Составить план работы: Как составить план работы на неделю ᐈ Тайм-менджмент

План работ в организации

получитебесплатно

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной. 

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

• описание целей, выраженных в цифровых показателях;
• определение перечня необходимых действий;
• ответственные лица за контроль выполнения действий;
• сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

• общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
• план работ для каждого отдела;
• личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника. 

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц. 

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

• наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
• наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
• цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
• план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
• план обязателен к исполнению;
• план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм. 

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы. 

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

• измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
• ограниченной во времени;
• реальной и достижимой;
• основанной на имеющихся ресурсах;
• достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

• производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
• сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
• доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

• рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
• усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
• снижение покупательской способности;
• появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них. 

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

• вступление и пояснение;
• план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
• детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план. 

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

• руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
• подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

• ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
• поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
• резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

• план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
• план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
• исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела.  

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня. 

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц. 

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.

получитебесплатно

Диверсификация: виды и особенности стратегии

Календарь активности РОПа

Постановка планов продаж

Дерево целей: построение и применение в бизнесе

Agile – эффективное управление проектами

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

• Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
• Преимущества ежедневного плана для компании
• Преимущества ежедневного плана для сотрудника
• Повестка дня
• Личная эффективность руководителя
• Технология реализации и внедрения ежедневных планов
• Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
• Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
• Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
• Ежедневный план работ
• Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
• Переход к еженедельному планированию
• Основные преимущества еженедельного планирования:
• Еженедельный план работ
• Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
• Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
• Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
• Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
• Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Перейти к оглавлению

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Перейти к оглавлению

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Перейти к оглавлению

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Перейти к оглавлению

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Перейти к оглавлению

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Перейти к оглавлению

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Перейти к оглавлению

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Перейти к оглавлению

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Перейти к оглавлению

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т. к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Перейти к оглавлению

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Перейти к оглавлению

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Перейти к оглавлению

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Перейти к оглавлению

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Перейти к оглавлению

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Перейти к оглавлению

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Перейти к оглавлению

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Перейти к оглавлению

Как составить успешный рабочий план (обновлено в 2022 г.)

Источник изображения: Getty Images

Тщательный план работы является ключом к успеху любого проекта. Это пошаговое руководство поможет вам создать идеальный план работы для вашей команды.

Если у вас проблемы с управлением проектами, вы не одиноки. Недавний опрос показал, что только 58% организаций полностью осознают ценность управления проектами, что является прямой причиной того, что половина всех проектов полностью проваливается.

Успех или провал проекта зависит от того, что происходит на этапе планирования. Все советы и лайфхаки в мире не помогут вашему проекту добиться успеха, если вы не проделаете необходимую работу на раннем этапе.

Вам нужен четкий и тщательный план работы не только для того, чтобы ваш проект был успешным, но и для достижения правильных целей. Это пошаговое руководство поможет вам создать собственное приложение, которое повысит ваши шансы на успех.

Обзор: Что такое рабочий план?

Рабочий план — это документ, в котором излагаются все шаги, которые необходимо предпринять в ходе проекта, с максимально возможной детализацией и назначением отдельных действий определенным отделам или людям.

Набросок рабочего плана, также называемый планом управления проектом, содержит все результаты, задачи, этапы, финансирование, ресурсы и любую другую необходимую информацию. Иными словами, рабочий план описывает, как будет выполняться проект.

Как создать окончательный план работы

Хорошо продуманный рабочий план — это разница между успехом и провалом проекта. Вот почему вы должны сделать это правильно с первого раза. Вот шесть простых шагов, которые вы должны предпринять при создании рабочего плана.

Шаг 1. Постановка целей

Каждому проекту необходимо видение — пустая трата времени объяснять «как», если вы не поняли «почему». Установите несколько амбициозных, но достижимых целей для вашего проекта; они будут определять каждый последующий шаг и придадут вашей команде мотивацию для выполнения плана.

Вы должны создавать эти цели с учетом общего видения компании. В конце концов, если ваши цели противоречат общему направлению компании, проект будет провален в глазах руководства компании, даже если по вашим меркам он успешен.

Подсказка: Будьте конкретны. Самая большая ошибка, которую вы можете совершить при постановке целей, — это быть расплывчатыми, например, «повысить узнаваемость нашего бренда». Как узнать, достигли ли вы этой цели? Вместо этого поставьте цель, которая включает реальные цифры, если это возможно, например, «увеличить количество рефералов на 20% к концу третьего квартала».

Шаг 2. Сформулируйте цели и результаты

Когда цели определены, пришло время определить, к каким целям и результатам ваша команда должна стремиться, чтобы достичь этих целей. Например, если ваша цель состояла в том, чтобы увеличить количество рефералов на 20% в течение следующего квартала, хорошей целью может быть «обращаться к 100 клиентам в неделю для рефералов» или «запустить программу поощрения».

Эти результаты представляют собой конкретные действия, которые вы предпримете для достижения более широких целей, поставленных ранее. Не забудьте привязать сроки к каждой цели.

Подсказка: Создавайте награды для своей команды, если они достигают целей. Эти поощрения повысят производительность и заставят вашу команду чувствовать, что ее ценят. Например, предложите денежный бонус или дополнительный день отпуска.

Шаг 3: Список ресурсов

Теперь, когда вы знаете, чего хотите достичь и как вы собираетесь этого добиться, пришло время определить, какие ресурсы потребуются для достижения цели. Если цели — это пункт назначения, а цели — это двигатель, то ресурсы — это бензин в вашем баке.

Когда люди думают о ресурсах, они часто думают о финансировании, но это также относится к оборудованию, материалам, пространству и рабочей силе. Это все, что ограничено и может быть использовано проектом. Перечислите каждый ресурс, который вы можете придумать, и прикрепите его к каждой цели.

Подсказка: Обсудите необходимые ресурсы со своей командой. Скорее всего, если вы попытаетесь сделать это самостоятельно, вы забудете пару вещей, которые должны быть перечислены. Пообщавшись с командой, они, скорее всего, обнаружат несколько других ресурсов, которые потребуются проекту.

Шаг 4. Определите препятствия

Ни один план не проходит гладко. Вы должны определить потенциальные препятствия, которые могут помешать успеху проекта, а также оставить некоторый буфер для учета любых препятствий, которые вы не можете предвидеть.

Примером препятствия в случае, когда компания пытается увеличить количество рефералов на 20%, может быть меньшее, чем ожидалось, число участников программы поощрения. Или это может быть непредвиденное событие, которое вынуждает вашу компанию отвлекать людские ресурсы от вашего проекта.

Подсказка: Создайте план резервного копирования для каждого сценария. Например, если программа вознаграждений явно не работает, вы должны были определить пару альтернативных способов увеличения количества рефералов, на которые вы могли бы немедленно перенаправить ресурсы.

Шаг 5: Создайте пошаговый план

Теперь, когда у вас есть все элементы, пришло время собрать все воедино, создав пошаговый план работы и график проекта. Вы уже изложили результаты на втором этапе, но здесь вы должны разбить их на более мелкие этапы.

Например, если вы создаете программу вознаграждений, некоторые шаги, которые вы предпримете для достижения этой цели, могут состоять в том, чтобы провести опрос текущих участников, чтобы выяснить, какие вознаграждения их больше всего интересуют, исследовать ценность реферала, чтобы определить, сколько вы должны потратить на каждое вознаграждение, составить структуру программы вознаграждений, разработать веб-страницу для программы вознаграждений и так далее.

Подсказка: Делегируйте роли и обязанности членам команды на каждом этапе рабочего плана. Если вы этого не сделаете, шаг может не быть выполнен, потому что никто не знает, кто должен был его выполнить, что приведет к задержкам в проекте. Это также помогает вам управлять рабочей нагрузкой, поэтому некоторые люди не выполняют всю работу, в то время как остальная часть команды вносит относительно небольшой вклад.

Шаг 6. Выполнение и оценка

Приступайте к выполнению рабочего плана. После того, как проект запущен, регулярно оценивайте, как он продвигается — возможно, каждую неделю для шестимесячного проекта. Скорее всего, вы столкнетесь с некоторыми проблемами, которые потребуют корректировки плана работы. Не волнуйтесь, для этого и был нужен четвертый шаг.

