Что нужно писать в электронной почте: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:».

Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6.

Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Как составить тему для email-письма – алгоритм и примеры

Ошибки в темах писем в email-маркетинге порой обходятся дорого. Если тема не зацепила и не мотивировала открыть письмо – деньги и время, потраченные на текст, просто ушли в никуда. Не говоря уже об отсутствии новых лидов и продаж. Так какими же должны быть темы для email-писем?

Рассказываем, как составить цепляющую тему email-рассылки, советуем как ее усилить в моменте и улучшать в перспективе, приводим 16 классических и оригинальных приемов составления тем с примерами.

Почему тема важна

Да, на Open Rate (процент открытых email-писем) влияет не только тема, но и имя отправителя, степень знакомства с клиентом, качество базы, время отправки, частота рассылки.

Но чаще всего именно тема помогает человеку принять решение – читать или не читать. По данным OptinMonster 47% получателей электронной почты открывают письмо только на основе темы.

Как подобрать качественную тему – алгоритм

1. Определяем, о чем конкретно текст

Скорее всего, тему для email-письма вы формулируете уже после того, как написали текст. Перечитайте его несколько раз и ответьте на вопрос: о чем он конкретно. Не о путешествиях по России, а о 5 интересных провинциальных городах России. Не о модных новинках осени, а о выбранных вашим стилистом модных новинках осени.

2. Добавляем пользу для аудитории

Изучите всю информацию о базе, которая у вас есть. Ответьте на вопрос: зачем людям открывать ваше сообщение. Какую пользу они получат? Если обобщить, польза может быть:

• Эмоциональной (для души) – посмеяться, успокоиться, получить удовольствие
• Рациональной (для ума) – сэкономить, устранить сомнения, разобраться в сложном вопросе.

Конечно, в каждой категории больше вариантов. Но выберите хотя бы саму категорию. Зачем пишете – ради эмоциональной или рациональной пользы? И переложите это на тему: не «‎Проверьте свой английский», а «Веселый тест на знание английского‎».

3. Определяемся с длиной

Длинная тема не нужна. Две причины: она не вмещается в поле и из-за объема становится не такой динамичной – уже нет импульса «открыть срочно!».

Какая длина идеальна?

• По данным Litmus за 2021 год, 41,6% открытий электронной почты приходится на мобильные телефоны. На большинстве мобильных в теме отображается от 33 до 43 символов.
• В 2019 году, согласно AWeber, 82% компаний отправляли в теме письма не больше 60 символов.
• А по исследованиям Yesware, самое адекватное количество слов в теме — до 5. Если больше, Open Rate снижается.

Пишите не больше 60 символов и пяти слов. А лучше ориентироваться на смартфоны и делать меньше 43 символов.

4. Набрасываем несколько вариантов тем

Теперь, отталкиваясь от того, что узнали на первых двух этапах, накидайте как минимум 10 тем для своей email-рассылки. Можно использовать известные приемы составления заголовков – 4U, интрига, срочность и еще десятки разных. Или просто писать то, что велит сердце.

Несколько примеров привлекательных тем:

Рифма придает теме литературность и выделяет в почтовом ящике

Скидка подана не банально, а обернута в метафору – это цепляет

В тему вынесли деньги, а деньги – одна из тем, работающих всегда

Упор на пользу плюс состыковка с актуальными событиями

Сразу обозначили формат текста «‎гид» – письмо уже кажется полезным и структурированным

Если нет вдохновения, загляните в почтовый ящик и посмотрите заголовки, которые вас впечатляют, полистайте соцсети. А еще лучше  дойдите до конца этой статьи – там приводим крутые примеры тем для рассылки.

5. Выбираем релевантную тему

Теперь отсейте варианты, которые не отвечают пунктам 1-3. Возможно, их будет не так много, но это важно сделать. И проверьте, чтобы тема отвечала содержанию текста. Здорово, если у вас есть, кому показать свои варианты – коллегам, друзьям, даже маме. Так вы взглянете на тему под другим углом и поймете, что важно и интересно людям. А еще получите идеи, как улучшить тему, или убедитесь в том, что она и так хорошая.

