Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур
Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы).
До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
- Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
- Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
- Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
- Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Например:
Красный = срочно.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
- Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
- Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся.
Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
- Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
- В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
- Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
- Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello.
Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
5 советов, которые помогут организовать рабочий день
29 июля 2020Продуктивность
Простые приёмы, которые спасут вас, если постоянно ни на что не хватает времени.
Поделиться
0Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:
1. Расставляйте приоритеты
Существует очень простой, но эффективный способ распределить свои дела по срочности и важности. Это схема, называемая матрицей Эйзенхауэра. Её изобрёл Дуайт Эйзенхауэр, американский президент, генерал армии США и просто очень продуктивный человек.
У меня есть два вида дел: срочные и важные. Важные редко бывают срочными, а срочные редко бывают важными.
Дуайт Д. Эйзенхауэр
В матрице Эйзенхауэра четыре раздела. Горизонтальная ось показывает срочность дела, а вертикальная — важность. Матрица позволяет легко разместить все ваши задачи по категориям: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» или же «Срочные и важные».
Попробуйте распределить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, и вы поразитесь, как много времени тратите на срочные, но не очень важные дела. Например, на бесконечные сообщения от коллег или телефонные звонки, которые только отвлекают вас от неотложных задач.
Уделяйте своё время правильным вещам. Если есть что-то важное и срочное — сделайте это немедленно. Важные, но не срочные задачи запланируйте, оцените приблизительное время на их исполнение и решите, когда вы этим займётесь. Неважные, но срочные дела можно делегировать кому-нибудь другому. Несрочные и неважные задачи отложите на потом или откажитесь от них вовсе.
2. Отводите время для Deep Work
Венчурный капиталист Сэм Альтман как-то сказал: «Цифровое отвлечение (Digital Distraction) — одна из главных психологических проблем нашего времени». Подумайте только: мы в среднем проверяем наши смартфоны 50 раз в день. И, как считает учёный и писатель Кэл Ньюпорт, это значительно ухудшает наши способности к ясному мышлению и творческой деятельности.
В своей книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» он вводит понятие «глубокая работа» (Deep Work). Этот вид работы подразумевает полную сосредоточенность и погружение в определённую задачу. Никаких отвлечений — максимум усилий и концентрации. Только так вы сможете выполнять действительно сложные задачи с должным уровнем качества.
Ньюпорт приводит в пример тактику, которую использует его коллега, профессор Пенсильванского университета Адам Грант. Он посвящает осенний семестр преподавательской деятельности, а весну и лето — исследованиям и никогда не смешивает две эти задачи.
Во время напряжённых исследований профессор подвергает себя полной изоляции, чтобы студенты ему не мешали.
Вполне вероятно, что у вас нет возможности пойти тем же путём и на несколько месяцев скрыться от источников раздражения. Не отчаивайтесь: не обязательно погружаться в «глубокую работу» на целый семестр. Ньюпорт предлагает составить собственный график, ориентируясь на ваши личные предпочтения.
Решите, в какое время вы чувствуете наибольший прилив сил и внимательности, и выполняйте самую сложную работу именно тогда, отключив при этом смартфон и отказавшись от проверок электронной почты. Например, сам Ньюпорт начинает трудиться рано утром, но никогда не делает этого после 17:30.
3. Оценивайте время для встреч
Пол Грэм, соучредитель стартап-инкубатора Y Combinator, говорит, что существует два вида рабочих графиков: график «менеджера» и график «творца».
Первый вариант — для организаторов и начальников. По их мнению, рабочим временем управлять просто. Нужно разделить день на часовые интервалы.
И когда появляется новая задача, вы просто отводите на неё пару часов, помечая это в органайзере. Таким образом, если «менеджеру» нужно назначить время для деловой встречи или мозгового штурма, он смотрит в свой календарь, находит незанятый час и собирает своих коллег.
Но для «творцов» такие встречи, даже запланированные заранее, — катастрофа. Ведь творческие люди, программисты, писатели или художники, не делят своё расписание как «менеджеры». Для выполнения задач им обычно приходится использовать полдня как минимум, а за один час они в лучшем случае только разогреваются. И когда в самый разгар трудовой деятельности «творцам» приходится отрываться и идти на встречу с коллегами, они выпадают из своего ритма и вернуться потом к выполнению задачи им очень тяжело.
Расписание «менеджера» и расписание «творца» сами по себе прекрасно работают. Но вот когда они пересекаются, начинаются проблемы.
Пол Грэм
Поэтому, если вы управленец, узнайте заблаговременно у своих подчинённых, когда лучше организовывать совместные встречи, чтобы не отрывать людей от работы в самые неподходящие моменты.
4. Контролируйте расход вашей энергии
Тони Шварц и Джим Лоэр в своей книге «Жизнь на полной мощности!» утверждают, что главный ресурс для продуктивного работника не время, а энергия. Можно потратить целый день на выполнение сложной задачи, но если вам не хватает физических и умственных сил, вы будете топтаться на месте и ничего полезного так и не сделаете. А вот когда у вас достаточно внутренней энергии, вы сможете разобраться с трудным делом за пару часов, а остаток дня посвятить чему-нибудь попроще.
Шварц и Лоэр выделяют четыре вида энергии: физическую, эмоциональную, умственную и духовную. И если какой-то из них вам будет не хватать, продуктивность упадёт.
- Физическая энергия напрямую влияет на вашу способность реагировать на окружающее пространство и принимать правильные решения. Нехватка этого ресурса связана с плохим питанием, недосыпом и усталостью.
- Эмоциональная энергия влияет на способность должным образом управлять своими эмоциями в стрессовых ситуациях.
- Умственная энергия позволяет вам фокусироваться на одной задаче и не отвлекаться. Человек с большим её запасом может сконцентрироваться даже в стрессовой ситуации, когда все окружающие так и норовят его отвлечь.
- Духовная энергия позволяет увидеть цель в своей деятельности, чтобы поддерживать мотивацию. Она служит топливом для энтузиазма, упорства и обязательности.
Чтобы поддерживать все четыре показателя на должном уровне, правильно питайтесь, высыпайтесь и занимайтесь спортом (физические упражнения стимулируют мозговую деятельность). И пользуйтесь простыми приёмами для восполнения энергии.
Жизнь — это не марафон. Жизнь — это серия спринтов.
Тони Шварц
Хороший метод чередовать работу с полным погружением и короткий отдых — техника Pomodoro, которая идеально ложится на концепцию Deep Work Кэла Ньюпорта. Принцип прост: замеряем 25 минут таймером и занимаемся одной важной задачей всё это время без отвлечений.
Затем — перерыв на 5 минут. За это время мы восполняем энергию. После чего повторяем цикл ещё четыре раза и делаем большой перерыв на 20 минут.
5. Ешьте лягушек на завтрак
У всех когда-либо бывало так: вам попадается какая-нибудь задача, которую выполнить нужно, но делать это страшно не хочется. Вы начинаете её откладывать, и по мере приближения дедлайна она всё сильнее нависает над вами, отвлекая от других дел и заставляя вас лишний раз переживать.
Популярный писатель Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». И он рекомендует не откладывать их на потом, а выполнять как можно раньше.
Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.
Марк Твен
Избавившись от сложной задачи, вы почувствуете удовлетворение, получите заряд положительной энергии на весь остаток дня и сможете со спокойной совестью перейти к следующим пунктам в вашем списке.
Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.
Читайте также 🧐
- Как успешные руководители проводят рабочий день
- Почему работать по 8 часов нет смысла и как правильно организовать свой день
- 50 советов для продуктивной работы
Как расставлять приоритеты для задач (и перестать быть подавленным рабочей нагрузкой)
Если вы перегружены на работе, скорее всего, это потому, что вы с трудом расставляете задачи по приоритетам.
Ну и ладно!
Расстановка приоритетов — совершенно недооцененный навык, которому нас редко учат напрямую.
Тем не менее, наличие плана атаки для вашей рабочей нагрузки может разорвать порочный круг сорванных сроков и постоянного стресса от отставания.
Это особенно актуально, если вы одновременно управляете несколькими проектами и членами команды.
Хорошие новости? Взяв под контроль свои задачи, вам просто нужно переосмыслить свой подход к работе.
Независимо от того, разочаровывают ли вас ваши текущие проекты или вы всегда играете в догонялки, мы обеспечим вас. Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам понять, как расставить приоритеты задач.
Попрощайтесь с выгораниемМаксимизируйте свои ресурсы, обнаруживая, когда члены команды превышают свои возможности, чтобы вы могли переключать рабочие нагрузки, предотвращать узкие места и избегать выгорания.
Попробуйте Teamwork бесплатно
Как расставить приоритеты задач
1.
Запишите все ваших задач (больших, малых, срочных, долгосрочных)Прежде всего: вам нужно выкинуть все свои дела из головы и страница.
Или в большинстве случаев экран.
Начните с составления буквального списка действий, о которых вам нужно позаботиться, отсортировав их на основе:
Ежедневные задачи: Включая повседневные обязанности, такие как встречи, проверки и ответы на сообщения.
Еженедельные задачи: Включая действия, связанные с дедлайнами клиентов, презентациями или этапами проекта.
Задачи на месяц и больше: F сосредоточен на задачах, связанных с долгосрочными проектами и целями.
Если вы перечислите свои задачи в виде отдельных элементов, ваша рабочая нагрузка сразу же станет менее обременительной. Очень многое в том, как расставить приоритеты задач, зависит от знания того, что на самом деле у тебя на тарелке.
Вот где действительно пригодится такой инструмент, как Teamwork.
Например, наша платформа позволяет легко записывать ваши личные ежедневные задачи. Не ломайте голову, просто отметьте свой контрольный список по мере необходимости или отметьте задачи с разным уровнем приоритета.
Что делает личные задачи удобными, так это тот факт, что у вас есть свои проектные задачи, видимые всей команде, прямо под вашими полностью личными личными задачами. В идеале задачи вашей команды должны быть общедоступными не только для организации, но и для подотчетности.
Используя доску (канбан-доску) для своих задач, вы можете документировать свое расписание и иметь четкое представление о сроках.
2. Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)
Допустим, вы смотрите на длинный список дел, которые нужно сделать. Что теперь?
Послушайте: не все задачи одинаково важны.
К сожалению, мы склонны тяготеть к менее срочным делам с низким вознаграждением, когда не знаем, как расставить приоритеты задач.
Рассмотрим явление, известное как « простой эффект срочности ». Короче говоря, исследования показывают, что люди часто работают в срок, не задумываясь о результатах или причинах, по которым они работают над той или иной задачей.
Это приводит к бешеной работе без особой рифмы или причины. Вы, вероятно, смотрите на кучу сроков, пока мы говорим, верно?
Но, скорее всего, ваш список «обязательных» дел в любой день на самом деле довольно короткий.
Сделать шаг назад, чтобы определить, что действительно важно, очень важно, если вы хотите сократить свой график и оставаться продуктивным. Чем важнее что-то, тем более срочно.
Ключевые факторы, влияющие на важность задачи, включают:
«На кого это влияет?» Например, задание повлияет только на вас? Ваши клиенты? Ваш отдел или компания?
«Какова награда или результат выполнения этой задачи?» Новый клиентский контракт? Больше доходов? Проект выполняется раньше срока?
«Каков риск не выполнил задание?» Потерянные клиенты или выручка? Потеряли прогресс в проекте?
Помимо вашего личного суждения, эти факторы служат более объективным способом определения приоритетов задач.
Например, завершение презентации для всей команды или подготовка к встрече с новым клиентом должны иметь приоритет над электронной почтой регистрации или исследованием, не зависящим от времени.
3. Придерживайтесь расписания, отражающего ваши приоритетные задачи
Никаких сюрпризов.
Может быть, вы сейчас сходите с ума от своей рабочей нагрузки и хотите избежать эмоционального выгорания в будущем. Ради повышение производительности в долгосрочной перспективе крайне важно составить реальный график.
Если вы расставили задачи и расставили приоритеты, вы уже сделали большую часть работы.
Составление расписания может помочь вам предвидеть потенциально беспокойные недели и получить преимущество перед вашими приоритетными задачами, прежде чем они успеют разрастись как снежный ком. Если вы объедините внутренние сроки с внешними сроками выполнения ваших клиентов или команды, это поможет расставить приоритеты ваших задач по уровням. Тогда вы можете лучше ответить «Над чем я должен работать теперь ?»
Это еще раз то, где Teamwork действительно сияет.
Наш инструмент позволяет настроить напоминания и уведомления о приближающихся дедлайнах. В качестве дополнительного бонуса, как и ваши личные задачи, Teamwork позволяет вам расставлять приоритеты для всех задач на основе уровня приоритета (например, низкий, средний или высокий).
Представления доски и календаря также с первого взгляда показывают, над чем вы работаете в любой момент. Между тем, выбор приоритетов отражается на каждой карточке проекта.
4. Беритесь за самые напряженные и трудоемкие задачи
в первую очередьНекоторые люди называют это «поеданием лягушки».
Принцип прост: вы должны ставить на первое место самые сложные и утомительные задачи.
Это позволит вам поддерживать продуктивность после того, как вы уничтожите их. Разобравшись со своими «некрасивыми» задачами, вы можете начать работать над более короткими и менее надоедливыми. Прилив дофамина от выполнения задачи за задачей поддерживает ваш импульс.
Именно из-за этого образа мыслей так много людей откладывают выполнение черных или бессмысленных задач на конец дня.
Однако возможность сделать это зависит от вашей способности составлять расписание и расставлять приоритеты задач в зависимости от их важности.
Вы даже можете управлять этим как руководитель группы с функциями распределения ресурсов. Это дает вам представление о задачах вашей команды с высоты птичьего полета. Теперь вы можете удалять или добавлять предыдущие задачи новым членам команды, которым нужна помощь или у которых есть возможности.
5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать одновременно)
Многозадачность может показаться разумным решением, верно?
Но попытка отметить слишком много задач в своем расписании сразу — это прямой путь к выгоранию.
Как отмечает Кливлендская клиника, только около 2,5% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для остальных из нас ежедневное совмещение множества различных обязанностей и задач приводит к плохим результатам.
И это имеет смысл на рабочем месте.
Если вы постоянно переключаетесь между приложениями, документами и электронной почтой, скорее всего, вы выполняете очень мало реальной работы.
Мы признаем, что производительность у всех разная. Однако, чтобы не отвлекался от работы , мы рекомендуем решать одну задачу за раз.
В качестве альтернативы вы можете использовать такие стратегии, как разбивка по времени или техника Помидора , чтобы «разбить» те утомительные задачи, которые действительно нагружают ваш мозг.
6. Удостоверьтесь, что вы уделяете себе достаточно времени для любой задачи
Приоритизация задач и управление временем идут рука об руку.
Если вы постоянно сталкиваетесь со сжатыми сроками, вы вполне можете быть виновником. С другой стороны, ваш график вполне может быть неуправляемым, потому что ваши менеджеры не понимают объема вашей работы.
Спросите себя: задокументировали ли вы, сколько времени занимают ваши повседневные задачи? Вы предполагаете или ваши оценки основаны на реальных данных?
Спешка к срокам и выполнению произвольных вех — это не просто плохо для вас: это часто приводит к небрежной работе.
Количество времени, необходимое, скажем, для написания сообщения в блоге или подготовки презентации, зависит от человека. Есть также множество факторов, таких как глубина и продолжительность, которые влияют на те же самые сроки.
До тех пор, пока вы не изучите сроки выполнения задач под микроскопом, вам будет сложно расставлять приоритеты, придерживаться расписания и укладываться в сроки. Такие функции Teamwork, как отслеживание времени, позволяют отслеживать, сколько времени занимает тот или иной проект или отдельная задача.
Со временем вы сможете скомпилировать данные, чтобы получить средние значения и оценки, отражающие вашу реальную работу.
7. Признайте, что вы реально можете (и не можете) сделать
Это простой совет, но его определенно стоит упомянуть.
В сутках всего несколько часов. Если вы обнаружите, что испытываете стресс из-за черной работы или что-то создает огромный умственный блок, будьте готовы либо бросить это, либо отложить на завтра, когда вы будете свежи.
Мы не призываем пренебрегать своей работой, а скорее быть реалистами. Сегодня компании и команды становятся все более чувствительными к выгоранию , и это правильно.
Конечно, вы не влияете на остальную работу вашей команды, не теряете клиентов или прямой доход, дайте себе некоторую гибкость.
8. Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задач коллективной работой
Помните: ваша рабочая нагрузка не возникает на пустом месте.
Выяснение того, как расставить приоритеты задач, не обязательно должно быть самостоятельным действием. Например, современные команды должны позволять работникам:
Сообщать о проблемах или вопросах, связанных со сроками и назначенными задачами
Сотрудничать и согласовывать сроки, объем работы и роли
Выполнять свою «глубокую работу» и сосредоточиться на задачах без перерыва
Это говорит о ценности общения вашей компании с помощью такого инструмента, как Teamwork.
Между нашим чат-приложением и обзором доски члены команды могут управлять своим расписанием и оставаться на связи по поводу приоритетных задач.Кроме того, члены команды могут задавать вопросы и сотрудничать по мере необходимости.
И, с другой стороны, рабочие должны иметь возможность отключиться и сосредоточиться на том, на чем им нужно сосредоточиться. В режиме «не беспокоить» пользователи могут делать именно это или устанавливать свои часы, что отлично подходит для удаленных команд в разных часовых поясах.
Чем раньше вы научитесь расставлять приоритеты в задачах, тем быстрее сможете управлять своим расписанием.
Прямо сейчас ваше расписание может выглядеть как свободное для всех, но это не обязательно так.
Опять же, способность расставлять приоритеты задач имеет неоценимое значение для сотрудников на современных рабочих местах.
Делать больше и концентрироваться на работе становится намного проще, когда вы понимаете, каковы ваши настоящие приоритеты.
Используя описанную выше структуру и такие инструменты, как Teamwork , вы можете сделать именно это как можно скорее.9 практических методов, когда «важно все»Комментарии к парадоксу «Важно все»: 9 практических способов расставить приоритеты в работе (и времени)
Одной из старейших проблем на рабочем месте является знание того, как расставлять приоритеты в своей работе
.С большим количеством задач, непрерывными электронными письмами и более высокими ожиданиями решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильной задачей.
Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание своих приоритетов снижает уровень стресса, помогает вам сосредоточиться и игнорировать FOMO, может повысить производительность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы создаете более четкие границы для своего рабочего дня.
Как только вы научитесь расставлять приоритеты для своих задач и своего времени, вы поймете, что большая часть работы, которая считала срочной, на самом деле не требует вашего внимания.
По крайней мере, не сразу.Но хотя элементы приоритизации вашей работы просты (т. е. знать, какие задачи необходимо выполнить, и ранжировать их по степени важности), это далеко не простое упражнение.
Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом гайде мы собрали лучшие стратегии на как расставить приоритеты в ежедневных задачах , оптимизировать свое время и сосредоточиться на самой важной работе.
Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)
- Запишите все в главный список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
- Отделите срочные задачи от важных с помощью матрицы Эйзенхауэра
- Ранг ваши ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
- Разделите задачи с одинаковыми приоритетами с помощью метода ABCDE
- Задайте продуктивный тон на весь день, «съев лягушку»
- Откажитесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков достаточно, чтобы передумать и отказаться от приоритетов)
- Используйте множители времени, чтобы максимально эффективно использовать свои ежедневные часы
- Расставьте приоритеты для своей самой важной работы в самые продуктивные часы
1.
Запишите все в основной список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целямНевозможно расставить приоритеты для задач, если они все крутятся у вас в голове.
Вместо этого начните с того, что соберите все и организуйте в Master List .
Думай об этом как о свалке мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание, из вашей головы и в документ.
Одним из отличных способов сделать это является методология Дэвида Аллена «Get Things Done» (GTD) — пятиэтапный процесс, подробное руководство по которому мы написали здесь.
Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (это может быть простой лист бумаги или сложный инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.
Создав свой основной список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно сделать сегодня.
Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или месяце. И долгосрочные цели, которые заставляют вас чувствовать себя выполненным и уполномоченным.Работая над своим главным списком, начните расставлять приоритеты по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.
Как объясняет Брайан Трейси, консультант по продуктивности, ваш ежемесячный список выбирается из основного списка. Ваш еженедельный список вытягивается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими большими целями.
Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятостью завершения — нашей тенденцией сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.
Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.
2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Но все же может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов расстановки приоритетов, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.Во-первых, существует так называемый принцип Парето, или правило 80/20, согласно которому 20 % ваших усилий приводят к 80 % результатов. Ищите те задачи, которые не просто проверяются, а приносят реальные результаты.
Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае можно использовать Матрицу Эйзенхауэра .
Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром матрица представляет собой простую четырехквадрантную коробку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».
Говоря простыми словами, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно отреагировать немедленно, например электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.
В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.При рассмотрении вопроса о том, как лучше всего расставить приоритеты задач, спросите, к какому из квадрантов они лучше всего подходят:
- Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
- Важно, но не срочно: Решите, когда вы сделаете это и запланируете это
- Срочно, но не важно: Делегируйте эти задачи кому-то другому
- Не срочные и не важные: Уберите их из своего графика как можно скорее
Одна из самых сложных задач здесь становится срочной, но не важной задачи из вашего списка приоритетов. Вот тут-то и вступает в игру умное делегирование .
Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего разума).
В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет в 30 раз больше, чем обычно требуется для выполнения задачи для обучения.
Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны запланировать 150 минут, чтобы делегировать ее и обучить кого-то нового. Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите себе 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, затраченных на выполнение этой задачи.)
3. Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и найти их истинную важность.
Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по продуктивности по имени Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:
- В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
- Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
- Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока первая задача не будет завершена, прежде чем переходить к следующей.
- Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
- Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своем списке.
4. Разделите задачи с одинаковыми приоритетами, используя метод ABCDE
Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, остается одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?
Самая большая неизвестность, когда речь заходит о том, как расставлять приоритеты, — это различать задачи, которые кажутся одинаково важными.
Когда вы работаете над сложными задачами или жонглируете несколькими ролями, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не совсем подходят.Вот где метод Брайана Трейси ABCDE творит чудеса. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой задачи.
Вот как это работает:
- Просмотрите свой список и дайте каждой задаче букву от A до E (A является наивысшим приоритетом)
- Для каждой задачи с буквой A присвойте ей номер, определяющий порядок сделаю это в
- Повторяйте, пока все задачи не будут иметь буквы и цифры
Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев практически невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, придание каждой задаче нескольких уровней приоритетности их истинной важности внезапно становится намного яснее.
5. Установите продуктивный тон на день, «съев лягушку» (т. е. сначала сделайте самую важную работу)
После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы способом вы ни выбрали), пришло время сделать выбор как атаковать днем.
То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто получение большой, сложной, но важной задачи в первую очередь дает вам импульс, вдохновение и энергию, чтобы продолжать двигаться.
Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают каждый день сразу же уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как сказал Марк Твен:
«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее!»
Думая о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.
Думая о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может мотивировать вас продолжать проталкивать остальную часть вашего списка.
На самом деле, когда профессор Гарварда Тереза Амабиле изучала дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:
«Из всех вещей, которые могут повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является прогресс в осмысленной работе».
Отдайте предпочтение небольшой победе в начале дня, и вы будете мотивированы на весь оставшийся день.
6. Откажитесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
Неважно, насколько эффективно вы работаете каждый день, если вы работаете над достижением неправильной цели. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.
Вот один отличный способ сделать это от миллиардера-инвестора Уоррена Баффета.
(Как гласит история, Баффет провел свой личный пилотный проект через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в карьере.)
Первый шаг — записать 25 главных целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или что-то еще, на что вы хотите потратить свое время.
Теперь обведите пять главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).
Наконец, любая цель, которую вы не обвели кружком, попадает в список «избегать любой ценой».
Вместо того, чтобы чередовать работу над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.
7. Помните об ошибке невозвратных издержек (т. е. будьте достаточно гибкими, чтобы передумать и отказаться от приоритетов)
Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости. Никто не знает, что готовит будущее. И, в конечном счете, расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто предположение.
Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В этот момент трудно не разочароваться. Но вы не можете позволить этому исказить ваше суждение.
Люди особенно восприимчивы к «ошибке необратимых затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем необходимость продолжать что-то делать только потому, что уже потратили на это время и усилия .
Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите свое время, вы никогда не сможете вернуть это время . И любое время, потраченное на продолжение работы в направлении неправильного приоритета, — просто потраченное впустую время.
Иногда лучше сменить лодку, чем пытаться устранить утечку.
8. Используйте множители времени, чтобы максимально эффективно использовать свои ежедневные часы
Приоритизация касается не только задач. Тоже пора.
Работа над правильными задачами может либо дать вам больше времени в будущем, либо отнять его у вас. Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте, как ваш выбор влияет на ваши будущие обязательства.
Лучшее, что вы можете здесь сделать, это сосредоточиться на множителях времени .
Как мы уже писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас на больше времени в будущем.
Как объясняет консультант по лидерству Рори Ваден в блоге TED:«Вместо того, чтобы спрашивать: «Что самое важное, что я могу сделать сегодня?», множители времени спрашивают: «Что самое важное я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше?»
«Другими словами, , думая о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем высвободить наши часы в будущем ».
Стратегии расстановки приоритетов, которые мы описали выше, являются частью этого. Но то же самое относится и к вашей рабочей среде и привычкам. Отдавая приоритет правильным привычкам и создавая рабочую среду без отвлекающих факторов, вы даете себе дополнительное время в будущем.
9. Расставляйте приоритеты для самой важной работы в самые продуктивные часы
Наконец, вы можете повысить свою производительность, объединив свои задачи и временные приоритеты вместе.
Все мы переживаем естественные подъемы и спады энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это вашей кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).
Другими словами, есть определенные часы в течение дня, когда вы, естественно, более продуктивны.
Если вы можете найти часы пиковой продуктивности, а затем запланировать на них самые важные дела, вы настраиваете себя на лучший день.
Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.
RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей продуктивности. После того, как он проработает несколько дней, вы можете начать выявлять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.
В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую дневную тенденцию производительности с пиковыми часами примерно с 10:00 до полудня.
С помощью этих данных вы можете приступить к созданию ежедневного расписания с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим пиковым продуктивным часам.
Вот как это может выглядеть:
Приоритеты отличные. Но не забывайте быть реалистичными в отношении того, сколько работы вы действительно можете выполнять каждый день.
Между нашим чат-приложением и обзором доски члены команды могут управлять своим расписанием и оставаться на связи по поводу приоритетных задач.
Используя описанную выше структуру и такие инструменты, как Teamwork , вы можете сделать именно это как можно скорее.
По крайней мере, не сразу.
Запишите все в основной список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или месяце. И долгосрочные цели, которые заставляют вас чувствовать себя выполненным и уполномоченным.
Но все же может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов расстановки приоритетов, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.
В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.
Не записывайте более шести задач.
Когда вы работаете над сложными задачами или жонглируете несколькими ролями, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не совсем подходят.
Как объясняет консультант по лидерству Рори Ваден в блоге TED:
