Как организовать свой день чтобы все успеть – 61 метод экономии времени от Алана Лакейна, автора книги «Искусство успевать» * Просто быть собой!

1. Выберите цели.

Желательно не больше 2, можно 3 — если одна из целей не сложная. Если никогда не занимались постановкой цели, можно начать с этой статьи. Идеально — иметь представление о жизни, которую вам хочется вести. Еще идеальнее, если выбранные цели будут вести к этому образу жизни. Это станет для вас дополнительной мотивацией.

2. Помечтайте об идеальном дне.

3. Проанализируйте свой идеальный день.

Определите, какой вы человек в той идеальной жизни. Какие настроения и привычки у вас присутствуют, какие мысли вас посещают, на какие занятия вы тратите время.
Кстати, обратите внимание, чтобы ваши цели присутствовали в вашем дне. Если вы их там не обнаружите или, что хуже, они будут противоречить вашей идеальной жизни, пересмотрите цели.

4. Старайтесь перенять “идеальные” привычки в настоящем.

Занимаетесь спортом в идеальной жизни по утрам? Готовите полезные завтраки? Медитируете? Начните это делать уже сейчас! Не доверяйте своему будущему “Я”. Если вы сегодня не делаете ничего, ваш будущий “Я” точно также не будет ничего делать.

5. Сидите в тишине.

От того, как вы начнете свой день, зависит ваше настроение. Начинайте свое утро с правильной настройки на день. 10 минут в тишине помогут создать у вас спокойное настроение. 10 минут, отданных медитации, помогут вам сохранить спокойное настроение на весь день.

6. Придумайте свою магическую фразу.

Начинайте с нее свой день. Моя фраза — “Сегодня мне обязательно повезет!”. Она настраивает меня на позитивный лад.

7. Приведите мысли в порядок.

С этим очень хорошо помогает фрирайтинг. 10-20 минут, потраченных на выписывание своих мыслей, освобождает от каши в голове, а еще зачастую дает ответы, которые вы давно ищете.

8. Переписывайте цели.

Чтобы настроиться на работу с целями, ежедневно переписывайте их по утрам. Переписывайте цели по несколько раз. Это поможет вам настроить свой фокус на нужную волну. Можно завести специальный блокнот для этой задачи.

9. Уделяйте время ежедневному планированию.

Выстроив фокус, спросите себя, какие выполненные действия и задачи вечером принесут вам чувство удовлетворения. Сосредоточьтесь на их исполнении сегодня, но будьте объективны в оценке своих сил. Не стоит ожидать от себя сверх результатов. Лучше несколько мелких, но выполненных задач, чем одна крупная, к которой вы боитесь подступить изо дня в день.

10. Не начинайте день с хобби или развлекательного занятия.

Игнорируйте желания почитать детективчик или полистать социальные сети, пока не сделаете первую часть запланированной работы, иначе вы рискуете зависнуть с этим занятием и не приступить к работе совсем.

11. Не забывайте про физическую активность.

Занятия спортом не только помогают держать себя в тонусе, но и значительно влияют на наше настроение. Согласно проведенным исследованиям 30 минут спорта 3 раза в неделю помогают вылечить депрессию в 80 из 100 случаев. Лекарства же помогают лишь в 50 случаях.

12. Заполняйте чек-листы.

Отмечайте свои действия в чек-листах или трекерах. Описывайте ситуации, при которых были срывы. Они помогут вам отслеживать результаты, анализировать срывы и будут мотивировать не бросать начатое. Также они подскажут вам, как лучше организовать свой день.

13. Визуализируйте конечный результат.

14. Помните о том, что важно.

Сделайте коллаж желаний или жизни, которую вам хочется вести. Развесьте на видных местах картинки, которые у вас ассоциируются с целью. Поставьте на телефон напоминания, которые в течение дня будут возвращать вас к вашим целям.

15. Составьте план на “ленивые” дни.

Мы не роботы. Бывают дни, когда просто не хочется заниматься ничем сложным. Выполнение легких задачек из “ленивого” плана не нагрузят вас сильно, но зато уберут ощущение, что день прошел впустую.

