Как планировать свое время: Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью? — Личный опыт на vc.ru

Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью? — Личный опыт на vc.ru

Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.

4635 просмотров

Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.

Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.

В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!

С чего начать планирование?

У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.

Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.

Шаг 1.

Выпишите все свои дела и задачи.

Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.

Шаг 2.

Расставьте приоритеты.

Напротив каждой задачи напишите приоритетность.

1 — не важно

2 — важно

3 — очень важно

Шаг 3.

Все задачи с цифрой 1 вычеркните!

У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.

Шаг 4.

Определите сроки выполнения.

Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.

Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.

Шаг 5.

Выполняйте в порядке приоритетов.

Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои «лучики».

Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.

Как планировать “текучку”.

Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.

Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.

Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.

При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!

И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.

Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.

Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.

Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.

Пример выписанных задач на неделю 

Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.

Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!

Пример:

Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):

Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.

Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.

Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.

Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.

Источник: Московская Академия Продаж

Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.

Например:

Здоровье.

Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.

Задачи:

• Записать на чек-ап, сдать все анализы
• Купить витамины, пить каждый день
• Записаться в спорт зал и бассейн
• Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю

Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.

Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.

Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Блог Albione Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все 2017-01-17

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

• Где мы в данный момент?
• Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

18 советов по тайм-менеджменту для повышения продуктивности [2023] • Asana

Сегодня нам постоянно мешают инструменты, уведомления, электронные письма, социальные сети — чего угодно. В нашей отвлекающей экономике хаос стал нормой.

Почти невозможно сосредоточиться на том, что действительно важно, или понять, отдаете ли вы приоритет нужной работе в нужное время. Ваши намерения на день вылетают из окна перед лицом высокоприоритетных задач, кажущихся срочными сообщений и бесконечных уведомлений. Чтобы не отставать от темпа работы, 80 % работников умственного труда сообщают, что работают с открытыми почтовыми ящиками или другими коммуникационными приложениями. В результате работники менее эффективны, а сообщения, действия и сроки с большей вероятностью будут пропущены.

Шаблоны тайм-менеджмента помогут вам сэкономить время и сделать вашу повседневную жизнь более осознанной. Вместо того, чтобы позволить вашему списку дел диктовать, как вы тратите свое время, вы можете использовать стратегии тайм-менеджмента, чтобы намеренно установить свои ежедневные приоритеты и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Не существует единственно правильного способа управлять своим временем. В этой статье мы рассмотрим 18 различных советов, стратегий и быстрых побед, которые помогут вам снова взять под контроль свои задачи и свое время.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это практика управления своей работой, чтобы гарантировать, что вы тратите свое время максимально целенаправленно. Тайм-менеджмент может повысить продуктивность, но самым большим преимуществом эффективного тайм-менеджмента является возможность лучше расставить приоритеты в течение дня, чтобы у вас было время для отдыха и заботы о себе.

Прочтите: Как стать более продуктивным: 13 советов, которые можно попрактиковать сегодня

Преимущества тайм-менеджмента

Хорошие стратегии тайм-менеджмента помогут организовать задачи и расставить приоритеты, чтобы вы могли:

• Почувствуйте, что у вас появилось больше времени в течение дня.  Если вы намеренно следите за тем, куда уходит ваше время, вы можете обнаружить, что сокращаете количество ненужных задач, снижаете приоритетность работы, которую не нужно делать сегодня, и выполняете задачи за меньшее время. В буквальном смысле у вас не будет больше времени в день, но вы можете обнаружить, что успеваете больше за то же время.

• Установите границы между рабочим и личным временем.  Улучшение управления временем заключается не в том, чтобы выжимать из работы каждую секунду производительности. Скорее, эти стратегии могут помочь вам выполнить самую важную работу и определить, какая работа может отложиться до завтра. Расставляя приоритеты в работе, которую необходимо выполнить сегодня, и уточняя, какую работу вы можете отложить на более поздний срок, вы также устанавливаете границы между своим рабочим и личным временем.

• Уменьшить стресс.  Без эффективного тайм-менеджмента может показаться, что вам никогда не хватает времени на работе. Вам может казаться, что вы бегаете и тушите пожары, что может привести к усилению стресса и, в конечном итоге, к выгоранию. На самом деле, согласно Анатомическому индексу работы, 71 % работников умственного труда сообщили, что чувствовали выгорание хотя бы раз в 2020 году.