6. Убираем спам и остальной мусор

По данным OptinMonster 69% получателей электронной почты считают письма спамом только на основании темы.

Поэтому прежде всего уберите из темы стоп-слова, которые спам-фильтры или сами люди могут посчитать спамом. Их больше 100. Самые известные: заработок, новинка, скидки, срочно, бесплатный.

Не только слова могут вызвать подозрения. Больше одного знака восклицания или одного знака вопроса, обилие капса  – тоже.

Некоторые хитрые отправители ставят в тему письма Re – чтобы создать ощущение, что переписка уже идет. Но это лишь повышает шансы попасть в спам. Так делать не стоит.

Как усилить тему: 3 пункта

1. Эмодзи

Эмодзи визуально выделяют тему на фоне остальных. А если использованы удачно – интригуют и мотивируют открыть письмо.

Nielsen Norman Group в 2020 году выяснили, что темы со смайликами получили средний рейтинг доверия 3,51, в то время как без – 3,43.

Вот как эффективно применять смайлы в email-маркетинге:

• Не используйте эмодзи каждой теме.
• Ставьте смайлы, когда они уместны – создают нужный контекст, добавляют эмоции.
• Не используйте очевидные смайлы. Не нужно ставить огоньки на распродажи или тыквы на Хэллоуин – представьте, сколько у человека на почте таких писем. Ваше просто не выделится.Если вы поставите хотя бы смайл скелета или привидения – уже будет лучше.
• Не добавляйте больше 2-3 смайлов, и их необязательно ставить рядом. Если эмодзи много, шанс улететь в спам выше.

Смайликов несколько, но они органично вписываются в тему

• И главное – отталкивайтесь от интересов аудитории и от собственного голоса бренда. Если ваш язык сдержан и вы делаете продукт для крупного бизнеса – эмодзи будут неуместны.

2. Прехедер

Прехедер – это строчка в почтовом ящике, которая отображается после темы. Обычно в нее подтягивается спонтанная фраза из письма – и это не всегда хорошо.

Лучше прописывать прехедер самостоятельно, при верстке письма. Один из способов – написать прехедер мелким шрифтом в начале текста и покрасить в цвет фона. Он не будет виден человеку, но отобразится в почте и сработает примерно также, как эмодзи – создаст контекст, вызовет эмоции. Кстати, эмодзи в прехедере тоже можно использовать.

Короткая тема и такой же короткий проясняющий прехедер

Правила хорошего прехедера:

• Он емкий – 30-50 символов
• Раскрывает тему подробнее или дополняет ее, но не повторяет

3.

Имя отправителя

В email-маркетинговых стратегиях крупных компаний на Open Rate сильнее влияет даже не тема, а имя отправителя. И это понятно.

Но в случаях с небольшим бизнесом имя отправителя тоже многое значит. Оно показывает, кто именно пишет, и впоследствии делает компанию узнаваемой.

Характеристики качественного имени отправителя:

• В нем есть название компании
• Если название короткое или компания малоизвестная, может содержать сферу услуг
• Может включать имя человека, ответственного за email-рассылку. Это особенно работает с информационными письмами, а не продающими
• Состоит из 1-3 слов
• Его легко найти по поиску в почтовом ящике
• Не содержит цифр и странных символов – все это намекает на спам. Исключение – если цифры и символы есть в названии бренда

Как улучшать тему не в моменте, а в перспективе

Чтобы темы раз от раза привлекали внимание клиентов, важно постоянно работать над ними. Вот несколько рекомендаций, которые помогут повысить качество тем для рассылок email-писем и в целом увеличат Open Rate.

• Повышайте насмотренность. Подпишитесь на конкурентов и сохраняйте идеи. Просматривайте крутые информационные рассылки от крупных компаний – Тинькофф, Секрет Фирмы, Авиасейлс. Вдохновляйтесь и в своем стиле применяйте понравившиеся темы для рассылок.
• Следите за базой подписчиков. Регулярно чистите ее от неактивных адресов и пополняйте активными. Тогда темы будут получать больше отклика, а письма будут реже попадать в спам.
• Подбирайте подходящее время отправки сообщения. Иногда сообщение не открывают, потому что оно приходит в неподходящее время. Тема, может, и цепляет, но это бесполезно. Поэтому отслеживайте, когда ваш Open Rate выше и старайтесь отправлять письма в этот момент.
• Сегментируйте аудиторию. Разделите подписчиков на несколько групп по какой-то важной характеристике. И для каждой делайте отдельную тему письма. Например, к более молодой аудитории можно будет обратиться на ты, к старшей – на вы. Это самый простой пример с темой письма для рассылки.

