Лексические ошибки при составлении документов: Ульянцева С.Э. Типология ошибок в деловой письменной речи и пути их исправления (Делопроизводство, 2002).

Leave a Comment / Разное / By /

Ульянцева С.Э. Типология ошибок в деловой письменной речи и пути их исправления (Делопроизводство, 2002).

Ульянцева С.Э. Типология ошибок в деловой письменной речи и пути их исправления (Делопроизводство, 2002).

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт»

Типология ошибок в текстах служебных документов и пути их исправления

Эффективность любого вида деятельности во многом зависит от качества ее информационного обеспечения, определяемого целым рядом факторов, среди которых не последнюю роль играет работа с документами. Если в организации не налажено документационное обеспечение, то, как результат, ухудшается самоуправление, снижается эффективность деятельности.

Документ представляет собой один из жанров письменной речи. Ее отличает предварительное обдумывание высказываний, редакторская обработка текста, которую может выполнить и сам автор. Это обусловливает точность и правильность письменной формы речи.

При создании текстов служебных документов важнейшее смысл приобретает предупреждение ошибок, выбор оптимального варианта выражения мысли.

Документ должен обладать логичностью, ясностью и доступностью излагаемой информации. Эти качества документа достигаются посредством четкого, грамматически и стилистически правильного, однозначно воспринимаемого языкового оформления. Но поскольку официально-деловые документы обслуживают самые разнообразные стороны правовой, политической, общественной, хозяйственной и административной деятельности человека, то они носят неоднородный характер не только по типу передаваемой в них информации, но и по способам ее языкового оформления.

С этих позиций рассмотрим и проанализируем типичные языковые ошибки письменной речи на примере официальной корреспонденции нефтяной компании.

1. Орфографические и пунктуационные ошибки

Ошибку в тексте принято прежде всего толковать как отступление от языковой нормы. Однако по своему характеру и происхождению ошибки, встречающиеся в тексте, различны, и оценка их часто крайне сложна.

Наиболее жестко регламентируют действия пишущего правила орфографии. Понятие «грамотность» принято связывать прежде всего с соблюдением орфографической нормы. Именно орфографическая ошибка, при чтении текста особенно бросающаяся в глаза, в первую очередь воспринимается как неуважение к читателю. Поэтому, несмотря на то, что орфографических ошибок в деловой корреспонденции встречается сравнительно немного, очень важно определить их характер.

Надо отметить, что эти ошибки не охватывают весь спектр русской орфографии. К характерным ошибкам для текстов официально-делового стиля можно отнести следующие.

В деловой корреспонденции, в контрактах присутствует много названий в форме аббревиатур и сложносокращенных слов. Встречаются такие ошибки при написании этих названий:

  • неправильное употребление прописных букв: «ПК» «РБТС» неоднократно сообщало Вам…».
    С    ледует писать: «Производственный кооператив РБТС неоднократно сообщал Вам…»;
  • разделение букв аббревиатуры точками, например:«Представительство в С. Н. Г. ТОО Компания «Казнефтехим».

Ошибки в написании сложных существительных и прилагательных, например, «нефтиперерабатывающий» вместо «нефтеперерабатывающий», «горюче смазочный» вместо «горюче-смазочный».

Ошибки в правописании отыменных предлогов и местоимений с предлогами, вызванные неразличением их и соответствующих существительных с предлогами и местоименных наречий, например, «независимо оттого…» вместо «независимо от того…».

Слитное написание частицы «не» с причастиями при наличии пояснительных слов, например, «ввиду независящих от нас трудностей» вместо «ввиду не зависящих от нас трудностей».

Правила орфографии относительно стабильны. Они меньше подвержены изменениям, чем нормы пунктуационные, лексические и тем более стилистические.

Те в свою очередь скорее помогают пишущему осуществить выбор между языковыми вариантами, чем утверждают, что следует писать только так, а не иначе.

Однако возможность выбора меньше всего касается официально-делового стиля, ясность, точность, краткость и логичность которого требуют, в частности, строгого соблюдения правил пунктуации. Тем не менее, пунктуационные ошибки в коммерческой корреспонденции являются наиболее распространенными. К ним можно отнести:

  • обособление пояснительно-обстоятельственных членов предложения, стоящих в начале предложения, например:

    «В случае приобретения газового конденсата за рубли РФ, цена может быть также установлена как формульная позиция…»;

  • обособление выражений со словами «начиная с», «исходя из», утративших значение глагольности и выступающих в роли сложных предлогов, например:

    «Исходя из наших переговоров в июле т.г. по вопросу перспектив переработки газового конденсата и получаемой из него продукции, ОАО «Газпром» готовит соответствующую программу на 2000 и последующие годы»;

  • обособление обстоятельств времени и причины, например:

    «…В случае Вашей заинтересованности наша компания может предложить, по согласованию сторон, формирование танкерных партий для транзитных отгрузок в разных направлениях»;

  • обособление обстоятельств образа действия, например:

    «Убытки в результате любого нарушения настоящего контракта включают, без ограничения, неполученные сбережения, неполученную прибыль, потерю использования и др.

