Как в excel сделать crm: Красивая и современная CRM + динамический дашборд в Excel

простая, доступная, бесплатная база данных

За несколько лет интенсивной каждодневной рутины организация собирает огромную базу клиентов, пользующихся ее услугами с разной степенью активности. Заказчики, которые обращались в компанию всего несколько раз, всегда могут стать постоянными, если вести с ними активную работу и поддерживать контакт. Но как удержать в голове такое количество физических и юридических лиц, имеющих разные интересы и потребности? Решить задачу поможет функциональная база клиентов, созданная в Excel. Инструменты crm в excel используются давно, причём довольно успешно. Этот вариант для организации бесплатный, но разбираться с системой придётся самостоятельно.

Crm в excel

Программа Excel способна создавать сложные базы данных и частично заменять собой современные системы CRM. Благодаря простоте, удобству, Excel значительно сокращает время на обработку данных, помогает компании или физическому лицу более эффективно работать со своими заказчиками. При этом тратить серьёзные деньги на подписку профессиональной CRM совершенно необязательно.

База данных в excel простой вариант

Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.

Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:

• номер заказчика по порядку для понимания их общего количества;
• имя клиента – здесь упоминается ФИО или наименование компании;
• номер телефона;
• прочие контактные  данные;
• что заказывает клиент – услуга подбирается из выпадающего списка;
• примечания – здесь можно указать некоторые индивидуальные особенности взаимодействия с клиентом в свободной форме;
• дата первого заказа – информация даст понять, насколько долго ведётся работа с конкретным заказчиком;
• дата последнего заказа – параметр поможет отследить последнюю продажу, выявить клиентов, которые давно не делали заказов.

Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.

Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.

Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.

База данных в excel: расширенный вариант

Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:

• каналы привлечения: источники, откуда пришёл тот или иной клиент;
• клиентский статус: он может быть активным или пассивным, если заказов не было в течении 3-6 месяцев.

В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.

Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция

Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.

Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:

1. Откройте документ, впишите заголовки столбцов.
2. Дайте наименования строкам.
3. Начинайте заполнение базы данных.
4. Отформатируйте информацию для своего удобства: измените шрифт, добавьте границы, заливку или что-то другое на своё усмотрение.
5. Перейдите во вкладку «данные» в верхней панели документа.
6. Выделите диапазон таблицы с заполненными ячейками.
7. Вызовите контекстное меню, активируйте команду «присвоить имя».
8. Графа «Имя» – укажите название БД.
9. Графа «Диапазон» – можно поменять адрес области ячеек Excel, если он был выделен неправильно.

Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.

Резюме

Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.

CRM или Excel: когда бизнесу нужно расстаться с таблицами

Excel для многих начинающих компаний стал «родным», как когда-то были рукописные книги учета.

Но время не стояло на месте и развивались другие решения для бизнеса, в том числе CRM-системы. Уровень проникновения CRM в России к концу 2019 года составлял порядка 17%, конечно, он растет из года в год, но многие компаний и руководителей до сих пор даже не имеют представления о CRM. И переход от таблиц к цифровой системе часто застревает на вопросе «А зачем мне CRM, если есть Excel» (или Google-таблицы).

Для сравнения, в Европе уровень проникновения CRM за этот период составил 35-40%, а в США – больше 90%. В этой статье мы постарались максимально подробно рассказать, как и чем отличаются таблицы и продвинутые инструменты CRM, а также – определить, кому точно нужна и точно не потребуется такая система.

Почему не хочется прощаться с таблицами

Из-за привычки использования таблиц может складываться впечатление, что это самый подходящий инструмент и его функционала в работе вполне достаточно. Без сомнений, у таблиц есть свои плюсы:

• Это легкодоступное решение, знакомое и более-менее понятное по механике заполнения для всех, у кого в школе были уроки информатики.
• Таблицы позволяют вести пересчет формул при добавлении и изменении входных данных, что дает возможность прогнозирования, планирования и анализа.
• Не требуется особых финансовых затрат (спойлер: CRM-программа тоже может быть выгодной или вовсе бесплатной).

Но стоит упомянуть, что использование Excel на уровне «продвинутого пользователя» – далеко не рядовой навык, а использовать весь функционал таблиц на сегодняшний день умеют лишь единицы. Поэтому при построении формул или сводных таблиц часто могут возникать ошибки.

По мере расширения целей компании и роста бизнеса, проблемы таблиц, с которыми вы раньше справлялись, становятся непреодолимыми: случайная перезапись формулы или необходимость обновить адрес электронной почты на нескольких вкладках становится уже более трудоемкой и занимает больше времени сотрудников. Не говоря уже о том, что хотя ячейки таблиц настраиваемые, привычные и могут хранить огромное количество информации, рано или поздно они становятся неудобны.

В какой-то момент вы обратите внимание, что ежедневно тратите время на прокрутку сотен, если не тысяч строк и столбцов. Дружелюбный интерфейс CRM напротив наглядно отобразит и проанализирует информацию, представив ее таким образом, чтобы ее было легко изучить, проанализировать и сделать выводы.

Давайте подробнее рассмотрим CRM-системы в сравнении с Excel-таблицами, чтобы выявить отличия и преимущества.

