Удаленная работа с документами: Удалённая работа, работа на дому менеджером по оформлению документов в Москве

Leave a Comment / Разное / By /

Содержание

Особенности удаленной работы на дому с документами – Лайфхакер

Работа с документами – один из выгодных видов фриланс занятости, который позволяет иметь постоянный источник дохода на дому. Работа это непростая и требует внимательности, усидчивости и наличия множества специальных навыков.

Содержание

  • 1 Кто такой документовед?
  • 2 Какие требования выдвигают предприятия к работе документоведа?
  • 3 Обязанности удаленного документоведа
  • 4 Где искать работу с документами на дому и сколько на ней можно зарабатывать?

Кто такой документовед?

Если вы думаете, что подготовкой, анализом и обработкой деловых бумаг может заниматься почти каждый, то явно недооцениваете сложность данной работы. Документоведение – целая сфера занятости, в которой работает множество специалистов высокого класса.

Работа с документами – чрезвычайно ответственное занятие, которое не допускает совершения ошибок. Только представьте последствия ошибки документоведа, который допустил опечатки при подготовке или проверке важных бумаг – возможно, все обойдется выговором, а иногда такая оплошность приводит к многомиллионным потерям и убыткам.

Документовед – это специальность, которую можно получить в высшем учебном заведении на кафедре документоведения или делового производства. Работа с документами очень важна для любого предприятия или организации и обычно в компании собирается такое огромное количество бумаг, что работать с ними приходится специалистам весь рабочий день.

От точности документов зависят все действия на производстве, начиная с закупок, составления договоров, контрактов, и заканчивая выплатой премий, зарплат, наймом новых сотрудников и налоговой отчетностью. Одним словом, работа с документами сегодня чрезвычайно востребованная, именно поэтому появилась и фриланс должность специалиста, который может работать с предприятием дистанционно на дому.

Какие требования выдвигают предприятия к работе документоведа?

Если вас интересует удаленная работа на дому с документами, то вы должны точно знать, подходите ли вы к этой должности. В целом, в зависимости от величины предприятия, требования к работе специалиста сильно колеблются. Так, небольшие предприятия готовы взять любого специалиста с высшем образованием, предпочтение при этом конечно отдается выпускникам с экономическим дипломом. Другие предприятия выставляют более строгие требования – им нужен специалист с профильным образованием в сфере делового производства.

Также удаленная работа на дому с документами требует знания современного законодательства – вы должны разбираться в законах, постановлениях, актах, нормативных документах и что еще более важно – уметь быстро изучать и анализировать их. Часто документоведы имеют дело с официальными документами,  в которых просто нельзя допускать ошибок, связанных с нормами и правилами трудового кодекса, и другими нормативно-правовыми бамагами.

К сожалению, если вы думали, что удаленная работа на дому с документами подразумевает обработку простых бумаг, то ошибаетесь. Документовед должен быть готов работать с любыми, самыми сложными документами.

Также специалист по работе с документами должен хорошо разбираться в технологии производства, проектирования и в целом работы предприятий для подготовки и обработки документов, связанных с управлением организаций. Кроме этого, удаленная работа на дому с документами подразумевает также работу с архивами и подготовку документов, связанных с норами и правилами охраны труда и трудового распорядка. Конечно, все это сразу в идеале знать невозможно и многое постигается на практике, однако основные представления о направлении работы в этой сфере вы обязательно должны иметь.

Рекомендуем курс по заработку в интернете:Узнайте более 50 способов заработать в интернете, включая способы заработка на фрилансе

Обязанности удаленного документоведа

Удаленная работа на дому с документами включает в себя часто достаточно большой перечень обязанностей.

Во-первых, это учет на предприятии, который обычно включает бумаги о закупке товаров, документы об оказании услуг и так далее. Одним словом, вы обязаны вести строгий учет всего, что тратится и закупается.

Второе – это справочная работа, начальник может в любой момент попросить вас предоставить отчет за какое-нибудь число или месяц, либо подготовить информацию о тратах или закупках в определенный период времени.

Третье – это деловое производство по управлению предприятием и рабочими местами, вы должны контролировать и иметь в распоряжении документы всех сотрудников и в случае необходимости быть готовыми подготовить бумагу или предоставить нужный документ.

Удаленная работа на дому с документами также нередко включает работу с документами, которые направляются на экспертизы и в государственные учреждения для отчета деятельности предприятия.

Ну и само собой, удаленная работа на дому с документами зачастую выглядит как работа с электронными, а не бумажными документами, поэтому в ваши обязанности будет входить подготовка документов для работы с программным обеспечением, таким как «1С Предприятие».

Нередко в обязанности специалиста входит также ведение реестра, подготовка документов для деловых встреч, конференций, презентаций, совещаний. Часто также удаленная работа на дому с документами включает такие обязанности как работа с отсканированными бумагами.

Где искать работу с документами на дому и сколько на ней можно зарабатывать?

Первый вариант поиска работы в интернете – это разнообразные сайты вакансий. Это крупные площадки по поиску работы, где можно устроиться на удаленное сотрудничество в крупный офис, компанию, ведомство, архив или организацию. Для поиска работы на таких сайтах вам потребуется хорошее резюме, в котором следует указать места вашей предыдущей занятости, опыт работы, навыки, обязанности, с которыми вы ранее справлялись, а также расскажите вкратце о вашем образовании. Качественное резюме – практически залог хорошей работы.

Смотрите видео – Как найти удаленную работу и за что готовы платить новичкам в интернете

Второй вариант, благодаря которому может быть найдена удаленная работа на дому с документами, это фриланс биржи. Это специализированные сайты, на которых появляются вакансии исключительно для удаленного сотрудничества.

Как правило, такая работа оплачивается за выполненные задания, поэтому уровень зарплаты в данном случае зависит от объемов работы, с которыми вы готовы справляться. Если выполнять большие объемы заказов, то зарплата способна в два-три раза превысить стандартный оклад в офисе.

Что же, удаленная работа с документами – огромная сфера, в которой может работать как человек с образованием в сфере делового производства, так и просто экономист по специальности. В обязанности документоведа входит разнообразная работа с бумагами, которые при удаленном сотрудничестве выглядят зачастую как электронные документы. Найти работу с документами на дому можно на сайтах вакансий и на фриланс биржах.

Работа: с документами удаленно на дому Алматы — 1 вакансия от прямых работодателей

  • Только в городе
  • 10 км
  • 25 км
  • 40 км
  • Сегодня
  • 3 дня
  • 7 дней
  • Все дни
  • Любая
  • от 50 000 ₸
  • от 100 000 ₸
  • от 150 000 ₸
  • от 250 000 ₸
  • от 350 000 ₸
  • Другая
  • Не важно
  • Почасово
  • Ежедневная
  • Месячная
  • Любой
  • Без опыта
  • От 1 года
  • От 3 лет
  • От 5 лет
  • Не важно
  • Полная
  • Частичная
  • Проектная
  • Стажировка
  • Временная
  • Удаленная
  • Вахта
  • Подработка
  • Фриланс
  • По совместительству
  • Не важно
  • Полный рабочий день
  • Неполный рабочий день
  • Сменный
  • Утренняя смена
  • Вечерняя смена
  • Ночная смена
  • Свободный
  • Выходной день
  • Сутки через сутки
  • Сутки через двое
  • Сутки через трое
  • Сутки через четверо
  • 2 через 2
  • 3 через 3
  • 5 через 5
  • 7 через 7
  • 15 через 15

Другие запросы

  • опыт работы
  • в компании
  • рабочий
  • с клиентами
  • заработная плата

Вакансий найдено: 1

adidas

Алматы

Обязанности: — Сопровождение открытия новых магазинов по ИТ направлению. Полный цикл от создания карточки магазина в информационной системе до передачи магазина на поддержку — Контроль настройки и отгрузки оборудования, контроль монтажа оборудования, подключение услуг связи — Обеспечение качественной работы следующих сервисов: монтажные работы \ Подсчет посетителей \ Хранение ИТ оборудования \…

Полный рабочий день

день назад

Подписаться на вакансии

Дистанционный удаленный работник надомник прием на работу образцы и документы

Целями создания этого сайта являются: повышение юридической грамотности всех желающих и оказание нового вида юридической помощи — через Internet. Теперь Вам достаточно обратиться к нам по Internet, и мы окажем Вам квалифицированную юридическую помощь

 

 

 

 

 

Достаточно часто нам задают вопросы об особенностях оформления работников, которых называют удаленными работниками, надомниками, фрилансерами, дистанционными работниками.

Действительно — при кажущейся простоте существует ряд особенностей при трудоустройстве всех указанных удаленных работников.

Изложив все понял, что материала набралось на несколько статей, которые (как обычно) разбиты по порядку:

  1. Что такое работа на дому: фриланс, удаленная работа или труд надомника?

  2. Необходимые для оформления приема на работу дистанционного работника документы.

  3. Условия трудового договора и порядок его заключения с дистанционным работником

  4. Особенности работы удаленных работников

  5. Оплата труда и другие выплаты дистанционным работникам

  6. Налоговые риски при работе с дистанционным работником

  7. Расторжение трудового договора с дистанционным работником

  8. Полезные ссылки по теме

 

Что такое работа на дому: фриланс, дистанционная работа или труд надомника?

 
Быстрое развитие информационных технологий и сетей связи общего пользования привело к формированию принципиально новых правоотношений – дистанционной (удаленной) занятости, т. е. людей делающих свою работу (оказывающих услуги) удаленно (дистанционно). Такая форма взаимоотношений с одной стороны сокращает издержки работодателя на аренду помещений и организацию, оснащение и содержание рабочих мест, с другой – значительно экономит время и средства работника и делает труд работника более комфортным в домашних условиях. Благодаря новым технологиям  каждый получил возможность работать дистанционно, в том числе – самые социально незащищенные слои населения (инвалиды, женщины, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (детьми), пенсионеры и другие категории населения).

Важно знать, что согласно статье 13 Закона № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому, а также в случае продолжения обучения. Поэтому молодые мамы (если у них есть возможность выкроить немного времени) могут совершенно спокойно найти себе дополнительный официальный источник дохода не опасаясь потерять ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Практика показывает, что качество такого труда выше традиционного – ведь удаленный (дистанционный) работник не имеет ограничений в рабочем времени, а если он еще и мобилен, то может использовать технику в любом месте (дома, на даче, или в кафе), не тратя при этом времени на дорогу в офис и обратно.

Но есть и другая сторона «медали»: у людей занятых дистанционно стирается грань между буднями и выходными, а отпуск становится воспоминанием о прошлой жизни. Многим такая жизнь по вкусу и, достигнув финансовой стабильности, они продолжают жить в том же режиме.

