Как правильно планировать свое время чтобы все успевать: externat.foxford.ru | 504: Gateway time-out

Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью? — Личный опыт на vc.ru

Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.

6256 просмотров

Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.

Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.

В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!

С чего начать планирование?

У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.

Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.

Шаг 1.

Выпишите все свои дела и задачи.

Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.

Шаг 2.

Расставьте приоритеты.

Напротив каждой задачи напишите приоритетность.

1 — не важно

2 — важно

3 — очень важно

Шаг 3.

Все задачи с цифрой 1 вычеркните!

У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.

Шаг 4.

Определите сроки выполнения.

Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.

Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.

Шаг 5.

Выполняйте в порядке приоритетов.

Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои «лучики».

Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.

Как планировать “текучку”.

Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.

Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.

Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.

При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!

И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.

Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.

Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.

Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.

Пример выписанных задач на неделю 

Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.

Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!

Пример:

Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):

Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.

Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.

Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.

Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.

Источник: Московская Академия Продаж

Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.

Например:

Здоровье.

Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.

Задачи:

• Записать на чек-ап, сдать все анализы
• Купить витамины, пить каждый день
• Записаться в спорт зал и бассейн
• Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю

Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.

Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.

Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!

Три способа всё успевать и при этом высыпаться ‹ GO Blog

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

**Секрет первый.

**Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

**Секрет второй.

**Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

**Секрет третий.

Избегайте «поглотителей времени».**

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

• _Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить)._Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

• Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

• Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Статьи про изучение языков, жизнь и обучение за рубежом. <br> Отправляем одно письмо в месяц. Подписаться на рассылку

15 советов по тайм-менеджменту, чтобы работать с умом, а не усердно полезные навыки, которые помогут вам жизни — как личной, так и профессиональной. Если вы не будете эффективно управлять своим временем, рано или поздно вы окажетесь в состоянии столпотворения. Время, будучи таким важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся овладевать искусством тайм-менеджмента, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы использовать каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективный тайм-менеджмент и как управлять временем.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для достижения максимальной эффективности усилий человека. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работы за меньшее время.

Почему важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства тайм-менеджмента может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеет уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Повышение производительности
• Отсутствие стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Наоборот, если вы не можете эффективно управлять своим временем, вы можете столкнуться с такими нежелательными последствиями, как:

9002 8

Невыполнение сроков

Низкое качество работы

Повышенный уровень стресса

Дисбаланс в работе

Приводит к эмоциональному выгоранию

Благодаря эффективному тайм-менеджменту сотрудники могут легко распоряжаться своим рабочим временем с максимальной эффективностью. Когда все идет по плану, сотрудники, как правило, более креативны, счастливы и менее склонны к эмоциональному выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

Есть люди, у которых, кажется, достаточно времени, чтобы сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу. Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, использует свое время более эффективно и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это разнообразные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают в себя:

• Быть организованным
• Приоритизировать то, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Сильные коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Позитивное преодоление стресса

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности тайм-менеджмента, вам также необходимо применять эти действенные советы, чтобы разумно управлять своим временем. Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Вставайте рано — продлите свой день

У всех нас есть 24 часа в сутках. Хотя невозможно изменить количество часов в сутках, вы определенно можете попробовать просыпаться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему телу требуется 6-8 часов сна, чтобы быть на оптимальном уровне энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время для упражнений, медитации, расстановки приоритетов или даже для хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную производительность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте цели SMART — не просто желайте, делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ постановки целей? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает. В то время как если вы правильно поставите цели, ваша продуктивность может достичь неба.

Ставьте перед собой цели, соответствующие S.M.A.R.T. — Конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Эти цели привнесут прочную структуру в вашу трудовую жизнь и подготовят вас к тому, что ждет вас сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затрачиваемого на задачи, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите на работу над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени, которое соберет все ваши данные о времени в одном месте. Что все вы можете сделать?

• Добавление табелей учета рабочего времени

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

• Установка оценки времени

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, поскольку вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкое указание, если затраченное время превышает расчетное время.

• Отслеживание времени вручную

Вы можете ввести «снято», чтобы выполнить работу, и вручную отслеживать время, затраченное на оплачиваемые или неоплачиваемые часы.

• Отслеживание времени с помощью нескольких таймеров

Запускайте и останавливайте таймеры, когда переключаетесь между тем, чем вы работаете, и сохраняйте их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Узнайте, как точно отслеживать свое время, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и используйте все различные подробные отчеты, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

• Экспорт табелей учета рабочего времени

Экспорт табелей учета рабочего времени и их использование для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

• Архивные табели

Архивные табели из временной секции для последующего использования.

• Отчеты о времени

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания для просмотра зарегистрированных часов.