• Повысьте производительность.  Есть множество советов по тайм-менеджменту, которые помогут уменьшить прокрастинацию и повысить продуктивность. Определив свои главные приоритеты на день, вы не только станете более продуктивными, но и будете уверены, что каждый день работаете над правильными задачами.

• Избавьтесь от вредных привычек.  Никто не хочет медлить. Но со временем вредные привычки могут накапливаться и мешать эффективной работе. (Поверьте нам, мы тоже были там.) Стратегии тайм-менеджмента могут помочь вам выявить и избавиться от вредных привычек.

6 стратегий тайм-менеджмента для повышения продуктивности

Один из самых простых способов развить свои навыки тайм-менеджмента — включить проверенную стратегию тайм-менеджмента в свой распорядок дня. Стратегии тайм-менеджмента помогают вам устанавливать ограничения по времени для работы, решать одну задачу за раз и планировать свой день более целенаправленно.

1. Ограничение времени

Ограничение времени — это целенаправленная стратегия управления временем, при которой вы выполняете работу в рамках «временных рамок». Эта стратегия особенно эффективна, если вы не уверены, сколько времени тратите на каждую задачу, и хотите более тщательно подходить к своему списку дел.

Ограничение времени помогает разбивать большие задачи на более мелкие части, а затем выполнять их за разумное время. У каждой задачи должен быть свой уникальный таймбокс, который длится не более трех часов. Например, если вам нужно написать сообщение в блоге, вы можете выделить два часа для написания плана. Затем, после перерыва, вы можете создать еще один трехчасовой временной интервал, чтобы начать первый черновик. Разбивая работу на более мелкие части, вы сможете уверенно продвигаться к своей цели в течение нескольких дней или недель.

Прочтите: попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного управления временем

2. Блокирование времени

Блокирование времени похоже на тайм-боксинг, но вместо того, чтобы планировать конкретное время для каждой отдельной задачи, вы потренируетесь блокировать определенные периоды своего календаря для связанных с работой. Когда вы используете временную блокировку для планирования своей работы, вы фактически разбиваете рабочую неделю на отдельные временные интервалы, где вы можете работать над проектами, общаться с коллегами, делать перерыв или даже заниматься спортом. Блокировка времени может помочь вам посвятить больше времени плавной и глубокой работе, позволяя вам сосредоточиться, не отвлекаясь.

Чтобы создать блок времени, начните с определения ваших ежедневных или еженедельных приоритетов. Затем сгруппируйте похожие задачи, чтобы вы могли работать над ними в один блок времени. Наконец, попрактикуйтесь в планировании блоков времени в своем календаре, чтобы помочь вам придерживаться своего расписания.

Прочитано: Вы блокируете время в своем календаре? Вот почему вы должны начать прямо сейчас

3. Метод Помидора

Подобно тайм-боксингу и блокировке времени, метод Помидора помогает вам выполнять работу в короткие сроки, а затем делать перерывы между рабочими сессиями. Стратегия тайм-менеджмента Pomodoro особенно полезна, потому что она активно поощряет регулярные перерывы, которые хороши для внутренней мотивации и хороши для вашего мозга. Фактически, исследования показывают, что перерывы делают людей более творческими.

Чтобы использовать метод Pomodoro, вам понадобится таймер, список дел с приоритетом и функция «отложить» уведомления. Начните с установки таймера на 25 минут и постарайтесь посвятить это время исключительно работе над задачей — по возможности избегайте проверки своих текстовых сообщений или социальных сетей. Затем, когда время истекло, сделайте пятиминутный перерыв. В идеале постарайтесь заняться чем-нибудь физическим во время перерыва, например, перекусить или встать, чтобы размяться, но вполне нормально проверить свои устройства или посмотреть, есть ли у вас важный пинг, пока вы были сосредоточены на своей задаче.

Повторите процесс работы в течение 25 минут, а затем сделайте пятиминутный перерыв четыре раза. Затем, после четвертого рабочего занятия, сделайте более длительный 20-30-минутный перерыв.

4. Съешьте лягушку

Марк Твен сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра». Стратегия управления временем Eat the Frog вдохновлена ​​этой цитатой и призывает вас сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе. Эта стратегия особенно полезна, если вы делите свои дни между обычной, ежедневной работой и высокоприоритетными задачами.

С помощью метода «Съешь лягушку» вы можете каждый день выполнять самую важную работу. Чтобы начать работу с этой стратегией управления временем, убедитесь, что вы отслеживаете свою работу и приоритеты в централизованном инструменте. Ищите способ связать свои ежедневные задачи с целями компании. Таким образом, вы сможете лучше определять, какие задачи следует расставлять по приоритетам каждый день, и убедиться, что вы выполняете эти задачи в первую очередь. Затем, как только вы съели свою лягушку за день, вы можете перейти к остальной части вашей работы.

5. Принцип Парето

Если съесть лягушку первым делом с утра не кажется аппетитным, вы можете предпочесть стратегию управления временем Парето. Принцип Парето является противоположностью метода «Съешь лягушку» – эта стратегия побуждает вас избавляться от быстрых задач, чтобы вы чувствовали себя более успешными и мотивированными в течение дня.

Часто называемый «правилом 80/20», принцип Парето имеет одно фундаментальное правило: вы тратите 20% своего времени на 80% своей работы. Если вы сможете решить эти 80% своих задач в относительно быстром порядке, вы высвободите свой рабочий день, чтобы заняться 20% работы, которая займет 80% вашего времени.

6. Доведение дел до конца (GTD)

Метод достижения цели был изобретен Дэвидом Алленом в начале 2000-х годов. По словам Аллена, первый шаг к тому, чтобы что-то сделать, — это записать все, что вам нужно сделать. Освобождая мозг и вместо этого полагаясь на инструменты управления задачами, вы можете сосредоточиться на действиях, а не помнить, что вам нужно сделать.

Чтобы использовать метод GTD, запишите всю свою предстоящую работу в одном месте. Затем, когда вы записали все, что вам нужно сделать, отсортируйте и расставьте приоритеты в своей работе. Например, у вас может быть работа, в которой вы больше не нуждаетесь (которая отправляется в «мусор»), работа, которую вы хотите выполнить в конечном итоге, но не прямо сейчас (которая отправляется в «более поздний» проект или папку), работа, которая зависит по другим задачам и так далее. Инструмент должен фиксировать все детали — ваша работа — принять меры по ним.

Устали не доводить дела до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов

6 советов по тайм-менеджменту, чтобы успевать больше

Вам может нравиться или не нравиться использование установленной стратегии тайм-менеджмента для организации своей работы. Не каждая стратегия тайм-менеджмента эффективна для каждого человека — именно поэтому их так много. Вместо этого попробуйте эти шесть советов, чтобы развить свои навыки тайм-менеджмента.

1. Свяжите ежедневную работу с целями

Тайм-менеджмент не всегда заключается в том, чтобы выполнить всю вашу работу, а скорее в том, чтобы определить и расставить приоритеты в вашей наиболее важной работе. Для этого вам нужно связать свою повседневную работу с целями команды или компании, чтобы вы могли определить наиболее важные задачи, которые нужно решать ежедневно. Но, согласно недавнему опросу более 6000 работников умственного труда по всему миру, только 26 % сотрудников говорят, что у них есть очень четкое понимание того, как их индивидуальная работа связана с целями компании.

Лучший способ координировать работу и приоритеты на всех уровнях вашей организации — использовать инструмент управления работой. С помощью управления работой вы можете связать повседневную работу и групповые проекты с целями компании, чтобы члены вашей команды всегда понимали, как их работа влияет на приоритеты компании.

Чтобы убедиться, что мы правильно расставляем приоритеты, мы используем OKR для постановки ежеквартальных целей, которые переходят в двухгодичные. Еженедельно руководители нашей команды следят за тем, чтобы работа, которую выполняет команда, соответствовала этим целям».

— Бадрул Фаруки, менеджер по продукту, Figma

2. Расставьте приоритеты и организуйте свою работу

Независимо от того, предпочитаете ли вы метод «съесть лягушку» или предпочитаете подход «довести дело до конца», важно знать, какие задачи важны. Неизбежно у вас будет задача, приоритет которой изменится, или крайний срок, который будет сдвинут вверх или вниз. Если у вас нет ясности в отношении того, какая работа важнее, вы не сможете адаптироваться и расставить приоритеты для правильной работы.

Почему важно расставлять приоритеты в работе? Возможно, вы знакомы с выгоранием, которое с каждым годом затрагивает все большее число сотрудников по всему миру. Но что менее задокументировано, так это то, как нечеткие приоритеты способствуют выгоранию. Согласно Индексу анатомии труда, 29% работников умственного труда, сообщивших о чувстве выгорания, в качестве способствующего фактора назвали переутомление из-за отсутствия ясности в отношении задач и ролей. Знание того, какие задачи следует расставить по приоритетам, может помочь уменьшить это чувство и повысить уверенность в том, что вы работаете над правильными задачами каждый день.

Создайте шаблон ежедневного планировщика

3. Планируйте заранее в конце каждого дня

Рабочий день часто кажется суетой, потому что к тому времени, когда мы начинаем, мы уже отстаем. Если вы относитесь к тому типу людей, которые каждое утро просматривают электронные письма, пытаясь понять, что сделать в первую очередь в течение дня, вы не одиноки. К счастью, есть лучший способ.

Вместо того, чтобы пытаться понять, что вы должны делать утром, тратьте последние пять минут каждого дня на подготовку к следующему. Это может повысить мотивацию, потому что вы точно знаете, что делаете каждый день, еще до того, как войдете в систему. Это также ценный способ убедиться, что вы будете выполнять самую важную работу каждый день. Вместо того, чтобы реагировать на электронное письмо или запрос в 16:30, вы можете включить эту важную работу в расписание на следующий день.

4. Скажите «нет» или делегируйте полномочия

Одно из преимуществ прояснения ваших приоритетов заключается в том, что вы также понимаете, что менее важно. Не всегда легко сказать «нет» работе, но помогает, когда вы можете объяснить, что говорите «нет», потому что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Определение приоритетов для себя и разделение этих приоритетов с членами вашей команды может дать всем больше ясности.

Если работа должна быть выполнена, но все еще не является для вас приоритетом, посмотрите, можете ли вы делегировать ее другому члену команды. Имейте в виду: делегирование не означает, что задача не важна, это просто означает, что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Может случиться так, что эта работа более актуальна для чьего-то опыта, и когда вы передаете ее им, вы гарантируете, что работа будет выполнена лучшим человеком для этой работы.

Стратегия, которую мы внедрили, чтобы убедиться, что наша команда эффективна, состоит в том, чтобы четко понимать, что вы будете и не будете делать в команде… Четкое представление о вашей работе облегчает принятие решений относительно того, на чем вы сосредоточитесь. и то, на что вы не будете обращать внимание. Если вы можете быть очень четкими, это помогает повысить эффективность и ясность в отношении того, на чем должны сосредоточиться наши команды».

— Джей МакБрайд, менеджер по поддержке разработки форматов, Woolworths

5. Проведите ревизию своих задач

Подобно тому, как вы говорите «нет» работе, найдите время, чтобы просмотреть задачи, которые вы взяли на себя некоторое время назад и над которыми все еще работаете. Есть ли что-то, что в настоящее время находится на вашей тарелке, что больше не соответствует целям вашей команды?

Когда вы найдете эти задания, спросите себя, нужно ли вообще выполнять эту работу. Если это больше не важно для вашей команды, подумайте о том, чтобы приостановить работу. Если задачу все еще нужно выполнить, спросите себя, подходите ли вы лучше всего для этой работы, а если нет, проделайте то же упражнение по делегированию полномочий, чтобы выяснить, кто именно.

6. Откажитесь от рукописных задач — используйте инструмент

Если вы все еще отслеживаете свою работу вручную, пришло время перейти на онлайн-инструмент. Как бы ни было приятно делать заметки вручную, письменные списки дел дезорганизованы, подвержены ошибкам, легко теряются и неэффективны.

Вместо этого убедитесь, что большая часть управления вашим проектом осуществляется в специальном инструменте. Инструменты управления проектами предлагают множество функций, позволяющих максимально эффективно использовать свое время. С помощью инструмента управления проектами вы можете:

• Координировать межфункциональную работу и точно отслеживать, кто чем занимается и когда.

• Сообщайте о работе, делитесь отзывами и сообщайте о статусе проекта в одном месте.

• Отслеживайте прогресс в режиме реального времени, чтобы точно видеть, на каком этапе находится работа.

• Просматривайте сроки выполнения и зависимости, чтобы достигать своих целей, не мешкая.

Кроме того, если вы считаете, что нет ничего лучше, чем вычеркнуть задачу из письменного списка дел, подождите, пока вы не увидите стадо праздничных существ, летающих по экрану вашего компьютера.

Создайте шаблон ежедневного планировщика

6 быстрых побед в управлении временем

Стратегии и советы по управлению временем, которые мы изложили выше, полезны, но для их реализации требуется некоторое время. Хотите начать работу в ближайшие пять минут? Попробуйте эти шесть быстрых побед, чтобы улучшить свое управление временем прямо сейчас.

1. Отложить уведомления

Мы постоянно переключаемся между приложениями, уведомлениями и задачами. Фактически, средний работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Вот почему труднее сосредоточиться на поставленной задаче и войти в ритм, а это означает, что работа занимает больше времени.

При возможности отключите уведомления или используйте функцию «Не беспокоить», чтобы временно отключить уведомления. Таким образом, вы можете погрузиться в глубокую работу, а также сообщить своей команде, что вы вернетесь к ним позже. Большинство инструментов показывают, что вы временно отложены, поэтому члены команды знают, что не стоит ожидать от вас ответа сразу. При необходимости они обычно могут переопределить эту функцию, поэтому вы всегда будете в пределах досягаемости.

Чтобы быть максимально продуктивным, я считаю полезным выделять время между встречами, когда я собираюсь работать над разными проектами, оставляя время для коротких перерывов. Я также нахожу полезным, когда я (и люди вокруг меня) обновляю статусы Slack до «Опусти голову», чтобы никто не ожидал немедленного ответа».

— Юлия Берсин, Старший менеджер по формированию спроса, Гуру

2. Организуйте свое физическое пространство

Вспомните, каким чистым был ваш стол, когда вы впервые его установили. Скорее всего, у вас был компьютерный монитор и клавиатура, может быть, блокнот, но, вероятно, больше ничего. Если вы чем-то похожи на нас, этот чистый стол долго не протянет. Со временем у вас неизбежно накапливаются бумаги, коробки, книги, стикеры и ненужные провода.

Беспорядок на столе может показаться пустяком, но визуальный беспорядок может влиять на умственный беспорядок и мешать сосредоточиться. Сделайте небольшой пятиминутный перерыв, чтобы навести порядок на своем столе. Выбросьте все бумаги, которые больше не нужны, сложите книги в аккуратный ряд и смотайте все ненужные провода. Затем, когда вы вернетесь к работе, вы обнаружите, что вам легче сосредоточиться.

3. Группируйте похожие задачи

Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, ваш мозг должен найти соответствующий контекст и информацию для этой новой задачи и вывести эти знания на передний план вашего разума. Конечно, вашему мозгу требуется всего несколько секунд, чтобы сделать это, но если вы постоянно переключаетесь между задачами и проектами, это означает, что вы заставляете свой мозг работать сверхурочно.

Это может привести к снижению производительности, не говоря уже о повышенной усталости в конце дня. Поэтому вместо этого попробуйте сгруппировать похожие задачи. Посмотрите, сможете ли вы работать над всеми задачами одного проекта или над всеми задачами одного и того же результата в один и тот же блок времени. Когда вы это сделаете, вы потратите меньше времени на переключение контекста и больше времени сосредоточитесь на выполнении важной работы.

Работа в пакетном режиме, особенно при планировании, действительно помогает вам расставить приоритеты в работе, но при этом дает вам возможность быть динамичным в отношении того, что происходит или что может произойти».

— Алекс Марольди, руководитель отдела торговли, «Молодежь для народа»

4. Работайте над быстрыми задачами в перерывах между встречами или во время концентрации внимания

У вас, вероятно, каждый день есть несколько задач, выполнение которых занимает 5–10 минут. Это могут быть быстрые ответы члену команды, исправление опечатки в документе или отправка формы запроса на работу другому сотруднику.

Если у вас есть такая работа, храните ее где-нибудь на переднем плане и в центре — например, в инструменте управления проектами, — но не приступайте к ней сразу. Вместо этого приберегите эти задачи на те пять минут между собраниями или на 10 минут сразу после обеда, когда вы вернетесь в курс дела. Мало того, что вы сможете быстро взяться за эту работу — и чувствовать себя хорошо, — они также не будут отнимать ценную умственную энергию, которую можно было бы потратить на более сложную работу.

5. Перестаньте пытаться работать в режиме многозадачности

Проще говоря, многозадачность — это миф. Хотя может показаться, что вы делаете несколько дел одновременно, когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, вы на самом деле заставляете свой мозг быстро переключаться между задачами. Каждый раз, когда вы переключаетесь между работой, ваш мозг должен найти информацию и контекст для этой задачи. Это не только требует больше усилий, чем просто сосредоточение внимания на одном деле, но и истощает ваш мозг.

Вместо многозадачности стремитесь работать над одной задачей за раз, чтобы вы могли погрузиться в рабочий процесс. Состояние потока возникает, когда вы настолько сосредоточены, что чувствуете, что находитесь «в зоне». Когда вы входите в поток, вы можете выполнять больше работы более эффективно, поскольку ваш мозг фокусируется только на одной задаче за раз.

Прочтите: 5 развенчанных мифов о многозадачности, а также 6 способов быть продуктивным без переключения между задачами

6. Делайте перерывы

Это может показаться нелогичным, но один из лучших способов улучшить управление временем — это сделать перерыв. Мы склонны реагировать на чувство отставания от работы, просто делая больше, но вашему мозгу нужно время, чтобы отдохнуть и перезарядиться. Если вы переутомлены и выгорели — вы не сможете ничего сделать, не говоря уже о том, чтобы взяться за самую важную работу.

Если вам трудно сделать перерыв, вы не одиноки. Согласно нашему исследованию, 32 % работников умственного труда, которые чувствуют выгорание, сообщают, что неспособность отключиться или отключиться как нечто, что подпитывает их выгорание. Поскольку они не могут выключить, они выгорают, а когда выгорают, они не могут выключить — это бесконечный цикл.

Если вам сложно помнить о перерывах, подумайте о том, чтобы запланировать их в своем календаре. Затем, когда в вашем календаре появится перерыв, заставьте себя взять его, даже если вы просто встаете, чтобы потянуться. Несмотря на то, что этот перерыв может вызвать стресс, вы почувствуете себя лучше, как только сделаете это.

Чтобы не перегореть во время удаленной работы, найдите в этом цифровом мире новые способы отделить себя от экрана и не торопиться. Кроме того, я настоятельно рекомендую одноминутную танцевальную вечеринку — просто встаньте и подвигайтесь».

— Элиза Мелендес, менеджер по маркетингу, Американская ассоциация маркетинга

Управляйте своим временем

В конечном счете, тайм-менеджмент — это скорее состояние души, чем что-либо еще. Чтобы эффективно управлять своим временем, расставьте приоритеты в своей работе, чтобы вы знали, что нужно работать каждый день. Вместо того, чтобы позволить вашему списку дел определять ваши приоритеты, сосредоточьте свое внимание на своем намерении действительно оказать влияние.

Для начала убедитесь, что вы отслеживаете работу в централизованном инструменте. Готовы начать? Узнайте, как Asana может помочь вам организовать ваши задачи и достичь результатов.

Создавайте списки дел с помощью Asana

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента (7 простых способов)

Любой выиграет от улучшения своих навыков тайм-менеджмента — это определенно лучше, чем работа в условиях стресса в любое время. В конце концов, если вы не управляете своим временем, возможности, эффективность и баланс между работой и личной жизнью могут ускользнуть из ваших рук!

Тем не менее, об управлении временем легче сказать, чем сделать. Как и в случае с большинством мягких навыков, для достижения успеха требуется много практики.

Тем не менее, есть способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, и в этой статье мы научим вас именно им!

Начнем.

7 лучших советов по улучшению навыков тайм-менеджмента

#1. Определите свои приоритеты 

В вашей повседневной деятельности одни задачи важнее других. Например, у задачи может быть более близкий крайний срок, чем у остальных, или дело может заключаться в том, что вам нужно закончить задачу А, прежде чем вы сможете эффективно выполнить задачу Б.

То же самое можно сказать и о достижении ваших долгосрочных целей, будь то повышение по службе или уделение большего количества времени хобби.

Определение ваших приоритетов — это первый шаг к эффективному управлению временем. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или руководителем высокого уровня, у вас должно быть четкое представление о ваших главных приоритетах. В конце концов, как вы можете приступить к достижению своих целей, пока не определите их четко?

Одним из эффективных методов определения приоритетности повседневных задач является матрица Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать и отделять наиболее важные задачи от тех, которые можно делегировать или полностью исключить.

Метод назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, получившего широкое признание за свою эффективность и дисциплину.

Вот как может выглядеть ваше методическое планирование с использованием матрицы Эйзенхауэра:

#2. Избегайте многозадачности

Хотя многие люди хвалят свою способность к многозадачности, есть столько же причин полагать, что это может на самом деле помешать вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

Исследование, проведенное в 2011 году Калифорнийским университетом, например, показало, что многозадачность может негативно повлиять на вашу рабочую память и способность сосредоточиться на важных задачах. Это, конечно, не очень хорошо для тайм-менеджмента.

Что еще более важно, многозадачность может быть просто переоценена. Что делает это правдой, так это тот факт, что на самом деле вы никогда не работаете в многозадачном режиме. Различные задачи, с которыми вы сталкиваетесь, могут быть выполнены в некоторой степени, но ни одна из них не будет в меру ваших способностей.

Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, очень важно научиться уделять все свое внимание поставленной задаче. Ваша продуктивность может улучшиться только в том случае, если вы научитесь постоянно концентрироваться и прилагать усилия.

№3. Избегайте отвлекающих факторов

Наша повседневная жизнь очень динамична и полна отвлекающих факторов, и чаще всего это мешает улучшить навыки тайм-менеджмента. Например, если вы работаете из дома, вам может быть трудно сосредоточиться на работе из-за большего количества отвлекающих факторов, чем в офисе, и, прежде чем вы это осознаете, вы потеряете часы своего времени.

Отличные способы не отвлекаться включают откладывание телефона в сторону или отключение уведомлений, наличие офисного помещения, даже если вы работаете из дома, и просьбу членов семьи или коллег не беспокоить вас не связанными с работой делами.

#4. Научитесь говорить «нет»

Многие люди берут на себя столько же обязанностей, чтобы либо произвести хорошее впечатление и продемонстрировать свою преданность работе, либо потому, что они просто не могут сказать «нет». Тем не менее, огромное количество задач может сказаться на вашей эффективности работы и мышлении.

Установка лимита рабочей нагрузки, которую вы готовы взять на себя, может помочь вам управлять своим временем и сосредоточиться на наиболее важных задачах. В свою очередь, вы сможете сосредоточиться и быть более продуктивным в самых насущных задачах.

Начните с определения идеального для вас объема работы, а затем будьте уверены и уверены в том, что откажетесь от любой предлагаемой нагрузки, которая выходит за рамки этого. Если вам некомфортно из-за того, что вы не можете помочь, просто объясните тому, кто спрашивал, что у вас нет времени на выполнение качественной работы, которую они ожидают, или что у вас есть другие, более важные сроки, которые нужно уложиться.

№5. Используйте приложения для управления временем

Очень легко устать от бесконечных ежедневных напоминаний о запланированных задачах и встречах, а постоянные попытки наверстать упущенное могут сказаться на вашем рабочем процессе.

К счастью, технологии помогли нам в этом.

Используя приложения для управления временем, вы можете легко организовать все в одном пространстве и отслеживать свое время для различных задач.

Приложения для управления временем, такие как Rescuetime, могут значительно повысить вашу эффективность. Приложение позволяет вам использовать режим сеанса фокусировки всякий раз, когда вам действительно нужно сосредоточиться, предотвращая основные отвлекающие факторы и отслеживая, насколько эффективно вы работаете.

Точно так же приложения для отслеживания времени, такие как Toggl Track, могут показать вам, сколько времени вы на самом деле тратите на ту или иную задачу.

 #6. Организация дня И без надлежащей ежедневной организации улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может превратиться в сложную задачу.

Однако, если вы организуете свой день, расставите задачи по приоритетам и будете измерять свой прогресс, вы будете точно знать, на каком этапе вы находитесь, работая над достижением более крупных целей.

Теперь есть несколько эффективных способов организовать свой день и получить немедленные результаты. Например, с точки зрения работы вы можете начать составлять ежедневные списки дел, принимая во внимание любые прерывания, которые могут возникнуть, или посвящая меньше времени повторяющимся задачам.

#7. Делайте перерывы

Хотя у вас может возникнуть соблазн завершить большой объем работы перед перерывом, эта стратегия может серьезно повредить вашему психическому здоровью.

Во-первых, пропуск частых коротких перерывов может привести к быстрому выгоранию и сильному стрессу. Одно исследование показало, что сотрудники даже склонны жертвовать своими обеденными перерывами, предпочитая вместо этого работать. Это, в свою очередь, плохо сказалось на их психическом здоровье.

Отходя от работы на несколько минут каждые пару часов, вы сможете добиться большего с большим комфортом и удовольствием, повысив общую эффективность.

3 Преимущества улучшения ваших навыков тайм-менеджмента

Принятие мер по улучшению ваших навыков тайм-менеджмента имеет множество преимуществ. Эффективное управление временем может помочь вам не только эффективно работать, но и значительно снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Вот 3 основных преимущества, которые дает улучшение навыков тайм-менеджмента:

#1. Снижение тревожности 

Недавнее исследование показало, что плохое управление временем не только вредит продуктивности, но и вашему благополучию.

Если подумать, время — ваш самый ценный актив. Мы все это понимаем, поэтому очень важно эффективно управлять своим временем и оставлять достаточно места для досуга, хобби и личной жизни. В противном случае вы рискуете нанести вред своему психическому здоровью и подвергнуть себя большему стрессу, чем вы можете вынести.

Поскольку всем нам нужно достаточно времени для досуга, пересмотрите все элементы своей повседневной жизни и разработайте стратегию, которая принесет вам максимальную пользу в кратчайшие сроки.

Совершенствуя свои навыки тайм-менеджмента, у вас будет появляться все больше и больше свободного времени, которое вы можете потратить по своему усмотрению.

#2. Улучшенный баланс между работой и личной жизнью

Слишком много работы и слишком много отдыха могут повредить вашему общему благополучию. Вот почему достижение баланса, который может помочь вам получить максимальную отдачу от каждого из них, не переусердствуя, является одним из самых больших преимуществ улучшения ваших навыков управления временем.

По словам организационного психолога доктора Дейдре Андерсон, важным аспектом заботы о своем благополучии является уделение времени всем различным аспектам вашей жизни.

Грамотное управление временем — один из самых эффективных способов найти идеальную гармонию между личной жизнью и работой.

№3. Достижение целей

Если вы привыкли откладывать дела на потом, вероятно, вам трудно организовать свой день, и вы постоянно откладываете сроки и цели. Это не только поглощает все ваше время, но и может помешать вам осуществить свои мечты.

По словам исследователя Пирса Стил, 95% людей хоть немного откладывают дела на потом. Хотя знание того, что вы не одиноки, может быть утешительным, также грустно осознавать, как сильно прокрастинация может сдерживать вас.

Начните с следующих простых стратегий по преодолению привычки прокрастинации:

• Практикуйте самопрощение: Для начала не корите себя слишком сильно. Самопрощение может помочь вам почувствовать себя лучше. На самом деле, это снижает вероятность прокрастинации в будущем.
• Вознаградите себя: Если вам удастся выполнить задания вовремя, побалуйте себя вкусной едой в ресторане или чем-то подобным.
• Выключить телефон: Это может показаться излишним, но если вы углубитесь и посмотрите на исследование Чикагского университета о мобильных телефонах, которое показывает, что даже простое присутствие беспроводного устройства сильно влияет на наши когнитивные способности, вы, возможно, захотите пересмотреть свое мнение.

Поэтому вполне естественно, что улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может помочь вам перестать прокрастинировать и сделать вас на шаг ближе к вашим целям.

Хотите улучшить не только свои навыки тайм-менеджмента? Общение так же важно, поэтому ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать, как сделать так, чтобы ваши коммуникативные навыки выделяются.

2 типа навыков тайм-менеджмента

Развитие прочных навыков тайм-менеджмента необходимо для того, чтобы контролировать свое время в течение дня и обеспечивать его максимально эффективное использование.

Чтобы практиковать эффективное управление временем, существуют основные и второстепенные навыки, над которыми вам следует работать:

• Повседневная организация, расстановка приоритетов задач и планирование наперед — это основных навыков управления временем необходим для разумного использования вашего времени. Вы должны быть в состоянии назначать уровни важности для различных задач, разрабатывать четкие планы их выполнения и придерживаться строгого расписания, которое вы установили для себя.
• Казалось бы, не связанные части вашей жизни, такие как регулярные физические упражнения, здоровое питание и достаточный сон, напрямую влияют на вашу общую эффективность и, следовательно, на вашу способность управлять своим временем. Их можно назвать вторичными навыками тайм-менеджмента .

Итак, прежде чем погрузиться в следующую задачу с максимальной концентрацией и без телефона, выделите 20 минут, чтобы прокатиться по своему прекрасному району!

 

Ключевые выводы

Теперь, когда мы рассмотрели все советы и рекомендации по эффективному управлению своим временем, давайте кратко подведем итоги:

• Эффективное управление временем поможет вам организовать свою повседневную деятельность в соответствии с вашими приоритетами.