Таск трекер что это: Что такое, для чего и как работает таск-трекер? – ТОП-7 таск-менеджеров

Содержание

Что такое, для чего и как работает таск-трекер?

Что такое таск-трекер и как его выбрать

На сегодняшний день количество задач, с которыми сталкивается человек на работе, и скорость их появления настолько велики, что невольно встает вопрос – как с этим всем справиться? При этом не хочется превращать процесс создания, мониторинга и выполнения задач в отдельную самостоятельную задачу. Хочется, чтобы работало по максимуму само. Разбираем, возможно ли это (спойлер: возможно).

Таск-трекер? Он мне поможет?

Есть высокая доля вероятности, что да. Таск-трекер это инструмент автоматизации проектной работы, помогающий проще, быстрее и эффективнее ставить и выполнять задачи. На данный момент существует немалое количество различных таск-трекеров, имеющих разнообразный функционал. Выбор того или иного инструмента дело непростое, но важное. При этом стоит исходить из того, какие цели стоят перед организацией или командой, какие проблемы таск-трекер должен решить.

И по каким критериям выбирать?

Универсальных нет, но можно отталкиваться от

  • Наличия бесплатного аккаунта
  • Стоимости платного использования
  • Минимального и максимального числа пользователей
  • Величины дискового пространства для хранения файлов
  • Интеграции с популярными сервисами
  • Наличия десктопного приложения
  • Наличия мобильного приложения

При этом многие таск-трекеры имеют бесплатный пробный период. За 2-3 недели можно на практике понять, насколько подходит тот или иной инструмент, то есть отвечает ли он предъявляемым требованиям или нет. Например, lost.report предлагает целых 5 месяцев бесплатной работы вне зависимости от количества участников. Далее можно выбрать один из 6 тарифов, которые отличаются максимальным числом пользователей и величиной дискового пространства. При этом каждый вариант обеспечивает полный доступ к функциям системы.

Хорошо, выбрали. Что делать дальше?

На самом деле, чтобы таск-трекер не вводил в недоумение и работа с ним была эффективна, нужно потратить некоторое время, чтобы с ним познакомиться. Принцип user friendly должен работать и тут, то есть если вы ловите себя на мысли, что вам нужна отдельная инструкция, чтобы понять таск-трекер – стоит задуматься, насколько именно этот вам подходит. При этом стоит понимать, что для разных команд и людей важен различный набор функций, и каждый обращает внимание на то, с чем работает лично. Важно убедиться в том, чтобы выбранный таск-трекер отвечал запросам тех, кто с ним взаимодействует.

А какие проблемы решает таск-трекер?

Есть особые затруднения, характерные для определенных видов деятельности и возникающие в конкретных отраслях. Как мы уже говорили, от них во многом зависит выбор таск-трекера. Однако это не исключают существование ряда универсальных проблем, с которыми в той или иной степени сталкивается каждая рабочая команда. Поговорим о них.

  • Распределение ответственности. Неопределенность относительно того, кто за что отвечает, зачастую либо растягивает выполнение задачи, либо вообще вводит ее в тупиковое состояние. В обоих случаях тратятся временные ресурсы, и цель не достигается. Таск-трекер позволяет распределять рабочие роли и отслеживать ответственных на каждом этапе выполнения задачи. Это дает чувство ясности и четкости, которое необходимо для создания продуктивной рабочей среды. Например, в lost.report есть Руководители, Координаторы проектов, Супервайзеры задач, Исполнители. Эти роли помогают понять, кто создал задачу, кто ее подтвердил и активировал, кто над ней работает и кто ее проверяет.
  • Контроль. Выражается он с двух сторон. С одной – возможность для сотрудника контролировать свою собственную работу. Это помогает избавиться от ощущения «завала» и неспособности с ним справиться. С другой стороны — возможность для руководителей мониторить процесс выполнения задачи. С таск-трекером это проще и быстрее, так как руководитель имеет непосредственный доступ к прогрессу по задаче.
  • Тайм-менеджмент. При постановке задач сроки исполнения не всегда оговариваются, даже когда они имеют важное значение. При этом сотрудник редко выполняет одну единственную задачу, и сроки по разным делам накладываются, смешиваются, забываются. В итоге даже наличие оговоренных сроков не всегда имеет смысл. Таск-трекер помогает максимально структурировать этот процесс. Планирование рабочего времени становится более простой задачей, требующей минимального участия самого исполнителя. Например, в lost.report есть канбан доска, где сразу отображаются задачи по группам «Бэклог», «На подтверждении» и «В работе». При этом система сама формирует список задач по приоритетам в зависимости от сроков и важности.
  • Прозрачность. Связана со всеми предыдущими пунктами и является необходимым элементом их успешного функционирования. Таск-трекер выводит на поверхность многие аспекты работы, которые зачастую либо скрыты, либо просто не проговариваются. Это возможность для своевременного введения изменений, если оказывается, что что-то идёт не так. Так, в lost.report можно просматривать задачи, в которых тем или иным образом участвуют коллеги. Это помогает создать более открытую среду, где люди видят и понимают, чем занимаются остальные.
  • Вовлеченность. На задачи не всегда реагируют активно и с большим энтузиазмом. Зачастую требуются какие-то внешние силы, запускающие работу. В таск-трекере это могут быть дедлайны и алерты (важные уведомления), которые неплохо справляются с задачей повышения скорости реагирования, но на энтузиазм и интерес особо не влияют. Для последнего в lost.report используются элементы геймификации (например, график продуктивности), которые создают дух соревнования и показывают, кто действительно «в игре», а кто – на скамейке запасных.
  • Список задач. Казалось бы, самое важное преимущество таск-трекера. И да, и нет. Дело в том, что сейчас формальное наличие списка задач не обеспечивает их качественное выполнение. Чтобы список работал, должны работать и все вышеописанные элементы. Тогда можно говорить о действительно нужном и важном инструменте. Именно таким мы и постарались сделать lost.report.

Pintask — программируемый таск-трекер / Habr

Салют, Хабр!

По статистике, новый таск-трекер появляется раз в 2 недели. «Но мой умеет варить капучино!» — скажет вам разработчик. — «А другие трекеры делают чай такого же качества, как у проводницы поезда „Москва-Геленджик“, либо заваривают только Копи Лювак». Значит, если бы можно было перепилить краник, чтобы из него лилось капучино, вы бы не стали писать новый таск-трекер? «Ну конечно! Просто капучино — мой любимый напиток»…

О том, что общего между кофеварками и Оптимусом Праймом, зачем нам программируемый таск-трекер и как перепиливать краник — читайте под катом.

В далеком 1969-м ситуация с микросхемами выглядела примерно так же, как текущая ситуация с трекерами. Хочешь выпустить калькулятор? Напечатай свою микросхему. Хочешь выпустить калькулятор с функцией умножения на 1000 (для бразильских бухгалтеров)? Напечатай еще одну микросхему. Именно этой логикой руководствовались японцы, заказавшие Intel аж 12 микросхем для своих калькуляторов. Штатная рок-звезда компании, Тед Хофф, окинул опытным взглядом чертежи и предложил рефакторинг. Затем, как и полагается рок-звезде, он скипнул сам процесс, поручив реализацию идеи Федерико Фаггину. Менеджмент благополучно забил на проект, так как в тот момент люто-бешено развивалось совсем другое направление, и заработать на Бентли можно было именно там. Это сильно ускорило разработку, и уже в 1971-м программеры электротехники закончили тесты и выкатили на продакшн запустили в серию. Intel с фанфарами выполнила заказ японцев и под шумок открыла новое направление бизнеса. Через несколько лет рынок микропроцессоров внезапно стал настолько прибыльным, что на Бентли зарабатывали уже там.

Перенесемся в наше время, где миром правит страсть к кофе и каждый день выходят новые таск-трекеры. Ситуация сама собой напрашивается на рефакторинг. Представляется логичным написать такой трекер, в котором можно «перепилить любой краник», открутить или, наоборот, закрутить посильнее каждую гайку, заменить термостат и поставить регулятор пара, чтобы в конце концов сварить любимый напиток. Именно такой — программируемый таск-трекер — и есть Pintask.

