Как распланировать своё время в Notion, используя GTD
Что такое GTD
Лайфхакер неоднократно публиковал статьи о методике GTD — Getting Things Done. Её придумал и подробно описал в своей книге бизнес‑тренер Дэвид Аллен. Вкратце основные правила этой системы можно описать так:
- Фиксируйте всю информацию. Записывайте все идеи, задачи и дела. Если вы что‑то не можете сделать прямо сейчас, сделайте отметку, не полагаясь на память. Всё, что вы записываете, копится в так называемой «Папке входящих».
- Поддерживайте порядок. По мере заполнения папки со «Входящими задачами» её содержимое нужно упорядочивать, сортировать дела по категориям и создавать пояснения и заметки, чтобы точно ничего не забыть.
- Определяйте приоритеты. У каждой задачи должны быть срок выполнения и степень важности, чтобы вы знали, что делать в первую очередь, а что может и подождать.
- Держите всё под рукой. В GTD нет места принципу «запишу потом». Ваши списки задач и заметки всегда должны быть у вас на виду: на компьютере, смартфоне, планшете и других устройствах. Таким образом, если в голову придёт интересная идея или вы вспомните о каком‑то незафиксированном деле, вы сможете сразу это записать. Когда подойдёт срок выполнения какой‑то задачи, вам придёт напоминание, слава вездесущим уведомлениям.
Подробнее почитать про GDT вы сможете в нашем руководстве.
Узнайте больше 📝
Методика хороша своей универсальностью. Её создатель Дэвид Аллен несколько старомоден: под «Папкой входящих задач» он подразумевает настоящую бумажную папку. Он даже электронные письма распечатывал и раскладывал по подшивкам.
Но с тем же успехом GTD можно применять и для компьютерных файлов и папок, используя эту систему в связке с каким‑нибудь сервисом. Например, с помощью этой методики можно сортировать письма в Gmail, записывать задачи в «Таблицах Google» или полностью контролировать свою жизнь с помощью Evernote. Наконец, под философию GTD заточено множество менеджеров задач вроде того же Wunderlist.
И конечно, использовать методику можно в такой замечательной и универсальной программе, как Notion.
Она представляет собой гибрид «Google Документов», Evernote, Trello и ещё десятка различных приложений. Notion умеет практически всё, что нужно для работы. Заметки, таблицы, базы знаний, списки дел, канбан‑доски, документы — в программе есть всё. Грех не воспользоваться ей для организации ваших дел в стиле GTD.
И Мария Алдрей, бизнес‑консультант, помогающая руководителям предприятий организовывать их работу, создала собственную систему для Notion, основанную на GTD. Этими наработками она поделилась в своём блоге.
Мария Алдрей
Специалист по цифровому маркетингу и бизнес-консультант.
Как использовать GTD в Notion
Я не очень хорошо организованна. Поэтому, когда я узнала о GTD Дэвида Аллена, моя жизнь буквально изменилась. Теперь это для меня своего рода религия. Постепенно я выстроила свою систему, которая позволяет мне всё успевать, работая в привычном мне темпе.
Я руководствуюсь практикой, которую называю «Еженедельное планирование». Каждое воскресенье (или понедельник) выделяю час, чтобы распланировать предстоящую неделю. Эта привычка помогает мне решать сложные задачи, разбивая их на более мелкие и выполнимые. Поэтому я больше успеваю, меньше утомляясь, и легче сосредотачиваюсь на работе.
Для меня Notion — что‑то вроде игры. На то, чтобы настроить систему, уходит время. Но, когда она готова, выполнение задач становится интересным, простым и быстрым.
Каждую неделю я нажимаю на кнопку в Notion, и передо мной появляется готовая чистая таблица. Здесь лежит пустой шаблон, который вы можете забрать себе и использовать.
Вот пошаговый процесс, который я использую для планированиях своих задач с помощью Notion.
1. Соберите ваши идеи
Потратьте минут 10, чтобы перечислить и записать в этот столбец все ваши идеи. Они превратятся в задачи, которые вы должны будете выполнить на предстоящей неделе.
- Перечислите все ваши проекты, которые ещё не завершены.
- Проверьте ваши задачи за предыдущие три месяца, чтобы найти среди них невыполненные.
- Загляните в ваш календарь: может быть, там тоже что‑то запланировано.
- Проверьте свой бумажный блокнот, если таковой имеется. Возможно, там тоже есть какие‑то идеи, которые нужно перенести в Notion.
- Вспомните, есть ли ещё какие‑нибудь задачи, которые вы должны сделать, или люди, с которыми нужно поработать.
Соберите все эти идеи вместе и перечислите их в первом столбце. Это ваш план на следующие семь дней.
2. Назначьте соответствующие действия
Идея — это неплохо, но без активных действий она так и останется идеей. Спросите себя: «Что я должен предпринять, чтобы продвинуть эту задачу к концу?»
Например:
- Продолжить наполнять сайт контентом → Написать черновик раздела «Обо мне».
- Создать календарь публикации контента → Нарисовать карту памяти для постов и назначить даты.
- Снять видео для блога → Написать сценарий ролика.
- Встретиться с Крисом → Отправить ему электронное письмо с датой и местом встречи.
Помните, если для выполнения задачи нужно совершить больше одного действия, вы должны решить, чем будете заниматься в первую очередь.
3. Установите срочность
Далее вы должны определить срочность каждой задачи. Это необходимо, чтобы сосредотачиваться на действительно важных вещах, а не просто делать кучу работы.
Чтобы понять, какими делами заниматься прежде всего, я сортирую свои идеи по четырём категориям:
- Важные задачи — дела, которые приближают нас к достижению целей.
- Срочные задачи — действия, которые требуют немедленного внимания.
- Не помешало бы — в эту категорию отправляются дела, которые могут быть не срочными и не важными, но их выполнение облегчило бы вам жизнь в следующие семь дней.
- Может подождать — это те задачи, которые можно перенести на другую неделю.
4. Определите уровень концентрации
У всех нас, как это ни печально признавать, ограниченное количество внимания, времени и энергии. Каждое задание отнимает определённый процент этих важных ресурсов. Поэтому оцените запланированную задачу и припишите ей соответствующее число в четвёртом столбце.
Например, написать черновик для поста в блоге у меня отняло около 20% внимания. А письмо для Криса длиной в три строчки — всего 2%.
5. Назначьте приоритет
Этой галочкой помечаются задачи, которые имеют тег «Важный» и «Срочный». То есть их нужно сделать, несмотря ни на что. Это ваш список приоритетов.
Когда закончите выбирать такие задачи, просуммируйте проценты из предыдущего столбца, чтобы понять, сколько ресурсов вы на них затратите. Если получилось больше 90%, значит, вы переоценили свои силы и откусили больше, чем можете прожевать. Перенесите часть на следующую неделю, или переутомитесь и ничего не успеете.
Кстати, полезный совет: Notion позволяет фильтровать содержимое строчек таблицы — так можно выбирать приоритетные задачи.
6. Запланируйте задачу
Галочка в следующем столбце показывает, запланирована ли задача в вашем календаре. Решите, когда вы её выполните, и создайте соответствующее событие.
Кстати, если вы не используете «Google Календарь» или что‑то вроде того, возьмите себе этот шаблон Notion. Туда можно вносить задания, запланированные на неделю.
7. Делегируйте задачу
Да, у вас столько же часов в сутках, сколько и у Бейонсе, но у неё есть огромная команда помощников, которые делают за неё грязную работу, поэтому она успевает больше. Тем не менее, если у вас тоже есть кто‑то, на чьи плечи можно переложить часть задач, сделайте это и пометьте делегированное задание галочкой в соответствующем столбце.
8. Закончите задачу
Ну тут всё просто. Когда вы заканчиваете свой проект или выполняете задачу, то помечаете её галочкой в последнем столбце.
Бонус
Несколько шагов, которые помогут вам стать ещё более организованным:
- Просматривайте свои расходы за прошедшую неделю и планируйте бюджет на следующую.
- Обдумывайте своё меню на неделю, добавляйте продукты в списке покупок.
- Своевременно обрабатывайте папку «Входящие» за последние семь дней и рассортировывайте всё, что там скопилось.
- Запланируйте хотя бы один день в неделю для занятий спортом.
Помните, что GTD — довольно гибкая система и её можно приспособить под свои нужды. Не стесняйтесь корректировать шаблоны Notion. Например, мне столбец «Внимание» у Марии кажется излишним. Для меня достаточно пометки, срочная задача или нет. Вы можете легко удалять её столбцы и добавлять свои. Так, я создал столбец с пометками «Работа», «Дом», «Творчество» и другими, чтобы сортировать задачи по категориям. Вы же можете поступить по‑своему.
Попробовать Notion →
Цена:
Бесплатно 
Цена: Бесплатно
Читайте также 🧐
Как организовать свое время, чтобы реализовать свои мечты?
Привет! На связи Игорь Зуевич, и сегодня мы поговорим с вами о том, как научиться планировать свои дела. Вы узнаете о том, что нужно сделать, чтобы ваши мечты и цели были реализованы на 100%, как успевать все и быть при этом эффективным.
Некоторое время я думал над тем, чтобы создать блог о самоорганизации, планировании, и успешности, но взвесив все за и против, решил оставить эту затею, но осуществить её у себя на блоге. Эта статья по самоорганизации. Я очень надеюсь, что этими постами помогу вам научиться организовывать себя и свое рабочее время.
Один из законов Мэрфи гласит, что прежде чем сделать что-то, нужно завершить что-то другое. Перед тем, как выполнить работу эффективно, необходимо организовать своё время и себя.
Центральная функция качественным управлением временем — научиться организовывать своё время и планировать свою деятельность ради достижения максимальных результатов. Самореализоваться полностью можно лишь в том случае, если вы организованы, если всё находится на своём месте.
Три процента самых организованных людей постоянно и систематически планируют свою жизнь. Они постоянно составляют список целей и переписывают его, они думают на бумаге и постоянно оценивают и анализируют свои планы.
Сколько времени вы тратите на планирование?
Раньше я удивлялся и недоумевал, почему преуспевающие люди так много времени тратят на планирование? Со временем я узнал, что, чем больше времени мы уделяем планированию, тем менее вероятность нелепых ошибок в наших действиях. Если мы постоянно переписываем, изменяем планы по достижению целей, то постепенно наши цели становятся достижимыми – возрастает ваша уверенность, что вы реализуете их.
Если разбить цели на маленькие составляющие (мини задачи), которые можно решить по отдельности (поэтапно), то сама цель покажется более вероятной и достижимой. Более того, чем больше вы планируете, тем глубже вы закладываете цель в своё подсознание, что является источником мотивации для выполнения задуманного. Результат тщательного планирования может быть колоссальным, по расчетам одна минута планирования экономит, по меньшей мере, пять минут выполнения плана. Другими словами, вложив время в планирование – вы получите 500% прибыли.
Так как большинство из нас продает своё время, то чем эффективнее и продуктивнее мы его используем, тем больше в конечном итоге нам за это заплатят. Только подумайте, можете ли вы получить 500 процентов дохода, вложив что-то другое?
Некоторые говорят, что у них нет времени на то, чтобы заниматься планированием. В действительности, даже если заставить себя, то очень трудно уделить планированию хотя бы несколько минут каждый день, но если вы хотите сэкономить время и успеть сделать всё, что должны, постарайтесь планировать наперёд, заранее.
Составьте четкий план
Действие без четкого плана почти всегда является причиной неудачи. Если вы оглянетесь на свои прошлые ошибки, то обнаружите, что все они имеют общую черту. В каждом случае вы принимали решение и действовали, не обдумав своих поступков предварительно. Вы либо не обладали достаточной информацией, либо просто не потрудились взвесить все за и против при принятии решения. Также вы можете обнаружить, что в каждом случае, когда вы добивались значительных результатов, им предшествовало тщательное планирование и организация своего времени.
Чем большее количество времени вы затратили на то, чтобы оценить возможные результаты своих поступков, тем эффективнее и удовлетворительнее были эти результаты. В действительности, чем более тщателен и продуман ваш план, тем вероятнее ваш успех.
Приучайте себя к самодисциплине
Как-то было сказано, что «успех — это огромная дисциплина». Самое действенное упражнение на развитие самодисциплины, сесть и организовать своё время. Я поделюсь с вами некоторыми методами, как стать более организованными.
Запомните, что аккуратность – ключ к эффективности. Вы можете сильно её повысить, просто прибрав своё рабочее место, наведя порядок в офисе и на столе.
Порядок – первый закон небес
Порядок также является законом №1 и на земле. Чувство порядка необходимо, чтобы вы чувствовали, что имеете контроль над собственной жизнью, и чтобы вы не испытывали тревоги. Каждый раз, когда вы будете приводить в порядок какой-то аспект свой жизни или профессиональной деятельности, вы будете чувствовать радость и удовлетворение.
Каждый раз, когда вы приводите в порядок своё рабочее место, моете свою машину, наводите порядок в своём портфеле или даже у себя дома в шкафу, вы чувствуете себя более эффективным. Когда вы находитесь в офисе, отойдите от рабочего стола и посмотрите на него с расстояния. Спросите себя: «Какой человек может работать за этим столом?» Загляните в свою сумку или портфель и спросите себя «Какому человеку они могут принадлежать?»
Осмотрите свою машину, свой шкаф, свой дом, задний двор и ответьте на тот же вопрос «Какому человеку, они принадлежат?» Доверите ли вы этому человеку важную задачу. Честно оцените себя, словно вы смотрите на себя со стороны, что вы видите?
Множество недавних исследований показывают, что 100 из 102 руководителей соглашаются, что не повысили бы человека, у которого на рабочем столе царит беспорядок. Даже если человек очень эффективно и продуктивно работает, ему бы не доверили ценную должность. Если он не может организовать себя. Подумайте об этом…
Многие сотрудники, у которых постоянно беспорядок на рабочем месте, используют всю свою изобретательность, пытаясь придумать оправдание. Они говорят, что знают, где что лежит. Другие даже шутят, «что прибранный рабочий стол – признак не здорового ума».
Однако, все исследования показывают, что все отговорки – самообман. Те, кто заявляет, что знают где что лежит, тратят слишком много времени и усилий, пытаясь вспомнить, где находятся нужные им вещи. Те, кто утверждает, что отлично могут работать в беспорядке – всегда ошибаются.
Если бы они работали в течение того же отрезка времени, но их стол был бы опрятным и прибранным, то они сами бы удивились, насколько эффективнее стал их труд.
Если вы и ваш коллега находите оправдание тому, что работаете в обстановке беспорядка, уговорите себя или коллегу, привести в порядок рабочее место.
Уберите со стола всё, над чем вы работаете. На полке выбросите ненужные бумаги, можно даже положить всё ненужное на пол. Оставьте на столе лишь то, что вам потребуется для работы в данный момент.
Как видите, если уделить внимание мелочам, которые нас окружают, то мы увидим много вещей, которые мешают успеху в делах. Теперь вы знаете, как организовать свое время, и именно этот навык позволит вам работать намного эффективнее. Как всегда, главное, правильно действовать, и у вас все получится. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!
С Вами,
— Игорь Зуевич.
Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:
Закрытое Master Mind сообщество
Мастера партнерских программ
Партнерский Маркетинг для Новичков
Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: Ваш интернет магазин в Instagram: этапы создания и особенности продвижения
Оставьте комментарий к этой статье ниже
Как организовать свое время — Женский блог о здоровье, отношениях и саморазвитии
Зачем нужен распорядок времени
Как организовать свое время и не тратить его в пустую? Время – это самое ценное, что есть у каждого человека. Часто бывает так, что именно его не хватает для начинания или завершения каких-либо важных дел. Что там дела, иногда отдохнуть, уделить минутку родным и близким не успеваем. А ведь современная жизнь диктует свои правила, и отстающие просто не получают всех ее преимуществ.
Кроме быстрого темпа существования, мы не успеваем что-то сделать из-за собственной лени. Откладываем все на потом, планируем начать заниматься спортом – с понедельника, ремонт – с нового месяца, устройство на другую работу – со следующего года. И так желания остаются лишь желаниями, которые никогда не реализовываются.
Но большинство людей все же стремятся изменить свою жизнь к лучшему, преуспеть во всех своих начинаниях. Преградой на пути к новой жизни становится собственная не способность правильно организовать рабочее время и время отдыха. Это приводит к тому, что человек быстро устает, не может в нужный момент собраться и реализовать намеченные цели. Так как же организовать свое время?
Практические советы по организации времени
Совет 1. Прежде всего, уделите время для очень важного занятия – планировки рабочей недели. Сделайте это в виде таблицы, которую можно будет разместить на самых видных местах: дома — на холодильнике, на работе – на мониторе компьютера.
В данный распорядок включите основные задачи на семь дней. Это: важные деловые и личные встречи, походы к врачу, визиты к родственникам, покупки, поездки, сдача отчетов, генеральная уборка квартиры, получение денежной прибыли. Не забывайте бронировать в определенные дни спортивные занятия и отдых.
Таким образом, вы еще в начале недели будете приблизительно знать, что, где и когда у вас будет происходить.
Совет 2. С вечера составляйте подробный распорядок на следующий день, учитывая данные из таблицы на неделю. Это уже более подробное расписание. Запишите время, когда нужно проснуться, принять душ, отвезти детей в садик и школу, прибыть на работу, пообедать, встретиться с партнерами, заплатить по счетам, провести уборку жилья, сходить на пилатес/йогу/аэробику/бассейн/массаж, приготовить еду и распорядок на следующий день.
Кстати, после выполнения того или иного задания, вы можете вычеркивать его из списка
Совет 3. Как все успеть. С самого утра сделайте себе установку на то, что сегодня нужно успеть сделать все написанное в распорядке. Представьте, что у вас самый
строгий начальник, который следит за четкостью и своевременностью выполнения его пунктов. Запомните, 10 лишних минут, проведенные за покупками отнимают у вас столько же времени на отдых или помощь родным.
Конечно, такая стратегия может показаться слишком строгой. Но, поверьте, после нескольких недель в таком режиме, вы поймете, что успеваете сделать все намеченное, при этом отдохнуть и выспаться. Как известно, сон – важная составляющая отличного самочувствия и собранности на протяжении всего дня.
Совет 4. Если успеть нужно очень многое, тогда вы столкнетесь с необходимостью выбирать между несколькими делами. Это часто встречается на работе. Для решения такой проблемы, вам нужно правильно расставить приоритеты. Есть то, что должно быть выполнено прямо сейчас, другое – может чуточку подождать. В таком ритме и продолжайте работать.
Если в офисе вы привыкли помогать коллегам, помните: это дело хорошее, но оно съедает ваше личное время. Поэтому научитесь отказывать сотрудникам. Взаимопомощь никто не отменяет, но проявлять альтруизм и делать это в ущерб своим интересам тоже не стоит.
Совет 5. Не тяните на себя одеяло. Вы – не суперчеловек, который должен сам справляться со всеми задачами. К примеру, попросите домочадцев помочь вам с уборкой, готовкой, младшими детьми. Не бойтесь распределять обязанности между членами своей семьи. Это вскоре войдет в привычку, и каждый будет отвечать за свою часть работы.
А также не нужно хвататься за все дела одновременно. Так вы можете не успеть завершить ни одно начатое дело. Последовательность и расчетливость – вот ключ к успеху.
Следуйте данным советам. Через некоторое время вы поймете, как изменилась в лучшую сторону ваша жизнь. Удачи!
Как организовать себя и свое время? Как правильно организовать свое время
В последнее время психологи отмечают возросшее количество стрессов у населения. Немудрено, ведь в городах высокий темп жизни, и, стремясь везде успеть, человек получает неслабое перенапряжение. Поэтому всем важно уметь и знать, как организовать свое время с максимальной пользой для себя. По итогу это позволит не только все успевать, но и находить возможности для личных дел и отдыха. Такой навык нужен не только взрослым, но и детям. Ведь именно с малых лет эффективнее всего обучаться чему-то.
Зачем нужно умение организовывать время?
Некоторым людям кажется странным учиться планировать свое время. Кто-то считает это уделом зануд. Скорее всего каждому знаком такой тип личности, который везде и всегда опаздывает? Вряд ли он может вызывать приятные ощущения. Но грамотное планирование не только уберегает от опозданий, но и позволяет не жить с ощущением «опять день прошел впустую». Итак, преимущества организации времени:
- Пропадет постоянная спешка.
- Уходит рассеянность.
- Появляется время для хобби и встреч с друзьями.
- Нет ощущения, что дни идут «впустую».
- Создание рабочих и выходных дней.
- Отсутствие переработок.
Как видите, очевидно, знание, как эффективно организовать время, полезно каждому взрослому человеку. Основная польза в этом, что так человек спасается от нервного перенапряжения, волнения и последующего стресса. Иными словами, грамотно распределяя время, можно сохранить здоровье.
Способы организовать время
За долгое время существования нашлось множество способов организовывать свое время. Тут нет единственно верного вида, так как выбирать их нужно, исходя из индивидуальных особенностей психики. Например, для каждой категории существуют свои принципы тайм-менеджемента. Ясное дело, что организовать время школьника проще, нежели время работника на значимой должности.
Основы для планирования
Перво-наперво купите себе ежедневник. Каким он будет — решать вам. Некоторые люди предпочитают блокнот с разлиновкой по датам, другим удобнее по неделям деление, а третьим нужны чисто белые листы. В любом случае вам потребуется нечто, куда вы будете записывать свое расписание. Не стремитесь найти самый дорогой или дешевый вариант. Выберите то, что вам нравится. Главное чтобы, вам было удобно им пользоваться.
Вариант для продвинутых — электронные ежедневники. Существует масса разного рода программ, которые можно настраивать на свой вкус. Также у большинства из них есть синхронизация со смартфоном или планшетом.
Ключевой момент: ежедневник нужно всегда держать перед глазами и оперативно вносить в него изменения.
Перед началом работы
Если раньше вы не пробовали организовать свое время, то вам придется пройти через множество трудностей. Поэтому сразу запомните фразу «Лучшее — враг хорошего» и старайтесь не переживать. Когда человек чему-то учится, то у него не все сразу получается хорошо, и это нормальное явление.
Всегда нужно стремиться к идеалу, но на пути будет не все правильно получаться, и это нормально, так как организовать свое время не так просто, не зная, как это делать. Поэтому будьте настойчивы.
Определитесь с жизненной концепцией
В любом деле важно осознавать свои цели. Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить.
Поэтому важное правило — записывайте свои цели. Обязательно делайте это на бумаге. Только так вы сможете их выполнить. Зачем это нужно? Когда вы записываете цель, вы ее принимаете и материализуете. Когда вы видите список целей, то вы видите свой бизнес-план. Так вы отделяете зерна от плевел, второстепенное от главного. Ведь прежде, чем решать, как лучше организовать свое время, нужно определиться с тем, зачем вам это нужно.
Определяйте четкие сроки выполнения целей. Зачем это нужно? Размытые сроки — размытые цели, по итогу неосуществимое достижение. А четко ограничив себя временными рамками, вы берете на себя определенные обязательства.
Хитрость для составления плана целей
Для тех, кто только узнает, как организовать свое время, сложно отделять значимые цели от второстепенных. Особенно тяжело это дается в плане долгоср
❶ Как организовать свое время 🚩 Офисная жизнь
Сейчас модно ходить на бизнес-тренинги, учиться. Но еще древние говорили: «Настоящее знание – это не то, что только в голове и на языке, а то, что приводится в действие. Мало знать принципы успеха, чтобы его достигать, нужно жить в соответствии с этими законами». Приведем несколько простых, но важных секретов, как организовать свое время.
1. Планирование деятельности – основа основ известная всем, но выполняемая далеко не каждым. Задумайтесь над доказанным фактом: время, потраченное на планирование дел следующего дня, экономит до 100% сил, затрачиваемых на осуществление этих дел. Это значит, что потратив 10-15 минут вечером или утром, чтобы обдумать и записать ваши планы на день, вы получите выигрыш во времени за день 100-150 мин, а это больше двух часов! Известная бизнес-леди, основательница косметической империи Мери Кей каждое утро составляла план из 5 основных дел, которые нужно сделать. По мере выполнения она зачеркивала в блокноте дела и в конце дня ставила черту — «Выполнено»! Такой простой способ позволит вам не только правильно организовать рабочее время, но и повысит самооценку, ведь каждый вечер вы будете с удовлетворением подводить черту и писать — «Выполнил!».
2. Учимся расставлять приоритеты. Это следующий этап планирования. Записывая и обдумывая дела на завтрашний день, расставьте их в порядке важности для вас и вашего бизнеса. Часто мы тратим массу времени на мелочи, забывая о главном, либо все время откладываем на потом то, что поможет достигнуть результата. Приоритеты позволят вам определиться с основными целями в жизни и выдвинуть на первый план действия для их достижения.
3. Учимся говорить «Нет» ненужным людям и бесполезным вещам. Посчитайте, сколько времени вы тратите на болтовню по телефону, общение в «аське», бессмысленное блуждание по новостям в интернете, разговоры ни о чем. Некоторые люди при подсчете ужасаются, что это занимает больше половины дневного времени. Отключите «аську», планируйте время, проведенное в интернете. При выполнении особо важных дел отключайте телефон, пока не привыкните к новому режиму бережливости дня.
4. Находите время для отдыха. Работа – это хорошо, но если она отбирает всю вашу энергию и не дает расслабиться, счастья вам такой успех не принесет. Обязательно находите в своем графике место для общения с семьей, детьми, любимыми животными, отдыха на природе и ежегодного отпуска.
5. Не спите полжизни! Еще древние ведические писания говорили о том, что правильный режим дня – это залог успеха и здоровья. Будем ближе к природе, организуем свое время в соответствии с восходом и заходом, и Солнце даст нам дополнительные силы и энергию. Это означает, что ложиться спать нужно до 22 часов вечера, а вставать до 6 утра. Природа: птицы, животные, деревья и цветы живут по солнечным часам. Оказывается, что с 22 до 24 часов отдыхает мозг, поэтому очень важно спать в это время. А после 6 утра человека захватывает энергия «страсти», которая не дает человеку покоя и настоящего счастья. До 6 утра – часы «благости», которые приносят умиротворение и спокойствие в течение дня. После 9 утра – часы «невежества», человек, который любит долго спать, никогда не сможет правильно расставить приоритеты в своей жизни.
6. Читайте и учитесь каждый день! Сейчас много книг, в которых успешные люди делятся секретами, как организовать свое время. Читайте и принимайте эти советы в свою жизнь, чтобы знание работало на ваш успех в работе и бизнесе.
Как правильно организовать свое время
Единственное отличие между теми, кто много достиг и теми, кто только собирается что-то делать, заключается в привычках. Самые успешные, высокоэффективные и счастливы люди – это те, кто мог правильно распоряжаться своим временем. Ими сознательно были развиты необходимые привычки, которые позволили им продвигаться к намеченным целям только вперед и вверх. А вот несчастливые и неудачные люди не приложили усилий для развития в себе подобных привычек.
Если человек достаточно упорно и долго намерен работать над собой, то не далек тот час, когда он сможет стать прекрасным во всех отношениях. Действительно, если приложить усилия, то можно всегда стать тем, кем хочется быть. Здесь не играет роли, достигли вы чего то или же нет в прошлом. Всегда можно провести черту между своим прошлым и настоящим, при этом твердо решив во что бы то ни стало поменять свое будущее. Всегда можно начать мыслить по-другому, принимать иные решения и сделать другой жизненный выбор. Также можно поменять свое поведение и развить иные привычки, выработав которые можно получить неизбежный успех.
Вашей цель должна стать организация вашей жизни так, чтобы добиться максимальной прибыли от своих эмоциональных, умственных и физических усилий, что были вложены в нее. Ваша задача заключается в том, чтобы получить наибольшее удовлетворение и отдачу от всего того, что вы совершаете каждый час и каждый день. Во многом достижение такой цели зависит от вашего персонального контроля. Как правильно организовать свое время?
Именно для этого вам стоит развивать в себе привычку персонального стратегического планирования. Вам следует научиться продумывать в малейших деталях и планировать любой свой шаг, чтобы достичь самых наивысших результатов в любой из сфер вашей жизни.
Одна из самых важных привычек, посредством которой будет увеличиваться рентабельность вашей энергии, это привычка регулярно фиксировать все ваши мысли на бумаге. Постоянно держите под рукой ручку или карандаш, чтобы иметь возможность записать все то, что вы думаете, организовываете или планируете.
Развивайте привычку ежедневно изучать списки ваших дел, требующие обязательного выполнения. Лучше всего такой список подготавливать вечером, под конец дня. Благодаря этому пока вы будете спать, ваше подсознание будет анализировать это список всю ночь.
Сумейте не просто вести записи своих дел, а научитесь их организовывать. Каждой отдельной задаче отведите определенное время и срок исполнения. Так вы сумеете получить наибольшую от них пользу.
Если вам трудно сконцентрироваться на организации своего времени в целях получить от этого всего толк, то следующие вопросы помогут научиться извлекать из своего времени большую пользу.
Вопрос первый. За что я получаю деньги? Во-первых, задайте себе вопросы: Почему моя фамилия числится в платежной ведомости? Почему меня взяли на эту работу? Какими должны быть результаты моей работы? Если бы вас попросили рассказать, за что вы получаете деньги, что чтобы вы ответили?
Большинство людей думают, что они получают деньги из-за того, что они работают. Но они несколько путают понятия процесса работы, получения результата и различные служебные достижения. Как правило, такие люди занимаются целыми дням тем, что выполняют большое количество работы с малым уровнем важности. Обычно под конец дня они подавлены и испытывают усталость, хотя их труд принес не такую уж и большую пользу. Это все потому, что им не удалось ответить на вопрос: «За что я получаю деньги?».
Вопрос второй. Какие задачи являются самыми важными? В-вторых, почаще спрашивайте себя: Какие из моих работ считаются самыми ценными? В чем залог успеха? Какие ежедневные задачки являются самыми главными?
Вопрос третий. Как я работаю: хуже или лучше других? В-третьих, развивайте привычку задавать следующий вопрос: Какую работу я могу сделать безупречно, чтобы это отличало меня от других?”.
Вопрос четвертый. Какая из всех моих работ самая главная? В-четвертых, формируйте привычку отвечать на вопрос: Если в моих силах ежедневно выполнять одну и ту же работу, то какой бы она была, чтобы приносить моей компании высшую ценность?
Вопрос пятый. Как лучше всего организовывать свое время? Это самая главная характеристика личностного менеджмента, которая заключается в таком вопросе: Как должно быть организовано мое время, чтобы это смогло приносить мне наибольшую пользу?
Вы всегда должны иметь ответы на данные вопросы – для каждого часа и каждой минуты.
Ваши способности точно и четко отвечать на поставленные выше вопросы это не что иное, как ключ к персональной продуктивности, максимальной продуктивности и значительному успеху.
Copyright © 2013 Виктор Смирнов
Почему работать по 8 часов нет смысла и как правильно организовать свой день
Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.
Доктор Тревис Бредбери, автор бестселлера «Эмоциональный интеллект», считает, что привычный нам восьмичасовой рабочий день — это давно устаревший подход к работе. Если хотите быть продуктивным, пора отказаться от этого пережитка прошлого и найти новый способ планировать своё время.
Почему восьмичасовой рабочий день неэффективен
Такое нормирование графика появилось во времена промышленной революции, и целью его было сокращение количества времени, которое рабочие на фабриках тратили на изнуряющий ручной труд. Это реформа двухсотлетней давности, и такой режим нам сегодня уже мало подходит.
Считается, что мы должны работать, как и наши родители, долгие восемь часов в сутки с парой перерывов или даже без них. А большинство людей трудится даже в свой обеденный час.
Этот устаревший подход не помогает, а, скорее, мешает нашей продуктивности.
В недавнем исследовании Draugiem Group отследила рабочие привычки своих сотрудников с помощью приложения. Исследователи увидели, сколько времени люди тратили на различные задачи, и сопоставили эти значения с их показателями продуктивности.
В процессе измерения в компании обнаружили вот что: продолжительность рабочего дня не имела большого значения — важно было то, как люди структурировали свой день. В частности, сотрудники, которые не отказывали себе в коротких перерывах, были гораздо продуктивнее тех, кто не отрывался от задач несколько часов подряд.
Идеальное соотношение составило 52 минуты работы и 17 минут отдыха.
Люди, которые придерживались этого графика, могли полностью сконцентрироваться на своей работе. В течение почти целого часа они на 100% посвящали себя задаче, стоящей перед ними. Они не открывали соцсети даже «просто проверить» и не отвлекались на электронные письма.
Почувствовав усталость (как раз примерно через час), они делали короткие перерывы, в течение которых полностью отключались от работы. Это помогало им освежить голову и отвлечься, чтобы потом провести ещё один продуктивный час.
Как нужно работать
Люди, использующие соотношение производительности 52/17, подстраиваются под природные особенности работы мозга: она базируется на чередовании всплесков высокой энергии (примерно час) и её снижения (15–20 минут).
Однако в обычной жизни мы чаще всего по привычке игнорируем эти естественные приливы и отливы энергии, продолжая трудиться даже тогда, когда уже утомлены и не можем сосредоточиться.
Лучший способ избавиться от постоянной усталости и частых отвлечений от работы — заранее распланировать свой день. Не пытайтесь сидеть за задачами часами, а потом игнорировать потерю внимания и истощение. То состояние, когда ваша производительность ещё только начинает падать, воспринимайте как знак — пришло время для перерыва.
Заставить себя прерваться и отдохнуть легче, если точно знаешь, что это сделает твой день продуктивнее. Ведь тот отдых, который мы обычно устраиваем, далёк от настоящего: проверка электронной почты и просмотр YouTube не заряжают нас энергией. В отличие от обычной прогулки.
Как планировать свой день
Работать стандартные восемь часов можно, если разбить это время на отрезки — спринты. Как только вы подстроите свою деятельность под природные скачки энергии, дела пойдут намного лучше. Вот четыре совета, которые помогут войти в этот идеальный ритм.
Разбейте день на часовые интервалы
Обычно мы планируем, что нужно закончить к концу дня, недели или месяца. Но можно стать в разы эффективнее, если в каждый момент времени концентрироваться только на том, чего мы можем достичь прямо сейчас.
Поэтому планируйте день короткими временными отрезками, длительностью в час. Это позволит задать правильный ритм вашей деятельности. Плюс так вы упрощаете выполнение сложных задач, разбивая их на небольшие части. Если хотите придерживаться максимально точной формулы, можете использовать интервалы по 52 минуты, но час ничем не хуже.
В рабочие часы — работайте
Система спринтов результативна только потому, что при этом правильно используются периоды пика энергии. Так можно достигнуть максимальной концентрации за относительно короткое время и быстро справиться с задачами. Но если вы безответственно относитесь к отведённому на работу времени — шлёте SMS-сообщения, проверяете электронную почту или соцсети — вся система рушится.
Отдыхайте по-настоящему
В Draugiem Group обнаружили: сотрудники, которые делали перерыв даже чаще, чем каждый час, оказывались продуктивнее тех, кто вообще не отрывался от работы. К тому же те, кто отдыхал осознанно, чувствовали себя лучше тех, кто во время «отдыха» не мог отключиться от оставленных задач.
Отвлекаться от компьютера, телефона и списка дел необходимо, чтобы оставаться продуктивным.
Наиболее эффективны для перезарядки ходьба, чтение и простое общение. Они способны действительно отвлечь нас от работы. В особо напряжённые дни кажется, что проверка электронной почты или телефонные звонки вполне могут сойти за перерыв. Но это не так, поэтому избегайте такого отдыха.
Не ждите, пока организм заставит вас сделать перерыв
Просто работать, пока не устанете настолько, что захотите отдохнуть, — плохая идея. Это бесполезно: вы всё равно уже пропустили окно максимальной производительности.
Придерживайтесь заранее составленного графика: его соблюдение гарантирует, что вы работаете в состоянии наибольшей продуктивности, а отдыхаете во время наименьшей. Помните, что намного эффективнее устроить небольшой перерыв и восстановиться, чем пытаться продолжать работать, когда вы устали и не можете сосредоточиться.