Если углубиться – аудиторию можно сегментировать не только по возрасту, но и по активности в рассылке, социальному статусу и даже типу отдыха. Все это умеет делать платформа для email-маркетинга Sendsay. И даже больше – вы можете выбрать любую характеристику для сегментации – хоть любовь к котикам. Сервис автоматически будет отправлять электронные письма по выбранным группам. Кстати, Sendsay умеет подбирать и наиболее подходящее время для отправки сообщения каждому подписчику.

• Проводите A/B-тестирование. Попробуйте проверить на практике, какие темы вызовут у аудитории больше отклика. Для одного письма придумайте два варианта заголовков – например, более сдержанный и более дерзкий. И 50% базы отправьте первый вариант, 50% – второй. Это тестирование входит в функционал современных сервисов рассылок, таких как Sendsay. Также в сервисах можно отслеживать важные показатели эффективности рассылок, в том числе Open Rate.

16 привычных и необычных приемов составления тем с примерами

1.

Юмор

Хороший способ разбавить привычные заголовки. Но тут крайне важно попасть в аудиторию, чтобы не пошутить неуместно.

Неоднозначные шутки, которые интригуют

Слегка дерзкий юмор – подходит не всем

2. Вопрос

Классика заголовков и тем для рассылок. Здесь может быть вопрос к читателю или тема, которая начинается с вопросительного слова. Всегда привлекает внимание и сразу показывает, о чем письмо.

Кстати, открытые вопросы, на которые нельзя ответить просто «да‎» или «нет» работают лучше, потому что намекают человеку, что в письме есть развернутый ответ.

С таким вопросом сразу ясно, о чем будет текст

Знаки вопроса тоже можно использовать в теме

Иногда здорово работают и закрытые вопросы

3. Советы

Если делаете полезную подборку, делитесь опытом – тему можно подать как советы. Это похоже на вариант с вопросами, но тут акцент именно на слове «‎совет». Оно порой имеет волшебную силу.

Цифры + советы – выигрышная комбинация

Один совет порой лучше нескольких – письмо кажется коротким и простым

4. Цифры

Еще один классический прием в темах для рассылок. Цифры упрощают и систематизируют информацию. Помогают прикинуть, насколько большое письмо.

Если есть цифры – много текста в теме не нужно

Цифры необязательно использовать в начале темы

5. Ньюсджекинг

Прием, при котором события в городе, стране или мире используются как инфоповоды для продвижения компании. Это делает письмо своевременным злободневным и отлично работает в темах для email-писем.

Да-да, инфоповоды могут быть очень широкими

Если писать о знаменитостях, то о тех, кто на слуху у ЦА

Ну, и куда без сериалов, о которых говорит весь мир

6. Страх

Манипулятивный прием, но работающий. В идеале надо «‎пугать» человека в теме, а в прехедере отбивать страх. Часто этот прием используют в коммерческих рассылках – «‎больше таких скидок не будет» и похожие приемы, чтобы продать. Но в темах информационных рассылок его можно применять изящнее.

И все же часто играть на чувстве страха не стоит. Несколько раз это может показаться веселым, но если переусердствовать, читатель просто отправит компанию в спам или отпишется. Никому не нравится постоянно пугаться.

В теме – страх, в прехедере – предостережение и начало объяснений

Тема намекает на страх, но имя отправителя показывает, что письмо не от банка, а значит – бояться нечего

7. Цитата

Если пишете историю, делаете интервью или как-то еще говорите о людях – выносите в тему их цитату. Эмоциональную и интригующую.

