Как организовать свой день чтобы все успеть: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Статья обновлена и дополнена 30.04.2023

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

1 Тайм-менеджмент – что это и зачем

2 Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

2.1 Техника Бенджамина Франклина

2.2 Техника Стивена Кови

2.3 Техника Тима Ферриса

2.4 Техника Глеба Архангельского

2. 5 Техника Франческо Чирилло

3 Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

4 5 лучших приложений для тайм-менеджмента

4.1 Резюме

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Написано статей

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак) / AdMe

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

ADME собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

© Burnoose / Imgur

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

Составляйте список дел с вечера — тогда с самого утра вы четко будете знать, что нужно сделать.

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

© Depositphotos, © Depositphotos, © Depositphotos

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

© Padelic / Imgur, © u/mastermind7002 / Reddit

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

AdMe/Психология/15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

7 способов организовать свой день для достижения успеха

Прослушать статью 4 минуты

Возникла проблема. Попробуйте обновить страницу.

Как наилучшим образом организовать свой день, чтобы настроиться на успех?

Нет, не паникуйте.

Я не собираюсь начинать с того, чтобы просить вас вставать раньше!

Как тренер по здоровому питанию Integrative Nutrition® , я твердо верю в биоиндивидуальность.

Это идея о том, что все мы уникальны: так же, как некоторые люди не переносят глютен, некоторые могут, есть ранние пташки, а другие полуночники.

Ни то, ни другое — они просто разные.

Так что да, поскольку наши показатели успеха выглядят по-разному, то и то, как мы строим наши дни для достижения успеха, также будет различаться.

Тем не менее, я считаю, что есть что-то общее.

Для начала давайте согласимся, что успех проявляется в вашей жизни ( карьера, отношения, физическая активность и т. д. .) наиболее биологически эффективным способом ( т. е. вы здоровы во всех отношениях смысл слова ).

Итак, как бы вы организовали свой день для достижения успеха?

Вот семь способов сделать это:

1. По возможности проснуться без будильника (см. также №7).

Просыпаться по будильнику — это верный способ почувствовать, что вы отправляетесь на скачки первым делом с утра.

Вместо этого узнайте, сколько часов сна вы предпочитаете по своей природе.

Тогда старайся получать это каждую ночь.

Пробуждение естественным образом предотвращает приток бей или беги химикаты текут по твоим венам: никому не нужен такой стресс в начале дня!

Хронический стресс может нанести вред вашему телу, что приведет к череде ухудшений здоровья.

2. Начните день с безэкранного «моего времени».

Когда вы проверяете свою электронную почту или социальные сети, вы даете другим возможность контролировать, как вы проводите свое время.

Почти всегда будет электронное письмо, которое просто не может ждать, или сообщение, которое приводит к серьезному случаю #FOMO.

Прежде чем вы это осознаете, вас засосало.

Вместо того, чтобы немедленно тянуться за устройством, подумайте о том, чтобы начать новую практику, которая может занять от 5 до 10 минут (или меньше) или столько времени, сколько вы создаете для это: дыхание, медитация, осознанность, благодарность и ведение дневника.

В Интернете полно ресурсов для них — просто не ищите их с утра!

Вы ранняя пташка?

Используйте это время, чтобы потренироваться, подготовиться, прочитать и т. д.

3. Создайте временные блоки (см. также №5).

Как бы мы ни думали, что можем выполнять несколько задач одновременно, исследования показывают, что на самом деле это не так.

«Переключение между задачами» — то, что мы делаем, когда думаем, что работаем в режиме многозадачности, — может стоить нам до 40 процентов нашей производительности.

Решение: выделите в своем расписании определенное время для задач, требующих полного внимания.

В это время закройте все остальные вкладки и отключите все уведомления — все!

Между этими блоками и не раньше сделайте перерыв, чтобы проверить электронную почту, сделать несколько звонков — позаботьтесь о некоторых более мелких задачах.

Установите таймер, который указывает, что начинается ваш следующий продуктивный блок.

4. Расписание тренировок и приемов пищи.

Кажется, что у нас есть время на все, кроме того, что нас питает: хорошо питает наши тела и регулярно двигает их.

Как тренер по здоровому образу жизни, когда вы говорите мне «У меня нет времени…» то, что я слышу, «Я не расставляю приоритетов…»

Я вижу, ты закатываешь глаза.

Позвольте мне сказать вам: если вы будете делать это достаточно часто, они останутся там.

А если серьезно, все сводится к следующему: если вы не отменяете свою работу, потребности вашего клиента, вашего супруга или ваших детей, зачем вам отменять себя?

Значимая забота о себе — это сначала надеть кислородную маску, чтобы вы могли помочь тем, кто от вас зависит.

Организуйте свой день и включите эти блоки в свое расписание.

Относитесь к ним как к нерушимым встречам с самим собой.

5. Многозадачность… намеренно (см. также №3).

Да, я знаю, что сказал вам , а не для многозадачности.

Теперь я говорю вам, что это нормально, если вы делаете это намеренно.

Что это значит?

В своей работе я много говорю об основных продуктах питания — обо всех других вещах в нашей жизни, которые питают нас ( или нет! ), помимо того, что мы кладем в рот.

Подумайте о сне, карьере, духовной практике, физической активности, времени на природе и т. д.

Многозадачность, которую я поощряю, помогает нам развивать себя на начальном уровне, а НЕ тот тип, который пытается справиться с ошеломляющим количеством задач. маленькие задачи, из-за которых наш график настолько перегружен.

Как это выглядит:

• Хотите хорошо провести время с членами семьи? Вместо того, чтобы добавить экскурсию ( со всем необходимым планированием, подготовкой и достижением консенсуса ), совместите это с другой областью, требующей внимания: принимайте предложения о еде на неделю, делайте покупки вместе, готовьте еду и т.  д.
• Скучаете по времени с подругами? Совместите это с тренировкой или, еще лучше, с прогулкой на природе.
• Отчаянно хотите приготовить еду на неделю? Пригласите друзей приготовить еду, чтобы у всех был запас еды на неделю. ( Здесь может быть замешано вино? )
• Дом кажется зоной для каски, но вы предпочитаете читать? Чистите во время прослушивания аудиокниги.
• Нехватка времени заставляет вас выбирать между тренировкой и духовной практикой? Прогуляйтесь на природе или займитесь медитацией при ходьбе.

6. Составьте план на завтра

Вам не нужно планировать свой день по минутам ( хотя это работает для некоторых людей ).

Вместо этого запишите 1-3 больших задачи, которые нужно выполнить завтра, и определите приоритеты для них, как только вы закончите с ваше «время на себя».

Задания неприятны?

Брайан Трейси написал об этой концепции в своей книге «Съешь эту лягушку!

21 отличный способ перестать прокрастинировать и сделать больше за меньшее время’ .

Он называет задачи, которые нас больше всего пугают ( и поэтому откладывают выполнение ) как «лягушки» .

Его рекомендация: начните свою работу — не только день — с «съесть лягушку» .

Если все лягушки выглядят большими и уродливыми, съешьте сначала самую большую и уродливую лягушку.

7. Ложитесь спать вовремя, чтобы выспаться (см. № 1).

Как только вы узнаете, сколько часов сна вам нужно, спланируйте свой день и выясните, когда вам нужно ложиться спать.

Завершите день так же, как и начали: НИКАКИХ экранов как минимум за 30 минут до сна!

Похожие темы:КарьераУспехВерх карьеры

Как организовать свой рабочий день двумя способами

Вы часто спешите, пытаясь успеть куда-нибудь или успеть к сроку? Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете, не в состоянии выполнить свои обязательства, то вам следует подумать о том, чтобы тщательно проанализировать, как вы планируете свою работу и повысить уровень своих организаторских навыков.

Без должной организации вы не сможете насладиться полноценным и сбалансированным днем ​​(а возможно, и образом жизни). Вы также можете страдать от отсутствия мотивации и смены настроения. И вообще это звучит не очень привлекательно.

Но вопрос в том, как улучшить свое ежедневное планирование? С таким количеством советов и приемов по всему Интернету может быть трудно решить, какие из них будут эффективными. И со всем стрессом в течение дня вам может быть трудно выбрать подходящее время для начала.

Не волнуйтесь, мы вас прикроем. Эта статья содержит два отличных метода планирования своего времени, а также советы по организации и указания о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным. Это может помочь вам начать работу и вести вас на каждом этапе пути!

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Метод № 1: Приведение дел в порядок (GTD)

Метод № 2: Расписание Да Винчи

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

1. Пишите

2. Планируйте заранее

3. Наведите порядок на рабочем месте

4. Не работайте в режиме многозадачности

5. Доверьтесь правилу 80-20

6. Управляйте своей электронной почтой

Заключение

Об авторе:

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Существуют разные подходы к организации дня. Мы использовали два известных подхода, один из которых также очень популярен. Используя оба, вы можете управлять своим рабочим временем, принимая во внимание весь свой день.

Метод №1: Приведение дел в порядок (GTD)

Вы:

• Чувствуете себя перегруженным количеством задач, которые вам нужно выполнить?
• Боитесь забыть мелкие детали?
• Носите много головных уборов на работе и в жизни?
• Начинаете много проектов, но не можете их завершить?

Тогда вам нужно взять несколько советов от Дэвида Аллена, создателя GTD, и научиться правильно организовывать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач у вас в списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания. Это также бросает шумиху вокруг списков дел прямо из окна, поскольку они могут заставить вас тратить больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и переутомления.

Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и включил эту важную деталь в методологию GTD, с помощью которой она должна помочь вам избавиться от всего ментального беспорядка и выполнять дела вовремя. Это включает в себя настройку рабочего процесса, и как только вы это сделаете, вы сможете определить задачи, над которыми вы должны работать в любой момент, не беспокоясь о том, что вы что-то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

• Запечатлейте все. В духе «мне нужно сделать это» или «это должно произойти в это время, что бы ни пришло вам на ум, это действие или требование, зафиксируйте это. Если оно ускользает из вашей записной книжки, оно ускользает от вашего внимания.

• Уточнить. Проработайте все, что вы засняли (только пока не пытайтесь закончить это!) и спланируйте следующие шаги. Решите, к какой категории предмет подходит лучше всего: это отсылка, проект или следующее действие?

• Организовать. Положите все на свои места. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и разбирайтесь со своими.

• Обзор. Следите за своими списками и не забывайте пересматривать и обновлять их.

• Включить. Начните работать над самыми важными задачами!

GTD требует обучения планированию и организации заранее. Но, это обязательно окупится в долгосрочной перспективе. Благодаря этому методу вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о дедлайне. Вместо этого вы разберетесь со всеми своими задачами и сможете правильно расставить приоритеты в своем времени.

Теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1: Захват

Первый и самый важный шаг к GTD — перестать хранить в мозгу всю информацию и ежедневные задачи. Вместо этого собирайте и храните все свои дела, идеи, задачи в «почтовом ящике» — физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами.

Записывая свои мысли, вы, наконец, сможете избавиться от беспорядка в голове. Пока не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Мы придем к этому на одном из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете работать с GTD, рекомендуется записывать все, о чем вам может понадобиться позаботиться в будущем, и хранить это в папке «Входящие».

Шаг 2: Уточнить

Теперь мы подошли к той части, где вы узнаете, как организовать свой рабочий день и разобраться во входящих сообщениях. Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

• Если задача занимает менее 2 минут, выполните ее немедленно.
• Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
• Запишите дату выполнения, если элемент должен быть выполнен в определенный день или время.
• Если задача сложная, укажите следующие действия и шаги, которые необходимо предпринять для ее выполнения.

Всегда добавляйте в задачи как можно больше информации и делайте их действенными.

 

Шаг 3: систематизируйте

После того, как вы записали все свои задачи и добавили как можно больше информации, пришло время их рассортировать. Существует множество способов упорядочить задачи с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации проектов и ярлыков, как в Todoist или Asana.

Вам необходимо разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект — это любая задача, для выполнения которой требуется больше шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте дату выполнения (если она есть). Например, в Asana этот шаг будет отражен в создании карты задач и подзадач внутри нее.

Шаг 4: Обзор

Этот шаг не требует пояснений. Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и упорядочить новые задачи и определить следующие действия. Аллен называет этот шаг «критическим фактором успеха». Постоянный просмотр и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете поставленные задачи. Вы делаете правильные вещи.

Шаг 5. Вовлечение Шаг 

На этом этапе окупается время, потраченное на планирование работы. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, организованных в логические категории.

Поэтому, приступая к работе, вы не будете задаваться вопросом «Что мне делать дальше?». Вы избавились от этого мышления, записав все свои задачи на бумаге или в цифровом формате и сформировав из них действенный план. В довершение всего, вы избавились от всего ментального беспорядка, который вас напрягал.

6: Сохраняйте и делитесь

После завершения задачи отслеживайте ее и делитесь информацией с другими командами. Это позволит избежать разрозненности между командами, когда все команды сосредотачиваются только на своих задачах, не имея прямого доступа к прогрессу других команд. Создание базы знаний, в которой каждый в компании может узнать, над чем вы работали, какие выводы вы сделали и какие дальнейшие шаги принесет пользу всем, а также поможет вам следить за ходом выполнения ваших задач.

Инструменты GTD

Вот еще несколько советов по организации и инструменты GTD, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко прояснить и организовать свои задачи. Лучший способ сделать это — составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на вашем телефоне или ноутбуке. Существует несколько типов списков, которые вы можете создать:

• Список «входящих». Это первый, простой, беспорядочный список, который вы составляете. Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере их возникновения. Не стесняйтесь записывать все в блокнот или смартфон. У вас даже может быть несколько списков «в»; например один в планировщике и один на вашем телефоне. Как только вы запишете все свои задачи, начните расставлять их по приоритету.
• Список «следующие действия». Список «следующие действия» должен содержать пункты, которые вы должны сделать как можно скорее. Вы можете упорядочить дела в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения или, возможно, того, как скоро вы сможете их выполнить. Помните, что вы всегда должны выполнять короткие задачи (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
• Список «ожидающих». Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то нужно сначала сделать что-то еще. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда записываете задачу. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: «Я все еще жду отчета, который, как вы сказали, вы скоро закончите. Это было 18 дней назад!»
• Список «когда-нибудь/может быть». Этот список для всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие пункты, как «заменить уродливую картину в гостиной» или «завести собственный блог». Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют первостепенной важности, вы все равно должны просматривать этот список еженедельно, следить за тем, чтобы не забывать об этих задачах, и начинать работать над ними, когда у вас есть время!

Календарь

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые чувствительны ко времени и дате. Таким образом, вы сможете лучше расставить приоритеты в своих задачах. Задачи, которые не нужно делать в ближайшее время, останутся в вашем списке «следующие действия», так что вы сможете заняться ими позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или на столе, попробуйте использовать Календарь Google, чтобы оставаться организованным.

Папка чтения/просмотра

Вполне вероятно, что в одном из ваших списков будет несколько задач «прочитать [что-то]». В таких случаях пригодится папка для чтения/просмотра. Это может быть физическая или цифровая папка, которая будет содержать все документы, статьи или книги, которые вам нужно прочитать. Идея этой папки состоит в том, чтобы всегда иметь этот материал под рукой, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить его в ожидании еды или в кабинете врача.

GTD — это методология продуктивности, которая может превратить вашу жизнь из хаотичного беспорядка в сбалансированный и полноценный образ жизни. GTD поможет вам организовать свои рабочие задачи, а также остальную часть дня, поскольку это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание Да Винчи

Расписание Да Винчи — это второй метод, который поможет вам научиться планировать и организовывать более эффективно. Этот метод, разработанный Адрианом Илиопулусом, позволит вам составить расписание, которое сделает вашу жизнь более целеустремленной, веселой и творческой.

Основная идея «Расписания Да Винчи» состоит в том, чтобы научиться:

• Быть креативным и каждый день входить в поток.
• Не позволяйте прерываниям испортить ваш поток.
• Хватит откладывать дела на потом.
• Убедитесь, что у вас нет эмоционального выгорания.
• Правильно сочетайте работу и отдых.

Знаете ли вы? После прерывания требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться на правильный путь.

Расписание Да Винчи может помочь вам убедиться, что вы не перегружены работой, поскольку оно организует вашу повседневную деятельность таким образом, что у вас есть четкое время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для отдыха каждый день.

Как организовать свой день с помощью расписания Да Винчи

Многие предлагают начать планирование недели в понедельник, но лучше ли это? Создатель «Расписания Да Винчи» рекомендует начинать планирование в воскресенье вечером. Как он указал, понедельник эквивалентен раннему утру, но для недели. Наши умы всегда отдохнули утром и могут работать более продуктивно. «Ранние часы» недели — понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться этими днями, вы должны планировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования — расстановка приоритетов. Он рекомендует быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, который необходимо выполнить для их выполнения.

Вот как выглядит ежедневное и еженедельное расписание Адриана.

Авторы и права: Adrian Iliopoulus’ Расписание Да Винчи

Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

• Утренняя рутина
• Хардкорная глубокая работа
• Мягкая глубокая работа
• Работа администратора
• Упражнения
• Социальный
• Играть

Теперь давайте объясним каждый из них более подробно.

Утренняя рутина

Каждый день важно начинать правильно. Вместо того, чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок дня, который поможет вам проснуться и сделать все, что вам нравится — позавтракать, выпить кофе или даже отправиться на пробежку. Именно мелочи могут существенно изменить ваш день. Также можно придумать ночной распорядок, который поможет расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас должен быть!

Глубокая работа

Глубокая работа делится на две категории — тяжелая работа и мягкая работа. Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вы считаете сложными, тогда как легкая работа — это все те задачи, которые легче выполнить. Обязательно выполняйте тяжелую работу с понедельника по среду и легкую работу в четверг и пятницу.

Административная работа

Административная работа включает в себя такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение встреч, организация документов, заказ расходных материалов и т. д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить время для их каждый день.

Занятия спортом, общение и игры

Чтобы предотвратить эмоциональное выгорание, вам нужно каждый день выделять время, чтобы расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех действий, которые вам нравятся, от буквальной игры до просмотра фильмов или чтения книги.

Расписание да Винчи немного отличается от метода GTD, так как оно охватывает весь день и позволяет вам составить распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, как это делает GTD. Таким образом, комбинируя два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и расслабляться в утренней рутине и во время игр, чтобы убедиться, что вы не устали. т сгореть.

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

Если вам не нравятся эти два метода, вот еще советы о том, как организовать рабочие задачи.

1. Пишите

Выделите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в журнале и оценить день. В наших головах происходит так много всего, что почти невозможно обработать и собрать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым — приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что словесное изложение своих чувств — независимо от того, говорите ли вы с кем-то или записываете их — поможет сделать любые связанные с ними негативные эмоции намного менее интенсивными. Так что вместо того, чтобы приносить гнев или стресс домой, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок ко всему, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание начнет работать над поиском корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежими и мотивированными, чтобы справиться с днем.

2. Планируйте заранее

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете спланировать предстоящий день, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот (или используйте функцию цифрового блокнота Clickup) и запишите свои задачи на завтра в порядке важности, и выйдите из офиса, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и гарантирует, что вы намного опередите себя, когда придете на работу. работа завтра.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, вы можете начать этап планирования, используя бесплатный шаблон ежедневного планировщика. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы посвятить себя другим задачам.

Проблемы и отвлекающие факторы всегда будут возникать, поэтому будьте реалистичны в своих целях — и если вы не добьетесь успеха, не корите себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

3. Наведите порядок на рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте = беспорядок в голове. Если на вашем столе беспорядок, как вы можете ожидать, что ваш рабочий день будет проходить без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой стол так, как вы хотели бы организовать свой разум: без беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое касается вашего рабочего стола. Держите рабочий стол в чистоте, чтобы легко справляться со своими задачами, в том числе с электронной почтой.

 

4. Не выполняйте несколько задач одновременно

Согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвайне, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд после того, как вы Мы отвлекли вас от этого. Поэтому, когда вы приступите к выполнению задачи, обязательно освободитесь от всех отвлекающих факторов. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. д. до тех пор, пока задача не будет завершена или не истечет отведенное на ее выполнение время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком громкий, включите музыку, чтобы смыть отвлекающие факторы и помочь вам сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, чем вы занимаетесь, и попросите их не беспокоить вас, если только это не может подождать.

5. Доверьтесь правилу 80-20

Большая часть того, что мы делаем, не так уж важна, но поскольку это проще и может обеспечить нас мгновенным выбросом дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая более сложные и важные. Это создает ненужную борьбу. Занявшись сначала более важными делами, когда дело доходит до выполнения других менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворения.

6. Управляйте своей электронной почтой

Электронная почта — это грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывают срочными. Потратьте время на то, чтобы организовать свою работу, чтобы, когда вы все-таки пойдете туда, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Настольные почтовые клиенты, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и особенно удобны для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Наведите порядок в своей электронной почте с помощью Mailbird. Попробуйте бесплатно прямо сейчас.

Получить Mailbird бесплатно

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой день на работе, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставлять работу на работе, выходить вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите работу с собой домой. Это время, чтобы расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом, так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого принципа, со временем вы увидите, как ваша производительность и качество работы повысятся, а также качество вашей жизни. Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Прочтите вторую часть «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в состоянии стресса) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по тревоге. Десять лет страдая от беспокойства, панических атак и депрессии: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым, как он хотел бы, кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Как лучше организовать свой день?

Лучший способ организовать свой день — записать все свои задачи, написать план действий для каждой задачи и регулярно обновлять планировщик. Не забудьте отсортировать задачи по приоритету и указать сроки выполнения, чтобы не пропустить крайний срок или важную встречу.

Как я могу организовать свой день дома?

Лучший способ организовать свой день дома — прийти к плану заранее, составить список дел и рассортировать задачи по приоритету. Запишите план действий для каждого пункта в вашем списке. Кроме того, не забудьте включить время для отдыха в свой ежедневный план, чтобы предотвратить выгорание.

Как вы организуете свой распорядок дня?

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам необходимо сделать следующее:

1. Планируйте свой день (дни) и ежедневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, требующие менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы не отставать от графика.
5. Используйте свое время с умом и беритесь за большие задачи с утра.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и график Да Винчи, чтобы улучшить свои организаторские способности.

Как планировать свой день?

Вот как эффективно планировать свой день и извлечь из него максимум пользы:

– Начните свой день с утреннего ритуала, а не от сна.