    »;

2. Речевые ошибки

При составлении или редактировании документа необходимо обратить внимание на следующие типы ошибок в речевом оформлении высказывания:

  • лексические, вызванные незнанием лексического значения слов и особенностей их сочетаемости;
  • фразеологические, вызванные смешением близких по значению фразеологизмов и искажением устойчивых оборотов;
  • морфологические, вызванные нарушением правил образования форм слова.

Лексические ошибки – это прежде всего неправильное или неточное использование слова без учета присущего ему в литературном языке значения.

Часто допускаются ошибки, связанные с употреблением служебных слов, особенно отыменных предлогов «ввиду», «за счет», «в силу», «благодаря» и других без учета их семантики в контексте. Следует помнить, что некоторые из этих предлогов сохранили элементы лексического значения и поэтому не могут быть употреблены без учета контекста, например

: «ввиду независящих от нас трудностей, связанных с введением дополнительных ограничений по переработке…». Предлог «ввиду» используется при упоминании причины, ожидаемой в будущем.

Если при выборе слова не учитывается его многозначность, то возникает двусмысленность. В контексте слово должно быть однозначно.

К лексическим ошибкам относится смешение паронимов – близких по звучанию, но разных по значению слов, например, «предоставить» и «представить», а также неудачно образованные неологизмы, например, «неосуществление предоплаты».

Распространенным дефектом является лексическая несочетаемость. Границы лексической сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими свойствами. Нарушение границ лексической сочетаемости обычно бывает связано с отождествлением разных по значению слов. Неправильные или неудачные сочетания слов часто возникают как результат перемещения компонентов близких по значению словосочетаний или их смешения.

3. Синтаксические ошибки

Составителю документа необходимо помнить о возможных ошибках в сочетании слов. К ним относится нарушение согласования членов предложения, в частности согласования сказуемого с подлежащим (в роде и числе).

К ошибкам в сочетании слов относится и нарушение норм управления. Это смешение предложного и беспредложного управления. Например, «оплата за покупку», вместо «оплата покупки», «сообщить возможность» вместо «сообщить о возможности».

Часто управляемые слова употребляются не с теми предлогами, которые необходимы, например,

«вопрос по заключению» вместо «вопрос о заключении», «контракт по поставке» вместо « контракт на поставку», «ограничения по переработке» вместо «ограничения на переработку».

Возникает неправильное управление и при однородных членах предложения, например, «…увеличение затрат вне зависимости от вызвавших это причин, вытекающих из или связанных с настоящим контрактом…». В приведенном примере ошибка возникла в результате того, что при двух однородных членах, требующих разных падежей управляемого слова, поставлено одно дополнение.

Встречаются ошибки, связанные с нарушением порядка слов в предложении. В русском языке есть правила, определяющие место в предложении отдельных его элементов. Например, предложение не может начинаться словом «также»: «

Также хотим предложить вам участие…».

В официально-деловом стиле подлежащее обычно препозитивно; причем в тексте обычно повторяются однотипные конструкции. Такое построение высказываний не только способствует предельной ясности формулировок, но и служит достижению единообразия в изложении, что приводит к строгой стандартизации языковых средств, характерной для жанров официально-делового стиля.

В деловом письме ошибкой может быть разрыв сложившегося устойчивого порядка слов причастным оборотом или другой обособленной конструкцией. Например:

  • «Ссылаемся на ваше письмо от 4 ноября 1999 г., полученное нами 29 ноября, №290». Следует: «Ссылаемся на ваше письмо от 4 ноября 1999 г. №290, полученное нами 29 ноября».

Слишком большой разрыв между смысловыми частями предложения приводит к нарушению ясности содержания документа. Примером может служить фраза из контракта:

  • «Стороны скорректируют по необходимости предварительную цену и стоимость, указанные выше, до девятнадцатого числа календарного месяца, предшествующего каждому месяцу поставки, по требованию любой из сторон, на основе вычислений по формуле цены…».

Здесь наблюдается столь сильный разрыв между сказуемым «скорректируют» и обстоятельством условия «по требованию одной из сторон», что теряется сам смысл этого обстоятельства. Следует писать: «по требованию любой из сторон цена будет по необходимости скорректирована…». Порядок слов, при котором предложение начинается с обстоятельственных словосочетаний, также характерен для официально-делового стиля.

К синтаксическим ошибкам на уровне текста относится структурная неупорядоченность строя сложного синтаксического целого и абзаца.

Сложное синтаксическое целое образуется из нескольких законченных предложений. Оно характеризуется единством мысли, темы, смысловой спаянности всех компонентов, а также более полным, чем в предложении, развитием мысли и, наконец, ее завершенностью, что находит свое отражение в единстве и завершенности синтаксической структуры этого целого.

Нарушение смысловых и синтаксических отношений в строе сложного синтаксического целого обнаруживается в следующем примере: «ПК» «РБТС» неоднократно сообщало Вам, что имеет возможность приобрести по рыночной цене нестабильный газовый конденсат, который будет стабилизироваться на ОГПЗ по контракту с ООО «Оренсал». Далее транспортироваться и перерабатываться на ОАО «Салаватнефтеоргсинтез». В виде горюче смазочных материалов будет транспортироваться  дальнее зарубежье.

При чтении этого письма возникают трудности в понимании, обусловленные многочисленными нарушениями языковых норм. Собственно композиционная ошибка заключается в смысловом разрыве частей первого, второго и третьего предложений. Определительное придаточное первого предложения логически более связано со вторым и третьим формой сказуемого. Эти сказуемые по сути однородные члены при одном подлежащем.

Следует изложить письмо так:

  • «Производственный кооператив РБТС неоднократно сообщал Вам, что он имеет возможность приобрести по рыночной цене нестабильный газовый конденсат. НГК будет стабилизироваться на ОГПЗ по контракту с ООО «Оренсал», далее транспортироваться и перерабатываться на ОАО «Салаватнефтеоргсинтез», затем в виде горюче-смазочных материалов транспортироваться в дальнее зарубежье».

Ряд синтаксических конструкций объединяется в еще более сложные композиционно-синтаксические построения, которые рассчитаны на последовательное восприятие читателем всего текста по определенному плану. Это абзацы. В официально-деловом стиле цепь абзацев обладает тесным единством содержания. Поэтому отсутствие абзацных отступов затрудняет понимание текста.

4.

Стилистические ошибки

Особое внимание при работе с текстом документа следует уделить выявлению стилистических ошибок.

К ним относятся прежде всего фоностилистические недочеты, то есть нарушения благозвучия речи. Например:

  • «Настоящим Стороны подписали настоящий Договор посредством своих надлежащим образом уполномоченных представителей в день год, указанные выше». Это нарушение благозвучия речи сближается с такой стилистической ошибкой, как тавтология (повторением одинаковых слов или слов с одинаковыми корнями): «Ваше подтверждение Вашего согласия». В большинстве случаев тавтология является свидетельством речевой избыточности.

Официально-деловой стиль жестко регламентирует использование профессионализмов, сводя их к минимуму, и не допускает употребления устаревших слов, разговорных выражений. «Настоящим» — пример устаревшего выражения; «где-то в сентябре» — разговорная конструкция; «удорожание процессинга» —  неоправданное использование иноязычного профессионализма; «ПК РБТС» — узкопрофессиональная аббревиатура, которая может быть непонятна читателю.

К распространенным стилистическим недочетам в официально-деловом стиле относится злоупотребление речевыми штампами и канцеляризмами, например, «согласно письма» или «настоящим образом уполномоченных». Эти формы уже содержат в себе ошибки.

Серьезной стилистической ошибкой, нарушающей ясность мысли, является речевая недостаточность, которая выражается в немотивированном пропуске слов (элементов речевой цепи). Она может возникнуть при переходе от «внутренней» речи к «внешней». Такой переход для автора бывает связан с некоторыми потерями, так как во внутренней речи автора опускается то, что ему хорошо известно и  кажется само собой разумеющимся. Для устранения речевой недостаточности необходимо прибегнуть к правке-восполнению, то есть восстановить недостающие для точного понимания мысли слова (например: «мы не можем включить (куда?) новых покупателей…).

Стилистически неправомерным в деловой переписке является употребление личного местоимения 1-го лица единственного числа «я» и соответственно формы 1-го лица единственного числа глагола, что придает письму личностный, субъективный характер, в то время как деловая переписка ведется от имени организации, даже если под письмом стоит подпись одного лица. Следует употреблять глаголы в форме 1-го лица множественного числа, но при этом сводить к минимуму местоимение «мы».

Форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа возможна в двух случаях:

  • если письмо оформляется на именном бланке должностного лица;
  • если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Рассмотрим примеры деловой переписки с анализом ошибок и образцом редакторской правки.

«Спасибо за Ваше письмо от 18 октября, в котором Вы выражаете интерес к покупке газового конденсата. К сожалению, должна проинформировать Вас о том, что мы не можем выделить объем для новой компании в 1999г. Кроме того, вероятно, такая ситуация будет продолжаться некоторое время из-за продолжающегося большого спроса на нашу продукцию. Если в будущем ситуация изменится, тогда мы Вам сообщим».

В этом письме допущена грубая стилистическая ошибка – неправильный выбор предлога, который нарушает понимание текста. Предлог «из-за» всегда указывает на отрицательную причину и имеет разговорный характер. В данном случае продолжающийся большой спрос на продукцию фирмы – отправителя письма не является отрицательной причиной для этой фирмы. Следует использовать нейтральный стилистически предлог причины «в связи с».

Слово «должна» нужно поставить в форму множественного числа «должны», чтобы исчез личностный оттенок в передаче информации, тем более что далее в том же предложении следует «мы не можем».

В первом предложении нарушена лексическая сочетаемость слов «выражаете интерес». Следует написать «проявляете интерес».

Каждую отдельную мысль рекомендуется выделять в самостоятельный абзац и печатать с красной строки. Однако в последние годы при компьютерном изготовлении писем все большее распространение получает блочный способ оформления текстов: печатание абзацев без красной сроки, но с увеличением межстрочных интервалов между ними до 2 – 2. 5. Такое правило существует в США и Великобритании. Внесение новых норм можно считать неправомерным, так как в русском языке уже сложилась практика оформления текста.

Можно предложить такой вариант данного письма:

«Благодарим за письмо от 18 октября, в котором вы проявляете интерес к покупке газового конденсата. К сожалению, должны проинформировать вас о том, что мы не можем выделить необходимый объем конденсата для новой компании в 1999 г.

Вероятно, такая ситуация будет продолжаться некоторое время в связи с большим спросом на нашу продукцию. Мы поставим вас в известность, когда это положение изменится».

 

В последние годы все большее распространение получают формы коммерческой корреспонденции, которые можно обозначить как двуязычные. На одном листе располагаются в столбик два параллельных текста: слева на английском и справа на русском языке. Недостатком такой формы деловой корреспонденции является частое нарушение норм русского языка вследствие буквального перевода в целях максимальной точности. Характерные ошибки в таких документах – это неуместное использование заимствованных слов, причем с ошибками в русской транслитерации, перенос английской пунктуации в русские предложения, употребление в одном и том же тексте иностранных названий то в русской транскрипции, то в оригинале. И конечно, нарушение норм лексической и грамматической сочетаемости. Приведем пример:

(двуязычная модель письма)

«… Наша компания имеет интерес в приобретении газового конденсата. Мы имеем возможность перерабатывать вышеперечисленное сырье на арендуемых нами местностях на Уральском нефтиперерабатывающем заводе. Также хотим предложить Вам участие в совместной переработке стабильного газового конденсата и нефти на наших местностях и реализации нефтепродуктов на Российском и зарубежных рынках.».

В этом тексте допущены три ошибки, связанные с буквальным переводом. Вместо «имеет интерес» надо писать «заинтересована», вместо «на наших местностях» надо «на наших мощностях», вместо «вышеперечисленное» — «вышеуказанное» (перечисления нет).

Как уже указывалось, в русском языке слово «также» не может стоять на первом месте, поэтому следует употребить перед ним местоимение «мы».

Перенос правил употребления заглавных букв с английского языка на русский привел к ошибке: «Российский рынок» — это не название.

Помимо этого грубая орфографическая ошибка в слове «нефтиперерабатывающий», в котором должна быть соединительная гласная «е». Буква «и» пишется в словах типа «газификация» и «электрификация» и их производных, так как эти слова не являются сложными.

Приведенная классификация языковых ошибок поможет составителям деловой корреспонденции обратить внимание на трудности словоупотребления, использования грамматических форм современного русского литературного языка, а также на правила орфографии и пунктуации.

Список использованной литературы:

  • Коляденко Г.С., Сенкевич М.П. Развитие речи с элементами стилистики. – Л., 1981.
  • Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. – М., 1994.
  • Справочник по деловой переписке. – М., 1996.