Если вы столкнетесь с одним из обнаруженных вами препятствий, выполните резервный план и соответствующим образом скорректируйте план работы. Если вы сделали надлежащее планирование проекта, вы должны быть достаточно гибкими, чтобы сделать это.

Подсказка: Используйте программное обеспечение, чтобы отслеживать проекты и следить за их эффективностью. Практически невозможно собрать все необходимые данные вручную, поэтому воспользуйтесь мощными программными инструментами, которые сделают сбор данных за вас, а затем создайте подробный отчет, который даст вам ценную информацию. Это также упрощает удаленное управление проектами, на которых вы не всегда можете присутствовать.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для планирования работы

В последние годы программное обеспечение для управления проектами стало находкой для компаний. Многие платформы и организационные приложения позволяют легко составить рабочий план и приступить к его выполнению, при этом отслеживая данные, которые помогут вам его усовершенствовать. Вот три лучших решения, которые вы должны попробовать.

1. Trello

Благодаря уникальному формату Trello идеально подходит для составления плана проекта. Он имеет ряд столбцов, и вы создаете отдельные задачи, которые входят в эти столбцы.

Столбцы Trello служат для визуального представления задач проекта и их статуса. Источник изображения: Author

Когда первый этап задачи завершен, вы перетаскиваете задачу в следующий столбец. Эти задачи могут быть помечены несколькими людьми, что помогает гарантировать, что каждый, кто заинтересован в задаче, знает, где она находится.

2. Podio

Podio позволяет легко создавать задачи, просто нажимая кнопку T на клавиатуре, которая вызывает новое окно задачи. Эта система создания задач хороша для простых проектов.

Podio позволяет следить за активностью вашей команды. Источник изображения: Author

Он также имеет общий командный календарь, который показывает, где стоят задачи и вехи, и функцию отслеживания времени, которая показывает, сколько часов было запланировано для задачи по сравнению с фактическим временем, затраченным на нее.

3. monday.com

Monday.com предлагает множество инструментов управления проектами, которые помогут вам в планировании работы. Программное обеспечение использует так называемые импульсы доски, которые представляют собой задачи с несколькими столбцами, которые помогают отслеживать ход проекта.

Список задач на monday.com наглядно отображает статус всех действий. Источник изображения: Автор

Это программное обеспечение также имеет общий командный календарь и функцию управления ресурсами, позволяющую отслеживать ресурсы.

Дайте рабочим планам шанс

Если вы никогда раньше не составляли рабочий план, самое время дать ему шанс. Определите простой проект в будущем и создайте простой рабочий план, используя шаги, описанные выше. Затем используйте блокировку времени, чтобы выделить на это пару часов в неделю.

Оцените, насколько хорошо план работы помог вам выполнить проект по сравнению с другими видами деятельности, над которыми вы работали.

Не забудьте выбрать программное обеспечение, которое поможет вам управлять рабочим планом. Ознакомьтесь с некоторыми из множества вариантов программного обеспечения для управления проектами, рассмотренными The Ascent, чтобы узнать, могут ли они подойти вам.

Некоторые из них бесплатны для отдельных пользователей, и даже платные версии предлагают бесплатные пробные версии, которые должны дать вам достаточно времени, чтобы понять, стоит ли конкретная платформа вложений.

Подобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями

Кэшбэк, вознаграждения за поездки, 0% начального финансирования в годовом исчислении: все эти кредитные карты могут стать отличными привилегиями для владельцев бизнеса. Но как найти подходящую кредитную карту для бизнеса? Сегодня на рынке множество предложений, и просеивание их, чтобы найти подходящее, может стать большой проблемой. Итак, мы проделали тяжелую работу за вас.

Начните работу с одной из наших лучших кредитных карт 2022 года сегодня .

Лучший способ составить рабочий план

Лидерство, планирование, управление проектами, управление задачами

Руководитель проекта

Алисса Скаветта | 17 февраля 2020 г.

Прежде чем вы сможете достичь своих целей, вам нужно спланировать, как их достичь. Рабочий план создает четкий путь к желаемым целям и задачам. На этом пути будут ресурсы, ограничения и другие элементы управления работой, которые необходимо описать в вашем плане.

