Электронное деловое письмо. Правила написания
Мы живем в эпоху коротких сообщений, таких как тексты и твиты. Но электронные письма остаются способом ведения бизнеса. Когда вы пишете электронные письма, которые читабельны, кратки и уместны, у вас есть преимущество перед теми, кто этого не делает. Некоторые аспекты хорошего написания писем уходят в прошлое на сотни лет, и они все еще актуальны.
В данной статье мы обсудим формальные вопросы, такие как сюжетные линии, введение и заключение. Но цель материала – сделать ваше сообщение не только правильным, но и эффективным. Мы рассмотрим, как исследовать ту тему, которую вы собираетесь донести до читателя. Также, мы рассмотрим, как изучить самого читателя, а затем написать сообщение, которое заставит его действовать.
Содержание статьи:
- Подготовка к написанию электронного делового письма
- Написание электронного делового письма
- Отправка эффективных напоминаний
- Продолжение переговоров в электронных сообщениях
Буду с вами честен, даже самое лучшее электронное деловое письмо может быть проигнорировано, поэтому я научу вас, как отслеживать ваши письма, чтобы это не выглядело настойчиво.
Я предполагаю, что вы обладаете приличным знанием языка и собственным стилем написания писем. Я не буду говорить о таких деталях, как грамматика и орфография, а вместо этого, сосредоточусь на применении языка, который необходим для получения нужного эффекта от прочтения вашего письма.
Перед тем как что-то планировать вам необходимо знать пункт назначения. Таким же образом, вы должны четко понимать, почему вы пишете электронное деловое письмо. Скорее всего, у вас есть для этого две цели:
- вы хотите, чтобы получатель письма совершил какое-то действие – это ваша краткосрочная цель;
- вы хотите, чтобы это действие служило вашей глобальной цели – это ваша долгосрочная цель.
Я рекомендую поставить вашу долгосрочную цель как можно раньше, чтобы читатель сразу понял, почему вы пишете. Затем сделайте вашу краткосрочную цель очень ясной, с инструкциями о том, как читатель может помочь вам достичь ее.
Это называется предметом действия.
Давайте посмотрим, как это работает, отредактировав образец письма от человека, желающего получить работу редактора в компании, занимающейся производством продукции в области альтернативной энергии, таких как солнечные панели:
«Добрый день,
Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается.
Я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа.
Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Анатолий»
Данное письмо составлено в правильной грамматической форме, но оно не подходит, потому что это не помогает автору достичь своих целей.
Попробуем его немного изменить, чтобы сделать его лучше.
Все начинается со вступления, которое заставляет получателя задуматься, почему писатель пишет данное письмо: «Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается».
С точки зрения писателя, цель очевидна – устроиться на работу. Но читатель может получать сотни таких писем в день по десяткам тем. Не заставляйте читателя гадать, почему вы ему пишете. Внесите ясность с самого начала вашего письма, оставляя только необходимые части. Например: «Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора. Мое резюме прилагается».
Часть, которую мы вырезали, может быть изменена или удалена. Пока оставим все как есть, но перенесем данную часть в собственный абзац. Есть еще одна важная деталь в первоначальном письме, которую нужно вынести вперед.
Автор пишет, что он может начать работу не раньше 1-го августа. Это важный факт, с точки зрения читателя.
Это может выглядеть так: «я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа». Теперь письмо выглядит лучше, но в нем все еще отсутствует что-то очень важное. Автор не уточняет, что читатель должен делать дальше. Там нет краткосрочной цели.
Давайте добавим это в наше письмо: «Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа». Теперь читатель понимает, что ему нужно ответить на данное письмо и назначить время.
Сейчас наше письмо выглядит таким образом:
«Добрый день,
Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа. Мое резюме прилагается.
В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравиться создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления.
Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Анатолий»
Для хорошего письма этого достаточно, но его можно еще улучшить. Дело в том, что всегда есть долгосрочная и краткосрочная цели. А значит, можно добавить сюда больше полезной информации, но в меньшем количестве слов, чтобы показать компетентность автора в желаемой должности.
Эффективные электронные деловые письма показывают, что вы сделали свою домашнюю работу и теперь обращаетесь к читателю, чтобы он сделал следующий шаг. Исследование, которое вы проводите перед тем, как что-то написать, дает понять получателю, что вы цените его время.
Вернемся к нашему примеру письма. Мы видим, что автор пишет по поводу объявления о свободной вакансии, а значит, он отвечает на рекламное объявление, где представлены требования к соискателю и само описание должности. В данном случае само объявление является идеальным местом для начала нашего исследования.
Для этого примера мы взяли объявление на должность редактора. Нас интересуют обязанности и требования к соискателю. Все, что нужно сделать, это определить, соответствует ли наш автор требованиям данной позиции, а затем показать в своем письме, что он может их выполнить. Большинство людей, желающие получить работу, даже не утруждают себя внимательно прочитать информацию, прежде чем писать, но наш автор будет использовать эти подсказки, чтобы написать письмо, которое выделится.
В нашем предыдущем отредактированном письме мы создали довольно общий текст, чтобы показать заинтересованность в должности. Сейчас это выглядит так: «В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления».
Теперь мы собираемся заменить некоторые части примерами, которые относятся к обязанностям и требованиям к должности. Автор письма должен показать свои компетенции и соответствие предлагаемой должности.
Мы видим, что в обязанности входит работа с подчиненными и умение редактировать материалы. В требованиях делается акцент на знании английского языка и способность грамотного написания иностранного контента.
Попробуем показать навыки автора в таком виде: «В настоящее время я работаю в англо-французской компании JustTheSun, где я занимаюсь написанием англоязычного контента, имеющий большой отклик у читательской аудитории. Также у меня есть успешный опыт руководства коллективом журналистов и иллюстраторов, как штатных сотрудников, так и фрилансеров».
Цель здесь состоит не в том, чтобы писать много букв, а в том, чтобы правильно написать правильные буквы нужным людям. У вас не всегда будет такой хороший исходный материал для понимания того, чего хочет получатель вашего письма, но, просматривая веб-сайты компании, социальные сети и новостные материалы, вы получите преимущество, которого у менее мотивированных авторов просто не будет.
Даже самое лучшее электронное письмо на открытую должность может пройти несколько программных фильтров, и в конечном счете не попасть в нужные руки.
Чтобы этого избежать, вам требуется провести некоторое исследование нужных вам людей, работающих в компании, где открыта позиция. Как это сделать мы подробнее описали в нашей статье «Как правильно составить резюме, чтобы вас заметили».
Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма.
Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.
Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр».
Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович».
Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте». Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж».
Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем. Это значит избегать таких вещей, как смайлики. Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма.
Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа».
В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье «Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты».
Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя. Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа.
Давайте рассмотрим эти три способа:
- Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
- Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20».
- В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма.
Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.
Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма.
Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма. Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать.
Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние. Также я покажу вам сэндвич-технику.
Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу:
«Здравствуйте,
Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве.
Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату. Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали. Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».
Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе. Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.
Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали». Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката. Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы.
В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату».
Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил».
Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре».
Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд». Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов. Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж». Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое.
Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным.
Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.
Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично».
Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре. Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж».
В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе. Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен».
Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах.
Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя. Рассмотрим их:
- Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
- Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться». Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
- Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.
Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.
Отправка эффективных напоминаний
К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают.
Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.
Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР:
Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.
А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание.
Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.
Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение.
Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии. Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо».
Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».
Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.
В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с … (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа».
Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее. Но если вы сами определите необходимость следить за ситуацией и вежливо справляться с ней, время, потраченное на написание напоминаний, может окупиться.
Продолжение переговоров в электронных сообщенияхВ большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением.
Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.
Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.
- Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером.
- Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме. Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.
- В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.
Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.
Заключение
Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:
- Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
- Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
- Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.
Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого.
У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.
10 правил написания деловых электронных сообщений
Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?
Тест на уровень английского
Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок
Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.
Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.
Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.
Электронное сообщение – это официальный документ
Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.
Демо-урок бесплатно и без регистрации!
Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком
Приветствия
Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.
Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.
Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.
Проверьте правописание
Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.
Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.
Ориентируйтесь на более широкую аудиторию
Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.
Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.
Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия
Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.
Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.
Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.
Будьте максимально корректны
Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.
Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение
Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.
Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом.
Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.
Вежливая подпись – залог успеха
В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.
Контактная информация
Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:
- Ваше полное имя
- Название компании
- Номера телефонов и факсов
- Адрес электронной почты
- Адрес веб-сайта
Не увлекайтесь украшательством
Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую).
Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.
Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?
Проверьте, знаете ли вы слова по теме
Читайте также:
Деловой этикет в США
Деловой этикет в Британии
Презентация на английском
Деловой английский для совещаний и конференций
Деловой английский в США
8 советов о том, как написать профессиональное электронное письмо (с примерами)
Перейти к разделу
Почему важно знать, как написать профессиональное электронное письмо?
Почему важно уметь профессионально писать электронные письма?
Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации
Время отправить
Люди отправляют 332 миллиарда электронных писем каждый день.
Для многих из нас отправка электронной почты является настолько обычным делом, что мы можем забыть, насколько важно написать хорошую электронную почту для наших профессиональных целей.
Мы всегда можем стремиться улучшить свои навыки, и научиться писать профессиональные электронные письма, чтобы общаться более эффективно и укреплять связи на работе, является одним из них.
Вы не одиноки, если задаетесь вопросом: как кратко выразить свои намерения? Какой правильный тон, чтобы быть профессиональным, но не скучным? Должен ли я начать «Здравствуйте» или «Дорогой»?
В этом руководстве мы рассмотрим структуру электронного письма и дадим вам советы по его эффективному и профессиональному написанию. Мы также объясним ситуации, когда написание официального электронного письма с соблюдением всех правил этикета электронной почты необходимо для вашей карьеры, и предложим несколько примеров, чтобы показать вам, с чего начать.
Почему важно уметь профессионально писать электронные письма?
Наш мир становится все более цифровым, и наша работа не исключение.
Большая часть нашего общения происходит онлайн. В Соединенных Штатах почти 74% миллениалов и представителей поколения Z предпочитают цифровые каналы личному общению.
