Как оформить емейл: Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.

12 правил эффективного составления писем

Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.

Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:

• Четко сформулируйте цель отправки.
• Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
• Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
• Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
• Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.

Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.

Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.

1. Отправитель должен быть узнаваем

Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.

2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма

Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.

Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.

Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:

Хотите бесплатный шаблон письма?

Получить!

3. Не игнорируйте прехедер

Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения. Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.

4. Начните письмо с приветствия

Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.

Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.

Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».

Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.

5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему

Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.  

Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.

6. Минимум воды

Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.

Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.

7. Следите за целостностью письма

Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:

8. Избавьтесь от терминов

Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.

Например, сравните два текста:

• Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.

• Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.

Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.

9. Не текстом единым

Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.

Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:

10. Обязательно «прощайтесь» в футере

Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:

• от кого адресовано письмо,
• контактные данные,
• ссылки на социальные сети,
• адреса магазинов и т.д.

Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.

Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.

11. Проверяйте письмо перед отправкой

Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.

Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.

Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.

12. Экспериментируйте

Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.

Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.

Удобный редактор писем

Попробовать

Смело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.

Как создать и оформить красивое письмо для рассылки

Емейл-маркетинг — это проверенный инструмент для создания долгосрочных отношений с подписчиками и клиентами. Вы получаете возможность встречаться с ними там, где они бывают каждый день — в почтовом ящике.

Чтобы получатели с нетерпением ждали ваши письма, мы расскажем, как просто сделать красивое письмо для рассылки в нашем редакторе шаблонов.

Как использовать функцию Drag-and-Drop

Несколько минут — именно столько теперь занимает создание письма, ведь мы уже выполнили за вас всю основную работу. Даже новичок сможет быстро создать качественное письмо. Используйте уже готовые блоки: кнопки призыва к действию, иконки соцсетей, карточки товаров. Просто перетащите нужный вам блок в емейл и добавьте в него изображение или текст.

C каждым разом сервис все больше и больше нравится, а именно: очень удобный редактор писем. Наконец мои рассылки стали реально хорошо выглядеть

— Андрей Тараканов

Как оформлять разные элементы письма

Предзаголовок (Preheader) — содержит текст, который в почтовом ящике отображается сразу за темой письма. Идеальная высота — 50-65 пикселей.

Заголовок (Header) — как правило, в нем размещается меню и логотип. Если лого большое, можно задать высоту 150-200 пикселей, если нет — хватит 70-ти.

Баннер — с его размерами можно поэкспериментировать: ширина ограничена рамками шаблона, а длина может быть какой угодно. Самый распространенный вариант использования — 640×480 пикселей.

Текстовый блок — служит для раскрытия темы письма, на должно хватать 5-7 предложений. В одной строке не должно быть более 75 знаков. Высота блока — 500-600 пикселей.

Карточки товаров — обычно используют не больше 3-х карточек в одной строке и 9-ти во всем письме, но можно использовать и технику коллажа. Слишком тяжелые изображения тормозят загрузку письма, но низкокачественные и неоригинальные фото товаров использовать тоже не стоит. Чтобы уменьшить вес изображения, сжимайте их в специальных сервисах.

Кнопка Call To Action (СТА) — чем четче сформулирован призыв, тем больше получателей совершит целевое действие. Ограничений по размерам нет.

Футер — здесь размещаются контакты компании, иконки соцсетей и ссылка на отписку. Оптимальный размер — 600×200 пикселей.

Создать свою первую рассылку

Зарегистрироваться

Что делать, если письмо не отображается у клиента?

Иногда письмо может не отобразиться в почтовых сервисах из-за множества ограничений для его содержания и оформления, например, размер письма или пользовательские шрифты. Но отправляя рассылку любой маркетолог хочет, чтобы пользователь увидел емейл таким, каким его задумал дизайнер. Что же делать?

Обязательным компонентом каждого письма должна стать ссылка “Просмотреть в браузере”. Это поможет получателю легко переключиться из почтового ящика на корректную HTML-версию. Статистика показывает, что количество кликов по такой ссылке не только является хорошей практикой при работе с клиентами, но и отображает, какой процент клиентов не смог прочитать письмо в своей почте.

В связи с появлением мобильных устройств разных производителей проверить, как письмо будет отображено в почтовых сервисах непросто, в отличие от браузеров. Ссылка “Просмотреть в браузере” поможет донести до пользователя информацию, даже если форматирование сломается.

Как добавлять в письмо изображения

Иногда поиск подходящей картинки может стать непростой задачей — сложно найти фото, не защищенное авторским правом, еще и в хорошем качестве. С eSputnik вы забудете об этой проблеме: в редактор встроен банк бесплатных изображений с удобным поиском по темам. Выбранную картинку остается перетащить в нужный блок емейла. Конечно, вы можете добавлять и собственные изображения, загружая их в письмо или указывая ссылку.

Как редактировать изображения в письме

После того, как вы выберете подходящее изображение, вы сможете отредактировать его прямо в шаблоне. Картинку можно обрезать, повернуть, наложить на нее фильтры и добавить стикеры, изменить резкость. А еще вы можете наложить поверх изображения текст — и получите готовый баннер!

Как добавить в письмо ролловер

Ролловер — это очень полезная фишка для eCommerce-рассылок. Когда пользователь наводит курсор на изображение, оно заменяется на альтернативное. С его помощью вы можете показать разные стороны товара, его важные элементы, варианты в разном цвете и т.п. Главное, чтоб картинки были одинакового размера.

Как сделать HTML-письмо

Для профессионалов, хорошо разбирающихся в HTML-коде, у нас есть встроенный редактор HTML. В нем реализованы такие полезные функции, как поиск, подсветка синтаксиса и автоматическое закрытие тегов. Благодаря им вы сможете комфортно сверстать целое письмо или его отдельный блок с собственными стилями и форматированием.

Система eSputnik оказалась очень интуитивно понятной и простой в использовании: письма легко создавать, редактировать, проводить эксперименты с разными темами, содержанием и пр. Мы увидели, что на е-мейл рассылках можно хорошо зарабатывать. Главное — иметь план и делать их качественно и регулярно

— Елена Мельниченко

Как автоматически заполнять карточки товаров 

Теперь у вас появится масса свободного времени на творческие задачи, ведь данные для карточек товаров больше не нужно вносить вручную. Используйте smart-блоки — это автоматический генератор контента в письмах. Укажите в smat-блоке ссылку на карточку товара на сайте, и в емейл автоматически подтянется его описание, фото и цена.

Как создать адаптивное письмо

Адаптивное письмо выглядит одинаково хорошо и на компьютере, и на планшете, и на мобильном. Учитывая, что большая часть получателей открывает письма на мобильных, очень важно адаптировать каждую рассылку. Создание адаптивного письма может стать очень сложной и трудоемкой задачей, но только не в eSputnik. Здесь вы настраиваете ее одним щелчком мыши, причем как для всего письма, так и для его отдельных элементов. Отдельные блоки при показе на мобильном можно скрыть — например, текстовые, если они занимают много места.

Удобно с первого взгляда. Корректная верстка писем, выглядит аккуратно. Подробные отчеты — можно показать заказчику, можно провалиться самостоятельно, вплоть до контактов, не перешедших по ссылке. Поддержка быстрая, хороший блог – много полезностей в одном месте

— Дарья Мазурина

Как добавить видео в письмо

Традиционный способ выглядит так:

1. Вставьте ссылку в поле «Ссылка на видео» и подождите, пока подгрузится титульная картинка.
2. Альтернативный текст пропишется автоматически.
3. Задайте цвет кнопке «Play» по своему усмотрению.

Новый способ — технология AMP в емейлах. С ней можно вставить в письмо не только видео, а целый сайт 🙂

Last post

Как красиво написать письмо

Тут работает простое правило — чем проще, тем лучше. Специалисты рекомендуют посвящать одно письмо одному целевому действию.

При выборе шрифта для рассылки будьте осторожны: почтовые клиенты поддерживают не все шрифты. С уверенностью вы можете использовать 10: Arial, Courier / Courier New, Geneva, Georgia, Helvetica, Palatino, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana. Если почтовик не поддерживает выбранный вами шрифт, он заменит его на собственный, установленный по умолчанию. Для экспериментаторов в eSputnik есть набор нестандартных шрифтов:

Создавайте красивые письма

Попробовать

Заключение

Мы не понаслышке знаем, как сделать красивое письмо для рассылки, потому что каждый день отправляем тысячи рассылок и сотрудничаем с самым широким спектром онлайн-бизнеса: от fashion-индустрии до медицинских компаний. Функции нашего редактора разрабатываются с учетом специфических нужд каждого из них.

Попробуйте и убедитесь сами!

Дизайн писем — Еmail маркетинг

Время чтения: 7 минут

Когда мы подготовили подборку неудачных писем, нам сказали, что мы всех только критикуем. А на деле нам хочется, чтобы мир и письма в нём стали лучше. Новую подборку посвятим хорошему — в неё вошли рассылки, которые нас вдохновляют. Также расскажем,

Читать дальше →

Время чтения: 7 минут

Зачем проводят акции? Из любви к заказчикам, желая помочь им сэкономить? Надеемся, и поэтому тоже. Но, как правило, за акциями и распродажами стоит конкретная цель: продать излишки со склада, увеличить лояльность клиентов, быстро получить прибыль или повысить интерес к новому

Читать дальше →

Время чтения: 5 минут

Текст, дизайн, адаптивность, интригующая тема — да, всё это работает. Но как сделать рассылки ещё лучше? Есть идея — добавить в письма GIF-анимацию. Хотя такой формат изображений не нов, он остаётся популярным в сфере email-дизайна. Давайте вместе разберёмся, каковы плюсы

Читать дальше →

Время чтения: 4 минут

Исследования Adestra показали, что таймер в письмах о Чёрной пятнице может принести на 171% бóльшую открываемость и в четыре раза больше переходов на сайт, чем обычная рассылка. Впечатляющие результаты, правда? Но не Чёрной пятницей единой — письмо с таймером подойдёт

Читать дальше →

Время чтения: 8 минут

В продуктовых магазинах товары расставляют так, чтобы покупатель обязательно их увидел. Шоколад располагают на уровне глаз детей, а на средних полках для взрослого потребителя стоят товары среднего и дорогого сегмента. Всё продумано и является частью маркетинга: свет, музыка, запахи, даже

Читать дальше →

Время чтения: 9 минут

Геймификация в сфере В2С — обычное дело. Ребусы, загадки, акции, юмор и развлечения помогают закрыть план продаж, вовлекают подписчиков в общение с брендом. В бизнесе для бизнеса тоже можно делать интересные рассылки, которые повысят лояльность пользователей. Только не отдельных людей,

Читать дальше →

Время чтения: 8 минут

У вас есть три секунды, чтобы удержать внимание подписчика. Если письмо не загрузится быстро, пользователь его удалит. Впрочем, быстрой прогрузкой дело не ограничится. Прежде чем прочитать текст, человек замечает визуальные элементы: иллюстрации, цветовую гамму, структуру, форматирование, вёрстку. Если хотя бы

Читать дальше →

Время чтения: 9 минут

Более 40 % россиян заказывают товары в интернете, и количество онлайн-покупателей растёт. Скорее всего, вы тоже хоть раз что-то приобрели онлайн. Заказывать одежду, косметику, еду, продукты таким образом удобно: не нужно выходить из дома, кому-то звонить — просто добавляете понравившиеся

Читать дальше →

Время чтения: 7 минут

Тёмная тема — режим оформления операционной системы, который переключает обои, интерфейс и приложения в чёрно-серые оттенки. О ней активно заговорили в 2019 году — вспомните историю с комментариями Вконтакте, нашумевшую презентацию тёмного обновления системы для iOS и Android. По данным

Читать дальше →

Время чтения: 6 минут

Времена меняются — меняется и блог Mailigen. В лучшую сторону, конечно. Мы запускаем новый формат статей. Их суть в том, чтобы нести пользу и клиенту, и вам. Клиент получает аудит рассылки с советами по доработке, мы — материал для новых

Читать дальше →

Как оформить email-рассылку: 6 основных правил

На сегодняшний день email-рассылка – один из наиболее эффективных маркетинговых инструментов, вот почему так актуален вопрос: «Какой контент использовать?». Этот вопрос лучше перефразировать следующими двумя: «Для кого писать?» и «О чем писать?». Сформулируя ответы на поставленные вопросы, вы определите тему и цель письма. Именно они задают вектор в поиске правильного контента для email-кампании.

Для начала давайте все же ответим на вышеупомянутые вопросы:

Для кого писать?

Чтобы понять, для кого же нам все-таки нужно писать, следует определить и проанализировать свою аудиторию. Для этого нужно определить ядро ЦА – это наиболее активные клиенты (те, кто читают все ваши письма, покупают чаще всего). Далее составляем портрет аудитории по следующей схеме:

• Пол, возраст, уровень дохода, статус, семейное положение, профессия;
• Где проводит время аудитория (в каких группах состоят, какие форумы посещают и т.д.)

При подписке на рассылку или уже после вы можете попросить аудиторию заполнить анкету указав свою персональную информацию.

О чем писать?

Чтобы узнать, о чем следует писать в email-письмах, воспользуйтесь аналитикой, которая предоставит информацию об интересах ваших подписчиков. Там вы можете просмотреть, какой контент наиболее читаемый, и какие страницы сайта пользуются популярностью у посетителей.

Пример. Клиент часто просматривает странички с автомобилями, которые вы продаете. Уже есть интерес и, скорее всего, он хочет приобрести один из них. В этом случае отправляйте ему тот контент, который ответит на главные вопросы касательно покупки:

• На что обратить внимание при выборе?
• Как оформить?
• Детали сервисного обслуживания.

Второй способ – воспользоваться историей покупок клиента. Например, если клиент уже купил автомобиль, отправляйте письма со следующим содержанием:

• Скидки на СТО, заправки;
• Какое масло лучше заливать;
• Как часто нужно делать техосмотр машины и т.д.

Третий способ – спросить напрямую у подписчиков о том, какие письма они хотели бы получать, с каким наполнением. Вы можете даже составить опросник. Но учтите то, что на сбор информации с опросника потребуется достаточное количество времени, поэтому нужно это делать заранее.

Как много писать и как оформлять? 

При составлении письма будьте краткими: email – это не книга, и не журнал. На чтение письма подписчики в среднем тратят от 3 до 15 секунд. Не пугайте их слишком объемной информацией, ведь многие из нас, открыв письмо и увидев внушительное количество знаков в нем, просто отложат чтение на потом. Сохраняйте визуальный образ вашего письма кратким.

На читабельность письма влияет не только его длина, а также и его типографика – это графическое оформление печатного текста в email посредством набора и верстки с использованием норм и правил, специфических для конкретного языка.

Для легкого восприятия текстового контента стоит изучить основные правила типографики.

1. Соблюдайте достаточный контраст между цветом фона письма и шрифта

Чаще всего используют черный шрифт на белом фоне. Но есть мнение, что глаза устают от такого сочетания. Поэтому оптимальным цветом многие дизайнеры считают темно-серый.

2. Используйте читабельный шрифт

Среди самых популярных шрифтов, которые лучше всего воспринимаются читателями – Georgia, Verdana. Засечки шрифта Georgia придают каждой букве уникальный характер, они упрощают чтение. Шрифт Verdana славится благоприятным влиянием на читабельность текста в email благодаря широкому внутрибуквенному просвету. Он придает ему «открытую» форму, приятную для восприятия глаз.

3. Подберите оптимальный размер шрифта

По исследованиям Лаборатории зрительной эргономики США, удобнее всего для чтения 10-12 кегль. Его  и нужно использовать в рассылке. Но вы вправе увеличить этот размер до 14, если точно знаете, что ваша аудитория подписчиков состоит в том числе из пожилых людей, которые обладают слабым зрением.

