Составить план работы: План работ в организации

Содержание

План работ в организации

получитебесплатно

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной.

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

описание целей, выраженных в цифровых показателях;
определение перечня необходимых действий;
ответственные лица за контроль выполнения действий;
сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
план работ для каждого отдела;
личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника.

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц.

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
план обязателен к исполнению;
план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм.

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы.

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
ограниченной во времени;
реальной и достижимой;
основанной на имеющихся ресурсах;
достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
снижение покупательской способности;
появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них.

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

вступление и пояснение;
план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план.

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела.

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня.

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц.

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.

получитебесплатно

Диверсификация: виды и особенности стратегии

Календарь активности РОПа

Постановка планов продаж

Дерево целей: построение и применение в бизнесе

Agile – эффективное управление проектами

Планирование работ. Организация. Таблица

Планирование – один из важнейших этапов организации деятельности предприятия. Без предварительной поставки целей и задач, прогноза доходов и определения целей затрат невозможно развитие компании. А без этого существование организации находится под угрозой.

Содержание

Понятие плана работ
Классификация виды планов работ
Составление плана работ в организации
Принципы плана работ
Инструкция по формированию плана работ в организации
Контроль планирования работ и реализации плана
Организация и внедрение системы планирования
Методы планирования работ
Эффективные инструменты для планирования работ

Понятие плана работ

Планом работ называют

документ, предназначенный для прогнозирования деятельности предприятия.

Он составляется с целью повышения продуктивности работы компании. В него включают информацию, связанную с определением целей фирмы и средствами их достижения.

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых. Получить доступ

задачи организации, выраженные в числовых значениях;
перечень мероприятий, которые приведут к достижению целей;
ответственных за исполнение плана сотрудников;
предельные сроки выполнения задач с определением даты начала и окончания исполнения каждой операции.

План составляется на основании показателей прошлых периодов, скорректированных в соответствии с анализом рынка. Грамотно разработанный план работ организации дает возможность выбрать наиболее подходящую стратегию, рационально распределить ресурсы, а также мотивировать сотрудников к достижению высоких результатов.

Если в процессе реализации плана случаются непредвиденные обстоятельства, в него вносятся коррективы. Для этого важно контролировать исполнение прогноза.

Классификация виды планов работ

Кроме основного плана работ организации существуют и иные виды. Их классификация напрямую зависит от назначения прогноза и других признаков.

Классификационный признак	Вид плана работ	Описание
Целевое назначение	Инвестиционный	Разработка направлений расходования средств, необходимых для развития предприятия. Составляется с целью выявления суммы инвестиций.
	Стратегический	Разрабатывается для определения оптимальной стратегии деятельности компании.
	Прогнозный	Формируется с целью выявления первостепенных и последующих задач, которые необходимо выполнить в процессе работы.
	Контрольный	Необходим для оценки деятельности предприятия.
По объектам планирования	Целостный	Планирование работы всей компании.
	По отделу	Разработка прогноза для конкретного структурного подразделения.
	Для персонала	Определение нормы труда каждого сотрудника в зависимости от должности.
В зависимости от пользователей	Внутренний	Предназначен для изучения внутри компании руководством или иными заинтересованными сотрудниками.
	Инвестиционный	Составляется для потенциальных инвесторов или банков.
	Административный	Формируется с целью предоставления административным органам.
	Коллегиальный	Создается для компаньонов.

Важно! Перечень показателей, включаемых в план в процессе его формирования, напрямую зависит от вида прогноза.

Составление плана работ в организации

План работ может составляться как на долгосрочную перспективу, так и на короткий срок. Например, если формируются прогноз для персонала, можно установить значения с периодом достижения за месяц, неделю или рабочий день.

Зачастую план работ компании имеет следующую структуру:

Начинается документ с введения, где описываются используемые термины и иная вводная информация.
Второй раздел посвящен видам деятельности, осуществляемые предприятием. Причем, каждая компания занимается не только реализацией текущей работы, но и выполняет иные операции.
Далее важно описать рынок. Для этого предварительно проводят его анализ.
Следующая часть плана является непосредственным прогнозированием текущей работы компании.
Порядок внедрения и организации плана также описывается в отдельном разделе. В нем отражаются сроки исполнения той или иной операции, а также мероприятия, которые необходимо совершить для достижения цели.
Продолжают формирование документа вычислением прогнозных значений
. Их определяют на основании показателей прошлых периодов с учетом оценки рынка. Также нельзя забывать и о расчете совокупных расходов.
Если план предполагает привлечение инвестиций, то в него нужно включить пункт, посвященный периоду окупаемости и совокупному доходу.