Немного сантехники

ЕСЛИ ЧЕСТНО, появление микропроцессора было теоретически возможным уже в начале 1960-х, когда стали массово производиться интегральные микросхемы. Однако, любого юного электротехника на этом пути подстерегали технологические препятствия 80-го уровня. Федерико Фаггин знал о них не понаслышке. Но и докторская степень по физике досталась ему не в переходе московского метрополитена, а в Падуанском университете. Поэтому в 1968-м году Федерико создал первый полевой транзистор на кремниевой основе, который работал быстрее других, биполярных, да еще и занимал меньше места, стоил дешевле, экономил электроэнергию. Теперь можно было не выключать свет в туалете не беспокоиться об оптимальности микросхем: калькуляторы на микропроцессорах складывали и умножали быстрее своих предшественников просто потому, что работали на полевых транзисторах. Ну и ценник на них был ниже, что при закупке устройств на всю бразильскую бухгалтерию весьма и весьма ощутимо.

За оценкой ситуации обратимся к мировому эксперту по инновациям:
— Господин Форд, как вы считаете, будет ли микропроцессорная технология развиваться дальше, или производители биполярных транзисторов найдут способ повернуть время вспять?
— Я убежден, что инновации на более низком уровне способны изменить существующую отрасль. На мой взгляд, речь идет именно об этом.
— Большое спасибо за комментарий. А теперь к новостям из мира науки. Астрономы сообщают о необычном космическом фоне…

Pintask написан на Meteor. Этот фреймворк уже входит в число самых популярных репозиториев на Github в весовой категории JavaScript — и это еще до официального релиза (текущая версия: 0.8). Один только анонс на Hacker News собрал 1362 голоса. Выдержки из комментариев: «It’s like the industrial revolution», «I can’t upvote this enough» — ну, вы поняли. Даже скушав полпачки скептицина, можно смело утверждать, что Meteor открывает новую страницу в веб-разработке. Причем HTML-код на этой странице «живой»: получение новых данных от сервера приводит к автоматическому обновлению шаблона, вам не нужно следить за этим. Ах да, и забудьте про Ajax-запросы: изменение данных выполняется через полноценное MongoDB API на JavaScript, доступное прямо в браузере. В результате 90% вычислений выполняются на клиенте. Код на Meteor

занимает меньше места имеет меньший объем, стоит дешевле пишется быстрее, экономит электроэнергию уменьшает объем передаваемых данных. Марти, ты опять играл с плутонием?

Давайте разберемся, что получается. Доступ к базе данных есть прямо в браузере, это раз. Шаблоны тоже в браузере, это два. Все работает на JS+HTML, это три. А что если дать пользователю возможность подключить свои скрипты? Ведь с их помощью можно и слушатели навесить, и шаблоны переопределить, и данные записать… и перепилить краник. И гайки закрутить. И термостат поставить.

Всем по капучино

Pintask — первый таск-трекер, написанный на Meteor. И первый таск-трекер, способный загружать ваши расширения прямо в браузере, предоставляя им полный доступ к API базы данных и шаблонам.

Вот пример одного такого расширения:

if !Cards
  throw "Hey, where are my Cards?"
if !Comments
  throw "Look, I need those Comments, too!"

Comments.after.insert (userId, comment) ->
  cardId = comment.cardId
  card = Cards.findOne(cardId)
  if userId not in card.memberIds
    Cards.update(cardId, {$addToSet: {memberIds: userId}})

За последнее время я пристрастился к CoffeeScript… не мейнстрим, конечно, но разработку ускоряет.

Эту нехитрую автоматизацию можно собрать-разобрать с завязанными глазами. В начале заметна пара проверок на случай ядерной войны (если наш скрипт призовут на другой сайт). Потом идет установка мины замедленного действия, срабатывающей при вставке комментария. В случае, если наступивший не является членом карточки, его забрасывает туда ударной волной.

Хотите посмотреть на работу с шаблонами? Их есть у меня. Тут замешан jQuery, на первый взгляд код напоминает итальянское блюдо. Но если приступить к его поглощению с нижнего края, то вкус раскроется более гармонично, и тогда… «Официант, повторите!»

Отдельно стоит упомянуть о подключении внешних источников данных. Белая магия позволяет создавать задачи из строк Google Spreadsheet. А черная магия с привлечением потустороннего API дает возможность призывать Github Issues прямо в Pintask и устраивать сеанс двунаправленной связи между комментариями внутреннего и внешнего трекера. Все это происходит через коллекции MongoDB. По сути, такое расширение является отдельным приложением, загружающим данные в Pintask при помощи специального скрипта.

За барной стойкой

Кстати, подключить собственное расширение можно через тот же Github. В простейшем случае достаточно опубликовать репозиторий на Github Pages, взять прямую ссылку на js-файл и вставить в Pintask. Получается сухо и комфортно (и обновляется при поступлении коммита).
А если нужно подключить целое приложение со своим блэкджеком, то можно выложить на бесплатный хостинг от того же Meteor, и вставить ссылку на него.

Для пользователя все выглядит еще проще. Достаточно зайти в Магазин расширений, выбрать желаемое, нажать волшебную кнопку — и легким движением руки кофеварка превращается в Оптимуса Прайма.

Так как программисты — люди щедрые, то можно с уверенностью сказать: большинство приложений будут бесплатными. Но если жаба-таки задушит, или понадобится больше древесины (объемное файлохранилище, СМС-шлюз), то можно сделать пользователю приложение, от которого он не сможет отказаться. Мы сами так и зарабатываем.

Сверим часы

О! Вот и оно, платное приложение: Учет времени на автопилоте. Всем известно, как сложно программистам дается тайм-трекинг. Побродив по извилинам нашего разума, можно встретить подобный внутренний диалог:

— Эй, сознание! Давай-ка подумаем над интеграцией с Яндекс.Маркетом.
— Погоди-погоди… А кнопочку «старт» нажать не забыл?
— Ах, точно. Вот, нажал.
— Молодец. Так что ты там говорил о Bitcoin?
— Какой Bitcoin? Я говорил о Яндекс.Маркете.
— Ах, да… постой, а ты нажимал кнопочку «старт» у предыдущей задачи?
— Кажется, да. Или нет. Сейчас проверю.
— Давай проверяй. А я тут пасьянс разложу.

Чтобы не ходить к психоаналитику, мы решили изменить привычный механизм учета времени и отказались от кнопки «Старт». Вместо нее мы поставили иконку «Включить учет времени» в заголовке каждого списка. Тайм-трекинг стартует автоматически при входе в систему и начинает слежение за первой задачей в отмеченном списке. Когда задача архивируется или переносится в другой список, тайм-трекинг переключается на следующую задачу по принципу обоймы. В результате программист даже не задумывается об учете времени. Он просто выполняет свою работу, а система автоматически фиксирует временные интервалы.

Техническая реализация использует стандартные механизмы Meteor и пакет user-status для мониторинга активности. Уже знакомые слушатели на коллекциях MongoDB позволяют определить отслеживаемую задачу. В коде не используются setTimeout (свят, свят), только события. В результате даже рестарт сервера не способен нарушить ход истории.

Хотите получать аккуратные отчеты? Заходите, не стесняйтесь.

На десерт

Сколько же стоит базовая платформа? Pintask полностью бесплатен. У нас нет ограничений функционала, нет рекламы, нет абонентской платы. Зато есть открытая вики, добросовестная поддержка и овечки на фоне.

Ну и последнее: Pintask стремится к тому, чтобы стать полной заменой Trello (англ. «drop-in replacement»). Все базовые функции заморского сервиса уже реализованы. Есть моментальный импорт из Trello. Мы также собираемся сделать двунаправленную синхронизацию, чтобы обеспечить доступ к Pintask через мобильные приложения Trello (до того, как сделаем собственные).

В следующих статьях мы планируем рассказать о процессе разработки продукта и нюансах использования внутреннего API. Сейчас будет занавес, а нужно ли выходить на бис — решать вам.

