Как научиться правильно распределять свое время: Как все успевать и распределять время: 5 правил успешных людей — Вебджем.рф

Содержание

Что поможет правильно распределить время. Как правильно распределить свое время

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью — это…

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием — привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника — это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку — роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее . Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать . Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

обязанности;
хобби;
развлечения;
отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

работа;
уборка дома;
регулярные важные покупки;
дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых.

Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

В наш век современных технологий время — это не только ценный ресурс, но и роскошь, которую нужно научиться ценить. С появлением новых технических приспособлений мы сами перестали замечать, как много времени тратим впустую. Бесцельное блуждание по социальным сетям, разговоры ни о чём по скайпу и мобильному телефону, регулярный просмотр электронной почты без особой надобности… Важные дела откладываем на потом и в результате ничего не успеваем. Отсюда и вечное недовольство собой, и отсутствие карьерного роста, и напряженные отношения с коллегами и начальством. Как вам распределить время правильно, чтобы перечисленные проблемы были известны лишь понаслышке? Давайте попробуем разобраться.

Мотивация

Если вы будете чётко осознавать, что трудитесь для скорейшего достижения конкретной цели, даже скучная и неинтересная работа начнет продвигаться быстрее. Визуализируйте свои планы. Представляйте себя за рулем шикарного автомобиля или с ключами в руках от собственной квартиры. Не стремитесь успеть всё и сразу, двигайтесь к своей цели небольшими, но уверенными шагами. Расставьте приоритеты и выполняйте дела по мере их важности. Сначала определите свои глобальные планы, затем промежуточные, которые можно выполнить в течение недели или месяца, и только потом промежуточные, выполнение которых не должно занимать более 1 дня.

Блокнот и ручка

Постоянно держать в голове список текущих дел невозможно, да и не нужно. Контролировать процент выполнения намеченных задач в течение дня можно с помощью ежедневника, органайзера или блокнота. Вечером, в спокойной обстановке записывайте в порядке значимости список дел назавтра. Приблизительно определяйте время выполнения каждой задачи с учетом своих сил и возможностей. Просмотрите свои записи в конце дня и сделайте определенные выводы.

Самые неприятные дела — в первой половине дня

Никогда не откладывайте самые сложные и скучные задания на потом. Пришли в офис — и сразу приступайте к составлению отчетности или отправляйтесь на трудный разговор с руководством. Не раздумывайте долго, заранее настраивая себя на провал. «Скользкое» дело будет тяготить вас в течение дня. Время — деньги, а выполнение второстепенных задач можно равномерно распределить по мере своей занятости.

Порядок на рабочем месте

При условии полного хаоса на рабочем столе вам будет очень сложно сконцентрироваться на выполнении поставленной цели. Возьмите за правило распределять документы по отдельным папкам, уберите из зоны доступа ненужные и отвлекающие предметы. По окончании дня на вашем рабочем месте должен быть идеальный порядок. Обеспечьте комфортные условия для работы, это позволит использовать ваше рабочее время более рационально.

Пересматривайте свой список

Периодически вычеркивайте из блокнота дела, утратившие свою важность. Будет правильно, если вы научитесь делегировать часть своих полномочий сотрудникам. Вы не железный человек и не можете работать круглосуточно. Лучше выполнить 70-80% плана, но качественно.
Используйте в качестве помощников современные технологии. Это позволит распределить время правильно и использовать его более рационально.

Досуг и отдых

Хорошо работает тот, кто умеет отдыхать и расслабляться. Правильный режим дня поможет вам чувствовать себя бодрым и активным, сохранять ясность ума и действовать рационально. Необязательно посещать развлекательные заведения каждый день, достаточно 2-3 раза в неделю выделять время для вечерних прогулок на свежем воздухе, встреч с друзьями или занятий спортом.

Делайте небольшие паузы между делами и переключайте свое внимание. Просто несколько минут посмотрите в окно, сделайте звонок или устройте полезный перекус;
не корите себя за невыполненные дела. Пересмотрите свои планы и работайте по мере своих сил и возможностей;
поощряйте себя за успешное выполнение сложных и неприятных дел.

Время бесценно и прошедший день не знает возврата.

Возьмите за привычку никогда не останавливаться на достигнутом. Планируйте даже самые мелкие дела и не забывайте про самоконтроль. Отдыхайте и занимайтесь спортом.Только в этом случае каждый следующий день будет более продуктивным, чем предыдущий.

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.

Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

«Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Эта статья адресована всем, испытывающим трудности с распределением времени, а самое главное, одному моему очень близкому человеку, надеюсь, он воспользуется ее советами и разумно распорядится своим временем, тем более, что написать ее, он просил сам.

Начнем с раннего утра. Точнее с того, чтобы разумно распределить время, с правильной организацией труда. Полноценный труд зависит от вашей внутренней самоорганизации. Поэтому оптимальное решение в распорядке дня фрилансера: ранний подъем и отбой не позднее 24 часов, разумеется, по своему местному времени.

Мобилизованный для работы организм будет себя лучше чувствовать, когда вы встанете около 6 утра, именно на это время приходится, согласно биологическим ритмам, окончание периода легкости и свежести. Ведь, если вы «сова», вам гораздо легче вставать до 6 утра, чем в 7 или 8 часов. Скажу, что не писал бы об этом, если бы не проверил на собственной шкуре. Лучше уж поспать после обеда 1 – 1,5 часа. Вы сами удивитесь, увидев, сколько полезного вы сделали, посмотрев на свой рабочий стол, допустим, часов в 9 утра. У меня, к этому времени, обычно бывает написано 2 или 3 текста, которые в дневные часы в буквальном смысле слова вымучиваются. Запрограммировав для себя один ритм жизнедеятельности и постоянно его повторяя, вы сможете на уровне подсознания выполнять ставшие привычными дела.

Да пока не забыл, хочу заметить, чтобы с утра лучше работалось, нет ничего эффективнее контрастного, а еще лучше холодного душа (а еще лучше 1-2 ведра холодной воды, пусть в ванной, если живете в квартире – гарантирует прилив бодрости).

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Был у меня такой период, летом прошлого года, когда вставать надо было рано, в 5.30 утра, а ложиться приходилось поздно, в 1 или в 2 ночи. Ну и как тут себя будешь чувствовать, вы думаете плохо — да ничуть. После подъема — выполнение основных действий, зачем все-таки встал. И вперед, вы думаете за компьютер, нет, на улицу, в гараж и на дачу. Прогулка по утреннему бодрячку куда как с добром, весь сон, как рукой снимает. Машина с утра тем более мобилизует, ну а свежий воздух, необходимая работа где-то до обеда, пение птиц в лесу, тишина и покой поднимают настроение лучше всяких 150 грамм. После обеда, сон 1 – 1,5 часа, контрастный душ и за работу, с 14 до 18 часов вечера. После 18 часов – домашние дела, компьютер уходит на время в распоряжение младшего сына. В 19 часов за руль и вперед, жену с работы забирать. И в 21.30 за компьютер, за работу до самого финиша. Почему ночью, да просто ночью никто не будет приставать с вопросами и просьбами, отвлекать, требовать внимания и прочее. Тишина, отсутствие работающего телевизора и т. д.

Вот так как-то, вы думаете, уставал — да нисколько, организм адаптируется к нагрузке на раз-два, и сейчас, когда времени намного больше свободного, организму в расслабленном состоянии гораздо тяжелее. Биоритм нарушился и надо со ставшего привычным образа жизни переходить на другой.

У всех по-разному и каждый может распределить свое время согласно своим предпочтениям и обязательствам. Если вы работаете, распределите рабочее время по пунктам, время на почту, на соцсети, на написание работы, телефонные и прочие совещания.

Про соцсети отдельно. До недавнего времени не испытывал ни малейшего желания общения и работы в соцсетях, откуда что взялось, как говорится коготок увяз и все, засосало, но через них приходят посетители на сайт и можно решить многие вопросы. Да даже элементарно отдохнуть от обязанностей, так что нужно распределять, чтобы всего было в меру и развлечений, и работы. Справляться с этой зависимостью научился, желание немедленно проверить соцсети продлилось не больше двух недель и в настоящий момент полностью контролируется.

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Не рассматривайте разговор с руководителем или заказчиком как враждебное столкновение, представьте, что вы вместе с более опытным специалистом решаете общую проблему, а его веское слово будет решающим в этом действии. И ему, между прочим, приятно, что без него ничего не крутится, дайте ему лишний раз почувствовать, что он Босс. Так вы снизите приоритет первой задачи, делегируете, а по-простому перепоручите вторую работу кому-то другому и упростите выполнение третьей. Таким образом, вы сконцентрируете внимание на главном, приоритетном направлении вашей деятельности. Ну, а руководитель воспримет ваши действия, как возможность плодотворного сотрудничества с вами в реальном времени. В общем, если просто говорить, надо уметь грамотно пустить пыль в глаза, скинуть с себя груз лишних обязанностей и заняться главным. Но, ни в коем случае не конфликтовать и не откладывать дела на потом, как говорится, пристройте их, а потом уже смело гуляйте, потому, как следом придут другие дела, и вы поневоле окажетесь погребенными под неимоверно тяжелым грузом ответственности, от которого устанешь больше, чем от выполнения физической работы.

Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Таким образом, мы рассмотрели ваше рабочее расписание, поняли, как избавиться от лишних задач, расставить приоритеты, узнали, что ранняя побудка отнюдь не во вред организму. Удовлетворение собственным трудом позволит избавиться от стресса. Вы и все остальные поймут, что вы не просто член команды, у которого все валится из рук и ничего не получается, а ценный работник, выполняющий работу не просто вовремя, а в короткие сроки и качественно. Конечно, это потребует некоторых усилий, но поверьте, стоит того, и даже самая влюбленная спутница, глядя на ваши успехи, поймет, что вы не зря отдаете своей работе так много времени, уделяя ей так мало внимания. Она ведь думает о будущем не меньше, чем вы. Спокойствие и только спокойствие, и никакого стресса.

как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать.

Психологи утверждают: люди испытывают удовольствие от проделанной работы, когда видят ее реальные результаты. Но как быть, если Вы не дровосек и распилка деревьев явно не входит в ваши служебные обязанности? Однако они предполагает выполнение тех монотонных обязательств, которые в итоге складываются в красивый проект.

Но подчас завершение его превращается в аврал. Виной тому «черные» дыры, в которые утекают бесценные часы. Чтобы не допустить их, учимся, как правильно распределить время, чтобы всегда все успевать.

Планирование времени: строго по внутренним часам

Совет №1. Вам письмо, танцуйте! Больше всего отвлекают сигналы о получении электронных писем. Причем объем важных сообщений не превышает не более 20%. Все остальное, как правило, составляют рекламные объявления или ничего не значащие письма.

Чтобы не тратить время понапрасну, проверяйте электронную почту утром, после обеда и перед уходом с работы.
Не разбирайте письма в то время, когда наиболее плодотворно работаете. «Жаворонков» — утром, «совам» — вечерам.
Для особо важных партнеров и клиентов заведите отдельный электронный адрес. Туда будет поступать первостепенная информация, на поиски которой не придется поднимать всю почту.

Совет №2. Телефонируйте вовремя. Чем в течение дня отвлекаться на телефонные звонки, лучше уделите им один час и сделайте все необходимые звонки.

Прежде чем взяться за телефон, подумайте, что важнее: дело , которым Вы заняты, или звонок.

Умейте тратить время на себя: отдых

— строго по графику

Совет № 3. Творческий беспорядок на столе. Наше подсознание может помнить об огромном количестве дел, а вот в предсознании стоять на очереди могут два-три, не больше. Соответственно, столько и предметов должно стоять на рабочем столе: компьютер, как главный элемент и несколько ему сопутствующих — папка с деловыми бумаги, калькулятор, телефон. Семейным фотографиям, кофейным чашкам и сувенирам — место на периферии стола, как и отработанным документам.

Творческий беспорядок под рукой, когда при этом удается в нужную минуту найти необходимый документ, экономически оправдан: он позволяет экономить 20% рабочего времени.

Совет № 4. Прекратите разговорчики! Предложение коллеги попить кофейку или удалить на пару минут в курилку, звучит соблазнительно. Но у Вас запарка, а обижать вовсе не хочется. В таком случае испробуйте технику красного флажка. Договоритесь, что, если у вас на столе стоит красный флажок (или любой другой предмет), в ближайший час Вас беспокоить нельзя.

Если останавливают поговорить — не принимайте приглашения присесть рядом, беседа затянется.
Носите с собой папку с бумагами — это даст понять, что у вас каждая минута на счету.

Совет № 5. Большая перемена. Школьный урок длится 45 мин, а студенты делают перерыв каждые полтора часа. В идеале, каждый час следует отвлекаться от работы на 5 мин. Не бойтесь это время потратить ни на что — оно с лихвой окупится, когда вернетесь к делам с двойной энергией. Правда, при условии, что на это время сможете максимально переключить свое внимание и не станете прокручивать в голове производственные проблемы.

Если у вас сидячая работа, встаньте и пройдитесь.
Если работаете с людьми, побудьте одна.
И не раскладывайте пасьянс на компьютере — не поможет.

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Всем привет! С вами Екатерина Калмыкова. Наверняка, вы со мной согласитесь, что самое ценное у нас — это наше время. Мы очень часто тратим его понапрасну, не понимая, что его не так уж и много.

Отвлекаясь на посторонние дела, мы теряем свое время, а потом удивляемся тому, что ничего не успеваем. Стараемся выполнить все поставленные цели, начинаем работать в условиях «многозадачности», разрываемся между запланированными делами. Как следствие, появляется раздражительность, нервные срывы, переутомляемость. Вам знакомо такое состояние?

На мой взгляд, люди, которые умеют правильно распределять время, могут по праву считаться успешными. В современном мире довольно-таки тяжело совмещать работу, учебу, уход за детьми и личную жизнь. Я, как любая женщина, тоже мечтаю совмещать все сферы жизни, чтобы времени хватало на все. Поэтому задалась изучением и уже в написала на эту тему несколько статьей.

Вот небольшая подборка:

Если и вы желаете научиться эффективно управлять своим временем, а свободное время проводить с пользой и не чувствовать себя «загнанной лошадкой», то читайте дальше. Я поделюсь некоторыми советами как правильно распределить свое время.

Итак, как распределить время, чтобы все успеть? Самый результативный метод — это составление списка дел, которые необходимо выполнить. Следует распределить дела, которые нужно делать в первую очередь и во вторую. Будет хорошо, если вы будете важные и не важные дела отмечать, например, разными цветами. Об этом я подробно писала в статье « ». Также можно при планировании попробовать использовать .

Однозначно вам будет приятнее планировать свое время, если вы заведете красивую записную книгу или ежедневник.

Совет №1: как рационально использовать свое время? Не стоит загружать свой ежедневник выдуманными делами.

Если вам предстоит свободный день или час, то подумайте: «Как распределить время?». Но не нужно стараться успеть выполнить все дела хаотичными урывками. Как говорится, всё и сразу. Такое освободившееся время лучше провести с пользой для себя, например, насладиться походом в спа или времяпровождением с подругой.

Совет №2: как продуктивно использовать свое время? Старайтесь каждую минуту использовать с пользой для себя.

Если пока не получается грамотно распределять свое время, т о попробуйте разделить дела по группам:

первая группа — дела с первым приоритетом, важные дела;
вторая группа — важные дела, которые могут подождать;
третья группа — дела, которые нужно делать срочно, но они неприоритетные;
четвертая группа — второстепенные и не срочные дела.

Как можно увидеть, сначала следует выполнить дела из первой и второй групп, затем из третьей группы и только потом, если у вас останется время, приступайте за дела из четвертой группы. Как научиться распределять свое время? Конечно, это не делается с первого раза, но практика творит чудеса. Научившись составлять группы дел, расставлять задачам и выполнять их последовательно, то вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. И вы сразу поймете, что правильно распределяете свое время.

Очень важно более рационально использовать свое время, чтобы обрести успешную жизнь. Важную роль здесь играет сила воли.

Будь ты школьник, студент или блогер, ты должен научиться противостоять всему, что «сжирает» твое время, так называемые поглотители времени. Как правило, это социальные сети. Инстаграм, Вконтакте, Facebook – все это тратит ваше время попусту, если вы не используете их, как рабочий инструмент.

Конечно, очень интересно посмотреть, что выложила Маша, Даша или Петя. Но, проанализировав, сколько времени у вас занимает чтение ленты, вы точно ужаснетесь. Да, я тут на днях провела хронометраж. Мне просто стало жаль потерянных часов. А ведь время уходит в никуда, хотя можно было его потратить на что-то полезное. Поэтому так важно уметь грамотно распределять свое время.

Совет №3: сокращайте время, проводимое в социальных сетях и вы удивитесь, сколько свободного времени у вас есть.

Дела и обязанности идут рука об руку

Совет №4: как эффективно использовать рабочее время? Помните, что у вас есть дела и обязанности. Они отличаются и нужно их уметь различать.

Обязанности на работе — это то, за что вы получаете деньги. Дела могут быть лишь косвенно связаны с работой, а могут касаться другой сферы в вашей жизни. Многие женщины стремятся казаться всё успевающими и начинают работать в режиме многозадачности. Я была такой же 🙂

В результате выполнения нескольких дел сразу они делают их либо наполовину, либо некачественно, либо невнимательно и могут упустить важные детали. Как следствие, вы на одно дело затрачиваете куда больше времени, чем оно того стоит.

Совет №5: как правильно использовать рабочее время? Решайте одну задачу за раз, не распыляясь на несколько дел сразу.

Делая сто дел, вы не покажете себя с лучшей стороны. Скорее всего, вы забудете что-то важное и это не понравится начальству. Делайте только одно дело, вы сделаете это качественнее и быстрее, а значит у вас появится больше времени на все остальное.

Богатые используют время рационально. Особое применение своему таланту они находят в работе, умея полностью погружаться в задачу. У многих имеются множество мелких дел.

Хорошо, если они так или иначе связаны с основной задачей, вы сможете переключаться между делами, не отходя мыслями от главного дела. Будет отлично, если мелкие дела будут носить механический характер, так можно будет не отвлекаться на посторонние вещи.

Анализ и отдых как две стороны одной медали

Совет №6: проводите анализ своего времени, как рабочего, так и личного.

Рационально использовать рабочее время поможет анализ своего времени. Вам нужно понять, что у вас занимает много времени и сократить это. Например, если много времени у вас занимает общение с коллегами на нерабочие темы, постарайтесь сократить разговоры и ограничится только обсуждением новостей за обедом.

То же самое касается и распределения личного времени. Если у вас много времени уходит на просмотр телевизора, постарайтесь сократить время до 30 минут в день. Не готовьте перед телевизором и не работайте перед ним. Он постоянно будет отвлекать ваше внимание. Наверняка, вы знаете, что и кушать, смотря его, тоже не рекомендуют, поскольку можно съесть гораздо больше своей порции 🙂

Помните, что вы не можете сделать все дела за один день и заработать все деньги в мире.

Совет №7: отдыхайте.

Включите в свой распорядок сон и отдых минимум 8 часов в сутки. Восьмичасовой сон — основа хорошего самочувствия и свежей головы. Если есть возможность поспать подольше — прекрасно. Дайте себе немножко поваляться в постели, не неся ответственность ни за что.

С новыми силами вы сможете совершить куда больше, чем с кругами под глазами.

Зовем на помощь технику и порядок

Вам будет проще уследить за всем, если у вас будет хороший пунктуальный помощник, а именно — смартфон. В современных телефонах установлены программы, которые напоминают о встречах, звонках, походах в магазинах и т. д. Используйте эту прекрасную возможность, чтобы бесплатный ассистент напоминал вам о важных делах.

Совет №8 : используйте таймер.

Таймер на телефоне также призван помочь занятым людям. Установите таймер на один час и постарайтесь за это время сделать хотя бы три мелких дела или одно большое. Таймер можно использовать для занятий спортом, чтения умных и для саморазвития и т. д.

Совет №9: наведите и обязательно поддерживайте порядок на рабочем месте.

Вы любитель творческого беспорядка? Задумайтесь, сколько времени у вас занимает поиск нужных бумаг, папок, книжек. Если процесс занимает больше 3 минут, пора навести порядок на рабочем столе и внутри него. Процесс поиска необходимых вещей должен занимать максимум три минуты.

Совет №10: изучите вот этот классный курс.

Если вам до сих пор непонятно, как рационально использовать свое время, рекомендуем обратиться за помощью именно к этому курсу. В нем пойдет речь о способах управления собственным и чужим временем. Главное, почему я советую его, это то, что методика опробована самим автором и она принесла ему более чем щедрые плоды.

Из курса вы получите знания, которых нет в учебниках, в университетских пособиях, на интернет-ресурсах. Уникальная информация собрана на одном диске и ждет еще одного счастливчика. Тем, кто решится на обучение предстоит узнать море интересного из сферы тайм-менеджмента. Раскроются секреты, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать все дома, как монетизировать свое нахождение перед компьютером, как рационально использовать свободное время и многое другое.

Решились? Тогда не медлите. Приобретайте курс , узнавайте секрет успеха и становитесь самым успешным человеком!

Друзья, на этом я заканчиваю наш разговор. Уверена, если вы прислушаетесь и примите мои советы к сведению, то научитесь рационально и эффективно управлять своим рабочим и свободным временем, ведь как правильно распределить свое время вы уже знаете.

Тайм-менеджмент, действительно, интересная наука. Поэтому к этой теме я еще ни раз вернусь.

До новых встреч

Жить полной жизнью — это…

Привлечение помощи

Техника

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

10 советов по эффективному управлению временем

Тайм-менеджмент | Мегги Нахабедян | Минуты времени чтения

Время летит всегда. Это делает время переменной, которую трудно контролировать и отслеживать. И как только время ускользнуло, вы никогда не вернете его. Для компаний потерянное время равносильно потере долларов.

В деловой среде, где сотрудники и квалифицированные специалисты нанимаются на основе их вклада и производительности в установленное время, самое время научить их навыкам тайм-менеджмента. Почему? Они не только будут лучше следить за временем, но и получат возможность отслеживать свой прогресс в проектах и внести свой вклад в успех компании.

Осознание времени приведет к самосовершенствованию и достижению цели. Это верно как в вашей работе, так и в личной жизни. Какой лучший способ эффективно управлять временем? Применение этих 10 советов — хорошее начало.

1. Проверка времени

Точно знайте, как вы проводите свое время. В офисе вы должны знать задачи, которые крадут ваше время. Тогда вы можете что-то с этим сделать. Например, вы можете потратить час на электронную почту вместо завершения важных проектов. Точное знание того, на что уходит ваше время, может помочь вам принять решение о делегировании задач или покупке программного обеспечения для ускорения некоторых низкоуровневых процессов.

2. Установите ограничение по времени

Установка ограничения по времени для задачи может быть интересной. На самом деле, это может быть похоже на игру. Некоторые компании фактически делят сотрудников на группы, и та группа, которая первой завершает проект или задачу, получает вознаграждение. Вы можете применить этот принцип к любой задаче. Установите определенный срок, например, час или два. Затем постарайтесь закончить задание за отведенное время и почувствуйте волнение, когда будете это делать.

3. Используйте программные инструменты для управления временем

Технологии более сложны в управлении временем. Различные приложения даже помогают отслеживать время сотрудников, чтобы вы могли следить за их входами и выходами. Интернет предлагает множество приложений и инструментов, и некоторые из них полезны для управления бизнесом, особенно для мониторинга и оценки повседневных процессов. Для многих приложений расширенные функции платных версий также могут дать вам дополнительный контроль и лучший пользовательский интерфейс.

4. Имейте список дел

Наличие списка всегда экономит время. Если у вас есть список, вам никогда не придется задаваться вопросом, что на повестке дня или что делать дальше. На самом деле, список позволяет вам сосредоточиться и мотивировать вас, сосредоточиться на ощущении сладкого удовлетворения каждый раз, когда вы отмечаете задачу в своем списке. Списки также позволяют вам видеть и отслеживать ваш прогресс. Даже если вы окружены отвлекающими факторами, ваш список будет держать вас на правильном пути.

5. Планируйте наперед

Планирование наперед — важная часть тайм-менеджмента. В идеале вы должны планировать заранее на неделю или, по крайней мере, накануне. Когда вы точно знаете, что нужно сделать в течение дня или недели, вы будете организованы и сосредоточены. Вы можете разбивать задачи по дням, чтобы заранее увидеть, сколько времени потребуется для завершения проекта. Даже если вы потратите всего несколько минут на предварительное планирование, вы сможете изменить свой рабочий процесс.

6. Начните с самых важных дел

Выполняйте самые важные дела утром. Все эти стрессовые задачи, большая часть вашей работы, самые сложные задачи — выполняйте их утром. Причина проста. У вас больше всего энергии по утрам, поэтому вы сможете решать задачи эффективно и грамотно. Кроме того, чувство выполненного долга за то, что самые важные дела были выполнены в первую очередь, сделает остаток дня намного лучше.

7. Делегирование и аутсорсинг

Вы не можете делать все сами, так что немного расслабьтесь и делегируйте полномочия. Может быть, вам пора обучить кого-то выполнять некоторые простые процессы на вашей работе или в офисе. Это освобождает вас, чтобы сосредоточиться на более крупных проектах или более сложных задачах. Вы даже можете поручить работу опытному фрилансеру и сэкономить деньги.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если вы решили выполнить задачу, доведите ее до конца – закончите. Старайтесь не делать половинчатую работу, то есть отказываться от текущей задачи и полностью заниматься чем-то другим. Одним из примеров полуработы является написание отчета, а затем внезапная проверка электронной почты без всякой причины и написание ответов. Это не только плохой тайм-менеджмент, но и плохая концентрация. Вы потеряете свой импульс. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и избегайте этих ловушек.

9. Внесите некоторые изменения в свое расписание

Если вы чувствуете себя более энергичным в определенное время дня, измените свое расписание, чтобы учесть это. Максимально используйте свое время. Некоторые люди более энергичны по утрам, а некоторые — ночные совы. Когда вы выберете наилучшее для вас расписание, вы сможете сделать больше.

10. Избегайте совершенства

Как говорится, не позволяйте лучшему быть врагом хорошего. Избегайте чрезмерного анализа всего, что вы делаете. Однако это не значит быть небрежным. Делай все возможное – всегда. Но совершенство может тянуть вас вниз, так что не думайте об этом. После того, как вы выполнили задачу и приложили к ней все усилия, вы должны двигаться дальше.

Эффективное управление временем в конечном счете является результатом правильного отношения и приверженности своим целям. Программные инструменты могут помочь вам в управлении временем, и существует множество календарей и устройств для отслеживания времени, которые помогут вам эффективно управлять временем.

Какие бы советы или инструменты вы ни использовали, используйте свое время с умом, но также находите время для отдыха и расслабления, чтобы вы были счастливы и мотивированы на протяжении всей жизни.

Какие советы и приемы вы используете, чтобы лучше управлять своим временем или своей командой?

Вы хотите более эффективно управлять своим временем, чтобы выполнять работу? Ознакомьтесь с советами по повышению производительности при работе из дома.

Мэгги — писательница, менеджер по социальным сетям и контент-маркетингу, работающая в AMGtime. Она интересовалась маркетингом и менеджментом с юных лет и хочет поделиться своими творческими идеями и необычным подходом к маркетингу с другими. Мэгги глубоко убеждена, что маркетинг — это все и важная часть нашей жизни. Она регулярно предлагает концепции о том, как продвигать продукты, услуги и мероприятия, как управлять временем, сотрудниками и многим другим.

32 Советы по тайм-менеджменту Чтобы меньше работать и больше играть

Планирование тайм-менеджмента

Если вы начнете свое путешествие по тайм-менеджменту с плана, он заложит прочную основу для будущих привычек и тем самым повысит ваши шансы на успех.

Совет № 1. Создайте учет рабочего времени.

Прежде всего: начните с выяснения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто возникает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, отнимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимают задачи.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не должно занимать более 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам необходимо выполнить для достижения конечной цели; чтение корректуры, контроль выбора языка и поиск адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи. С учетом этих дополнений, это 5-минутное электронное письмо может занять у вас 20 минут, что на 500% больше времени, чем вы изначально планировали.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач на вашем планшете. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать аудит времени.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для отслеживания времени. Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования вашего времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели просмотрите отчеты и оцените время, потраченное на выполнение различных задач. С помощью этих данных вы можете легко найти области для улучшения. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или занимаясь рутинной работой. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете иметь точную картину того, как вы тратите свое время, и соответственно планировать.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2. Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты в задачах.

Если у вас слишком много дел, то никакие тайм-менеджменты не помогут вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, перейдите к совету 3. Если вы считаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 D управления временем: делай, откладывай, делегируй и удаляй. Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы распределяете свои задачи в одну из 4 групп:

Делать: важные и срочные задачи.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи вы должны расставить по приоритетам и какие задачи вы должны запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3. Составьте план на день или список дел.

Это можно сделать либо в первый блок рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

При создании списка дел постарайтесь сделать его простым. Созерцание незаконченных списков изо дня в день может быть обескураживающим. Лучше не обещать и делать больше, даже если речь идет о личной продуктивности.

Составьте список пунктов так, как будто вы уже их заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот маленький трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы будете вычеркивать задачи из своего списка.

Совет № 4. Планируйте свою неделю в воскресенье.

Отправляясь на рабочую неделю с планом, вы сможете сосредоточиться на своих главных приоритетах. Это также облегчает переход от мышления беззаботных выходных к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» понедельника.

Уделите несколько минут в воскресенье составлению плана на всю неделю. Повысьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете сразу увидеть, что вам нужно делать каждый день.

Настройте себя на успех, запланировав задачи с низким приоритетом на пятницу и другие дни с низким уровнем энергии. Помните, что уровень вашей энергии и креативности колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задания во вторник и среду. Назначьте встречи на четверг, когда энергия вашей команды начнет снижаться. Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы тайм-менеджмента

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому подход к этим стратегиям управления временем методом проб и ошибок может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и трудоемкие задачи первым делом с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы самые продуктивные.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. У загруженного мозга остается меньше избыточной энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу же после пробуждения беритесь за самые умственные задачи.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только из 20% вложенных ресурсов.

Воспользуйтесь этим знанием и узнайте, какие действия являются частью этих 20 процентов.

Например, предположим, что вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на отправку электронных писем потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и поддержание учетной записи компании в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, тогда как у вас есть 5 клиентов, привлеченных по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на работу с электронной почтой, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Любой может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где провести время. Если вы не уверены в том, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие действия оказывают наибольшее влияние и занимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь золотыми часами или биологическим прайм-таймом.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологический прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Отслеживайте свою продуктивность за неделю с помощью блокнота или бесплатного инструмента для отслеживания времени. В конце недели ранжируйте эти временные интервалы от наиболее продуктивных до наименее продуктивных.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом планировать свои недели. Планируйте сложные или сложные задачи на периоды пиковой производительности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Очень легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, перегруженность может привести к прокрастинации или потере концентрации.

Метод швейцарского сыра, придуманный Аланом Лейкейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить большие проекты либо на более мелкие задачи, либо на временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью завершите его вовремя.

Советы и рекомендации по тайм-менеджменту

Нам всем время от времени не помешало бы небольшое ускорение. Воспользуйтесь этими небольшими советами и хитростями, чтобы сделать свою стратегию или метод повышения продуктивности более привлекательным.

Совет № 9. Ограничьте время выполнения задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, по крайней мере, так утверждает закон Паркинсона. Если вы посвятите задаче два часа, а не один, объем работы, которую вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой аудит времени и определите задачи, выполнение которых заняло больше времени, чем вы ожидали. Установите ограничение по времени для этих задач. Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и будете работать более эффективно. Вы также избежите расползания масштаба: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы по-прежнему обнаружите, что выходите за рамки этих временных ограничений, изучите свой рабочий процесс и решите, следует ли вам выделять больше времени на эти задачи в будущем. Вы также можете попробовать устранить мелкие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных дел» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут возникать неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими делами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье пересмотрите свои достижения за предыдущую неделю и поздравьте себя с успехами. Этот период обзора повысит вашу уверенность и поможет составить расписание на следующую неделю.

Совет № 11: Будьте на один день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого графика и откладывают работу до дня, когда она должна быть сдана. Однако для большинства это на самом деле не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет фактическое завершение проектов вовремя.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на один день раньше запланированного срока.

Совет №12: Не отвечайте сразу.

Не отвечайте автоматически на сообщения электронной почты или Slack сразу после их поступления. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки в свободное время. Закройте электронную почту или приложения для обмена сообщениями, чтобы избежать прерываний при работе над важными задачами.

Совет № 13. Перед встречами определите желаемые результаты.

Несмотря на то, что встречи необходимы и важны, общеизвестно, что они являются пустой тратой времени. Все были на звонке в Zoom, который длился намного дольше, чем нужно. Чтобы обеспечить продуктивные и своевременные встречи, убедитесь, что перед встречей у вас есть четкая цель.

Заранее составьте повестку дня и поделитесь ею с участниками собрания. Вы и ваша команда будете тратить меньше времени и быстрее вернетесь к работе.

Совет № 13. Планируйте перерывы между задачами.

Как во время бодрствования, так и в часы отдыха человеческий мозг проходит через базовые циклы отдыха-активности, или сокращенно BRAC. Мозг переключается между повышенной и пониженной бдительностью каждые 9 секунд.0 минут. После работы с высокой интенсивностью в течение более 90 минут мы начинаем использовать экстренные резервы энергии, чтобы поддерживать себя в рабочем состоянии.

Планирование перерыва не реже одного раза в 90 минут может помочь вам сохранять концентрацию и поддерживать высокую производительность в течение дня.

Совет № 14. Максимально используйте время ожидания.

Это случается с каждым: мы стоим в очередях, залах ожидания, терминалах аэропортов, вокзалах и т. д. Используйте это время простоя, чтобы отвечать на электронные письма на своем телефоне, нагонять пропущенные звонки и сообщения, делать упражнения, расслабляться или медитировать.

Кроме того, вы можете носить с собой книгу или электронную книгу и выкроить немного времени для чтения. Даже если книга не имеет прямого отношения к работе, чтение помогает повысить концентрацию и улучшает связь мозга.

Средства тайм-менеджмента

Нужна дополнительная помощь. Эти инструменты тайм-менеджмента — ваши новые лучшие помощники в продуктивности.

Совет № 15. Используйте приложения, чтобы не отвлекаться.

Используйте функцию «Не беспокоить» на компьютере и телефоне при работе над важными задачами. Такие инструменты, как Self Control или Freedom, можно использовать для блокировки отвлекающих веб-сайтов. Используйте их, чтобы заблокировать отвлекающие сайты, такие как социальные сети или новостные сайты.

Совет № 16. Используйте приложения для управления временем.

Лучший способ управлять своим временем — это в первую очередь знать, на что оно уходит. Приложения для тайм-менеджмента позволят вам следить за своим прогрессом и выявлять закономерности прокрастинации. Запуск таймера может помочь повысить вашу концентрацию и послужит сигналом для вашего мозга, чтобы переключиться в рабочий режим.

Мы рекомендуем бесплатное приложение Toggl Track, которым легко пользоваться и которое доступно на большинстве устройств. Он также предлагает подробные отчеты, чтобы вы могли легко увидеть свои модели прокрастинации. Существует также множество платных приложений для отслеживания времени, таких как Clockify, Harvest или Time Doctor.

Совет № 17. Сверните открытые окна.

Направьте свое внимание, работая только с одним монитором и открывая только одно окно. Выход в автономный режим также может быть вариантом, но давайте не будем заходить так далеко.

Совет № 18. Организуйте свою электронную почту.

Захламленные почтовые ящики — это поглотители времени. Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на обмен — организовать свой почтовый ящик. Gmail предлагает множество функций, которые помогут вам доминировать в бездонной яме входящей почты. Если вы используете какой-либо другой клиент, рассмотрите возможность перехода на Gmail (через POP3, SMTP или пересылку) или используйте внешнее приложение, такое как Airmail.

Вот несколько приемов, которые помогут вам быстрее просматривать электронные письма, упорядочивать их и отвечать на них:

Архивируйте электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
Создавайте ярлыки с действиями, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ.
Используйте фильтры для автоматического присвоения меток входящей почте на основе отправителя или какой-либо другой информации/ключевого слова, которые они содержат.
Вы даже можете пометить все информационные бюллетени, настроив фильтр для каждого электронного письма, содержащего слово «Отписаться».
Включите готовые ответы и создавайте шаблоны из писем, отправленных более двух раз. Вы можете настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом значительно ускорит процесс.

Навыки обучения тайм-менеджменту

Мы никогда не заканчиваем учиться, и тайм-менеджмент неприемлем. Независимо от того, начинаете ли вы заниматься тайм-менеджментом или являетесь опытным профессионалом, эти советы помогут вам продвинуться вперед на пути к обучению.

Совет № 19. Превратите свою систему в привычки.

Необходимо преобразовать вышеуказанные идеи в устойчивые привычки. Продолжая практиковать эти советы по тайм-менеджменту, вы повысите продуктивность своего мышления.

Установите разумный график, который вы сможете поддерживать в течение длительного времени (не менее месяца). Такое поведение со временем станет все более автоматическим. Исследование, опубликованное в Европейском журнале социальной психологии, показало, что требуется более 2 месяцев, прежде чем новое поведение станет автоматическим, а если быть точным, 66 дней, так что не корите себя, если для формирования этих привычек требуется время.

Совет № 20. На время откажитесь от вредных привычек.

Лучший способ избавиться от вредных привычек — начать с малого. Разбейте более крупные вредные привычки на более мелкие части или поначалу сосредоточьтесь на более мелких вредных привычках. Небольшие изменения с меньшей вероятностью вызовут физиологические реакции на стресс, поэтому вашему телу и разуму будет легче принять и повторить их.

Выберите привычку, установите расписание и придерживайтесь его. Если вы будете следовать этому плану, вам будет легче избавиться от старых, непродуктивных привычек.

Совет № 21. Не работайте одновременно.

Многозадачность отрицательно влияет на производительность. Исследования показали, что тем, кто многозадачен, труднее избегать отвлекающих факторов, чем тем, кто сосредоточен. Кроме того, многозадачность может повлиять на ваши когнитивные способности.

Выберите одно дело, установите таймер и работайте только над этим, пока либо не закончите, либо пока не сработает таймер. Это поможет обеспечить как вашу направленность, так и ваши стандарты качества.

Совет № 22: Не ждите вдохновения — сделайте это сейчас.

Некоторые художники ждут вдохновения, некоторые писатели ждут, пока спадет писательский кризис, а некоторые бизнесмены ждут идеальной тихой рабочей среды для выполнения сложных задач. Если вы всегда ждете подходящего момента, вы не будете готовы к нему, когда он придет.

Вдохновение и сосредоточенность также можно получить, пытаясь работать в периоды слабого вдохновения. Как сказал художник Чак Клоуз: «Вдохновение — для любителей; остальные просто приходят и приступают к работе».

Совет № 23. Не стремитесь к совершенству.

Лучшее — враг хорошего, по крайней мере, так говорят. Когда все должно быть идеально, может ли что-нибудь быть достаточно хорошим? Возможно нет. Сделано лучше, чем идеально.

Чтобы стать исключительным, вы должны постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Относитесь к каждому усилию как к эксперименту — ценному шагу на пути, каким бы ни был результат.

Совет № 24: Не зацикливайтесь на мелких деталях.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держите в голове общую картину. Сосредоточьтесь на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях вашей работы. Выполняйте самые важные задачи в своем списке дел и не парьтесь по мелочам.

Совет № 25. Используйте свой календарь.

Календарь хорош не только для планирования встреч. Вы можете использовать свой календарь, чтобы блокировать время для вашей сосредоточенной работы, отслеживать сроки и автоматически добавлять места к событиям.

Активное использование календаря поможет вам взять на себя ответственность за свое время. Если вы считаете, что запланированная запись не продвинет ваш план на день, просто отмените ее.

Лучшее управление временем с помощью Toggl Track

Учет времени может изменить вашу работу. Отслеживайте время, получайте и делитесь информативными отчетами и перестаньте задаваться вопросом, как прошел ваш день.

Тайм-менеджмент и баланс между работой и личной жизнью

Может показаться, что работа и жизнь отделены друг от друга, но то, что вы делаете в одной части своей жизни, окажет глубокое влияние на другую. Сохранение здоровых привычек поможет вам добиться большего, когда вы приступите к работе.

Совет № 26. Чаще занимайтесь спортом.

Физическая активность оказывает большое влияние на производительность. Участники одного исследования отметили 72-процентное улучшение управления временем и выполнением рабочей нагрузки после добавления физических упражнений в свой распорядок дня.

Исследователи показали, что короткие и интенсивные занятия спортом могут быть столь же полезными, как и более длительные. Выделяйте время хотя бы для коротких тренировок через день.

Совет № 27: Спите спокойно.

Думаете о том, чтобы пожертвовать частью своего сна ради проекта, срок которого быстро приближается? Мы бы не рекомендовали это.

Ученые обнаружили, что меньшее количество сна, чтобы освободить время для задач, на самом деле оказывает негативное влияние как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Усталые люди больше откладывают дела на потом и легче отвлекаются. Дайте своему мозгу по крайней мере восемь часов сна каждую ночь, даже если этот срок скоро наступит.

Совет № 28.

Запланируйте время для отдыха.

Когда мы работаем, наши тела проходят через процесс, называемый моделью усилия-восстановления.

В течение обычного рабочего дня все мы выполняем задачи, требующие усилий. Наши тела реагируют на эти усилия учащением пульса, повышением уровня артериального давления, что увеличивает утомляемость и создает стресс для организма.

Когда в конце рабочего дня вы найдете время для восстановления, эти физиологические реакции вернутся к своему базовому уровню. Если вы не уделяете время восстановлению, это может иметь неблагоприятные физиологические и психические последствия.

Крайне важно отключить свой рабочий мозг для вашей здоровой и продуктивной работы в будущем. Вы будете удивлены тем положительным эффектом, который может оказать некоторое время в тишине на ваши творческие процессы. Попробуйте такие занятия, как йога или медитация, чтобы расслабить тело и успокоить разум.

Совет № 29: Научитесь говорить нет.

Ваше время драгоценно. Не тратьте его на задачи и проекты, которые не соответствуют вашей миссии и целям. Вместо того чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажите: «Я проверю свое расписание и свяжусь с вами». Эта простая фраза поможет вам выиграть время, чтобы оценить предложения и принять разумное решение.

Совет № 31. Тренируйте другое полушарие мозга.

Продуктивные хобби задействуют те части вашего мозга, которые вы, возможно, не используете в течение рабочего дня, но все же важны для высокой умственной деятельности. Развивая эти части своего мозга, вы сможете быстрее решать проблемы и иметь в своем распоряжении больше творчества.

Кроме того, времяпрепровождение за пределами зоны комфорта может повысить вашу уверенность и помочь вам развить новые навыки. Найдите продуктивное занятие, которое вам нравится и которым вы сможете заниматься какое-то время. Некоторые популярные хобби: чтение, кулинария, танцы, садоводство, медитация, изучение языков, волонтерство и импровизация.