«С программным обеспечением для управления временем лучше планируйте и расставляйте приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Отведите утро на MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если у вас есть две или более лягушек, съешьте сначала самую большую.

Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Суть в том, чтобы взяться за трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, замечали, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями. Одни называют это «потоком», другие — своей «зоной».

Открытие вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете и работаете наилучшим образом.

6. Блокируйте отвлекающие факторы. Уберите их из своей жизни. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов в год из-за отвлекающих факторов на рабочем месте. Все благодаря этим отвлекающим факторам, что задача, требующая 60 минут, выполняется более чем за 3 часа.

Всякий раз, когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переводите телефон в беззвучный режим и отключайте передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и повысите уровень своей эффективности на ступеньку выше.

7. Отсутствие многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что совмещаете слишком много задач одновременно, у нас для вас новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для оставшихся 98% людей многозадачность на самом деле тратит их время и снижает общую производительность.

Вместо того, чтобы делить свое внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на одной вещи и восхищаться ею. Чтобы сделать это более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к акту выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и омолодитесь

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий тайм-менеджмента. Как? Предположим два сценария. В первом сценарии представьте члена команды, работающего над задачей 5–7 часов подряд. И другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Грамотное управление временем не всегда связано с выполнением того или иного действия. Это также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы после часа или около того могут вывести вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным. Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы внутри. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то бесполезное, используйте его для вдохновения.

Разместите на столе эти шаблонные цитаты о тайм-менеджменте. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто пойти на небольшую прогулку.

Нам знаком феномен прокрастинации, когда вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью. Хронические прокрастинаторы получают необыкновенный кайф, откладывая важные дела на потом, и когда становится слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации завладеть вашей жизнью, пусть она станет частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить работу на несколько задач. Это не только делает это выполнимым, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются целей, вы автоматически усваиваете эти привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон – вредный фактор, который может на многое повлиять как положительно, так и отрицательно. Когда вы высыпаетесь в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствуете здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск таких заболеваний, как диабет, обструктивное апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули. Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться в одно и то же время. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам обрести крепкий сон и будят вас более сосредоточенным человеком.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете осилить. Отличники и отличники во всем мире делают меньше, но лучше. Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над чем-то, сэкономить время и быть более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет трудно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, завершите ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по тайм-менеджменту для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались как основной инструмент для управления временем. С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, настраивать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает управление расписанием, планирование мероприятий и отслеживание важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережать сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задачу необходимо выполнять на регулярной основе, вы можете настроить любое событие или задачу на повторение без необходимости повторного создания вручную.
• Установка автоматических напоминаний — Установка автоматических напоминаний о событиях или задачах.
• Множественный просмотр — Установить вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив для них частное.
• Скачать календарь — Скачать календари в форматах PDF, CSV или iCal.

Программное обеспечение и инструмент для отслеживания времени для лучшего управления временем | ProofHub

Программное обеспечение для учета рабочего времени, помогающее контролировать время, затраченное на каждый этап проекта, и управлять своими…

www.proofhub.com

поскольку объединение похожих задач также может сэкономить вам значительное количество времени. Мы все знаем, что разные задачи требуют разных типов мышления и организации. Вместо того, чтобы бездумно перескакивать с одной задачи на другую, было бы разумно объединить их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответов на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать их время от времени в течение дня. Это поможет вам расставить приоритеты в работе и времени структурированным образом. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстрее выполнять их из своего списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все сразу, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших особенностей делегирования и аутсорсинга заключается в том, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку. Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда полезно научиться делегировать задачи другим и позволять другим людям делить с вами часть нагрузки.

Совет: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровывать заметки о встречах и телефонные звонки. Мало того, что полезно иметь запись звонка, это также отличный способ получить больше информации из разговоров и быстро поделиться сводками с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или находить время для обучения других определенным задачам, вы всегда можете отдать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, как делегирование, так и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Следите за своим временем

Вы должны знать, как и где проходит каждый час на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента отслеживания времени. Люди, которым нравится отслеживать то, что они делают, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы. Они не только контролируют и отслеживают часы, в течение которых они работают, но также учитывают количество выполняемых ими действий, задач и проектов, с которыми они работают, и клиентов, на которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для учета рабочего времени, используемое такими компаниями, как НАСА, Taco Bell и Disney, чтобы отслеживать часы работы и оставаться в курсе дел. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, затрачиваемое на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя данные о времени.

Совет: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Email Analytics , для отслеживания и визуализации активности и производительности электронной почты. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

Техники тайм-менеджмента

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту для работы пришло время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом тайм-менеджмента. Использование методов тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы выполнять множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать ее лучше. Применяя хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени на то, что вы любите. Потому что мы следуем концепции: не работай много, работай умнее, тайм-менеджмент обязателен.

«Управление временем не является второстепенной деятельностью или навыком. Это ключевой навык, от которого зависит все остальное в жизни». — Брайан Трейси

Давайте рассмотрим некоторые популярные и широко используемые методы тайм-менеджмента:

1. Принцип 80/20 также известный как принцип Парето, который предполагает что 80% результатов исходят из 20% действий или усилий.

   Согласно Investopedia, это означает, что:

   • 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов линейки.
   • 80 процентов дохода компании приходится на 20 процентов ее клиентов.
   • 80 процентов продукции компании обеспечивают 20 процентов ее сотрудников.

   Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на самых важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не будут иметь большого значения.

   Например, лучше за час просмотреть 10 статей (просматривая чуть более 5 минут) и выбрать за следующий час две лучшие, чем тратить два часа на подробное чтение трех статей.

   Поначалу это может быть немного сложно, но вы привыкнете к этому, вы заметите повышение своей производительности и сможете лучше управлять временем и усилиями.

   2. Метод ABCDE

   Если вам трудно управлять своим временем и тратить его эффективно, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE. Вот как можно использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем для работы и личного использования.

   В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которых:

   • A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполнить эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
   • B означает менее важные задачи: Такие задачи следует выполнять, но они не повлияют так сильно, как задачи, попадающие в вышеуказанную категорию.
   • C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо сделать, но для которых вообще нет никаких последствий, делаете вы это или нет.
   • D означает задачи для делегирования: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуативно, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
   • E означает задачи, которые вы можете исключить: E-задача — это то, что совершенно не имеет значения и может быть исключено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

   3. Система 4D

   Слышали ли вы о 4 D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте обсудим их вкратце:

   • Удалить (Удалить): Всегда есть какие-то задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто вычеркнуты из вашего списка.
   • Делегат: Если кто-то может сделать что-то хотя бы на 75% лучше вас, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете либо начать обучать его, либо даже передать задачу на аутсорсинг.
   • Отсрочка: Не все нужно делать немедленно. Если есть что-то, что можно сделать позже и это не имеет серьезных последствий, отложите это.
   • Делать: Если есть что-то важное, и у вас есть на это время, сделайте это тут же.

   4. 18 минут

   18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора международной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам ориентироваться в пачке электронных писем, телефонных звонков, текстовых сообщений и бесконечных встреч, которые мешают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

   Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем удалите эти дела из списка дел и запланируйте их в своем календаре (попробуйте календарь ProofHub).

   Одна минута в час: Перефокусировка. Ставьте будильник каждый час, и когда он подаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

   Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

   В целом, 18-минутный подход дает простое представление о том, как управлять своим днем, и у вас есть время, чтобы освободить свою жизнь от отвлекающих факторов.

   Заключение

   Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по тайм-менеджменту может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

   Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите нам о них в разделе комментариев.

   «Подарите себе решение всех ваших рабочих проблем. Начните использовать ProofHub».

   Понравился этот пост? Если да, то вам понравится и это —

   1. Вы теряете деньги, не используя ПО для управления проектами
   2. Как улучшить управление проектами с помощью ProofHub
   3. 5 советов и инструментов для повышения производительности Сотрудники в пути

   10 советов по управлению временем на работе

   Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

   Как лучше управлять своим временем на работе

   Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

   • Лучшее качество работы
   • Меньше стресса
   • Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
   • Меньше прокрастинации
   • Больше уверенности в себе

   Вот как начать:

   1. Знайте, на что вы тратите свое время

   Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

   Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

   2. Придерживайтесь распорядка дня

   Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

   • Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
   • Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

   3. Расставьте приоритеты

   Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

   • Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
   • Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
   • Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
   • Удалить : задачи, которые вы можете исключить, поскольку они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

   4.

   Сначала беритесь за самую сложную задачу

   Все мы отвлекаемся, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

   Метод продуктивности «Ешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

   5. Пакетная обработка похожих задач

   Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

   Например:

   • Встречи с клиентами по средам и четвергам
   • Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
   • Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

   6.

   Установите разумные сроки

   Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
   Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

   7. Учитесь, когда говорить «нет»

   У нас не так много энергии в течение дня, и она убывает с часами. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

   8. Избегайте многозадачности

   Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

   9. Держите вещи организованными

   Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может понадобиться реорганизация:

   • Опоздание на совещание, которое вы ведете
   • Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
   • Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

   Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

   • Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
   • Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
   • Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

   10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

   Используйте эти инструменты повышения производительности и автоматизации, предназначенные для повышения производительности:

   • Slack для организации общения команды в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
   • Dropbox или OneDrive для хранения, совместного использования и резервного копирования файлов.