Конечно, рабочий план не будет написан и инициирован одним человеком. Это план действий проектной группы, который в конечном итоге должен быть представлен членам совета директоров и заинтересованным сторонам на утверждение. После того, как все сказано и сделано, вы можете продолжить разработку остальной части вашего рабочего плана.

Если вы строите свой рабочий план в программном обеспечении для управления проектами, то легко продолжать повторять свой план и со временем вносить улучшения. А если это программное обеспечение находится в сети, то каждый может сотрудничать в режиме реального времени и точно знать, какие шаги необходимы для достижения идеального результата.

Создайте рабочий план за считанные минуты с помощью инструментов планирования ProjectManager. Подробнее

Очевидно, что рабочий план очень важен, поэтому давайте углубимся в то, как его составить и получить его утверждение.

Что такое рабочий план проекта?

Рабочий план проекта — это план управления проектом под другим названием. При правильном выполнении ваш рабочий план проекта будет четко формулировать и намечать шаги, необходимые для достижения целей и задач проекта, путем включения задач, этапов, результатов, ресурсов, бюджетных требований и графика времени, чтобы сплести все это вместе.

Обычно лучше всего подходит для крупных проектов и инициатив, но может использоваться на любом уровне. Прежде чем приступить к составлению рабочего плана, рассмотрите возможность использования целей SMART: создавайте цели, которые будут конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и связанными со временем. Это должно помочь вам начать свой план с правильной ноги.

Связанный: Бесплатный шаблон рабочего плана

Зачем вам нужен рабочий план?

Как мы уже упоминали, ваш рабочий план будет вашей дорожной картой для всего проекта. Это не только поможет вам и вашей команде быть организованными, но и гарантирует, что вы получите поддержку от ключевых заинтересованных сторон, связанных отделов, соответствующих руководителей по подотчетности/рискам и т. д.

Кроме того, это помогает управлять ожиданиями как на уровне заинтересованных сторон, так и на уровне менеджеров и членов команды — каждый, кто начинает с правильной ноги, имеет больше шансов оказаться на правильной ноге.

Как составить рабочий план

Создание рабочего плана — очень сложный процесс, требующий как можно большего количества установленных деталей, прежде чем вы представите его заинтересованным сторонам. Вот на чем вам нужно сосредоточиться.

1. Определите название проекта, цель и общие сроки

Делая это, вы можете сообщить своим утверждающим, что ваш проект займет один квартал, шесть месяцев или один год, учитывая цель проекта, а также остальную информацию, которую вы заполните после этого шага.

Вы также должны сообщить своему утверждающему лицу цель вашего проекта. Будет ли ваш проект лучше удовлетворять потребности клиентов? Возможно, ваш конкурент выпустил обновленную версию продукта, который у вас есть, и вам нужно масштабировать его, чтобы соответствовать требованиям рынка. Какой бы ни была конечная цель, убедитесь, что она сформулирована сразу.

2. Поместите свой рабочий план в контекст

Напишите введение и предысторию, чтобы лучше объяснить, почему вам нужно, чтобы этот проект состоялся, и что заставило вас задуматься о попытке достичь этой конечной цели в первую очередь. Создание контекста и определение проблемы помогает объяснить, почему вам нужно решение. Это поможет облегчить хорошее общее управление работой.

3. Установите свои цели и задачи

Ваши цели могут звучать как ваша цель, но они немного более конкретны, поскольку ориентированы на долгосрочную перспективу — т. е. ваша команда узнала больше о процессе запуска исправления ошибок или о том, как более непосредственно реагировать на запросы клиентов. /обратная связь с рынком.

Точно так же цели вашего проекта должны быть измеримыми. Например, цель этого проекта после запуска — увеличить количество активных ежемесячных подписчиков на xx% или получить определенную сумму в долларах дохода.

Здесь лучше всего использовать свои SMART-цели. Определите, что является конкретным, что поддается измерению, что достижимо, что актуально и что можно сделать в рамках проекта.

Связанный: Руководство по структурной структуре работ (WBS)

4. Определите и скоординируйте свои ресурсы

Когда вы определяете и координируете свои ресурсы, обязательно ответьте на следующие вопросы:

• Какая часть бюджета пойдет на этот проект?
• Из какого отдела будет выделен бюджет?
• Кто тебе нужен в команду?
• Какие инструменты планирования проекта (такие как отслеживание времени, совместная работа в команде, инструменты управления проектами) потребуются для оптимизации проекта?

