простая, доступная, бесплатная база данных
За несколько лет интенсивной каждодневной рутины организация собирает огромную базу клиентов, пользующихся ее услугами с разной степенью активности. Заказчики, которые обращались в компанию всего несколько раз, всегда могут стать постоянными, если вести с ними активную работу и поддерживать контакт. Но как удержать в голове такое количество физических и юридических лиц, имеющих разные интересы и потребности? Решить задачу поможет функциональная база клиентов, созданная в Excel. Инструменты crm в excel используются давно, причём довольно успешно. Этот вариант для организации бесплатный, но разбираться с системой придётся самостоятельно.
Crm в excel
Программа Excel способна создавать сложные базы данных и частично заменять собой современные системы CRM. Благодаря простоте, удобству, Excel значительно сокращает время на обработку данных, помогает компании или физическому лицу более эффективно работать со своими заказчиками. При этом тратить серьёзные деньги на подписку профессиональной CRM совершенно необязательно.
База данных в excel простой вариант
Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.
Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:
- номер заказчика по порядку для понимания их общего количества;
- имя клиента – здесь упоминается ФИО или наименование компании;
- номер телефона;
- прочие контактные данные;
- что заказывает клиент – услуга подбирается из выпадающего списка;
- примечания – здесь можно указать некоторые индивидуальные особенности взаимодействия с клиентом в свободной форме;
- дата первого заказа – информация даст понять, насколько долго ведётся работа с конкретным заказчиком;
- дата последнего заказа – параметр поможет отследить последнюю продажу, выявить клиентов, которые давно не делали заказов.
Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.
Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.
Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.
База данных в excel: расширенный вариант
Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:
- каналы привлечения: источники, откуда пришёл тот или иной клиент;
- клиентский статус: он может быть активным или пассивным, если заказов не было в течении 3-6 месяцев.
В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.
Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция
Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.
Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:
- Откройте документ, впишите заголовки столбцов.
- Дайте наименования строкам.
- Начинайте заполнение базы данных.
- Отформатируйте информацию для своего удобства: измените шрифт, добавьте границы, заливку или что-то другое на своё усмотрение.
- Перейдите во вкладку «данные» в верхней панели документа.
- Выделите диапазон таблицы с заполненными ячейками.
- Вызовите контекстное меню, активируйте команду «присвоить имя».
- Графа «Имя» – укажите название БД.
- Графа «Диапазон» – можно поменять адрес области ячеек Excel, если он был выделен неправильно.
Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.
Резюме
Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.
CRM в Excel
Сегодня мы расскажем про возможность установки локального (на компьютер пользователя) приложения, которое показывает карточку звонящего из базы данных amoCRM. Необходимость такого лайфхака возникает по разным причинам. Например, секретарь или сотрудник колл-центра обрабатывает огромное количество звонков и держать браузер открытым не всегда удобно. Кроме того, некоторые операторы связи не имеют прямой интеграции с amoCRM или не выводят подробную информацию о звонке, а только пуш уведомления браузера.
Кроме того, для некоторых случаев удобно, если сотрудник получающий звонок, вообще не использует компьютер в привычном смысле, а скажем, смотрит экран телевизора или информационной панели, где агрегируется информация о входящих звонках.
CRM в Excel
По нашим наблюдениям многие компании еще хранят данные клиентов в Excel. Для многих компаний существенен момент с переходом на современные CRM системы сохранения базы клиентов и, самое главное, с непрерывным процессом их прозвона.
В нашей статье мы расскажем как можно упростить переход от обзвона клиентской базы в Excel к полноценной работе с CRM системой.
Нашими специалистами была разработана методика, позволяющая свести практически к минимуму дискомфорт сотрудников и провести безболезненный, непрерывный с точки зрения обзвона клиентской базы, процесс.
Конечно, использования системы управления взаимоотношениями с клиентами не ограничивается автоматизаций обзвона, но согласитесь телефонные коммуникации являются важнейшими и их автоматизация является самой важной.
Звонки из Excel
Первым этапом мы устанавливаем приложение Softphone Pro и специальную надстройку, которая позволяет автоматически осуществлять звонки непосредственно из Excel. Приложение будет перехватывать номер телефона из ячейки таблицы и осуществлять уже привычную функцию для всех CRM систем.
Вторым этапом настраиваем телефонию для CRM системы, для Битрикс24 устанавливаем значения создавать лиды на исходящие звонки. Или импортировать клиентскую базу в Битрикс24. При этой схеме все звонки будут привязываться к конкретным компаниям и клиентам, сохраняя историю взаимодействия.
Также с помощью нашего метода можно расширить возможности карточки звонка amoCRM. Точнее не использовать штатный функционал в принципе, а пробрасывать информацию о звонящем в локальное приложение, которое будет уже выводить на экран данные о контакте из amoCRM. Такой способ обработки звонков имеет ряд примуществ. Нет необходимости держать браузер открытым, значительно возрастает степень удобства и скорости обработки.
В отдельных случаях информацию о звонящем можно выводить на другое устройство. Еще одним значительным преимуществом метода, является возможность обойти ограничение amoCRM, которое позволяет привязать к одному аккаунту только один номер. Используя приложение Вы можете привязать несколько учетных записей телефонии к одному софтфону, который будет подтягивать данные из базы CRM.
Остались вопросы? Звоните или пишите, мы поможем! Это бесплатно!!
Нажимая кнопку «Заказать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.
CRM-Битрикс24 лучше привычного Excel
Вечное желание сэкономить и использовать для решения серьезных вопросов подручные методы приводит к тому, что сегодня вместо нормальной CRM часто используют MS Excel.
Многие пользователи начинают думать, что MS Excel со всем его функционалом действительно способен заменить полноценную систему автоматизации бизнеса. Несмотря на то, что специалисты по внедрению CRM-систем постоянно стараются разъяснить – с минимальными затратами сложно получить хороший результат, многочисленные поклонники Excel продолжают противиться очевидным фактам, а как итог – теряют деньги.
Excel — самая популярная в мире CRM-система
Наш подзаголовок это одна из самых популярных шуток среди специалистов по внедрению. Сам продукт не нуждается в представлении, возможностями Excel пользуются представители самых разных профессий, от бухгалтеров до инженеров. Благодаря удобной работе с формулами и возможностями внутренних вычислений, такие таблицы долгое время выполняли очень важную функцию – замену бумажных документов и ручного расчета самых разных параметров. Постепенно таблицы вытеснили с рынка сметы, табели, книжки и даже оборотно-сальдовые ведомости. Благодаря такому программному обеспечению, многие из разновидностей удалось перенести в электронный вид.
Со стороны может показаться, что перед нами идеальный вариант автоматизации деятельности сотрудников. Доходит до того, что в некоторых компаниях и вовсе не предусмотрено альтернатив – сказали пользоваться Excel, и все данные заносятся в него. Но здесь-то большинство бизнесменов и допускают ошибки. Вместо вспомогательного инструмента для расчетов, таблица становится чем-то вроде полноценного хранилища данных.
Развеем еще один миф – о простоте освоения таблиц. Но статистика показывает, что многие из них не проходят дальше использования стандартных формул или простого заполнения таблицы данными. Чтобы овладеть всеми возможностями Excel придется учиться и практиковаться.
CRM предлагает иной подход
Рассказывая про электронные таблицы, обратим внимание на CRM-систему, а точнее, сразу на Битрикс24 – популярнейший отечественный продукт для компаний любого уровня. В Битрикс24 тоже используются таблицы, и они связаны друг с другом. Здесь можно установить связи между клиентами и различными действиями, присвоить конкретному столбцу большое количество важных атрибутов.
В CRM-системе по-настоящему много возможностей. Вы можете работать с самыми разными отчетами. К примеру, человек совершает у вас покупку, при этом он попадет в базу данных как клиент (такой идентификатор присваивает ему система), а затем связывается с несколькими таблицами, среди которых покупка, оплата или тип приобретенного товара. В отчете можно отразить эту информацию о клиенте, которая будет важна лично для вас при дальнейшей работе. Сама база работает быстро и не дает сбоев, даже когда приходится обрабатывать очень большое количество клиентов.
В Битрикс24 оперативно строятся различные выборки, можно находить данные, связанные с конкретным клиентом. Так вы получаете информацию о работе с заказчиком, успехах ваших менеджеров, истории звонков и переписки. Уже на этом этапе вы и сами можете видеть, насколько функционал Битрикс24 шире, чем у стандартной электронной таблицы.
Еще один очень важный аспект – это уровень безопасности в Битрикс24. Здесь права доступа четко разграничены и человек, не имеющий отношения к организации или отдельным документам внутри нее просто не получит возможности их просмотра. Как итог, у вас появляется реальная возможность спокойно спать по ночам и не бояться, что всего один человек разрушит очень долго выстраиваемый процесс работы с клиентами или над отдельными проектами.
Анализ вариантов хранения данных в бизнесе.
Если смотреть на российский бизнес, можно увидеть, что в нем используется очень большое число носителей информации. Проводить серьезное ранжирование мы не будем, но данные потребуется для лучшего понимания вопроса и дальнейшей ориентации в затрагиваемых статьей темах. Представим информацию в таблице ниже:
-
Excel. Чаще всего используется возможность внесения информации в электронные таблицы и внесение комментариев к различным ячейкам. Применяется такой метод, чтобы формировать базы контактов или даже создавать систему мониторинга отгрузок;
-
Битрикс24 и другие CRM. Используется наиболее продвинутыми компаниями, которые хотят автоматизировать бизнес и получать намного больше денег. Обеспечивает корректность работы с таблицами. Высокую скорость обработки и внутреннего распределения данных, безопасность. Часто используется для получения всей информации о клиентах, оптимизации маркетинга, взаимодействия с поставщиками и работе над проектами. Список задач можно перечислять очень долго;
-
Word. Некоторые компании продолжают использовать Word, потому что объем работы с Excel их пугает. В такой ситуации таблицы создаются внутри документов, некоторые даже расчерчивают таблицы вручную и тратят огромное количество времени на такие операции;
-
Бумажные носители. Они еще не отошли в прошлое. Таким образом, многим менеджерам удается показывать клиентам только выгодную информацию, скрывать свои проколы в работе. Сюда же мы можем отнести и многочисленные стикеры.
Сравнивать Битрикс24 с бумагой или вордовскими документами было бы равносильно сравнению топора из каменного века и современной снайперской винтовки по части эффективности ведения боевых действий. Потому будем сталкивать в битве Битрикс24 и его самого популярного конкурента – Excel.
Что выбрать – таблицы Excel или Битрикс24?
Теперь, когда у вас есть максимум информации о разных функциях и отличиях двух интересующих нас типов систем, это поможет вам наглядно понять, какой из вариантов лучше и открывает как можно больше возможностей для исправного ведения бизнеса.
Возможности для работы с клиентами
Если вы используете таблицу в качестве сводной базы для прописывания клиентов компании, это не лучший вариант. Вы не сможете отследить, как с клиентом работали, какие этапы взаимоотношений были пройдены. Таким образом, возможности контроля сводятся на нет. Как с помощью таблицы вы поймете, хорошо ли отработал конкретный менеджер? Чтобы получить, к примеру, запись разговора, вам нужно будет потратить очень много времени, использовать посторонние каналы. Это не вариант, когда клиентов много.
Битрикс24 полностью меняет представление о работе с клиентами. Вы отслеживаете его с момента первого обращения до повторной продажи, не упуская ни одной детали. По клиенту записываются телефонные разговоры, ведется хранение переписки и взаимодействия по другим каналам. Парой кликов руководитель может вызвать все эти данные и ответить себе на вопрос, где была упущена возможность и что можно было доработать. Перед вами – эффективный метод анализа продуктивности каждого менеджера компании.
Работа со сделками
У компании может быть масса вариантов сделок. Одни уже завершены, другие находятся в процессе работы, третьи по каким-то причинам постоянно затягиваются. При работе с электронными таблицами понять такие причины действительно сложно. Вы не можете работать с воронкой продаж, получать информацию по определенным срезам.
В Битрикс24 всё это существенно упрощено. Вам не потребуется вносить данные вручную и тратить массу времени, как в таблицах. Система всё сделает за вас. Руководитель или другое ответственное лицо получает исчерпывающую информацию по всем деталям работы.
Предоставление отчетности
Некоторые предприниматели ломают голову над тем, как правильно составить отчетность в Excel. К примеру, вам нужно составить отчет о реализации. В этом случае информация займет десятки тысяч строк. Возможность быстро проверить или внести исправления в такой отчет попросту отсутствует. Вы не можете нормально сортировать позиции, и возникает очень опасная путаница – время тратится зря.
В Битрикс24 отчетность можно формировать автоматически. Доступны самые разные выборки и система сама делает большую часть работы. Это удобно и не тратит ни времени, ни ресурсов компании.
Сегментация клиентов
Про важность портрета клиента мы рассказывать не будем, про это и так уже много сказано. Кто-то находится на стадии нового клиента, кто-то регулярно совершает покупки, кто-то выбирает оптовое предоставление услуг, кто-то закупается в розницу. Как сегментировать клиентов в электронных таблицах? Можно оставлять хитрые варианты с выделением определенных цветов и ранжирование, но времени это отнимает очень много.
В Битрикс24 клиенты ранжируются парой кликов и им легко присваивать определенные обозначения для дальнейшего быстрого и беспроблемного поиска. Так вы сможете распределять важных клиентов на опытных менеджеров или лучше таргетировать рассылку.
Работа с другими системами
Excel просто невозможно интегрировать с альтернативными бизнес-решениями. Иными словами, вы будете оторваны от нормальной корпоративной телефонии, вариантов с планированием, а также с 1С. Это актуально даже в том случае, если вы используете альтернативные варианты электронных таблиц с онлайн-доступом. Полноценного функционала нормальной системы управления в них не добиться даже с использованием дополнительных возможностей и надстроек.
С Битрикс24 такой проблемы не возникает. Здесь есть телефония, возможности для работы с таблицами и всё очень тесно интегрировано друг с другом.
Прикрепление файлов
Когда вы работаете с таблицами, доступ к информации оказывается ограниченным. Больше всего прав приобретает создатель, соответственно, всё завязано на прихоти одного человека. Если ему захочется вдруг закрыть от вас таблицу – он это сделает. Совместная работа тоже очень сильно затруднена.
В Битрикс24 проблем с прикреплением нет. К примеру, когда вы работаете с клиентом, нужные файлы могут быть закреплены за его карточкой автоматически. Сотрудники могут пересылать друг другу документы в личных сообщениях, диалогах или при работе над задачей.
Доступ к информации и разграничение прав
Когда вы работаете с таблицами, доступ к информации оказывается ограниченным. Больше всего прав приобретает создатель, соответственно, всё завязано на прихоти одного человека. Если ему захочется вдруг закрыть от вас таблицу – он это сделает. Совместная работа тоже очень сильно затруднена.
В Битрикс24 существует практика тонкой настройки прав доступа. Речь идет про различных пользователей или групп пользователей. При этом каждый, у кого есть соответствующие права, может просматривать или вовсе менять информацию в таблицах – для нормальной работы компании это имеет определяющее значение.
Возможности по мониторингу и контролю
Даже если у вас будет несколько больших электронных таблиц, будет очень непросто проанализировать основные связи между ними и проконтролировать, чтобы данные современно отгружались. Никто не отменяет человеческий фактор и ошибки. Так, если вы хотите получить срез по запрошенным параметрам, ничего не получится.
В Битрикс24 всё обстоит иначе. Все данные хранятся в системе, ранжируются и идентифицируются. Проводить параллели, анализировать и получить гораздо больше полезной информации в специальной системе проще и удобнее.
Победила CRM или подведем итог
Выше мы провели сравнение Excel и CRM-системы Битрикс24. Вы наглядно смогли понять, что использовать устаревшие методы не самый лучший вариант для бизнеса любого масштаба.
За бортом осталось много подробностей работы Битрикс24. К примеру то, что система легко настраивается под конкретного пользователя, помогает работать с поставщиками, автоматизировать взаимодействие между сотрудниками. Сегодня всё большее количество заказчиков отдают предпочтение Битрикс24, потому что вновь получают бразды правления компаний в свои руки. Они могут оценивать эффективность, получать представление о текущем положении дел в компании, а не от своих менеджеров. Всегда важно доверять сотрудникам, но лучше несколько раз проверить факты.
Переход на CRM Битрикс24 поможет вам перестать опасаться за свои данные, увеличить эффективность работы компании, даст почву для отслеживания уровня продуктивности персонала. Так вы сможете на лету менять подход, выделять лучших сотрудников, постоянно быть на связи с клиентом.
Если вы хотите сделать бизнес современнее, активнее и мобильнее, получить возможность масштабирования, переходите на Битрикс24.
Грамотная настройка Битрикс24 под нужды компании и выбор определенного тарифа помогут вам остаться в выигрыше.Свяжитесь с нами, если вы хотите внедрить Битрикс24 в вашей компании.
Связаться
5 причин, почему стоит использовать CRM вместо Excel
Представьте, что вы организовываете 90-летие любимой бабушки. Очень хочется, чтобы количество гостей соответствовало этой дате. Поэтому вы и ваш двоюродный брат Саша начинаете добровольно составлять списки гостей.
Предстоит собрать огромное количество имен и адресов. Ведь среди приглашенных гостей все бабушкины внуки, двоюродные сестры, троюродные братья, ваши тетушки, дядюшки, соседи и просто друзья. Приходится как-то отслеживать, кого уже пригласили, кому стоит еще раз перезвонить, а кто и вовсе не сможет приехать. Всю полученную информацию вы записываете в электронной таблице Excel.
Как только с таблицей окончено — вы сразу же отправляете ее Саше, так как он тоже занимался приглашениями. Саша же, в свою очередь, начинает ваш список редактировать. Вносит имена, которые ему самому удалось получить, изменяет имена с ошибками и неправильные адреса, которые он замечает.
Затем происходит неизбежное, вам начинают перезванивать опоздавшие:
А вы могли бы добавить в список гостей Марию из соседнего дома? Вы знали, что Павел с Ириной переехали на прошлой неделе? А можете подтвердить, что дяди Вани нет в списке?
Вы вносите очередные изменения в Excel-таблице и снова отправляете ее Саше. Но Саша сразу же перезванивает вам, он в ярости.
«Почему все изменилось?», — спрашивает он.
«О, я исправил адрес, добавил несколько имен и удалил кого-то», — отвечаете вы.
«Но я уже вносил изменения в другую версию, которую тебе отправил. Ты выделил имена людей разными цветами и внес какие-то примечания. Я ничего не понимаю. Что же мне сейчас делать?» — вы слышите его раздражение.
В этой истории два вывода:
- Когда такая таблица с информацией используется совместно более чем одним человеком — становится невозможно контролировать, кто что в ней изменяет.
- Когда один человек владеет информацией, неизвестной другому — они не понимают друга.
Такой сценарий совместного использования одного документа семьей — это мелочь, в сравнении с управлением бизнесом. Давайте подумаем, что же получится, если целый отдел продаж будет использовать документ в Excel для ведения клиентов?
Очевидно, что для управления клиентами такого инструмента как Excel недостаточно. В то же время, есть специальные системы баз данных — CRM-системы. Они разработаны для выполнения различных действий, необходимых для взаимодействия с клиентами: привлечение, консультирование, продажи.
Хочешь организовать продуктивную работу своего отдела продаж? Тогда избавьте их от мучений с таблицами-Excel.
Вот пять главных причин, почему CRM-системы лучше, чем электронные таблицы Excel:
1. Центральный информационный центр
Скорость обмена информацией играет решающую роль в бизнесе. Если кто-то не успел передать информацию вовремя, или передал ее не точно — это приводит к пробелам в бизнесе, которые чувствуют ваши клиенты.
Лучший способ сохранить точные и актуальные данные — предоставить одно место для их хранения. CRM-система представляет собой единый источник информации о каждом клиенте. Любые изменения фиксируются автоматически, чтобы не возникало конфликтов и потери информации.
2. Автоматическое отслеживание событий
В Excel все данные приходится вводить вручную. Представьте, что вы разместили форму на своем сайте, чтобы собирать заявки от людей, которые интересуются вашими услугами. Как правило, люди заполняют форму, затем вы получаете оповещение по электронной почте с информацией от этих людей. Процесс долгий и трудоемкий.
Но с помощью CRM вы можете автоматизировать этот процесс. Каждый раз, когда кто-то отправит заявку, она сразу же отобразится в системе. Представьте, сколько времени вы сохраните. И это лишь одно из множества функция системы.
Она также автоматически записывает разговоры менеджеров, отслеживает открытие писем по электронной почте и количество кликов по ссылкам на вашем сайте. А встроенный почтовый ящик позволяет команде постоянно быть на связи, идти к общей цели, работая в режиме реального времени.
3. Составление отчетов
Лучший способ понять показатели эффективности работы — использовать отчеты. Например, спрогнозировать продажи намного проще, если вы будете понимать, какая из тактик лучше всего работает, а какая не работает вообще.
Благодаря единому источнику сбора данных, вы можете получить нужный отчет из CRM-системы в любой момент. Это оптимизирует работу и помогает быстрее достигать целей.
4. Интеграции
CRM-система, в отличие от Excel, интегрируются с многими другими системами. Если вы используете рассылку через MailChimp, вы можете быстро интегрировать CRM с MailChimp и управлять своими продажами и маркетинговыми кампаниями с одного места.
Интегрироваться возможно с сайтом, с IP-телефонией, с системами веб-аналитики, с мессенджерам и с другими информационными системами, в зависимости от ваших потребностей.
5. Защита данных
Всегда есть риск, что доступ к документу Excel без вашого ведома станет общедоступным. Уволился кто-то из сотрудников? А доступ к документу в Excel у него остается. Малейшая невнимательность и вашей информацией будут владеть конкуренты. Но в CRM ваши данные останутся в безопасности. Способы обеспечения конфиденциальности в разных CRM-системах отличаются. Поэтому перед тем, как внедрить систему, убедитесь, что вы полностью разобрались с протоколами безопасности CRM.
Вывод:
Лучший способ добиться успеха в бизнесе — понять, как он работает сегодня и как развивать его в будущем.
Знаете ли вы, что заставляет ваших клиентов покупать у вас? Где взять больше ресурсов для роста и развития? Используя полный набор данных и отчетов CRM, вы сможете прогнозировать потребности рынка и свои возможности. Это и сделает ваш бизнес устойчивым на протяжении многих лет.
