Как писать письма? — Mygento eCommerce Solutions
Гораздо быстрее и удобнее, чем бесконечные звонки или хождения от стола к столу, с этажа на этаж. Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтобы написать письмо, но многие забывают об очевидных правилах ведении деловой переписки.
Старейший агент передачи почты, Sendmail, провел исследование, в котором выяснилось, что зачастую деловые послания вызывают у 64% сотрудников отторжение, напряженность, создают беспорядок и другие негативные последствия в работе. Как избежать такого эффекта и наладить корпоративную переписку?
Среднестатистический офисный работник получает около 80 писем в день. При таких объемах есть вероятность упустить отдельные важные сообщения. Вот несколько правил корпоративной переписки, при соблюдении которых ваше письмо точно не потеряется и не вызовет негативной реакции.
Не злоупотребляйте электронной почтой
Большое количество писем отнимает драгоценное время. Помогите окружающим: перед тем, как писать очередной email, остановитесь и спросите себя насколько это необходимо.
Иногда телефонный звонок работает эффективней, чем бесконечная переписка.
Не забывайте о безопасности! Не делитесь конфиденциальной или личной информацией.
Лучше сообщить плохие новости лично, чем бездушной отпиской. Помните об интонации – при чтении можно неправильно интерпретировать тон отправителя. В личном общении всегда можно сгладить ситуацию и объясниться.
Пишите нормальные заголовки
Тема должна быть внятной и информативной, соответствовать содержанию. Пишите ее кратко и емко. Если вы отправляете еженедельный отчет по проекту, можно включить туда еще и дату – так получателю будет удобно искать или сортировать ваши сообщения.
Нормально написанная тема дает получателю всю важную информацию, благодаря чему происходит эффективная работа с электронной почтой без открытия письма адресатом.
Пример плохой темы:
Тема: Встреча
Пример хорошей темы:
Тема: Плановая встреча в 10-00 25 февраля 2014
Если вы отправляете очень короткое сообщение, поместите его полностью в строку темы.
Используйте сокращение «КС» (конец сообщения), чтобы получатель понял, что вся информация содержится в теме. Естественно, это работает только в случае осведомленности получателя о значении этого сокращения
Пример:
Тема: Пришлите пожалуйста отчет о продажах за февраль. Спасибо! КС
Пишите кратко и емко
Структурируйте мысль, пишите по делу и по возможности кратко, чтобы добиться эффективной деловой переписки. Не заставляйте получателя страдать и пробираться сквозь дебри сложных предложений и перескакиваний с одной темы на другую.
Для больших компаний полезно ввести правила корпоративной переписки по электронной почте. Организация электронной почты должна быть прямой и информативной — оптимизируйте.
Если вы пишете одному человеку, но касаетесь нескольких разных тем, лучше напишите по каждой теме отдельно. Так получателю будет проще воспринимать информацию и написать ответ по каждому вопросу.
Плохой пример:
Тема: Изменения для отчета по продажам
Александр, добрый день!
Спасибо за отправку того отчета на прошлой неделе.Вчера я прочитала его и мне кажется, что для второй таблицы нужна
более определенная информация о наших объемах продаж. Я думаю, что тон мог быть более формальным.
Кроме того, я хотел сообщить, что я запланировал встречу с отделом по связям с общественностью в эту пятницу
относительно новой рекламной кампании.
Она состоится в 11:00 в малом конференц-зале.
Пожалуйста, сообщите мне, можете ли Вы сделать все вовремя.
Спасибо!
Владимир
Вчера я прочитала его и мне кажется, что для второй таблицы нужнаХороший пример:
Тема: Изменения для отчета по продажам
Александр, добрый день!
Спасибо за предыдущий отчет. Мне кажется, что во второй таблице нужно указать точный объем наших продаж.
Тон отчета должен быть более формальным.
Внесите пожалуйста соответствующие изменения.
Спасибо за Вашу работу!
Владимир
(После этого Владимир отправляет отдельное сообщение о встрече с отделом по связям с общественностью.)
Важно найти баланс, потому что бомбардировать кого-то десятками писем нецелесообразно, иногда проще объединить несколько близких тем в одну.
Оформите список пунктов, хорошо организованная информация усваивается проще.
Будьте вежливы
Люди думают, что электронные письма могут быть менее формальными, чем традиционные. Существует определенная этика корпоративной переписки, которая отражает ваш профессионализм, ценности и внимание к деталям. Однозначно, формальность необходима.
Неофициальный язык и сленг допустимо использовать в обращении только к коллегам-друзьям, которые точно поймут вас правильно. Смайлики в рабочей переписке допускаются, но в идеале только с теми, кого вы хорошо знаете.
При личном общении с человеком легко понять, что он имеет ввиду, потому что мы считываем язык тела, тон, видим выражение лица. Электронное письмо отнимает у нас эту возможность, поэтому важно исключить вероятность быть неправильно понятым.
Эффективная деловая переписка подразумевает правильный выбор слов, длины предложения и пунктуации. Информацию легко неправильно истолковать без визуальных и звуковых ориентиров.
В первом примере ниже, Мария скорее всего решит, что Алексей расстроен или сердит, но на самом деле он не имел ввиду ничего подобного. Перед отправкой думайте о том, как текст «ощущается» эмоционально.
Плохой пример:
Мария, Ваш отчет мне нужен сегодня к 5 вечера, иначе я сорву сроки. Алексей.
Хороший пример:
Мария, добрый день! Спасибо за работу над отчетом. Передайте мне пожалуйста отчет к 5 вечера, чтобы я успел сдать его в срок.
Большое спасибо!
Алексей.
Вычитывайте
Перед отправкой проверьте правописание, грамматику и пунктуацию. Это часть вашего профессионального имиджа, контролируйте опечатки. Обращайте внимание на длину письма, оно должно содержать только необходимую информацию.
С чего начать письмо (советы + шаблоны)
Учитывая, что ежедневно на планете отправляется и получается свыше 300 миллиардов email-сообщений, электронная почта является важнейшим средством общения. А профессионально и грамотно начать деловое письмо — особенно когда вы пишете кому-то, с кем вы не знакомы — может оказаться очень непростым делом, как для маркетологов и продажников, так и для специалистов клиентского обслуживания.
И то, как и с чего вы начнете ваше сообщение, может иметь решающее значение для того, закроет ли получатель ваше письмо сразу же (и удалит его), или продолжит чтение. Настоящая статья содержит ряд советов, касающихся того, как следует начинать сообщения электронной почты, а также ряд наиболее часто используемых приветствий и стартовых фраз, которыми вы можете воспользоваться при составлении вашей собственной деловой корреспонденции.
С каких элементов должны начинаться ваши письма
1. Приветствие
Начните ваше послание с подходящего приветствия, выбирать которое следует, в зависимости от того, насколько официальным должно быть ваше письмо. Всегда обращайтесь к получателю по имени (если оно вам известно), чтобы ваше приветствие было более индивидуальным. И последнее, но не по значению, — обязательно убедитесь, что вы правильно написали имя вашего получателя. Важный совет: лучше скопировать имя из предыдущих сообщений электронной почты или с сайта, чтобы не допустить досадных ошибок в написании имени.
2. Представление и объяснение причины обращения (если нужно)
Когда вы пишете кому-то впервые, представьтесь, а также вкратце опишите причину, по которой обращаетесь к получателю. То, как вы это сделаете, определит, продолжит получатель читать ваше сообщение или нет. Поэтому старайтесь определить цель вашего письма максимально возможно четко и убедительно.
Если у вас есть общие друзья, коллеги или знакомые, следует об этом упомянуть, поскольку это может увеличить ваши шансы на получение ответа. К примеру, можно невзначай написать что-то вроде: ‘Привет, [Имя]! В выходные я случайно встретил нашего общего друга Александра Андреева (из [Компания]), и он рассказал мне, что вы ищете новый программный комплекс для работы с клиентами, поскольку та программа, в которой вы работаете сейчас, больше не справляется с вашими потребностями…’
3. Открывающая фраза / вежливое пожелание (при необходимости)
Если вы давно не писали получателю (или если у вас с получателем неформальные взаимоотношения), будет правильным написать краткую, положительно настроенную фразу вроде ‘Надеюсь, Ваши дела идут отлично.
’ Подобная фраза поможет задать нужный тон остальной части вашего письма.
Либо же, если получатель до этого поделился какими-либо новостями о себе в LinkedIn или других социальных сетях, не стесняйтесь поздравить его с последними достижениями (как личными, так и профессиональными). Можно написать что-то подобное: ‘Поздравляю с повышением!’ или ‘Мои поздравления! Меня очень порадовало, что [Компания получателя] заполучила такого серьезного клиента, как [Компания]!’
4. Строчка признательности (при необходимости)
В зависимости от ситуации, вы можете добавить краткое выражение вашей благодарности получателю. К примеру, если ваш клиент/потенциальный клиент обратился к вам с запросом, обязательно напишите что-то такое: ‘Спасибо, что обратились к нам’ или ‘Спасибо за Ваше обращение в [Компания]’. Но в то же время, когда вы стремитесь выразить признательность, очень важно сделать это выражение персональным, поскольку стандартные выражения признательности (наподобие тех, что указаны выше) всё же звучат слишком обще и стандартно, и могут вызывать ощущение неискренности или отстраненности.
Просто добавив в такую фразу имя вашего получателя, вы сделаете вашу благодарность более теплой и искренней. Вот пример: ‘Мария, большое Вам спасибо за Ваше обращение в [Компания] с этой проблемой. Вы абсолютно правы…’
Примеры и шаблоны для начала письма
Профессиональные приветствия в электронной почте
В мире делового общения самым популярным приветствием, пожалуй, является ‘Здравствуйте, [Имя]’. Это приветствие обычно рекомендуется для использования в сообщениях, написанных, как в официальном, так и в неофициальном стиле общения.
Приветствие ‘Дорогой(ая) [Имя]’ также допустимо, как в официальном, так и в неофициальном стиле. Для вашего удобства мы подготовили еще ряд типовых приветствий, с которых вы можете начинать ваши профессиональные деловые сообщения электронной почты. Взгляните:
Когда вы пишете одному или двум получателям:
Дорогой(ая) [Имя],
Дорогие [Имя] и [Имя],
Здравствуйте, [Имя],
Привет, [Имя],
[Имя],
Добрый день, [Имя],
Когда вы пишете трем и более получателям:
Всем здравствуйте!
[Название группы или команды],
Привет, команда!
Всем привет!
Приветствую!
Доброе утро,
Добрый день,
Когда вы не знаете имени получателя:
Добрый день!
Приветствую!
Здравствуйте!
Привет!
Уважаемый менеджер по персоналу,
Уважаемый отдел кадров,
Общие открывающие фразы сообщений электронной почты
Вслед за приветствием вы можете поместить в письмо краткое открывающее предложение, которое будет служить отправной точкой для главного содержимого вашего письма.
В то же время, при составлении писем в официальном стиле или для ‘холодной’ отправки потенциальному клиенту, подобных фраз лучше избегать, поскольку они могут звучать излишне панибратски. Ниже мы привели несколько наиболее популярных открывающих фраз для сообщений электронной почты.
Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].
Фразы, открывающие сообщения follow-up
Если вы не уверены, о чем писать в начале вашего follow-up сообщения, попробуйте одну из приведенных ниже открывающих фраз:
As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.
Фразы, открывающие ответные сообщения электронной почты
При ответе на сообщение вашего клиента или потенциального клиента, пара слов благодарности, в большинстве случаев, будет вполне кстати.
Если у вас не получается органично интегрировать вашу благодарность в письмо или нет вдохновения, попробуйте один из приведенных ниже вариантов:
Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?
Как начать сообщение ‘холодной’ продажи
При написании ‘холодного’ письма потенциальному клиенту, определять, посчитает получатель ваше письмо заслуживающим прочтения или нет, будет первый абзац этого письма.
Поэтому здесь важно произвести на читателя впечатление и выделиться. Вот несколько примеров того, какого рода информацию можно поместить во вступительный абзац вашего письма:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].
”
Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам электронной почты для холодных продаж.
С чего начать повторное сообщение follow-up в продажах
Повторно писать потенциальному клиенту может быть непросто, особенно если он не ответил на ваши предыдущие сообщения. Если это ваш случай, — попробуйте одну из приведенных ниже эффективных открывающих фраз — они могут оказаться полезны!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further.
What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам сообщений follow-up в продажах.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Try LiveAgent Запланировать демонстрацию
С чего начать послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента
Всякий раз, когда кто-то покупает ваш продукт или регистрируется на вашем сервисе, вы должны поблагодарить этого человека или поприветствовать его в вашей ‘клиентской семье’, чтобы обеспечить отличное начало ваших отношений.
Лучшим способом сделать это является отправка письма-приветствия, содержащего выражение вашей признательности клиенту, краткое введение и любую полезную ему информацию.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
Взгляните на подготовленные нами дополнительные шаблоны послепродажных писем и шаблоны приветственных писем.
С чего начать письмо по клиентскому обслуживанию
Почти любое письмо, связанное с клиентским обслуживанием, должно начинаться с выражения клиенту благодарности, вне зависимости от того, является ли письмо ответом на запрос в службу поддержки или на претензию клиента. И вот как могут выглядеть такие выражения признательности:
“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Если вы хотите узнать об этой теме подробнее, взгляните на нашу статью с шаблонами в клиентском обслуживании.
Как начать письмо с извинениями
Отвечая сердитым и раздраженным клиентам, обязательно выразите сочувствие и принесите клиенту извинения от лица вашей компании. И вот как это можно сделать:
“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue].
LiveAgent сочетает в себе великолепный онлайн чат, систему управления тикетами и автоматизацию, которые позволяют нам предоставлять нашим клиентам непревзойденный уровень поддержки.
Peter Komornik, генеральный директор
Заключение
Начало вашего делового письма (его приветствие, открывающая фраза и первое предложение) — это первое, что видит получатель, открывая ваше письмо. Грамотно и профессионально начав ваше сообщение, вы с большей долей вероятности сможете произвести на получателей положительное впечатление. Выбор конкретного варианта приветствия и первых нескольких предложений для ваших профессиональных деловых сообщений электронной почты будет зависеть от вашей аудитории и от темы обращения к ней. И, если у вас когда-либо возникнет неуверенность, относительно того, с чего начать ваше следующее письмо клиенту или холодному потенциальному клиенту, обращайтесь к приведенным выше вариантам приветствий и открывающих фраз.
Не забывайте внимательно проверять ваши письма на отсутствие любых орфографических или иных ошибок, перед отправкой всегда необходимо лишний раз убедиться, что вы корректно написали имя вашего получателя. И последний наш совет: пишите коротко и ясно, поскольку никто не любит читать длинные затянутые письма. Быстро переходите к делу, используйте подходящие интонации и общий тон письма, — и у вас всё получится.
Часто задаваемые вопросы
Почему важно обращать особое внимание на начало письма?
Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.
Каких приветствий следует избегать в электронной почте?
Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения.
С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.
Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?
Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный, нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.
Попробуйте LiveAgent прямо сейчас
Мы предлагаем вам содействие в переносе ваших данных к нам из наиболее популярных сторонних Help Desk систем.
Более 3000 обзоров
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “FAQPage”,
“mainEntity”: [{
“@type”: “Question”,
“name”: “Почему важно обращать особое внимание на начало письма?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.”
}
}, {
“@type”: “Question”,
“name”: “Каких приветствий следует избегать в электронной почте?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения.
Назад к шаблонам Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО
Как написать электронное письмо на английском языке: 18 советов по написанию электронной почты для офиса (с примерами электронных писем)
Автор Ryan Sitzman Последнее обновление:
Вот почему способность написать сильное и ясное электронное письмо на английском языке является действительно важным навыком, помимо того факта. Это может помочь вам найти работу, завести друзей, поступить в университет и многое другое.
Если вы впервые пишете электронное письмо на английском языке, ознакомьтесь с этим руководством для начинающих, а если нет, продолжайте читать этот пост, чтобы получить полезные советы о написании электронной почты и культуре электронной почты (что нужно и что нельзя делать).
Вы освоитесь с форматом написания электронной почты на английском языке и увидите полные образцы различных типов электронных писем, написанных на английском языке.
Содержание
- Общие советы по написанию электронного письма на английском языке
- 1. Убедитесь, что электронное письмо необходимо
- 2. Используйте разные рабочие и личные адреса электронной почты
- 3. Будьте ясны, кратки и вежливы
- 4. Не пишите электронные письма, когда вы злы
- 5. Используйте короткие предложения отвечая всем
- 7. Используйте средство проверки орфографии
- 8. Следите за подписями
- 9. По возможности попросите носителя языка вычитать вашу электронную почту
- 10. Прочитайте свою электронную почту лично перед отправкой
- 11. Дважды- проверить адреса электронной почты для всех получателей
- Советы по составлению электронных писем на английском языке с сильной структурой
- 12. Используйте строку темы
- 13. Начните с подходящего приветствия
- 14. Обратите внимание на пунктуацию
- , где нужно поставить «
- ». светская беседа»
- 16. Начните с конца
- 17. Ставьте пробелы между абзацами
- 18. Используйте подходящее завершение
- Образец распространенных типов электронных писем на английском языке
- Личная электронная почта: представление о себе в первый раз
- Общие правила для личной электронной почты на английском языке:
- Пример личной электронной почты:
- Полуофициальные электронные письма: Письмо, чтобы назначить встречу или встречу
- Общие правила для полуофициальных электронных писем на английском языке:
- Пример полуофициального электронного письма:
- Официальные электронные письма: Сообщение о проблеме с продуктом
- Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:
- Пример официального электронного письма:
светская беседа» Скачать: можно взять куда угодно.
Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)
Общие советы по написанию электронного письма на английском языке
1. Убедитесь, что электронное письмо необходимоКак и большинство советов по написанию электронных писем в этом разделе, это может показаться очевидным. Но иногда мы забываем очевидные вещи.
Итак, спросите себя: «Есть ли лучший или более быстрый способ справиться с этой ситуацией?» Многие люди получают десятки или даже сотни электронных писем в день, поэтому убедитесь, что электронная почта — это самый быстрый, понятный и эффективный способ общения в вашей ситуации.
Например, если вы пишете коллеге или другу, которого часто видите, вы, вероятно, можете просто поговорить с ним или с ней лично. Вы также можете отправить текстовое сообщение или позвонить по телефону.
Если вы решили, что электронная почта — лучший вариант, ознакомьтесь со следующими советами, прежде чем нажимать «Отправить».
2.
Используйте отдельные рабочие и личные адреса электронной почтыЭто может не относиться ко всем, но если вы можете это сделать, это может помочь вам во многих отношениях.
Многие задания автоматически дают вам адрес электронной почты, который вы должны использовать. Если это так, то проблема решена. Используйте рабочий адрес электронной почты для работы и свой личный адрес электронной почты для личных сообщений электронной почты.
Если у вас есть рабочий адрес электронной почты, это может сделать электронное письмо более профессиональным. Это хорошо, если вы пишете официальное электронное письмо, но может быть не так приятно, если вы пишете другу. Вот почему наличие двух может быть полезным.
Кроме того, если у вас есть отдельные учетные записи, это может помочь вам сбалансировать личную и профессиональную жизнь.
3. Будьте ясны, кратки и вежливы
Опять же, многие люди получают очень много писем каждый день. Если ваше электронное письмо сбивает с толку, раздражает или очень длинно, получатель может не ответить сразу.
В конце концов они могут забыть ответить или даже просто удалить его.
Поэтому обязательно переходите к делу быстро, но не грубо.
Относитесь к электронному письму так же, как к эссе, только намного короче, и вы, вероятно, получите хорошие результаты. В эссе вы должны ввести тему, объяснить различные моменты, а затем завершить тему.
Честно говоря, мне самой трудно это сделать. Я не (обычно) груб в электронной почте, но у меня есть проблемы с «краткой» частью. Поэтому, когда я заканчиваю писать электронное письмо, я проверяю его и пытаюсь удалить около 20% контента, так как он, вероятно, был ненужным.
4. Не пишите электронные письма, когда вы злы. Но оно того не стоит.
Если вы злитесь, подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем писать электронное письмо. Лучше подождать день, чем потерять работу или разрушить дружбу из-за того, что ты сказал какую-то глупость, когда был зол.
5. Используйте короткие предложения
Как и в пункте 3, это проблема, с которой столкнулся я сам.
Мне нравится писать длинные сложные предложения, но часто они очень запутывают читателя. Это особенно верно, если читатель не является носителем английского языка.
Я преподаю английский язык в Коста-Рике, и в испанском, кажется, более распространены очень длинные предложения с большим количеством запятых. Это очень сбивает с толку, особенно если перевести эти идеи на английский язык.
Совет: пишите короткие предложения. В английском языке неплохо, если вы пишете короткие и четкие предложения. Некоторые авторы, такие как Эрнест Хемингуэй, известны этим. (Есть даже онлайн-инструмент под названием Hemingway App, который может помочь вам писать как он!)
Если вам удобно писать по-английски, вы можете использовать более длинные и сложные предложения. Но опять же, если вам очень удобно писать на английском, то вам, вероятно, не нужны эти советы по написанию писем!
6. Не пересылайте электронные письма и не отвечайте всем. Может быть полезно быстро передать важную информацию новому человеку.
Однако это также может раздражать получателя, если оно используется неправильно. (То же самое относится и к опции «Ответить всем».)Если вам нужно переслать электронное письмо, внимательно проверьте, какую информацию вы пересылаете. В некоторых случаях это может быть личным, конфиденциальным или просто чрезмерным (ненужным). Если да, то вырежьте эти части.
Кроме того, некоторые почтовые программы отфильтровывают электронные письма, помеченные «Fwd» в начале строки темы, и могут даже помещать их в спам-фильтр или отказываться их доставлять.
И если вы нажмете «Ответить всем», посмотрите внимательно на всех получателей, которые получат ваше электронное письмо. Некоторым людям может не понадобиться видеть ваше сообщение. Неприятно получать электронные письма на темы, которые не имеют к вам отношения.
7. Используйте средство проверки орфографии
В большинстве почтовых программ есть этот параметр, поэтому обязательно используйте его перед отправкой электронного письма.
Или, если ваша программа электронной почты не поддерживает проверку английской орфографии, вы можете добавить в браузер расширение, например Grammarly , и использовать его в любое время, когда пишете что-либо.
Чтобы получить самую точную версию Grammarly, вам нужно убедиться, что у вас есть Grammarly Premium , которая выделяет и предлагает исправления для более сложных английских проблем,
8. Следите за подписями
Многие люди ставят «крутые» или «забавные» подписи внизу электронных писем. Они часто содержат контактную информацию, например адреса электронной почты или номера телефонов. Это может быть полезно, но если ваши электронные письма будут переадресованы (см. № 5), эта информация может попасть к людям, которых вы не знаете, или даже к людям, которым вы не хотели бы знать эту информацию.
Кроме того, если вы отправляете несколько электронных писем туда и обратно с другим человеком, они могут каждый раз включать вашу подпись, и цепочка писем становится все длиннее и длиннее.
Поэтому подумайте о том, чтобы не включать свою подпись в некоторые электронные письма.
Или, если вам нужна подпись электронной почты, постарайтесь сделать ее максимально простой, не включая вашу личную информацию.
9. Если возможно, попросите носителя языка проверить вашу электронную почту
Если вы знаете носителей языка или у вас есть друзья, которые очень хорошо говорят по-английски, вы можете попросить их просмотреть вашу электронную почту перед ее отправкой. Это особенно верно, если речь идет о чем-то важном.
Если вы посещаете урок английского языка, вы даже можете попросить своего учителя просмотреть электронное письмо — просто попросите вежливо и скажите «пожалуйста»!
10. Прочитайте свою электронную почту лично перед отправкой
Не всегда возможно найти носителя языка для проверки вашей электронной почты. В этих случаях все же полезно самостоятельно прочитать электронную почту. Это также может помочь вашему английскому языку.
Попробуйте прочитать текст письма вслух. Во-первых, это поможет вам поработать над произношением, что всегда приятно. Во-вторых, это может помочь вам увидеть и услышать грамматические ошибки.
Это также поможет вам понять, как «распространяется» ваша электронная почта. Если оно слишком длинное или сложное для чтения вслух, возможно, вам следует сделать его короче и четче.
11. Перепроверьте адреса электронной почты всех получателей
Как я уже говорил, я живу в Коста-Рике. Люди здесь часто имеют ту же фамилию, что и многие другие люди. Это в основном как «Смит» или «Джонсон» в США, но примерно в 10 раз хуже.
У меня даже было несколько учеников одновременно с одинаковыми именами и фамилиями. И я по ошибке отправил электронные письма людям с очень похожими именами.
Так что просто дважды проверьте эти адреса электронной почты, чтобы быть в безопасности.
Советы по написанию электронных писем на английском языке с сильной структурой
После того, как вы следовали общим советам по написанию электронных писем, изложенным в предыдущем разделе, вам необходимо написать электронное письмо.
Итак, как вы это делаете?
Существует определенная структура и формат написания электронных писем на английском языке, показанные в следующих советах.
12. Используйте строку темы
Удивительно, как много людей этого не делают. Будьте точны и в теме письма.
Например, не пишите просто «Вопрос». Вместо этого сформулируйте его более конкретно, например, «Вопрос о расписании встречи в пятницу». Таким образом, получатель сразу узнает, о чем ваше письмо, еще до того, как откроет его.
13. Начните с соответствующего приветствия
Наиболее вежливо начать с какого-либо приветствия. Если вы хорошо знаете человека и это неформальное электронное письмо, вы можете просто сказать «Привет, [имя]».
Вы также можете использовать «Привет [Имя]» или «Здравствуйте [Имя]», чтобы быть немного менее случайным.
Если вы не знаете имени человека (например, если вы пишете в службу поддержки клиентов), вы можете использовать «Кому это может касаться».
Обратите внимание, что после приветствия обычно следует ставить запятую. По данным многих сайтов, таких как Деловая переписка , вы должны использовать запятую после приветствия в личных электронных письмах и письмах и использовать двоеточие после приветствия в деловых или официальных электронных письмах / письмах.
Но на самом деле запятая, вероятно, всегда подойдет, если вы не можете вспомнить правило.
14. Обратите внимание на пунктуацию
Начинайте каждое предложение с заглавной буквы. Обязательно ставьте точки или другие соответствующие знаки препинания в конце каждого предложения.
Небольшая деталь, но она действительно может помочь произвести положительное впечатление.
15. Подумайте, куда поместить «светскую беседу»
Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, вы можете добавить немного «светской беседы». Это может быть что-то вроде расспросов о семье человека, общем друге или общем занятии. Но где и как это включить?
Лично я предпочитаю включать эту информацию после «деловой» части электронного письма.
Если я прошу об одолжении, я предпочитаю сначала попросить, а потом начать светскую беседу.
Другие люди или культуры могут предпочесть сначала светскую беседу, поэтому вы можете скорректировать ее, если хорошо знаете личность читателя.
16. Начните с конца
Когда вы пишете, сосредоточьтесь на цели и цели вашего электронного письма. Если вы задаете вопрос, это должно быть основной темой вашего электронного письма. Если вам нужна услуга, то должно быть очень ясно, какая услуга вам нужна и как именно читатель может вам помочь.
Представьте, что вы получатель: Вы бы сразу поняли, что вам нужно сделать в ответ на письмо?
17. Ставьте пробелы между абзацами
Если вы этого не сделаете, вы получите гигантский блок текста. Просто дважды нажмите клавишу «Return/Enter» между абзацами. Читается намного легче и менее запутанно.
18. Используйте подходящее завершение
Несколько примеров можно найти ниже, но убедитесь, что это прощание соответствует цели вашего электронного письма.
Другими словами, не подписывайте электронное письмо фразой «С любовью, Райан», если вы пишете своему начальнику.
Точно так же не подписывайте «С уважением, Райан Ситцман», если вы пишете своей бабушке, чтобы поблагодарить ее за подарок на день рождения, который она вам подарила. (И, конечно же, не подписывайте свои электронные письма как «Райан Ситцман», если это не ваше имя! И если это ваше имя, дайте мне знать. Я хотел бы создать Клуб Райана Ситцмана!)
Теперь давайте применим все эти советы на практике!
Образец распространенных типов электронных писем на английском языке
Одно примечание, прежде чем мы продолжим это руководство о том, как написать электронное письмо на английском языке: как я упоминал в первом разделе, если вы пишете очень важное электронное письмо, например, если вы подаете заявление в университет или вам нужно выразить соболезнования (выразить сочувствие) в связи с чьей-то смертью — тогда вам обязательно нужно попросить носителя языка прочитать ваше письмо и помочь вам.
Личная электронная почта: представление о себе в первый раз
Многие люди по-прежнему пишут официальные деловые электронные письма, но в наши дни не так много причин писать личные электронные письма. Большая часть нашего общения осуществляется через онлайн-чаты, приложения, тексты или другие методы. Но все еще бывают ситуации, когда учащемуся, изучающему английский язык, может потребоваться написать личное электронное письмо на английском языке.
Общие правила для личной электронной почты на английском языке:
- Вежливость: Вам не нужно использовать формальный язык, но вы должны выглядеть вежливо и дружелюбно. Из-за этого, если вы делаете какие-либо просьбы, обязательно делайте их вежливыми.
Вместо того, чтобы сказать «Напишите мне», например, попробуйте что-то вроде «Если у вас есть возможность, я хотел бы услышать от вас ответ» или даже «Пожалуйста, напишите мне, когда у вас будет возможность».
- Приветствия: Для приветствий обычно используется «Уважаемый [Имя]».
- Закрытие: Чтобы попрощаться, используйте что-то вроде «Спасибо», «До скорой встречи!» или даже короткое предложение вроде «Я очень жду встречи с вами лично». Обязательно напишите/введите свое имя, даже если оно будет включено в вашу подпись.
- Обыденность: В письмах такого типа вы, вероятно, сможете добавить больше шуток или неформальных комментариев. Тем не менее, по-прежнему следите за тоном письма, особенно если вы плохо знаете получателя.
Пример личного электронного письма:
В этом примере давайте представим, что вы собираетесь поехать в США, Канаду или другую англоязычную страну. Когда вы доберетесь туда, вы остановитесь в принимающей семье. Итак, организация подобрала вам семью, и вам нужно представиться перед личной встречей.
Вот что вы можете отправить:
Дорогая семья Смитов,
Здравствуйте, меня зовут Джон. Сегодня я получил письмо-подтверждение от обменной организации.
В нем говорилось, что я останусь у вас на два месяца позже в этом году. Я хотел представиться, чтобы вы могли узнать обо мне немного больше.
Мне 18 лет. Я люблю слушать рок-музыку, играть в баскетбол и читать комиксы. В этом году я закончу среднюю школу и надеюсь поступить в колледж в следующем году. Я никогда не выезжал за пределы своей страны, поэтому встреча с вами и посещение вашей страны будет для меня захватывающим, новым опытом!
Я также хотел бы узнать о вас больше, поэтому, если у вас есть возможность, напишите ответ на этот адрес электронной почты. Если у вас есть какие-либо вопросы ко мне, я буду рад ответить на них.
Еще раз спасибо, что согласились принять меня — я очень рад познакомиться с вами лично!
Джон
Полуофициальные электронные письма: Письмо с просьбой о встрече или встрече
Это очень распространенный тип электронной почты, особенно если вы изучаете английский язык.
Возможно, вам придется написать своему учителю, чтобы попросить о встрече с ним или с ней.
Общие правила для полуофициальных электронных писем на английском языке:
- Длина: Опять же, будьте краткими. Возможно, вам придется обменяться несколькими электронными письмами, особенно когда вы пытаетесь найти удобное время для многих людей. Поэтому делайте их короткими и четкими.
- Уважение: Помните, что вы просите об одолжении у получателя, поэтому будьте уважительны и не требовательны.
- Приветствия: Используйте формальные или полуформальные приветствия. Вы по-прежнему можете использовать «Уважаемый _____», но вместо имени получателя используйте его титул (мистер, миссис, мисс, доктор, профессор и т. д.) и фамилию.
- Закрытие: В зависимости от цели вы, вероятно, можете использовать полуофициальное прощание, например, «Спасибо», «Надеюсь получить от вас весточку» или «Заранее спасибо». Если это кто-то, с кем вы уже разговаривали лично, вы можете использовать что-то менее формальное, например: «Хороших выходных».
Если это кто-то, с кем вы уже разговаривали лично, вы можете использовать что-то менее формальное, например: «Хороших выходных».- Ясность: Если вы запрашиваете определенный день, этот день/дата и время должны быть очень четкими. Попробуйте дать несколько вариантов. Таким образом, если ваш лучший вариант не сработает, у получателя будут другие даты и время на выбор.
Пример полуофициального электронного письма:
Уважаемый профессор Смит,
Мне очень понравился ваш курс «Введение в письмо», и я хотел продолжить его, пройдя курс «Расширенный курс письма» в следующем семестре. Я хотел бы встретиться с вами, чтобы задать несколько вопросов о курсе, а также получить дополнительную информацию о стипендии для иностранных студентов.
Можно ли будет встретиться с вами в вашем офисе на следующей неделе? Я доступен в обычные рабочие часы в понедельник и среду (с 14:00 до 17:00), но если вы заняты в эти дни, я также могу встретиться в любое время во вторник или в пятницу после обеда.
Пожалуйста, дайте мне знать, какой день и время будут наиболее удобными для вас.
Большое спасибо за ваше время и помощь!
John Johnson
Официальные электронные письма: Сообщение о проблеме с продуктом
К сожалению, мне приходится писать подобные электронные письма довольно часто. Я говорю «к сожалению», потому что неприятно иметь проблемы с продуктом. Иногда может быть сложно общаться с представителями службы поддержки клиентов компании. Но четкое, вежливое электронное письмо должно помочь вам быстрее решить ваши проблемы.
Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:
- Вежливость: Еще раз, будьте очень вежливы. Помните, что если кто-то работает в службе поддержки клиентов, он, вероятно, получает много писем с жалобами каждый день. Так что запаситесь терпением и состраданием. Другой человек тоже человек.
- Официальность: Избегайте шуток, сленговых выражений и высказываний, которые кажутся неформальными.
- Ясность: Включите все необходимые детали.
- Запросы: Укажите результат или ответ, который вы хотите или ожидаете. Это также называется «действующим» письмом. Например, если ваш продукт сломался, вы можете запросить замену или возврат средств. Так что точно сформулируйте, что вы просите.
- Приветствия: Для приветствий обычно используется фраза «Для кого это может касаться», поскольку вы, вероятно, не будете знать имя человека, который получит электронное письмо. Но если вы знаете имя, вы можете использовать «Уважаемый [Должность] [Фамилия]», как в примере с полуофициальным электронным письмом.
Если эти кажутся слишком официальными, вы можете попробовать что-то вроде «Доброе утро/день/вечер». Это может заставить вас выглядеть дружелюбно и сделать получателя более восприимчивым к вашей жалобе или вопросам.
- Закрытие: Для прощания лучше всего просто сказать «С уважением». Но если это менее официальная компания или вы уже взаимодействовали с ними, вы также можете сказать что-то вроде благодарности.
Но если это менее официальная компания или вы уже взаимодействовали с ними, вы также можете сказать что-то вроде благодарности.- Образцы: Помимо того, что вы можете попросить носителя языка проверить вашу электронную почту, рекомендуется поискать шаблоны или образцы того типа писем, которые вы пишете. В Интернете есть много разных примеров, и вы, вероятно, сможете найти те, которые помогут вам в вашей ситуации.
Пример официального электронного письма:
Кому это может быть важно,
Я недавно купил тостер в вашей компании, но, к сожалению, нагревательный элемент работает неправильно.
Для справки, номер модели TOS-577, и я купил его 1 мая 2016 года в магазине Toaster Emporium в Нью-Йорке. Я вернул тостер в магазин, но мне сказали, что я должен связаться с вами, потому что эта модель снята с производства. Из-за этого они не могли предложить возврат или обмен.
Я могу понять позицию магазина тостеров, но тостер не должен был так быстро ломаться.
На него по-прежнему распространяется годовая гарантия вашей компании, поэтому я хотел бы обменять тостер на рабочую модель. Если это невозможно, я хотел бы получить возмещение. Пожалуйста, дайте мне знать, какие шаги мне нужно предпринять, чтобы это произошло.
Большое спасибо за помощь в этой ситуации.
С уважением,
Джон Джонсон
Итак, вот оно! Если вы будете помнить об этих советах, когда пишете электронные письма на английском языке, вы можете стать экспертом по электронной почте.
Если вам нужны дополнительные рекомендации о том, как написать электронное письмо на английском языке (или улучшить свои навыки письма на английском языке в целом), перейдите на сайт Inklyo. На этом веб-сайте есть учебные курсы и книги по письму на английском языке, и есть даже специальные материалы, которые научат вас писать электронные письма лучше, чем когда-либо прежде.
Загрузить: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.
Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)
Райан Ситцман
Райан Сицман преподает английский и иногда немецкий языки в Коста-Рике. Он увлечен учебой, кофе, путешествиями, языками, писательством, фотографией, книгами и фильмами, но не обязательно в таком порядке. Вы можете узнать больше или связаться с ним через его веб-сайт SitzmanABC.com.
« Ой, я это сказал? 15 распространенных ошибок в английском языке, которые вы никогда раньше не замечали
Основы английских прилагательных: 7 ключевых типов прилагательных, которые нужно знать В детстве мама научила меня писать и отправлять благодарственные письма на следующий день. Это запомнилось мне на протяжении всей моей карьеры из-за того, что она объяснила этот простой жест:
«Даже если вы поблагодарите их в данный момент, — объяснила она, — дополнительная записка с выражением благодарности покажет людям, насколько вы заботитесь и цените их время и щедрость. .»
Аналогичным образом следует выражать благодарность клиентам.
Вы, наверное, думаете: «Я не могу отправлять каждому покупателю открытку с благодарностью после каждой покупки!» Но вам не обязательно, есть несколько возможностей включить благодарственные письма в вашу стратегию успеха клиентов. В этой записи блога мы научим вас, как выразить признательность, отправив покупателю благодарственное письмо, которое обязательно обрадует его (и заставит мою маму гордиться).
Как поблагодарить клиента за его работу
- Выберите формат, который подходит для вашего бизнеса.
- Используйте соответствующее приветствие.
- Выразите благодарность и признательность.
- Включите конкретные детали.
- Взгляни в будущее.
- Скажи «спасибо» еще раз.
- Используйте подходящее закрытие.
- Подпишите благодарственное письмо.
- Дайте клиентам возможность ответить.
1.
Выберите формат, подходящий для вашего бизнеса.Когда вы благодарите своих клиентов, вы хотите, чтобы это звучало профессионально и искренне. В то время как рукописная открытка с благодарностью может показаться самой продуманной, может быть логистически невозможно выполнить ее для каждого клиента, с которым вы ведете бизнес.
Выбирая формат благодарственного письма, подумайте, за что именно вы его благодарите. Например, электронная почта будет уместна для обычных товаров, приобретаемых в Интернете, в то время как новые или новые клиенты оценят более персонализированные сообщения. Например, в Chewy есть команда художников, которые раскрашивают питомцев новых клиентов и дарят им рукописные благодарственные открытки, посвященные семьям их пушистых друзей.
В тех случаях, когда невозможно написать рукописное сообщение для каждого клиента, которого вы хотите поблагодарить, используйте шаблон благодарственного письма, пользующегося доверием клиентов, чтобы показать им, насколько вы благодарны за их работу, отзыв или лояльность.
2. Используйте соответствующее приветствие.
Правильно начните письмо с правильного и уместного приветствия. Все это зависит от голоса и тона вашего бренда.
Если вы знаете получателя, начните письмо со слов «Привет…» или «Дорогой…»
Если вы никогда не встречались с получателем, начните свое письмо со слов «Дорогой…»
Затем дважды и трижды проверьте правильность написания имени получателя.
Если благодарственное письмо носит официальный характер, обращайтесь к получателю как «мистер». или «мисс», за которым следует их фамилия.
Если благодарственное письмо носит неофициальный характер , обращайтесь к получателю по имени.
Как правило, поддержание формального взаимодействия заставит клиента чувствовать себя уважаемым, но не забывайте о фирменном голосе вашей компании, когда вы пишете.
Рекомендуемый ресурс
11 Бесплатные шаблоны благодарственных писем клиентам
Заполните форму, чтобы получить доступ к шаблонам.
3. Выразите благодарность и признательность.
Затем поблагодарите получателя за все, что он вам дал, будь то подарок, пожертвование, интервью или просто то, что он был вашим клиентом, и выразите искреннюю благодарность. Скажите спасибо и укажите, насколько вы цените то, что они вам дали, и как это поможет вашему бизнесу.
Например, если клиент повторно приобрел ваш продукт по подписке, вы можете написать следующее:
«Большое спасибо за повторную подписку и повторную покупку [Продукта]. Поддержка таких давних клиентов, как вы, помогает нашему бизнесу расти и развиваться благодаря вашим полезным отзывам.»
Или возьмите записку от Abercrombie & Fitch и посмотрите, насколько более эффективным будет сообщение с благодарностью:
4. Включите конкретные детали.
Поделитесь подробностями об их взаимодействии с вами, чтобы получатель почувствовал, что все, что он дал вам, было полезным и ценным.
Например, если клиент отправил опрос для получения отзывов, вы можете включить следующие сведения:
«Спасибо за заполнение опроса о вашем опыте использования [Продукта]! Ваши отзывы помогают нам улучшать наши предложения для вас и других клиентов.
. Вы правильно заметили, что информацию об отмене на нашем веб-сайте слишком сложно найти, и я передал этот отзыв нашей команде веб-дизайнеров, чтобы предложить сделать ее более доступной».
Будь то влияние их покупки на ваш растущий бизнес или отзывы, которые могут помочь вам стать лучше, чем больше вы сообщаете им, что они внесли положительный вклад, заставит их чувствовать, что они внесли больше, чем просто свои деньги и время.
5. Смотрите в будущее.
Завершите свое благодарственное письмо взглядом в будущее вместе с получателем. Если совместная работа была взаимовыгодной, скажите им, что вы хотели бы работать вместе снова. Вы можете повысить лояльность клиентов, выполнив этот дополнительный шаг, поскольку другие компании могут прекратить отношения с клиентами после предоставления услуги.
6. Еще раз скажите «спасибо».
Завершите свое письмо последней строкой, например:
«Еще раз спасибо за ваш [подарок/поддержку/покупку/отзыв]».
7. Используйте подходящее закрытие.
Существует множество различных приветствий, которыми вы можете закончить свое благодарственное письмо.
Для деловых отношений закройте свое электронное письмо словами «С уважением…» или «С уважением…» (Прочитайте наше полное объяснение того, когда использовать какое закрытие, в этом сообщении в блоге.)
Другие деловые окончания могут включать:
- «С уважением…»
- «Ура…»
- «Хорошего дня/выходных…»
- «С уважением…»
- «Всего хорошего…»
8. Подпишите благодарственное письмо.
После того, как вы завершите работу дружеской подписью, обязательно подпишите свою работу. Если вы общаетесь с новым клиентом, добавьте формальности к своей подписи, указав свою фамилию. Если вы пишете письмо от руки, подпишите документ курсивом для более профессиональной эстетики. Эти детали имеют большое значение в определении тона вашего письма.
Независимо от того, пишете ли вы благодарственное письмо для нового или одного из самых лояльных клиентов, эти советы помогут вашему сообщению попасть в цель.
9. Дайте клиентам возможность ответить.
Важно помнить, что благодарственные письма эффективно расширяют диалог с вашими клиентами. Таким образом, вы должны включить возможность для клиентов ответить вам, если у них есть дополнительные вопросы об их заказе, они хотят отправить отзыв или заинтересованы в совершении другой покупки.
Если вы используете маркетинговое программное обеспечение для отправки писем своим контактам, обязательно проверьте, могут ли клиенты отвечать непосредственно на обратный адрес электронной почты. Некоторые общие инструменты для работы с почтовыми ящиками будут использовать замещающий адрес электронной почты, который позволяет отправлять электронные письма 1:1 большой аудитории, но не позволяет вашим получателям отвечать на сообщения. Если вы не можете редактировать свое ответное электронное письмо, вам следует рассмотреть возможность добавления адреса электронной почты в само сообщение, чтобы у клиентов был прямой способ связаться с вами.
Теперь давайте рассмотрим различные элементы, которые должно включать каждое благодарственное письмо.
Что включать в благодарственное письмо
- Используйте шаблоны благодарственных писем.
- Определите наилучшее средство связи.
- Используйте соответствующее приветствие.
- Выразите благодарность.
- Расскажите им, как они повлияли.
- Признать будущее.
- Добавить правильное закрытие.
Благодарственные письма должны быть персонализированы каждый раз, когда вы их используете. Тем не менее, некоторые основные компоненты должны быть включены независимо от того, кого и за что вы их благодарите. Ниже приведены элементы, необходимые для отличного благодарственного письма.
1. Используйте шаблоны благодарственных писем.
Загрузите этот бесплатный шаблон
Благодарность клиента должна быть искренней, но в соответствии с брендом.
Вот почему мы собрали эту коллекцию шаблонов благодарственных писем для вашей команды, чтобы создать список писем для благодарности напрямую вашим клиентам. Настройте каждый шаблон в соответствии с вашими потребностями и отправьте их, чтобы получить удовольствие от клиентов.
2. Определите наилучшее средство связи.
Прежде чем вы начнете писать благодарственное письмо, вы должны подумать, какой способ лучше всего использовать по этому случаю. Как правило, рукописные письма считаются более искренними, чем электронные письма или текстовые сообщения. Это потому, что для написания этих заметок требуется время, и это демонстрирует искренность и признательность с вашей стороны.
Если это невозможно, благодарностью можно поделиться по электронной почте, текстовой или голосовой почте.
3. Используйте соответствующее приветствие.
Ваше письмо должно начинаться с соответствующего приветствия. Если у вас уже были отношения с получателем, ваше приветствие должно быть теплым и вежливым.
Используйте их имя, чтобы создать приветливый, дружелюбный тон, укрепляющий связь, которую вы с ними установили.
Если вы менее знакомы с этим человеком, ваше приветствие должно придать беседе профессиональный тон. Обращайтесь к получателю по его соответствующему титулу и используйте вступление, которое соответствует вашим отношениям с ним.
Например, если это важная заинтересованная сторона, ваше приветствие может быть таким: «Уважаемый мистер Фонтанелла». Или, если это новый клиент, с которого вы могли бы начать, «Здравствуйте, мистер Фонтанелла». Правильный выбор приветствия гарантирует, что ваше сообщение с благодарностью будет получено в предполагаемом контексте.
4. Выразить благодарность.
В следующем разделе должно быть указано, за что вы благодарны. Используйте конкретные детали, чтобы описать, что сделал получатель, чтобы получить эту записку. Включение деталей делает ваше сообщение более искренним, потому что оно персонализирует содержание для читателя.
В этом разделе постарайтесь как можно чаще использовать слово «вы». Это сделает ваше сообщение ориентированным на клиента, потому что вы сосредоточитесь на том, что получатель сделал для вас и вашего бизнеса.
5. Расскажите им, какое влияние они оказали.
После того, как вы поблагодарите их за то, что они дали или сделали для вас, кратко и подробно объясните, почему вы это цените. Уточните, насколько их действия важны для вас, чтобы они знали, что оказали на вас положительное влияние.
Например, если человек подарил вам физический подарок, скажите, как вы собираетесь его использовать, и уточните. Больше контекста заставит их чувствовать себя еще лучше, давая его вам.
Если они оказали вам действие или услугу, скажите, насколько легче было выполнить вашу работу с их помощью.
6. Признайте будущее.
После выражения благодарности в следующем разделе следует отметить ваши будущие отношения с получателем. Эта часть позволит клиенту узнать, что вы намерены продолжать работать с ним в течение долгого времени.
Это важно для построения долгосрочных отношений, поскольку устанавливает ожидания для будущих взаимодействий.
7. Добавьте правильное закрытие.
Для дружеских или семейных отношений используйте дружественное, неформальное завершение, которое вам удобно, например:
- «Скоро поговорим…»
- «До скорой встречи…»
- «С любовью…»
Наконец, ваше благодарственное письмо должно заканчиваться соответствующим заключительным заявлением. Еще раз поблагодарите получателя и предложите варианты связи с вами, если это необходимо. Затем завершите сообщение предпочитаемой подписью, а затем своей подписью.
Далее, давайте обсудим некоторые цифровые подходы с использованием клиентоориентированного языка, который вы можете использовать в электронных письмах с благодарностью.
Как написать благодарственное письмо клиентам за их работу
- В теме письма укажите что-нибудь положительное.
- Будьте осмотрительны в том, что продвигаете.
- Пишите как человек.
- Включите что-то личное или подлинное.
- Предоставьте клиентам возможность ответить.
- Начните с шаблона, который может использовать вся ваша команда.
Вот несколько советов, как написать благодарственное письмо успешному клиенту, независимо от того, в какой отрасли вы работаете.
1. Укажите что-нибудь положительное в теме письма.
Если вы решили, что электронное письмо с благодарностью — лучший путь, убедитесь, что ваша тема дает вашему клиенту предварительное представление о том, что его ждет. Такие слова, как «спасибо», «уважаемый клиент», «ваша лояльность» и «с благодарностью» — все это хорошие сигналы того, что клиент может ожидать от вас положительного сообщения, но это не единственные термины, из которых можно выбирать.
Взгляните на эти примеры, чтобы творчески подойти к открытию благодарственного сообщения:
- «Большие новости и большая благодарность». (Разумтело)
- «Спасибо за отличный вкус» (Алекс Милл)
- «Вы показали себя с размахом» (Патагония)
(Разумтело)2. Будьте осмотрительны в том, что вы рекламируете.
Благодарственное письмо не должно использоваться как возможность заставить ваших клиентов тратить больше денег.
Ничто не делает письмо от компании (замаскированное под благодарственное письмо) более неискренним, чем немедленная просьба к получателю купить что-нибудь еще. Есть множество возможностей поделиться предложениями и новыми продуктами со своими клиентами, но это не одна из них.
Совершенно нормально отправить покупателю благодарственное письмо, которое просто благодарственное письмо. Другие приемлемые варианты включают ссылку на опрос клиентов, персонализированный образовательный контент или информацию о программе лояльности.
3. Пишите как человек.
Если вы собираетесь войти в почтовые ящики своих клиентов, убедитесь, что благодарственное письмо хорошо составлено, персонализировано и искренне.
Наши почтовые ящики уже переполнены автоматизированными шаблонами электронной почты, которые каждый день массово рассылаются брендами. Убедитесь, что ваше благодарственное письмо звучит как можно более человечно, чтобы передать, насколько вы благодарны клиенту за его бизнес и лояльность. В качестве дополнительного штриха отправьте электронное письмо от реального человека в вашей компании — в идеале от руководства — для большей достоверности.
4. Включите что-то личное или подлинное.
Частично писать по-человечески означает понимать, что ваше сообщение читает другой человек. Если ваше электронное письмо кажется неискренним или небрежным, оно не окажет должного воздействия на вашу аудиторию. Хотя они оценят этот жест, он не оставит впечатления, которое напомнит им о вашем бренде в будущем.
Один из способов, которым вы можете украсить свою благодарность, — включить в сообщение что-то личное. Это может быть короткий рассказ о том, как эта покупка повлияла на ваш бизнес, интересное взаимодействие, которое произошло между вашей командой и клиентом, или просто забавная шутка и беззаботное напоминание о том, что ваши каналы поддержки всегда готовы помочь.
Что бы вы ни выбрали, это должно добавить больше контекста вашему письму, чтобы вы не просто говорили «спасибо, что купили это», а затем отправляли клиента.
5. Предоставьте клиентам способ ответить.
Важно помнить, что благодарственные письма эффективно расширяют диалог с вашими клиентами. Таким образом, вы должны включить возможность для клиентов ответить вам, если у них есть дополнительные вопросы об их заказе, они хотят отправить отзыв или заинтересованы в совершении другой покупки.
Если вы используете маркетинговое программное обеспечение для отправки писем своим контактам, обязательно проверьте, могут ли клиенты отвечать непосредственно на обратный адрес электронной почты. Некоторые общие инструменты для работы с почтовыми ящиками будут использовать замещающий адрес электронной почты, который позволяет отправлять электронные письма 1:1 большой аудитории, но не позволяет вашим получателям отвечать на сообщения. Если вы не можете редактировать свое ответное электронное письмо, вам следует рассмотреть возможность добавления адреса электронной почты в само сообщение, чтобы у клиентов был прямой способ связаться с вами.
6. Начните с шаблона, который может использовать вся ваша команда.
Хотя вам следует попытаться персонализировать благодарственное письмо для каждого клиента, шаблон может обеспечить согласованность элементов брендинга, таких как шрифты, цвета и изображения. Это также сэкономит время вашей команды, поскольку вам не придется начинать с нуля, когда вы начнете писать. Вместо этого вам просто нужно персонализировать шаблон и включить любую информацию или предложения, которые могут быть актуальны на данном этапе пути клиента.
Если вы ведете бизнес в сфере электронной коммерции, возможно, вы уже взаимодействуете со своими клиентами по электронной почте. Раздел ниже может помочь вашей команде написать привлекательные благодарственные письма после того, как клиенты совершат покупку на вашем веб-сайте.
Спасибо за ваш заказ
В электронной коммерции благодарственные письма — это эффективный способ оставаться на связи с вашей клиентской базой после того, как они совершат покупку.
Отправляя письмо или электронное письмо после доставки заказа, вы не только проявляете любезность, но также предоставляете прямой канал, чтобы задать вопросы, оставить отзыв или даже совершить повторную покупку.
Прекрасным примером этого является бренд Chewy. Chewy отправляет своим клиентам единственные в своем роде портреты своих питомцев, а также дружеское напоминание о том, что с их командой можно связаться круглосуточно и без выходных. Как вы можете видеть на изображении ниже, это очень крутой способ для бренда электронной коммерции поблагодарить своих клиентов за их бизнес, напомнив им о доступных им вариантах поддержки.
Источник изображения
Хотя персонализированный портрет домашнего животного — это верный способ заслужить признание вашего клиента, вам не обязательно дарить приз с каждым сообщением «спасибо». Для большинства клиентов получение записки в первую очередь покажет, что ваша компания благодарна им за сотрудничество. Но, если вы хотите сделать шаг вперед, написание благодарности в виде рукописного письма — отличный способ привлечь внимание вашего клиента.
Примеры благодарственных писем
Теперь, когда вы знаете, как написать эффективное благодарственное письмо для клиентов, вот несколько примеров того, как это делают настоящие бренды.
1. Omsom
Вот благодарственное письмо, полученное от Omsom — бренда продуктов питания, ориентированного на потребителя, специализирующегося на упаковках ароматизаторов, которые позволяют вам готовить дома из аутентичных азиатских ингредиентов и вкусов.
Смайлик и персонализация (наряду с броской темой, обещающей скидку) заставят вас щелкнуть, чтобы прочитать это письмо. Рекомендации о том, что купить для начинающих, также являются приятным штрихом.
Омсом эффективно выразил благодарность, персонализировал электронное письмо и не требовал от читателя слишком многого. Кроме того, это обеспечило ценность, предложив скидку получателю.
Почему это работает:
Интернет-магазины любят рассылать электронные письма о новых продуктах и предложениях, и что мне понравилось в этом благодарственном письме, так это его простота.
Благодарственное письмо Омсома — отличный пример положительного подкрепления. В первом предложении компания сообщает мне, за какое действие я получил благодарность. Это электронное письмо не было напористым или рекламным, а аутентичный стиль написания заставил меня улыбнуться.
2. Goldbelly
Вот благодарственное письмо, полученное от компании по доставке деликатесов Goldbelly.
Goldbelly только поблагодарил меня за мой заказ и предложил простой способ отслеживать статус доставки. Это просто и эффективно.
Почему это работает:
Поскольку Goldbelly работает с едой, все связанные с едой формулировки, используемые в электронном письме, являются приятным штрихом и укрепляют бренд.
3. JetBlue
Вот благодарственное письмо, которое я получил через пару дней после поездки на JetBlue:
Возможно, вы уже знаете, что JetBlue предлагает одни из лучших услуг по обслуживанию клиентов среди всех авиакомпаний, постоянно делая все возможное для своих клиентов.
Но иногда простота тоже работает.
В этом письме меня поблагодарили за то, что я летал с JetBlue в недавней поездке, и оно показало мне, как я могу заработать больше призовых баллов.
Почему это работает:
Программы для часто летающих пассажиров помогают путешественникам бронировать дорогие авиабилеты со скидкой, поэтому я ценю то, что JetBlue указала, как получить больше выгоды от моих будущих бронирований с ними. Это настоящая признательность клиентам — конечно, JetBlue хочет, чтобы я бронировал у них будущие поездки, но они также показывают мне, как получить больше отдачи от вложенных средств с помощью их программы лояльности.
4. Cxffee Black
Вот благодарственное письмо от кофейной компании Cxffee Black из Мемфиса:
Cxffee Black построила бренд на основе производства высококачественного кофе как части культуры чернокожих. Владельцы муж и жена создали чувство общности вокруг кофе, культуры и образования.
За последние несколько месяцев они запустили несколько новых инициатив, работая напрямую с производителями в Эфиопии.
Письмо простое и честное, поблагодарившее меня за то, что я являюсь частью его сообщества и путешествия.
Почему это работает:
Это искреннее письмо — оно не пытается что-то сделать или продать мне, оно просто направлено на развитие сообщества и признание. Он также информирует клиентов о том, что из-за повышенного интереса могут быть небольшие задержки с отгрузками.
5. Snooze Hotel
Вот благодарственное письмо, отправленное из отеля Snooze в Форт-Лодердейле:
Это еще один прекрасный пример короткого и приятного благодарственного письма, но с добавлением просьбы оставить отзыв. Это легко сделать с помощью простой кнопки «да» или «нет», нажатие которой занимает меньше секунды.
Почему это работает:
Коротко и по делу. Записка выражает их признательность за мой бизнес в двух простых предложениях. Затем они упрощают отправку отзывов, добавляя нажимаемую кнопку «да» или «нет».
6. Всемирный фонд дикой природы
Вот благодарственное письмо, которое я получил от Всемирного фонда дикой природы в конце года, когда я сделал пожертвование: как мое пожертвование было использовано в действии:
youtube.com/embed/OJxUVyBZZF0″ frameborder=»0″ allow=»accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture» allowfullscreen=»»> Почему это работает:
Показать клиентам, куда именно уходят их деньги, — это эффективный способ отблагодарить клиентов, особенно если они делают пожертвования на благотворительность. (Кроме того, кто может устоять перед милыми животными?)
7. The Floor
После закрытия из-за пандемии студия пилатеса The Floor разослала искреннюю записку всем своим клиентам:
использование праздника, чтобы выразить признательность своим клиентам. Это не банальное письмо «В этот День Благодарения, мы благодарны вам за вас», а искреннее.
Почему это работает:
В этом примере The Floor ясно дает понять, что они ценят своих клиентов, и поясняют, почему: за то, что они продолжают поддерживать студию во время пандемии. Уточнение того, почему вы цените клиента, добавляет вашему сообщению слой честности и искренности.
8. Capital One
Вот пример благодарности клиентов, которую я обещал: благодарственное письмо (и пан-флейта), которое я получил от Capital One:
Привет @CapitalOne за отправку подарка ребенку после того, как я позвонил, чтобы оспорить начисление процентов. Вот это настоящее обслуживание клиентов 👏🏼 Киаре нужно повышение! pic.twitter.com/UbgB2NAC7H
— Кристен Джорджетт (@ksceppa) 19 марта 2021 г.
Источник изображения
Вот необходимый контекст: миссис Джорджетт просто позвонила в Capital One, чтобы исправить нежелательное обвинение, и завязала трубку. разговор с оператором связи. Она поделилась новостями о своей растущей семье, и представитель службы поддержки сделал пометку, чтобы исправить сложившуюся ситуацию и подбодрить ее с помощью подарочной корзины для ребенка.
Этот подарок, вероятно, стоил Capital One менее 20 долларов, но помог Джорджет почувствовать любовь.
Вдумчивый и персонализированный подарок и благодарственное письмо приятно подарить клиентам, которые чувствуют, что агенты компании действительно заботятся о них.
Почему это работает:
Этот благодарственный подарок не является обычным жестом «спасибо за покупку». Capital One дает своим представителям по обслуживанию возможность радовать клиентов максимально личным и актуальным образом. Если вас вдохновила эта идея, прочтите эту статью о маркетинге взаимоотношений.
9. UH Bikes
Вот благодарственное письмо, которое мой коллега Клинт получил после загрузки UH Bikes, приложения для проката велосипедов из Кливленда.
Почему это работает:
Это благодарственное письмо замечательно, потому что оно отвечает на все, что новые пользователи хотели бы знать после загрузки приложения. В нем объясняется, как арендовать велосипед, и даются ответы на часто задаваемые вопросы об услуге. Информация объясняется с помощью маркеров, что делает все кратким.
Это значительно упрощает регистрацию новых клиентов, особенно Клинта, который был в отпуске в Кливленде и был совершенно новым для UH Bikes. Он быстро зарегистрировался в приложении, а затем использовал это удобное электронное письмо, чтобы арендовать велосипед. Без этих пошаговых инструкций ему потребовалось бы гораздо больше времени, чтобы зарезервировать велосипед.
10. HubSpot
Подписавшись на ежедневную или еженедельную рассылку Service Blog, вы получите это благодарственное письмо.
Это благодарственное письмо следует всем шагам, перечисленным выше. Он начинается с дружеского приветствия, выражает благодарность за вашу регистрацию, отмечает будущие отношения, которые у нас будут. Затем он еще раз благодарит читателя, прежде чем подписать.
Почему это работает:
Это электронное письмо является отличным примером простого благодарственного письма, которое можно использовать для любого нового пользователя, предоставившего вам свой адрес электронной почты. Он короткий, по существу, и по-прежнему включает в себя призыв к действию, а также следующую точку общения, которую может ожидать клиент.
11. Мари Форлео
После записи на бесплатный курс копирайтинга от цифрового предпринимателя Мари Форлео было отправлено это электронное письмо:
Это письмо ободряющее и информативное. Это приводит читателей в восторг от бесплатного курса, повышает их уверенность в том, что они могут добиться успеха, предоставляет информацию о следующих шагах и сообщает им, к кому обратиться за помощью. Это отличный пример того, как благодарственное письмо за регистрацию может вызвать интерес и диалог.
Почему это работает:
Это электронное письмо дает читателю информацию о том, что им следует ожидать дальше, и открывает диалог для вопросов.
Шаблон благодарственного письма
Не можете приступить к отправке собственного благодарственного письма? Мы собрали шаблон ниже, чтобы помочь вам.
Чтобы получить дополнительные благодарственные письма, которые можно использовать в различных сценариях, загрузите наши бесплатные шаблоны благодарственных писем для клиентов.