Финальная ссылка: Pintask, программируемый таск-трекер.

Статья опубликована мною по просьбе Дениса Горбачева (starfall), весь текст — полностью авторский.

жизнь в таск-трекерах — хорошая жизнь / ITSumma corporate blog / Habr

Систематически вести задачи я пытался, наверное, раз 20-25. И каждая попытка срывалась, как теперь я понимаю, по двум причинам.

Во-первых, для того, чтобы выделять время ведению задач, нужно понять — зачем это делается.
Ты начинаешь вести задачи, тратить на это время, делаешь меньше задач, все это начинает копиться — во имя чего?

Любую работу сложно вести, когда ты не понимаешь, для чего. «Упорядочить жизнь» — не самая адекватная цель, так как «упорядоченная жизнь» — это достаточно размытое явление. А вот «снизить уровень тревоги, снизив уровень неизвестности» — цель гораздо конкретнее и лучше, на которую вполне можно потратить час в день.

Во-вторых, все методологии, которые я читал, описывают сразу конечное состояние процесса. «Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать их…» Это сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега — итеративно.

Поэтому пройдусь по своим “итерациям”, и, может быть, в таком же виде это пригодится и вам. В конце концов, чем не повод использовать майские каникулы, чтобы выйти на работу, используя новую (относительно) парадигму?

А как я к этому пришёл, можно прочитать здесь.

Трелло, пара списков


Создаем всего 4 списка, используем десктопное и мобильное приложение.

Списки:

  • Дела — все задачи, которые приходят в голову, записывать сюда. И записывать сразу, как только они приходят в голову. «Выкинуть мусор» — задача. «Вымыть посуду» — задача. «Назначить планерку» — задача. Ну, и так далее. Даже самые очевидные и\или важные вещи могут быть забыты, если случилось что-то внезапное или просто был тяжелый день.
  • Дела на сегодня — каждый вечер переношу дела из доски «Дела» в доску «Дела на сегодня». Если к вечеру часть дел будет там оставаться — это нормально, об этом чуть ниже. Со временем начинаешь понимать, сколько задач может быть в списке, чтобы большую их часть можно было сделать в запланированный день.
  • Сделано сегодня. Эта доска — главный способ снизить тревогу «я ничего сегодня не сделал» и хороший путь для дальнейшей рефлексии по поводу самоорганизации. Записываю сюда все задачи, которые сделал сегодня, даже не из списка запланированных. «Позвонил Васе по поводу документов» — записал. «Попросили подписать бумаги» — записал. «Обсудили с Антоном договор» — записал. Таким образом, к концу дня вы поймете, на что вы на самом деле потратили время и что могли не делать из этих задач только лишь ради выполнения плана.
  • Готово — список всех выполненных задач. В начале или в конце дня я переношу их из «Сделано сегодня» в «Готово». По сути, это такая мусорка, в которой просто можно найти выполненные задачи, и поэтому нуждается в регулярной чистке.

Трелло, «мини-календарь»


В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи точно привязаны по времени, и про них не хочется забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями «Дела на понедельник», «Дела на вторник» и т.п., в которые стал заносить привязанные ко времени дела.

Таким образом, когда меня спрашивают: «Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00?» — я просто иду в соответствующую доску и смотрю, что у нас там записано на это время. И надо не забывать перекидывать вовремя задачи между списками в течение недели: например, «дела на четверг» с наступлением четверга — в «дела на сегодня».

Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить, не забыл ли я что-то…

На этом моменте я подошел к границам Trello. Основной проблемой стало то, что в день записывалось больше 50 задач, и был довольной большой пул дел, привязанных как к общему списку, так и к спискам, привязанным к дням. Как понять, что задачу, которую мне надо сделать, я уже записал? Стали появляться дубли. Как одновременно приоритезировать все задачи по одному из проектов? Как дать другим другим людям возможность посмотреть твои календарные планы?

Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:

  1. Могла бы группировать задачи по проектам.
  2. Иметь календарную привязку (выполнить завтра), и автоматически переносить это в задачи на сегодня, с наступлением дня.
  3. Интегрировалась бы с Google-календарем.

Вот здесь я вернулся к ToDoist, и на этом этапе он оказался самым подходящим решением.

Текущий поток в ToDoist


Inbox

Любые входящие задачи пишу в Inbox, который стараюсь сразу разбирать. Под разбором подразумевается:

  • Определение даты, когда задача будет выполнена (для коротких задач я, чаще всего, ставлю Today, а уже к вечеру понимаю, когда, на самом деле, ее можно будет сделать).
  • Определение проекта, к которому можно отнести задачу (для статистики и возможности каким-то образом сменить приоритет у всех задач по проекту).

Задачи, которые пришли в голову и которые необязательно делать в ближайшее время, уходят в проекты Uncategorized Personal («взять подстаканники в машину») и Uncategorized Work («подумать, когда можем устроить стратсессию по PR»). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи: так каждые выходные у меня появляется задача «Разобрать Uncategorized Personal», а каждый понедельник — «Разобрать Uncategorized Work».

Интеграция с календарем
ToDoist отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.

При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону: я могу сказать «Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу», которая окажется и в календаре, и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.

Обработка не оперативных входящих задач

Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. «Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит, а ответа от ее сотрудников нет» — очевидно горящая задача, которую откладывать нельзя, а вот «Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый» превращается в «Запланировать, когда можно будет поговорить с X про Y», которая уже превратится в задачу «Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то» и задачу «Поговорить с X про Y», уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в «Запланировать…».

Приоритезация задач
Все задачи, включенные в день, не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого числа будут иные, но главное — прийти к выводам).

  1. На каждый день у меня записывается порядка 50-70 задач.
  2. Комфортно для себя (без чувства тотальной усталости в конце дня) я могу сделать до 30 задач.
  3. Сделав до 50 задач, я устану, но некритично.
  4. Я могу закрыть 70 задач, но после этого я с трудом выйду из «потока трудоголизма», с трудом усну и в целом буду мало социален.

Исходя из этого, я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому утром я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные выполняю, исходя из возможностей и желания. Каждый день переношу порядка 40-20 задач на следующий: что интересно — при этом задач на следующий день становится опять 60-70.

Ведение статистики


Очень хочется понимать в целом, сколько времени ушло сегодня на дела, связанные с работой, и на какие именно. Для этого я использую приложение RescueTime, которое стоит и на телефоне, и на лэптопе, и Google Maps Location History (да, я не параноик).

Мы живем за городом, поэтому время, потраченное на дорогу, можно использовать с толком. Сейчас, когда я не уставший, я в пути слушаю аудиокниги, чтобы хоть как-то использовать эти 40 минут.

Данные я пока не агрегирую, создавая своеобразный персональный Data Lake; придет время — доберусь до этого.

Заключения не будет


  1. Жизнь современного человека — большой поток входящих задач. Снизить его не удастся; надо научиться управлять этим потоком.
  2. Большинство тревог — от неизвестности предстоящего. Если мы будем понимать, что нас ждет в ближайшие дни, тревог станет ощутимо меньше.
  3. Ради этого можно тратить время на организацию своего дня. Я знаю, что случится сегодня, что будет завтра, и не забываю о тех задачах, о которых раньше забывал.
  4. Ведение таск-трекинга — не самоцель, а, если хотите, способ самовоспитания. Вещи, которые раньше делать было лень или вещи, до которых никак не добирались руки, становится сильно легче делать. Многие люди (и я среди них) вообще, в целом, лучше себя чувствуют, когда задачи ставятся из внешнего мира. Таск-трекинг — это такой способ ставить задачи самому себе и научиться жить своими желаниями.
  5. Работа — это не самоцель. Цель — так организовать свое рабочее расписание, чтобы появилось предсказуемое свободное время, когда ты можешь заниматься собой, семей, своими интересами.

Если вам интересны мои идеи и размышления на it и около-того-темы, то вот можно почитать канал 🙂

Организация работы: выбор таск-трекера | Lost.Report

Даже в небольшой компании однажды может наступить бардак. Бардак в делах, когда непонятно, кто чем занимается, кто за что отвечает, почему задачи не решаются вообще или решаются с большим опозданием. Все это хочется срочно исправить! И вот тогда начинается поиск инструментов – всевозможных систем для ведения проектов, учета задач и затраченного времени. Подобных сервисов сейчас великое множество – выбирай хоть по цвету, хоть по названию, их функции хоть и отличаются, но системы во многом дублируют друг друга.

И вот, выбор сделан — команда осваивает новый инструмент и начинает ставить задачи. Некоторое время новизна модели повышает общую включенность и все идет хорошо, но вскоре… снова наступает бардак. Уже в таск-трекере.

Если вы уже пользовались таск-тракерами, возможно, вам эта ситуация знакома. И вдруг оказывается, что вашей команде нужен специально обученный человек, который будет этот бардак разгребать: пинать людей по давно повисшим задачам, закрывать задачи, потерявшие актуальность, удалять дубли, отписывать комментарии и прочее.

Пару раз кто-то наводит порядок, но потом все как-то дружно забрасывают это унылое занятие и все идет по-прежнему.

Возникает резонный вопрос: почему сервис, который должен помогать, по сути часто мешает продуктивной работе?

Внедрение нового таск-трекера требует физических, умственных, эмоциональных и временных затрат ото всех участников процесса. Проблема в том, что эти затраты часто не окупаются в краткосрочной перспективе и этого бывает достаточно, чтобы на инструменте поставили крест.

А еще таск-трекер может обострить изначально “спящие” проблемы, вытащить их наружу… Например, до работы в таск-трекере проблемы деления территории и ресурсов не возникало, а потом работа «стала эффективнее» и стали заметны узкие места во взаимодействиях, конкуренция за ограниченные ресурсы или недостаточно формализованная субординация.

Основные функции таск-трекера сводятся к учету задач и простому взаимодействию с коллегами. Все инструменты, которыми мы с командой пользовались на разных этапах, с этим более-менее справляются. Проблемы возникают тогда, когда возникают внештатные ситуации.

Например, когда

  • У задачи должно быть несколько исполнителей. Каждый из них выполняет свою часть задачи, а потом кто-то один последним завершает всю задачу целиком.
  • Нужно показать, кто в данный момент ответственен за задачу. Например, задача выполнена и отправлена на проверку, но постановщик тормозит рабочий процесс, не реагируя.
  • Задачи связаны друг с другом: выполнение одной возможно только после выполнения другой и единственный вариант это как-то учитывать – вручную менять дедлайны. Учитывая постоянно меняющуюся картину – это попросту трата времени.

Эти и многие другие проблемы решает lost.report. Этот таск-трекер чутко составляет персонализированные списки задач с учетом сроков и приоритетов. Мы тестируем его с разными командами и постоянно анализируем новые рабочие ситуации. Таск-трекер не должен быть занудной системой для формалистов — его задача позволять всем членам команды держать руку на пульсе.

Сравнение систем отслеживания ошибок — Википедия

Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя)[2]
AccuWork AccuRev Коммерческая C++ Java Client, Web-интерфейс проприетарное ПО AccuRev Экспорт в CSV,HTML,XML Да Да Да Да
AdminiTrack AdminiTrack Коммерческая, с 2000 ASP.NET Web-интерфейс, оповещение по e-mail SQL Server Статистические отчёты, Статистика, Настраиваемые отчёты и графики, Экспорт в Excel/CSV Да N/A Да Да, очень гибкая двухсторонняя
Assembla Assembla Коммерческая Ruby Web-интерфейс, e-mail integration MySQL Subversion, Git, Mercurial Wiki Да Да Да Да
ASTRES IVDS, french Civile Aviation free PHP Web-интерфейс, оповещение по e-mail MySQL Статистические отчёты, Гибкая фильтрация отчётов, Экспорт в MS Excel, CSV, XML, HTML, интегрированные графики, база знаний (встроенная или основанная на MediaWiki, редактирование технологического процесса Да Доступ только для чтения Да Да, только оповещения
Atadesk Ataminds проприетарное ПО C#, ExtJS Web-интерфейс, e-mail integration SQL Server автоматический экспорт в Excel Да Да, двухсторонняя
Avalon[3] Vermont Whisper проприетарное ПО VB.Net Windows Microsoft SQL Server 2008 or newer Нет Да, Parallel Task Workflows Да
BBugs MIT PHP, Laravel Web-интерфейс, оповещение по e-mail MySQL, PostgreSQL, SQLite Нет Wiki Нет Нет Да Нет Нет Нет
BIPulse SigmaLab Коммерческая PHP Web-интерфейс, оповещение по e-mail PostgreSQL, SQLite Нет Отчеты представлены срезами данных по различным плоскостям проектного управления Нет Да Да Нет Нет
Bontq BONTQ hosted, проприетарное ПО PHP Web-интерфейс, оповещение по e-mail PostgreSQL Wiki Да Да Да, только оповещения
bugUp InformUP.com проприетарное ПО ASP.NET, C# Windows, Web, e-mail SQL Server 2005 Express Да Да , Both Tests Management and Bug Tracking in the same system Да Да Да Да Да
c.Support GWI Software, Inc. проприетарное ПО, Коммерческая, Source Code License available ASP.NET, XHTML, C# Web, e-mail Microsoft SQL Server Extensive workflow, automated or manual routing, service level agreements, ITIL, automatic assignment, statistical reports, Knowledge Base, advanced search, file attachments, inbound emails to issues, notifications, configurable dashboard, report writer, WMI based Asset Management, escalation rules, surveys, related issues, call scripts Да
Extensive and dynamic
Да Да
Microsoft Active Directory
Да Да
Outbound (S)SMTP, Inbound (S)POP3, IMAP4 (SSL/TLS)
Cerberus Helpdesk WebGroup Media LLC Free (up 3 agents), Коммерческая draft to be completed
Cerebro CineSoft Коммерческая C++, Qt,PHP Client (Mac OS X/Windows/Linux), E-mail, Web interface, Rss, API PostgreSQL CVS, Subversion и другое Да Rich text editor, MS Excel (c изображениями) c фильтрацией, CSV Да Да Да Да Да
Outbound (S)SMTP, Inbound (S)POP3, IMAP4 (SSL/TLS)
Codendi Xerox Коммерческая, free unstable version PHP Web, e-mail, RSS, API MySQL, CVS, Subversion, Document manager, Wiki, Customizable charts, graphs & reports, Notifications, Emails, Surveys Salome TMF Да Да Email notifications
codeBeamer Intland Software Properietary, free version Java Web, e-mail, API MySQL, Oracle, Apache Derby or Postgres Subversion, Git, Mercurial, CVS and others Да, Integrated document manager, Wiki, charts, reporting engine, remote API, notifications Да Да Да Да Да, двухсторонняя
ConSol CM ConSol Software проприетарное ПО Java Web, e-mail, Web services, Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 configurable reporting (Crystal Reports), Экспорт в MS Excel (CSV) Да
GUI-based, Extensive and dynamic
Да Да Да Да
Outbound SMTP, Inbound POP3, IMAP
CreationFlow CreationFlow проприетарное ПО Java, Flex Web, e-mail MySQL Outbound SMTP
CustomerWise TechExcel проприетарное ПО C++, C#, ISAPI Windows client, Web, e-mail, Web services SQL Server, Oracle Reporting, Dynamic Report Links Integrated with DevSuite for test management Да Да Да Да Да
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя) [2]
Daylite Marketcircle Коммерческая ? Mac, iPhone DayLite Server ? ? ? ? ? ? ? ?
DeskPRO DeskPRO Коммерческая draft to be completed
DevTrack TechExcel проприетарное ПО C++, C#, ISAPI Windows client, Web, e-mail, Web services SQL Server, MySQL, Oracle, Access CVS, Subversion, Perforce, Microsoft Team Server, AccuRev, Visual SourceSafe, ClearCase reporting engine Integrated with DevTest for test management Да Да Да Да Да
Devprom ALM ООО «Девпром» Бесплатная,

Коммерческая

PHP Web, Mobile Apache HTTP Server, MySQL Subversion, Git, TFS База знаний, требования, тестовая и техническая документация, встроенные и пользовательские графики Встроенная система разработки и выполнения тестов Да Да Да Да Да
DoneDone We Are Mammoth Сommercial C# Web, Email, Webservice SQL Server 2005 Webservice API allows you to implement a variety of custom features. Да Да Email to comment support
doTask![3] doTask! Free, Сommercial C# Windows client MySQL Integration with any wiki Да
Easy Projects .NET Logic Software Inc. Бесплатная, коммерческие (хостинговая, внутренняя), условно бесплатная .NET Web, Windows, E-mail IIS, MS SQL Server, .NET Framework Да MS Project, Excel, PDF, iCal, Vyew, QuickBooks, SmarterTrack, Dbxtra, Easy Time Tracking Да Да Да
Microsoft Active Directory
Да Да
Eylean Board Prewise, UAB коммерческие (хостинговая, внутренняя) Windows MS Project, MS Outlook, MS Excel, TFS Да
egTracker grise Free, Коммерческая ASP.NET Web, e-mail SQL Server Да Outbound SMTP
EnterpriseWizard CRM EnterpriseWizard Сommercial, Hosted version or On-Premise packages Perl, Java, Javascript, PHP Web (hosted or installed on local server), email, Web Service, REST SQL Server, MySQL Unlimited workflows, escalation rules, automated or manual routing, service level agreements, ITIL, automatic assignment, statistical reports (Excel, CSV, HTML, graphs), Knowledge Base, advanced search, file attachments, inbound emails to issues, notifications, configurable dashboard, report writer, WMI based Asset Management, surveys, related issues, call scripts Да
Via API
Да
Extensive, dynamic workflows configured via graphical workflow editor. Business rules engine also available.
Да GUI-based localization — supports unlimited number of concurrent languages on a per-user configurable basis. Да Built-in Active Directory or LDAP out of the box. Easily configured to other authentication systems.
Да Unlimited custom fields — many different types (text, list, popup, date, day, number, image, html area, text area) including validation of data type and composition. Да
Eventum MySQL AB GPL PHP Web, E-mail, IRC MySQL CVS, Subversion Statistical reports, report writer Да
Extensive and dynamic
Да Нет
(instructions are available for adding it, though)
Да Да
Outbound (S)SMTP, Inbound (S)POP3, IMAP4 (SSL/TLS)
ExtraView ExtraView Corp. проприетарное ПО, hosted Java Web, Email, Web services, Programmable API Oracle, MS SQL Server, MySQL CVS, Subversion, Perforce Statistical reports, flexible filtering engine for reporting, Экспорт в MS Excel, PDF, CSV, HTML, integrated charting, configurable dashboards, knowledgebase, workflow/process definition Yes Да
GUI-based, Extensive and dynamic, custom workflow, Rules Engine
Да GUI-based localization — can support unlimited number of concurrent languages on a per-user configurable basis. Да Active Directory or LDAP out of the box. Easy to configure for any custom authentication scheme
Да Unlimited number of custom fields — many different types (text, list, popup, date, day, number, image, html area, text area) including validation of data type and composition. Да
Outbound (S)SMTP, Inbound (S)POP3, (SSL/TLS)
fixx hedgehog lab проприетарное ПО Java Web, REST, e-mail DB2, Firebird, HSQLDB, MaxDB, MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, Sybase ASA flexible filtering engine for reporting, Экспорт в MS Excel, PDF, CSV, XML Да
FogBugz Fog Creek Software проприетарное ПО ASP/VBScript on Windows, PHP on Mac and Linux. Web, e-mail, REST, RSS Microsoft Jet, SQL Server, MySQL Да Integrated rich text wiki. Да Да
Gemini Countersoft Free, Коммерческая, Hosted, Open Source, Not for Profit C#/ASP.NET Web, Windows, E-mail, Web Services, Outlook, Visual Studio, MSN Messenger SQL Server/MSDE Subversion, Visual SourceSafe Да MS Excel, PDF, CSV Да Да Да Да Да
GLPI Indepnet GPL PHP Web, e-mail MySQL Knowledge Base,Asset Management done via OCS Inventory Да Да Да Да Да
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя) [2]
Google Code Hosting Google Code free Python Web, RSS BigTable Subversion,Mercurial Wiki syntax, email notification, linking to Subversion commits, custom fields/values for issues Да, custom fields, issue templates and reports Да Да Email notification about issue updates, but not about issue creation
h3desk Heathco проприетарное ПО PHP Web, e-mail, RSS MySQL Email management, trouble tickets, knowledge base, troubleshooter, file manager, auto-responders, reporting Да Да Да Да Да
HelpDesk Сибирикс opensource Javascript Web, e-mail MongoDB Нет Нет Нет Да Нет Нет Да
HelpSpot UserScape проприетарное ПО PHP Web, e-mail, RSS, API SQL Server, MySQL, PostgreSQL reporting: integrated charts and reports, Экспорт в Excel Да Да Да Да
HelpSTAR UserScape проприетарное ПО PHP Web, e-mail, RSS, API SQL Server, ] reporting: integrated charts and reports, Экспорт в Excel Да Да Да Да
IBM Rational ClearQuest Rational Software проприетарное ПО kernel: executables for several platforms; hooks: Perl and Visual Basic Web, Windows client, e-mail IBM DB2, Oracle, SQL Server, Access, Sybase ASA ClearCase AccuRev reporting: integrated charts and interface to Crystal Reports Да Да Да Да Да Да
IgnitionDesk RattleSoft проприетарное ПО .NET / C# Windows Microsoft SQL Server 2005 or higher export reports to Excel 2007 (Advanced charting and filtering) and Outlook 2007 Да Да, Active Directory Да, partial support Нет
Instant Business Network Mediachase Hosted version or local server package C# Web, Optional Windows client for secure messaging, MS Office integration SQL Server CVS, Team Foundation Server Reporting: Canned as well as Custom Reports available Да Да Да Да Да Да
IssueNet Elsinore Technologies Inc. проприетарное ПО ASP.NET, C#, C++ Web, Winforms, E-Mail, Outlook plugin, Visual Studio plugin, SQL Server Subversion, Visual SourceSafe, Perforce Advanced reporting, configurable dashboards, Microsoft Project integration Да Да Да Да Да
IssueTrackerProduct Peter Bengtsson ZPL Python Web, e-mail ZODB Да Да Да Да Да Да
Issuetrak Issuetrak Inc. hosted, проприетарное ПО ASP Web Microsoft SQL Server Да Да Да Да Active Directory Да Да Inbound and Outbound
itracker itracker.org LGPL Java Web MySQL (Hibernate) Нет Нет Нет Да Да Да Да Нет
Issue Tracking Anywhere Dynamsoft Corporation Hosted, проприетарное ПО ASP.NET, C# Web Microsoft SQL Server reporting: integrated charts and reports Да Да Нет Да Да
IssueView IssueView проприетарное ПО ASP.NET, C# Windows, Web, Mobile, Email SQL Server, Access .xsl based Reporting, charts, graphs Extensive, Configurable, Execute SQL. Stored Procs Да Да Active Directory Да Да Inbound and Outbound
Jitbit HelpDesk Jitbit проприетарное ПО ASP.NET, C# Web, Email, Notifications MS SQL Server reporting, charts, graphs, file attachments Да Да, Windows-integrated authentication Да Да, both ways: email-to-issue, issue-to-email
k Systems Management Appliances KACE проприетарное ПО PHP MySQL, Apache [MySQL] Да Да Да Да Да
Liberum Help Desk Doug Luxem GPL ASP Web SQL Server, Access
LibreSource Artenum GPLv2 HTML/Java on all platforms Web PostgreSQL Subversion, LibreSource Synchronizer Да
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя)[2]
Open Project Manager[3] Free Hosting GPLv2 Java, Javascript, AJAX Web MySQL, PostgreSQL, SQL Server Нет Да Velocity, Iterations planning Нет Да fully customazible, buttons Да Нет Color Labels Да
Outbound SMTP, (SSL/TLS)
Microsoft Dynamics CRM Microsoft проприетарное ПО, Коммерческая .NET Web, Web services, Outlook, e-mail Microsoft SQL Server Нет reporting: integrated charts and reports, Экспорт в Excel, Mail Merge Нет Да Да Да — Active Directory Да Да, двухсторонняя
Mojo Helpdesk Metadot online / hosted only Ruby on Rails, AJAX Web, e-mail RSS, API, Web service Да Да Да Да Да Да Да
OTRS otrs.org GPL Perl, JavaScript Web/E-Mail MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQL Server Advanced reporting, configurable dashboards Да Да Да Да Да
PerlDesk LogicNow Limited Коммерческая draft to be completed
Pointinsight LinkEdge Technologies Коммерческая J2EE Web (Jsp, AJAX) Oracle, SQL Server Нет Да Нет Да Да Да Да Да
Outbound SMTP