Как Excel, так и CRM являются инструментами с высокой степенью полезности, но предназначены они для разных потребностей. Если вы ищете целостную, простую систему, которая позаботится обо всем, что связано с вашими продажами, CRM — лучший выбор.
Понравилась статья?
Своя CRM система за 3 часа в Гугл-таблицах / Habr
В этом посте хочу поделиться опытом, как с помощью гуглдока можно создать CRM-систему, которая полностью будет закрывать потребности небольшой или средней студии ИТ-разработки.Я сразу отказался от всех полуготовых решений, типа amoCRM (удобная, но нам рановато пока), ShugarCRM (кривая и медленная, вызывает невроз) и др., потому что я люблю, чтобы софт подстраивался под мой бизнес, а не бизнес-процессы подстраивались под софт (да и на первых порах нужно что-то по проще с низкой стоимостью внедрения). Так что — только гугл-док, только хардкор!
На создание этой системы ушло часа 3 — не больше. Давайте расскажу, как работает:
1. На листе «Активности» у нас исходные данные — мы указываем, все контакты по какому проекту, когда, что обсуждали и как изменился статус проекта. (Проекты, разумеется, выбираются из выпадающего списка — можно сделать кликнув по ячейке правой кнопкой -> проверка данных, и в графе «Правила» указать столбец со списком проектов, который у нас на странице «Лиды»)
2. Лиды — Это сводный лист со всеми проектами и статусами по ним. Взглянув на него сразу понятно, в каком состоянии продажи компании (даты последних контактов подсвечиваются в зависимости от свежести. Чем дольше не пинговал контакт, тем он белее) Это делается «Условным форматированием» во вкладке «Градиент»). Самое удобное, это то, что к каждому проекту подтягивается информация о последнем контакте и всегда видно, чем завершился последний контакт и чего ждать дальше.
3. Ну и, конечно, планирование: лист «План контактов». Тут все просто — пишем проект, дату будущего контакта и тему. Статус указывает, произошел контакт или еще нет, либо плановый контакт отменен.
На листе «Звонки на сегодня» уже поинтереснее в плане формул — выбирается с одной стороны все будущие контакты (а те, что на сегодня подсвечиваем цветом: в условном форматировании ставим, что условие равно =today() ) а во втором столбце подсвечиваем красным те, что просрочены. По формуле видно, что как только статус на странице с плановыми контактами изменится на «Проведен» или «Отменен», из списка пропущенных они уйдут.
Таким образом, чтобы всегда быть в курсе происходящего и видеть картинку по всем проектам, мне достаточно просто записывать результаты всех своих контактов, заполнять план контактов и отмечать, когда они произошли.
Скажу вам, что после начала учета видение бизнеса меняется кардинальным образом, как и подход к продажам. Контакты с лидами становятся периодическими и системными (а не только во время панических атак на тему «Мы скоро разоримся!111!!!!»).
Сам шаблон файла можете скачать тут.
Всем успешного ведения внутренних продаж!
Забудьте про «эксель». Эксперт-совет: как правильно выбрать CRM-систему, и чем такой софт полезен стартапам и IT-компаниям
CRM-система — это полезный инструмент для бизнеса. Он помогает вести клиента по разным стадиям сделок, автоматизировать работу по скриптам продаж, вести проекты, сотрудничать разным отделам компании, усилить маркетинг и персонифицировать продажи.
К сожалению, часто бизнес в Беларуси обходится без CRM. Работники ведут клиентские базы в Excel, записывают информацию по сделкам в блокнотах, носят бумаги из кабинета в кабинет и теряют время и данные. Как работать по-другому, и кому это нужно, рассказала Полина Ганкович, директор белорусского офиса «1С-Битрикс».
По сути, компаниям любого размера и из разных отраслей. Даже ИПэшник-фрилансер может повысить эффективность своей работы, используя подходящую ему CRM-платформу. Увы, небольшие компании часто игнорируют этот инструмент или просто не знают о нём. По статистике, на мировом рынке около 60% компаний среднего размера используют CRM, тогда как среди малого бизнеса этот показатель не превышает 25%.
Но это в среднем по миру, а Беларуси пока далеко до этого показателя. Недавно украинский офис «1С-Битрикс» провёл исследование внутреннего рынка и выяснил, что только 6% компаний в Украине в 2017 году активно использовали в своей работе CRM-системы. А 68% опрошенных представителей бизнеса вообще не знают о таком инструменте.
В Беларуси, скорее всего, цифры будут похожими. Где же ведут клиентские базы сотрудники всех этих компаний? Какие инструменты используют? Две трети обходятся Excel-таблицами, и это в лучшем случае. Остальные надеются на блокнот, телефонную книгу и стикеры.
Проблем несколько, и в совокупности они серьёзно ограничивают эффективность бизнеса.
Во-первых, компания создаёт себе препятствие для масштабирования и качественного роста. Тогда как CRM-система помогает бизнесу расти: часть процессов автоматизируется, ручной труд заменяется напоминаниями и действиями самого ПО, коммуникации (и между работниками, и с клиентами) становятся эффективнее.
Во-вторых, сохранность клиентской базы и качество работы с ней зависит от порядочности и профессионализма менеджера. Есть вероятность, что, уходя, менеджер заберёт базу с собой. И сможет работать с вашими клиентами в новом месте, создавая конкуренцию. Для маленького бизнеса это может стать критичной потерей.
В-третьих, при работе без CRM продажи часто носят характер разовых сделок. Сложно выстроить отношения, если каждый звонок клиента для вас — как первый. Вы не знаете ни имени, ни предпочтений, ни истории покупок. А взаимоотношения «продавец — покупатель» подразумевают, что вы анализируете поведение покупателей, персонифицируете предложение, стараетесь увеличить «жизненный цикл» клиента.
Это основные, но далеко не единственные проблемы, в условиях которых постоянно работают компании без CRM-платформ.
Хорошая CRM-система позволяет отследить воронки продаж и структуру сделок
Если у руководителей нет понимания, что их компании нужна CRM-система, нет готовности и желания её внедрять, то вполне возможно, что пока просто рано. Осознание важности и мотивация внедрять CRM появится позже, вместе с тревожными симптомами. Такие симптомы, если на них не отреагировать вовремя, могут сломать бизнес.
Например, компания за несколько лет практически не поменяла свои процессы. Продажи нестабильны, обороты падают. А ушлые конкуренты уходят далеко вперёд, и вы пытаетесь их догнать. Конкуренция сегодня растёт во всех сферах, чем бы вы ни занимались. И чтобы работать быстрее, эффективнее, продавать и зарабатывать больше, вам нужны инструменты-помощники.
Ваш потребитель сильно изменился вместе с развитием технологий, рынка и сервиса. Он уже не реагирует на информационный рекламный шум. Он редко принимает спонтанные решения, прагматично смотрит и на цену, и на качество, и на сервис.
Люди больше времени тратят на выбор товара и услуги, а с учётом постоянно растущего ассортимента на рынке, вашему предложению всё сложнее попадать в воронку выбора. Но попасть в неё можно. Как?
Во-первых, четко знать портрет своего клиента. Далее, точечно, сегментировано использовать инструменты пиара и маркетинга, персонифицировать продажи. Учиться выявлять потребности через маркетинговые опросы и отслеживание поведения покупателей. Еще лучше — формировать спрос, делать максимально релевантное интересам покупателя предложение в правильное время.
Звучит верно в теории? Нет, комплексные CRM-платформы делают это на практике.
На рынке много разных CRM-систем. По каким критериям оценивать их, чтобы сделать правильный выбор?
Не стоит безоговорочно выбирать CRM с мировым именем просто потому, что она на слуху. Известность софта — не всегда показатель того, что он подходит специфике ваших продуктов и бизнес-процессов. «Ваша» CRM-система — та, которая решает ваши задачи, соответствует вашим целям и стратегии работы. Вы должны иметь возможность дорабатывать «вашу» CRM-систему под себя и обслуживать у компетентного подрядчика.
Есть программы, которые «заточены» только под рядовых продавцов, есть более аналитичные платформы для управленцев. А есть комплексные решения, которые можно использовать целиком или собирать как конструктор из нужных вашему бизнесу блоков — продажи, управленческий учёт, задачи и процессы, маркетинг, внешние связи и пр.
Обратите внимание, в какие сроки провайдер CRM-решения готов адаптировать и внедрить систему в ваш бизнес. Если продукт обслуживают всего две перегруженные заказами компании, и ваша очередь наступит только через полгода, это сомнительное предложение. Подумайте, куда за эти полгода уйдут ваши конкуренты, и где останетесь вы.
Важный критерий оценки — возможность интегрировать CRM-систему в продукты, которыми уже пользуется ваша компания — 1С, другие учётные системы, телефония, корпоративный софт, сайты. Платформа должна гармонично встраиваться в существующую инфраструктуру.
Если вы уделяете внимание интернет-маркетингу (а в 2018 году без этого сложно эффективно вести бизнес), вы оцените CRM-платформы, к которым подключаются традиционные инструменты e-commerce. В некоторых CRM-системах вы можете сегментировать базу и применять разные рекламные стратегии к разным сегментам. Прямо внутри CRM вы получаете сводную аналитику — с рассылки, с баннеров, с контекстной рекламы и рекламных постов в Facebook. Вам не нужно будет ежедневно посещать множество личных кабинетов разных сервисов. Современная CRM-система и будет центром управления интернет-маркетингом, делающим его системным, прозрачным и измеримым.
Современная CRM-система — центр управления интернет-маркетингом
Инициатива может исходить как сверху — от руководителя или собственника бизнеса, так и снизу — от маркетолога, руководителя отдела продаж или менеджера. Хорошо, если руководитель сам заинтересован в использовании CRM. Но в любом случае он столкнётся с сопротивлением со стороны рядовых сотрудников.
Так происходит, потому что с CRM-системой работа менеджера становится открытой и аудируемой. Все действия фиксируются, эффективность каждого сотрудника можно измерить и сравнить. Интегрировав CRM с телефонией, руководитель сможет прослушать звонки менеджеров, оценить их компетентность и качество работы с клиентом. Процессы и результаты собираются в отчёты, по которым видно, выполняет ли работник планы и KPI, где его слабые места, а в чём он хорош.
Инициатива внедрения CRM может исходить и снизу. Руководителя компании бывает непросто убедить попробовать новый инструмент, особенно если за него нужно платить. И здесь здорово помогает тестовый период, который у многих CRM-продуктов бесплатный, но лимитированный, а у «Битрикс 24» и вовсе не ограничен по времени и бесплатен.
Если вы — менеджер по продажам или интернет-маркетолог, и хотите сделать свою работу более продуктивной, вы можете зарегистрироваться в тестовой версии продукта, загрузить excel-файлы с нужными данными, базой клиентов и работать, пробуя в деле разные возможности CRM-платформы. По итогу такого пробного использования вы сможете показать руководителю факты — количество сделок и закрытых задач, скорость работы, повторные продажи, средний чек.
Хотя если с CRM эффективность вашей работы вырастет (а так, скорее всего, и будет) руководство само заметит перемены и поинтересуется их причинами. CRM может стать для такого идейного работника легальным и бесплатным «допингом», который поможет ему работать эффективнее и зарабатывать больше.
С «Битрикс 24» даже вся компания может работать на бесплатной версии продукта, пока это позволяют размеры и потребности. Переход на платную версию обусловлен количеством сотрудников (от 12), местом для хранения файлов (более 5 Гб) и функциональностью (основные ограничения касаются именно CRM-системы как инструмента для продаж).
Мнение, будто CRM нужна только крупному бизнесу с сотнями сотрудников, мягко говоря, неверное. CRM-платформа отлично подходит для управления работой стартапа с самой ранней его стадии. На этом уровне стартап — команда единомышленников, которые могут быть рассредоточены по разным городам и странам.
Люди могут покидать проект, и есть риск, что вместе с ними будут теряться общие наработки, нужные контакты. Но если команда работает в CRM, уходящий член команды просто делегирует свои функции другому сотруднику. Все файлы, история звонков и переговоров, рабочая переписка сохранятся внутри системы.
В CRM-системе удобно ставить задачи и контролировать их исполнение
Для стартапа CRM может стать отличным центром развития продукта и коммуникаций. Члены команды смогут отмечать прогресс, закрывать задачи по чек-листам, создавать общие группы, документы, звонить и писать друг другу. А позже, когда стартап вырастет в официальный бизнес, в CRM можно будет вести учёт продаж, документооборот, решать маркетинговые задачи.
Любая IT-компания, практикующая принципы бережливого производства, стремящаяся к эталону бирюзовой организации, оценит способность CRM собирать подробную статистику по всем процессам, автоматизировать операции, забирать рутинную работу у людей и отдавать её софту. Комплексная CRM-платформа включает в себя все функции, которые есть в отдельных решениях, популярных в IT: Trello, Slack, Microsoft Teams, Asana, Pintask и прочих.
А тимлиды и PM-ы оценят возможность видеть загрузку каждого сотрудника и прогресс выполнения задач. С CRM удобно контролировать сроки и оперативно влиять на процессы при необходимости.
И все без исключения одобрят внутренний документооборот и бизнес-процессы: запросы, заявления, счета и любые другие документы создаются по простым шаблонам в облаке.
В Беларуси CRM-платформой «Битрикс 24» пользуется около 30 тысяч компаний и частных лиц, из них 4500 ежедневно. А по всему миру выбор в пользу «Битрикс 24» сделали более 3 миллионов пользователей. Платформа входит в топ-7 лучших CRM-систем планеты по версии журнала PC Magazine. «Битрикс 24» — обладатель медали «Выбор года 2017: CRM-система №1 в Беларуси».
Интересно? Поделитесь с друзьями!
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
