Как научиться распределять время правильно: Как правильно распределить свое время так, чтобы все успевать – Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как правильно распределить время — как научится?

К статье-отзыву о Macbook pro один из комментаторов сказал, что не блог веду, а проектирую какой-то адронный коллайдер, видимо именно так я описывал свою деятельность, утверждая, что мне очень нужен макбук. Тот разговор некоторым образом запал в душу, и я решил в очередной раз проверить, чем же я занимаюсь каждый день. Предварительный вывод показал, что мне нужен не Mac, а посудомоечная машина 🙂 Но шутки-шутками, домработница реально очень пригодилась бы, и я надеюсь, что она у меня рано или поздно появится.

Как правильно распределить время

Проблема тайм-менеджмента

В принципе, время от времени полезно делать некую аналитику своих ежедневных действий, чтобы понять, где залипаешь, и какое время используется не туда, куда нужно. Но если говорить о тайм-менеджменте, то я совсем с ним не дружу, потому что его основная суть — это делегирование полномочий, то есть необходимо отдать те дела, которые необязательно должен делать сам. Это, конечно, правильно, но пока в своей работе я никак не могу нащупать то, что надо отдать, ведь я вроде бы все и сам могу сделать. Да и чаще всего только в процессе получается понять, а что же именно нужно (из-за этого не могу составить ТЗ). С нерабочими делами, наоборот, все ясно: машину отдам в автосервис, доставку товара закажу на дом вместо самовывоза, постригусь в парикмахерской, налоговую отчетность отдам в Мое дело и тд. Но вот в работе, где же то самое эффективное действие «руководителя», а где рутинная работа для наемного фрилансера? Не понятно… А еще не работает фишка, что, мол, пусть дешевую работу делает кто-то еще, когда я за это время заработаю гораздо больше — потому что ничего я не заработаю на самом деле, вся деятельность по «одной цене» 🙂

Если на пальцах, то вот возьмем блоггинг. Понятное дело, если проект авторский, то статьи и фотографии должны быть моими, тут не подойдут услуги копирайтера и фотостоки, которые подошли бы для какого-нибудь портала о путешествиях. И вроде бы даже понятно, что если материала много, прибыль есть, то имеет смысл всю техническую сторону отдать веб-программисту, чтобы заниматься только контентом. С другой стороны, я за это время наклепаю статей «такой же стоимостью», сколько отдам программисту (на самом деле тут сложно оценить), ну и, как я уже выше писал, у меня проблема с ТЗ — хочется что-то переделать, но нужно самому повозиться, чтобы понять, как это должно выглядеть, соответственно, есть опасение, что придется потом все равно переделывать.

Но в любом случае я понимаю, что отдавать часть работы — это правильно, и, как я вижу, к этому многие со временем приходят. Если хочешь быть эффективным, то нужно выделить то направление, которое основное, и которое только ты можешь и хочешь вести, а все остальное путь делает кто-то еще. Таким образом, достигается максимальная эффективность, есть возможность углубиться по полной программе в свою область, вместо того, чтобы шарить во многих областях, но по верхам. В принципе по этой причине, я перестал делать сайты на заказ и писать статьи, поэтому что этот заработок в никуда, лучше это время потратить на развитие блога, что окупится в будущем.

В общем, если вам знакомы подобные проблемы, то хотелось бы услышать ваше мнение, как научиться правильно распределять время, как понять, что самому делать, а что по-любому отдать нужно, как быстрее усваивать информацию, как вообще все быстрее делать. Конечно, я понимаю, что блог не бог весть какая сложная работа, но те не менее. Люди вон как-то успевают по несколько штук одновременно вести, а другие так и порталы ведут в одиночку.

Работа блоггером

Я уже выкладывал статью и видео о работе блоггером, это для тех, кто думает, что это совсем ненапряжно по времени. С тех пор утекло много воды, поэтому еще раз, что входит сейчас в работу:

• Написание статей. Статью о впечатления можно быстро написать, когда навостришься, а вот некоторые информационные посты пишутся неделю, не включая переработку информации.
• Редактирование фотографий, подписывание и расстановка их по тексту. Если в статье 40 фотографий, то даже при минимальной обработке это час, подписать и расставить еще столько же. Да-да, последнее тоже занимает прилично времени.
• Комментирование и ответы на вопросы. Когда посещаемость у блога становится большая, то вопросы сыпятся каждый день. И я не могу на них не отвечать, ведь блог для того и делался, чтобы помочь с информацией. А вот когда выпускается философский пост, то там вообще порой дебаты разгораются, и как в них не участвовать, если я сам задаю эту тему. Часто, сев с утра отвечать на вопросы за последние пару дней, на этом мой рабочий день и заканчивается.
• Переписка по электронной почте и в личке. И, если я сейчас всех с вопросами отправляю в комменты, то все равно переписка остается. Иногда она личная, иногда по делу. Часто приходится переписывать с какими-нибудь техподдержками того или иного сервиса.
• Решение технических вопросов. Опираясь на свой опыт могу сказать, что от эти вопросы возникают постоянно, то один плагин отвалился, то кросспостнг перестал работать, то на сайте блок уехал куда-то. Да, конечно, если использовать минимальный функционал, то техническая сторона будет минимизирована, однако, мне напротив постоянно что-то хочется добавить новое, а не убрать, ведь прогресс не стоит на месте и нужно идти в ногу со временем, улучшая юзабилити.
• Продвижение сайта и анализ развития. Это то, чем я занимаюсь сейчас меньше всего, но это нужно делать. И как раз этот самый пункт получается глупо отдавать на сторону, потому что авторский блог с заработком на контекстной рекламе нерентабельно продвигать в принципе, к тому же еще чужими руками.

Аналитика рабочего времени

Проанализировать время, проведенное за компьютером, например, можно с помощью программ Time Tracker (Windows) и онлайн-сервиса и приложения Yaware (Windows и Mac OS). Но в этот раз, я решил все сделать руками, ибо мне важно было понять, что я делаю и в оффлайне тоже.

8:30 подъем, уборка, включаю комп
8:45 мою посуду с вечера
8:50 варю компот Егору
9:00 перебираю чернику для Егора
9:15 проверяю почту, ответил на 2 коммента и на 1 письмо
9:30 ищу фотки для статьи и наткнулся на отфотканные документы Егора — прореживаю
9:45 умываюсь
9:50 перехватил Егора
9:55 иду в душ
10:00 доделываю еду (Егор упал и висит на груди)
10:15 мою посуду после завтрака, убираю последствия завтрака
10:20 пришел дефектолог
10:45 отвлекся и ответил на коммент
10:55 слушаю дефектолога
11:55 завтрак делаю себе
12:00 разговор по телефону
12:15 завтракаю за компом, комменты+почта, прореживаю фотки для статьи и обрабатываю
13:25 выгружаю фото из лайтрум, заливаю на блог, пара сообщений в контакте, подписываю фотки, доделываю статью
13:50 Разогреваю обед Егору и мою посуду
14:00 оцифровываю документы Егора
14:10 подготавливаемся к массажу (еда, одежда), сам одеваюсь и собираюсь
14:25 документы Егора дооцифровываю
14:35 снимаю и развешиваю белье
14:40 выходим на массаж
14:55 приехали на массаж, работаю в машине: сообщения вконтакте, to-thai (публикация анонсов и проверка, настройка плагина)
15:35 life-trip (поиск ключей, подготовка статьи, проверка плагина, ответ на коммент)
16:00 массаж закончен, поехали домой (по дороге кормили Егора, они потом пошли гулять)
16:40 пришел домой, готовлю салат
17:00 ушел делать страховку для машины
17:35 доделываю салат
17:40 ем и смотрю почту/вк/комменты, читаю про анализы Егора
17:55 тел звонок, даже два
18:00 Разбираюсь с плагином, отвечаю по Skype
18:50 to-thai
19:20 Статья про Чанг, выбираю фотки
20:20 Играю с Егором
20:35 телефонный разговор
21:00 разогреваю еду для Егора
21:10 почта, разбираюсь с условиями партнерки booking.com, комментарии, читаю про законопроект
22:00 пишу статью
22:40 текучка, серфинг, ничего неделание
1:00 лег спать

Я выложил эту простыню сюда просто для примера, дни разные бывают, иногда больше дел, иногда меньше. На момент записи распорядка дня мы были в Москве, у нас шел курс массажа и ЛФК. А, к примеру, через пару недель мы переехали из Бутово и у нас начался новый курс массажа, гимнастики и укладок, в который была вовлечена моя мама (держать Егора надо было). А я бегал по инстанциям и регистрировал ИП. Забавно, нас стало трое взрослых, а все равно не успевали делать то, что надо.

Как правильно распределить время — некоторые выводы

• Нужно делать меньше переключений между делами. Читал, есть правило 45+15. Когда 45 минут работаешь над одним делом, и 15 минут отдыхаешь или делаешь мелкие дела. Причем во время этих 45 минут, нужно записывать в блокнот те мелкие дела, что возникают в процессе, чтобы не забивать ими голову и не переключатся. Суммарно у меня вышло около 6:30 в этот день на работу, а сделано было очень мало из-за переключений.
• Для меня лично очевидно, что мне нужен человек, который будет заниматься уборкой по дому и готовкой, пусть даже раза 2-3 в неделю. Потому что в этот день ушло около 2 часов на такие дела. Как минимум, это освободит меня, а я в свою очередь смогу чаще брать на себя Егора. Тут вот как раз понятно, что домашнюю работу стоит делегировать. Как вариант, поставить хотя бы посудомоечную машину.
• Выделить отдельное время (или может не фиксированное, но не чаще 1-2 раз в день) для ответа на почту и комментарии. Задержку перед ответом где-то в сутки я уже сделал, осталось делать это раз в день.
• Все-таки нужно рабочее место в закрытой комнате. Потому что и я сам отвлекаюсь постоянно на все что происходит вокруг, и у домочадцев не получается считать меня работающим — «ну, он же вот тут рядом стоит/сидит, не где-то там на работе». Как вариант, пробовал в наушниках с громкой музыкой работать, но это не совсем то, устаю от шума.
• Все-таки нужно пересиливать себя и учиться делать ТЗ, чтобы переложить техническую часть сайта на кого-то еще. Так как поиски какого-нибудь бага могут сожрать целый день.
• Чаще пользоваться услугами такси, чтобы мне не приходилось каждый раз их куда-то везти собственноручно.

P.S. Буду рад советам и личному опыту на тему, как все успеть, есть ли объективный критерий мало/много сделал, как выбрать, что делегировать, а что нет, помогает ли режим «рано ложится, рано вставать» и тд.

P.P.S. Вот еще понравилась хорошая статья на хабре касательно основ тайменеджмнета, где бы только найти в себе силы вот так себя организовывать.

Лайфхак #1 — как купить хорошую страховку

Выбрать страховку сейчас нереально сложно, поэтому в помощь всем путешественникам я составляю рейтинг. Для этого постоянно мониторю форумы, изучаю страховые договоры и сам пользуюсь страховками.

Рейтинг страховых →

Лайфхак #2 — как найти отель на 20% дешевле

Сначала выбираем отель на Booking. У них хорошая база предложений, но вот цены НЕ лучшие! Тот же самый отель часто можно найти на 20% дешевле в других системах через сервис RoomGuru.

Отели со скидками →

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

---

---

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

• A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
• В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
• С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

---

---

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

5 способов освободить время на важные задачи для тех, кто погряз в мелочах

На работе мы день за днём заняты совещаниями, отчётами, разбором почты и другими делами. Некогда просто подумать, не то что заняться планированием или решением того, что по‑настоящему важно. И дело даже не в том, что в сутках мало часов, просто мы неправильно распределяем время. Карьерные тренеры Рави Раман (Ravi Raman) и Мелоди Уайлдинг (Melody Wilding) рассказали, как это исправить.

1. Поймите, что заставляет вас заполнять всё своё время делами

Когда весь день чем‑то занят, чувствуешь себя нужным и полезным. Это особенно актуально для руководителей и тех, кто привык быть отличником. «У них самоуважение сильно завязано на достижениях и количестве сделанного», — говорит Уайлдинг.

К тому же мы часто путаем продуктивность (вычеркнуть все дела из списка) с эффективностью (выполнить стратегически важную задачу).

А при постоянно горящих сроках вообще кажется, что размышления — это непозволительная роскошь. Поэтому в первую очередь нужно понять, что стоит за привычкой занятости.

Проанализируйте свои убеждения о самом себе. Подумайте, как вы определяете успех, что заставляет вас чувствовать себя достойным. И не судите себя в процессе: сейчас важно понять, что вами движет.

2. Переосмыслите свою роль и приоритеты

Сегодня мир развивается с беспрецедентной скоростью. Это затрагивает и устройство компаний: сотрудники быстрее продвигаются по карьерной лестнице, чаще получают новые обязанности. Но после повышения мы нередко продолжаем работать так, как на старой должности. Полагаемся на тот же образ мыслей и привычки, хотя наши обязанности совершенно изменились.

Если вы чувствуете, что тоже застопорились на месте, пора переосмыслить свою роль. Например, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Согласно ей дела можно разделить на важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные.

Чаще всего мы упускаем из виду важные, но несрочные дела, хотя именно они помогают двигаться вперёд.

И оказываемся в плену срочных, но не таких важных задач: разбора почты, звонков, исправления ошибок. Поэтому время от времени устраивайте себе проверку. Смотрите, сколько вы тратите на важные несрочные дела и не слишком ли погрузились в мелочи.

3. Обозначьте границы

Чтобы время на те самые важные дела находилось, структурируйте свой день по‑новому. Убедитесь, что ваш график контролируете именно вы, а не другие люди. Многие начинают неделю с пустого календаря, а потом вносят в него встречи и совещания по просьбе других. В итоге собственные приоритеты отодвигаются на второй план.

Откажитесь от такого подхода. Заранее отметьте в календаре отрезки времени, которые посвятите своим важным целям, и только потом планируйте всё остальное. Не размышляйте о том, что важно для вашего развития, в свободный час между другими обязанностями. Выделяйте на это время, когда вы работаете лучше всего или когда вас точно не будут отвлекать.

4. Научитесь отказываться

Хорошенько посмотрите на свой список дел. Вполне вероятно, от каких‑то задач можно отказаться, какие‑то отложить, а какие‑то сократить. Это освободит дополнительное время.

Также старайтесь избавиться от лишних совещаний. Не соглашайтесь на них, если только ваше присутствие действительно не является необходимостью.

Чаще всего совещание можно заменить письменным сообщением, а идеи обсудить в общем документе.

Перед началом работы спрашивайте себя, что сделало бы сегодняшний день по‑настоящему крутым. Вряд ли это проверка пятидесяти накопившихся сообщений.

Возьмите на заметку ❌

5. Задавайте смелые вопросы

После того как вам удалось освободить сколько‑то времени в календаре, пора его использовать. Забудьте о том, что запланировано на текущую неделю или что вы скажете на встрече с руководителем. Подумайте над большими вопросами, которых обычно избегаете.

• Кем мы как компания можем стать?
• К чему стремимся как команда?
• Что бы помогло нам развиваться?
• Какова моя роль?

Подобные вопросы помогают найти творческие решения, которых мы не видим в привычном рабочем режиме. Когда получили ответы, зафиксируйте их и держите на виду. Делайте такое упражнение регулярно, чтобы не забывать о больших целях.

Читайте также 🧐

планирование и организация рабочего и личного времени. Как все распределить и успеть? Как правильно управлять своим временем?

Тайм-менеджмент

Многие люди все время жалуются на нехватку времени. Хочется успеть выполнить множество задач, но ничего не получается. От этого нарастает нервное напряжение, портятся отношения с близкими. Если ничего не предпринимать, время будет уходить, как песок. А дальше можно потерять все самое дорогое: работу, друзей, семью. Чтобы этого не случилось, нужно научиться распределять свой потенциал в плане выполнения различных дел правильным образом.

Что это такое?

Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

Чтобы избежать потерь, необходимо проводить исследование временных затрат, выделенных на реализацию каких-либо планов.

Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

• Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
• Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
• Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
• Неважные дела отвлекают от основной работы.
• Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
• Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
• Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
• Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

Поэтому необходимо применять такую методику, как тайм-менеджмент. Данное название переводится, как управление временем.

А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

Принципы

Когда человек стремится охватить все и сразу, при этом не утруждает себя планированием и не берет под контроль ситуацию, возникают проблемы со временем. Тогда ему кажется, что драгоценные часы уходят и тратятся впустую.

Поэтому необходимо принципиально подходить к процессу распределения сил и ресурсов, способствующих выполнению различных дел. Если все правильно распределить, то можно все успеть.

Планируйте свои действия

Безусловно, это важный момент. Начинать его необходимо с создания подходящей для этого обстановки. Если говорить о месте работы, то здесь следует прежде всего окружить себя приятными вещами и убрать с глаз все лишнее. Это касается как материальных, так и нематериальных моментов.

Над столом можно установить специальную доску на магнитах. Каждый день вы должны будете составлять план выполнения различных мероприятий, в котором все будет рассчитано по минутам.

И запомните, что данные мероприятия – это долгосрочное планирование. К нему необходимо привыкнуть. Сосредоточьтесь на работе, и она вам станет не в тягость.

То же самое можно сказать и об обязанностях по дому, которые вам предстоит выполнять каждый день. В этом случае стоит также составить определенный план. Поэтому создайте его и разместите при помощи магнита на холодильнике.

Например, вы вечером после работы задумали постирать грязные вещи. Современные люди используют специальные машины. Поэтому вам не нужно тратить время на саму стирку. В этом вопросе главное – не забыть выполнить задуманное, а именно: загрузить белье и включить устройство. А дальше оно само выполнит всю работу. А пока белье будет стираться в машинке, можно пришить оторвавшуюся пуговицу или почистить картошку.

Нужно планировать даже то, что вы будете есть на ужин. Блюда, которые очень долго готовить, лучше перенести на выходной день. В будние дни подойдут более простые рецепты.

Формулируйте желаемый результат

Чтобы выполнить данное условие, необходимо определиться с ключевыми направлениями деятельности. Например, попробуйте выбрать самые насущные задачи и включить их в первостепенный список.

Например, в только что наступившем месяце вы хотите перевыполнить план и улучшить показатели. Если вы менеджер по продажам, значит, вам необходимо создать цель, а именно: обзвонить с различными предложениями не только уже создавшуюся базу клиентов, но и привлечь к данному процессу еще большее количество лиц, заинтересованных в вашей деятельности.

Для этого вам необходимо обозначить примерную цифру доходности, которая, безусловно, повысится в результате проводимых мероприятий. Это будут ваша цель и одновременно ожидаемый результат.

Такие же примерно мероприятия можно провести, если вы хотите успеть выполнить в наступающем месяце определенные задачи, которые позволят облагородить ваш быт и реализовать цели личного характера, например, провести ремонт в квартире во время отпуска. Зачастую бывает так, что люди запланировали одно, а получилось совсем другое.

Поэтому и в этом вопросе необходимо поставить цель, обозначить результат и двигаться к этим факторам, несмотря на трудности. Они, скорее всего, не возникнут, если вы перед началом работ все правильно рассчитаете.

Первый пункт – это денежные затраты. Определитесь с ними. Затем распишите в подробностях все мероприятия, что предстоит выполнить, и визуализируйте результат. Для этого можно повесить на холодильник чертеж, на котором будут обозначены все выполненные работы.

Например, в первый день отпуска вы закажете все необходимые материалы, которые будут использоваться для отделки. Если для этого понадобится выделить больше времени, то выделите его.

Еще один день потребуется для того, чтобы получить заказ из строительного магазина. Все необходимые компоненты нужно проверить и определиться с их временным месторасположением. Этот вопрос также тщательно продумайте и определитесь с результатом проделанной работы.Следом распланируйте все свои действия по порядку. Например, после полной готовности к ремонту в плане завезенных материалов распишите каждый день в плане выполнения самих работ по дому.

И еще, обязательно оставьте 1-2 резервных дня на всякий случай.

Вдруг что-то пойдет не так, и одна из манипуляций займет времени немного больше, чем было задумано ранее. Например, вы почувствуете себя плохо, и вам потребуется на восстановление сил несколько дней.

Фиксируйте план действий

Данное мероприятие необходимо выполнять самым тщательным образом. Лучше всего это сделать на листе бумаги и разместить на самом видном месте.

И помните, что данные правила должны касаться как служебных обязанностей, так и обязанностей по дому. Тем, кто немного рассеян, нужно все действия расписывать по минутам. Чтобы вы не забывали о том, что ограничены во времени, ставьте «напоминалки» на телефон или будильник. Как только задание будет выполнено, вычеркните его из списка.

Важный момент: не планируйте организацию сразу очень большого количества дел. Выделяйте на их реализацию нужное время, иначе вы запутаетесь и ничего не успеете.

Расставляйте приоритеты

Этот важный момент необходимо выполнять с особой тщательностью, иначе вы затратите максимум энергии, устанете, потратите время, а цель так и не будет достигнута.

Поэтому сначала старайтесь выполнить самые важные задачи, которые будут отправной точкой. Неотложные и очень нужные мероприятия должны стать фаворитами первой половины дня.

Уже после обеда вы почувствуете удовлетворение от работы. Данный фактор снимет стресс и настроит на позитив.

Фокусируйтесь на главном

На работе этот вариант просто необходим. Кроме общего плана действий, составляйте еще один – дополнительный. В план-целеполагание вносите те пункты, которые вам необходимо выполнить «здесь и сейчас». А дальше пусть все дела по важности идут по убывающей.

Анализируйте свой опыт

Допустим, вы уже начали заниматься планированием, значит, уже в курсе, сколько времени уходит на ту или иную работу. Поэтому можете без труда определиться со временем, которое необходимо выделить на какое-либо конкретное мероприятие.

А если говорить об объединяющих моментах, то просто записывайте все негативные факторы, которые были связаны с выполнением той или иной задачи. Это необходимо делать для того, чтобы не наступить на одни и те же «грабли».

Планируйте отдых

Безусловно, если вы будете работать на пределе возможностей, то вы не получите того результата, что ожидали от мероприятия под названием «планирование времени». Все это произойдет по банальной причине. Просто ваш мозг – это так называемый компьютер. Если его функции будут непомерными, он просто даст сбой, а вы получите вместо эффективного труда стрессовую ситуацию.

Любой, даже очень занятой человек, должен выделять на свои личные нужды время.

Если нет возможности взять кратковременный отпуск на несколько дней, то попробуйте выделить выходной для похода в релаксирующий салон.

Благодаря этому действию вы отдохнете и приведете в порядок внешность.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Знайте: важные и срочные дела можно кому-нибудь перепоручить. Это выход из положения.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Знайте: в теории срочность только вредит выполнению какого-либо дела. В этой системе находятся те дела, которые относят к категории «повседневные».

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

• планируйте ежедневно;
• планируйте еженедельно;
• ставьте цели;
• определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

• Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
• После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
• Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
• И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Поэтому выявите и определите свою роль в этой жизни. Может, этих ролей окажется намного больше? Ответьте сами себе на этот вопрос.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Как научиться управлять временем?

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

• Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
• Обеденный перерыв длится 1 час.
• Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
• Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

При таком загруженном графике многие люди успевают тратить время на просмотр телевизора, прогулки, походы по магазинам и многое другое. Бесспорно, работать без расслабления мозговой деятельности и без отдыха не сможет ни один человек.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

• Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
• Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
• Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

• Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
• Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
• Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
• Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Секреты

Эффективное использование времени можно взять под контроль. Для этого есть определенные хитрости.

• Главная ошибка – планирование каждой минуты дня. Нужно учитывать непредвиденные обстоятельства. Поэтому оставляйте немного свободного времени. Это позволит выделить драгоценные минуты на решение внезапно возникших проблем.
• Учитесь говорить «нет» тогда, когда вы считаете, что это нужно сделать. Иногда попадаются люди, которые свои проблемы стараются переложить на чужие плечи. Поэтому нужно уметь отказывать таким людям.
• Планируйте свой отдых.