Все отношения на рынке труда при удаленной занятости, на мой взгляд, можно разделить на 3 вида (в зависимости от способа их оформления):

  • трудовые отношения – такие отношения, при которых заключается трудовой договор. Такие отношения я буду называть так, как это указано в главе 49 Трудового кодекса РФ или так, как принято называть в обиходе – труд надомников или удаленных работников (т. к. их рабочее место находится далеко от работодателя), а лиц – надомниками или дистанционными работниками;

    • 6 апреля 2013 года Президентом РФ подписан Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон № 60-ФЗ), которым Трудовой кодекс РФ дополнен новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», которым (в том числе) разделены понятия «надомник» и «дистанционный работник»

    Примечание: Минтруд вдруг решил, что удаленный и дистанционный труд это не одно и то же (Письмо Минтруда России от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710): «… формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа…». При этом ни одного внятного отличия удаленной от дистанционной работы не приводится:

    • удаленная работа — рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности. В первую очередь — беременных женщин, родителей с малолетними детьми (родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей), воспитывающих детей в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), инвалидов, лиц, возраста 65 лет и старше. Вопрос о переходе на удаленную работу должен решаться с учетом задач, которые возложены на работника, и возможности их выполнять удаленно. Работодателю необходимо оценить технические возможности организации такой работы как со стороны работодателя, так и со стороны работника.

      Для организации режима удаленной работы работодателю необходимо определить списки работников, переходящих на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

      Также необходимо издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции) переходе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников.

      Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений.

    • дистанционная работа — «… для перехода сотрудника на дистанционную работу нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

      Дистанционная работа предусматривает взаимодействие путем обмена электронными документами, где используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

      При этом обеспечение техническими средствами и другими ресурсами работодателем или работа с использованием личного оборудования фиксируется в трудовом договоре. За использование личного оборудования выплачивается компенсация в размерах, предусмотренных трудовым договором.

      В случае дистанционной работы с учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии работник и работодатель также могут при необходимости обмениваться электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

    • надомная работа — надомники — это лица, которые заключили трудовой договор о выполнении работы на дому с использованием материалов, инструментов и механизмов, полученных от работодателя либо приобретаемых за свой счет (глава 49 Кодекса). Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают. Результат работы надомника материален — это какая-то вещь. Таким образом, не любую работу, выполняемую вне офиса, можно считать надомной.

      Вопросы организации надомной работы регламентируются в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору), в том числе использование материалов, инструментов и механизмов, транспортное обеспечение доставки материалов и продукции, а также основания для расторжения трудового договора.

    Двумя неделями ранее тот же Роструд писал следующее: «… Начнем с того, кому из работников можно предложить временно перейти на удаленный труд. Под удаленным трудом следует понимать перевод на дистанционную работу. Это могут быть категории граждан, как рекомендованные нормативными актами регионов, например, беременные женщины, работники достигшие пенсионного возраста, так и определяемые работодателем с учетом возможностей осуществления дистанционной работы …» (Письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

    … бухают они там что ли??? …

  • гражданско – правовые отношения – такие отношения, при которых заключается гражданско – правовой договор (подряда или оказания услуг) на разовую работу, а сами они регулируются гражданским законодательством РФ. Такие отношения я буду называть договорными, а лиц, которые делают такую работу (оказывают услуги) – фрилансерами;

  • отношения вне рамок правового поля – полная свобода или, как говорится, полный фриланс исходя из смысла, который вложен в это понятие переводом из Англо-русского словаря общей лексики («Lingvo Universal» ABBYY Lingvo) Free(-)lance [‘frielen(t)s]. При таких отношениях договор является устным и никаких письменных документов о работе не оформляется вообще. 

Как мы видим, с физическим лицом, который работает у себя дома, в зависимости от вида и характера работы, может быть заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

 

Какие документы необходимы для приема на работу дистанционного работника и надомника

Установленных законодательством особенностей порядка заключения трудового договора с удаленным работником (надомником) нет.

Законом № 60-ФЗ Трудовой кодекс РФ дополнен новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Не смотря на это, перечень документов, необходимых для заключения является общим и установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ, согласно которой любой работник при трудоустройстве (в том числе и дистанционный) обязан предъявить работодателю определенный перечень документов.

Уже по этому перечню становится понятно, что выполнить требование статьи 65 Трудового кодекса РФ работнику, проживающему в другой местности крайне непросто, а зачастую – просто невозможно – ведь по смыслу этой нормы работник предъявляет оригиналы, а работодатель проверяет и (за исключением трудовой книжки) возвращает.

На практике такие затруднения решают современные средства коммуникации, по которым работник присылает сканированные копии этих документов, а трудовую книжку (как правило) направляет по почте ценным письмом.

Законом № 60-ФЗ введена статья 312.2, согласно которой дистанционный работник может предоставить сканированные копии документов в электронном виде.

Остается отрытым лишь вопрос о дате регистрации трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек, который с вступлением в силу главы 49.1 ТК благополучно разрешится и датой заключения договора будет считаться та дата, которая указана в самом трудовом договоре с дистанционным работником.

Основой как дистанционного, так и надомного труда является письменный трудовой договор, в котором оговорены место работы, режим труда и способ выполнения производственных заданий и другие обязательные условия в соответствии с правилами статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Одной из особенностей труда удаленных (надомных) работников (и, одновременно, — «камнем преткновения») является установленное статьей 311 Трудового кодекса РФ требование о том, что поручаемые надомниками работы не могут быть противопоказаны им по состоянию здоровья.

Такое требование на практике ставит в тупик многих работодателей, кадровиков и юристов в связи с тем, что отсутствие четкого указания в Трудовом кодексе РФ порождает противоположные точки зрения. Посудите сами: чтобы поручить работу, которая не противопоказана по состоянию здоровья, работодатель должен знать о самом состоянии здоровья работника, а узнать об этом можно только из заключения (справки) специально обученного человека – врача, а для этого – направить такого кандидата на  предварительный (т.е. при приеме на работу) медицинский осмотр.

Есть нюансы для лиц, которые являются инвалидами – поручаемая им работа должна соответствовать рекомендациям медико-социальной экспертизы, медицинскому заключению врачебной комиссии, а также рекомендациям о противопоказанных и доступных условиях и видах труда согласно индивидуальной программе реабилитации.

Работодатель при заключении трудового договора с дистанционным работником и надомником должен учитывать следующее:

  1. Выполнение работ (изготовление изделий) по характеру и технологии производства должно быть возможно в надомных условиях и экономически целесообразно.

  2. Организация дистанционного и надомного труда допускается только для лиц, которые имеют необходимые жилищно-бытовые условия, а также практические навыки либо могут быть обучены этим навыкам для выполнения определенных работ.

  3. Конкретный вид работы для надомников и дистанционных работников выбирается с учетом их профессиональных навыков и состояния здоровья. При этом принимаются во внимание характер оборудования и инструментов, свойства сырья и материалов, рекомендации врачебно-трудовой экспертной комиссии или врачебно-консультационной комиссии и т.п.

  4. Запрещается предоставлять дистанционному работнику и надомнику виды работ, которые создают неудобства для его соседей.

  5. Отдельные виды надомных работ в соответствии с общими правилами противопожарной безопасности и санитарии, а также исходя из жилищно-бытовых условий надомников могут допускаться только с разрешения местных органов пожарной и санитарной инспекций.

Здесь хочется отметить лишь то, что большинство из указанных норм не работают, т.к. не соответствуют сегодняшним реалиям.

Продолжение следует:

  1. Условия трудового договора и порядок его заключения с удаленным работником

  2. Особенности работы и оплаты труда удаленных работников

  3. Налоговые риски при работе с удаленным работником

  4. Расторжение трудового договора с удаленным работником

  5. Заключение договора с фрилансером и его условия

 

Статья подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 12 декабря 2011 года.

Статья написана и размещена 12 декабря 2011 года. Дополнена — 11.04.2013, 05.05.2020

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2021

 

Полезные ссылки по теме «Оформление дистанционного (удаленного) работника — порядок приема на работу и необходимые документы»

  1. Правомерность переноса выходного дня с 26 на 31 декабря 2020 года решением главы региона

  2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

  3. Повышение пенсионного возраста

  4. Образец уведомления об изменении условий трудового договора

  5. Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда заключается, форма, порядок заключения

  6. Стимулирующие выплаты: премии, бонусы, доплаты и надбавки

  7. Согласие на обработку персональных данных

  8. Эффективный контракт

  9. Различия трудового и гражданско-правового договора

  10. Квалификационные требования к водителям

  11. Регулирование труда несовершеннолетних работников

  12. Рабочее время

  13. Ненормированный рабочий день

  14. Сверхурочная работа

  15. Ошибки в трудовом договоре

  16. Как победить профсоюз

  17. Прием на работу

    • Прием работника на работу — порядок оформления и необходимые документы (подробная инструкция)

    • Особенности оформления приема на работу, перевода и увольнения иностранных работников

    • Трудовой договор с дистанционным работником

    • Правила внутреннего трудового распорядка (образец)

    • Что такое профессиональный стандрат

    • Профессиональный стандарт «Бухгалтер»

    • Профессиональный стандарт «Педагог»

    • Образец (примерная форма) договора о полной индивидуальной материальной ответственности работника и необходимые условия для его заключения

    • Правила приема на работу иностранного работника (порядок оформления и необходимые документы)

    • Особенности заключения трудового договора с удаленным работником

    • Какие документы вправе требовать работодатель для заключения трудового договора (приема на работу)?

    • Какие документы оформляются при приеме на работу

    • Какие условия должен обязательно содержать трудовой договор

  18. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

  • Какие документы должны быть оформлены при переводе на другую работу у того же работодателя

  • Увольнение по собственному желанию

    • Что можно сделать, чтобы не отрабатывать две недели после написания заявления

  • Увольнение по сокращению

    • Каков порядок проведения процедуры сокращения?

  • Увольнение по о инициативе работодателя (другие случаи)

    • Если работник «пропал» (не выходит на работу длительное время);

    • Как правильно уволить работника

    • Какой порядок действий при нарушении работником трудовой дисциплины (пошаговая инструкция)

  • Оплата труда, больничных, выплаты при увольнении

    • Как добиться индексации зарплаты

    • Как взыскать черную зарплату?

    • Правомерны ли действия работодателя о лишении работников премии

    • В какие сроки должен быть оплачен больничный (в том числе — по беременности и родам)

    • Как быть, если недавно принятый работник заболел, а справок о зарплате с предыдущих мест работы нет?

    • Какие выплаты и в какие сроки положены при увольнении

    • Оплата больничного после увольнения

    • Сколько времени работник может находиться на больничном (максимально)

  • Отпуска

    • Какой порядок предоставления очередного ежегодного оплачиваемого отпуска? Надо ли писать заявление

    • Сгорит ли мой неиспользованный отпуск за прошлый год

  • Трудовые споры

    • Когда, в какие сроки и какие документы и их копии, связанные с работой, можно требовать от работодателя

    • Как написать иск и подать иск в суд

    • Образец иска о взыскании заработной платы (премии)

    • Образец иска о восстановлении на работе и оплате времени вынужденного прогула

    • Какие документы необходимы для подачи в суд иска по трудовому спору

    • В какие сроки можно обратиться в суд для рассмотрения трудового спора

  • Другие вопросы трудового права

    • Что считать несчастным случаем на производстве (работе) — разъяснения Пленума Верховного Суда РФ от 10. 03.2011.