Что такое CRM-система

Начнем с базовых понятий и определим, что из себя представляет CRM. С английского CRM или Customer Relationship Management – «управление отношениями с клиентами». CRM-система обеспечивает управление этими отношениями: запоминает за вас информацию о клиентах, напоминает о дальнейших шагах с помощью уведомлений, хранит и «оберегает» базу контактов от случайных (или неслучайных) ошибок сотрудников. Таким образом, с помощью CRM возможно персонализировать и перевести ваши отношения с клиентом на новый уровень, обеспечить лояльность покупателей. Но обо всем по порядку.

Что может CRM, чего не может Excel?

CRM-систему можно представить как множество связанных между собой таблиц с готовым решением для ввода данных и продуманным интерфейсом (с его помощью заполнение и поиск становятся более гибкими и интуитивно понятными). В чем же существенная разница системы и таблиц? Главное, что дает преимущество CRM перед Excel – это многофункциональность. Так, CRM может:

1. Автоматически заполнять данные. Например, это осуществимо при интеграции с сервисом DaData. Так во Аспро.Cloud вы можете начать вводить название компании или ИНН, а система найдет подходящих контрагентов и заполнит данные сама. Таким образом, вы сэкономите время и сможете эффективнее управлять данными, исключая вероятность ошибок.

2. Хранить все в едином месте. Интерфейс позволяет работать в режиме одного окна. Сравните: работа в нескольких разных таблицах, куда часто приходится дублировать данные и тратить много времени, или одна программа с подробным и быстрым интерфейсом, где все данные связаны между собой и кликабельны, а значит легко приведут вас к нужной информации.

3. Защитить базу клиентов и корпоративные знания.

Если вы работаете в очень небольшом коллективе и искренне доверяете каждому сотруднику, то можете позволить себе хранить данные открыто. Но в современных реалиях, с текучкой кадров и нестабильным штатом сотрудников, важно защитить свои бизнес-процессы. А с точки зрения вопроса безопасности, таблицы – крайне ненадежный инструмент.

Во-первых, формулы и выстроенные механизмы могут быть повреждены неаккуратным сотрудником, а информация об изменениях будет доступна только для последних манипуляций, что усложнит поиск проблемы. Во-вторых, скопировать, скачать или вовсе удалить таблицу может любой. С CRM-системой же возможно выставить права доступа, а вся история действий будет зафиксирована. Кроме того, например, в Аспро.Cloud к удаленным данным доступ имеет только администратор, а значит ничто не «исчезнет» безвозвратно. К тому же система включает в себя корзину, из которой можно восстановить практически любые данные.

4. Вести хронологическую историю взаимоотношений с клиентами. Накопленные знания о заказчике, история взаимодействия сохранятся в его карточке, которую можно дополнять новыми деталями. Здесь будут отображаться проведенные презентации, принятые звонки, отправленные письма и так далее. Это особенно удобно, если один из сотрудников заболеет или решит уволиться, и все его сделки перейдут к другому менеджеру. Новый менеджер сможет за несколько минут войти в курс дела и продолжить работу по клиенту. Так работа с покупателями перестанет зависеть от одного человека, а все нужные данные надежно сохранятся в едином месте с доступом 24/7.

5. Учитывать и планировать ваше время. Обычно CRM-системы не ограничиваются набором функционала для записи контактов и управления сделками, а включают в себя еще календари и постановку задач. Это создано для удобства пользователей: например, вы записали номер нового клиента и собираетесь ему перезвонить через неделю – поставьте задачу, чтобы точно не забыть о звонке. Далее система пришлет вам уведомление в указанное время, чтобы напомнить о задаче. Так сотрудники не будут упускать дела и всегда смогут посмотреть запланированные события. Ваши менеджеры больше не забудут перезвонить или составить договор, станут соблюдать четкие дедлайны. Таким образом сделки не будут больше затягиваться, а вы всегда сможете проверить, что конкретно делали сотрудники по той или иной сделке.

6. Зафиксировать все заявки. С помощью интеграций с почтой, телефонией, сайтом вы соберете всю информацию о клиентах в единую систему и сможете зафиксировать заявки из всех каналов. В том числе из входящих писем и звонков. Так ни один запрос не затеряется в работе и будет сохранен в одном окне. С CRM-системой вы сможете оперативнее реагировать на выходящие запросы и тем самым — повысить продажи вашего бизнеса.

7. Обеспечить удобное прикрепление файлов. В системе вы можете добавить любые файлы в карточку клиента или сделки. Например, прикрепить скрипт звонка, фото, чертежи или любые другие материалы для быстрого доступа к ним.

8. Считать как таблица. С помощью полей-формул система произведет необходимые расчеты (совсем как Excel) и выведет результат в необходимую карточку. Формулы можно корректировать и дорабатывать как в таблице, но доступ к ним будет четко определен и случайно нарушить логику расчетов не получится.

9. Наладить удаленную работу. Если вы храните таблицы на рабочих компьютерах, то сотрудник, оказавшись вне офиса, не сможет оперативно решить рабочий вопрос, так как не будет владеть информацией. Даже если настроен онлайн-доступ к Google-таблицам, пользоваться ими не всегда удобно с мобильного устройства. У CRM-систем, как правило, есть мобильные приложения, адаптированные специально для таких случаев.

10. Организовать общение с коллегами. Не нужно выискивать комментарии и заметки по таблице, когда в CRM-системе есть комфортный чат с индивидуальными и групповыми беседами, а оставить комментарии по клиенту можно напрямую в его карточке.

