Как вести емейл правильно: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как правильно вести e-mail переписку с деловыми партнерами

Лет 5-7 назад многие пророчили смерть e-mail переписке. Говорили, что мессенджеры и социальные сети полностью вытеснят их с рынка. Время шло, количество мессенджеров росло, а e-mail так и остался неотъемлемой частью нашей жизни. Хотя, лично я для личных нужд действительно больше пользуюсь другими средствами связи, но в деловой жизни не представляю свою работу без E-mail. И тому есть несколько причин:
во-первых, для общения по e-mail не обязательно, чтоб оба пользователя были в сети. Прочитать и ответить можно в любое удобное для вас время, в том числе и в офф-лайне, предварительно загрузив сообщения в свой телефон, например;
во-вторых, размер письма не лимитирован, и в него можно прикреплять любое количество файлов. А сервисы, типа gmail, mail.ru и mail.yandex делают работу с почтой простой и удобной;

в-третьих, письма хранятся неограниченное количество времени, удобный поиск, фильтр и сортировка;
и так далее. Думаю, каждый еще сможет дописать по несколько пунктов.
И несмотря на то, что переписка по e-mail существует уже несколько десятков лет, многие до сих пор не придерживаются простых (я бы сказал очевидных правил) ведения деловой переписки. В этой статье обозначу основные правила e-mail письма, разбив их условно на внешние атрибуты и содержание.
 

Внешний вид e-mail письма

От кого.

Первое, что мы видим в письме – это кто именно нам его написал. Это первый внутренний фильтр, на основе которого мы принимаем решение – читать ли письмо, или сразу в корзину. Тут правила просты – письмо должно быть от конкретного человека. Вроде все просто, но часто получаю письма от «Рыжей бестии» или какого-то «Могучего эльфа». Согласитесь, если вы ждете коммерческое предложение на несколько десятков тысяч, то такой отправитель вызовет очень много вопросов. Хочу обратить внимание, что даже если вы представляете кампании, то в поле «от кого» должно быть именно имя, а не название фирмы. Кампанию в качестве имени используют те, у кого имени нет (различные боты, например). Иногда так делают (например информация о балансе, или новостная рассылка). Но если мы говорим именно о переписке, то только имя.
 

Тема письма.

Итак, письмо пришло от Василия Иванова, вроде бы серьезный человек. Пока удалять не будем. На что смотрим дальше? Правильно, на тему. Тема письма должна быть краткой, но в то же время раскрывающая суть. Никаких «Привет», или « Письмо от меня». Ну, или чем я часто страдаю «11111». Если провести аналогию, это «title» вашего письма. Например «Коммерческое предложение по полиграфии», или «Варианты макетов календаря».
При одноразовом ответе на письмо можно просто сделать «Re: Варианты макета календаря». Если же переписка затягивается, то у каждого следующего витка должна быть своя тема. Иначе может быть ситуация или такая: «Re: Re:Re:Re:Re:Re:Re: вариант макета». Или

Как видно, в такой ситуации быстро найти нужное письмо не получится, придется открывать каждое. Вариант решения подобной проблемы было бы «Уточненные тарифы», «Окончательный вариант тарифов». И кстати, крайне желательно было бы указать о каких именно тарифах идет речь (кампания и/или услуга).
 

Начало письма (вступление)

Нельзя сразу бить в лоб. Сперва нужно поздороваться. Раньше писали что-то типа «доброго времени суток», или «добрый ночер» (смесь вечера и ночи, т.к. интернетом пользовались в основном после захода солнца). Это связано с тем, что мы не знаем, когда именно пользователь будет читать наше письмо.
Тем ни менее, получать такие письма не очень приятно, если честно. Я рекомендую указывать то время, в которое вы пишите. Если утром – то утро, если вечером – то вечер. Или используйте стандартное «Добрый день». Не очень нравится «Здравствуйте», как-то не звучит.
Если вы знаете, к кому обращаетесь, обязательно используйте имя. Добрый день, Дмитрий.
 

Заключение.

В конце письма обязательно поблагодарите читателя за внимание и еще раз представьтесь. В этот раз полностью: фамилия имя, кампания, ваша должность, отдел, сайт и как связаться конкретно с вами (не просто корпоративный телефон, а ваш внутренний номер). Это важно.
 

Содержание e-mail письма

Стиль и форма письма.

Как я уже писал в самом начале, размер письма не ограничен. Тем ни менее, это не значит, что в него следует включать все подряд с множеством лирических отступлений. Кратко и по делу. Если вопросов несколько – разбивайте их на пункты. Удобней будет при ответе, ничего не потеряется.
Пару раз было так, что мне отправляли письма с пустым содержанием, но прикрепленным файлом, в котором и было само письмо. Так делать не стоит. Во-первых очень высок шанс, что такое письмо попадет в спам. Во-вторых, читать с устройств такие письма очень неудобно. Да и зачем?
При ответе на письмо нужно сохранять его структуру. Если были пункты, то отвечать на каждый пункт (или упомянуть, почему на него решили не отвечать).
При написании самого письма используйте стандартное форматирование: переносы на строки, абзацы, отступы.
 

Сохраняйте историю переписки.

Ну тут вроде как понятно. Причем многие прямо в письме и пишут – не удаляйте историю переписки. Но есть одно НО. Порой, переписка затягивается и каждое письмо тянет за собой огромный кусок предыдущих переписок. Так тоже делать не стоит. Если переписка действительно длительная, то она, скорее всего, затрагивает несколько больших и слабо связанных с собой тем. Разделяйте их, ведите параллельные ветки переписки по разным темам, даже если это один и тот же человек.
 
У нас чаще всего так – с одним человеком мы переписываемся по совершенно разным вопросам с одной и той же темой и историей. Просто нам лень создавать новое письмо, придумывать тему. Ведь проще нажать кнопочку «ответить». Это проще на первый взгляд. В дальнейшем, если придется работать с этой перепиской, найти что-нибудь будет крайне сложно. Учтите это.
 

Продуманность и структура письма.

Встречали ли вы такой стиль переписки:
Привет
Как ты?
Слушай, тут такое дело…
Можешь помочь?
Мне не срочно, но все же…
И все это пятью отдельными сообщениями. Лично меня подобный стиль сильно раздражает. Так вот в E-mail письме такого быть не должно. Сядьте, подумайте, накидайте план в голове (или на бумаге, если письмо большое), и после этого начинайте писать. Затем прочтите его, подумайте, ничего ли не забыли, и только тогда отправляйте.
Лично я, если пишу большие письма, сперва набираю, затем занимаюсь другим делом. И если за это время ничего нового не вспомнил – отправляю. Помогает избежать 3-4 писем подряд с фразами: «А еще забыл…», «И вот еще что…».
Может показаться, что это мелочь. Но на самом деле нет, это важно.
 
Ну вот и все основные правила ведения деловой e-mail переписки. Надеюсь, соблюдение этих простых советов облегчит и вам и вашим собеседникам жизнь. Если есть идеи, что можно дополнить – пишите.

11 мая 2016

Как правильно — емейл, е-мейл, емэйл, имейл, и-мейл, email, e-mail, е-почта?

1. Главная
2. Советы

© Все права защищены.

Спойлер: правильно — имейл.

Вместе с появлением Интернета в дополнение к бумажной почте возникла еще и электронная. Изначально все это происходило в США, и в английском языке возникло понятие electronic mail.

Электронная почта быстро набрала популярность. Но название из двух слов для часто используемого термина было слишком длинным, и довольно быстро оно укоротилось до e-mail или email.

Примечательно, что в английском языке до сих пор не установилось единое стандартное написание: одни пишут слитно, другие через дефис, одни со строчной буквы, другие только с прописной —

Email. Впрочем, английскому языку свойственна такая вариативность.

Придя в русский язык, электронная почта долгое время оставалась в нем иностранной диковинкой, поэтому написание оставляли на английском: email. Так писали, например, на визитках (и пишут до сих пор).

Исходное electronic mail, конечно, перевели на русский — электронная почта. Но, как и в английском, длинное двухсловное написание оказалось неудобным, и термин начали сокращать. Чаще всего получалось неуклюжее эл. почта — это короче, не все равно неудобно. Были попытки ввести в употребление э-почта или е-почта, но они почему-то не прижились, язык не захотел их принимать.

Кроме того, стало понятно, что в русском языке надо бы различать

email как систему передачи электронных сообщений и как отдельное электронное сообщение. «Мне пришла электронная почта» — это как-то не по-русски. Как тут быть? Уродцы типа электронное сообщение, электронное письмо, е-письмо умирали, не успев родиться.

Но какой-то термин должен был появиться. Язык не мог игнорировать такое массовое явление.

В просторечии электронную почту долгое время называли электронка или просто мыло. На «официальном» уровне напрашивалась обычная транскрипция, тем более что исходное английское слово короткое. Но с ней началась чехарда: в слове всего пять букв, а вариантов написания оказалось неожиданно много. Вот они, на любой вкус, все разные:

• емейл
• е-мейл
• емэйл
• е-мэйл
• эмейл
• э-мейл
• эмэйл
• э-мэйл
• имейл
• и-мейл
• имэйл
• и-мэйл
• е-почта
• э-почта
• мейл
• мэйл

Все эти написания в том или ином количестве присутствуют в Интернете.

Единый вариант вырабатывался долго. Интересно почитать, например, споры о правильном написании в соответствующей статье Википедии.

Разные написания приведены даже в утвержденных русских словарях. Например, в Большом толковом словаре под редакцией Кузнецова фигурируют сразу два варианта — и-мейл и и-мэйл.

Поскольку речь идет об орфографии, обращаться нужно к утвержденному орфографическому словарю. В нем зафиксирован единственный вариант написания —

имейл. Так утверждает утвержденный РАН Академический орфографический словарь, доступ к которому предоставляет «Грамота.ру».

Примечательно, что законодатель ИТ-моды Майкрософт не торопится обновлять свои глоссарии и продолжает использовать развернутый перевод «электронная почта».

Спасибо!

Мы получили ваше резюме.

Как только мы его изучим, мы свяжемся с вами.

Спасибо!

Мы получили ваше сообщение.

Как только мы его изучим, мы свяжемся с вами.

В рабочее время мы обычно отвечаем
в течение часа.

7 Основные рекомендации и советы по управлению электронной почтой

Управление электронной почтой — это трудоемкая задача.

Знаете ли вы, что средний профессионал получает 121 электронное письмо каждый день?

Для большинства работающих людей до 28% их рабочей недели тратится просто на чтение и ответы на электронные письма.

Неудивительно, что нас постоянно перегружают электронными письмами, и в результате мы становимся менее продуктивными на работе.

Но так быть не должно.

Если вы сможете структурировать и организовать работу с электронной почтой , жизнь станет проще.

У вас появится больше времени для себя, и вы сможете выполнять более эффективную работу.

Давайте рассмотрим некоторые проверенные тактики и стратегии управления электронной почтой.

Загрузите этот пост, введя свой адрес электронной почты ниже

Не волнуйтесь, мы не спамим.

1. Выделите время для электронной почты в своем календаре

Так же, как вы выделяете время для себя, выделите структурированное время для электронной почты в своем расписании.

Это важно сделать, потому что средний работник проверяет свою электронную почту почти 74 раза в день!

МНОГО времени, энергии и усилий израсходовал на то, что не обязательно требует такой большой умственной активности.

Но вот в чем дело: электронные письма могут показаться не такими навязчивыми, как телефонные звонки, но в конечном итоге они создают гораздо больше стресса.

Как работающие профессионалы, мы часто беспокоимся о них, постоянно проверяем почту и в конечном итоге теряем фокус на вещах, которые действительно важны.

Итак, это подводит нас к самой фундаментальной стратегии: каждый день выделять фиксированное время для работы с электронной почтой.

Вы можете сделать это за один раз или запланировать блоки времени в течение дня только для электронной почты.

В идеале избегайте многозадачности при проверке электронной почты. Это потому, что когда вы сводите к минимуму отвлекающие факторы и остаетесь сосредоточенным, становится легче пройти через все.

Тим Феррис обсуждает отличный лайфхак для шаблонов электронных писем в своем бестселлере «4-часовая рабочая неделя: 9»0003

«Из-за большой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю электронную почту и отвечаю на нее два раза в день в 12:00 по восточному времени [или в вашем часовом поясе] и в 16:00 по восточному времени. Если вам требуется срочная помощь (пожалуйста, убедитесь, что она срочная), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону XXX-XXX-XXXX».

Выводы здесь довольно простые, но глубокие.

Во-первых, электронные письма могут подождать. Во-вторых, если это очень срочно, НЕ отправляйте электронное письмо. Вместо этого возьмите трубку.

2. Создание ярлыков, папок и категорий

Одним из способов упростить управление электронной почтой является организация. Это включает в себя настройку ярлыков, папок и категорий.

Имейте в виду, что не существует стандартного правила, применимого к созданию категорий.

Это полностью зависит от человека, электронных писем, которые он получает , и от того, как лучше всего разделить свои сообщения.

Например, сотруднику финансового отдела может понадобиться несколько папок. Один для счетов-фактур, один для возмещения расходов и так далее.

Сотрудник отдела маркетинга может иметь такие папки, как входящие, гостевые запросы, реклама и т. д.

Ключевым моментом является расстановка приоритетов, группировка и сортировка писем по категориям.

Самым большим преимуществом такой организации электронной почты является то, что становится очень легко находить определенные электронные письма всего за несколько щелчков мышью.

Помимо создания основных папок, вы также можете настроить родительские категории и создать под ними подкатегории.

Чтобы сделать это, например, в Gmail, перейдите в папку «Входящие» и посмотрите на меню левой боковой панели полностью.

На вкладке «Категории» вы найдете «управление ярлыками». Нажмите здесь «создать новый ярлык».

Каждая создаваемая вами этикетка представляет собой папку. Так что дайте ему подходящее (удобное для поиска) имя.

Gmail также позволяет назначать ярлыкам разные цвета.

3. Коснитесь один раз

Принцип однократного касания основан на быстром принятии решений при обработке электронных писем.

Этот метод также известен как метод Only Handle It Once (OHIO).

Идея здесь в том, что повторное посещение электронной почты снова и снова является пустой тратой времени.  

Итак, вы прикасаетесь к нему один раз, выполняете какие-либо действия, отправляете его в архив и затем переходите к следующему письму.

Принцип «прикоснись один раз» может показаться простым, но ему может быть немного трудно следовать, когда дело доходит до электронной почты, потому что мы склонны откладывать ответы на электронные письма.

Но такое мышление важно, так как большинство из нас каждый день имеют дело с большими объемами электронной почты.

Это не позволит вам постоянно отвлекаться на мысли о неотвеченных электронных письмах, которые могут резко снизить вашу производительность.

4. Следуйте правилу одной минуты

Правило одной минуты поможет вам лучше управлять электронной почтой и временем.

Вот что это значит: если вам нужно всего минуту, чтобы ответить на электронное письмо, сделайте это немедленно.

Таким образом, вы не сидите на электронных письмах, которые можно мгновенно отреагировать и удалить. Это также быстрее очищает папку «Входящие».

Разновидностью этого правила является правило двух минут, введенное Дэвидом Алленом, автором книги «Как привести дела в порядок» .

Концепция остается прежней: если ответ на письмо занимает всего 2 минуты, сделайте это прямо сейчас.

5. Читать сверху вниз, писать снизу вверх

Атиш Давда, генеральный директор EquityZen, предлагает уникальный способ просмотра входящих сообщений.

Читать письма по темам в обратном хронологическом порядке и отвечайте на них в хронологическом порядке.

Согласно Атиш Давда:

«Этот хитрый хак использует тот факт, что некоторые люди немедленно отвечают на электронные письма, иногда запуская «теннисный матч» по электронной почте, съедая тот час, который вы выделили для обработки всей своей почты, и оставляя вас чувствовать себя позади. Если вы отвечаете на электронные письма в хронологическом порядке, вы с меньшей вероятностью застрянете на пересылаемых электронных письмах и с большей вероятностью останетесь на правильном пути».

6. Когда отправлять электронные письма

Есть известная поговорка: Если вы хотите получать меньше писем, отправляйте меньше писем.

Когда дело доходит до их отправки, это будет зависеть от характера вашей работы.

Это потому, что есть определенные функции, где сотрудники выполняют большую часть своей повседневной работы с электронной почтой.

Те, кто работает с клиентами, например, должны регулярно связываться с существующими клиентами. И обычно электронная почта является предпочтительным каналом для этого.

В такой роли убедитесь, что ваши сообщения четкие и четкие.

Один из способов, с помощью которого вы можете отправлять меньше сообщений электронной почты, — это выбрать, какие разговоры вы хотите вести по электронной почте, а какие — по телефону.

Если вы просто информируете клиента об обновлении, подойдет электронная почта.

Но если вы хотите связаться с клиентом и узнать, что он думает об использовании вашего продукта или услуги, сделайте это по телефону. В противном случае это может привести к большому количеству переписки по электронной почте.

Для таких функций, как «Продажи» и «Генерация лидов» (команды, которые рассылают электронные письма массово), вам необходимо подтвердить, правильно ли доставляются ваши электронные письма.

Если ваши электронные письма попадают в папку со спамом или часто возвращаются , есть вероятность, что ваш домен будет заблокирован.

Вот почему использование инструмента для проверки адресов электронной почты может быть полезным.

Таким образом, вы можете быть уверены, что отправляете электронное письмо нужному человеку и что ваше время и энергия не тратятся впустую.

7. Преобразование групповых учетных записей электронной почты в общие почтовые ящики

Большинство компаний имеют групповые учетные записи электронной почты, такие как [email protected] com> и [email protected].

Они облегчают людям со стороны знакомство с вашим брендом.

Но вот в чем дело: групповые электронные письма могут быть такими же раздражающими и подавляющими, как и группы в WhatsApp.

На такие учетные записи электронной почты поступает постоянный поток входящих сообщений , что усугубляется тем фактом, что нет простого способа назначать электронные письма отдельным лицам и отслеживать эти задачи.

Вы должны иметь возможность оптимизировать электронные письма, поступающие в групповые почтовые ящики, и организовать рабочие процессы, чтобы было меньше беспорядка, и каждый член команды четко понимал, над каким электронным письмом ему нужно работать.

Вот где может пригодиться система продажи билетов по электронной почте, такая как Hiver.

Это поможет вам управлять общими почтовыми ящиками службы поддержки клиентов прямо из вашего почтового ящика Gmail.

Вы можете легко назначать электронные письма в качестве задач любому члену вашей команды одним щелчком мыши — без переадресации.

Вы также можете обмениваться внутренними сообщениями без написания дополнительных электронных писем.

Резюме

Стандартного подхода к управлению электронной почтой не существует, поэтому важно отметить, что не все эти стратегии вам подойдут.

Возможно, вам придется поэкспериментировать, чтобы понять, какие советы эффективны для вас.

Стремитесь к структурированности управления электронной почтой, и вы начнете видеть результаты на протяжении всего рабочего процесса.

Независимо от того, какой подход вы выберете, постоянство имеет ключевое значение, если ваша цель состоит в том, чтобы поддерживать чистоту и организованность почтового ящика.

Этот пост был написан Ганеш Мукундан , контент-маркетологом Hiver , который любит все, что связано с клиентским опытом и обслуживанием клиентов.

Ганеш обожает рассказывать восхитительные истории клиентов, исследовать тенденции CX и погружаться в такие концепции, как VoC и картирование пути клиента.

В свободное от работы время Ганеш любит читать рэп, играть в футбол и смотреть скандинавские телешоу.

14 советов по управлению электронной почтой, которые помогут поддерживать порядок в папке «Входящие» в 2023 году

1. Регулярно проверяйте свою электронную почту

Вы один из тех людей, которые дрожат от отвращения при виде уведомления по электронной почте? Часто ли вы ловите себя на том, что откладываете чтение новых писем настолько долго, насколько это возможно, не рискуя потерять работу, друзей или супруга? Ты не один. Бесчисленное количество людей, таких же, как вы, каждый день совершают самый тяжкий грех управления электронной почтой: они не проверяют свою электронную почту регулярно.

Как сказал бы вам каждый профессиональный персональный менеджер электронной почты, очень важно выработать привычку проверять электронную почту каждый день, в идеале в одно и то же время. Почему? Потому что это сводит к минимуму вероятность того, что ваши электронные письма накапливаются и в конечном итоге достигают точки, когда больше невозможно прочитать и ответить на каждое непрочитанное письмо, не взяв выходной.

Рекомендуем проверять электронную почту не менее двух раз в день: рано утром и в конце дня. Также рекомендуется использовать свой смартфон, чтобы отвечать на новые электронные письма в течение дня, когда у вас есть несколько минут свободного времени.

2. Организуйте свою электронную почту с помощью ярлыков и папок

Современные почтовые клиенты и службы предоставляют вам целый арсенал удобных программных инструментов для управления электронной почтой, и вы должны максимально использовать их преимущества.

Создайте папки для каждой категории получаемых сообщений электронной почты и используйте интеллектуальные фильтры для перемещения новых сообщений электронной почты в подходящие для вас папки. Расставьте приоритеты для папок и всегда проверяйте самые важные, прежде чем переходить к тем, которые вы считаете менее важными.

Иногда темы не дают достаточно информации, чтобы сразу понять, о чем электронные письма, но визуальные метки всегда делают это. Если ваш почтовый клиент позволяет раскрашивать электронные письма в зависимости от отправителя, категории или, например, приоритета, обязательно используйте эту функцию.

3. Минимизируйте количество отправляемых электронных писем

Есть один простой способ получать меньше электронных писем: сведите к минимуму количество отправляемых электронных писем. Как и следовало ожидать, чем меньше писем вы отправляете другим людям, тем меньше ответов вы, вероятно, получите. Как только вы начнете думать об этом, вы можете быть удивлены тем, сколько электронных писем, которые вы отправляете, ненужны. О некоторых вещах вообще не нужно говорить, а о других лучше говорить лично, поскольку для того, чтобы сказать то, что можно сказать во время минутного обсуждения, потребуются десятки и десятки ответов.

4. Используйте функцию повтора

Многие современные почтовые клиенты и службы позволяют откладывать сообщения электронной почты. Например, вот как Gmail описывает эту функцию: «Откладывайте электронные письма и напоминания, чтобы временно удалить их из папки «Входящие», пока они вам не понадобятся. Ваше электронное письмо или напоминание вернутся в верхнюю часть папки «Входящие», когда вы этого захотите, будь то завтра, на следующей неделе или когда вы вернетесь домой».

Откладывать каждое открытое электронное письмо, на которое у вас нет времени ответить или иным образом обработать, намного лучше, чем просто оставлять его открытым в папке «Входящие». Что обычно происходит, когда люди не используют функцию повтора, так это то, что они теряют представление о том, на какие электронные письма они уже ответили, а какие все еще требуют их внимания, и неизбежно тратят время на возврат. Просто следите за тем, чтобы случайно не отложить электронное письмо, так как вы можете пропустить важный срок и разозлить кого-то на себя.

Вот как вы можете отложить письмо в Gmail:

1. Зайдите в свою учетную запись Gmail.
2. Наведите указатель мыши на письмо, которое хотите отложить.
3. Справа щелкните значок повтора (он выглядит как часы).
4. Выберите более поздний день и время, чтобы получить электронное письмо.

Все отложенные электронные письма автоматически перемещаются в папку «Отложенные», доступ к которой можно получить из меню или путем поиска в: отложено.

5. Настройка нескольких почтовых ящиков

Ряд авторитетных провайдеров электронной почты предлагают свои услуги бесплатно. Некоторые сосредоточены на функциях и удобстве, другие пытаются привлечь пользователей неограниченным пространством для хранения, а некоторые ориентированы на конфиденциальность, предлагая надежное сквозное шифрование и надежную двухфакторную аутентификацию. Таким образом, на самом деле нет причин иметь только один почтовый ящик для всего. Управление электронной почтой становится намного проще, когда вы можете использовать один почтовый ящик для работы, другой для личных дел, а третий, например, для покупок и онлайн-сервисов.

Имея несколько почтовых ящиков, довольно легко потерять новые электронные письма, но здесь на помощь приходят почтовые клиенты, такие как Microsoft Outlook или Mailbird. Хороший почтовый клиент позволяет объединить несколько почтовых ящиков в один унифицированный почтовый ящик, поэтому вы можете просматривать все свои электронные письма в одном месте и обрабатывать их более эффективно.

6. Архивируйте электронные письма перед их удалением

Иногда вы задаетесь вопросом, следует ли вам удалить электронное письмо или оставить его в папке «Входящие» подольше? Вместо того, чтобы тратить свое время, пытаясь решить, что вам следует делать, заархивируйте его и возвращайтесь к нему в будущем. Когда вы архивируете электронное письмо, вы удаляете его из папки «Входящие», не удаляя его. Архивные электронные письма остаются полностью доступными для поиска, поэтому вы можете легко найти их с помощью простого поискового запроса.

Вы можете хранить электронные письма в архиве столько, сколько захотите, но мы настоятельно рекомендуем не допускать их слишком большого скопления. Если вы не открывали архивное письмо в течение последнего месяца, можно с уверенностью сказать, что вы можете удалить его без каких-либо негативных последствий. Если вы решите оставить некоторые заархивированные электронные письма в долгосрочном хранилище, назначьте им четкую метку, чтобы вы могли легко отличить их от заархивированных электронных писем, чья принадлежность еще не определена.

7. Настройте электронную почту на телефоне

Вместо того, чтобы смотреть забавные видео, ожидая в очереди или застряв в пробке, почему бы не управлять своей электронной почтой? Сегодня существует множество отличных мобильных почтовых клиентов, в том числе Gmail и Apple Mail, которые предустановлены на телефоны Android и iOS соответственно.

Хотя мобильные почтовые клиенты могут не предлагать те же расширенные функции, что и настольные почтовые клиенты, они невероятно удобны и всегда доступны, позволяя вам читать и отвечать на сообщения электронной почты в любом месте и в любое время.

Просто убедитесь, что ваш телефон надежно защищен, потому что большинство воров, не колеблясь, украдут не только ваш телефон, но и вашу личную информацию и доступ к вашим онлайн-аккаунтам. По крайней мере, активируйте блокировку экрана, чтобы вас попросили ввести пароль или какую-либо другую форму аутентификации для разблокировки устройства.

8. Рассмотрите метод Огайо

Метод Огайо расшифровывается как «Обрабатывать только один раз». Это простой способ повысить эффективность управления электронной почтой. Основная предпосылка метода заключается в том, что вы должны иметь дело с каждым электронным письмом, которое входит в ваш почтовый ящик только один раз. Вместо того, чтобы щелкнуть уведомление по электронной почте только для того, чтобы просмотреть сообщение, чтобы вернуться к тому же электронному письму позже, чтобы внимательно прочитать его, а затем вернуться к нему еще раз, чтобы, наконец, ответить на него, метод Огайо требует, чтобы вы обработали его только один раз и полностью .

Когда пользователи электронной почты впервые пробуют метод Огайо, они часто чувствуют себя менее продуктивными, чем раньше, потому что им приходится отвечать на электронные письма, на которые они еще не готовы ответить только потому, что не смогли устоять перед искушением открыть их. Однако со временем метод Огайо заставляет их работать с электронной почтой только в определенное время дня, что делает их более сосредоточенными и продуктивными.

9. Используйте службу облачного хранилища для обмена большими вложениями

Gmail позволяет своим пользователям получать файлы размером до 50 МБ, в то время как Outlook ограничивает размер вложений до 20 МБ. Неудивительно, что так много пользователей электронной почты заканчивают доступное пространство для хранения электронной почты гораздо раньше, чем они могли бы ожидать. Поскольку ограничения на вложения будут только увеличиваться, рекомендуется вместо этого привыкнуть к обмену большими файлами с помощью облачных хранилищ.

Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox и другие службы облачного хранения позволяют своим пользователям обмениваться файлами неограниченного размера в виде ссылок, а также обеспечивают гораздо лучшие механизмы контроля доступа, чем вложения электронной почты. Например, вы можете отменить доступ к общему файлу через некоторое время, посмотреть, кто его скачал, и многое другое. Большинство служб облачного хранения предлагают бесплатный план, поэтому вы можете начать работу с ними, не платя ни единого доллара, и обновиться только тогда, когда у вас закончится место для хранения.

10. Создавайте шаблоны электронной почты для экономии времени

Вероятно, есть несколько сообщений, которые вы отправляете снова и снова. Вы можете сэкономить много времени, создав шаблоны электронной почты или готовые ответы, как их называет Gmail.

Чтобы создать готовый ответ в Gmail:

1. Зайдите в свою учетную запись Gmail.
2. Перейти к настройкам.
3. Выберите вкладку «Лаборатории» в верхней строке меню.
4. Включить шаблоны ответов.
5. Составьте новое сообщение и сохраните его на потом, а не отправляйте.

Теперь вы сможете выбрать сообщение, щелкнув стрелку в левом нижнем углу окна создания сообщения.

Если вы используете почтовый клиент или службу, которая не имеет встроенной поддержки шаблонов электронной почты, такой как Gmail, вы все равно можете сэкономить время при написании электронных писем с помощью приложения для расширения текста, которое позволяет вам определять короткие сокращения, которые автоматически расширяться по мере ввода. Один из самых популярных расширителей текста, используемый профессионалами во многих отраслях, называется TextExpander, и вы можете попробовать его бесплатно.

11. Время от времени очищайте свой почтовый ящик

Один из самых важных советов по управлению электронной почтой — время от времени очищайте свой почтовый ящик с помощью Clean Email, сложного, но простого в использовании средства очистки входящих сообщений, которое организует для вас все ваши электронные письма, группируя их в удобные для просмотра пакеты. Clean Email предоставляет вам несколько вариантов очистки групп писем. Например, вы можете удалять их, архивировать, маркировать, отмечать электронные письма как прочитанные или непрочитанные, добавлять и удалять звезды и многое другое.

Вы можете бесплатно попробовать Clean Email, чтобы узнать, что она может сделать для вас. Чтобы использовать его, просто войдите со своим адресом электронной почты и позвольте ему делать то, что он делает лучше всего. Поскольку чистая электронная почта никогда не затрагивает фактическое содержание ваших электронных писем — только заголовки электронных писем, — также нет причин беспокоиться о вашей конфиденциальности и безопасности.

12. Отказ от подписки на рекламные электронные письма

В дополнение к представлению вашего почтового ящика для удобного просмотра пакетов и возможности удалять, перемещать, архивировать или иным образом управлять сотнями и тысячами электронных писем одновременно, Чистая электронная почта также может отписать вас от рекламные электронные письма, такие как информационные бюллетени и списки рассылки.

Чтобы отписаться от рекламных писем с помощью Clean Email:

1. Просканируйте свой почтовый ящик.
2. Проверьте список всех ваших подписок.
3. Нажмите «Отменить подписку» или «Оставить в папке «Входящие».

Чистая электронная почта может отменять подписку даже на рекламные электронные письма, которые не содержат опции отказа от подписки, поэтому она может помочь вам избавиться даже от самых надоедливых информационных бюллетеней и списков рассылки.

13. Воспользуйтесь преимуществами фильтров электронной почты

Фильтры электронной почты — это в основном автоматизированные действия, которые выполняются при соблюдении определенных условий. Есть много полезных вещей, которые вы можете сделать с помощью фильтров электронной почты. Например, вы можете использовать фильтры электронной почты для автоматической классификации электронных писем по теме, отправителю или размеру; пометить определенные электронные письма как прочитанные или важные; автоматически удалять или архивировать маркетинговые электронные письма; автоматически очищать папку со спамом; и многое другое.

Несмотря на то, что это один из самых полезных инструментов управления электронной почтой, большинство людей никогда не пользуются фильтрами электронной почты, потому что такие почтовые службы, как Gmail и Outlook, не очень удобны в использовании. К счастью, вы можете легко автоматизировать управление электронной почтой с помощью функции автоматической очистки Clean Email, которую вы можете рассматривать как более доступную и мощную альтернативу фильтрам электронной почты.

Правила автоматической очистки можно создать одним щелчком мыши по параметру «Автоочистка» при применении действий в «Очистить электронную почту», и вы можете удобно управлять всеми своими правилами автоматической очистки на вкладке «Автоматическая очистка».