    • Понятие «одинокая мать» (мать одиночка) в судебной практике по трудовым спорам

    • Сколько можно работать в жару?

  • Полезные ссыки по теме «Юридическая консультация по трудовому праву»

    • Как и кому написать жалобу

    • Трудовой кодекс РФ

    • Тэги: прием на работу, дистанционный работник, оформление удаленного работника, прием на работу дистанционного работника, прием на работу надомника, прием на работу надомника, трудовой договор

    Как правильно перевести сотрудников на удаленку: советы для кадровика

    Что значит удаленная работа, и как на нее перевести сотрудника

    С 2021 года сотрудника можно перевести на 4 вида удаленной (дистанционной) работы (см. Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020):

    • постоянная — сотрудник всегда трудится вне офиса,
    • временная — сотрудник работает удаленно определенный период времени, не более 6 месяцев,
    • экстренная — сотрудник вынужден трудиться не офиса, пока не прекратится угроза жизни или здоровью людей (период не ограничен),
    • комбинированная — работник частично занят в офисе и частично может трудиться удаленно.

    Чтобы перевести на удаленный режим работы действующего сотрудника, не обязательно расторгать с ним трудовой договор и заключать новый. Достаточно внести некоторые изменения в текст документа и оформить их в виде дополнительного соглашения. Главное при этом — получить письменное согласие самого подчиненного.

    Процедура кадрового оформления на удаленку

    Возможны два варианта развития событий:

    1. Инициатором перевода на удаленный режим работы выступает работодатель (например, в кризис у компании больше нет возможности арендовать просторный офис, поэтому часть сотрудников отправляется трудиться «на дом»).
    2. Инициатором выступает сам сотрудник, а работодатель не против такого решения (допустим, специалист вынужден уехать в другой регион по семейным обстоятельствам, но готов продолжить выполнять свою трудовую функцию дистанционно).

    Процедура оформления кадровых документов в каждом из двух случаев будет несколько отличаться.

    Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же? Да, с 1 января 2021 г. оба понятия закреплены в Трудовом кодексе как равнозначные (см. ст. 312.1 ТК). Хотя еще недавно термина «удаленная работа» вообще не существовало в законе.

    Быть в курсе всех изменений и грамотно организовать кадровое взаимодействие с сотрудниками в филиалах или на удаленке можно через облачный сервис кадрового делопроизводства Астрал iКЭДО.

    Если инициатор — работодатель, потребуется:

    • письменное согласие сотрудника,
    • приказ о переводе на дистанционный режим работы,
    • дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Если инициатор — сотрудник:

    • он должен написать заявление на имя работодателя с аргументацией, почему ему нужен перевод на удаленку,
    • выражая свое согласие, руководитель издает приказ,
    • в заключение процедуры стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Пример заявления работника о переводе его на удаленный формат работы:

    Формулировка в дополнительном соглашении к трудовому договору в таком случае будет следующей:

    Если же работник навсегда переходит на удаленный режим и через полгода  возвращаться в офис не планирует, формулировка будет еще проще. Например:

    Что еще прописать в дополнительном соглашении с удаленным работником

    1. Режим рабочего времени дистанционного сотрудника.

    Он может отличаться от режима офисных работников. Если не установить продолжительность рабочей недели, начало и окончание трудового дня, перерыв для отдыха и питания, сотрудник будет вправе выбирать для себя удобный график самостоятельно.

    Учет рабочего времени удаленного сотрудника идет также, как обычно. В табеле Т-12 или Т-13 трудовые дни отмечаются кодами «Я» или «01».

    2. Место работы.

    К сожалению, недостаточно указать в дополнительном соглашении, что удаленный работник выполняет свою трудовую функцию через интернет. Место работы — это обязательное условие трудового договора. Рекомендуем в качестве локации зафиксировать, например, домашний адрес или любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс (см. письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

    3. Продолжительность временной дистанционной работы.

    Если сотрудник ушел на удаленку временно, необходимо прописать в дополнительном соглашении, какой срок займет работа в таком режиме. Напомним, что максимальный срок для временной дистанционной работы — 6 месяцев.

    4. График работы в офисе и дома — для комбинированной удаленной работы.

    Например, с понедельник по среду сотрудник может быть занят в офисе, а четверг и пятницу работать из дома.

    5. Порядок сдачи отчетов о проделанной работе.

    Контролировать удаленщиков несколько сложнее, чем офисных сотрудников, как и оценивать результат их деятельности. Обычно компании решают этот вопрос с помощью возложения на работника обязанности периодически предоставлять отчет о проделанной работе. Форму отчета можно утвердить в приложении к доп.соглашению или просто указать, что ее определяет непосредственный руководитель.

    6. Порядок предоставления отпусков.

    На удаленщиков распространяются общие правила о предоставлении отпуска, поэтому достаточно сделать ссылку на ст. 122-125 ТК.

    7. Порядок обеспечения программно-техническими средствами.

    Предполагается, что работодатель должен обеспечить удаленного сотрудника всем необходимым для исполнения его трудовой функции: ПО, оборудованием, средствами защиты информации и т. д. Также рекомендуется прописать порядок возмещения расходов на интернет и мобильную связь, на основании представленных работником чеков, квитанций и т. д.

    Электронный кадровый документооборот — это не только удобно, но и экономно.

    С 22 ноября 2021 года бизнес может не дублировать на бумажном носителе почти все кадровые документы. Сервис iКЭДО от Калуга Астрал сократит расходы фирмы на бумагу, печать, отправку документов, аренду архива, трудовые ресурсы в непростое для бизнеса время.

    Как обмениваться документами с удаленным сотрудником

    С удаленными работниками обмен оригиналами документов затруднен. Теоретически можно сделать это по почте или курьерской службой. Но гораздо удобней и быстрей подписать их в электронном виде.

    Для этого и сотруднику, и работодателю придется обзавестись электронной подписью.

    Например, электронная подпись потребуется для дистанционного заключения, внесения правок и расторжения таких документов, как трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, соглашение о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. При этом работодателю потребуется УКЭП, а работнику достаточно УНЭП.

    Сервис iКЭДО от Калуга Астрал обеспечивает полноценный кадровый электронный документооборот: от выпуска электронной подписи для удаленных сотрудников до хранения электронных документов.

    Обычно расходы по получению УНЭП на сотрудника, как и всю организацию этого процесса, берет на себя работодатель. В конечном итоге, именно ему грозят административные штрафы за ненадлежащее оформление кадровых документов (ст.  5.27. КоАП).

    Однако работодателям не стоит бояться удаленки. Перевести на нее сотрудников не так сложно, как кажется на первый взгляд. А iКЭДО поможет решить все кадровые вопросы, не покидая офиса.

     

    Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

    Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

    В статье расскажем:

    • как правильно оформить дистанционных работников;
    • что нужно знать об электронном обмене документами;
    • какие новые обязанности появятся у работодателей;
    • в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

    Что такое дистанционная работа

    8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

    Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

    Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

    Варианты оформления дистанционной работы

    3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

    1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
    2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
    3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

    Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

    Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

    При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

    • работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
    • работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

    То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

    • Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
    • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
    • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
    • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
    • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
    • создается с использованием средств электронной подписи.

    Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

    • Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
    • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
    • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
    Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

    Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

    • Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
    • Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

    Что учесть при оформлении дистанционной работы

    Рекомендуем придерживаться алгоритма:

    1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
    2. В локальном нормативном акте предусмотрите:
    • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
    • порядок взаимодействия работника и работодателя;
    • срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
    • порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

    Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

    В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

    Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

    Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

    Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

    Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

    Курсы для кадровика. Онлайн-обучение

    Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

    Посмотреть программы

    Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
    ТК РФ.

    Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

    Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

    Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

    Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

    Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

    • санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
    • обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
    • ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

    По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

    Расторжение трудового договора с дистанционным работником

    Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

    Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

    1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
    2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

    Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

    Бесплатные вебинары в Контур.Школе

    Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

    Расписание вебинаров

    • Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
    • Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

    От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

    Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

    Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

    Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

    • Скачайте в конце статьи методичку «Правила оформления дистанционной работы» — это фрагмент методических материалов из семинара «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах», где вы найдете рекомендации для работы.

    Шпаргалка

    В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

    • Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

    Скачать

    Оформление перевода сотрудников на удаленную работу, возможности 1С

    Чтобы исключить возможность заражения коронавирусной инфекцией, организации имеют возможность перевести на удаленный режим работы своих сотрудников . Какие документы оформить? Вносить ли изменения в трудовой договор с работником? На эти вопросы ответят эксперты 1С. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» есть возможность одноновременно разослать сотрудникам  письма,  документы, уведомления.

     

    Основные положения перевода на удаленный режим работы

    В случае если организация решила перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам требуется заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

    «Дистанционная работа» — это выполнение работником установленных должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Основной тонкостью такого вида работы является то, что все вся она происходит через интернет. Кроме того, при удаленной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции. Если с работником заключен стандартный трудовой договор, то к нему нужно оформить доп.соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Такой период может быть обозначен либо вполне конкретно указанным сроком, либо событием, которое должно наступить, например, «до окончания карантина в городе или стране».

    Однако обращаем Ваше внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. На время действия этого акта можно оформить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

    При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ. О чем прямо говорит Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

    Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. 

    После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Примерная форма заявления:

    В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов. Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации. Новость о такой возможности открывается на экране при очередном включении программы. 

     

    Можно ли отказать сотруднику в переводе на «удаленку»

    Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).

    Получается, что включать в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, нужно, только при условия согласия с этим не только работодателя, но и работника. Если же работодатель не считает нужным  или возможным переход сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник в праве оформить заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление — это право, а не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.

     

    Особенности дистанционной работы

    Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

    При переводе сотрудников на дистанционную работу нужно не забыть правильно обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих комм.тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

    Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

    • Предыдущая
    • Следующая

    Комплекты оборудования

    Комплект «Базовый»

    Минимальный набор на одно рабочее место. Содержит самое необходимое для запуска торговой точки.

    Комплект «Стандарт»

    Набор оптимально подойдет магазинам средней проходимости с наличием пункта приемки товара и регулярными инвентаризациями.

    Комплект «Проф»

    Комплект для магазина, который автоматизирует все участки своей деятельности, в том числе инвентаризация товара, весовой и фасованный товар с напечатанным штрихкодом.

    ГОТОВЫЕ РЕШЕНИЯ 1С

    Как обеспечить сохранность документов при удаленной работе

    Работа на дому постепенно становится стандартом для сотрудников в США. В недавнем опросе руководителей США, проведенном PwC, 83% работодателей заявили, что их компании успешно перешли на удаленную работу, и предприятия начинают видеть преимущества.

    Однако это вызывает некоторые опасения, поскольку удаленная работа может быть не такой безопасной, как работа в офисе.