Polarion ALM Enterprise Polarion Software проприетарное ПО Java + AJAX OSGi standard Web (AJAX), Eclipse plug in Apache HTTP Server , Java Application Server, Portal JSR-168 compatible, Subversion , Web Services, Open API Subversion Subversion-based Wiki, CMMI & XP Knowledge base & reports, real-time customizable dashboards, PDF export, Word/Excel export, customizable reports Yes (using «LiveDoc» feature if test plan is described in Excel; free HP TestDirector Connector available) Да Да Да Да SMTP automatic notifications, create issues from email (Both ways)
Project Kaiser Triniforce free, Коммерческая Java, GWT Web Derby, MySQL, SQL Server Нет Да Built-in wiki Нет Нет not yet Да Нет Нет Да
Outbound SMTP
QueWeb Queplix Corp. GPLv2 and Enterprise Java, J2EE, Google Web Toolkit GWT Web Thin Client MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, Informix, Sybase,DB2 CVS, Subversion, Perforce, Microsoft Team Server, AccuRev, Visual SourceSafe, ClearCase Да XLS adhoc reporting, export XML, PDF, HTML, Excel, Word Да Dynamic Workflow Engine, Auto-conversion from legacy Да Да Single Sign on, SSL, Kerberos, 128 bit encryption Full IDE support (Eclipse or IDEA), XML Metadata designer Да
Inbound and Outbound, Email Routing, Ticket Autocreation
Remedy Action Request System BMC Software проприетарное ПО thick Windows client, Web, Web service Oracle, SQL Server, DB2, Informix, Sybase ASA With RKM, the Remedy Knowledge Base product from BMC Нет Да[4] Да Да Да
Request Tracker Best Practical Solutions, LLC GPL Perl Web, e-mail, command-line MySQL, PostgreSQL, Oracle Subversion, CVS Да Да Да[5] Да Да
Resolve Resolve проприетарное ПО .NET, SQL Server Thick Windows client, Web service MySQL Да Mail Merge and Document Management System Integration Да Да Да Да[5] Да Да
RMTrack RMTrack Issue Tracking Solutions Inc. проприетарное ПО ASP, VB6, C++ Web Microsoft SQL Server Advanced reporting, integrated charts, Экспорт в Excel Нет Да
Extensive and dynamic
Нет Да
Microsoft Active Directory
Да Да
Outbound SMTP, Inbound (S)POP3
Roundup Ka-Ping Yee, Richard Jones MIT license (ZPL v 2.0 for the template system) Python Web, e-mail, command line SQLite, MySQL, PostgreSQL, Berkeley DB Subversion Да Да Да Да Да
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя)[2]
ServiceCenter Peregrine Systems проприетарное ПО Web
ServiceWise TechExcel Software Коммерческая C++, ASP.NET Web, Windows Client MS SQL, Oracle Reporting, Dynamic Reports via Web Links Yes, via DevSuite integration Yes Yes Yes Yes Yes
SharpForge XP Software Services New BSD C#/.NET Web, RSS, email, SQL Server/MSDE, ASP Subversion Standard HTML content loaded directly out of the Subversion repository. Нет Нет Да Нет Нет Нет
Simpleticket Spur GPL Ruby on Rails Web MySQL, PostgreSQL Subversion
Spiceworks Desktop Spiceworks проприетарное ПО, freeware Ruby on Rails Web, e-mail sqlite Нет asset inventory, reporting, ticket-based help desk Нет Нет Да (Active Directory) Да Да
SolverMate SolverMate проприетарное ПО, SaaS, бесплатно до 2-х пользователей Java Web, e-mail PostgreSQL отчеты: аналитические отчеты и печатные версии документов, экспорт в Excel и CSV Да Да, двухсторонняя
SupportCalls with Outlook AssistMyTeam SMB Solutions проприетарное ПО .NET Microsoft Outlook, Web MS Exchange Server Да Да Да Да Да Да Да
SupportCenter Plus ManageEngine Free, Trial, Коммерческая draft — to be completed Web-интерфейс, оповещение по e-mail MySQL, MSSQL Да Да Да
SupportPRO SupportDesk SupportPRO Коммерческая, Source Available PHP Web, e-mail MySQL No Reporting engine, Integrated Knowledge Base Да Provides a custom workflow, SLA compliance Да Нет Да Да
SupportSuite Kayako проприетарное ПО PHP Web, e-mail, SMS, WAP MySQL e-mail management, ticket-based help desk, live chat, knowledgebase, troubleshooter, file management, reporting Да Да Да Да Да
Support Trio ActiveCampaign,Inc. Коммерческая draft to be completed
TagTicket TagTicket Ltd Коммерческая PHP Web, RSS, Email MySQL Да Ticket & File Tagging. Knowledge Base Creation Да Да
Target Helpdesk Software Target Helpdesk проприетарное ПО .NET Windows, Web, e-mail SQL Server 2005 Express and Enterprise Да Да Да Да Да Да Да
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя)[2]
tBits Expediter tBits Global проприетарное ПО Java Windows client, Web, e-mail, Web services, SMS, Tortoise SVN, Outlook plugin, Lotus plugin SQL Server,Oracle CVS, Subversion, Perforce, Team Foundation Server, AccuRev, Visual SourceSafe, ClearCase Reporting engine, Экспорт в Excel, Provide a datasource plugin of BIRT, Да Provides a custom workflow, XML based rules, Java Based Plugins, SLA compliance Да Да Да Да. Also provides a Email commands to update each field.
Team Foundation Server Microsoft проприетарное ПО, Коммерческая .NET Web, Windows, Visual Studio, MS Excel, MS Project MS SQL Server Team Source Да — workflow definitions, process documentation Да Да — Да Да — Active Directory Да — Да
TeamSupport.com Muroc Systems, Inc. Коммерческая, hosted SaaS. First 3 users free. ASP.NET Web, e-mail, Customer Portal SQL Server Exports to Excel, custom reporting Да Да Да
both directions plus tickets can be subscribed to
Teamwork (software) Open Lab проприетарное ПО, some parts LGPL Java Web, e-mail all relational (uses Hibernate) Да. Also Subversion integration. Да Да Да Да Да Да Да. Also provides notification engine, actions by e-mail.
Tele-Support HelpDesk (software) Resource Dynamics, Inc Коммерческая, free trial available Win32 Windows, Web, EMail Access, MSSQL reporting: crystal reports and fast-reports interface. Нет Да Да Нет Да Да
ThinMind.com Shift Technologies, Inc. Hosted Microsoft .NET Web SQL Server Flexible PDF reporting and Экспорт в CSV, XML, Text Да Да Нет Да Нет Inbound POP3, IMAP4
Track-It! Help Desk Numara Software Коммерческая .NET Windows SQL Server, Oracle Да Да Да Да Да
Tracker PhaseWare, Inc. Hosted and Client Server .NET Windows SQL Server 2005 Да Да Да Да Да Да Да
Tracker Яндекс.Трекер ООО «Яндекс» Коммерческая, есть пробный период Java Web Да Да Да Да Да
True Time Tracker True Time Tracker, ExtraSpy Software проприетарное ПО Visual Basic Windows SQLite Integrated charts and reports, PDF and HTML export Да N/A Да
Unicenter Service Desk (USD) Computer Associates (CA) проприетарное ПО C++ Web, e-mail, API, batch, web services, Java client SQL Server, Ingres, Oracle reporting: integrated text reports. External MS Access predefined, Crystal report Predefined. Нет Да Да Да Да Да
VisionProject Visionera AB проприетарное ПО Java Web (hosted or installed version), e-mail, web service SQL Server, MySQL Да, Subversion Да, reporting, scheduled reports by mail, knowledgebase, support center, spam protection, charts, Экспорт в PDF, Excel, CSV, XML, MS Project Да Да Да Да Да Да
Web Help Desk MacsDesign Studio, LLC проприетарное ПО Java Web, e-mail OpenBase, FrontBase, MySQL, SQL Server, PostgreSQL, Oracle Dynamic request forms based on category choice, Dynamic auto-routing of request tickets, Auto FAQ generation, Integrated charts and reports, context sensitive help Да Да Да
Microsoft Active Directory or LDAP
Да Да
Webolize Webolize LLC opensource C# Web (hosted and installed on own server) SQL Server
Wrike Wrike, Inc. hosted, проприетарное ПО Java Web (hosted and installed on own server), email PostgreSQL Subversion real-time customized reports, Экспорт в Excel, scheduled reports by mail, alerts, discussions, Gantt charts, API available for any integration Да, unlimited number of workflow templates Да Да, двухсторонняя email integration with any email software
XMsuite XMsuite.com online / hosted (free) .NET Web, e-mail MS SQL Server Да Да Да Да Да Да
YouTrack JetBrains s.r.o. Proprietary, stand-alone and hosted, free version, free for open source projects Java, MPS-based DSLs Web, REST JetBrains DB Да, экспорт в СSV, HTML Да Да Да Да, двухсторонняя
Zendesk Zendesk, ApS проприетарное ПО Ruby on Rails Web, Web services, RSS, e-mail, REST MySQL reporting: integrated charts and reports, Экспорт в Excel Да Да Да Да, двухсторонняя
Система Создатель Лицензия Язык
реализации
Пользовательский
интерфейс
Серверная
часть
Интеграция с системами управления версиями кода[1] Интеграция с или генерация динамической документации Интеграция с планированием тестов Настраиваемый workflow Поддержка Юникода LDAP авторизация Настраиваемые поля Интеграция с Email (двухсторонняя)[2]