Коротко, но мотивирует почитать историю

Вместе с цитатой можно выносить имя автора, особенно если это известный человек

8. Провокация

Здесь не надо оскорблять человека – достаточно просто написать что-то вызывающее раздражение. То, что клиенты не ожидают от вашей компании.

Сначала кажется, что речь идет о подписчике. Но это не совсем так – в письме все объясняют и проявляют заботу о читателе

Интрига и почти нецензурная брань – очень даже провокационная тема

9. Обращение к человеку

По данным AWeber за 2019 год, письма с именем человека в теме открывают на 26% чаще. Конечно, это не абсолютная  истина, но попробовать персонализировать тему стоит. Взгляд человека непроизвольно выхватывает свое имя из потока сообщений. Главное – обращаться к читателю так, как для него приемлемо – без панибратства или без официоза.

Милое ненавязчивое обращение создает ощущение переписки с подругой

10. Лаконичная тема

Способ подходит не всем, но можно протестировать. Суть этого приема в том, что из темы почти ничего не ясно, зато она очень интригует. Журнал «Секрет Фирмы‎» –- просто эталон в мире коротких заголовков. Посмотрите сами.

Всего 1-2 слова, но цепляет и интригует

11.

Ошибка

Еще один неоднозначный способ, но попробовать можно. Намеренно допустите ошибку в каком-то слове из темы. Это точно выделит вашу тему на фоне остальных. Или даже мотивирует читателя написать вам и рассказать об оплошности.

Но тут особенно важно учесть, что у вас за компания и как вы общаетесь с аудиторией, кто вообще ваши клиенты. Одно дело, если это открытые и толерантные ребята, которые сидят в ТикТоке и часто видят в роликах блогеров приемы с подобными ошибками. И другое, если это зрелые и серьезные предприниматели консервативных взглядов. В первом случае над ошибкой посмеются и «по фану‎» зайдут почитать письмо. Во втором – засомневаются в компетентности компании.

Сама тема не супер интересная, но ошибка в слове «йога‎» придает ей пикантность

12. Двусмысленность

Прием подойдет компаниям, которые близки своей аудитории, часто с ней общаются не только через почту. Его суть в том, что в теме используется фраза, которую можно понять несколькими способами. Простор для любителей каламбуров.

Такой заголовок выделяется в почте и заставляет задуматься

Неоднозначно и интригующе

А это даже слегка провокационно

13. Особая связь

Задача этого приема – затронуть личное. Тут можно написать что-то теплое или обратиться к подписчику, как к хорошо знакомому человеку, или спросить что-то интимное. Такая персонализация без имени. Но конечно, важно не перейти границы.

Трогательно и коротко

Письмо как будто бы от друга – слегка развязное, но интригующее

А это сообщение еще и задевает интимную тему – деньги

14. Крылатые фразы

С первого взгляда прием кажется избитым – все знают эти заезженные фразочки. Но секрет в том, как подать фразу в теме. Иногда получается искрометно.

Поговорки и пословицы очень выручают, когда хочется сделать креативную тему, а идей нет

А здесь сразу два приема – и крылатая фраза, и ньюсджекинг

15. Что внутри

Если присылаете в письме что-то кроме обычного текста – здорово работает прием с квадратными скобками. Просто напишите в них, какой еще формат контента ждет читателя в письме.

Чек-лист – простой тематический контент, ради которого хочется просмотреть письмо

16. Про что письмо

Иногда самый простой способ написать тему для email-рассылки – сказать, о чем сообщение. По сути, без намеков.

Понятно и в то же время интригующе

Кажется, что-то про музыку, но хочется открыть и убедиться

Тема письма для email-рассылки – итог

Чтобы написать цепляющую тему для электронного письма, важно знать свою аудиторию и понимать, что вы хотите до нее донести. Это база, а на нее можно накладывать разные приемы составления заголовков, применять вдохновляющие шаблоны и постоянно тестировать разное. Со временем вы найдете темы, которые «заходят‎» именно вашим подписчикам.

И конечно, помните, что на Open Rate влияет не только тема, но и еще куча факторов – уделяйте им внимание. И не забывайте постоянно оценивать эффективность своих рассылок.