4. Используйте корпоративный цвет

Если корпоративный стиль предполагает использовать зеленый для заголовков, а темно-серый цвет для основного текста документа, эту же модель вы можете перенести и в email-рассылку. Запомните: корпоративные цвета улучшают узнаваемость бренда!

5. Выделяйте заголовки

Они должны быть больше, чем основной текст, но не слишком масштабными, чтобы не фиксировать взгляд только на себе.

6. Не используйте больше двух шрифтов

Богатое разнообразие шрифтов в email усложнит чтение. Да и больше трех гарнитур в одном письме говорят уже об отсутствии вкуса. Во всем нужно чувствовать меру.

---

Материалы по теме:

Как попасть в Календарь и рассылки Rusbase

Топ-20 российских банков, которые потратили на рекламу больше других

4 основных канала для нативной рекламы

Как работают интерактивные e-mail рассылки?

Видео по теме:

Фото на обложке: Shutterstock.

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

1. Структура электронного письма
   1. Subject (тема письма)
   2. Обращение
   3. Основная часть
   4. Вложение
   5. Заключительная фраза
2. Образец формального письма
3. Образец неформального письма
4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное	Неформальное
Письмо клиенту или деловому партнеру Заявление о приеме на работу Отклик на вакансию Отзыв или жалоба Деловое письмо от одной компании к другой Письмо с запросом официальной информации	Письмо для друга или знакомого Письмо коллеге Поздравление с днем ​​рождения коллеги Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins, Dear Ms. Hopkins, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern, Dear partners, Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине. Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss. Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина. Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании. Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей. Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение	Случаи использования
Hi Tom, / Hello Kate, Good morning, / Good afternoon,	Неформальное обращение к другу. Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

12345

Проголосовало 1 чел.

Дизайн email рассылки: что такое хорошо и что такое плохо

Человек в первую очередь замечает визуальные элементы и только потом вчитывается в текст. Структура письма, иллюстрации, форматирование текста, цветовая гамма, удобство чтения на смартфоне — все это определяет, дочитает ли получатель письмо и совершит ли желаемое действие.

Дизайн email рассылки влияет не только на читателей. Письма с ошибками в оформлении и верстке не любят почтовые провайдеры и часто отправляют такие рассылки в спам.

В этой статье расскажем о том, как сделать письма визуально привлекательными и эффективными. А также покажем частые ошибки и удачные примеры в разработке дизайна email рассылки от разных брендов.

Дизайн шаблона email рассылки — общие рекомендации

Основа электронного письма — это шаблон. Он оформляется в стилистике сайта, чтобы подписчик мог связать письмо с компанией, на рассылку которой подписался. К разработке шаблона стоит отнестись очень внимательно — в будущем он будет определять структуру и внешний вид ваших рассылок.

Как не надо

1. Нельзя менять шаблоны слишком часто. Если подписчик каждый раз получает по-другому оформленное письмо, ему сложно запомнить образ компании.

2. Не используйте корпоративный цвет как основной, если он слишком яркий. Кажется логичным оформить шапку и плашки в цветах компании. Но если такого цвета слишком много, письмо тяжело читать:

Слишком много красного цвета в шаблоне письма

3. Не оформляйте текст картинкой, потому что:

• картинка может не отобразиться;
• сложно менять макет — придется просить дизайнера переделывать картинку;
• если на картинке промокод, читатель не сможет его скопировать и вставить, нужно перенабирать;
• кроме того, если оформить картинкой все письмо, почтовые сервисы могут отправить его в спам.

4. Не делайте фон пестрым, иначе сложно читать основной текст:

Пестрый фон отвлекает от текста письма

5. Не пренебрегайте профессиональной версткой. Неаккуратно сверстанное письмо портит впечатление о компании. Кроме того, письма, набранные Caps Lock, кричащим цветом и разными шрифтами, чаще отправляют в спам почтовые сервисы. В примере ниже дизайн письма выглядит неаккуратно: нет выравнивания по одному краю, используется три размера шрифта, красный цвет в призыве к действию и нагромождение ссылок:

Форматирование письма выглядит слишком пестрым

Как надо

1. Разработайте корпоративный шаблон в стилистике сайта или на основе брендбука. Это не только работает на узнаваемость компании, но и повышает доверие.

2. Тестируйте отдельные элементы дизайна email рассылок, а не шаблон в целом. Так вы сможете отследить эффект от изменений и для подписчиков образ компании будет оставаться узнаваемым.

3. Создайте несколько шаблонов для разных типов писем. Благодаря этому вы сэкономите время при запуске рассылок. Например, издательство «МИФ» использует два типа шаблона. Первый — для дайджестов:

Шаблон для дайджеста статей

Второй шаблон — для промо-рассылок:

Шаблон для промо-рассылки

4. Если цвета бренда контрастные, используйте их для подчеркивания важной информации или для баннеров. В примере ниже зеленым цветом, помимо логотипа, выделены кнопки призыва к действию:

Цветовые акценты в корпоративном шаблоне

5. Разработайте логичную структуру письма. Основное рекламное или информационное послание должно размещаться на первом экране:

Шаблон с основной информацией в первом экране прокрутки

6. Придерживайтесь ширины письма 600 рх. Так email будет отображаться на экране любого почтового сервиса без горизонтальной прокрутки.

7. Чередуйте текстовые блоки и картинки. Это нужно для лучшей доставляемости писем, когда вы только начинаете делать рассылки и у вашего домена еще не сформирована положительная репутация отправителя. Есть советы придерживаться соотношения 80:20 или 60:40. То есть чтобы в письме было 80% текста и 20% картинок.

8. Поручите дизайн email рассылки профессиональному верстальщику, чтобы оформление заголовков, текстовых блоков и картинок выглядело гармонично. Посмотреть пример дизайна рассылки с красивой и аккуратной версткой можно в письмах издательства «МИФ»:

Гармоничная верстка рассылки издательства «МИФ»

Адаптивный дизайн рассылки

Будет ли письмо правильно отображаться на экране мобильного устройства, зависит от адаптивности верстки. Ошибки в адаптивности не просто портят внешний вид письма, иногда они делают его бесполезным. Например, если пользователь смартфона не может попасть по ссылке, так как она слишком мелкая и куда-то «съехала», он не перейдет на сайт и ничего не купит.

Как не надо

Не пренебрегайте адаптивным дизайном в email рассылках. Уделите ему внимание и учитывайте все нюансы адаптивной верстки. Ведь ошибки в ней приводят к таким результатам, как на примере ниже:

Результат ошибки в адаптивной верстке, когда блоки не перестроились

Как надо

1. Придерживайтесь правил адаптивной верстки email. Например, чтобы на мобильном колонки могли перестраиваться вниз, добавляется специальный код, а все блоки верстаются таблицей.

2. Еще один вариант — использовать готовые адаптивные шаблоны в SendPulse или делать шаблон в блочном редакторе SendPulse. В нем уже учтены все правила верстки. Кроме того, вы сразу можете посмотреть, как выглядит письмо на компьютере и на мобильном:

Предпросмотр веб- и мобильной версии письма в редакторе SendPulse

Текст в дизайне email рассылки

Даже самый интересный текст могут не прочитать, если он выглядит непривлекательно. И наоборот, разбивка текста на абзацы с подзаголовками, выделение главных мыслей цветом или другим шрифтом помогает привлечь и удержать внимание читателя. Впрочем, в стремлении красиво оформить текст, можно допустить несколько ошибок.

Как не надо

1. Не используйте много инструментов оформления в одном письме — разные стили и начертания шрифтов, выделение цветом, размеры шрифта. Пестрые письма выглядят неряшливо, почтовые сервисы могут распознавать их как спам. В рассылке детского магазина используется четыре цвета шрифта, выделение жирным. Окончательно портит картину нагромождение ссылок с подчеркиванием:

Пестрый текст в рассылке детского магазина

2. Не используйте мелкий или блеклый шрифт. Неразборчивый шрифт ухудшает восприятие текста.

3. Не верстайте письмо сплошным текстом. Без разбивки на абзацы текст выглядит монотонно, его сложно и скучно читать.

4. Не ставьте ссылки слишком близко, иначе они могут «склеиться». При чтении со смартфона тяжело будет кликнуть на нужную ссылку:

В рассылке консалтинговой компании ссылки стоят слишком близко

Как надо

1. Выберите один или два шрифта для email рассылки.

2. Используйте стандартные шрифты. Некоторые почтовые сервисы, например, Gmail и Yahoo, поддерживают больше шрифтов, Outlook и AOL — меньше. Если сервис не может прочитать ваш шрифт, он заменяет его стандартным, и верстка может «поплыть». Чтобы этого не произошло, пишите стандартными для всех сервисов рассылки шрифтами: Arial, Lucida Grande, Tahoma, Trebuchet, Verdana, Georgia, Palatino, Times New Roman, Courier New, Courier и Impact.

3. Корпоративными шрифтами оформляйте надписи на баннерах и в тексте, который верстается картинкой.

4. Оформляйте ключевые мысли подзаголовками, пишите короткими абзацами. Текст, в котором четко видна структура, легко и приятно читать.

5. Используйте размер шрифта не менее 14px.

Цвет в дизайне письма для рассылки

Оформление письма цветом задает настроение и усиливает рекламное послание. Но если ошибиться с цветом в рассылке, можно получить обратный эффект — разозлить читателя.

Как не надо

1. Не ослепляйте читателя цветом. Слишком много красного, использование ярких или несочетаемых оттенков портит внешний вид письма и затрудняет чтение. В примере ниже очень яркие, агрессивные блоки отвлекают внимание от смысла:

Много красного цвета в рассылке

2. Будьте осторожны с градиентом. Например, в письме ниже слишком заметная линия перехода между цветами выглядит некрасиво:

Слишком явная граница в градиенте

Как надо

1. Используйте яркие цвета как акцент для важных элементов. А верхний баннер и футер сделайте в более спокойных оттенках.

2. Учитывайте особенности вашего продукта и целевую аудиторию, выбирая цветовое оформление письма. В статье на блоге Kissmetrics написано, что мужчины предпочитают контрастные цвета, а женщины — мягкие оттенки.

3. Подходите творчески к использованию градиента. Например, в новогодней рассылки Wizzair удачно обыграли переход цветов в открытке:

Интересное использование градиента в новогодней рассылке

4. Проводите A/B тестирование, чтобы определить более эффективный цвет элементов рассылки.

Дизайн хедера

Хедер — это блок вверху письма, над главной картинкой. Здесь обычно размещают логотип, ссылки на разделы сайта, контактную информацию. Хедер помогает идентифицировать письмо: читатель видит имя бренда в поле «от кого», а открыв письмо, видит логотип:

Идентификация бренда в поле отправителя и хедере письма

Как не надо

1. Частая ошибка в хедере — много информации. Да, вверху письма можно и нужно давать ссылки на важные разделы сайта. Но если разместить еще и ссылки на соцсети, как в примере ниже, есть риск отвлечь внимание читателя от основного сообщения. Плюс ссылки в несколько строк занимают много места:

Перегруженный хедер письма

2. Картинки плохого качества в хедере портят внешний вид письма и создают впечатление любительского дизайна рассылки:

Плохое качество картинки в шапке письма

Как надо

1. Выделите главную информацию, которая соотносится с темой письма. Например, в рассылке сервиса покупки билетов Busfor.ua есть логотип с подписью и ссылка для подбора билетов:

Только нужная информация в хедере email

2. Добавьте в хедер настроения, используя праздничную или сезонную атрибутику. Небольшие обновления делают рассылку интереснее для постоянных читателей. Например, магазин одежды в своей новогодней рассылке добавил в логотип шапку Санта-Клауса:

Новогодний атрибут в хедере письма

Дизайн футера email рассылки

Самый малозаметный, но не менее важный элемент письма — это футер. Чаще всего здесь размещают подпись, ссылку отписки, объяснение, почему подписчик получил рассылку, физический или юридический адрес компании и ссылки на социальные сети.

Как не надо

1. Логично выносить в конец письма служебную информацию и менее важные ссылки. Но футер не должен быть свалкой:

Футер перенасыщен информацией

2. Не прячьте ссылку отписки. Если читателю сложно отписаться, он будет отправлять письма в спам. А жалобы на спам ухудшают репутацию отправителя. В примере ниже текст футера, включая ссылку отписки, почти сливается с фоном:

Нечеткая информация в футере рассылки

Как надо

1. Добавляйте в футер действительно нужную информацию. Сгруппируйте ссылки по смыслу, чтобы удобнее было читать:

Структурированная информация в футере

2. Делайте ссылку отписки заметной. Это будет честно по отношению к подписчику и снизит вероятность отправки письма в спам:

Заметная ссылка отписки в рассылке

3. Попробуйте добавить в футер дружелюбную подпись, чтобы читатель закончил читать на приятной ноте и захотел открыть следующую рассылку:

Дружелюбная подпись в футере

Изображения в дизайне письма рассылки

Фотографии, инфографики, картинки — неотъемлемая часть дизайна email рассылки. Хорошо подобранные изображения помогают передать настроение, эмоции, задают стиль письма.

Как не надо

1. Нельзя делать рассылку, состоящую только из одних картинок или сплошной картинкой. По результатам исследования, 43% пользователей Gmail читают почту с отключенными изображениями. Содержание письма должно оставаться понятным, если в нем будет только текст.

2. Светлый и неконтрастный шрифт читается плохо. Такой текст при наложении на пеструю фотографию будет сливаться с фоном:

Белый текст на светлой фотографии читается плохо

3. Не используйте изображения больше необходимых размеров. Например, если ширина блока 300 px, то не нужно брать для него картинку шириной 1200 px.

Как надо

1. Оптимизируйте картинки перед тем, как добавить их в письмо. Письмо с большим по весу изображением будет подгружаться дольше. Особенно это актуально для смартфонов, где скорость загрузки может быть ниже из-за плохого мобильного интернета. Подумайте, что вероятнее сделает пользователь: будет дожидаться загрузки ваших больших и красивых картинок или же просто закроет письмо?

Чтобы оптимизировать изображения для писем можете воспользоваться этими сервисами: Squoosh, TinyPNG.

2. Прописывайте Alt-текст для картинок и фотографий. Так пользователи смогут понять смысл письма, даже если картинки не загружаются автоматически. Текст должен соответствовать смыслу картинки.

3. Увеличивайте размер иконок в два раза, чтобы у пользователей iPhone и Macbook с Retina экраном они отображались в хорошем качестве. Например, если в рассылку нужно добавить иконку размером 70×20, на сервер ее загружают в размере 140×40. А потом уменьшают, указав в коде атрибут width="70".

Важно! Учтите, если уменьшаете картинки таким образом, то меняете только ее размер, но не вес. Картинка с большим весом может плохо грузиться на устройстве. Поэтому обращаем ваше внимание еще раз: оптимизируйте изображения перед тем, как добавить их в письмо.

4. Делайте картинки кликабельными. Если вы посмотрите на карту кликов своей рассылки, то заметите, что читатели часто нажимают на картинки. Поэтому указывайте для картинок ссылки на нужные разделы сайта.

5. Выбирайте картинки хорошего качества — на бесплатных фотостоках или сделанные вами.

Дизайн CTA

В email рассылке call to action — это кнопка или ссылка, которая призывает читателя выполнить целевое действие: зарегистрироваться на вебинар, купить товар на сайте, заполнить анкету. Четкий призыв к действию и его правильное размещение в письме помогают увеличить CTR. А ошибки могут сделать письмо бесполезным.

Как не надо

1. Если у вас одна кнопка призыва к действию, не прячьте ее внизу за пределами первого экрана прокрутки. Человек может просто не дочитать письмо до конца.

2. Не заставляйте читателя угадывать, что ему нужно сделать, иначе он просто закроет письмо. Например, в рассылке ресторана призыв к действию «забронировать столик» виден только после прокрутки. К тому же он не соответствует теме письма, которая обещает «Рецепт лучших шашлыков»:

Призыв к действию находится ниже первого экрана и не соответствует теме письма

3. Если оформляете call to action ссылкой, она не должна теряться на фоне другого текста. В примере ниже ссылку на регистрацию в вебинаре сложно заметить сразу:

Короткая и светлая ссылка регистрации на вебинар теряется на фоне письма

Как надо

1. Размещайте призыв к действию в пределах первого экрана. Если письмо длинное, добавляйте призывы к действию по ходу чтения: в середине и в конце письма. Так делают в рассылке интернет-супермаркета Rozetka. Call to action размещен в шапке письма и под акционными товарами:

Несколько призывов к действию в рассылке интернет-супермаркета Rozetka

2. Согласовывайте призыв к действию с заголовком письма. Когда call to action вытекает из темы, письмо выглядит логичным и последовательным. Например, Нил Патель, создатель KissMetrics, в теме обещает рассказать, как высоко ранжироваться в поисковых системах без бюджета. А призыв к действию говорит: «Вот формула».

В письме сall to action соответствует теме

3. Делайте кнопку контрастной к дизайну письма. Призыв к действию должен хорошо выделяться на фоне текста и изображений:

Явный призыв к действию в рассылке

Чек-лист по дизайну email рассылки

Чтобы было удобно проверять свое письмо перед отправкой, мы собрали все советы «как надо» в список. Его можно использовать для самопроверки:

Готовьте адаптивные и красивые письма в SendPulse, тестируйте разные приемы в оформлении с помощью A/B тестов. Регистрируйтесь и отправляйте свою первую рассылку!

[Всего: 12   Средний:  5/5]

Как сделать дизайн емейл-рассылок привлекательнее — Блог EMAILMATRIX

Покупка, совершённая подписчиком, — результат грамотно построенного емейл-маркетинга: визуальный ряд, время отправки, сегментация листа и т. д. Маркетолог должен оценивать письмо глазами пользователей и делать его интересным и продуманным, чтобы подтолкнуть их к покупке. В этой статье я дам советы о том, как улучшить дизайн емейл-рассылок. Следуя им, вы привлечёте внимание пользователей и повысите доход с емейл-канала.

Структура

Визуальная иерархия — эффективный способ управления вниманием пользователя. Продуманное расположение текста, изображений и других элементов дизайна емейл-рассылок гарантирует, что подписчик будет читать письмо в том порядке, в котором вы хотите, чтобы он его читал.

Подписчику должно быть достаточно бегло взглянуть на письмо, чтобы понять, о чём оно. Для этого структурируйте текст при помощи подзаголовков, используйте жирное начертание для расстановки акцентов, иллюстрации, инфографику, таблицы, списки и т. д.

Например, пробегите взглядом по этому письму. Вам сразу станет понятно, о чём в нём речь:

Не считая названия, письмо визуально поделено на шесть блоков. Каждый блок содержит заголовок, который помогает понять, о чём пойдёт речь. Всё проиллюстрировано схемами, что также позволяет быстро считать информацию и главный посыл каждого блока. Благодаря этому необязательно даже полностью читать текст.

Создавать визуальную иерархию в письме проще, если использовать емейл-сетки и учитывать естественный порядок чтения. Разберём два этих момента подробнее.

Емейл-сетки

Грамотно структурированные емейл-сетки направляют пользователей, показывают, какая информация в письме более значима. В этом помогает чередование блоков (их «ритм») и правильно подобранный размер.

Например, товарные и текстовые блоки разных размеров автоматически создают иерархию в письме. В самых больших блоках размещается самая важная информация — например, о категории товаров или о самом товаре. А в блоках поменьше — менее важная информация:

В письме lamoda акцентируется товар, который пользователь положил в корзину, но не купил. Это важный блок, он крупнее блока с сопутствующими товарами.

Ещё один вариант емейл-сетки — «перевёрнутая пирамида». Она направляет внимание читателя вниз, к самому важному — CTA:

Такая сетка состоит из трёх блоков:

• 1) крупного заголовка, который передаёт основное сообщение рассылки;
• 2) описания товара или услуги;
• 3) кнопки с призывом к действию.

Можно использовать несколько перевёрнутых пирамид в письме. Это помогает разбить информацию на удобные для чтения разделы и привести читателя к нескольким целевым действиям.

Естественный порядок чтения писем

Большинство людей просматривают текст по траектории, которая напоминает букву F:

Подстраивайте содержание письма под эту траекторию, чтобы подписчик заинтересовался и прочитал емейл полностью:

• Располагайте самую важную и полезную информацию в первых двух абзацах.
• Используйте систему заголовков. Они должны бросаться в глаза и отражать содержание всего письма.
• Делите контент письма на смысловые и визуальные блоки. Подписчикам будет легче воспринимать информацию дробно: один абзац — одна мысль. Но не перестарайтесь: не стоит выделять в отдельный абзац каждое предложение.
• Сделайте ссылки частью текста, избегайте универсальных слов: «здесь», «больше», «далее» и т. п. Подписчик должен понимать, куда он попадёт, если кликнет по ссылке, — в блог, на сайт, в статью, инфографику, на страницу с товарами конкретной категории и т. д.
• Используйте списки и выделяйте их пункты маркерами или цифрами.

Пример с логичными анкорными текстами на ссылках:

Шрифты

В дизайне емейл-рассылок лучше использовать стандартные шрифты — которые по умолчанию установлены во всех браузерах:

• Arial
• Comic Sans MS
• Courier New
• Georgia
• Impact
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

Так подписчики смогут увидеть письмо в том виде, в каком вы его задумали, — форматирование и структура «не поедут», письмо останется читабельным.

Для поддержания стиля бренда можно использовать нестандартные фирменные шрифты. Но делать это стоит на баннерах, в заголовках и на кнопках. В таких случаях на вёрстке эти элементы нужно сделать картинкой — чтобы браузеры пользователей не смогли заменить шрифт на стандартный.

Всего в одном письме лучше использовать один шрифт или два максимум.Так письмо будет смотреться гармонично и аккуратно.

Для основного текста лучше выбирать размер шрифта не менее 14 px, а межстрочный интервал — 1,5. Шрифт меньше 14 px некомфортен для чтения.

Воздух

Дизайн емейл-рассылок — это не только элементы, но и грамотно расположенное свободное пространство.

Совсем не обязательно заполнять все пустые места в шаблоне письма. Свободное пространство делает емейл удобным для чтения и общего восприятия. Оно помогает выделить наиболее важные аспекты, на которые подписчику необходимо обратить внимание.

Существует два типа свободного пространства:

• Активное пустое пространство — которое добавляют намеренно, чтобы разграничить элементы контента и удержать внимание читателя.

  Свободное пространство вокруг изображений и информационных блоков выделяет их и фокусирует внимание читателя

• Пассивное пустое пространство — то, которого нельзя избежать: расстояние между заголовком и основным текстом, пробелы между словами, промежутки между изображениями и т. д.

  Письмо легко читать благодаря грамотному расположению подзаголовков, комфортному межстрочному интервалу и отступам между изображениями и текстом

Активное пустое пространство фокусирует внимание подписчика на главном, а пассивное не должно отвлекать от чтения, препятствовать ему.

Простой пример: возьмём чистый лист и разместим на нём в центре один объект — он сразу будет бросаться в глаза. Таким образом мы умышленно при помощи пустого места — активного пространства — выделяем этот объект.

Если сделать текст слишком плотным — с небольшим межстрочным интервалом — его будет тяжело читать. В таком случае нужно добавить «воздуха» — того самого пассивного пространства.

Если сделать слишком большой межстрочный интервал или большие расстояния между заголовками и картинками, контент будет «рассыпаться», его тоже будет сложно читать.

Основная задача «воздуха» — управлять пространством и помогать расставлять акценты, чтобы письмо выглядело гармоничным.

Цвет

С помощью определённых цветов вы можете управлять настроением читателя, привлечь его внимание и повлиять на впечатление о товаре или услуге.

Например, тёплые цвета — красный, оранжевый и жёлтый — стимулируют хорошее настроение и прилив сил. Синий цвет ассоциируется со спокойствием и надёжностью, а зелёный — с гармонией, здоровьем, деньгами.

Но не забывайте, что емейлы — это один из маркетинговых каналов. Цветовая гамма должна соответствовать фирменным цветам компании. Это поможет пользователям запомнить ваш бренд.

Если брендбук ограничивает выбор цвета кнопок или фона, используйте знания теории цвета при выборе изображения для товарной сетки в письме.

Например, зелёный цвет ассоциируется с умиротворением и богатством, поэтому его можно использовать для продажи товаров с небольшими дефектами: «Не стоит переживать из-за этой царапины. На работу прибора она никак не повлияет, а вы зато сэкономите в 2 раза, купив его!» 🙂

Интернет-магазин техники «Техпорт» учитывает цвета товаров в дизайне емейл-рассылок. Зелёный цвет главного баннера и зелёные декоративные элементы в теле письма вызывают чувство спокойствия. На его фоне красный миксер становится элементом неожиданности и привлекает внимание. На него хочется кликнуть и перейти на сайт.

Подробнее о теории цвета можно прочитать в этой инфографике:

Изображения

Изображения передают суть письма даже без текста. Во многом они влияют на то, захочет подписчик читать письмо или нет.

Объясню, как правильно подобрать изображение для кампаний бренда.

Соответствуйте общей концепции бренда. Во всех маркетинговых каналах: соцсети, сайт, емейлы и т. д.

Например, письма «Аромабутика» всегда оформлены в стиле сайта. Поэтому, когда подписчик переходит с емейла на сайт, он изучает понравившийся товар, не отвлекаясь на незнакомые элементы оформления. На сайте ему всё кажется знакомым и понятным.

Сайт «Аромабутика»

Письмо «Аромабутика»

Используйте фотографии людей и вызывайте эмоции. Фотографии детей и животных — хороший способ вызвать положительные эмоции.

Компания MyToys — отличный тому пример. Они продают товары для детей, соответственно, часто используют детские образы. В этом случае важно выбрать «правильные» фотографии, и у MyToys это отлично получается.

Они отдают приоритет жизненным фотоснимкам без обработки и постановочных сцен. Фото, сделанные спонтанно в непринуждённой атмосфере и естественной обстановке, переносят зрителя в место, где был сделан снимок. Помогают пережить те же ощущения, почувствовать те же эмоции, что и ребёнок на фотографии.

При взгляде на это письмо слышишь хруст снега под ногами, ощущаешь морозный воздух и детский восторг. Оно выдержано в стиле бренда, все фото на нём гармонируют по цветам друг с другом и с общим оформлением, письмо выглядит целостным.

Следует помнить, что лучше работают изображения, которые передают уверенность или счастье людей — эффект от приобретённого товара, — чем изображения денег и других материальных благ.

Такие фотографии показывают пользователю, как товар будет смотреться в жизни. Помогают представить, что будет, если он его купит.

Изображение одного человека работает эффективнее, чем двух и более: внимание сконцентрировано на одном объекте.

Выбирайте фотографии, где человек смотрит в сторону CTA, товара или просто в сторону информации, к которой вы хотите привлечь внимание.

Не переборщите со стоковыми изображениями. Да, стоковые фотографии не в тренде. Но это не значит, что вы должны полностью отказаться от них в дизайне емейл-рассылок. Они могут вдохновить на создание собственных изображений, которые соответствуют стилю вашего бренда.

Из нескольких стоковых фотографий можно собрать уникальный баннер. Например:

Выделяйтесь с помощью концептуальных изображений. Креативное концептуальное изображение привлекает внимание — сразу хочется разгадать посыл картинки, а чтобы это сделать, нужно просмотреть всё письмо.

Если тональность коммуникаций компании позволяет, добавьте немного юмора, это вызовет интерес.

Благодаря оригинальности концептуальные изображения выделяют сообщения бренда из общей массы писем.

Не переусердствуйте с количеством. Изображение — часть вашего письма, а не единственный его элемент. Большое количество фотографий без акцентов перегружают письмо. В итоге читатель не понимает, на что ему смотреть.

Кроме того, в некоторых почтовых клиентах загрузка изображений может быть отключена по умолчанию или по желанию пользователя. В таком случае, если письмо состоит из одних изображений, подписчик не получит никакой информации.

Например письмо AliExpress полностью состоит из изображений (кроме футера):

Таким его увидит пользователь, если изображения не загрузятся:

Gif-анимации

Человеческий глаз быстрее всего реагирует на движение, поэтому анимация в дизайне емейл-рассылки — хороший способ привлечь внимание подписчика.

Гифки помогут справиться сразу с несколькими задачами:

• заменят видео — в отличие от гифок его поддерживают не все почтовые клиенты;
• покажут подписчику, как пользоваться сервисом или товаром;
• разбавят приевшиеся статичные письма и сделают бренд более привлекательным;
• заменят длинную товарную сетку и сэкономят место в письме.

В письме «Аромабутика» взгляд цепляет гифка с «утекающей» скидкой

Письмо «Техпорта» выглядит более динамичным, дружелюбным и интересным за счёт анимации на главном креативе

При использовании гифок учитывайте, что Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 не поддерживают такой формат. Пользователи этих почтовиков увидят только первый кадр анимации. Поэтому поместите на него всю важную информацию — чтобы подписчики поняли посыл письма.

Призыв к действию

CTA-кнопка — такой же важный элемент письма, как текст и изображения. Кнопка должна гармонично вписываться в оформление письма: привлекать к себе внимание, но при этом не выбиваться из общего стиля рассылки.

Выберите место, где будет располагаться CTA. Размещайте кнопку под изображением товара, а не наоборот. Так пользователь сначала сможет изучить, что ему предлагают, а затем совершит финальное действие, которого от него ждут. Если же сделать наоборот, логика потеряется.

Чтобы привлечь к внимание к кнопке, добавьте свободного пространства вокруг неё.

Определитесь с размером и цветом. Выбор цвета в большей степени зависит от размера кнопки. Большая кнопка не должна сильно выбиваться из общей гаммы письма, но должна контрастировать с фоном. Для кнопки маленького размера хорошо подойдёт яркий цвет, который будет выделять её на фоне всего письма.

Высота кнопки чаще всего варьируется от 35 px до 50 px. Высоту меньше 35 px лучше не использовать, иначе по кнопке будет сложно попасть. Высота больше 50 px сделает кнопку громоздкой и неуклюжей.

По ширине старайтесь делать кнопку не больше 300 px. Иначе на мобильной версии её придётся масштабировать (тогда текст на кнопке станет хуже по качеству, «замылится») или перестраивать текст кнопки в две строчки, что также не приветствуется.

Расставьте приоритеты. Если вы используете несколько CTA, расставьте приоритеты между ними. Важность элемента в дизайне емейл-рассылок выделяют по-разному, но чаще всего — с помощью цвета и размера.

Более контрастные оттенки относительно основного цвета повышают важность CTA, менее контрастные — понижают. Аналогично с размером: важные кнопки — большие, менее важные — поменьше.

В письме KIA более важные и «продающие» кнопки сделаны красным цветом, менее важные — просто контурные. Самая важная кнопка находится на главном баннере и больше остальных привлекает внимание за счёт контраста и свободного пространства вокруг.

Адаптация

Более половины пользователей Рунета просматривают письма с мобильных.

А значит, без адаптации под мобильники сейчас никуда. Каждое письмо должно одинаково легко читаться и на телефонах, и на десктопах.

Существуют 3 способа адаптации писем, которые можно комбинировать между собой:

• масштабирование,
• отсечение,
• перестроение.

Масштабирование

Элементы письма — изображения, кнопки и т. д. — сжимаются и подстраиваются под ширину контента:

Чтобы элементы оставались читабельными при масштабировании под экраны смартфонов, объекты должны быть достаточно крупными. Картинки желательно использовать без мелких деталей, чтобы при уменьшении вдвое их можно было рассмотреть.