Таск-трекер или задачи по почте?

Постановка задач по почте

Хочу с самого начала процитировать Станислава Паршина, владельца интернет-магазина белья Alisa.ua:

Читаю “Деловую переписку” Ильяхова и Сарычевой и не могу отделаться от ощущения, что корень многих проблем в рабочей переписке не в отсутствии уважения, а в использовании электронной почты вместо задачника. На смену электропочте сейчас приходят чаты, но это не меняет картинку. Люди вынуждены решать множество разнообразных задач с помощью неподходящих инструментов.

Главный кейс: постановка задачи. Вот что необходимо для корректной постановки задачи:

  • Четкое название с указанием её смысла и полезного действия
  • Указание дедлайна
  • Указание исполнителя и участников с доступом к обсуждению
  • Возможность прикрепить необходимые файлы
  • Возможность цитировать любой участок переписки и доступ всех участников к истории обсуждения задачи.

Сравни, как это реализовать в почте и в любом мало-мальски развитом инструменте для совместной работы. Шаблон электронного письма содержит два поля «Тема» и «Текст письма». Плюс кое-какую информацию можно получить из списка получателей. Всё остальное приходится структурировать отправителю. Неудивительно, что так мало людей делают это хорошо. Ответ Ильяхова — давайте я всех научу. Моё предложение — давайте дадим сотрудникам инструменты, которые помогут им делать свою работу лучше.

Я совершенно согласна с тем, что email – неподходящий инструмент для постановки задач. Точнее, его можно использовать, но только если всеми безоговорочно выполняются два условия:

  1. Каждое письмо имеет максимально четкий заголовок, содержащий описание задачи, указывающий на исполнителя и задающий дедлайн.
  2. Каждый сотрудник, ответственный за ту или иную задачу, должен что-либо ответить на письмо в течение суток (исключение есть только для писем, которые пришли в пятницу вечером и на выходных). Т.е. Нужно сообщить “взял в работу” или объяснить причину, почему нет, чтобы постановщик нашел план Б. По умолчанию должно быть понятно: если человек проигнорировал это правило – наверное, он тяжело болен или мертв. Во всех остальных случаях ему не место в компании. Быстрая реакция, готовность брать на себя ответственность, знание ПК и функционала электронной почты – это те базовые качества, без которых не сдвинется с мертвой точки ни одна современная работа.

Возможно, у вас возникнут следующие вопросы:

  1. Как быть, если несколько исполнителей – не писать же три-четыре имени подряд?
  2. А если письмо не задача, а просто информация к сведению? Есть ли другие форматы заголовков?
  3. Как сделать так, чтобы все следовали этим правилам?
  4. Как быть, если загружен по уши и не готов брать новую задачу? Тянуть с открытием письма?
  5. Как быть в отпуске или в случае болезни?
  6. Как начальники отделов узнают, над какими задачами работают их сотрудники?

Я готова ответить на эти и любые другие вопросы, так как я работала в компании с 50+ сотрудниками, где постановка задач по email прекрасно работала до тех пор, пока мы дружно не перешли в полноценную систему для управления проектами. Я сразу скажу, что эта крутая схема, но упрямое игнорирование новых, куда более подходящих инструментов – пустая трата времени и ресурсов. И если вы руководитель коллектива, то создание продуктивной рабочей среды – ваша прямая ответственность.

1. Как быть, если несколько исполнителей – не писать же три-четыре имени подряд?

Это хороший вопрос. А как вы называете друг друга в компании? По имени? Короткому или полному? По имени и отчеству? Может быть, по прозвищам?

Вот примеры четких заголовков:

  • Редизайн прайслиста / Евгений, Мария / до 4.10 (например, Евгений – дизайнер, а Мария – верстальщик)
  • Печать буклетов / Валентин Петров / 20-24.09 (два-три имени с фамилиями в заголовок не влезут, поэтому предлагаю отказаться от этой идеи)
  • Встреча с ООО “Агроном” / Саша, Петя / ASAP (тут Саша и Петя должны или поработать вместе, или один из них должен выполнить задачу первым и тут же отписаться)

2. А если письмо не задача, а просто информация к сведению? Есть ли другие форматы заголовков?

Тогда ставим код FYI в конце письма. Этот акроним от “For Your Information”.
Пример: Переход на онлайн-кассы / Карина / FYI
Такие письма имеют средний приоритет, они важны, но ответ на них не ожидается в течение суток.

3. Как сделать так, чтобы все следовали этим правилам?

Для начала донести правила до всех и объяснить, почему их важно соблюдать, а также огласить список допустимых отмазок. Первое время придется всех контролировать и пинать в случае забывчивости, грозясь публичной поркой или штрафами. Если кто-то игнорирует или попросту нарушает новые правила из вредности – решиться на увольнение.

4. Как быть, если загружен по уши и не готов брать новую задачу? Тянуть с открытием письма?

Нужно все равно открыть письмо, ознакомиться с его содержимым и если не требуется перенос срока, объяснение каких-то обстоятельств или других действий, тогда можно кликнуть на кнопочку “отметить как непрочитанное” в вашем почтовом клиенте. Еще как вариант, можно использовать специальную разметку – теги и цветовое кодирование. У меня были два важных тега: зеленый done и красный ASAP. Когда в почте все письма содержат такие теги – кристально понятно, куда бежать и что делать.

5. Как быть в отпуске или в случае болезни?

Настроить автоматическую отбивку – “Здравствуйте! Я в отпуске с такого-то числа по такое-то число такого-то месяца. По срочным вопросам, пожалуйста, пишите моему коллеге %имя%, вот его %имейл% и его %номер телефона%.”

Никто и никогда не может уйти в отпуск или на больничный, не позаботившись о замене. Кто-то всегда должен быть на подхвате.

6. Как начальники отделов узнают какими задачами занимаются их сотрудники?

Всегда добавлять их в копию. Только не надо указывать их в заголовке, иначе они будут непомерно длинными и дедлайн не будет виден.

Дополнительные вопросы пишите в комментариях, а я пока расскажу про loopholes

  • Сотрудники могут понаставить друг другу задач, не одобренных руководителями отделов.
  • Примерно раз в неделю кто-то обязательно будет писать письмо, адресованное всем коллегам – например, приглашать на тортик в переговорке. Кликнув на кнопочку “ответить всем”, любой сотрудник выведет на минут 5 из потока всех остальных. Если у вас больше 10 сотрудников, то сами посчитайте сколько времени будет теряться. Лучше сразу введите штрафные санкции за “ответы всем” без крайней необходимости типа срочной эвакуации в случае пожара.
  • Если ваш коллега переносит срок, то вы не можете отредактировать заголовок письма и это будет вводить путаницу.
  • Если вы вынуждены поменять исполнителя, то вам нужно отправлять новое письмо. При этом свалка будет в почте у руководителя отдела, вы ведь добавляете его в копию?
  • Кто-то пишет ясно и кратко, а кто-то витиевато и придется догадываться, в чем суть письма. А кто-то будет постоянно писать шуточные письма от имени лифтера Валентина – будьте к этому готовы, потому что вы можете заставить структурировать только заголовок письма (да и на это уйдет уйма времени!).

Недостатков явно больше, но вряд ли есть смысл затягивать этот пост. Мой вам совет: переходите лучше в таск-трекер. Не обязательно наш, можете выбрать на свой вкус, но смотрите чтобы в нем были такие функции:

  • Индивидуальный список задач, сортированных по срочности и важности, обновляемый в реальном времени.
  • Автоматические уведомления про обновления в задачах, завершение и постановку новых задач.
  • Возможность переноса сроков задач с уведомлением постановщиков (если этого нет, то вы быстро теряете контроль над задачами и заданные дедлайны перестают играть важную роль).
  • Возможность ставить “возвращающиеся” задачи – например, у менеджера по маркетингу есть ежедневная задача на полчаса, обязывающая публиковать новый пост в социальных сетях компании. По сути будут создаваться дубли задачи через заданные промежутки времени.
  • Чарт продуктивности команды – это не то, чтобы самое важное, но дает вам понимание, кто рабочая лошадка, а кто сидит на скамье запасных. Только учтите, что большинство таск-менеджеров считают количество выполненных задач и это не совсем корректно, потому что задачи могут быть мелкими и простыми, а могут быть трудоемкими и сложными, а также требовать глубокие знания и редкие навыки, поэтому количество – не оптимальная метрика. Мы в lost.report считаем баллы, которые участники зарабатывают, эффективно работая над теми или иными задачами. Мы ввели понятие “стоимость задачи”, чтобы оптимально оценивать нагрузку.

В поисках мотивации. Еще один таск-трекер?

Управление проектами: у кого на плечах обезьяна?

Да, еще один. Но необычный. Мы назвали его lost.report.

Больше 10 лет назад мне попалась статья из Harvard Business Review, как оказалось позднее, написанная в 1974 году и с тех пор одна из самых перепечатываемых: «Менеджер и его время или кому достанется обезьяна».

Метафора обезьянки, «сидящей» на спине человека, ответственного за задачу, впечатлила простотой, а способы «пересаживания» обезьянки на коллегу выглядели хорошо знакомыми всем, кто когда-нибудь работал в большой компании. Идея снять с обезьянок «шапку-невидимку», показать их, изначально невидимых, всем членам команды, а еще четко задать «правила передачи обезьянок» между коллегами и стала основной идеей Lost Report.

Примерно в то же время я нашел блог Джоэла Спольски. Он тот самый человек, который впоследствии оказался у истоков stackoverflow и Trello. Меня сильно впечатлила его мысль о найме программистов.

По мнению Джоэла, чтобы быть хорошим программистом, достаточно всего двух вещей (и именно о них имеет смысл узнавать в процессе интервью в момент приема на работу):
– быть умным;
– быть готовым доводить дело до конца.

Это лаконично и очень круто! И здесь нет ничего специального для программистов, ведь любой бизнес держится на умных решениях вместе с готовностью довести дело до конца. Кстати, современные исследования это подтверждают: два фактора успешности (не только для программистов) – IQ (быть умным) и «добросовестность, сознательность» (conscientiousness, – как раз про «доведение до конца»).

Но только в какой степени «уметь доводить дело до конца» можно считать свойством личности? Конечно, некоторые люди доводят до конца большее количество дел, чем другие, но весьма вероятно, что правильно организованная рабочая среда влияет на завершаемость дел сильнее, чем личные достоинства отдельных сотрудников.

Я больше верю в среду, чем в личностные свойства (прочтите про фундаментальную ошибку аттрибуции). Таск-трекеры могли бы быть одним из средств организации такой среды. И многие из них как раз делают акцент на идее «Getting things done». Но одного лишь акцента мало! Хранить список задач еще недостаточно для того, чтобы дела завершались. Хотя иметь полный и актуальный список дел – это неплохой первый шаг, но даже оказавшись в одном списке, дела сами себя не сделают!

А какие шаги могли бы быть вторым и третьим? Нам было очевидно, их нужно искать в создании мотивирующей рабочей среды.

Современная психология – очень молодая и еще не до конца сформировавшаяся наука. Первая в мире кафедра психологии открылась в Гарвардском университете в 1892 году. Если отсчитывать возраст психологии как науки с этого момента, то за прошедшие 125 лет она так и не обзавелась ни одним по-настоящему универсальным законом, ни единицами измерения, и даже с профессиональной терминологией не определилась до конца. Чего уж говорить, что у нас до сих пор нет понимания, как работает сознание, что такое любовь и как эффективно управлять проектами.

Но шаги сделать все-таки можно! Пусть мы и не знаем до конца, почему один руководитель эффективнее другого или насколько большой вклад вносят в успешность проекта разные аспекты рабочей среды: стиль управления, стресс, уровень персональной ответственности, четкость распределения ролей, дружелюбие коллег и наличие конкуренции.

Но мы точно знаем, что:

  • удовлетворенность работой напрямую связана с продуктивностью;
  • недостаток контроля над ситуацией демотивирует;
  • снижение неопределенности наоборот повышает продуктивность;
  • четкое распределение рабочих ролей и зон ответственности повышают продуктивность, а еще снижают неопределенность, дают ощущение большего контроля, а еще повышают удовлетворенность от работы;
  • социальное признание не менее важно, чем материальное вознаграждение, и в некоторых ситуациях, когда деньги уже не повышают отдачу, именно оно становится решающим фактором успешной работы;
  • соревнование тоже может повысить мотивацию (а вместе с ней и продуктивность), но только если его использовать в умеренных дозах.

Каждый из этих фактов доказан и мы посчитали, что можем опереться на них при проектировании нашего таск-трекера:

  • мы постарались сделать работу простой: работать можно начать без изучения “фич” и даже без регистрации в системе;
  • мы постарались оградить вас от беспорядка – снизить демотивирующее влияние беспорядка в делах кого-то из коллег, при этом сохранив прозрачность;
  • мы сделали борьбу с неопределенностью и недоговоренностью одним из наших приоритетов: в каждый момент понятно, кто отвечает за следующий шаг! Да-да, в терминах популярной статьи из HBR – в любой момент понятно, «на чьей спине сидит обезьяна»;
  • мы попробовали добавить элементы геймификации: совсем чуть-чуть, чтобы появилось соревнование, но реальные цели команды не подменялись игровыми;
  • мы придумали для руководителей способ держать руку на пульсе и быстро достигать консенсуса, чем в первую очередь и должна заниматься команда.

Конечно, работа еще не завершена, поиск работающих мотивирующих факторов до сих пор – наша основная цель.

Приглашаем вас присоединиться!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *