Как распланировать своё время в Notion, используя GTD
Что такое GTD
Лайфхакер неоднократно публиковал статьи о методике GTD — Getting Things Done. Её придумал и подробно описал в своей книге бизнес‑тренер Дэвид Аллен. Вкратце основные правила этой системы можно описать так:
- Фиксируйте всю информацию. Записывайте все идеи, задачи и дела. Если вы что‑то не можете сделать прямо сейчас, сделайте отметку, не полагаясь на память. Всё, что вы записываете, копится в так называемой «Папке входящих».
- Поддерживайте порядок. По мере заполнения папки со «Входящими задачами» её содержимое нужно упорядочивать, сортировать дела по категориям и создавать пояснения и заметки, чтобы точно ничего не забыть.
- Определяйте приоритеты. У каждой задачи должны быть срок выполнения и степень важности, чтобы вы знали, что делать в первую очередь, а что может и подождать.
- Держите всё под рукой. В GTD нет места принципу «запишу потом». Ваши списки задач и заметки всегда должны быть у вас на виду: на компьютере, смартфоне, планшете и других устройствах. Таким образом, если в голову придёт интересная идея или вы вспомните о каком‑то незафиксированном деле, вы сможете сразу это записать. Когда подойдёт срок выполнения какой‑то задачи, вам придёт напоминание, слава вездесущим уведомлениям.
Подробнее почитать про GDT вы сможете в нашем руководстве.
Узнайте больше 📝
Методика хороша своей универсальностью. Её создатель Дэвид Аллен несколько старомоден: под «Папкой входящих задач» он подразумевает настоящую бумажную папку. Он даже электронные письма распечатывал и раскладывал по подшивкам.
Но с тем же успехом GTD можно применять и для компьютерных файлов и папок, используя эту систему в связке с каким‑нибудь сервисом. Например, с помощью этой методики можно сортировать письма в Gmail, записывать задачи в «Таблицах Google» или полностью контролировать свою жизнь с помощью Evernote. Наконец, под философию GTD заточено множество менеджеров задач вроде того же Wunderlist.
И конечно, использовать методику можно в такой замечательной и универсальной программе, как Notion.
Она представляет собой гибрид «Google Документов», Evernote, Trello и ещё десятка различных приложений. Notion умеет практически всё, что нужно для работы. Заметки, таблицы, базы знаний, списки дел, канбан‑доски, документы — в программе есть всё. Грех не воспользоваться ей для организации ваших дел в стиле GTD.
И Мария Алдрей, бизнес‑консультант, помогающая руководителям предприятий организовывать их работу, создала собственную систему для Notion, основанную на GTD. Этими наработками она поделилась в своём блоге.
Мария Алдрей
Специалист по цифровому маркетингу и бизнес-консультант.
Как использовать GTD в Notion
Я не очень хорошо организованна. Поэтому, когда я узнала о GTD Дэвида Аллена, моя жизнь буквально изменилась. Теперь это для меня своего рода религия. Постепенно я выстроила свою систему, которая позволяет мне всё успевать, работая в привычном мне темпе.
Я руководствуюсь практикой, которую называю «Еженедельное планирование». Каждое воскресенье (или понедельник) выделяю час, чтобы распланировать предстоящую неделю. Эта привычка помогает мне решать сложные задачи, разбивая их на более мелкие и выполнимые. Поэтому я больше успеваю, меньше утомляясь, и легче сосредотачиваюсь на работе.
Для меня Notion — что‑то вроде игры. На то, чтобы настроить систему, уходит время. Но, когда она готова, выполнение задач становится интересным, простым и быстрым.
Каждую неделю я нажимаю на кнопку в Notion, и передо мной появляется готовая чистая таблица. Здесь лежит пустой шаблон, который вы можете забрать себе и использовать.
Вот пошаговый процесс, который я использую для планированиях своих задач с помощью Notion.
1. Соберите ваши идеи
Потратьте минут 10, чтобы перечислить и записать в этот столбец все ваши идеи. Они превратятся в задачи, которые вы должны будете выполнить на предстоящей неделе.
- Перечислите все ваши проекты, которые ещё не завершены.
- Проверьте ваши задачи за предыдущие три месяца, чтобы найти среди них невыполненные.
- Загляните в ваш календарь: может быть, там тоже что‑то запланировано.
- Проверьте свой бумажный блокнот, если таковой имеется. Возможно, там тоже есть какие‑то идеи, которые нужно перенести в Notion.
- Вспомните, есть ли ещё какие‑нибудь задачи, которые вы должны сделать, или люди, с которыми нужно поработать.
Соберите все эти идеи вместе и перечислите их в первом столбце. Это ваш план на следующие семь дней.
2. Назначьте соответствующие действия
Идея — это неплохо, но без активных действий она так и останется идеей. Спросите себя: «Что я должен предпринять, чтобы продвинуть эту задачу к концу?»
Например:
- Продолжить наполнять сайт контентом → Написать черновик раздела «Обо мне».
- Создать календарь публикации контента → Нарисовать карту памяти для постов и назначить даты.
- Снять видео для блога → Написать сценарий ролика.
- Встретиться с Крисом → Отправить ему электронное письмо с датой и местом встречи.
Помните, если для выполнения задачи нужно совершить больше одного действия, вы должны решить, чем будете заниматься в первую очередь.
3. Установите срочность
Далее вы должны определить срочность каждой задачи. Это необходимо, чтобы сосредотачиваться на действительно важных вещах, а не просто делать кучу работы.
Чтобы понять, какими делами заниматься прежде всего, я сортирую свои идеи по четырём категориям:
- Важные задачи — дела, которые приближают нас к достижению целей.
- Срочные задачи — действия, которые требуют немедленного внимания.
- Не помешало бы — в эту категорию отправляются дела, которые могут быть не срочными и не важными, но их выполнение облегчило бы вам жизнь в следующие семь дней.
- Может подождать — это те задачи, которые можно перенести на другую неделю.
4. Определите уровень концентрации
У всех нас, как это ни печально признавать, ограниченное количество внимания, времени и энергии. Каждое задание отнимает определённый процент этих важных ресурсов. Поэтому оцените запланированную задачу и припишите ей соответствующее число в четвёртом столбце.
Например, написать черновик для поста в блоге у меня отняло около 20% внимания. А письмо для Криса длиной в три строчки — всего 2%.
5. Назначьте приоритет
Этой галочкой помечаются задачи, которые имеют тег «Важный» и «Срочный». То есть их нужно сделать, несмотря ни на что. Это ваш список приоритетов.
Когда закончите выбирать такие задачи, просуммируйте проценты из предыдущего столбца, чтобы понять, сколько ресурсов вы на них затратите. Если получилось больше 90%, значит, вы переоценили свои силы и откусили больше, чем можете прожевать. Перенесите часть на следующую неделю, или переутомитесь и ничего не успеете.
Кстати, полезный совет: Notion позволяет фильтровать содержимое строчек таблицы — так можно выбирать приоритетные задачи.
6. Запланируйте задачу
Галочка в следующем столбце показывает, запланирована ли задача в вашем календаре. Решите, когда вы её выполните, и создайте соответствующее событие.
Кстати, если вы не используете «Google Календарь» или что‑то вроде того, возьмите себе этот шаблон Notion. Туда можно вносить задания, запланированные на неделю.
7. Делегируйте задачу
Да, у вас столько же часов в сутках, сколько и у Бейонсе, но у неё есть огромная команда помощников, которые делают за неё грязную работу, поэтому она успевает больше. Тем не менее, если у вас тоже есть кто‑то, на чьи плечи можно переложить часть задач, сделайте это и пометьте делегированное задание галочкой в соответствующем столбце.
8. Закончите задачу
Ну тут всё просто. Когда вы заканчиваете свой проект или выполняете задачу, то помечаете её галочкой в последнем столбце.
Бонус
Несколько шагов, которые помогут вам стать ещё более организованным:
- Просматривайте свои расходы за прошедшую неделю и планируйте бюджет на следующую.
- Обдумывайте своё меню на неделю, добавляйте продукты в списке покупок.
- Своевременно обрабатывайте папку «Входящие» за последние семь дней и рассортировывайте всё, что там скопилось.
- Запланируйте хотя бы один день в неделю для занятий спортом.
Помните, что GTD — довольно гибкая система и её можно приспособить под свои нужды. Не стесняйтесь корректировать шаблоны Notion. Например, мне столбец «Внимание» у Марии кажется излишним. Для меня достаточно пометки, срочная задача или нет. Вы можете легко удалять её столбцы и добавлять свои. Так, я создал столбец с пометками «Работа», «Дом», «Творчество» и другими, чтобы сортировать задачи по категориям. Вы же можете поступить по‑своему.
Попробовать Notion →
Цена:
Бесплатно 
Цена: Бесплатно
Читайте также 🧐
Как правильно планировать время? — Путь к успеху
План эффективного использования личного времени зависит от того, насколько четко Вы поставили перед собой цели. Если Вы не осознаете, чего хотите от завтрашнего дня, Вам очень сложно будет определить задачи на сегодняшний день. Поэтому если Вы хотите эффективно планировать время, то первоначальным пунктом должно стать формулирование целей и будущих планов. Личные и профессиональные цели определяют общие цели. Зачастую профессиональные цели помогают заложить фундамент личных через стабильное финансовое положение и крепкий брак. Целесообразно будет разделить свои планы по длительности выполнения, чтобы Вы ясно представляли их сроки осуществления. Это же позволит Вам судить о необходимости получения тех или иных новых знаний для достижения обозначенных задач.
Эффективно планировать время помогут:
Приоритетность дел и делегирование
Среди всех кажущихся важными дел нужно выделять наиболее важные. Также необходимо обращать на время, в которое их удобнее и выгоднее выполнить. Исходя из срочности, выгодности и удобности необходимо выбирать наиболее первостепенные дела. Не стоит в первую очередь делать приятные дела, а трудные оставлять на потом. Применяйте делегирование второстепенных задач другим людям, самостоятельно выполняя важные.
Полезно разработать свою систему, которая поможет свести к минимуму нецелесообразные действия и отвлекающие от основных задач производственные моменты.
Весь выполняемый объем работ можно разделить на три основных направления:
- перспективные дела или поиск и установление новых взаимовыгодных контактов;
- выполнение текущих дел или планирование производственного процесса, организация деловых встреч, звонков;
- рутинные обязанности — составление отчетов и оформление документации.
Правильно 60% времени уделять перспективным делам, а 25% — текущим делам и 15% — рутинным. Однако в действительности мы сталкиваемся с противоположной картиной. Это же мы увидим, если будем выполнять хронометраж времени.
Матрица Эйзенхауэра — один из примеров, как планировать время с учетом приоритетности дел
Старайтесь выполнять важные дела вовремя и не создавать авральных ситуаций. Если же такие моменты имели место, то пересмотрите расписание и перепланируйте свой день с учетом возникших обстоятельств. Не забывайте учитывать полученный опыт и не повторяйте при этом своих прошлых ошибок.
Биоритмы или жизненный цикл
При планировании времени не забывайте учитывать и свой жизненный цикл (биоритмы). Пусть ваши ритмы работают заодно с Вами, используйте умственные и физические подъемы с максимальной пользой. Если Вы «жаворонок», то Вам будет очень тяжело решать важные задачи поздно ночью.
- 9-10 часов — хорошее время для планирования, высокая работоспособность;
- 16-19 часов — второй пик подъема работоспособности с высокой интеллектуальной активностью.
Конечно, каждому человеку свойственны свои особенности поведения, поэтому полезно будет, если Вы будете для себя отмечать время умственных и физических подъемов и с учетом этого планировать выполнение особо важных или срочных дел.
Очень важным параграфом в расписании является время, отведенное на сон и отдых. Наверное, Вы сами не раз замечали, что при длительной работе внимание становится рассеянным, снижается результативность. Идеально спланированные перерывы совпадают с моментом спада жизненной активности. Желательно выделять не только время на обед, но и 5—15 минут через каждый час на короткие перерывы, так как в среднем полноценно сконцентрировать свое внимание без отдыха можно только в течение одного часа.
Отдых
При распределении времени отводите время и силы на выполнение домашних и личных дел. Если Вы замкнетесь только на учебных или рабочих моментах, то Вам может грозить переутомление или мешающий концентрации груз «кучи дел». Если постоянно не хватает времени на то, что Вам интересно и доставляет радость, то Вы не сможете получить удовольствие от своей жизни.
Поэтому необходимо планировать время и свой график на день таким образом, чтобы каждый день иметь возможность делать, по меньшей мере, одну приятную вещь. Рабочее расписание составляйте так, чтобы задания, приносящие особое удовлетворение, распределить равномерно. Во время перерыва постарайтесь полностью отключиться от производственного процесса и обеспечить своему организму полноценный отдых. Для того чтобы отдых был полноценным, перерыв необходимо проводить в стороне от своего рабочего места.
Планируйте регулярные культурные мероприятия. Такие как посещение театров, выставок, встречи с друзьями, выезды на природу, в общем все, что Вам нравится. Эти мероприятия могут доставить не только удовольствие, но и привести к новым перспективным знакомствам.
Итого
Формулирование целей и будущих планов является отправной точкой для того, чтобы научиться эффективно планировать время. Также важно использовать такие вещи:
- Приоритетность дел и делегирование — разделение дел на перспективные, текущие и рутину. Делегирование второстепенных дел другим людям.
- Биоритмы или жизненный цикл — выполнение дел с учетом собственных биоритмов в моменты умственного и физического подъемов.
- Отдых — прерываться на перерывы, время с семьей, посещение различных заведений или встречи с друзьями.
Контролировать правильность расхода своего времени можно при помощи хронометража, о котором я писал ранее.
Поделиться новостью в соцсетях
Как планировать свое время — Статейный Клуб «АПП»
17.12.2019В этой статье я постараюсь рассказать вам о такой интересной «штуке» самоменеджмента, которая называется «планирование». Итак, что же это такое и как планировать свое время?
Что такое планирование
Я хочу, чтобы вы усвоили такую простую вещь. В зависимости от того, насколько хорошо мы спланируем расход своего времени, настолько качественно мы сможем использовать его в своих интересах, как личных, так и профессиональных. Вы спросите, а что же такое планирование?
Планирование – это подготовка к осуществлению цели + грамотное упорядочение, распределение времени.
За счет планирования вы также выигрываете во времени. И как дополнительный бонус вы обретаете большую уверенность в себе.
Для достижения поставленных вами целей вам нужно стать предпринимателем для самого себя. Планируйте использование вашего драгоценного времени!
Вы спросите, сколько времени нужно выделять на планирование? Я скажу вам, что для этого достаточно отводить всего 1% общего вашего времени за абсолютно любой период будь то день, неделя, месяц или же год. К слову, чтобы разработать план на грядущий день, достаточно отвести для этого 5 минут.
Но ни в коем случае не уделяйте для планирования слишком много времени. Это лишь отнимет ваше драгоценное время.
Как планировать день
При планировании распорядка дня пользуйтесь маленькой хитростью.
Время, отведенное на отдых, развлечения, творческую деятельность должно составлять около 20% от всего вашего времени. Все остальное время, которое не касается отдыха или творческой деятельности, должно занимать у вас около 60% от общего времени. Теперь у вас явно промелькнула мысль, куда же я потерял еще целых 20% от всего времени?
Эти 20% времени – ваш маленький козырь в рукаве. Ведь нельзя спланировать абсолютно все. Всегда найдутся непредвиденные ситуации, на которые вы не отвели лишнего времени в вашем распорядке дня. Например, звонок вашей любимой бабушки, который затянется на 15 или более минут.
Поэтому обязательно оставляйте 20% своего времени на так называемую незапланированную активность.
Анализируйте расход вашего времени и виды деятельности
Я понимаю, что вначале вам будет некомфортно постоянно планировать свой распорядок. Но не забывайте, что планирование приведет вас к более быстрому достижению какого-либо поставленного вами результата, цели. Главное работать над своими планами системно. Соблюдайте последовательность. Ни в коем случае не бросайте дело на полпути. Доводите его до конца!
- Хочу отметить то, что планировать нужно в письменно форме. То есть не нужно стараться запомнить все в голове.
У вас этого не выйдет. Нужно все записывать на бумаге. Так вам проще будет ориентироваться. Достаточно будет просто взглянуть на бумагу, и вы поймете, что еще вам осталось сегодня выполнить.
- Не забывайте о том, что ваши планы должны быть реалистичными. Не стоит планировать многого. Заносите в ваш план лишь то, с чем действительно сможете справиться.
Старайтесь действовать по известной всем поговорке и не откладывайте свои дела на следующий день. Завтра у вас и так будет слишком много хлопот. Если все же вы не успели выполнить все задания, с которыми хотели разобраться сегодня, включите их в ваши планы на следующий день, проявляйте свою гибкость.
- Не забывайте о том, что вы менеджер. Для экономии своих сил и своего времени, вы должны перепоручать часть дел кому-либо другому. Например, вашей секретарше.
- В грамотно построенном плане вы должны отражать конечные цели, какой-то результат, а не действия. Например, правильно будет записать «договориться с мистером Х о встрече», а не «позвонить мистеру Ч».
- Для каждого действия устанавливайте точное время на выполнение. Не стоит «растягивать удовольствие». Посчитайте, сколько примерно времени уйдет на выполнение того или иного задания, и старайтесь придерживаться этой нормы.
Расставьте приоритеты
Очень полезно в планировании правильно расставить приоритеты. Подумайте, что для вас важнее всего в первую очередь? Приоритетным делам уделяйте больше времени, чем менее важным. Выполняйте приоритетные дела в первую очередь.
Убедитесь в том, что вы не забыли внести в свой распорядок рутинные работы, например, такие, как чтение месячных отчетов.
Это тоже отнимает ваше время, которое вы должны точно зафиксировать на бумаге. При планировании вы должны мыслить альтернативно. Помните о том, что всегда найдется более удобный путь.
И наконец, старайтесь вносить в ваш распорядок какое-либо разнообразие. Постарайтесь чередовать долгосрочную работу с краткосрочной. Это поможет вам менее утомляться!
Самое главное в вашем самоменеджменте — это дорогостоящее время. Вы просто не можете распоряжаться им впустую. Помните об этом при составлении ваших планов.
Теперь вы знаете, как планировать свое время, желаю удачи в ваших начинаниях!
Сохрани статью себе в соцсеть!
← Зачем обращаться за юридической помощьюКак правильно отдыхать →
Как планировать свое время — методика «Время действия»
Как планировать свое время? Сейчас существует больше сотни методик планирования. Если пользоваться хоть одной из них, то с уверенностью можно назвать себя эффективным. К сожалению, большинство про эти методики просто знают, но не применяют. В этой статье я расскажу про свой подход к планированию. При регулярном его применении, вы научитесь концентрироваться на сегодняшнем дне, что положительно повлияет на вашу эффективность. Методика называется “Время действия”, её авторы Брайан Моран и Майкл Леннингтон.
Прежде чем перейти к изучению данного подхода, предлагаю взглянуть на способы достижения цели. Только после этого вы сможете грамотно внедрить данный подход в свою жизнь.
3 способа достижения цели:
- Скоростной: непрерывное достижение цели путём полной концентрации. Тот случай, когда полностью откладываются все дела, не связанные с главной целью. У данного подхода есть большой плюс: цель будет закрыта в кратчайшие сроки. Среди минусов можно отметить потери в других областях вашей жизни, из-за чего можно постоянно находиться в нервном напряжении.
- Регулярный: ежедневные шаги к достижению цели без полной концентрации. При данном подходе вы уделяете небольшое количество времени для достижения своей цели, как правило это регулярные действия, к которым вы приступаете ежедневно. У вас остается достаточно времени, чтобы поддерживать другие области жизни на положительном уровне. Из плюсов можно выделить комфортное внутреннее состояние при достижении цели. При этом можно быть уверенным, что рано или поздно цель будет выполнена. Что касается минусов, то это сроки. Если в первом случае на достижение цели может понадобиться 7 дней, то в этом можете затратить и 60 дней.
- Потоковый: данный подход импонирует тем, кто плывет по течению. Сама цель сформулирована, но конкретных действий для ее достижения не совершается. На протяжении долгого времени можно пребывать в ожидании подходящего момента, ситуации, которая позволит закрыть цель без каких либо трудозатрат. Даже удивительно, что и в этом случае цели закрываются. Из плюсов можно выделить минимальное количество энергии, необходимое для достижения цели. Основной минус — это маленькая вероятность выполнения цели и довольно продолжительный срок ее выполнения, если она вообще будет выполнена.
Наверняка вы уже знаете, какой подход импонирует вам. У каждого есть свои плюсы и минусы, тут главное правильно определить, что подходит вашей личности. Если неправильно определить способ достижения цели, то помимо провальной цели можно заполучить полное выгорание, как физическое, так и эмоциональное.
Если мы позаботимся о минутах, годы сами о себе позаботятся.
Бенджамин Франклин
Методика “Время действия” или как планировать свое время?
- Стратегическая часть: три часа подряд, которые вы отводите на дела особой важности. Сюда можно отнести дела, которые имеют прямое влияние на достижение главной цели либо приоритетные задачи, которые имеют важное значение. В это время запрещено отвлекаться на электронные письма, звонки, прием посетителей и т.д.
- Буферная часть: во время буферной части необходимо выделять время на задачи, которые не имеют прямого влияния на цель. Оптимальное время для буферной части от 30 минут до 2-х часов. Порой 30 минут будет достаточно, чтобы ответить на все электронные письма, звонки и выполнить мелкие срочные дела, которые поступают в течение дня. Оставшееся время можете потратить на выполнение второстепенных целей, задач.
- Рекреационная часть: необходимо выделять время для отдыха. Большинство проблем со здоровьем и психикой появляются из-за отсутствия полноценного отдыха. Задерживаться допоздна на работе — признак отсутствия эффективности на протяжении дня. Вместо того чтобы говорить себе, что задержитесь на пару часов, подумайте о том, как завтра не повторить подобную ошибку. Что нужно для того, чтобы в конце рабочего дня уйти с работы вовремя и до следующего утра вообще не думать о работе.
Обязательно распределите все три части данной методики на весь день. По возможности приступайте к ней каждый день в одно и тоже время. В идеале, до 12 часов дня необходимо выполнить стратегическую часть. Оставшееся время вы можете жить той жизнью, которой уже привыкли. Можно подумать, что это невозможно: как можно просто так взять и выделить 3 часа? По факту, вы будете делать все тоже самое что делали до этого, только сейчас у вас появится система, которая позволит стать эффективным.
Только представьте ту внутреннюю гармонию, которая появится от того, что вы:
- Сделали очередной шаг к своей заветной цели и приблизили ее достижение.
- Подтянули менее важные (косвенные) задачи.
- Закрыли все рутинные дела, которые раньше висели мертвым грузом.
Буферное время позволит в любой день поддерживать ваше внутреннее состояние на положительном уровне. При этом у вас останется время на своих близких, интересы и хобби. Как только данный поход станет вашей привычкой, вы почувствуете себя счастливым человеком и будете жить сегодняшним днем.
Как правильно планировать свое время
В современном мире очень важно уметь управлять имеющимся временем. Время является невосполнимым ресурсом, и неправильное распоряжением им приводит к ухудшению жизни человека.
Основные правила для контроля собственного времени
1. Постарайтесь планировать выполнение любых значимых задач. Составляя план, вы начинаете задумываться о сроках и порядке действий. Планирование помогает сберечь время, необходимое для принятия решений. Появляющиеся задачи необходимо записывать в ежедневнике или специальной программе. Учитывайте, что память способна подводить человека, и вы можете просто не вспомнить о каком-либо деле. Записывать нужно все, что касается работы и хозяйства. Большие задачи рекомендуется делить на составные части.
2. Когда вы занимаетесь делами и сталкиваетесь с новыми задачами, нужно вписать их рядом с текущими. Завершив работу над какой-либо задачей, вычеркните ее. Этот подход позволяет заниматься долгосрочным планированием и сохранять гибкость для принятия решений. Указание сроков выполнения задач помогает не тратить время впустую и сосредоточиться на самом важном.
3. Возникающие задачи могут быть иметь различную степень срочности и важности. Выполнение этих задач нужно распределять таким образом, чтобы сначала вы столкнулись со срочными и важными из них. Малозначимые действия можно отложить на будущее.
4. Занимаясь достижением наиболее важных целей, нельзя распылять внимание на другие дела. Подумайте о том, что произойдет, если из-за этого случится провал, и продолжайте заниматься своим делом. Выполнение сложных задач дает возможность быстрее перейти к легким и простым вопросам. Старайтесь заниматься выполнением срочных задач. Постепенно ваш список с заданиями начнет сокращаться, и вы станете воспринимать вычеркнутые пункты как ненужные. Задумывайтесь о том, какие задачи являются приоритетными и должны решаться в кратчайшие сроки. Выполнять задачи по списку лучше всего в том порядке, в котором они были записаны.
5. Учитесь отказывать другим людям и заботиться о своих интересах. Когда вас отвлекают от дел, предлагая вам выполнить действия, не являющиеся важными, не стесняйтесь отказываться от них. Схожим образом рекомендуется поступать с мелкими делами, постоянно отвлекающими вас от серьезных задач. Дела, не имеющие особой важности, могут постепенно отнимать у человека достаточно большие промежутки времени.
6. Соблюдайте порядок дома и на рабочем месте. Некоторым людям может понадобиться до трети всего времени лишь на поиски нужных бумаг в помещении, где давно не наводился порядок. Вы должны знать, где находятся все вещи, необходимые для решения поставленных задач.
7. Не забывайте отдыхать от работы или иной деятельности хотя бы раз в неделю. Кроме того, человеку необходимо высыпаться, так как у организма есть определенный предел, за которым может начаться стресс, перерастающий в психологические проблемы и иные заболевания.
Как правильно планировать свое время — видео
Как планировать свой день, свое время
Почему важно планировать свой день?
Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?
Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в Facebook буквально на пять минут. Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано! А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа. И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.
К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна. Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее. И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.
Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?
5 секретов эффективного планирования времени
Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью!
А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.
1. Пишите план задач
План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.
С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.
Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете приучить себя достигать цели, как говорится, на автопилоте. Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также мотивируйте себя на достижение целей, и выполнять их станет проще.
2. Планирование 70/30
Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.
Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня.
Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.
3. Наиболее продуктивное время – до обеда
Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение.
Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет побороть лень, которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.
Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п.
4. Отдыхать – необходимо
Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач.
Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам прекратить терять свою энергию – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха.
Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает снять стресс и отдохнуть. А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.
Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.
5. Анализируйте и планируйте реалистично
Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.
Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных. Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи. Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.
Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. Перестаньте откладывать задачи на потом и реально оценивайте свои возможности.Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать. И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи. Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!
С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.
© Евгений Дейнеко
Как правильно планировать время и сдавать работу вовремя
Сколько раз вам удалось выполнить работу в срок, не переходя в авральный режим? Сосчитали, загнув пальцы одной руки? Обидно. Тем более, что сроки вы каждый раз устанавливали сами. Оказывается, это не мистика, а вполне изученная ловушка мышления.
Каждый раз приступая к новой задаче или проекту, мы неверно оцениваем срок, в который работа будет сделана. Это происходит снова и снова, даже если мы уже сталкивались с подобными задачами. Как правило, недооценка времени приводит к негативным последствиям, начиная с нарушения рабочего графика и заканчивая срывом сдачи проекта. Оказывается, взглянуть на вещи реалистично нам мешает убеждение в том, что наличие нужного опыта позволит управиться с известной задачей быстрее, чем в прошлом. Данное убеждение называется ошибкой планирования. От нее-то мы и страдаем.
Что такое ошибка планирования
Этим термином психологи описывают склонность людей недооценивать количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Изучая данное явление, психологи пришли к выводу, что ошибка планирования совершается по двум основным причинам:
- 1) из-за отказа учитывать прошлый опыт выполнения аналогичной задачи;
- 2) из-за предположения о том, что каких-либо сложностей, которые могут отсрочить выполнения задачи, не возникнет.