Отсечение

Часть элемента или фона при адаптации отсекается и становится невидимой для пользователя:

Вся важная информация и инфографика должны располагаться на одной из половин элемента — той, которая не обрежется и будет видна на смартфоне — или по центру письма, если части элемента будут отсекаться равномерно слева и справа.

Также вся важная информация должна умещаться в 300 px, так как минимальная ширина экрана среди популярных мобильных устройств — 320 px. Таким образом при отсечении важный контент не обрежется, а слева и справа от него останутся небольшие эстетичные отступы по 10 px.

Перестроение

Такой метод адаптации подходит для писем с блочной конструкцией. Когда ширина письма уменьшается и блоки перестают помещаться в заданную ширину, они перестраиваются друг под друга. Вы можете указать порядок перестроения: слева направо или справа налево.

Следите, чтобы блоки не пересекались по вертикали. Если элемент находится на пересечении, он разрежется. В примере ниже разрезается элемент с изображением процентов, но на его месте может оказаться фотография человека, и вот тогда всё может выглядеть совсем страшно. Если, например, часть фотографии с изображением ноги человека не влезет в 300 px, то при адаптации в верхнем блоке мы увидим фото, «обрезанное по ногу», а в нижнем блоке увидим как раз ту отрезанную часть фото с ногой.

Пример с «разрезанными» элементами

Пример, на котором все элементы перестроились аккуратно

В письме KIA использован комбинированный метод адаптации:

• Картинка на главном креативе масштабируется.
• Заголовок адаптируется методом отсечения. Благодаря этому он остаётся читабельным.
• Последующие блоки адаптируются прямым и обратным методом перестроения — чтобы на мобильном устройстве во всех подобных блоках текст всегда следовал за изображением.
• Изображение с превью видео снова масштабируется.
• В футере блок с соцсетями и телефонами перестраивается под блок с меню — прямое перестроение.

Таким образом в одном письме использованы все методы адаптации.

Десктопная версия

Мобильная версия

При адаптации важно сделать так, чтобы кнопки, свёрстанные картинками, иконки и все изображения отображались качественно на мобильном устройстве. Для этого их следует делать в два раза большего разрешения, чем физический размер в письме. Так элементы не будут размытыми на экранах с повышенной плотностью пикселей.

Адаптивные письма удобно читать, они хорошо структурированы, но на создание креативных адаптивных макетов требуются большие временные ресурсы. Дизайнеру вместе с верстальщиком нужно будет продумать, как адаптировать сложный с технической точки зрения макет.

В последнее время некоторые компании (в большей степени зарубежные) пренебрегают адаптивной вёрсткой в пользу интересных креативных макетов, делая письма неадаптивными или частично адаптивными. Но в этом случае нужно учесть некоторые нюансы в дизайне емейл-рассылок. Например, стоит избегать мелких элементов, чтобы при масштабировании письма их можно было рассмотреть. Шрифты также должны быть достаточно крупными.

Такой подход не только выделяет письмо из общей массы за счёт нестандартности структуры, но и сэкономит время на его разработку.

Пример частично адаптивного письма от myToys. Перестраиваются только футер, хедер, блок с промокодом (чтобы было удобно его скопировать) и блок «Всё для вашей безопасности». Товарная сетка неадаптивна и просто масштабируется. Поэтому в дизайне емейл-рассылки используются крупные изображения и шрифты.

Десктопная версия

Мобильная версия

Каждый сам выбирает, какой подход ему ближе. Главное, чтобы макеты были читабельны и доносили до подписчика всю важную информацию.

AMP-технология

С появлением AMP-технологии появилась возможность делать более интерактивные рассылки.

Теперь в письме можно:

Интерактивность привлекает подписчиков и даёт возможность взаимодействовать с письмом, как с веб-сайтом:

AMP-технология позволяет проходить опрос прямо в письме, не нужно переходить на сторонние сайты

Чек-лист для закрепления материала

1. Шрифты: используйте те, которые установлены по умолчанию во всех браузерах. Размер шрифта основного текста — не менее 14 px, межстрочный интервал — 1,5.

2. Структура: структурируйте текст с помощью подзаголовков, используйте жирное начертание для расстановки акцентов, добавляйте иллюстрации, инфографики, таблицы, списки и т. д.

3. Используйте емейл-сетки и учитывайте естественный порядок чтения. В длинных письмах чередуйте размеры блоков, чтобы направлять внимание пользователя и разнообразить дизайн. В коротких письмах используйте «перевёрнутые пирамиды», чтобы направить внимание читателя к CTA.
4. Воздух: грамотно распоряжайтесь активным и пассивным свободным пространством. Активное пустое пространство фокусирует внимание подписчика на главном, а пассивное не должно препятствовать чтению.
5. Цвет: влияет на эмоции. Цветовая гамма должна соответствовать фирменным цветам компании.
6. Изображения: используйте фотографии людей. Изображение одного человека работает эффективнее, чем двух и более. Выбирайте фотографии, где человек смотрит в сторону информации, к которой хотите привлечь внимание. Не переборщите со стоковыми изображениями. При использовании gif-анимации разместите всю важную информацию на первом кадре.

7. СТА-кнопка: располагайте CTA под изображением товара, а не наоборот. Добавьте свободного пространства вокруг неё. Высота кнопки — от 35 px до 50 px, ширина — не больше 300 px. Выделите самые важные кнопки с помощью контрастного цвета или большего размера.

8. Адаптация под мобильные: 3 способа — масштабирование, отсечение, перестроение. Кнопки, свёрстанные картинками, иконки и все изображения делайте в два раза большего разрешения, чем их физический размер в письме. Если решили создать креативное неадаптивное письмо, делайте крупными изображения и тексты.
9. AMP-технология: позволяет взаимодействовать с письмом, как с веб-сайтом, — делает его интерактивным.

9 шагов к организации вашего почтового ящика сегодня

Это ужасное чувство, когда включаешь смартфон или входишь в свой рабочий компьютер и видишь неизбежное: полный почтовый ящик. Электронные письма от коллег, которым нужны ответы сейчас, руководителей, которым нужны ответы вчера, различные рекламные объявления, спам и фотографии вашего друга на рыбалке.

Что вы делаете с этим натиском входящей электронной почты, чтобы он не подавлял? Попробуйте эти девять шагов, чтобы организовать свой почтовый ящик таким образом:

1.Организация — это ежедневная задача.

Сделайте это частью своей повседневной жизни, например, обед, перерыв на кофе, ежедневное собрание по продажам или отчет о доходах. Это то, что вы планируете, а не то, что вы можете втиснуть в последнюю минуту.

2. Придерживайтесь гибкой файловой системы.

Ваша онлайн-файловая система состоит из папок, которые вы создаете в своей почтовой системе. Ваша бумажная файловая система состоит из файлов, которые подвешены в металлическом или деревянном шкафу. Что бы вы ни выбрали, это должна быть система, способная расти вместе с вашими потребностями.

3. Держите эти файлы в чистоте и порядке.

Запланируйте еженедельный или ежемесячный обзор этих файлов; устраните те, которые больше не нужны. Перемещайте документы из одного файла в другой и объединяйте файлы.

4. Используйте систему FAST.

Прочитав его, решите, следует ли отправить его в архив, передать кому-либо, сохранить (или отсканировать) для дальнейшего использования или выбросить в корзину.

5. Настройте спам-фильтр.

Если ваши документы приходят по электронной почте, настройте фильтр спама или нежелательной почты, чтобы удалить нежелательные и массовые электронные письма от рекламодателей, маркетологов и других лиц, которые расточают время.

6. Друзья не позволяют друзьям отправлять что-либо на рабочие адреса электронной почты.

Насколько бы для вас ни значили последние милые детские фотографии вашей подруги, не давайте ей свой рабочий адрес электронной почты. При этом ее электронная почта связывается с вашей, и именно тогда ваш почтовый ящик заполняется нежелательными купонами на подгузники и статьями о грудном вскармливании.

7. Не сообщайте рабочий адрес электронной почты.

Соблюдайте осторожность при публикации профессионального профиля. Если ваш профиль LinkedIn является общедоступным, все в нем (включая ваш рабочий адрес электронной почты) является общедоступным.Это хорошо для ваших деловых контактов, чтобы найти вас, но плохо для пользователей социальных сетей, которые ищут случайные связи для повышения своего профиля.

8. Не проверяйте свой почтовый ящик «в панике».

Проверять почту каждые пять минут контрпродуктивно. Установите таймер в своей электронной почте или используйте часы, чтобы напоминать вам проверять каждые 30 минут. Это сохраняет входящую работу в порядке, одновременно выполняя другие задачи.

9. Работайте со своим почтовым ящиком в первую очередь и в последнюю очередь.

Очистите почтовый ящик как первое и последнее задание дня. Он расчищает путь для повседневных дел, помогает подготовить список дел на завтра и дает чувство выполненного долга на обоих концах дня.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Как организовать свой почтовый ящик Gmail за 15 минут: семнадцать секретов | Блог

В среднем сотрудник тратит 1/3 рабочего времени на электронную почту.При 142 тысячах долларов (средняя зарплата технического работника из Bay Area) мы платим сотрудникам 47 тысяч долларов в год за управление их почтовыми ящиками!

Это еще не самое худшее. Каждый раз, когда вы прекращаете то, что делаете, чтобы проверить электронную почту, вам требуется около 23 минут, чтобы снова сосредоточиться.

Уродливая правда в том, что люди будут продолжать обращаться к вам, нравится вам это или нет. И игнорировать это непрочитанное всплывающее окно непросто.

Вы часами просматриваете электронные письма, определяете, что с ними делать, и, в конечном итоге, разбираетесь с ними — в конечном итоге вы проводите в своем почтовом ящике гораздо больше времени, чем планировали изначально.

Когда вы не можете совсем сбежать, но все же хотите душевного покоя, лучший выход — стать более организованным.

В этой публикации вы узнаете, как организовать свой почтовый ящик Gmail таким образом, чтобы он был инструментом для повышения продуктивности и совместной работы, а не отвлекал.

Содержание

1. Поместите более релевантные электронные письма вверх

Вам действительно нужны все новые электронные письма прямо в верхней части почтового ящика? Я уверен, что вы не сразу их все прочитаете.

Отличный способ организовать свой почтовый ящик — это поместить вверху соответствующие электронные письма, например, те, которые отмечены как важные или помеченные.

Gmail дает вам пять вариантов организации вашего почтового ящика.

• • Зайдите в настройки (значок шестеренки вверху)
  • Щелкните раскрывающееся меню рядом с типом почтового ящика.

Вы можете организовать свою электронную почту, используя любой из пяти вариантов.

И вот что означает каждое из них:

По умолчанию : электронные письма отображаются в том порядке, в котором они пришли — макет, который мы видим каждый день.

Важное первое : Gmail использует собственный прогноз, чтобы определить, какие электронные письма являются важными, и помещает их в верхнюю часть вашего почтового ящика с желтым маркером. Все остальное идет ниже этого.

Первые непрочитанные : этот параметр отображает непрочитанные сообщения над последними сообщениями. Это особенно полезно, если вы используете прочитанное / непрочитанное как список дел.

Помечено первым : Это для тех, кто использует звездочки для определения приоритета своего почтового ящика.Сначала отображаются помеченные сообщения, а затем все остальные.

Приоритетный почтовый ящик : Gmail узнает, с какими электронными письмами вы чаще всего взаимодействуете, и помещает их в верхнюю часть вашего почтового ящика. Это отлично подходит для людей, которым каждый день приходится иметь дело с большим количеством электронных писем.

Пример того, как вы можете организовать свои электронные письма по релевантности

Это один из тех советов по организации Gmail, за которые я могу поручиться. Он творит чудеса с точки зрения того, что я не хочу получать электронные письма, с которыми я не хочу сразу иметь дело.

2. Избавьтесь от вкладок, которыми вы мало пользуетесь

Вам не обязательно иметь все пять вкладок внутри Gmail. Вы можете отключить те, которые мало используете. Единственная вкладка, которую нельзя отключить, — это основная вкладка.

Вот что вам нужно сделать:

• • Нажмите «Настройки».
  • В раскрывающемся меню нажмите «Настроить входящие»
  .
  • Выберите вкладки, которые нужно включить или отключить.

Как отключить вкладку в Gmail

Обратите внимание: если вы отключите вкладку, ее сообщения появятся на основной вкладке.Всегда удаляйте те, которые не получают много писем. Один шанс для организации Gmail!

3. Используйте ярлыки для аккуратного упорядочивания Gmail

Gmail — это система на основе ярлыков. Входящие, Корзина, Черновики — это ярлыки.

Ярлыки

— отличный способ организовать Gmail. Они похожи на теги, которые вы можете добавлять к отправляемым или получаемым электронным письмам. Замечательно то, что к электронному письму можно добавить более одного ярлыка. Еще одна функция, которая вам понравится, — это возможность добавлять цвета к ярлыкам.

Вы можете добавить цвета к своим этикеткам, чтобы лучше организовать их

Вы также можете настроить Gmail для добавления ярлыков к электронным письмам по мере их поступления, что избавит вас от необходимости вручную.Например, вы можете пометить все электронные письма от ваших юристов как «Документы». Все, что вам нужно сделать, это создать фильтр.

Рекомендуемая литература

4. Автоматизируйте рассылку писем вашей команде (без пересылки)

Большое количество писем, которые вы получаете, потребует от кого-то другого из вашей команды поработать над ними.

Обычный курс действий, когда вы хотите организовать Gmail, — это просеивать электронные письма и пересылать их товарищам по команде — абсолютная трата времени.

Если вы делегируете своей команде много писем, вам стоит попробовать Hiver. Вы сможете указать условия, на основании которых электронные письма будут автоматически назначаться вашим товарищам по команде.

Например, предположим, что у вас есть товарищ по команде, который следит за всей электронной почтой от вашего партнера по доставке. Используя Hiver, вы можете автоматически назначать им все входящие электронные письма с их адреса электронной почты.

Вы также можете указать несколько условий, например адрес электронной почты отправителя и конкретное слово в строке темы.Возможности практически безграничны. Попробуйте

5. Прекратите писать электронные письма для внутренних разговоров

Единственный способ, которым мы все переполняем свои почтовые ящики и почтовые ящики наших товарищей по команде, — отправлять электронные письма о вещах, которые можно было бы сделать иначе.

Если в теме есть много аспектов, которые необходимо объяснить или обсудить, обсудите это на личной встрече. В случае отмены встреч, посиделок или собеседований в последнюю минуту, сообщите об этом лично или по телефону.

Если ничто другое не выглядит достаточно осуществимым, есть один курорт, который каждый раз работает как шарм — Email Notes.

Заметки — это сообщения, которые вы можете написать своим товарищам по команде, и они появляются рядом с цепочкой писем, которую вы обсуждаете (в отличие от Slack или Hangouts, где вы должны сообщить людям, о каком электронном письме вы говорите, что произошло и все такое).

Используйте заметки Hiver, чтобы дать товарищу по команде больше информации о задаче

В отличие от чата, вы всегда можете вернуться и посмотреть, что вы обсуждали в беседе — вы никогда не теряете контекст.

Вы можете использовать Notes для обмена информацией о клиентах, советов или всего, что не требует написания всей истории. Каждый шаг к очистке почтового ящика стоит того.

6. Архивируйте ненужные электронные письма в около в будущем

Часто мы не удаляем электронные письма только потому, что они могут понадобиться нам позже. А потом они накапливаются, как будто завтра не наступит.

Например, каждый раз, когда вы покупаете что-то у продавца, он отправляет вам квитанцию.Сейчас они вам не нужны, но они могут пригодиться, когда вы завершите работу со своими счетами в конце года. Здесь в игру вступает функция архивирования.

При архивировании электронная почта не удаляется, а удаляется из папки входящих. Они тоже остаются доступными для поиска. Ваш почтовый ящик Gmail лучше организован. Выигрывают все!

Выберите электронное письмо и найдите значок в виде файла вверху. Нажмите на нее, и все готово.

Архивируйте неважные электронные письма, чтобы лучше организовать свои электронные письма

Вы также можете автоматизировать архивирование с помощью фильтров — я объясню это в следующем пункте.

7. Используйте фильтры для автоматизации общих действий

Gmail имеет действительно сильную фильтрующую способность. Вы можете фильтровать электронные письма по теме, отправителю, получателю, содержанию и т. Д. После фильтрации сообщений вы можете указать Gmail, что с ними делать: пометить их, установить приоритет, решить, попадут ли электронные письма в ваш почтовый ящик.

Что вам точно понравится, так это автоматическая фильтрация. Вы можете установить критерии и действия — каждое письмо, соответствующее критериям, обрабатывается Gmail автоматически.

Все, что вам нужно сделать, это запустить расширенный поиск. Щелкните серую стрелку в правом верхнем углу строки поиска.

Как использовать фильтры для автоматизации общих действий

И открывается раскрывающийся список.

Раскрывающийся список для создания фильтра

Введите адрес электронной почты и нажмите «Создать фильтр с этим поиском» в правом нижнем углу всплывающего окна.

Например, если вы получаете кучу информационных бюллетеней, которые вам не интересны, вы можете создать фильтр, который будет автоматически архивировать все электронные письма, приходящие с этого адреса.

Пример создания фильтра

Способы использования фильтров для организации Gmail:

• • Помечайте каждое электронное письмо от кого-то важного (например, вашего банка)
  • Автоматическая пересылка писем с определенного адреса
  • Архивировать электронные письма, содержащие определенное слово (например, Бесплатная пробная версия)

Рекомендуемая литература

8. Поэкспериментируйте с Gmail Advanced (вам понравится несколько почтовых ящиков)

Если вы новичок в Gmail Advance (ранее — Лаборатория), первое, что вам нужно знать, это то, что это полигон для тестирования Google.Успешные из них становятся стандартными возможностями Gmail, а другие могут быть отложены на полку, но попробовать определенно стоит.

Одна функция, которая была частью Gmail Advanced на протяжении многих лет, — это создание нескольких почтовых ящиков. Он позволяет создавать несколько панелей, каждая из которых предназначена для отображения определенной категории сообщений электронной почты в зависимости от типа, темы или личных предпочтений.

Вы можете получать электронные письма от определенного отправителя или электронные письма с определенным ярлыком, которые помещаются в отдельный почтовый ящик.

Например, вы можете добавить такие ярлыки, как «Требуется ответ», «Задачи», «Журнал невыполненных работ по проекту» и «Еженедельное чтение» — все электронные письма с определенным ярлыком появляются в соответствующем ящике входящих: Несколько почтовых ящиков в Gmail

Вот удобное видео, если вы хотите организовать Gmail с помощью нескольких почтовых ящиков.

9. Настройка уведомлений на рабочем столе для новых писем

Если вы работаете с клиентами, мы уверены, что вы получаете много писем каждый день.Если вы предпочитаете взаимодействие в режиме реального времени, мы настоятельно рекомендуем настроить уведомления на рабочем столе. Таким образом, вы будете видеть всплывающие уведомления в правом верхнем углу экрана каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо.

Чтобы включить уведомления на рабочем столе, выполните следующие действия:

• • Зайдите в настройки (значок шестеренки вверху)
  • В меню общих настроек перейдите к «Уведомления на рабочем столе» и нажмите радиокнопки, чтобы включить их.

Совет от профессионалов: Иногда уведомления на рабочем столе могут не только отвлекать, но и раздражать.Чтобы не попасть в эту ловушку, включите уведомления на рабочем столе для писем, помеченных только как «Важные».

Включить уведомления на рабочем столе для писем, помеченных как «важные».

10. Включить подталкивание

Благодаря тонне спама в Gmail часто очень легко пропустить важное письмо. Nudge — это алгоритм в Gmail, который возвращает электронные письма в верхнюю часть папки входящих, если ответ не был отправлен вами или получателем. Это замечательно, если вам нужны постоянные напоминания для отправки ответов или последующих действий на важные электронные письма.

Nudges в Gmail бывают двух видов:

• • Предложите электронные письма для ответа: Сообщения, на которые вы, возможно, забыли ответить, появятся в верхней части вашего почтового ящика.
  • Предложите электронные письма для отслеживания: Отправленные электронные письма, которые вам могут понадобиться, будут отображаться в верхней части вашего почтового ящика

Вы можете включить / выключить Nudges на вкладке «Общие» в ваших настройках.

Включите Nudges, чтобы получать постоянные напоминания об ответах на важные электронные письма

11.Пометить важные сообщения

Gmail всегда старается изо всех сил определять, какие электронные письма (как отдельные сообщения, так и цепочки) более важны для вас, чем другие. Обычно они выделяются «маркерами важности» (желтая стрелка рядом со звездой).

До недавнего времени в Gmail были указатели в приложении, объясняющие, почему электронное письмо было помечено как важное, в отличие от «важного в соответствии с нашим волшебным соусом», о котором говорится сейчас.

Хотя Gmail по большей части по-прежнему правильно отмечает большинство важных писем, бывают случаи, когда ему все же удается ошибаться.

Чтобы алгоритм работал лучше для вас, не забудьте пометить важные сообщения самостоятельно — так алгоритм в конечном итоге быстро приживется. Один из способов сделать это — вручную добавить / удалить маркеры важности. Другой способ сделать это — пометить сообщения пометкой.

В Gmail звездочки используются для отдельных сообщений в одной цепочке, тогда как маркеры важности используются для всей цепочки писем. Звездочки и маркеры важности также помогут вам быстрее организовать поиск в Gmail, поэтому потратить время на их добавление определенно того стоит.

12. Отключить разговор

Если вы устали застрять в переписке по электронной почте между коллегами / клиентами, которые не обязательно связаны с вами? Тогда функция «Отключить разговор» в Gmail как раз для вас.

Отключите чат в Gmail, и больше сообщений, связанных с ним, в вашем почтовом ящике не будет. Все электронные письма, добавленные в беседу после того, как вы отключили звук, по-прежнему будут храниться в вашей учетной записи Gmail, но будут автоматически заархивированы. Вы по-прежнему сможете искать беседу и просматривать новые сообщения.

Чтобы отключить беседу в Gmail, откройте беседу и щелкните раскрывающееся меню «Еще». Выберите «Без звука» из списка, и разговор будет заархивирован.

Как отключить звук разговора в Gmail

Любые новые сообщения, отправленные в ветку беседы, не появятся в вашем почтовом ящике, но будут добавлены в архив.

Совет от профессионалов: Чтобы быстрее находить разговоры без звука, введите «is: muted» в строку поиска Gmail.

Вы всегда можете включить звук разговора.Чтобы включить звук, просто найдите разговор с отключенным звуком и удалите метку «Без звука» из цепочки писем.

13. Используйте функции «Умный ответ» и «Умный ввод» в Gmail.

Функция «Умный ответ»

Gmail показывает предлагаемые ответы с короткими фразами в зависимости от содержания полученного вами электронного письма.

Вы можете включить интеллектуальный ответ для Gmail на вкладке «Общие настройки».

Воспользуйтесь функцией Gmail Smart Reply, чтобы предлагать короткие фразы для ответа.

Используя эту функцию, вы можете щелкнуть предложенные короткие фразы, которые хотите использовать в качестве ответа, и отправить их как есть, или отредактировать ответ перед тем, как нажать «Отправить».

Это особенно полезно, если вам нужно быстро отвечать на свои электронные письма.

Smart Compose основан на идее интеллектуального ответа, но помогает вам составлять полные ответы на ваши электронные письма, а не просто короткие фразы.

Вы можете включить умный ввод на вкладке «Общие настройки» в Gmail.

Включить предложения по написанию в Smart Compose

Совет от профессионала: Используйте параметр персонализации интеллектуального ввода, чтобы параметр интеллектуального ввода мог адаптироваться к вашему стилю письма и улучшать предложения при написании.

Вы можете включить персонализацию интеллектуального ввода на вкладке «Общие настройки» в Gmail.

Используйте персонализацию Smart Compose для улучшения предложений по написанию

14. Отвечайте на электронные письма быстрее с помощью шаблонов ответов

Если вы обнаружите, что набираете один и тот же тип ответов по электронной почте нескольким клиентам или коллегам, вам следует подумать о настройке шаблонных ответов (шаблонов).

Шаблоны ответов — это шаблоны электронной почты, которые позволяют вам отвечать на электронные письма с заранее заданным текстом.

Вы можете включить шаблоны на вкладке «Дополнительно» в настройках Gmail.

Включите опцию Templates на вкладке Advances

15. Активируйте Undo Send

Это должна быть одна из самых удобных функций Gmail. Если вы когда-либо отправляли электронное письмо непредусмотренному получателю или допустили опечатку в электронном письме, вы не новичок в досадном затруднении, вызванном вашей оплошностью.

К счастью, в Gmail есть опция отмены отправки, которая позволяет «отменить» письмо в течение 30 секунд после его отправки.

Вы можете включить эту опцию на вкладке «Общие настройки» в настройках Gmail.

Вы можете отменить отправку письма в течение 30 секунд после его отправки

После того, как вы включили это, вам не нужно паниковать из-за неправильного получателя или опечатки. Вместо этого у вас теперь есть от пяти до 30 секунд, чтобы «отменить» письмо и предпринять шаги для исправления ошибок.

16. Разрешить действия при наведении

В новом облике Gmail, представленном в апреле 2018 года, в Gmail появились действия при наведении курсора.Наведите указатель мыши на любое письмо в папке «Входящие», и вы увидите набор кнопок.

Gmail: действие при наведении курсора

Эти кнопки, также называемые «Действия при наведении курсора», позволяют быстро работать с электронным письмом одним щелчком мыши. Вы можете архивировать электронные письма, удалять их, отмечать их как непрочитанные или даже отложить их. Это небольшая функция, которая значительно ускоряет взаимодействие с электронными письмами.

Действия при наведении курсора можно включить на вкладке «Общие» в настройках Gmail.

Вы можете включить действия при наведении курсора на вкладке «Общие» в настройках.

17.Отложить электронные письма на потом

Говоря о действиях при наведении курсора в Gmail, теперь у вас также есть возможность откладывать электронные письма. Эта опция удаляет электронные письма из вашего почтового ящика только для того, чтобы вернуть их позже, что идеально подходит для всего, что вам нужно предпринять в конечном итоге, но не можете действовать прямо сейчас.

Вы можете отложить электронные письма, чтобы ответить на них позже

Функциональность проста: просто нажмите на функцию «Отложить наведение» и выберите, когда вы хотите снова увидеть письмо. Когда время истечет, сообщение снова появится в папке «Входящие».

Несколько инструментов для начала работы

Hiver — автоматическое делегирование писем как задач. Пишите заметки (а не электронные письма) для внутреннего разговора. Используйте шаблоны писем.

Sanebox — устанавливает приоритеты и суммирует сообщения, анализируя их заголовки. Сохраняет неважные электронные письма под ярлыком «SaneLater», чтобы вы могли с ними разбираться позже.

Maildrop — помогает избежать спама.

Unroll.Me — Помогает вам управлять всей вашей рассылкой из одной панели.Делает отказ от подписки на удивление простым.

AwayFind — позволяет вам решить, о каких электронных письмах стоит уведомлять. Вы можете выбрать получение информации через SMS, телефонный звонок, оповещение на рабочем столе или приложение AwayFind.

Завершение

Отвлечения на работе отнимают больше времени, чем вы думаете. Они подрывают ваш умственный прогресс, и вашему мозгу нужно время, чтобы снова сосредоточиться. Учитывая, что электронные письма являются серьезным источником отвлекающих факторов на работе, вполне естественно что-то с этим делать.

Вы будете удивлены, сколько времени можно высвободить, просто упорядочив свой Gmail лучше.

Не позволяйте почтовому ящику занять свое место.

Как организовать электронную почту: 13 инструментов управления

У большинства людей отношения любви-ненависти к своему почтовому ящику. С одной стороны, электронная почта может быть захватывающей — независимо от того, продвигаетесь ли вы с клиентом, заменяете ли встречу (гораздо более эффективной) цепочкой писем или получаете приглашение на веселую социальную встречу.

С другой стороны, электронная почта может подавлять вас, особенно если вы теряете контроль.

И мальчик, как легко потерять контроль. В конце концов, электронная почта — один из лучших способов общения со многими людьми в нашей жизни, от наших лучших друзей до людей, с которыми мы никогда раньше не общались. Многих из нас регулярно засыпают новыми электронными письмами, и очень неприятно осознавать, что мы, возможно, упускаем действительно важные вещи из-за потока менее подходящих вещей.

К счастью, есть много инструментов и бесплатных приложений для стартапов, которые могут помочь нам стать более организованными.В этом посте мы рассмотрим 13 наших любимых инструментов для организации вашего почтового ящика. Попробуйте их и помогите проложить себе путь к более продуктивной и менее стрессовой работе с электронной почтой.

Как организовать электронную почту

Прежде чем мы углубимся в инструменты, которые могут помочь вам взять под контроль свой почтовый ящик, давайте рассмотрим некоторые из основных передовых методов, которые могут помочь вам поддерживать организацию электронной почты в максимально возможной степени. Вот наши три золотых правила:

• Избавьтесь от старого адреса электронной почты, который вам не нужен. У меня до сих пор есть приглашения на мероприятия 2006 года по электронной почте, большинство из которых я даже не посещал. Они мне нужны? Нет. Мне их удалить? Да. Очистите свой почтовый ящик от всего, кроме новых и предыдущих писем, к которым вам обязательно нужно обратиться позже.
• Отписаться. Шутки в сторону. У всех нас есть эти, клянусь, вы собираетесь прочитать этот информационный бюллетень, действительно, как только у меня будет минутка. Вы не собираетесь их читать — избавьтесь от них. Некоторые из нижеприведенных инструментов помогут вам сделать это массово.
• Объедините несколько учетных записей электронной почты. Я твердо верю в разделение работы и личной электронной почты, но иногда необходимость переключаться между ними не способствует сохранению организованности. Некоторые из приведенных ниже инструментов могут помочь вам объединить разные адреса электронной почты — например, Mail и iCal на устройствах Mac позволяют оптимизировать несколько учетных записей в одном месте.

13 Инструменты для организации электронной почты

1) Продажи HubSpot

Цена: бесплатно; Доступны платные версии

Вы когда-нибудь хотели знать, кто и когда открывает ваши электронные письма, сколько раз и откуда? Когда вы загружаете расширение HubSpot Sales для Chrome, вы можете отказаться от получения уведомлений в реальном времени, когда кто-то открывает или нажимает на ссылки в вашем электронном письме.Он интегрируется как с Gmail, так и с Outlook.

Еще одна интересная функция — это боковая панель с контактной информацией, которая появляется при открытии цепочки писем. Он включает в себя всю необходимую информацию о человеке, которому вы пишете по электронной почте, в том числе историю прошлых контактов (вроде функции «вкладки отношений» в LinkedIn), контент социальных сетей, взаимные связи и т. Д. Вскоре расширение позволит вам планировать отправку писем позже.

Бесплатная версия Sales Hub предоставляет электронные уведомления об открытых сообщениях, а также возможность планировать отправку электронных писем позже и некоторые другие функции.Для неограниченного количества уведомлений об открытии и щелчках (и множества других обновленных функций) вы можете перейти на Starter за 50 долларов в месяц.

2) Сдвиг

Цена: бесплатно

Shift позволяет получать доступ и использовать все свои учетные записи электронной почты из одного удобного настольного приложения. Кроме того, вы можете получить доступ к множеству приложений и расширений, включая HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp и многие другие.

Shift также имеет отличную функцию поиска, которая работает по всем вашим учетным записям, поэтому вы можете быстро находить и возобновлять разговоры.Самым большим преимуществом использования чего-то вроде Shift является то, что вся ваша работа и рабочие процессы находятся в одном месте. Используя это, вы можете сэкономить массу времени, переключаясь между приложениями и учетными записями электронной почты.

3) Unroll.me

Цена: бесплатно

Первым шагом к избавлению вашего почтового ящика от всей этой электронной почты является отказ от подписки на все информационные бюллетени, на которые вы подписывались на протяжении многих лет. Но отказ от подписки на десятки, а может и сотни информационных бюллетеней вручную займет вечность.

Enter Unroll.me, бесплатный инструмент, который позволяет вам массово отказаться от подписки на все информационные бюллетени, которые вы не читаете. Вы можете либо стереть с листа все и сразу отказаться от подписки на и все, что касается , либо выбрать и выбрать.

Источник: ПК

4) FollowUpThen

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Вот еще один простой, но полезный инструмент, на этот раз для напоминания вам — и даже вашим клиентам, если вы хотите, — о том, что нужно следить за конкретными электронными письмами.

Вот как это работает: напишите электронное письмо, а затем добавьте [в любое время] @followupthen.com в полях «Скрытая копия», «Копия» или «Кому» вашего электронного письма. Формулировка «в любое время» здесь довольно гибкая: это может быть «завтра@followupthen.com», «[email protected]», «[email protected]», «[email protected]», «every3rdwednesday @ followupthen». .com «и так далее.

Что произойдет с этим электронным письмом, когда вы нажмете кнопку «Отправить», зависит от того, где вы разместили адрес электронной почты @ followupthen.com:

• Скрытая копия: Вы получите ответ по электронной почте (не беспокоя первоначального получателя).
• Копия: Инструмент запланирует напоминание для вас и получателя.
• Кому: Инструмент отправит электронное письмо вам в будущем.

Вот видео, в котором более подробно объясняется этот инструмент:

Работает с каждым почтовым клиентом и бесплатно до 50 повторных обращений в месяц. Вы можете увеличить количество повторных обращений и добавить такие функции, как интеграция календаря, по цене от 2 до 9 долларов в месяц.

5) IFTTT

Цена: бесплатно

IFTTT, сокращение от «If This Then That», — это потрясающий инструмент повышения производительности, который помогает вам соединять приложения и устройства, которые вы используете каждый день, с помощью утверждений «если это, то то», которые они называют «рецептами».»(Серьезно, вы можете сделать что угодно. В том числе использовать задиристую цитату Лиама Нисона из Taken , чтобы напугать кого-то и заставить вернуть ваш телефон.

Когда дело доходит до производительности почтовых ящиков, IFTTT может творить чудеса, автоматизируя некоторые из наиболее утомительных ручных задач. Вот несколько моих любимых:

6) Google Inbox

Цена: бесплатно

Google многое узнал о том, как люди используют электронную почту из Gmail. Вместо того, чтобы модернизировать Gmail с помощью этих новых знаний, они решили начать все с нуля и создать совершенно новую систему почтовых ящиков: Inbox.

Чтобы понять, как работает Inbox, лучше рассматривать его не как классический инструмент электронной почты, который просто объединяет все ваши новые сообщения в одно место, а скорее как инструмент управления сообщениями, ориентированный на конкретные задачи. Каждый раз, когда приходит электронное письмо, вы можете обрабатывать каждое из них как задачу. Если вы не готовы ответить на электронное письмо, вы можете выбрать «отложить» и указать приложению, когда снова отображать электронное письмо. Или, если электронное письмо — это то, что вам нужно сделать в определенном месте, вы можете попросить Inbox напомнить вам об этом сообщении, когда вы находитесь в определенном месте.

Источник: iTunes

Еще одна вещь, которая отличает его от других почтовых приложений? Он удобен для мобильных устройств. Чтобы использовать его, вам необходимо сначала установить мобильное приложение на iOS или Android. Только после этого вы сможете получить доступ к папке «Входящие» из браузера на компьютере по адресу http://inbox.google.com.

7) Gmail «Особые звезды»

Цена: бесплатно

Я не мог написать сообщение в блоге об организации почтового ящика, не включив в него мою стратегию перехода к нулевому почтовому ящику — и ее поддержание.Этот инструмент не является надстройкой; это методология, разработанная Андреасом Клингером. Он использует две встроенные функции Gmail: «специальные звездочки» (система маркировки несколько более изящная, чем метки Gmail) и несколько почтовых ящиков. С момента написания этого поста в прошлом году многие люди говорили мне, что это изменило способ использования электронной почты и упростило их жизнь на лот . Я очень рекомендую это.

Есть только одно примечательное предостережение: мобильное приложение Gmail не поддерживает никаких других звездочек, кроме желтой, поэтому вы не сможете просматривать свои списки на мобильном устройстве.Если вы часто используете мобильные устройства для сортировки писем, попробуйте Sortd, который находится следующим в списке.

8) Сортировать

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Sortd — это, по сути, более чистая версия методологии Gmail Special Stars, которую я описал выше, в которой вам не нужно каким-либо образом помечать или помечать свои электронные письма. Но он действительно работает прямо в Gmail: это то, что их команда называет «умной оболочкой для Gmail», что означает, что он находится прямо в вашем почтовом ящике Gmail, поэтому вам вообще не нужно выходить из приложения.

Что делает , так это решает проблему потери важных электронных писем в нижней части страницы — что наиболее важно, расширяя ваш почтовый ящик в гибкий набор списков, четко организованных в столбцы. Это позволяет вашим электронным письмам, спискам дел и приоритетам объединяться в одном месте и позволяет легко перетаскивать электронные письма из столбца в столбец.

Вице-президент по маркетингу

HubSpot Меган Кини Андерсон является большой поклонницей Sortd. «Я думаю о своем почтовом ящике как о своего рода конвейере, доставляющем мне быструю череду запросов, ресурсов и дел», — сказала она мне.«Сортировка писем означает не отставать от этого притока, не позволяя ничему ускользнуть. До того, как я нашел Sortd, я отмечал любое электронное письмо, которое требовало дальнейших действий, как« непрочитанное »в надежде вернуться к нему, чтобы завершить проверку или последующие действия. вверх. Это сработало так плохо, как и следовало ожидать «.

Так выглядит почтовый ящик Андерсон теперь, когда она использует Sortd:

«Sortd объединяет ваш почтовый ящик со списком дел с перетаскиванием, поэтому я могу быстро оценить срочность электронного письма и затем решить, что с ним делать», — говорит Андерсон.«Я перетаскиваю его в соответствующую категорию ответов и переименовываю в краткое изложение необходимых действий. Затем я могу получить обзор своей работы за неделю с высоты птичьего полета».

«Что особенно приятно, так это то, что Sortd позволяет мне добавлять задачи, которые не приходили по электронной почте, например, запрос, который кто-то спросил меня в чате или лично», — добавляет она. «Таким образом, мой почтовый ящик действительно становится моей центральной командой. У меня есть столбец с элементами немедленного действия, задачами на неделю, невыполненным делом на следующую неделю и ресурсами, которые я хочу быстро иметь под рукой.«

Еще одно преимущество Sortd перед специальными звездами? Вы можете использовать его на мобильном устройстве, если загрузите приложение Sortd Mobile Companion для iOS или Android. (Помните, что все специальные звездочки, кроме одной, не поддерживаются мобильным приложением Gmail — так что это лучший вариант, если вы любите сортировать электронную почту на мобильном телефоне.)

9) SaneBox

Цена: от 7 долларов в месяц — доступны премиум-варианты

Если вы хотите автоматизировать расстановку приоритетов для каждого электронного письма по мере его поступления, вы можете попробовать SaneBox.Здесь нечего устанавливать: по сути, он работает с любым почтовым клиентом для создания новых папок, таких как SaneLater и SaneNews. Когда в ваш почтовый ящик приходит новое электронное письмо, SaneBox быстро анализирует его, чтобы определить, насколько оно важно. Этот анализ основан на вашем прошлом взаимодействии с почтовым ящиком. Если SaneBox сочтет новое электронное письмо важным, он сохранит его в вашем почтовом ящике. Если нет, он отправит его в одну из этих папок.

Позже вы получите дайджест писем, которые были отправлены в эти три папки, чтобы вы могли решить, нуждается ли какое-либо из них в вашем внимании, когда у вас будет время.Со временем вы «обучаете» SaneBox фильтровать определенные типы писем в каждую из этих папок.

SaneBlackHole — это четвертая папка, которая поможет вам удалить электронные письма и , чтобы отписаться от них одним махом. Когда вы вручную перетаскиваете электронное письмо в папку SaneBlackHole, оно автоматически удаляет письмо и отписывается от источника.

Здесь есть и другие интересные функции, например, функция «вложения», которая автоматически отправляет все вложения электронной почты в папку Dropbox.

10) Электронная почта

Цена: бесплатно

Если вы ошеломлены количеством писем в вашем почтовом ящике, но боитесь мысли об их удалении, и вы конкурентоспособный человек, Электронная игра может быть вам на помощь. Этот бесплатный инструмент для приложений Gmail и Google упрощает процесс очистки вашего почтового ящика.

Все, что вам нужно сделать, это ввести свой адрес электронной почты, и игра начнется. У вас есть пять секунд на каждое электронное письмо, чтобы решить, что с ним делать: ответить, «бумеранг» (т.д., заархивировать сейчас и снова появиться в вашем почтовом ящике позже, в указанное время), архивировать, удалить или пропустить. Вы получаете определенное количество очков за каждое действие, и вы будете наказаны, если перейдете в течение долгого времени. Если вы нажмете «ответить», вам по умолчанию дается три минуты на ответ. Вы всегда можете добавить время, если вам действительно нужно, но скорость здесь в ваших интересах.

11) Шашка Плюс

Цена: бесплатно

Checker Plus — это расширение Chrome для Gmail, которое помогает управлять несколькими учетными записями Gmail одновременно, поэтому вам не нужно листать несколько почтовых ящиков.Одна из основных функций — мгновенные уведомления по электронной почте, даже когда Gmail не открыт. Так что если вы поклонник уведомлений, то этот вам понравится.

Не открывая Gmail в браузере, Checker Plus будет отправлять вам уведомления на рабочем столе, когда вы получаете новое письмо, а также возможность читать, слушать или удалять электронные письма.

Я большой поклонник функции голосовых уведомлений расширения. Если я получаю электронное письмо, пока готовлю ужин или что-то в этом роде, я могу разрешить расширению читать мне письмо вслух, даже если Gmail не открыт.(Просто не забудьте выключить его, когда войдете в офис.)

12) Птица почты

Цена: Бесплатно; Доступны платные версии

Существуют и другие почтовые клиенты, такие как Mailbox, Boxer и CloudMagic, но Mailbird удается выделиться.

Хотя он работает только для пользователей Windows, этот почтовый клиент объединяет ваш почтовый ящик с вашими приложениями, объединяя вашу электронную почту и все ваши календарь, задачи и приложения для обмена сообщениями в единый интерфейс.И это простой пользовательский интерфейс, который можно настроить в разных цветах и ​​макетах.

Вот пример того, как выглядит один макет с интеграцией электронной почты и WhatsApp:

Источник: Mailbird

Другими популярными вариантами интеграции приложений являются Календарь Google и приложение для видеоконференций под названием Veeting rooms.

Mailbird работает для пользователей Windows на компьютерах и мобильных устройствах. Версия Lite бесплатна, но если вам нужны другие, более продвинутые функции — например, возможность «откладывать» электронную почту — вам придется получить платную версию за 1 доллар в месяц или 45 долларов за пожизненную подписку.

13) SimplyFile

Цена: от 49,95 долларов США

Хотя в Outlook не так много инструментов для организации, как в других почтовых клиентах, вот один только для пользователей Outlook, который поможет вам тратить меньше времени на сохранение электронной почты. SimplyFile добавляет панель инструментов (или «вкладку ленты») в ваш почтовый ящик с различными настраиваемыми файлами, которые легко доступны, чтобы вы могли быстро отправлять новые электронные письма.

Когда приходит электронное письмо, просто перетащите его в соответствующую папку. Вы можете упорядочить как сообщения, которые вы получаете, в своем почтовом ящике, так и сообщения, которые вы отправляете, которые вы можете сохранять по мере их отправки.

Источник: SimplyFile

Готовы начать? Отлично. Начните изучать эти инструменты и упорядочьте свой почтовый ящик — раз и навсегда.

Как организовать свой почтовый ящик «Входящие»

Эмили Хакелинг Контент-маркетинг на переднем плане

26 февраля 2021 г. • 10 минут чтения

От папок и тегов до задач и текущих дел существует множество способов организовать свой почтовый ящик. Мы рассмотрим лучшие из них.

Независимо от того, где вы находитесь в спектре организации, как координаторы по цвету, так и дружелюбные люди могут согласиться с тем, что непослушный почтовый ящик — это стресс. К счастью, есть множество способов организовать свой почтовый ящик, чтобы им было удобнее управлять. Мы расскажем вам о методах, которые используют занятые люди для очистки своих почтовых ящиков для более разумного рабочего дня, включая тактику для всех распространенных почтовых программ — Gmail, Outlook и Front.

1. Метод папки ожидания

2. Метод автоматизации

3. Временной метод

4. Метод сообщений к задачам

5. Автоматически архивировать ненужные электронные письма

6. Общий почтовый ящик для групповые электронные письма

7. Метод OHIO

8. Трехмерные организации электронной почты

9. Философия нулевого почтового ящика

1.Метод папки ожидания

Этот метод предельно прост. Если вы в основном используете платформу управления проектами, такую ​​как Asana или Basecamp , и интегрировали ее со своим почтовым ящиком, этот метод позаботится обо всех тех разрозненных электронных письмах, которые не вписываются ни в один проект. Создайте папку под названием Ожидание. Когда приходит электронное письмо, если оно не входит в вашу систему управления проектами и вам не нужно отвечать сразу, сохраните его в папке ожидания.Этот метод также хорошо подходит для тех, кто проводит много времени в почтовом ящике и кому нужно немедленно отвечать на множество сообщений — он позволяет быстро сортировать сообщения.

Адам Виклифф, вице-президент по технологиям в Resolve Software Development, рекомендует использовать функцию повтора сигнала, которая хорошо интегрируется с этим методом. Он говорит: «Мне нравится использовать отложенный сигнал, чтобы поддерживать нулевой уровень входящих сообщений. Я откладываю электронные письма с личными проектами, чтобы вернуться к ним вечером, и бывают случаи, когда я откладываю письма с низким приоритетом, пиная банку в сторону, пока, наконец, не доберусь до них.”Вы можете отложить электронную почту в Outlook, Gmail и Front.

2. Метод автоматизации

Почему бы вам не сделать часть организационной работы в вашем почтовом ящике? Независимо от того, используете ли вы Outlook, Gmail или Front, есть способы автоматизировать действия в почтовом ящике, чтобы он оставался немного чище, и вам не приходилось постоянно его перебирать.

Использование лицевой панели

Правила — один из лучших способов организовать свой почтовый ящик. Правила Front позволяют автоматизировать цепочки событий на основе триггеров, таких как ключевое слово, тема, отправитель, время суток и т. Д.

Скажем, например, вы являетесь менеджером по работе с клиентами, обрабатывающим много сообщений от нескольких клиентов. Вы можете настроить правило во Front для автоматического упорядочивания почтового ящика по клиентам, чтобы вы могли легко видеть все свои сообщения от каждого из них. С помощью этого метода вы создадите серию тегов, которые прикрепите к своему почтовому ящику — по одному для каждого клиента. Затем настройте правило для своего контакта в каждой компании-клиенте, чтобы каждое электронное письмо, полученное от клиента, сразу же попадало в соответствующий закрепленный тег.Тогда вы можете стать действительно крутым. Если один клиент является VIP, вы можете автоматически пометить его как имя клиента, а также пометить его как VIP, чтобы его было легко увидеть в вашем почтовом ящике, а затем инициировать оповещение в Slack, чтобы вы получили уведомление как можно скорее. И это не обязательно должны быть электронные письма клиентов.

Возможно, вы сделаете тег Newsletters и автоматически переместите туда все свои электронные информационные бюллетени. Или «Вдохновение», куда попадают все идеи, которые вы хотите сохранить на потом. Или, может быть, когда вы получите электронное письмо, содержащее «API» в теле, вы захотите отправить его своему коллеге, который обрабатывает все запросы, связанные с API.Или вы можете отправить автоответчик, если тема сообщения содержит определенные сильные слова. Варианты практически безграничны.

Использование Gmail

Вы можете создавать фильтры для отправки электронной почты на ярлык, а также для архивирования, удаления, пометки или автоматической пересылки электронной почты. Вы не можете инициировать выполнение правил из этих действий; скорее, они представляют собой разовые простые средства автоматизации.

Использование Outlook

Вы можете создать правила в Outlook для автоматического перемещения электронных писем или автоматического ответа на них, или вы можете использовать быстрые действия для управления небольшими частями рабочего процесса.Быстрые шаги не запускаются автоматически; вам все еще нужно отсортировать их. Вы можете сохранить Быстрый шаг и выбрать его, чтобы применить к электронному письму действия, например, переместить его в папку, добавить к нему ярлыки или отправить его товарищу по команде.

3. Метод, основанный на времени

Если вы живете и умираете по списку дел, этот метод идеально подходит для вас. Создайте пять новых папок или настраиваемых ярлыков для соответствующих писем, упорядоченных по времени, в течение которого вам нужно разобраться с сообщениями, которые они будут содержать. Когда приходит сообщение, поместите его в конкретную папку в зависимости от того, когда вам нужно с ним что-то предпринять.Например:

• Входящие — сюда приходят все новые электронные письма до их сортировки

• Сегодня — электронные письма, над которыми нужно работать немедленно

• На этой неделе — электронные письма, которые следует адресовать на этой неделе, но не срочно

• В этом месяце — электронные письма с низким приоритетом, которые могут ждать

• FYI — вещи, на которые вы должны ссылаться в какой-то момент, но не должны предпринимать никаких действий в любое конкретное время

С помощью этого метода , вы точно знаете, над чем вам нужно работать прямо сейчас, и уверены, что не потеряете электронные письма, над которыми вам нужно будет работать позже.Однако, если вы имеете дело с большим количеством электронных писем, эта система может не обеспечить достаточной гибкости. Если это вы, продолжайте читать!

4. Метод сообщений к задачам

Папки и теги — не единственные инструменты, которые есть в вашей электронной почте и наборе инструментов для управления временем. Крейг Пристли, операционный менеджер Hewn Group, поделился с нами методом ниндзя, который он использует, чтобы выполнять свои бесчисленные обязанности.

Список задач Gmail

Этот метод использует преимущества функциональности задач Gmail, но вы можете преобразовать базовый рабочий процесс в любую комбинацию инструментов электронной почты и задач, если вы можете связать их вместе.Для начала создайте отдельный список задач для каждой из ваших основных «корзин» — возможно, список задач для каждого клиента или каждого уровня приоритета сообщения. Затем, когда вы открываете электронное письмо, вы можете нажать «Добавить в задачи» и поместить его в правильный список задач. Таким образом, списки задач похожи на теги или папки, поскольку вы можете организовать электронную почту, используя любой из методов, которые вы использовали бы для организации папки электронной почты или системы тегов. Но есть три существенных преимущества использования списков задач над папками или тегами.

Во-первых, вы можете назначить конкретную дату / время для каждой задачи и получить напоминание о наступлении срока выполнения (и отсортировать по сроку выполнения).Крейг делится: «Это особенно полезно для отслеживания сообщений, которые я отправил клиентам или коллегам, но не получил ответа. Нет ничего хуже, чем отправить кому-то сообщение, а затем забыть связаться с ним до тех пор, пока вы не обнаружите это сообщение через несколько недель или месяцев в своем ящике «Отправленные».

Во-вторых, вы можете добавлять подзадачи к любой задаче, чтобы получить детальную иерархию задач.

Наконец, вы можете использовать списки задач в сочетании с тегами, что дает вам еще больший контроль над тем, как вы организуете свою электронную почту.Крейг говорит: «Этот метод позволяет мне быстро попасть в нулевой почтовый ящик, сразу найти любое письмо, которое мне нужно, и получать напоминания об электронных письмах в то время, когда мне нужно с ними работать».

Список задач Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете создать список задач, привязанный к вашему адресу электронной почты. Это несрочные электронные письма, о которых вы все равно захотите позаботиться до определенного срока. Вы просто хотите перетащить электронное письмо в список задач, затем выбрать дату для напоминания, и все готово.Когда приблизятся ваше время и дата, оно появится как напоминание о встрече, чтобы вы не забыли обработать его.

Список задач Front

Front можно изначально использовать как список дел без какого-либо расширения. Сегодня многие люди используют его таким образом, и вы можете настроить его несколькими способами. Для первого варианта ваш почтовый ящик — это список дел, и все, что вам нужно сделать, это воспользоваться кнопкой отложенного сигнала. Ударьте, когда вам не нужно что-то видеть или вы хотите работать над чем-то в определенное время.Затем обрабатывайте свои электронные письма, когда они будут возвращаться к вам в течение дня, как вы и планировали.

Второй вариант — создать теги в почтовом ящике на передней панели и закрепить их. Затем вы можете ссылаться на теги в нужное время, и вы не будете беспокоиться о том, что ничего не пропустите в своем списке дел.

Наконец, вы можете отправить внутреннее обсуждение самому себе, чтобы добавить что-нибудь в свой почтовый ящик в качестве напоминания. Это похоже на виртуальную заметку, которую можно организовать вместе с остальной частью вашего почтового ящика.

5.Автоматически архивировать электронные письма, которые вам не нужны.

Архивирование вместо корзины — всегда хорошая идея. Это не дает вам потерять рассудок, когда дело доходит до непрочитанных писем или пропуска важных писем. Он защищает от нежелательной почты. И что самое лучшее? Если вам действительно действительно нужно одно из тех электронных писем, которые вы архивируете (а это не так), вы все равно можете найти его позже. Душевное спокойствие в лучшем виде.

Автоматическое архивирование в Front

Если вы используете Front, вы можете установить простое правило для автоматического архивирования сообщений по отправителю, теме, ключевому слову в теле, времени суток и т. Д.Это отлично подходит для таких вещей, как уведомления Dropbox Paper или уведомления Google Doc. Возможно, уведомления инструмента управления проектами, если вы их используете, или просто электронные письма, которые вам не нужны.

Автоматическое архивирование в Gmail

В Gmail вы можете установить фильтр для перемещения писем в папку «Архив», если они относятся к определенному типу и категории, например, к рекламным письмам.

Автоархивирование в Outlook

Вы можете создать правило Outlook для архивации чего-либо с именем, условием и действием.Вы также можете использовать AutoArchive, который возвращает и архивирует старые сообщения в зависимости от выбранного вами периода времени.

6. Общий почтовый ящик для групповых писем

Это кардинально меняет правила игры. Команда Estes Forwarding Worldwide сократила объем электронной почты на 80%, переключив учетные записи электронной почты из списков рассылки, которые отправляли электронную почту всем, в общие почтовые ящики для групповой электронной почты. Это означает, что каждый может получить доступ к электронной почте и получить контекст из важного сообщения, но они не засоряют ваш личный почтовый ящик и не загромождают ваш собственный список дел.Это популярно для команд, у которых есть групповые адреса, такие как [email protected], [email protected], [email protected] и т. Д.

7. Метод OHIO

Нет, не состояние. OHIO означает «справиться с этим только один раз». Все, что вам нужно сделать, это установить временной блок или сеанс в своем календаре, специально предназначенный для ответа на электронную почту, просмотреть список писем и либо 1) ответить, 2) удалить или заархивировать 3) отложить его на потом или поместить в свой инструмент управления задачами. Никаких значительных тегов или организации не требуется.

8. 4D организации электронной почты

Это не для всех, но для некоторых это отлично работает. Метод управления электронной почтой 4D дает вам четыре варианта обработки электронной почты: удалить, сделать, делегировать или отложить . Если вы думаете о своей электронной почте таким образом, вам не потребуется особая организация в конце дня. Вы стремитесь отсортировать сообщения электронной почты таким образом, чтобы они не накапливались, и вы точно знаете, что требует вашего внимания.

9.Философия Inbox Zero

Кому-то это нравится, а кому-то не нравится. Но достижение Inbox Zero действительно здорово. Это не значит, что вы зацикливаетесь на мышлении, основанном на электронной почте, это скорее способ думать о своем времени. Первоначальный создатель Мерлин Манн изобрел его, чтобы больше заботить ваше душевное состояние после освобождения от почтового ящика, чем для того, чтобы приковать вас наручниками к почтовому ящику. Стремитесь сократить количество писем до нуля в конце дня, а затем, даже если вы этого не сделаете, отключитесь. Нет необходимости постоянно его проверять, особенно если вы находитесь вне дома, в очереди в продуктовый магазин и на самом деле ничего не можете сделать с проверяемыми электронными письмами.

Организуйте свой почтовый ящик так, чтобы он работал на вас.

Нет двух людей с одинаковыми обязанностями или потребностями, когда дело касается электронной почты, поэтому не существует идеального метода для всех. Но каждый из этих четырех методов организации электронной почты обеспечивает эффективную отправную точку, которую вы можете настроить и использовать, чтобы держать свой почтовый ящик под контролем.

Написано Эмили Хакелинг Content Marketing at Front

Первоначально опубликовано: 22 февраля 2021 г.

Как организовать свой Gmail — полное руководство

Это момент в профессиональной карьере каждого, который требует празднования.

Нет, это не продвижение по службе и не большая презентация для исполнительной команды — хотя это тоже хорошо.

Это момент, когда ваша учетная запись Gmail достигает нулевого уровня почтового ящика, бизнес-феномена, когда ваш почтовый ящик остается пустым или почти пустым, насколько это возможно.

Узнайте, как использовать Gmail в максимальной степени.

Конечно, вы можете просто заархивировать все свои сообщения ( не рекомендуется ) и начать с нуля, но без надлежащих советов по организации Gmail ваш почтовый ящик будет переполнен новыми и непрочитанными сообщениями, прежде чем вы об этом узнаете.

Советы по организации Gmail — почему это так важно

Сколько писем вы получите в день?

Согласно отчету исследовательской компании технологического рынка, к 2018 году средний работник будет отправлять или получать 140 деловых писем ежедневно. В типичный восьмичасовой рабочий день это более 17 писем в час или одно электронное письмо почти каждые четыре минуты.

Считайте любые личные или нежелательные электронные письма, которые также могут попасть в ваш рабочий аккаунт, и это число может легко превысить 200 электронных писем каждый день.Представьте себе, насколько продуктивнее вы могли бы стать, если бы вам не приходилось тратить время на просеивание всех этих писем, чтобы определить, какие из них наиболее важны и требуют немедленного ответа.

5 советов по организации Gmail, которые помогут добиться нулевого уровня входящих сообщений

Это может показаться невыполнимой задачей и может потребоваться некоторое время для точной настройки, но упорядочение вашей учетной записи Gmail поможет вам снизить стресс и лучше управлять своим временем и приоритетами.

Вот пять простых советов по организации Gmail , которые вы можете использовать, чтобы достичь нулевого почтового ящика и повысить продуктивность на рабочем месте.

1. Выберите макет для организации Gmail

Первым шагом к организации Gmail является выбор предпочтительного макета .

Когда вы откроете свой почтовый ящик, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Настройки». Затем в верхней части окна настроек щелкните вкладку «Входящие».Отсюда Gmail предоставляет вам пять вариантов макета для вашего почтового ящика.

• По умолчанию: Это стандартный формат, который упорядочивает ваш Gmail по дате получения электронного письма. В этом представлении вы можете выбрать различные категории, в которые помещаются ваши электронные письма. Они отображаются в виде вкладок в верхней части экрана и могут быть полезны при определении того, какие из ваших писем могут оказаться более важными.
• Важное первое: В этом представлении Gmail пытается предсказать, какие электронные письма для вас наиболее важны (отмечены желтым маркером), и отображает эти сообщения в верхнем почтовом ящике.Менее важные сообщения отображаются в нижнем ящике входящих в нижней части экрана.
• Сначала непрочитанные: Этот режим просмотра аналогичен параметру «Важное первое», однако в верхний почтовый ящик входят сообщения, которые вы еще не открывали, а в нижний — все остальное.
• Помечено первым: В режиме просмотра «Помечено первым» также разделен почтовый ящик на два поля и отображаются только те сообщения электронной почты, которые вы пометили в виде сверху. Все остальное отображается во втором представлении ниже.
• Приоритетные входящие: Это похоже на комбинацию всех представлений. Gmail использует прогнозный анализ, чтобы определить, с какими электронными письмами вы, скорее всего, будете взаимодействовать, на основе прошлых действий. Затем он помещает эти электронные письма на вид сверху.

Подбор макета , который подходит вам, поможет вам поддерживать порядок в Gmail.

2. Добавьте панель предварительного просмотра для упорядочивания Gmail

В представлении Gmail по умолчанию просто отображаются отправитель, строка темы и небольшой фрагмент текста предварительного просмотра до того, как в строке закончится место.В большинстве случаев вам нужно будет открыть письмо, чтобы определить, действительно ли это то, что стоит прочитать.

Вы можете сэкономить время и организовать свой Gmail, добавив панель предварительного просмотра . Нажмите на значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся списке. Затем выберите «Лаборатория» на появившихся вкладках. Прокрутите вниз до «Панели предварительного просмотра» и нажмите «Включить». Сохраните изменения, и тогда у вас будет возможность предварительно просмотреть каждое полученное письмо.

3. Создание настраиваемых меток и папок для упорядочивания Gmail

В левой части вашего почтового ящика вы увидите список из ярлыков , к которым вы можете добавлять электронные письма, чтобы упорядочить ваш почтовый ящик.Но знаете ли вы, что и в этой области можно создавать собственные ярлыки?

Если вы выберете сообщение или несколько сообщений, вы можете нажать кнопку в верхней части папки входящих сообщений, которая выглядит как торговый тег. Это позволяет вам назначать эти сообщения предопределенным ярлыкам , которые Gmail использует для организации вашего почтового ящика.

Вы также можете создавать собственные ярлыки в этой области, выбрав «Создать». У вас даже есть возможность вкладывать метки в другие метки, аналогично созданию подпапок при сохранении файлов на жестком диске.

У вас даже есть возможность цветного кодирования ваших этикеток, чтобы различать приоритет. Например, вы можете выбрать красный цвет для метки VIP, на которую вы архивируете все сообщения от своего начальника.

Как только вы создадите ярлык, вы заметите, что он добавляет папку в список слева от вашего почтового ящика и добавляет название ярлыка рядом со строкой темы. Теперь, когда вы заархивируете это сообщение, оно будет перемещено в конкретную папку .

Настройте параметры, чтобы упростить организацию папок Gmail и поддерживать чистоту почтового ящика.

4. Создайте фильтры для организации Gmail

После создания пользовательских меток вы можете применить фильтры к сообщениям, чтобы отправлять определенные электронные письма прямо в их папки и не допускать их попадания в общий почтовый ящик.

Например, если вы знаете, что каждую пятницу вы будете получать информационный бюллетень по внутренним коммуникациям, который у вас действительно нет времени читать, вы можете использовать фильтры для отправки этого сообщения в конкретную папку , где вы можете проверить его — или удалите — позже.

После выбора электронной почты или писем, которые вы хотите отфильтровать, нажмите кнопку «Еще» в верхней части папки «Входящие» и выберите «Фильтровать подобные сообщения» в раскрывающемся меню. Отсюда вы можете выбрать фильтрацию сообщений по отправителю, теме, ключевым словам и прикрепленным файлам, среди прочего. После выбора критериев вы нажимаете «Создать фильтр с этим поиском» и выбираете действие, которое вы хотите, чтобы этот фильтр выполнял, например, назначение настраиваемой папке или метке и пропуск входящей почты.По завершении нажмите «Создать фильтр».

Важно отметить, что вы также можете выбрать, чтобы этот фильтр применялся к всем беседам , которые соответствуют критериям, поэтому вам не нужно создавать отдельные фильтры для каждого из них.

5. Используйте функцию отправки и архивирования для организации Gmail

Теперь, когда вы организовали свой почтовый ящик Gmail для автоматической архивации определенных писем в пользовательские папки, вы действительно можете очистить свой почтовый ящик, архивируя сообщения одновременно с отправкой ответов.

Чтобы активировать эту функцию, щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Прокрутите вниз и выберите «Показать кнопку« Отправить и архивировать »в ответе». Сохраните изменения.

Теперь, когда вы отвечаете на сообщение, у вас есть два варианта отправки. Один — это традиционная отправка, а другой отправляет сообщение и автоматически отправляет цепочку электронной почты в архив всей почты. Если вы присвоили сообщению метку, вместо этого оно перейдет в эту конкретную папку. Если кто-то ответит на ваше электронное письмо, беседа автоматически вернется в ваш почтовый ящик.

Включение этой функции — это быстрый и эффективный способ убрать беспорядок в вашем почтовом ящике и сохранить порядок в Gmail.

Следование этим советам по организации Gmail может сделать почтовый ящик нулевым

Inbox Zero не станет неуловимой мечтой, если вы последуете этим простым советам по организации Gmail.

Но, как и любые ярлыки, вам нужно найти систему, которая подойдет вам. Если один из этих методов затрудняет поиск сообщений в архиве или отслеживание важных разговоров, попробуйте что-нибудь другое.Как только вы найдете процедуры, которые имеют смысл для вашей повседневной жизни, ваш почтовый ящик превратится в хорошо отлаженный аппарат.

Повысьте продуктивность работы с Gmail

Большинство людей понимают, как использовать основы своего почтового ящика Gmail , но как насчет подробных советов и приемов, которые могут облегчить вашу жизнь, вашу работу более эффективной и ваше взаимодействие более успешным? Мы собрали одиннадцать приемов, которые существуют как в Gmail, так и с помощью внешних расширений Google Chrome, которые покажут вам, как лучше использовать Gmail.Эти уловки позволят улучшить свой почтовый ящик, сэкономить время и масштабировать свой бизнес . Нажмите на фото ниже, чтобы узнать, как пользоваться Gmail.

Как отсортировать почтовый ящик Gmail по отправителю, теме и метке

Gmail — отличный инструмент, но он не предлагает интуитивно понятных способов сортировки вашего почтового ящика. К счастью, есть простые обходные пути, которые дают вам больше контроля над поиском сообщений.Давайте посмотрим, как организовать и отсортировать Gmail.

1. Сортировка Gmail по отправителю

Нет способа отсортировать Gmail по отправителю одним щелчком мыши, но есть несколько уловок, которые помогут вам увидеть все электронные письма, которые вы получаете от одного человека.

Самый быстрый наиболее полезен, если вы недавно получили электронное письмо от этого человека, хотя вы можете использовать его, когда находитесь в своем почтовом ящике.

Перейдите в свой почтовый ящик, найдите любое электронное письмо от отправителя, которого хотите выбрать, затем щелкните его правой кнопкой мыши, не открывая его.Во всплывающем меню выберите Найти сообщения от .

Практически сразу вы увидите список всех писем, которые вы когда-либо получали от этого отправителя, даже древних, которые вы давно заархивировали. Вы также увидите полную контактную информацию этого отправителя, что упрощает отправку им сообщения или начало видеозвонка.

Не видите нужного отправителя сразу в папке «Входящие»? Без проблем.Сначала введите имя или адрес электронной почты человека в поле поиска Gmail. Затем просто щелкните правой кнопкой мыши любое из найденных сообщений и выберите Найти электронные письма от еще раз.

2. Сортировка писем от любого отправителя

Вы можете отсортировать свой почтовый ящик Gmail по любому отправителю, даже не зная его имени. Вернитесь в панель поиска Google и обратите внимание на значок фильтра справа. Это кнопка Показать параметры поиска .

Нажмите на эту опцию, и вы увидите окно, предлагающее различные способы поиска сообщений.

Вы можете указать параметры для поиска писем, которые включают или не включают определенные слова. Эта опция находит их во всех электронных письмах, а не только в темах, и полезна, когда вы можете только вспомнить, о чем был разговор. Вы также можете отфильтровать результаты, чтобы они включали только сообщения с вложениями.

Поэкспериментируйте с возможностями окна поиска и ознакомьтесь с ними.Используйте опцию Дата в пределах , например, чтобы ограничить поиск определенным периодом времени. Когда вы найдете отправителя, которого ищете, используйте опцию «Найти электронные письма от », которую мы рассмотрели в разделе выше, чтобы создать полный список сообщений.

Если вы предпочитаете не использовать параметры поиска, попробуйте другой способ.

Как и Google, Gmail распознает операторы расширенного поиска.Введите по адресу: bob в главной строке поиска, чтобы найти все электронные письма, которые вы отправляли людям по имени Боб.

3. Отсортируйте свой почтовый ящик Gmail по теме

.

Иногда вам нужно вместо этого отсортировать Gmail по теме. Возможно, вам нужно найти все электронные письма, которые люди отправляли вам о предстоящем воссоединении семьи.

Вернитесь в панель поиска Google и откройте дополнительные параметры поиска. Одно из полей позволяет искать по теме.Как вы помните из предыдущих советов, также можно искать сообщения по определенным словам. Введите несколько релевантных слов — встреча, собрание, событие и т. Д. — в поле Включает слова , разделенные запятыми.

Наконец, обратите внимание на опцию Search внизу окна. По умолчанию он настроен на поиск по всем вашим электронным письмам. Если это слишком широко, измените его на поиск только сообщений, отфильтрованных в конкретный почтовый ящик или присвоенных определенному ярлыку.

Что, если кто-то скажет вам, что отправил сообщение, но вы его не видите во входящих? Вы также можете выполнять поиск в спаме и корзине таким же образом. Если электронное письмо было ошибочно интерпретировано как спам или вы удалили его по ошибке, оно не потеряно, если оно все еще находится в корзине.

Просто помните, что Gmail автоматически удаляет все сообщения в корзине через 30 дней.

4.Ищите сообщения с определенными ярлыками

В последнем разделе мы вкратце коснулись ярлыков. Если вы не знакомы с ярлыками в Gmail, считайте их формой виртуальной папки. Назначение метки (или нескольких меток) электронному письму эквивалентно перемещению его в определенную папку, и вы можете использовать метки для сортировки своего почтового ящика.

Применить ярлыки к электронным письмам

Сначала выберите любое сообщение в почтовом ящике. Когда он откроется, вы увидите над ним ряд значков.Выберите тот, у которого есть изображение, похожее на тег. Это кнопка «Ярлыки» Gmail. Щелкните его, чтобы открыть список всех ранее сделанных этикеток. Выберите Create new , чтобы создать новый.

Вы также можете пометить несколько сообщений одновременно, установив соответствующие флажки (это отлично подходит, когда вы хотите удалить сообщения сразу).

Сделайте это непосредственно перед тем, как нажать кнопку с ярлыком в верхней части интерфейса Gmail.Вы также можете пометить сообщение после нажатия на него, а не из основного почтового ящика.

Сортировка писем по ярлыкам

Теперь, когда мы рассмотрели применение ярлыков, давайте воспользуемся этими знаниями, чтобы отсортировать вашу электронную почту с помощью ярлыков.

Сделать это очень просто; просто щелкните тег ярлыка на боковой панели своего почтового ящика. Вы сразу увидите список всех писем, помеченных одним ярлыком.

5.Автоматически добавлять ярлыки к отправленным сообщениям

Как вы уже видели, нанесение ярлыка — это быстрый и простой процесс. Тем не менее, следя за входящими сообщениями, нужно помнить еще об одном. Если вы постоянно заняты, возможно, вы предпочтете не делать этого.

Вы можете использовать ярлыки при создании фильтров для сортировки и организации вашего почтового ящика. Более того, бесплатное приложение с доступными премиальными планами под названием Gmelius автоматически ставит ярлыки на отправленные сообщения.

После загрузки приложения откройте его панель управления и найдите вкладку «Производительность». Затем найдите параметр «Отправить и добавьте метки ». Примените эту опцию и перезагрузите свой почтовый ящик. Затем проверьте значок метки рядом с кнопкой отправки приложения. Он выглядит как небольшая лента и означает, что вы включили автоматическую маркировку.

Чтобы узнать, как работает Гмелиус, отправьте сообщение через Гмелиус. При нажатии кнопки отправки для электронного письма появляется поле метки.Прокрутите список, чтобы выбрать один, или воспользуйтесь удобным окном поиска. Затем нажмите внизу кнопку «Этикетка и отправьте ».

Если вы в конечном итоге попробуете Gmelius, у него есть несколько способов персонализировать свой почтовый ящик. Они не относятся к сортировке сообщений, но включают другие полезные возможности. Поскольку вы знаете, как сортировать свой почтовый ящик, почему бы не сделать еще больше с помощью этого многофункционального приложения?

Загрузить: Гмелиус | Хром | Android | iOS (Ограниченная бесплатная, с годовыми планами от 9 долларов в месяц)

Какой способ сортировки входящих сообщений Gmail вы предпочитаете?

Сортировка писем в Gmail не так проста, как вы ожидали.Инструменты автоматической сортировки сервиса хотят сделать это за вас, и этого не всегда достаточно, если вы хотите быть более практичным. К счастью, легко узнать, как организовать свой Gmail по отправителю, ярлыку или теме.

Это также помогает использовать инструменты браузера Gmail для улучшения работы и сохранения чистоты вашего почтового ящика и повышения вашей продуктивности.

6 инструментов браузера Gmail для более чистого почтового ящика и более продуктивной электронной почты

Проблемы с Gmail? Эти бесплатные расширения для браузера и веб-приложения восполняют недостатки Gmail и помогают справиться с переполненным почтовым ящиком.

Читать далее

Об авторе Энди Беттс (Опубликовано 222 статей)

Энди — бывший печатный журналист и редактор журнала, который пишет о технологиях уже 15 лет.За это время он внес вклад в бесчисленное количество публикаций и написал работы по копирайтингу для крупных технологических компаний. Он также предоставил экспертные комментарии для средств массовой информации и организовал панели на отраслевых мероприятиях.

Более От Энди Беттса

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Разверните, чтобы прочитать всю историю

Организуйте Gmail как босс с помощью 12 приемов за 10 минут

Расставьте приоритеты для писем

Настройка приоритетного почтового ящика — отличное место для начала, когда дело доходит до выяснения того, как организовать Gmail. Он автоматически разделяет ваше письмо на три раздела: важные и непрочитанные, помеченные и все остальное.

Более сложный подход к расстановке приоритетов для вашего почтового ящика состоит в том, чтобы машинное обучение Gmail анализировало ваши сообщения, чтобы определить, что важно, учитывая такие вещи, как то, как вы обрабатывали похожие сообщения в прошлом, как напрямую сообщение адресовано вам, и многое другое факторы.

Некоторые другие включают настройку категорий входящих сообщений Gmail для автоматической сортировки сообщений по различным вкладкам, таким как «Обновления», которые включают подтверждение по электронной почте, квитанции, счета и выписки. Затем включите в браузере Gmail уведомления о важных сообщениях, а не о всех новых. Gmail классифицирует важную почту в зависимости от того, кому вы пишете и как часто вы отправляете им электронные письма, какие электронные письма вы открываете, на какие электронные письма вы отвечаете, ключевые слова в ваших электронных письмах, которые вы обычно читаете, и какие электронные письма вы помечаете, архивируете или удаляете.

Вы можете изменить настройку папки «Входящие» на любую из этих настроек, щелкнув раскрывающееся меню вкладки «Входящие». Затем выберите тот, который вам больше подходит.

Пропустите папку входящих сообщений Gmail

Ежедневно вы получаете множество важных писем, которые вам, возможно, и не нужно читать самостоятельно, например квитанции. Конечно, вы не хотите удалять свои квитанции, но вам не нужно, чтобы они отвлекали вас и забивали почтовый ящик.

К счастью, есть простой способ сделать так, чтобы эти электронные письма не попадали в ваш почтовый ящик, а сразу же отправлялись в архив на тот случай, когда они понадобятся вам или вашей команде.

Щелкните маленькую стрелку, указывающую вниз, в строке поиска. Внизу экрана вы увидите опцию «создать новый фильтр», в которой вы можете установить параметры, такие как электронные письма со словом «квитанция» в строке темы.

Затем вы решите, что делает фильтр. Если вы не хотите, чтобы электронное письмо попадало во входящие, нажмите «пропустить входящие (заархивировать)». С этого момента электронные письма, соответствующие установленным вами параметрам, больше не будут попадать в ваш почтовый ящик, но будут по-прежнему доступны, если они вам понадобятся.

Используя эту технику для организации Gmail, вы можете начать ограничивать количество посторонних писем, отвлекающих вас и претендующих на ваше внимание.

Как создавать ярлыки Gmail

Еще один метод автоматической фильтрации, который поможет вам сохранить ваш почтовый ящик свободным и организованным, — это автоматическая маркировка входящих писем в Gmail. Лучшее в автоматических ярлыках Gmail заключается в том, что вы можете сосредоточиться на электронных письмах, которые наиболее важны для задачи, над которой вы сейчас работаете, — например, только на тех, которые помечены как имеющие отношение к задаче.

Ярлыки Gmail могут варьироваться от ярлыков для конкретных проектов и людей до общих ярлыков, таких как «Мои проекты».

Снова перейдя в раздел создания фильтра в меню настроек, вы сможете установить параметры для каждого фильтра. Затем вам нужно будет установить флажок рядом с «применить метку» и выбрать метку Gmail, которую вы хотите использовать, из раскрывающегося меню. Если вы не видите нужный ярлык, просто выберите «новый ярлык».

Как создавать вложенные метки Gmail

Вложенные метки позволяют дополнительно организовать Gmail.Например, полезной дополнительной меткой могут быть имена отдельных сотрудников, вложенные в родительскую метку для «сотрудников». Возможность Gmail применять несколько ярлыков к электронному письму предлагает более широкий поиск, который не заставляет вас выбирать только одно место для электронного письма.

Вы можете создать эти вложенные метки, установив флажок «вложить метку под» при создании новой метки для электронного письма. После этого вы сможете выбрать родительский ярлык в раскрывающемся меню.

Мы часто думаем о ярлыках для входящих сообщений.Однако они полезны и для исходящих сообщений. При создании сообщения нажмите кнопку «Еще три точки», чтобы добавить метку к составленным сообщениям. Подумайте о потраченных впустую часах, которые вы тратите на поиск в папке отправленных электронного письма, которое вы должны сослаться на CYA?

Фишки поиска

Фишки поиска — это интерактивные фильтры, которые появляются под полем поиска при выполнении поиска. Просто введите свой поиск, нажмите «Ввод», и появятся поисковые фишки Gmail. Например, если вы введете чье-то имя, Gmail представит список параметров фильтра, чтобы вы могли сузить его.Однако фишки поиска могут помочь уточнить поиск одним касанием. Например, вы можете щелкнуть фишку, которая исключает обновления календаря или удаляет все электронные письма, не имеющие прикрепленных файлов.

Поиск по адресам псевдонимов

Адреса псевдонимов электронной почты очень полезны для маршрутизации нежелательных электронных писем на указанный адрес или в службу поддержки, продаж или маркетинговых сообщений, которыми управляет группа лиц.