Заключительным разделом плана является определение перспектив и выявление основных рисков.

Принципы плана работ

План работ, независимо от его вида, должен быть построен с учетом принципов стратегичности, целевого назначения, обоснованности, гибкости, обязательности и разветвленности.

Реализации принципа стратегичности заключается в формировании документа на основании оценки рынка и выбранной стратегии. Выполнение второго тезиса основывается на постановке верных целей.

Принцип обоснованности описывается как необходимость установления только достижимых плановых показателей. Также на реализацию плана не должны влиять никакие непредвиденные ситуации, не допускается нарушение сроков выполнения прогноза, а у каждого отдельного мероприятия, необходимого для достижения цели, должен быть иной вариант, о чем и говорят принципы гибкости, обязательности и разветвленности.

Инструкция по формированию плана работ в организации

Планирование предполагает четкое следование ранее установленным инструкциям. Формирование прогноза не является исключением. Именно поэтому разрабатывается инструкцию по построению плана. Зачастую она имеет следующий вид:

выявляются проблемы, с которыми может столкнуться компания;
определяются цели фирмы;
прогнозируются риски;
формируется план в соответствии с утвержденной на предприятии структурой.

Таким образом, прежде чем приступить к составлению прогноза, необходимо рассчитать основные показатели, проанализировать деятельность компании и рынок, а также определить цели, перспективы и риски.

Контроль планирования работ и реализации плана

Управлением планирования работ занимается руководить структурного подразделения, который назначен исполнителем. Именно он следит за тем, чтобы разработанный план был эффективным, конечные результаты достижимыми, а мероприятия, необходимые для осуществления, приводили к выполнению цели.

Но еще важнее контролировать процесс исполнение плана. Он реализуется путем предоставления ответственными за осуществления прогноза лицами отчетов.

Организация и внедрение системы планирования

Без разработанной и внедренной системы планирования составление плана компании невозможно. Все дело в том, что документ формируются в соответствии с критериями, утвержденными нормативно-правовой документацией.

Организацию системы планирования начинают с разработки регламентирующих процесс бумаг. Они описывают основные правила, форму, структуру документов, ответственных лиц и иные важные детали.

Далее определяются инструменты, предназначенные для планирования работ, закупается необходимое оборудование, программы, обучаются сотрудники, назначаются ответственные за формирование планов лица.

После того, как к внедрению системы планирования все готово, руководитель издает приказ. Однако полное внедрение конструкции произойдет только в случае успешного выполнения первого прогноза.

Методы планирования работ

В процессе организации планирования работ утверждается перечень методов прогнозирования. Чаще всего используются следующие приемы:

Балансовый вариант реализуется путем расчета доходов и их распределения по статьям затрат. Особенностью метода является то, что согласно плановым показателям, прибыль должна полностью расходоваться.
Реализация опытно-статистического приема заключается в составлении плана на основании показателей прошлых периодов.

Нормативный метод основывается на расчете значений в соответствии с установленными стандартами.
Экономико-математический вариант предполагает расчет показателей при помощи специальных арифметических формул, с учетом множества факторов.
Программно-целевой метод осуществляется при помощи формирования целей и разработки мероприятий, необходимых для совершения. Зачастую он используется для долгосрочного планирования, либо для прогнозирования масштабных операций.
Экспертный прием планирования предполагает разработку документа на основании мнений профессионала в определенной области. То есть, значения выявляются специалистом по его авторской методике.

Важно! В процессе планирования работ организации может быть использован один или несколько методов.

Эффективные инструменты для планирования работ

Для эффективного планирования работ организации и упрощения процесса рекомендуется использовать профессиональные инструменты.

