Как вести клиентскую базу в excel: Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами — Вебджем.рф

Содержание

Где вести базу клиентов? Как блокнот и Excel эволюционировали в CRM

Человечество давно шагнуло в будущее и изобрело CRM-системы. Но вопрос о том, где вести базу клиентов, все еще актуален. Немало людей до сих пор предпочитают блокноты или ведут учет клиентов в Excel. Предлагаем проследить эволюцию способов и программ для ведения клиентской базы и сравнить возможности блокнота, экселя и CRM.

Докомпьютерная эра. Блокнот против CRM-системы

Когда-то вместо программ для учета клиентов и заказов использовали блокноты. И стикеры. И случайные листы бумаги. Иногда телефон клиента приходилось записывать на том, что подвернулось под руку: на салфетке, контрольной тетради сына, коробке конфет и просто на ладони. Потом эту запись приходилось искать…

Кажется, бумажный век давно позади. Мир давно сменил блокноты на CRM-системы. Но все еще остаются люди, не предавшие ежедневники. Либо они считают, что всю запутанную систему их бизнеса не осилит ни одна CRM-система. Либо объясняют, что информации минимум, вся она в голове и специальная программа для ведения клиентов просто не нужна.

Возможно, поклонники ежедневников правы и CRM-системы создаются просто для зарабатывания денег? Чем CRM лучше блокнота и что все-таки выбрать: блокнот или CRM? Давайте сравним.

Какие функции не может обеспечить блокнот по сравнению с CRM-системой

1. Надежность

“Рукописи не горят”, “Что написано пером…” — поговорки и крылатые фразы убеждают нас, что вести базу клиентов на бумаге гораздо надежней, чем… ну, разве что чем держать в уме. Рукописи всегда ценились очень высоко. И это неслучайно: если вместо программы для учета клиентов вы используете бумагу, исчезновение одного-единственного блокнота может вызвать коллапс всей работы. Блокнот можно забыть или потерять. Блокнот — это собственность сотрудника, а не компании. С уходом сотрудника уходят и все его наработки, записанные в блокноте. Одним словом, потерял блокнот — потерял бизнес.

С облачной CRM-системой такого не произойдет. Она будет доступна 24/7 в любой точке мира с любого устройства. Данные в CRM защищены от копирования и удаления.

2. Скорость

Ручная работа — самая дорогая работа в мире. Если вы решили вести клиентскую базу в ежедневнике, это обойдется существенно дороже, чем автоматизация. Сколько времени требуется на то, чтобы найти что-то в хаотических записях? А чтобы сделать рассылку? А провести анализ?

Если же в блокноте нужно что-то дописать или, наоборот, реорганизовать информацию, чтобы избавиться от ненужных записей, всё попросту придется переписывать заново. Ну, или носить с собой целую библиотеку (конечно, самые важные записи всегда находятся в том блокноте, который именно сегодня остался дома).

Владельцы CRM избавлены от этих проблем. В CRM записи создаются автоматически, сами организовываются в понятном интерфейсе, их легко найти и реорганизовать при необходимости. При этом, объем данных практически неограничен и они всегда под рукой.

3. Контроль

Если только руководитель не станет проверять учет клиентов и заказов в блокнотах сотрудников в конце рабочего дня, то с контролем все просто: его нет. Информация вносится бессистемно, обрывками. И чем больше записей, тем легче что-то забыть или потерять.

Это касается не только внешнего контроля, но и самоорганизации. Системы записей, которая бы позволяла эффективно управлять собственной работой, просто не существует.

CRM в сравнении с блокнотом выглядит как космический корабль. Задачи назначаются автоматически. Ход и результат выполнения отображается на дашбордах. Руководитель видит и управляет загрузкой менеджеров, а напоминания позволяют ничего не забыть.

4. Аналитика

Менеджеры бумажного века вынуждены выбирать: либо блокнот, либо анализ эффективности работы. Об аналитике из ежедневника говорить не приходится, поскольку собрать достаточное количество данных, упорядочить и затем свести просто невозможно.

В отличие от блокнота, CRM способна собирать нужные данные сама и делать на их основе автоматические отчеты.

Ведение базы клиентов в блокноте означает единовластную свободу сейлз-менеджеров в учете и владении информацией. Сотрудник передает руководству ту информацию, которая ему выгодна, а что захочет, оставит себе. Поэтому некоторые менеджеры по продажам так не любят CRM и так настойчиво отстаивают свое право работать в ежедневнике.

Бурные 90-е. Учет клиентов в excel

90-е годы вызывают ностальгию у многих. Может быть, это одна из причин, почему так много компаний все еще ведут клиентскую базу в Эксель. В свое время таблицы Excel произвели настоящую революцию. Появилась возможность проводить сложные расчеты без программирования, данные стало удобно записывать и возник прообраз автоматизации.

Эксель оказался настолько прорывной программой, что породил устойчивые стереотипы о своей незаменимости и универсальности. Казалось, что Excel подходит буквально для всего — в том числе, и для ведения клиентов. Поклонники Excel утверждают, что он удобнее, функциональнее, дешевле и проще, чем CRM. Споры о том, что лучше — Эксель или CRM — до сих пор напоминают бой титанов.

Что выбрать для ведения клиентов: Excel или CRM?

Минусы блокнотов передались по наследству и экселю. Сохранение данных очень ненадежно, их все так же легко потерять. Скорость ввода информации едва ли выше, чем при записи вручную, поскольку большее количество информации приходится копировать или перепечатывать. Контроль остается на низком уровне, т.к. отсутствует возможность совместного доступа к документам.

Хотя Excel позволяет делать гораздо более сложные математические расчеты, CRM-система превосходит его возможностями организации и фильтрации данных. По сути, клиентская база в Excel может фиксировать только один срез, в то время как CRM показывает трехмерную картину в любых ракурсах.

Для учета клиентов в Эксель появляются новые возможности, которых нет при ведении записей на бумаге. Сравним их с CRM.

Простота использования

Бытует мнение, что Excel — простая программа для ведения клиентской базы. На самом деле, если задача не сводится к перепечатыванию контактов в таблицу и подсчете суммы сделок, Эксель требует глубоких специальных знаний, включая работу с формулами и кодом.

В отличие от таблиц, в CRM-системе изначально предусмотрен удобный пользовательский интерфейс и работа с программой максимально упрощена для рядового пользователя.

Ошибки

Каждый, кто когда либо вел базу клиентов в Эксель, знает, что половина работы — это поиск и исправление ошибок, которые появляются на каждом шагу.

В Excel очень часты ошибки при написании формул, связывании таблиц, протягивании ячеек, сортировке и других действиях. Регулярно возникают проблемы из-за сложности унификации данных (когда один и тот же параметр записывается разными способами — например, Москва и МСК). Достаточно просто не заметить скрытых строк или столбцов, чтобы наделать бед не только в текущей таблице, но и связанных с ней. Практика показывает, что научить рядовых сотрудников элементарной внимательности при учете клиентов и заказов в Excel — невыполнимая задача.

CRM-системы исключают эти факторы. Все унифицированные данные вводятся не вручную, а с помощью выпадающих списков. Там, где присутствует ручной ввод (например, номера телефона), система следит за корректностью ввода и сообщает об ошибке. Создание дублей также исключено.

Параллельный доступ

Чтобы все сотрудники могли нормально работать в программе учета клиентов, необходим параллельный доступ. Но Excel сам по себе его не обеспечивает. Базу клиентов в Эксель приходится редактировать по очереди, пересылать их друг другу, сохранять новые версии. Из-за этого накапливаются дубли, происходит путаница в версиях файлов, затрудняется коммуникация внутри компании, коллегам приходится ждать.

В облачных CRM реализована возможность совместного просмотра и редактирования. С клиентской базой одновременно могут работать разные отделы, при этом все изменения будут видны в реальном времени.

Безопасность

Практически все клиентские базы в Excel ждет один и тот же финал: они будут украдены, повреждены или удалены по крайней мере частично. CRM системы регулярно создают резервную копию, защищены от взлома и копирования, а также имеют гибкую иерархию доступа.

Воронка продаж

В силу особенностей таблиц, качественно отслеживать путь клиента с помощью Эксель нет возможности. По сути, Excel не имеет прямых способов визуализации воронки продаж. В свою очередь, CRM-система, которая как раз и заточена под подобные задачи, позволяет каждый момент времени в деталях отслеживать, сколько клиентов находится на каком этапе. В карточке клиента сохраняется вся история взаимодействия с ним: покупки, звонки, переписки.

Интеграции

Вложив немало труда, времени и сил, можно настроить передачу данных из некоторых других программ в Excel. Но на практике этого никто не делает — данные переносятся вручную. CRM система обеспечивает прямые интеграции (в один клик) с многими популярными сервисами: почтой, мессенджерами, телефонией, сайтом и др.

Автоматизация

В Эксель довольно много функций, которые могут избавить от рутинной ручной работы. Но все они предназначены для математических расчетов, а не для ведения базы клиентов. Excel, в отличие от CRM, не разошлет письма клиентам, не назначит задачи подчиненным и не напомнит о встрече.

Масштаб

Чем больше продаж, тем больше таблиц и тем они объемней. Тяжелые таблицы долго обрабатываются, так что приходится разделять клиентскую базу в Excel на несколько файлов. Большое количество похожих файлов замедляет работу и повышает вероятность серьезных ошибок. Ведение базы клиентов в Excel — это карточный домик, который легко разрушится при быстром масштабировании бизнеса.

Теоретически ряд функций CRM-системы можно компенсировать в Excel, если проделать сложную работу по настройке и связи с другими программами. Точно так же, автомобиль можно собрать в своем гараже из различных деталей, но почему-то большинство людей покупают готовые авто, собранные на заводе.

Excel и CRM — это разные инструменты с разными назначениями. Excel — это не программа для учета клиентов. Она используется совместно с СРМ, но не может заменить ее.

Третье тысячелетие. От CRM и дальше…

С течением времени блокнот эволюционировал в современную CRM-систему для ведения клиентской базы. Теперь CRM — это центральное звено бизнеса, куда автоматически поступает информация из всех используемых сервисов.

Менеджерам больше не нужно искать переписки в чатах, в почте, перебирать бумажки и пытаться восстановить битые файлы Excel. Вся история взаимодействия с клиентом сохраняется в его карточке.

За счет удобного сбора и организации данных открываются возможности 3D-аналитики продаж и маркетинга.

Огромный плюс современных CRM-систем — это продвинутая автоматизация. Процесс продвижения клиента по воронке до момента продажи может происходить без участия менеджера. CRM-система в нужный момент отправит письмо, назначит задачу и зарегистрирует оплату.

Сегодня трудно найти CRM, где бы не присутствовал таск-менеджер, с помощью которого можно легко следить за выполнением работы и KPI, перераспределять задачи и устанавливать приоритеты.

Еще один очевидный, но важный момент: CRM-системы рассчитаны на среднестатистического пользователя — человека, который может ошибаться, не иметь специальных знаний и времени. Поэтому CRM имеют понятный интерфейс, исключают ошибки при вводе информации, защищены от случайного удаления данных. Существуют CRM, которые требуют привлечения специалистов для внедрения и настройки. Однако немало и тех, которые легко настроить полностью самостоятельно. Nethunt является одной из них.

Что ждет CRM-системы в будущем?

Один из главных принципов CRM-систем в том, что CRM должна гибко подстраиваться под потребности компании и сотрудников, помогать в работе, а не создавать препятствия. Разработчики активно работают над тем, чтобы работа в CRM была простой и приятной, а сама программа имела широкие возможности настроек под индивидуальные потребности каждой компании.

Другое направление развития — это дальнейшее расширение функционала CRM-систем по принципу “всё в одном”. Вместо десятков сервисов, которые нужно объединять, вести, переключаться между ними, CRM стремится стать единой платформой для большинства задач. Уже сегодня это возможно за счет интеграций.

И, пожалуй, самый большой прорыв CRM, который ждет нас в недалеком будущем, — это использование искусственного интеллекта. Нейросети применяются в CRM и сейчас, однако пока что это доступно немногим. За счет интеллектуальных технологий можно точнее анализировать и предсказывать как поведение отдельного клиента, так и общее состояние продаж. Это поможет более эффективно управлять ресурсами.

Выводы

Итак, где вести базу клиентов в 21 веке? Для успешного бизнеса очень важна возможность собирать и анализировать информацию о продажах, аудитории, поведении клиентов. Блокнот и Excel просто не могут этого обеспечить.

Многие компании все еще не решаются перенести базу клиентов из Excel в CRM по одной причине. Мы привыкли думать, что чем мощнее результат, тем сложнее его получить.В действительности, вести клиентскую базу в CRM гораздо проще и быстрее, чем в блокноте и Excel. Чтобы проверить, попробуйте NetHunt CRM в течение 14 дней бесплатно.

Содержание

Подпишитесь на CRM Lab

Будьте в курсе последних трендов, стратегий и тактик для вашего бизнеса!

Спасибо!

Вы подписались на рассылку!

Присоединяйтесь к
Telegram-каналу NetHunt CRM

Все о CRM и B2B-продажах.

Присоедиться

Опубликовано апрель 28, 2021, дополнено июль 13, 2021

как вести учет клиентов правильно?

Клиентская база – набор определенных данных для ведения учета клиентов как существующих, так и потенциальных, где содержится информация о потребительском предпочтении, активности и истории закупок и т.п. для дальнейшего анализа и использовании в целях компании. Качество и количество заказчиков в первую очередь влияет на прибыль организации. Соответственно база данных клиентов это важнейший актив любой фирмы, требующий грамотного управления наравне с финансами.

Удобная и отлаженная система учета клиентов делает работу отдела продаж в 5-7 раз эффективнее. Менеджеры могут быстро найти данные любого покупателя, посмотреть сумму подписанного с ним договора, дату последнего заказа, объем задолженности и другую информацию, анализ которой поможет выстроить эффективную модель взаимодействия с клиентом, сделать его лояльным и увеличить объем сделки. Рассмотрим, какие задачи решает клиентская база данных, какие используются простые программы для учета клиентов и степень их эффективности для бизнеса.

Для чего нужна база данных клиентов, и что с ней делать?

Развивающаяся фирма рано или поздно столкнется с целесообразностью систематизации клиентской базы данных. В этих целях удобнее пользоваться готовыми программами, позволяющими вести анализ продаваемого товара или услуг, а также обрабатывать накопленную информацию для дальнейшего использования своих интересах.

Система учета клиентов помогает менеджерам по продажам видеть, с какими клиентами нужно связаться в течение рабочего дня, с какими контрагентами пора продлить договор, а какие заказчики давно ничего не покупали.

Грамотное составление и ведение клиентской базы дает фирме много преимуществ, например:

возможность возврата старых покупателей;
наработка новой клиентской базы;
понимание предпочтений потребителей;
маркетинговые исследования основанные на активной клиентской базы;
простота передачи информации между сотрудниками;
создание программы лояльности исходя из поведения потребителей;
визуализация популярности компании и ее отдельных товаров или услуг;
возможность разделения заказчиков на обычных или VIP.

Нет причин отказываться от ведения клиентского учета. Это комфортно и полезно даже для фирм с узкоспециальным ассортиментом и нечастыми продажами. Перечисленные преимущества очень важны для развития, поэтому к системе учета клиентов необходимо подойти основательно и не ограничиваться простыми табличными редакторами.

Работа с базой постоянных клиентов

Условно алгоритм работы с клиентской базой можно разделить на несколько этапов:

Справочные данные;
Состояние бизнес-процессов с заказчиком;
Отношения с покупателем.

Рассмотрим подробнее каждый з этапов.

Справочная информация

Сюда входят:

данные для связи – название предприятия, юридический адрес, контактные телефоны, электронная почта, график работы;
ФИО руководителей компании и отделов с правильным указанием их должностей и номера телефонов;
время удобное для звонков;

предпочтительный способ связи (например, телефон, e-mail, What s App, Telegram и т. п.).

Состояние бизнес-процессов с заказчиком

Здесь отслеживается процесс работы с потребителями:

на какой стадии находится его текущий заказ;
где сейчас находится товар;
каким методом проводится расчет;
периодичность покупки (разовая, нечастая, постоянная).

Также можно указывать предпочтения заказчика – любимые покупки, их объем, количество, возможно цвет и тому подобное.

Отношения с покупателем

В этот раздел собирается информация не имеющая прямого отношения к бизнесу, однако она тоже является очень важной. Сюда относятся дни рождения руководства и специалистов фирмы, их увлечения и т.п.

При формировании клиентской базы такие сведения следует помечать как «Позвонить», «Поздравить» и прочее.

Ведение базы клиентов

Большинство программ для ведения клиентской базы предусматривают наличие блоков памяти для хранения информации. Чаще для сбора материала используется три основных вида софта:

Excel.
Microsoft Access.
CRM-система.

Управление базой клиентов в Excel

Наиболее простое и доступное место для создания и анализа клиентской базы. Его функциональные возможности знает каждый пользователь ПК, поэтому заполнение не вызовет затруднений. Тем более файл можно быстро сохранить на флешке или телефоне.

Однако табличная форма ведения учета клиентов в Excel позволяет создать только небольшие формы, до 100 покупателей, не предполагающие сбор и учет текстовых данных. Если внести в ячейку результат телефонного разговора, то это приведет к ухудшению восприятия содержимого и полной путанице. Помимо этого у файлов полностью отсутствует защита, а это говорит о том, что применение такой простой программы для учета клиентов может привести к потере информации. К тому же отсутствует многопользовательский режим.

Создание клиентской базы в Microsoft Access

Другой вариант это программа учета клиентов и заказов Microsoft Access. Она располагает большим уровнем защиты, однако тоже не подходит в полной мере для создания карточек учета. Софт очень чувствителен к совместимости с программным обеспечением ПК. Это может привести к повреждению файлов при нарушениях в сети.

CRM-система

Самая подходящая на сегодня программа для ведения записи клиентов это CRM-система.

Статистика показывает, что 98% менеджеров по продажам, имеющих опыт работы с базой клиентов в Excel и с базой в CRM отмечают, что при переходе на клиентский учет через специально созданный для этого софт, их работа облегчилась, а продажи выросли в 3-13 раз. Такой скачок в росте выручки возможен благодаря экономии времени сотрудников отдела продаж при работе с базой постоянных клиентов: если раньше менеджер за рабочий день мог обработать до 10 заявок, то теперь – до 15-25.

Этому способствует особый функционал CRM.

Главные преимущества управления клиентской базой с помощью данной системы:

Обработка сведений заказчиков, которые имеют прямую связь между собой.
Быстрый переход на страницу фирмы через контакт к которой он относится.
Отображение всех контактов которые относятся к указанной фирме.
Работая с существующей клиентской базой сохраняется вся история коммуникаций с каждой из фирм по отдельным контактам.

Создание удобных параметров информации для заполнения данных о покупателях.
Хранение всех документов, счетов, договоров по компаниям и контактам.
Формирование отчетностей на основе шаблонов, а также их хранение.
Прозвон клиентской базы из карточек, отправка СМС и писем на e-mail, а также в мессенджеры и соц. сети.
Удобный и простой в управлении интерфейс.
Автоматический контроль дубликатов компаний и контактов по номеру телефона и электронной почте.