Над статьёй работали:

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

Как написать эффективное электронное письмо с примерами (+советы)

Несмотря на то, что существует несколько способов общения, электронная почта по-прежнему считается наиболее надежным и формальным способом общения. В отличие от платформ социальных сетей или чатов, электронная почта универсальна. Это делает электронную почту одним из наиболее предпочтительных инструментов общения для работы. Поскольку все больше и больше организаций адаптируются к гибридному режиму, когда некоторые сотрудники работают в распределенных удаленных офисах, а некоторые сотрудники работают из дома, количество разговоров по электронной почте увеличилось во много раз. В то время как чат и комментарии в программном обеспечении для совместной работы могут быть конкретными и немного неформальными, деловая электронная почта по-прежнему считается формальной и продуманной. Это один из наиболее важных асинхронных способов связи. Получатели могут получить электронное письмо, прочитать его, понять его, а затем ответить на электронное письмо.

​
Хорошо составленное электронное письмо с четкой структурой дает читателю понимание того, что вы пытаетесь донести, и деталей, которые им нужно сообщить. Хотя написание электронного письма — это искусство, его можно усовершенствовать с практикой. Ниже перечислены некоторые рекомендации по составлению идеального электронного письма, которое получатель не упустит из кучи.0009 Начните с положительного приветствия

Укажите предысторию

Объясните суть вопроса

Упомяните CTA

Добавьте заключительные замечания

Используйте профессиональные подписи

Проведите проверку орфографии/грамматики/корректности

0 Используйте CC 90 мудро 

Отформатируйте свою электронную почту последовательно 

Запланируйте рассылку электронной почты 

Настройте напоминания о последующих действиях

Представьте, что вы менеджер по найму, и вы получаете следующие два электронных письма — 

От: [email protected] & 

От: [email protected] 

Какое электронное письмо вы чаще всего открываете и читаете и кого бы вы хотели нанять? Очевидно второй человек, учитывая, что все остальные параметры одинаковы. Убедитесь, что вы отправляете неличные электронные письма с профессионального адреса электронной почты. Независимо от того, подаете ли вы заявку на новую должность или просто связываетесь со службой поддержки, чтобы получить ответы на свои вопросы, адрес электронной почты, который вы используете, поможет вам завоевать доверие нового получателя.

Настоятельно рекомендуется использовать собственный адрес электронной почты на основе домена при отправке официальных сообщений или отправке электронных писем своим деловым контактам. Однако, если у вас его нет, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным, с вашим именем или названием вашей компании.

Тема письма — это первое, что кто-либо читает (видит?) в любом электронном письме и часто является одним из факторов, влияющих на то, что получатель открывает и читает электронные письма. Что бы там ни говорилось, большинство читателей «судят» об электронном письме по строке «Тема».

На самом деле, многие получатели решают, открывать письмо или нет, в зависимости от темы — когда они получают электронные письма от незнакомых или незнакомых людей. Это наиболее точное содержание электронного письма, и большинство деловых отношений начинается с отличных строк темы. Строка темы должна представлять собой небольшую сводку электронного письма, а также может указывать на призыв к действию, который должен содержаться в электронном письме. Короче говоря, ваша тема должна быть в состоянии привлечь внимание получателя, достаточного для того, чтобы щелкнуть письмо и прочитать его.

Примеры:

Тема: Квартальный отчет о доходах | Включает анализ 

Тема: Наша встреча @ <событие> | Догоняем!

Тема: Запросите присутствие на <мероприятии>

 

Начните электронное письмо с позитивной ноты. Предоставьте получателю соответствующее приветствие в зависимости от региона, из которого он прибыл, времени года, когда он получил это электронное письмо, или просто скажите «Добрый день от…».

Когда электронное письмо превращается в ветку электронной почты или разговоры с большим количеством ответов туда и сюда, вы можете отказаться от приветствия. Однако, когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, приветствие вызывает у читателя положительные эмоции, и вы можете быть уверены в положительном тоне ответа.

Примеры: 

Спасибо за отличные идеи по <теме обсуждения> на <название мероприятия> 

Было приятно познакомиться с вами в <>.

Если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, представьтесь и укажите предысторию письма. Вы должны указать, откуда вы знаете получателя и почему вы отправляете ему электронное письмо. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем познакомились на мероприятии, или отправляете электронное письмо контакту, представленному другом, обязательно укажите название мероприятия или имя вашего друга, а также сведения о том, откуда вы знаете получателя.

Примеры: 

Было здорово обсудить с вами тему <>.

Я пишу вам по электронной почте, чтобы перейти <> вперед.

Обращаюсь к вам по поводу <>.

Это основная часть электронного письма, в которой вы упоминаете основное содержание или цель электронного письма. Убедитесь, что вы пишете основное содержание письма четкими короткими предложениями. Избегайте нежелательного жаргона или слишком технических/отраслевых терминов в самом первом письме, если вы не уверены в знаниях получателя в этих областях. Если вы обращаетесь к нам на основе исследования или если кто-то порекомендовал этот контакт, обязательно упомяните об этом в электронном письме. Это поможет читателю лучше понять контекст письма. Если вам есть что сказать, было бы лучше сообщить главное и важное в первом письме, а остальное оставить на потом.

Слишком длинные электронные письма могут быть пропущены, и вы можете не получить столь необходимый ответ от другого человека.

Каждое электронное письмо по сути является списком задач для кого-то. Он либо ожидает ответа с некоторыми подробностями, либо действия от получателя. В некоторых случаях получателю может потребоваться связать вас с кем-то, кто может действовать по электронной почте. В любом случае четко упомяните в письме ожидаемое от получателя действие. Это должно быть сразу после основного электронного письма, где вы указываете цель электронного письма.

Примеры: 

Ответьте на электронное письмо со следующей информацией.

Можем ли мы встретиться за кофе и обсудить дальше.

Сообщите мне подходящее время и контактные данные, чтобы запланировать звонок по этому поводу.

В дополнение к призыву к действию добавьте заключительные комментарии, чтобы придать своему письму завершающий штрих. Используйте простые предложения, как в примере ниже, но не слишком напористо.

Примеры:

«Ждем вашего положительного ответа, чтобы продолжить».

‘С нетерпением жду совместной работы над этим’.

‘Не стесняйтесь звонить мне по номеру ######, если вам нужна дополнительная информация’.

Не забудьте поставить профессиональную подпись в конце письма. Ваша подпись помогает вам установить вашу подлинность, вашу роль, ваш бренд, а также необходимую контактную информацию.

Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, используйте подпись электронной почты, в которой указано ваше полное имя, ваша роль и компания или бренд, с которым вы связаны. Кроме того, вы можете указать веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети. Однако убедитесь, что вы используете простые подписи, когда электронное письмо превращается в длинный разговор, или настройте более простую подпись для ответов/пересылок.

Подпишите электронное письмо словами «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Вы можете сохранить 2 или 3 шаблона подписи и включить соответствующие в отправляемые электронные письма.

Примеры:

С уважением ,
Ребекка Томсон,
Менеджер по маркетингу,
Zylker Inc.

 

С уважением,
Ребекка Томсон
Тел.: +1 234 234 2345 
Электронная почта: [email protected]
Веб-сайт: www.zylker.com

Когда вы закончите писать электронное письмо, еще раз прочитайте его с точки зрения получателя и убедитесь, что оно имеет смысл. При необходимости добавьте прикрепленные файлы. Используйте проверку орфографии/грамматики, чтобы быстро проверить письмо на орфографию/грамматику/фразировку. Вы можете быть удивлены тем, как даже эксперты извлекают выгоду из проверки орфографии и проверки работоспособности в своих электронных письмах. Убедитесь, что вы заметили ошибку из-за часто путаемых слов, которые также могут привести к неловким ошибкам в электронном письме.

Вы можете включить другие соответствующие контакты в электронную почту cc/bcc, чтобы они были в цикле. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого представил другой общий друг, хорошо скопировать этого общего друга в копию электронного письма, поблагодарить его/ее за представление и продолжить электронное письмо.

В общем, не рекомендуется отправлять скрытую копию кому-либо без ведома фактического получателя, если только вы не считаете, что будущие разговоры не имеют для него значения. В некоторых случаях вам может потребоваться добавить адрес электронной почты соответствия в BCC, чтобы архивировать электронные письма отдельно.

Плохо отформатированное электронное письмо не только выставляет отправителя в плохом свете, но и влияет на читабельность электронного письма. Убедитесь, что ваша электронная почта имеет одинаковый шрифт и семейство шрифтов. Используйте «профессиональный» и «читаемый» шрифт для своих электронных писем. Вы можете использовать форматирование «Жирный» или «Подчеркнутый», чтобы выделить части содержимого электронной почты. Большинство почтовых сервисов предоставляют «текстовые редакторы с расширенным форматированием» с несколькими параметрами форматирования. В некоторых случаях использование таблиц в электронных письмах может помочь уменьшить количество нежелательного раздутого контента в электронной почте.

Чтобы убедиться, что вы можете выбрать «предустановки» для семейства и размера шрифта по умолчанию, которые соответствуют вашим настройкам подписи. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут аккуратно отформатированы и представлены получателям.

Если вы «сова» или работаете с людьми из разных часовых поясов, функция планирования в вашей электронной почте позаботится о том, чтобы ваша электронная почта дошла до получателей в нужное время и привлекла их внимание. Хотя люди просыпаются по электронной почте, в основном это делается для того, чтобы проверить, есть ли что-то срочное или слишком важное, что их ждет. Большинство людей отвечают на электронные письма только позже, когда они добираются до своих рабочих столов. Следовательно, планирование электронной почты, чтобы связаться с получателем в часы пиковой работы, повышает вероятность того, что они ответят немедленно.

Выполните небольшую домашнюю работу, чтобы проверить часовой пояс получателя и запланировать отправку электронной почты в нужное время, которое соответствует местоположению и часовому поясу получателя.

Даже после всей тяжелой работы получатель мог прочитать электронное письмо и пропустить его, а иногда даже пропустить ваше электронное письмо. Поэтому настройте напоминания для электронных писем, чтобы уведомлять вас, когда получатель не отвечает в течение дня или двух после отправки электронного письма.

Настоящее последующее электронное письмо, напоминающее получателю, иногда может творить чудеса. Многие люди, которые пропускают первое электронное письмо или намеренно игнорируют его, часто отвечают на последующее электронное письмо в той же беседе, а не на новое электронное письмо по той же теме. Последующее электронное письмо может быть простым и содержательным.

Пример: 

Привет!

У вас была возможность просмотреть мое предыдущее письмо? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация, чтобы продвигать это вперед.

Общение по электронной почте необходимо для установления контактов и построения отношений. Написание электронного письма может стать легкой задачей, если вы сделаете его простым, содержательным и соблюдаете правила этикета электронной почты.

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Карьерный английский

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы ваши электронные письма на английском языке были идеально профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Укажите свою цель. Добавьте заключительные замечания. Завершите сообщение заключительным словом. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хорошее представление о вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Выполните эти пять простых шагов, чтобы ваши электронные письма на английском языке были профессиональными:

1. Начните с приветствия

   Всегда открывайте свое электронное письмо приветствием, например «Дорогая Лилиан». . Если ваши отношения с читателем носят формальный характер, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имени человека, которому пишете, используйте: «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа» .

2. Поблагодарить получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вы должны начать со слов благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что связались с компанией ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Благодаря благодарности читатель расслабится, а вы будете казаться более вежливым.

3. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, может быть невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с формулировки вашей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу со ссылкой на…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому предложения должны быть короткими и четкими. Вам также необходимо обратить особое внимание на грамматику, орфографию и пунктуацию, чтобы создать профессиональный образ себя и своей компании.

4. Добавьте свои заключительные замечания

   Прежде чем вы закончите свое электронное письмо, будет вежливо еще раз поблагодарить вашего читателя и добавить несколько вежливых заключительных замечаний. Вы можете начать с «Спасибо за ваше терпение и сотрудничество» или «Спасибо за ваше внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

5. Конец с закрытием

   Последним шагом является включение соответствующего закрытия с вашим именем.