Как отправить сообщение на электронную почту майл: Sorry, this page can’t be found.

Содержание

Отправка html-письма через веб-интерфейс Mail.ru — Блог веб-студии «Десять букв» — Веб-студия «Десять букв»

5 февраля 2019

Никто не сомневается в том, что есть более удобные пути отправки html-сообщений электронной почты, чем веб-интерфейсы почтовых сервисов, даже таких маститых, как Mail.ru. Но владением способом отправки, буквально в он-лайн режиме, своего собственного шаблона html-письма, вместо предлагаемых почтовиком, не только расширит ваш кругозор, но и может выручить, когда других подручных средств не окажется.

Видео

Пару слов о шаблоне

Ваш шаблон письма наверняка содержит изображения. Для того чтобы они отображались в вашем письме в финале, ссылки на эти картинки из тела вашего письма должны быть «внешними», а не «внутренними», т. е. храниться они должны на сервере, а ссылка на их должна содержать интернет адрес, например вот так:

<figure>
<img src="http://servername.ru/images/image1.jpg" title="imagetitle" alt="imagealt"/>
</figure>

Готовим почву для отправки

Здесь наша работа будет состоять из двух частей. Первая — это подготовка к корректировке html-кода в браузере, а вторая — подготовка кода нашего письма к внедрению в браузер при помощи самого простого редактора — «Блокнота».

Итак, авторизуемся на сервисе Mail.ru и инициируем создание нового письма.

Рис. 1

Браузер, а мы используем Google Chrome, переключится в том же окне в форму создания нового письма. Доступность т.н. панели оформления покажет нам, что мы используем нужный нам режим создания письма. Убедимся, что она активна, и более её не трогаем.

Рис. 2

Правым кликом мыши по полю для ввода текста письма инициируем вызов контекстного меню. В нём нам понадобится команда «Просмотреть код», выделяем её и выбираем левым щелчком мыши.

Рис. 3

В результате, окно просмотра браузера трансформируется и отобразит панель с кодом страницы. В зависимости от настроек Chrome, эта панель может показаться правее, а может — ниже основного окна, как в нашем случае. Переключение вида осуществляется меню под троеточием, пометим его на следующем рисунке.

Рис. 4

Текущее представление окна браузера отражает код страницы. И за содержимое страницы отвечает как раз та часть кода, которая при открытии этого режима оказалась подсвеченной, между тегами <body id… ….</body>.

Наша задача — вставить вместо этого блока кода код нашего письма. Для чего правым кликом по выделенной области кода вызываем контекстное меню, и в нём выбираем «Edit as HTML».

Рис. 5

Выделенный блок переключится в режим правки. Здесь нам понадобится выделить всё его содержимое, весь код, и удалить его. Но до того, отвлечёмся на вторую составляющую наших действий, откроем содержимое нашего файла с html-письмом в текстовом редакторе «Блокнот».

Рис. 6

И весь текст с кодом письма из «Блокнота» скопировать в буфер обмена.

Рис. 7

После чего вернёмся обратно в Chrome. Выделяем переведённый ранее в режим правки блок html-кода (если нужно, повторяем переход в режим правки, как на рисунке 5), вызвав правым кликом контекстное в меню и в нем выполнив команду «Выделить все»

Рис. 8

Теперь ещё раз правый клик по выделенному блоку и выберем команду «Вставить»

Рис. 9

В этот момент находящийся в буфере обмена код нашего собственного шаблона заменит стандартный, а этого мы и добиваемся. Чтобы сохранить внесённые изменения, закрываем окно редактирования кода стандартным способом: нажатием «крестика» в правом углу.

Рис. 10

И тренируемся отправлять

И вот, мы видим перед собой наше html-сообщение. Если, конечно, мы ничего не перепутали, и нигде не ошиблись. Картинок в нём видно в этот момент не будет, но до получателя оно дойдёт уже с изображениями. Чтобы в этом убедиться, и заодно, чтобы проверить корректность отображения в целом, отправим это письмо сначала самому себе.

Рис. 11

Проверяем результат.

Рис. 12

Рисунки встали на место. Для повторных отправлений можно сохранить свою работу в почте, как черновик, и тогда в нужный момент можно будет повторить отправление без всей описанной выше череды манипуляций.

Рис. 13

Урок, мы надеемся, понятен и усвоен. Как никакая иная фраза, к нашим упражнениям подходит присказка про то, что «…не мытьём — так катаньем…». А что? Знай наших, теперь мы знаем, что html-письма можно отправлять и так. Прямо из браузера, и прямо из недр очередного почтового сервиса.