16. Не забывайте про дисциплину.

Дисциплина — это решение делать то, чего очень не хочется, чтобы достичь того, чего очень хочется. — Джон Максвелл.

Часто вместо того, что запланировал, хочется сделать что-нибудь другое. Вместо спортзала, например, вернуться пораньше домой и поваляться на диване. Кажется, что это сделает нас счастливее. Но не верьте своей интуиции. Наш мозг очень плохо умеет предсказывать будущее и то, что сделает нас счастливее.

17. Создайте свой режим дня.

Старайтесь следовать ему. Так у вас сформируются привычки и работать с постоянно повторяющимися задачами станет легче. Также закрепившийся режим дня поможет вам работать эффективнее и сократить моменты отвлеченности, вызванной свободным временем.

18. Избавляйтесь от отвлекающих факторов.

Блокируйте социальные сети на время. Убирайте телефон в сумку. Прячьте печеньки из поля зрения.

19. Не забывайте про отдых.

Каждые 2-3 часа выделяйте себе 30 минут на перерыв. Займитесь в этот момент чем-нибудь приятным. Сделайте растяжку, прогуляйтесь, почитайте книжку, поболтайте с подругой. Но не увлекайтесь. Перерывы тоже нужно ограничивать, иначе они могут растянуться на весь день.

20. Подводите итоги дня.

Потратьте 5 минут вечером на подведение итогов. Оцените проделанную работу и полученные результаты. Посмотрите, что и почему не удалось сделать. Продумайте, как можно это исправить.

21. Записывайте благодарности.

За что вы благодарны сегодня. Что хорошего произошло, кто вам помог и так далее. Практика благодарности — давно известный инструмент, помогающий сохранять позитивный настрой и веру в лучшее.

22. Обзаведитесь командой поддержки.

Близкие по духу люди — это большой бонус и помощь при движении к цели. А еще они те, кто в нужный момент могут вернуть вас на курс. Например, мой муж в моменты, когда я забываюсь и на автомате тянусь к шоколадке в магазине, напоминает мне, что я решила сократить потребление сладкого. Без его напоминаний я легко срываюсь.

23. Прекращайте работать или строить планы за час до сна.

Давайте себе возможность полноценного отдыха, иначе вы легко перегорите, т.е. впадете в состояние, когда даже думать о цели тошно, что уж говорить о планах и задачах.

24. Включайте музыку.

Например, для концентрации внимания. Мне нравится вот этот сборник.

25. Высыпайтесь.

Сон — один из самых простых и естественных способов восполнения энергии. Не лишайте себя нужных вам часов сна. Скорректируйте свой режим так, чтобы у вас получилось высыпаться.

Попробуйте применить часть из этих советов. Уверена, что вы заметите разницу в скорости движения к цели. Знаете другие советы? Поделитесь ими в комментариях, чтобы помочь другим читателям советами, как организовать свой день.

Надеюсь, что эта статья ответит на вопрос: как организовать свой день, чтобы стать эффективнее.

P.S. Если вам нужна помощь по движению к цели, можем обсудить это на консультации. Разберем вашу ситуацию и составим план действий.

Как правильно планировать свой день, чтобы все успевать – советы успешных людей

Приветствую вас, дорогие мои! С развитием информационных технологий наша жизнь ничуть не упростилась, а, наоборот, усложнилась. Прежде всего потому, что в сутках так и осталось 24 часа, а количество соблазнов увеличилось: хочется и кино посмотреть, и в соцсетях посидеть и поработать через интернет.

Поэтому тем актуальнее становится вопрос о том, как научиться планировать свой день, чтобы все успевать. Да, если вы действительно хотите стать успешным человеком, планирование просто необходимо. В этом случае вы наконец-то перестанете чувствовать себя загнанной лошадью или белкой в колесе (кому как нравится).

Предлагаю вам к прочтению статью, в которой максимально постаралась раскрыть этот вопрос, причем для разных категорий людей – работающих женщин, домохозяек, мамочек в декрете и даже школьников. Поверьте, ваша жизнь станет более упорядоченной и счастливой, когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты и планировать. Успехов вам в этом нелегком труде!

Как планировать свой день, чтобы все успевать работающей женщине и домохозяйке?

В нашей стране, как правило, работающая женщина еще и домохозяйка. Ведь ей необходимо все успевать и дома, и на работе, и с детьми. Поэтому без грамотного планирования здесь не обойтись.

Обустраиваем свое рабочее пространство. Это касается как дома, так и работы. Вам должно быть уютно и приятно. Для этого в первую очередь наведите порядок на кухне и рабочем столе, ведь именно здесь вы проводите большую часть своего времени. И окружите себя приятными вещами – семейными фотографиями, сувенирами, картинами (постерами) и т.д.

Правильно расставляем приоритеты в делах. Записывая в свой ежедневник дела на день, определите, какие из них являются первостепенными и не требующими отлагательства. В этом случае вы сконцентрируетесь, в первую очередь, на них, а второстепенные дела, даже если и не успеете выполнить, сможете отложить на следующий день.

Не зависаем часами в соцсетях. Ну с этим итак все понятно. Если вы фанат соцсетей, но ваша работа никак с ними не связана, выделите определенное время, когда вы будете их проверять. В другое время соцсети не открывайте!

Записываем свои мысли и идеи, всегда держа под рукой блокнот и ручку. Это поможет упорядочить вашу жизнь и освободить свою голову от хаоса и той информации, которую можно перенести на бумагу.

Сложные задачи разбиваем на более мелкие. Как говорится, по кусочкам есть проще. Так и с делами: чем более компактны задачи, тем проще их выполнять! Разделяйте большие цели на несколько этапов и формулируйте реалистичные задачи, которые вам сделать под силу.

Ценим свое время и говорим «нет», когда это необходимо. Запомните: не все просьбы должны вами выполняться. Если это идет в ущерб вашим интересам, вежливо, но твердо скажите «нет» и продолжайте заниматься своими делами. Иначе есть риск потратить весь день только в угоду чужим просьбам.

Устраиваем перерывы в течение дня. Они жизненно необходимы для вашего организма! Каждые пару часов обязательно делайте короткие паузы хотя бы по 15 минут, чтобы выпить чашечку кофе или чая, сделать гимнастику, подышать свежим воздухом. Любите себя и давайте себе время на отдых!

Упрощаем свою работу с помощью технических новшеств. Пользуйтесь гаджетами, которые помогут вам выполнять работу проще и быстрее. Если, к примеру, у вас нет возможности каждый день пылесосить и намывать полы, купите робот-пылесос, который с утра можете включать, а вечером выключать, возвращаясь в чистую квартиру.

Делегируем часть своих полномочий коллегам и домочадцам. Вы считаете, что только вы можете сделать необходимую работу лучше других? Тогда срочно начинайте делегировать другим часть своих обязанностей по дому и по работе, иначе есть риск, что ваше здоровье пошатнется раньше ожидаемого.

Составляем Карту быта. В тетради, телефоне или на компьютере составьте для себя удобную табличку, разделенную по дням, неделям и месяцам. Напишите список обязательных дел, которые вы должны выполнять каждый день (готовка, стирка, глажка) и раз в неделю (уборка). Кроме того, обозначьте домашние дела, которые требуется выполнять раз в месяц (мытье кафеля, протирание пыли на шкафах, люстрах, наведение порядка в шкафах и т.д.). Так же напишите то, что требуется делать пару раз в год (мытье окон, стирка штор и т.д.).

Анализируем собственное время и дела. Каждый вечер или хотя бы раз в неделю необходимо посвящать тому, чтобы проанализировать количество выполненных и невыполненных дел. Кроме того, необходимо разобраться с причинами, по которым вы не успели сделать те или иные запланированные дела и на следующей неделе не повторять таких ошибок.

Видео с советами успешных людей о том, как научиться планировать свой день

Если вы хотите стать миллиардерами, научитесь жить, как они. Реально? Вполне! Особенно если знать, что делают в течение дня успешные люди, чтобы все успевать и превосходно при этом себя чувствовать. Попробуйте и вы повторить их привычки.

Как правильно планировать свой день в ежедневнике школьнику?

Если вы хотите, чтобы ваши дети стали организованными и успешными, обязательно научите их планировать свое время. Для этого рекомендую купить им красивый ежедневник, разноцветную самоклеящуюся бумагу и несколько листов со стикерами для украшения (смайлы, эмоции, декорации).

Итак, для начала откройте первый разворот планировщика и вместе с ребенком выберите какую-то мотивационную фразу (любимую цитату из мультика или сказки). Запишите ее именно в этом месте и посоветуйте школьнику как можно чаще вспоминать об этой цитате.

Оформите ежедневник, как показано на фото. Каждую новую неделю года нумеруйте, пишите даты. Около каждого дня на неделю распишите время занятий в кружках или с репетиторами, запланированные встречи с друзьями или что-то важное для вашего ребенка.

Справа приклейте самоклеящуюся бумагу со списком запланированных дел на неделю и любые важные заметки. По мере выполнения дел, вычеркивайте их из ежедневника или отмечайте галочками. В конце каждого дня пусть ребенок напротив даты приклеивает стикер, символизирующий его настроение и состояние. А декоративные наклейки (флажки, ленточки и другие) в начале каждой недели рекомендую использовать для украшения планировщика.

Поверьте, вашему ребенку очень понравится работать с таким ежедневником! Поэтому он очень быстро научится планировать свой день и станет более довольным и организованным. Не упускайте такую возможность – научите школьника управлять временем!

Учимся планировать свой день, чтобы все успевать в декрете

Любой маме знакомо это чувство постоянной нехватки времени и недосыпа. Особенно первые полгода жизни малыша и особенно, если детей у вас несколько. При этом готовку, уборку и потребность в отдыхе никто не отменял. Как же научиться планировать время, чтобы все успевать в декрете?

Прежде всего, научитесь рано вставать (не позднее 7:00). Вам необходимо просыпаться до того, как встанут ваши детки. Это время понадобится вам для того, чтобы успеть спокойно привести себя в порядок, позавтракать и настроиться на предстоящий день. Поверьте, день проходит более продуктивно, если вы начинаете его не в суете.

Расставляйте приоритеты, составляя список дел. Запомните: вам не нужно успевать делать в этот день абсолютно все! Сделайте, в первую очередь, то, что не требует отлагательств (например, готовка), и только потом все остальное. Я, к примеру, в один день готовлю обед и ужин на два дня. В другой день выполняю стирку и глажку, в третий день планирую уборку и так далее. Поверьте, так гораздо легче и эффективнее!

Обязательно предоставляйте себе отдых в течение дня. Если у ваших малышей тихий час, прилягте и вы вздремнуть. Если такой возможности у вас нет, выделите хотя бы несколько минут, чтобы побыть наедине с собой и спокойно выпить чай или почитать книгу.

Занимайтесь делами параллельно с обслуживанием детей. Когда мой младший сын был совсем маленьким (до полугода), я спокойно работала над сайтом в комнате, где он находился, и параллельно общалась с ним. Если же мне требовалось выйти на кухню, чтобы приготовить обед, я мысленно обнимала сынишку и посылала ему лучики любви. До семи лет у детей и родителей сильно развита духовная связь, поэтому даже если вас нет рядом, не корите себя за это, а почаще думайте о своем малыше и отправляйте ему лучики добра!

Гуляйте каждый день! Прогулки позволяют наверстать упущенное и освежить свои мысли. В это время вы можете полностью предоставить себя ребенку, даже если в течение дня у вас не было на это достаточного количества времени. Активный отдых и свежий воздух полезны как для вашего, так и для детского здоровья!

Как планировать свой день и подводить итоги: что делать, если что-то не успели?

Согласитесь, следовать плану удается далеко не всем и не всегда. Однако нужно стремиться к тому, чтобы не в ущерб своему здоровью выполнять максимально запланированное количество дел. Для этого рекомендую сделать следующее.

Приобретите практичный и понравившийся вам ежедневник, а также цветные стики. В начале каждой недели записывайте все дела, которые выполнить просто необходимо, причем в определенный день. А на стиках, как на фото, пишите дела, которые выполнить в течение недели нужно, но не в какой-то определенный день. И вот эти полосочки наклейте на запланированные даты. Если что-то не будете успевать, то стики будете просто передвигать и переносить на другой день недели.

Кроме того, обязательно определите для себя пять (не более!) приоритетных сфер жизни и так же запишите их на самоклеящихся полосочках. Теперь планировать расписание на неделю будет проще. Ведь если, к примеру, в приоритете у вас здоровье, то в первую очередь вы должны посвятить утро и часть дня каким-то оздоровительным процедурам. Следовательно, и остальные дела выполняете в порядке их очередности.

Запишите себе полезные привычки, которые планируете приобрести в течение месяца. Как известно, привычки закрепляются в течение трех недель, поэтому если вы спустя месяц чувствуете, что они не стали частью вашей жизни, то в следующем месяце также продолжайте работать над ними.

В конце каждого дня обязательно подводите итоги! В противном случае ваш мозг будет беспрерывно крутить программы, накопившиеся за день, и вы не сможете хорошенько отдохнуть – сон будет беспокойным. Если что-то не успели из запланированного, не расстраивайтесь: проанализируйте, почему у вас не получилось это успеть, и в следующий раз постарайтесь действовать более продуманно.

А у вас, дорогие мои, есть свои секреты планирования дня? Если да, обязательно поделитесь ими в комментариях. Если статья вам понравилась, не забудьте поделиться ею со своими друзьями в соцсетях! До новых встреч на блоге!

Читайте также:

Как правильно организовать свой рабочий день

1. Лучше меньше, да лучше

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнее ^{, а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.}

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем месте ^{. Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.}

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает решения проблем, которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, — самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробуждения ^{. Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.}

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы воли ^{. А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.}

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

• Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
• Используйте правило «90 — 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей задачей № 1.
• Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
• В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь — это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг — это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу. Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыки ^.

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает, что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
   • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
   • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

4. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
5. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
6. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
7. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
8. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
9. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
   

   КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

10. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
   

   СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

• намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
• сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
• на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
• детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Как маме планировать свой день, чтобы все успевать

Для того, чтобы маме все успевать, необходимо заранее планировать свой день.

Начать нужно с того, что разместить на шкале времени те дела, которые вы делаете всегда в одно и тоже время или примерно в одно время. Например, встаете, гуляете, обедаете, спите днем, ужинаете и т.д. Даже, если время у вас плавает плюс-минус полчаса, все равно в течение дня есть определенная закономерность: вы сначала делаете одно, потом другое, третье, четвертое.

Подпишись и получи бесплатно

НАБОР ШАБЛОНОВ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ:

на день, неделю, месяц и год

Основы планирования.

Опорные точки дня.

Когда вы определили эти дела, вы обозначили опорные точки своего дня. Опорные точки являются ориентиром и опорой, не дают расползаться по времени, держат в форме. Если их слишком много, то возникнет ощущение, что день расписан по минутам. Важно соблюсти баланс.

Между делами, являющимися опорными точками, можно и нужно вписывать то, что вы хотите успевать. Например, зарядку привязать к своему подъему и вместить до завтрака. Если утро занято под завязку, то можно перенести ее на другое удобное для вас время.

У вас есть перечень опорных точек. Дальше составляете список того, что хотите успевать кроме этого. Пишите предельно ясно и конкретно. Не просто «занятия с ребенком», а сколько именно времени вы хотите этому уделить. И так по каждому важному для вас вопросу.

После этого попробуйте наложить дела, которые хотите успевать, на уже имеющиеся в вашем дне. Не возникает ли накладок? Реально ли вы оценили свои возможности? Не берете ли на себя слишком много? Например, хотите заниматься с ребенком 2 часа каждый день, помимо прогулок. Но когда начинаете смотреть и реально оценивать обстановку, получается, что больше 15-30 минут в день никак не влезает. Ведь есть еще другие пожелания, которые вы хотите также вписать в свой день.

Что можно сделать, если план никак не стыкуется? Во-первых, попробовать сократить количество опорных точек и обязательных дел, оставить минимум 3-4 и не больше. Таким образом, в вашем дне появится больше свободного или плавающего времени, которым вы может распоряжаться каждый раз по разному, исходя из текущих потребностей.

Во-вторых, уменьшить свои аппетиты по поводу «все успевать». Это можно сделать через сокращение количества времени на каждую такую «хотелку», а можно пойти кардинально и сократить количество самих желаний, от чего-то отказаться совсем, а что-то перенести на потом, когда ребенок пойдет в садик, например. Чем реальнее у вас будет план, тем больше шансов, что вы будете его придерживаться.

Оптимизация дел.

Расширяйте свои возможности постепенно, не сразу. У вас есть более менее сложившийся распорядок дня. Посмотрите на него со стороны и поищите, где можно найти дополнительные резервы? Например, быть более собранной по утрам, меньше времени собираться на прогулку, сразу класть вещи на место и тому подобное. Сложите эти минуты между собой – и вы получаете 1-2 часа дополнительного времени.

Сначала закрепите этот результат, пусть он станет стабильным и только после этого, подумайте, чем его заполнить, какое занятие вы давно хотите привнести в свою жизнь.

Многие сферы не требуют специального времени в течение дня. Например, провожать и встречать мужа на работу и с работы, чтобы был горячий ужин, поцеловать, спросить как дела, дать ему время прийти в себя после работы, поесть, отдохнуть и только потом говорить о проблемах. Это даже не планируется особо, но поступая таким образом, вы будете каждый раз укреплять свои отношения и эта сфера не будет у вас проседать.

Аналогично с детьми. Совсем не обязательно посвящать долгие часы развивающим занятиям, больше давать внимания просто так, как бы между делом, сразу приходить на помощь, откликаться на просьбы детей, приобщать к своим делам, выслушивать – и вам не придется специально уделять этому внимание и планировать особые мероприятия. Вполне достаточно может быть полчаса-час на чтение книги и разговоры по душам перед сном.

Часто мамы чего только не планируют и не успевают сделать за день, но о себе почему-то забывают. Не ждите, пока свалитесь без сил или резко упадет жизненный тонус. Начинайте заботиться о себе заранее, как минимум, высыпайтесь, спите днем, если ночью не получается, двигайтесь, гуляйте. Если позволяет возраст детей, организуйте себе возможности выходить из дома, чтобы обновится и наполниться новой энергией. Следите за собой, ухаживайте. Не обязательно делать макияж и маски каждый день, но следить за чистотой волос, ухоженностью рук, лица вполне по силам любой маме.

Многие дела легко успеваются, когда становятся частью нас, нашими привычками. Мы их выполняем и при этом не тратим много сил, в том числе нам не приходится себя уговаривать «ну давай, сделай это». Мы просто берем и делаем, не задумываясь, на автомате.

Если у вас налажено выполнение ежедневных ритуалов (рутин), то вы значительно облегчаете себе задачу во многих важных сферах: поддержание чистоты и порядка в доме, приготовление еды, уход за собой, саморазвитие, отношения в семье.

В этом случае не надо специально ничего планировать, все происходит естественным образом, легко, просто и своевременно. Такое гармоничное планирование своего дня позволяет маме успевать все самое важное и даже немного больше.

Подпишись и получи бесплатно

НАБОР ШАБЛОНОВ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ:

на день, неделю, месяц и год

Оставьте свой комментарий!

Комментарии

Как распланировать рабочий день, чтобы всё успеть и не умереть к вечеру

Главное, что нужно знать про тайм-менеджмент

Универсального способа распланировать рабочий день не существует!

Мы проверяли, правда. Во-первых, потому что все люди разные. Во-вторых, потому что рабочие дни у одного и того же сотрудника тоже бывают разные. Иногда нужно за 8 часов провести два мозговых штурма, три совещания и сдать очень важный проект, а иногда — не отрываясь на разговоры, сделать сотню мелких, но требующих высокой концентрации задач.

Одним способом тут не отделаешься. Чтобы эффективно распланировать свой рабочий день, полезно знать много разных инструментов и принципов и научиться вовремя их применять.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда. Можете даже личные дела также вести. Потому что прежде чем что-то распланировать, надо для начала понять, а что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простые бумажные ежедневники идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что может подождать.

Приоритизировать можно тоже по-разному. Например, распределив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра. Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и начинать с тех, которые принесут 80% результата.

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Отмечайте и вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу. Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость при дальнейшем планировании.

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете задачи не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если нужно, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже в офисе. Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на вас и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — старайтесь организовать другие дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Планируем начало рабочего дня

Мы много раз слышали, что для эффективной работы надо вставать ужасающе рано, мчать в спортзал, завтракать мега-полезным смузи и как можно больше улыбаться. Ну, что тут сказать? Кто-то действительно любит встать пораньше и переделать самые важные дела еще до 10 утра, но кто-то скорее уснет за рабочим столом, если проснется раньше 11.

Не важно, в какое время вы просыпаетесь и начинаете работать.Чтобы все успеть, рекомендуем в начале дня следовать трем простым советам:

Быть в базовом состоянии

Это значит быть бодрым, сытым и здоровым. Без этого о продуктивной работе можно забыть. Если что-то идет не так, лучше вообще отложить дела и вернуться к ним как только поправите состояние. Завтраком, коротким сном или больничным.

Заранее знать план на день

Хотя бы примерный. Держать все рабочие дела в голове неудобно и ненадежно. Чтобы правильно распланировать свой день, нужно сразу иметь перед глазами весь список задач, которыми нужно заняться сегодня. Первым делом открывайте свой todo, календарь или что угодно еще и распределяйте по приоритетам всё, что там видите.

Начать с подходящего дела

Есть два типа людей. Первые предпочитают начинать с самой сложной и трудоемкой задачи на день. Это принцип «eat that frog», когда вы безотлагательно приступаете к самому главному делу, тратите на него столько, сколько нужно ресурсов в начале дня и приступаете к остальным более простым и приятным задачам только когда покончите с первым монстром.

Второй тип людей — любители практики маленьких шагов. Они скорее уволятся, чем с самого утра возьмутся за что-то жесткое и сложное. Им нужно раскачаться, войти во вкус. Убедиться, что они молодцы, набрать скорость на задачах попроще и только потом на этой энергии браться за неприятные задачи.

Если вы уже знаете, какой принцип вам ближе — отлично. Теперь понятно, с чего начинать день. Всем, кто сомневается, советуем поэкспериментировать в течение недели и определить свой тип.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для этого помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

Планируем конец рабочего дня

Основная задача — подготовиться к завтрашнему дню и уйти отдыхать со спокойной душой.

Проверьте свой план на прошедший день

Пройдитесь по списку задач на день: проверьте, что вы сделали, какие задачи остались нерешенными. Если есть силы и время дорешать несделанное — займитесь этим. Если нет — перенесите задачи на следующий день.

Заранее составьте план на завтра

И минимально приоритезируйте его. Теперь вы знаете, что завтрашний день зависит от того, каким будет этот список.

Не засиживайтесь допоздна

Чтобы поддерживать эффективность на работе, надо качественно отдыхать в свободное время. Заряжаться энергией, получать новые впечатления и просто банально отсыпаться. Базовое состояние само себя не поддержит. Так что научитесь не только организовывать рабочее время, но и нормально планировать свой отдых (и активный, и пассивный). И хватит с вас ночных переработок! Профессиональное выгорание наступает незаметно.

Вместо итога

Планирование — это привычка. Вы просто в какой-то момент понимаете, что гореть на каждом дедлайне совсем не обязательно, а если всё продолжать в том же виде, стресс станет хроническим, а пропущенных и не сделанных задач будет только больше.

С этого момента и система приоритетов сама собой подбирается подходящая, и помодоро-таймеры появляются сами собой.

Просто начните. И идеальные способы найдут вас сами.