Цифровая связь противоречит нашей человеческой природе. Люди в значительной степени зависят от вербальных и невербальных коммуникативных сигналов, таких как язык тела, зрительный контакт и тон, чтобы оценить смысл человека.
Электронная почта и другие цифровые средства связи не позволяют нам уловить эти естественные сигналы общения. Очень важно знать, как создавать сообщения, которые ясно и точно отражают то, что мы хотим сообщить.
Это особенно важно для нашей профессиональной жизни. Знание того, как написать эффективное электронное письмо, может помочь вам в следующем:
- Репутация . Демонстрация надежности и эффективности может создать или разрушить вашу профессиональную репутацию в глазах коллег, руководителей, потенциальных клиентов или работодателей.
- Ясность . Предоставление значимой информации людям, которым нужно ваше мнение, создает и укрепляет профессиональные отношения.
- Эффективность . Использование ясного языка оптимизирует процессы и позволяет избежать контрпродуктивной путаницы.
- Прогресс . Уважительное общение может помочь получить работу, повышение, отпуск или продление работы, которые вы хотите.
Как написать профессиональное электронное письмо
От составления привлекающей внимание строки темы до принятия решения о надлежащей подписи и всего, что между ними, все части электронного письма служат определенной цели.
Вот восемь советов о том, как написать профессиональное электронное письмо.
1. Правильное приветствие
Приветствие в электронном письме очень важно. Мы всегда хотим произвести хорошее первое впечатление, и выбор правильного приветствия — это способ проявить себя наилучшим образом.
Начните электронное письмо с соответствующего приветствия, которое будет меняться в зависимости от ваших отношений с получателем. Основными приветствиями являются менее формальные «Привет» и «Здравствуйте» или более формальные «Уважаемый»:
- Если вы пишете напрямую коллеге или кому-то, с кем у вас есть знакомые профессиональные отношения, вы можете начать со следующего: «Привет» или «Привет».
- Если вы пишете кому-то, кого никогда не встречали и с кем не состоите в официальных профессиональных отношениях, например, менеджеру по найму, новому или потенциальному клиенту, начните со слова «Уважаемый».
«Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа», «Уважаемый господин». или «Дорогая миссис». может быть слишком формальным для некоторых получателей, считаться устаревшим или даже непреднамеренно искажать пол и кого-то расстраивать. Если вы не знаете, как кто-то предпочитает, чтобы к нему обращались, лучше оставаться гендерно-нейтральным.
Также всегда следует перепроверять правильность написания имени получателя. Если они пишут впервые и их полное имя не указано в их контактной информации, обратитесь к их профилю LinkedIn или другому приложению в социальной сети.
Если у него есть учетная запись Gmail, проверьте его полное имя, введя адрес электронной почты в поле получателя, нажав кнопку вкладки, наведя указатель мыши на адрес электронной почты и щелкнув изображение профиля.
Если вы пишете деловое сообщение для отправки по списку адресов электронной почты, начните с «Кому это может касаться» для официальных приветствий или «Привет всем» для группы получателей, с которыми у вас есть случайные отношения.
2. Поймите свое намерение
Для чего электронная почта? Прежде чем начать писать, подумайте, чего именно вы хотите достичь с помощью своего электронного письма. Понимание ваших мотивов будет определять тон сообщения. Электронное письмо для всей компании должно быть написано более формально, чем ответ коллеге в цепочке писем. Независимо от того, чего вы хотите достичь, вам нужно писать соответствующим образом.
3. Объясните свое намерение
Как только вы выяснили свое намерение, сообщите получателю, почему вы ему пишете. Причины для написания профессиональных электронных писем включают в себя:
- Обращение за помощью к менеджеру
- Просьба об услуге от коллеги
- Ответ на более ранний запрос
- Продолжение чего-то
- Внесение ясности в проблему
- Сказать спасибо
Независимо от того, о чем вы пишете, убедитесь, что цель письма ясна с самого начала. Вот несколько примеров заявлений, которые вы можете включить в свое электронное письмо в начале:
- Я хотел отправить дополнительное электронное письмо о нашей вчерашней встрече.
- Я пишу, чтобы сообщить вам о собрании команды в четверг.
- Я хотел бы знать, есть ли у вас время просмотреть мою презентацию.
- Я хочу обсудить предстоящий отпуск.
4. Сразу к делу
Лучший формат электронной почты для профессионального общения — быстрое и краткое сообщение. Избегайте стен текста. Если вы будете кратки, ваш получатель поймет, что вы уважаете его время.
Четко укажите, чего вы хотите, в теле письма, используя 3–5 предложений и не более трех коротких абзацев.
- Было здорово встретиться с вами вчера. Мне очень понравились ваши идеи для новых рекламных материалов. Я хотел продолжить разговор и спросить: было бы лучше создать видео или написать сообщение в блоге? Пожалуйста, дай мне знать, что ты думаешь.
- Я прочитал ваш первый черновик, и язык немного неформальный. Я оставил некоторые правки, но не могли бы вы обратиться к руководству по стилю и исправить язык? Дайте мне знать, если вам нужна помощь.
Если вы хотите поговорить о чем-то большем, что требует более продолжительного обсуждения, электронная почта — не лучшая форма общения. Отправьте электронное письмо с кратким объяснением того, что вы хотели бы обсудить, и назначьте встречу.
- Я чувствую, что застрял в социальных сетях для новой учетной записи. У вас есть время на этой неделе, чтобы зайти в Zoom и обсудить стратегию?
- Я думаю, что есть некоторая путаница в отношении масштабов нового проекта. Давайте запланируем регистрацию, чтобы проверить это вместе. Вы готовы поговорить завтра?
5. Передайте привет
Краткость — не единственный способ показать получателю вашего письма, что вы уважаете его время. Вы также можете сообщить им об этом, отправив соответствующее электронное письмо.
Вот некоторые примеры:
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Ваш отзыв о презентации был очень полезен.
- Мне всегда нравится работать с вами, и я с нетерпением жду нашего следующего проекта.
Всегда обязательно говорите спасибо:
- Спасибо за ваше время.
- Спасибо, что прочитали.
- Я всегда ценю ваш вклад.
- Я ценю, что вы нашли время встретиться со мной вчера.
6. Правильно подпишитесь
Существует множество вариантов выхода из электронной почты, но лучше не пытаться изобретать велосипед. Придерживайтесь безопасного варианта, например:
- С уважением,
- Еще раз спасибо,
- Лучший,
- Тепло,
7. Напишите соответствующую подпись электронной почты
Подпись электронной почты — это полезное поле для предоставления дополнительной информации о себе. Подходящая для работы подпись электронной почты может включать следующую информацию о вас:
- Полное имя
- Должность и название компании
- Дополнительная контактная информация, например номер телефона
- Ссылки на соответствующие платформы социальных сетей
8.
ВычиткаВсе это время вы потратили на написание самого профессионального электронного письма, так что не спешите нажимать «Отправить», не просмотрев его полностью.
Проверьте свое сообщение, чтобы убедиться, что ваши намерения ясны и прямолинейны, а ваши слова не звучат требовательно или самонадеянно.
Проверить отсутствие опечаток и грамматических ошибок. Если у вас нет навыков редактирования текста, чтобы тщательно прочесать свое сообщение, загрузите приложение для грамматики, чтобы получить дополнительную помощь.
Если вы пересылаете свои личные и деловые электронные письма в один почтовый ящик, дважды проверьте, что вы отправляете их с соответствующей учетной записи электронной почты.
Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации
Допустим, вы только что получили работу, о которой всегда мечтали (поздравляем) и хотите представиться новой команде, но вам также нужно написать своему нынешнему начальнику заявление об уходе . Не волнуйся. У нас есть шаблоны электронной почты для этого.
Определенные рабочие ситуации требуют определенных типов корреспонденции. Все остальные правила остаются в силе; запрашиваете ли вы сопроводительное письмо или отправляете заявление об уходе, оно должно быть кратким, лаконичным и уважительным.
Вот несколько примеров:
Дополнительная информация после собеседования. Обращайтесь к получателю по имени, выразите благодарность за уделенное время, подчеркните свой интерес к работе и спросите о следующих шагах.
Уважаемый [имя интервьюера],
Надеюсь, все хорошо! Еще раз спасибо за возможность пройти собеседование на [должность] с [название компании]. Было приятно познакомиться с вами и командой.
Я слежу за обновлениями, касающимися [название должности] после моего собеседования [дата]. Я действительно взволнован этой возможностью. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.
Еще раз спасибо за ваше время и внимание. Надеюсь услышать тебя позже!
С уважением,
[Ваше имя]
Запрос на отгул. При запросе отгула, особенно по медицинским показаниям, необходимо иметь бумажный след. Вот шаблон, который вы можете использовать:
Здравствуйте, [имя руководителя],
Я пишу, чтобы запросить отгул на [даты] по [причина].
Я проверил, что у меня нет срочных проектов или крайних сроков в [запрошенные даты]. Могу ли я взять отпуск в эти даты? Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.
Best,
[вставьте свое имя]
Вы можете ознакомиться с другими профессиональными примерами электронной почты в других наших руководствах, которые включают образцы, советы и рекомендуемые форматы электронной почты для следующих рабочих ситуаций:
- Знакомство с новым команда
- Спасибо коллегам
- Написание сопроводительного письма
- Запрос рекомендательного письма
- Уведомление за две недели
Время для отправки
Научиться писать профессиональные электронные письма — это один из самых важных навыков, которым вы можете научиться. И, как и любой другой навык, он требует небольшой практики. Потраченное время на развитие навыков письменного общения будет стоить того в долгосрочной перспективе и поможет вам сэкономить время, избежать недопонимания и построить лучшие профессиональные отношения.
Продумайте свое сообщение, сделайте его кратким и приятным, дважды проверьте его. Тогда вы готовы нажать кнопку отправки.
Как написать деловую электронную почту – 10 примеров и шаблонов деловой электронной почты
Хотите знать, как написать деловую электронную почту? Что ж, вы попали в нужное место. К концу этого блога вы будете знать, как отправлять деловое электронное письмо в любой ситуации, и улучшите свои общие навыки делового общения.
Наши примеры деловой электронной почты покажут вам, как начать и закончить деловую электронную почту, доставить ваше сообщение в формате деловой электронной почты и получить то, что вы в конечном итоге хотите: ответ на свое электронное письмо.
Различные примеры написания деловой электронной почты, которые мы рассмотрим, научат вас предложениям деловой электронной почты, а другие советы по деловому общению помогут вам справиться с любой ситуацией в соответствии с этикетом электронной почты.
Различные образцы деловой электронной почты, которые мы разбираем, иллюстрируют, как представить свой бизнес в электронной почте, как извиниться, как сказать спасибо и как вежливо сказать нет в деловой электронной почте, а также как написать деловое письмо с вложениями.
Готовы начать?
И последнее, но не менее важное: мы познакомим вас с шаблонами деловой электронной почты Flowrite , которые помогут вам повысить эффективность ваших деловых электронных писем и сообщений, например:
Что такое деловая электронная почта?
Деловая электронная почта — это важный инструмент общения с сотрудниками и внешними организациями, включая клиентов, подписчиков и заинтересованных лиц.
Деловая электронная почта может использоваться не только для обмена информацией и обновлениями, но и для продвижения продуктов, управления жалобами, поддержки клиентов и привлечения поставщиков. Проще говоря, деловая электронная почта — это кровь любой современной компании.
Деловые электронные письма обычно короткие, вежливые и написаны с четкой целью. Однако деловая электронная почта не должна быть скучной. Правильно составленное деловое электронное письмо может информировать, вовлекать и вдохновлять любого читателя.
Как написать деловое электронное письмо
Составление отличного делового электронного письма включает в себя небольшой процесс и немного психологии. Во-первых, вам нужно понять, как форматировать деловую электронную почту, включая хорошую строку темы, соответствующее приветствие, основной текст и окончание. Но более того, вам нужно не только предоставлять информацию, но и немного вдохновлять.
Каждое электронное письмо — это помеха, говорят исследователи. Вы просите кого-то прочитать вашу электронную почту, поэтому она должна иметь ценность. Ваше электронное письмо должно иметь цель и излагать ее четко и быстро. Не тратьте время и слова на то, чтобы добраться до сути, ясно объясните, зачем вы обмениваетесь сообщениями и чего вы хотите, — говорит Джефф Су в Harvard Business Review.
Мы все получаем сотни электронных писем в день, поэтому вы должны усердно работать, чтобы избежать того, что академики называют «стандартизированными, расплывчатыми и безличными реализациями межличностных действий». Наш перевод: персонализируйте свои электронные письма и сделайте их интересными или рискуете потерять внимание читателей.
Формат деловой электронной почты
Основы написания деловой электронной почты должны быть знакомы каждому, кто находится в Интернете. Типичный официальный формат деловой электронной почты состоит из пяти основных частей, в том числе:
- Строка темы
- Официальное приветствие
- Основной текст
- Заключительная фраза
- Подпись
быстро структурируйте и напишите деловое электронное письмо с нуля за считанные минуты.
Мы рассмотрели основные части профессиональных приветствий и окончаний электронной почты в других сообщениях, поэтому здесь мы будем краткими. Вместо этого мы углубимся в содержание более подробно, в том числе предоставим 10 примеров деловых писем, которые привлекают внимание и требуют действий.
Деловые приветствия по электронной почте
Нет ничего волшебного в том, как начать деловую электронную почту; вы используете официальное приветствие по электронной почте и соответствующее вступительное предложение электронной почты. Суть вашего сообщения зависит от того, с кем вы связываетесь, чего вы хотите и почему, но основы того, как начать хорошую деловую электронную почту, довольно стандартны.
Многие люди хотят знать, как начать деловой разговор по электронной почте с кем-то, кого они никогда не встречали. Если вы знаете имя человека, вежливо начать с:
- Уважаемый (имя человека)
Используйте его полное имя и избегайте титулов (например, мистер или миссис), поскольку они устарели и могут вызвать оскорбление. .
Предположим, вам трудно решить, как обращаться к кому-то в деловой электронной почте. В этом случае мы предлагаем быть формальным, а не неформальным. Так что, хотя вы можете использовать любое вступление, которое вы выберете, в личном электронном письме, если вам интересно, можете ли вы использовать «Привет» в деловых письмах или электронных письмах, мы бы не советовали этого делать.
Если вы не знаете человека, слишком неформальные приветствия, такие как «Привет», могут показаться неформальными и непрофессиональными, что может привести к неправильному началу ваших отношений.
Как начать деловую электронную почту
Первое предложение должно объяснить, кто вы, откуда вы и чего хотите. Конечно, уместить все это может быть непросто, но вот пример того, как начать деловую электронную почту.
Тема сообщения: Ассортимент продукции Dragon весна-лето 2022
Уважаемый Роберт Чейндж,
Я надеюсь, что это письмо найдёт вас хорошо. Меня зовут Синди Крюс, и я обращаюсь к вам из Dragon Enterprises с информацией о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.
Решение о том, как вы начнете деловую электронную почту, полностью зависит от того, что вы пытаетесь сказать. Тем не менее, описанный выше подход — проверенная временем классика.
Чтобы узнать больше о том, как начать электронное письмо, ознакомьтесь с нашими примерами деловой электронной почты в этой статье.
Как закончить деловое письмо
Как мы уже объясняли, каждое деловое письмо должно иметь смысл и цель, поэтому четко сформулируйте, чего вы хотите от читателя. Итак, давайте воспользуемся приведенным выше примером, чтобы проиллюстрировать, как это может работать в формальном контексте.
Тема: Ассортимент продукции Dragon весна-лето 2022
Уважаемый Роберт Чейндж,
Я надеюсь, что это письмо найдёт вас хорошо. Меня зовут Синди Крюс, и я обращаюсь к вам из Dragon Enterprises с информацией о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.
Я буду рад вашим отзывам о нашей новой линейке продуктов и хотел бы договориться о звонке, чтобы обсудить следующие шаги. Пожалуйста, ответьте на это письмо, если хотите пообщаться в чате, указав удобные для вас даты и время.
Я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Синди Крюс
Если между двумя участниками уже существуют отношения, можно быть менее формальным. Итак, вот как это может работать.
Тема: Наш новый ассортимент продукции
Привет Роберт,
Я получаю информацию о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.
Я хотел бы рассказать вам о некоторых новых функциях и преимуществах, а также о льготных ценах, которые мы можем предложить нашим надежным клиентам. Позвоните мне или напишите мне по электронной почте, если вы заинтересованы в том, чтобы наверстать упущенное.
Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время.
С уважением,
Синди Крюс
Как видите, этот пример сохраняет профессионализм, но не слишком жестко. Например, выбор правильной строки закрытия электронного письма может существенно изменить тон письма.
Как завершить деловое письмо
Официальный способ завершения делового письма — использовать один из двух вариантов. Вот что они собой представляют и когда вы их используете.
- С уважением – это формальная подпись, если вы адресуете письмо человеку и знаете его имя
- С уважением — официальное подтверждение деловой электронной почты, если вы не знаете имени человека, которому отправляете электронное письмо
Существуют и другие, менее формальные, но все более популярные, закрытые деловые электронные письма, включая:
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
- С наилучшими пожеланиями
- Спасибо
- Я с нетерпением жду ответа от
Принимая решение о том, как подписать деловую электронную почту, подумайте о том, насколько хорошо вы знаете читателя и насколько формальным вы хотите быть. Если вы уже писали кому-то по электронной почте и у вас есть отношения, не стесняйтесь быть немного менее формальным. С другой стороны, придерживайтесь проверенных способов подписи электронной почты, если это первое сообщение, которое вы отправляете.
Образцы деловой электронной почты
Вот несколько общих фраз, которые помогут вам лучше писать деловые электронные письма, и несколько советов по их использованию.
Узнайте, как:
- Представьте себя в электронном письме
- Скажи, извините
- Скажи, что ты
- Вежливо скажем, что нет
- Скажи, что вы заняты
- . представить свой бизнес по электронной почте
Представляясь в электронном письме, укажите свое имя, должность и название компании. Не пытайтесь быть умным или забавным; придерживайтесь основной информации, которую может захотеть узнать любой читатель.
- Меня зовут Лоуренс Джонс, и я директор по маркетингу в (вставьте название компании)
Как извиниться в деловой электронной почте
Извиниться в деловой электронной почте может быть сложно, но это лучше всего сделано быстро и чисто, как отрывание лейкопластыря.
Так что не ходите вокруг да около и не путайте сообщение; просто извинись. - Я хотел бы извиниться за ваш недавний опыт работы с нашей компанией.
Как сказать спасибо в деловом электронном письме
Говоря спасибо в электронном письме, будьте кратки, но конкретны. Не просто скажите спасибо; объясните, за что вы благодарите человека и какое влияние он оказал. Если вы благодарите их за то, что они сделали,
- , я хотел бы поблагодарить вас за потрясающую работу над недавним проектом. Ваша работа помогла нам сэкономить значительное количество времени и денег.
Как вежливо сказать «нет» в деловой электронной почте
Научиться вежливо говорить «нет» — это ключевой навык делового общения, который может оказаться непростой задачей. Мы приучены не разочаровывать людей, но помните, что речь идет не о вас лично, а о бизнесе. Вежливое, но твердое «нет» может улучшить то, как вас воспринимают.
Заманчиво извиниться или уточнить свой ответ, но не делайте этого. Придерживайтесь фактов и не теряйте фокуса. - К сожалению, в настоящее время мы не можем удовлетворить ваш запрос.
Как сказать, что я занят в электронной почте
Работа может быть достаточно напряженной, даже если вам не нужно объяснять, почему вы заняты. Не извиняйтесь, но дайте понять, что у вас нет времени. Вместо этого управляйте ожиданиями и закончите позитивно, объяснив, когда вы можете помочь.
- В настоящее время я не могу поддержать вас в этом проекте, так как занят другой работой. Тем не менее, у меня будет возможность поработать с вами на следующей неделе.
Как написать деловое электронное письмо с вложениями
Сообщите читателю, что есть вложение, что оно содержит и почему оно необходимо. Например, если файл большой или в определенном формате, который может потребовать от них доступа к приложению, сообщите им об этом.
- Прилагаю копию запрошенного Вами отчета. Размер PDF-файла составляет 10 МБ, поэтому имейте в виду, прежде чем делиться им. Вам может потребоваться просмотр программного обеспечения, чтобы прокомментировать его.
10 примеров написания деловой электронной почты
Лучший способ объяснить концепции, которые мы описываем, — применить их на практике. Вот 10 примеров эффективных деловых писем. Мы рассмотрели большинство основных причин, по которым вам нужно отправить кому-то сообщение в этих шаблонах электронной почты для деловой переписки. Используйте эти шаблоны для информации, но обязательно отредактируйте и адаптируйте их к вашим конкретным обстоятельствам.
1. Как написать электронное письмо компании
Если вам сложно написать деловое электронное письмо компании, с которой вы никогда раньше не работали, не беспокойтесь — это одно из самых требовательных писем. написать. Заманчиво включить слишком много, но вы находитесь на вершине воронки, поэтому сосредоточьтесь на основах и будьте краткими.
В нашем первом бизнес-примере мы описываем, как написать письмо в компанию совершенно холодно.Тема сообщения: (Вставьте компанию) новый ассортимент продукции
Дорогой Райан Харрис,
Меня зовут Роберт Чен, и я обращаюсь к вам из (указать компанию) с некоторой информацией о нашем новом замечательном ассортименте продукции.
Я просмотрел ваш веб-сайт, изучил информацию о вашей компании и считаю, что наши продукты нравятся вашим клиентам. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией и свяжитесь со мной, если вам потребуется дополнительная информация. Я свяжусь с вами в ближайшие пять дней, чтобы связаться с вами.
С уважением,
Роберт Чен
2. Образец ответа на деловое электронное письмо
В этом примере мы рассмотрим, как ответить на электронное письмо с деловым предложением, отправленное вам компанией. Прежде чем писать, подумайте, что вы хотите сделать с информацией, которую они предоставили.
Будьте ясны, если вы заинтересованы или не заинтересованы. Это сэкономит время (и позволит избежать нежелательных писем в будущем).Тема: RE: (Вставьте компанию) новый ассортимент продукции
Дорогой Роберт Чен,
Спасибо, что связались со мной по поводу вашего нового ассортимента продукции. Изучив образец, мы хотели бы узнать больше о вашем бизнесе и о том, как мы могли бы работать вместе.
Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы организовать официальную встречу.
С уважением,
Райан Харрис
3. Образец электронной почты клиенту для нового бизнеса
Отправка холодного электронного письма потенциальному клиенту в совершенно холодном состоянии может создать новые связи и создать новый бизнес. Не существует установленных правил о том, как написать деловое электронное письмо потенциальному клиенту, но вы должны показать, что вы исследовали, что они делают, и понимаете, кто они.
Прежде чем использовать этот образец электронного письма для клиентов для бизнеса, проведите небольшое исследование и отредактируйте его.Тема сообщения: Маркетинговое агентство для (вставьте название компании)
Дорогой Райан Харрис,
Меня зовут Мила Дэвидсон, я директор по маркетингу в (вставьте название компании). Я изучил ваш бизнес и понял, что вы ищете нового маркетингового поставщика. Мне бы очень хотелось обсудить с вами, чем мы занимаемся, и изучить некоторые потенциальные способы совместной работы.
Пожалуйста, посетите наш веб-сайт и свяжитесь со мной, если вы хотите узнать больше о нашем бизнесе и услугах.
С уважением,
Мила Дэвидсон
4. Образец электронного письма о деловом сотрудничестве
Деловое сотрудничество — это партнерство, которое приносит пользу вам обоим, поэтому подходите к любому электронному письму позитивно и целенаправленно. В этом примере того, как написать электронное письмо с запросом на деловое партнерство, мы сосредоточимся на преимуществах совместной работы.
Этот образец электронного письма для совместной работы также подходит для тех, кто интересуется, как написать электронное письмо потенциальному деловому партнеру.Тема: Маркетинговая платформа влияния для (вставьте название компании)
Дорогая Мила Дэвидсон
Меня зовут Лукас Джордж, я генеральный директор (вставьте имя). Я изучал ваш бизнес и хотел бы обсудить, есть ли у нас потенциал для сотрудничества по нашему (вставьте продукт).
Пожалуйста, посетите наш веб-сайт и свяжитесь со мной, если вы хотите узнать больше о нас.
С уважением,
Шарлотта Смит
5. Как отправить деловое предложение по электронной почте
Деловое предложение — это больше, чем запрос на партнерство, это официальный документ с подробным описанием условий ваших отношений. Решая, как начать рассылку бизнес-предложений, помните, что это письмо увидят несколько человек, поэтому будьте формальными.
Тема: Коммерческое предложение для (вставьте название компании)
Привет Мила,
Прилагаем копию нашего коммерческого предложения. В коммерческом предложении вы найдете подробную информацию о наших планах, в том числе о том, как мы надеемся сотрудничать с вашей организацией.
Просмотрите файл и свяжитесь со мной напрямую, если у вас есть какие-либо комментарии, вопросы или вопросы. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
Шарлотта Смит
6. Как написать электронное письмо с представлением бизнеса
Умение представить свой бизнес другим людям поможет вам завоевать клиентов, наладить партнерские отношения и обеспечить прибыльные проекты. Оставьте продажи на потом и начните со встречи. Этот пример того, как написать электронное письмо с приглашением на деловую встречу, может быть изменен, и в нем будет указано, как написать электронное письмо с деловым приглашением.
Тема сообщения: Мы готовы помочь вам увеличить доход
Дорогая Мила Дэвидсон
Меня зовут Лукас Джордж, я генеральный директор (вставьте название компании). Мы работаем с несколькими компаниями, подобными вашей, помогая им улучшать свои услуги для своих клиентов, повышая удовлетворенность клиентов и увеличивая доходы.
Я приложил некоторую информацию о нашем бизнесе, включая информацию о наших услугах. Я был бы рад возможности обсудить это с вами лично или по телефону, как только у вас будет возможность ознакомиться с ним.
Свяжитесь со мной и назначьте подходящую дату и время, чтобы мы могли наверстать упущенное.
С уважением,
Шарлотта Смит
7. Как написать электронное письмо с деловым запросом
Деловой запрос — это официальное незапрошенное сообщение с запросом информации. Опять же, разденьте его, будьте ясны и сосредоточьтесь на том, чего вы хотите.
Получатель должен точно знать, о чем вы просите, почему и когда ему нужно ответить. Посмотрите наш пример того, как написать электронное письмо с бизнес-запросом, здесь.Тема сообщения: Ваша цена
Всем привет,
Меня зовут Лукас Джордж, я директор по маркетингу (вставьте название компании). Я связываюсь с вами, чтобы запросить некоторую информацию о ваших текущих ценах на продукт.
Пожалуйста, не могли бы вы предоставить мне ваш прайс-лист и контактную информацию того, с кем я могу поговорить? Я с нетерпением жду вашего ответа.
Пожалуйста, не могли бы вы предоставить мне ваш прайс-лист и контактную информацию того, с кем я могу поговорить? Я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Лукас Джордж
8. Как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-то
Это зависит от того, что вы хотите, но деловое электронное письмо с просьбой о чем-то должно включать то, что вы хотите, когда вы хотите и почему.
Вот пример того, как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-то.Тема сообщения: Запрос: Бегущая строка
Всем привет,
Меня зовут Лукас Джордж, я директор по маркетингу (вставьте название компании). Мне нужно арендовать шатер для моего мероприятия 22 сентября. Пожалуйста, не могли бы вы связаться со мной, чтобы сообщить о наличии мест, деталях цен и ваших условиях?
Я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
Лукас Джордж
9. Как написать холодное электронное письмо для бизнеса
Если вам интересно, когда можно отправлять электронные письма незнакомым людям о вашем бизнесе? Ответ: в любое время, если то, о чем вы с ними связываетесь, актуально. В любом холодном электронном письме сосредоточьтесь на ценности, которую вы можете предложить, а не на том, что вы хотите. Вы можете увидеть, как это работает, на этом примере того, как написать холодное электронное письмо для бизнеса.
Тема: Платформа управления запасами для (вставьте название компании)
Дорогой Тимоти Лорен,
Я увидел ваш твит в поисках новых способов управления вашими запасами и хотел связаться с вами. Мы создали новую систему в Connections, которая может обрабатывать счета, управлять платежами и т. д. — и все это с единой платформы с различными интеграциями.
Если вы хотите узнать, как Connections может помочь вам и вашему бизнесу, свяжитесь со мной сегодня.
Спасибо,
Джеймс Хэммет
10. Как написать последующее деловое электронное письмо
Быстрое и вежливое электронное письмо после деловой встречи — это профессиональная вежливость, которую вы не должны забывать. В этом примере того, как написать последующее электронное письмо клиенту после деловой встречи, мы сводим к минимуму детали и фокусируемся на организации последующей связи.
Тема: Продолжение нашей беседы
Дорогой Пол Саймон,
Было приятно встретиться с вами сегодня и узнать больше о вас, вашей компании и ваших продуктах.
Я был рад обсудить потенциальное сотрудничество и с нетерпением жду продолжения наших дискуссий в будущем.Пожалуйста, дайте мне знать о вашей готовности к встрече в будущем, и я буду рад ее организовать.
С уважением,
Дэвид Майклс
Шаблоны деловой электронной почты от Flowrite
Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который за считанные секунды превращает ваши инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения, например:
пунктуация — вы называете это. По сути, вы можете сосредоточиться на своих мыслях и идеях, и Flowrite оживит их. Мы осмелимся сказать, что это самый быстрый способ начать писать более качественные электронные письма.
В нашей коллекции шаблонов с искусственным интеллектом представлены десятки шаблонов электронной почты для бизнеса, которые помогут вам во всех аспектах, описанных в этой статье.
Как улучшить навыки написания деловой электронной почты
Мы надеемся, что это руководство помогло вам понять, как писать деловую электронную почту.