Но есть и хорошие новости. Поняв причины, по которым человек раз за разом становится жертвой ошибки планирования, можно научиться ее избегать. Существуют специальные техники, позволяющие не попадаться в эту ловушку.
Используйте прошлые данные
Спросите себя, как долго вы (ваша команда) выполняли аналогичную задачу в прошлый раз и с какими сложностями вам пришлось столкнуться. Сделать это можно, например, с помощью специальных приложений — трекеров времени. Оценивая период, за который вы беретесь выполнить очередную похожую задачу, учитывайте полученные данные.
Просите сделать оценку кого-то другого
Психологи заметили, что люди часто ошибаются в оценке времени, требующегося на выполнение задачи, когда составляют график для себя, и очень редко — когда делают это для кого-то другого. Причем наличие данных о прошлом опыте и их отсутствие на точности оценки времени сказываются незначительно. Если вы особенно страдаете от ошибки планирования, попросите друга или коллегу оценить, как долго вы будете выполнять поставленную задачу.
Устанавливайте временные интервалы
Во время работы вы можете столкнуться с тем, чего не ждали. Поэтому всегда лучше установить временной интервал выполнения задачи. Для этого стоит использовать так называемый конус неопределенности. В начале работы над проектом, когда вы знаете мало, вы ошибаетесь в сроках исполнения больше всего: это время может оказаться минимум в четыре раза меньше установленного и максимум в четыре раза больше. Например, вы изначально рассчитываете выполнить задачу за два дня, следовательно, по факту на это может уйти как полдня, так и восемь дней. По мере выполнения работ данные оценки будут меняться, становясь более точными.
Конус неопределенности можно использовать и для борьбы с излишним оптимизмом. Скажем, вы изначально решили, что выполните задачу за четыре дня, и с помощью конуса неопределенности получили интервал сдачи работы от одного до 16 дней. Попробуйте принять верхнее значение диапазона за исходное и проследите, чем все закончится.
Используйте тройную оценку
Данная техника также направлена на то, чтобы избежать последствий излишнего оптимизма с помощью разработки и учета различных сценариев:
- наилучшего,
- наихудшего,
- наиболее вероятного.
Зная о тенденции к оптимистичной оценке, наилучший сценарий, скорее всего, будет совпадать с вашей первоначальной оценкой; наиболее вероятный станет учитывать прошлый опыт при выполнении аналогичных задач; наихудший поможет определить, как много времени уйдет на работу, в случае если все пойдет не так. Оценив сроки выполнения задачи при реализации каждого сценария, выведите среднее значение и используйте его как актуальное.
Рассчитайте коэффициент выдумки
Выяснить, насколько вы оптимистичны в оценке собственных возможностей, просто. Выделите некоторое количество задач, которые вам предстоит решить. Оцените, как много времени вы планируете потратить на их выполнение, и зафиксируйте это. Завершив каждую задачу, запишите, сколько времени у вас реально ушло на их выполнение. Сравните начальную оценку с фактическим сроком и представьте разницу в процентном соотношении. Так вы получите собственный коэффициент выдумки.
Планируйте во время спада активности
Согласно исследованиям в течение дня все люди испытывают подъем и спад активности, становясь более или менее энергичными, креативными или пессимистичными. У большинства «просадка» случается примерно через шесть часов после утреннего подъема. В этот период мы менее оптимистичны, а значит, склонны к большему прагматизму при планировании. Проверьте, будут ли ваши оценки в период снижения активности более реалистичными: оцените время выполнения поставленной задачи во время подъема и во время «просадки», затем сравните оценки между собой, а также с реальным временем выполнения задачи впоследствии.
Photo by rawpixel on Unsplash
Источник: https://www.fastcompany.com/90313102/how-to-get-better-at-estimating-your-time?fbclid=IwAR2D_lC29a9Vrk8gvtwftPFq9IJsjzAln4PdOVNCCMuo7m9C5MvEy9VSKwc