11. Создавать комплексные отчеты. Для хранения данных в электронной таблице вам нужно стандартизировать ввод данных и, возможно, попросить о помощи сотрудника, знающего Excel, который поможет создавать отчеты и наглядные графики. А с CRM вы можете получить отчеты самостоятельно, прямо в аккаунте без помощи технически подкованного специалиста. Все данные обновляются в реальном времени и могут быть отсортированы с помощью фильтров.

12. Оказывать поддержку клиентам. При возникновении трудностей и вопросов по работе в CRM-системе, вы всегда сможете обратиться с запросом к «живой» поддержке и получить полезные советы или инструкции. При работе с таблицами, информацию придется искать самостоятельно и тратить время на выбор подходящего источника.

Результаты, которых можно достичь с CRM

Представьте, что вам нужно повесить гардину. Вы можете использовать молоток и потратить время на ручное «вколачивание» гвоздей или взять шуруповерт. В любом случае цель будет достигнута, однако с более современным инструментом вы сэкономите время и силы. То же справедливо в отношении таблиц и CRM – более современный подход позволяет справляться с большим количеством задач за меньшее время, более эффективно.

На нашем опыте множество компаний выстроили успешную работу с CRM-системой Аспро.Cloud и преобразовали свои бизнес-процессы.

Так, веб-студии система Аспро.Cloud помогла:

«автоматизировать работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. В Аспро.Cloud мы выбрали один из вариантов готовых веб-форм для сбора заявок и установили его на свой сайт. После заполнения веб-формы автоматически создается новая заявка со всеми контактами и текстом сообщения в заранее указанной воронке продаж».

Студия мобильной разработки, кроме прочего, настроила собственную интеграцию с помощью API:

«с ее помощью автоматически собираем все входящие заявки (по телефону, с горячей линии, e-mail, с сайтов рейтингов и по другим каналам) в Аспро. Cloud в раздел Сделок CRM. Далее менеджеры отдела продаж уже берут эти сделки в работу и ведут каждую по воронке, где дополнительно настроена автоматизация, которая помогает избавиться от рутинных действий и эффективнее обрабатывать лиды».

Компания по дизайну и ремонту коммерческих интерьеров навели порядок в работе с проектами и клиентами.

«Загрузили базу контрагентов, которую сегментировали по категориям и сферам деятельности. В карточках подробно расписали все преимущества того или иного поставщика. С внедрением Аспро.Cloud мы в первую очередь получили полную прозрачность процессов».

Теперь компания может брать больше проектов в работу без страха что-то упустить, а вся работа и коммуникация доступны в одном месте.

Кому нужна и кому точно не нужна CRM – краткий чек-лист

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они могут быть бесплатны (Google Sheets) и часто освоены сотрудниками самостоятельно на уровне ввода данных. Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой организации на старте развития. Однако CRM может быть такой же недорогой и даже бесплатной, как электронная таблица, а результат от использования благоприятно скажется на развитии вашей компании и команды.

Чтобы решить нужна ли вам CRM, ответьте на несколько кратких вопросов в тесте. Мы составили его исходя из опыта наших пользователей, общения с клиентами и собственных наблюдений внутри команды Аспро.Cloud.

Начать

Кстати, как выбрать систему мы рассказали в этой статье

Итоги

В завершении резюмируем основные проблемы, которые решит CRM-система. Одним из важных пунктов выделим, что CRM снимет тревожность в вопросе безопасности и конфиденциальности данных. К тому же перестанут теряться заявки и будет четко распределена ответственность, наладится работа с входящими вызовами и письмами, вся коммуникация отразится в карточке контакта мгновенно, прекратится рутина из-за долгого заполнения данных. А еще – появится прозрачность процессов для руководителя, будут сформированы четкие причины успешных и неуспешных сделок.

Вернуться к списку

Поделиться

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Предыдущая статья Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли: правила, методики и рекомендации

Следующая статья Как перейти в Аспро.Cloud – быстро и из любой другой системы

Создайте CRM в Excel за 3 простых шага (+ Бесплатный шаблон)

Как владелец малого бизнеса, вы, должно быть, использовали несколько стратегий для увеличения своего присутствия на рынке. Но что происходит, когда они работают? Конечно, клиентов становится больше, и деньги начинают поступать. Но вместе с этим растет и объем информации о клиентах, которую нужно систематизировать и стратегически использовать в будущем.

Давайте проясним это; если вы что-то продаете, вам нужна платформа управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Excel — один из самых простых и дешевых способов сделать это. Возможно, это не лучший выбор (позже мы упомянем о лучшем решении), но это отличная отправная точка.

CRM делает вашу жизнь намного проще благодаря эффективному управлению данными о клиентах. Но сначала вам нужно знать, как его создать, и подходит ли вам использование Excel.

В этой статье содержится все, что вам нужно знать об использовании Excel для создания CRM с нуля, а также бесплатный загружаемый шаблон.

Давайте углубимся. 

Содержание

1. Что такое CRM?
2. Каковы преимущества создания CRM в Excel?
3. Каковы недостатки использования Excel в качестве CRM для продаж?
4. Как создать CRM в Excel? 3 простых шага для выполнения
5. 3 совета по эффективному использованию электронной таблицы Excel CRM
6. Является ли Excel CRM действительно правильным выбором?
7. Использование Excel в качестве CRM

У вас больше данных, чем может обработать ваша электронная таблица?

Управляйте отношениями с клиентами без стресса с помощью CRM, созданной с помощью Softr, навыки программирования не требуются.

Бесплатная регистрация

Что такое CRM?

CRM — это платформа, которая управляет всеми коммуникациями и поддерживает прочные отношения с вашими лидами и клиентами. CRM можно использовать для информационно-разъяснительных целей, предлагая персонализированный опыт и прогнозирование продаж на будущее, среди других вариантов использования.

«Хорошо, CRM важны, но какие у меня есть варианты?»

Если вышеприведенный вопрос возникает у вас в голове, мы вам поможем. По сути, существует три варианта CRM для продавцов 9.0006 хочет управлять отношениями с клиентами:

1. Специализированное программное обеспечение CRM 
2. Простая электронная таблица, такая как Microsoft Excel или Google Sheets 
3. Внутренний конструктор инструментов без кода, такой как Softr (подробнее об этом позже!) 90 006

Softr поможет вам легко создать внешний интерфейс для данных ваших клиентов, не касаясь кода.

Каковы преимущества создания CRM в Excel?

Собираетесь создать бесплатную CRM с помощью Excel? Вам понравятся следующие преимущества: 

• Бесплатно (и будет навсегда)
• Быстро начать работу и требует минимального обучения для индивидуальных предпринимателей

Рассмотрим подробнее каждый.

Бесплатно (и будет всегда) 

Одной из основных причин, по которой небольшие компании не вкладывают средства в профессиональное программное обеспечение, является нехватка бюджета. Это не проблема с Excel, поскольку его можно использовать совершенно бесплатно, без увеличения платы за большие наборы данных или нескольких пользователей.

Быстро приступить к работе и требует минимального обучения 

Если раньше вы записывали все данные о клиентах вручную, то переход на Excel кажется очевидным следующим шагом. Его не сложно настроить или использовать.

Большинство людей прошли какое-то обучение работе с Excel, и в Интернете доступно множество полезных видео и статей, которые помогут расширить ваши знания об этом программном обеспечении. Вам даже не нужно тратить много времени и денег на то, чтобы ваши новые члены команды чувствовали себя комфортно (если только вы не планируете использовать сложные формулы).

Возможность настройки благодаря множеству доступных шаблонов 

С Excel вам не нужно создавать CRM с нуля. Существует несколько готовых шаблонов, которые можно использовать для оптимизации отношений с клиентами. Просто выполните поиск в Google «шаблоны CRM Excel», и вы сможете выбирать шаблоны, которые подходят для вашего процесса продаж.

Оптимально для индивидуальных предпринимателей 

Если вы представляете армию из одного человека, вам повезло, поскольку Excel лучше всего работает в качестве CRM для одного пользователя или небольшой команды. Вам не нужно создавать потрясающий внешний интерфейс для ваших данных, если вы единственный, кто просматривает его, поэтому вам может подойти простое, знакомое решение, которое не будет стоить никаких дополнительных затрат.

Каковы недостатки использования Excel в качестве CRM для продаж?

Создание CRM в Excel имеет немало недостатков, которые могут заставить вас пересмотреть свое решение.

• Все еще в значительной степени ручной
• Склонен к человеческим ошибкам
• Сложно поддерживать в большой команде
• Нет обмена изображениями
• Не самый безопасный вариант

Возьмем подробно рассмотреть недостатки.

Все еще в значительной степени ручной

Вам по-прежнему придется вручную вводить информацию о клиенте при каждой новой покупке, обновлении личных данных или отмененном заказе. Если вы тратите все свое время на ввод данных вручную, как вы сосредоточите свои усилия на том, что на самом деле приносит вам деньги?

Склонен к человеческим ошибкам 

При добавлении данных вручную всегда есть вероятность ошибок. Один лишний ноль или проблема с форматированием могут создать массу проблем в будущем. А если вы клиентоориентированная компания, вы не можете рисковать, увеличивая отток.

Сложно поддерживать работу большой команды

Для любой развивающейся компании CRM на основе Excel — это просто путь к катастрофе. Во-первых, вы не можете следить за тем, кто какие изменения внес. Во-вторых, ограничение прав в Excel для каждого пользователя — процесс трудоемкий.

Нет места для обмена фотографиями

CRM должна быть центром для хранения всей информации о ваших клиентах. Это может включать спецификации заказа или фотографии отправленных дефектных продуктов. С CRM в Excel вы не можете хранить изображения или делать заметки, которые легко ориентироваться и понимать с первого взгляда. Вам придется либо обойтись без этой жизненно важной информации, либо использовать другое приложение для ее хранения.

Не самый безопасный вариант

Файлы Excel постоянно аварийно завершают работу, и никакие резервные копии не могут спасти вас от этого досадного события. Их также очень легко скопировать и вставить в другой файл. Не самое лучшее, что может случиться с начинающим малым бизнесом.

Даже учитывая все это, вы все еще можете думать, что Excel — ваш лучший вариант. Если это так, мы покажем вам, как настроить.

Как создать CRM в Excel? 3 простых шага

Вам не нужно быть профессионалом в Microsoft Excel, чтобы создать CRM для своей компании. Выполните следующие шаги, чтобы создать CRM в Excel с нуля — никаких сложных формул и сводных таблиц не требуется.

Шаг 1. Загрузите готовый шаблон CRM 

Интерфейс шаблона Excel CRM от HubSpot, который можно загрузить бесплатно

Источник: HubSpot

Чтобы упростить вам задачу, ознакомьтесь с этим полезным Шаблон Excel CRM , который можно загрузить за считанные секунды. После загрузки и открытия вы увидите различные листы данных о клиентах, чтобы упростить отслеживание информации.

Шаг 2: Создайте свой собственный

Теперь у вас есть холст, и все, что вам нужно сделать, это сделать его самостоятельно. Удалите образцы данных и введите информацию, уникальную для ваших клиентов. На этом этапе вы можете удалить любые ненужные листы/столбцы/строки, чтобы упростить использование CRM.

Шаг 3. Найдите время, чтобы проверить его Это может быть ежемесячно, ежеквартально или когда вам удобно, но важно проверять ваши данные. чтобы убедиться, что все синхронизировано.

3 совета по эффективному использованию электронной таблицы Excel CRM

Чтобы стать профессионалом в использовании Excel для улучшения отношений с клиентами, важно следовать нескольким рекомендациям. Делайте заметки, потому что следующее может улучшить или разрушить ваши отношения с Excel CRM.

1. Проведите экспертную оценку 

Один сотрудник из вашего отдела продаж должен быть назначен ответственным за электронную таблицу CRM. Они должны обновлять информацию и информировать в случае необходимости каких-либо серьезных изменений в листе. Однако не стоит полагаться на одного человека.

Раз в квартал назначайте другого члена команды для проверки электронной таблицы, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Таким образом, любые вопросы поднимаются и решаются своевременно.

2. Проведите ретроспективный анализ

CRM, как и другие бизнес-процессы, необходимо постоянно обновлять. Проведите сеанс мозгового штурма, в ходе которого вы протестируете новые идеи для мониторинга информации о клиентах. На этом этапе вы также должны рассмотреть любые возникающие жалобы клиентов.

Скажем, несколько человек пожаловались на отсутствие доставки. Затем вы можете разработать план, чтобы гарантировать, что все заказанные продукты будут доставлены вместе.

3. Перейдите на продвинутую CRM

По мере роста вы поймете, что CRM на основе Excel не может управлять огромным количеством ценной информации. Когда наступит этот этап, вам следует перейти на использование специальной платформы CRM или инструмента без кода, такого как Softr.

Если вы беспокоитесь о переносе всех ваших данных на запутанную новую платформу, вы будете рады узнать, что перейти на Softr очень просто. Мы рекомендуем импортировать ваши данные в Airtable, а затем использовать Softr’s 9.0005 шаблон продаж CRM , чтобы начать работу.

И если вы готовы ждать, просто следите за предстоящей интеграцией Softr-Excel.

У вас больше данных, чем может обработать ваша электронная таблица?

Управляйте отношениями с клиентами без стресса с помощью CRM, созданной с помощью Softr, навыки программирования не требуются.

Зарегистрируйтесь бесплатно

Является ли Excel CRM правильным выбором?

В споре между специализированными CRM и электронными таблицами подумайте о первом как о том двоюродном брате, который учился в школе Лиги плюща и получил множество наград, стипендий и стажировок.

Специализированные инструменты CRM предлагают множество расширенных функций, включая автоматизацию отдела продаж, управление кампаниями и портал поддержки клиентов. Хотя это может показаться хорошей сделкой, обычно к такому современному программному обеспечению прилагается ряд условий.

Во-первых, программное обеспечение CRM может быть дорогим, что является проблемой для малого и среднего бизнеса, стремящегося сэкономить. Вы можете рассчитывать на оплату от до 210 долларов США в месяц.

Еще одним недостатком для некоторых людей является количество предлагаемых расширенных функций. Если вы только начинаете работать с CRM, вам может показаться ошеломляющим количество доступных инструментов. Вы можете даже не использовать 30% того, что предлагается, а регистрация на борту отнимет у вас как время, так и деньги.

С другой стороны, электронные таблицы — это простой способ оптимизировать ваши операции, если вы в настоящее время записываете всю информацию о клиентах вручную. Во-первых, они бесплатны, и большинство людей, которые работали в офисе, имеют некоторый опыт их использования.

Однако электронные таблицы по-прежнему в значительной степени выполняются вручную по сравнению с специализированным программным обеспечением CRM , и существует высокая вероятность ошибок. Вам также необходимо предпринять дополнительные шаги, чтобы интегрировать их с вашей платформой электронного маркетинга или программным обеспечением для группового общения. Что ограничивает вас от полной оптимизации ваших данных.

Если использование инструмента для работы с электронными таблицами, такого как Excel, не кажется надежным, но специализированная платформа CRM — это слишком далеко, Softr — идеальная золотая середина. Вот почему.

Почему Softr идеально подходит для создания CRM для продаж

Softr предлагает расширенные функции, связанные со специализированным программным обеспечением CRM, без высокой цены и сумасшедшей адаптации. Он прост в использовании и полностью заменяет ручную работу.

Шаблон Softr CRM поможет вам создать удобный интерфейс для ваших данных, чтобы вы могли быстрее искать информацию и принимать решения.

С Softr вы можете создать CRM для продаж, не касаясь кода. Все, что вам нужно сделать, это экспортировать электронную таблицу Excel в Airtable (или дождаться нашей интеграции Softr-Excel). Затем вы готовы использовать мощный CRM-конструктор Softr, с помощью которого вы можете регистрировать взаимодействия, фильтровать обширные данные и отслеживать ход продаж на разных этапах воронки, не касаясь кода.

Мы упоминали, что у Softr есть бесплатный тариф навсегда?

Быстрорастущим компаниям нужна простая и безопасная CRM

На Softr легко создать инструмент CRM, даже если вы не разбираетесь в технологиях.

Зарегистрируйтесь бесплатно

Использование Excel в качестве CRM

Короче говоря, электронные таблицы могут быть не самым мудрым решением, если вы являетесь растущей компанией. Это, конечно, уровень неформального ввода данных, но это не долгосрочное решение для растущих компаний.

Ваша CRM должна расти вместе с ростом вашей компании. Программное обеспечение Dedicated CRM позволяет вам контролировать свои данные, опробуя различные функции, включая охват продаж и автоматизацию маркетинга, поэтому вы остаетесь первым выбором ваших клиентов.

Тем не менее, неправильная платформа CRM может принести больше вреда, чем пользы.

Если вы не особенно разбираетесь в технологиях и у вас нет времени на подробное обучение, обратите внимание на инструмент без кода, такой как Softr, который имеет удобный шаблон CRM. Softr занимается не только CRM. Мы можем помочь вам создать интерфейсные веб-приложения для всех видов внутренних инструментов, от CRM до клиентского портала.

У вас больше данных, чем может обработать ваша электронная таблица?

Управляйте отношениями с клиентами без стресса с помощью CRM, созданной с помощью Softr, навыки программирования не требуются.

Зарегистрируйтесь бесплатно

Часто задаваемые вопросы о таблицах Excel CRM

Можно ли использовать Excel в качестве CRM?

Да, Excel можно использовать для создания CRM. Однако она не так эффективна, как специализированная платформа CRM, предлагающая множество расширенных функций.

Что такое таблица CRM?

Электронная таблица CRM управляет данными потенциальных клиентов и фактических клиентов, записывая информацию на листе, таком как Excel и Google Sheets.

В чем разница между CRM в Excel и шаблоном CRM?

CRM в Excel использует шаблон CRM для отслеживания и мониторинга информации о клиентах. Шаблон CRM также можно использовать в других базах данных, таких как Airtable, чтобы предложить более продвинутый и современный опыт.

Что такое CRM-система?

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) управляет контактной информацией клиентов, чтобы обеспечить прочные отношения с вашей клиентурой.

Зачем использовать Excel для CRM?

Вам следует использовать Excel в качестве CRM, потому что — Это бесплатное использование — Легко учиться и тренироваться — Это настраивается, так как несколько шаблонов доступны в Интернете.

Какое программное обеспечение CRM лучше всего?

5 лучших разработчиков CRM в 2022 году: 1. Зохо CRM 2. Облако продаж Salesforce 3. Мягче 4. В двух словах 5. Онтрапорт

Статьи по теме

Learn Web App Dev

Вот зачем вам веб-приложение

Прочитайте статью

Блог

5 Персональные инструменты CRM для организации вашей работы 90 003

прочитать статью

Узнать Нет -Код

Что такое операционная CRM и как ее создать

прочитать статью

Как создать CRM в Excel

Итак, ваш бизнес начинает перерастать существующую организационную систему. Это может произойти в мгновение ока. глаз.

Внезапно к вам поступает больше потенциальных клиентов, чем может обработать ваша система заметок. Важная информация начинает просачиваться, и от этого страдают ваши клиенты.

Знакомо? Тогда вы готовы к обновлению.

Использование CRM на основе Excel может стать простым решением растущей проблемы в вашем бизнесе. В этой статье вы узнаете, как именно использовать Excel в качестве инструмента CRM и действительно ли это решение нужно вашему бизнесу.

Давайте углубимся в:

• Как определить, подходит ли вам простая CRM в Excel
• Как использовать Excel в качестве CRM за 4 простых шага
• Советы по эффективному использованию электронной таблицы Excel CRM

Показать Как создать CRM в Excel, мы будем использовать наш собственный шаблон электронной таблицы CRM. Загрузите его бесплатно прямо сейчас:

Как определить, подходит ли вам простая CRM в Excel

Вы готовы выбрать лучшее решение для отслеживания данных о лидах и информации о клиентах. Но подходит ли Excel CRM для вашего бизнеса? Или нужно что-то более мощное?

Да, можно создать CRM в Excel, но это не заменит реальную сделку. Итак, проверьте этот список, чтобы узнать, можете ли вы использовать Excel в качестве CRM:

• У вас очень мало потенциальных клиентов в вашей воронке продаж в любой момент времени
• У вас очень простой процесс продаж
• Вы Если у вас отдел продаж из одного человека или индивидуальный предприниматель с небольшой клиентской базой
• Вам нужен способ хранения контактов и отслеживания доходов, но у вас нет бюджета на настоящую CRM

Все еще на заборе? Почему бы не проверить оба варианта?

Загрузите бесплатный шаблон Excel CRM прямо сейчас и сравните его с реальной CRM, подписавшись на бесплатную 14-дневную пробную версию Close (мы даже не попросим вашу кредитную карту!).

ПОПРОБУЙТЕ ЗАКРЫТЬ БЕСПЛАТНО →

Преимущества использования Excel в качестве CRM для продаж

Почему вам следует рассмотреть возможность использования Excel в качестве базы данных CRM? Вот 4 преимущества, которые она может вам дать:

• Это бесплатно: Наиболее очевидным преимуществом CRM в виде электронных таблиц Excel является то, что вы можете начать работу с 0 долларов, и это бесплатно навсегда.
• Вы увидите данные о клиентах и ​​потенциальных клиентах в одном четком представлении: Благодаря удобному списку ваших потенциальных клиентов и клиентов в электронной таблице у вас будет одно место для просмотра всех ваших важных данных.
• Позволяет вам сосредоточиться на текущих сделках: Возможность быстрой фильтрации и организации базы данных Excel CRM позволяет вам быстро сосредоточиться на нужных сделках (вместо просеивания бумаг на вашем столе), при условии, что вы имеете дело с с небольшим объемом потенциальных клиентов и может легко помнить все относящиеся к делу факты.
• Быстро и легко внедрить и начать использовать: Поскольку Excel является стандартным бизнес-инструментом, почти каждый знает, как его использовать. Это означает, что вы можете быстро настроить его и приступить к работе без задержек на обучение или внедрение.

Минусы использования Excel в качестве CRM для продаж

Извините за плохие новости, но у программного обеспечения CRM на базе Excel есть ряд ограничений. Вот некоторые минусы, которые вам нужно серьезно рассмотреть:

• Ограниченное место для заметок: Отслеживание прямых взаимодействий с потенциальными клиентами и клиентами важно для поддержания хороших отношений. К сожалению, CRM в Excel просто не дает вам инструментов или места, необходимого для ведения хороших заметок.
• Добавляет время к вашему рабочему дню с ручным вводом данных: Вам нужно будет вручную вводить каждое взаимодействие, интерес, адрес электронной почты и т. д., если вы работаете с одним мужчиной (или женщиной), это может быть хорошо. , но как только вы вырастите команду, это может стать все более непрактичным. Мы слишком много раз видели команды с раздутыми, непоследовательными электронными таблицами, заполненными неверными данными, и почти всегда терялись сделки, которые можно было бы легко выиграть с помощью лучшей организационной системы.
• Нет прямой интеграции с другими инструментами продаж: Excel нельзя связать с другими инструментами, которые вы используете для своего бизнеса, а это означает, что вы не можете создать автоматизацию, которую может дать вам настоящая CRM.
• Негде хранить контракты, предложения, электронные письма или другие важные документы: Это означает, что вам просто нужно помнить, где эти вещи (удачи!).

Думаете, что Excel не подходит для хранения данных о ваших клиентах? Испытайте реальную CRM с бесплатной пробной версией Close — вы получите автоматическую синхронизацию электронной почты, интегрированные функции SMS и звонков, а также простую отчетность по доступной цене.

Вы занимаетесь недвижимостью? Ознакомьтесь с нашим тщательно отобранным списком лучших CRM в сфере недвижимости.

Как использовать Excel в качестве CRM за 4 простых шага

Готовы приступить к созданию базы данных CRM в Excel? Вот как это сделать за 4 быстрых шага:

Псс… хотите сделать это в Google Таблицах? Ознакомьтесь с нашим руководством по использованию Google Таблиц в качестве CRM.

Шаг 1. Загрузите наш бесплатный шаблон CRM Excel

Первым шагом для создания системы CRM в Excel является загрузка готового шаблона, готового к использованию:

Нажмите «Загрузить», затем проверьте свою электронную почту на наличие ссылки для скачивания.

После того, как вы загрузили и открыли шаблон, вас встретит простой набор инструкций по его настройке для вашего отдела продаж:

Шаг 2. На листе

Opportunities удалите образцы данных и добавьте свои собственный

Затем перейдите к листу Opportunities внизу:

На этом листе вы увидите несколько уже настроенных примеров данных:

Вы можете удалить пример информации, которая включена, и начать введите свои собственные перспективы и клиентов.

В этой электронной таблице есть 17 полей, предназначенных для заполнения информацией о клиенте, в том числе:

• Название компании
• Дата создания
• Правопреемник
• Статус возможности
• Стадия возможности 9002 0
• $ значение
• Веб-сайт
• Адрес
• Основное контактное лицо
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Профиль LinkedIn
• Примечания

Добавьте как можно больше информации о каждом из ваших потенциальных клиентов и лидов (это поможет вам отслеживать потенциальных клиентов). дорога) .

Шаг 3. Определите свой собственный процесс продаж и этапы возможностей

Этот шаблон CRM Excel можно настроить в соответствии с вашим собственным процессом продаж. На следующем шаге мы покажем вам, как настроить электронную таблицу в соответствии с вашими потребностями, но сначала вам нужно убедиться, что у вас есть четкий, структурированный процесс, которому может следовать ваша команда по продажам.

Итак, прежде всего, потратьте некоторое время на то, чтобы точно записать этапы вашего текущего процесса продаж. Затем проверьте, можно ли как-то улучшить или упростить этот процесс.