Как отправить письмо по электронной почте майл – ТОП

Как отправить письмо по электронной почте?

Для отправки писем по электронной почте необходимо её создать.

Как создать электронную почту, в трех самых популярных сервисах, я рассказал в этих статьях: Gmail почта, Яндекс почта, Майл почта.

Естественно, вы создавали почтовый ящик для активного использования. Самое очевидное применение — личная переписка и регистрация на сайтах.

Для начала необходимо зайти в вашу почту. Я буду показывать на примере почты Gmail — самый удобный почтовый сервис по-моему мнению.

Нажимаем на кнопку написать
. В большинстве почтовых сервисов располагается в верхнем левом углу.

Перед вами откроется поле, в котором необходимо написать Адрес получателя
( Кому/Получатели). Это не Вика, Петя, Иван Васильевич, а электронный адрес получателя. Аналог номера мобильного телефона, только записанный с помощью букв и цифр. Примеры: [email protected], [email protected].

Одно письмо можно отправить нескольких людям, указав их электронные адреса через запятую.

В моем случае, я зашел на сайт первого канала, где нашел их электронный адрес.

Например, некоторым людям нужно отправить резюме на электронную почту работодателю — для этого они могут зайти на сайт компании, чтобы узнать электронный адрес для его отправки.

Тема сообщения
— показывает получателю о чем вы написали.

Пункт необязательный для заполнения, но помогает адресату понять смысл письма не открывая его, поэтому советую заполнять.

Текст сообщения
— мысли, просьба, предложение, изложенные в письменно варианте, которыми вы хотите поделиться. Не беспокойтесь, денег за это не берут, поэтому можете отправлять необходимое количество писем.

Чтобы отослать письмо необходимо нажать «Отправить».

Отправка текстового письма это замечательно, но иногда возникает острая необходимость быстро отправить фото или картинку. Для это кликните на изображение фотоаппарата (в новой версии — миниатюра с горами), выделенного красным прямоугольником.

Появиться область в которую вы можете перетащить фотографии и они автоматически загрузятся. А можно нажать кнопку выбрать фотографии для загрузки,

найти их на компьютере и добавить. Конечный результат будет одинаковым.

Затем нажмите «Отправить» и текстовое сообщение вместе с картинкой отправляется получателю. Можно оставить поле сообщения пустым, в таком случае отправиться только фото или картинка.

Как вы уже, наверное, догадались, чтобы отправить файл или документ необходимо щелкнуть на скрепочку, выделенную зеленым прямоугольником. А ссылку — изображения звена. Все дальнейшие шаги аналогичны добавлению фото, поэтому надеюсь вам не составит труда в этом разобраться.

В противном случае — напишите в комментариях, я постараюсь детальней объяснить моменты, которые вызывают у вас затруднения.

Если среди доступных инструментов вы не найдете необходимый — просто перенесите файл в область письма. Почтовый сервис загрузит его, если поддерживает данный формат.Например, таким способом можно воспользоваться при отправлении видео.

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой
электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в Интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»
? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

Запись на консультацию
Отчет о работе
Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

Запись на консультацию к терапевту
Отчет о работе по проекту №325
Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

От меня
Срочно
Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание
: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:

Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, человек, который живет в другое время). зона).
Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.

Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, когда:

Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.

Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не станете отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какую-то подпись. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

Уважаемый профессор Смит,
Здравствуйте, мисс МакМахон,
Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

Кого это может касаться,
Уважаемые члены приемной комиссии,
Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение напишите что-нибудь краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя:

Спасибо,
С наилучшими пожеланиями,
Увидимся завтра,
С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

С уважением,
С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить сообщение основному получателю и одновременно отправить копию кому-то другому. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас много несвязанных моментов или вопросов).
Наконец, укажите желаемый результат в конце вашего сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы выявить любые ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от учащегося 1:

эй,
мне нужна помощь с моей бумагой могу я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я зайти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, принесите 15 копий следующих материалов:

Календарь вашего проекта
Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
Список целей на следующий месяц
Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультации по работам

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем обратную связь.

Лэмб, Сандра Э. 2006. Как это написать: полное руководство по всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд. Беркли: Ten Speed Press.

Терминелло, Верна и Марсия Джи Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис Холл.

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизводить его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill

Сделать подарок

Как отправить электронное письмо с помощью текстового сообщения

Иногда электронная почта является лучшей формой общения. Особенно когда люди заняты, они с большей вероятностью просматривают текстовое сообщение. Однако знание того, что людям легче связаться с помощью текстового сообщения, не означает, что текст является подходящим. Тем не менее, что, если вы отправили электронное письмо в виде текста?

Можно сохранить тон и формат сообщения и отправить электронное письмо в виде текста. Но зачем отправлять электронное письмо в виде текста? Когда вы должны отправить электронное письмо в виде текста? И как вы это делаете? Понимание процесса дает вам возможность отправлять наилучшие сообщения в наилучшей форме клиентам и сотрудникам.

Зачем отправлять электронное письмо в виде текста

То, что вы можете что-то сделать, не означает, что вы должны это делать. Когда дело доходит до отправки электронного письма в виде текста, есть несколько веских причин. Вот некоторые из них:

Немедленное внимание. Когда вам нужно связаться с кем-то, электронная почта — отличный формат. Однако электронные письма иногда пропускаются. Тексты, с другой стороны, редко пропускаются. На самом деле, большинство текстовых сообщений просматриваются в течение нескольких минут после отправки.

Экономия времени. Иногда ваше сообщение лучше сказать в электронном письме. Однако, если вам нужно передать только краткую информационную информацию, лучше всего подойдет текстовое сообщение.

Широкий охват. Быстро и эффективно связывайтесь с людьми в вашей организации, отправляя текст, а не электронное письмо. Где бы они ни находились, вы обязательно доберетесь до них за короткое время.

Когда отправлять электронное письмо в виде текста

Электронные письма важны для длинных сообщений. Сотрудники часто ссылаются на информацию в электронном письме. Они являются стандартной частью нашей жизни. Трудно представить мир без них. Электронная почта появилась почти 60 лет назад. Это настолько рентабельно, что теперь это стандарт рабочего места.

Независимо от того, отправляете ли вы обычное электронное письмо или электронное письмо в виде текста, обязательно соблюдайте надлежащий рабочий этикет. Вот несколько советов, которые следует запомнить:

Отправить электронное письмо в виде текста в нужное время. Как узнать, когда настало подходящее время? Вот несколько моментов, которые следует помнить при принятии решения об отправке сообщения электронной почты в виде текста:

Это зависит от времени? (Если им это нужно сейчас, пришлите сейчас.)
Подходящее ли время для отправки сообщения? (Вы можете отправить текстовое сообщение немедленно или запланировать текстовое сообщение.)
Получатели вне офиса? (Если вы знаете, что электронное письмо вряд ли дойдет до ваших сотрудников вовремя, текст может быть более быстрым вариантом.)
Какова длина сообщения? (Если это более 160 символов, отправьте электронное письмо.)

Как отправить электронное письмо в виде текста

Если вы не знаете, как отправить электронное письмо в виде текста, но хотите. Вот ваши варианты:

Электронная почта на расширение SMS

Отправить электронное письмо на расширение SMS очень просто.

Откройте приложение или программу электронной почты.
Введите 10-значный номер телефона получателя, затем символ @ и соответствующее доменное имя оператора сотовой связи.
Не включайте дефисы и круглые скобки.
Возможно, вы не знаете доменное имя оператора сотовой связи. Если это так, см. приведенный ниже список популярных операторов сотовой связи.

Доменные имена для операторов сотовой связи:

Verizon: @vtext.com
AT&T: @txt.att.net
T-Mobile: @tmomail.net
Boost Mobile: @sms. myboostmobile.com
Cricket Wireless: @mms.cricketwireless.net
Virgin Mobile: @vmobl.com

Написать сообщение

Заполните строку темы. Это будет отображаться как начальная строка в теле текста. Имейте это в виду, когда будете составлять сообщение.

Убедитесь, что информация ясна и кратка. Убедитесь, что оно не превышает 160 символов. Как всегда, проверьте свое сообщение. Помните: держите свое общение профессиональным.

Нажмите кнопку «Отправить»

Преимущество текстовых и электронных сообщений в том, что они работают быстро. Через несколько минут после отправки письма получатель получит его в виде текста.

С мобильного устройства

Если вы используете мобильное устройство, вы все равно можете отправить электронное письмо на добавочный номер SMS. Однако вам нужно почтовое приложение на мобильном устройстве.

Отправьте электронное письмо из почтового приложения на расширение SMS, выполнив шаги, перечисленные выше.