5.

Поймите свои ограничения

И особенно учитывая тройное ограничение времени, бюджета и ресурсов. Поскольку к этому моменту вы уже перечислили все три на предыдущих шагах, теперь вы можете учитывать риски, которые могут помешать этим процессам.

Возможно, кто-то из членов вашей команды возьмет несколько больничных за это время; возможно, придется выполнять неожиданные задачи; возможно, некоторые из ваших инструментов выходят из строя, что требует дополнительных денег, вытянутых из бюджета. Какими бы ни были ваши ограничения, учитывайте все, что может показаться риском, который может привести к полномасштабному ограничению, которое может повлиять на выполнение результатов или даже на цели и задачи вашего проекта.

6. Обсудите риски и ответственность

Риски необходимо оценивать с максимально возможного количества сторон. Учитывайте оплачиваемый отпуск, время отпуска, накопленное персоналом, и корпоративные праздники. Подумайте о любых неожиданных происшествиях, которые могут напрямую повлиять на ваш бюджет или сроки. А затем назначьте кого-то, кто возьмет на себя ответственность в случае, если окружающая среда станет благоприятной для того, чтобы эти риски стали реальностью. Создайте чувство ответственности, чтобы все члены команды могли иметь измеримую долю в успешном исходе проекта, чтобы свести к минимуму возможность ошибки.

Расчешите не только основы, но и каждую деталь плана работы над проектом. Когда каждый потенциальный вопрос или красный флажок уже рассмотрен, вы сможете получить одобрение от заинтересованных сторон и начать свой проект с учетом правильных ожиданий.

Помните, что ваш рабочий план — это план действий, который будет направлять ваш проект, поэтому чем больше у вас будет подробностей об ограничениях и потенциальных рисках, тем лучше ваша команда будет выполнять свои задачи по получению результатов и достижению целей и задач.

Шаблон рабочего плана

Наш шаблон рабочего плана поможет вам задокументировать шаги, описанные выше. Обязательно постоянно следите за своим шаблоном и обновляйте его по мере внесения изменений в процесс планирования.

Инструменты, необходимые для составления рабочего плана

Чтобы создать рабочий план, вы должны начать с декомпозиции работ, чтобы определить всю работу, необходимую для завершения вашего проекта. Затем на основе результатов вашей WBS вы сможете создать временную шкалу, чтобы отметить задачи, результаты, их зависимости, этапы, какая задача назначена какому отделу и члену команды, сколько уровней утверждения для каждой задачи. и т. д.

На этом этапе многие менеджеры проектов будут использовать диаграммы Ганта для сортировки своих графиков в виде водопада. Если проект достаточно мал или имеет смысл, многие менеджеры проектов будут использовать инструменты, помогающие им сортировать задачи и результаты в простом списке задач.

Наши диаграммы Ганта, например, помогут вам создать визуальное представление задач вашего проекта с течением времени. Вы можете легко увидеть дату начала проекта, что представляет собой каждая задача проекта, кому она назначена, сколько времени займет каждая задача, а также дату завершения проекта в целом.

Чтобы узнать больше о том, как диаграммы Ганта и другие инструменты планирования проектов могут помочь вам составить идеальный рабочий план, посмотрите короткое видео ниже. Мы быстро покажем вам все способы, с помощью которых программное обеспечение для планирования проектов может улучшить ваше планирование, выполнение и отчетность, чтобы вы могли уверенно составить свой рабочий план.

ProjectManager может помочь вам с рабочим планом

Упорядочить каждую деталь проекта — непростая задача — от управления командой до управления заинтересованными сторонами. Это требует тонкого баланса понимания графика вашего проекта, задач, которые составляют объем проекта, потенциальных рисков, балансировки бюджета и распределения ресурсов. Не говоря уже о том, чтобы делать все это, помня о конечных потребностях клиентов, а также о целях и задачах проекта.

Шаблон плана работы может помочь вам организовать свои мысли, но для создания плана действий и его выполнения вам потребуется программное обеспечение для динамического управления проектами, которое поможет вам на этапах планирования, выполнения и мониторинга.