В загружаемом шаблоне у вас есть 7 предварительно созданных этапов возможности:

• Квалификация
• Последующая деятельность
• Демонстрация
• Переговоры
• Выигрыш
• Проигрыш 9 0020
• Неквалифицированный

Также есть 3 готовых статусы возможностей:

• Открыто
• Закрыто
• Выиграно

После того, как вы определили свой процесс продаж, вы можете увидеть, соответствует ли он предварительно заданным параметрам в шаблоне. Если нет, выполните следующий шаг, чтобы настроить это программное обеспечение Excel CRM.

Шаг 4. Измените статус возможности и этапы возможности на листе

Настройки

Сначала щелкните правой кнопкой мыши вкладки в нижней части CRM Excel. В появившемся списке параметров выберите «Показать»:

. Откроется окно, в котором вы можете выбрать, какие вкладки вы хотите отобразить в электронной таблице. Выберите «Настройки», затем нажмите «ОК».

Как только вы нажмете на нее, вы сможете увидеть вкладку Настройки вместе с другими внизу. Здесь вы найдете готовые этапы и статусы возможностей:

Наконец, вы можете настроить эти списки, чтобы они соответствовали вашему собственному уникальному процессу продаж. Все, что вы добавите, будет автоматически доступно для добавления на лист возможностей.

И все! За эти четыре простых шага вы узнали, как создать простую CRM в Excel.

Советы по эффективному использованию электронной таблицы CRM в Excel

После того, как вы создадите собственную CRM в Excel, вам потребуется хорошо управлять ею, чтобы оставаться продуктивным и поддерживать процесс продаж в рабочем состоянии.

Вот четыре быстрых совета, которые помогут поддерживать электронную таблицу CRM Excel в идеальном состоянии.

1. Очищайте данные в листе CRM Excel через равные промежутки времени

Хотя использование электронной таблицы — это шаг вперед по сравнению с хранением данных о клиентах на бумаге, мы все знаем, как легко выйти из-под контроля базы данных Excel.

Вот почему абсолютно необходимо, чтобы вы ежемесячно или ежеквартально устанавливали регулярное время для просмотра данных на листе Excel и очистки любой устаревшей информации.

Вы можете начать с просмотра различных этапов возможностей и проверки лидов на каждом этапе. Является ли эта информация точной? Были ли какие-либо из этих сделок изменены на этапы или закрыты? Вы также можете отсортировать закрытые или потерянные возможности и удалить их из базы данных. Таким образом, они не будут загромождать вашу электронную таблицу.

Регулярно очищая данные в электронной таблице, вы обеспечите себе аккуратную, обновляемую базу данных с информацией о клиентах и ​​потенциальных клиентах.

Совет от профессионала: Утопаете в информации о клиентах и ​​лидах? Попробуйте создать две отдельные базы данных Excel CRM — одну для платящих клиентов, а другую — для потенциальных клиентов, которые все еще находятся в процессе продаж.

2. Каждую неделю назначайте время для проверки панели управления продажами

В нашей электронной таблице Excel для CRM вы найдете готовую панель мониторинга, которую можно использовать для отслеживания состояния вашего процесса продаж.

Не реже одного раза в неделю рекомендуется открывать эту информационную панель и проверять текущую ситуацию с продажами. Используйте информацию здесь, чтобы увидеть, как ваши лиды распределяются по вашей воронке продаж, и определить, где лиды застревают или выпадают из процесса продаж.

Также взгляните на закрытые сделки — сколько из них были неквалифицированными лидами? Если у вас большое количество неквалифицированных потенциальных клиентов, вы можете обновить процесс квалификации.

Наконец, проверяя свои открытые возможности и предполагаемый размер сделки, вы можете более точно прогнозировать предстоящие продажи.

3. Назначьте кого-нибудь ответственным за электронную таблицу

Если в вашей команде есть несколько человек, использующих одну и ту же таблицу CRM Excel, вы должны назначить одного человека ответственным за ведение данных внутри. Этот человек может связаться с остальной частью команды, чтобы убедиться, что они регулярно обновляют информацию по мере необходимости.

Это неприятная работа, но важно убедиться, что данные в вашей электронной таблице точны и актуальны.

4. Узнайте, когда пора перейти на настоящую CRM

После того, как вы научитесь создавать CRM в Excel, вы сможете использовать ее как немедленное решение для организации данных о клиентах в одном месте.

Но таблица не может масштабироваться вместе с вашим бизнесом.

При использовании этой электронной таблицы для консолидации данных о лидах и клиентах следите за предупреждающими знаками о том, что пора перейти на специальную CRM-систему.

Вот несколько признаков того, что ваш бизнес готов к внедрению настоящей CRM:

• Данные о клиентах и ​​лидах регулярно теряются
• Ввод данных вручную отнимает часы вашей напряженной недели
• Ваша команда по продажам растет, и у вас нет возможности делиться с ними важными документами
• Вы не можете эффективно назначать задачи другим людям в вашей команде по продажам
• Ваш цикл продаж становится все длиннее и длиннее
• Вы не можете четко видеть, как ваши торговые представители взаимодействуют с клиентами и потенциальными клиентами

Когда вы начинаете видеть эти предупреждающие знаки, пришло время подумать о переходе на встроенную CRM для эффективности и может помочь вашей команде быть более продуктивной.