Сегодня существует множество программ, которые применяются для составления планов. К самым распространенным и часто используемым из них относят:

программу Альт-Инвест которая помогает составить план в табличной форме, спрогнозировать сроки выполнения той или иной операции, а также представить прогноз в наглядной форме;
сервис «Мастерская бизнес-планирования», который наделен огромным функционалом и используется не только российскими предприятиями, но и компаниями из стран СНГ;
Business Plan PL, достоинством которого является то, что его легко использовать, а с применением может справиться даже новичок;
COMFAR III Expert – это комплекс инструментов, предназначенных для бизнес-планирования;
программу, которая включает в себя подробные инструкции по ее применению, Project Expert.

Надо отметить, что последний сервис чаще всего используют начинающие бизнесмены, которые до конца не разобрались в бизнес-планировании, а для создания отдельного подразделения пока нет средств. Программа позволяет не только смоделировать дальнейшую деятельность, но и определить основные риски, а также разработать пути по их погашению.

Создание успешного плана работы за 7 шагов

Автор Челси Уильямс
Старший копирайтер

17 апр 2023 г.

читать

Рабочий план жизненно важен для успеха любого проекта. Хотя написание плана может быть утомительным процессом, последствия его отсутствия слишком велики.

Согласно финансовому обзору Spikes Cavell, 39% проектов терпят неудачу из-за отсутствия планирования. Недавнее исследование, проведенное PMI, показало, что еще одним важным фактором провала проекта является неправильное применение сильных навыков, иногда называемых гибкими навыками.

Наличие плана поможет вам сосредоточить всех на работе, создать основу для командной работы и облегчить прогнозирование потенциальных проблем. Однако то, как вы создаете этот план, имеет решающее значение. Недостаточно написать список задач и предполагаемый график.

Ниже мы рассмотрим процесс создания эффективного рабочего плана.

Что такое рабочий план?

Рабочий план или план проекта — это «дорожная карта», которая направляет вашу команду к завершению проекта. В нем излагаются цели проекта, сроки, которым необходимо следовать, задачи, которые должен выполнить каждый, и процессы, необходимые для объединения этих задач.

Без стратегического плана работы вы рискуете неправильно распределить ресурсы, что увеличивает шансы столкнуться с препятствиями или вызвать путаницу среди вашей команды и клиентов.

Как составить рабочий план?

Вот два самых простых способа самостоятельно написать рабочий план.

Начните с нуля с чистого документа Word или Excel или загрузите бесплатный шаблон рабочего плана. Разбейте цели, задачи, ресурсы и препятствия на разные разделы. Вы можете указать, какие задачи выполняются, ожидаются и завершены.
Еще одним популярным подходом к плану работы является диаграмма Ганта. Проще говоря, диаграмма Ганта — это визуальное представление задач, запланированных с течением времени. Он показывает вам, что команда должна сделать и когда. Обычно он включает задачи, сроки выполнения, исполнителей, сроки и совпадение задач. Вы можете легко создавать диаграммы Ганта в Excel или с помощью программного обеспечения для отслеживания задач проекта.

7 шагов построения успешного рабочего плана

1. Определение цели

Первым шагом в планировании работы является определение цели — движущей силы — вашего проекта. Вы стремитесь удовлетворить потребности своих клиентов более эффективным и эффективным способом? Или вы хотите масштабироваться, чтобы удовлетворить потребности вашего рынка? Даже если вы обнаружите, что ваши цели для всех проектов похожи, все равно важно определить каждую из них, чтобы все были согласованы.

Наличие четкой бизнес-стратегии облегчает определение целей проекта.

2. Определите цели SMART

Наряду с вашей более крупной целью вам необходимо определить этапы или задачи. Это то, что вы проверяете по пути. Один из самых полезных способов определить ваши цели — использовать концепцию SMART — каждая из них должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени. Эти параметры направляют внимание и ресурсы вашей команды на самое важное.

Если вы изо всех сил пытаетесь определить цели, просмотрите прошлые проекты в поисках измеримых результатов, которые вы можете использовать в своем следующем проекте.