    Члены команды могут невинно предположить, что они принимают надлежащие меры для защиты от угроз безопасности; 55% сотрудников заявили, что несут ответственность за обеспечение безопасности доступа к создаваемым ими документам. Хотя члены команды могут нести ответственность за обеспечение безопасности доступа к документам компании, у большинства из них нет никаких инструментов, которые могли бы им помочь. Проблемы с контролем доступа сохраняются: 52% людей случайно добавили свои личные учетные записи в документы компании. Удаленные сотрудники оставляют компании открытыми для большего количества дыр в безопасности, чем они думают.

    Но как снизить риск контроля доступа наряду с другими проблемами кибербезопасности?

    11 советов по обеспечению безопасности документов компании в удаленной рабочей среде

    1. Настройка VPN

    Возможность работать в удобном месте с надежным подключением к Интернету крайне важна для удаленных сотрудников. Однако вход в систему из вашей любимой кофейни может быть сопряжен с риском. Из-за небезопасных соединений и сомнительного Wi-Fi ваши общие данные и файлы могут быть раскрыты.

    Один из способов оставаться в безопасности, где бы вы ни находились, — настроить виртуальную частную сеть (VPN). Виртуальные частные сети мешают мошенникам узнать точное местоположение вашего устройства, и они устанавливают безопасное соединение между вашими удаленными сотрудниками и вашей сетью в офисе. Данные, которые проходят через VPN, зашифрованы, и другие не могут их «увидеть», если у них нет правильных учетных данных. Использование VPN — это простой способ обеспечить безопасность конфиденциальных документов, к которым должны иметь доступ удаленные сотрудники.

    2. Требовать двухфакторную аутентификацию

    Многие организации теперь требуют использовать двухфакторную аутентификацию для управления безопасностью данных. Это позволяет пользователям подтверждать свою личность и затрудняет доступ киберпреступников к данным компании.

    Двухфакторная аутентификация может использовать имя пользователя и пароль, а также PIN-код, отправленный на телефон пользователя, или QR-код, созданный с помощью приложения для аутентификации. Одного пароля, даже надежного, часто бывает недостаточно, поскольку системы взлома становятся все более изощренными, что делает двухфакторную аутентификацию более безопасным вариантом.

    3. Создавайте уникальные пароли

    Это может показаться довольно очевидным, но члены команды, которые плохо знакомы с удаленной работой, могут не понимать, насколько это важно. Смысл использования уникальных паролей для каждого сайта заключается в том, что киберпреступники могут получить пароль от одной учетной записи и легко использовать тот же логин на других сайтах. Важно не использовать свой пароль повторно для других сайтов и использовать надежные пароли для каждого веб-сайта и приложения.

    Лучший способ отслеживать все ваши сайты — использовать менеджер паролей. Конечно, вы можете использовать физический или даже сейф, но они далеко не так удобны, как цифровой менеджер паролей, который будет генерировать для вас надежные, невзламываемые пароли.

    4. Используйте брандмауэры, антивирусное программное обеспечение и средства защиты от вредоносных программ

    Важно, чтобы все удаленные работники имели современные брандмауэры, антивирусное программное обеспечение и средства защиты от вредоносных программ. Однако сотрудники также должны пройти надлежащее обучение тому, как использовать эти средства защиты при удаленной работе и как правильно обновлять их.

    5. Регулярно получайте обновления программного обеспечения и безопасности

    Крайне важно быть в курсе обновлений программного обеспечения, чтобы выпускаемые компанией устройства были оснащены последними обновлениями и мерами безопасности. Чтобы обновления происходили вовремя и часто, включите автоматические обновления программного обеспечения на всех устройствах, чтобы установить новейшую операционную систему и обеспечить максимальную безопасность.

    6. Зашифруйте свои файлы

    Программное обеспечение для шифрования может защитить файлы вашей компании, блокируя несанкционированный доступ со стороны всех сторонних пользователей. Шифрование файлов обеспечивает еще один уровень безопасности, который легко использовать удаленным работникам. При размещении шифрования на жестком диске программное обеспечение шифрования преобразует данные в нечитаемое содержимое, которое можно расшифровать только с помощью правильного пароля. После ввода пароля содержимое файла возвращается в нормальное состояние.

    7. Отдельные корпоративные и личные устройства

    При удаленной работе важно установить границы между личной и рабочей жизнью. Установление этих границ также облегчает разделение технологий, которые мы используем ежедневно. Попросите членов команды не делиться корпоративными устройствами с членами семьи, которые не знают о передовых методах обеспечения безопасности, особенно с детьми. Держите личные учетные записи отдельно от учетных записей компаний, чтобы предотвратить передачу конфиденциальной информации по личным каналам.

    8. Наличие политик кибербезопасности и обучение

    Не все члены команды знают, как работают мошенничества и кибератаки. Компании должны обеспечить, чтобы все сотрудники прошли базовое обучение кибербезопасности. То, что может быть очевидно для одного члена команды, может быть неочевидным для другого, особенно для сотрудников, которые не разбираются в технологиях.

    Если члены вашей команды какое-то время работали удаленно, возможно, они были сосредоточены на серьезных проблемах безопасности и могли упустить из виду такие основы, как:

    • Как обнаружить фишинг, мошенничество или вредоносное ПО электронной почты.
    • Не загружается какой-либо подключаемый модуль браузера на устройства компании (Предоставьте стандартный список, чтобы помочь членам вашей команды работать более эффективно.)
    • Неиспользование личных устройств в рабочих целях и корпоративных устройств в личных целях.

    Предприятия могут регулярно тестировать членов своей команды, чтобы определить их мнение при выявлении потенциальной кибератаки. Если некоторые сотрудники работают лучше, чем другие, те, кто не так осведомлен, могут пройти дополнительное обучение.

    Также крайне важно установить четкие политики кибербезопасности и сделать их доступными для всех сотрудников.

    Рекомендуемые политики кибербезопасности

    1. Конфиденциальность
    2. Управление информацией
    3. Руководство по удаленной работе HR
    4. Безопасность
      • Обновления программного обеспечения
      • Создание уникальных паролей
      • Виртуальные защищенные сети
      • Использование общедоступных сетей WiFi
      • Подключение к серверу компании
    5. Безопасность устройства
      • Допустимое использование устройств и обработка информации
      • Документы скопированы на личное устройство
      • Документы отправлены на личную почту
      • Драйверы домашнего принтера
      • Использование флешек

    В целом, члены команды должны точно понимать, что от них ожидается в отношении защиты данных, конфиденциальности и кодекса поведения. Разработка политики кибербезопасности имеет важное значение не только для ближайшего будущего, но и для долгосрочной безопасности. Ведь удаленная работа растет и вряд ли скоро закончится.

    9. Используйте онлайн-инструменты и платформы

    Компании должны выбрать базовый набор инструментов, чтобы члены их команды могли сотрудничать, обмениваться и использовать информацию по защищенным каналам, будь то удаленно или из офиса. Такие инструменты, как удаленный доступ к файлам, отслеживание проектов, функции чата и видеоконференции, могут помочь в достижении бизнес-целей.

    После выбора эти онлайн-инструменты и платформы должны стать для сотрудников основным способом подключения и выполнения рабочих задач, сохраняя при этом конфиденциальные документы в безопасности.

    10. Ограничьте доступ к конфиденциальным документам с помощью системы управления доступом

    Внедрение ограниченного удаленного доступа к конфиденциальным и конфиденциальным данным по мере необходимости может помочь снизить риски безопасности и предотвратить серьезное нарушение безопасности при удаленной работе.

    Однако многие компании игнорируют свои проблемы с доступом к документам и не знают, у кого есть права доступа и какие у них есть. Это невежество приводит к утечкам, взлому и судебным искам.

    Организации должны проверять и вести учет того, какие члены команды имеют удаленный доступ к определенным документам, и отзывать доступ после завершения проекта, смены работы или когда данные больше не требуются.

    Весь процесс аудита документов может занять много времени. Использование системы управления доступом упрощает процесс аудита документов и помогает контролировать, кто может просматривать, получать доступ или использовать документы компании.

    Подробнее: используйте Nira для оптимизации процесса управления доступом

    11. Сотрудничество со сторонними партнерами и поставщиками

    Ситуации с удаленным доступом требуют тщательного сотрудничества со сторонними партнерами и поставщиками.

    Важно выбирать поставщиков и партнеров, которые так же привержены удаленной безопасности, как и вы.

    Одной из областей безопасности, которой часто пренебрегают, является обмен информацией с внешними сторонами. Сотрудничество между компаниями происходит постоянно, но как часто доступ поставщика закрывается после того, как компания больше не работает с ним?

    Большинство компаний понятия не имеют, какие поставщики имели или имеют доступ, и, к сожалению, не отказываются от этих внешних компаний после завершения проектов. Только 41% сотрудников заявили, что иногда закрывают доступ к поставщикам.

    Это означает, что доступ к поставщикам сохраняется для большинства предприятий после завершения проектов, если только ИТ-отдел не контролирует это активно.

    С Nira наша система контроля доступа в режиме реального времени обеспечивает не только полную видимость каждого облачного документа и каждого сотрудника, но также и третьих лиц и поставщиков, имеющих доступ к документам компании:

    • иметь доступ, оценивая их риск и удаляя ненужный доступ.
    • Полностью отключить поставщиков, удалив доступ к каждой из их учетных записей, включая личные учетные записи, и передав право собственности на документы новым учетным записям.
    • Выявление общедоступных ссылок и несанкционированного доступа к конфиденциальным документам, принадлежащим поставщикам.

    Как защитить свои документы прямо сейчас

    По мере того, как пандемия продолжается, предприятия обдумывают лучшие способы повышения производительности и обеспечения безопасности членов своей команды в удаленной рабочей среде.

    Хотя люди начинают возвращаться в офис, гибридные рабочие среды набирают популярность и могут стать нормой. Forrester прогнозирует, что после того, как люди привыкнут к новым схемам работы после пандемии, мы все равно увидим 300-процентное увеличение числа сотрудников, работающих удаленно, по сравнению с допандемическим уровнем.

    Необходимо регулярно обновлять информацию о политиках безопасности данных и проводить обучение. С распространением онлайн-инструментов для совместной работы контроль за тем, кто имеет доступ к документам компании, а кто нет, является обязанностью, которая ложится не только на отделы ИТ и службы безопасности. Каждый сотрудник несет ответственность за защиту документов, которые он создает и которыми делится с коллегами и внешними сторонами.

    Запросите демонстрацию сегодня, чтобы увидеть, что может сделать Nira для защиты вашей компании от несанкционированного доступа.

    Документирование на гибридном рабочем месте

    По мере того, как мир становится все более цифровым, способ документирования нашей работы резко меняется. Бумажные распечатки и картотечные шкафы почти не существуют, и сейчас мы живем в мире, где большая часть нашей документации находится в облаке или доступна через Интернет. Однако оцифровка — не единственная движущая сила изменений в нашей документации.