Помимо этого сохраняется связь между выставленными счетами компании и проведенными сделками, что обеспечивает доступ ко всей информации, не выходя из карточки контакта. А также возможность кастомизировать менеджером вид карточки контакта и компании для удобства пользования.

Подведем итоги

Масштабирование бизнеса и увеличение прибыли напрямую зависит от формирования, расширения клиентской базы и правильной работы с ней. Использование профессиональных CRM-систем в малом и крупном бизнесе облегчает взаимодействие с контрагентами и автоматизирует работу отдела продаж, что неизбежно приводит к росту прибыли.

К тому же, проще сразу обучить сотрудников работать со специализированным софтом, предназначенным для ведения карточек покупателей. Чем тратить время на изучение Excel, а потом переучивать персонал для работы с другими программами. Это только вызовет негативные эмоции у работников и нападки на полезный софт, а причиной всего этого будет человеческий фактор и банальное нежелание переучиваться.

Воспользуйтесь опытом профессионалов и успешных бизнесменов – автоматизируйте алгоритм работы с клиентской базой в своем бизнесе с помощью CRM как можно раньше и наслаждайтесь уверенным ростом прибыли!

Клиентская база

Что такое клиентская база и как её правильно вести. Понятно, что это список клиентов, но только ли это? Клиентская база может включать в себя основные и дополнительные данные.

Основные данные клиентской базы

К основным данным относятся данные клиента.

Если ваша компания работает в сфере B2C (работает с физическими лицами), то и клиентская база состоит просто из перечня людей, возможно их имени и определенно их номера телефона. Также к основным данным относятся характеризующие клиента данные, которые вам также необходимо хранить. Это может быть дата рождения, адрес проживания, полные ФИО, паспортные данные или что-то еще.

Если вы работаете в B2B (ваш клиент — это другой бизнес), то к основным данным, кроме данных организации (название, основной телефон, юрадрес и так далее) относятся данные контактных лиц организации. Это могут быть контакты менеджера, руководителя, бухгалтера. Их имена, должности, телефоны, электронная почта. С точки зрения работы с данными — это связанные данные, которые прикрепляются с организации.

Дополнительно к основным данным могут относиться другие вещи, например файлы (сканы) ИНН или других документов, но только относящиеся к самой организации. Не договоры (это уже дополнительные данные).

Дополнительные данные клиентской базы

Дополнительно к клиентам можно хранить очень много разной информации, но обязательно надо хранить как минимум историю заказов от клиента и историю взаимоотношений (комментарии, переписку, звонки).

В простых и шаблонных CRM-системах (программы для ведения клиентской базы), имеется возможность создавать к клиентам сделки. В сделках хранится информация о названии, сумме сделки. Можно добавлять дополнительные текстовые поля, в которые возможно что-то записать. Также к каждой сделке можно добавлять комментарии. У каждой сделки обязательно есть статус. В CRM-системах — это отдельный параметр, который позволяет строить воронку продаж (что такое воронка продаж). При хранении данных в таблице, например Excel, обычно строка подсвечивается разными цветами в зависимости от сделки (статья про хранение клиентов в Excel).

В более продвинутых CRM-системах индивидуальной разработки можно хранить историю генерации коммерческих предложений, автоматически их формировать и отправлять, рассчитывать стоимость заказов по параметрам клиента или хранить специальную информацию, которая необходима конкретно вашему бизнесу и вашему процессу работы с клиентами.

К дополнительной информации клиентской базы также относится обязательное внесение и хранение всей истории работы с клиентом.

Для чего это делается?

Во-первых — для безболезненной передачи клиента от одного менеджера к другому в случае увольнения. Когда новый менеджер назначается на клиента, а возможно и на всех клиентов уволившегося коллеги, то он получает всю историю взаимодействия с клиентом, может прослушать все переговоры, прочитать комментарии, посмотреть историю переписки.

Во-вторых — для контроля. Рассмотрим вариант до того, как начали вести историю. В этом случае руководитель отдела продаж ходит от менеджера к менеджеру и спрашивает, как дела с той или иной сделкой и какой у нее статус. И другой — когда руководитель просто открывает систему и видит историю по интересующей его сделке.

Ведение клиентской базы

Оно бывает двух видов, ручное и автоматизированное. Ручное, в данном случае, натурально ручное. А автоматизированное — означает частично автоматизированное. То есть то, что может быть автоматизировано, то автоматизировано.

Ручное ведение клиентской базы заключается в том, что все данные в нее попадают путем внесения их менеджером. Показательный пример — ведение клиентской базы в тетради или Excel. То есть все данные, которые там могут оказаться (или чаще не оказаться), внесены туда менеджером.

Ручное ведение имеет один огромные недостаток. Здесь как во фразе про ружье на стене. Если данные могут быть не внесены, внесены они, скорее всего, не будут. Потому что это лишнее действие. И всегда будет оправдание от менеджеров — мне некогда это вести потому, что у меня куча других дел. При этом утверждение достаточно справедливое, если заставлять менеджеров вносить огромное количество данных вручную.

Вторым огромным недостатком ручного ведения является структурирование данных. Например — внесение заказов к клиентам, физлиц представителей организации к организации. Часто это делается в Excel таблицах. Почему именно в них? Потому что в CRM-системах, как правило, это уже автоматизировано и это следующий пункт, про частично автоматизированное ведение клиентской базы. Так вот, при хранении всех этих данных в разных таблицах появляется проблема их связывания, ошибок внесения данных, так как это просто текстовые данные и без связей на уровне баз данных обязательно будут ошибки. Например, при написании имени клиента, потом при поиске по имени нужные заказы будут не найдены. Ну и конечно, все должны стать мастерами применения поисков и фильтров.

Автоматизация ведения клиентской базы заключается в автоматическом создании записей. Это уже история про ведение клиентской базы в специальных программах для ведения клиентской базы, которые называются CRM-системы. Что такое CRM-системы и какими они бывают можно почитать в нашем блоге.

Существуют 2 основных цели для начала ведения клиентской базы. Первая — это структурирование работы с клиентом, оцифровка для повышения продаж, Построение воронки продаж с целью её расширения. Её оцифровка. Вторая — просто ведение клиентской базы для того, чтобы вообще понять что где, как хранить документы. Как говорится, для порядка. Первая причина более распространена.

Для реализации первой цели самое важное в ведении клиентской базы — чтобы все обращения (потенциальные клиенты и сделки) попадали в эту базу. Статья про это. При автоматизации ведения все звонки, письма, обращения по другим каналам в компанию автоматически попадают в CRM-систему. Для этого система должна быть связана с телефонией, почтовым сервером и другими инструментами. Автоматически создается запись о новом клиенте (с номером телефона или адресом почты), автоматически создается обращение (в шаблонных системах сразу создается сделка, а в индивидуальных делается еще предварительный разбор, статья про это). Если клиент уже есть в системе, то просто создается новая сделка, если есть активная сделка, то звонок или письмо прикрепляется к этой сделке. Так формируется история. Она дополняется менеджерами комментариями о работе с клиентом.

При такой автоматизации менеджер может лишь переключать статус сделки, двигая её по воронке, а все данные автоматически будут попадать в CRM-систему. Конечно, хорошо бы еще дополнять сделки и клиентов поясняющими комментариями.

Для реализации второй цели стандартные системы в принципе подходят, но не очень нужны. Обычно для этой цели используется разработка собственной программы, потому что процессы в этом случае связаны не с движением сделки по воронке, а с более глубоким учетом данных и индивидуальными процессами. Например, передачей заказа между участниками процесса, согласования, личные кабинеты клиентов с отслеживанием процесса, учет рабочего времени по работе над проектами, оценка стоимости заказа, генерация договоров и других документов по заказам и многое другое. Для этих задач лучше всего подходит разработка собственной системы автоматизации. Это обойдется дешевле, чем принято считать и по соотношению пользы и затрат выйдет лучше, чем использование для этих целей готовой шаблонной CRM-системы.

Если только клиентской базы недостаточно

Стандартные CRM-системы позволяют вести клиентскую базу и отвечают базовым требованиям по этой группе бизнес-процессов. Если нужно, чтобы работа с клиентской базой была интегрирована с другими процессами в компании, другими отделами и участниками, то необходимо разрабатывать собственную CRM-систему.

Как создать клиентскую базу данных в Excel (с помощью простых шагов)

В этой статье я расскажу, как можно создать клиентскую базу данных в Microsoft Excel . Обычно традиционная база данных содержит таблицы, поля, записи, первичные ключи, внешние ключи и т. д. К счастью, в Excel мы можем создать базу данных и преобразовать ее в таблицы Excel. Кроме того, в Excel есть несколько очень полезных инструментов, таких как Sort & Filter , которые мы можем применять для навигации по данным в базах данных. Итак, давайте пройдемся по статье, чтобы научиться создавать клиентские базы данных в Excel.

Скачать практическую рабочую тетрадь

Что такое клиентская база данных?

Пошаговое руководство по созданию клиентской базы данных в Excel

Шаг 1. Создайте заголовки столбцов или полей

Шаг 2: введите данные в строки/записи

Шаг 3: форматирование данных в записях

Шаг 4: Создайте таблицу из введенных данных клиента

Шаг 5: Именование таблицы/базы данных

Шаг 6: Добавьте больше записей в клиентскую базу данных

Применение параметров сортировки и фильтрации Excel в клиентской базе данных

Вывод

Статьи по Теме

Скачать рабочую тетрадь

Вы можете скачать рабочую тетрадь, которую мы использовали при подготовке этой статьи.

Что такое клиентская база данных?

По сути, клиентская база данных представляет собой набор информации, которая может включать следующую информацию о клиенте:

Имя
Название компании
Должность клиента-физлица в компании
Адрес
Город
Государственный
Контактный номер
Электронная почта и т. д.

Пошаговое руководство по созданию клиентской базы данных в Excel

Теперь я шаг за шагом объясню процесс создания клиентской базы данных. При создании базы данных я буду называть « столбца » как «9».0003 поля ’и ‘ строки ’ как ‘ записи ’. Причина в том, что в традиционных базах данных мы используем термины; «поля» и «записи».

Шаг 1.

Создайте заголовки столбцов или полей

Прежде всего, введите название полей, которые вы хотите включить в клиентскую базу данных. Например, я включил в свою базу данных поля Имя клиента , Компания , Город , Штат , Контактный номер , Электронная почта и т. д.

Затем убедитесь, что вы выделили имена полей, чтобы их было легко заметить.

Шаг 2. Ввод данных в строки/записи

Теперь введем данные клиента в строки. Например, я добавил в свой набор данных 7 записей.

⏩ Примечание:

При вводе записей в базу данных нельзя оставлять пустой строку между двумя строками, содержащими данные. Чтобы проиллюстрировать, вы не можете покинуть строку 7 пусто, где строки 6 и 7 содержат данные.

Точно так же вы не можете оставить пустой столбец в наборе данных, как показано на снимке экрана ниже.

Это связано с тем, что когда Excel обнаруживает полностью пустую строку или столбец, он не может включить эту строку или столбец в базу данных. В результате база данных оказывается разделенной на две части — совершенно новый и несвязанный набор информации.

Шаг 3. Форматирование данных в записях

Поскольку записи добавлены в базу данных, мы можем отформатировать их в соответствии с нашими требованиями. Например, мы отформатируем поле « Контактный номер ».

Чтобы отформатировать указанное выше поле, выберите его и нажмите Ctrl + 1 , чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек . Вы можете вызвать диалоговое окно Format Cells , щелкнув правой кнопкой мыши выделение.
Когда 9Появится диалоговое окно 0003 Format Cells , перейдите на вкладку Number и щелкните категорию Special .
Затем выберите Номер телефона из в разделе Введите и нажмите OK .

В результате мы увидим, что данные в поле Contact No. отформатированы так, как мы хотели. Вы также можете отформатировать данные, используя параметр Format Cells .

Аналогичные показания

Как создать базу данных сотрудников в Excel (с помощью простых шагов)
Как создать базу данных с формой в Excel
Как создать базу данных учащихся в Excel (с помощью простых шагов)

Шаг 4: Создайте таблицу из введенных данных клиента

Теперь я создам таблицу из приведенного выше диапазона данных. Для этого выберите любую ячейку из диапазона данных и нажмите Ctrl + T .
Следовательно, Excel отобразит диалоговое окно Create Table . Проверьте диапазон таблицы, поставьте галочку на опции « Моя таблица имеет заголовки » и нажмите OK .

В результате вы увидите, что таблица ниже создана.

⏪ Примечание:

Вы также можете преобразовать диапазон данных в таблицу из ленты Excel , следуя по пути: Вставка > Таблица .

Шаг 5. Присвоение имени таблице/базе данных

При желании вы можете назвать клиентскую базу данных. В этом случае, поскольку таблица представляет базу данных, я назову ее. Для этого выберите таблицу, перейдите к Name Box, и переименуйте историю как « Client_Data ». Вы можете назвать свой набор данных, как хотите.

Шаг 6. Добавьте дополнительные записи в клиентскую базу данных

Теперь, когда наша база данных готова, мы можем добавить в нее новые записи. При вводе новой записи введите данные в любые ячейки новой строки и нажмите Enter / Tab .

В результате строка будет автоматически включена в таблицу/базу данных. Введите остальные данные клиента в новую запись. Вы можете добавить в набор данных больше записей или полей, следуя описанному выше методу.

Параметры сортировки и фильтрации Appy Excel в клиентской базе данных

Как я упоминал ранее, мы можем Сортировать и фильтровать данные из баз данных в Excel. В типичных базах данных нам нужно писать запросы, чтобы выполнить задачу. Выполните следующие шаги, чтобы отсортировать и отфильтровать данные из нашей клиентской базы данных.

Шаги:

Сначала я отфильтрую данные клиента по состоянию TX . Для этого нажмите на выпадающее меню фильтрации поля: State .
Тогда поставьте галочку только на TX и нажмите OK .

Следовательно, все данные клиента Техас фильтруются следующим образом:

Точно так же можно сортировать и базу данных. Например, я отсортирую поле Client’s Name по алфавиту. Для этого щелкните раскрывающееся меню поля: Имя клиента и щелкните значок Сортировка от А до Я .

В результате вы увидите следующий результат. Поле Client’s Name отсортировано по алфавиту, как мы и хотели.

Вы можете применить параметры Sort & Filter в зависимости от ваших требований.

Заключение

В приведенной выше статье я попытался подробно обсудить шаги по созданию клиентской базы данных в Excel. Надеюсь, этих методов и объяснений будет достаточно для решения ваших проблем. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы.

Связанные статьи

Как вести базу данных клиентов в Excel
Как создать базу данных, которая автоматически обновляется в Excel
Создание базы данных инвентаризации в Excel (3 простых метода)
Как создать реляционную базу данных в Excel (с помощью простых шагов)
Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel (2 простых приема)

Как создать базу данных клиентов в Excel

Автор Smartsheet Лорен Чо

13 июля 2022 г.

Microsoft Excel предлагает простой способ создания, организации и сортировки базы данных клиентов. Мы расскажем вам, как выполнить каждый шаг, используя настраиваемый шаблон. Вы также узнаете, как персонализировать внешний вид базы данных.

Мы включили простые инструкции по созданию базы данных с фотографиями каждого шага, загружаемый шаблон и пример базы данных клиентов, чтобы вы могли начать работу!

Как создать базу данных клиентов в Microsoft Excel

Создать базу данных клиентов в Microsoft Excel довольно просто, если вы используете шаблон. Соберите данные, которые вы хотите включить, а затем загрузите шаблон базы данных клиентов. Мы проведем вас через шаги, чтобы завершить это ниже.

Загрузить шаблон электронной таблицы базы данных клиентов Microsoft Excel

Загрузить шаблон электронной таблицы базы данных клиентов — Microsoft Excel

Этот шаблон предварительно заполнен некоторыми общими полями базы данных клиентов, которые вы можете легко изменить в соответствии со своими потребностями. Он также предварительно отформатирован для упрощения сортировки и фильтрации результатов. Ознакомьтесь с нашей коллекцией шаблонов баз данных клиентов Excel, чтобы получить дополнительные варианты, а дополнительные примеры шаблонов списков личных данных см. в нашем списке шаблонов списков контактов и шаблонов списков клиентов.

Анатомия базы данных клиентов

Поддержание обновленной базы данных клиентов может помочь в управлении взаимоотношениями с клиентами (CRM), обеспечивая актуальную информацию о контактах с клиентами и покупках. Дополнительные примеры использования шаблонов для поддержки CRM см. в нашем списке бесплатных шаблонов CRM.

Во-первых, давайте определимся с терминологией. База данных представляет собой набор данных, организованных в строки и столбцы. Такое форматирование упрощает чтение и обращение к данным.

Записи базы данных делятся на записи (или строки) и поля (или столбцы). Запись — это одна строка базы данных, которая показывает информацию об одном субъекте. В этом примере запись представляет собой одного клиента и соответствующую информацию о нем.

Поле — это один столбец базы данных, содержащий всю информацию одной категории; например, вы вводите номера телефонов или имена в поле.

Выполните следующие шаги, чтобы легко заполнить шаблон базы данных с настраиваемыми записями и полями.

1. Подготовьте базу данных клиентов

Когда вы загрузите приведенный выше шаблон базы данных клиентов, он автоматически откроется в Microsoft Excel.
Совет для профессионалов: Нажмите Включить редактирование в верхней части электронной таблицы. Этот шаг позволит вам внести изменения в загруженный шаблон.
Определите тип информации о клиентах, которую вы хотите включить в базу данных. В этом примере мы используем имена и фамилии, номера телефонов, идентификационные номера клиентов, город, страну и номера счетов. Вы можете назвать каждое поле и ввести любой тип данных в этот полностью настраиваемый шаблон.
Убедитесь, что предопределенные поля в верхней строке шаблона базы данных соответствуют сведениям, которые вы хотите включить. Чтобы изменить поле, щелкните нужную ячейку и введите новую запись.

2. Введите информацию о клиенте

Чтобы ввести запись о клиенте, щелкните ячейку 4B и введите номер клиента. Нажмите клавишу Tab на клавиатуре и введите фамилию в ячейку 4C .
Щелкните вкладку 9Клавиша 0412 на клавиатуре для навигации по электронной таблице и ввода данных в каждое поле записи.
Перейдите запись за записью и введите информацию о клиенте, которая у вас есть в файле. Если у вас нет всей необходимой информации, проверьте свои информационные формы для клиентов.
Совет для профессионалов: Сохраняйте единый формат для каждого поля. Например, если один номер телефона использует круглые скобки, все они должны использовать круглые скобки. Последовательно вводите страны в виде полных названий или сокращений.

3. Сортировка данных

Вы можете сортировать записи в алфавитном порядке. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в ячейке Фамилия (C3).
Нажмите Сортировка от А до Я . Нажмите кнопку OK . Примечание. В вашей версии Excel могут быть параметры по возрастанию и по убыванию . Если это числовое поле, вы можете отсортировать свои записи по числам, щелкнув стрелку раскрывающегося списка и Сортировать от наименьшего к наибольшему или Сортировать от наибольшего к наименьшему . Примечание. В вашей версии Excel могут быть параметры по возрастанию и по убыванию . Совет для профессионалов: Если стрелки раскрывающегося списка нет, щелкните заголовок Данные , затем Фильтр , и стрелки появятся в основных полях заголовка в шаблоне.

Пример шаблона базы данных клиентов Microsoft Excel

Загрузить пример шаблона базы данных клиентов — Microsoft Excel

Этот шаблон является примером базы данных клиентов для использования в Microsoft Excel. Шаблон предварительно заполнен образцами данных о клиентах, но каждая ячейка и поле полностью настраиваются. Измените заголовки полей и заполните данные о клиентах, чтобы создать базу данных, которая организована и удобна для поиска.

Как отформатировать базу данных клиентов в Microsoft Excel

Существует множество параметров форматирования для настройки внешнего вида базы данных клиентов в Excel. Научитесь изменять цвета и шрифты, добавлять логотипы, добавлять или изменять границы и многое другое.

Формат ячеек в Excel

Чтобы отформатировать одну ячейку, щелкните правой кнопкой мыши нужную ячейку. Нажмите Формат ячеек… Прокрутите пункты меню Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита , чтобы изменить стили чисел, шрифты и цвета, добавить или изменить границы, изменить выравнивание и защитить эти ячейки.
Чтобы отформатировать группу ячеек, удерживайте клавишу Shift на клавиатуре и щелкните верхнюю и нижнюю ячейки нужного диапазона. Отпустите клавишу Shift . Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте внутри выделенного фрагмента. Нажмите Формат ячеек в раскрывающемся меню.

Изменение цвета фона ячейки

Щелкните ячейку, которую хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…
Нажмите на Заливка таб.
Щелкните раскрывающееся меню для Цвет фона. Выберите цвет в цветовой палитре фона. Нажмите кнопку OK . Примечание. Вы также можете добавить или изменить фоновый рисунок.

Изменение шрифта

Щелкните ячейку, которую хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…
Перейдите на вкладку Шрифт .
Щелкните и прокрутите список шрифтов и выберите нужный. Сделайте то же самое, чтобы изменить стиль шрифта, размер и цвет шрифта, а также подчеркнуть. Вы также можете добавить эффекты зачеркивания, верхнего и нижнего индекса из этого окна. Сделайте свой выбор и нажмите ОК кнопка.

Добавить или удалить границы вокруг ячеек

Щелкните ячейку, которую хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…
Перейдите на вкладку Граница .
Щелкните линию Стиль, Цвет, и Тип рамки . После того, как вы сделаете свой выбор, нажмите кнопку OK .

Изменение выравнивания текста в ячейке

Щелкните ячейку, которую хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…
Перейдите на вкладку Выравнивание .
Выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание текста в ячейках из соответствующих раскрывающихся меню. Измените число градусов, чтобы настроить ориентацию текста в ячейке. После того, как вы сделаете свой выбор, нажмите кнопку OK . Pro Tip: Orientation — это забавный инструмент для стилизации полей заголовков в вашей базе данных. Выберите поля заголовка и измените ориентацию на 45 градусов для получения интересного визуального эффекта.

Изменение стиля отображения чисел

Щелкните ячейку, которую нужно изменить. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек…
Перейдите на вкладку Номер .
Выберите каждый параметр, чтобы изменить способ отображения чисел в электронной таблице. Вы можете настроить способ отображения валюты с десятичными знаками и знаками доллара, датами, согласованным форматом даты, процентами и т. д. Выберите категорию, которая лучше всего описывает, как должны отображаться числа, и нажмите кнопку 9.0411 ОК кнопка.

Добавить логотипы и изображения

Щелкните область, в которую вы хотите добавить логотип или изображение.
Щелкните вкладку Вставить на ленте.
Нажмите Картинки и выберите расположение изображения, которое вы хотите вставить в ячейку. Pro Совет: Excel имеет большой каталог фотографий, которые могут оказаться полезными для персонализации вашей базы данных в разделе Stock Images .
Если изображение, которое вы ищете, находится на компьютере, на котором вы сейчас работаете, щелкните Это устройство . Перейдите к папке, содержащей изображение, которое вы хотите вставить. Выберите изображение и нажмите кнопку Вставить .
После вставки изображения нажмите и удерживайте клавишу Shift на клавиатуре, затем щелкните и перетащите один из угловых кругов изображения, чтобы изменить его размер. Отпустите клавишу Shift, затем щелкните и перетащите центр изображения в нужное место.
Примечание: Вам может потребоваться изменить размер строки или столбца, чтобы освободить место для изображения. Нажмите на строку, которую нужно изменить, нажмите на зеленый квадрат в углу строки и перетащите его, чтобы увеличить или уменьшить.

Защита базы данных от нежелательных изменений

После завершения настройки базы данных клиентов ее следует защитить от случайных изменений. Щелкните в любом месте электронной таблицы. (Примечание. Вы также можете выделить и выбрать определенные ячейки.)
Щелкните вкладку Обзор на ленте.
Щелкните Защитный лист .
Вы можете установить пароль для своего документа. Пользователи без пароля могут выполнять только те действия, которые вы выбираете в этом окне. Пользователи с паролем будут иметь полные возможности редактирования.
Сделайте свой выбор и нажмите кнопку OK . Совет профессионала: Рекомендуется защитить базу данных, когда вы делитесь ею с людьми, которым необходимо просматривать ее, но не нужно вносить в нее изменения.

Советы по работе с базой данных клиентов в Microsoft Excel

Существует несколько способов использования базы данных клиентов в Excel. Ниже мы описали шаги по сортировке, фильтрации и автоматической нумерации строк в вашей базе данных.

Как фильтровать записи по определенным полям

Чтобы найти записи, соответствующие определенным критериям (в данном примере записи клиентов из одного и того же города), отформатируйте данные в виде таблицы, выделив все введенные вами данные, включая ваши названия полей.
Щелкните вкладку Главная , затем щелкните Форматировать как таблицу и выберите стиль.
Откроется окно Создать таблицу . Если ваши данные уже выделены, окно Create Table автоматически заполнится расположением ваших данных.
Убедитесь, что установлен флажок Моя таблица имеет заголовки , а затем нажмите кнопку OK .
Затем щелкните правой кнопкой мыши ячейку, по которой вы хотите отфильтровать результаты. В этом примере мы хотим видеть только записи клиентов, которые приходят от Трейси.
Нажмите Фильтр в раскрывающемся меню, затем нажмите Фильтр по значению выбранной ячейки .
Записи, не содержащие слова «Трейси» в поле City , будут скрыты от просмотра. Чтобы открыть скрытые записи, нажмите кнопку со стрелкой в поле City .
Нажмите Очистить фильтр из «ГОРОД » в раскрывающемся меню, а затем нажмите кнопку OK . Pro Совет: Выпадающее меню автоматически заполнит заголовок вашего поля в Очистить фильтр Из выбора , поэтому убедитесь, что он соответствует фильтру, который вы хотите очистить.

Легко создавайте, настраивайте и обслуживайте базу данных клиентов в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды, и адаптируйтесь по мере изменения этих потребностей.

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и информировалась.

Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Откройте для себя лучший способ оптимизировать рабочие процессы и навсегда избавиться от разрозненности.

Попробуйте Smartsheet бесплатно Получите бесплатную демоверсию Smartsheet

Как создать базу данных клиентов в Excel

Отслеживать клиентов вашего бизнеса не так просто, как кажется, и я уверен, вы согласитесь. Чем больше у вас клиентов, тем больше вы заняты вы, вероятно, будете им, что приведет к тому, что у вас будет меньше времени, чтобы быть в курсе этих , казалось бы, менее важных профессий, таких как ведение бизнеса клиентов в одной, удобной для поиска базе данных.

В этом сообщении блога мы объясним, как создать простую базу данных клиентов в Excel , и быстро и легко, чтобы вы могли начать работу.

Просто хотите примерные таблицы Excel из базы данных клиентов?

Шаблоны клиентских баз данных Excel доступны для загрузки внизу этого поста.

Использование простой электронной таблицы Excel

Мы собираемся использовать Microsoft Excel, потому что он есть у большинства людей, будь то настольная версия или облачная версия. И вы можете создать базы данных за несколько минут с помощью знакомого вам процесса. Вы также можете использовать что-то вроде Google Sheets, если вы используете его вместо этого, как процесс практически идентичен.

Создайте заголовки базы данных

Лучше потратить немного времени на размышления о том, какие заголовки вы будете использовать сейчас для записи данных и как вы будете запрашивать базу данных. поля в будущем. Если вы не уверены, вы можете перейти к следующему разделу «Сбор данных о клиентах», чтобы получить представление о что вы уже используете, а затем вернуться.

Итак, основная контактная информация, такая как Контактное имя , Название компании , Адрес электронной почты , Номер телефона довольно стандартны и являются хорошей отправной точкой. Вот наглядный пример базового листа с этими полями:

Как видите, я не использовал Контактное имя , а разделил его на Имя и Фамилия . Причина этого в том, что я знаю, что я собираюсь отправлять неофициальные электронные письма своим клиентам, вроде «Здравствуйте, имя», , так что немного подумав при вводе этап, вы можете сделать вещи немного проще в дальнейшем.

Вот список полей клиентов, с которых было бы неплохо начать:

Имя
Фамилия
Компания
Телефон
Электронная почта
Адрес Улица
Адрес 2
Город/Город
округ
Почтовый индекс

А вот пример того, как это выглядит в форме электронной таблицы:

Думаем о дополнительных заголовках

После того, как у вас есть основы, пришло время добавить эти отраслевые поля или поля клиентов, связанные с бизнесом. Вот несколько примеров:

Код клиента — Если у вас есть внутренняя ссылка на клиента (либо через систему учета, либо в системе управления документами).
Количество сотрудников — Если вы продаете определенные продукты или услуги компаниям разного размера.
Веб-сайт — полезно для проверки текущих продуктов и услуг ваших клиентов и того, как вы можете им помочь.
Социальные сети . Опять же, как и адрес веб-сайта, вы можете получить больше информации о своих клиентах, используя это в дальнейшем.
Отрасль — К какой отрасли или сектору относится ваш клиент. Полезно для маркетинга и измерения.
Источник — Если вы используете разные каналы продаж и маркетинга, отслеживание этого определяет, откуда пришел первоначальный лид.
Источник рефералов — Как и источник выше, если у вас есть партнеры-рефералы, вы можете отслеживать это, чтобы узнать, кто ваши лучшие партнеры.

Сбор данных о клиентах

После того, как вы настроили список заголовков в базе данных клиентов, вы готовы приступить к его заполнению. Как вы это сделаете, зависит от того, где данные ваших клиентов в настоящее время находятся, но если вы похожи на множество малых предприятий, они, вероятно, находятся в разных местах. Из различные учетные записи электронной почты, старые базы данных доступа, системы учета, маркетинговые списки адресов электронной почты, бумажные записи, блокноты или даже карточки ролодекса (!) Не волнуйтесь, это случается с лучшими из нас!

Но сейчас самое время собрать все воедино. И вам не обязательно делать все подряд, вы можете делать это понемногу – каждую маленькую часть. помогает! И пока вы и ваши сотрудники будете использовать новую базу данных Excel, вы в конечном итоге будете на вершине всего списка, не прилагая усилий. слишком много усилий.

Может быть, начать с места, где находится большинство записей о ваших клиентах (например, электронная почта или система учета), и начать извлекать эти данные, либо путем экспорта, если система поддерживает это, либо путем экспорта вручную. Теперь у вас есть новый формат базы данных клиентов. вы можете нанять стажера или передать его виртуальному помощнику администратора, который сделает большую часть работы за вас.

Итак, вооружившись дополнительными полями и парой примеров записей, вот как теперь выглядит электронная таблица.

Сделать базу данных Excel более удобной для глаз

Если вы используете это как способ сопоставления всех ваших данных о клиентах, вы могли бы также сделать его немного более приятным для просмотра и использования. Мы сделаем столбец заголовков немного более заметным и исправим строку заголовков (или заморозим ее), чтобы заголовки были «липкими». когда вы прокручиваете список записей.

Стилизация строки заголовка

Чтобы сделать верхнюю строку полужирной, мы просто щелкаем первую строку (бит, обозначающий «1»), и вся строка должна быть выделена. Затем нажмите кнопку «Жирный» (с большой буквой «B»), чтобы сделать строку жирнее. Не стесняйтесь добавлять приятный цвет фона, если хотите. что-то более яркое тоже.

Закрепление строки заголовка

Чтобы получить доступ к опции «Заморозить», вам нужно щелкнуть пункт меню View справа, затем нажать кнопку «Заморозить верхнюю строку» на открывшейся панели кнопок — все! Теперь у вас исправлен заголовок, поэтому, когда вы просматриваете свои записи, вы можете видеть, какие поля они ссылаются.

Куда идти дальше?

Небольшому бизнесу может понадобиться что-то простое для начала, но в определенный момент возникнет необходимость в автоматизации процесса добавления контактной информации в базу данных с сайта вашей компании.