3. Список ресурсов и назначение задач

Составьте список всех ресурсов, которые вам понадобятся для достижения вашей цели и задач. Это включает в себя все, от документов и места до консультантов и бюджета. Четко определенная ответственность гарантирует своевременное выполнение каждой задачи. На этом этапе планирования работы вам необходимо назначить членов команды или группы для выполнения конкретных задач. Уточните, кто и что должен делать, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Расширьте этот шаг с помощью шаблонов выделения ресурсов и управления ими.

4. Установите четкие временные рамки

Как и цели, рабочий план должен иметь временные рамки. Чтобы определить, сколько времени у вашей команды будет на выполнение каждой задачи, вам понадобятся сроки, а не просто оценки. Хотя они могут меняться в ходе вашего проекта, эти даты важны как для управления внутренней коммуникацией, так и для управления ожиданиями клиентов.

Отслеживайте время, затраченное вашей командой на каждый проект, чтобы у вас были данные для сравнения фактического времени, затраченного на каждую задачу, с расчетным временем.

5. Определите потенциальные препятствия

Даже если вы следуете безупречному плану, у вас могут возникнуть проблемы. Важным компонентом создания рабочего плана является выявление потенциальных препятствий и план их обхода. Что делать, если один или несколько ваших сотрудников заболеют или попадут в чрезвычайную ситуацию? Что, если жизненно важная техника выйдет из строя? Планируйте как решение технической проблемы, так и информирование об этом вашей команды и клиентов.

Наглядность расписания и инструмент адаптивного планирования могут облегчить быструю корректировку обязанностей по проекту.

6. Выполнение плана

Наконец, пришло время просмотреть ваш план, чтобы убедиться, что все в порядке. Если вы удовлетворены и проинформировали свою команду об их обязанностях, пришло время приступить к работе. Лучшая часть хорошо продуманного рабочего плана заключается в том, что вы сможете ссылаться на него как на источник правды на протяжении всего проекта. Особенно, если у вас нет специального менеджера проекта, рабочий план может иметь жизненно важное значение для успешного завершения проекта.

Подумайте, насколько хорошо ваш технологический стек поддерживает ваш рабочий план. Вы консолидировали свое программное обеспечение в последнее время?

7. Отслеживание прогресса

Как только ваш рабочий план будет приведен в действие, не забывайте о нем. Периодически возвращайтесь, чтобы проанализировать свой текущий прогресс в сравнении с первоначальными целями и задачами. Отслеживание вашего прогресса поможет убедиться, что все остаются на задании и никто не отстает. Это также позволяет быстрее вносить коррективы, если они необходимы.

Платформа, предоставляющая отчеты в режиме реального времени, позволяет легко отслеживать статус и прибыльность проекта.

Наймите партнера по рабочему плану

Если вы хотите вывести свой рабочий план на новый уровень и сократить объем ручного труда, рассмотрите возможность внедрения решения для управления работой с клиентами, такого как Accelo. Платформа выступает в качестве партнера на каждом этапе планирования и реализации проекта. Кроме того, он автоматически генерирует бесценные данные о прогрессе в реальном времени.

Начните бесплатную пробную версию или запланируйте демонстрацию, чтобы создать успешные рабочие планы, которые помогут вам достичь ваших целей.

Об авторе

Челси Уильямс — старший копирайтер в Accelo, где она делится уникальными знаниями со специалистами по обслуживанию и рассказывает истории пользователей в блогах, электронных книгах, отраслевых отчетах и многом другом. Она имеет более чем 15-летний опыт работы в сфере B2B и B2C, в основном в сфере технологий, продаж, образования и здравоохранения. Челси является сертифицированным мастером-копирайтером AWAI, обученным рассказыванию историй о брендах и микрокопированию.

Как создать успешный рабочий план (обновлено в 2023 г.)

Тщательный рабочий план является ключом к успеху любого проекта. Это пошаговое руководство поможет вам создать идеальный план работы для вашей команды.

Если у вас проблемы с управлением проектами, вы не одиноки. Недавний опрос показал, что только 58% организаций полностью осознают ценность управления проектами, что является прямой причиной того, что половина всех проектов полностью проваливается.

Успех или провал проекта зависит от того, что происходит на этапе планирования. Все советы и лайфхаки в мире не помогут вашему проекту добиться успеха, если вы не проделаете необходимую работу на раннем этапе.

Вам нужен надежный, тщательный план работы не только для того, чтобы ваш проект был успешным, но и для того, чтобы он достиг правильных целей. Это пошаговое руководство поможет вам создать собственное приложение, которое повысит ваши шансы на успех.

Обзор: что такое рабочий план?

Рабочий план — это документ, в котором излагаются все шаги, которые необходимо предпринять в ходе проекта, с максимально возможной детализацией и назначением отдельных действий определенным отделам или людям.

Набросок рабочего плана, также называемый планом управления проектом, содержит все результаты, задачи, этапы, финансирование, ресурсы и любую другую необходимую информацию. Иными словами, рабочий план описывает, как будет выполняться проект.

Как создать окончательный рабочий план

Хорошо продуманный рабочий план — это разница между успехом и провалом проекта. Вот почему вы должны сделать это правильно с первого раза. Вот шесть простых шагов, которые вы должны предпринять при создании рабочего плана.

Шаг 1. Постановка целей

Каждому проекту необходимо видение — пустая трата времени объяснять «как», если вы не поняли «почему». Установите несколько амбициозных, но достижимых целей для вашего проекта; они будут определять каждый последующий шаг и придадут вашей команде мотивацию для выполнения плана.

Вы должны создавать эти цели с учетом общего видения компании. В конце концов, если ваши цели противоречат общему направлению компании, проект будет провален в глазах руководства компании, даже если по вашим меркам он успешен.

Подсказка: Будьте конкретны. Самая большая ошибка, которую вы можете совершить при постановке целей, — это быть расплывчатыми, например, «повысить узнаваемость нашего бренда». Как узнать, достигли ли вы этой цели? Вместо этого поставьте цель, которая включает реальные цифры, если это возможно, например, «увеличить количество рефералов на 20% к концу третьего квартала».

Шаг 2. Сформулируйте цели и результаты

Когда цели определены, пришло время определить, к каким целям и результатам ваша команда должна стремиться, чтобы достичь этих целей. Например, если ваша цель состояла в том, чтобы увеличить количество рефералов на 20% в течение следующего квартала, хорошей целью может быть «обращаться к 100 клиентам в неделю для рефералов» или «запустить программу поощрения».

Эти результаты представляют собой конкретные действия, которые вы предпримете для достижения более широких целей, поставленных ранее. Не забудьте привязать сроки к каждой цели.

Подсказка: Создавайте награды для своей команды, если они достигают целей. Эти поощрения повысят производительность и заставят вашу команду чувствовать, что ее ценят. Например, предложите денежный бонус или дополнительный день отпуска.

Шаг 3: Список ресурсов

Теперь, когда вы знаете, чего хотите достичь и как вы собираетесь этого добиться, пришло время определить, какие ресурсы потребуются для достижения цели. Если цели — это пункт назначения, а цели — это двигатель, то ресурсы — это бензин в вашем баке.

Когда люди думают о ресурсах, они часто думают о финансировании, но это также относится к оборудованию, материалам, пространству и рабочей силе. Это все, что ограничено и может быть использовано проектом. Перечислите каждый ресурс, который вы можете придумать, и прикрепите его к каждой цели.

Подсказка: Обсудите необходимые ресурсы со своей командой. Скорее всего, если вы попытаетесь сделать это самостоятельно, вы забудете пару вещей, которые должны быть перечислены. Пообщавшись с командой, они, скорее всего, обнаружат несколько других ресурсов, которые потребуются проекту.

Шаг 4. Определите препятствия

Ни один план не проходит гладко. Вы должны определить потенциальные препятствия, которые могут помешать успеху проекта, а также оставить некоторый буфер для учета любых препятствий, которые вы не можете предвидеть.

Примером препятствия в случае, когда компания пытается увеличить количество рефералов на 20%, может быть меньшее, чем ожидалось, число участников программы вознаграждений. Или это может быть непредвиденное событие, которое вынуждает вашу компанию отвлекать людские ресурсы от вашего проекта.

Совет: Создайте план резервного копирования для каждого сценария. Например, если программа вознаграждений явно не работает, вы должны были определить пару альтернативных способов увеличения количества рефералов, на которые вы могли бы немедленно перенаправить ресурсы.

Шаг 5: Создайте пошаговый план

Теперь, когда у вас есть все элементы, пришло время собрать все воедино, создав пошаговый план работы и график проекта. Вы уже изложили результаты на втором этапе, но здесь вы должны разбить их на более мелкие этапы.

Например, если вы создаете программу вознаграждений, некоторые шаги, которые вы предпримете для достижения этой цели, могут состоять в том, чтобы провести опрос текущих участников, чтобы выяснить, какие вознаграждения их больше всего интересуют, исследовать ценность реферала, чтобы определить, сколько вы должны потратить на каждое вознаграждение, составить структуру программы вознаграждений, разработать веб-страницу для программы вознаграждений и так далее.

Подсказка: Делегируйте роли и обязанности членам команды на каждом этапе рабочего плана. Если вы этого не сделаете, шаг может не быть выполнен, потому что никто не знает, кто должен был его выполнить, что приведет к задержкам в проекте. Это также помогает вам управлять рабочей нагрузкой, поэтому некоторые люди не выполняют всю работу, в то время как остальная часть команды вносит относительно небольшой вклад.

Шаг 6. Выполнение и оценка

Приступайте к выполнению рабочего плана. После того, как проект запущен, регулярно оценивайте, как он продвигается — возможно, каждую неделю для шестимесячного проекта. Скорее всего, вы столкнетесь с некоторыми проблемами, которые потребуют корректировки плана работы. Не волнуйтесь, для этого и был нужен четвертый шаг.

Если вы столкнетесь с одним из обнаруженных вами препятствий, выполните резервный план и соответствующим образом скорректируйте план работы. Если вы сделали надлежащее планирование проекта, вы должны быть достаточно гибкими, чтобы сделать это.

Подсказка: Используйте программное обеспечение, чтобы отслеживать проекты и следить за их эффективностью. Практически невозможно собрать все необходимые данные вручную, поэтому воспользуйтесь мощными программными инструментами, которые сделают сбор данных за вас, а затем создайте подробный отчет, который даст вам ценную информацию. Это также упрощает удаленное управление проектами, на которых вы не всегда можете присутствовать.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для планирования работы

В последние годы программное обеспечение для управления проектами стало находкой для компаний. Многие платформы и организационные приложения позволяют легко составить рабочий план и приступить к его выполнению, при этом отслеживая данные, которые помогут вам его усовершенствовать. Вот три лучших решения, которые вы должны попробовать.

1. Trello

Благодаря уникальному формату Trello идеально подходит для составления плана проекта. Он имеет ряд столбцов, и вы создаете отдельные задачи, которые входят в эти столбцы.

Столбцы Trello служат для визуального представления задач проекта и их статуса. Источник изображения: Author

Когда первый этап задачи завершен, вы перетаскиваете задачу в следующий столбец. Эти задачи могут быть помечены несколькими людьми, что помогает гарантировать, что каждый, кто заинтересован в задаче, знает, где она находится.

2. Podio

Podio позволяет легко создавать задачи, просто нажимая кнопку T на клавиатуре, которая вызывает новое окно задачи. Эта система создания задач хороша для простых проектов.

Podio позволяет следить за активностью вашей команды. Источник изображения: Author

Он также имеет общий командный календарь, который показывает, где стоят задачи и вехи, и функцию отслеживания времени, которая показывает, сколько часов было запланировано для задачи по сравнению с фактическим временем, затраченным на нее.

3. monday.com

Monday.com предлагает множество инструментов управления проектами, которые помогут вам в планировании работы. Программное обеспечение использует так называемые импульсы доски, которые представляют собой задачи с несколькими столбцами, которые помогают отслеживать ход проекта.

Список задач на monday.com наглядно отображает статус всех действий. Источник изображения: Автор

Это программное обеспечение также имеет общий командный календарь и функцию управления ресурсами, позволяющую отслеживать ресурсы.

Дайте рабочим планам шанс

Если вы никогда раньше не составляли рабочий план, самое время дать ему шанс. Определите простой проект в будущем и создайте простой рабочий план, используя шаги, описанные выше. Затем используйте блокировку времени, чтобы выделить на это пару часов в неделю.

Оцените, насколько хорошо план работы помог вам выполнить проект по сравнению с другими видами деятельности, над которыми вы работали.