    С ростом числа людей, которые проводят меньше времени в офисе и больше времени, работая дома или в других местах, процессы документирования меняются. Поскольку сотрудники разбросаны по разным местам, не у всех есть доступ к информации в одно и то же время или к коллеге, когда это необходимо.

    Переход на гибридно-удаленные установки еще больше увеличивает потребность в цифровой документации. По этой причине нам необходимо изучить передовой опыт и методы, чтобы убедиться, что мы все можем эффективно работать вне офиса.

    Каковы общие проблемы с документацией?

    Если ваша компания последние полтора года работала удаленно из-за пандемии, вы можете подумать, что уже знакомы с ее проблемами и решениями. Однако гибридное рабочее место создает свой собственный набор проблем, с которыми приходится сталкиваться. По мере того, как все больше компаний возвращаются в офис с некоторой удаленной гибкостью, теперь им приходится сталкиваться с ситуацией, с которой раньше сталкивались немногие. Общие проблемы включают в себя:

    1. Убедитесь, что у всех есть доступ к одной и той же документации. Тем не менее, не все завершено онлайн. Например, во время мозгового штурма в офисе часто записывают идеи на доске. Будет ли эта информация легко доступна для людей, которые не были в офисе?
    2. Обеспечение согласованности в процессе документирования. Возможно, есть разница между тем, что происходит в офисе, и тем, что происходит удаленно. Возможно, удаленные встречи в конечном итоге записываются, поскольку это проще, чем писать заметки. Однако является ли это наиболее эффективным методом?
    3. Создание метода документирования, обеспечивающего совместную работу удаленных и офисных сотрудников. В то время как такие решения, как Google Suite или Microsoft 365, в настоящее время являются стандартными, как насчет документации сеансов выработки идей, семинаров и других более интерактивных мероприятий? (На самом деле у нас уже есть несколько отличных советов по организации инклюзивного общения и совместной работы на цифровом рабочем месте.) 
    4. Документирование стандартных офисных процедур. Сотрудники, работающие преимущественно или полностью удаленно, не всегда знают простые процедуры, которые легко освоить в офисе. Это может включать бронирование отпуска, получение отпуска по болезни, местные праздники и т. д.
    5. Борьба с разрозненными и множественными источниками информации. Несколько версий документов легко могут существовать в разных областях вашей компании. У вас даже может быть важная информация в ветке Slack, которую может легко пропустить товарищ по команде в другом часовом поясе. К сожалению, на проверку согласованности информации тратится много времени. Мы обсудим этот момент позже, но это обычная проблема даже для колокейшн компании.

    Ваши цели недостаточно четко задокументированы. Это приводит к разнице в ожиданиях и результатах, которые часто обнаруживаются слишком поздно в рабочем процессе. После прочтения этой статьи «Достижение целей вместе с удаленным членом команды» станет отличным началом… просто убедитесь, что вы задокументировали процесс!

    Чем эти гибридно-удаленные проблемы отличаются от 100% удаленного рабочего места?

    Хотя многие из этих проблем могут иметь сходство со 100% удаленным рабочим местом, они отличаются решениями, необходимыми для их решения. Сочетание офисных и удаленных сотрудников означает, что вы должны подходить к ним по-разному. Даже если все ваши сотрудники будут делить свое время между офисом и удаленным доступом, у всех все равно будут разные способы работы и сотрудничества в зависимости от их ситуации. По этой причине не существует универсальной политики, подходящей для всех, как в чисто офисном или удаленном сценарии.

    Какова важность документации на гибридном рабочем месте?

    Работая полностью удаленно, существует огромная гибкость в отношении рабочего времени, часовых поясов и совместной работы. Тем не менее, в конце концов, все находятся на одной волне, когда дело доходит до ожиданий и результатов. Обычно все уже четко изложено, когда дело доходит до процессов и документации.

    Однако, когда вы добавляете к этому офис, все становится немного менее гибким. Это также невероятно новая ситуация, с которой многие люди имеют мало опыта и сталкиваются с ней впервые. Одной чисто удаленной команде, возможно, придется работать с офисной командой. Одной из этих групп придется сильно изменить свое сотрудничество, иначе им придется встретиться посередине. Здесь вам нужно сбалансировать два мира вместе с хорошей документацией.

    Хорошая документация в конечном итоге улучшит общую коммуникацию вашей компании, одну из ключевых областей успеха любой гибридной компании. Прочтите наше руководство «Коммуникация в гибридной компании», чтобы получить более подробную информацию по этой теме.

    К счастью, с помощью одного метода мы можем помочь справиться с подавляющим большинством проблем, описанных выше. Как уже упоминалось, ситуация вашей компании уникальна. Тем не менее, наш следующий совет может помочь вам на пути к тому, чтобы у каждого был доступ к необходимой информации и документации.

    Создание единого источника правды

    Когда дело доходит до документации, это проблема коммуникации. И хотя у нас есть огромное количество доступных инструментов, все они по-прежнему пытаются воспроизвести доступность, которую мы имеем при работе в совмещенном офисе.

    Основная проблема, с которой по-прежнему сталкиваются при документировании и оцифровке, — сохранение единого источника достоверной информации (SSOT). Что мы под этим подразумеваем? С помощью SSOT вся необходимая информация по теме или части работы хранится в одном месте с тщательным контролем версий. Если вам когда-либо приходилось иметь дело с отправкой нескольких версий документов туда и обратно по электронной почте, вы, вероятно, понимаете путаницу, которая может в конечном итоге произойти.

    Поддерживая SSOT, ваши команды получают доступ к надежной и точной актуальной информации. Использование Google Suite или другого программного обеспечения для совместной работы — безусловно, самый популярный способ сделать это. Эти инструменты также имеют встроенное управление версиями, где вы можете легко увидеть изменения, сделанные в предыдущих версиях, но без необходимости в нескольких файлах, вызывающих беспорядок и путаницу.

    Однако SSOT — это больше, чем просто документы, над которыми вы активно работаете, или электронные таблицы, которые вы заполняете. Это также касается бизнес-решений, стратегии и процессов. Давайте посмотрим на пример. Представьте, что ваша гибридно-удаленная команда дизайнеров завершает работу для внешнего клиента после того, как ее менеджер поручил ей. Работа может заключаться в создании каркаса веб-сайта или набора новых логотипов. После этого команда дизайнеров, как обычно, загружает свою работу на веб-сайт вашей компании в качестве тематического исследования.

    Несколько дней спустя вы получаете гневное электронное письмо от клиента, в котором говорится, что они прямо сказали не публиковать информацию о проделанной работе. Что здесь случилось? В этом случае менеджер сохранил запрос клиента в своем программном обеспечении CRM и не передал сообщение команде. Не имея доступа к CRM, время проектирования не знало запроса клиента.

    В данном случае проблема не в отсутствии инструментов. Проблема в том, что SSOT не был доступен для всех заинтересованных сторон, а работа в гибридно-удаленной настройке усложняет общение. Если вы вернетесь к шести проблемам, описанным выше, вы увидите, что тщательный метод создания SSOT для всех во многом помогает решить проблемы с документацией.

    Является ли печать устаревшей в гибридной удаленной компании или она все еще нужна?

    Если одно можно сказать наверняка, печать стала редкостью даже без введения удаленной и гибридной удаленной работы. Посмотрев на инструменты, рекомендованные выше, вы также можете усомниться в том, что печать вообще нужна. Означает ли это, что вы можете полностью переключиться и отказаться от печати? Возможно нет. Хотя подавляющее большинство работы даже в офисах, расположенных в одном месте, выполняется с помощью программного обеспечения для совместной работы, некоторые задачи не всегда практично выполнять в цифровом виде.

    Ключевым моментом здесь является облегчение оцифровки печати, когда это необходимо. Для этого вам понадобится строгий процесс, который позволит вашим сотрудникам за пределами офиса получать доступ к самой последней информации, которая им нужна.

    Некоторые кадровые и бизнес-операции также зависят от печати. В этих случаях вы можете иметь дело с местными органами власти, медицинским страхованием, налоговым органом и т. д. Хотя не всем может не понадобиться работать с этими документами, хранение цифровых копий необходимо, если ваши отделы кадров и операций иногда работают вне офиса. .

    Документация и гибридная регистрация

    Последняя проблема с документацией, о которой стоит подумать, — это процесс адаптации. Думая о документах для ваших нынешних сотрудников, легко увлечься, но как насчет ваших будущих?

    В зависимости от вашей удаленной системы вы можете уже или в будущем нанимать сотрудников, которые никогда не переступят порог вашего офиса. Как работает ваш онбординг в этом случае? Хотя поделиться формами для их заполнения просто, некоторые вещи все еще отсутствуют. Никаких экскурсий по офису, рукопожатий с другими сотрудниками и обучения на лету. Опыт гораздо менее плавный. По этой причине тщательная документация невероятно важна для вашего нового сотрудника, чтобы лучше понять компанию и заполнить пробелы.

    Новый гибридно-удаленный сотрудник должен быстро освоиться с вашей культурой. Если вы еще этого не сделали, просмотрите свой опыт адаптации в офисе и задокументируйте его. Это должно включать в себя расположение всех ваших инструментов, правила коммуникации и даже такие мелочи, как то, как вы празднуете успех. То, что наиболее очевидно в офисе, может быть наименее очевидным для гибридного удаленного сотрудника. Не забывайте, что ваш адаптационный опыт полностью формирует первое впечатление ваших новых сотрудников о вашей компании. У вас есть только один шанс сделать это правильно. Наем гибридных удаленных сотрудников дает вам доступ к огромному количеству талантов, которых нет в совместном офисе, поэтому убедитесь, что вы создаете как можно более плавный опыт. Для получения дополнительной информации о адаптации сотрудников за пределами офиса см. наше Краткое руководство по адаптации удаленных сотрудников.

    Какие инструменты могут помочь с документацией в гибридно-удаленной компании?

    Гибридно-удаленная работа зависит от правильных инструментов, позволяющих поддерживать связь между удаленными и офисными командами. Документация ничем не отличается, и существует множество инструментов, позволяющих вашей компании эффективно вести документацию.

    Слияние

    Confluence от Atlassian, пожалуй, один из самых известных инструментов для документирования. Это удобное гибридное и удаленное рабочее пространство, где ваши команды могут документировать свои процессы и знания. Это невероятно мощный инструмент с огромным количеством шаблонов, упрощающих документирование. Все команды в вашей компании могут что-то выиграть от его использования. Любимая функция — их журналы решений, которые создают отчетность и цифровой бумажный след всех решений, принятых по проектам, продуктам и другим задачам. Вы можете использовать Confluence бесплатно для 10 пользователей.

    ClickUp

    Ключом к документации является единый источник правды: одно место, где можно найти все, что вам нужно, от чатов до задач и документов. Он специализируется на замене всех различных приложений, которые обычно использует удаленная гибридная компания, собственными предложениями ClickUp. Слишком легко пропустить работу, разбросанную по платформам, поэтому для целей документации ClickUp затрудняет потерю чего-либо. Они предлагают как бесплатную подписку, так и премиум-варианты, так что попробуйте, если хотите создать свой собственный единый источник правды.

