делегируйте.
Это покажет, что вы доверяете и цените свою команду, а также даст вам время сосредоточиться на более стратегических проектах.
2. Используйте сильные стороны и цели ваших сотрудников
У каждого сотрудника должны быть цели, над достижением которых он работает, и внутри этих целей есть возможности делегировать полномочия. Например, у вас есть прямой подчиненный, который хочет получить управленческий опыт. Есть ли стажер, которым они могли бы начать руководить, или четко определенный проект, выполнение которого они могут взять на себя? Тип работы, которую вы делегируете, может повлиять на их план профессионального развития.
Для других задач, скорее всего, в вашей команде есть кто-то с определенным набором навыков, необходимых для достижения желаемого результата. Используйте это и используйте сильные стороны ваших сотрудников. Когда у кого-то больше шансов преуспеть, он более мотивирован и вовлечен, что приносит пользу всему бизнесу.
Связанный: Как стать лучшим менеджером
3.
Определите желаемый результатПростое перекладывание работы на чью-то тарелку не является делегированием. Проекты, которые вы передаете, должны иметь надлежащий контекст и четкую связь с целями организации.
«У вас должна быть настоящая ясность цели», — говорит профессор Гарвардской школы бизнеса Кевин Шарер в онлайн-курсе «Основы управления». Это включает в себя согласование того, «как выглядит добро» и в какие сроки, а также «технику измерения достижений».
Перед тем, как кто-либо начнет работать над проектом, он должен знать, что ему нужно завершить и к какому сроку, включая показатели, которые вы будете использовать для измерения успеха его работы.
4. Предоставление надлежащих ресурсов и полномочий
Если человеку, которому вы делегируете работу, требуется специальное обучение, ресурсы или полномочия для завершения назначенного проекта, ваша роль как менеджера состоит в том, чтобы предоставить все три. Постановка кого-то на невыполнимую задачу расстроит обе стороны; ваш коллега не сможет добиться желаемого результата, и тогда вам, вероятно, придется вернуть эту работу в свой список дел.
Здесь также нужно бороться со стремлением к микроуправлению. Если вы будете рассказывать коллеге шаг за шагом, как вы будете выполнять задачу, а затем контролировать каждую часть процесса, это не позволит ему учиться или приобретать новые навыки. Вместо этого сосредоточьтесь на том, какова желаемая конечная цель, почему задача важна, и помогите устранить любые пробелы между результатом и их текущим набором навыков.
5. Установите четкий канал связи
Хотя вы хотите избежать микроуправления, вы все же хотите установить канал связи, чтобы человек, которому вы делегируете полномочия, чувствовал себя комфортно, задавая вопросы и сообщая о прогрессе.
«У вас должен быть какой-то способ общения, чтобы человек, которому вы делегировали полномочия, мог вернуться к вам и сообщить», — говорит Шарер в курсе «Основы управления». «Вы должны пройти какой-то путь, чтобы увидеть, как идут дела. Это не огонь и забудь. То есть: «Я просто даю тебе задание и больше не беспокоюсь об этом».
У нас должен быть какой-то способ отслеживать прогресс на этом пути, чтобы я не мешал вам».
6. Допускайте неудачу
Этот шаг особенно важен для перфекционистов, которые избегают делегирования полномочий, потому что думают, что их способ — единственный способ выполнить работу. Вы должны допускать неудачи — не потому, что ваши сотрудники могут потерпеть неудачу, а потому, что это позволит экспериментировать и даст возможность людям, которым вы поручаете задачи, использовать новый подход.
Если вы открыты для новых идей и подходов к работе, вам будет легче делегировать полномочия, когда это возможно.
7. Будьте терпеливы
Как менеджер вы, вероятно, имеете больше лет опыта в своей области. Из-за этого задача, которую вы можете выполнить за 30 минут, может занять у сотрудника целый час при первом ее выполнении.
У вас может возникнуть соблазн воздержаться от делегирования определенных задач, зная, что вы можете выполнить их быстрее, но будьте терпеливы со своими сотрудниками.
Вспомните, как вы впервые выполнили конкретную задачу в начале своей карьеры. Вероятно, вы не были так эффективны, как сейчас; ваши навыки тайм-менеджмента улучшились.
По мере того, как вы продолжаете делегировать полномочия, а ваши сотрудники лучше знакомятся с задачами, которые необходимо выполнить, вы заметите, что со временем работа будет выполняться быстрее.
Связанный: 7 Стратегии улучшения ваших управленческих навыков
8. Предоставление (и запрос) отзывов
В дополнение к мониторингу прогресса вы также должны предоставлять отзывы своим сотрудникам после того, как задачи, которые вы делегировали, полный.
Если задача не была выполнена в соответствии с поставленной задачей, не бойтесь предлагать конструктивную критику. Ваши сотрудники могут принять этот отзыв и внести изменения при следующем назначении аналогичной задачи. С другой стороны, не забывайте оставлять положительные отзывы и выражать признательность, когда задача была выполнена хорошо.
Чтобы убедиться, что вы делегируете полномочия эффективно, вы также можете запросить у своей команды любую обратную связь, которую они могут вам дать. Спросите своих сотрудников, предоставили ли вы четкие инструкции, и определите, можете ли вы что-нибудь сделать, чтобы лучше делегировать полномочия в будущем.
9. Отмечайте, где это необходимо
После того, как вы делегировали задачи и довели их до конца, отметьте тех, кто выполнил работу.
«Признание того, что успех зависит от вашей команды, не только правильно, но и имеет дополнительное преимущество, поскольку делает людей вокруг вас более вовлеченными, что делает вас еще более успешным», — пишет Патрик Муллейн, исполнительный директор HBS Online, для Richtopia. «Это нелогично, но если вы не будете претендовать на успех, это приведет к новым победам в будущем».
Чем больше вы благодарите и благодарите тех, кому вы делегировали работу, тем больше вероятность того, что они захотят помочь вам в других проектах в будущем.
Оттачивание навыков делегирования полномочий
Делегировать нелегко; это навык, который нужно практиковать и оттачивать с течением времени. Но чем лучше вы научитесь распределять нужных людей с правильными задачами и обязанностями, тем эффективнее вы будете выполнять свою работу в качестве менеджера.
Вы заинтересованы в дальнейшем совершенствовании своих управленческих навыков? Загрузите нашу бесплатную электронную книгу о лидерстве и менеджменте, чтобы узнать, как это сделать. Кроме того, ознакомьтесь с нашим восьминедельным онлайн-курсом «Основы управления», который предоставит вам реальные инструменты и стратегии, позволяющие преуспеть в принятии решений, реализации, организационном обучении и управлении изменениями.
Это сообщение было обновлено 2 июня 2021 года. Первоначально оно было опубликовано 14 января 2020 года.0042 Делегирование — это когда вы передаете работу другим членам команды, потому что это больше соответствует их рабочим процессам и приоритетам. Иногда самое ценное, что вы можете сделать как менеджер, — это делегировать работу. Делегирование работы не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, но и дает членам вашей команды возможность участвовать в интересных проектах. Но знание того, что и как делегировать, может пугать новых менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который вы можете развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегатом. Делегирование — это акт перенаправления задач и инициатив другим членам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы распределить ответственность более равномерно или потому, что задача или инициатива больше соответствуют приоритетам, навыкам или интересам другого члена команды. Зная, когда и как делегировать полномочия, вы станете лучшим менеджером. Делегирование не только помогает вам выполнять важную работу, но и дает членам команды возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование развивает командные навыки и позволяет членам команды развивать новые сильные стороны.
Если вы только начинаете управлять командой или проектом, делегирование работы может быть пугающим. Ничего страшного, если вы точно не знаете, что и как делегировать. В этой статье мы расскажем, когда следует делегировать полномочия, и дадим 10 советов, которые помогут вам эффективно делегировать работу. Что такое делегирование?
Почему делегирование важно?
Делегирование работы важно по двум основным причинам: максимизация личной продуктивности и демонстрация вашей команде того, что вы доверяете им важную работу. Целое сильнее, чем индивидуальность — с эффективным делегированием вы можете сделать больше вместе, как команда, чем в одиночку.
Успешное делегирование также помогает предотвратить выгорание и переутомление. Это не ваша работа, чтобы сделать всю работу. Вместо этого, как менеджер, вы должны видеть общую картину, чтобы делегировать правильные задачи нужным людям. Развитие ваших навыков делегирования — это понимание желаемых результатов данной инициативы и распределение работы между различными членами вашей команды на основе их различных наборов навыков.
Знание того, когда делегировать ответственность другим членам команды, — отличный способ стать более эффективным лидером. Этот важный управленческий навык предлагает ключевые возможности развития для членов вашей команды. В зависимости от типа задач, которые вы делегируете, делегирование может помочь вам создать новые наборы командных навыков и отслеживать прогресс в выполнении планов профессионального развития.
Читайте: Лидерство и менеджмент: в чем разница?Что мешает людям делегировать задачи
Может быть сложно понять, что делегировать, особенно если вы впервые руководите. Некоторым людям сложно делегировать полномочия, потому что они:
Беспокоятся о том, что на объяснение того, как выполнять работу, уйдет больше времени, чем на то, чтобы сделать ее самому
Не понимают приоритетность работы самим работать над интересными проектами
Чувство вины из-за того, что поручает больше работы другим людям
Не уверен, кто еще может сделать эту работу
Хочет чувствовать себя важным для своей команды
Нет Это не просто один простой сценарий, когда вы должны делегировать работу.
Но в целом задайте себе несколько вопросов, чтобы определить, выгодно ли делегировать эту работу.
Вопросы, которые следует задать перед делегированием задач:
Соответствует ли эта работа приоритетам другого члена команды?
Есть ли кто-то еще, у кого есть информация и контекст для выполнения этой работы?
Является ли эта работа возможностью для кого-то еще расти и развивать свои навыки?
Будет ли эта работа повторяться в будущем?
Есть ли у меня время, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека, ответы на его вопросы и проверку его работы?
Должен ли я лично поработать над этим (потому что это важно или важно для бизнеса)?
Повлияет ли неудача на успех проекта?
Есть ли у нас время переделать работу в случае необходимости?
Вам не нужно отвечать «да» на все эти вопросы, чтобы делегировать работу.
Но задав себе эти вопросы перед тем, как делегировать работу, вы сможете определить, какую работу лучше всего делегировать.
10 советов по делегированию полномочий
Умение делегировать работу сделает вас лучшим менеджером и позволит членам вашей команды участвовать в увлекательных проектах. Попробуйте эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования:
1. Определите работу, которую нужно делегировать
Не все можно делегировать. Некоторая работа является стратегической или критической для бизнеса и требует вашего личного внимания. Прежде чем приступить к делегированию работы, оцените важность работы и последствия ее делегирования.
Это не значит, что нельзя делегировать важные задачи. Если в команде есть другой член команды, обладающий контекстом, опытом или навыками для эффективного выполнения этой работы, делегирование может быть хорошим вариантом. Но имейте в виду, что достижение хорошего конечного результата по-прежнему является вашей ответственностью.
Хорошая работа для делегирования включает в себя:
Работа, которая будет повторяться в будущем: Если у вас есть повторяющаяся задача, часто стоит делегировать ее кому-то другому, у кого есть время и энергия, чтобы сделать работу хорошо.
Работа, которая соответствует интересам члена команды: Если член команды выразил заинтересованность в развитии нового навыка или оттачивании существующего, посмотрите, есть ли какая-либо работа, которую вы можете делегировать ему, чтобы помочь ему развить эти навыки.
Работа, связанная с целями члена команды: Один из лучших способов делегировать полномочия — поручить работу, которая связана с профессиональными целями члена команды.
2. Учитесь отпускать
Начинающим руководителям и руководителям делегировать полномочия может быть сложно, потому что вы отдаете важную работу в чужие руки. Вероятно, вы чувствуете связь со своей работой и ответственность за то, чтобы она была выполнена хорошо.
Умение делегировать полномочия является важным навыком, но вы также не должны чувствовать себя некомфортно каждый раз, когда делегируете полномочия. Поэтому вместо этого потренируйтесь сначала передавать небольшие виды работы, прежде чем переходить к более крупным проектам. Будьте терпеливы — как с собой, так и с членами вашей команды. Потребуется время, чтобы развить ваши навыки делегирования. Точно так же членам команды может потребоваться больше времени, чтобы выполнить эту работу, чем вам. Но, делегируя работу, вы даете членам команды возможность со временем развивать свои навыки, а также снимаете с себя еще одну задачу.
3. Уточните приоритеты
Понимание приоритетности и сложности задач облегчает делегирование. Если что-то имеет высокий приоритет, это должно быть сделано в ближайшее время — либо вами, либо кем-то другим. В зависимости от типа работы вы можете принять решение о том, чтобы сделать это самостоятельно или делегировать.
Лучший способ прояснить приоритеты — связать работу с целями команды и компании.
Когда вы и ваша команда понимаете, почему ваша работа важна, становится легче эффективно расставлять приоритеты и выполнять высокоэффективную работу. Если вы еще этого не сделали, сделайте это, поместив всю работу вашей команды в общий источник правды, такой как инструмент управления проектами. Таким образом, у всех будет прямая видимость того, кто что делает, когда и почему.
4. Понимание сильных сторон каждого члена команды
Частью делегирования является уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Эффективное делегирование включает два элемента: делегирование работы членам команды, обладающим навыками в этой области, и предоставление членам команды возможности развивать новые навыки.
Для этого убедитесь, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также их интересы. Уделите немного времени во время следующей встречи один на один, чтобы спросить их, какие у них есть навыки, которые они хотят развивать в дальнейшем, а также какие навыки они хотят развить, которых у них в настоящее время нет.
5. Предоставьте контекст и рекомендации
Когда вы передаете работу, убедитесь, что человек, берущий на себя задачу, настроен на успех. Сюда входят:
Руководство по выполнению работы
Срок выполнения делегированной задачи
Контекст, документы и сведения о работе
- 9 0002 Инструменты, необходимые для выполнения работы
Приоритет, цели и ожидания от работы
Желаемый результат
Любая связанная работа
Имейте в виду, что эта работа может быть легкой для вас сделать, но может быть совершенно новое для человека, которому вы делегируете работу. Потратьте некоторое время, чтобы провести их через задание и ответить на любые вопросы, которые у них есть, прежде чем они начнут, чтобы убедиться, что они настроены на успех.
6. Инвестируйте в обучение
Может быть работа, которую никто в вашей команде не сможет выполнить, кроме вас.
Некоторые менеджеры думают, что это означает, что они не могут делегировать работу. Но в зависимости от ваших приоритетов часто лучше обучить членов команды тому, как выполнять работу, чтобы они могли решать эти задачи в будущем.
Обучение требует времени, так что заманчиво просто сделать это самостоятельно. Но думайте об обучении как об инвестициях в членов вашей команды и в вашу собственную рабочую нагрузку. Со временем вы окупите потраченное на обучение время, так как человек сможет выполнять работу. Делегирование трудоемких задач — отличный способ развить свои собственные навыки тайм-менеджмента, а также предоставить членам команды новые возможности.
Частью обучения кого-либо тому, как выполнять работу, является предоставление им пространства для решения проблем, а не немедленное предоставление решения. Если член команды, выполняющий работу, сталкивается с препятствием, задайте вопросы, чтобы подсказать, как, по его мнению, он может преодолеть препятствие. Вместо того, чтобы предлагать решения, попробуйте спросить у другого человека предложения, чтобы помочь ему развить свои собственные навыки принятия решений и направить его к правильному ответу.
7. Приоритет коммуникации и обратной связи
Делегирование работы — это действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Убедитесь, что у человека, которому вы делегировали работу, есть возможность связаться с вами по любым вопросам, и назначьте регулярную проверку, например встречу один на один, на которой вы сможете более подробно обсудить ситуацию.
Предоставляйте отзывы об их работе для любых будущих задач, которые вы отправляете им. Кроме того, попросите их оставить отзыв — достаточно ли вы им дали информации, чтобы добиться успеха? Были ли открытые вопросы, которые облегчили бы выполнение работы? Имейте в виду, что делегирование — это долгосрочный навык, который вы только начинаете развивать, поэтому получение обратной связи поможет вам добиться долгосрочного успеха.
Читайте: Как давать и принимать конструктивную критику8. Сосредоточьтесь на результатах
Когда вы делегируете работу, цель состоит не в том, чтобы член команды выполнял работу точно так же, как это сделали бы вы.
Это нормально, если кто-то делает что-то не так, как вы, если он достигает желаемых результатов.
Когда вы делегируете полномочия и обучаете членов команды в процессе работы, не тратьте слишком много времени на объяснение того, как что-то должно быть сделано. Вместо этого сосредоточьтесь на конечной цели и дайте члену команды возможность придумать собственный процесс выполнения работы. Это дает им возможность развивать свои собственные навыки, а также демонстрирует, что вы доверяете им ответственность за выяснение того, как выполнять работу.
9. Доверяй, но проверяй
После того, как вы делегировали работу, попробуйте сделать шаг назад и дать члену команды пространство, необходимое для выполнения работы. Периодически связывайтесь с ними, чтобы убедиться, что им не нужна дополнительная поддержка, а также будьте достаточно невмешательны, чтобы показать своей команде, что вы им доверяете.
В конечном счете, вы несете ответственность за успех работы. Если вы впервые делегируете работу такого типа, внедрите цикл проверки или контрольный период, чтобы проанализировать проделанную работу и при необходимости подтолкнуть ее в правильном направлении.
10. Отмечайте заслуги после завершения работы
Эффективное делегирование работы дает другим членам команды возможность развивать новые навыки и участвовать в важных проектах. После того, как работа будет завершена, убедитесь, что член команды, который выполнил работу, получил признание за выполнение задачи.
Другие члены кросс-функциональной команды могут отдать вам должное за работу, особенно если это то, что вы делали в прошлом. Убедитесь, что вы не берете на себя ответственность за чужую работу, и найдите время, чтобы поблагодарить члена вашей команды за хорошо выполненную работу.
Делегировано и готово
Делегирование работы — отличный способ не только развить свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональное развитие всей вашей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи.
Если вы еще этого не сделали, сделайте это с помощью инструмента управления проектами.