    Тренуал

    Как мы уже упоминали, процесс адаптации — это особая область, в которой документирование может сэкономить вашей команде по персоналу и вашим сотрудникам много времени в долгосрочной перспективе. Trainual — отличный способ действовать в соответствии с советами, которые мы дали, и собирать всю документацию, которая нужна вашим гибридным удаленным онбордерам. Вы даже можете проверить знания своих новых сотрудников и убедиться, что они взяли документацию на борт.

    Передний

    Еще одна область, где документация играет ключевую роль, — отношения с клиентами. Все знают, как больно иметь дело с компанией, где ваши вопросы и сообщения не регистрируются должным образом. Front решает эту проблему несколькими способами, подходящими для удаленных гибридных команд. Один из методов — создать групповой почтовый ящик для всех сообщений, другой — создать автоматизированные процессы и правила, которые отображаются для всех членов вашей команды CS. Лучше всего то, что вы можете интегрировать свои текущие приложения, такие как Salesforce и Confluence, и создать единый источник информации во Front.

    Заключение

    Если вы нашли время, чтобы прочитать это, вполне вероятно, что вы уже находитесь в гибридной удаленной среде или думаете о переходе на нее в ближайшее время. Ключевой вывод для всех, кто хочет улучшить свой процесс документирования, — это создать сборник сценариев, к которому каждый может получить доступ и который действует как единый источник правды. Не все будут постоянно находиться в офисе. Некоторых людей, возможно, вообще никогда там не будет.

    Методичное и одинаковое документирование всего, конечно, поможет всем быть максимально продуктивными, но также создает равные условия игры. Слишком часто сотрудники, работающие удаленно, могут чувствовать, что упускают возможности. Возможно, они пропускают важную спонтанную встречу в офисе, на которой можно было бы продемонстрировать свои навыки. Или, может быть, у них нет доступа ко всей информации, необходимой им для максимально качественной работы.

    Внедряя тщательный процесс документации и привлекая всех к ответственности, вы можете помочь создать возможности для всех, чтобы они работали наилучшим образом и получали удовольствие от своей работы.

    10 компаний, которые нанимают сотрудников для удаленной проверки документов

    Специалисты по обзору документов изучают различные юридические документы. Вот 10 компаний, которые нанимают сотрудников для удаленной проверки документов.

    Эмили Кортни

    Специалисты по проверке документов изучают документы, как правило, в контексте ипотечного или судебного разбирательства. Рецензенты юридических документов оценивают и изучают документы, относящиеся к незавершенным расследованиям и судебным разбирательствам, в то время как рецензенты ипотечных документов обеспечивают точность и полноту ипотечных документов.

    Вознаграждение за работу по проверке документов может сильно различаться в зависимости от уровня образования и опыта. Лицензированные адвокаты или сертифицированные помощники юристов, работающие в качестве специалистов по проверке документов, получают значительно более высокую заработную плату.

    Некоторые рабочие места по проверке документов могут подпадать под категорию «Юридическая поддержка» Бюро статистики труда (BLS) со средней годовой заработной платой в размере 73 000 долларов США в 2021 году и ожидаемым ростом на 3,1% в течение следующего десятилетия.

    Мы составили список из 10 компаний, разместивших вакансии на удаленную проверку документов на FlexJobs, а также некоторые недавние названия вакансий. Нажмите на название компании, чтобы узнать больше!

    Примечание : 

    FlexJobs — давний лидер в оказании помощи соискателям в поиске высококачественных удаленных, удаленных, гибридных и гибких рабочих мест. Вы можете подписаться на доступ премиум-уровня к нашей базе данных проверенных вручную списков вакансий, а также к вебинарам по поиску работы и карьере и многим другим замечательным ресурсам! Узнайте сегодня, как FlexJobs может помочь вам в поиске работы!

    10 компаний с удаленной проверкой документов

    1. Экспертная недвижимость

    eXp Realty — это облачная брокерская компания, принадлежащая ее агентам — бизнес-модель, которая позволяет агентам компании сотрудничать между географическими границами при снижении операционных расходов. Компания eXp Realty, «имеющая тысячи агентов и сотрудников по всей Северной Америке», считает общение и сотрудничество «в разных часовых поясах» критически важными.

    Недавние задания удаленного просмотра документов :

    • Специалист по урегулированию сделок
    • Специалист по соблюдению контрактов

    2.

    Бизнес-группа iMPact

    iMPact Business Group — это профессиональная кадровая компания, специализирующаяся на информационных технологиях, инжиниринге, бухгалтерском учете и финансах. Компания описывает перспективных кандидатов как профессионалов, которые демонстрируют «открытость к диалогу» или откровенность и искренность в том, что они ищут в своей карьере.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Специалист по контролю документов
    • Специалист по документации заказов на изменение

    3. Интегреон

    Компания Integreon, предоставляющая юридические услуги, предлагает различные решения, включая поддержку бизнеса, управление жизненным циклом контракта и судебные разбирательства. Integreon стремится расширять возможности финансовых учреждений, организаций, предоставляющих профессиональные услуги, корпораций и юридических фирм.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Адвокат – просмотр документов

    4.

    Келли

    Kelly специализируется на трудоустройстве работников в различных отраслях, таких как бухгалтерский учет и финансы, администрация, автомобилестроение, машиностроение, информационные технологии, науки о жизни, колл-центры и многое другое.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Обеспечение качества
    • Специалист по регистрации прав собственности

    5. LexisNexis

    Обслуживая «профессионалов, которые формируют мир», LexisNexis предлагает юридические и профессиональные решения. Основанная в 1973 году со штаб-квартирой в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк, компания в настоящее время является известным поставщиком юридических исследований и решений для рабочих процессов с поддержкой контента для глобальной клиентуры.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Проверка документов, аналитик контрактов

    6. Финансовая группа Линкольн

    Lincoln Financial Group предлагает своим клиентам широкий спектр финансовых услуг для удовлетворения их потребностей. В своей сети офисов Lincoln Financial возглавляет команду из более чем 9 человек.000 специалистов.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Представитель по проверке плана обслуживания пенсионного плана
    • Специалист по апелляциям

    7. PSC Biotech

    PSC Biotech — это компания, принадлежащая сотрудникам, которая предоставляет профессиональные услуги, информационные технологии, корпоративное программное обеспечение и услуги по проверке/калибровке оборудования для клиентов в биотехнологической и фармацевтической промышленности.

    Недавние задания удаленного просмотра документов :

    • Аудитор по обеспечению качества
    • Специалист по контролю документации систем качества

    8. Роберт Халф Интернэшнл

    Профессиональная кадровая и консалтинговая компания Robert Half International предоставляет специализированные финансовые услуги по подбору персонала с упором на бухгалтерский учет и финансы, технологии, юриспруденцию, креативность, маркетинг и администрирование.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Финансовый аналитик начального уровня
    • Администратор контрактов

    9. Первая ипотечная служба

    Service First Mortgage — компания, предоставляющая финансовые услуги, миссия которой — «обеспечить простой процесс кредитования». Как работодатель, компания культивирует увлеченную, творческую и гибкую рабочую среду, которая продвигает работу на полный рабочий день с опциональной удаленной доступностью, чтобы помочь своим сотрудникам достичь здорового баланса между работой и личной жизнью.

    Недавние задания удаленного просмотра документов :

    • Процессор ипотечного кредита

    10. Служба здравоохранения Техаса

    Компания Texas Health Resources, расположенная в Арлингтоне, штат Техас, является некоммерческой религиозной организацией здравоохранения, которая с 1997 года предоставляет широкий спектр медицинских услуг жителям северного Техаса.

    Последние задания удаленного просмотра документов :

    • Секретарь отдела
    • Аналитик по кодированию и отклонению документов

    Связь с заданиями удаленного рецензента документов

    Эти вакансии — всего лишь небольшая выборка из разнообразия вакансий, которые ежедневно утверждаются на нашей доске объявлений. Совершите экскурсию, чтобы узнать обо всех способах, которыми членство в FlexJobs может помочь вам найти должность, соответствующую вашим карьерным целям и вашим потребностям в планировании.

    Отправьтесь в путешествие

    Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

    Связанные статьи

    Кто такой медицинский директор? Должностная инструкция, обязанности и прочее

    10 компаний, которые нанимают сотрудников для удаленного управления

    10 компаний, которые нанимают сотрудников для гибкой работы следователя

    10 компаний, нанимающих сотрудников для гибкой и удаленной связи

    Родственные категории

    Компании с гибкими рабочими местами

    Вакансии по профессиям

    Вакансии по местонахождению

    Топ-100 удаленных компаний

    Нам действительно нужна вся эта бумага? Помогая удаленной работе добиться успеха, используя больше оцифрованных документов


    Изображение: RHIMAGE/Shutterstock

    Обязательный к прочтению обзор CXO

    • Технические конференции и мероприятия 2022 года, которые можно добавить в свой календарь
    • Программное обеспечение для управления ИТ: полное руководство для покупателя
    • Директора по информационной безопасности берут на себя больше обязанностей и выгорают
    • Политика удаленной работы (TechRepublic Premium)

    Я уже много лет являюсь активным евангелистом, выступающим за цифровые материалы, а не за бумажные копии. Распространение удаленной работы не только оправдало мои предпочтения, но и сделало меня идеальным местом для выполнения своей работы из любого места. Мне не нужны печатные материалы, справочники, DVD-диски или картотеки, поскольку все надежно хранится на моем компьютере и мгновенно доступно или редактируется.

    Компания airSlate, занимающаяся автоматизацией рабочих процессов, прошлой осенью опросила более тысячи потребителей в США, чтобы лучше понять, как удаленная рабочая смена повлияла или нарушила их работу, поскольку она включает в себя цифровой и физический контент, от доступа к принтеру до обмена и редактирования документов в Интернете.

    ПОСМОТРЕТЬ: Исследования: Инструменты для видеоконференций и облачные решения доминируют в цифровых рабочих пространствах; VPN и VDI менее популярны среди малого и среднего бизнеса (TechRepublic Premium)

    Некоторые из основных выводов включают:

    • По мере того, как инвестиции в облачные технологии продолжают расти, потребителям нравится работать в Интернете из-за возможности легкого редактирования, совместного использования и совместной работы:
    • Большинство респондентов (40%) считают, что главным преимуществом работы с документами в Интернете является возможность легко редактировать содержимое.
    • 31% респондентов считают, что главным преимуществом является возможность быстрого обмена документами.
    • 20% респондентов больше всего ценят возможность совместной работы с коллегами при работе над документами в Интернете.
    • Хотя потребители хотят отказаться от бумаги, большинство из них по-прежнему полагаются на принтеры как в офисе, так и дома.
    • Большинство респондентов (41%), которые в основном относятся к трудоспособной возрастной группе от 18 до 54 лет, предпочли бы полностью отказаться от бумаги и работать со всеми документами онлайн.
    • Для тех, у кого есть домашние принтеры/сканеры, большинство респондентов (23%) используют их три-четыре раза в неделю; это удивительно по сравнению с 29% большинства респондентов, которые заявили, что никогда не использовали предоставленный принтер/сканер в офисе.
    • Удивительно мало 6% респондентов никогда не пользуются домашним принтером.
    • Несмотря на то, что во время пандемии COVID-19 продажи продукции для домашнего офиса выросли, большинство потребителей не задумывались о покупке принтера или сканера после перехода на удаленную работу, поскольку многие из них уже имеют их в своем домашнем офисе.
    • У большинства респондентов (73%) в домашнем офисе есть принтер или сканер.

    Я обсудил эту тему с Борей Шахновичем, генеральным директором и соучредителем airSlate, чтобы узнать больше и определить, что компании должны делать, а также где еще можно полагаться на печатные копии.

    Скотт Маттесон : Какие приложения или инструменты используют предприятия, чтобы уменьшить зависимость от печатных материалов?

    Боря Шахнович: Забегая вперед, многие организации планируют обеспечить своим сотрудникам полную удаленность или внедрить политики гибридного удаленного доступа, при которых одни сотрудники будут находиться в офисе, а другие — дома. Руководство осознало, что операции могут оставаться полностью функциональными независимо от среды, а это означает, что традиционная офисная среда резко меняется.

    ПОСМОТРЕТЬ: Лучшие технологические прогнозы Gartner на 2021 год (бесплатный PDF) (TechRepublic)

    С учетом сказанного, чтобы эта новая норма оставалась эффективной, не может быть такой сильной зависимости от физических печатных материалов, как это было раньше. Поскольку люди рассредоточены больше, чем когда-либо прежде, облачные среды, содержащие возможности для совместной работы, такие как инструменты электронной подписи и PDF, стали незаменимыми. Неудивительно, что рынок облачных вычислений стремительно растет — совместная работа в Интернете важна для бесперебойной работы.

    Предприятия все больше осознают ценность онлайновых облачных платформ для совместной работы, электронной подписи и интеллектуальных инструментов PDF, позволяющих сотрудникам легко редактировать контент, обмениваться документами и сотрудничать с коллегами. В ходе проведенного выше опроса наша команда обнаружила, что это именно тот тип упорядоченных процессов, который сотрудники хотят упростить для своей повседневной удаленной работы.

    Кроме того, поскольку ИТ-отделы стали более недоступными, чем когда-то, руководство осознает ценность расширения возможностей даже наименее технически подкованных сотрудников с помощью простых в использовании платформ без кода, которые автоматизируют создание документов с помощью шаблонных форматов. Благодаря таким платформам сотрудники любого уровня могут создавать документы, в том числе контракты и отчеты в формате PDF, а также выполнять процессы электронной подписи, чтобы продолжать работу без необходимости использования печатных материалов.

    Мы живем в эру бесконтактного взаимодействия — облачные приложения без кода позволяют поддерживать рабочие процессы без личного взаимодействия.

    Скотт Маттесон : Для чего продолжают использоваться принтеры и сканеры?

    Боря Шахнович: В ходе нашего исследования мы обнаружили, что хотя у большинства потребителей есть желание отказаться от бумаги, многие по-прежнему полагаются на принтеры, как дома, так и в офисе. Интересно, что, хотя продажи домашних офисов выросли во время пандемии, оборудование для принтеров и сканеров не занимало первое место в списке покупок, учитывая, что у большинства людей эти опции уже были дома.

    Многим принтеры и сканеры позволяют на мгновение отвлечься от своих устройств. Некоторые также предпочитают просматривать физические документы, чтобы можно было делать традиционные заметки. Но, поскольку эти люди по-прежнему работают удаленно, им все равно придется адаптировать свои традиционные подходы и загружать указанные документы обратно на свои устройства с помощью интеллектуальной технологии PDF, а затем делиться ими с коллегами в облачных средах для завершения процесса.

    СМ.: Политика уничтожения электронных данных (ТехРеспублика Премиум)

    Скотт Маттесон : Вы видите, что эта тенденция изменится в будущем?

    Боря Шахнович: Я ожидаю медленного, неуклонного упадка принтеров, сканеров, факсимильных аппаратов — всех традиционных, устаревших технологий — в ближайшие годы. Я ожидаю, что это будет происходить медленными темпами, потому что люди склонны тяготеть к технологиям, которые они знают и понимают. Несмотря на то, что доступны новые варианты, люди часто не решаются внедрять новые процессы.

    Поскольку мы ожидаем увеличения количества гибридных рабочих сред, совместное использование документов и совместная работа будут зависеть от облака. У людей будет возрастать желание работать из любой среды в любое время, и подобная физическая инфраструктура будет сдерживать их.

    Я ожидаю, что организации перейдут от статичной документации к интеллектуальной документации, такой как интеллектуальные параметры PDF, поддерживаемые искусственным интеллектом, для более богатого опыта. Многие отрасли, от здравоохранения до образования и государственных учреждений, работали с устаревшими технологиями и теперь начнут внедрять новые варианты, которые оптимизируют рабочий процесс и операции.

    Скотт Маттесон : Есть ли у вас какие-либо другие рекомендации по внедрению наиболее эффективных решений для удаленной работы?

    Боря Шахнович: Во-первых, важно, чтобы организации размышляли над текущими технологиями, которые у них есть, и определяли, где они отстают с точки зрения производительности и эффективности. Оттуда они смогут лучше всего оценить платформы, которые помогут им укрепить свои процессы и рабочие процессы.

    Организации также должны подумать о том, как они могут уменьшить нагрузку на свои ИТ-отделы. Это начинается с расширения возможностей всей их рабочей силы, независимо от того, насколько они технически подкованы. Лучше всего этого можно достичь, внедрив технологические решения без кода, которые могут помочь уменьшить технические трудности, а также устранить хранилища данных.

    Кроме того, предприятия должны работать над ограничением количества приложений, которые сотрудник должен использовать в удаленном режиме, поскольку слишком большое количество опций может фактически снизить производительность. Внедрение интеграции приложений SaaS может быть чрезвычайно полезным для обеспечения беспрепятственного обмена информацией в организации.

    Соответствие также должно быть на первом месте. Организации должны работать с поставщиками, которые уделяют пристальное внимание безопасности и защите данных, особенно с учетом того, что в эпоху удаленной работы процветает вредоносная деятельность.

    Наконец, полезно медленное развертывание новых технологий. Сотрудники легко привыкают к технологии, с которой они больше всего знакомы, поэтому предоставление времени для освоения новых инструментов, таких как электронная подпись и интеллектуальные параметры PDF, поможет обеспечить более рациональное и долгосрочное внедрение этих облачных технологий. на основе инструментов совместной работы.

    Скотт Маттесон : Какие технологии разработки основаны на этих концепциях?

    Боря Шахнович: Искусственный интеллект будет продолжать играть большую роль в процессах автоматизации рабочих процессов, помогая во всем процессе сбора данных, от прогнозирования и анализа до агрегации и интеграции. Кроме того, я ожидаю, что отрасль начнет понимать разницу между вариантами с минимальным кодом и без кода, что снизит потребность в ИТ-ресурсах. В целом, приложения будут становиться все более и более интегрированными на предприятиях.

    Работаем удаленно | Вот что вам нужно сделать, прежде чем подавать заявку на удаленную работу

    Хотите работу, которая позволит вам работать дома, на пляже или в любой другой точке мира? Узнайте, как получить удаленную работу своей мечты сегодня:

    Готовы ли вы отказаться от офисной работы в пользу удаленной работы?

    Отсутствие пробок, возможность работать в свое свободное время и возможность уделять больше внимания своей подработке — все это причины, чтобы начать искать удаленную работу как можно скорее.

    И теперь, когда удаленная работа охватывает не только мир ИТ, вы можете найти работу практически в любой сфере занятости: от обслуживания клиентов до маркетинга, дизайна и многого другого.

    Вот в чем загвоздка: получить удаленную работу своей мечты — это не то же самое, что подать заявку на традиционную работу с 9 до 5 в корпоративном мире.

    Сегодня вы узнаете, что нужно делать, чтобы выделиться среди жесткой конкуренции.

    Но прежде чем вы зайдете слишком далеко в этом процессе, вам следует убедиться, что вы действительно понимаете, во что ввязываетесь.

       

    Удаленная работа не похожа на любую другую работу, которую вы когда-либо выполняли.

    Чтобы идеально подходить для удаленной работы, вы должны:

    • Быть целеустремленным и дисциплинированным , чтобы помочь вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, работая самостоятельно и без указаний руководителя делай дальше.
    • Иметь достойные похвалы навыки общения. Поскольку вы не можете бегать по коридору и болтать с коллегами, вам нужно поддерживать связь с помощью приложений для обмена сообщениями, электронной почты, конференц-звонков по Skype и т. д.
    • Будьте профессионалом в решении проблем , потому что иногда вам придется принимать сложные решения в одиночку, если ваша команда спит в другом часовом поясе.
    • Знайте, как совмещать работу и личную жизнь. Самостоятельная работа может либо превратить вас в трудоголика, либо снизить вашу продуктивность. Одно приведет к выгоранию, а другое может привести к увольнению. Сможете ли вы найти золотую середину?
    • Имейте внешние интересы, хобби и активную общественную жизнь , потому что может быть одиноко, работая в одиночестве и пропуская те «прохладные» моменты в офисе.

    Если у вас есть все необходимое, давайте пройдемся по контрольному списку задач, которые вам необходимо выполнить перед отправкой резюме.

       

    Возможность работать из дома и отказаться от поездок на работу означает, что почти все хотят удаленную работу   —   если они могут ее найти.

    Будьте готовы, когда увидите открытую позицию, которая вас заинтересует. Итак, вот что вам нужно сделать:

    Устроиться на удаленную работу может быть гораздо сложнее, чем нанять на традиционную 9–5; кандидаты должны больше демонстрировать свою индивидуальность, а не уметь сливаться с рабочей силой.

    Работодателям, работающим удаленно, нужны другие наборы навыков, чем у тех, кто занимается более традиционными ролями. Таким образом, вам нужно будет указать, что вы:

    • Честный и заслуживающий доверия , потому что никто не будет смотреть, действительно ли вы работаете в своем гамаке.
    • Дисциплинированный, целеустремленный и организованный , чтобы управлять вашей рабочей нагрузкой без супервайзера, управляющего вашей деятельностью на микроуровне.
    • Независимый, самодостаточный и инициативный потому что вы иногда будете, потому что вы не можете ждать, пока ваши коллеги или товарищи по команде восполнят вашу слабину.
    • Увлечен своей областью знаний. Тот, кто действительно заинтересован в своей работе, всегда будет производить качественно, восхищать своих товарищей по команде и отдаваться своей работе на 110%.
    • Интересный человек. Имея возможность нанимать кандидатов со всего мира, удаленные работодатели имеют шанс найти действительно интересных людей, которые не обязательно соответствуют «корпоративным» шаблонам. Так что покажите свои причуды, и у вас будет больше шансов попасть на собеседование.

    Одним из способов продемонстрировать все эти навыки является создание собственного веб-сайта.

       

    Создание персонального веб-сайта для продвижения себя потенциальным удаленным работодателям (или будущим контактам в сети) не требует больших затрат. Такие сайты, как WordPress, Wix и Squarespace, помогут вам создавать профессиональные веб-сайты, даже если у вас нет опыта программирования.

    Если вы не хотите открывать веб-сайт, вы всегда можете создать портфолио своих достижений и сделать его доступным для загрузки на своей странице LinkedIn или в других социальных сетях.

    Наличие одного готового к работе также облегчает работу, когда вас просят заполнить заявление. Портфолио ваших лучших работ — идеальное дополнение к вашему резюме и сопроводительному письму.

       

    Удаленная работа или нет, вы всегда должны адаптировать свое резюме и сопроводительное письмо, чтобы показать работодателям, что вы подходите для этой работы.

    Это включает в себя использование в ваших документах тех же слов, которые компания использует в своих объявлениях о вакансиях.

    Специально для удаленных работодателей вы также можете добавить свой:

    • Опыт работы с программным обеспечением и онлайн-инструментами/приложениями для общения. Поскольку большинство удаленных компаний остаются на связи и обсуждают свою рабочую нагрузку с помощью таких инструментов, как Slack, Trello, Basecamp, Skype, Zapier и множества других, полезно перечислить ваш опыт, чтобы они знали, что вы можете сделать беспрепятственный вход, когда вас наймут .
    • Побочные проекты или будущие цели. Рассказывая удаленному работодателю о своих интересах, вы даете ему представление о вашей личности и трудовой этике. Пока ваша подработка не конкурирует с работой, которую вы хотите, это также забавная тема для разговора о ваших увлечениях.
    • Прошлые результаты, опыт и навыки, полезные для должности, которую вы хотите. Убедитесь, что работодатели знают, чем ваш набор навыков отличает вас от конкурентов. Вот где вы должны продемонстрировать, почему вы были бы активом с достижениями из вашего профессионального ролика.

       

    Если вы ждете, когда идеальная удаленная вакансия появится на сайтах Monster, CareerBuilder, Indeed или LinkedIn, у вас будут плохие времена, потому что их мало.

    Поскольку большинство компаний не рекламируют удаленную работу, вам придется немного покопаться, чтобы найти лучшие места для работы.

    Или вы можете просто зайти на сайт Мы работаем удаленно и просмотреть открытые удаленные вакансии по всему миру.

       

    Теперь, когда вы знаете, что нужно для удаленной работы, ваш первый шаг — выяснить, какие из ваших навыков лучше всего соответствуют тому, что ищут работодатели в своем идеальном кандидате.

    Тогда вы захотите обновить свое резюме и сопроводительное письмо словами из объявлений о вакансиях на таких сайтах, как Мы работаем удаленно чтобы перейти на следующий уровень процесса найма.

    Не помешает создать веб-сайт, демонстрирующий, почему вы лучший и самый интересный потенциальный клиент. И вы всегда должны добавлять в свое портфолио, чтобы привлекать работу и передавать ее, когда вы общаетесь.

    Отметьте все эти задачи, и вы можете работать удаленно до следующей зарплаты!

    Необходимость управления документами при работе на дому

    5 мая 2021 г.

    Глобальный переход к удаленной работе в условиях кризиса COVID-19 вызвал волну цифровой трансформации и возросшую потребность в надежном управлении документами. В сегодняшнем нестабильном климате компании во всем мире обращаются к работе из дома (WFH) для поддержания производительности, что вынуждает их тщательно пересматривать свои наборы инструментов и процессы управления корпоративным контентом (ECM). Это выявило определенные недостатки в том, как многие организации сотрудничают и управляют документами.

    По крайней мере, эти беспрецедентные обстоятельства сделали цифровую гибкость решающим фактором успеха организации, ускорив усилия по модернизации. Компании, уже имеющие мощное программное обеспечение для управления документами и инструменты для совместной работы, были настроены на успех, в то время как другие столкнулись с серьезными проблемами. Эволюция современного предприятия для обеспечения удаленной работы пролила свет на неоспоримую потребность в современных решениях для управления документами.

    Управление документами в цифровом рабочем пространстве

    По данным Gartner, 74% опрошенных финансовых директоров ожидают, что часть их сотрудников продолжит работать из дома после кризиса. Чтобы сотрудники могли удаленно получать доступ к файлам и документам и обмениваться ими, эти файлы должны быть цифровыми и легкодоступными в централизованном месте.

    Как сказал Алан Пельц-Шарп, основатель Deep Analysis: «Документы — это, по сути, цифровая валюта. Если мы теряем или не можем найти контракты, счета-фактуры и счета, то мы буквально теряем деньги или бизнес останавливается». Если мы ожидаем, что сотрудники будут вести бизнес как обычно, нам необходимо предоставить им платформу для управления этой валютой. За это время отличившиеся компании вложили средства в ИТ-инфраструктуру, включающую надежный механизм управления документами, предоставляющий сотрудникам доступ к информации, необходимой для выполнения их работы в контексте WFH.

    Звучит просто, но как выбрать правильное решение ECM или DM? Ассоциация интеллектуального управления информацией (AIIM) заявила, что лучший способ выбрать правильные решения для цифрового рабочего места будет начинаться с ответов на эти три основных вопроса:

    • .

      Какая информация потребуется сотрудникам для выполнения своей работы?

    • Где сейчас хранится эта информация?

    • Могут ли сотрудники получать удаленный и безопасный доступ к этому хранилищу?

    Помимо простого выбора платформы для хранения и систематизации документов, вам необходимо подумать о том, как сотрудники могут получить удаленный доступ к этой информации и безопасно сотрудничать в проектах. Организациям следует рассмотреть технологии, которые обеспечивают как информационную безопасность, так и управление соответствием, отдавая предпочтение общему пользовательскому опыту и простоте доступа к информации.

    Безопасность превыше всего

    При оцифровке всех документов и информации компании для удаленного доступа безопасность данных может принять новую форму по сравнению с прошлым. Цифровое рабочее пространство требует безопасных соединений, связи и хранения с целью устранения как можно большего количества бумажной документации. Это может означать приоритет облачных или SaaS (программное обеспечение как услуга) решений ECM, которые обеспечивают безопасный, контролируемый удаленный доступ.

    Кризис стал причиной резкого перехода к цифровым технологиям за последние несколько месяцев, что вынудило предприятия развивать методы совместной работы и инвестировать в новые технологии. Виртуальные встречи, образовательные онлайн-платформы, виртуальные мероприятия в прямом эфире стали нормой. Во время хаоса многие компании, возможно, упустили из виду или недофинансировали процесс управления изменениями, необходимый для внедрения новых технологий.

    При проведении цифровой трансформации важно тщательно оценить, какие инструменты обеспечат вашей организации уровень безопасности, необходимый для защиты конфиденциальных данных от посторонних глаз и безопасности.

    Без единого решения для управления коммуникацией и совместной работой как внутренних, так и внешних сторон обеспечение безопасного обмена документами может оказаться затруднительным. Совместное использование доступа к инструментам управления проектами и внутренним серверам с внешними сотрудниками может подвергнуть вас высокому риску взлома. Благодаря усовершенствованной системе управления документами вы можете контролировать, кто — как внутри, так и снаружи — имеет доступ к каким документам, с возможностью контролировать и автоматизировать процессы проверки и рабочие процессы. Федерация или унифицированный доступ могут упростить эту задачу, предоставив пользователям единый интерфейс для доступа к своему контенту и управления им, независимо от того, в каких системах находятся документы.  

    Безопасность особенно важна в удаленных ситуациях, когда приходится иметь дело со строгими правилами соблюдения и конфиденциальной информацией. Клиенты, которые доверяют вам документы, для которых требуются такие правила, как HIPAA или FINRA, захотят убедиться, что ваш ECM может управлять и применять законы о конфиденциальности, которые защищают как вас, так и информацию ваших клиентов.

    Сила цифровых рабочих процессов

    Мощное программное обеспечение для управления контентом способно автоматизировать стандартные бизнес-процессы, снижая риск ошибок. Теневые ИТ или фрагментированное управление документами, которые не поддерживают автоматизированные рабочие процессы для проверки и утверждения, могут привести к разрозненности информации и нарушению процессов. Автоматизация рабочих процессов в рамках единой цифровой системы управления документами стандартизирует и улучшит процедуры проверки и утверждения документов, что приведет к повышению производительности и долгосрочной масштабируемости.

    С помощью правильной системы управления документами руководители и сотрудники могут иметь четкое представление о продвижении проекта и выполнении задач без необходимости постоянного общения или личных встреч. Большинство программ для электронного управления документами могут предупреждать пользователей о необходимости предпринять какие-либо действия и даже утверждать записи с помощью интеграции электронной подписи.

    Для отраслей, требующих управления качеством, цифровые рабочие процессы могут быть невероятно эффективными в управлении процессами проверки и выполнении ожиданий соответствия.

    Лучшая интеграция означает более широкое внедрение

    Управление изменениями и обучение пользователей любой новой технологии может быть сложной задачей при реализации сценария удаленной работы. Самый простой способ внедрить новое программное обеспечение для управления документами без необходимости обширной поддержки управления изменениями — предложить решение, глубоко интегрированное с инструментами, которые ваша организация уже знает и использует ежедневно. Наложение решений по управлению документооборотом и обеспечению соответствия требованиям поверх существующих инструментов для совместной работы позволяет им работать в тандеме, обеспечивая внедрение программного обеспечения без ущерба для краткосрочной производительности.

    Многие решения для управления документами предлагают интеграцию с часто используемыми бизнес-приложениями, включая программное обеспечение CRM, такое как Salesforce, приложения электронной подписи, такие как DocuSign или AdobeSign, и инструменты автоматизации бизнес-процессов, такие как PSIgen.

    Не менее важны интеграции с другими информационными системами, чтобы начать разрушать цепи информационных хранилищ. Исследование AIIM показывает, что 52% организаций используют более трех систем контента, поэтому предоставление единой точки доступа к информации в этих системах является чрезвычайно эффективным. Беспрепятственная интеграция документов из локальных ECM и систем управления документами, облачных решений для синхронизации и обмена файлами, а также бизнес-приложений обеспечивает уровень согласованности информации, который позволяет предприятиям повысить производительность, сократить время поиска контента и повысить соответствие требованиям.

    Заключение

    Независимо от того, является ли ваша организация новичком в удаленной работе или просто хочет расширить свой технический стек и повысить производительность с помощью священного Грааля DMS, централизованное и безопасное управление документами — это масло для современной машины ECM.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *